Del 1 er en kort introduksjon til de som skal kartlegge mulighetene for telemedisin i en region, foretak eller institusjon.

Transkript

1 1 Innledning Denne veiledningen er en oversatt og bearbeidet versjon av Guidelines for a country feasasibility study utarbeidet av Nasjonalt sentre for telemedisin (NST) 1 på oppdrag fra Verdens Helseorganisasjon (WHO). 2 Veiledningen bygger på NSTs erfaringer med telemedisin i mer enn ti år og litteratur på området. Vi har tatt utgangspunkt i nasjonale planer for IKT i helsevesenet: 3 som er en tiltaksplan for elektronisk samhandling i sosial- og helsesektoren og skisserer statlige tiltak i perioden. I planen står det at bruk av telemedisinske løsninger skal være utbredt over hele landet i løpet av planperioden. Evalueringen av planen konkluderer med at Norge har hatt god nytte av og fortsatt har behov for statlig IT-strategi. 4 Ny nasjonal strategi for elektronisk samarbeid i helse- og sosialsektoren, S@mspill 2007 er utarbeidet og lansert for perioden 2004 til Visjonen for denne strategien er at pasienters og brukeres møte med tjenestene skal oppleves som helhetlige forløp. Del 1 er en kort introduksjon til de som skal kartlegge mulighetene for telemedisin i en region, foretak eller institusjon. Del 2 tar for seg fasen etter kartleggingen og er en sjekkliste ved innføring av en telemedisinsk tjeneste. Dette dokumentet er ment som førstehjelp i telemedisin. Det er ingen fasit eller fullstendig liste over alle tenkelige spørsmål ved kartlegging av behov og implementering av telemedisin i en organisasjon. Dersom du har lest eller brukt veiledningen, vil vi gjerne høre hva du som bruker synes. Ris og ros og forslag til forbedringer mottas med takk. 5 2 Bakgrunn: Telemedisin hva og hvorfor Det finnes mange definisjoner på telemedisin og mange begreper for det samme. I Norge er telemedisin et innarbeidet begrep, men IKT og helse og e-helse brukes også. Begrepene går mye over i hverandre. Vi tar utgangspunkt i definisjonen fra Advanced Informatics in Medicine 1991, der telemedisin defineres som: Undersøkelse, overvåkning, behandling og administrasjon av pasienter og personale via systemer som gir umiddelbar tilgang til ekspertise og pasientinformasjon uavhengig av hvor pasienten eller relevant informasjon er geografisk plassert. Det bør understrekes at telemedisin er en prosess der teknologi bare er en av flere faktorer. Telemedisin er i seg selv verken nye tjenester eller ny teknologi, men et virkemiddel for å gjøre eksisterende helsetjenester bedre og mer tilgjengelig for flere. Mulighetene innen telemedisin er mange og brukergruppene svært ulike. En ny telemedisinsk løsning kan for eksempel gjøre hverdagen lettere for barn med diabetes og deres familier. Ved hjelp av enkelt utstyr kan foreldre få oversendt blodsukkermålinger fra barnet til sin mobiltelefon. Telemedisin kan For hele dokumentet, se Send en e- post til Tove Sørensen, NST: tove.sorensen@telemed.no

2 også gjøre det lettere for pasienter å kontakte sin fastlege over Internett, eller bidra til overføring av et barns hjertelyd via e-post fra kommunelege til spesialist for vurdering. 6 Et felles fysisk klasserom er ikke lenger en forutsetning for undervisning og videreutdanning. Ved hjelp av videokonferanse kan studenter følge undervisning via Internett eller fra et lokalt studio. Et fagnett kan knytte medisinske profesjoner sammen via et intranett. Nettet er tilpasset ulike profesjoners behov for kommunikasjon. 7 Telemedisinske tjenester kan utfordre lover om sikkerhet og behandling av personsensitive opplysninger. Et nært samarbeid med Datatilsynet som forvalter noen av disse lovene er derfor viktig. Det kan også være utfordrende å innføre nye tjenester i helsevesenet. Innføringen av tjenestene må finansieres og de skaper i sin tur behov for nye takst- og refusjonsordninger for helsepersonell. Ofte krever innføringen av telemedisinske tjenester organisasjonsendringer. 2.1 Aktører i Norge I Norge er det flere aktører innen dette feltet. NST har ansvar for utvikling av telemedisin nasjonalt. NST har regionkontakter i 4 regionale helseforetak (RHF), som har kartlagt telemedisinsk aktivitet i Norge og utviklet en database hvor informasjon om prosjekter og aktiviteter samles fortløpende. 8 Kompetansesenteret for informasjonsteknologi i helsevesenet, KITH i Trondheim, arbeider spesielt med å utvikle standarder innenfor telemedisin. Forskningsrådet har etablert et forsknings- og utviklingssenter for elektronisk pasientjournal ved NTNU, EPJ-senteret. KoKom i Bergen jobber spesielt med den medisinske nødmeldetjenesten. Videre finnes det fem helsenett i Norge, som fra skal fungere som en juridisk driftsorganisasjon. Intervensjonssenteret ved Rikshospitalet har flere telemedisinske prosjekter på gang. Flere andre offentlige og private aktører arbeider også med telemedisin. 9 3 Del 1: Kartlegging av behovet for telemedisin Det er mange spørsmål å tenke på i en behovskartlegging. Ofte har den som skal gjøre kartleggingen en del kunnskap om regionen og egne oppfatninger om hva som trengs akkurat her. Det kan derfor være lett å overse forhold som burde undersøkes og ikke bare antas. Vi har derfor laget en kortfattet oppsummering av spørsmål som kan være nyttig å stille i en kartleggingsfase. Spørsmålene er inndelt i fire tema: Status Organisering Finansiering Tekniske vurderinger 3.1 Status Innføring av telemedisin og effektene av disse, vil som regel variere avhengig av den enkelte institusjon eller region. 10 Det er derfor ofte nødvendig å starte med en behovskartlegging som 6 Mere informasjon: 7 Eksempler på undervisningsmuligheter og fagnett kan sees på: 8 Se 9 Eksempler på aktører, se rapporten Telemedk@rt 2003, vedlegg 2: 10 Hailey et al,

3 definerer mål, funksjoner og helseinformasjonsflyten, samt vurderer eksisterende informasjonssystemer. 11 Følgende spørsmål kan være nyttig i forhold til å beskrive status og ansvar for telemedisin i regionen eller institusjonen: Hva er hovedutfordringene i det aktuelle RHF? Finnes det strategiplaner for innføring av telemedisin i det aktuelle RHF eller ved det aktuelle foretak? Er det noen spesielle helsetjenester som har hovedfokus? Er det noen av disse som er spesielt egnet for telemedisin og på hvilken måte? Har det vært gjennomført telemedisinske prosjekter i regionen og hvilke erfaringer har man med disse? Finnes det telemedisinske rutinetjenester i regionen og hvilke erfaringer har man med disse? Er det noen ressurser (personer/økonomiske midler) avsatt til telemedisin i regionen eller institusjonen? 3.2 Organisering Erfaringene viser at de største utfordringene ved innføring av telemedisin ligger i organisering av tjenesten. Innføring av teknologi i en organisasjon vil føre til endring i arbeidsmønstre og rutiner og kan utfordre eksisterende hierarki og ansvarsforhold, innenfor hver enkelt avdeling eller organisasjon, men også institusjoner imellom. En del problemer kan løses ved hjelp av avtaler og tidlig avklaring av ansvarsforhold. Det kan ofte være nyttig å utnevne kontaktpersoner med klart definerte oppgaver så tidlig som mulig i prosessen. Aktuelle spørsmål i forbindelse med organisering: Hvilke erfaringer finnes? Hvilke geografiske områder, lokale institusjoner eller helsetjenester vil bli involvert i et telemedisinsk prosjekt eller tjeneste? Hvorfor er disse områder og institusjoner anbefalt? Hvilken type menneskelige ressurser er tilgjengelig? Hvordan er IKT kunnskapen blant nøkkelpersonell? Hvilke opplæringsprogrammer vil det være behov for? Hvor stort behov er det for informasjon og brukermedvirkning? Vurder sikkerhet og risiko for den telemedisinske tjenesten i forhold til lovgivning på området Dersom den telemedisinske tjenesten vil gå på tvers av helseregioner eller landegrenser, hvilke avtaler må være på plass? 3.3 Finansiering Finansiering av en telemedisinsk tjeneste kan deles inn i to typer, utstyrsinvesteringer og driftskostnader. Det kan ofte være enklere å skaffe finansiering til et telemedisinsk prosjekt enn til driften av en tjeneste. Det kan derfor ikke understrekes nok hvor viktig det er å vurdere prosjektet eller tjenesten med tanke på volum (pasienter, tilfeller) og mulige innsparinger på sikt. Det er viktig å få en 11 Behovskartlegginger kan utføres med egne ressurser, hvis man har kompetanse på dette. Kartlegginger og rapporter for muligheter som involverer telemedisin der det er behov for det kan også utarbeides av NST eller konsulentfirmaer som har spesialisert seg på helsevesenet. Flere oppdrag er utført som et samarbeid med disse parter det siste året. 3

4 oversikt over de økonomiske konsekvensene av den telemedisinske tjenesten dersom den skulle bli rutinetjeneste. 12 Aktuelle spørsmål i forbindelse med finansiering: Hvilke erfaringer finnes? Hvilke finansieringskilder kan være aktuelle for et telemedisin prosjekt eller en tjeneste? Kommunikasjonskostnader? Investeringskostnader? ( som f.eks. innkjøp av utstyr). Kostnader i forbindelse med opplæring, drift og vedlikehold? Hva kan dekkes av de lokale prosjektdeltakere, RHF eller andre? Ved overgang til tjeneste, vurder hvordan telemedisin kan benytte helsefinansieringssystemet? o Hvilke takster eller refusjonsordninger gjelder? 3.4 Tekniske vurderinger Den teknologiske utviklingen er i stadig endring og fører til at det hele tiden dukker opp nytt utstyr, nye standarder, bedre kommunikasjonslinjer, etc. Kravene til teknisk utstyr og kommunikasjon, må derfor vurderes nøye opp mot behov, tilgjengelighet og pris. Utstyret som velges bør sees i sammenheng med behovskartleggingen. Valg av utstyr og kommunikasjonsløsninger bør også sees i sammenheng med eksisterende utstyr i regionen eller ved foretaket slik at de funksjoner som er ønsket i den telemedisinske løsningen ivaretas. Aktuelle spørsmål i forhold til tekniske vurderinger kan være: Hvordan er den tekniske infrastrukturen (helsenettet) i regionen? Hvordan er forekomsten av nødvendig teknisk utstyr (f.eks PC og digitalisert medisinsk utstyr) i regionen eller institusjonen inkludert legekontor og administrative enheter? Vurder eksisterende eller nyinvesteringer av teknisk utstyr om de oppfyller kravene til gjeldene nasjonale standarder Hvem har ansvar for vedlikehold av teknisk utstyr, arbeidsstasjoner etc, ved de aktuelle institusjoner og enheter? Hvem gir opplæring i telemedisinsk utstyr, f.eks leverandør, medisinske teknisk personell, IT personell? Er båndbredde kritisk for de valgte telemedisinske tjenestene? Hvordan er sikkerheten ivaretatt av leverandører og internt på institusjonen? 4 Del 2 Sjekkliste - telemedisinsk tjeneste Denne delen tar for seg spørsmålene som dukker opp når behovskartleggingen er overstått og en har bestemt seg for å gå i gang med en eller flere telemedisinske løsninger. Listen under er en av mange sjekklister som kan være til hjelp ved spesifisering og vurdering av disse. Vi har delt sjekklista inn i fire hovedtema som bør vurderes av den ansvarlige prosjektarbeidsgruppen. Spørsmålene er inndelt i fire tema: Helsetjenester Personell og brukere Praktisk gjennomføring Kravspesifikasjoner og kostnader 12 Nasjonalt senter for telemedisin har erfaring med utarbeiding av gevinstanalyser som fokuserer på bruk av telemedisin. 4

5 Evaluering av prosjektet eller tjenesten er en langsgående aktivitet som bør planlegges fra starten av. Sjekkliste for innføring av en telemedisinsk tjeneste: 13 Helsetjenester Hvordan foregår tjenesten i dag innenfor det aktuelle fagområdet? Hvor ligger ansvaret innenfor spesialisttjenesten? Hvor ligger ansvaret innenfor primærhelsetjenesten? Hvem ivaretar de administrative oppgaver på legekontor og sykehus? Hvor stor er etterspørselen eller volum for denne pasientgruppen? Hvordan er takstordningene for denne spesifikke tjenesten? Personell og brukere Vurder om det bør gjennomføres en interessentanalyse i forhold til den aktuelle telemedisinske tjenesten. 14 Hvem er interessentene? Hvilken posisjon og betydning har den enkelte interessent? Hva kan den enkelte interessent bidra med? Hvilke sammenfallende og motstridende interesser er det hos interessentene? Hvilken adferd kan forventes av interessentene? Spesifiser hvilke helsepersonell som skal bruke den telemedisinske tjenesten. Hvem vil få ansvar for tjenesten? Vil det bli noen endringer av roller og ansvarsområde? Hvem skal ha ansvar for drift? Hvordan vil de involverte bli informert? Spesifiser hvilke brukere som skal tilbys den telemedisinske tjenesten. Hvordan er innstillingen til brukerne? Hvordan vil de involverte brukerne bli informert? Spesifiser opplæringsbehovet. Vurder kvalifikasjoner og opplæringsbehov for alt personell som involveres i telemedisinløsningen. Utarbeid en plan for opplæring. Ansvarlige for gjennomføringen av opplæringen identifiseres. Praktisk gjennomføring Hvor mange steder eller enheter vil inngå i den telemedisinske tjenesten? Spesifiser behovene for utstyr for hver enkelt enhet. Hvilken teknologi skal brukes? Er det aktuelt å innføre telemedisin i flere faser? Er det vurdert rutiner for gjennomføring av tjenesten? Hvilke rutiner skal etableres? (for eksempel ved videokonferanse kan faste tidspunkter være aktuelle) 13 Basert på Ohinmaa et al. 1999, Hailey et al Mikkelsen, Riis 1996, Kap. A3.3. 5

6 Hvilke rutiner for oppfølging av konsultasjonen skal etableres? Hvilke rutiner for dokumentasjon skal etableres? o Hva er kravene for lagring av data? o Hvordan overføres pasientdata fra den telemedisinske konsultasjonen til pasientens journal og til de som skal ha opplysningene? o Kostnader og fleksibilitet av lagringskrav. o Hvordan er rutinene for datasikkerhet og konfidensialitet? Vurder kravet til oppetid for den telemedisinske tjenesten (vurder om en alternativ plan er nødvendig for å ivareta tjenesten hvis den telemedisinske løsningen skulle svikte). Kravspesifikasjoner og kostnader Spesifiser kostnader og detaljer rundt vedlikehold og oppgradering av utstyr. (Husk nedskriving av utstyr!) Vurder kostnader i forhold til drift av tjenesten og mulige inntekter (takster, refusjon) Spesifiser kommunikasjonsløsninger og kostnadene med dette. Er det aktuelt å dele utgiftene med noen (samarbeidspartnere)? Vurder eventuelle alternative, rimeligere (telemedisinske) løsninger. Vil telemedisintjenesten dekke behovet ift den etterspurte tjenesten, dvs erstatte eksisterende tilbud. Dersom det er aktuelt å tilby to parallelle tjenester, spesifiser kostnadene ved dette Spesifiser utgiftene til personell og andre driftsoppgaver Spesifiser behovet for og ressurser avsatt til evaluering. 5 Evaluering Sist, men langt fra minst, kommer spørsmålet om evaluering. Det er viktig å planlegge evaluering av den telemedisinske tjenesten før man går i gang, ellers kan viktige data gå tapt. Evalueringen bør gjøres lokalt. Spørsmålene som stilles er ofte nært knyttet opp til hvem som er oppdragsgiver for tjenesten. Evaluering kan oppsummeres i fire spørreord: Hvorfor? Når? Hvordan? Hvem? Hvorfor evaluerer vi? Vi evaluerer først og fremst for å få kunnskap om konsekvensene eller effektene av det vi gjør (telemedisinprosjektet eller tjenesten). Evalueringer gir oss grunnleggende kunnskap som kan hjelpe beslutningstakere og som kan bidra til å korrigere kursen underveis dersom dette skulle være nødvendig. Vi evaluerer også for å få kunnskaper som kan brukes på andre områder. Når skal vi evaluere? Evalueringer kan foregå parallelt med innføringen av tjenesten eller den kan gjøres I etterkant. I det første tilfellet er fokus på selve prosessen, mens i det siste er det effektene eller resultatene vi er mest interessert i. Tidspunkt for evaluering har betydning for valg av studiedesign og hvor inngående evalueringen skal være (tid). Hvordan skal vi evaluere? Hvordan evalueringen skal gjøres handler om hva vi ønsker å finne ut; valg av studiedesign og hvilke type data og ressurser som er tilgjengelig. Det er mange metoder for evaluering: Monitorering av aktiviteter, intervju, deltakende observasjon og dokumentanalyse er noen eksempler. Studiedesign må være tilpasset målgruppen og oppdragsgiver for evalueringen, dvs om vi er interessert i resultater for den enkelte, institusjonen, samfunnet, industri eller forskning. Hva ser vi etter? Vi kan fokusere på ulike faktorer eller tema i evalueringen. Eksemplene under er en form for inndeling der temaene delvis overlapper hverandre: helseeffekter (ulikhet i diagnose, konsekvenser av diagnosen) 6

7 hvordan fungerer de tekniske løsningene (teknologi, brukergrensesnitt)? økonomiske konsekvenser (gevinster, økte kostnader, ulike kalkyler) organisatoriske konsekvenser (endringer i ansvarsforhold og arbeidsoppgaver) brukertilfredshet (pasienter, helsepersonell, administrativt personell) sosiale og kulturelle implikasjoner (etiske spørsmål, strukturelle forhold) sikkerhet og lovgivning (konfidensialitet) 7

8 6 Litteraturliste Guidelines for a country feasasibility study Nasjonalt senter for telemedisin (NST) på oppdrag fra Verdens Helseorganisasjon (WHO), 2003, Tiltaksplan for elektronisk samhandling i sosial- og helsesektoren , Tiltaksplan for elektronisk samhandling i S@mspill 2007 sosialog helsesektoren , SESSID=e2a213609fb39f835f645f21a70f471 3 Evaluering av Si@ , SESSID=e2a213609fb39f835f645f21a70f471 3 Telemedk@rt 2003 Kartleggingsrapport, telemedisinsk aktivitet i Norge, NST 2004, medk%40rt2003.pdf Advanced Informatics in Medicine EU, 1991 The assessment of telemedicine. General principles and a systematic review INAHTA Project on Telemedicine, August 1999, Ohinmaa, A., Hailey, D., Roine, R.:, Grundbog i prosjektledelse. Mikkelsen H. og Riis J. O Promet, Rungsted. Kapittel A3.3: Interessentanalyse 8