Utlevering fra matrikkelen

Transkript

1 Utlevering fra matrikkelen Personvern, offentlighetslov og matrikkellovens regler om innsyn og utlevering Dagens tema Matrikkelloven gjelder for utlevering fra matrikkelen Ivareta personverninteressen til de som er registrert i matrikkelen Ivareta samfunnets behov for eiendomsinformasjon Avveininger mellom Personopplysningsloven og Matrikkelloven Forholdet til offentlighetsloven Noen viktige prinsipper Matrikkelinformasjon er offentlig informasjon Gratis og fri gjenbruk Begrensninger bare for personopplysinger Legitimering av identitet er nødvendig i de fleste tilfeller Den som utleverer må dokumentere at reglene er fulgt 1

2 Brukerundersøkelse Landsomfattende brukerundersøkelse om kvalitet og hovedutfordringer 83% av landets kommuner besvarte undersøkelsen NIVI-rapport 2011:6 - Kommunene som lokal matrikkelmyndighet 80 prosent: oppfølgnings- og temakurs er av de tiltak som bør gis høyest prioritet for å styrke den faglige opplæringen Dette kurset er et av tiltakene for å følge opp dette Program Tid Tema Foredragsholder Velkommen. Praktiske detaljer. Gotfred Rygh Personvern og offentlighetslov Cathrine Rosmer Kaffepause Utlevering fra matrikkelen en innføring Cathrine Rosmer Lunch Utlevering fra matrikkelen praksis Cathrine Rosmer Klage matrikkellov og forvaltningslov Cathrine Rosmer Kaffepause Praktisk tema 1: Matrikkelbrev Gotfred Rygh Praktisk tema 2: Nabolister Gotfred Rygh Oppsummering og avslutning Gotfred Rygh Personvern Rettigheter for den registrerte må ivaretas 2

3 Personvern Enkeltpersoners interesse i å ha kontroll med opplysninger som beskriver dem Kan selv velge å gi eller ikke gi opplysninger og til hvem Personlig integritet og privatlivets fred Vet du om et totalitært regime som har vært opptatt av godt personvern? Har ingenting å skjule Kan jeg sette opp et webkamera på badet ditt? Du kan selv bestemme at noe gjøres tilgjengelig, men andre har ikke rett til å gjøre det for deg Personopplysningslovens bakgrunn Erstatter personregisterloven (fra 1978) EUs personverndirektiv (direktiv 95/46/EF) Trådte i kraft Forskjeller fra personregisterloven Fra forhåndskontroll til etterkontroll Fra konsesjonsplikt til meldeplikt Vilkår for bruk og oppbevaring er nå i lov og forskrift i stedet for at Datatilsynet satte det i konsesjonen Personopplysningsbegrepet Opplysninger og vurderinger Omfatter nesten alt Som kan knyttes til Direkte eller indirekte identifiserbar Alle hjelpemidler som med rimelighet kan tenkes brukt En enkeltperson Levende fysisk person (ikke juridisk person) Små grupper hvor personer kan identifiseres Sensitive personopplysninger 3

4 Behandling av personopplysninger All behandling krever samtykke fra den registrerte eller hjemmel! Loven gjelder for Behandling med elektroniske hjelpemidler, eller Når opplysningene inngår eller skal inngå i et personregister Personregister: lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen Enhver bruk av personopplysninger Innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller en kombinasjon av disse Personopplysningsloven 18 rett til innsyn Enhver som ber om det skal få vite Hva slags behandling Hvem har det daglige ansvaret Formålet med behandlingen Hvilke typer opplysninger som behandles og hvor de hentes fra Om opplysningene vil bli utlevert, og eventuelt til hvem I tillegg skal den som faktisk er registrert få vite Hvilke opplysninger om vedkommende som behandles Sikkerhetstiltak når dette ikke svekker sikkerheten Utdyping av informasjonen over Gjelder ikke ved behandling bare for historiske, statistiske eller vitenskapelige formål, når behandlingen ikke får noen direkte betydning for den registrerte Konsekvenser for matrikkelloven 95 % er ikke personopplysninger Informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en levende privatperson Behandling av personopplysninger krever hjemmel i lov jfr. Personopplysningsloven 8 Matrikkelloven gir hjemmel for behandling av personopplysninger i 29 og 30 I mange tilfeller er behandlingen i den registrertes interesse 4

5 Spørsmål? Offentlighetsloven Offentlighet i informasjonsalderen Offentlighetslovens formål Opplysning om offentlig virksomhet Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Ikke for å skaffe seg informasjon om andre som er i systemet Tillit til og rettssikkerhet for de som må stå i offentlige registre Er det info om offentlig virksomhet? 5

6 Hovedtrekk i ny offentlighetslov Alle kan kreve innsyn Gjelder for saksdokument, journal og lignende register Innsyn skal vurderes selv om dokumentet inneholder personopplysninger Kan normalt ikke forhåndsunnta dokumenter eller opplysninger Unntaksadgangen er innsnevret Plikt til å lage sammenstillinger etter 9 Nytt er også regler om gjenbruk Fri gjenbruk hvis ikke annet følger av lov, offentlighetsloven 7 nr. 1 Matrikkelloven regulerer gjenbruk i 30 Ved prising kan lisensiering benyttes Gratis, offentlighetsloven 8 Prising når offentligforskriften 4 tillater det Geodata og eiendomsinformasjon Forbud mot forskjellsbehandling, jfr. offentlighetsloven 6 Hva betyr offentlighet i praksis? Offentlighet betyr at man KAN få tilgang Det skal bes om innsyn og gjøres en konkret vurdering av dokumentets innhold Hvis offentlighet var automatisk, trengte vi ingen offentlighetslov Må ikke forveksles med partsoffentlighet Forvaltningslovens 18 rett for partene til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter 6

7 Krav om innsyn i matrikkelinformasjon Dette behandles etter matrikkellovens regler selv om innsyn kreves etter offentlighetsloven Matrikkelloven gir grunnlag for å unnta opplysninger Man kan ikke uten videre unnta hele dokumenter Bostedsadresser inntatt i et journalført saksdokument skal ikke unntas innsyn Unntak for hemmelige adresser Tre forskjellige typer innsyn Offentlighetsloven Innsyn i saksdokumenter, journal og lignende Rett til å gjøre seg kjent med innholdet Personopplysningsloven Innsyn i registreringen og behandlingen Innsyn i informasjon om en selv Matrikkelloven Innsyn etter 29 som i personopplysningsloven Utlevering etter 30 er det som kalles innsyn i offentlighetsloven Oppsummering av forholdet til matrikkelloven Offentlig journal Ingen konsekvenser i forhold til matrikkelloven Innsyn etter begjæring Unnta enkeltopplysninger hentet fra matrikkelen etter offentlighetslovens 13, jf matrikkelloven Dette gjelder ikke bostedsadresser Offentlighetsloven pålegger IKKE å legge dokumenter ut på Internett Trenger ikke lovhjemmel for å la vær Matrikkelforskriftens 12 (3) 7

8 Spørsmål? INNSYN OG UTLEVERING ETTER MATRIKKELLOVEN Rettslige rammer Formålet med matrikkelloven Matrikkelen er ikke et frivillig register Behandling av personopplysninger fra matrikkelen er begrenset til formålet med et nasjonalt eiendomsregister Lova skal sikre tilgang til viktige eigedomsopplysningar, ved at det blir ført eit einsarta og påliteleg register (matrikkelen) over alle faste eigedommar i landet, og at grenser og eigedomsforhold blir klarlagde Sikre rasjonell oppgaveløsing og forvaltning for offentlig og privat sektor Skal ikke bistå med personinformasjon som bør innhentes fra andre offentlige registre 8

9 Innsyn Opplysninger OM REGISTERET Matrikkelloven 29, jfr. matrikkelforskriften 11 nr 1 For alle uten legitimasjon Opplysninger OM EN SELV Matrikkelloven 29, jfr. matrikkelforskriften 11 nr. 2 og 5 Egne eiendommer og rettigheter Krever i alle tilfeller legitimasjon Innsyn (forts) Naboadresser og eiendommer Matrikkelloven 29, jfr, matrikkelforskriften 11 nr. 3 og 4 En kommunal Min side løsning (Min eiendom) Utlevering Opplysninger fra matrikkelen om eiendommer Selskaper/foretak Døde personer Privatpersoner Utlevering av opplysninger fra matrikkelen krever hjemmel i lov eller forskrift, jf. matrikkelloven 30 Matrikkelloven er en særlov i forhold til offentlighetsloven 9

10 Utlevering (forts) Fysisk informasjon om eiendommen kan fritt utleveres Matrikkelloven 30, 3. ledd, jf. matrikkelforskriften 13 Gjelder ikke for bygningsintern informasjon Matrikkelen er et eiendomsregister, ikke et personregister Grunnboksinformasjon Hjemmelshaver alene kan ikke utleveres Kan utleveres i kombinasjon med annen matrikkelinformasjon Informasjonstjenester for avlastning av kommunene Tinglysingstelefonen (8-14) Eget kundesenter i Ullensvang Gjennomsnittlig svartid 1 1,5 minutt Se eiendom Alt som er fritt tilgjengelig i matrikkelen Legg info på websidene og andre steder hvor folk leter etter kontaktinformasjon for kommunen Matrikkelinformasjon i offentlig journal Krav om offentlig journal på Internett Gjøre det lettere å finne dokumentene Informasjon OM dokumentet Skjermes mot søkemotorer Etter MD s uttalelse er ikke adresser hentet fra matrikkelen unntatt fra å legges på offentlig journal Eksempel på hvordan man gjør det i staten Oep.no offentlig elektronisk postjournal 10

11 Matrikkelinformasjon på internett Matrikkelinformasjon kan bare legges ut på internett hvis det er hjemmel for å utlevere opplysningene og bruken blir kontrollert Matrikkelforskriften 12 nr. 3 Matrikkelinformasjon nevnt i matrikkelforskriften 13 kan legges ut etter avtale med matrikkelmyndigheten Matrikkelforskriften 12 nr. 4 Forsiktighetsregler Viktig med rutiner og klarhet i hva slags informasjon som skal ringe bjeller Privatpersoners navn, adresse og fødselsnummer Hjemmelshavere, tiltakshavere, kontaktpersoner Bygningsintern informasjon At folk kan tenke seg å få informasjonen, betyr ikke at de har krav på å få den hvis de ikke har et lovhjemlet behov Må ikke kaste rutinene du har litt tilpasning vil antagelig ordne det greit Konkrete eksempler senere Matrikkelen Informasjon om alle eiendommer, jfr. matrikkellovens 4 og matrikkelforskriftens 3 Informasjon om eiendommer som eies av privatpersoner Informasjon som regnes opp i forskriftens 13 jfr. lovens 30 3 ledd Informasjon som regnes opp i forskriftens 14, 4 ledd jfr. lovens 30 2 ledd Bygningsintern informasjon som ikke er nevnt i 14 4 ledd Bostedsadresse Hjemmelshavers navn (eventuelt fødselsdato) Fødselsnummer 11

12 Spørsmål? Nærmere om utleveringen Eksempler og praktiske spørsmål Utlevering etter matrikkelloven 30, 1 ledd, a) Offentlig planlegging, saksbehandling og administrasjon Kommunale og statlige organ for deres offentlige oppgaver Andre som utfører offentlige oppgaver Gjelder ikke offentlig næringsvirksomhet Fylkesmannen miljø og landbruk Eiendomsskatt Praksis 12

13 30 første ledd bokstav a) Hva er offentlig administrasjon? Kommunalvist jordregister for statistikk produksjon og hjelperapporter Hyttemagasin og spesialnumre av aviser med offentlig informasjon Reklame og mengden av denne Andelen og typen offentlig informasjon Konferanser med formål å informere eiere og brukere av eiendommer Utlevering etter matrikkelloven 30, 1 ledd, b) Oppgaver etter matrikkellov, PBL eller eierseksjonsloven Konkret angivelse av oppgavene og egen rolle Tiltakshavere Arealplanlegging Ikke for offentliggjøring uten hjemmel Utlevering etter matrikkelloven 30, 1 ledd, c) Søknad om offentlige løyver (tillatelser) Personer og firmaer som søker om offentlig løyve Utslippstillatelse Landskaps og kulturvern 13

14 Utlevering etter matrikkelloven 30, 1 ledd, d) Andre interesser knyttet til rådvelde over eller bruk av fast eiendom Konkret grunn ofte etablering og vedlikehold av infrastruktur Vedlikehold av veg Etablering av renseanlegg Det er viktig at dette praktiseres likt av kommunene Kartverket kan hjelpe til Praksis 30 første ledd bokstav d) Rådvelde over fast eiendom Private organisasjoner som utfører hjelpeoppgaver Røde Kors, Norsk Luftambulanse etc. Forespørsel om penger eller verving av medlemmer Drift og opprettelse av velforeninger Grensen mot uønsket reklame Infrastrukturtiltak Behov for informasjon til den registrerte for å kunne ivareta egne interesser Utlevering etter matrikkelloven ledd Andre formål avveining av formålet mot personvernet Foreta en konkret vurdering i det enkelte tilfelle Kan aldri omfatte personers bostedsadresse Ferdig avveide hensyn for visse typer informasjon Rettmessig formål matrikkelforskriften 14, 4 Nye og vanskelige saker bør behandles av Kartverket for sikre ensartet praksis 14

15 Offentlige oppgaver som gjelder person og ikke eiendom Matrikkelen er et eiendomsregister, ikke et personregister Kan man spørre på navn? I utgangspunktet nei Lovhjemmel Samtykke Spesielle forhold? Hvis deres lovhjemmel er vag skal ikke du fikse det for dem! Hvorfor har man ikke en samtykkeordning? Særlig om matrikkelforskriftens 14 Utsending av offentlig informasjon (1) Kan ikke bruke matrikkelinformasjon i direkte reklame Hvor mye må være offentlig informasjon? Organisasjon som sender ut på vegne av kommune Praksis Etater og organer med særskilt tilgang (2) Gjelder også fødselsnummer og bostedsadresse Særlig om matrikkelforskriftens 14 (forts) Undervisning, forskning og journalistikk (3) Omfatter ikke fødselsnummer og bostedsadresse Testbase for undervisning Fullmakt/samtykke fra eier/ rettighetshaver (5) 15

16 Legitimasjon og registrering Det må være tilfredsstillende legitimasjon og registrering der loven krever det Innsyn etter matrikkelloven 29 krever legitimasjon Utlevering etter matrikkelloven 30 krever registrering og legitimasjon, jf matrikkelforskriftens 12 nr. 1 Alle systemer som ikke har legitimasjon og/eller registrering, er i strid med loven Ikke utlevering på telefon i noe tilfelle Hva er tilfredsstillende legitimasjon? Privatperson Utgangspunktet er fysisk oppmøte eller elektronisk signatur Firma Kommunen kontrollerer at firmaet er reelt og at utlevering skjer til noen som representerer det Legitimasjon praktiske ordninger Sende til registrert adresse i matrikkelen til hjemmelshaver eller tiltakshaver Registrert mailadresse for firma eller privatperson Kan også ta telefonhenvendelser Kreditkortbetaling alene eller fødsels- eller virksomhetsnummer er ikke tilfredsstillende legitimasjon 16

17 Legitimasjon ved utlegging på Internett - tilgangskontroll Informasjon etter matrikkelloven 30, 3 ledd og matrikkelforskriftens 13 kan være fritt tilgjengelig Utover dette må tilgang kontrolleres ved legitimasjon som innsyn og utlevering etter matrikkelloven 30 og 29 Innlogging med elektronisk ID Registrering med fødsels/organisasjonsnummer er ikke tilfredsstillende legitimasjon Registrering etter matrikkelforskriftens 12 Det skal dokumenteres for ettertiden hva man har gjort, hvilken vurdering man har lagt til grunn Formål med bruk dokumenteres Klargjøre ansvaret for bruken Overholdelse av arkivlovens regler vil være tilstrekkelig registrering Registreringsskjema utformet av Kartverket som veiledning Arkivering av skjemaet er tilstrekkelig registrering Fødselsnummer Fødselsnummer kan bare brukes i samsvar med personopplysingsloven 12 - matrikkellovens 30, 6 ledd Bare hvis man må sammenligne med annet register som bruker fødselsnummer Fødselsdato kan leveres ut hvis man har hjemmel for å få navnet Kan ikke brukes til å identifisere personen Praksis 17

18 Bygningsintern informasjon Bygningsnummer, Bygningstype, Næringsgruppe og Bygningsstatus Kan fritt utleveres, 30 tredje ledd jf forskriftens 13 Bebygd areal, antall etasjer og deres bruksareal, heis, bygningshistoriske opplysninger, vannforsyning, avløp, energikilder og oppvarming, og pålegg som gjelder bruk av grunn eller bygninger Hvis man har en rettkommen interesse etter 30 andre ledd jf Forskriftens 14 Alle andre bygningsopplysninger krever hjemmel etter 30 1 ledd Matrikkelen Informasjon om alle eiendommer, jfr. matrikkellovens 4 og matrikkelforskriftens 3 Kan fritt utleveres Informasjon om eiendommer som eies av privatpersoner Informasjon som regnes opp i forskriftens 13 jfr. lovens 30 3 ledd Kan fritt utleveres Informasjon som regnes opp i forskriftens 14, 4 ledd jfr. lovens 30 2 ledd Kan utleveres ved rettmessig interesse Bostedsadresse Bare utleveres etter lovens 30 1 ledd Fødselsnummer Bare utleveres etter lovens 30 6 ledd Bygningsintern informasjon som ikke er nevnt i 14 4 ledd Kan utleveres etter lovens 30 1 eller 2 ledd, hvis vilkårene er oppfylt Hjemmelshavers navn (eventuelt fødselsdato) Bare sammen med annen informasjon når det er hjemmel etter lovens 30, 1 ledd Rettmessige og aktverdige formål hvorfor alt dette styret? Som utleverer har du FØRST OG FREMST et ansvar overfor de som er registrerte Jobben din er å følge reglene for hva som kan og skal utleveres Servicen for de som kommer og spør, SKAL og MÅ begrenses av hensynet til den registrerte Viktige rettsikkerhetsgarantier i et demokratisk samfunn 18

19 Oppsummering av noen viktige punkter Man må påse at mottakeren har hjemmel etter 30 for det de ønsker å gjøre Spm. nr. 1: HVA SKAL DET BRUKES TIL! Ansvar for utleveringen kan ikke skyves over på mottakeren Lister med personers bostedsadresse bare etter 30 1 ledd Navn på eier bruk tinglysingstelefonen Retningslinjer på Kartverkets websider Spørsmål? Klage Rammer og behandling 19

20 Hva kan påklages? Matrikkelloven 46 Enkeltvedtak Forvaltningsloven 2, 1. ledd b) et vedtak som gjelder rettigheter eller plikter til en eller flere bestemte personer Andre vedtak/avgjørelser som oppregnet i matrikkelloven 46, 1. ledd Informasjonsplikt, forvaltningsloven 27 I underretningen om vedtaket skal det opplyses om klageadgang, klagefrist, klageinstans og om den nærmere fremgangsmåten ved klage Klageinstans - matrikkelloven 46, 2. ledd Klage på kommunens vedtak etter matrikkelloven går til Fylkesmannen Gjelder: vedtak om innsyn eller nekting av innsyn etter matrikkelloven 29 Gjelder ikke: utlevering eller nekting av utlevering etter matrikkelloven 30, da er Kartverket klageinstans Klage på Kartverkets vedtak går til Miljøverndepartementet MERK: Forskjellig klageinstans for innsyn etter 29 og utlevering etter 30 Krav til klagen Klage krever rettslig interesse Partene eller andre som er sterkt berørt av det aktuelle vedtaket, forvaltningsloven 28 Hvem har rettslig klageinteresse ved utlevering? Klagefrist - 3 uker Fristen løper fra underretning eller fra det tidspunktet klager har fått eller burde skaffet seg kjennskap til vedtaket, forvaltningsloven 29 Klagens adressat, form og innhold Fremsettes for forvaltningsorganet som har truffet vedtaket og undertegnes av klager, forvaltningsloven 32 Hva det klages på (vedtaket) og hvilke endringer som ønskes 20

21 Underinstansens behandling Kommunen skal forberede klagesaken for klageinstansen, forvaltningsloven 33 Foreta de undersøkelser klagen gir grunn til Eventuell motpart må varsles om klagen Omgjøring av eget tiltak skal vurderes, forvaltningsloven 33 Anføres i oversendelse til klageinstansen Spørsmål? Matrikkelbrev Rettslige og praktiske forhold 21

22 Hva er et matrikkelbrev? Matrikkelloven 3 bokstav d) matrikkelbrev: attestert utskrift av matrikkelen som viser alle registrerte opplysningar om ei matrikkeleining ved oppgitt dato Fra merknaden til bestemmelsen alle registrerte opplysningar, under dette også opplysningar om bygningar, bustader og adresser og registrerte hendingar som er knytte til eininga Attestert utskrift tyder at kommunen skriftleg stadfestar at opplysningane er i samsvar med innhaldet i matrikkelen. Attestert utskrift kan vere på papir eller som eit tilsvarande digitalt dokument Matrikkelbrevets roller Matrikkelbrev utstedes etter føring i matrikkelen Klagefrist for endringer i matrikkelen løper fra mottatt matrikkelbrev Nye matrikkelenheter, endring av matrikkelenheter, feilretting i matrikkelen m.m. Matrikkelen oppfyller kravet til publisitet, jf. Ot.prp. nr. 70 ( ) kap En av matrikkelbrevets roller er å dokumentere at en person / et foretak har oppfylt undersøkelsesplikten som er knyttet til et register med publisitets rolle Publisitet eksempler Automatisk fredete kulturminner. Tidligere tinglyst Nå registrert i matrikkelen. Ajourføres løpende ved kobling mot kulturminneregisteret Forurenset grunn For offentliggjøring av forekomster registrerer i matrikkelen på gjeldende eiendom Ajourføres løpende ved kobling mot grunnforurensningsdatabasen 22

23 Inneholder matrikkelbrev personopplysninger? Ja, hvis det gjelder matrikkelenheter der en av de registrerte eiere/festere er en levende person Kontaktpersoner for døde personer Nei i alle andre tilfeller Døde personer Foretak eller offentlige etater Matrikkelbrev med personopplysninger Etter matrikkelloven 29, 1 ledd kan man få innsyn i informasjon om sine eiendommer Her brukes samlet rapport matrikkelenhet Inkluderer det som står i kommunal tilleggsdel Skal gis ut gratis Matrikkelbrev er særlig nevnt i matrikkelloven 29, 2 ledd Kommune kan utferde matrikkelbrev når nokon som er nemde i 9 krever det. Formell eller reell eier Det kan kreves betaling, jfr. matrikkelloven 32 Nemde i 9 Den som har grunnbokshjemmel Den som ved rettskraftig avgjerd ved domstolene er kjent som eigar eller festar Den som lovleg har overteke grunn eller anlegg ved ekspropriasjon Den som lovleg har etablert anlegg på eierløs sjøgrunn eller i eierløs undergrunn Stat, fylke eller kommune når det gjelder veg eller jernbane Den som har innløst festegrunn etter lov om tomtefeste 23

24 Spørsmål? NABOLISTER OG PERSONVERN- HENSYN Regler og rutiner Lovgrunnlag for å utlevere nabolister Matrikkelloven 30 b) For oppgaver etter denne lova, plan- og bygningslova eller eigarseksjonslova d) For å ta hand om andre interesser knytte til rådvelde over matrikkeleiningar eller bruken av dei Hver enkelt naboliste må i prinsippet vurderes etter lovgrunnlaget Formålet dekkes Innholdet er i samsvar med formålet Ikke utlevere mer enn nødvendig 24

25 Innhold i nabolister Kommunenummer og matrikkelnummer Eiers navn og adresse Eiers eierandel For hver nabo Utlevering av nabolister personlig oppmøte Sjekk hjemmelsgrunnlaget for utlevering Identifisering: Pass, førerkort, bankkort eller tilsvarende Registrering, evt. Ved hjelp av skjema foreslått av Kartverket Produksjon av naboliste, leveres ut sammen med kopi av registrering Registrering arkiveres Utlevering av nabolister etter henvendelser på telefon og e- post Sjekk hjemmelsgrunnlaget for utlevering Registrering, evt. ved hjelp av skjema foreslått av Kartverket Produksjon av naboliste Sende naboliste og registrering til verifiserbar adresse for den som spør. Vedkommendes adresse slik den framgår i matrikkelen Evt. tidligere registrert e-post Registrering og oversendelsesbrev arkiveres 25

26 Henvendelse fra firmaer forslag til fremgangsmåte Man foretar en førstegangsregistrering av firmaet Sjekker i enhetsregisteret for firmaets adresse Registrere flere personer som er legitimert til å motta opplysninger på vegne av firmaet Telefonnummer E-postadresse (firmapost) Ellers samme regelverk: Sjekk bruksformål osv. Fortrolig og strengt fortrolig adresse Folkeregisteret - lov om folkeregistrering Får sperret adressen for ett år av gangen Kripos har fått overført dette ansvaret Egen retningslinje og utlevering kun i samråd med Kartverket etter matrikkelforskriftens 12 sjette ledd Veileder distribuert til matrikkelfører i kommunene via fylkeskartkontor Påse at denne er kjent i relevante avdelinger! Rutiner og behandling av fortrolig adresse Hovedrutine Kjenner kun matrikkelnummeret Legges i konvolutt merket fortrolig/strengt fortrolig, som legges i ny umerket konvolutt Sendes rekommandert til Statens Kartverk, Matrikkelavdelingen, 3507 Hønefoss For nabolister hvor navnet er kjent Sett inn fiktiv hjemmelshaver Kommunen eller godkjent kontaktperson Påtar seg å videredistribuere korrespondanse 26

27 Informasjonsplikt til mottaker Matrikkelforskriften 12, 2. ledd Den som utleverer opplysninger skal informere mottakeren om at vedkommende er ansvarlig for at behandling skjer i samsvar med personopplysningsloven og eventuelt sikkerhetsloven, og betingelser som gjelder for informasjon etter matrikkellova Kan Kartverket hjelpe til? Ja, se Kartverkets hjemmeside! Registreringsskjema Veileder og Ofte stilte spørsmål og svar Spørsmål? 27