Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom

Transkript

1 Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom Sør-Trøndelag fylkeskommune Januar 2010

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg i perioden september 2009 til februar Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, 31. januar 2010 Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Hilde Løseth Modell /s/ Prosjektmedarbeider - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 3

4 Sammendrag I Plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av fylkestinget i sak 29/2009, ble forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom prioritert. Kontrollutvalget bestilte forvaltningsrevisjon i sak 38/2009 og ba i vedtaket om å iverksette en forvaltningsrevisjon med fokus på forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Eiendomsforvaltning er et omfattende område, og krever et bredt spekter av kompetanse. For fylkeskommunen vil det alltid være en vanskelig avveining mellom midler til vedlikehold av bygningsmassen og midler til de øvrige tjenestene som fylkeskommunen er pålagt å tilby innbyggerne. Det er viktig å huske på at godt bevarte bygninger legger mye av grunnlaget for produksjon av gode tjenester. Eiendomsforvaltning i kommunesektoren har de siste årene fått mye negativ omtale på grunn av det store vedlikeholdsetterslepet på den kommunale bygningsmassen landet over. Sør-Trøndelag fylkeskommune er intet unntak med et dokumentert vedlikeholdsetterslep på omlagt 900 millioner kroner. Samtidig pekes det også på at flere kommuner og fylkeskommuner har klart å snu trenden ved hjelp av økt fokus på eiendomsforvaltningen, og i Sør-Trøndelag fylkeskommune har økt fokus blant annet resultert i prosjekter som Skolebruksplan 3. Denne rapporten bygger på data fra intervju med ledelse og ansatte ved bygge- og eiendomstjenesten i fylkeskommunen, samt en spørreundersøkelse som ble gjennomført blant enhetsledere ved de videregående skolene, tannklinikkene, fylkesbiblioteket og utvalgte enheter i sentraladministrasjonen. I tillegg har vi også innhentet og gjennomgått dokumenter som er relevante for eiendomsforvaltning i fylkeskommunen. Alle intervjureferat er blitt verifisert av intervjuobjektet. Innsamlet data er blitt vurdert opp mot utvalgte revisjonskriterier, og i denne undersøkelsen har vi valgt å legge stor vekt på fylkeskommunens vedtatte eiendomsstrategi. Også anbefalinger i NOU 2004:22 "Velholdte bygninger gir mer til alle" har fått en sentral plass, spesielt i vurderingene rundt organisering. Hovedproblemstilling for denne forvaltningsrevisjonen har vært: Forvalter fylkeskommunen sine bygninger på en forsvarlig måte? Vi har valgt å konkretisere problemstillingen ved hjelp av følgende tre delproblemstillinger: 1. Organiseres forvaltningen av bygningsmassen på en hensiktsmessig måte? 2. Ivaretar bygge- og eiendomstjenesten fylkeskommunens eiendomsstrategi? 3. Ivaretas brukernes behov i fylkeskommunens bygg på en tilfredsstillende måte? Vår konklusjon på hovedproblemstillingen er at fylkeskommunen har forankret målene for eiendomsforvaltningen i en vedtatt eiendomsstrategi, men mangler en fullstendig og detaljert tilstandsvurdering som viser det samlede vedlikeholdsbehovet for hele bygningsmassen. Dette vil kunne legge et bedre grunnlag for å vedta nødvendige tiltak og planmessig vedlikehold av eiendomsmassen. Det er vårt inntrykk at Sør-Trøndelag fylkeskommune forvalter sine eiendommer på en forsvarlig måte, men at det med fordel kan gjennomføres et mer grundig arbeid knyttet til tilstandsvurderinger og dokumentasjon av vedlikeholdsbehovet for den samlede bygningsmassen. Arbeidet vil kunne bidra til et mer planmessig og verdibevarende vedlikehold av eiendomsmassen. 1. Organiseres forvaltningen av bygningsmassen på en hensiktsmessig måte? Vår konklusjon på delproblemstilling 1 tar utgangspunkt i anbefalingene i NOU 2004:22 for hva som kan defineres som en hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen i en kommune. I og med at driftsansvaret for de fylkeskommunale bygningene er delegert til enhetslederne, - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 4

5 innebærer det at deler av forvalterrollen ivaretas av de NOU 2004:22 definerer som brukere. Selv om fylkeskommunen ikke er organisert i tråd med anbefalingene fra Eiendomsforvaltningsutvalget, betyr ikke det at fylkeskommunens organisering av eiendomsforvaltningen nødvendigvis er uhensiktsmessig. Vi synes det er viktig at valg av type organisering skjer med utgangspunkt i hva som sikrer at realkapitalen av den fylkeskommunale bygningsmassen ivaretas på best mulig måte. 2. Ivaretar bygge- og eiendomstjenesten fylkeskommunens eiendomsstrategi? På grunnlag av den informasjonen vi har fått gjennom intervju og dokumentgjennomgang, er vårt inntrykk at fylkeskommunen og bygge- og eiendomstjenesten jobber kontinuerlig for å nå målene i eiendomsstrategien. Vår vurdering er at et mer helhetlig og planmessig vedlikehold av bygningsmassen vil kunne bidra til å opprettholde fylkeskommunens realkapital i årene som kommer. Samtidig er det viktig å huske på at løpende driftsoppgaver vil kunne redusere behovet for vedlikehold, og det er derfor viktig at de planlegges og utføres av personer med tilstrekkelig faglig kompetanse. 3. Ivaretas brukernes behov i fylkeskommunens bygg på en tilfredsstillende måte? Gjennom vår spørreundersøkelse blant brukerne av fylkeskommunens bygg, har vi fått et inntrykk av at de fleste er godt fornøyde med tilstanden på de byggene de disponerer i dag. Det er samtidig viktig å huske på at brukerne av byggene kan ha en annen opplevelse av vedlikeholdet og standarden på et bygg enn hva en person med fagkompetanse på område vil oppleve som tilfredsstillende. Anbefaling Vi anbefaler at arbeidet med å kartlegge tilstand og vedlikeholdsbehov ved den fylkeskommunale bygningsmassen videreføres og styrkes, og at det legges vekt på god dokumentasjon slik at det kan utarbeides en vedlikeholdsplan som er tilstrekkelig for å opprettholde eiendommenes verdi. Tilstandsvurderingene og dokumentasjonen av vedlikeholdsbehovet bør etter vår vurdering koordineres med det som allerede er registrert i "idrift", og det bør vurderes å kombinere langsiktige vedlikeholdsplaner med de årlige vedlikeholdsplanene som brukes i dag. For å oppnå et godt vedlikehold, vil det være avgjørende at man ser det i sammenheng med de daglige driftsoppgavene som utføres ute på enhetene. Vi vil ikke anbefale hvordan fylkeskommunen skal organisere eiendomsforvaltningen, men viser til at dagens organisering ikke er i samsvar med anbefalinger i NOU 2004:22 i og med at renhold og driftspersonal er underlagt enhetene, og ikke bygge- og eiendomstjenesten. Det vil likevel være opp til fylkeskommunen å finne den organisatoriske løsningen som vil passe best for deres virksomhet, og anbefalingene i NOU 2004:22 er ikke nødvendigvis noe fasitsvar. Vi håper at fylkeskommunen vil dra nytte av datamaterialet i denne rapporten i det videre arbeidet med organiseringen av eiendomsforvaltningen. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 5

6

7 Innholdsfortegnelse Sammendrag Innledning Bestilling Eiendomsforvaltning Eiendomsforvaltning i STFK Problemstillinger, avgrensning, metode og kriterier Problemstilling Avgrensning og metode Revisjonskriterier Organiseres eiendomsforvaltningen hensiktsmessig? Organisering og forvaltning av fast eiendom Revisjonskriterier Datainnsamling Nøkkeltall for bygningsmassen og eiendomsforvaltningen Oversikt over fylkeskommunens bygningsmasse Nøkkeltall for eiendomsforvaltningen og sammenligninger Revisors vurdering Ivaretakelse av eiendomsstrategien System for oppfølging av eiendomsstrategien Revisjonskriterier Datainnsamling Vedlikehold av bygningsmassen Revisjonskriterier Datainnsamling Ivaretakelse av forskriftsmessige krav Revisjonskriterier Datainnsamling Miljø og energibruk Revisjonskriterier Datainnsamling Arealutnyttelse Revisjonskriterier Datainnsamling Salg og utleie Revisjonskriterier Datainnsamling Revisors vurdering Høring Konklusjon og anbefalinger Konklusjon Konklusjon på hovedproblemstilling Konklusjon på delproblemstillingene Anbefaling Kilder Vedlegg 1 - Høringssvar Vedlegg 2 - Balanseførte verdier for fast eiendom i Vedlegg 3 - Oversikt over fylkeskommunens bygningsmasse Vedlegg 4 - Datamaterialet til spørreundersøkelsen Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 7

8 - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 8

9 1 Innledning 1.1 Bestilling Revisjon Midt-Norge IKS mottok brev fra Kontrollutvalgets sekretariat den om bestilling av forvaltningsrevisjon om forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom i Sør- Trøndelag fylkeskommune. Prosjektet ble prioritert i Plan for forvaltningsrevisjon som ble vedtatt av fylkestinget i sak 29/2009, og kontrollutvalgets sak 38/2009. I vedtaket bes det om at det legges frem en oversikt over Sør-Trøndelag fylkeskommunes eiendommer med størrelser, tilstand m.m. I saken vises det til at det er viktig å skaffe sikkerhet for at fylkeskommunen følger opp sin egen strategi for eiendomsforvaltning, har et system for hvordan eiendomsforvaltningen skal drives og følger opp vedtatte politiske målsettinger knyttet til eiendomsmassen. Hovedmålsettingen for forvaltningsrevisjonen er: Har Sør-Trøndelag fylkeskommune en eiendomsforvaltning som er i tråd med vedtatte målsettinger, og som er tilstrekkelig for å ivareta brukernes behov og bevare eiendommenes verdier og kvaliteter for ettertiden. 1.2 Eiendomsforvaltning Norske fylkeskommuner og kommuner forvalter store verdier i form av eiendommer og bygninger. I media og forskningssammenheng snakkes det stadig om kommuner som sliter med dårlig tilstand og mangelfullt vedlikehold på kommunens bygningsmasse, som er gått ut på dato grunnet nedsatt funksjonalitet. Årsaken til dette finner man i kommunenes vedlikeholdsetterslep, dvs. utsatt vedlikeholdsbehov på grunn av manglende bevilgninger av midler. I rapporten "Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde " 1 fra 2008 pekes det på at kommunal eiendomsforvaltning er komplekst, og har større utfordringer enn for eksempel eiendomsforvaltning hos private aktører. Dette skyldes at private aktører kun har ett formål; best mulig eiendomsforvaltning for å ivareta eiendomskapitalen. Kommunene må i større grad avveie vedlikehold opp mot den øvrige produksjon av tjenester de har ansvaret for. I samme rapport ble oppgraderingsbehovet for kommunale bygg i hele landet estimert til rundt 60 milliarder kroner. Rapporten viser til at en rekke (fylkes-)kommuner har tatt tak i vedlikeholdsproblematikken og klart å snu dårlige trender og etter hvert heve tilstanden på bygningsporteføljen. Suksesskriteriene er i følge rapporten å definere strategi og målsettinger for eiendomsforvaltningen, samt å forankre det politiske eierskapet til bygningsmassen. Dette betyr at de ulike behovene for vedlikehold og utvikling sees i sammenheng, og at det prioriteres ut fra dette Eiendomsforvaltning i STFK Sør-Trøndelag fylkeskommune eier mange bygninger, i hovedsak videregående skoler. Fylkestinget er eier av disse bygningene, mens bygge- og eiendomstjenesten ivaretar fylkeskommunens rolle som forvalter. Forvalterrollen innebærer drift, vedlikehold, utvikling, kjøp/salg og inn- og utleie. Fylkeskommunens eiendomsmasse består vesentlig av videregående skoler, tannklinikker, Fylkeshuset, samt noen gjenværende eiendommer bl.a. på Rotvoll totalt m², jf. strategiplan I følge strategiplanen er flere av de videregående skolene i så dårlig forfatning at de ikke oppfyller forskriftsmessige krav til skolebygg. Årsaken sies å være 1 Rapporten ble utarbeidet av Multiconsult og PricewaterhouseCoopers (PwC) på oppdrag for KS (Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon) i Den viser årsakssammenhenger og konsekvenser av mangelfullt vedlikehold, og hvilke tiltak som kan gjøres for at vedlikeholdet skal forbedres. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 9

10 lav årlig vedlikeholdsavsetning i perioden samt begrensede investeringsmidler, og har derfor medført et stort vedlikeholdsetterslep for den fylkeskommunale bygningsmassen. I vedlegg 2 har vi tatt inn en oversikt som viser Sør-Trøndelag fylkeskommunes balanseførte verdier for fast eiendom. Tallene er hentet fra årsregnskapet for Problemstillinger, avgrensning, metode og kriterier 2.1 Problemstilling Hovedproblemstillingen i undersøkelsen er: Forvalter fylkeskommunen sine bygninger på en forsvarlig måte? Problemstillingen belyses med følgende delproblemstillinger: 1. Organiseres forvaltningen av bygningsmassen på en hensiktsmessig måte? Problemstillingen vil omhandle følgende: - organisering - oversikt over eiendommer med størrelse, tilstand, leie/utleie m.m. - nøkkeltall for fylkeskommunens eiendomsforvaltning 2. Ivaretar bygge- og eiendomstjenesten fylkeskommunens eiendomsstrategi? Problemstillingen vil omhandle følgende: - system for oppfølging av eiendomsstrategien - vedlikehold av fylkeskommunens eiendomsmasse (opprettholdelse av realkapital 2 ) - forskriftsmessige krav til bygningsmassen - miljø og energiforbruk - arealutnyttelse - salg/utleie/sanering av ubenyttet bygningsmasse 3. Ivaretas brukernes behov i fylkeskommunens bygg på en tilfredsstillende måte? Delproblemstilling 1 og 2 vil bli besvart i hvert sitt kapittel, hvor innsamlet data vil bli vurdert opp mot relevante kriterier. Data og vurderinger rundt problemstilling 3 tas inn i besvarelsen av de to andre delproblemstillingene, avhengig av hvilket tema som belyses. 2.2 Avgrensning og metode Vi har i prosjektet gjennomført intervju med nøkkelpersoner som har ansvar for og oversikt over bygningsmassen i fylkeskommunen. Det er gjennomført intervju av leder, assisterende leder, forvaltere, saksbehandler for salg og utleie av fast eiendom, samt økonomirådgiver og konsulent ved bygge- og eiendomstjenesten. For å sikre at ingen blir feil sitert i rapporten, er alle intervjureferat verifisert. Det er i tillegg foretatt en gjennomgang av relevante dokumenter for å få informasjon om fylkeskommunens forvaltning av bygningsmassen. For å få svar på våre problemstillinger var det aktuelt å gjennomføre en spørreundersøkelse ved enhetene i fylkeskommunen, blant annet for å belyse brukernes oppfatning av organisering, ansvarsforhold og kommunikasjonen mellom bygge- og eiendomstjenesten og ledere for de ulike 2 Med realkapital menes faste eiendommer, anlegg og skog, driftsløsøre og andre eiendeler i næring og innbo og løsøre. Realkapital er en innsatsfaktor, og kan beskrives som alle fysiske gjenstander som bidrar i en produksjonsprosess. Kilde: wikipedia.no - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 10

11 enhetene, og om dette fungerer hensiktsmessig. I tillegg vil enhetslederne kunne gi oss informasjon om byggene de benytter tilfredsstiller deres behov for å utføre gode tjenester. Spørreundersøkelsen ble sendt ut til rektorer ved de videregående skolene, enhetslederne ved tannklinikkene, samt enhetslederne ved avdelinger i sentraladministrasjonen, fylkesbiblioteket og fylkestannlegen. Svaroppslutningen i undersøkelsen var på 79 %, noe som vi mener er en tilfredsstillende svarprosent. 41 % av de som har svart er enhetsledere ved de videregående skolene, 37 % er enhetsledere ved tannklinikkene og de resterende 22 % er enhetsledere ved sentraladministrasjonen, fylkesbiblioteket og fagenheten for videregående opplæring. Resultatene fra spørreundersøkelsen vil bli kommentert i kapittel 3 og 4. Den utsendte spørreundersøkelsen er lagt ved rapporten, se vedlegg 4. Spørsmålene i undersøkelsen har en skala fra 1 til 6, hvor 1 er "uenig" og 6 er "enig". Ved vurdering av resultatene har vi definert de som har svart 1 eller 2 som uenige, mens svaralternativ 3 og 4 er en midtkategori som vi tolker i retning av et nøytralt svar. Svaralternativ 5 og 6 er slått sammen til en tredje kategori, og de som har valgt et av de alternativene, har vi definert som enige. Vi har brukt informasjon fra Sør-Trøndelag fylkeskommunes strategiplan for , og regnskapsmaterialet som er brukt i rapporten er tatt fra årsregnskapet for Vi har valgt å se bort fra tomter, fylkesveger og evt. annet fast eiendom som ikke kan defineres som bygninger. Denne avgrensningen er i henhold til bestillingen fra kontrollutvalget. I våre vurderinger rundt fylkeskommunens bygningsmasse har vi ikke tatt stilling til det byggtekniske arbeidet som er gjort, og vi har heller ikke foretatt noen inspeksjon av bygningsmassen. Våre vurderinger baserer seg kun på den informasjon vi har fått gjennom intervjuer og dokumentinnsamling og -gjennomgang. I rapporten har vi brukt KOSTRA 3 -tall hentet fra Statistisk Sentralbyrå (SSB). KOSTRA har som overordnet mål å bringe frem relevant, pålitelig og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Nøkkeltallene kan brukes til å beregne produktivitet, prioriteringer og dekningsgrader, samt gi grunnlag for statistiske analyser. Kommunene kan sammenligne seg selv over tid, men også med andre kommuner eller landsgjennomsnitt. Rapporteringsmetodene er bygd opp slik at kommunene blir sammenlignbare, uavhengig av type organisering. Riktig regnskapsføring av de ulike tjenester er avgjørende for at nøkkeltallene SSB produserer og legger ut skal ha en tilstrekkelig kvalitet. Vi tar derfor forbehold om at tallene vi har brukt i denne rapporten gir et riktig bilde av situasjonen, da ansvaret for korrekt rapportering ligger hos den enkelte fylkeskommune. 2.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er målestokken i en forvaltningsrevisjon. Opplysningene som samles inn vurderes opp mot revisjonskriteriene, og munner ut i det som vil bli revisors vurderinger og til slutt rapportens konkusjon. Fylkeskommunen har vedtatt en egen eiendomsstrategi som vil bli benyttet som kriterie i prosjektet. I tillegg til fylkeskommunens egne vedtak, vil det vektlegges noen av anbefalinger for hvordan organisering av for hvordan forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg defineres i NOU :22 - "Velholdte bygninger gir mer til alle". Det ble nedsatt et 3 KOmmune-STat-RApportering 4 NOU (Norges offentlige utredninger) nedsettes av regjeringen eller et departement i form av et utvalg eller arbeidsgrupper som utreder forskjellige forhold i samfunnet - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 11

12 Eiendomsforvaltningsutvalg som fikk i oppdrag å stille opp kriterier for god eiendomsforvaltning. Utvalget overga rapporten til Kommunal- og regionaldepartementet den 5. november 2004, hvor kriteriene for god eiendomsforvaltning er nærmere konkretisert. I rapporten er det blant annet listet opp en rekke hovedkriterier for god eiendomsforvaltning: Det foreligger overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen Det foreligger et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Generelle delkriterier: o Tilfredsstillende prioriterte brukerbehov o Effektiv arealutnyttelse o Godt, verdibevarende vedlikehold o Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning o Målrettet utvikling av eiendommens kvaliteter o En hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen o Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter Lovpålagte krav overfor eier og bruker blir ivaretatt Disse hovedkriteriene sier noe om hva som kan defineres som god eiendomsforvaltning, og vil være sentrale i våre vurderinger. Vi vil spesielt vektlegge Eiendomsforvaltningsutvalgets anbefalinger når vi skal vurdere organisering av eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen. I tillegg vil vi også bruke kriterier hentet fra rapporten "Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde". Forskriftskrav i plan- og bygningsloven har fått en sentral rolle de senere årene, og bestemmelser i henhold til forskrift om krav til byggverk og produkter til byggverk (TEK) vil derfor legge grunnlag for deler av revisors vurderinger. Særskilt delegasjonsreglement for bygge- og eiendomstjenesten, vedtatt av Fylkestinget (FT 6/98), vil være en relevant revisjonskriterie for undersøkelsen. Anbefalinger i NOU 2004:22 og i rapporten "Vedlikehold i kommunesektoren" gis ikke like stor tyngde i forvaltningsrevisjon som revisjonskriterier hentet fra lovbestemmelser og vedtak fattet i fylkeskommunens egne beslutningsorganer. Vi synes likevel det er hensiktsmessig å vurdere disse anbefalingene om god eiendomsforvaltning opp mot fylkeskommunens plan- og styringssystem. Særlig anbefalinger i NOU 2004:22 vurderer vi til å ha stor faglig tyngde. Alle revisjonskriteriene som brukes vil bli nærmere beskrevet og konkretisert under hver problemstilling videre utover i rapporten. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 12

13 3 Organiseres eiendomsforvaltningen hensiktsmessig? I dette kapittelet skal vi ta for oss fylkeskommunens organisering av eiendomsforvaltningen. Vi vil vurdere den informasjonen vi har fått gjennom intervju og annen dokumentasjon opp mot fastsatte kriterier. Vi vil ikke komme med anbefalinger til valg av organisering det er en politisk vurdering. Vi har også valgt å ta inn diverse nøkkeltall fra KOSTRA i dette kapittelet. Disse vil være gjenstand for vurderinger knyttet til fylkeskommunens eiendomsforvaltning sammenlignet med andre fylkeskommuner og landsgjennomsnitt. I kontrollutvalgets bestilling ble det bedt om å legge frem en fullstendig oversikt over fylkeskommunens bygninger. Oversikten er lagt ved rapporten som et eget vedlegg, se vedlegg 3. Innholdet i oversikten har vi valgt å kommentere i dette kapittelet. 3.1 Organisering og forvaltning av fast eiendom Revisjonskriterier NOU 2004:22 - "Velholdte bygninger gir mer til alle" tar til orde for at organisering av eiendomsforvaltning bør ta utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av eiendommene. For en hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen anbefaler Eiendomsforvaltningsutvalget at den må sikres en viss selvstendighet sammenlignet med den øvrige kommunale forvaltningen, slik at det legges til rette for å se vedlikeholdet og de andre sidene ved eiendomsforvaltning i et samlet, langsiktig perspektiv. Dette tilsier som et minimum at eiendomsforvaltningen bør ivaretas gjennom egne organisatoriske enheter. Den vanligste modellen for forvaltning av fylkeskommunale bygninger er at fylkestinget ivaretar eierrollen, at et bygg- og eiendomskontor ivaretar forvalterrollen og at de enkelte fagetatene som skole osv., ivaretar brukerrollen for sine respektive bygninger. Figuren nedenfor illustrerer den anbefalte rollefordelingen i NOU 2004:22. Figur 1: Rollen som eier, forvalter og bruker i eiendomsforvaltning Kilde: NOU 2004:22, side 30. FDV står for forvaltning, drift og vedlikehold - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 13

14 God eiendomsforvaltning blir i rapporten definert som forvaltning som gir brukerne gode og effektive bygg til lavest mulig kostnad. Dette innebærer å skape best mulig rammevilkår for brukernes virksomhet over tid. Når man skal vurdere hva som er god eiendomsforvaltning må man ta hensyn til både brukernes, eierens og samfunnets interesser. For brukerne vil det blant annet være viktig med bygg som er i samsvar med deres praktiske behov, oppfyller krav til helse, miljø og sikkerhet, har riktig beliggenhet og god tilgjengelighet for alle brukere (universell utforming), samt at det har lett tilgjengelig drifts- og brukerservice. Samfunnsmessige interesser som er knyttet til eiendomsforvaltningen kan være miljøhensyn, kulturarv, estetikk, god økonomisk forvaltning av samfunnets ressurser og god kvalitet på offentlig tjenesteyting. Eierens interesser vil være å ivareta og utvikle realverdiene i eiendommen og oppnå størst mulig økonomisk avkastning av egenkapitalen. Foruten brukernes og samfunnsmessige interesser, vil eieren også være nødt til å oppfylle lov- og forskriftskrav. Sør-Trøndelag Fylkeskommune har i Fylkesting (FT 6/98) revidert og vedtatt et særskilt delegasjonsreglement for bygge- og eiendomstjenesten. Reglementet gir bestemmelser om ansvaret for blant annet drift, vedlikehold, forvaltning og omsetning av fylkeskommunens bygningsmasse. Ansvaret for drift er definert under punkt 5.1, og lyder som følger: "Fylkestinget delegerer til enhetene (skolene) å prioritere oppgaver innenfor den avsatte rammen innenfor årsbudsjettet." Med drift menes oppfølging av tekniske anlegg, energi og renhold, jf. reglementet Datainnsamling Gjennom intervju med nøkkelpersoner som jobber for bygge- og eiendomstjenesten til Sør- Trøndelag fylkeskommune, mener vi å ha fått et godt bilde av hvordan eiendomsforvaltningen er organisert. Resultatene fra spørreundersøkelsen har bidratt til å skape en forståelse av hvordan organiseringen fungerer i praksis. Slik fylkeskommunen er organisert i dag, har enhetslederne totalansvar for sin virksomhet. Ansvaret inkluderer også drift av bygg som enheten disponerer. Det innebærer at ansvaret for forvaltning, vedlikehold og utvikling av bygningsmassen og ansvaret for drift av bygningsmassen er delt mellom bygge- og eiendomstjenesten og den enkelte enhet. I praksis betyr dette at større vedlikeholdsprosjekter, utbygging, oppføring av nye bygg osv. ligger inn under budsjettet til bygge- og eiendomstjenesten, mens alle oppgaver knyttet til løpende drift av bygningene ligger under enhetenes budsjett. Enhetene gjelder i hovedsak de videregående skolene, deres skolebygg og evt. andre anlegg de måtte ha. Leder for bygge- og eiendomstjenesten har det totale prosjekt- og forvaltningsansvaret for bygningsmassen i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Assisterende bygge- og eiendomssjef er den som har hovedansvar for forvaltningen av bygningsmassen. Sammen med seks forvaltere ivaretas byggeeieransvaret for eiendommene. Bygningsmassen er fordelt mer eller mindre likt mellom de seks forvalterne, og disse knytter den direkte kontakten mellom bygge- og eiendomstjenesten og de enkelte enhetene. Bygge- og eiendomstjenesten har også en egen prosjektorganisering for nye byggeprosjekt i fylkeskommunen, for eksempel Skolebruksplan 3. Leder for bygge- og eiendomstjenesten har hovedansvar for alle byggeprosjekt. Figuren nedenfor viser organiseringen av eiendomsforvaltningen i Sør-Trøndelag fylkeskommune slik det er i dag. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 14

15 Figur 2:Organisasjonskart eiendomsforvaltning i Sør-Trøndelag Fylkeskommune FYLKESTINGET FYLKESRÅDMANNEN BYGGE- OG EIENDOMSTJENESTEN Leder HÅNDVERKER AVDELING FYLKESHUSET Forvaltning, drift og vedlikehold Nestleder Forvaltere/prosjektledere Økonomi/støtte FORVALTNING DRIFT VEDLIKEHOLD Forsikring Leie/utleie Kjøp/salg Rådgiving i-drift Rotvoll Kilde: Sør-Trøndelag Fylkeskommune v/bygge- og eiendomstjenesten Løpende og ekstraordinært I dag er det rektorene som har driftsansvaret for bygningsmassen ved sin skole, hvor utgifter til vaktmester, renhold og service inngår og belastes enhetens budsjett. Det betyr at driftpersonell er underlagt rektors instruksjonsmyndighet. Forvalterne ved bygge- og eiendomstjenesten har forvaltnings- og vedlikeholdsansvaret for sine bestemte enheter. Forvalterne samarbeider med driftpersonell og ledelse ute på enhetene, men på grunn av dagens organisering har de ingen instruksjonsmyndighet overfor den enkelte enhet. Det er enhetslederne som har myndighet til å bestemme hvilke tiltak som skal prioriteres innenfor sitt budsjett. Forvalterne fungerer som faglige rådgivere overfor driftspersonalet dersom enhetene ønsker det. Vi har i løpet av prosjektet gjennomført en spørreundersøkelse blant enhetsledere i Sør-Trøndelag fylkeskommune med fokus på brukernes behov og hvordan de opplever rollefordelingen mellom dem som brukere av byggene, og bygge- og eiendomstjenesten som skal ivareta eierrollen. Blant de spurte finnes det både brukere av fylkeskommunens bygg, men også brukere av bygg som eies og forvaltes av andre. Svarene vi fikk inn viser av 56,6 % benytter bygg som eies av Sør- Trøndelag fylkeskommune, mens 22,6 % er leietakere i andre kommunale bygg og 24,5 % leier hos private virksomheter. Med fokus på selve organiseringen av eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen, var vi interessert i å finne ut om brukerne av byggene synes det er klart definert hvem som har ansvaret for hva når det gjelder forvaltning, drift og vedlikehold av byggene. Av de som har svart, mener 69 % at det er et avklart ansvarsforhold mellom bygge- og eiendomstjenesten og de som brukere av bygget. 13 % av brukerne er uenige, jf. diagrammet nedenfor. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 15

16 Diagram 1: Det er et avklart ansvarsforhold mellom bygge- og eiendomstjenesten og meg som leietaker/bruker Kilde: Resultat fra spørreundersøkelse blant enhetsledere i fylkeskommunen Årsaken til ansvarsdelingen mellom enhetene og bygge- og eiendomstjenesten er, i følge en av forvalterne, store geografiske avstander i Sør-Trøndelag, samt politiske og administrative føringer på at enhetene skal være mest mulig selvdrevne. Ved spørsmål om svakheter med dagens ordning, sier ass. bygge- og eiendomssjef at det kunne vært ønskelig å ha vaktmestere og renholdere ansatt direkte under bygge- og eiendomstjenesten for å sikre riktig og lik prioritering av drift og vedlikehold av bygningene. Han mener likevel det er usikkert hvorvidt dette ville vært bedre med tanke på de lange avstandene mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, og samtidig har rektorene gitt uttrykk for at de gjerne vil ha renholderne og vaktmestrene underlagt sin enhet. Ulempene med dagens organisering er i følge bygge- og eiendomssjef at noen enheter bruker driftspersonellet til mange serviceoppgaver på bekostning av vedlikehold og teknisk drift. I tillegg er også fagmiljøene små, og driftspersonalets oppgaver kan få noe manglende oppmerksomhet ute på enhetene hvor annen tjenesteproduksjon står i hovedfokus, mener hun. Bygge- og eiendomssjef mener både dagens modell og andre alternative organisasjonsformer har svakheter, men at det rent byggfaglig hadde vært mest forsvarlig med sentral faglig styring. Avstand kan bli et problem ved sentralisering, men det er likevel mulig å finne løsninger hvor man beholder driftspersonalet ute på enhetene. En av forvalterne gir uttrykk for at det i enkelte tilfeller kan bli for sterk knytning mellom forvalter og ledere/rektorer slik det er i dag. Han mener videre at det kan føre til at forvalter blir for lite objektiv til de prioriteringer som bør gjøres, og man står i fare for å miste noe helhetstenkning som byggeier. For å unngå dette er det blitt innført rulleringsrutiner slik at de seks forvalterne skifter på enhetene med jevne mellomrom. Forvalteren mener også at organiseringen må ta hensyn til avstandene i Sør-Trøndelag, og at det ikke nødvendigvis trenger å være samme organisatoriske løsning for skolene i Trondheimsområdet, som for de ute i distriktene. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 16

17 Fordelene med dagens organisering er, i følge bygge- og eiendomssjef, styrket eierforhold ute på enhetene. Enhetslederne får eieransvar og den lokale tilhørligheten blir større. I tillegg er det også nærhet mellom enhetsleder og driftpersonell, mener hun. Som andre fordeler ved den eksisterende organiseringen nevnes også: effektivitet, lite papirarbeid og mindre ressursbruk. 3.2 Nøkkeltall for bygningsmassen og eiendomsforvaltningen Som et utgangspunkt for noen av våre vurderinger knyttet til fylkeskommunens eiendomsforvaltning, har vi valgt å innhente forskjellige typer nøkkeltall for eiendomsmassen og eiendomsforvaltningen til Sør-Trøndelag fylkeskommune Oversikt over fylkeskommunens bygningsmasse I sin bestilling ba Kontrollutvalget om å få lagt frem en oversikt over fylkeskommunens eiendommer med størrelse, tilstand m.m. Vi etterspurte en slik oversikt fra bygge- og eiendomstjenesten i oppstarten av prosjektet, og mottok et dokument som blant annet viser alle bygninger med areal pr. etasje og total, eie- /leieforhold og byggeår. På grunn av dokumentets størrelse og omfang har vi valgt å legge det med rapporten i sin helhet som et eget vedlegg. Vi ønsker likevel å kommentere innholdet av dokumentet i dette kapittelet. Av oversikten ser vi at fylkeskommunen stort sett eier all bygningsmasse knyttet til de videregående skolene. Ser man bort fra skolebyggene er det i hovedsak Fylkeshuset og anlegget på Rotvoll som kan anses som bygningsmasse av vesentlig størrelse og verdi. I følge leder for utleie og salg av fast eiendom i fylkeskommunen, har anlegget på Rotvoll blitt forsøkt solgt, men uten hell. Det vil bli gjort et nytt forsøk på å få eiendommen avhendt i løpet av vinteren Anlegget leies i dag ut til Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST). All eiendom fra sykehusreformen er i dag solgt, kun et par bygg tilknyttet Haukåsen og Østmarka er beholdt for å kunne tilby undervisning til pasienter Nøkkeltall for eiendomsforvaltningen og sammenligninger Vi har i undersøkelsen hentet nøkkeltall fra Statistisk Sentralbyrå, KOSTRA, som gir styringsinformasjon om eiendomsforvaltning i Sør-Trøndelag fylkeskommune sammenlignet med andre fylkeskommuner og landsgjennomsnitt. Vi har benyttet tall fra nivå 2 detaljerte nøkkeltall som gir grunnlag for å gå dypere inn i eiendomsforvaltningen til fylkeskommunen. Bygge- og eiendomstjenesten opplyser at de ikke har tatt i bruk KOSTRA-tall for sammenligning med andre fylkeskommuner når det gjelder deres eiendomsforvaltning. De har i stedet vært mest opptatt av å følge sin egen utvikling de siste årene. Vi har valgt å sammenligne fylkeskommunen med Nord-Trøndelag fylkeskommune og Møre og Romsdal fylkeskommune. I tillegg har vi også tatt med landsgjennomsnittet. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 17

18 Tabell 1: Prioritering av eiendomsforvaltningen i fylkeskommunen. Nøkkeltallene viser hvordan frie inntekter er fordelt til ulike formål Prioritering for regnskapsåret 2008 Sør-Trøndelag fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Møre og Romsdal fylkeskommune Alle fylkeskommuner unntatt Oslo Utgifter til eiendomsforvaltning pr. innbygger - kr Utgifter til eiendomsforvaltning i prosent av samlede utgifter 8,7 % 9 % 8,9 % 9,7 % Investeringsutgifter til eiendomsforvaltningen pr. innbygger - kr Kilde: Statistisk Sentralbyrå Vi ser at utgifter til eiendomsforvaltning pr. innbygger og i % av samlede utgifter er lavere enn de andre fylkeskommunene og landsgjennomsnittet. Det samme gjelder for investeringsutgifter til eiendomsforvaltningen. Tallene indikerer at fylkeskommunen i 2008 har prioritert eiendomsforvaltning lavere enn de andre fylkeskommunene. Tabell 2: Dekningsgrad for fylkeskommunal bygningsmasse. Dekningsgraden viser samlet areal i forhold til antall innbyggere Dekningsgrader for regnskapsåret 2008 Sør-Trøndelag fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Møre og Romsdal fylkeskommune Alle fylkeskommuner unntatt Oslo Samlet areal bygg i kvadratmeter pr. innbygger 0,96 1,54 1,1 1 Samlet eid areal i kvadratmeter pr. innbygger 0,83 1,41 0,95 0,92 Samlet leid areal i kvadratmeter pr. innbygger 0,1 0,13 0,15 0,09 Kilde: Statistisk Sentralbyrå Tabellen viser at samlet areal pr. innbygger er noe lavere sammenlignet med de andre fylkeskommunene og landsgjennomsnittet. Det samme gjelder også for eid areal. Samlet leid areal er noe høyere for fylkeskommunen sammenlignet med landsgjennomsnittet, mens det igjen er lavere enn Nord-Trøndelag fylkeskommune og Møre og Romsdal fylkeskommune. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 18

19 Tabell 3: Produktivitetstall for den fylkeskommunale bygningsmassen. Produktivitet måles på grunnlag av kostnader sett i forhold til antall kvadratmeter Produktivitet for regnskapsåret 2008 Sør-Trøndelag fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Møre og Romsdal fylkeskommune Alle fylkeskommuner unntatt Oslo Utgifter til eiendomsforvaltning pr. kvadratmeter i kr Utgifter til eid bygg pr. kvadratmeter i kr Utgifter til leid bygg pr. kvadratmeter i kr Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter pr. kvadratmeter i kr Utgifter til driftsaktiviteter pr. kvadratmeter i kr Utgifter til energi pr. kvadratmeter i kr Kilde: Statistisk Sentralbyrå Nøkkeltallene viser at utgifter til eiendomsforvaltning pr. kvadratmeter ligger under landsgjennomsnittet, mens det ligger noe over sammenlignet med Nord-Trøndelag fylkeskommune og Møre og Romsdal fylkeskommune. Utgifter til eid bygningsmasse viser samme tendens som overnevnte, mens for utgifter til leide bygg er Sør-Trøndelag fylkeskommune lavest i sammenligningen. Når det gjelder utgifter til vedlikehold pr. kvadratmeter, ligger både Sør-Trøndelag fylkeskommune og Nord-Trøndelag fylkeskommune lavt. Landgjennomsnittet ligger noe høyere, mens Møre og Romsdal fylkeskommune ligger høyest med kr. 107 pr. kvadratmeter. Sammenlignet med Multiconsults anbefalte normtall for årlig vedlikeholdskostnader på kr. 170 pr. kvadratmeter, ligger samtlige av fylkeskommunene langt unna et tilfredsstillende nivå. Sør-Trøndelag fylkeskommune ligger høyere enn både Nord-Trøndelag fylkeskommune og Møre og Romsdal fylkeskommune når det gjelder utgifter til driftsaktiviteter pr. kvadratmeter. De ligger likevel noe lavere enn landsgjennomsnittet. Utgifter til energi er høyere i fylkeskommunen enn sammenlignet med de andre. Tabell 4: Produktivitet for fylkeskommunale skolebygg. Produktivitet måles på grunnlag av kostnader sett i forhold til antall kvadratmeter Produktivitet for skolebygg regnskapsåret 2008 Sør-Trøndelag fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Møre og Romsdal fylkeskommune Alle fylkeskommuner unntatt Oslo Utgifter til skolelokaler pr. kvadratmeter i kr Utgifter til vedlikehold pr. kvadratmeter skolebygg Utgifter til driftsaktivitet pr. kvadratmeter skolebygg Utgifter til energikostnad pr. kvadratmeter skolebygg Kilde: Statistisk Sentralbyrå Nøkkeltallene viser at fylkeskommunen ligger under gjennomsnittet når det gjelder de totale utgiftene til skolebygg. Det samme gjelder også for utgifter til vedlikehold og drift, mens energiutgifter ligger likt med gjennomsnittet og noe over Nord-Trøndelag fylkeskommune og Møre og Romsdal fylkeskommune - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 19

20 3.3 Revisors vurdering Organisering Anbefalingene i NOU 2004:22 sier at organisering av eiendomsforvaltningen i kommunene bør ta utgangspunkt i rollene som eier, forvalter og bruker av eiendommene. Fylkeskommunen har i hovedsak organisert eiendomsforvaltningen i tråd med disse anbefalingene. Unntaket er ansvaret for driftsoppgavene som er delegert ut til den enkelte enhet i stedet for å være underlagt den sentrale bygge- og eiendomstjenesten. Valget av denne type organisering er en konsekvens av politiske og administrative føringer slik at enhetene skal være mest mulig selvdrevne. På grunnlag av den informasjonen vi har samlet inn i løpet av prosjektet, ser vi at dagens ordning både har sterke og svake sider, og at praktiske løsninger ofte går foran de mest faglig korrekte løsninger. Enhetslederne (rektorene) virker å være svært tilfreds med å ha driftspersonalet på skolen underlagt sin instruksjonsmyndighet, mens flere av de ved bygge- og eiendomstjenesten mener dette fører til mangel på faglige vurderinger og prioriteringer når det kommer til byggenes tilstand og vedlikeholdsbehov. Også bygge- og eiendomssjef tar til orde for at sentral styring av driftspersonalet ville vært mest forsvarlig for det byggfagige arbeidet som blir gjort ute på enhetene, noe som er i samsvar med anbefalingene i NOU 2004:22. Det er likevel ikke til å komme unna at de lange avstandene i fylket kan føre til vanskeligheter dersom alt driftpersonell skulle vært ansatt under bygge- og eiendomstjenesten. Vi vil ikke anbefale hvordan fylkeskommunen skal organisere eiendomsforvaltningen, men viser til at dagens organisering ikke er i samsvar med anbefalinger i NOU 2004:22 i og med at renhold og driftspersonal er underlagt enhetene, og ikke bygge- og eiendomstjenesten. Våre vurderinger tar utgangspunkt i Eiendomsutvalgets anbefalinger om hvordan en kommune bør organisere sin eiendomsforvaltning, og på grunnlag av det kan vi si at fylkeskommunen ikke har organisert sin virksomhet i henhold til anbefalingene. Det vil likevel være opp til fylkeskommunen å finne den organisatoriske løsningen som vil passe best for deres virksomhet, og anbefalingene i NOU 2004:22 vil ikke nødvendigvis være noe fasitsvar. Nøkkeltall Ved å bruke KOSTRA som utgangspunkt for analyse og sammenligninger av eiendomsforvaltningen og utgifter til vedlikehold av bygningsmassen i fylkeskommunen, kan det se ut som at dette har vært noe nedprioritert sammenlignet med andre fylkeskommuner. Vi kan også se tegn til at energikostnadene ligger noe over de gjennomsnittlige utgiftene til energi blant fylkeskommunene i landet. Selv om KOSTRA-tallene ikke nødvendigvis forteller hele sannheten, kan det gi oss en indikasjon på forholdet. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 20

21 4 Ivaretakelse av eiendomsstrategien 4.1 System for oppfølging av eiendomsstrategien Revisjonskriterier I NOU 2004:22 har Eiendomsutvalget har pekt på at det er viktig å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi hvor vedlikehold inngår som et vesentlig element. Denne strategien må forankres i fylkeskommunens overordnede styringsdokumenter. I rapporten nevnes det som et av hovedkriteriene for god eiendomsforvaltning at det bør foreligge et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. I rapporten "Vedlikehold i kommunesektoren" pekes det også på gode styringsdata som grunnlag for vurderinger og prioriteringer på administrativt og politisk nivå Datainnsamling Sør-Trøndelag fylkeskommune har i strategiplan for vedtatt en egen eiendomsstrategi som omfatter hele den fylkeskommunale bygningsmassen Den er nedfelt i flere politiske vedtak de siste årene og bygger på følgende hovedprinsipp: 1. Fylkeskommunens eiendommer er i hovedsak for egne virksomheter og med langsiktig bruk. For disse byggene er det mest økonomisk å sitte som eier (15 år eller mer). Godt eierskap innebærer systematisk verdibevarende vedlikehold slik at realkapitalen ikke reduseres med mer enn årlig slitasje. Skolebyggene må i tillegg løpende tilpasses endrede pedagogiske og forskriftsmessige krav slik at elever og ansatte tilbys gode arbeidsforhold. 2. Eiendommer som ikke er til nytte for fylkeskommunens virksomhet selges eller leies ut med sikte på best mulig avkastning. Enkeltbygninger som ikke lenger er tjenelige til egen virksomhet og ikke så lett kan avhendes fordi de inngår i større anlegg, bør vurderes sanert dersom det ikke er andre forhold som tilsier bevaring. 3. Fradeling, omregulering og salg av tomteareal bør vurderes der det opplagt er overskuddsareal i forhold til fylkeskommunens nåværende og framtidige behov. I forbindelse med Skolebruksplan 3 vil flere eiendommer bli vurdert fradelt og solgt for å skaffe midler til nødvendige utbyggingstiltak. 4. Bygninger og anlegg ved de videregående skolene skal synliggjøre fylkeskommunens regionalpolitiske, pedagogiske og miljømessige ambisjoner og mål. 5. På grunn av fylkeskommunens langsiktige eierperspektiv er det ekstra viktig at skoleanleggene prosjekteres og bygges for en levetid på minimum 60 år og med et nøkternt vedlikeholds-, drifts- og energibehov. 6. Manglende politisk prioritering av bygningsmessig og teknisk vedlikehold har ført til et stort vedlikeholdsetterslep på fylkeskommunale bygninger og anlegg. Dette er ugunstig både ut fra en økonomisk og samfunnsmessig betraktning. I kommende periode bør det investeres mye for å ta igjen etterslepet og komme opp på ønsket standard. - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 21

22 I tillegg til hovedprinsippene ovenfor er det også tatt inn målsetninger for blant annet arealeffektivisering, miljø, energibruk og salg av eiendommer. I følge bygge- og eiendomssjef er rapportering og oppfølging av eiendomsstrategien er del av årsrapporten som utarbeides for bygge- og eiendomstjenesten. I tillegg er også strategidokumentet i seg selv er en beskrivelse av virksomheten, og den holdes løpende oppdatert vedrørende status på bygningsmassen. Fylkestinget kan be om spesielle utredninger på enkeltsaker, f. eks. energiforbruk. Det rapporteres også i forbindelse med spesielle saker eller vedtak. Eksempel på slik rapportering er vedtaket om salg av eiendommene på Rotvoll. Bygge- og eiendomstjenesten bruker dataverktøyet "idrift" for registrering av vedlikeholdsbehov og tilhørende tiltak for bygningsmassen. Vedlikeholdstiltakene kategoriseres etter første-, andreog tredjeprioritet i henhold til Norsk Standard for tilstandsanalyse av byggverk (NS 3424), og er bestemmende for i hvilken rekkefølge tiltakene gjennomføres. Forvalterne og ledelsen i bygge- og eiendomstjenesten henter ut vedlikeholdsbehovet registrert i "idrift" og foretar faglige vurderinger knyttet til prioritering av vedlikeholdstiltakene. Deretter sendes saken om vedlikehold av bygningsmassen til politisk behandling. Bygge- og eiendomstjenesten informerer om at i tillegg til de moduler som framgår av avsnittet ovenfor, ble "idrift" utvidet med en egen eiendomsmodul i Denne modulen inneholder all basisinformasjon om den enkelte eiendom/bygning slik som generell eiendomsinformasjon, hjemmelsdokumenter, avtaler mv. Diagram 2: Jeg oppfatter at bygge- og eiendomstjenesten har tilfredsstillende oversikt over vedlikeholdsbehovet for mitt/mine bygg Kilde: Resultat fra spørreundersøkelse blant enhetsledere i fylkeskommunen Av de spurte i vår brukerundersøkelse, mener hele 57,7 % at bygge- og eiendomstjenesten har god oversikt over vedlikeholdsbehovet for byggene ved deres enhet. Det indikerer at "idrift"-systemet og kommunikasjonen mellom forvalterne som representant for bygge- og eiendomstjenesten og enhetslederne fungerer tilfredsstillende. "idrift" gir en oversikt over teknisk tilstand på bygningsmassen. "idrift" har også en renholdsmodul som sikrer lik planlegging for renhold i fylkeskommunen, og enhetene får tilført ressurser i henhold til denne. I tillegg er det en energimodul som viser energiforbruket for det - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 22

23 enkelte bygg, samt en egen modul for brannvernsdokumentasjon og annen dokumentasjon tilknyttet bygget. "idrift" er knyttet opp mot "Elark" som gjør det er mulig å hente dokumentasjon herfra. "idrift" er et system som er utviklet for å være tilpasset Sør-Trøndelag fylkeskommunes virksomhet, og en av forvalterne i bygge- og eiendomstjenesten har vært en aktiv pådriver i utviklingen av systemet. Samme person er i dag ansvarlig for oppfølging av systemet internt i fylkeskommunen. Selve driftingen av systemet håndteres av fylkeskommunens IKT-tjeneste. Som en direkte konsekvens av at systemet er skreddersydd for Sør-Trøndelag fylkeskommune, er det få brukere av systemet utenom fylkeskommunen. Firmaet som i dag selger systemet har ikke klart å skaffe nok kunder til å drive tilstrekkelig videreutvikling. I følge ansvarlig for systemet utgjør dette en svakhet, og gjør det krevende å holde systemet oppdatert og tilrettelagt for byggeog eiendomstjenestens behov til en hver tid. Fordelen er likevel at systemet er godt tilpasset fylkeskommunen slik organiseringen fungerer i dag samt at det brukes aktivt. 4.2 Vedlikehold av bygningsmassen Revisjonskriterier NOU 2004:22 viser til at planmessig, forbebyggende vedlikehold vil redusere risikoen for uforutsette skader. Når det planmessige vedlikehold blir forsømt, øker skadeomfanget. Dermed øker kostnadsbehovet til reparasjonsarbeid, etter hvert mer enn det som er spart ved å redusere det planmessige vedlikeholdet. Dersom reparasjonsarbeidene forsømmes, øker skadeomfanget, og eiendommen får et akselererende forfall. Figur 3: Optimalt vedlikehold i forhold til grad av vedlikehold. Kilde: Norges byggforskningsinstitutt og riksrevisjonen , side 17 Av figuren over ser en at ved økt periodisk vedlikehold, synker det løpende vedlikehold. Foretar man for mye periodisk vedlikehold, vil imidlertid de totale vedlikeholdskostnadene bli høyere. Tilsvarende er det hvis man foretar et for omfattende løpende vedlikehold, slik at behovet for periodisk vedlikehold blir mindre, men samtidig vil totale vedlikeholdskostnader være for høyt. I rapporten om vedlikehold i kommunesektoren, tas det til orde for utarbeidelse av vedlikeholdsstrategi som skal omfatte og konkretisere målsetninger for vedlikehold av - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 23

24 bygningsmassen, og som beskriver hvordan disse målene skal nås. Anbefalingene i rapporten baserer seg på Multiconsults tidligere erfaring som rådgivere innen bygg- og eiendomsforvaltning. De mener at en manglende definert strategi for vedlikehold ofte fører til ubevisst "akuttstrategi", dvs. at alt foregår ved "brannslukning". Dette vil totalt gi et mer kostbart vedlikehold pga. lite planmessig vedlikehold som igjen medfører store vedlikeholdsetterslep og dårlig opprettholdelse av bygningsmassens realkapital. I NOU 2004:22 knyttes planmessig vedlikehold til systemer og verktøy som kartlegger det langsiktige vedlikeholdsbehovet, og at god dokumentasjon er en viktig forutsetning for at vedlikeholdsbehovet blir prioritert. I fylkeskommunens vedtatte eiendomsstrategi understrekes det at godt eierskap innebærer systematisk verdibevarende vedlikehold slik at realkapitalen på bygningsmassen ikke reduseres mer enn årlig slitasje. Det står videre at manglende politisk prioritering av bygningsmessig og teknisk vedlikehold har ført til et stort vedlikeholdsetterslep på fylkeskommunens bygg og anlegg. I strategien heter det at i kommende periode bør det investeres mye for å ta igjen etterslepet og komme opp på ønsket standard Datainnsamling Ass. bygge- og eiendomssjef forteller at fylkeskommunen hadde en kartlegging av bygningsmassens vedlikeholdsetterslep i 2005/2006, hvor samlet etterslep og behov for utvikling ble anslått til omkring 900 millioner kroner. I 2002 ble prosjektet "Bedre skolebygg" satt i gang. Dette gjaldt ombygging av skolene for bedre pedagogisk og teknisk standard. I eiendomsstrategien for opplyses det at prosjektet "Bedre skolebygg" har gitt tidsriktige lokaler i deler av bygningsmassen, men at flere av bygningene fortsatt er lite hensiktsmessig innredet med tanke på pedagogisk praksis og de krav som stilles til en moderne læringsarena. Det siste prosjektet som er igangsatt i fylkeskommunen er Skolebruksplan 3. Prosjektet er satt i gang som en følge av at ni av de videregående skolene i fylkeskommunen ikke er godkjent i forhold til de forskriftsmessige krav som stilles for skolebygg. I eiendomsstrategien er det gitt en oversikt som viser hvilke bygg som har mangler og hvor omfattende de er. Fylkeskommunen tar sikte på å "bygge seg ut" av vedlikeholdsetterslepet samtidig som man reduserer arealet (arealeffektivisering), energibehovet og vedlikeholdsbehovet. Poenget med å redusere arealet er at det vil redusere framtidige FDV 5 -kostnader, som f. eks. vaktmester, renhold, energi og årlig vedlikehold. Også nøkkeltallene hentet fra KOSTRA indikerer at Sør-Trøndelag fylkeskommune har hatt en lavere prioritering av vedlikehold av eiendomsmassen enn sammenlignet med andre fylkeskommuner. Nøkkeltallene gjelder for året Forvaltning, drift og vedlikehold - Forvaltning, drift og vedlikehold av fast eiendom - 24