Virksomhetens vedtekter og Årshefte for 2011 er vedlagt konkurransegrunnlaget.

Transkript

1 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget - Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang 1.0 Beskrivelse av oppdraget 1.1 Historisk og generell beskrivelse av oppdragsgivers virksomhet Oppdragsgiver ble opprettet ved omdannelse av stiftelsene Gjøvik Aldersboliger (etablert av Gjøvik kommune), Gjøvik Ungdomsboliger (etablert av Gjøvik kommune og Gjøvik Boligbyggelag) og Gjøvik kommunale boliger (etablert av Gjøvik kommune). Fra inngikk også Sentrum Boligstiftelse (etablert av Gjøvik kommune og Oppland Fylke) i Oppdragsgiver Utøvelse av Oppdragsgivers virksomhet skjer i dag gjennom en forretningsførerkontrakt med Gjøvik og Omegn Boligbyggelag, GOBB, som forestår alt arbeid med drift og forvaltning av Oppdragsgivers virksomhet. Denne kontrakten går ut og ny kontrakt skal etableres fra og med Virksomhetens formål Oppdragsgivers formål er å skaffe og forvalte boliger til boligsøkere som av ulike årsaker trenger bistand til å skaffe seg bolig. Stiftelsens formål er av ikke økonomisk art. 1.3 Virksomhetens styre Oppdragsgivers styre består av 5-7 medlemmer. Leder og inntil fire medlemmer samt to varamedlemmer oppnevnes av Gjøvik kommune. I tillegg oppnevner Oppland Fylkeskommune og Sykehuset Innlandet ett styremedlem og ett varamedlem hver. Virksomhetens vedtekter og Årshefte for 2011 er vedlagt konkurransegrunnlaget. Styret består pt av følgende personer: - styreleder Even Solhaug, oppnevnt av Gjøvik kommune - styremedlem Svein Håvar Korshavn, oppnevnt av Gjøvik kommune - styremedlem Jorid Sønstegaard, oppnevnt av Gjøvik kommune - styremedlem Diann Wallin, oppnevnt av Gjøvik kommune - styremedlem Øivind Hansebråten, oppnevnt av Gjøvik kommune - styremedlem Sigurd Haaland, oppnevnt av Oppl.fylkeskommune - styremedlem Kjell Einar Bjørklund, oppnevnt av Sykehus Innlandet 1.4 Virksomhetens omfang Oppdragsgivers omfang per i dag kan kort listes opp slik: Antall boenheter: 933 pr januar 2013, se vedlegg 5. Antall årsverk. 11 årsverk fordelt på driftsleder, vaktmestere og renholdere. Antall ansatte: 13 stk, herav 1 driftsleder, 7 vaktmestere og 5 renholdere. Budsjett for 2013: 64,7 mill. herav ca 10 mill til vedlikehold. Omfanget vil kunne variere og endres i avtaleperioden. SSA- O Bilag Side 1 av 14

2 Virksomhetens art og omfang gjør at Oppdragsgiver kommer inn under følgende lover, forskrifter og regler: Lov om stiftelser Lov om autorisert regnskapsførsel Husleieloven Lov om offentlige anskaffelser Lov om vern mot brann, eksplosjon m.v. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Plan- og bygningsloven Byggherreforskriften Arbeidsmiljøloven Oversikten over lover, forskrifter og regler er ikke uttømmende. Arbeidsmengden for forretningsfører i dag representerer en omsetning på ca 4 5 mill brutto på de oppgaver som utføres. Fordelingen av arbeidsmengden for tiden er omtrent som følger: Hovedoppgaver ca 85 % o Beboerkontakt + kontrakter 25 % o Regnskap/budsjettering/husleie 30 % o Personelledelse 10 % o Styreforberedelse og daglig ledelse 10 % o Andre driftsoppgaver 10 % Tilleggsoppgaver ca 15 % o Prosjektutvikling, koordinering prosjekt- og byggeledelse 1.5 Vedtatte og gjennomførte prosjekter etter 2011 Nedenfor presenteres en liste over vedtatte og gjennomførte prosjekter etter 2011: - Marcus Thranes gt 7 (ombygging fra hybler til hybelleiligheter. Ferdig.). - Opsahlvegen (utvidet med større fellesrom/ personalenhet ). - Opsahlvegen 10. Ombygging til 2 leiligheter og personalenhet. - Opsahlvegen 4. Bygging av 3 nye enheter og personalenhet. - Alf Prøysens veg 5-7. Startet utredning av bygging av nye omsorgsboliger med personalenhet. - Heimdalsgt 9. Utvendig rehabilitering av blokk med 48 enheter og innvendig oppussing av bad og kjøkken. - Reguleringsarbeide for Hunnsvegen 17 og Lillekollvegen Kundens krav og vilkår knyttet til oppdraget 2.1 Generelt Generelt avkrever Oppdragsgiver at det arbeidet som vil bli utført av leverandør er i hht gjeldende lover, forskrifter og andre myndighetskrav og som minimum vil bli utført i samsvar med krav til kompetanse, nøyaktighet og faglig dyktighet som er vanlig i bransjen. Beskrevne oppgaver utføres på en måte som ivaretar Oppdragsgivers omdømme og tillit i samfunnet på en meget god måte. SSA- O Bilag Side 2 av 14

3 2.2 Stedlig kontor tilgang for leietakere med mer For å ivareta oppdraget som forretningsfører skal leverandøren ha forretningskontor sentralt i Gjøvik by. Slik at adkomsten og tilgangen til kontoret er mest mulig universell og lett tilgjengelig for leietakere. Leverandøren skal ha et opplegg for alle typer leietakere inkl de med fremmedkulturell bakgrunn. Leverandør skal stille en kontorplass, inkl. tilgang til andre nødvendige fasiliteter, til rådighet for oppdragsgiver. 2.3 Kontorutgifter, reise, diett mm Alle kostnadene vedrørende forretningsførers kontordrift, herunder slik som men ikke begrenset til husleie, strøm, data, telefon, post, kopiering, renhold og lignende, skal dekkes av forretningsførerhonoraret. Det samme gjelder reise- og diettkostnader innenfor Gjøvik kommune dekkes av forretningsførerhonoraret. Utenfor Gjøvik kommune dekkes kostnadene ihht. til Statens regulativ eller etter regning 2.4 Prisregulering og mengderegulering Honorarsatsene kan reguleres én gang pr år, første gang pr 1. januar 2015, etter forhandlinger mellom partene. Dog skal økningen ikke overskride gjennomsnittlig lønns- og prisvekst for den aktuelle perioden. Det samme gjelder regulering av honoraret for Hovedoppgaven til forretningsfører oppimot antall boenheter. 2.5 Varighet av oppdraget Kontrakten gjelder fra 1. januar Oppsigelse Partene har gjensidig anledning til å si opp forretningsførerkontrakten med ett års varsel dersom det ikke oppnås enighet om årlige prisreguleringer eller andre krav om vesentlige endringer av kontrakten. 2.7 Tekniske oppgaver Leverandør skal gjennomføre nybyggings-, rehabiliterings-, og vedlikeholdsarbeider med god styring til rett kostnad, kvalitet og fremdrift. Ferdigbefaring / kontrollbefaringer / akseptanse Etter at leverandøren har ferdigstilt sine prosjekter på nybygg og rehabilitering skal dette meldes Oppdragsgiver omgående og i egne rapporter. 2.8 Grunnlagsmateriale/resultat/ avslutning av Oppdraget Leverandøren forplikter seg ved avtaleperiodens utløp å legge til rette for at ny kontraktspart kan overta utførelse av dette oppdraget. Leverandøren skal stille seg tilgjengelig for overføring av kunnskap, arkiverte dokumenter etc. som er nødvendig for ny avtalepart. SSA- O Bilag Side 3 av 14

4 3.0 Oppdraget omfatter følgende ytelser 3.1 Oppdragets art og omfang Oppdragsgiver virksomhet er omfattende og allsidig. Den etterfølgende beskrivelse har som mål å klarlegge hvilke oppgaver som skal utføres. Opplistingen er ikke uttømmende og leverandør henvises særskilt til konkurransegrunnlagets punkt 4.12 tredje avsnitt Tilbudet skal omfatte komplette ytelser i henhold til konkurransegrunnlagets formål, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt i konkurransegrunnlaget. Forretningsføreren skal forestå den daglige ledelse av Oppdragsgiver og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. Forretningsføreren skal sørge for at Oppdragsgiver drives i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og vedtekter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. 3.2 Hovedoppgaver for oppdraget Generelt: Under er det listet de hovedoppgaver som utføres pr i dag. Det gjøres oppmerksom på at opplistingen ikke er uttømmende. Husleie: Forretningsfører skal innkreve husleie og føre kontroll med husleieinnbetalingen og evt. gjennomføre full innfordring. Forretningsfører skal så langt som mulig følge opp leietaker ifht restanser som et forebyggende tiltak mot tvangsfravikelse og tap. Leieboerkontakt: Forretningsfører ivaretar kontakten med leieboerne etter at boligen er tildelt. Som en del av hovedoppgaver inngår opprettelse av husleiekontrakter og overlevering av leiligheter. Historikk viser at man kan forvente omløp på ca % av totale boenheter pr år. Visning av leiligheter utføres av vaktmestrene i Gjøvik Boligstiftelse. Purringer, påkrav, utkastelsesbegjæringer og evt. utkastelse, hvor forretningsfører skal være til stede inngår også som en del av oppdragets hovedoppgaver. Forsikring: Forretningsfører skal sørge for at Oppdragsgivers eiendommer er forsikret på en forsvarlig måte og ivareta Oppdragsgivers interesser i forsikringssaker. Forhandle fram hensiktmessig og fordelaktig forsikringsavtale. Strøm: Forhandle fram hensiktmessige og fordelaktige strømavtaler. Betaling av utgifter, bankkonti: Forretningsfører skal betale fra Oppdragsgivers konti: - faste kostnader som renter og avdrag på lån, forsikringspremier, offentlige avgifter, lønns- og personalkostnader, forretningsførerhonorar og lignende - drifts- og vedlikeholdskostnader og investeringer i driftsmidler ihht til godkjente budsjetter eller avtaler. - investeringer i fast eiendom, nybyggings- og rehabiliteringsprosjekter ihht til planer og budsjetter godkjent av styret. SSA- O Bilag Side 4 av 14

5 Arbeidsgiverforhold: Forretningsfører ivaretar Oppdragsgivers arbeidsgiveransvar overfor ansatte, herunder: - foreta ansettelser og oppsigelser. - utarbeide stillingsinstrukser og arbeidsreglement. - gjennomføre forhandlinger om lønns- og arbeidsvilkår. - sørge for lønnsutbetalinger og skattetrekk. - håndtere forsikrings- og pensjonsordninger. - ledelse av ansatte i Gjøvik Boligstiftelse - generell teknisk rådgivning til vaktmestere. Budsjetter, regnskap, årsmelding etc: Forretningsfører skal utarbeide forslag til årlige drifts-, vedlikeholds- og investeringsbudsjetter som periodiseres kvartalsvis og forelegges styret til godkjenning. Driftsbudsjettet skal inneholde forslag til husleiereguleringer. Det skal også utarbeides langtidsbudsjett en gang årlig. Forretningsfører skal føre regnskap og utarbeide årsprognoser som fremlegges for styret kvartalsvis. Forretningsfører skal også utarbeide forslag til årsoppgjør og årsmelding som fremlegges styret for godkjenning. Finansiering og kapitalforvaltning: Forretningsfører skal sørge for nødvendig finansiering av Oppdragsgivers virksomhet, herunder søke og forhandle om lån og tilskudd til godkjente investeringer. Optimalisering av låneporteføljen er en viktig oppgave. Låneopptak skal godkjennes av styret. Dersom ikke styret bestemmer annet, skal forretningsfører plassere Oppdragsgivers driftsog fondsmidler som bankinnskudd med best mulig avkastning. Offentlige rapporter: Forretningsfører skal sende inn offentlige rapporter som myndighetene krever vedrørende Oppdragsgivers forhold. Styremøter, årsmøter: Forretningsfører forbereder og innkaller til styremøter og årsmøter i samråd med Oppdragsgivers styreleder. Forretningsfører har rett og plikt til å delta på møtene med taleog forslagsrett. Forretningsfører fører møteprotokoller. Orientering, godkjennelse, arkivering Forretningsfører skal fremlegge for Oppdragsgivers styre følgende saker for orientering og/eller godkjennelse: - valg av bankforbindelse og avtale med denne. - opprettelse av bankkonti og hvem som disponerer disse. - vilkår for plassering av Oppdragsgivers drifts- og fondsmidler. - valg av revisor og avtale med denne. - valg av forsikringsselskap og avtale med dette. - resultat av årlige lønnsoppgjør. - ansattes pensjon- og forsikringsvilkår. - valg av arbeidsgiverorganisasjon. - investeringer i fast eiendom, nybyggings- og rehabiliteringsprosjekter Forretningsfører skal sørge for arkivering av Oppdragsgivers dokumenter. Arkiverte dokumenter skal være tilgjengelige for Gjøvik Boligstiftelse til en hver tid. Dokumentene skal arkiveres på en slik måte at man enkelt ved avtaleperiodens utløp kan overføre arkiverte dokumenter til ny avtalepart. SSA- O Bilag Side 5 av 14

6 Internkontroll Forretningsfører skal sørge for at internkontroll og skadeforebyggende tilltak gjennomføres. Andre driftsoppgaver: Forretningsfører skal sørge for å gjennomføre: - Utarbeidelse av periodiske vedlikeholdsplaner og sørge for gjennomføring av vedlikeholdsarbeider med mer. - Gjennomføring av radon, vann- og el-sjekker. - Håndtering av forsikringssaker Annet: Kjøp, nybygging og rehabilitering av boliger skjer på grunnlag av Gjøvik kommune, Oppland Fylkeskommune og Sykehuset Innlandets behov. Disse foretar tildeling av nye og brukte leiligheter. Forretningsfører skal i denne sammenheng holde nær kontakt med dem. Det foreligger avtale og rutinebeskrivelse med Gjøvik kommune for behandling av bl.a. leilighetstildelinger og sosiale problemer knyttet til leieforhold. Sosiale problemer forutsettes håndtert av kommunen. Oppdragsgiver eier Åslundmarka bo- og servicesenter i Hunndalen i Gjøvik by. Der er det inngått en egen avtale med bruker hvor Oppdragsgiver leier ut vaktmestertjenesten. Det foretas fakturering av de ulike tjenester mellom partene. 3.3 Tilleggsoppgaver for oppdraget Med tilleggsoppgaver menes oppgaver som forretningsfører skal utføre etter behov. Utførelse av disse oppgavene faktureres etter egne satser jmf bilag 5. Prosjekt- / tekniskeoppgaver: Forretningsfører skal ha sørge for og ha en koordineringsrolle for følgende oppgaver: - Prosjekt- og byggeledelse for nye byggeprosjekter - Prosjekt- og byggeledelse for rehabiliteringsprosjekter. - Evt. andre tekniske oppgaver. Det skal opprettes trekantavtaler, som regulerer oppgaver og ansvar mellom Gjøvik kommune eller Oppland Fylkeskommune / Sykehuset Innlandet, Oppdragsgiver og forretningsfører for de enkelte nybyggings- og rehabiliteringsprosjekter. Differensiering mellom nye bygg og arbeider på eksisterende bygningsmasse skal avklares med Oppdragsgiver før iverksetting. Grensegangen mellom løpende vedlikehold, som ligger inne i Hovedoppgaven og rehabilitering under Tilleggsoppgaver skal avklares med Oppdragsgiver før iverksetting Andre særskilte forvaltningsoppgaver: Forretningsfører skal utføre følgende oppgaver: - Forretningsførsel i byggetiden for nybyggings- og rehabiliteringsprosjekter. - Salg og kjøp av boenheter: Forretningsfører har ansvaret for salg og kjøp av boliger som styret vedtar, herunder inngå de enkelte megleroppdrag. - Evt. andre forvaltningstjenester. SSA- O Bilag Side 6 av 14

7 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget SSA- O Bilag Side 7 av 14

8 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Leverandøren skal utføre Oppdraget for Oppdragsgiver i perioden på de vilkår som framgår av kontrakten med bilag. Leverandørene skal utføre oppdraget innen: - definerte frister i lovverk, - og ihht avtalte frister med Oppdragsgiver. SSA- O Bilag Side 8 av 14

9 Bilag 4 Administrative bestemmelser Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn Tittel Adresse Telefon E-post For Konsulenten: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette virkedager/uker i forkant. Ellers gjelder følgende prosedyrer for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Konsulentens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) SSA- O Bilag Side 9 av 14

10 Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde Avtalen punkt 5.1 Møter Frist for innkallelse til møter: (Fylles ut dersom partene avtaler annen frist enn det som følger av avtalen) Rutiner for gjennomføring av møter: (Her kan det f. eks spesifiseres hvem som skal møte, hvor møtene holdes, krav til referat, hyppighet osv) SSA- O Bilag Side 10 av 14

11 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 Vederlag Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger: Pris pr boenhet - prising av Hovedoppgaver: Forretningsførerhonoraret skal dekke hovedoppgaver ihht Bilag 1. Honoraret skal oppgis som et fast beløp pr. boenhet og år. Forretningsførerhonorar: Kr. pr. boenhet pr. år eks. mva Forretningsførsel av Åslundmarka Bo- og servicesenter er inkludert i Hovedoppgaver. Timespris prising av Tilleggsoppgaver Skal dekke tilleggsoppgaver ihht. Bilag 1. Honoraret skal oppgis som timepris eks mva. Kr pr time, eks mva (forretningsfører / daglig-/fagligleder) Kr.pr time, eks mva (saksbehandler) Kr. pr time, eks mva (andre prosjekt-/tekniske-/koordinerings oppgaver) Honorar for hoved- og tilleggsoppgaver gjelder for Utlegg Alle kostnadene vedrørende forretningsførers kontordrift, herunder slik som men ikke begrenset til husleie, strøm, data, telefon, post, kopiering, renhold og lignende, skal dekkes av forretningsførerhonoraret. Det samme gjelder reise- og diettkostnader innenfor Gjøvik kommune dekkes av forretningsførerhonoraret. Utenfor Gjøvik kommune dekkes kostnadene ihht. til Statens regulativ eller etter regning SSA- O Bilag Side 11 av 14

12 Avtalen punkt 6.2 Fakturering Honoraret betales etterskuddsvis per måned. Betalingsbetingelser er 30 dager etter mottak av tilstrekkelig spesifisert og korrektfaktura. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. Faktura for hoved- og tilleggsoppgaver sendes til oppgitt fakturaadresse for attestering og anvisning. Forretningsfører kan deretter gjennomføre transaksjonen. Eventuelle avvik fra denne rutinen må avtales særskilt med Oppdragsgiver. Fakturaadresse: Faktura skal merkes med referansenummer navn Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Honorarsatsene kan reguleres én gang pr år, første gang pr 1. januar 2015, etter forhandlinger mellom partene. Dog skal økningen ikke overskride gjennomsnittlig lønns- og prisvekst for den aktuelle perioden. Det samme gjelder regulering av honoraret for Hovedoppgaven til forretningsfører oppimot antall boenheter. Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse (Fylles ut dersom det avtales andre dagbotsatser og/eller annen løpetid for dagboten enn det som følger av avtalen) Avtalt dagbotsats er % av samlet vederlag for leveransen eller antatt totalt honorar, eksklusive merverdiavgift Dagboten løper i kalenderdager Makismal dagbot er begrenset til kalenderdager eller % av samlet vederlag eksklusive merverdiavgift eller antatt totalt honorar SSA- O Bilag Side 12 av 14

13 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Punkt Pkt 2.1 Kommentar Femte og siste avsnitt, utgår i kontrakten. SSA- O Bilag Side 13 av 14

14 Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Nr Dato Endringen gjelder SSA- O Bilag Side 14 av 14