Fellestema Personopplysningsloven overordnet lovverk. Matrikkelen og personvern. Personvern

Transkript

1 Fellestema Matrikkelen og personvern Kurs i matrikkelføring Sentral matrikkelmyndighet, 2016 Versjon 1.5 Personvern Enkeltpersoners interesse i å ha kontroll med opplysninger som beskriver dem Kan selv velge å gi eller ikke gi opplysninger og til hvem Personlig integritet og privatlivets fred Matrikkelen er ikke er frivillig register på lik linje med for eks. Telefonkatalogen. Personopplysningsloven overordnet lovverk Loven gjelder for Behandling med elektroniske hjelpemidler, eller Når opplysningene inngår eller skal inngå i et personregister Personregister: Data lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte kan finnes igjen Behandling av personopplysninger: Innsamling, registrering, sammenstilling, lagring, utlevering eller en kombinasjon av disse All behandling krever samtykke fra den registrerte eller hjemmel! 1

2 Viktige prinsipper Matrikkelinformasjon er offentlig informasjon Gratis og fri gjenbruk (så sant ikke annet følger av lov og forskrift) Begrensninger bare for personopplysinger Legitimering av identitet er nødvendig i de fleste tilfeller Den som utleverer må dokumentere at reglene er fulgt, i henhold til arkivlova. Konsekvenser for matrikkelloven Hovedtyngden av opplysningene i matrikkelen er ikke personopplysninger Matrikkelloven gir hjemmel for behandling av personopplysninger i 29 og 30 I mange tilfeller er utleveringen i den registrertes interesse Planer om etablering av vindmøllepark Innsyn i matrikkelen Opplysninger OM REGISTERET for alle Matrikkelloven 29, jf. matrikkelforskriften 11 nr. 1 Opplysninger OM EN SELV etter legitimasjon Matrikkelloven 29, jf. matrikkelforskriften 11 nr. 2 og 5 Egne eiendommer og rettigheter Naboeiendommer, jf. forskriftens 11 nr. 3 og 4. Innsyn er GRATIS, jf. forskriften 11 nr. 7 2

3 Utlevering av opplysninger fra matrikkelen krever hjemmel Fysisk informasjon om eiendommen kan fritt utleveres ml 30 tredje ledd, jf. utleveringsforskriften 3 annet ledd Skjermingsverdige bygningstyper - særregel Særregler for bygningsintern informasjon Grunnboksinformasjon Etter utleveringsforskrift kan bare Kartverket, og kommunen utlevere infomasjon fra Grunnboka. Jf. utleveringsforskriften 3. Hjemmelshavers navn kan utleveres alene hvis berettiget interesse, ellers i kombinasjon med annen matrikkelinformasjon Matrikkelforskriften 12, 13 og 14 er opphevet Erstattet av Utleveringsforskriften Se eiendom 30 første ledd, a) Offentlig planlegging, saksbehandling og administrasjon Kommunale og statlige organ for deres offentlige oppgaver Hyttemagasin og spesialnumre av aviser med offentlig informasjon Avhenger av andel reklame og offentlig informasjon Andre som utfører offentlige oppgaver Fylkesmannen miljø og landbruk Eiendomsskatt 3

4 30 første ledd, b) Oppgaver etter matrikkellov, plan- og bygningsloven eller eierseksjonsloven Konkret angivelse av oppgavene og egen rolle Tiltakshavers forbindelse med konkret byggesak Arealplanlegging 30første ledd, c) Søknad om offentlige løyver (tillatelser) Personer og firmaer som søker om offentlig løyve Utslippstillatelse Landskaps og kulturvern 30 første ledd, d) Andre interesser knyttet til rådvelde over eller bruk av fast eiendom Konkret grunn ofte etablering og vedlikehold av infrastruktur Vedlikehold av veg Etablering av renseanlegg Etablering av elgvald/jaktlag Ved spørsmål kontakt matrikkelhjelp 4

5 Rådvelde over fast eiendom 30 første ledd, d) Private organisasjoner som utfører hjelpeoppgaver Røde Kors, Norsk Luftambulanse etc. Forespørsel om penger eller verving av medlemmer Behov for informasjon til den registrerte for å kunne ivareta egne interesser 30 andre ledd Matrikkelinformasjon kan utleverast til andre formål dersom den som får opplysningane utlevert skal ivareta ei rettkommen interesse, og omsynet til personvernet ikkje overstig denne interessa. Kan aldri omfatte personers bostedsadresse Jf. Utleveringsforskriftens 3 tredje ledd: De som har berettiget interesse, skal kunne få nærmere bestemte opplysninger. (Opplisting) Definisjon av Berettiget interesse Kartverket kan bistå i saker for å sikre en ensartet praksis Samtykke Utlevering krever hjemmel i lov og forskrift eller samtykke fra den registrerte. Jf. Utleveringsforskriftens 5 tredje ledd: Opplysninger fra grunnboken og matrikkelen kan utleveres og behandles når registrert eier eller registrert fester har samtykket i dette. Ingen kan benytte opplysninger fra grunnboken eller matrikkelen til reklame- eller markedsføringsformål uten etter samtykke fra den opplysningene gjelder 5

6 Legitimasjon og registrering Det må være tilfredsstillende legitimasjon og registrering der loven krever det Innsyn etter ml 29 krever legitimasjon Alle systemer som ikke har legitimasjon og/eller arkivering, er i strid med loven Utleveringsforskriften hjemler utlevering muntlig, dvs. også pr. telefon. Fødselsnummer Fødselsnummer kan bare brukes i samsvar med personopplysingsloven 12 - matrikkellovens 30 sjette ledd Bare hvis man må sammenligne med annet register som bruker fødselsnummer Fødselsdato kan leveres ut hvis man har hjemmel for å få navnet Kan ikke brukes til å identifisere personen Bygningsintern informasjon Bygningsnummer, Bygningstype, Næringsgruppe og Bygningsstatus (ikke skjermingsverdige bygningstyper) Kan fritt utleveres, 30 tredje ledd jf. utleveringsforskriftens 3 andre ledd. Bebygd areal, antall etasjer og deres bruksareal, heis, bygningshistoriske opplysninger, vannforsyning, avløp, energikilder og oppvarming, og pålegg som gjelder bruk av grunn eller bygninger Hvis man har en rettkommen interesse etter 30 andre ledd jf. utleveringsforskriftens 3 tredje ledd. Alle andre bygningsopplysninger krever hjemmel etter 30 første ledd 6

7 Matrikkelbrev Kommunen skal utstede matrikkelbrev når noen som er nevnt i 9 krever det. Om Nabolister Lovgrunnlag Nabolister inneholder hjemmelshavers navn og bostedsadresse derfor må hjemmel hentes fra 30 førte ledd. ml 30 første ledd: «b) For oppgaver etter denne lova, plan- og bygningslova eller eigarseksjonslova d) For å ta hand om andre interesser knytte til rådvelde over matrikkeleiningar eller bruken av dei» Utlevering av nabolister personlig oppmøte Sjekk hjemmelsgrunnlaget for utlevering Identifisering: Pass, førerkort, bankkort eller tilsvarende Registrering Produksjon av naboliste, leveres ut sammen med kopi av registrering Registrering arkiveres 7

8 Utlevering av nabolister etter henvendelser på telefon og e-post Sjekk hjemmelsgrunnlaget for utlevering Registrering Produksjon av naboliste Sende naboliste og registrering til verifiserbar adresse for den som spør. Vedkommendes adresse slik den framgår i matrikkelen Evt. tidligere registrert e-post Registrering og oversendelsesbrev arkiveres Henvendelse fra firmaer forslag til fremgangsmåte Man foretar en førstegangsregistrering av firmaet Sjekker i enhetsregisteret for firmaets adresse Registrere flere personer som er legitimert til å motta opplysninger på vegne av firmaet Telefonnummer E-postadresse (firmapost) Ellers samme regelverk: Sjekk bruksformål osv. Fortrolig og strengt fortrolig adresse Trusselutsatte får sperret adressen for ett år av gangen, ansvarlig er Kripos. Registreres i Folkeregisteret etter lov om folkeregistrering Nabolisten viser da: Sperret i medhold av instruks. Utleveringsforskriftens 5 tiende ledd: utlevering av opplysninger om en matrikkelenhet hvor person har fortrolig eller strengt fortrolig adresse, behandles av Statens Kartverk. Egen retningslinje er utarbeidet. Den er distribuert til matrikkelfører i kommunene via fylkeskartkontorene 8

9 Rutiner og behandling av fortrolig adresse Hovedrutine Kjenner kun matrikkelnummeret Forsendelsesdokumenter legges i konvolutt merket fortrolig/strengt fortrolig, som legges i ny umerket konvolutt Sendes rekommandert til Kartverket, Matrikkel- og stedsnavnavdelingen, 3507 Hønefoss 9