Solberg skole KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL I TILBUDSFORESPØRSEL OG KONKURRANSEREGLER. AV PROSJEKTERINGSGRUPPE: RIB, RIBR, RIE, RIV og RIAKU ANSKAFFELSE

Transkript

1 Solberg skole KONKURRANSEGRUNNLAGETS DEL I TILBUDSFORESPØRSEL OG KONKURRANSEREGLER ANSKAFFELSE AV PROSJEKTERINGSGRUPPE: RIB, RIBR, RIE, RIV og RIAKU

2 Ås kommune 14/02534 Solberg skole Innholdsfortegnelse 1 Innledning - generelt Innbydelse Oppdragsgivers forbehold Orientering om prosjektet og kontrakten Konkurranseform Kunngjøring Utforming av kontrakten Konkurransegrunnlaget m.v Konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudskonferanse Tilbudet Generelt Fastpris: Timepris for tilleggsarbeider Tilbudets struktur Tilbudsbrev Svardokumenter Tilbudsvedleggene Dokumentasjon av oppfylling av dokumentasjonskrav Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Offentleglova Språk, format, kopier Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) SIDE NR.: 2 av 16

3 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudskonvolutt eller -pakke Vedståelsesfrist Forbehold og avvik Alternative tilbud Deltilbud Annet Kvalifikasjoner Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt Evalueringsmetode Karenstid Underskrift Vedleggsliste tilbudsdokumenter: (Vedlegg vedrørende oppdragsbeskrivelse er listet opp i konkurransegrunnlag del II) Vedleggsnr Dokumentnavn Merknad I.1 Svardokument/ tilbudsskjema Vedlegg til utfylling av tilbyder I.2 Ås kommunes avtaledokument Vedlegg til informasjon I.3 Utkast Internavtale og erklæring Vedlegg til informasjon solidaritetsansvar I.4 Tentativ fremdriftsplan Vedlegg til informasjon I.5 Taushetserklæring Vedlegg til utfylling av tilbyder I.6 Ytelsesbeskrivelse PGL Vedlegg til informasjon SIDE NR.: 3 av 16

4 1 Innledning - generelt 1.1 Innbydelse Ås kommune, Etat for utbygging innbyr med dette til konkurranse om kontrakt vedr. prosjektering i gruppe, for fagene: RIB, RIBR, RIV, RIE og RIAKU. Oppdragsgiver har inngått avtale med ARK, PGL og LARK. ARK innehar rollen som PGL. Til orientering vedlegge ytelsesbeskrivelsen for PGL vedlegg I.6. ARK innehar også rollen som ansvarlig søker. Det skal inngås en intern avtale mellom foretakene i gruppen, samt PGL, ARK og LARK, med solidaransvar overfor oppdragsgiver, jfr. vedlegg 1.3 Internavtale solidaritetsansvar, som tilbyder forplikter seg til å signere. Oppdragsgiver vil med dette ha separate kontrakter med henholdsvis prosjekteringsgruppen og gruppen ARK, PGL og LARK. PGL får en koordinerende oppgave i forhold til prosjekteringsgruppen, regulert i internavtale solidaritetsansvar. Oppdragsgiver mottar en samlet faktura fra hver gruppe, men at PGL samordner fakturaene. Prosjektgruppen sender først et utkast til faktura til PGL for gjennomsyn og kontroll før videresendelse til oppdragsgiver. Byggeprosjektet skal gjennomføres som en totalentreprise hvor prosjekteringsgruppen, eventuelt deler av denne med unntak av PGL, kan tiltransporteres til totalentreprenøren i detaljprosjekt- og byggefasen. I detaljprosjekt- og byggefasen skal totalentreprenøren være prosjekteringsleder, og ha ansvaret for prosjekteringen, herunder overta ansvaret for den prosjekteringen som allerede er utført. 1.2 Oppdragsgivers forbehold Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av politisk godkjennelse. Manglende godkjennelse med hensyn til finansiering eller andre forhold vil kunne medføre at konkurransen må avlyses. Oppdragsgiver tildeler ikke prosjekteringsoppdraget til leverandører som har fått tildelt prosjektlederoppdraget eller evt. byggelederoppdraget. Den leverandør som har fått tildelt et av disse oppdragene, kan derfor ikke delta i denne konkurransen. 1.3 Orientering om prosjektet og kontrakten Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i Oppdragsbeskrivelse - konkurransegrunnlagets Del II, jf kapittel A Orientering om prosjektet. 1.4 Konkurranseform Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. For denne anskaffelsen gjelder følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) i sin helhet SIDE NR.: 4 av 16

5 Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Del I, Alminnelige bestemmelser og Del III, EØS-terskelverdi 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin ( og TED. 1.6 Utforming av kontrakten Som kontraktsbestemmelser gjelder NS 8401:2010 med de endringer som fremgår av vedlagt avtaledokument, vedlegg I.2 SIDE NR.: 5 av 16

6 Ås kommune 14/02534 Solberg skole 2 Konkurransegrunnlaget m.v. 2.1 Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av: Del I: Tilbudsforespørselen og konkurranseregler med vedlegg Del II: Oppdragsbeskrivelse med vedlegg Eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget og referater fra tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse i henhold til nedenstående bestemmelser Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt på følgende måte: Alle dokumentene er lagt ut på Doffin 2.2 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon etc. skal han ta kontakt med oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal rettes til: Ås kommune, Eiendomsavdelingen Ved prosjektleder Anette Dahl Epost: anette@ehconsult.no Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, og ikke senere enn 7 dager før tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver har ikke plikt til å besvare forespørsler som kommer inn etter fristen. Det er ikke tillatt å fremsette henvendelser pr. telefon. Alle henvendelser skal derfor skje skriftlig til e-postadressen ovenfor. Oppdragsgiver vil, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp, legge ut spørsmål og svar på doffin.no. Svaret legges kun ut på Doffin slik at tilbyderne må melde sin interesse her for å følge med på informasjon i konkurransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å supplere eller endre konkurransegrunnlaget frem til tilbudsfristens utløp. Kommer endringene så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til suppleringene/endringene ved utarbeidelsen av tilbudet, vil tilbudsfristen bli forholdsmessig forlenget. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget, herunder spesifikasjoner, konkurransebestemmelser m.v., vil skriftlig bli lagt ut på doffin.no. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. 2.3 Tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudskonferanse på eksisterende Solberg skole. SIDE NR.: 6 av 16

7 Tilbudskonferanse avholdes: torsdag kl På tilbudskonferansen vil det bli redegjort nærmere for oppdraget, og tilbyderne får anledning til å stille spørsmål. Det føres referat fra konferansen som vil bli lagt ut på doffin.no. SIDE NR.: 7 av 16

8 3 Tilbudet 3.1 Generelt Fastpris: Tilbudet gis som fastpris Prisene reguleres, jf. NS 8401, punkt : Honoraret indeksreguleres først gang Årlig indeksregulering med grunnlag i SSB sin konsumprisindeks for varer og tjenester, etter leveringssektor, tabell 03362, skal benyttes. Honoraret skal dekke rådgivers samlede ytelser inkl. alle møter, reiser (både tid og utgifter), porto, telefon, internkopiering, sekretariat og andre biutgifter Tilbudet prises i 2 deler: - Del 1 består av forprosjektering og utarbeidelse av konkurransegrunnlag for totalentreprise, og kontrahering av totalentreprenør. - Del 2 består av detaljprosjektering, byggefase og garantitid. Det gis en opsjonspris for del 2. Opsjonen for del 2 innebærer at oppdragsgiver ensidig kan velge om opsjonen kommer til utførelse. Skriftlig melding om at opsjonen kommer til utførelse skal gis senest ved kontrahering av totalentreprenør. Velger oppdragsgiver å ikke benytte opsjonen, vil dette ikke medføre noe økonomisk ansvar for oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver velger å benytte opsjonen, vil de relevante deler av opsjonspris for del 2 overføres til totalentreprenøren, og de overførte deler av prosjekteringsgruppen vil fakturere totalentreprenøren for arbeidet som utføres under del 2, og være totalentreprenørens underleverandør til byggeprosjektet. Det må gis tilbud både på del 1 og del 2 (opsjonen). Unnlatelse av dette vil medføre avvisning fra konkurransen Timepris for tilleggsarbeider Eventuelle tilleggsarbeider som kreves av oppdragsgiver, skal prises og godkjennes skriftlig før tilleggsarbeidene påbegynnes. Tilleggsarbeidene skal faktureres separat og i henhold til oppgitte satser. Timepriser skal gis inklusive alle påslag, f.eks. administrasjonskostnader, materialer, bilkjøring, telefon osv. Reisekostnader og reisetid til arbeidssted forutsettes også inkludert i timeprisene. 3.2 Tilbudets struktur Tilbyder skal ved utarbeidelsen av sitt tilbud organisere innholdet i henhold til følgende struktur: SIDE NR.: 8 av 16

9 Tilbudsbrev Svardokument inkl. tilbudsskjema Tilbudsvedleggene 3.3 Tilbudsbrev Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik eller forbehold som gjelder for tilbudet. Alternative tilbud kan ikke gis, jfr Svardokumenter Svardokument inkl. tilbudsskjema skal leveres utfylt og signert. Mangelfull utfylling av dette dokument, kan og i noen tilfeller skal medføre avvising av tilbudet. 3.5 Tilbudsvedleggene Dokumentasjon av oppfylling av dokumentasjonskrav Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over kvalifikasjonskriterier i pkt 4 nedenfor, jf kolonne C og D. I de tilfeller en tilbyder støtter seg på andre foretaks kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring. For at oppdragsgiveren skal kunne vurdere og vektlegge ressurser innhentet fra andre foretak enn tilbyderen, må slike erklæringer vedlegges tilbudet. Unnlatelse av å vedlegge forpliktelseserklæring dersom man støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene vil medføre avvisning. Forpliktelseserklæring skal dekke både etterspurt kompetanse og kapasitet til rådighet Dokumentasjon av øvrige deler av tilbudet Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere den dokumentasjon som er etterspurt i tabellen over tildelingskriterier i pkt 5 nedenfor, jf kolonne C og D Offentleglova I henhold til Offentleglova vil protokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige jfr. offentleglova 23, 3. ledd.. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold og konkurransesensitive driftseller forretningsforhold (f. eks timepriser og prissetting av delhonorar, men ikke totalprisen.) (offentleglova 13, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 og forvaltningsloven 13(1)(2)) Dersom det bes om innsyn i dokumenter som inneholder opplysninger som er underlagt taushetsplikt, og denne plikten faller bort dersom det gis samtykke til at disse SIDE NR.: 9 av 16

10 offentliggjøres, kan den som ønsker innsyn kreve at den offentlige aktøren skal legge frem en forespørsel til den som taushetsplikten skal beskytte. Tilbyder bes om å angi i tilbudsbrevet om tilbudet inneholder opplysninger som blir ansett som forretningshemmeligheter, og eventuelt å beskrive tydelig i tilbudsbrevet hvilke opplysninger dette er. Saksbehandler må likevel alltid foreta en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som skal unndras offentlighet, selv om tilbyder har gitt retningslinjer for hva de anser som dette. Noen opplysninger kan derimot være taushetspliktig uavhengig av samtykke, og i slike tilfeller plikter oppdragsgiver å unnta disse offentlighet. 3.6 Språk, format, kopier Oppdragsgiver ber om at tilbudet og alle innleverte vedlegg skal utformes på norsk Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert oversettelse. Tilbudet skal innleveres slik: 1. Ett originaleksemplar i papir 2. En elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet, levert på minnebrikke 3. En elektronisk versjon av hele tilbudet sladdet, levert på minnebrikke. Tilbyder har ansvar for at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet er identiske. Oppdragsgiver forbeholder seg muligheten til å velge hvilken versjon som legges til grunn ved evaluering av tilbudet. 3.7 Adresse for levering av tilbud med bud (Besøksadresse) Ås kommune, Resepsjon Skoleveien 1, 1430 Ås Tilbudet kan eventuelt sendes som vanlig post til Ås kommune, Postboks 195, 1430 Ås Tilbyderen har da risikoen for at tilbudet når frem til Ås kommunes resepsjon innen fristen. Postkvittering o.a. som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt dersom tilbudet ikke kommer frem innen tilbudsfristen. 3.8 Tilbudsfrist - frist for mottak av tilbudet Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende (på angitt besøksadresse), innen følgende frist: Mandag kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. SIDE NR.: 10 av 16

11 3.9 Tilbudskonvolutt eller -pakke Tilbudet skal legges i lukket (gjenklistret eller forseglet på annen måte) konvolutt eller pakke. En lukket forsendelse skal det ikke være mulig å få tilgang til uten at forseglingen brytes, slik at det lar seg konstatere uten videre om forsendelsen har vært åpnet før tilbudsåpning. Konvolutten eller pakken skal merkes på følgende måte: Solberg skole tilbud prosjekteringsgruppe 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 90 dager, regnet f.o.m. tilbudsfristens utløp Forbehold og avvik Ås kommune oppfordrer til å gi tilbud uten forbehold. Det understrekes at tilbyder har risikoen for uklarheter i eget tilbud og at uklarheter kan medføre avvisning. Dersom forbehold tas, skal forbehold klart fremgå av tilbudsbrevet selv om disse også er angitt i andre dokumenter i tilbudet. I den grad forbehold ikke er kommet til uttrykk i tilbudsbrevet anses de ikke tatt fra tilbyders side. Forbehold skal være presise og entydige, slik at Ås kommune kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke kan prises av Ås kommune, vil etter all sannsynlighet medføre avvisning av tilbudet. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget. Slike forbehold vil føre til avvisning av tilbudet Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Annet Alle kostnader ved å utarbeide og levere tilbud må bæres av tilbyder. Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Rettidig mottatt tilbud leveres ikke tilbake. SIDE NR.: 11 av 16

12 4 Kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav er krav som skal sikre at leverandøren har tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner samt finansiell og økonomisk stilling til å kunne gjennomføre kontrakten. Manglende dokumentasjon eller mangelfull oppfyllelse av kvalifikasjonskravene kan, og i noen tilfeller skal, medføre at tilbyder blir avvist fra konkurransen. Det gjøres også oppmerksom på at dersom en leverandør støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, må leverandøren overfor oppdragsgiver dokumentere at han har rådighet over de nødvendige ressursene for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra de aktuelle foretakene. Nedenfor er de enkelte kvalifikasjonskrav satt opp samt hvilken dokumentasjon som kreves fremlagt. A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Norske firma: Firmaattest Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Dokumentasjonen skal minst angi: a. foretakets navn og registreringsnr. b. foretakets forretningsadresse c. hvem som kan opptre på foretakets vegne Vedlegg 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Norsk firma: Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp (Utstedes av skattefogden i tilbyders fylke) Vedlegg 1.2 Utenlandsk firma: Attest utstedt av vedkommende myndighet i tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser vedr avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. SIDE NR.: 12 av 16

13 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Utfylt og undertegnet HMSegenerklæring Vedlegg 1.3 Økonomisk og finansiell stilling Foretaket skal ha en tilfredsstillende økonomi til å gjennomføre oppdraget. Foretakets to siste revisorgodkjente årsregnskap Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt Vedlegg 1.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Foretaket skal ha kompetanse og erfaring innen aktuelle fagområder, og ha utført oppdrag av samme kompleksitet/ vanskelighetsgrad og omfang/størrelse. Foretakets relevante oppdrag fra de siste 5 år, utfylt i vedlagte mal. Oppdrag som har sin garantitid innenfor de siste 5 år, vil også være relevante. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre kontraktsmedhjelpere for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt 3.5.1og vedlagte mal. Vedlegg 1.5 Foretaket skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne En redegjørelse for foretakets gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år Vedlegg 1.6 Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre SIDE NR.: 13 av 16

14 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt Foretaket skal ha systemer for kvalitetsstyring Det kreves at tilbyder har kvalifikasjoner for aktuelle godkjenningsområder tilsvarende oppgitt tiltaksklasse som vist i tabellen «Godkjenningsområder for sentral godkjenning av foretak» vedlegg I.2 Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetsstyringssystem. Redegjørelsen må som minimum inneholde: en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten, en beskrivelse av når og hvordan systemet er implementert i firmaet og hvor ofte systemet blir oppdatert samt en beskrivelse av hvordan systemet vil bli brukt til å sikre kvaliteten i denne kontrakten Gyldig bevis på sentral godkjenning for de aktuelle fagområdene, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle fagområdene. Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I tillegg må forpliktelseserklæring leveres i henhold til punkt og vedlagte mal. Vedlegg 1.7 Vedlegg 1.8 SIDE NR.: 14 av 16

15 5 Tildelingskriterier 5.1 Tildeling av kontrakt Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. A: Kriterier B: Vekt Pris % C: Grunnlag D: Del av tilbud Utfylt tilbudsskjema i svardokumentet med opplysninger om fastpris for del 1, fastpris for del 2 (opsjon) og timepris for de tilbudte ansvarlig prosjekterende. Tilbudsskjema Totalpris for evaluering beregnes som en sum av + fastpris for del 1, + 70 % - opsjonsprisen for del timer tilleggsarbeid basert på tilbudte timepriser Kvalitet Tilbudte personells dokumenterte erfaring og kompetanse fra gjennomføring av tilsvarende oppdrag. Tilbudt personells erfaring fra alle fasene vektes % CV for tilbudt personell. CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag som prosjekterende. Prosjektene skal beskrives med opplysninger om byggherre, type bygg, størrelse, innhold og vedkommendes rolle i prosjektet. Attester skal vedlegges. Referanser vil bli kontrollert. Det gjøres oppmerksom på at tilbyder er bundet til å la de tilbudte personer gjennomføre kontrakten og tilbyder kan derfor ikke bytte ut personell i kontraktsperioden uten samtykke fra oppdragsgiver med mindre de aktuelle personer har sluttet hos tilbyder. I så fall har tilbyder plikt til å sette inn er person med minst like gode kvalifikasjoner. Dersom det tilbys flere personer i samme roller har oppdragsgiver rett til å velge Vedlegg 2.1 SIDE NR.: 15 av 16

16