Oppdrag etter bestilling: Tilleggs oppgaver utover det faste vil foregå etter bestilling ved BBB`s egne ansatte i henhold til arbeidsordre.

Transkript

1 Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon bilag 1 NOR Anskaffelsen gjelder Utførelse av vektertjenester på kommunale boliger for BBB I denne avtalen skal ca 4150 boliger inngå i avtale om vektertjenester. Ca boliger skal ha vektertjenester i form av fast frekvensbasert tilsyn Alle de ca 4150 boligene skal inngå i en beredskapsavtale Formålet med tjenesten er å gi beboerne trygghet og trivsel, samtidig som det skal aksjoneres ifht brudd på husordensreglene, demme opp for innbrudd, husokkupasjon, tyveri og hærverk etc.. Vaktholdet skal uføres fra uniformert bil med uniformert personell. Vaktholdet skal utføres både dag og natt alle dager iht avtale. Faste oppdrag: Konf. Vedlegg 4.1 til bilag 4 prisskjema og vedlegg 1.1 til bilag 1- adresseliste. Endring av tilsyn, omprioritering, innenfor ramme for faste oppdrag: BBB vil forbeholde seg retten til innenfor ramme for fast tilsyn å kunne omprioritere bruk av vektertjenester på de enkelte eiendommer. Dette da det til tider kan være behov for økt tilsynsfrekvens på enkelte eiendommer. Det skal derfor oppgis et snitt-timeforbruk for tilsyn pr. objekt pr. type tilsyn (Del A: Inspeksjon-/tilsyn kode H, M, L, B), som benyttes i disse tilfeller. Oppdrag etter bestilling: Tilleggs oppgaver utover det faste vil foregå etter bestilling ved BBB`s egne ansatte i henhold til arbeidsordre. Parafer / Side 1 av 9

2 Konf. Vedlegg 4.1 til bilag 4 prisskjema, timepriser. Rammeavtalen vil gjelde for BBB`s eiendommer i Bergen Kommune og det vil bli valgt en leverandør til avtalen. 2 Beredskap I tillegg til de anslagsvis 1380 boenhetene skal ytterligere cirka 2760 boenheter fordelt på nærmere angitte adresser(vedlegg II) inngå i en samlet beredskap. 3 Oppdraget Oppdraget er delt i 3-tre deler A,B,C som alle inngår i anskaffelsen: Del A: Inspeksjon-/tilsyn (kode H, M, L, B) Fast avtale om inspeksjon/tilsyn omfatter anslagsvis 1380 boenheter iht vedlagte adresseliste. 1. Uniformert vakthold med tilsyn, inspeksjon og rapportering. Hver inspeksjon/tilsyn av boenhetene innbefatter: - Kontrollere at bygningens-/eiendommens fysiske sikkerhet er intakt - Føre tilsyn(visuell observasjon) med bygninger, oppganger, heiser, dører, vinduer, fellesarealer, loft, boder, vaskerom og parkeringsområder - Melde fra om opphopning av brannfarlig avfall, møbler etc både på innarealer og utearealer. Videre rapportere vedrørende avfall/løsøre som kan medføre blokkering av rømningsveier. - Melde fra om søppel og avfall hensatt i kjeller og på loft - Bortvise uønskede personer uten tilknytning til eiendommen - Melde fra om hærverk/skader umiddelbart etc. Parafer / Side 2 av 9

3 - Melde fra om behov for tiltak/oppfølging i forhold til person og eiendom 2. Beredskap Identisk med del B. 3. Avvik fra normaltilstand skal rapporteres i henhold til BBB KF`s varslingsrutiner. bilag 1 NOR Når tjenesten omfatter inspeksjon og tilsyn (del A) skal beredskapen være inkludert i prisen. 5. Infoskriv til leietagerne vedrørende 24 timers bomiljøvakttjenester utarbeides i samarbeid med oppdragsgiver og valgt leverandør. 6. Vaktholdet skal utføres iht adresselister(vedlegg II) og med avtalte intervaller. 7. Bomiljøvakthold iht Del A skal inneholde to elementer, vakthold og beredskap som skal prises separat i prisskjema. Del B: Beredskap(kode B) Beredskapsavtalen omfatter cirka 2760 boenheter iht vedlagte adresseliste. 1. Beboere skal kunne ta kontakt 24 timer per døgn for evt nødvendig hjelp/bistand. Dette er en tjeneste BBB KF ønsker å gi sine beboere for å øke sikkerhet og trivsel i bomiljøet. Denne tjenesten forventes at valgte leverandør tilby innenfor fastprisbeløp for avtalen. Beredskapstjenesten omfatter: - Tilgang til leverandørens 24 timers bomiljøvakttjenester - Spesifikasjon av leverandørens beredskapsapparat(så som beskrivelse av terskel for utrykning ifm nødvendig hjelp/bistand) - Tilgang til oppdragsgivers egen vakttelefon - Utrykning ved husbråk, assistanse basert på innringers behov, forutsatt siling. Innringer kan være oppdragsgiver(huseier), leietaker eller andre etter avtale. Parafer / Side 3 av 9

4 - Vekter kan tilkalles dersom våre ansatte mottar trusler eller føler seg truet under utførelse av arbeid. 2. Avvik fra normaltilstand skal rapporteres i henhold til avtalte rutiner. 3. Infoskriv til leietagerne vedrørende 24 timers bomiljøvakttjenester utarbeides i samarbeid med oppdragsgiver og valgt leverandør. 4. Beredskap gjelder for samtlige ca 2760 adresser iht vedlegg II. 5. Tilbud på beredskapsavtalen skal prises i vedlagte prisskjema slik at boenheter oppført med 0 besøk/intervall kun skal inneholde enhetspriser per adresse ekskl MVA. Tilbud på månedlig enhetspris for beredskapstjenesten føres inn i prisskjema(vedlegg III). 4 Nødsituasjoner Det forventes at leverandør til enhver tid foretar de nødvendige grep for å sikre leietagere, bygninger o.a. ved oppståtte nødsituasjoner som situasjonen tilsier. Ved brann, vannskader eller andre akutte situasjoner skal leverandør varsle oppdragsgiver på oppgitt vakttelefonnummer. Tilkallingstjenesten kan benyttes hele døgnet alle dager med eget telefonnummer som er reservert for BBB KF Utrykning/assistanse der bedriftens ansatte eller leverandører blir truet/føler seg truet Utrykning i forbindelse med husbråk/assistanse til beboerne Alle nødsituasjoner som faller inn under huseier/utleiers HMS-ansvar Parafer / Side 4 av 9

5 Eventuelle alarmutrykninger, alle typer alarmer/henvendelser til adresser som inngår i denne avtalen utføres uten tilleggsfakturering. Kostnaden for alarmutrykninger skal være inkludert i tilbudets enhetspriser vedrørende del A og B. Oppmøte må skje så hurtig som mulig ved tilkalling. BBB KF vil legge vekt på responstid(rt). Maks responstid fremgår av vedlegg 4.1 til bilag 4. Leverandøren skal vurdere hvorvidt situasjonen krever utrykning( siling ) iht oppdragsgivers retningslinjer. Henvendelser/anrop fra oppdragsgiver skal derimot ikke siles /overprøves av leverandør, men utføres iht avtalte retningslinjer. 5 Bokstavkoder Av boligmassen på 4150 boenheter skal pris beregnes ut fra koding av adresselisten vedlegg II: H (høy) 2 besøk per døgn M(middels) 1 besøk per døgn L(lav) 1 gang per uke B Beredskap beboere E Ekstra bestilling BBB KF Del C: Enhetspriser(kode E) 1. BBB KF skal etter bestilling ha 24 timers tilgang på ekstra vakthold, stasjonært vakthold, tilkallingstjeneste og utrykningstjeneste. 2. Ekstra vakthold: Parafer / Side 5 av 9

6 Inspeksjon/permanent vakthold på eiendommer der oppdragsgiver har behov for vakthold for å forhindre husokkupasjon eller hærverk. Denne tjenesten forutsettes igangsatt umiddelbart og avviklet etter avtale. 3. Vekter eller beboerrepresentanter for vaktselskapet deltar også ved behov på beboermøter og tillitsmannsmøter etter bestilling/timepris. 4. Annet arbeid/oppgaver: Annet arbeid/oppgaver kan bli forespurt etter behov, så som vakthold i BBB KF`s ulike kontorer for kortere perioder. 6 Rapportering Alle henvendelser skal rapporteres på egne rapporteringsskjema. Alle rapporter skal dateres og signeres av den som avgir rapporten. Alle avviksrapporter skal oversendes elektronisk umiddelbart og i det formatet som avtales ved kontraktinngåelse. Oppdragsgiver kan kreve at valgt leverandør benytter SMS- rapportering(kvittering) etter utført inspeksjon/tilsyn/beredskap om formålstjenlig. Rapportene skal inndeles etter følgende metodikk: Tilstand på fellesareal i bygget. Avvik spesifiseres angi hvilken bygningsdel og hvor i bygget tilstanden er. Felles utvendig Avvik spesifiseres hvilken bygningsdel og hvor på eiendommen der er avvik. Parafer / Side 6 av 9

7 Utrykning på grunn av personklager Opplysninger om hvem som har tatt kontakt navn, oppgang, etasje. Hvem klager er rettet mot navn, oppgang, etasje og hva klagen gjelder. Vekterne skal rapportere utfyllende om hendelser, hendelsesforløp og aksjon. Rapporten skal sendes elektronisk til BBB KF påfølgende virkedag. 8 Mottak og utrykning pga. brannalarm BBB har i de fleste av sine bygg montert brannvarslingsanlegg. På en del av disse byggene, pr. i dag ca. 80 stk, vil alarm fra brannvarslingsanlegg bli vurdert overført vaktselskap. 9 Generelt Leverandør skal månedlig levere logg med oversikt over siste måneders aktiviteter(antall rapporter, telefonhenvendelser, avviksrapporter oa). Loggen skal oversendes oppdragsgiver elektronisk. Loggen skal minst inneholde følgende: antall aktiviteter/hendelser, kort beskrivelse, tiltak Rapportskjemaets endelige utseende og innhold for øvrig ut over det som er beskrevet overlates til leverandør og utformes i samarbeid med BBB KF. Parafer / Side 7 av 9

8 10 Kravspesifikasjon Leverandøren skal oppfylle krav som følger under. Oppfyllelse av krav settes som OK i merknadsfelt. NB! Det skal ikke endres tekster eller settes inn nye poster. Dette må eventuelt spesifiseres i bilag 2. Dersom leverandørene tar forbehold må dette spesifiseres i bilag 2 "leverandørens løsningsbeskrivelse". Forbehold i bilag 2 skal henvises til hvilket punkt dette omhandler. Forbehold som beskrives andre steder enn bilag 2 gjelder ikke. Vesentlige forbehold kan føre til at leverandører avvises. Post Krav til tjenesten: Merknader 1 Utførelse/tid: 1.1 Arbeidet skal utføres alle dager også søn/helligdager. 1.2 Arbeid utover normal arbeidstid skal avtales spesielt. 1.3 Leverandøren skal ha betjent vaktordning alle dager (også søn/helligdager) og skal rykke ut når huseier ønsker assistanse. Utkommanderingstillegg skal være inkl i rammeavtalen, og overtidstilleggene for fast timepris skal benyttes ved utrykking. (konf bilag 9 prisbok) Løsningsbeskrivelse skal foreligge gjengitt i bilag 2. 2 Personer 2.1 Leverandørens medarbeidere skal til enhver tid ha tilfredsstillende vandelsattest. Leverandøren skal i kontraktsperioden på oppfordring fra oppdragsgiver dokumentere tilfredsstillende vandel. 2.2 Leverandørens medrabeidere skal i tjenesteutførelsen bære arbeidstilsynets ID- kort synlig. 2.3 Alt vaktpersonell og leverandørens kontaktpersoner skal kunne forstå og gjøre seg forstått på norsk. 3 Utførelse: 3.2 Ansatte i BBB utarbeider arbeidsordre /bestilling ved tilleggsoppdrag. Post Krav til priser Merknad 4 Priser: 4.1 Prisene for hvert oppdrag skal være etter spesifikasjon i vedlegg 4.1 prisskjema. 4.2 Priser for mottak og utrykning ved brannalarm er oppgitt. Parafer / Side 8 av 9

9 4.3 Gjennomsnittlig tidsforbruk pr. tilsyn uten nødvendige tiltak for bruk ved omprioritering av ressurser beregnes til 10 min. pr. objekt. 4.4 Tilleggsoppdrag, prises pr. time, uke, mnd. 5 Transport personer/materiell: 5.1 For oppdrag i denne gruppen skal kjøregodtgjørelse ikke faktureres. Dette skal inkluderes i timepriser og enhetspriser for selve utførelsen av arbeidet. Parafer / Side 9 av 9