STYRINGSHÅNDBOK FOR. Foretakssystemet. Kapittel 0: Styringshåndbok. ISO 9001 og ISO Sertifisert

Transkript

1 Side 8 av STYRINGSHÅNDBOK FOR ISO 9001 og ISO Sertifisert

2 Side 9 av Formål Formålet med STYRINGSHÅNDBOKEN er å beskrive virksomheten til Tronrud GRUPPEN med datterselskaper og hvordan konsernet på alle nivå styres for å skape kvalitet, sikkerhet og lønnsomhet.

3 Side 10 av Organisasjon Tronrud GRUPPEN AS Tronrud GRUPPEN er organisert som organisasjonskartet under viser. Tronrud GRUPPEN AS Tronrud BYGG AS Tronrud ENTREPRENØR AS Tronrud MjøsBYGG AS Tronrud ANLEGG AS Tronrud Eiendom AS

4 Side 11 av Organisasjon Tronrud BYGG AS Tronrud BYGG AS er en entreprenørbedrift med hovedkontor på Hønefoss. Selskapets hovedprodukt er oppføring av alle typer bygg både for private og offentlige kunder. Hovedmarkedet geografisk er fylkene Buskerud, Oppland og Akershus. Godkjenninger Bedriften har sentral godkjenning ihht. Pbl 98 innen følgende: Funksjon Fagområde Tiltaksklasse Søker Bygninger og installasjoner 2 Prosjektering Bygninger og installasjoner 1 Utførelse Bygninger og installasjoner 3 Kontroll prosjektering Bygninger og installasjoner 1 Kontroll utførelse Bygninger og installasjoner 3 Bedriften er godkjent opplæringsbedrift for tømrer og forskalingsfagene. Bedriften er fullt ut registrert som leverandør i Bygg- og anleggsnæringens leverandørregister StartBANK

5 Side 12 av Organisasjon Tronrud ENTREPRENØR AS Tronrud ENTREPRENØR er en entreprenørbedrift med hovedkontor på Hagan, Gjelleråsen. Selskapets hovedprodukt er oppføring av alle typer bygg både for private og offentlige kunder. Selskapet har egen serviceavdeling som i hovedsak arbeider med forsikringsskader for flere større forsikringsselskap. Hovedmarkedet geografisk er fylkene Oslo, Akershus og søndre del av Oppland Godkjenninger Bedriften har sentral godkjenning ihht. Pbl 98 innen følgende: Funksjon Fagområde Tiltaksklasse Søker Bygninger og installasjoner 2 Prosjektering Bygninger og installasjoner 1 Utførelse Bygninger og installasjoner 3 Utførelse Anlegg, konstruksjoner og installasjoner 2 Kontroll prosjektering Bygninger og installasjoner 1 Kontroll utførelse Bygninger og installasjoner 3 Kontroll utførelse Anlegg, konstruksjoner og installasjoner 2 Bedriften er godkjent opplæringsbedrift for tømrer- og betongfagene. Bedriften er fullt ut registrert som leverandør i Bygg- og anleggsnæringens leverandørregister StartBANK

6 Side 13 av Organisasjon Tronrud MjøsBYGG AS Tronrud MjøsBYGG AS er en entreprenørbedrift med hovedkontor på Lillehammer. Selskapets hovedprodukt er oppføring av alle typer bygg både for private og offentlige kunder. Hovedmarkedet geografisk er fylkene Oppland og Hedmark. Godkjenninger Bedriften har sentral godkjenning ihht. Pbl 98 innen følgende: Funksjon Fagområde Tiltaksklasse Søker Bygninger og installasjoner 1 Prosjektering Bygninger og installasjoner 1 Utførelse Bygninger og installasjoner 3 Utførelse Anlegg, konstruksjoner og installasjoner 2 Kontroll prosjektering Bygninger og installasjoner 1 Kontroll utførelse Bygninger og installasjoner 3 Kontroll utførelse Anlegg, konstruksjoner og installasjoner 2 Bedriften er tilknyttet Byggopp opplæringskontoret for bygg og anleggsteknikk og har til enhver tid flere læringer innen tømrer / betongfaget. Bedriften er sertifisert som Miljøfyrtårn bedrift. Bedriften er fullt ut registrert som leverandør i Bygg- og anleggsnæringens leverandørregister StartBANK

7 Side 14 av Organisasjon Tronrud ANLEGG AS Tronrud ANLEGG AS er en anleggsbedrift med hovedkontor på Hønefoss. Selskapets hovedprodukt er anleggs og VA arbeider for private og offentlige kunder. Hovedmarkedet geografisk er Buskerud, Oppland og Akershus fylker. Godkjenninger Bedriften har sentral godkjenning ihht. Pbl 98 innen følgende: Funksjon Fagområde Tiltaksklasse Søker 2 Prosjektering Overordnet ansvar for prosjektering ( bygning, anlegg, eller konstruksjon, tekniske installasjoner ) 1 Prosjektering Utearealer og landskapsutforming 1 Prosjektering Oppmålingsteknisk prosjektering 1 Prosjektering Vannforsynings- avløps- og fjernvarmeanlegg 1 Utførelse Overordnet ansvar for utførelse ( bygning, anlegg, eller konstruksjon, tekniske installasjoner ) 3 Utførelse Innmåling og utstikking av tiltak 3 Utførelse Grunnarbeid og landskapsutforming 3 Utførelse Rivning og miljøsanering 2 Kontroll Utførelse av innmåling og utstikking av tiltak 3 Bedriften er godkjent opplæringsbedrift for anleggs og grunnarbeid. Bedriften er fullt ut registrert som leverandør i Bygg- og anleggsnæringens leverandørregister StartBANK. Bedriften er sertifisert av TransQ som leverandør til transportbransjen.

8 Side 15 av Vårt grunnlag og identitet En detaljert beskrivelse og forklaring til denne plattformen finnes i dokumentet Vår merkevareplattform

9 Side 16 av Kvalitets- og HMS-politikk Kvalitets- og HMS- politikk Vår kvalitets og HMS-politikk er basert på våre løfter til omgivelsene, vi skal: Levere et Godt håndverk, som betyr at vi leverer våre varer og tjenester ihht forventninger og god håndverkstradisjon. Tradisjonen skal ivareta så vel kvalitet som HMS. I alle situasjoner inviterer vi til Involvering. Det skaper motivasjon og trygghet. Vi oppmuntrer til deltagelse og engasjement ved å gi alle en mulighet for å delta på en Arena for skaperglede. Vi søker etter å finne gode løsninger for kunden, våre ansattes helse og sikkerhet og for ivaretakelse av det ytre miljø. Vi skal oppleves som en leverandør som gir kundene Helhetlige leveranser, dette med bakgrunn i våre gode systemer samt vår komplette og brede kompetanse. Våre leveranser skal på alle nivåer og i alle grensesnitt kunne gjenspeile våre verdier ved den atferd som vises av hver enkelt medarbeider. Vi er Modige, og tar ansvar for hva vi gjør overfor kunden, samfunnet, våre samarbeidspartnere og hverandre Vi er Engasjerte, og bryr oss om de vi arbeider for eller sammen med. For oss er det kundes krav og ønsker som er styrende samtidig som vi på en god måte ønsker å ivareta det ytre miljø. Vi er Lærevillige, og opptrer med ydmyk forstand. Vi skal til enhver tid søke å videreutvikle de ansatte og kontinuerlig forbedre våre systemer Vi er Skikkelige, og kjennetegnes ved vår pålitelighet og troverdighet. Vi overholder alltid pålagte lover, forskrifter og myndighetskrav. I HMS arbeidet prioriterer vi i denne rekkefølge Verne om liv og helse Verne om miljø Verne om materielle verdier

10 Side 17 av Kvalitets- og HMS-politikk HMS-fokus Viktige prinsipper for å ivareta ansattes helse og sikkerhet, ytre og materielle verdier er: I alle datterselskaper med mer enn 50 ansatte er det etablert egne Arbeidsmiljøutvalg Rutiner for å ivareta HMS er en integrert del av vårt forretningssystem. På alle prosjekter skal det foretas kartlegging av krav og nødvendige risikovurderinger med tilhørende dokumenterte forebyggende tiltak før oppstart og i aktuelle prosjektfaser. Basert på konklusjonene i overstående punkt skal det gjennomføres sikker jobbanalyse (SJA) i forkant av arbeidsoperasjonersom innebærer en sikkerhets- helse eller miljørisiko. Vernerunder skal brukes aktivt i det forebyggende HMS arbeidet. For å sikre et tilfredsstillende arbeidsmiljø kartlegges og dokumenters alle skader, ulykker og nestenulykker. Resultatet av dette arbeidet systematiseres og gir bakgrunn for å iverksette forbedringstiltak. Ved opprettelse av prosjekt som er større enn 5 mill i omsetning skal det vurderes å etablere egen verneplan som er spesifikk for prosjektet. Alle selskaper i Tronrud Gruppen har knyttet til seg godkjent bedriftshelsetjeneste. Kvartalsvis skal rapportering synliggjøre resultatene av HMS-arbeidet.

11 Side 18 av Slik sikrer og forbedrer vi kvalitet og HMS Ledelse Konsernets viktigste målområder er lønnsomhet, kvalitet og HMS, herunder ivaretakelse av ytre miljø. Ledelsen på alle nivå skaper forutsetninger for å nå målsettinger. Kvalitet og HMS er derfor en naturlig del av ledelse, oppfølging og møtestruktur Verdier og Kvalitets- og HMS politikk Vår ledestjerne er våre verdier. Ut fra disse er vår kvalitets- og HMS politikk utledet. De brukes aktivt for å skape fokus og gode holdninger Ledelsens oppfølging Kvalitet i prosesser og produkter sikres ved at det dette er tema på alle produksjonsrelaterte møter i prosjektene, møtene dokumenteres med referat. Avvik rapporteres og følges opp elektronisk gjennom E-sjekken. Egne prosjektrapporter synliggjør hvert enkelt prosjekts status på alle målområder. Alle selskapene utarbeider kvartalsvise rapporter, som inkluderer status og tiltak på alle målområder Ledelsens gjennomgang Minimum årlig, normalt ved planlegging av kommende år, gjennomføres ledelsens gjennomgang av styringssystemet for konsernet og i hvert enkelt selskap. På bakgrunn av momentene under legges planer for arbeidet med kvalitet og ytre miljø: Resultat fra samsvarsvurderinger, revisjoner og tilsynsaktiviteter. Eksterne henvendelser, inklusive evt. klager. Tilbakemeldinger fra kunder Målinger av prestasjoner, prosesser/effektivitet og produktkvalitet Status for korrigerende og forebyggende tiltak Vurdering av ressursbehov Oppfølging av forslag til forbedringer Oppfølging av mål og handlingsplaner Oppfølging av tiltak fastlagt ved tidligere gjennomganger av ledelsen Vurdering av endrede rammebetingelser, herunder endring i lovverk og krav Prioritering av oppgaver for å skape forbedringer.

12 Side 19 av Slik sikrer og forbedrer vi kvalitet og HMS Målsettinger Årlig i ledelsens gjennomgang og ved planlegging av kommende år utarbeides i det enkelte selskap målsettinger innenfor: Kvalitet Ivaretakelse av sikkerhet ( SHA ) Ivaretagelse av det ytre miljø Lønnsomhet Det lages handlingsplaner for å nå mål, og status rapporteres innenfor hvert målområde, se matrise under: Målområde Målsetting Prestasjonsindikator Kommentar Kvalitet ( ISO 9001 ) SHA (Delmål ) Ytre Miljø ( ISO ) Lønnsomhet Ansvar og myndighet For å oppnå våre mål og sikre kundetilfredshet og ivaretakelse av HMS er klare ansvars- og myndighetsforhold nødvendige. Vi oppnår dette gjennom: Alle ansatte har ansvar for at kvalitet og HMS på eget arbeid. Alle som utfører arbeidsoppgaver skal gjennom egnet dokumentasjon ha tilstrekkelig med krav og støtte til jobbutførelse. Ansvar og myndighet for de ulike stillinger og nivåer er regulert gjennom ansvars- og oppgavematriser og stillingsbeskrivelser Ivaretakelse av kvalitet og HMS er en fokusert lederoppgave. I konsernet er ansvar som ledelsens representant innenfor kvalitet og HMS fordelt slik: 1. Konsern: HR ansvarlig 2. Tronrud Bygg: Daglig leder 3. Tronrud Entreprenør: Daglig leder 4. Tronrud Mjøsbygg: Daglig leder 5. Tronrud Anlegg: Daglig Leder Ressurser Ressurser er avgjørende for å skape verdier. Våre viktigste ressurser er: 1. Våre ansatte de menneskelige ressursene 2. Innkjøpte varer og tjenester

13 Side 20 av Slik sikrer og forbedrer vi kvalitet og HMS Menneskelige ressurser Ledelsen skaper forutsetninger men kvalitet, HMS og lønnsomhet skapes der håndverket utøves. Personlige egenskaper, utdannelse, erfaring og ferdigheter hos den enkelte medarbeider er avgjørende. For å sikre nødvendige kompetanse gjennomføres det årlig vurdering ansattes kompetanse i forhold til den enkelte stillings krav og konsernets framtidige behov. Det utarbeides opplæringsplaner og kompetanse registreres Innkjøp Vi sikrer kvalitet og ivaretakelse av miljø på innkjøpte varer og tjenester ved klare krav til våre leverandører. Hvert enkelt innkjøp skal ha klare spesifikasjoner. Mottatte produkter og tjenester verifiseres med nødvendig mottakskontroll. UEer og rådgiveres leveranser kvalitetssikres gjennom klare kontrakter og tett oppfølging. Det gjennomføres årlig en risikobasert evaluering av våre viktigste leverandører. Vi stiller de samme krav til våre samarbeidspartneres HMS som til oss selv Interne revisjoner For å kontrollere status og sikre læring gjennomføres årlig interne revisjoner i hele konsernet. Vi tilstreber å gjennomføre integrerte revisjoner av kvalitet og HMS. Det er prosedyrer for gjennomføring og resultater dokumenteres og følges opp i vårt elektroniske system; e-sjekk Samsvarsvurdering For å sikre at vi oppfyller relevante lover, forskrifter, bransjestandarder og andre eksterne og interne krav innenfor HMS overvåker vi alle relevante krav og hvert selskap gjennomfører minimum en gang pr. år en samsvarsvurdering. Resultatene av denne drøftes på ledelsens gjennomgang.

14 Side 21 av Prosjektstyring Vår modell for Prosjektstyring Skisse 6.1 viser sammenhengen mellom våre hovedprosesser og de ulike fasene i et prosjekt. Modellen anskueliggjør videre grensesnittene mellom Daglig Leder (DL) Prosjektleder (PL) og Anleggsleder (AL). For oss er det viktig at disse grensesnittene er basert på en toveis kommunikasjon. Samtidig vil det, for å sikre styring alltid foreligge konkrete og tidsbestemte rapporteringskrav og tidspunkter, ( KP ). Skisse Oppstart En av forutsetningene for et vellykket prosjekt er at prosjektleder settes godt inn i prosjektets forutsetninger samt de vurderinger som er blitt utført i anbuds/ tilbudsfasen. Daglig Leder innehar ansvaret for at dette gjennomføres tilstrekkelig. Prosjektleder utarbeider Prosjektstyringsplan som viser hvordan han planlegger å styre prosjektet for å ivareta kundens krav og forventninger innenfor de rammene som eksisterer Planlegging Hvert enkelt prosjekt og prosjektets aktiviteter planlegges grundig. Vi har dataverktøy, prosedyrer og dokumenterte maler (prosjektstyringsplan, ansvars- og oppgaveavklaring, risikovurdering, etc). Disse tilpasses det enkelte prosjekts egenart og dekker framdrift, kvalitet, SHA og ytre miljø.

15 Side 22 av Prosjektgjennomføring og kvalitetsforbedring Detaljeringsgraden i planlegging tilpasses prosjektets størrelse og kompleksitet, men normalt planlegges på to nivåer: - Hovedplan med milepæler - Aktivitetsplaner Gjennomføring God gjennomføring sikrer at alle arbeidsoppgaver utføres under styrte forhold som innebærer: - God arbeidsforberedelse og arbeidsforberedende møter med utførende - Det benyttes oppdaterte tegninger og/ eller andre produksjonsdokumenter, sjekklister, arbeidsinstrukser og avtaler. - Det benyttes pre aksepterte løsninger - Det benyttes godkjente kontrollplaner og sjekklister - Utførelsen og kontroll dokumenteres. For å effektivt kunne kontrollere og dokumentere benytter vi vår elektroniske e-sjekk på alle egne arbeider. Ved bruk av underleverandører stiller vi de samme kvalitets og HMS krav til deres leveranser og gjennomføring som til våre egne Avslutning I avslutningsfasen av prosjektene prioriterer vi å synliggjøre at kundens forventninger er tilfredsstilt, både gjennom selve produktet så vel som dokumentasjon av leveransen. Vi sikrer oss at dette oppnås gjennom formelle overtakelsesforretninger og god dokumentasjon for Forvaltning- drift og vedlikehold ( FDV ).

16 0.7 Kvalitetsforbedring Side 23 av Vår modell for læring Vi bygger verdier gjennom prosjekter prosjektgjennomføring er kjerneprosessen Vår systematiske gjennomføringsmodell for planlegging, prosjektgjennomføring og kontinuerlige forbedring illustreres slik: Oppdrag fra kunde Risikovurdering Evaluering og læring Planlegging Korrigerende - tiltak Gjennomføring Avviksbehandling Resultat

17 Side 24 av Kvalitetsforbedring Kundefokus Alle ledere og medarbeidere skal vise kundefokus både i forhold til eksterne og interne kunder. Inngåtte kundeforpliktelser skal holdes Kundens forespørsel skal alltid gjennomgås og analyseres for å: - Definere krav og forventninger og sørge for at de er forstått - Dokumentere kundens krav - Kartlegge eventuelle avvik mellom tilbud og krav For å sikre kundefokus har vi fastsatte metoder for å avklare kundens krav og behov, kommunikasjon med kunden under gjennomføring og evaluering av kundens oppfattelse av våre prestasjoner. Både for å sikre oss kunden og oss selv har vi også fastsatte metoder og prosedyrer for å kvalitetssikre anbuds- og tilbudsfasen Risikovurdering For å sikre nødvendige forebyggende tiltak skal det før oppstart av et prosjekt og alle arbeidsoperasjoner foretas en risikovurdering. Vurderingens omfang og metode tilpasses arbeidsoperasjonens størrelse og kompleksitet. Vår definisjon av risiko omfatter følgende områder: Sikkerhetsrisiko Kvalitetsrisiko Økonomisk Risiko Personskade Produktkvalitet Kontraktsform Miljø Framdriftsevne Leveransesikkerhet Materielle skader Leveringsevne Når det avdekkes at en risiko er uakseptabel skal det dokumenteres og iverksettes forebyggende tiltak Avviksbehandling og reklamasjoner Det er et avvik når: Resultatet ikke er i samsvar med fastsatte krav til kvalitet og/eller HMS Fastlagt fremgangsmåte ikke følges hos oss selv eller hos en av våre kontraktspartnere. Kunde eller 3. person reklamerer på vårt arbeid mht kvalitet og HMS.. Vi har skriftlige prosedyrer og systemer som sikrer at: - Avvik/reklamasjoner rapporteres og blir dokumentert. - Forholdet rettes slik at kunden, egne ansatte eller og/eller miljø blir minst mulig skadelidende. Avvik behandles i vårt elektroniske system; e-sjekk. Dette gir både god sporbarhet og en meget god mulighet for å se trender for forbedring av våre prosesser.

18 Side 25 av Kvalitetsforbedring Korrigerende tiltak Korrigerende tiltak innebærer å endre praksis slik at avviket ikke finner sted igjen. Behov for korrigerende tiltak avklares ved: 1. Systematisk gjennomgang av avviksregistreringer. 2. Resultater fra evaluering, måling og overvåking. Korrigerende tiltak innebærer: o Identifisering og fjerne årsak til et avvik/problem eller flere avvik (trender) o Endre prosessen eller spesifikasjonen for å unngå gjentagelse o Kontroll av at tiltaket har ønsket effekt. E-sjekk er et viktig verktøy for å gi datagrunnlag (avvik, interne revisjoner, kundevaluering, prosjektevaluering, etc.). Vi har skriftlige prosedyrer som sikrer at korrigerende tiltak vurderes, dokumenteres, gjennomføres og følges opp Evaluering og læring For å lære er de fleste prosjekter gjenstand for en eller flere dokumentert målinger og evalueringer. Data til bruk for læring hentes fra; - Kundeevalueringer - Produktresultater - Prosessresultater - Revisjonsresultater - Prosjektevalueringer - Prosjektgjennomganger. Vi har dokumenterte prosedyrer og maler for både kunde- og prosjektevalueringer. I tillegg er det fastsatte metoder for å rapportere og følge opp avvik innenfor både kvalitet og HMS. Det er Prosjektleder som er ansvarlig for disse prosessene på det enkelte prosjekt.

19 Side 26 av Dokumentasjon av styringssystemet Styringssystemet for Tronrud Gruppen skal sikre at virksomhetens totale styring skjer på en effektiv, kvalitetsmessig og sikker måte. Styringssystemet skal ivareta kravene i NS-ISO , ISO og de lovpålagte krav vi skal oppfylle. Systemet dekker ikke ISO 9001 kravene til utvikling og konstruksjon av nye produkter og tjenester. Tronrud Gruppen gjennomfører ikke slikt arbeid. God dokumentasjonsstyring er nødvendig og vårt system er bygd opp slik: Det er et felles system for alle selskapene i gruppen. Der dette er mulig, skal all dokumentasjon være lagret elektronisk og basert på behov og lett tilgjengelig for brukere. Super office (SO) benyttes som et helhetlig system for å lagre all styrende dokumentasjon for konsernet, det enkelte selskap og hvert prosjekt. For å sikre gjenfinnbarhet er det utarbeidet en felles oppbygging og regler for konsern, det enkelte selskap og det enkelte prosjekt. Rutiner for å lagre dokumenter korrekt er også i mange tilfelle standardisert og automatisert. For å sikre kvalitet og sporbarhet på alle typer kontroller har vi et elektronisk kontrollsystem; e-sjekk som også er en integrert del av dokumentasjonsstyringen. Våre ansatte kan i SO hente og lagre informasjon slik: I Foretakssystemet er det en komplett samling av alle prosedyrer og instrukser i Pdf. I Bibliotek finnes tekster og maler godkjent til bruk som kan kopieres og redigeres. På Skrivknapp er også godkjente maler som kan nyttes i planlegging og aktiviteter. Når disse benyttes sikrer SO at det ferdige dokumentet lagres korrekt. Innenfor området e-sjekk finnes standardiserte kontrolloppgaver (sjekklister) for kontroll, dokumentasjon og oppfølging av håndverk og administrative oppgaver. Firma spesifikk dokumentasjon er lagret firmadok eller firmainformasjon. God dokumentasjonsstyring sikres gjennom at: Foretakssystemets kap. 2 inneholder en oversikt over alle gjeldende prosedyrer, instrukser og maler med navn, type dokument, dokumenteier og dato for siste versjon. Det er skriftlige prosedyrer for dokument og datastyring og registreringer. Opplæring i styringssystemet er en del av mottaksprogram for ansatte i administrative stillinger. Standardiserte og ofte automatiserte metoder for lagring av mange typer dokumenter. Dokumenteier er ansvarlig for å oppdatere egen dokumentasjon samt godkjenne alle endringer. Det er tilsvarende dokumentansvarlig som ar ansvarlig for fjerning av utdatert dokumentasjon. KS og miljøansvarlig kontrollerer at ny eller endret dokumentasjon oppfyller krav i ISO og lovverk.