Universitetssykehuset Nord-Norge HF

Transkript

1 I N N K A L L I N G Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtetid Tirsdag 24. mars kl og onsdag 25. mars 2015 kl Møtested Scandic Havet, Bodø

2 MØTEINNKALLING Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Bodø, Scandic Havet Dato: 24.3 og 25.3 Tid: 16:00 og 09:00 Forfall meldes direktørens forkontor, telefon eller til Vararepresentanter møter kun ved særskilt innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Eivind Mikalsen Medlem Erling Espeland Medlem Hanne Frøyshov Medlem Hanne CS Iversen Medlem Helga Marie Bjerke Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Rune Moe Medlem Tom Sottinen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Observatør Leder Brukerutvalget

3 Saksnr Innhold ST 16/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 17/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet ST 18/2015 Kvalitets- og virksomhetsrapport januar og februar ST 19/2015 Tilsynsrapport eksterne tilsyn ST 20/2015 Årlig melding 2014 ST 21/2015 Tertialrapport 3/2014 for utbyggingsprosjekter ST 22/2015 Årsregnskap 2014 med Årsberetningen ST 23/2015 Oppdragsdokument 2015 ST 24/2015 Ledelsens gjennomgang ST 25/2015 Investeringer og økonomisk bærekraft ST 26/2015 Regulering av direktørlønn legges fram ved behandling av saken ST 27/2015 Henvendelse fra en ansatt unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Flv legges fram ved behandling av saken ST 28/2015 Orienteringssaker Skriftlige orienteringer: 1. Status regional geriatriplan 2. Nytt pasienthotell status og driftskonsept 3. PET-senteret - driftsøkonomi Muntlige orienteringer: 4. Alvorlig hendelse unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Hpl. 21, jf. 23 ST 29/2015 Referatsaker 1. Udatert uttalelse fra Kommunestyret i Lyngen, mottatt her , angående pågående omorganisering av ambulansetjenesten. 2. Udatert brev fra Nordreisa KrF, mottatt her , vedrørende Høyere - ikke lavere prioritering av beredskap. 3. Brev fra ordfører i Skjervøy og ordfører i Kvænangen, datert , vedrørende kutt i rutetilbud samt fremtidig ambulanseberedskap i området Kvænangen/Skjervøy. 4. Uttalelse fra Lødingen Kommunestyre 12. februar 2015, vedrørende Nei til reduksjon av ambulanseberedskap. 5. Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert , vedrørende oppnevning av 26 ordinære medlemmer av HelseOmsorg21-rådet. 6. Protokoll fra styremøte i Helse Nord Referat fra drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og vernetjenesten Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra møte i AMU Protokoll drøftingsmøte reisepolicy Referat fra møtet i Kvalitetsutvalget ST 30/2015 Eventuelt

4 ST 16/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste

5 Sak 17/2015 Saksnr Utvalg Møtedato 17/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Reidun Holm Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet 11. februar Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg Sak 17 side 1

6 Sak 17/ vedlegg 1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Tromsø, Adm. Møterom D1-707 Dato: Tid: 9: Navn Funksjon Representerer Olav Helge Førde Nestleder Eivind Mikalsen Medlem Deltok pr telefon Erling Espeland Medlem Hanne Frøyshov Medlem Hanne CS Iversen Medlem Helga Marie Bjerke Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Rune Moe Medlem Tom Sottinen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Observatør Leder Brukerutvalget Forfall: Jorhill Andreassen Leder Sak 17 side 2

7 Sak 17/ vedlegg 1 Fra administrasjonen møtte: Tor Ingebrigtsen Elin Gullhav Gry Andersen Hans-Petter Fundingsrud Tove Skjelbakken Jon Mathisen Bjørn-Yngvar Nordvåg Magnus Hald Kristian Bartnes Susann Bäckström Arthur Revhaug Gina M. Johansen Grethe Andersen Hilde Pettersen Kari Brøndbo Leif Hovden administrerende direktør kst. viseadministrerende direktør klinikksjef ved Diagnostisk klinikk kst. klinikksjef ved Barne- og ungdomsklinikken kst. klinikksjef ved Medisinsk klinikk klinikksjef ved Akuttmedisinsk klinikk klinikksjef ved Nevro-, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken klinikksjef ved Psykisk helse- og rusklinikken klinikksjef ved Hjerte- og lungeklinikken kst. senterleder ved Nasjonalt senter for telemedisin/ samhandling kst. senterleder for Fag- og forskningssenteret drifts- og eiendomssjef økonomisjef/ kst. stabssjef kommunikasjonssjef HR-sjef administrasjonssjef Sak 17 side 3

8 Sak 17/ vedlegg 1 ST 1/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner innkalling og saksliste til styremøtet med de endringer som fremkom under behandling av saken (endringer i kursiv) Saksnr. Innhold ST 1/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 2/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet ST 3/2015 Kvalitets- og virksomhetsrapport november/desember 2014 ST 4/2015 Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging ST 5/2015 Idéfaseprosjekt UNN Åsgård ST 6/2015 Oppfølgingssak budsjett 2015 ST 7/2015 Oppsummering styrevedtak 2014 ST 8/2015 Evaluering styrets arbeid ST 9/2015 Styrets årsplan 2015 ST 10/2015 Oppnevning av valgstyre ST 11/2015 Dialogavtale mellom styret og direktør ST 12/2015 Regulering av direktørlønn utsettes til neste møte ST 13/2015 Orienteringssaker Skriftlige orienteringer: 1. Vestibyleprosjektet 2. Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen 3. Medarbeiderundersøkelsen 4. Håndheving av røykfrihet 5. Orientering om opprettelse av dialyse på Sonjatun 6. Høringssvar fra UNN: NOU 2014:12, Åpent og rettferdig prioriteringer i helsetjenesten Muntlige orienteringer: 7. Tromsø kommunes planer om helsehus 8. Henvendelse til styret fra en ansatt 9. Alvorlig hendelse unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Hpl. 21, jf Anbudssituasjonen for A-fløya unntatt offentlighet i medhold av Offl. 23 tredje ledd jf Fvl forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. ST 14/2015 Referatsaker 1. Udatert brev fra Balsfjord kommune, mottatt her , vedrørende evt. nedleggelse av Kløvertun. 2. Uttalelse fra Bardu kommunestyre datert vedrørende opprettholdelse av ambulanseberedskapen. 3. Melding om vedtak fra Eldrerådet i Skånland vedrørende ambulanseberedskapen. 4. Interpellasjon fra Troms fylkesting: Satsing eller kutt innen rus og psykiatri i nord? 5. Uttalelse fra Troms fylkesting : Nei til reduksjon av ambulanseberedskapen. Sak 17 side 4

9 Sak 17/ vedlegg 1 6. Brev fra Midt-Troms Regionråd datert vedrørende akuttmedisinske tjenester fra UNN. 7. Brev fra LHL s lokallag datert vedrørende kutt i vikarordning for ambulansepersonell. 8. Brev fra Ofoten regionråd datert vedrørende eget PET-senter i Nord-Norge og videre utvikling av UNN-Narvik. 9. Brev fra tillitsvalgte leger ved Psykisk helse- og rusklinikken (PHRK) vedrørende nedprioritering av psykisk helse og rus ved UNN. 10. Brev fra Tromsø-områdets regionråd datert vedrørende psykisk helsetilbud. 11. Brev fra Tromsø kommune datert vedrørende ferdigbehandlede/utskrivningsklare pasienter på UNN Brev fra UNN til Tromsø kommune datert vedrørende utskrivningsklare pasienter. 13. E-post fra avdelingsdirektør Cathrine Dammen i Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende responstider i ambulansetjenesten. 14. Kopi av svarbrev til Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende responstider i ambulansetjenesten. 15. Uttalelse fra møtet i Harstad kommunestyre Vårt lokalsykehus. 16. Referat fra OSO-møtet Brev fra UNN til Helse Nord datert vedrørende inntektsmodell somatikk. 18. Brev fra Gimleveien 12 Eiendom AS til UNN datert vedrørende Gimleveien Brev fra UNN til Gimleveien 12 Eiendom AS datert vedrørende Gimleveien Referat fra drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og vernetjenesten Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra ekstraordinært møte i AMU Referat fra møte i AMU Brav fra Helse Nord til UNN datert vedrørende UNN HF sine innspill til plan Brev fra UNN til Helse Nord datert vedrørende søknad om utvidet investeringsramme Renovering Bygg 7 UNN Åsgård. 26. Brev fra Helse Nord datert vedrørende investeringsramme Renovering bygg 7 Åsgård. 27. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Referat fra møtet i Brukerutvalget Referat fra møtet i Kvalitetsutvalget Høringsuttalelse fra Brukerutvalget datert vedrørende prioriteringer i helsetjenesten 31. Protokoll fra foretaksmøte Protokoll fra styremøte i Helse Nord ST 15/2015 Eventuelt Sak 17 side 5

10 Sak 17/ vedlegg 1 ST 2/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet ST 3/2015 Kvalitets- og virksomhetsrapport november/desember 2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Direktøren la frem endret innstilling til vedtak (endringer i kursiv): 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Kvalitets- og virksomhetsrapporten for desember 2014 til orientering. 2. Styret konstaterer at endringer i pasientrettighetslovgivningen medfører at alle pasienter får rett til behandling innen en juridisk bindende frist fra , og at UNN har for mange langtidsventende. 3. Styret ber om at arbeidet med å redusere antall langtidsventende prioriteres. Styret har som mål at ingen skal vente mer enn 6 mnd på behandling i UNN. Direktøren bes fremlegge en plan for reduksjon av antall langtidsventende til neste møte. Planen skal inkludere ett tiltak for nærmere samarbeid med private avtalespesialister. Representant Hanne Frøyshov fremsatte forslag om følgende endring av pkt 3 - siste setning: Planen skal risikovurdere to alternativer: Et tiltak for nærmere samarbeid med private avtalespesialister og et tiltak ved å bemanne opp tilgjengelige operasjonsstuer UNN Harstad /Narvik slik at vi får økt operasjonskapasitet i egen regi. Videre fremsatte Frøyshov forslag om følgende nytt punkt (4) i vedtaket: Styret ber om at det tas inn i virksomhetsrapporten, antall liggedøgn sammenholdt med antall faktiske tilgjengelige senger som er hentet fra Dips og dermed vil gjenspeile de faktiske tallene med minst mulig risiko for feilmålinger. Sak 17 side 6

11 Sak 17/ vedlegg 1 Styreleder tok innstillingens første to punkter opp til avstemming. Enstemmig vedtatt. Styreleder satte Hanne Frøyshov sitt første forslag opp mot innstillingens pkt 3. Forslaget falt mot én stemme. Styreleder tok deretter Hanne Frøyshov sitt forslag om nytt punkt opp til avstemming. Forslaget falt mot to stemmer. Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Kvalitets- og virksomhetsrapporten for desember 2014 til orientering. 2. Styret konstaterer at endringer i pasientrettighetslovgivningen medfører at alle pasienter får rett til behandling innen en juridisk bindende frist fra , og at UNN har for mange langtidsventende. 3. Styret ber om at arbeidet med å redusere antall langtidsventende prioriteres. Styret har som mål at ingen skal vente mer enn 6 mnd på behandling i UNN. Direktøren bes fremlegge en plan for reduksjon av antall langtidsventende til neste møte. Planen skal inkludere tiltak for nærmere samarbeid med private avtalespesialister. ST 4/2015 Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar saken om aktivitetsbasert bemanningsplanlegging til orientering, og ber om at satsingen videreføres i henhold til de planene saken redegjør for. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar saken om aktivitetsbasert bemanningsplanlegging til orientering, og ber om at satsingen videreføres i henhold til de planene saken redegjør for. Sak 17 side 7

12 Sak 17/ vedlegg 1 ST 5/2015 Idéfaseutredning for arealer til psykisk helse- og rusbehandling ved UNN Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner oppstart av idéfaseutredning for arealer til psykisk helse- og rusbehandling i Tromsø, i tråd med mandatet i styringsdokumentet. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner oppstart av idéfaseutredning for arealer til psykisk helse- og rusbehandling i Tromsø, i tråd med mandatet i styringsdokumentet. ST 6/2015 Oppfølgingssak budsjett 2015 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Styret ba direktøren om en orientering knyttet til kapasitetsutfordringer for ambulansetjenesten jf. siste tids oppmerksomhet i media. Klinikksjef for Akuttmedisinsk klinikk, Jon Mathisen, orienterte styret. Administrerende direktør presenterte en endret innstilling til vedtak (endringer i kursiv): 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF er fornøyd med at tiltaksarbeidet kvalitetssikres og detaljeres, og forutsetter at arbeidet fortsetter til risikoen i totalbudsjettet er på et akseptabelt nivå. 2. Styret ber direktøren sørge for at det fortløpende iverksettes kompenserende tiltak ved eventuell manglende effekt av vedtatt tiltakspakke, samt at styret blir oppdatert på risiko og tiltaksarbeid i Kvalitets- og virksomhetsrapporten for januar i styremøtet i mars. 3. Styret er fornøyd med at det er utviklet tiltak i Psykisk helse- og rusklinikken som løser den korrigerte omstillingsutfordringen uten å redusere sengetallet i form av nedleggelse av en døgnenhet. Styret forutsetter at utredningen og risikovurderingen som er gjort i forbindelse med nedleggelse av en døgnpost innenfor psykisk helsevern for voksne, inngår som i grunnlagsmaterialet i arbeidet med ny struktur og organisasjonsplan for Psykisk helse- og rusklinikken. 4. Styret godkjenner prosess- og fremdriftsplanen for utredning av bilambulansetjenesten og er fornøyd med at planen ivaretar bred involvering av kommuner og brukerorganisasjoner. Sak 17 side 8

13 Sak 17/ vedlegg 1 5. Styret tar investeringsbudsjettet for 2015 til foreløpig orientering. Styret tar til etterretning at prognosen for bruk av investeringsmidler i 1. tertial er 30 mill kr, og ber Helse Nord RHF om å godkjenne disse investeringene. Styret viser til at UNNs investeringsramme vil bli revurdert av Helse Nord RHF i forbindelse med behandling av budsjettregulering nr. 1 i RHF-styret, og ber administrerende direktør om å legge frem forslag til endelig investeringsbudsjett for UNN for 2015 til behandling i styret etter dette. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF er fornøyd med at tiltaksarbeidet kvalitetssikres og detaljeres, og forutsetter at arbeidet fortsetter til risikoen i totalbudsjettet er på et akseptabelt nivå. 2. Styret ber direktøren sørge for at det fortløpende iverksettes kompenserende tiltak ved eventuell manglende effekt av vedtatt tiltakspakke, samt at styret blir oppdatert på risiko og tiltaksarbeid i Kvalitets- og virksomhetsrapporten for januar i styremøtet i mars. 3. Styret er fornøyd med at det er utviklet tiltak i Psykisk helse- og rusklinikken som løser den korrigerte omstillingsutfordringen uten å redusere sengetallet i form av nedleggelse av en døgnenhet. Styret forutsetter at utredningen og risikovurderingen som er gjort i forbindelse med nedleggelse av en døgnpost innenfor psykisk helsevern for voksne, inngår i grunnlagsmaterialet i arbeidet med ny struktur og organisasjonsplan for Psykisk helse- og rusklinikken. 4. Styret godkjenner prosess- og fremdriftsplanen for utredning av bilambulansetjenesten og er fornøyd med at planen ivaretar bred involvering av kommuner og brukerorganisasjoner. 5. Styret tar investeringsbudsjettet for 2015 til foreløpig orientering. Styret tar til etterretning at prognosen for bruk av investeringsmidler i 1. tertial er 30 mill kr, og ber Helse Nord RHF om å godkjenne disse investeringene. Styret viser til at UNNs investeringsramme vil bli revurdert av Helse Nord RHF i forbindelse med behandling av budsjettregulering nr. 1 i RHF-styret, og ber administrerende direktør om å legge frem forslag til endelig investeringsbudsjett for UNN for 2015 til behandling i styret etter dette. ST 7/2015 Oppsummering av styrevedtak 2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppsummeringen av styrets vedtak i 2014 til orientering. Sak 17 side 9

14 Sak 17/ vedlegg 1 Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppsummeringen av styrets vedtak i 2014 til orientering. ST 8/2015 Evaluering av styrets arbeid Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar resultatene fra evalueringen av styrets arbeid til etterretning. 2. Styret vil for inneværende periode vektlegge egne utviklingsområder knyttet til eget arbeid. 3. Styret ber administrerende direktør formidle relevante resultater til Helse Nord RHF gjennom Årlig melding i tråd med kravet i styreinstruksen. Oppsummering Styret sluttbehandler saken på et senere tidspunkt. ST 9/2015 Styrets årsplan 2015 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Styrets årsplan Styreseminaret/møtet som er planlagt til flyttes til Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Styrets årsplan Styreseminaret/møtet som er planlagt til flyttes til Sak 17 side 10

15 Sak 17/ vedlegg 1 ST 10/2015 Oppnevning av valgstyre Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) oppnevner følgende medlemmer til valgstyre ved UNN: - Hilde Annie Pettersen og Leif Hovden fra arbeidsgiversiden - Monica Fyhn Sørensen og Randi Steinli Pedersen fra arbeidstakerorganisasjonene Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) oppnevner følgende medlemmer til valgstyre ved UNN: - Hilde Annie Pettersen og Leif Hovden fra arbeidsgiversiden - Monica Fyhn Sørensen og Randi Steinli Pedersen fra arbeidstakerorganisasjonene ST 11/2015 Dialogavtale mellom styret og administrerende direktør Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner forslaget til dialogavtale for 2016 for administrerende direktør. 2. Styret ber om at direktøren legger egen dialogavtale til grunn for virksomhetsplanleggingen for Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner forslaget til dialogavtale for 2016 for administrerende direktør. 2. Styret ber om at direktøren legger egen dialogavtale til grunn for virksomhetsplanleggingen for Sak 17 side 11

16 Sak 17/ vedlegg 1 ST 12/2015 Regulering av direktørlønn Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saken ble utsatt. ST 13/2015 Orienteringssaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Skriftlig orientering Muntlig orientering 1. Vestibyleprosjektet 2. Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen 3. Medarbeiderundersøkelsen 4. Håndheving av røykfrihet 5. Orientering om opprettelse av dialyse på Sonjatun 6. Høringsuttalelse fra UNN; NOU 2014:12, 7. Tromsø kommunes planer for helsehus 8. Henvendelse til styret fra en ansatt 9. Alvorlig hendelse unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Hpl. 21, jf Anbudssituasjonen for A-fløya unntatt offentlighet i medhold av Offl. 23 tredje ledd jf Fvl forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. ST 14/2015 Referatsaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Sak 17 side 12

17 Sak 17/ vedlegg 1 1. Udatert brev fra Balsfjord kommune, mottatt her , vedrørende evt. nedleggelse av Kløvertun. 2. Uttalelse fra Bardu kommunestyre datert vedrørende opprettholdelse av ambulanseberedskapen. 3. Melding om vedtak fra Eldrerådet i Skånland vedrørende ambulanseberedskapen. 4. Interpellasjon fra Troms fylkesting: Satsing eller kutt innen rus og psykiatri i nord? 5. Uttalelse fra Troms fylkesting : Nei til reduksjon av ambulanseberedskapen. 6. Brev fra Midt-Troms Regionråd datert vedrørende akuttmedisinske tjenester fra UNN. 7. Brev fra LHL s lokallag datert vedrørende kutt i vikarordning for ambulansepersonell. 8. Brev fra Ofoten regionråd datert vedrørende eget PET-senter i Nord-Norge og videre utvikling av UNN-Narvik. 9. Brev fra tillitsvalgte leger ved Psykisk helse- og rusklinikken (PHRK) vedrørende nedprioritering av psykisk helse og rus ved UNN. 10. Brev fra Tromsø-områdets regionråd datert vedrørende psykisk helsetilbud. 11. Brev fra Tromsø kommune datert vedrørende ferdigbehandlede/utskrivningsklare pasienter på UNN Brev fra UNN til Tromsø kommune datert vedrørende utskrivningsklare pasienter. 13. E-post fra avdelingsdirektør Cathrine Dammen i Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende responstider i ambulansetjenesten. 14. Kopi av svarbrev til Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende responstider i ambulansetjenesten. 15. Uttalelse fra møtet i Harstad kommunestyre Vårt lokalsykehus. 16. Referat fra OSO-møtet Brev fra UNN til Helse Nord datert vedrørende inntektsmodell somatikk. 18. Brev fra Gimleveien 12 Eiendom AS til UNN datert vedrørende Gimleveien Brev fra UNN til Gimleveien 12 Eiendom AS datert vedrørende Gimleveien Referat fra drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og vernetjenesten Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra ekstraordinært møte i AMU Referat fra møte i AMU Brav fra Helse Nord til UNN datert vedrørende UNN HF sine innspill til plan Brev fra UNN til Helse Nord datert vedrørende søknad om utvidet investeringsramme Renovering Bygg 7 UNN Åsgård. 26. Brev fra Helse Nord datert vedrørende investeringsramme Renovering bygg 7 Åsgård. 27. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Referat fra møtet i Brukerutvalget Referat fra møtet i Kvalitetsutvalget Høringsuttalelse fra Brukerutvalget datert vedrørende prioriteringer i helsetjenesten 31. Protokoll fra foretaksmøte Sak 17 side 13

18 Sak 17/ vedlegg Protokoll fra styremøte i Helse Nord Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. ST 16/2015 Eventuelt Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Ingen saker. Tromsø, 14. februar 2015 Jorhill Andreassen (sett) Olav Helge Førde Eivind Mikalsen Erling Espeland Hanne Frøyshov Hanne CS Iversen Helga Marie Bjerke Jan Eivind Pettersen Mai-Britt Martinsen Rune Moe Tom Sottinen Tove Skjelvik Sak 17 side 14

19 Sak 18/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 18/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Grethe Andersen Saksbehandler: Thomas Krogh Kvalitets- og virksomhetsrapport januar og februar 2015 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Kvalitets- og virksomhetsrapporten for januar og februar 2015 til orientering. 2. Styret ber om få seg forelagt en egen orienteringssak om arbeidet med å redusere antall langtidsventende i neste styremøte. 3. Styret er ikke fornøyd med det økonomiske resultatet hittil i år, og ber om å få seg forelagt en oppdatert og detaljert gjennomgang av risikoen i samtlige tiltak i Kvalitetsog virksomhetsrapporten i styremøtet i april. Styret ber direktøren vurdere kompenserende tiltak dersom gjennomgangen viser høyere risiko for avvik fra eiers styringskrav enn akseptabelt. 4. Styret godkjenner at det investeres i medisinteknisk utstyr for til sammen 9,0 mill kr som direktøren vurderer som nødvendig for å opprettholde normal drift. Sammendrag Denne saken viser at gjennomsnittlig ventetid ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) per februar er 77 (-1) dager (med rett til prioritert helsehjelp 57 (-2) og uten rett 95 (+2) dager). Ved utgangen av februar hadde pasienter ventet mer enn ett år på behandling (+27 %). Antall fristbrudd ved månedsskiftet var 92. Epikriseandel innen syv dager var 74 % og 87 % for henholdsvis somatisk virksomhet og psykisk helsevern, mens andel strykninger fra planlagt operasjonsprogram var 4 % i februar. Gjennomsnittlig antall månedsverk per februar ved UNN er I tillegg leies det inn helsepersonell tilsvarende ti månedsverk. Sykefraværet i januar var 9,2 %. Regnskap for februar viser et budsjettavvik på -6,4 mill kr, som gir et akkumulert budsjettavvik på -6,6 mill kr. For februar har driftsinntektene et avvik på -9,7 mill kr, mens driftskostnadene har et avvik på +2,1 mill kr (finansresultatet er +1,2 mill kr). Sak 18 side 1

20 Sak 18/2015 Det har vært gjennomført en ny runde med oppfølgingsmøter som viser at risikoen i UNNs totale budsjett er fremdeles for høy. Alle tiltak vil bli risikovurdert på nytt og gjennomgått i en ekstraordinær budsjettkonferanse med målsetning om å redusere risikoen i allerede vedtatte planer, samt vurdere nødvendighet av og eventuelt identifisere kompenserende tiltak. Direktøren er fornøyd med at UNN i høy grad etterlever de nasjonale krav på pakkeforløp kreft. Arbeidet med å redusere antall langtidsventende er i gang med mål om at ingen pasienter skal vente mer enn seks måneder for behandling på UNN. Bakgrunn Kvalitets- og virksomhetsrapporten for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) presenterer resultater rundt helseforetakets satsningsområder, og er bygget opp rundt virksomhetstallene innenfor kvalitet, økonomi, og helse, miljø og sikkerhet. Rapporten oversendes Helse Nord RHF hver måned, og er en viktig del av styringsdata både på foretaksog konsernnivå. Formål Kvalitets- og virksomhetsrapporten skal gi nødvendig ledelsesinformasjon om hvordan UNN ligger an i forhold til eiers krav og interne satsningsområder. Saksutredning Kvalitet Status i pasientforløpene vil bli gitt i marsrapporten. Utover dette vil hovedfokuset i 2015 være kreftpakkeforløpene. Fra UNN HF er det for de to første månedene rapportert inn pakkeforløpskoder til NPR for alle de fire kreftpakkeforløpene (brystkreft, tykk- og endetarmkreft, prostatakreft og lungekreft). I januar ble 77 av 86 innrapporterte forløp godkjent som grunnlag for rapportering. Av disse var 63 (82 %) innen frist. I februar var 225 av 291 forløp innen frist (77 %). Gjennomsnittlig ventetid for pasienter som ble tatt til behandling fra venteliste per februar var 77 (median 53) dager. Dette er en dag mindre enn på samme tid i fjor. Rettighetspasientene ventet i gjennomsnitt 57 (median 40) dager, mens pasienter uten rett til prioritert helsehjelp ventet 95 (median 64) dager. Ventetiden for de som fortsatt står på venteliste er 122 dager. Dette er en økning på ti dager sammenlignet med i fjor. Rettighetspasientene har i gjennomsnitt stått 55 dager på venteliste, mens de uten rett til prioritert helsehjelp har stått 150 dager. Ved utgangen av februar var det pasienter som hadde stått over ett år på venteliste. Dette er en økning på 264 (+27 %) sammenlignet med samme tid i fjor. Nevro- og ortopediklinikken har flest med 959 (78 %) av alle langtidsventende. Antall pasienter som ikke møtte til avtalt poliklinisk konsultasjon i februar var og er redusert med 200 (-14 %) sammenlignet med samme tid i fjor. Sak 18 side 2

21 Sak 18/2015 Antall fristbrudd ved utgangen av februar var 92 (2 % av rettighetspasientene). Dette er nesten halvering av antall fristbrudd på samme tid i fjor. Nivået har det siste halvåret stabilisert seg rundt 100 fristbrudd. Andelen epikriser sendt innen syv dager var i februar 74 % og 87 % for henholdsvis somatisk virksomhet og psykisk helsevern. Gjennomsnittlig antall korridorpasienter per dag var 17 i februar. Andelen strykninger av planlagte operasjoner var i februar 4 %. Aktivitet Antall pasientkontakter innen somatisk virksomhet er per februar noe lavere (-2 %) enn plan. Antall polikliniske dagbehandlinger har størst avvik mot plan (-14 %), men det er også nedgang for heldøgn (-4 %), innlagte dagopphold (-1 %) og polikliniske konsultasjoner (-2 %). Antall DRG-poeng er betydelig lavere enn plan (-6 %). Hovedårsaken er generell aktivitetsnedgang, men skyldes også en annen pasient- og behandlingsmiks som gir lavere DRG-vekter. Antall utskrivningsklare døgn innen somatisk virksomhet økte med 143 (+10 %) sammenlignet med samme tid i fjor. Innen psykisk helsevern har det vært en nedgang på 123 utskrivningsklare døgn (-19 %). Antall laboratorieanalyser er høyere enn plan (+6 %), mens antall røntgenundersøkelser er noe lavere (-2 %). Aktiviteten innen psykisk helsevern for voksne er lavere enn plan (-6 %). Det samme gjelder aktiviteten innen psykisk helsevern for barn og unge (-14 %). Innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) er aktiviteten høyere enn plan (+8 %). Personal Antall månedsverk i februar var Dette gir et gjennomsnitt hittil i år på 6 246, som er en økning på 24 månedsverk (+0,4 %) sammenlignet med i fjor. I tillegg leies det i gjennomsnitt syv sykepleiermånedsverk og tre legemånedsverk fra byrå. Det foreligger nå trenddata ett år bakover i tid som viser at bruken av innleie går ned. Sykefraværet i januar var 9,2 %. Dette er en økning på 0,3 prosentpoeng sammenlignet med samme måned i Sykefraværsprosenten gjenspeiler at det i gjennomsnitt var 344 ansatte borte fra UNN hver dag i januar. I januar var det registrert to egenmeldinger i GAT hvor fraværet ble oppgitt å være arbeidsrelatert. 535 ansatte ble registrert med sykemelding utover 16 dager, hvorav 242 (45,2 %) var graderte. Målet er at 50 % av sykemeldingene skal være gradert. Kommunikasjon Nyheten om at avdelingslederen ved Røntgenavdelingen har sagt opp jobben, blir omtalt bredt i media. Pingvinrevyen får god omtale i flere nordnorske aviser, mens nyhetssaken om Trond Mohns bidrag til PET-senteret i Tromsø også får mange oppslag basert på pressemelding fra UNN. Artikler relatert til fremtidig ambulanseberedskap i UNN står for 12 av 20 artikler med negativ innfallsvinkel i februar. Økonomi UNN har for 2015 et overskuddskrav på 40 mill kr. Regnskapet for februar viser et avvik på -3,1 mill kr, som gir et budsjettavvik på -6,4 mill kr. Akkumulert per februar er det et budsjettavvik på -6,6 mill kr. Driftsinntektene for februar viser et avvik på -9,7 mill kr hvor av ISF-inntektene Sak 18 side 3

22 Sak 18/2015 utgjør 8,4 mill kr. Driftskostnadene har et avvik på +2,1 mill kr. Finanspostene har et positivt avvik på 1,2 mill kr. Det er gjennomført en ny serie med oppfølgingsmøter (vedlegg 2). Gjennomføringsplanene for tiltakene er generelt ytterligere konkretisert siden forrige gjennomgang, og planene er i stor grad lastet opp i dialogavtalene. Det er likevel fremdeles risiko i UNNs totale budsjett for Detaljert oversikt over hvert enkelt tiltak og vurdering av den totale risikoen er under utarbeidelse og vil bli gjennomgått i ekstraordinær budsjettkonferanse i direktørens ledergruppe 24. mars. Hovedtemaet for konferansen er hvordan vi håndterer uløst omstilling og reduserer risikoen tilstrekkelig for å sannsynliggjøre budsjettbalanse i I februar 2015 er det forbrukt 45,7 mill kr av investeringsrammen på 799 mill kr. Inkludert forpliktelser (godkjente investeringer som er igangsatt, men ikke mottatt) har vi disponert 111,3 mill kr hittil i år. Av investeringsrammen utgjør PET-senteret 163 mill kr som er en foreløpig investeringsramme for 2015 og kan bli endret. Likviditeten per februar er 82 mill kr, men den forventes økt i mars. Dette som følge av utbetaling av låneopptak i forbindelse med A-fløya og at Helse Nord RHF har valgt å styrke egenkapitalen og likviditeten for å redusere interne lån mellom RHF og helseforetakene. Medvirkning Saken er forelagt brukernes arbeidsutvalg, arbeidsmiljøutvalg samt ansattes organisasjoner og vernetjenesten i egne møter 9., 10. og På angjeldende tidspunkter var kun januarrapporten klargjort, og ansattes organisasjoner ba derfor om å få en egen drøftingsrunde etter at februartallene var ferdigstilt. Saken om januartallene ble tatt til orientering, og protokollene fra ovennevnte møter vil bli behandlet som egne referatsaker til styremøtet. Vurdering Pakkeforløpskoding for fire kreftformer er innført fra årsskiftet, og flere vil bli innført i løpet av Direktøren er fornøyd med at rapportering fra Norsk Pasientregister hittil viser at UNN i høy grad oppfyller nasjonale krav om forløpstider. Antall langtidsventende har vært stabilt høyt over tid og vi ser at ventetiden for de som fortsatt står på venteliste øker. Styret vedtok i forrige møte en målsetting om at ingen skal vente mer enn seks måneder på behandling. Direktøren legger nå stor vekt på å følge opp dette. Det er stilt krav om at samtlige klinikker som har langtidsventende skal analysere dette i detalj og utarbeide en konkret plan for å nå styrets mål innen Planene vil bli lagt frem for styret i en egen orienteringssak i neste møte. Det er viktig at styret er innforstått med at arbeidet med å redusere antall langtidsventende, vil medføre at gjennomsnittlig rapportert ventetid for de som er avviklet fra venteliste vil øke. Aktiviteten er noe lavere enn plan på de fleste virksomhetsområdene. UNN har et høyt aktivitetsnivå med flere pasientkontakter per 1000 innbyggere enn landsgjennomsnittet, og noe lavere aktivitet gir derfor i seg selv ikke grunn til bekymring. Det er derimot bekymringsfullt at endret aktivitet synes å bidra til lavere ISF- enn budsjettert. Direktøren vil følge dette tett i tiden fremover. Manglende effekt av store tiltak som kodeforbedring og overgang fra døgn- til dagbehandling, i tillegg til andre risikoelementer i totalbudsjettet vil bli gjennomgått i ekstraordinær budsjettkonferanse i ledergruppen 24. mars. Direktøren har tett oppfølging med alle klinikker og sentre og vurderer fortløpende om kompenserende tiltak må iverksettes. Sak 18 side 4

23 Sak 18/2015 Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg 1. Kvalitets- og virksomhetsrapporten for februar Risiko og tiltak budsjett 2015 Sak 18 side 5

24 Sak 18/ vedlegg 1 UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF Kvalitets- og virksomhetsrapport Februar Sak 18 side 6

25 Sak 18/ vedlegg 1 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 1 Kvalitet... 3 Pakkeforløp- kreftbehandlling... 3 Ventelister... 4 Ventetid... 4 Fristbrudd... 6 Korridorpasienter... 9 Strykninger... 9 Epikrisetid... 9 Aktivitet Somatisk virksomhet Psykisk helsevern voksne Psykisk helsevern barn og unge Tverrfaglig spesialisert rusbehandling Samhandling Utskrivningsklare pasienter Forbruksrater Personal Bemanning Sykefravær Kommunikasjon Sykehuset i media Økonomi Resultat Likviditet Investeringer Byggeprosjekter Sak 18 side 7

26 Sak 18/ vedlegg 1 Kvalitet Pakkeforløp- kreftbehandlling Tabell 1 Tilbakemelding fra NPR på forløpstidene for pakkeforløp UNN HF februar 2015 Pakkeforløp Indikatorbeskrivelse Antall forløp Antall innen frist Andel innen frist Brystkreft Fra henvisning mottatt til start utredning Brystkreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose bekreftet Brystkreft Fra start utredning til beslutning tas. Ingen kreftsyk Brystkreft Fra avsluttet utredning til start kirurgisk behandling Brystkreft Fra avsluttet utredning til start medikamentell behandling Brystkreft Fra henvisning mottatt til start kirurgisk behandling Brystkreft Fra henvisning mottatt til start medikamentell behandling Tykk og endetarmskreft Fra henvisning mottatt til start utredning Tykk og endetarmskreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose bekreftet Tykk og endetarmskreft Fra start utredning til beslutning tas. Annen kreftsykdom Tykk og endetarmskreft Fra start utredning til beslutning tas. Annen sykdom Tykk og endetarmskreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose avkreftet Tykk og endetarmskreft Fra avsluttet utredning til start kirurgisk behandling Tykk og endetarmskreft Fra avsluttet utredning til start strålebehandling Tykk og endetarmskreft Fra henvisning mottatt til start kirurgisk behandling Tykk og endetarmskreft Fra henvisning mottatt til start strålebehandling Prostatakreft Fra henvisning mottatt til start utredning Prostatakreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose avkreftet Lungekreft Fra henvisning mottatt til start utredning Lungekreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose bekreftet Lungekreft Fra start utredning til beslutning tas. Annen sykdom Lungekreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose avkreftet Lungekreft Fra avsluttet utredning til start kirurgisk behandling Lungekreft Fra avsluttet utredning til start medikamentell behandling Lungekreft Fra avsluttet utredning til start strålebehandling Lungekreft Fra avsluttet utredning til start behandling. Overvåking. 1 Lungekreft Fra henvisning mottatt til start kirurgisk behandling Lungekreft Fra henvisning mottatt til start medikamentell behandling Lungekreft Fra henvisning mottatt til start strålebehandling Lungekreft Fra henvisning mottatt til start behandling. Overvåking. 3 TOTALT % 3 Sak 18 side 8

27 Sak 18/ vedlegg 1 Ventelister Tabell 2 Venteliste Endring Endring % Pasienter på venteliste herav med rett til nødvendig helsehjelp herav uten rett til nødvendig helsehjelp herav med fristbrudd herav med ventetid over 365 dager Gjennomsnittlig ventetid dager Ikke møtt til planlagt avtale Tabell 3 Avvikling fra venteliste hittil i år status Endring Endring % Pasienter som er tatt til behandling fra venteliste - hittil i år herav pasienter med rett til nødvendig helsehjelp herav pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp herav med fristbrudd Andel med rett til nødvendig helsehjelp - avviklet ordinært Ventetid Tabell 4 Gjennomsnitt og median ventetid i dager hittil i år Endring Endring % Gjennomsnittlig ventetid i dager pasienter med rett til nødvendig helsehjelp og behandlingsfrist pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp Median ventetid i dager pasienter med rett til nødvendig helsehjelp og behandlingsfrist pasienter uten Rett til nødvendig helsehjelp Sak 18 side 9

28 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 1 Trend gjennomsnitt og median ventetid; alle pasienter Figur 2 Trend gjennomsnitt og median ventetid; pasienter med rett til nødvendig helsehjelp Figur 3 Trend gjennomsnitt og median ventetid; pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp 5 Sak 18 side 10

29 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 4 Gjennomsnittlig ventetid for pasienter avviklet fra venteliste og ventetid for de som fortsatt står på venteliste Fristbrudd Figur 5 Utvikling fristbrudd Tabell 5 Klinikker med fristbrudd ved utgangen av februar 2015 Klinikk Antall fristbrudd Antall med rett til helsehjelp Andel fristbrudd (%) Psykisk helse- og rusklinikken Barne- og ungdomsklinikken Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk Nevro -, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken UNN Tabellen viser kun klinikker med fristbrudd. 6 Sak 18 side 11

30 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 6 Prosent avviklet fristbrudd av pasienter med rett til prioritert helsehjelp på UNN foretaksnivå Tabell 6 Antall avviklede fristbrudd per klinikk Klinikk jan.15 feb.15 Endring Barne- og ungdomsklinikken Hjerte- og lungeklinikken Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk Nevro-, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken, Psykisk helse- og rusklinikken UNN Figur 7 Utvikling i antall langtidsventende over 6 og 12 måneder 7 Sak 18 side 12

31 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 8 Utvikling langtidsventende over 12 måneder per klinikk Klinikker med > 30 langtidsventende pasienter Tabell 7 Klinikker med langtidsventende over 12 måneder ved utgangen av februar 2015 Klinikk Antall langtidsventende Andel langtidsventende (%) Psykisk helse- og rusklinikken 3 1 Barne- og ungdomsklinikken 14 3 Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk 22 1 Hjerte- og lungeklinikken 9 1 Nevro-, ortopedi - og rehabiliteringsklinikken UNN Øvrige klinikker har ikke langtidsventende. Figur 9 Antall pasienter på venteliste fordelt på ventetid (dager) 8 Sak 18 side 13

32 Sak 18/ vedlegg 1 Korridorpasienter Figur 10 Korridorpasienter somatikk (gjennomsnitt per måned) Strykninger Figur 11 Strykninger av planlagte operasjoner (prosent) Epikrisetid Figur 12 Epikriser - andel sendt innen syv dager 9 Sak 18 side 14

33 Sak 18/ vedlegg 1 Aktivitet Tabell 8 Aktivitet UNN (per februar) Aktivitet UNN HF Plantall 2015 Avvik fra plan 2015 Antall % Somatikk Utskrivelser heldøgn Innlagte dagopphold Polikliniske dagbehandlinger DRG poeng (2015 logikk) Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Herav ISF Kontrollandel poliklinikk 32 % 32 % 0 % 0 Laboratorieanalyser Røntgenundersøkelser Fremmøte stråleterapi Pasientkontakter VOP Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter BUP Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter DRG poeng - sørge for ansvar. Somatisk virksomhet Figur 13 DRG poeng UNN jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 mai.15 jun.15 jul.15 aug.15 sep.15 okt.15 nov.15 des.15 Plan DRG poeng - sørge for ansvar 10 Sak 18 side 15

34 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 14 DRG poeng per klinikk 2015 Klinikk Plan Faktisk Avvik Akuttmedisinsk klinikk Barne- og ungdomsklinikken Hjerte- og lungeklinikken Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk Nevro-, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken Operasjons- og intensivklinikken Totalt Figur 15 Utskrivelser heldøgn - somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Utskrivelser Plan Trend Figur 16 Innlagte dagopphold somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Innlagte dagopphold Plan Trend 11 Sak 18 side 16

35 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 17 Polikliniske dagbehandlinger somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Poliklinisk dagbehandling Plan Trend Figur 18 Polikliniske konsultasjoner - somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11jan.12mai.12sep.12jan.13mai.13sep.13jan.14mai.14sep.14jan.15mai.15sep.15 Polikliniske konsultasjoner Plan Trend Figur 19 Pasientkontakter - somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11jan.12mai.12sep.12jan.13mai.13sep.13jan.14mai.14sep.14jan.15mai.15sep.15 Pasientkontakter Plan Trend 12 Sak 18 side 17

36 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 20 Laboratorieanalyser jan.11mai.11sep.11jan.12mai.12sep.12jan.13mai.13sep.13jan.14mai.14sep.14jan.15mai.15sep.15 Laboratorieanalyser Plan Trend Figur 21 Røntgenundersøkelser jan.11mai.11sep.11jan.12mai.12sep.12jan.13mai.13sep.13jan.14mai.14sep.14jan.15mai.15sep.15 Røntgenundersøkelser Plan Trend Psykisk helsevern voksne Figur 22 Pasientkontakter VOP jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Pasientkontakter VOP Plan Trend 13 Sak 18 side 18

37 Sak 18/ vedlegg 1 Psykisk helsevern barn og unge Figur 23 Pasientkontakter BUP jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Pasientkontakter BUP Plan Trend Tverrfaglig spesialisert rusbehandling Figur 24 Pasientkontakter- TSB jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Pasientkontakter TSB Plan Trend Samhandling Utskrivningsklare pasienter Datagrunnlaget som benyttes nå er det samme som brukes til faktureringen av kommunene. Det er marginale endringer fra tidligere hvor reelle utskrivningsklare døgn ble brukt. 14 Sak 18 side 19

38 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 25 Utskrivningsklare døgn somatikk og psykiatri jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 jan.14 mai.14 sep.14 jan.15 Somatikk Psykiatri 15 Sak 18 side 20

39 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 9 Utskrivningsklare pasienter per kommune somatikk Kommune Utskrivningsklare døgn jan-feb Utskrivningsklare opphold jan-feb Utskrivningsklare døgn jan-feb pr 1000 innbyggere GRATANGEN NARVIK TROMSØ SALANGEN BARDU DYRØY HARSTAD KARLSØY TRANØY LENVIK LØDINGEN IBESTAD TJELDSUND SKÅNLAND STORFJORD SKJERVØY BALLANGEN NORDREISA BALSFJORD EVENES LYNGEN SØRREISA KVÆFJORD MÅLSELV TORSKEN LAVANGEN TYSFJORD KÅFJORD Totalt Forbruksrater Økonomi- og analysesenteret undersøker mulighet for tilgang til månedlige NPR-uttrekk slik at forbruksratene også kan inneholde aktiviteten gjort ved andre helseforetak (inkludert de private). Tidligere har forbruksratene kun inneholdt behandling ved UNN. 16 Sak 18 side 21

40 Sak 18/ vedlegg 1 Personal Bemanning Figur 26 Brutto utbetalte månedsverk Planlagte månedsverk Faktiske månedsverk Figur 27 Brutto utbetalte månedsverk per profesjon jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 jan.14 mai.14 sep.14 jan.15 Adm og ledelse Ambulansepersonell Diagnostisk personell Drifts/teknisk personell Forskning Helsefagarbeider/hjelpepleier Leger Pasientrettede stillinger Psykologer Sykepleiere Kategorien administrasjon og ledelse inkluderer fagstillinger. 17 Sak 18 side 22

41 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 28 Innleide månedsverk sykepleiere og leger per måned sykepleiere leger Trend sykepleiere Trend leger Beregning basert på omregningsfaktor fra nasjonalt indikatorprosjekt. Sykefravær Det korte sykefraværet (1-16 dager) har i januar en økning på 0,3 prosentpoeng, mens det mellomlange sykefraværet (17-56 dager) har en reduksjon på 0,2 prosentpoeng. Langtidsfraværet (>56 dager) har en reduksjon på 0,1 prosentpoeng. I snitt var det hver dag i januar 344 ansatte borte fra jobb på grunn av sykdom i UNN HF. Figur 29 Sykefravær ,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 jan.14 mai.14 sep.14 jan.15 Plan Trend 18 Sak 18 side 23

42 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 10 Sykefravær per klinikk i januar og gjennomsnittlig sykefravær siste 12 måneder Sykefravær gj.snitt siste Sykefravær Klinikk 12 mnd jan 2015 Akuttmedisinsk klinikk 9,6 8,3 Longyearbyen sykehus 0,8 1,1 Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken 7,6 8,2 Hjerte og lungeklinikken 9,0 9,4 Nevro-, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken 8,0 8,6 Medisinsk klinikk 8,5 9,5 Barne- og ungdomsklinikken 8,5 10,5 Operasjons- og intensivklinikken 9,0 8,9 Psykisk helse- og rusklinikken 10,3 11,1 Diagnostisk klinikk 7,7 8,0 Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 8,9 10,3 Drift og eiendomsenteret 10,6 10,7 Stabssenteret 6,9 7,3 Fag- og forskningssenteret 9,1 11,5 Turnusleger, raskere tilbake 3,7 4,1 Totalt 8,7 9,2 Arbeidsrelatert fravær på egenmelding Dette parameteret er under utvikling. Andel ansatte med fravær utover 16 dager som bruker gradert sykmelding Det har i desember 2014 vært registrert totalt 511 ansatte med sykmelding utover 16 dager. Av disse var 204 graderte. Det tilsvarer en andel på 39,9 % graderte sykemeldinger. Andelen er lavere enn i forrige mnd (44,3 %). Gradert sykemelding er en hovedstrategi i IA-arbeidet. Partene i IA-avtalen, dvs. myndighetene, arbeidsgiversida og arbeidstakersida har satt mål om at 50 % av sykmeldingene skal være gradert. 19 Sak 18 side 24

43 Sak 18/ vedlegg 1 Kommunikasjon Sykehuset i media Nyheten om at avdelingsleder Jan Norum ved røntgenavdelingen har sagt opp jobben, blir omtalt ganske bredt i media. På den positive siden får Pingvinrevyen god omtale i flere nordnorske aviser, mens nyhetssaken om Trond Mohns bidrag til PET-senteret i Tromsø også får mange oppslag basert på pressemelding fra UNN. Artikler relatert til fremtidig ambulanseberedskap i UNN står for 12 av 20 artikler med negativ innfallsvinkel i februar. Figur 30 Mediestatistikk per februar Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Positive Nøytrale Negative Mediestatistikken omfatter fem papiraviser. Fremover, Harstad Tidende, Hålogalands Avis, itromsø, Nordlys samt oppslag publisert i; Aftenposten.no, Tv2.no, Nrk.no, Dagbladet.no, Vg.no, Dagensmedisin.no Framtidinord.no, Folkebladet.no. Økonomi Resultat Figur 31 Akkumulert regnskap og budsjett Sak 18 side 25

44 Sak 18/ vedlegg 1 For 2015 har UNN et overskuddskrav på 40 mill kr. Det er budsjettert med 3,3 mill kr i overskudd per måned. For februar er det et regnskapsmessig avvik på -3,1 mill kr som gir et budsjettavvik på -6,4 mill kr. Akkumulert per februar er det et budsjettavvik på -6,6 mill kr. Inntektssiden har et negativt avvik på 9,7 mill kr i februar. Av dette utgjør ISF-inntekter -8,4 mill kr. Driftskostnadene er samlet sett 2,1 mill kr lavere enn budsjettert. Finanspostene har et positivt avvik på 1,2 mill kr. Tabell 11 Resultatregnskap februar 2015 u uet pe Februar Akkumulert per Februar Februar Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Endring ift 2014 Endring i % Basisramme 398,3 398,5-0,1 0 % 815,2 815,2-0,1 0 % 116,6 17 % Kvalitetsbasert finansiering 3,0 3,0 0,0 0 % 6,0 6,0 0,0 0 % 1,5 35 % ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 106,9 112,6-5,7-5 % 211,7 220,2-8,5-4 % 39,7 23 % ISF kommunal medfinansiering 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % -38,9-100 % Samlet ordinær ISF-inntekt 106,9 112,6-5,7-5 % 211,7 220,2-8,5-4 % 0,8 0 % ISF av legemidler utenfor sykehus 4,4 7,1-2,7-38 % 10,3 15,9-5,5-35 % -2,9-22 % Gjestepasientinntekter 3,0 2,4 0,5 22 % 5,8 4,9 0,9 19 % 2,3 68 % Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/røn 19,0 15,8 3,2 21 % 36,2 31,8 4,4 14 % 2,2 6 % Utskrivningsklare pasienter 2,1 1,0 1,1 105 % 4,3 2,0 2,3 116 % 0,2 5 % Inntekter "raskere tilbake" 1,9 1,1 0,8 72 % 3,6 2,2 1,4 65 % 0,2 5 % Andre øremerkede tilskudd 17,2 26,9-9,7-36 % 31,9 43,3-11,5-26 % -5,0-14 % Andre driftsinntekter 25,7 22,8 2,9 13 % 47,5 46,2 1,3 3 % -3,8-7 % Sum driftsinntekter 581,4 591,2-9,7-2 % 1 172, ,7-15,2-1 % 112,1 11 % Kjøp av offentlige helsetjenester 16,5 15,2 1,3 9 % 32,0 30,3 1,7 6 % 2,3 8 % Kjøp av private helsetjenester 4,7 5,0-0,3-6 % 8,0 9,3-1,2-13 % 1,5 23 % Varekostnader knyttet til aktivitet 61,8 58,7 3,1 5 % 123,8 117,7 6,1 5 % 2,3 2 % Innleid arbeidskraft 2,5 2,2 0,3 14 % 2,6 4,2-1,6-38 % -2,8-52 % Lønn til fast ansatte 276,5 306,4-29,8-10 % 572,0 613,2-41,2-7 % 37,8 7 % Overtid og ekstrahjelp 35,9 10,8 25,1 233 % 57,7 20,8 36,9 177 % 13,5 31 % Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 77,2 77,2 0,0 0 % 154,6 154,6 0,0 0 % 33,9 28 % Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -19,7-19,3-0,4 2 % -36,8-38,5 1,6-4 % 1,6-4 % Annen lønnskostnad 26,9 24,0 2,9 12 % 51,2 48,4 2,8 6 % -0,4-1 % Sum lønn og innleie ekskl pensjon 322,1 324,0-1,9-1 % 646,7 648,2-1,5 0 % 49,6 8 % Avskrivninger 21,7 21,7 0,0 0 % 43,4 43,4 0,0 0 % 2,4 6 % Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0 % Andre driftskostnader 81,8 86,2-4,4-5 % 165,1 177,8-12,6-7 % -4,2-2 % Sum driftskostnader 585,8 587,9-2,1 0 % 1 173, ,3-7,7-1 % 87,9 8,1 % Driftsresultat -4,4 3,2-7,6-236 % -1,1 6,4-7,6-118 % 24,2 96 % Finansinntekter 1,4 0,1 1,3 1,4 0,3 1,2-1,5 51 % Finanskostnader 0,1 0,0 0,1 0,2 0,0 0,2 0,1 44 % Finansresultat 1,3 0,1 1,2 1,2 0,2 0,9-1,5 56 % Ordinært resultat -3,1 3,3-6,4-192 % 0,1 6,7-6,6-99 % 22,6 100 % 21 Sak 18 side 26

45 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 12 Resultatregnskap februar 2015, ekskl. eksternfinansiering Februar, ekskl eksternfinansiering Akkumulert per Februar, ekskl eksternfinansiering Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Resultat Budsjett Avvik i kr Basisramme 398,3 398,5-0,1 815,2 815,2-0,1 Kvalitetsbasert finansiering 3,0 3,0 0,0 6,0 6,0 0,0 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 106,9 112,6-5,7 211,7 220,2-8,5 ISF kommunal medfinansiering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Samlet ordinær ISF-inntekt 106,9 112,6-5,7 211,7 220,2-8,5 ISF av legemidler utenfor sykehus 4,4 7,1-2,7 10,3 15,9-5,5 Gjestepasientinntekter 3,0 2,4 0,5 5,8 4,9 0,9 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/røn 19,0 15,8 3,2 36,2 31,8 4,4 Utskrivningsklare pasienter 2,1 1,0 1,1 4,3 2,0 2,3 Inntekter "raskere tilbake" 1,9 1,1 0,8 3,6 2,2 1,4 Andre øremerkede tilskudd 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftsinntekter 25,7 22,8 2,9 47,5 46,2 1,3 Sum driftsinntekter 564,2 564,3 0, , ,4-3,8 Kjøp av offentlige helsetjenester 16,5 15,2 1,3 32,0 30,3 1,7 Kjøp av private helsetjenester 4,6 4,9-0,3 8,0 9,2-1,2 Varekostnader knyttet til aktivitet 61,2 57,7 3,5 122,6 116,0 6,5 Innleid arbeidskraft 2,5 2,2 0,3 2,6 4,2-1,6 Lønn til fast ansatte 267,6 292,5-24,8 555,6 590,8-35,3 Overtid og ekstrahjelp 33,9 7,7 26,2 54,0 15,8 38,2 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 75,0 73,7 1,3 150,5 149,1 1,4 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -19,1-18,3-0,8-35,7-36,9 1,2 Annen lønnskostnad 25,7 22,2 3,6 49,0 45,4 3,5 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 310,7 306,1 4,5 625,5 619,4 6,1 Avskrivninger 21,7 21,7 0,0 43,4 43,4 0,0 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 78,9 81,7-2,8 159,8 170,5-10,7 Sum driftskostnader 568,6 561,1 7, , ,9 3,8 Driftsresultat -4,4 3,2-7,6-1,1 6,4-7,6 Finansinntekter 1,4 0,1 1,3 1,4 0,3 1,2 Finanskostnader 0,1 0,0 0,1 0,2 0,0 0,2 Finansresultat 1,3 0,1 1,2 1,2 0,2 0,9 Ordinært resultat -3,1 3,3-6,4 0,1 6,7-6,6 De viktigste avvikene for februar er (ekskl. eksternfinansert virksomhet): Inntekter -8,4 mill kr ISF-inntekter (inkludert ISF av biologiske legemidler) +3,2 mill kr polikliniske inntekter +1,1 mill kr utskrivningsklare pasienter +2,9 mill kr Andre driftsinntekter Driftskostnader -3,5 mill kr varekostnader knyttet til aktivitet -1,3 mill kr kjøp av helsetjenester -4,5 mill kr lønn (+24,8 mill kr fast lønn, -26,5 mill kr variabel lønn) +2,8 mill kr andre driftskostnader 22 Sak 18 side 27

46 Sak 18/ vedlegg 1 De viktigste avvikene akkumulert per februar er (ekskl. eksternfinansert virksomhet): Inntekter -14,1 mill kr ISF-inntekter (inkludert ISF av biologiske legemidler) +4,4 mill kr polikliniske inntekter +2,3 mill kr utskrivningsklare pasienter +1,3 mill kr Andre driftsinntekter Driftskostnader -6,5 mill kr varekostnader knyttet til aktivitet (-5,5 mill kr TNF-hemmere) -0,5 mill kr kjøp av helsetjenester -6,1 mill kr lønn (+35,3 mill kr fast lønn, -36,6 mill kr variabel lønn) +10,7 mill kr andre driftskostnader Tabell 13 Funksjonsregnskap for februar Brutto driftskostnader per funksjonsområde - akkumulert per februar Funksjon Regnskap Budsjett denne Regnskap hittil i fjor Regnska Budsjett hittil Avvik hittil i år Endring hittil i denne mnd mnd p hittil i år i år fjor - hittil i år Somatikk 336,6 334,9 618,7 672,4 666,8 5,5 8,7 % Somatikk, (re-hab) 25,1 24,1 44,1 50,2 49,2 1,0 14,0 % Lab/rtg 71,8 73,3 136,8 148,1 148,8 (0,6) 8,3 % Somatikk inkl lab/rtg 433,5 432,3 799,6 870,7 864,8 5,9 8,9 % VOP, sykehus og annen beh 32,6 34,5 63,4 67,2 70,6 (3,4) 6,0 % VOP, DPS og annen beh 33,1 34,1 62,2 67,9 70,2 (2,3) 9,3 % BUP 14,2 14,9 27,3 28,7 30,6 (1,8) 5,1 % Psykisk helse 79,8 83,4 152,9 163,9 171,4 (7,6) 7,2 % RUS, behandling 19,0 18,4 35,5 35,8 38,1 (2,4) 0,8 % Rusomsorg 19,0 18,4 35,5 35,8 38,1 (2,4) 0,8 % Ambulanse 32,3 31,5 58,9 65,9 65,0 0,9 11,8 % Pasienttransport 19,2 18,1 34,7 34,6 35,9 (1,3) -0,4 % Prehospitale tjenester 51,4 49,6 93,7 100,5 100,9 (0,5) 7,3 % Administrasjon (skal være 0 på HF) - 0,0 (0,0) - 0,0 (0,0) -100,0 % Personalboliger, barnehager 1,2 0,7 3,7 2,0 1,9 0,1-46,2 % Personal 1,2 0,7 3,7 2,0 1,9 0,1-46,2 % Sum driftskostnader 585,1 584, , , ,3 (4,5) 8,1 % 23 Sak 18 side 28

47 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 14 Resultat per klinikk (beløp i mill kr) Februar Akkumulert per februar Klinikk, økonomiske tall i mill kr Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Totalt 10 - Akuttmedisinsk klinikk 29,4 27,8-1,6 59,4 56,0-3,4 Totalt 11 - Longyearbyen sykehus 1,0 2,5 1,5 3,5 4,9 1,3 Totalt 12 - Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken 18,6 13,8-4,8 33,3 25,6-7,7 Totalt 13 - Hjerte- lungeklinikken 15,5 12,2-3,3 29,6 21,6-8,0 Totalt 15 - Medisinsk klinikk 20,3 20,3 0,0 39,9 37,9-2,0 Totalt 14 - Nevro- ortopedi- og rehabiliteringsklinikken 29,1 22,9-6,2 50,2 40,6-9,6 Totalt 17 - Barne- og ungdomsklinikken 16,5 16,3-0,2 31,1 32,6 1,5 Totalt 18 - Operasjons- og intensivklinikken 56,1 54,4-1,7 106,2 102,0-4,2 Totalt 20 - Psykisk helse- og rusklinikken 59,5 58,0-1,4 116,1 116,5 0,4 Totalt 30 - Diagnostisk klinikk 44,9 44,7-0,2 91,3 89,2-2,1 Totalt 40 - Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 6,8 6,5-0,3 14,4 13,1-1,3 Totalt 45 - Drifts- og eiendomssenter 49,7 52,2 2,5 98,8 102,3 3,5 Totalt 52 - Stabssenteret 13,2 13,9 0,8 26,3 27,9 1,6 Totalt 54 - Fag- og forskningssenter 4,7 3,2-1,4 9,2 9,8 0,6 Totalt 62 - Fellesinntekter/-kostnader -362,9-353,7 9,3-710,1-688,1 21,9 UNN Totalt 3,1-3,3-6,4-0,1-6,7-6,6 Prognose Årsprognosen for 2015 er et resultat i tråd med styringsmålet på +40 mill kr. Gjennomføring av tiltak Figur 32 Periodisering og gjennomføring av tiltak I februar er det realisert en økonomisk effekt på 9,3 mill kr. Akkumulert hittil er det beregnet en økonomisk effekt på 18,9 mill kr, som utgjør en gjennomføringsgrad på 49 %. 24 Sak 18 side 29

48 Sak 18/ vedlegg 1 Likviditet Figur 33 Likviditet UNN har per utgangen av februar en likviditet på 82 mill kr. Det er forventet en økning i likviditeten i mars måned som en følge av utbetaling av låneopptak i forbindelse med A-fløy. I tillegg er innstilling til vedtak i RHF`s styresak Budsjett Justering av rammer nr 1 at Helse Nord RHF styrker egenkapitalen og likviditeten til HF ene for å redusere behovet for interne lån mellom RHF et og helseforetakene. Prognosen for likviditet ved utgangen av 2015 er på 352 mill kr, i henhold til budsjett, forutsatt at styret i RHF vedtar likviditetsstyrkingen. Investeringer Tabell 15 Investeringer (tall i 1000 kr) Investerings Sum ramme investert overført til Restforpliktelser (godkjent 2014) Rest disponibel investerings ramme Disponibel Sum Investerings investerings Investert Investert investert Investeringer, tall i mill kr ramme 2015 ramme januar 2015 februar Pasienthotell Breivika inkl alle underprosjekter 184,1-10,0 124,0 114,0 1,0 9,3 10,3 103,7 A-fløy inkl alle underprosjekter 115,5 84,1 290,0 374,1 22,5 28,3 50,8 323,3 PET-senter inkl alle underprosjekter 14,4-24,3 163,0 138,7 0,4 0,4 0,8 137,9 Nytt sykehus Narvik 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM Nybygg 314,0 49,8 577,0 626,8 23,9 38,0 61,8 565,0 Åsgård inkl alle underprosjekter 16,0 83,5 16,3 99,8 0,0 0,1 0,1 99,7 Narvik inkl alle underprosjekter 37,7-32,3 0,0-32,3 6,0 0,2 6,2-38,6 SUM Rehabilitering 53,7 51,2 16,3 67,5 6,0 0,3 6,3 61,2 Tromsø undersøkelsen 0,0 10,0 5,0 15,0 0,0 0,0 0,0 15,0 Datarom 11,1 5,2 0,0 5,2 0,1 0,2 0,3 4,8 Tiltak kreftplan 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 VAKe 0,0 1,0 0,0 1,0 0,0 0,6 0,6 0,3 ENØK 0,6 13,5 0,0 13,5 0,0 0,2 0,2 13,3 SUM Prosjekter 11,7 29,6 6,0 34,6 0,2 1,0 1,2 33,4 Medisinteknisk utstyr 56,2 0,0 57,8 57,8 1,7 5,5 7,1 21,8 28,9 Teknisk utstyr 7,9 0,0 13,3 13,3 0,0 0,6 0,6 6,7 6,0 Ombygginger* 65,9 0,0 0,0 0,0-4,6-0,1-4,7 0,0 4,7 Ambulanser 19,6 0,0 9,1 9,1 1,3 0,0 1,3 7,8 0,0 UNN-KIS 6,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,4 0,4 0,0-0,4 EK KLP 20,1 0,0 20,0 20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 20,0 Ufordelt/overforbruk -99,8 99,8 0,0 0,0 0,0 SUM Utstyr med mer 176,1-99,8 200,0 100,2-1,6 6,4 4,8 36,2 59,2 SUM total 555,6 30,8 799,3 829,1 28,4 45,7 74,1 36,2 718,7 * Korrigering i januar er en ompostering som ikke påvirker resultatet eller investeringsrammen. Negativt beløp i februar gjelder en kreditnote fra Harstad kommune. I februar 2015 er det forbrukt 45,7 mill kr av investeringsrammen på 799,3 mill kr. Av investeringsrammen utgjør PET senteret 163 mill kr som er en foreløpig investeringsramme 25 Sak 18 side 30

49 Sak 18/ vedlegg 1 for 2015 og kan bli endret. Totalt forbruk hittil inkludert forpliktelser (godkjente investeringer som er igangsatt, men ikke mottatt) er 110,3 mill kr. For utstyr med mer er disponibel restramme 59,2 mill kr per februar. Tabell 16 Søknader utstyrsinvesteringer Nr Investeringssøknader til styret 25. mars 2015 Klinikk/ Avdeling 1 Medisinsk klinikk - Gastromedisin - Tromsø Type utstyr Årsak til søknad Nødvendig for opprettholdelse av normal drift Begrunnelse for søknaden Nødvendig for opprettholdelse av liv og helse 2 stk gastroskop Kassasjon Ja Ja, stopp av blødning via gastroskop er livsnødvendig behandling. Sparte driftskostnader Tilsynspålegg Konsekvenser Prisforklaring Gastroskop er helt nødvendige for drift av gastrolab. Nå må vi låne skop fra leverandør til en høy kostnad. Hvis vi ikke har nok gastroskop, blir det ikke mulig å undersøke pasientene. Gastroskop er også helt nødvendig for prosedyrer om stopp av blødning og fjerning av polypper Stipulert kostnad (inkl mva) mill. kr Godkjent Direktør 0,7 Ja 2 Kirurgi-kreft- og Ultralyd-apparat Kassaksjon Absolutt Ja Reise-utgifter Risisko for dårlig kvalitet og kvinnehelseklinikken - Føden-Narvik seleksjon av gravide og fødende 3 Diagnostisk klinikk - Laboratoriemedisin-Tromsø Analyseinstrument Kassasjon av det ene Analysering av for å måle blodgass instrumentet blodgass, ioner, lactat. Dette er ett av to instrument som er gjensidig backup for hverandre. blodgass inngår i ø- hjelp og er nødvendig for forsvarlig drift Analysering av blodgass inngår i ø-hjelp og er nødvendig for forsvarlig drift Blodgassprøve er tatt arteriellt eller kappilært. Prøven er holdbar i 10 min. Dersom ikke nytt instrument anskaffes vil ikke ø-hjelps funksjonen kunne opprettholdes på ett forsvarlig nivå. Vi risikerer at prøver ikke kan analyseres innen holdbarhetstiden, ved feks vedlikehold, driftstans, kalibreringer samt innkomst av mange prøver samtidig. 1,0 Ja 0,17 4 Medisinsk klinikk - Mikrobiologisk avdeling - Tromsø Utsæds- og merkemaskin for bakteriologiske prøver 5 Kirurgi-kreft- og Fleksibelt kvinnehelseklin cystoscop ikken - Utredningpoliklinikken-TØ Sommeren 2014 innvilget UNN styret kostnadsramme på 2,0 mill. Denne er for liten ut fra utstyret som finnes i markedet og tillegg for svak kronekurs og mva. Kassaksjon Ja Ja Se vedlegg fra forrige søknadsrunde Nødvendig for opprettholdelse av normal drift Nei Mangelfull diagnostisk service, dyrere og mer ineffektiv drift Redusert kapasitet på utredningav pasienter med symptomer fra urinveier Det søkes om utvidelse av rammenslik at de alternative instrumentene som finnes i markedet reelt kan bli vurdert opp mot hverandre ut fra kravspesifikasjonen. 1,13 0,25 6 Diagnostisk klinikk - Laboratoriemedisin 2 stk overlgemikroskop Kassasjon av 1 stk Ja, helt nødvendig for mikroskop. Anbefaling å kunne diagnostisere om erstatning av til pasientprøver sammen 5 stk mikroskop i tilsynsrappert fra med.teknisk avd. Ja Forsinkelse i diagnoser kan gi forsinket behandling og dårligere prognoser for pasienten. Dette gjelder spesielt maligne kreftdiagnoser 0,45 7 Kirurgi-kreft- og Fleksibelt kvinnehelseklinikken - cystoscop Utrednigspoliklinikken Kassaksjon Nødvendig for opprettholdelse av normal drift Redusert kapasitet på utredning av pasienter med symptomer fra urinveiene 0,23 8 Kirurgi-kreft- og Tørkeskap for kvinnehelseklinikken - flexible cystoscop Utrednigspoliklinikken 9 Operasjons- og Intensivklinikken, Anestesi- og Opera- sjonsavdelingen, Tromsø Endoskopi-utstyr; skop og rack 10 Diagnostisk Flowcytometer klinikk - Klinisk patologi Nytt behov. Behov for tørkeskap for å beskytte scopene for slitasjon og skader. Reduserer også belastningen på de ansatte ifht klargjøring av scop. Kassasjon Avdelingen hadde et flowcytometer som ble kassert i Vi overtok et Flowcytometer (FacsCalibur) fra laboratoriemedisin, da det har vært tenkt en felles instrumentpark for flowcytometer. Dette instrumentet var defekt ved overtakelse og ble kassert i Ja. Skopet er i daglig bruk, og uten dette må undersøkelser utsettes eller strykes. Fom. kassasjonen før jul har det vært store drifts- problemer. I utgangspunktet ikke, men det kan være dersom 1) pasienttilstanden er kritisk og/eller 2) øvrige skop er i bruk el. kontaminerte Sparte driftskostnader Ja, gjennom at driften kan gå som planlagt både ved AnOpavdelingen og ved Gastrolab v/medisinsk klinikk (som vi må låne fra for å kunne drifte). Bedre behandling/mindre skader av Ombygging av cystoscopene. Scopene tåler skyllerommet er veldig lite og koster mye å kjøpe behandlet og godkjent i ny. arealgruppa i Se mailkorrespondanse i arkfane med vedlegg til sak 2. Nei 1) mye ressurser til planlegging og koordinering internt samt ift. gastrolab. 2) utsettelser og strykninger av pasienter 3) ikke oppdatert og riktig utstyr for diagnostisering og behandling 4) økt slitasje og fare for feil ved resterende utstyr Ja Nei Nei Nei Klinisk patologi ufører i dag flowcytometriske analyser på paraffininnstøpt materiale som en del av rutinediagnostikken for ovarial - og endometriecancer. Dersom denne diagnostikken bortfaller, vil prøvene måtte sendes enten til OUS ( Radiumhospitalet) eller til SUS som er de eneste i landet som utfører slike analyser. Dette vil medføre ekstra kostnader og svært lang ventetid, noe som igjen vil redusere kvaliteten på vår diagnostikk. 0,24 0,82 0,90 26 Sak 18 side 31

50 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 17 Fortsettelse søknader utstyrsinvesteringer Nr Investeringssøknader til styret 25. mars 2015 Klinikk/ Avdeling Type utstyr 11 Barne- og Data program ungdomsklinikk en-medisink genetisk avdeling Årsak til søknad Utskifting av dataprogram se kassasjons brev HN- IKT Nødvendig for opprettholdelse av normal drift Begrunnelse for søknaden Nødvendig for opprettholdelse av liv og helse Nødvendig for å opprettholde av normal drift Spare mye tid når vi har oversikt over hele familiens arvegang og sykdomsbilder Sparte driftskostnader Tilsynspålegg Konsekvenser Prisforklaring Dersom det ikke godkjennes kan vi ikke gå over til Windows 7. Et familietegningsprogram er helt nødvendig ved en medisinsk genetisk avdeling. Vi må har et dataprogram hvor vi samler familieopplysninger og følger arvegang som et verktøy i utredning av personer/familier med arvelige sykdommer. Denne funksjon finnes ikke i DIPS. Medisinsk genetisk avdeling har regionfunksjon i HN-RHF. Venteliste: Kan ikke ta inn pasienter innen arvelig kreft uten å ha et sted hvor vi oppbevarer alle familieopplysninger samlet, blant annet hvilke kreftsykdommer som finnes i familien. Stipulert kostnad (inkl mva) mill. kr 0,50 Godkjent Direktør 12 Kirurgi-kreft- og Ultralyd apparat kvinnehelseklinikken - Kirurgisk avdeling - Na Henvisning til K3K Narvik av alle variser operasjoner i hele HN Absolutt. Kan ikke utføre pålagte operasjoner ved hjelp N/A JA N/A Kan ikke utføre pålagte operasjoner uten dette utstyr. Da må pasientene vente eller henvises av laserbehandling uten dette utstyr. privat. 0,33 13 Diagnostisk 2 stk.pasient klinikk -Røntgen Monitor Gamle, gjenntatte ganger oppstått feil ved bruk. Dvs. ikke utført måling. Dette er nødvendig Helt klart en Pasientskade utstyr for monitorering nødvendighet for å erstattning. av oksygenopptak, hjerterytme og puls ivareta pasienten under avansert under tidvis avanserte behandling prosedyrer så som Tavi og Stentgraft Ingen Vansker med å fange opp Ca ,- pr. stk. pasientens tilstand. Får ikke satt i jfr. Knut R. Hanssen gang tiltak raskt nok, noe som Med. Tekn. Totalt 200 fører til en unødvendig økende 000,- spiral av risiko for pasientens liv og helse 0,20 14 Barne- og ungdomsklinikk en - Medisinsk genetikk Manglende midler til Dagens instrument er Instrument for isolering av DNA/RNA fra humant blod, celler og vev. og kostnadsrammen var for et år siden satt til 0,25 mill. kr. Nå etter anbud er det bare en leverandør og kostnaden kommer på 0,73 mill kr inkl mva. Manglende midler 0,48 mill kr. 13 år gammelt og svært slitt. Høy risiko for driftsstans. DNAekstraktor må anses som kjernen i avdelingens drift. En driftsstans kan lamme avdelingens produksjon. Innkjøp ble godkjent i februar 2014, Anbudsprosess er nylig avsluttet ( ). Vi fikk bare inn ett tilbud. Det er bare denne ene tilbyderen som kan levere instrument som er egnet for diagnostisk bruk. Flere av de andre medisinsk genetiske avdelingene i landet har dette instrumentet. Ja, helt essensiell. Ja Ingen betydelig Ingen. endring av driftskostnader. Nytt instrument er mer automatisert, gir mer effektiv drift og bedre kvalitetssikring. Daglig drift ved laboratoriet på Med.gen avd vil stoppe opp. DNAekstrahering er utgangspunktet for de aller fleste analyser vi gjør. Uten en ny ekstraktor vil vi ikke kunne analysere eller svare ut analyser, inkludert fosterdiagnostikk, arvelig kreft og annen utredning av pasienter med arvelige sykdommer. Avdelingen vil ikke være i stand til å nå årets inntekstskrav på 16 millioner kroner. 0,48 15 Diagnostisk klinikk - Laboratoriemedisin qpcr Instrument Instrumentet som brukes i dag (UNN38664) er ustabilt og har hatt flere perioder med driftstans siden desember Dette instrumentet er installert i 2005 og er over forventet levealder. Instrumentet brukes mest av MRD lab til Ja, noen av våre analyser er ø- Ekstra kostnader ved undersøkelse av BCR- hjelpsanalyser. driftsstans i ABL1 og PML-RARα Analyseresultaten januar 2015 er translokasjoner ved leukemier. e er avgjørende for valg av ca kr. Dette er ikke Analyseresultatene er behandling og inkludert avgjørende for valg av kan ikke erstattes arbeidstimer (ca behandling og kan ikke erstattes av andre analyser. Noen av disse analysene er ø-hjelps analyser. Instrumentet brukes også av NMK til HLA B21 og Trombocyttlab til trombocyttantigen undersøkelse. Vi har ingen back-up til dette instrumentet, slik at vi har ingen mulighet til å analysere prøver ved driftsstans på instrumentet. av andre analyser. 25 timer). Uten et fungerende instrument er det ikke grunnlag for drift på fagområdet. Per i dag er det kun Rikshospitalet og UNN som tilbyr disse analysene i Norge kr inkludert vedlikehold i 7 år. 0,60 Ja 16 Medisinsk klinikk, Gastrolab.(Tromsø) 1 EUS skop Kassasjon Ja Ja, nødvendig for diagnostikk og vurdering av kreftsykdom i mage tarmtraktus Endoskopisk ultralyd gjøres som ledd i kreftutredning og UNN, Tromsø gjør dette for hele Nord Norge. Hvis vi ikke får fornyet dette kasserte skopet, reduserer det betydelig kapasiteten for denne prosedyren 0,94 Totalt 9,0 Det foreligger 16 utstyrssøknader til godkjenning for til sammen 9,0 mill kr. 27 Sak 18 side 32

51 Sak 18/ vedlegg 1 Byggeprosjekter Tabell 18 Byggeprosjekter per januar Pasienthotell A-fløya PET-senter Bygg 7 Åsgård HMS Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Planlagt ferdigstillelse Fremdrift Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Ramme inneværende år, inkludert overført fra ,9 mill kr 374,4 mill kr 25 mill kr* 77,8 mill kr** Sum investert hittil ,6 mill kr 50,8 mill kr 0,7 mill kr 0,01 mill kr Sum investert tidligere år 309,1 mill kr 220,0 mill kr 23,3 mill kr 18,2 mill kr Investeringsramme P mill kr 1 285,4 mill kr 493,1 mill kr 96 mill kr Prognose økonomiavvik -12,8 mill kr Usikker Sak 18 side 33

52 Sak 18/ vedlegg 2 Sak: Risiko og tiltaksarbeid budsjett 2015 Til: Styret UNN HF Fra: Grethe Andersen Møtedato: 25. mars 2015 Saksutredning I forrige styremøte ba styret om å bli oppdatert på risiko og tiltaksarbeid i Kvalitets- og virksomhetsrapporten i styremøtet i mars. Saksutredningen viser oppdatert risiko og status i tiltaksarbeidet, samt plan for videre arbeid. Klinikkvise ekstraordinære oppfølgingsmøter Som en del av arbeidet med å sikre at kvaliteten og detaljeringsgraden i tiltaks- og gjennomføringsplanene er tilstrekkelig har det vært avholdt oppfølgingsmøter i uke 11 mellom økonomisjef og klinikksjef med følgende agenda: 1. Er det utarbeidet tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen? a. Hvis ikke må vi avtale frist for når dette er ferdigstilt, eller klinikksjefen må lage sak til ledergruppa. 2. Har alle tiltakene en skriftlig gjennomføringsplan? a. Hvis ikke må vi avtale frist for ferdigstillelse av dette? 3. Klinikkens egne oppfølgingsrutiner; a. Har klinikken etablert gode interne oppfølgingsrutiner? b. Har klinikken systemer/rutiner/planer for kompenserende tiltak dersom utviklingen ikke er som planlagt og ønsket. Akuttmedisinsk klinikk Har tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen, men noe er lite konkretisert (i tillegg til det som gjelder Ambulanseutredningen) Mangler skriftlige gjennomføringsplaner på flere tiltak Mangler kostnadsoversikt for rekruttering og opplæring nye AMK (budsjettet fra Helse Nord på 4,2 mill kr er tildelt klinikken) Klinikksjefens risikovurdering: Det er flere risikoelementer i Akuttmedisinsk klinikk som gjør at risikoen anses som høy. Risiko vedrørende for lavt budsjett til rekruttering og opplæring AMK Risiko vedrørende for lavt budsjett ifm opplæringsplan Nødnett Risiko i forbindelse med sommerferieavvikling (mangel på personell, høye kostnader) Risiko vedrørende tiltak i Ambulanseavdelingen (redusert bruk av vikarer ifm sykdom) Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Konkret tiltak for generell effektivisering/halv prisvekst og reduksjon administrative stillinger må utarbeides og implementeres. Klinikksjefen må utarbeide estimat på kostnader for 2015 ifm AMK basert på rekrutteringsplan. UNN har fått 4,2 mill kr (ba om 4,6 mill kr) Klinikksjefen må utarbeide estimat for hva opplæring Nødnett vil koste (vikarkostnader) Gjennomføringsplaner må lastes opp i dialogavtalen Sak 18 side 34

53 Sak 18/ vedlegg 2 Side 2 av 5 Barne- og ungdomsklinikken Tiltaks- og gjennomføringsplan ok. Klinikksjefens risikovurdering: Klinikksjefen vurderer budsjettbalanse som sannsynlig. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Kontroller og last opp alle gjennomføringsplaner i Dialogavtalen (dersom noen mangler) Diagnostisk klinikk Møtet måtte avlyses pga møtekollisjon internt i klinikken. Nytt møte avtales i uke 12. Drifts- og eiendomssenteret Tiltaks- og gjennomføringsplan ok. Klinikksjefens risikovurdering: Drift- og eiendomssjefen vurderer budsjettbalanse som sannsynlig. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Tiltaks- og gjennomføringsplanen lastes opp i dialogavtalen Fag- og forskningssenteret Ikke avholdt møte. Tiltaksplan ok. Økonomisjefens risikovurdering: Mål om budsjettbalanse vurderes som sannsynlig. Oppfølging: Ingen oppfølgingspunkter. Hjerte- lungeklinikken Klinikken har utarbeidet tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen. Gjennomføringsplaner er laget. Dersom intermediærenheten besluttes å ikke legges ned har ikke klinikken utviklet andre tiltak pt som kan iverksettes. Klinikken har ikke iverksett nye tiltak utover det som allerede er etablert ifm å forbedre kodekvaliteten. Klinikksjefens risikovurdering: Usikkerhet knyttet til tiltak avvikle intermediærenhet. Prosess sammen med klinikksjef OPIN, ferdigstillelse utsatt til medio april. Stor risiko ifm inntektskrav økte ISF inntekter (klinikken har godkjent redusert aktivitet ifm tiltaksplanen), har hatt kodekontroller som sørger for oppretting hver måned og koderevisjon (fra Analysesenteret Lovisenberg) er nylig gjennomført uten vesentlige feiler avdekket. Sak 18 side 35 2

54 Sak 18/ vedlegg 2 Side 3 av 5 Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Gjennomføringsplan (siste versjon) lastes opp i dialogavtalen Klinikksjefen må vurdere om rutinene for bedring av kodekvalitet kan utvides ytterligere. Plan for dette arbeidet lastes opp i dialogavtalen. Klinikksjefen må vurdere risiko og mulighet for budsjettbalanse (særlig ifm ISF). Dersom utfordringene vurderes som uløsbar innenfor HLK må klinikksjefen lage et notat til direktøren før 24. mars. Kirurgi,- kreft- og kvinnehelseklinikken Uløst omstilling er på 4 mill kr og gjelder kreftmedikamenter. Klinikken har ikke funnet tiltak på andre områder for å dekke inn dette. Tiltakene i planen er iverksatt, gjennomføringsplaner er laget for enkelte områder, mangler for noen tiltak. Klinikksjefens risikovurdering: Den totale risikoen i budsjett, eks uløst omstillingsutfordring; klinikksjefen vurderer risikoen til akseptabel og det er sannsynlig at klinikken holder budsjettet for Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Konkrete planer for gjennomføring lastes opp som vedlegg i dialogavtalen Klinikksjefen må vurdere om uløst omstillingsutfordring skal meldes inn som felles omstillingsutfordring for UNN. Klinikksjefen må i så fall lage et notat om saken til direktøren før 24. mars. Klinikken jobber med ytterligere tiltak for å øke kodekvaliteten. Planen lastes opp i dialogavtalen. Medisinsk klinikk Det er laget tiltak og gjennomføringsplaner tilsvarende omstillingsutfordringen. Klinikken jobber med flere tiltak for å forbedre kodekvaliteten. Klinikksjefens risikovurdering Tett oppfølging internt. Størst risiko vedrørende ISF inntekter. Mål om budsjettbalanse vurderes som sannsynlig. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Detaljerte planer for tiltaksgjennomføring må lagres som vedlegg i dialogavtalen, og utarbeides der disse mangler. Flere tiltak for å bedre kodekvalitet utarbeides og lastes opp i dialogavtalen. Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Tiltaks- og gjennomføringsplaner ok Klinikksjefens risikovurdering Mål om budsjettbalanse vurderes som sannsynlig. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Ingen oppfølgingspunkter Sak 18 side 36 3

55 Sak 18/ vedlegg 2 Side 4 av 5 Nevro,- ortopedi- og rehabiliteringsklinikken Klinikken mangler fremdeles tiltak for 12 mill kr. I tillegg er mange tiltak lite konkretisert og med manglende gjennomføringsplaner. Klinikksjefens risikovurdering. Den totale risikoen i klinikkens budsjett er fremdeles høy. Klinikkledelsen jobber aktivt med å skaffe seg nødvendig oversikt og iverksetter tiltak fortløpende. Risikoen er spesielt knyttet til 2015 pga manglende helårseffekter. Oppfølging (frist 31. mars) Det må identifiseres tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen. Start med en grovskisse, og detaljer planene etterpå. Vurdere reduksjon i stillinger (der det er ledige stillinger) I tiltakslisten som er vedtatt og allerede iverksatt må det utarbeides skriftlige planer for hvordan tiltakene skal gjennomføres. Dette gjelder tiltakene som omhandler reduksjon av variabel lønn, ambulering, medikamentkostnader, svinn etc. (Stillingsreduksjonene er allerede iverksatt og er ok) Gjennomføringsplanene må lastes opp som vedlegg i dialogavtalen. Arbeidet med ABP må konkretiseres for hele klinikken. Det må lages gjennomføringsplaner for identifiserte tiltak (redusere variabel lønn), og lages en prosessplan for videre arbeid med ABP. ABP leger; planene for gjennomføring må skriftliggjøres og konkretiseres. Avventer felles føringer fra arbeidsgruppe ABP leger. Lastes opp i dialogavtalen. Klinikkens planer for å organisere arbeidet med kodeforbedring må skriftliggjøres og lagres som vedlegg i dialogavtalen. Klinikksjefen må gjøre en ny vurdering (og sende direktøren) om hva som anses som mulig å gjennomføre i 2015, og dermed størrelsen på uløst omstillingsutfordring. Operasjons- og intensivklinikken Møtet måtte avlyses pga sykdom. Nytt møtet avtales i uke 12. Psykisk helse- og rusklinikken Tiltak tilsvarende omstillingsutfordring Gjennomføringsplaner (detaljert) lastes opp i dialogavtalen Klinikksjefens risikovurdering: Mål om budsjettbalanse vurderes som sannsynlig. Risiko vedrørende rekruttering legespesialister. Dersom det må leies inn leger eksternt øker kostnadene og risikoen i budsjettet. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Detaljerte planer for tiltaksgjennomføring må lagres som vedlegg i dialogavtalen. Stabssenteret Mange midlertidige tiltak. I det videre arbeidet med organisering av det nye Stabssenteret inngår arbeid med permanente tiltak. Stabssjefens risikovurdering Sak 18 side 37 4

56 Sak 18/ vedlegg 2 Side 5 av 5 Mål om budsjettbalanse er sannsynlig. Oppfølging: Ingen oppfølgingspunkter. Oppsummering oppfølgingsmøter. Gjennomføringsplanene er generelt ytterligere konkretisert siden forrige gjennomgang, og planene er i stor grad lastet opp i dialogavtalene. Risiko i UNNs totale budsjett 2015 Det er fremdeles flere store risikoelementer i det totale budsjettopplegget for UNN i 2015: 1. NOR-klinikken (mangler tiltak for flere mill kr, i tillegg mangler de gjennomføringsplaner for flere tiltak) 2. ISF inntekter; Pr februar har vi ca 8,0 mill kr lavere ISF inntekter enn i fjor, og ca 14,1 mill kr lavere enn budsjett. 3. Utredning ambulansestasjoner 4. Fellestiltak; de fleste klinikkene avventer fremdeles behandling og felles enighet om tiltaksliste for flere fellestiltak. 5. Nye tiltak ved eventuell manglende gjennomføring finnes i svært liten grad 6. Risiko knyttet til manglende rekruttering (behov for dyr innleie). 7. Nedleggelse intermediærenhet 8. Kreftmedikamenter 9. Deltakelse i FIKS prosjektet (kun ca 6 mill kr til frikjøp) Plan for videre arbeid. Detaljert oversikt over hvert enkelt tiltak og vurdering av den totale risikoen er under utarbeidelse og vil bli gjennomgått i ekstraordinær budsjettkonferanse i direktørens ledergruppe 24. mars. Hovedteamet for konferansen er hvordan vi håndteres uløst omstilling og reduserer risikoen tilstrekkelig for å sannsynliggjøre budsjettbalanse i Sak 18 side 38 5

57 Sak 19/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Arthur Revhaug Saksbehandler: Turid Oliva Fossem Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar tilsynsrapporten for perioden til etterretning. Sammendrag Etter behandlingen av foregående rapport, er det utført sju nye tilsyn ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN), mens fire tilsyn er avsluttet. I 2014 ble det gjennomført totalt 25 eksterne tilsyn. Det foreligger endelige rapporter fra tre av de sju nye gjennomførte tilsynene, og det er avdekket manglende etterlevelse av lovverk og/eller interne prosedyrer. Fylkesmannen i Troms fant at regelverket ikke følges når det gjelder håndtering av henvisninger og viderehenvisninger for pasienter med kreft, frem til start av nødvendig helsehjelp. Riksrevisjonen fant at gjeldende regelverk ikke er tilstrekkelig implementert når det gjelder å ha kontroll med helseopplysninger i det elektroniske pasientjournalsystemet. Helse Nord RHF fant at foretakets praksis på flere områder bryter med nasjonale føringer når det gjelder strykninger av planlagte operasjoner. Saken viser til at det som hovedregel er systemsvikt når det avdekkes avvik. Korrigering av denne form for avvik er et lederansvar. Den beste oppfølgingen sikres gjennom opplæringstiltak, gjennomgang og implementering av prosedyrer. Det kan være en utfordring å sikre at planlagte tiltak faktisk gjennomføres, og det kan også være en risiko for at varige forbedringer ikke skjer. Direktøren mener derfor at det er viktig at tilsyn ikke bare følges opp i den enkelte reviderte enhet, men at erfaringene også bidrar til læring på tvers av flere enheter, og dermed bidrar til forbedret kvalitet og pasientsikkerhet i hele foretaket. Presentasjon av resultater etter eksterne tilsyn skal derfor gis økt oppmerksomhet i Kvalitetsutvalget. Målet med er å ansvarliggjøre klinikksjefene og andre linjeledere for å sikre oppfølging og læring på tvers gjennom kvalitetsog arbeidsmiljøutvalgene i hele organisasjonen. Sak 19 side 1

58 Sak 19/2015 Bakgrunn Ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) gjennomføres det systematiske tilsyn fra statlige tilsynsmyndigheter. I 2014 ble det gjennomført 25 eksterne tilsyn. De fleste er tilsyn som er varslet på forhånd. Noen gjennomføres etter samordning mellom flere tilsynsmyndigheter. I tillegg gjennomfører Helse Nord RHF revisjoner på ulike virksomhetsområder, i tråd med omforente planer i regionen, eller mellom det regionale foretaket og det enkelte helseforetak. Formål Formålet med denne saken er å gi styret nødvendig oversikt over gjennomførte eksterne tilsyn og revisjoner i helseforetaket fra til og med I tillegg gir sakens vedlegg oppdatert status for iverksatte tiltak og frister for lukking av pålegg og avvik. Saksutredning Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser, og forbedringspotensialet ligger i implementering og etterlevelse. Formålet med tilsyn er å kontrollere om det er etablert et internkontrollsystem som sørger for at virksomhetens tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med loven. For UNN er tilsynsmyndighetene en viktig ressurs, som gir viktige bidrag i arbeidet med å avdekke hvor helseforetaket har forbedringspotensial, og følge opp at avvik blir rettet. Direktøren iverksetter nye rutiner i oppfølging av tilsyn ved at disse får en økt ledelsesmessig oppmerksomhet gjennom behandling i kvalitets-, bruker- og arbeidsmiljøutvalg (KVAMutvalg). Her skal tiltak for å forhindre gjentakelse av uønskede hendelser og identifisering av læringsmomenter som kan gjelde for flere klinikker/ avdelinger presenteres. Rådgivere fra Fagog forskningssenteret (FFS) følger opp med å delta i klinikkenes KVAM-utvalg, hvor de skal bidra med tilrettelagte data, analyser og kunnskap om ulike metoder og systemer for å oppnå erfaringsoverføring og læring på tvers av flere virksomhetsområder. Statusrapport Det er siden forrige rapportering gjennomført sju nye tilsyn: - Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn ved Longyearbyen sykehus Tilsynet var en oppfølging fra tilsvarende tilsyn i mai 2014, hvor de varslet at de vurderte å gi pålegg. Arbeidstilsynet fant at det var nødvendig å gjennomføre en kartlegging av behovet for opplæring, øvelse og instruksjon for personell som kan bli kalt ut på redningsoppdrag med helikopter. Arbeidstilsynet har forelagt tilbakemeldingen fra Longyearbyen sykehus til Luftfartstilsynet for en faglig vurdering. Luftfartstilsynet fant at tilbakemeldingen er bra, og tilfredsstiller de krav de har til opplæring. Saken er avsluttet. - Arbeidstilsynet har gjennomført en kontroll ved A-fløya prosjektet Hensikten var å kontrollere om offentlige virksomheter bidrar til at arbeidstakere i virksomheter som utfører tjenester samt bygge- og anleggsarbeid på vegne av det offentlige, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler. Arbeidstilsynet fant ikke grunn til å gi pålegg. - Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med spesialisthelsetjenestens håndtering av henvisninger og viderehenvisninger fram til start Sak 19 side 2

59 Sak 19/2015 av nødvendig helsehjelp. Tilsynet var rettet mot enheter som er involvert i behandling av kreft i tykk- og endetarm samt gynekologisk kreft. Det er mottatt endelig rapport som viser at UNN ikke følger regelverket når det gjelder overføring av ansiennitetsdato ved viderehenvisning fra annet helseforetak. Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken er i gang med å utarbeide handlingsplan for å lukke avviket, og deres handlingsplan for å lukke avvik tas opp i Kvalitetsutvalget for å få frem læringsmomenter også for andre klinikker. - Riksrevisjonen har gjennomført en brukerundersøkelse om utvidet kontroll og tilgang til helseopplysninger i elektroniske pasientjournaler. Undersøkelsen viste at det er gjennomgående lite kunnskap om de ulike tilgangsrettighetene, og manglende innsikt i når de skal brukes. Videre, at gjeldende regelverk ikke er tilstrekkelig implementert. Arbeidet med å oppdatere og ajourføre nødvendig kunnskap om krav til behandling av helseopplysninger, er igangsatt. UNN har i sitt svar til Riksrevisjonen vist til at det i FIKS-prosjektet er iverksatt et større arbeid rundt de kliniske systemene i Helse Nord. Målsetningene er likeartede oppsett, og standardisert bruk av de viktigste kjernesystemene i regionen. Dette gir dermed en større grad av ensartede rutiner og praksis rundt tilgang til pasientinformasjon. Læringspunkter og lokale tiltak vil bli presentert for Kvalitetsutvalget. - Helse Nord RHF har gjennomført internrevisjon ved UNN med tema Refusjon fra NAV for foretakets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Det er mottatt en foreløpig rapport som er unntatt offentlighet jf. Offlv. 14, 1.ledd. - Helse Nord RHF har gjennomført intern revisjon ved UNN med tema Strykninger av planlagte operasjoner. Endelig rapport er mottatt, og foretaket fikk anbefalinger som er fulgt opp, og blir presentert i Kvalitetsutvalget for å fremme læringsmomenter for berørte klinikker. - Riksrevisjonen er i gang med et postalt tilsyn om informasjonssikkerhet i medisinskteknisk utstyr. Etterspurt dokumentasjon er oversendt. Følgende tilsyn er avsluttet: - Harstad kommunes brann- og beredskapstjeneste har etter tilsyn ved UNN Harstad mottatt tilfredsstillende tilbakemelding, og anser tilsynet som avsluttet. - Arbeidstilsynet har etter å ha gjennomført en kontroll av bygg- og anleggsarbeidet ved A-fløyprosjektet vedrørende lønns- og arbeidsvilkår, ikke funnet grunn til å varsle om pålegg. - Statens legemiddelverk har avsluttet tilsynet for Blodbanken ved Diagnostisk klinikk. - Mattilsynet har avsluttet tilsynet ved UNN Harstad, Felleskjøkken. Kommende tilsyn: Det er meldt om fire nye tilsynsbesøk: - Arbeidstilsynet melder om tilsyn ved Ambulansestasjonen UNN Narvik Fylkesmannen i Troms melder om landsomfattende tilsyn vedrørende samhandling, med fokus på utskriving av pasienter fra sykehus til kommuner. - Statens strålevern melder om åpning av tilsynssak og pålegg til å gi opplysninger etter å ha mottatt avviksmelding. - Arbeidstilsynet har meldt at de gjenåpner saken vedrørende arbeidsmiljøet ved Røntgenavdelingen ved UNN Tromsø. Sak 19 side 3

60 Sak 19/2015 Medvirkning Saken ble forelagt Brukerutvalgets arbeidsutvalg og Arbeidsmiljøutvalget og drøftet med de ansattes organisasjoner i egne møter Protokoller fra disse møtene behandles som referatsaker i styremøtet. Arbeidsmiljøutvalget var opptatt av at virksomheten etablerer nødvendige tiltak som sikrer systematisk dokumentasjon av lovpålagt opplæring knyttet til medisinskteknisk utstyr. Foretakstillitsvalgte var spesielt opptatt av UNNs henvisningspraksis av pasienter, og anmodet om at det må finnes frem til bedre rutiner for hele foretaket. Brukerutvalgets arbeidsutvalg uttrykte bekymring knyttet til at UNN fortsatt har utfordringer med unødvendig venting, utsettelser samt manglende samarbeid mellom avdelinger. Vurdering Det legges ned betydelig innsats i forberedelser, gjennomføring og oppfølging av eksterne tilsyn og revisjoner. Målet er varige forbedringer og læring på tvers i virksomheten. Dette forutsetter at ledere på alle nivå gjør seg kjent med og følger opp forbedringstiltak i egen enhet. UNN som helseforetak har etablert et kvalitetssystem som er oppbygd og dokumentert med gode rutiner, strukturer og prosesser. Eksterne tilsyn bidrar til å bekrefte at kvalitetssystemet fungerer som det skal, eller avdekke områder hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse og etterlevelse av myndighetskrav og interne prosedyrer. Det blir derfor viktig å ha gode rutiner for hvordan avvik og forbedringsområder håndteres, slik at de lukkes og at det blir læring også for øvrige virksomhetsområder. For å unngå å gjøre de samme feilene flere ganger, må en lære av de uønskede hendelsene og legge til rette for kontinuerlig forbedringsarbeid. I tillegg til økt ledelsesmessig oppmerksomhet rundt internkontrollsystemet, må det skapes trygghet og eierskap blant de ansatte i dette arbeidet. Direktøren forventer at endret praksis i oppfølging etter tilsyn, med økt fokus på å identifisere læringspunkter og oppfølging etter tilsyn i Kvalitetsutvalget, vil bidra til en bedret implementering og etterlevelse av myndighetskrav og egne prosedyrer. Eksempelvis vil læringspunktene etter tilsynet fra Fylkesmannen i Troms blir behandlet slik. Samme avvik ble avdekket av Helsetilsynet i 2012, og av Internrevisjonen i Helse Nord RHF i Det ble da utarbeidet nye prosedyrer, men det viser seg at disse likevel ikke følges opp over alt i UNN. Ettersom dette er en praksis som kan gi konsekvenser for oppstartstidspunkt av pasientbehandlingen, er det viktig at håndtering av henvisninger gjøres på riktig måte i samsvar med regelverket. Et annet eksempel er Riksrevisjonens undersøkelse av styring og kontroll av tilgang til helseopplysninger i elektroniske pasientjournaler. Denne praksis vil bli prøvd ut for kommende tilsynsrapporter, der det er læringsmomenter for flere enn den reviderte part. Konklusjon Saken belyser den faste oppfølgingen av gjennomførte og pågående tilsyn. Tilsyn er ett av flere viktige forebyggende virkemidler, og medvirker til at lovgivning, sentrale føringer og egne prosedyrer etterleves. Gjennom økt fokus på å skape trygghet og eierskap i å følge opp forbedringsområder, anbefalinger og avvik vil en sikre at UNN har god kvalitetsstyring. Sak 19 side 4

61 Sak 19/2015 Slik sikres en best mulig pasientsikkerhet og behandling. Direktøren innstiller derfor på at styret tar saken til etterretning. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Tilsynsrapport - status Sak 19 side 5

62 Sak 19/ vedlegg 1 Vedlegg Statusrapport eksterne tilsyn og revisjoner fra Helse Nord RHF Tabellen under viser hvilke eksterne tilsyn som er gjennomført før hvor de er utført, funn, frister, tiltak og hvilke pålegg /avvik som er lukket siden forrige rapport. Pålegg/ avvik som er lukket er merket med fargen grønn Pålegg avvik hvor tilsvar/ handlingsplan er sendt er merket med fargen gul Pålegg/ avvik med svarfrister etter styremøtes dato er merket med rødt REVISJONS- PART NR 1: Arbeidstilsynet NR 2: Fylkes mannen i Troms NR 3: Helse Nord RHF STED TEMA FUNN SAKS NR Ambulanse tjenesten Hansnes Kirurgi-kreft og kvinnehelseklin ikken november 2014 UNN HF 11. og Oppfølging etter at ambulansearbeider har meldt om arbeidsmiljøutfordringer ved ambulansestasjonen Håndtering av henvisninger og videre henvisninger av pasienter med kreft fram til start av nødvendig helsehjelp. Refusjon fra NAV for foretakets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Arbeidstilsynet vurderer å gi to pålegg. -HMS-arbeid- kartlegging og risikovurdering -HMS-arbeid- tiltak og plan Tilsynet har avdekket at foretaket ikke følger regelverket når det gjelder ansiennitetsdato og rettighetsstatus ved viderehenvisninger/ mottak av viderehenvisninger for pasientforløp. Det er mottatt utkast til rapport som anbefaler 11 ulike tiltak for bedre internkontrollen. Anbefalingene beskrives når rapporten er endelig TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER 15/748 Arbeidsgiver får frist til med å gi tilbakemelding dersom beskrivelsen ikke er korrekt. 14/ / 4533 Fylkesmannen ber om å få tilsendt handlingsplan for hvordan foretaket skal sørge for å endre praksisen slik at regelverket følges Frist Frist Læringsmomenter og funn fra tilsynet presenteres og diskuteres i -klinikkledelsen. -avdelingsledelsen -Kvamgrupper Rapporten legges frem på KU for å sikre at funn fra denne revisjonen blir gjort kjent for hele foretaket. Sak 19 side 6 1

63 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER NR 4: Arbeidstilsynet Meldt første gang og avsluttet. Gjenåpnet NR 5: Direktoratet for samfunns sikkerhet og beredskap ( DSB) Diagnostisk klinikk Longyearbyen Postalt tilsyn krav om opplysninger i forhold til overholdelse av bestemmelsene i AML 18-5 Oppfølging av revisjon 2013 Arbeidstilsynet skrev at de på bakgrunn av beskrivelse av tiltak og prosesser som allerede var iverksatt ikke fant grunnlag for å innvolvere seg videre i saken. Arbeidstilsynet melder i brev av at de på bakgrunn i ny tilbakemelding velger å gjenåpne saken. To avvik: 1. Prosedyren som skal sikre at elektromedisinske utstyr brukes i hht bruksanvisning følges ikke av legene. 2. I følge fremlagt dokumentasjon av vedlikehold av det elektromedisinske utstyr er det restanser i det planlagte vedlikehold. Generelle funn: De elektriske anleggene synes å være i god stand. Mangler risikovurdering av de elektriske anlegg ( Bygget er fra 1991) 14/ / 4398 Det blir benyttet ressurser utenom avdelingen/ klinikken for å få til et bedre arbeidsmiljø. Det vil også bli igangsatt et egetinitiert forbedringsarbeid og det blir derfor ingen pålegg fra Arbeidstilsynet Innskjerping av rutiner er foretatt. Gjennomført opplæring arkiveres i ephorte Arbeidstilsy net ber om tilbakemeldi ng underveis og når arbeidsmiljø et er evaluert etter at forbedringsa rbeidet er sluttført. DSB vil etter årets tilsyn ved UNN HF invitere til et oppfølgingsmøte for å sikre en felles forståelse og læring i hva som kreves for å forebygge, korrigere og å rette opp avvik. Til dette møte vil samtlige berørte enheter bli invitert. Sak 19 side 7 2

64 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER NR 6: Arbeidstilsynet Ambulansetjenesten Lenvik Tilsyn med at virksomheten følger arbeidsmiljølove ns krav om for å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade Tre pålegg: -HMS-arbeid kartlegging og risikovurderinger -HMS-arbeid tiltak og plan -Bedriftshelsetjeneste plan for bistand 14/ 4460 Ambulansetjenesten er inne i en prosess med kartlegging og muligheter for effektivisering og omorganisering. I dette arbeidet er det naturlig med gjennomgang og risikovurderinger for ansatte i ambulansetjenesten i hele fortaket.det ble først gitt frist for å oppfylle pålegget til Det er nå søkt om og innvilget ny frist. Fristfor de to første påleggene Det siste pålegget har frist NR 7: Ofoten Brann IKS NR 8: Helse Nord UNN Nordlandsklinikken Buveien 75 Håkvik UNN Tromsø Operasjons- og intensiv klinikken, Brannsikkerhet Strykninger av planlagte operasjoner I tillegg til Tilsynet fant at et avvik fra tidligere tilsyn (2013) ikke var lukket: -Stasjonære slokkeanlegg mangler kontrollavtale I tillegg ble det avdekket 4 avvik: -HMS er mangelfullt dokumentert, -Dokumentasjon av sikkerhet er mangelfull -Ansvarlig brannvernleder er ikke utpekt etter omorganisering -Stasjonere slokkeanlegg mangler en del på dokumentasjon. Revisjonen konkluderer med at foretakets praksis på flere områder bryter med nasjonale føringer 13/ / 3954 Det er utarbeidet plan som er sendt innenfor frist for å lukke avvik etter årets tilsyn som er sendt til Ofoten brann IKS. Klinikken er i gang med å korrigere sin registrerings- og rapporteringsprakisis der revisjonen har avdekket mangler. Venter på tilbakemelding Det er lagt opp til at fellesrapport Handlingsplanen presenteres på kvalitetsutvalgsmøte av klinikkleder for å sikre at revisjonsfunn blir kjent for hele foretaket. Sak 19 side 8 3

65 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART RHF STED TEMA FUNN SAKS NR Kirurgi-, kreft og kvinnehelse klinikken Nevro- og ortopediklinikken fysisk revisjon i UNN Tromsø gjøres det spørreundersøkelse ved UNN Narvik og UNN Harstad for indikatoren. Datagrunnlaget har store ulikheter og resultatene som offentliggjøres er derfor ikke sammenlignbare mellom foretakene. Revisjonen ga anbefalinger både til Helse Nord RHF og til foretakene om forbedringsarbeid som omfatter korrigering av praksis, etablering og implementering av retningslinjer samt harmonisering av bruk av dataverktøy. Det ble gitt 11 anbefalinger, 11 til Helse Nord RHF og 2 til UNN. Anbefalingene til UNN: -Korrigere sin registrerings- og rapporteringspraksis der revisjonen har avdekket manglende samsvar mellom indikatorbeskrivelsens spesifikasjoner. -Bidra aktivt i et regionalt forbedringsarbeid på initiativ fra RHF-et og implementere de endringer som arbeidet resulterer i. TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER en skal behandles i styret i Helse Nord 26.februar 2015 og revisjonssjef Tor Solbjørg ber om å få oversendt foretakets plan for oppfølging av de anbefalingen e som er gitt etter revisjonen til oss. Sak 19 side 9 4

66 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 9: Riks revisjonen STED TEMA FUNN SAKS NR Kirurgi, - kreft og kvinnehelseklinikken Nevro- og ortopedi Klinikken Utvidet kontroll om utviklingen i dag og døgnkirurgisk behandling. Etter at den innsendte dokumentasjonen er gjennomgått har de valgt å gjennomføre kontroll ved UNN HF. 14/ 4713 Og 15/733 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Klinikkene er i gang med å besvare sendt spørsmålslisten fra Riksrevisjonen vedr. 6 Frist 6.mars ulike behandlinger og om foretakets samlede kirurgiske aktivitetsutvikling. NR 10: Direktoratet for samfunns sikkerhet og beredskap ( DSB) UNN Tromsø, Harstad og Narvik Uke 41 Fag og forskningssenteret Medisinsk klinikk Diagnostisk klinikk, Akuttmedisisnk klinikk, operasjons- og intensivklinikk Drift og eiendoms senteret Oppfølging av revisjon i 2013 HMS/ Kvalitet Brukere av medisinsk teknisk utstyr ( MTU) 5 Avvik og 1 Anmerkning Avvik: 1.- Helseforetaket har en mangelfull oppfølging for å avdekke, rette opp, og forebygge overtredelse av krav fastsatt i eller medhold av HMSlovgivningen 2.-Det blir ikke gjennomført systematisk opplæring i sikker bruk av medisinsk teknisk utstyr. 3.-Det forebyggende vedlikeholdet på MTU ved UNN har store restanser 4.-Informasjon om utført vedlikehold, endringer og reparasjoner på elektromedisinsk utstyr og tilbehør registreres ikke på en systematisk måte i MTA s fagsystem 5.-Informasjon om utført vedlikehold / PV) på den elektriske installasjonen 14/ 1890 Når det gjelder opplæring i MTU har Akuttmedisinsk klinikk lukket avviket. Medisinsk klinikk har iverksatt opplæring og vil ha lukket avviket innen fristen, OPIN klinikken hadde dette under kontroll allerede under besøket, men det kom ikke frem i rapporten. Medisinteknisk avdeling har en positiv utvikling når det gjelder restanser på vedlikehold av MTU og fortsetter denne utviklingen vil avviket bli lukket. Forankring av opplæring i MTU bør inngå i dialogavtale/årsplaner. Etablering av et fagnettverk for MTU med ressurser klinikkene som kan holde et kontinuerlig trykk på dette arbeidet gjennomåret. Sak 19 side 10 5

67 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR dokumenteres ikke på en systematisk måte i fagsystemet( Plania) Anmerkning: Usikkerhet om hva som skal meldes og hvem som skal melde uønskede hendelser knyttet opp mot MTU TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER NR 11: Byutvikling Tromsø kommune UNN Åsgård Postalt tilsyn etter bekymringsmelding fra Tromsø Kommune etter tilsyn ved UNN Åsgård I forbindelse med utførelsen av brannteknisk inspeksjon av Tromsø Kommune ble det avdekket forhold som synes i strid med Plan og bygningsloven 12/ 3057 Det er utarbeidet svar med plan for utbedring av den branntekniske tilstand Venter på tilbake melding Viser til læringsmomenter anført til revisjon NR 1 i denne rapporten NR 12: Brann og redning Tromsø Kommune UNN Tromsø Drift og eiendomssenter et Brannsikkerhet, bygningsmessige, tekniske og utstyrsmessige brannsikrings tiltak 5. Avvik: 1. Eiers bygningsdokumentasjon var mangelfull slik det fremkom under tilsynet 2. Eiers tekniske dokumentasjon var mangelfull slik det fremkom under tilsynet 3. Røyk og branncellebegrensede bygningsdeler7 konstruksjoner virker ikke som forutsatt 4. Farlig stoff anlegg er ikke meldt til DSB 5. Rømningsveier 14/ 4296 Teknisk avdeling arbeider for å finne løsninger for å utbedre de avvik som er beskrevet, samt etablere og vedlikeholde rutiner i hht HMS forskriften. Det er utarbeidet en tiltaksplan med opplysninger om når og hvordan avvik vil bli rettet opp innenfor frist Venter på tilbakemelding Viser til læringsmomenter anført til revisjon NR 1 i denne rapporten Sak 19 side 11 6

68 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 13: Helse Nord RHF STED TEMA FUNN SAKS NR UNN HF Ambulanseavdelingen seksjon Tromsø Ambulanseavdelingen Ambulansetjenesten Skånland Kompetanse-, arbeids -og hviletidskrav i ambulanse tjenesten tilfredsstiller ikke krav om rask og sikker rømming Internrevisjonen fant at det var etablert styring og kontroll som gir tilfredsstillende grad av sikkerhet for etterlevelse av krav til bilambulansetjenesten, Det ble likevel konstatert at det foreligger muligheter for forbedring av vedlikehold og heving av kompetansen. Intern revisjonen anbefaler å gjennomføre seks tiltak. De omhandler gjennomføring av risikovurderinger, innhold i arbeidsavtaler, vedlikehold og utvikling av kompetanse, arbeidstidsplanlegging, fremskaffelse av pålitelige styringsdata om brudd på arbeidsmiljøloven, og bruk av avviksmeldinger 13/ 2981 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Rapporten er tatt opp i avdelingsledelsen i ambulanseavdelingen, samt i KVAM for ambulanseavdelingen. Ledelsen gjennomgår og diskuterer de 6 anbefalingspunktene i rapporten. Rapporten tas opp med FFS og HR for dialog rundt videre håndtering, samt sørger for å framskaffe de tilsvarende rapportene fra de andre HFene. Følges opp av Akuttmedisinsk klinikk i forhold til alle UNNs ambulansestasjoner. NR 14: Fylkesmannen i Barne og ungdomspsykiatriske poliklinikker i Landsomfattende tilsyn med helseforetakenes UNN HF sørger ikke for at diagnostisering av kliniske tilstander hos barn og unge som trenger 13/769 Det er utarbeidet og sendt en fremdriftsplan hvor det er redegjort for hvilke tiltak som iverksettes. Rapporten er gjennomgått etter interne møter ved BUP Ny frist Konklusjonene og erfaringene fra tilsynet følges opp i alle Barne- og ungdomspsykiatriske enheter i UNN. Sak 19 side 12 7

69 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART Troms STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Høst 2013 Stedlig tilsyn BUP UNN Harstad og 31. oktober 2013 styring og ledelse av barneog ungdomspsykiatriske poliklinikker helsehjelp fra BUP Sør Troms er basert på en systematisk og tverrfaglig utredning. Avviket bygger på følgende: Virksomheten har utarbeidet skriftlige rutiner for utredningsplaner, i tråd med faglige retningslinjer. Disse følges bare unntaksvis. TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Sør Troms og med alle BUP lederne i UNN. Fylkesmannen ba i brev av om ny og kortfattet tilbakemelding av oppfølgingen. Tilbakemelding fra Fylkesmannen : Ny tilbakemelding basert på resultatene av nest egenvurdering. De ber samtidig ledelsen gi en vurdering av om de gjennomførte tiltakene har vært tilstrekkelige og virket som planlagt slik at lovgivningen overholdes. Denne ble utarbeidet og sendt I brev av ber Fylkesmannen om ytterligere en ny kortfattet tilbakemelding basert på resultatene fra egenvurderinger i desember Denne tilbakemeldingen ønskes innen NR 15: Helse Nord Internrevisjonsrapport 5/2013 UNN HF Uke 9. og uke Henvisninger og ventelister UNN har mottatt endelig revisjonsrapport hvor det konkluderes med at enkelte pasienter ved UNN HF venter uakseptabelt lenge (opptil flere år) på den behandlingen de er vurdert å ha behov for, også uten at det er 13/ 1461 En regional prosjektgruppe har utarbeidet fem nye regionale prosedyrer for forebygging og oppfølging av fristbrudd. Disse prosedyrene inkluderer også rutinemessig rydding av ventelister. Opplæringen av de nye prosedyrene er igangsatt og det er planlagt informasjonsmøter hvor klinikkledere får et særskilt ansvar for å sikre en vellykket implementering. Dette i tillegg til at fag- Saken tas opp på KU sammen med saken fra Fylkesmann en Det utarbeides egen sak om oppfølging av denne internrevisjonsrapporten, med læringsmomenter for aktuelle enheter i foretaket. I opplærings- og implementeringsplanen skal det sikres læring og kunnskap og innsikt nye prosedyrer og i DIPS rutiner i Sak 19 side 13 8

70 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 16: Tromsø Kommune NR 17: Riksrevisjon STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Tromsø UNN HF Nov april 2014 Legionella tilsyn Kontroll med helseopplysning er i EPJsystemet Datainnsamling dokumentert at pasienten er blitt kontaktet av foretaket. På bakgrunn av de observasjoner og vurderinger som er gjort, har internrevisjonen gitt til sammen 13 anbefalinger om forbedringstiltak. Mulige avvik: Mangler risikovurdering Mangler rutine for som beskriver håndtering av mistanke om eller påvisning av legionella Manglende system for tiltak, regelmessig ettersyn og kontroll av anlegget. Gjeldende regelverk er ikke tilstrekkelig implemmentert Ansatte har tilgang til heleseopplysninger utover det reelt behov tilsier Ingen systematisk kontroll og oppfølginger av tilganger til EPJ Mangelfull internkontroll av helseforetakenes tilgangsstyring TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER og forskningssenteret lager en fullstendig hele UNN. handlingsplan hvor samtlige anbefalinger er ivaretatt. 13/ 4499 Det er utført risikovurderinger for identifiserte annlegg, det er laget skriflige prosedyrer som implementeres i DVsystemet. Gjeldende prosedyrer revideres og legges i DV-systemet 13/ 5074 UNN har i sitt svar til Riksrevisjonen vist til at det er iverksatt ett større arbeid rundt de kliniske systemene i Helse Nord. Målsetningene er likeartede oppsett og standardisert bruk av de viktigste kjernesystemene i regionen og dermed også en større grad av ensartede rutiner/praksis rundt tilgang til pasientinformasjon. Videre bør det settes inn tid og ressurser for å sikre at nødvendig kompetanse og kunnskap erverves og at regelverket etterleves. Venter på tilbake melding Drifts- og eiendomssenteret følger opp samme problemstilling i forhold til UNNs øvrige lokalisasjoner. Funn fra denne kontrollen blir satt opp som obligatorisk tema for alle ledere som gir medarbeidere tilgang i EPJ-systemet. Sak 19 side 14 9

71 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 18: Harstad Kommune STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Harstad Brannsikkerhet To avvik: -Arbeidet med ledelyssystemet ved objektet er ikke sluttført - Branntetting, det mangler fortsatt en del branntetting i brannskiller 12/ 1154 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Tilbakemeldingen fra teknisk avdeling er tilfredsstillende. Den inneholder prioriteringer og tidsplan for utbedring av påpekte avvik og anmerkninger ligger innenfor en akseptabel tidsramme. Tiltakene som er iverksatt og utført er også tilfredsstillende. LUKKET NR 19: Arbeidstilsynet Sykehusveien 38 Tromsø Oppfølging av hvem virksomheten inngår kontrakter med, hvilke kontrakter som er inngått det siste året og innholdet Arbeidstilsynet fant ikke grunn til å gi pålegg 14/ 5487 LUKKET NR 20: Mattilsynet Drift og eiendomssenteret v/ Matforsyning Unn Harstad Felleskjøkken Virksomheten ble vurdert i forhold til forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddel lov-givingen Lov om matproduksjon og mattrygghet og forskrift om Næringsmiddelhygiene. Det er ikke foretatt fareanalyse i henhold til HACCP- prinsippene 9/3993 Opplæring i HACCP metoden pågår og Mattilsynet gir en utvidet frist. Mattilsynet har også gjennomførte en inspeksjon Her ble også planer for driftsendringer tatt opp i forbindelse med ombygging og at matproduksjonen flyttes til Befalsmessen på Trondenes. Mattilsynet ber om å bli holdt løpende orientert om den videre fremdrift i ombyggingsprosessen. LUKKET brev av Følges opp i forhold til alle sykehuskjøkken i UNN av Drifts- og eiendomssenteret Sak 19 side 15 10

72 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 21: Lenvik Kommune STED TEMA FUNN SAKS NR Senter for Psykisk Helse Midt-Troms Brannsikkerhet To avvik: -Brannsikkerheten var ikke tilfredsstillende dokumentert. Rømningsforholdene anført som avvik ved tidligere tilsyn er ikke lukket. 14/ 5069 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Det er igangsatt arbeid med å gi en skriftlig tilbakemelding med opplysning om og når alle avvik vil bli rettet opp. LUKKET NR 22: Arbeidstilsynet Longyearbyen sykehus Oppfølging av tidligere tilsyn Vedrørende redningsoppdrag med helikopter på Svalbard Tre pålegg: UNN HF skal - sørge for at arbeidet ved Longyearbyen sykehus blir tilrettelagt, organisert og ledet slik at arbeidstakerne ikke blir utsatt for uheldige psykiske belastninger -kartlegge og risikovurdere arbeidsbelastningen samt følge opp de utbedringstiltak som viser seg nødvendig -gi varaverneombudet nødvendig for å kunne utføre sitt verv på en forsvarlig måte 11/ 1642 Tilbakemeldingen til arbeidstilsynet er forelagt Luftfartstilsynet til faglig vurdering. De uttaler at det som er beskrevet er bra og tilfredsstiller de krav Luftfartstilsynets operative avdeling har til opplæring LUKKET NR 23: Statens legemiddelverk Diagnostisk klinikk Blodbankene 2.-tom 6. Blodbankenes tilvirkning av blod og blodkomponenter Har mottatt observasjonsliste med 20 forbedringsområder. Ingen kritiske avvik 13/ 5449 Det er utarbeidet og sendt fremdriftsplan innen fristen. Her er det beskrevet hvordan kvalitetsstyringssystemet skal forbedres. Det er planlagt og gjennomført oppdatering og endring av prosedyrer, LUKKET Følges opp i alle UNNs blodbanker (Diagnostisk klinikk). Sak 19 side 16 11

73 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR februar 2014 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER sjekklister og avtaler med samarbeidende avdelinger. Videre er det igangsatt reopplæring av personell. Statens legemiddelverk har gjennomgått den siste innsendte dokumentasjon og anser oppfølgingen som tilfredstillende Internkontrollarbeidet i Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) bygger på FORSKRIFT nr 1731: 4 g) Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen. 5 Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. Definisjon av avvik Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Ved interne revisjoner gis det også avvik ved mangel på oppfyllelse av krav gitt i retningslinjer/ prosedyrer gjeldende for UNN. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring Definisjon på pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og siste ledd til å gi pålegg. 1) Arbeidstilsynet gir de pålegg og treffer de enkeltvedtak som ellers er nødvendig for gjennomføringen av bestemmelsene i og i medhold av kapittel 2 til 11 samt 14-5 til 14-8, 15-2 og Dette gjelder likevel ikke 2-4, 2-5, 10-2 andre til fjerde ledd og 10-6 tiende ledd. 6) I forbindelse med tillatelse, samtykke, dispensasjon eller andre enkeltvedtak kan Arbeidstilsynet sette nærmere bestemte vilkår. Sak 19 side 17 12

74 Sak 20/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 20/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Arthur Revhaug Saksbehandler: Hans-Petter Bergseth Årlig melding 2014 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årlig melding for oversendelse til Helse-Nord RHF. Sammendrag Årlig melding for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) foreligger som saksfremlegg til denne styresaken i Helse Nord RHFs rapporteringsmal. Meldingen viser at UNN har oppfylt eller påbegynt gjennomføringen av de fleste krav i oppdragsdokumentet. Selv om foretaket ikke fullt ut har oppfylt alle krav og mål i Oppdragsdokument 2014, viser ikke meldingen noen områder med systematisk svikt eller gjennomgående dårlig oppfyllelse av eiers krav. Områdene innen kvalitet og pasientsikkerhet viser at måloppnåelsen for nasjonale kvalitetsindikatorer, kreftforløp, fristbrudd og ventelister ikke er god nok. Innsatsområdene tilgjengelighet, brukervennlighet og brukermedvirkning viser at flere klinikker og avdelinger i UNN foretar fortløpende undersøkelser av brukertilfredshet, og at resultatene brukes i aktivt forbedringsarbeid. Det har i 2014 vært utført et systematisk arbeid for å redusere forekomst av sykehusinfeksjoner, blant annet gjennom tiltaket Trygg kirurgi og regelmessige smittevernvisitter ved alle somatiske enheter. Det er gledelig at forekomsten av sykehusinfeksjoner er redusert. Direktøren oppfatter at Årlig melding gir en god oppsummering av status for hvordan oppdraget for 2014 ble løst innenfor de rammene som var gitt, og anbefaler at meldingen godkjennes for oversending til Helse Nord RHF. Bakgrunn Helse Nord RHF skal etter hvert driftsår rapportere til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) hvordan gitt oppdrag er løst. For å kunne rapportere dette presist nok, har RHFet bedt Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) og de øvrige helseforetakene om en årlig melding til eier. Årlig melding 2014 rapporterer på hvordan UNN har fulgt opp kravene i Oppdragsdokument 2014, og redegjør for planlagte tiltak på områder der målene ikke er nådd. Sak 20 side 1

75 Sak 20/2015 Rapporteringsmalen for Årlig melding 2014 er forenklet, og utformet slik at styringsparametre er innarbeidet i spørsmålsstillingene under de ulike innsatsområdene. Helse Nord RHF vil svare HOD direkte for flere parametere der helseforetakene tidligere rapporterte. Strukturen i rapporteringen vektlegger nå i sterkere grad helseforetakenes vurderinger av bakenforliggende årsaker til det resultatet man har oppnådd. Formål Formålet med saken er å rapportere til Helse Nord RHF hvordan UNN har fulgt opp kravene i Oppdragsdokument Saksutredning Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har i 2014 hatt fokus på systematisk kvalitetsarbeid, forberedelse til innføring av kreftpakkeforløp og behandlingsresultater. Aktivitetsnivået har i 2014 vært som forutsatt med en svak økning både i somatikk og psykiatri på hhv. 1,1 % og 1,4 %. UNN har hatt oppfølgingsaktiviteter for alle områdene i oppdragsdokumentet for Noen av oppdragsdokumentets svært mange rapporteringspunkter, er løpende aktiviteter som ikke kan ferdigstilles, men som er gjenstand for langsiktig arbeid og kontinuerlig forbedring. Oppdragene er også ulike i karakter og omfang, slik at en oppfyllingsgrad bare kan bli en skjønnsmessig vurdering. Det gis i det følgende en oppsummering av de viktigste områdene. Fells organisatoriske krav og rammebetingelser UNN leverte et økonomisk resultat på 11,9 mill kroner dårligere enn styringskrav for Store endringer i pensjonskostnadene (føringer fra HOD, desember 2014) medførte lavere pensjonskostnader for 2014 og et overskuddskrav på 627,0 mill kr. Regnskapsmessig resultat ble 615,1 mill kr i overskudd, og et negativt budsjettavvik på 11,9 mill kr. Hvis man ser bort fra endringen i pensjonskostnader, så ville regnskapsresultatet vært et underskudd på -66,9 mill kr. Fra og med august 2014 har de månedlige økonomiske resultatene vært i tråd med budsjett som følge av nye midlertidige tiltak. UNN har i 2014 økt kompetansen innen og erfaringer med risikoanalyser og risikostyring. Det er startet et arbeid med å få etablert et helhetlig system for risikostyring av virksomheten. Det er foretatt systematiske risikoanalyser på en rekke områder, men det er ikke gjennomført en fullstendig risikostyring på de områder Helse Nord RHF har stilt krav om i 2014 i hele foretaket. UNN har prioritert Ledelsens gjennomgang av foretakets internkontroll tertialvis på foretaksnivå, og gjennomgangene behandles i foretakets kvalitets- og arbeidsmiljøutvalg før styrebehandling. UNNs styre har behandlet de saker det stilles krav om i oppdragsdokumentet. Alle saker som fremlegges styret drøftes rutinemessig og det dokumenteres medvirkning i tråd med retningslinjene. Oppfølgingen av punktene om investeringsrammer og bygg- og eiendomsforvaltningen er i all hovedsak ivaretatt i 2014 selv om det er utfordringer i foretakets bygningsmasse. UNN har fulgt opp innkjøpsstrategien i Helse Nord og bistått innkjøpsorganisasjonen HINAS i henhold til oppdrag. Arbeidet med miljøledelse pågår i henhold til plan. Det arbeides i klinikkenes KVAMutvalg, gjennom prosjektstillinger, HMS-strategi og revisjoner for å innfri systemkrav til miljøsertifisering. UNN ble miljøsertifisert i Sak 20 side 2

76 Sak 20/2015 Innen organisasjons- og lederutvikling har UNN blant annet arbeidet systematisk med forbedring av lederopplæring, med særlig fokus på førstelinjeledere. UNN har bidratt aktivt i utvikling av regional e-læringsløsning. HMS-arbeid og overvåking av arbeidsmiljø i form av medarbeiderundersøkelser, avviksbehandling og sykefraværsregistrering gjennomføres og rapporteres systematisk. UNN har i 2014 avgitt personell til de regionale IKT-prosjektene Felles innføring av kliniske systemer (FIKS), Harmonisering og samordning (HOS) samt Medikasjon og kurve i henhold til oppdrag. Det arbeides systematisk med å forebygge og avdekke svikt/avvik i de pasientadministrative systemene. Tilgjengelighet og brukerorientering Ventetiden er i gjennomsnitt redusert med 3 dager i løpet av Pasienter venter i gjennomsnitt 80 dager. Pasienter med rett til prioritert helsehjelp venter i snitt 56 dager, mens de uten rett venter i 98 dager på behandlingsstart. Ved utgangen av 2014 stod det pasienter på venteliste. Antall fristbrudd ligger på rundt 100 brudd pr måned, etter en sterk reduksjon fra tidligere nivå. De fleste fristbruddspasientene har fått behandling kort tid etter fristbruddet. Pasienter med langvarige og koordinerte tjenester har fått oppnevnt koordinatorer. Det er etablert brukerstyrte plasser innen psykisk helsevern i psykiatri og rus. Kvalitet, pasientsikkerhet og smittevern UNN har arbeidet systematisk med å gjennomføre punktene i oppdragsdokumentet på disse områdene. Tiltak for å bedre datagrunnlaget i NPR rapporteringen er iverksatt med månedlige korrigeringer. Ledelsesinformasjonssystemene Helse Nord LIS og UNN KIS er under implementering og vil gi oppdaterte styringsdata til ledere på alle nivå. Pasienterfaringer er innhentet innen somatikk og rus/psykiatri samt hos fastlegene. Resultatene viser at UNN har et potensial for forbedringer innen ventetider, samhandling, utskriving, og organisering. UNN rapporterer økonomi, aktivitet og kvalitetsdata i månedlige virksomhetsrapporter, som behandles av styret fortløpende. Foretaket følger opp den vedtatte tiltaksplanen for kvalitetsstrategien. UNN har i 2014 deltatt aktivt i arbeidet med å forberede innføring av e-resept og er klar til å ta dette i bruk så snart godkjent versjon foreligger fra Helsedirektoratet. Innregistrering av data til og bruk av data fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre, har sterkt fokus i styringsdialogen i foretaket. Fagmiljøene i UNN registrerer gjennomgående til aktuelle registre. UNN har i 2014 hatt databehandleransvar for fem nasjonale kvalitetsregistre. UNN har rapportert status i oppfølging av ulike tilsynsrapporter regelmessig til kvalitetsutvalg og styre, med et økende fokus på læring på tvers av enhetene i foretaket. Pasientsikkerhetsprogrammet har aktiviteter i alle deler av programmets innsatsområder med faste rapporteringer på de fleste områder. Innsatsområdene følges systematisk opp og korrigeres der det finnes mangler. Aktivitetene i programmet har vært rapportert til styret i forbindelse med ledelsens gjennomgang hvert tertial. Det ble i 2014 gjennomført kulturundersøkelse på pasientsikkerhet. UNNs avdelinger har fått tilbakemeldinger på personalets oppfatninger av pasientsikkerhet. På områder der det er identifisert lavt score er det iverksatt tiltak. Smittevernarbeidet fortsetter med smittevernvisitter og NOIS-registreringer med krav til 95 % deltakelse på pasienter som har fått utført utvalgte kirurgiske inngrep. Deltakelsen i UNN i viser at vi har høy deltakerandel i disse registreringene. To årlige prevalensundersøkelser med måling Sak 20 side 3

77 Sak 20/2015 på infeksjoner hos inneliggende pasienter er også gjennomført med bred deltakelse. Forekomsten av sykehusinfeksjoner er redusert i Pasientbehandling Kreftbehandling Andel pasienter med tykktarmkreft som får behandling innen 20 virkedager var i 2. tertial 2014 (siste periode NPR har offentliggjort data fra) 48 % (nasjonalt gjennomsnitt 59 %). For lungekreftpasienter var tilsvarende andel i UNN i samme periode 32 % (nasjonalt gjennomsnitt 39 %). For brystkreftpasienter var andelen 65 % (nasjonalt gjennomsnitt 52 %). For alle tre kreftformene er nasjonalt måltall for andel pasienter som får startet behandling innen 20 virkedager 80 %. UNN har i 2014 vært aktiv i arbeidet med forberedelser til innføring av de nye pakkeforløpene for kreftbehandling. Fire er implementert per mars 2015 og arbeidet med de øvrige som innføres i løpet av året er startet. Innføring av nytt kodeverk samt registreringsrutiner er krevende. Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelavhengige (TSB) Rusmestringsenheten i Tromsø Kretsfengsel er videreført i Det er etablert Dropout-team med brukerrepresentant. Bruken av tvang innen rusområdet har økt noe (2,6 prosentpoeng). Det er igangsatt handlingsplan for økt frivillighet. Psykisk helsevern Psykisk helse- og rusklinikken har akuttberedskap på døgnbasis ved samtlige DPS med unntak av DPS Nord-Troms. Telemedisinløsningen DeVaVi er et sentralt verktøy i dette. Klinikken arbeider strukturert for å ha riktig bruk av tvang. Andel tvangsinnleggelser er redusert med 6,5 % i perioden Det registreres en liten økning i bruk av tvang i 2014 som er på 2,9 % prosent pr 100 innbyggere. Klinikken har startet implementering av plan for økt frivillighet. Samhandling UNN har i 2014 hatt samarbeid med kommunene om etablering og drift av øyeblikkelig hjelp døgntilbud. Det er etablert tilbud i 19 kommuner i UNNs opptaksområde. For ni av kommunene er etableringen delvis uavklart og det arbeides videre med dette i Tromsø og Karlsøy er enig i å samarbeide om et tilbud og har målsetning om etablering fra UNN fortsetter det langsiktige arbeidet med å følge opp inngåtte avtaler med kommunene. Foretaket har aktiviteter på en rekke områder for å bidra til kompetanseutveksling og -oppbygging mot kommunale helse- og omsorgstjenester. Det arbeides aktivt med økt pasientmedvirkning gjennom nettstedet Mine behandlingsvalg. UNN deltar i det regionale arbeidet med oppfølging av kompetansebehov som følge av samhandlingsreformen. Dette er også et viktig fokus i det brede, strategiske samarbeidet mellom UNN og utdanningsinstitusjonene, og da først og fremst Det helsevitenskapelige fakultet ved UiT- Norges arktiske universitet. Arbeidet med elektronisk meldingsutveksling fortsetter, men det er utfordringer hos enkelte mottakere som ikke har oppdaterte versjoner. UNN er klar til å ta i bruk de siste versjoner av meldingsutvekslinger. Beredskap Innen beredskapsområdet har UNN i 2014 deltatt i felles katastrofeøvelse på Svalbard. Evalueringen av øvelsen pågår. Det ble igangsatt en prosess for planlegging av Barents Rescue Videoassistert akuttmedisinsk kommunikasjon VaKe er noe forsinket i forhold til opprinnelig plan. UNN bidrar aktiv med kompetanse og ressurser til innføringen av Nødnett og har planlagt at AMK-sentralen i Tromsø skal være tilkoblet i november Sak 20 side 4

78 Sak 20/2015 Personell, utdanning og kompetanse UNN har etablert lederopplæring for førstelinjeledere der en gjennomgår de strukturer og rutiner UNN har for kontinuerlig forbedring av kvalitet og pasientforløp. Startpakken for nye ledere gjennomføres flere ganger årlig. Det er opprettet opplæringspakker for e-læring i smittevern og informasjonssikkerhet, og det arbeides med kurs i regi av FIKS-prosjektet for innføring av nye pasientsystemer og journal. Bruk av aktivitetsbasert bemanningsplanlegging er videreført, noe som skal sikre bedre samsvar mellom planlagt aktivitet og allokering av ressurser. I 2014 er det etablert en modell som gir plantall for månedsverk for hele virksomheten. Dette er et støtteverktøy for bemanningsplanlegging og for å redusere innleie. Gjennom lederopplæring er det lagt vekt på reduksjon av midlertidige ansettelser. UNN har deltatt i et forprosjekt knyttet til kompetanseledelse i Helse Nord. Til grunn for arbeidet ligger Strategisk kompetanseplan, fase 2, som beskriver hvordan vi skal møte utfordringer knyttet til behov for kompetanse fram mot Områder som berøres i kartleggingen er spesialutdanningen i sykepleie (ABIKO), ny legespesialitetsstruktur, behov for videreutdanning, og lærlingeordninger. I 2014 er det igangsatt flere tiltak for oppgaveglidning mellom fagene, og det er utviklet nye praksisformer som understøtter helhetlige pasientforløp og kvalitet i praksisutdanningen. Handlingsplan for redusert sykefravær er utarbeidet med tiltaksplan, og det er gjennomført medarbeiderundersøkelse i hele foretaket. Forskning og innovasjon UNN har fulgt opp sitt ansvar for å finansiere og stille til rådighet infrastruktur for forskning, der viktige elementer er kapasitet på forskningsposten, styrking av ulike støttefunksjoner i Klinisk forskningsavdeling samt etablering av felles kjernefasiliteter sammen med Det helsevitenskapelige fakultet. UNN deltar aktivt i nasjonalt arbeid med å styrke brukermedvirkning i forskning. Innen innovasjon har UNN et relativt utstrakt samarbeid med Norinnova, og ved Nasjonalt senter for telemedisin og samhandling foregår det en rekke innovasjonsaktiviteter. Medvirkning Rapport og styresak er forelagt Brukerutvalgets arbeidsutvalg og arbeidsmiljøutvalget, og drøftet med ansattes organisasjoner i egne møter 9., 10. og Saken ble tatt til orientering, og protokoller fra møtene behandles som egne referatsaker i styremøtet. Vurdering Direktøren viderefordelte oppdragsdokumentet for 2014 til foretakets klinikker og sentre, ut fra ansvarsområder, og fulgte opp gjennom dialogavtaler og oppfølgende dialogmøter med klinikkog senterledere i egne møter gjennom året. UNN har oppfylt eller påbegynt gjennomføringen av de aller fleste krav i oppdragsdokumentet. Årlig melding viser ingen områder med systematisk svikt eller gjennomgående dårlig oppfyllelse av eiers krav, men det er forbedringspotensial på flere områder, slik saken redegjør for. Med bakgrunn i gjennomgang av melding og redegjørelse i denne styresaken, anser direktøren at meldingen gir en god oppsummering av status, og hvordan oppdraget for 2014 er løst Sak 20 side 5

79 Sak 20/2015 innenfor de rammene som er gitt. Direktøren anbefaler styret å oversende meldingen til Helse Nord RHF. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Årlig melding 2014 fra UNN Sak 20 side 6

80 Sak 20/ vedlegg 1 Rapporteringsmal for tertialrapport og årlig melding 2014 Fra Helse Nord RHF til helseforetakene Sak 20 side 7

81 Sak 20/ vedlegg 1 Innhold 1 Om rapporteringen Felles økonomiske krav og rammebetingelser Risikostyring og internkontroll Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Innkjøp Klima- og miljøtiltak Arkivtjeneste Aktivitet Tilgjengelighet og brukerorientering Kvalitet, pasientsikkerhet og smittevern Kvalitet Pasientsikkerhet og smittevern Pasientsikkerhet Smittevern Pasientbehandling Psykisk helsevern og rus Somatikk Samhandling Beredskap Personell, utdanning og kompetanse Helse, miljø og sikkerhet Forskning og innovasjon Sak 20 side 8

82 Sak 20/ vedlegg 1 1 Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets tertialrapport og årlige melding for 2014 til Helse Nord RHF. De punkter som gjelder spesifikke foretak er merket med dette. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametre m.v. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametre det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Tabellen under rapporteringskrav viser hvilke krav som skal rapporteres tertialvis og hvilke kun i årlig melding. Rapporteringsteksten skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Lenke til nasjonale kvalitetsindikatorer: Lenke til månedlige ventelistestatistikk: Lenke til statistikkalender Norsk pasientregister: Rapporter fra Nasjonalt kunnskapssenter for spesialisthelsetjenesten vil bli publisert her: Kvalitet i helsetjenesten indikatorer Kvalitetsregistrene Sak 20 side 9

83 Sak 20/ vedlegg 1 2 Felles økonomiske krav og rammebetingelser Mål 2014: Helseforetakene skal realisere følgende resultatmål i 2014 jf. styresak Budsjett 2014 foretaksgruppen, rammer og føringer, styresak Budsjett endringer i finansiering og konsekvenser for helseforetakene og styresak Plan inkl. rullering av investeringsplan. Helseforetakene skal i 2014 basere sin virksomhet på de tildelte midler. Rapporteringstekst Årlig melding UNN HF har i 2014 budsjettert i tråd med føringer fra Helse Nord RHF. Resultatkravet fra Helse Nord RHF til UNN HF var i 2014 balanse. Store endringer i pensjonskostnadene (føringer fra HOD, desember 2014) medførte lavere pensjonskostnader for 2014 og et overskuddskrav på 627,0 mill kr. Regnskapsmessig resultat ble 615,1 mill kr i overskudd, og et negativt budsjettavvik på 11,9 mill kr. Fra og med august 2014 har de månedlige økonomiske resultatene vært i tråd med budsjett som følge av nye midlertidige tiltak. I desember ble det gjort en engangskorrigering av avsetning for variabel lønn som bedret resultatet med 55,0 mill kr, fra -66,9 mill kr til -11,9 mill kr. Årsaken til underskuddet i 2014 er manglende tiltaksgjennomføring, høyere kostnader knyttet til medisinske forbruksvarer og gjestepasientkostnader og lavere ISF inntekter enn budsjettert. Helseforetakene skal utarbeide og styrebehandle komplette og reelle tiltaksplaner for å sikre at de økonomiske kravene oppfylles i 2014 og i planperioden ( ). Rapporteringstekst Årlig melding UNN HF har i 2014 gjennomført flere tiltak for å nå de økonomiske kravene. Lavere gjennomføringsevne enn forutsatt er årsaken til manglende økonomisk måloppnåelse. I tiltaksarbeidet i 2014 var aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) hovedstrategien, supplert med øvrige tiltak. Den totale tiltakspakken var på 175 mill kr i 2014 (risikojustert 114 mill kr). Arbeidet med ABP videreføres i 2015 og i årene fremover og forventes å gi økonomisk effekter, forbedre de ansattes tilfredshet samt gi bedre pasientforløp. 2.1 Risikostyring og internkontroll Mål 2014: Gjennomføre risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. Rapporteringstekst Årlig melding Risikostyring er gjennomført som pilotprosjekt i Barne- og ungdomsklinikken. Alle områdene gitt i oppdragsdokumentet ble gjennomgått på klinikk og avdelingsnivå. Piloten viser at det er et potensial 4 Sak 20 side 10

84 Sak 20/ vedlegg 1 på noen av områdene og det er identifisert tiltak. Tiltakene er allmenngyldige for organisasjonen og kan iverksettes på flere klinikker og avdelinger. Det er i all hovedsak kjente tiltak som fremkommer. Risikostyringen for 2015 videreføres og vil bli gjennomført på klinikknivå i 1.tertial Det er ikke rapportert i en samlet rapport til Helse Nord RHF for UNN siden gjennomføringen har vært mangelfull. Kapasitetsproblemer hos nøkkelpersoner er årsaken til manglende gjennomføring. Sørge for å ha minst en årlig gjennomgang fra ledelsen av foretakets interne styring og kontroll. Ledelsens vurderinger og beslutninger skal dokumenteres. Rapporteringstekst Årlig melding UNN har ledelsens gjennomgang av vår interne styring og kontroll tertialvis. Gjennomgangen behandles i Kvalitetsutvalget før den styrebehandles. Gjennomgangen av UNNs interne styring og kontroll er basert på COCOs Forvaltning, styring og kontroll og COSOs Rammeverk for intern(styring og) kontroll, sammen med relevante krav fra Lov om helseforetak m.m., Lov om statlig tilsyn, forskrift om intern kontroll i helse og omsorgstjenesten mv. Gjennomgangen har vært rettet mot de formelle styringselementene, de uformelle elementene har i mindre grad blitt undersøkt. Intern styring og kontroll defineres som de prosesser, systemer og rutiner som er igangsatt av ledelse og medarbeidere for å gi rimelig sikkerhet for at UNN har en målrettet og effektiv drift, rapporterer pålitelig styringsinformasjon og etterlever lover, regler og krav i styringsdokumenter. Gjennomgangen viser at UNN har etablert et hensiktsmessig oppfølgings- og rapporteringssystem som bidrar til at virksomheten følges opp og vurderes opp mot målsettinger, krav og føringer for driften, men at denne informasjonen i større grad kan brukes til læring og forbedringsarbeid. Det videre arbeidet med UNNs interne styring og kontroll bør være rettet mot å videreutvikle systemer og prosesser som omsetter kunnskap om avvik, svakheter og mangler til en varig forbedring av virksomheten. 2.2 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Mål 2014: Helseforetakene skal gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i budsjett Eventuelle avvik i fremdrift skal fortløpende avklares med Helse Nord RHF. Helse Nord RHF skal gis plass i intern prosjektgruppe på statusmøter i plan- og gjennomføringsfasen. Rapportere tertialvis fremdrift, kostnadsoppfølging og organisasjonsutvikling på store pågående byggeprosjekter, samt i utbyggingsfasen rapportere månedlig status til virksomhetsrapporten. Rapporteringstekst Årlig melding Anbudskonkurranse på renovering av Bygg 7 Åsgård svarte over budsjett. På grunn av behandling av tilbudene og økonomisk ramme påløp en 4 måneder forsinkelse. Øvrige prosjekter holder fremdriftsplan. Anbudsfrist på totalentreprise for A-fløya er utsatt med 1 måned fra 14. desember til 14. januar 2015 etter henstilling fra entreprenør. Dette antas ikke å påvirke fremdrift. 5 Sak 20 side 11

85 Sak 20/ vedlegg 1 For å gjennomføre renovering av Bygg 7 er det besluttet å øke rammen i prosjektet med 16,3 mill kr. Prosjektets prognose er å gjennomføre innenfor den nye rammen. Økonomisk prognose på Pasienthotell er forbedret til et positivt avvik på 12,8 mill kr. Prognosen for A-fløya er fortsatt en overskridelse på 55 mill kr. Overordnet sak om organisasjonsutvikling er ennå under behandling. Driftskonsept for Pasienthotell har god fremdrift og ivaretas av hotelldirektør og ansvarlig klinikkledelse. Pasienthotell A-fløya Bygg 7 Åsgård HMS Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Planlagt ferdigstillelse Fremdrift Ingen avvik Ingen avvik 4 mnd Ramme inneværende år, inkludert overført fra ,1 mill kr 221,9 mill kr 18,51 mill kr Sum investert ,3 mill kr 115,6 mill kr 13,8 mill kr Sum investert totalt 309,1 mill kr 220,0 mill kr 18,5 mill kr Investeringsramme P mill kr 1 285,4 mill kr 96,3 mill kr Prognose økonomiavvik (negativt tall= overskudd, positivt tall= underskudd) -12,8 mill kr 55 mill kr 0 Innføre et tilstrekkelig og verdibevarende vedlikehold i nye og gamle bygg Rapporteringstekst Årlig melding Vedlikeholdsplan, arealplan og investeringsplan ses i sammenheng. Det er utarbeidet en overordnet vedlikeholdsplan for UNN HF som viser et vedlikeholdsbehov på omkring 80 mill kr årlig. Vedlikeholdsbudsjettet pr 2014 er på 40 mill kr og ble redusert med 10 mill kr i 2014 som følge av økonomiske innstramninger. Vedlikeholdsbehovet ivaretas også i stor grad gjennom budsjett for mindre ombygginger (15 mill kr) og ombygginger i forbindelse med utstyrsinvesteringer/driftsomlegging (20-30 mill kr). Strakstiltaksprosjektet i UNN Narvik (194 mill kr) ble avsluttet i 2014 og renovering bygg 7 Åsgård (90 mill kr) ble oppstartet i Målet anses som nådd i Gjennomgå telefontjenenesten med sikte på effektivisering og forbedringer, herunder gjennom bruk av oppdatert teknologi Rapporteringstekst Årlig melding Telefonitjenesten ble tilbakeført i egen regi i Sentralbordtjenesten ble ytterligere sentralisert i 2014 og investering i ny sentralbordteknologi ble besluttet av styret i november Anbudsarbeidet er startet og ventes avsluttet våren Ny mobil og ip-teknologi testes ut og ventes implementert i Det er igangsatt arbeid med utvikling av en beredskapsplan og en strategisk plan for telefoniområdet og denne sluttføres våren Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse på kritisk infrastruktur. Rapporteringstekst Årlig melding 6 Sak 20 side 12

86 Sak 20/ vedlegg 1 Det er utarbeidet en plan for ROS-analyse på kritisk infrastruktur som strøm, telefoni, vann og avfallshåndtering inkl avløp i forbindelse med høyrisikosmitte. Gjennomføringsplanen ble utarbeidet i 2014 og arbeidet ventes avsluttet mai Innkjøp Mål 2014: Følge opp Helse Nords strategiplan for innkjøp, HINAS 1 strategiplan og legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS), med tilhørende handlingsplaner. Måleindikatorer vil bli lagt til grunn for virksomhetsoppfølging. Rapporteringstekst Årlig melding UNN har fulgt opp Helse Nord sin nye innkjøpsstrategi, HINAS sin strategiplan og legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS), med tilhørende handlingsplaner. I løpet av 2014 ha nådd delmål om totalt 1 mrd i omsetning gjennom innkjøps- og logistikksystemer. Hvert HF utarbeider innen 31. mars plan for hvordan dette målet skal nås for sin andel av omsetningen av denne milliarden, der anslagsvis nøkkel er: UNN HF (50 %), NLSH HF (30 %), Helgelandssykehuset HF (10 %) og Finnmarkssykehuset HF(10 %). Rapporteringstekst Årlig melding UNN hadde i 2014 en omsetning på kr 335 millioner i CWL. I 2013 var omsetningen 313 millioner kroner. I tillegg ble det i 2014 foretatt ca bestillinger i CWL uten prisangivelse og der faktura ble behandlet direkte i fakturahåndteringssystemet. Omsetningen over disse bestillingene er trolig på mange titalls millioner. Omsetningen i CWL på 335 millioner kr i 2014 utgjør 67 % av de 500 millionene som Helse Nord RHF har satt som måltall for UNN. Etter første tertial 2014 med en omsetning på 145 millioner. På grunn av ferieavvikling ble økningen lavere i 2. tertial, og årsresultatet er ikke i tråd med måltall. UNN har i de siste årene registrert og tilgjengeliggjort mange avtaler og avtaleartikler i CWL. Videre har UNN registrert mange leverandørartikler i CWL for å få opp omsetningen. Flere av disse leverandørartiklene har ikke vært konkurranseutsatt, men har likevel blitt registrert på egne ikke-konkurransebaserte avtaler. I 2014 har Innkjøpsavdelingen ved UNN brukt mye ressurser til opprettelse og på bistand til drift av lagerstyring ved operasjonsavdelingen. Omsetningen over operasjonslageret var i 2014 på nærmere 19 millioner kroner. Opprettelse og bistand til drift av operasjonslageret la betydelig mer beslag på ressurser enn forventet. Noe som igjen har gått ut over annen planlagt utrullingen av CWL på UNN. I tillegg har prosjektleder for utrullingen vært ute i pappapermisjon i en periode på 4 måneder første halvdel av Dette har vi ikke kunnet kompensere med andre ressurser. Andre årsaker til UNN ikke har nådd målet Helse Nord RHF har satt til omsetning via CWL er blant annet at det er for få avtaler og avtaleartikler registrert og tilgjengeliggjort i CWL samt et 1 Helseforetakenes Innkjøpsservice AS 7 Sak 20 side 13

87 Sak 20/ vedlegg 1 uutnyttet potensial for større omsetning over allerede registrerte avtaler i CWL. I tillegg har manglende funksjonalitet i innkjøpssystemet knyttet til enkel registrering (skanning) av leverandørs artikkelinformasjon (batchnummer) i forbindelse med bestilling til konsignasjonslager medført at systemet ikke har blitt tatt i bruk på avdelinger med stort innkjøpsvolum, eksempelvis Hjertemedisinsk avdeling. Ressurssituasjonen på innkjøpsavdelingen har vært og er fortsatt en sterkt medvirkende årsak til at innkjøpsavdelingen har hatt og fortsatt har begrenset kapasitet til å følge opp flere av de varegruppene som mangler avtaler. Disse varene kan da heller ikke bestilles (avropes) gjennom innkjøps- og logistikksystemet CWL. 2.4 Klima- og miljøtiltak Mål 2014: Alle helseforetak skal miljøsertifiseres innen utgangen av Det overordnede målet for UNN HF er å bidra til at CO2 utslippet reduseres. Våre vesentlige miljøaspekter: - Energi - Transport - Innkjøp og forbruk - Avfall Miljømål: - 10 % reduksjon av energiforbruk i eksisterende bygningsmasse. Alle nye bygg skal planlegges for energiklasse A som tilsier passivhus % reduksjon i CO2-utslipp knyttet tiltransporttiltak - Økt bruk av miljøsertifiserte leverandører, miljømerkede produkter Mindre svinn % mindre restavfall i forhold til total avfallsmengde. Klimaprogrammet angir flere tiltak for å nå målene. Eksempel på gjennomførte tiltak: - Energiøkonomisering, se nedenfor - Barnehabiliteringen reduserer reise. Ved bruk av IPad/ telemedisin gir de veiledning til autiske barn/barnehageansatte i barnehager i Troms og nordre Nordland - Redusert papirforbruk ved mindre og dobbeltsidig utskrift Resultat: Referanseåret for å måle resultat er 2012 og måleperioden er Eksempel på resultat i 2013: 8 Sak 20 side 14

88 Sak 20/ vedlegg 1 0 % 5 % 1 % 0 % CO2 Utslipp % 0 % 1 % 3 % 12 % 10 % Bensin (biler eid eller leaset) Diesel (biler eid eller leaset) Ambulanse leiebil Fyringsolje fjernvarme 67 % Lystgass faststrøm og elkjeler Innenlandsreiser Utenlandsreiser bruk av kopipapir A4 - Miljøaspektet energi utgjør det største CO2 utslippet - Energiforbruk per kvadrat: måltallet nådd - Papirforbruk: Måltallet for hele måleperioden nådd - Avfall: Måltall for totalmengde nådd Transport: Måltall totalt ikke mulig å ta ut da tall for reiser båt/buss/bruk av egen bil mangler. Følge opp ENØK 2 -tiltakene som blir besluttet gjennomført, samt rapportere for gjennomførte prosjekter halvårlig. Det er utarbeidet en ENØK plan som en del av dialogavtalen UNN og i dialog med eiendomsforum. Investeringsramma er så langt 14.1 mill kr. Denne ramma er brukt på 5 tiltak i 2014, disse begynner allerede å gi en den forventede effekt. I 2015 ligger ytterligere 15 tiltak i planen, de forutsetter egeninnsats og bruk av driftsmidler i tillegg. Da gjenstår kun finansiering av de 2 største tiltakene, de utgjør alene nesten samme investeringsbehov som de 20 andre tiltakene og krever da finansiering, men har kun 5 års inntjeningstid og vil være en meget lønnsom. HF-ene må gjøre seg kjent med rapporten fra delprosjektet «Bygg og miljø» samt styresak Det nasjonale miljø- og klimaprosjektet rapport fra delprosjekt Bygg og miljø felles styresak og legge til grunn de føringer og tiltak som følger av delrapporten og styresaken i arbeidet med eiendomsforvaltning. Rapporteringstekst årlig melding UNN ble miljøsertifisert i 2014 og har innarbeidet gjeldende føringer fra styresak Det nasjonale miljø- og klimaprosjektet i vår miljøstrategi og miljøhåndbok. Miljøtiltak innenfor bygg og 2 Energiøkonomisering 9 Sak 20 side 15

89 Sak 20/ vedlegg 1 eiendomsforvaltningen er godt dokumentert og følges opp i gjeldende interne rapporteringssystemer som dialogavtalen, HMS-handlingsplaner, intern revisjoner og ledelsens gjennomgang. Nye bygg planlegges i henhold til passivhuskrav. 2.5 Arkivtjeneste Mål 2014: Sørge for å ha en arkivtjeneste i tråd med arkivlov og forskrifter, herunder arkivplan, bevarings- og kassasjonsplan m.m. Rapporteringstekst årlig melding UNN har en arkivtjeneste i tråd med arkivloven og forskrifter. Det er utarbeidet en arkivplan hvor arkivplan.no er benyttet. Arkivplan.no er tilgjengelig for alle ansatte via intranett og holdes à jour. Det er ikke utarbeidet en bevarings- og kassasjonsplan for sakarkivet. Det er et omfattende arbeid som UNN påbegynte i 2013, men «la på is» og foreslo et regionalt samarbeid. Tiltak: delaktig i en nasjonal arbeidsgruppe som ledes av RHFene med formål om å utarbeide en nasjonal plan for alle helseforetak. UNN er kjent med lovkravet om avlevering av pasientjournaler og avventer tidspunkt og vilkårene for avleveringer. Forskriftene er ikke kommet. Tiltak: Vi har kartlagt det fysiske arkivmateriale og er i dialog med Norsk helsearkiv, men kostnadene for UNN knyttet til avlevering, er ikke anslått. Når forskriftene er klare, kan det startes en prosess for klargjøring av materiale og kostnader. UNN mangler godkjente arkivlokaler og har utfordringer med oppbevaringen. Tiltak: utredning pågår for å finne interne løsninger. 3 Aktivitet Mål 2014: Aktiviteten skal endres i tråd med føringene i RHF styresak Budsjett 2014 konsolidert. Rapporteringstekst årlig melding UNN har i 2014 fortsatt arbeidet med å vri aktiviteten over fra døgn til dag og poliklinikkbehandling innen somatisk virksomhet. Aktivitetsøkningen målt i antall pasientkontakter var i 2014 på 1,1 % innen somatikk og 1,4 % innen psykisk helsevern og rus. Antall liggedøgn innen somatikk er redusert med 2,4 % i forhold til Poliklinisk dagbehandling og innlagte dagopphold har økt med henholdsvis 2,7 % og 7,6 %. For psykiatri og rus er det liten endring. 10 Sak 20 side 16

90 Sak 20/ vedlegg 1 4 Tilgjengelighet og brukerorientering Mål 2014: Gjennomsnittlig ventetid i spesialisthelsetjenesten er under 65 dager. Rapporteringstekst Årlig melding Gjennomsnittlig ventetid for pasienter som ble tatt til behandling i UNN i løpet av 2014 var 80 dager. Pasienter med Rett til nødvendig helsehjelp ventet 56 dager i snitt, mens pasienter uten rett til å bli prioritert ventet gjennomsnittlig 98 dager på behandlingsstart. Gjennomsnittlig ventetid er redusert med 3 dager i løpet av Median ventetid ved UNN var ved utløpet av desember var 42 dager for rettighetspasienter og 67 dager for de lavest prioriterte. Median ventetid for rettighetspasientene en dag kortere enn i 2013, mens median ventetid for de uten rett til nødvendig helsehjelp er på samme nivå. Vet utgangen av desember hadde UNN pasienter på venteliste. Dette er flere pasienter enn ved utgangen av Målet er ikke nådd og det skyldes manglende kapasitet på noen områder. Det er rundt pasienter som har ventet over 356 dager. Reduksjon av langtidsventende er tiltak som skal redusere gjennomsnittstiden. Ingen fristbrudd. Rapporteringstekst Årlig melding UNN rapporterer i underkant av 100 fristbrudd månedlig. Tiltak for å overvåke og rapportere på truende fristbrudd er iverksatt. Antall fristbrudd er kraftig redusert de siste årene men har stabilisert seg på et nivå rundt 100 pr. mnd. Fristbrudd har økt fokus og oppfølging fra ledelsens side. Det er spesielt innenfor de kirurgiske fagene at det er fristbrudd, somforklares med operasjonskapasitet. Det er iverksatt utbygging av operasjonskapasiteten i UNN. Redusert ventetid, økt kapasitet og god kompetanse innen brystrekonstruksjon for pasienter med brystkreft Rapporteringstekst 1. tertial Fastsatt frist er 1. juni Status på gjennomføring. Ventetiden er redusert fra 2 år til 1 år på brystrekonstruksjon. Kompetanseoppbygging og økt kapasitet gjennomført. Alle ventetider på frittsykehusvalg.no er oppdatert månedlig Rapporteringstekst Årlig melding Ventetider for UNN oppdateres rutinemessig månedlig på fritt sykehusvalg. 11 Sak 20 side 17

91 Sak 20/ vedlegg 1 Det er gjennomført lokale pasienterfaringsundersøkelser på behandlingsenhetsnivå, resultatene er offentliggjort på helseforetakenes nettsider og aktivt fulgt opp i tjenesten. Rapporteringstekst årlig melding I 2014 er det hentet inn pasienterfaringer på behandlingsnivå i Kreft, Kirurgi og Kvinnehelseklinikken, Hjerte- og Lungeklinikken og Psykisk helse- og rusklinikken. I tillegg er det gjennomført Nasjonale Pasopp undersøkelser. Unn har startet utviklingsarbeid sammen med FUNN IT for enklere å kunne systematisere brukererfaringer og rapportere disse. Det ventes å ha en ferdig utviklet 1. versjon i løpet av Det er etablert flere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer for de ulike fagområder. Rapporteringstekst årlig melding UNN arbeider aktivt med pasientforløp gjennom lean metodikk. Det er de siste årene gjennomført en rekke gjennomganger av pasientforløp og prosesser. Fokus i 2014 har bl.a vært kreftforløp og kreftpakker som skal implementeres i Det er oppnevnt koordinator for pasienter med behov for komplekse eller langvarige og koordinerte tjenester. Rapporteringstekst årlig melding Nevro, - ortopedi og rehabiliteringsklinikken (NOR-klinikken): I Fysikalsk- og rehabiliteringsmedisinsk avdeling (FMRA) og Habiliteringsavdelingen (HaB) er det oppnevnt koordinerende lege for pasienter som har behov for det. I tillegg har klinikken ansvar for å ha Koordinerende enhet for UNN. Her er arbeidet igangsatt etter plan. Hjerte- og lungeklinikken (HLK): Koordinatorer er oppnevnt, bl a knyttet til lungekreftutredning og hjemmerespiratorbehandling. Kirurgi, - kreft- og kvinnehelseklinikken (K3K): Det er oppnevnt kreftkoordinatorer (hovedgruppen pasienter med denne problemstillingen i klinikken.) Psykisk helse- og rusklinikken: Alle pasienter i tverrfaglig spesialisert rusomsorg har en koordinator (kalles litt ulikt: kontaktrådgiver, koordinator, behandler) HF-ene skal innføre nye tiltak for brukermedvirkning i forskning ut fra forslag til retningslinjer og tiltak for brukermedvirkning i forskning i helsetjenesten. 12 Sak 20 side 18

92 Sak 20/ vedlegg 1 Rapporteringstekst årlig melding UNN deltar i samarbeid med Helse Nord RHF aktivt i nasjonalt samarbeid for å styrke brukermedvirkning i forskning. I UNN er det arrangert fagdag for forskningsledere og andre aktuelle for å informere om det nasjonale arbeidet og diskutere og dele ideer om hvordan brukermedvirkningen kan økes. Saksbehandle reiseoppgjør for pasientreiser innen to uker. Rapporteringstekst Årlig melding Omfattende arbeid med produktivitetsøkning fra mai Produksjonen er økt med 85 % fra januar 2014 til januar 2015, målt i antall saker behandlet per dagsverk. Når saksbehandlingstiden likevel er over målet på to uker skyldes det fravær som det ikke har vært ressurser til å dekke inn. UNN har iverksatt en langsiktig plan for å redusere saksbehandlingstiden ved ulike tiltak for produktivitetsøkning, sammen med en vridning fra innleie til interne saksbehandlere. Dette har vi jobbet med siden andre tertial 2014 og resultatene er svært gode, men en slik prosess tar tid. Produktivitetsøkningen i januar 2015 målt mot samme periode året før var ca 80 %. Tiltakene inkluderer blant annet tett oppfølging, måling og omfattende arbeid med standardisering og rutiner. Svært høyt sykefravær siste tre måneder av 2014 har skapt en stor sakskø, som vi nå har leid inn eksterne saksbehandlere for å få bukt med. I løpet av første kvartal skal køen være halvert. Ut over det forventes de interne tiltakene å gjøre oss i stand til å innfri målet, og resultatet så langt tilsier at vi er i rute. Innarbeide og følge opp de foreslåtte tiltakene fra evalueringen av reisepolicyen, i den løpende rekvirentoppfølgingen. Rapporteringstekst årlig melding Dette er tatt inn løpende i dialogen med de rekvirentene vi har besøkt i løpet av Imidlertid har rekvirentoppfølging vært redusert til et minimum grunnet manglende ressurser. Strukturert oppfølging av rekvirenter er et satsingsområde i 2015, og da er dette et naturlig punkt på agendaen. Tiltakene fra evaluering av reisepolicyen er innarbeidet i presentasjonen vi bruker ved oppfølging av rekvirenter, både internt og eksternt. Rekvirentene følges opp i henhold til plan skissert i årshjulet for pasientreiser UNN, samt ved meldt behov fra den enkelte behandler. Sørge for at gruppen sped- og småbarn innen psykisk helse for barn og unge får et tilbud. Rapporteringstekst årlig melding Aldersgruppen 0 3 år omtales vanligvis som sped- og småbarnsgruppen. Antall henvisninger til BUP ene i UNN for denne gruppen er lavfrekvent og med stor sannsynlighet reflekteres ikke det reelle behov for bistand/oppfølging i dette materiale. Det er pt. ingen sped- og småbarnsteam i psykisk helse for barn og unge i UNN, men de fleste enheter har ressursperson(er) som har noe 13 Sak 20 side 19

93 Sak 20/ vedlegg 1 erfaring og vært gjennom utdanningsprogrammer av ulikt omfang. Alle som henvises får et tilbud. Tilbudet varierer i forhold til innhold og systematikk og kan neppe sies å være likeverdig verken i forhold til den utredning som gjøres den behandling som gis eller i forhold til annen relevant oppfølging som iverksettes. Erfaringer viser at systematisk kompetansebygging for denne gruppen er en utfordring. Det er for få pasienter for å få tilstrekkelig mengdetrening. Det kan være vanskelig å prioritere omfattende utdanning for flere ansatte i forhold til en slik liten pasientgruppe. Tilbudet blir dermed sårbart i forhold til utskiftninger i personalgruppen. I tillegg til mer direkte pasientrettet arbeid, forholder BUP ene seg til primærheletjenesten hvor helsesøstrene er den viktigste samarbeidspart og til barneverntjenesten. Innafor samhandlingsreformen er dette arenaer med potensial for å komme denne pasientgruppe nærmere og dermed kunne bidra i forhold til et større antall sped- og småbarn med særlige behov. Etablering av fagnettverk i UNN/Helse-Nord vil uten tvil styrke tilbudet til denne pasientgruppe. Etablerte brukerstyrte plasser innen psykisk helsevern. Rapporteringstekst årlig melding Brukerstyrte plasser (etter ulike praktiske tilnærminger) er etablert ved samtlige DPS/SPH. Etablere brukerstyrte plasser innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Rapporteringstekst årlig melding Både Nordlandsklinikken og ReStart har etablert tilnærmet brukerstyrte senger knyttet til bruken av reopphold etter døgnbehandling. Iverksette tiltak for å bedre helsepersonells kommunikasjon (muntlig og skriftlig) med pasienter og deres pårørende innen psykisk helsevern, TSB og somatikk. Det skal særlig legges vekt på familier med barn mellom 0 og 6 år. Rapporteringstekst årlig melding NOR-klinikken: FRMA og HAB har oppnevnt barneansvarlige i samarbeid med sentralt koordinert arbeid. LMS arbeider aktivt med å øke den helsepedagogiske kompetansen hos helsepersonell i klinikkene for å sikre god kommunikasjon i pasientforløpene. Barn som pårørende; det er to pleiere i hver avdeling i gamle Nevro- og ortopediklinikken, samt en for hele klinikken. K3K: I alle sengeposter og poliklinikker i K3K i Tromsø er det egne barneansvarlige som tar seg av dette arbeidet. Arbeidet er kommet godt i gang og styringsmålet nådd. I Narvik og Harstad er det egne barneansvarlige og ila 2015 vil målet være nådd også her. Psykisk helse og rusklinikken: 14 Sak 20 side 20

94 Sak 20/ vedlegg 1 Kommunikasjon med pasienten er selve grunnpilaren og det viktigste verktøyet i behandling av rusmiddelavhengighet. Samtlige ansatte er skolert i Motiverende intervju som metode og samtalestil. Måten vi forholder oss til pårørende og trekker dem med i behandlingen er tema for rusavdelingens kvalitetsprosjekt/pasientsikkerhetsprosjekt 2015 Foretaksspesifikke mål 2014: UNN Følge opp etablert tverrfaglig diagnosesenter for pasienter med uavklart tilstand og mistanke om kreft eller annen alvorlig sykdom Rapporteringstekst årlig melding Diagnostisk enhet med regionalt tilbud er etablert. Etablere et prostatasenter. Samarbeide med Nordlandssykehuset (NLSH) som skal opprette et tilsvarende senter. Rapporteringstekst årlig melding K3K: Styringsgruppe og arbeidsgruppe er på plass. I disse dager ansettes koordinator. Det avholdes ukentlige MDT møter. Flaskehals i dette arbeidet er kapasitet på røntgen vedr. MR undersøkelser. Diagnostisk klinikk (DK): Røntgenavdelingen har i samarbeid med Urologisk avdeling samarbeidet om pasientforløp for prostatakreft. Kapasitet ved 3T MR er økt, men pågangen er større enn forventet. Det var en økning på 18 % i antall MR undersøkelser fra og hele økningen er skjedd siden sommeren 2014 (nye retningslinjer med MR før biopsi kom da). Økningen fortsetter videre i Arbeidet har skjedd i samarbeid med fagavdelingen i Helse-Nord RHF og NLSH. 5 Kvalitet, pasientsikkerhet og smittevern 5.1 Kvalitet Mål 2014: Brukererfaringer for inneliggende pasienter som får behandling i somatiske 15 Sak 20 side 21

95 Sak 20/ vedlegg 1 sykehus. Rapporteringstekst årlig melding I 2014 er hentet inn pasienterfaringer på behandlingsnivå i K3K, HLK og Psykisk helse- og rusklinikken. I tillegg er det gjennomført Nasjonale PaSopp undersøkeleser. Unn har startet utviklingsarbeid sammen med FUNN IT for enklere å kunne systematisere brukererfaringer og rapportere disse. Det ventes å ha en ferdig utviklet 1. versjon i løpet av Andel reinnleggelser innen 30 dager av eldre pasienter Rapporteringstekst årlig melding Medisinsk klinikk (MK) hadde i 2014 åtte definerte reinnleggelser, to på Storslett, seks i Tromsø DIPS-rapport D-496 Antall beslutninger i samarbeid mellom de regionale helseforetakene om å innføre eller ikke innføre en ny metode, jf. nasjonale metodevurderinger i system for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten Rapporteringstekst årlig melding Planene for UNN lages i samarbeid med fagavdelingen i HNord Antall gjennomførte mini metodevurderinger som er sendt til Kunnskapssenterets database. Rapporteringstekst årlig melding Ingen oversendt fra UNN i Planlegge fremtidige ferieavviklinger tidlig og koordinert med de andre foretak. For å sikre kvaliteten i pasientbehandlingen er målet mest mulig bruk av fast personell. Rapporteringstekst årlig melding NOR-klinikken: FRMA har i 2014 hatt ansvar for drift av 4 regionale lokalsykehus senger i sommerferieperioden etter avtale med Helse Nord. Det legges opp til lik praksis i 2015 etter at ordningen er evaluert februar HLK: 4 måneders planleggingshorisont er iverksatt. Hjerte- og lungeklinikken tilstreber å øke andelen fast 16 Sak 20 side 22

96 Sak 20/ vedlegg 1 ansatte vesentlig. Dette arbeidet er påbegynt, men hele potensialet er ikke tatt ut. Psykisk helse- og rusklinikken: Klinikken gjennomfører koordinert sommerferieavvikling og har også kontakt med tilgrensende helseforetak som en gir tjenester til. DK: Det ble i forkant av sommerferien 2014 innhentet driftsinformasjon fra andre HF innen radiologi for å avklare evt. utfordringer UNN måtte forutse. Tilsvarende ble ikke gjort ifm juleferie. Det ga avdelingen enkelte overraskelser i forhold til uventet belastning og vil bli inkludert i senere planer. Ved klinisk patologi ble det også gjennomført tidlig ferieplanlegging for ledelse, legegruppa og alle seksjoner ved avdelingen. Operasjons- og intensivklinikken (OpIn): Ferieplanleggingen starter tidlig og koordineres med de samarbeidende klinikker i UNN HF. Klinikkene har månedlige faste møte punkter med samarbeidende klinikker, overordnet planlegging og koordineringsgruppe (OPK). Har også etablert faste møtepunkter mellom HLK (MIA og Hjertekirurgisk avdeling)både i forkant av ferieavvikling og ukentlig driftsmøter i ferieperioden. Det er etablert system for daglig registrering av belegg ved intensiv avdelingen i Helse Nord i ferieperioden, dette er viktig redskap for utnyttelse av kapasitet og sikre optimal pasient behandling på rett nivå. Systemet brukes aktivt. Forberede innføring av e-resepter. Rapporteringstekst årlig melding Det er gjennomført pilot på medisinsk klinikk i Tromsø, og det er utarbeidet retningslinjer for e- Resept som er godkjent i DocMap (RL4544). Det er laget utkast til driftsavtale med Helse Nord IKT for e-resept. UNN har satt i gang arbeidet med å etablere kontor for utstedelse av sertifikater for e-resept. Dette arbeidet er koordinert med andre behov for kort (adgang, sikker utskrift etc) ved UNN, og ledes av Drift- og eiendomssenteret. Status: piloten er stoppet på grunn av feil i programvaren. Igangsetting av e-resept vil starte så snart godkjent versjon fra Helsedirektoratet foreligger i produksjon. Det antas at i løpet av våren 2015 vil e-resept være i produksjon på UNN. Fremlegge IKT-tiltak med konsekvenser for andre aktører til prioritering i Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) Rapporteringstekst årlig melding Har ikke hatt IKT tiltak å fremlegge i Sak 20 side 23

97 Sak 20/ vedlegg 1 Presentere status ROS 3 -analyser for de kliniske systemer, til foretakets styre som en del av den løpende rapporteringen. 4 Rapporteringstekst årlig melding ROS-analyse skal presenteres for styret i UNN HF i løpet av våren Utarbeide handlingsplan for å øke kvaliteten på NPR 5 -rapporteringen Rapporteringstekst årlig melding UNN arbeider sammen med Helse Nord i et nettverk for å bedre NPR rapporteringene. Det er internt etablert to fora som skal ivareta bedringen av rapporteringene på bakgrunn av de tilbakemeldinger UNN får fra NPR. Tiltak i klinikkene for å bedre registreringene identifiseres og iverksettes. Sette av tilstrekkelige og kvalifiserte ressurser til å implementere LIS (ledelses- og informasjonssystem), samt kvalitetssikre data og lære opp eget personell. UNN har avsatt og brukt ressurspersoner for testing og gjennomganger i av Helse Nord LIS. Implementering og opplæring på eget personell er startet i sentrale stabsenheter men er ikke tilstrekkelig implementert på klinikknivå. Det vil ta noe tid før dette er i aktiv bruk i alle deler av organisasjonen. Alle helseforetak skal sette seg i stand til å gjennomføre kunnskapsbaserte prosedyrer Rapporteringstekst årlig melding Fag- og forskningssenteret har kunnskap om og er i stand til å støtte gjennomføring av kunnskapsbaserte prosedyrer. Det er i gang flere prosedyrebeskrivelser i klinikkene blant annet håndtering av svelgfunksjonen hos slagrammende. Helseforetakene skal innregistrere data i alle nasjonale kvalitetsregistre som ligger til rette for det og bruke resultater fra disse registre i løpende arbeid med kvalitetsforbedring. Rapporteringstekst årlig melding Det arbeides systematisk med kvalitetsregistre for å bedre datainnsamlingen og bruken av disse i forbedringsøyemed. Vi er ikke i mål med 100 % deltakelse og inkludering i alle nasjonale registre. 3 Risiko- og sårbarhetsanalyse 4 Forskrift om informasjonssikkerhet ved elektronisk tilgang til helseopplysninger i behandlingsrettede helseregistre nr. 6 5 Norsk pasientregister 18 Sak 20 side 24

98 Sak 20/ vedlegg 1 UNN fortsetter arbeidet med å bedre rapporteringen til registre. Resultater og inkluderingsprosenter rapporteres til kvalitetsutvalg. Foretaksspesifikke mål 2014 UNN Følge opp anbefalingen fra styresak Ferieplanlegging i Helse Nord om feriestenging av fødeavdelinger ved å gjennomføre alternerende sommerstenging av fødeavdelingene i Harstad/Narvik. Rapporteringstekst årlig melding Målet er nådd. I 2015 stenger føden i Narvik fra tom Pasientsikkerhet og smittevern Pasientsikkerhet Mål 2014: 30 dagers totaloverlevelse Rapporteringstekst årlig melding 30-dagers total overlevelsen er på 95 % for UNN HF. Dette er litt over landsgjennomsnittet og på nivå med de andre universitetssykehusene som har vært vårt mål. For å nå dette målet er det krav om god diagnostikk, behandling og oppfølging av pasienten i alle ledd i utrednings og behandlingskjeden. Bruk av data fra kvalitetsregistre har også bidratt i arbeidet. Sikre at pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker inngår som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og at resultatene følges opp i ledelseslinjen med tertialvis rapportering. Rapporteringstekst årlig melding Tiltakspakkene som er så godt implementert at man kan si at de inngår i sykehusets ordinære aktivitet er GTT, Trygg kirurgi og hjerneslag innenfor somatikk. Innenfor psykisk helsevern er forebygging av selvmord og overdose implementert ved de avdelingenes som inngår i programmet. Der pågår det et arbeid for å bredde tiltakspakkene til andre enheter. Øvrige tiltakspakker er stedvis godt implementert, men ikke alle over alt. Framdrift ved implementeringen rapporteres til UNNs kvalitetsutvalg månedlig og følges opp derfra. Innsatsområdene følges opp i den enkelte avdeling gjennom pasientsikkerhetskoordinator i 19 Sak 20 side 25

99 Sak 20/ vedlegg 1 Fag og forskningssenteret som gir støtte til klinikkene. Rapportering av helseforetakenes bearbeiding av Pasientsikkerhetskultur undersøkelsen 2014: Navn på helseforetaket: Universitetssykehuset Nord-Norge HF Kulturundersøkelsen hadde over 70 % deltakelse eksempler på tiltak som er iverksatt på ulike nivåer i helseforetaket etter bearbeiding av resultatene fra Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen: Ved UNN har vi en struktur med KVAM (Kvalitet og arbeidsmiljø)-utvalg på klinikknivå og KVAMgrupper på avdelingsnivå. Her er det representasjon både fra arbeidstaker- og arbeidsgiversiden. Ut fra tilbakemeldingene fra klinikkene er diskusjon omkring resultatene i KVAM-utvalg/grupper enten gjennomført eller planlagt ved samtlige relevante klinikker og avdelinger. Øvrige eksempler på tiltak tatt fra klinikkenes tilbakemeldinger: 1. Endring av struktur/metode på refleksjonsmøtene i teamet 2. Arrangere kafedialog på kveldsmøte/personalmøte for diskusjon av spørsmålet Jeg får den støtte jeg trenger fra andre sykehusansatte for å ta meg av pasientene 3. Fast post i etterkant av internundervisning i forhold til spørsmålet Det er vanskelig å diskutere feil her med fokus på diskusjon omkring tema det kan være vanskelig å snakke om i hverdagen. Saker meldes i forkant av ansatte og diskusjonen ledes av avd.leder /avd.spl. 4. Fagdag om kommunikasjon i regi av KVAM gruppen planlegges våren Arbeider videre med kommunikasjonsferdigheter i teamene og på arbeidsplassen, ønskelig med ekstern kursholder om temaet. Gruppe som jobber med medarbeiderskap våren Det er igangsatt et arbeid med undervisning og opplæring i posten knyttet til vurderinger og oppfølgingstiltak på pasienter som legges inn akutt i posten. 6. Allmøte med diskusjon av resultatene 7. Det skal etableres en ordning der det alltid vil være en leder eller fagutvikler til stede som vaktleder. Dette vil bedre tilbakemelding begge veier og også forhindre at de ansatte på en og samme dag må forholde seg til flere ledere/fagutviklere. Dette mener man vil hjelpe på skåren på Jeg får passende tilbakemeldinger om arbeidet mitt (korrekt, tilstrekkelig og fra rett person) 2. Hvilken andel av behandlingsenhetene* har blitt presentert for sin egen behandlingsenhet sine resultater og fått anledning til å drøfte dem? Alle klinikker og avdelinger (100 %) har fått tilsendt sine svar. Lokal programleder har møtt i ulike fora på forespørsel. Resultatene er også presentert for Kvalitetsutvalget og i en orienteringssak til styret. 3. Hvilken andel av behandlingsenhetene som skåret lavt på pasientsikkerhetskulturundersøkelsen har bearbeidet og fulgt opp sine egne resultater og iverksatt forbedringstiltak? Prosentandel under angir enheter med bekreftet gjennomført behandling i egnet forum innen gitt frist. Klinikker: 8/10 = 80 % (Øvrige har fastsatt dato) 20 Sak 20 side 26

100 Sak 20/ vedlegg 1 Avdelinger: 21/35 = 55 % (Øvrige har fastsatt dato) Nevn gjerne erfaringer som dere gjort med pasientsikkerhetskulturundersøkelsen eller kommentarer til gjennomføringen av den? - Opplever at undersøkelsen er blitt tatt på alvor i organisasjonene og har vært gjenstand for diskusjoner på alle nivå. - Litt uheldig at man ikke hadde 2012-resultatene også som andel positive svar for sammenligning. - Det var pedagogisk utfordrende å forklare for avdelingene en samlet andel positive svar for faktorene mye lavere enn svarene på enkeltspørsmål innen faktoren. Prosentandel positive svar på negativt formulerte spørsmål var også en kilde til misforståelser. Frist for rapportering: Rapporten skal sendes til kampanjesekretariatet til samme frist som for helseforetakenes årlige melding for ** Kvalitetsindikatorer og ventetider som rapporteres til Helsedirektoratet, inkludert til fritt sykehusvalg, rapporteres på sykehusnivå. Rapporteringstekst årlig melding Kvalitetsindikatorer og ventetider rapporteres månedlig til styret i Kvalitets- og virksomhetsrapporten. Det rapporters status på flere indikatorer tertialvis gjennom ledelsens gjennomgang og på særskilte indikatorer. Tilbakemeldingene fra NPR, status på fritt sykehusvalgsidene og ventetider gjennomgås på sykehusnivå. Arbeide systematisk for å forebygge, forhindre og avdekke svikt/avvik i de pasientadministrative systemene, og etablere rutiner for varsling innad og rutiner for erfaringsutveksling på tvers av helseforetak. Rapporteringstekst årlig melding Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST): Klinikkene i UNN får månedlig status på ikke ferdigstilte arbeidsoppgaver i DIPS tilsendt fra fagsjef for å holde oversikt over restanser i pasientadministrative oppgaver. Det er besluttet å opprette to foretaksinterne fagfora som skal arbeide klinikkovergripende med koordinering og opplæring i pasientadministrative rutiner samt rapportering fra kliniske systemer. Fagforumene starter opp tidlig i Det er ikke etablert en rutine for varsling og erfaringsdeling mellom foretakene men EPJ fagforum og 21 Sak 20 side 27

101 Sak 20/ vedlegg 1 Klinisk IKT fagråd brukes for erfaringsdeling og varsling. Det er etablert en enhetlig og kunnskapsbasert praksis for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten. Rapporteringstekst årlig melding Nye metoder tas i bruk på basis av litteraturgjennomganger og kunnskapsbasert praksis. Selve innføringen av nye metoder i hele foretaket er det usikkert om det gjøres enhetlig og kunnskapsbasert. Bruke Sykehusapotek Nord aktivt gjennom «SamStem-prosjektet 6» for å sikre innføring av legemiddelsamstemming i alle helseforetak. Rapporteringstekst årlig melding Pilot på samstemming inn er gjennomført på Hjertemedisinsk sengepost, denne oppsummeres ila februar. Medisinsk avdeling i Harstad er i oppstartsfasen og intensiv i Tromsø arbeider med samstemming mellom enheter Lokal programleder deltar i prosjektgruppen i SamStem-prosjektet Smittevern Mål 2014 Sykehusinfeksjoner (prevalensundersøkelse). Prevalensundersøkelse av helsetjenesteassosierte infeksjoner skal utføres to ganger årlig ihht NOIS-registerforskriften. Alle aktuelle somatiske enheter i helseforetakene skal gjennomføre begge undersøkelsene. Rapporteringstekst årlig melding Smittevernsenteret gir bistand og rådgivning til avdelingene med prevalens av infeksjoner. Vi sender ut informasjon i god tid før aktuell prevalensdag og har åpent dataverktøy for registrering. Kontaktleger i hver avdeling er ansvarlig for registrering i sin enhet, og kan søke råd hos oss. Rapport utarbeides i etterkant av hver prevalensdag. UNN HF har gjennomført to prevalensundersøkelser i 2014, vår og høst. Ved vårens undersøkelse leverte alle somatiske enheter bortsett fra ett fagområde ved UNN Tromsø. Ved høstens undersøkelse manglet deltakelse fra fire fagområder ved UNN Tromsø og to fra UNN Narvik. 6 Samstemming av legemiddellister 22 Sak 20 side 28

102 Sak 20/ vedlegg 1 Det skal registreres infeksjoner i operasjonsområdet etter alle kirurgiske inngrep som inngår i NOIS-registerforskriften. Det skal være minst 95 % oppfølging for alle inngrep som omfattes av forskriften. Rapporteringstekst årlig melding UNN HF har levert tall for alle aktuelle NOIS-inngrep for 1. og 2. tertial 2014 etter frist. 3.tertial skal ikke leveres før 1.april Resultater for 1.og 2.tertial viser at UNN HF når målet om 95 % oppfølging for alle inngrep bortsett fra kolecystektomi (93 %) og kolon (90%). Det er imidlertid små tall (kolecystektomi totalt 57 inngrep, kolon totalt 90 inngrep), noe som kan gi store svingninger dersom enkelte pasienter ikke kan nås for besvarelse av oppfølgingsskjema etter 30 dager. Nasjonal faglig retningslinje for antibiotikabruk i sykehus skal implementeres og etterleves. Rapporteringstekst årlig melding Smittevernsenteret gjennomførte i løpet av 2014 to interne revisjon vedr etterlevelse av nasjonale retningslinjer. UNN HF har i tillegg etablert en egen Smitteverngruppe som blant annet har som formål å øke etterlevelse av nasjonale retningslinjer for antibiotikabruk i spesialisthelsetjenesten med tanke på mer rasjonelt forbruk av antibiotika ved UNN HF. Gruppens mandat og sammensetning finnes i DocMap prosedyre FB Pasientbehandling Psykisk helsevern og rus Mål 2014: Andel tvangsinnleggelser (antall per 1000 innbyggere i helseregion). Rapporteringstekst årlig melding Antall tvangsinnleggelser per 1000 innbyggere i opptaksområdet i UNN var i 2014 på 2,9 og i ,5. Plan for «Økt frivillighet » ble vedtatt av styret for i UNN i møte (sak nr. 23/2014; «Økt frivillighet i psykiatrien - handlingsplan »). Gjennom planen redegjøres det for både igangsatt og planlagt arbeid for økt frivillighet. Implementering av planen er under planlegging med hensyn til en detaljert oppfølging i form av endelig prioritering og tidfesting av tiltak. Andel årsverk i psykisk helsevern for voksne fordelt på henholdsvis DPS og sykehus. Rapporteringstekst årlig melding Kort beskrivelse av tiltak iverksatt for å oppfylle styringskrav og i hvilken grad målet er nådd. Hvis målet 23 Sak 20 side 29

103 Sak 20/ vedlegg 1 ikke er nådd, hvorfor ikke? Årsverk psykisk helsevern (PHV) i sykehus/dps i 2014: hhv 293,56 og 406,94 årsverk. Tilsvarer en andel på 42 % innen PHV i sykehus og 58 % innen DPS Tall hentet fra stillingsark (trukket ut TSB, kompetansesenter og klinikkledelse) Fastlegers vurdering av distriktspsykiatriske sentre. Rapporteringstekst årlig melding Rapporter vedrørende fastlegers vurdering av DPS er gjennomgått i klinikkens lederteam. En ser at det ligger et forbedringspotensiale på flere områder, varierende mellom de enkelte DPSer, som det vil være nødvendig både å se nærmere på og som kan danne utgangspunkt for lokalt forbedringsarbeid. Lokalt forbedringsarbeid må skje i tett dialog med fastlegene i de enkelte opptaksområdene. Avdelingene initierer oppfølging i det enkelte DPS Pasienterfaringer med døgnopphold innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling. Rapporteringstekst årlig melding Gjennomført Kunnskapssenterets standardiserte pasienterfaringsundersøkelse i alle seksjoner + utvidet bruk i en seksjon (Færingen). Sikre at andel årsverk i DPS har økt i forhold til antall årsverk innen psykisk helsevern i sykehus. Rapporteringstekst årlig melding År Årsverk PHV i Årsverk DPS sykehus , ,56 412, ,56 412,44 Stillingsark viser ingen endring fra 2013 til 2014, ser vi på endring fra 2012 til 2014 har vi en nedgang på 26,7 årsverk (8,4 %) innen PHV sykehus, mens vi har en økning på 12,44 årsverk (3 %) innen DPSene. Andel årsverk i psykisk helsevern for voksne fordelt på henholdsvis DPS og sykehus. 24 Sak 20 side 30

104 Sak 20/ vedlegg 1 Årsverk PHV i sykehus/dps i 2014: hhv 293,56 og 406,94 årsverk. Tilsvarer en andel på 42 % innen PHV i sykehus og 58 % innen DPS Tall hentet fra stillingsark (trukket ut TSB, kompetansesenter og klinikkledelse) Registrere og rapportere månedlig på Helse Nords egne aktivitets- og kvalitetsindikatorene innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Rapporteringstekst Årlig melding Det er avsatt tilstrekkelige og kompetente personellressurser til å ivareta rapporteringen på en tilfredsstillende måte. Foretaksspesifikke mål: UNN Videreføre rusmestringsenheten ved Tromsø fengsel på minst samme nivå som i Rapporteringstekst årlig melding Det finnes pt en rusmestringsenhet i UNNs ansvarsområde og det er i Tromsø Fengsel. Rusmestringsenheten er plassert ved lukket avdeling og har per i dag 7 plasser. Ruspoliklinikken bidrar med 1 årsverk (fordelt på flere personer) som gir pasienter ved Rusmestringsenheten utreding og behandling, samt at vi gir pasienter og ansatte undervisning og veiledning. Målet for 2014 er nådd. Det er etablert dropout team for rusavhengige i Helse Nord. En person med brukererfaring knyttes til teamet. Rapporteringstekst årlig melding Dropout-team er etablert og det er ansatt brukerrepresentant i teamet. Medvirke til at andel tvangsinnleggelser for helseregionen samlet er redusert med 5 % (1/20 del) sammenliknet med Rapporteringstekst årlig melding Andelen tvangsinnleggelser i UNN var i 2014 på 16,8 % og i 2013 på 14.2 %. Andel tvangsinnleggelser har økt med 2,6 prosentpoeng. Klinikken har i sum færre innleggelser, men flere innleggelser med tvang. Døgnpost med godkjennelse for tvungen innleggelse ble nedlagt medio De øvrige akuttpostene har i 2014 økt sin andel av tvangsinnleggelser. Arbeid med handlingsplan for økt frivillighet er igangsatt. 25 Sak 20 side 31

105 Sak 20/ vedlegg Somatikk Mål 2014: Det er i samarbeid med kommunene og brukerorganisasjonene etablert et effektivt og brukerorientert utrednings- og behandlingsforløp for pasienter med langvarige smerte- og utmattelsestilstander av uklar årsak. Rapporteringstekst årlig melding FRMA har regionalt ansvar for utredning og behandlingstilbud for CFS/ME pasienter. Ventelister er her nå akseptable etter ekstraordinær innsats. Det avventes beslutning i Helse Nord i forhold til tildeling av avsatte midler som ledd i Regional Handlingsplan for Rehabilitering for å kunne videreføre tilbudet i tråd med etterspørsel. Følge opp nasjonal strategi for kreftområdet og starte gjennomføringen av regional kreftplan. Rapporteringstekst årlig melding K3K: Pakkeforløp er i gang for de 4 første kreftgruppene. Onkolog ambulering til UNN Narvik startet for et år siden, og ila våren er vi i gang i Harstad. Gjennomføringen av regional kreftplan har således startet etter plan. DK: Røntgenavdelingen har økt antall PET-CT undersøkelser fra slutten av 2014 og tilsatt en nukleærmedisiner med kompetanse innen PET-CT. Planleggingsarbeidet for nytt PET senter er gjennomført og vedtatt i UNN styret desember Øke samarbeidet med primærhelsetjenesten for å sikre tidlig diagnostikk av kreft gjennom bedre kommunikasjon og en tettere inkludering av primærhelsetjenesten i helseforetakenes pasientforløpsarbeid. Rapporteringstekst årlig melding Samarbeid med primærhelsetjenesten i Tromsø vedr menn med prostatakreft er startet. Primo juni 2015 arrangeres møte i Harstad for allmennpraktikere hvor kreft er tema på et to dagers kurs. 80 % av kreftpasienter skal ha startet behandling innen 20 dager fra mottatt henvisning. Rapporteringstekst Årlig melding Ulike forløpstider gjelder for ulike pasientgrupper. Fra og med i 2015 vil vi være i stand til å oppgi 26 Sak 20 side 32

106 Sak 20/ vedlegg 1 antall nye kreftpasienter mer konkret, i henhold til ny kodeoversikt som er tatt i bruk fra då. Andel pasienter med tykktarmkreft som får behandling innen 20 virkedager. Rapporteringstekst Årlig melding 90 % av tykktarmpasientene får behandling innen 20 virkedager. Andel pasienter med lungekreft som får behandling innen 20 virkedager Rapporteringstekst Årlig melding Pakkeforløp for lungekreft er iverksatt. Andel som har kommet i gang med behandling innen 20 dager varierer fra måned til måned, mellom %. Forsinkende faktorer er utredning og behandling av co-morbiditet og tidvis begrensede bildediagnostiske ressurser, særlig PET-CT. Andel pasienter med brystkreft som får behandling innen 20 virkedager. Rapporteringstekst Årlig melding I 2014 fikk 64 % behandling innen 20 virkedager og de fleste innen 27 dager. Flaskehals er operasjonskapasitet. DK: Brystdiagnostisk senter har det meste av 2014 kun hatt besatt 2 av 3 stillinger for mammaradiologer og hatt behov for betydelig innleie av legeressurser. Dette har vært kostnadsdrivende. Fra årsskiftet er kun 1 av 3 stillinger besatt. Dette sammen med sykefravær har gitt periodevise utfordringer i driften. Ved siste utlysning hadde avdelingen ingen kvalifiserte søkere!! Andel pasienter år innlagt med blodpropp i hjernen som har fått behandling med trombolyse. Rapporteringstekst Årlig melding Tall fra Nasjonalt hjerneinfarktregister viser at trombolyseandelen er på 14,44 %. 27 pasienter av 187 har fått trombolyse. Nasjonalt måltall er 20 %. Kartlegge egne pasientstrømmer innen fødselsomsorgen mellom behandlingsnivå og evaluere konsekvenser av innførte seleksjonskriterier samt gjøre en risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) av fødetilbudet basert på resultatene. Helseforetakene skal også bidra/delta i den regionale evalueringen av fødselsomsorgen. 27 Sak 20 side 33

107 Sak 20/ vedlegg 1 Rapporteringstekst årlig melding Seleksjonskravene følges nøye. ROS analyse ikke gjennomført, men vi overvåker våre resultat nøye gjennom bl.a. Partus. Foretaksspesifikke mål: UNN Ha regionfunksjon for vurdering og henvisning av aktuelle pasienter til protonterapi. Rapporteringstekst Årlig melding UNNs protongruppe er satt sammen for nettopp å vurdere og henvise pasienter til protonbehandling. I tillegg deltar vi i det nasjonale samarbeidet. Sørge for egen kompetanseutvikling innen protonstrålebehandling. Rapporteringstekst årlig melding Stråleoverlege Kirsten Marienhagen og sjeffysiker Rune Sylvarnes har deltatt i den nasjonale arbeidsgruppen og vil bidra i videre kompetanseutvikling. Stråleterapiseksjonen er tildelt en 50 % overlegestilling for dette arbeidet. Ta ansvaret for utarbeidelse av felles radiologiske protokoller for utredning/kontroll av kreftpasienter. Dette skal utføres i samarbeid med de øvrige HFene. Arbeidet skal ferdigstilles innen utgangen av Rapporteringstekst Årlig melding Dette målet er ikke nådd. En ikke enhetlig utstyrspark i regionen og mangel på radiologer (5 vakante stillinger UNN Tromsø) har gjort at røntgenavdelingen ikke har klart å gjennomføre pålegget. Dette sammen med at ressurser har måttet bli allokert til oppfølging fra Fylkesmannen, Arbeidstilsynet og Spesialistkomiteen i Radiologi, har gitt forsinkelser. Det initierte begrensede arbeidet har blitt fokusert på de 4 kreftforløp som er initiert (prostata, bryst, lunge og tykk/endetarm). Arbeidet må kontinueres i Etablere legedekningen for ny ambulansehelikopterbase på Harstad/Narvik lufthavn Evenes fra årsskiftet 2014/2015. Arbeidet må skje i tråd med vedtaket i styresak Ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms/Nordre Nordland), utredning og lokalisering. Arbeidet skal skje i tett samarbeid med NLSH 28 Sak 20 side 34

108 Sak 20/ vedlegg 1 HF og Luftambulansetjenesten ANS. 7 Helse, miljø og sikkerhet, herunder tiltak mot støy og vibrasjon må ivaretas ved etablering av basen. Rapporteringstekst årlig melding OpIn-klinikken har bidratt aktivt i arbeidet og tilsetning i stillingene er nå sluttført. Utfordringen ifht behov for økt rekruttering og flere utdanningsstillinger/leger i spesialisering ved UNN Tromsø. Anestesi- og operasjonsavdelingen har tatt opp temaet i dialogmøter med direktøren som tar saken videre med Helse Nord RHF. Opprette en ny legestilling i habiliteringstjenesten og besette denne. Rapporteringstekst Årlig melding Regional overlegestilling og LIS stilling er opprettet fra 1. januar 2015 i tråd med avtale og føringer fra Helse Nord RHF Samhandling Mål 2014: Samarbeide med kommunene om etablering og drift av øyeblikkelig hjelp døgntilbud. Rapporteringstekst årlig melding Da Overordnet samarbeidsorgan (OSO) behandlet saken i september 2014, var status følgende; 3,5 seng etablert i Harstad (hvor også Kvæfjord og Lødingen inngår) 3 senger etablert i Narvik (hvor også Evenes inngår) 5 senger etablert i Lenvik (hvor også Berg, Torsken, Tranøy, Sørreisa og Dyrøy inngår) 2 senger etablert i Bardu (hvor også Lavangen, Salangen og Målselv inngår) I tillegg 9 sykestuesenger (4 i Nordreisa, 3 i Skjervøy, 1 i Kåfjord og 1 i Kvænangen) Når det gjaldt de 15 kommunene som ikke var i gang var status; Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy og Kåfjord har sykestuesenger, og finansieringen av disse etter 2015 er uavklart. Kommunene har ikke gitt noe tydelig tilbakemelding på hvordan de planlegger å etablere KAD-sengene. Tromsø og Karlsøy er enig i å samarbeide om et slikt tilbud, men mangler lokaler. Tilbudet planlegges etablert i eget «Helsehus» på østsiden av legevakten, med mål å åpne dette 1. januar For kommunene Ballangen, Tysfjord, Tjeldsund, Skånland, Gratangen, Balsfjord, Storfjord, Ibestad og Lyngen var etableringen delvis uavklart. Pr januar 2015 har Samhandlingsavdelingen fått informasjon om at Skånland kommune planlegger å 7 Jf. Styresak Ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland- utredning og lokalisering 29 Sak 20 side 35

109 Sak 20/ vedlegg 1 tilknytte seg Harstad kommune. I tillegg er Samhandlingsavdelingen informert om at Gratangen kommune har vedtatt å etablere sitt øyeblikkelig hjelp døgntilbud ved Narvik REO, Narvik kommune. Etablere strategi og samhandlingsplaner med avtalespesialistene i sitt område, Rapporteringstekst årlig melding Det har vært samtaler og planleggingsmøte med nyansatt avtalespesialist i Urologi i Tromsø. Etablere automatisk oppdatering av adresseregisteret og elektroniske fødselsmeldinger til Folkeregisteret. Rapporteringstekst årlig melding Automatisk oppdatering av adresseregisteret a. Det er tatt i bruk funksjon for oppdatering fra NHN sitt adresseregister og til UNNs rekvirentregister, men dette gjelder ikke for alle kommunikasjonsparter. b. Det er ikke tatt i bruk funksjon for automatisk oppdatering av tjenestebaserte adresser fra UNN til NHNs adresseregister. Dette på grunn av at vi ikke har fått løsning fra EPJ for dette ennå. Elektronisk fødselsmeldinger til Folkeregisteret Dette er ikke på plass ennå, og ansvaret kommer vel å legges til det nye regionale forvaltningsforumet i Helse Nord. Fremlegge for prioritering IKT-tiltak med konsekvenser for andre aktører i helsesektoren. Helse Nord RHF prioriterer videre i Nasjonalt utvalg for ITprioritering i helse- og omsorgssektoren (NUIT) Rapporteringstekst årlig melding Har ikke hatt IKT tiltak i 2014 meldt fra UNN til NUIT. Oppgradere eksisterende elektroniske basis meldinger til siste versjon samt innføre Lab til Lab kommunikasjon og elektronisk henvisning mellom helseforetak. Rapporteringstekst årlig melding Eksisterende basismeldinger på siste versjon UNN kan sende siste versjon, men vi sender ikke siste versjon på grunn av at både legekontor og kommuner ikke kan ta imot siste versjon av meldinger. Lab til Lab Dette er ikke implementert ennå, men ligger i planleggingen til Meldingsløft II prosjektet i Helse Nord. Elektroniske henvisninger mellom helseforetak 30 Sak 20 side 36

110 Sak 20/ vedlegg 1 Dette er ikke implementert ennå. Det avhenger av ferdigstillelse av det nasjonale prosjektet hvor blant annet meldingsstandard (KITH XML) skal utarbeides av Helsedirektoratet. UNN har representant med i det nasjonale prosjektet. Bruke siste versjon av elektroniske basismeldinger ovenfor fastleger og kommuner. Rapporteringstekst årlig melding UNN kan sende siste versjon, men vi sender ikke siste versjon på grunn av at både legekontor og kommuner ikke kan ta imot siste versjon av meldinger. Ta i bruk elektroniske henvisninger og basismeldinger mellom sykehus, fastleger og pleie- og omsorgssektoren i kommunene og automatisk oppdatering av adresseregisteret og elektroniske fødselsmeldinger til Folkeregisteret. Rapporteringstekst årlig melding Elektroniske henvisninger og basismeldinger Dette er implementert mellom sykehus og fastleger, samt mellom sykehus og pleie- og omsorgsektoren i kommunene. Det er ikke tatt i bruk elektroniske henvisninger mellom sykehus (se svar ovenfor). Det kan sendes elektroniske basismeldinger (epikriser) mellom sykehus. Automatisk oppdatering av adresseregister og elektronisk fødselsmeldinger Se svar ovenfor. Bruke sykehusapotek Nord aktivt i samhandling med kommunene på legemiddelområdet for å forebygge pasientskader og øke kompetansen. Rapporteringstekst årlig melding Ingen rapportering tilgjengelig på dette punktet Samarbeide med kommunene og utdanningsinstitusjonene om kompetanseutvikling, med grunnlag i prosjektrapporten fra Helse Nord RHF og KS: Kompetanseutfordringer i kjølvannet av samhandlingsreformen, datert Rapporteringstekst årlig melding Nord-norsk samarbeidsorgan for helseutdanning er etablert. Universitetssykehuset Nord-Norge ved Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) / samhandlingsavdelingen har tatt på seg oppgaven å være sekretariat for samarbeidsorganet Beredskap 31 Sak 20 side 37

111 Sak 20/ vedlegg 1 Mål 2014: Delta i felles katastrofeøvelse på Svalbard høsten Rapporteringstekst årlig melding Gjennomført. Evaluering ferdigstilles i løpet av Delta i planlegging av øvelse Barents Rescue Rapporteringstekst årlig melding Prosess er i gang. UNN stiller på øvelsen med URE helseteam (4-5 personer). Helse Nord RHF ivaretar UNNs interesser i planleggingen så langt. Oppgradere systemer for videobasert akuttmedisinsk kommunikasjon (VAKe) i alle helseforetak. Rapporteringstekst årlig melding Prosjektet går økonomisk og innholdsmessig etter planen. Det vil ta lenger tid enn planlagt, altså ut over 1. april Bidra til videre utbygging av Nødnett i tråd med endringene i revidert styringsdokument for innføringsprosjektet, fastsatt av Helse- og omsorgsdepartementet 11. november Rapporteringstekst årlig melding Prosjekt Nødnett Helse, UNN er etablert og prosjektleder ble ansatt i mai. Områdeinstruktører er rekruttert, og har startet på den pedagogiske utdanning. Datarom er nå i ferd med å ferdigstilles for installasjon. Prosjektleder deltar i den regionale nødnettgruppa sammen med prosjektlederne fra de andre foretakene i nord. Det blir nå etablert arbeidspakker innenfor prosjektet for opplæring, prosedyrer, radio-terminaler og datarom/iccs. Gjeldende plan, som er versjon 106, sier at AMK Tromsø skal være operativ på nødnett fra 25. november Det foregår omlegging av planer som følge av de erfarte problemer i Sør. «Go-Live»-dato for Tromsø kan derfor bli endret. 32 Sak 20 side 38

112 Sak 20/ vedlegg 1 HelseCIM 8, skal være implementert som primært krisestøtteverktøy i Rapporteringstekst årlig melding Gjennomført. Det jobbes kontinuerlig med å utvide brukergruppen slik at dette blir et system til bruk for flest mulig i UNN. Hvert sykehus med kirurgisk akuttfunksjon må ha dedikert personell i funksjonen som traumekoordinator. Rapporteringstekst årlig melding Ansvarlig instans er avdelingsoverlegen ved Hjerte-, lunge- og karkirurgisk avdeling. Funksjonen ivaretas av avdelingens traumeansvarlige kirurg. UNN har fått avslag på søknad til HN RHF om finansiering av lokal traumekoordinatorstilling. 6 Personell, utdanning og kompetanse Mål 2014: Arbeide med å innføre en felles metode for forbedringsarbeid innen kvalitet og pasientforløp, herunder opplæring av førstelinjeledere. Rapporteringstekst årlig melding Startpakke for nye ledere ble gjennomført flere ganger i semesteret og det ble i gangsatt en prosess for å utvikle tilbudet som e-læring. Kurs i utviklingssamtaler ble også gjennomført. Rekrutteringskurs ble utviklet og det ble etablert et kurstilbud innen IA- arbeid. Denne opplæringen er obligatorisk for alle ledere med personalansvar. Utover dette løper UNNs lederutviklingsprogram med tilbud som Introduksjonsdag for nye ledere, HMS- kurs, Coaching, teamutvikling samt direktørens ledersamlinger. Delta i arbeidet med å styrke nettverk og utvikle førstelinjeledere Rapporteringstekst årlig melding Startpakke for nye ledere ble gjennomført flere ganger i semesteret og det ble i gangsatt en prosess for å utvikle tilbudet som e-læring. Kurs i utviklingssamtaler ble også gjennomført. Rekrutteringskurs ble utviklet og det ble etablert et kurstilbud innen IA- arbeid. Denne opplæringen er obligatorisk for alle ledere med personalansvar. Utover dette løper UNNs lederutviklingsprogram med tilbud som Introduksjonsdag for nye ledere, HMS- kurs, Coaching, teamutvikling samt direktørens 8 Krisestøttesystem 33 Sak 20 side 39

113 Sak 20/ vedlegg 1 Relevant personell skal ha vært gjennom e-læringskurs i informasjonssikkerhet, smittevern og planlegge for gjennomføring av kurs som defineres i regi av FIKSprosjektet. Opplæring skal dokumenteres. Rapporteringstekst årlig melding Det er opprettet system for gjennomføring og dokumentering av e-læringskurs i smittevern, og informasjonssikkerhet. Opplæringen dokumenteres. Det er avsatt egne ressurser for implementering av e-læring i FIKS -prosjektet Starte bruken av aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging i løpet av Rapporteringstekst årlig melding Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) i UNN medfører et skifte av fokus fra tilgjengelighet av ressurser som utgangspunkt for planlegging, til aktivitet som utgangspunkt. Et slikt skifte i fokus må anses som en relativt omfattende og kontinuerlig endringsprosess. Dette er et svært omfattende og krevende arbeid som det er jobbet med i hele organisasjonen i Det ble i 2014 også igangsatt arbeid med ABP for legene i UNN. Vi har i foregående år hatt kalenderplaner ved flere enheter samt hatt stort fokus på arbeidstidsplanlegging generelt og bemanningsplanlegging spesielt. ABP innebærer bedre samsvar mellom aktivitet og ressurs og vi ser at vi trenger å øke fokuset på aktivitet og aktivitetsplanlegging i det videre arbeidet med dette i UNN. Det er vanskelig å bedømme måloppnåelse knyttet til ABP ut fra konkrete mål for 2014, både fordi dette berører flere sider ved driften, og fordi det er snakk om et tankesett og en planmetodikk som etableres over tid. Det knytter seg forventninger til ABP i UNN både i forhold til gode/forbedrede pasientforløp, økt kvalitet, ansattes tilfredshet og økonomisk gevinst. Innarbeide måltall for antall årsverk og innleie, og sikre balanse mellom disse Rapporteringstekst årlig melding Høsten 2014 er det laget en modell som gir plantall for månedsverk for hele virksomheten, fordelt på faste og variable månedsverk. Denne kan også drilles på lavere nivå slik at den kan anvendes på laveste nivå i organisasjonen både på faste og variable månedsverk, og også fordelt på profesjon. Denne modellen er benyttet i virksomhetsplanleggingen for 2015 hvor samtlige klinikker/sentre er bedt om å levere detaljerte plantall for månedsverk for Dette vil bli fulgt opp månedlig med forløpende oppfølging i Redusere omfanget av midlertidige stillinger. Rapporteringstekst årlig melding Arbeidet med å redusere midlertidige ansettelser har i all hovedsak i 2014 dreid seg om å veilede og 34 Sak 20 side 40

114 Sak 20/ vedlegg 1 kurse ledere i vilkårene for bruk av midlertidige ansettelser slik at foretaket er i tråd med Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Gjennomføre analyser og utarbeide planer for håndtering av behov for personell. Særlig innsats må rettes mot behovet for spesialisert kompetanse for å sikre gode tjenestetilbud. Rapporteringstekst årlig melding UNN har deltatt i et forprosjekt for verktøy for kompetanseledelse i Helse Nord. Til grunn for arbeidet ligger Strategisk kompetanseplan fase 2 som beskriver hvordan vi skal møte utfordringer knyttet til dimensjoner ved kompetanse fram mot Utdanningsstillinger for videreutdanning i spesialsykepleie (ABIKO): Videreutdanning i spesialsykepleie innen anestesi-, barn-, intensiv-, kreft- og operasjon er satt i system gjennom opprettelse av utdanningsstillinger: Klinisk utdanningsavdeling avklarer behov for spesialsykepleierkompetanse i klinikkene, rekrutterer og følger opp søkere gjennom Webcruiter. Dette verktøyet fungerer som et samhandlingsverktøy for alle aktuelle aktører: FFS/KUA, klinikkene og HR. Stillingene ble opprettet i 2012, og er knyttet til videreutdanning i anestesi-, barne-, intensiv, kreft- og operasjonssykepleie (ABIKO). Personer som tar videreutdanning i spesialsykepleie ansettes ofte i utdanningsstillinger mens de studerer. De har imidlertid samme lønn og samme rettigheter som andre arbeidstakere i UNN. Stillingene administreres av Klinisk utdanningsavdeling i Fag- og forskningssenteret, i samarbeid med HR- senteret og aktuelle klinikker. Ny legespesialiststruktur: I forbindelse med ny legespesialiststruktur og implementering av fast ansettelse av leger i spesialisering, skal Spekter helse, i samarbeid med helseforetakene, utarbeide maler for nasjonal arbeidsavtale for stillingen som lege i spesialisering/legespesialist og samarbeidsavtaler mellom helseforetakene. Arbeidsgruppen skal videre vurdere behovet for og omfanget av «ledige» stillinger for midlertidig tjenestegjøring for leger fra andre helseforetak og øvrige utdanningsinstitusjoner. Fortrinnsvis gjelder dette dimensjoneringen av stillinger ved gruppe-1-sykehusene. I den forbindelse skal alle helseforetak foreta en kartlegging av sine behov for utdanning av legespesialister, både på kort og lang sikt. Kartlegge behov for master- og videreutdanningskompetanse: I løpet av våren 2015 skal klinisk utdanningsavdeling kartlegge UNNs fremtidige kompetansebehov for master- og videreutdanninger, i tett samarbeid med klinikkene. På bakgrunn av denne kartleggingen vil behovet for sentral finansiering av andre utdanninger enn ABIKO [1] vurderes. Dette behovet vil klinisk utdanningsavdeling fremme på direktørens ledermøte i forbindelse med budsjettbehandlingen for Ordning for lærlinger innen helsefagarbeiderfaget: Psykisk helse- og rusklinikken har i flere år hatt helsefagarbeiderlærlinger innenfor rusfeltet og [1] ABIKO er videreutdanning I anestesi-, barne-, intensiv-, kreft- og operasjonssykepleie. 35 Sak 20 side 41

115 Sak 20/ vedlegg 1 alderspsykiatri. UNNs ledermøte vedtok i møte den å ansette lærlinger i helsefagarbeiderfaget i UNNs somatiske klinikker, og etablere praksisarena ved UNN i faget Prosjekt til fordypning. Høsten 2014 ansatte UNN en helsefagarbeiderlærling ved Medisinsk klinikk. I løpet av november og desember 2014 var en lærling fra Harstad kommune på utveksling i UNN Harstad i to måneder. Utvekslingen var resultatet av et samarbeid med UNN og opplæringskontoret KomOpp. UNN har satt av midler for å finansiere seks helsefaglærlinger høsten Sikre at det er tilstrekkelig med utdanningsstillinger for legespesialister, herunder den nye spesialiteten i rus og avhengighetsmedisin som forventes ferdig i Rapporteringstekst årlig melding NOR-klinikken: FRMA og HAB ivaretar dette i tråd med regional rådgiver for samlet rekrutteringsprogram fysikalsk medisin og geriatri. HLK: Ivaretatt. Psykisk helse- og rusklinikken: Det er etablert to utdanningsstillinger (LIS) til spesialiteten i rus og avhengighetsmedisin. Dette er en begynnelse, men det bør være LIS på alle seksjoner. Til dette mangler det 3 stillinger. DK: Røntgenavdelingen har tilsatt en LIS i Narvik og Harstad og har ved overgangen til 2015 totalt 12 LIS stillinger i Tromsø og den 13. stillingen er utlyst. Dette med mål om å kunne øke utdanningen innen radiologi for i fremtiden å kunne løse mangelen av radiologer. Tap av LIS som hopper av utdanningsløpet (3 stk) har gitt en midlertidig forsinkelse. Ved klinisk patologi var alle LIS stillinger besatt ved utgangen av OpIn Tatt opp under et tidligere punkt ifht helikopterbasen Evenes/Harstad. OpIn har kartlagt at det er behov å øke antall LIS stillinger anestesiologi blant annet pga etablering av helikopterbasen og et økt behov ifht akuttmedisin. OpIn mener det er behov for minimum økning på med 2 LIS stillinger Det skal gjøres vurdering av oppgaveglidning som virkemiddel for reduserte ventetider, gode og effektive pasientforløp og bedret utnyttelse av personellressursene. Hvert HF skal sette i gang minst ett prosjekt på oppgavedeling med disse formålene i Rapporteringstekst årlig melding NOR-klinikken: Arbeidet med dette vil starte opp i avdelingsvise strategiske utviklingsplaner. HLK: Ivaretatt ved at sykepleiere utfører ekkocardiografi, diagnostisk ultralyd, pacemakerkontroller og 36 Sak 20 side 42

116 Sak 20/ vedlegg 1 poliklinisk hjertesviktoppfølging. Også helsefagarbeider utfører ekkocardiografi. K3K: I K3K poliklinikken er målet å omgjøre 10 % av kontrollene til telefonkontroller. Psykisk helse- og rusklinikken: Sykepleiermottak av nye pasienter utenom ordinær arbeidstid. Tidligere gjort av leger DK: Overleger ved Klinisk patologi har overtatt hele ansvaret for prøvebehandling av lymfomer etter ordinær arbeidstid for å redusere antall utrykninger for bioingeniører. Tidligere rykket både lege og bioingeniør ut ved mottak av lymfomer på kveldstid. OpIn: Gjennomført to prosjekt ifht oppgaveglidning hvor oppgaver er flyttet fra operasjonssykepleiere til assistenter. Det ene er Lagerstyring og det andre er etablering instrumentassistenter. Det er også gjennomført prosjekt ved intensiv med apotekstyrt legemiddelhåndtering med jobbglidning fra intensivsykepleiere til apotektekniker og farmasøyt. Alle disse 3 prosjektene handler om kvalitet, effektivitet og bedre pasientforløp samt bedre utnyttelse av personelle ressurser Utvikle nye praksisformer og -innhold for alle helsefagutdanninger innen gjeldende rammeplaner. Dette skal understøtte helhetlige pasientforløp og kvalitet i praksisutdanningen. Rapporteringstekst årlig melding Etablering av kombinerte stillinger innen helsefagutdanningene mellom UNN og UiT v/helsefak.: Evaluering (2014) av de kombinerte stillingene viser at ordningen har bidratt til at samarbeidet mellom UiT og UNN har blitt bedre enn tidligere. Stillingene gir blant annet bedre muligheter for de ansatte til å jobbe direkte med student- og praksisrelatert virksomhet, som undervisning, veiledning av studenter, direkte pasientarbeid sammen med studenter, koordinering av studenter, planlegging av undervisning, og møter. Som en følge av ordningen har de ansatte ved begge institusjoner fått nye rammer og plattformer enn tidligere. I den forbindelse er det etablert nye møtearenaer mellom UiT og UNN, som erfaringsseminarer for bachelor i sykepleie og nettverkssamlinger for alle utdanningene [1] som deltar i ordningen med de kombinerte stillingene. Nye praksisarenaer i UNN: Tradisjonelt har sengeposter i sykehuset vært brukt som praksisarena, men nå har studenter, lærlinger og elever også praksis ved dialysen, daghospital, dagavdeling, akuttmottak og kirurgisk oppvåkning. I tillegg er dagkirurgen og poliklinikker i utprøving som aktuelle læringsarenaer. [1] Dette omfatter grunnutdanningene i henholdsvis sykepleie, fysioterapi, ergoterapi, radiografi og bioingeniørfag, profesjonsstudiet i psykologi og videreutdanning i spesialsykepleie; anestesi-, barne-, intensiv-, kreft- og operasjonssykepleie, og jordmor. 37 Sak 20 side 43

117 Sak 20/ vedlegg 1 Nye læringsarenaer for sykepleiestudenter på UNN: I 2009 ble det gjennomført et prosjekt for utprøving av nye praksisplasser ved dagenheter i UNN Breivika. Fire dagenheter ble valgt: Intervensjonsklinikken, dagenheten i Medisinsk klinikk, utredningsposter i Hjerte-lungeklinikken og hudpoliklinikken i Nevro-ortopediklinikken. Prosjektet ble evaluert og presentert i egen sluttrapport [2]. Forsøksordning med studentdrevne team i Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken: Avdeling for urologi, endokrin og brystkirurgi (GURO) ved Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken gjennomførte en forsøksordning med studentdrevne praksisteam av en ukes varighet for sykepleiestudenter våren 2013 og i Tilbakemeldingene fra studentene var positive, deriblant følgende utsagn: «Fikk virkelig kjenne på å være sykepleier følte nesten jeg var sykepleier!». Initiativtakerne til forsøksordningen presenterte erfaringene og tilbakemeldingene på nettverkssamlingen for ansatte i kombinerte stillinger den 16. september Pilot høsten 2014 med farmasistudenter i tverrprofesjonell klinisk praksis: Høsten 2014 hadde 24 farmasistudenter på masternivå klinisk praksis ved UNN i sju uker, to dager i uka. Praksisen var en pilot der formålet var å gi farmasistudentene klinisk praksis i et tverrprofesjonelt miljø, sammen med andre profesjoner. Studentene fikk tett oppfølging, og ble veiledet av sykepleiere og leger. Institutt for farmasi ved Det helsevitenskapelige fakultet (UiT) og UNN skal evaluere praksisen i løpet av våren 2015, og vurdere hvordan framtidig klinisk praksis for farmasistudenter skal organiseres. ibedrift for fysioterapistudenter: Det er etablert nye praksisplasser i perioden med studenter i ibedrift (poliklinisk). Det foreligger konkrete planer for å etablere nye praksisplasser i henhold til endringer i kompetansebehov og ved evt. opprettelse av nye tilbud. Nye praksisarenaer for psykologistudenter: Det er etablert et nytt behandlingstilbud, forebyggende enhet (familie, rus) som fra starten av har inkludert psykologistudent og slik sett er en ny praksisarena. Dette har vært i dialog med IPS. Fra 2015 av er det innvilget midler fra Felles utdanningsutvalg mellom UNN og UiT til planlegging og utprøving av tverrfaglig/student-praksisarena for lege/sykepleie/psykolog tilknyttet ambulant rehabiliteringsarbeid og hvor praksis blir i tverrfaglig team. Revisjon av studieprogram i psykologi ved UiT: De tre studieprogrammene bachelor-, master- og profesjonsstudiet i psykologi er designet for å utfylle hverandre og ta høyde for behovet for kompetanse innen psykologi i framtidens helsetjeneste (med færre senger, flere polikliniske konsultasjoner og mer standardiserte pasientforløp). Praksisutdanningen i UNN 4 studieår er regulert i egen avtale som ble revidert i Beskrivelse av praksis for sykepleierstudenter: Med bakgrunn i bl.a. rammeplanens krav for sykepleierutdanningen er det utviklet mal for beskrivelse av de særegne områder av sykepleie som studenten ville møte. Beskrivelsene er et supplement til og utdyping av utdanningens program for praksis. Til nå er det i UNNs klinikker ferdigstilt 27 slike beskrivelser for 2 studieår. Praksisbeskrivelsene er lagt i Fronter ved UiT Helsefak og i DocMap i UNN og anvendes som styrings- og samhandlingsdokument for klinikk, utdanning og student. [2] «Nye læringsarenaer for sykepleiestudenter», Odd Edvardsen og Torill Agnete Larsen, Sak 20 side 44

118 Sak 20/ vedlegg 1 Læringsutbyttebeskrivelser og turnustjeneste for fysioterapeuter: Læringsutbyttebeskrivelsene er målene for praksis satt fra utdanningen. Disse målene arbeides det kontinuerlig for å nå gjennom tettere oppfølging av de involverte sammen med utarbeidet støttemateriell [3] som understøtter læringsutbyttebeskrivelsene. Turnustjenesten er godt organisert i samarbeid med Fylkesmannen og klinikken tilbyr veiledere til spesialistutdanningene på etterspørsel. Bruk av høyteknologisk utstyr for radiograf- og bioingeniørstudenter: Det anvendes høyteknologiske utstyr i undervisning og veiledning til studentene. Studentene har et eget kontor med PC disponibel til egne studier, samtaler og veiledninger. Turnustjenesten for leger i UNN: I den nasjonale evalueringen av turnustjenesten for leger i perioden , samt i evalueringen av et UNN basert prosjekt i regi av Helsedirektoratet - med tredelt turnustjenesten med psykiatri [4] fikk UNN dårlig evaluering som turnussted. Det førte til at en turnuskomitè ble etablert, som arbeider målrettet for å bedre kvaliteten og innholdet i tjenesten i UNN. Siden 2011 har komiteen vært ledet av en klinikksjef, og har klinikksjefer og avdelingsledere fra relevante klinikker som medlemmer av komiteen for å sikre at beslutninger blir gjennomført. Komiteen har i snitt seks årlige møter, inkludert Harstad/Narvik i komiteen. En rekke forbedringstiltak er gjennomført som fem-dagers introduksjonskurs, gruppeveiledning, koordinatorfunksjon, veiledning og fokus på faglig veiledning, kontorplass, internett og intranettsider og prosedyrer i DocMap. Det er videre utviklet gode rutiner og vurderingsgrunnlag for utvelgelse av kandidater til turnuslegestillingene. FFS ved Klinisk utdanningsavdeling har sekretariatsfunksjon og oppfølging av saker for komiteen. To særlig sentrale tiltak for å heve kvaliteten er satt i system: turnuslegekurset får positive tilbakemeldinger fra deltakerne gjennom muntlige evalueringer og evalueringer i Questback (2014). Og det er planlagt at gruppeveiledningen skal evalueres høsten Det er laget et helhetlig program for medisinerstudentenes praksisdager i rusavdelinga. Takket være en bistilling er det også laget en oversikt over struktur og innhold i rusundervisninga i den nye studieplanen for medisin. Foretaksspesifikke mål 2014: UNN Alle ansatte inkludert leger skal registrere arbeidstid, hviletid og fritid i Gat innen Rapporteringstekst Årlig Melding Det ble utarbeidet en plan for å få alle leger inn i GAT og HR-senteret frikjøpte en ressurs til å oppfylle målet om å få alle tjenesteplaner for leger inn i GAT. Resultatet er at alle tjenesteplaner i Harstad og Narvik nå er inne i GAT. I Tromsø ble det gjort et betydelig arbeid med å få flere tjenesteplaner i GAT. Arbeidet stoppet imidlertid opp høsten 2014 fordi HR mistet den dedikerte [3] Skjema for evaluering av studentpraksis ihht læringsutbyttebeskrivelser innen fysioterapiutdanningen [4] Tredelt turnustjeneste i sykehus med psykiatri bidrar til å styrke legers evne og kompetanse til å møte og behandle mennesker med alvorlig psykisk lidelse, Inger Eikeland Gadgil og Anne Husebekk, januar Sak 20 side 45

119 Sak 20/ vedlegg 1 ressursen. Målsettingen nå er å sluttføre dette arbeidet i løpet av høsten Helse, miljø og sikkerhet Mål 2014: Innen utgangen av 2014 skal foretaket gjennomføre medarbeiderundersøkelse for alt personell. Rapporteringstekst årlig melding UNN gjennomførte Medarbeiderundersøkelse i november 2014 for hele foretaket. Plan for oppfølging av undersøkelsen ble også lagt. Utarbeide mål og handlingsplaner for reduksjon av sykefravær innen Rapporteringstekst 1.tertial UNN har inngått en ny avtale om IA. I henhold til avtalen er det utarbeidet mål og handlingsplan for arbeidet. UNN har satt seg som mål å redusere sykefraværet til 7,5 prosent innen utgangen av avtaleperioden. For å nå målet har UNN valgt å jobbe med allerede etablerte tiltak rettet både mot individ- og enhetsnivå herunder: Oppfølging av Medarbeiderundersøkelsen Gjennomføring av utviklingssamtaler IA-opplæring, bistand og veiledning til ledere HMS opplæring Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging Vernerunder Videreutvikle samarbeidet med tillitsvalgte og vernetjenesten. Dette inkluderer tydeliggjøring av partssamarbeidet og medbestemmelse. Rapporteringstekst årlig melding På alle nivåer i UNN jobbes det systematisk med å videreutvikle samarbeidet med tillitsvalgte og vernetjenesten. HR-sjefen har hatt faste månedlige møter med tillitsvalgte og vernetjenesten. Tillitsvalgte og verneombud er invitert på kurs som avholdes for ledere innen områder som IA, ABP og Medarbeiderundersøkelsen. I tillegg er det gjennomført et viktig og fruktbart samarbeid om leger og ABP. 40 Sak 20 side 46

120 Sak 20/ vedlegg 1 7 Forskning og innovasjon Mål 2014: Bidra til felles årlig resultatrapport som synliggjør eksempler på hvordan resultater fra forskning og innovasjon har bidratt til forbedret klinisk praksis/tjenesteutøvelse, i tillegg til øvrig resultatrapportering basert på nasjonalt tilgjengelig statistikk om forskning og innovasjonsaktivitet (jf. vedlegg 3 i oppdragsdokumentet for 2013). Rapporteringstekst årlig melding Rapporteringen er implementert, og NST har god oversikt over den innovasjonsaktivitet som foregår der. Antall aktive innovasjonsprosjekter med prosjektfase, samarbeidsrelasjoner og ressursbruk. Rapporteringstekst årlig melding UNN har i 2014 initiert 4 nye innovasjonsprosjekter. Vi har foreløpig ikke detaljerte opplysninger på hvert prosjekt men alle støttes av Inomed / Innovasjon Norge og de rapporterer individuelt. Timeforbruk og annen ressursbruk. UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF Hurtigtest for hjemmebruk Biotek Utvikling av system for pasienttilbakemeldinger Whatif Environmental Tools (WET) Kartlegging blant spreke eldre for å utvikle proaktive tiltak som kan øke selvhjulpenhet og mestring IKT IKT IKT Antall nye patentsøknader. Rapporteringstekst årlig melding Det er ikke rapporter nye patentsøknader i Innovasjonskultur-tiltak (tekstlig omtale). Rapporteringstekst årlig melding UNN har utarbeidet en struktur for oppfølging av innovasjon, og har et relativt utstrakt samarbeid med Norinnova om innovasjon. Fokuset i UNN er først og fremst rettet mot tjenesteinnovasjon, ikke minst i regi av og i samarbeid med NST. Foretaket har fokus på behovet for å bidra til en nødvendig utvikling for å kunne levere gode helsetjenester til stadig flere eldre og kronisk syke, uten å måtte øke antall ansatte vesentlig (som ikke vil være mulig). Behovet for å bidra til en slik utvikling er tydelig 41 Sak 20 side 47

121 Sak 20/ vedlegg 1 kommunisert fra foretaksledelsen, og følges opp på mange områder. Dette er bidragende til kultur og aksept for innovasjon. 42 Sak 20 side 48

122 Sak 21/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Tor Ingebrigtsen Saksbehandler: Tor-Arne Hanssen Tertialrapport 3/2014 for utbyggingsprosjekter Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar tertialrapport pr for de store utbyggingsprosjektene ved UNN til orientering Sammendrag I denne saken fremlegges et sammendrag av tertialrapport for 3. tertial 2014 for de store utbyggingsprosjektene ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN). Rapporten omfatter prosjektene Nytt pasienthotell og A-fløya i Breivika samt Renovering Bygg 7 på Åsgård. Saksfremlegget er sammenfallende med tilsvarende orienteringssak til styret ved Helse Nord RHF. Pasienthotellet er i henhold til tidsplanen og at den økonomiske prognosen er +12,4 mill kr i forhold til P50-rammen. Prosjekteringen av Vardesenter og lærings- og mestringssenter er forsinket og det må avklares på et senere tidspunkt hvordan disse behovene kan løses. A-fløya er inne i en fase der konkurranse på totalentreprisen har gitt et svar i markedet som gir prosjektet økonomiske utfordringer. I løpet av første tertial 2015 vil det pågå evaluering, juridisk vurdering, usikkerhetsanalyser, vurdering av kuttalternativer og avklaringer i styringsgruppen for prosjektet. Foreløpig har styringsgruppen gjort vedtak om å innlede forhandlinger med tilbyderne, og disse forventet fullført i løpet av inneværende måned. Utfallet av forhandlingene vil avgjøre hvorvidt styret må bringes inn i nye strategivalg i prosjektet eller ikke. Bygg 7 ved UNN Åsgård har vært gjennom en prosess med kostnadsreduksjon og avklaring av økonomisk ramme etter gjennomført konkurranse for renoveringsoppdraget. Etter behandling i UNN styret og avklaringer med Helse Nord RHF, ble rammen økt med 16,3 mill kr. Innstilling i konkurransen ble sendt ut Det forventes kontraktsinngåelse medio februar 2015 med oppstart av arbeidet primo mars. Fremdriften i prosjektet påvirkes med 4 måneders utsettelse som følge av denne saksbehandlingen. Direktøren er tilfreds med at fremdriften i prosjekterings- og byggearbeider pågår i henhold til gitte mandater. For det videre arbeidet med A-fløya er det prioritert å få til høyest mulig grad av måloppnåelse. Direktøren anbefaler at tertialrapport tas til orientering.

123 Sak 21/2015 Bakgrunn Det pågår tre store utbyggingsprosjekter ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN). Nytt pasienthotell, A-fløya ved UNN Breivika og Renovering Bygg 7 ved UNN Åsgård. I denne styresaken fremlegges et sammendrag av tertialrapport for 3. tertial pr Investeringsrammen for nytt pasienthotell er gitt i styrevedtak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø Breivika, nytt pasienthotell prosjektramme og stadfestelse av vedtak om byggestart og Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, pasienthotell økt behov utover opprinnelig prosjekt, oppfølging av styresak Bevilget investeringsramme er i henhold til dette totalt 403,7 mill kroner (P50, 2015). I tillegg kommer Helse Nord IKTs datarom (Datasenter 1) til 13 mill kr. UNN kan dessuten disponere inntil 15 mill kr av egen investeringsramme til finansiering av Vardesenter og Lærings- og mestringssenter. Investeringsrammen for A-fløya er gitt i styrevedtak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, A-fløy godkjenning av forprosjektrapport og beslutning om detaljprosjektering og bygging. Kostnadsrammen for prosjektet ble fastsatt til 1185,4 mill kr i kostnadsnivå per , inkludert utstyr og byggelånsrenter. Prisstigning i byggeperioden er antatt til 100 mill kr. Samlet investeringsramme er dermed beregnet til 1285,4 mill kr (P50, 2018). Investeringsrammen for Renovering Bygg 7 ved UNN Åsgård er gitt i Helse Nord RHFs styresaker Plan , inkludert rullering av Investeringsplan og Plan , inkludert rullering av Investeringsplan. Det er i tillegg gitt administrativt tilsagn til utvidelse av rammen i brev av Samlet investeringsramme er 96,3 mill kr. Formål Denne styresaken har som formål å oppdatere styret ved UNN og styret i Helse Nord RHF på status i arbeidet med å realisere vedtatte utbyggingsprosjekter ved UNN. I henhold til rapporteringsplanene skal dette skje gjennom tertialvise rapporteringer. Saksutredning I denne styresaken fremlegges et sammendrag av tertialrapport for 3. tertial pr Nytt Pasienthotell Bygging av pasienthotellet pågår for fullt og betongelementer og all fasade unntatt sørvegg er fullført. Taktekking pågår. Innvendige vegger er avdelt. Arbeidet er i henhold til tidsplan. Økonomisk er hotellprosjektet i balanse. Prognosen for prosjektet er å gjennomføre hotellet med opsjoner innenfor vedtatt prosjektkostnad med en margin på 12,4 mill. Det er påløpt 43,8 mill kr i tredje kvartal, totalt er det påløpt 274,6 mill kr. Innkjøp av inventar og utstyr er planlagt i siste halvdel av 2014 og tidlig i Arbeidet med innkjøp er i gang med god medvirkning fra brukerorganisasjoner og medarbeidere. Konkurransen avsluttes medio februar. Kunstutvalget har valgt kunstnere for utsmykking av hotellet, og arbeid med dette pågår. Bygging av lokale til Datasenter 1 er i henhold til plan og prosjektering av teknisk rom til Datasenter 1 pågår. Helse Nord IKT styrer prosjektet, og er økonomisk ansvarlig oppdragsgiver ovenfor UNN. Revidert kostnadsestimat beregnes når endelig beslutning på alle detaljer foreligger. Alle bestillinger er gitt av prosjektlederen for datasenteret.

124 Sak 21/2015 Status for fremdriften: - IKT-råbygg til Datasenter 1 er ferdig - El-tilførsel til IKT-senter er bestilt og er installert høsten Kulvert er bestilt, og arbeidet er ferdig. Det gjenstår tilkobling av Teknisk bygg IKT. - Det er foretatt anbud, og kontrakt er signert på reservekraftanlegg etter kravspesifikasjon fra Helse Nord IKT - Teknisk bygg IKT (DS1) for reservekraft, kjøleanlegg og gjenvinningsanlegg er under prosjektering Videre arbeid med utredning/prosjektering av Vardesenter samt Lærings- og mestringssenter er av kapasitetsgrunner utsatt og starter medio mars Løsningen som utredes, er å bygge to etasjer til over gangbroen mellom Pasienthotellet og A-fløya. Hvis denne løsningen blir valgt, må gjennomføringen organiseres som et eget prosjekt, eventuelt i tilknytning til Vestibyleprosjektet, etter at Pasienthotellet er ferdigstilt. Det er ikke registrert avvik innenfor helse-, miljø- og sikkerhetsområdet. Fremdriften følger vedtatt plan, inkludert ferdigstillelse av to ekstra hotelletasjer. Etter en periode med teknisk prøvedrift, forutsettes hotellet klar til ordinært bruk fra

125 Sak 21/2015 A-fløya Totalentrepriseprosessen Endring av prosjektet fra todelt gjennomføring til gjennomføring av bygging i en fase ble besluttet av styret i Helse Nord RHF i sak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, A-fløy - endret utbyggingsstrategi. Entrepriseformen er som følge av dette endret til en totalentreprise. Dette har hatt stor innvirkning på prosjektet ettersom både budsjettet og alt av planer måtte endres. Hovedfokus i perioden etter beslutningen har vært omorganisering av prosjekt og konkurransegrunnlag til totalentreprise. I tillegg har også planlegging og innkjøp av midlertidige, bygg- og driftsmessige løsninger vært nødvendig. Konkurransegrunnlaget ble endret og sendt ut til fem pre-kvalifiserte entreprenører i september 2014 med planlagt mottak Én av tilbyderne ba om utsettelse av innleveringsfrist, og fristen ble derfor justert til Før fristens utløp mottok prosjektet tilbud fra entreprenører. De øvrige tre valgte å avstå fra å levere tilbud. Dette ble forklart med manglende organisasjon i Tromsø, kombinert med et høyt teknisk nivå på konkurransegrunnlaget. Begge tilbudene var priset vesentlig høyere enn forventet, og derfor har styringsgruppen i prosjektet besluttet at konkurransen konkluderes som mislykket, og det innledes derfor ny konkurranse i form av forhandling med begge tilbydere. Dette er juridisk forankret og kvalitetssikret med juridiske rådgivere. Det gjennomføres ny forhandling basert på den samme konkurranse det ble gitt pris på, og prosjektets kvaliteter og mandater skal ivaretas. Forhandlingsresultatet skal fremlegges for ny styrebehandling før en eventuell kontrakt signeres. En slik konkurransesituasjon vil kunne påvirke fremdriften i prosjektet. Forhandlingsrunden med entreprenører vil delvis erstatte planlagt samhandlingsperiode, og ikke nødvendigvis påvirke sluttdato for prosjektet. Formell behandling av resultatet er ikke med i vedtatt fremdriftsplan og kan derfor påvirke fremdrift. Konkurranse Entreprenører E01 Tidsfrister Prekvalifiseringsprosess ferdig Utsendelse konkurranse Mottak tilbud Evaluering/Oppstart forhandling Forventet konkludert Kontrakt inngåelse Byggestart Medio april Overtakelse (uendret) Midlertidige bygg Bygging av midletidige bygg har startet i inneværende periode. Disse skal huse funksjoner i den eksisterende A-fløya under perioden for nybygging. De midlertidige byggene har terminologien: A00 (tidligere kalt AM) huser følgende funksjoner: Prøvetaking og kontorer. C00 (tidligere kalt CM) huser følgende funksjoner: Laboratorier, poliklinikk og dagkirurgi med fem operasjonsstuer. Midlertidige bygg frigir arealene i den eksisterende A2-fløya. I tillegg til dette er det etablert detaljplan for å følge ombyggingsarbeider som Teknisk avdeling i Drifts- og eiendomssenteret gjør som funksjon av rokadearbeidet. Dette gjøres i nært samarbeid mellom utbygging, drift og klinikker.

126 Sak 21/2015 Rokadeprosessen Løsning for utflytting fra A2 er avtalt med klinikkene og Universitetet i Tromsø (UiT). Formell avtale med UiT er signert. Virksomheten til Blodbanken ved Diagnostisk klinikk, løses i eksterne lokaler ved Nerstranda kjøpesenter i Tromsø sentrum. Blodprøvetaking og kontorer for anestesileger løses i A00-bygget. Operasjoner, poliklinikk, resterende av laboratorium og universitetslaboratorium løses i C00-bygget. Det er gjennomført 14 møter for å koordinere interne ombygginger som pågår for A-fløya. Viktige ombygginger som må gjennomføres er følgende: - Ombygging A1.8 laboratorium (pågår) - Ombygging C2.9 medisinsk sengepost (pågår) - Ombygging C2.4, IVF (pågår) Entreprisestrukturen Entreprisestruktur er endret med ny gjennomføringsplan (signerte kontrakter): Konto Beskrivelse Entreprenør E01 Totalentreprise K201 Graving grunn og fundamenter* Bjørn Bygg K207 Operasjonsstuer K208 Møbler og løst inventar K209 Medisinskteknisk utstyr K403 Reservekraft K501 Nettverksutstyr 911 Midlertidig bygg C00 Malthus 912 Midlertidig bygg A00 Malthus *)Entreprise K201 Grunnarbeider ble startet opp og overlevert til byggherre høsten Endelig kostnad på denne kontrakten ble 24,5 mill kr. Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) Det gjennomføres HMS-arbeid i pågående prosjekter i henhold til planer, og det er ikke meldt om noen avvik som har resultert i personskader. Renovering Bygg 7 Åsgård Prosjektering er ferdigstilt, og konkurransen ble sendt ut på anbud Anbudsfristen var Innenfor fristen ble det mottatt to tilbud. Begge anbudene lå imidlertid 18,3 mill kr over budsjett, og prosjektet har derfor vært gjennom grundige vurderinger for videre strategi. Dette inkluderer prosess med kostnadsreduksjon og avklaring av økonomisk ramme, etter gjennomført konkurranse for renoveringsoppdraget. Etter behandling i UNN-styret og av administrerende direktør i Helse Nord RHF, ble rammen økt med 16,3 mill kr. Innstilling i konkurransen ble sendt ut Bygging Oppstart hovedentreprise er forsinket som følge av prosessene beskrevet under forrige punkt. Oppstart bygging i mars Planlagt ferdigstillelse er i følge ny fremdriftsplan HMS Vernerunder gjennomføres annenhver uke i byggeperioden. Riveentreprise ble gjennomført uten uønskede hendelser.

127 Sak 21/2015 Kontrakter Kontrakter som er inngått for prosjektet, fremkommer i vedlagte rapport. Riveentreprisen med AK Miljø har hatt sluttoppgjør, sum ble 5,5 mill kr inkl. mva. Medvirkning Saken blir forelagt ansattes organisasjoner, vernetjenesten og brukerutvalgets arbeidsutvalg i ordinære drøftingsmøter. Protokollene fra disse møtene behandles som egne referatsaker i styremøtet. Vurdering Direktøren er fornøyd med at bygging av det nye pasienthotellet er i henhold til tidsplanen og at den økonomiske prognosen er +12,4 mill kr i forhold til P50-rammen. Prosjekteringen av Vardesenter og lærings- og mestringssenter er dessverre forsinket fordi det har vært nødvendig å allokere prosjekteringsressurser til A-fløya prosjektet. Prosjekteringen starter nå, og det blir sannsynligvis nødvendig å forelegge styret en egen sak om hvordan disse behovene kan løses. Det kan bli aktuelt å se dette i en sammenheng med Vestibyleprosjektet, som heller ikke er ferdig planlagt. Rapporteringen viser at gjennomføring av A-fløya prosjektet nå er økonomisk krevende fordi anbudene ligger vesentlig over den godkjente investeringsrammen. Det er direktørens vurdering at dette hovedsakelig skyldes en ugunstig konkurransesituasjon i entreprenør markedet. Det pågår direkteforhandlinger med de to tilbyderne, og direktøren kommer til å orientere styreleder fortløpende om resultatet av disse. Det gir ikke mening å revurdere den økonomiske prognosen for prosjektet før forhandlingene er fullført. Utfallet av forhandlingene vil avgjøre hvorvidt styret må bringes inn i nye strategivalg i prosjektet eller ikke. Avklaringer rundt dette forventes å foreligge ved utgangen av inneværende måned. Direktøren er fornøyd med at oppføringen av midlertidige bygg knyttet til A-fløya prosjektet i hovedsak er i rute. Dette legger til rette for at det fortsatt er teknisk mulig å gjennomføre prosjektet etter fremdriftsplanen. Bygg 7 ved UNN Åsgård har fått avklart økonomisk ramme, og renoveringsarbeidet vil starte i løpet av første tertial Konklusjon Direktøren er tilfreds med at fremdriften i prosjekterings- og byggearbeider pågår i henhold til gitte mandater. Det er viktig for UNN at renoveringen av Bygg 7 ved UNN Åsgård endelig starter opp, og gledelig at nytt pasienthotell nærmer seg sluttføring. For det videre arbeidet med A-fløya er det prioritert å få til høyest mulig grad av måloppnåelse. Direktøren anbefaler derfor at tertialrapport tas til orientering.

128 Sak 21/2015 Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Tertialrapport for utbyggingsprosjektene ved UNN

129 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) Tromsø Utbyggingsprosjektene Tertialrapport pr Pingvinhotellet UNN Tromsø, Foto av Stian Haugen Pasienthotell A-fløya Bygg 7 Åsgård HMS Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Planlagt ferdigstillelse Fremdrift Ingen avvik Ingen avvik 4 mnd Ramme inneværende år, inkludert overført fra ,1 mill kr 221,9 mill kr 18,51 mill kr Sum investert hittil ,7 mill kr 115,5 mill kr 14,2 mill kr Sum investert totalt 274,6 mill kr 244, mill kr 18,2 mill kr Investeringsramme P mill kr 1 285,4 mill kr 96,3 mill kr Prognose økonomiavvik -12,4 mill kr usikker 0 1

130 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Innhold 1 Nytt Pasienthotell Oppsummering Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Vernerunder Hendelser Støy Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Avvik fra fremdriftsplan Økonomi Investeringsramme Godkjent budsjett Prosjektkostnad P Forventet produksjon pr år Forventet finanskostnad Investeringsplan Økonomioppsummering Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Entreprisearbeider Utstyr Overordnede beslutninger A-fløya Oppsummering Sikkerhet, Helse og arbeidsmiljø Vernerunder Uønskede hendelser Støy Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Avvik fra fremdriftsplan

131 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Økonomi Investeringsramme (P85) Godkjent budsjett (P50) Prosjektkostnad P Forventet produksjon pr år Forventet finanskostnad Investeringsplan Økonomioppsummering Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Entreprisekostnader Medisinteknisk utstyr Overordnede beslutninger Bygg 7 Åsgård Oppsummering Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Vernerunder Hendelser Støy Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Avvik fra fremdriftsplan Økonomi Investeringsramme Godkjent budsjett Økonomioppsummering Delkapitler Generelle kostnader Spesielle kostnader Entreprisearbeider Overordnede beslutninger

132 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 1 Nytt Pasienthotell 1.1 Oppsummering Bygging av pasienthotellet pågår for fullt og betongelementer og all fasade unntatt sørvegg er fullført. Taktekking pågår. Innvendige vegger er avdelt. Arbeidet er i henhold til tidsplan. Økonomisk er hotellprosjektet i balanse, med prognose til en liten margin på 12,4 mill. Bygging av lokale til datasenter 1 er i henhold til plan og prosjektering av teknisk rom til datasenter 1 pågår. Arbeid med utredning/prosjektering av Vardesenter og Lærings og mestringssenter er utsatt og starter mars Forventningen til prosjektet er å fullføre hotellet med opsjoner innenfor vedtatt prosjektkostnad. Det er ingen avvik innenfor helse, miljø og sikkerhet. Fremdrift følger vedtatt plan inkludert ferdigstillelse av to ekstra hotelletasjer. 1.2 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA-arbeidet har forløpt godt hittil i byggefasen med systematisk oppfølging. Det er ikke rapportert eller avdekket noen uønskede hendelser som har ført til personskade. Fasadeentreprenør fra Litauen har levert i henhold til HMS plan Vernerunder Byggherre gjennomfører uanmeldte vernerunder på anleggsområdet. Entreprenør gjennomfører vernerunder fast tirsdag hver 14. dag, hvor også byggherre deltar. Det er ikke avdekket alvorlige avvik. H verdi = 0. Antall vernerunder gjennomført: Hendelser Ingen hendelser å rapportere Støy Det er gjennomført ROS-analyse i forkant av oppstart byggearbeid med verneombud, seksjonsledere/avdelingsledere. Støyende arbeider med tilkobling mot fasade i A-fløya og graving i plan 5 i A-fløya har blitt varslet på intranett, oppslag og direkte kontakt. Det har ikke vært registrert avviksmeldinger i Docmap om interne forhold knyttet til byggeprosessen. 4

133 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Gjeldende ferdigdato Prøvedriftsperiode før igangsetting av drift må påregnes etter dette. Entreprenørens detaljerte fremdriftsplan for siste del av innredningsarbeider ferdigstilles i oktober. Hovedpunkt i fremdriftsplan: Oppstart prøvedrift Åpning av hotellet Avvik fra fremdriftsplan Ingen avvik 1.4 Økonomi Investeringsramme Prosjektets investeringsramme er gitt i to vedtak i Helse Nord RHF styre Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø Breivika, nytt pasienthotell prosjektramme og stadfestelse av vedtak om byggestart Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, pasienthotell økt behov utover opprinnelig prosjekt, oppfølging av styresak Bevilget investeringsrammer er i henhold til disse to styrevedtak på totalt 403,7 mill kr. inkludert byggelånsrenter og prisstigning (P50, 2015). I tillegg kommer utvidet kjellerareal til datasenter 1 til 13 mill kr. UNN-HF kan dessuten disponere 15 mill kr av egen investeringsramme til finansiering av Vardesenter og LMS. Investeringsramme inneværende år Investeringer tall i mill kr Investering ramme overført til 2014 Investerings ramme 2014 Rest investerings ramme Forbruk siste to mnd Sum investert 2014 Restramme 2014 Forbruk i år av disponibel ramme % Pasienthotell 22,1 150,0 172,1 0,9 136,2 35,9 79% 5

134 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Godkjent budsjett Budsjettet er satt opp med en svært nøktern strategi. Imidlertid mener prosjektledelsen at tallene er realistiske og krever tett oppfølging. En totalentreprisemodell som denne, gir ikke noe spillerom for den tradisjonelle kuttliste metoden, isteden er det stram kontroll ved endringer. Godkjent budsjett og status Nytt Pasienthotell Kontrakt Consto NPH 243 rom - (Pro A+B) Hotell med 243 rom Nøkkeltall kr/m2 Budsjett MNOK Påløpt pt. Sluttprognose Avvik Prognose/ bud [kr] Avvik [%] Entreprisekontrakt (1-6) ,1 205,8 250,1 0 0 % Utomhus (7) 229 2,4 2,2 2,4 0 0 % Generelle kostnader(8) ,2 3,9 10 1,2 11 % Inventar (9) ,3 0,49 19,3 0 0 % Kunst (9) 229 2,4 0,54 2,4 0 0 % Endringer/reserve (0) ,5 1,6 15,5 0 0 % SUM P50 eks.mva ,9 214,5 299,7 1,2 0,4 % Finans/Byggelånskost , % Prisstigning , % SUM P50 inkl. mva. MNOK ,7 274,6 391,6 1,5 0,4 % Bevilget ramme P50 [MNOK] ,6 3,1 % Diff Budsjett/Ramme [MNOK] 0,3 12,4 12,4 Kommentarer: Ingen NPH er inv. under 500MNOK, og det beregnes ikke finanskost. 6

135 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Kontrakter inngått 2013 Beskrivelse Entreprenør Sum kr. Eks mva Sum kr. Inkl mva Totalentreprise hotell Consto IKT kjeller i NPH Consto Prosjektkostnad P50 Prosjektkostnad pr Den korte byggetiden i prosjektet reduserer behovet for detaljert fremstilling av prosjektkostnad og utvikling av denne. Entreprisemodellen reduserer også usikkerheten ved utviklingen Forventet produksjon pr år Produksjon i MNOK Totalt A-Pasienthotell 206 rom Opsjoner SUM SUM Akkum. 335* 431** *Prosjektet ligger på 274MNOK mot forventet produksjon på 335 MNOK ** inkludert LMS og Vardesenter Forventet finanskostnad Byggelånsrenter i MNOK Totalt A-Pasienthotell 206 rom Opsjoner SUM 0 Kommentar: Byggelånskostnader er satt til 0 kroner grunnet ingen låneopptak i forbindelse med byggingen Investeringsplan I styresak fastsatte styret i Helse Nord RHF revidert investeringsplan for perioden Av denne fremkommer følgende bevilgninger for nytt Pasienthotell UNN HF: 7

136 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Utdrag investeringsplan Helse Nord styresak , vedlegg investeringsrammer: Investeringsramme P50 Før Totalt MNOK Pasienthotell inkl IKT senter råbygg kjeller SUM Akkum * 420 *I forhold til investeringsplanen, så er påløpte kostnader i prosjektet innenfor rammen Økonomioppsummering Hotellprosjektet har god kontroll på økonomien for hotelldelen Prosjektering av datasenter 1 og 2 pågår, og kravspesifikasjoner påvirker prosjekteringen av tekniske rom, reservekraft, varmegjenvinning og UPS løsning. Når endelig krav og prosjektering er ferdigstilt vil kostnadsbildet for teknisk rom til datasenter 1 og 2 avklares. 1.5 Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Det er påløpt kostnader med hensyn til tomteklargjøring, reguleringsplan og ulike gebyrer. Totalt 3,9 mill kroner Entreprisearbeider Byggearbeidene er godt i gang. Det er påløpt 274,6 mill kroner i henhold til betalingsplanen Utstyr Det er ingen påløpte kostnader hittil. Innkjøp av inventar og utstyr er planlagt siste halvdel av 2014 og Arbeidet med innkjøp er i gang med god medvirkning fra brukerorganisasjoner og medarbeidere på UNN HF. Kunstutvalg har valgt kunstnere for utsmykking av hotellet, og arbeid pågår. 1.6 Overordnede beslutninger Justeringer i denne posten er tatt av prosjektets reserve innen P50 rammen. Det er i perioden etter kontraktsinngåelse hvert gjennomført en samspillfase og detaljfase der følgende justeringer er avtalt: Vi har inntatt i prosjektet ekstra fundamentering av "Broforbindelsen" til A-fløya for mulig fremtidig bygging av 3 ekstra etasjer i A1-fløya. Det vil gi sykehusets funksjoner større fleksibilitet ved behov for økte areal i framtiden Kostnadskonsekvens er kr ,- 8

137 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Det er endret litt på heisløsning for å gi økt hotelleffektivitet (tosidig og større) Kostnadskonsekvens er kr ,- Det er endret på utstyrleveranse til baderom på grunn av spesialtilpasninger for pasienter Kostnadskonsekvens er kr ,- Vi har besluttet å utvide eksisterende parkeringsplass nedenfor C0, gjennom bruk av overskuddsmasser kr ,- Prosjektet har fått tilsagn om Enovastøtte på 3,8 mill kroner. Første tilskudd på 2,5 mill kroner er mottatt. For å oppnå passivhusstandard har prosjektet vært avhengig av å ta noen tilleggskostnader o Endringer med økt kvalitet vindu kr ,- o Belysning kr ,- o VAV-styring o Annet ca kr Vi har besluttet å oppgradere en ekstra heis til evakueringsheis/brannheis kr. kr ,- Dette er utover forskriftskravet men gir ekstra sikkerhet og dobler kapasiteten. Nedfelte konvektorovner i restaurant kr ,- Opsjon ekstra hotelletasjer Det er prosjektert og innarbeidet to ekstra hotelletasjer i byggeprosjektet. Opsjonsprisen er kontraktsfestet til 45 mill kr. Hotellet vil få 37 ekstra hotellrom og en dagligstue for pasienter. Tilleggsbestillingen er integrert i revidert kontrakt med totalentreprenør og er integrert i rapporteringen. Opsjon IKT-senter Styrevedtak i Helse Nord vedtok bygging av kjeller i nytt pasienthotell til datasenter 1 (DS1) med ramme på 13 mill kroner. Vedtak gir administrerende direktør fullmakt til å bygge teknisk bygg og kulvert tilhørende datasenter 1til kostnadsramme på 10 mill kroner. I ettertid er det fastsatt en total ramme på 82 mill for datasenterprosjektet som disponeres av Helse Nord IKT jf. Styrevedtak Helse Nord IKT styrer prosjektet og er økonomisk ansvarlig oppdragsgiver ovenfor UNN HF. Revidert kostnadsestimat beregnes når endelig beslutning på alle detaljer foreligger. Alle bestillinger er gitt av prosjektleder for datasenter. 9

138 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Status Fremdrift. IKT-råbygg til datasenter 1 er ferdig. El-tilførsel til IKT-senter er bestilt og er installert høsten 2014 Kulvert er bestilt og arbeidet er ferdig, gjenstår tilkobling Teknisk bygg IKT Det er foretatt anbud og kontrakt er signert på reservekraftanlegg etter kravspesifikasjon til Helse Nord IKT Teknisk bygg IKT (DS1) for reservekraft, kjøleanlegg og gjenvinningsanlegg er under prosjektering. Opsjon Vardesenter og Lærings og mestringssenter UNN HF har i følge styresak fra Helse Nord RHF fått anledning til å benytte 15 mill kr av egen ramme til realisering av opsjonen. Styringsgruppen for prosjektet har anbefalt at det finnes løsning i forbindelse med pasienthotellet. Det er gjennomført romfunksjonsprogram med arkitekt og brukere. Det er besluttet i styringsgruppen å gå videre med nærmere utredning. Kapasitetsproblemer for arkitekt medfører oppstart i mars. 10

139 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 2 A-fløya 2.1 Oppsummering En stor endring av prosjektet ble besluttet i styremøte i Helse Nord RHF den 27. mai 2014, sak Prosjektet ble besluttet endret fra en to-delt gjennomføring til en gjennomføring av bygging i en-fase. Entrepriseform er endret til totalentreprise. Dette har hatt stor innvirkning på prosjektet. Fremdriftsplan er endret, budsjett revideres og planer endres. Hovedfokus i perioden etter beslutning har vært omorganisering av prosjekt og konkurransegrunnlag til totalentreprise samt planlegging og innkjøp av midlertidige løsninger nødvendig for gjennomføring i en-fase. Konkurransegrunnlaget ble endret og sendt ut til 5 prekvalifiserte entreprenører. Utsendelse ble gjort i september 2014, med planlagt mottak 15. desember En av tilbyderne ba om utsettelse av innleveringsfrist, og fristen ble derfor justert til 14.januar. Denne dato mottok prosjekt tilbud fra 2 av de fem prekvalifiserte. De øvrige 3 valgte å avstå fra å levere tilbud. Dette ble forklart med manglende organisasjon i Tromsø, kombinert med et høyt teknisk nivå på konkurransegrunnlaget. Begge tilbudene var priset vesentlig høyere enn forventet, og derfor har styringsgruppen for prosjektet besluttet at konkurransen konkluderes som mislykket og det innledes ny konkurranse i form av forhandling med begge tilbydere. Dette er juridisk forankret og kvalitetssikret med UNN sine juridiske rådgivere. Det gjennomføres ny forhandling basert på den samme konkurranse det ble gitt pris på, og prosjektets kvaliteter og mandater skal ivaretas. Forhandlingsresultatet skal fremlegges for ny styringsgruppebehandling før en evt. kontrakt signeres. Bygging av midletidige bygg har startet i inneværende periode og skal huse funksjoner i den eksisterende A-fløya under perioden for nybygging. De midlertidige byggene har terminologien ; A00 (tidligere kalt AM) og huser følgende funksjoner Prøvetaking Kontorer Forskningslab C00 (tidligere kalt CM) og huser følgende funksjoner; Laboratorier 11

140 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Poliklinikk Dagkirurgi Midlertidig bygg frigir arealene i den eksisterende A2-fløya. I tillegg til dette er det etablert detaljplan for å følge ombyggingsarbeider som UNN`s egen driftavdeling gjør som funksjon av rokaden. Dette gjøres i nært samarbeid mellom utbygging, drift og klinikkene. Løsning for utflytting fra A2 er avtalt med klinikkene og Norges Arktiske universitet Universitetet i Tromsø (UIT). Formell avtale med UIT er signert. Blodbanken løses i eksterne lokaler på Nerstranda kjøpesenter i sentrum. Blodprøvetaking og kontor for anestesileger løses i A00 bygg, operasjon, poliklinikk, resterende av laboratorium og universitetslaboratorium løses i C00 bygg. Det er gjennomført 14 møter for å koordinere interne ombygginger som pågår for A-fløya. Viktige ombygginger som må gjennomføres er. Ombygging A1.8 laboratorium (pågår) Ombygging C2.9 medisinsk sengepost (pågår) Ombygging C2.4, IVF (pågår) Det er gjennomført konkurranse på to midlertidige bygg for å tømme A2 før byggestart. Det er signert avtale om byggene med Malthus. Det leveres modulbygg som er under produksjon hos Moelven for C00. A00 er et tidligere brukt modulbygg som omprosjekteres og leies i en 4 års periode. Entreprise K201 Grunnarbeider ble startet opp 15. oktober 2013 og overlevert til byggherre høsten Endelig kostnad på denne kontrakten ble 24,5 MNOK. 2.2 Sikkerhet, Helse og arbeidsmiljø A-fløyprosjektet er et komplisert prosjekt hvor det skal bygges samtidig som man skal opprettholde drift under bygging. Dette vil kreve mye av både sykehus- og prosjektorganisasjonen. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø vil på grunn av nevnte kompleksitet ha særdeles høy prioritet i prosjektet. Det gjennomføres risikovurderinger av både bygging og driftsulemper under bygging og det vil bli utarbeidet planer som ivaretar SHA i byggefasen. Endret fremdriftsplan med en-fase medfører redusert kompleksitet og mindre arbeidsmiljøutfordring internt i sykehusdriften og for entreprenør Vernerunder Det gjennomføres vernerunder på byggeplass hver 14 dag i regi av entreprenør for midlertidige bygg. Byggherren deltar på disse vernerundene. I tillegg foretar byggeledelsen 12

141 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 egne befaringer uavhengig av entreprenør. Alvorlige avvik er ikke registrert. Det har vært gjennomført 4 vernerunder, arbeidene startet medio januar Uønskede hendelser Det er ikke registrert uønsket hendelse i byggeperioden for C00/A00. H verdi=0. Vi noterer her at vi har gjennomført en del kompliserte løft med fare for sikkert. Dette er gjennomført iht SJA analyser i godt samarbeid mellom entreprenør og UNN Støy Varsling av støyende arbeider har vært gjennomført i henhold til utarbeidet rutine. Det er ikke meldt om avvik i sykehusdriften som følge av støy. 2.3 Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Endret prosjektgjennomføring endrer på fremdriftsplan. Hovedmilepæler for prosjektet er revidert fra forrige tertialrapport. Konkurranse Entreprenører E01 Prekvalifiseringsprosess ferdig Utsendelse konkurranse Mottak tilbud Evaluering/Oppstart forhandling Forventet konkludert Kontrakt inngåelse Byggestart Medio april Overtakelse (uendret) Fokus i arbeidet i siste tertial har vært gjennomføring av bygging av midlertidige løsninger for å tømme A2, slik at bygging og renovering kan pågå i en fase. Hovedfokus har vært på gjennomføring av totalentreprisekonkurransen for E01. 13

142 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Oppføring av midlertidige bygg pågår. Grunnarbeider pågår på plassen, mens produksjon av C00 pågår på fabrikk på Moelven. Plan for C00/A00 bygg har følgende milepæler: Intensjonsavtale med entreprenør Oppstart detaljprosjektering Signert avtale med entreprenør Oppstart grunnarbeider Oppstart montasje byggmoduler Klart til prøvedrift Lab-etasje Innflytting Lab-etasje Klart til prøvedrift Klart til drift Det er mindre avvik i denne planen, men ikke avvik som endrer gjennomføring av selve A- fløy prosjektet. Endelig dato for oppstart klinisk drift vil bli vurdert i løpet av februar. 14

143 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Avvik fra fremdriftsplan Det er ikke meldt avvik fra revidert fremdriftsplan. 2.4 Økonomi Innkommende tilbud er høyere enn budsjettert. Dersom tilbud av gitt størrelse aksepteres vil P85 måtte økes. Tallmaterialet for dette er presentert separat for styringsgruppe samt styret i UNN. En evt. endring i P85 vil fremlegges som funksjon av en konklusjon på pågående forhandlinger. Det blir derfor feil å presentere dette her i denne rapporten. I tillegg til forhandlingene jobbes det med mulige kutt i prosjektet. Dette er forhold som reduksjon av kostnader i forhold utstyrspakker, prisstigning og administrasjon. Videre legges det inn inntekt for salg av C00 når denne ferdig benyttet. Prosjektets vedtatte kuttliste er ikke del av dette. Samlet holdes bildet av økonomien uendret inntil forhandling er avsluttet. 15

144 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Investeringsramme (P85) Kostnadsrammen for prosjektet fastsatt til 1.324,8 mill kr i kostnadsnivå pr 1. juni 2012 inkludert utstyr og byggelånsrenter. Prisstigning i byggeperioden er satt til 100 mill kroner. Samlet ressursrammer er dermed beregnet inntil mill kroner. Investeringsramme inneværende år Investeringer tall i mill kr Investering ramme overført til 2014 Investerings ramme 2014 Rest investerings ramme Forbruk siste to mnd Sum investert 2014 Restramme 2014 Forbruk i år av disponibel ramme % A-fløya 21,9 200,0 221,9 32,4 115,5 106,4 52% Godkjent budsjett (P50) Prosjektet sin forventede prosjektkostnad P50 er kr MNOK inkl mva og prisstigning i byggeperioden (jf styrevedtak 70/2012 i Helse-Nord RHF). Pågående evalueringsprosess av konkurranse på totalentreprise E01 vil endre forventet prosjektkostnad. Rapporteringen fra prosjektledelsen forholder seg til den til hver tid gjeldende kostnadsramme i prosjektet. Kostnadsoversikt per samlet for alle kostnadsbærere i denne fasen av prosjektet framgår av tabellen under. Struktur vil bli endret til neste tertialrapportering PNS PNS Navn Godkjent budsjett Prognose Fakturert Akkumulert UNN A-fløy totalt Felleskostnader Bygningsmessige arbeider Graving, grunn og fundamenter VVS installasjoner Elkraft Tele- og automatisering Andre installasjoner Utomhus (inngår i K203) Generelle kostnader Spesielle kostnader Flytte- og rokadekostnader

145 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 MNOK 91 Midlertidige bygg CM AM Brukerutstyr - (i K209) Reserver og marginer, LPS Detaljert entreprisekostnad (signerte kontrakter): Konto Entreprenør Kontrakt (kr) Inkl mva E01 Totalentreprise K201 Graving grunn og fundamenter Bjørn Bygg K207 Operasjonsstuer K208 Møbler og løst inventar K209 Medisinskteknisk utstyr K403 Reservekraft K501 Nettverksutstyr 911 Midlertidig bygg C00 Malthus Midlertidig bygg A00 Malthus Budsjett inklusive mva Prosjektkostnad P50 Denne tabellen er ikke oppdatert i henhold til siste budsjett og fremdriftsrevisjon, men vil bli oppdatert til neste rapport.. Prosjektkostnad pr 1.1 MNOK Forventet produksjon pr år Produksjon Før MNOK

146 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Forventet finanskostnad Denne tabellen er ikke oppdatert i henhold til siste budsjett og fremdriftsrevisjon. Vil oppdateres til neste rapport. Byggelånsrenter MNOK ,5 14,2 14,2 14,2 14,2 14, Investeringsplan I styresak fastsatte styret i Helse Nord RHF revidert investeringsplan for perioden Jamfør tabell viser den at prosjektet er på etterskudd med produksjon i forhold til investeringsplan frem til 2016, men vil ha intensiv produksjon i 2016 og I løpet av 2017 vil produksjon ligge over investeringsplanen. Utdrag investeringsplan: Investeringsramme Før MNOK Økonomioppsummering Prosjektet har jobbet i henhold til styresak i Helse Nord RHF og endret fremdriftsplan og gjennomføringsmåte. Pågående evaluering av tilbud på totalentreprise E01 vil endre den økonomiske situasjonen, og det forutsettes tett samarbeid med administrerende direktør, styringsgruppe, styret i UNN og Helse Nord i denne saken. Prosjektets økonomiske prognose er usikker inntil dette er avsluttet. Fram til neste tertial vil prosjektet jobbe for å avklare endelig prosjektkostnad og dermed fjerne store deler av den økonomiske usikkerheten i prosjektet. Det vil bli gjennomført løpende usikkerhetsanalyser i denne perioden frem til beslutning. 2.5 Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Generelle og spesielle kostnader utgjør budsjettmessig i prosjektet samlet avrundet kr. 324 mil. Det er i hovedsak vært aktiviteter i prosjektet som belaster kapittel 8 generelle kostnader. Generelle kostnader utgjør kr 235mill og innbefatter følgende: Forprosjekt Programmering Prosjektering Administrasjon Bikostnader 18

147 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Forsikring og gebyrer Generelle kostnader Gjeldende budsjett Totalt faktuerert Andel fakturert 66 % Hovedaktiviteten i prosjektet: Tredje tertial har hatt fokus på tilpassning av konkurransegrunnlag til totalentreprise og oppstart av bygging av midlertidige bygg. Det har vært laget konkurransegrunnlag for to midlertidige bygg og konkurranse er gjennomført. Oppføring er startet. Konto Beskrivelse Budsjett Påløpt Gjenstående 1-7 Bygging Generelle kostnader Spesielle kostnader Reserver/marginer Sum inkl mva Endringer som er avtalt i prosjektet er: Økt omfang av funksjonsprosjekt Omprosjektering av forprosjekt Diverse utredninger og avklaringer mot drift på sykehuset Faseplaner for gjennomføring av bygging under drift Bygge erstatningsarealer for operasjon inkludert garderober Flytte ambulanseinngang Relokalisering IVF Midlertidige løsninger for en-fase Spesielle kostnader i prosjektet innbefatter: Flytte- og rokadekostnader kr. 15 mill Byggelånsrenter kr. 74 mill Reserver og LPS Reserver og lønns- og prisstigning i prosjektet er oppdelt på følgende måte: 19

148 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Forventede tillegg, Uspesifisert kr. 37,9 mill Forventede tillegg, ufordelt kr. 59,0 mill LPS-kostnader kr 100,0 mil Entreprisekostnader Byggearbeidene med første entreprise K201 grunnarbeider, er avsluttet. Det er skrevet kontrakt på kr 21,3 mill kr og ut over dette bestilt endringsarbeider for en samlet sum på kr 3,5 mill kr. Endelig sluttkostnad ble 24,5 mill kr Medisinteknisk utstyr Planleggingsarbeide med medisinsk teknisk utstyr er i gang. Det er vært gjennomført oppdatering av DROFUS. Det har vært gjennomført møter med Helse Finnmark Kirkenes med tanke på mulig samordning av utstyrsinnkjøp. 2.6 Overordnede beslutninger Endret gjennomføring av prosjektet i en-fase som totalentreprise er besluttet i styret for Helse Nord RHF 27 mai 2014, sak

149 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 3 Bygg 7 Åsgård 3.1 Oppsummering Prosjektering Prosjektering er ferdigstilt, og konkurranse på renovering ble sendt ut på anbud 04. juli Anbudskonkurranser Anbudsfristen var 01. september. Innenfor fristen ble det mottatt 2 tilbud. Begge anbudene lå 18,3 mill kr over budsjett, og prosjektet har derfor vært gjennom flere evalueringsprosesser for å vurdere videre strategi. Prosjektets styringsgruppe har bedt styret i UNN om å øke den økonomiske rammen og dette ble videresendt og behandlet av administrerende direktør i Helse Nord RHF. Ny vedtatt ramme er 96,3 mill kr og dette sikrer gjennomføring av prosjektet med måloppnåelse som i prosjektmandatet. Bygging Oppstart hovedentreprise er forsinket som følge av prosessene beskrevet under forrige punkt. Oppstart bygging uke 9. mars Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Byggherre har laget en SHA- plan og fordelt oppgaver for SHA, både for prosjektering og for utførelse. Byggherrens SHA-plan implementeres i entreprenørenes plan. Målsettingen i prosjektet er H-verdi = 0, dvs. ingen skader som medfører fravær. Prosjektet har gjennomført en Risikoanalyse og SHA- plan for byggefasen. Når det gjelder HMS mot sykehusets drift, er alle ansatte i bygget flyttet ut av Bygg 7. Disse er flyttet i lett ombygde lokaler i eksisterende Åsgård (arealfortetting). Bygget er utstyrt med egne nøkkelserier som kun gir byggorganisasjonen adgang til bygg 7. Videre forbindelse mot resten av anlegget på Åsgård er avskåret med eget nøkkelsystem. Traseen rundt bygg 7 er flittig benyttet som rekreasjonsområde for pasienter, og det er derfor lagt opp til fysisk adgangsregistrering og avgrensning av byggeplass mot resten av institusjonen Vernerunder Vernerunder er utført for rive-entreprisen hver 14. dag. Vernerunder for hovedentrepriser startes opp ved byggestart Hendelser Ingen uønskede hendelser er registrert i rive- entreprisen. H verdi =0. 21

150 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Støy I og med at bygg 7 er tømt, er det god avstand til nærmeste bygg som er i ordinær drift har ikke rivearbeidene påvirket klinisk drift. 3.3 Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Ferdigdato er satt til Følgende milepæler: Oppstart ombyggingsentreprise: Ferdigstillelse Avvik fra fremdriftsplan Vi har et avvik på 4 måned i forhold til opprinnelig plan. 3.4 Økonomi Investeringsramme Rammen for prosjektet ble søkt og innvilget utvidet i Etter at det var registrert at innkomne entreprenørtilbud lå over investeringsramma med kr. 18,3 mill kr, har styringsgruppen i prosjektet, sammen med klinikken, arbeidet med ulike tiltak for å redusere kostnadene ned til budsjett. Det ble utarbeidet en kuttliste der både kutt i teknisk standard og arealkutt ble vurdert. Tekniske kutt bidro med en besparelse på 2,0 mill kr. I tillegg ble det utarbeidet en konsekvensvurdering av å kutte på arealene, eventuelt unnlate å gjennomføre prosjektet. Resultatet av dette viste at en stopp/reduksjon i prosjektet representerte betydelige utfordringer for klinikken med hensyn til blant annet drift og logistikk, redusert pasientkapasitet, uverdig pasienttilbud, utvikling av fagmiljø og dårlig arbeidsmiljø. Det ble imidlertid besluttet at teknisk kutt- liste skulle legges til grunn, og styringsgruppen i prosjektet besluttet derfor å anbefale direktøren å søke Helse Nord om en merbevilgning på kr.16,3 mill. Saken ble behandlet i UNN- styret , og tilsagn om merbevilgning fra administrerende direktør Helse Nord ble innvilget Sak 108/2014 til UNN- styret: Virksomhetsplan 2015, Søknad om utvidet investeringsramme- Renovering bygg 7 UNN Åsgård, 2012/ Tilsagn om utvidet investeringsramme 2014/9-44 (E-phorte ref.nr. Helse Nord) og 2012/ (E-phorte ref. nr. UNN) 22

151 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Investeringsramme totalt, per år Investeringer tall i mill kr Før Totalt Bygg 7 Åsgård 0,9 mill 4 mill 18,1 mill 47,0 mill 26,3 mill 96,3 mill Investeringsramme inneværende år Investeringer tall i mill kr Investering ramme overført til 2014 Investerings ramme 2014 Rest investerings ramme Forbruk siste to mnd Sum investert 2014 Restramme 2014 Forbruk i år av disponibel ramme % Bygg 7 Åsgård 0,4 mill 18,1 mill 3,9 mill 0,11 mill 14,2 mill 3,9 79% Godkjent budsjett Budsjettet er satt opp med en svært nøktern strategi og med en marginal reserve. Ved kalulasjon av entreprisekostnad var det tatt betydelig høyde for prosjektspesifikke forhold. Prosjektledelsen mener derfor at tallene er realistiske, men den krever tett oppfølging. Godkjent budsjett bygg 7 Åsgård Kapittel Beskrivelse Sum inkl mva Kapittel 1-7 Sum budsjetterte entreprisekostnader kr Kapittel 8 Sum budsjetterte generelle kostnader kr Kapittel 9 Sum budsjetterte spesielle kostnader kr Samlet Total prosjektkostnad Bygg kr 23

152 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Kontrakter inngått: Beskrivelse Entreprenør Sum kr. eks mva Sum kr. Inkl mva Rive-entreprise AK Miljø Ombyggingsentreprise Økonomioppsummering Investeringsramme er utvidet med kr. 16,3 mill (det henvises til pkt Delkapitler Generelle kostnader Gjeldende budsjett Totalt fakturert Andel fakturert av budsjett NOK NOK 19,3 % Hovedaktiviteten i prosjektet har vært innvendig rivearbeid og arbeid med kuttliste. Konto Beskrivelse Budsjett Påløpt Gjenstående 1-7 Bygging Generelle kostnader Spesielle kostnader Sum kr inkl mva

153 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Generelle kostnader Generelle kostnader består av prosjekteringskostnader, byggeledelse og div. administrative kostnader. Vi nærmer oss nå slutten av detaljprosjekteringsfasen, og prognosen på restarbeider er innenfor budsjett Spesielle kostnader Spesielle kostnader består av etableringa av flytte- og rokadekostnader. Arbeider med å etablere rokadearealer til de ansatte har kostet noe mer enn budsjettert, men har vært ansett som nødvendig for å ivareta pasienter og ansattes arbeidsforhold Entreprisearbeider Entreprisearbeidene er delt inn i to entrepriser; egen rive-entreprise (NS 8405) som skal forestå innvendig riving før ombyggingsentreprisen starter opp. Ombyggingsentprisen vil være generalentrprise etter NS Riving i bygg 7 er ferdigstilt. Endelig sluttsum på riveentreprisen ble kr inkl mva. Årsaken til økning i forhold til kontrakt var økte mengder av PCB og asbest i forhold til beskrivelse. Kontrakt endte likevel godt under forutsatt budsjett på 8 mill kr. 3.6 Overordnede beslutninger Ingen særskilte. 25

154 Sak 22/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Grethe Andersen Saksbehandler: Frode Beck Kristiansen Årsregnskap med årsberetning Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtar følgende innstilling til foretaksmøtet med Helse Nord RHF: Det fremlagte årsoppgjøret med resultatregnskap og balanse, inkludert kontantstrøm og noter, samt disponering av årsresultatet, fastsettes som UNNs regnskap for Styret foreslår at årets overskudd på kr overføres til annen egenkapital. 2. Årsberetning 2014 vedtas. Sammendrag Formålet med denne saken er å behandle årsberetning og årsregnskap for Universitetssykehuset Nord-Norge HF for Regnskapet viser et overskudd på kr. Eiers opprinnelige resultatkrav for 2014 var regnskapsmessig balanse. Det store overskuddet skyldes en engangsreduksjon av foretakets pensjonskostnader. Eier har på bakgrunn av dette justert resultatkravet til 627,0 mill kr. Regnskapet viser dermed et underskudd i forhold til resultatkravet på -11,9 mill kr. Dette overskuddet påvirker verken foretakets likviditet eller omstillingsutfordring for Hvis man ser bort fra endringen i pensjonskostnader, så ville regnskapsresultatet vært et underskudd på -66,9 mill kr. Direktøren anbefaler at årsberetningen vedtas og at regnskapet oversendes foretaksmøtet til endelig behandling og godkjenning. Tromsø, Tor Ingebrigtsen

155 Sak 22/2015 administrerende direktør Vedlegg: 1. Årsregnskap Årsberetning 2014

156 Sak 22/ vedlegg 1 Årsregnskap Universitetssykehuset Nord-Norge HF 2014

157 Sak 22/ vedlegg 1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF Resultatregnskap NOTE DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Basisramme Aktivitetsbasert inntekt Annen driftsinntekt /3 Sum driftsinntekter Kjøp av helsetjenester Varekostnad /7 Lønn og annen personalkostnad Ordinære avskrivninger Nedskrivning Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER 9 Finansinntekter Finanskostnader Netto finansresultat ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER 15 Overført til/fra annen egenkapital Sum overføringer

158 Sak 22/ vedlegg 1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF Balanse #REF! #REF! NOTE EIENDELER Anleggsmidler Immaterielle driftsmidler 10 Immaterielle eiendeler Sum immaterielle eiendeler 0 0 Varige driftsmidler 10 Tomter, bygninger og annen fast eiendom Medisinskteknisk utstyr, inventar, transportmidler og lignende Anlegg under utførelse Sum varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler 11 Investering i tilknyttet selskap Investeringer i andre aksjer og andeler Pensjonsmidler Sum finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler 5 Varer Fordringer 18 Fordringer på selskap i samme konsern Øvrige fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l Sum omløpsmidler SUM EIENDELER

159 Sak 22/ vedlegg 1 Balanse NOTE EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Innskutt egenkapital 15 Foretakskapital Annen innskutt egenkapital Sum innskutt egenkapital Opptjent egenkapital 15 Udekket tap/annen egenkapital Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser 7 Pensjonsforpliktelser Andre avsetninger for forpliktelser Sum avsetninger for forpliktelser Kortsiktig gjeld Skyldige offentlige avgifter Kortsiktig gjeld til selskap i samme konsern Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD OBS! Regnskapet for UNN HF per 31. desember 2014 er godkjent og signert, / / Jorhill Andreassen Olav Helge Førde Hanne Frøyshov Tove Skjelvik styreleder nestleder styremedlem styremedlem Tom Christer Sottinen Hanne CS Iversen Eivind Mikalsen Rune Moe Helga Marie Bjerke styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem Mai-Britt Martinsen Jan Eivind Pettersen Erling Espeland Tor Ingebrigtsen styremedlem styremedlem styremedlem direktør

160 Sak 22/ vedlegg 1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF Kontantstrømoppstilling NOTE KONTANTSTRØMMER FRA OPERASJONELLE AKTIVITETER: Årsresultat Tap/gevinst ved salg av anleggsmidler Ordinære avskrivninger Nedskrivninger varige driftsmidler Øvrige resultatposter uten kontanteffekt 22 Endring i omløpsmidler Endring i kortsiktig gjeld Forskjell mellom kostnadsført pensjon og inn-/utbetalinger i pensjonsordninger Inntektsført investeringstilskudd Netto kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA INVESTERINGSAKTIVITETER: Innbetalinger ved salg av driftsmidler Utbetalinger ved kjøp av driftsmidler Utbetalinger ved salg av finansielle eiendeler Inn-/utbetalinger ved kjøp av finansielle eiendeler Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA FINANSIERINGSAKTIVITETER: 16 Innbetaling av investeringstilskudd 0 0 Endring øvrige langsiktige forpliktelser Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Netto endring i likviditetsbeholdning Likviditetsbeholdning pr /14/18 Beholdning av bankinnskudd, kontanter og lignende pr Bankinnskudd ført opp som fordring på RHF Sum bankinnskudd, kontanter og lignende pr Ubenyttet trekkramme i konsernkontoordningen

161 Sak 22/ vedlegg 1 Note 1 Regnskapsprinsipper Grunnleggende prinsipper - vurdering og klassifisering Årsregnskapet består av resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noteopplysninger, og er avlagt i samsvar med regnskapslov og god regnskapsskikk i Norge gjeldende pr 31. desember Notene er følgelig en integrert del av årsregnskapet. Årsregnskapet er basert på de grunnleggende prinsipper om historisk kost, sammenlignbarhet, fortsatt drift, kongruens og forsiktighet. Transaksjoner regnskapsføres til verdien av vederlaget på transaksjonstidspunktet. Inntekter resultatføres når de er opptjent og kostnader sammenstilles med opptjente inntekter. Regnskapsprinsippene utdypes nedenfor. Når faktiske tall ikke er tilgjengelige på tidspunkt for regnskapsavleggelsen, tilsier god regnskapsskikk at ledelsen beregner et best mulig estimat for bruk i resultatregnskap og balanse. Det kan fremkomme avvik mellom estimerte og faktiske tall. Eiendeler/gjeld som knytter seg til varekretsløpet og poster som forfaller til betaling innen ett år etter balansedagen, er klassifisert som omløpsmidler/kortsiktig gjeld. Vurdering av omløpsmidler/kortsiktig gjeld skjer til laveste/høyeste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Virkelig verdi er definert som antatt fremtidig salgspris redusert med forventede salgskostnader. Andre eiendeler er klassifisert som anleggsmidler. Vurdering av anleggsmidler skjer til anskaffelseskost. Anleggsmidler som forringes avskrives. Dersom det finner sted en verdiendring som ikke er forbigående, foretas en nedskrivning av anleggsmidlet. Ved anvendelse av regnskapsprinsipper og presentasjon av transaksjoner og andre forhold, legges det vekt på økonomiske realiteter, ikke bare juridisk form. Betingede tap som er sannsynlige og kvantifiserbare, kostnadsføres. Tallene i notene er avstemt mot selskapets resultat- og balanse. Andre generelle forhold Universitetssykehuset Nord-Norge HF ble stiftet i forbindelse med at staten overtok ansvaret for spesialisthelsetjenesten fra fylkeskommunene overførte staten formuesposisjonene knyttet til spesialisthelsetjenesten i helseregion nord til Helse Nord RHF. Virksomheten er regulert av lov om helseforetak m.m. Virksomhetsoverføringen har skjedd som et tingsinnskudd og transaksjonsprinsippet er lagt til grunn. Dette innebærer at virkelige verdier pr. overdragelsestidspunktet er lagt til grunn for verdsettelsen av innskutte eiendeler. Helseforetakene er non-profit-virksomheter. Eier har stilt krav om resultatmessig balanse i driften, men ikke krav til avkastning på innskutt kapital. Bruksverdi representerer derfor virkelig verdi for anleggsmidler. I åpningsbalansen, er bruksverdien satt til gjenanskaffelseskost. For bygg og tomter, er gjenanskaffelsesverdi basert på takster utarbeidet av uavhengige tekniske miljøer høsten I gjenanskaffelsesverdien, er det tatt hensyn til slit og elde, teknisk og funksjonell standard etc. Også for andre anleggsmidler er gjenanskaffelseskost beregnet. For overførte anleggsmidler der det pr var kjent at disse ikke ville være i bruk eller kun ville være i bruk en begrenset periode i fremtiden, er det gjort fradrag i åpningsbalansen. Det følger av Helseforetakslovens at det er restriksjoner med hensyn til foretakets muligheter til å avhende faste eiendommer, avhende sykehusvirksomhet samt mulighet for opptak av lån, garantier og pantstillelser. Universitetssykehuset Nord-Norge HF er 100 % eid av Helse Nord RHF og foretakets regnskap inngår i konsernregnskapet til Helse Nord RHF med hovedkontor i Bodø.

162 Sak 22/ vedlegg 1 Regnskapsprinsipper for vesentlige regnskapsposter Inntektsføringstidspunkt Behandlingsrelaterte inntekter regnskapsføres i den periode behandlingen har funnet sted. Basisramme inntektsføres i den perioden den mottas. Øvrig inntekt resultatføres når den er opptjent. Inntektsføring skjer følgelig normalt på leveringstidspunktet ved salg av varer og tjenester. Driftsinntektene er fratrukket merverdiavgift, rabatter, bonuser og fakturerte fraktkostnader. Kostnadsføringstidspunkt / sammenstilling Utgifter sammenstilles med og kostnadsføres samtidig med de inntekter utgiftene kan henføres til. Utgifter som ikke kan henføres direkte til inntekter, kostnadsføres når de påløper. Andre driftsinntekter (-kostnader) Vesentlige inntekter og kostnader som ikke har sammenheng med den ordinære virksomheten, klassifiseres som andre driftsinntekter og -kostnader. Immaterielle eiendeler Utgifter forbundet med forskning og utvikling kostnadsføres løpende. Andre immaterielle eiendeler som forventes å gi fremtidige inntekter aktiveres. Avskrivninger beregnes lineært over eiendelenes økonomiske levetid. Varige driftsmidler Varige driftsmidler føres i balansen til anskaffelseskost, fratrukket akkumulerte av- og nedskrivninger. Dersom den virkelige verdien av et driftsmiddel er lavere enn bokført verdi, og dette skyldes årsaker som ikke antas å være forbigående, skrives driftsmidlet ned til virkelig verdi. Utgifter forbundet med normalt vedlikehold og reparasjoner blir løpende kostnadsført. Utgifter ved større utskiftninger og fornyelser som øker driftsmidlenes levetid vesentlig, aktiveres. Driftsmidler som erstattes, kostnadsføres. Et driftsmiddel anses som varig dersom det har en viss økonomisk levetid, samt en vesentlig kostpris. Renter som knytter seg til anlegg under oppføring blir aktivert som en del av kostprisen. Leieavtaler Leieavtaler vurderes som operasjonell eller finansiell leasing etter en konkret vurdering. Avskrivninger Ordinære avskrivninger er beregnet lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid med utgangspunkt i historisk kostpris. Tilsvarende prinsipper legges til grunn for immaterielle eiendeler. For bygninger blir det ved beregningen av årlige avskrivninger legges til grunn en dekomponering hvor de ulike bygningsdelene avskrives over forskjellig levetid. Avskrivningene er klassifisert som ordinære driftskostnader. Balanseført leasing avskrives i henhold til plan, og forpliktelsen reduseres med betalt leie etter fradrag for beregnet rentekostnad. Finansielle eiendeler Valuta Transaksjoner i utenlandsk valuta omregnes til kursen på transaksjonstidspunktet. Pengeposter i utenlandsk valuta omregnes til norske kroner ved å benytte balansedagens kurs. Ikke-pengeposter som måles til historisk kurs uttrykt i utenlandsk valuta, omregnes til norske kroner ved å benytte valutakursen på transaksjonstidspunktet. Ikke-pengeposter som måles til virkelig verdi uttrykt i utenlandsk valuta, omregnes til valutakursen fastsatt på måletidspunktet. Valutakursendringer resultatføres løpende i regnskapsperioden under andre finansposter. Finansplasseringer Andre investeringer i aksjer og andeler, klassifisert som anleggsmidler, vurderes til laveste av kostpris og virkelig verdi. Investeringer i aksjer og andeler, klassifisert som omløpsmidler, vurderes til laveste av gjennomsnittlig anskaffelseskost og markedsverdi.

163 Sak 22/ vedlegg 1 Varelager og varekostnad Beholdninger av varer vurderes til det laveste av gjennomsnittskostnad og antatt salgspris. Kostpris for innkjøpte varer er anskaffelseskost. Årets varekostnad består av kostpris brukte/solgte varer med tillegg av nedskrivning i samsvar med god regnskapsskikk pr. årsslutt. Fordringer Fordringer er oppført til pålydende med fradrag for forventede tap. Pensjonsforpliktelser og pensjonskostnad Selskapet har pensjonsordninger som gir de ansatte rett til avtalte fremtidige pensjonsytelser, kalt ytelsesplaner. Pensjonsforpliktelser beregnes etter lineær opptjening på basis av forutsetninger om antall opptjeningsår, diskonteringsrente, fremtidig avkastning på pensjonsmidler, fremtidig regulering av lønn, pensjoner og ytelser fra folketrygden og aktuarmessige forutsetninger om dødelighet, frivillig avgang, osv. Pensjonsmidlene vurderes til virkelig verdi. Netto pensjonsforpliktelse består av brutto pensjonsforpliktelse fratrukket virkelig verdi av pensjonsmidler. Netto pensjonsforpliktelser på underfinansierte ordninger er balanseført som langsiktig rentefri gjeld, mens netto pensjonsmidler på overfinansierte ordninger er balanseført som langsiktig rentefri fordring dersom det er sannsynlig at overfinansieringen kan utnyttes. Endringer i forpliktelsen som skyldes endringer i pensjonsplanene, eller estimatavvik, fordeles over antatt gjennomsnittlig gjenværende opptjeningstid hvis avvikene overstiger 10% av brutto pensjonsforpliktelse/pensjonsmidler. Netto pensjonskostnad, som er brutto pensjonskostnad fratrukket estimert avkastning på pensjonsmidlene, korrigert for fordelt virkning av endringer i estimater og pensjonsplaner, klassifiseres som ordinær driftskostnad, og er presentert sammen med lønn og andre ytelser. Skatt Universitetssykehuset Nord-Norge HF driver ikke skattepliktig virksomhet, og det er derfor ikke foretatt noen skatteberegning. Kontantstrømoppstilling Kontantstrømoppstillingen er utarbeidet etter den indirekte metoden. Kontanter og kontantekvivalenter omfatter kontanter, bankinnskudd og andre kortsiktige, likvide plasseringer som umiddelbart og med uvesentlig kursrisiko kan konverteres til kjente kontantbeløp og med forfallsdato kortere enn tre måneder fra anskaffelsesdato. Omarbeidelse av sammenligningstall Estimatet for overlegepermisjon er beregnet med bakgrunn i en ny metode. Dette gjør at tallene ikke er direkte sammenligningsbare. Det har ikke latt seg gjøre å omarbeide fjorårstallene, da dette er vurdert til å ville medført en uhensiktsmessig stor ressursbruk. Metoden for beregning av estimat for utestående variabel lønn er endret i forbindelse med årsavslutningen. Tallene er derfor ikke sammenlingbare. Finanspostene i note 9 er omarbeidet, men sammenlignbare.

164 Sak 22/ vedlegg 1 Note 2 Segmentinformasjon Driftsinntekter per virksomhetsområde (tabell 1) Somatiske tjenester Psykisk helsevern VOP Psykisk helsevern BUP Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbrukere Annet Sum driftsinntekter Driftskostnader per virksomhetsområde (tabell 2) Somatiske tjenester Psykisk helsevern VOP Psykisk helsevern BUP Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbrukere Annet Sum driftskostnader Driftsinntekter fordelt på geografi (tabell 3) UNN HF sitt opptaksområde Resten av landet Utlandet Sum driftsinntekter

165 Sak 22/ vedlegg 1 Note 3 Inntekter Basisramme Basisramme Aktivitetsbasert inntekt Behandling av egne pasienter i egen region Behandling av egne pasienter i andre regioner Behandling av andre sine pasienter i egen region Poliklinikk, laboratorie og radiologi Utskrivningsklare pasienter Andre aktivitetsbaserte inntekter Sum aktivitetsbasert inntekt Annen driftsinntekt Kvalitetsbasert finansiering Øremerket tilskudd raskere tilbake Øremerkede tilskudd til andre formål Inntektsførte investeringstilskudd Andre driftsinntekter Sum annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Inntekter omtalt som Behandling av egne pasienter i egen region og egne pasienter i andre regioner består av ISFrefusjon, av dette utgjør Kommunal medfinansiering kr ,28 i 2014 og kr ,21 i 2013 Aktiviteten innen somatikk er delvis finansiert med basisbevilgning og delvis med inntekter koblet til behandlingsaktivitet. Ved sammenligning av foretakenes inntekter over tid må det hensyntas at andelen av inntektene som er koblet til behandlingsaktivitet og basisramme kan variere. Aktivitetstall Aktivitetstall somatikk Antall DRG poeng iht. "sørge for" - ansvaret Antall DRG poeng iht. eieransvaret Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall psykisk helsevern for barn og unge Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall psykisk helsevern for voksne Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbrukere Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner

166 Sak 22/ vedlegg 1 Note 4 Kjøp av helsetjenester Kjøp fra offentlige helseinstitusjoner somatikk Kjøp fra private helseinstitusjoner somatikk Kjøp fra utlandet somatikk Kjøp fra offentlige helseinstitusjoner psykiatri Kjøp fra private helseinstitusjoner psykiatri Kjøp fra offentlige helseinstitusjoner rus Kjøp fra private helseinstitusjoner rus Sum gjestepasientkostnader Innleie av vikarer Kjøp av ambulansetjenester Andre kjøp av helsetjenester Sum kjøp av helsetjenester Note 5 Varer Varelager Sum lager til videresalg 0 0 Varer til eget bruk Sum varebeholdning Kostpris Nedskrivning for verdifall Bokført verdi Varekostnad Legemidler Medisinske forbruksvarer Andre varekostnader til eget forbruk Innkjøpte varer for videresalg Beholdningsendring varer i arbeid og ferdig 0 Sum varekostnad

167 Sak 22/ vedlegg 1 Note 6 Lønn og andre godtgjørelser Lønninger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader inkl arb avgift Andre ytelser Balanseført lønn egne ansatte Lønnskostnader Gjennomsnittlig antall ansatte Gjennomsnittlig antall årsverk Administrerende direktør hadde pr en fratredelsesopsjon hvor han enten ved fratredelse kan gå over i en rådgiverstilling frem til oppnådd ordinær pensjonsalder eller i perioden til , uavhengig av fratredelse, kan velge å gå over i en eksternt finansiert stilling som professor ved UIT. Dersom adm.direktør ikke benytter seg av fratredelsesopsjonen er han berettiget til et sluttvederlag tilsvarende 6 måneders avtalt lønn ved fratredelse før 3 års tjeneste og 12 måneders avtalt lønn etter 3 års tjeneste. Administrerende direktør opptjener rett til fire måneders studie- og utdanningspermisjon etter fem års tjeneste fra Lønn til administererende direktør (i kroner) Navn Tittel Lønn Pensjon Andre Tjenesteperiodperiode Ansettelses- Sum godtgj. Ingebrigtsen Tor Adm. direktør Lind Marit Viseadm. Direktør Gullhav Elin Viseadm. Direktør Lønn til ledende personell (i kroner) Navn Tittel Lønn Pensjon Andre Tjenesteperiodperiode Ansettelses- Sum godtgj. Bugge Einar Fag- og forskningssjef Hovden Leif Administrasjonssjef Mathisen Jon Henrik Klinikksjef Revhaug Arthur Klinikksjef Busund Rolf Klinikksjef Bartnes Kristian Klinikksjef Munch-Ellingsen Jens Klinikksjef Rumpsfeld Markus Klinikksjef Holthe Kari Klinikksjef Gullhav Elin Klinikksjef Hansen Eva-Hanne Klinikksjef Hald Magnus Klinikksjef Furu Grete Klinikksjef Andersen Gry Klinikksjef Engum Bjørn Gisle Senterleder Backstrøm Susann E. Senterleder Skjelbakken Tove Klinikksjef Nordøy Tone Klinikksjef Fundingsrud Hans Petter Klinikksjef Johansen May-Liss Klinikksjef Johansen Gina M. Drift og eiendomssjef Larsen Mai Liss HR-sjef Brøndbo Kari HR-sjef Pettersen Hilde Annie Kommunikasjonssjef Lægland Jorunn Økonomisjef Andersen Grethe Økonomisjef Adm. Direktør og ledergruppen har ordinære pensjonsbetingelser via KLP og har ingen avtaler om tilleggspensjon.

168 Sak 22/ vedlegg 1 Styrehonorar Samlet honorar til styrets medlemmer Honorar til styreleder Godtgjørelse til styrets medlemmer Navn Tittel Styrehonorar Lønn Andre Tjenesteperiode Sum godtgj. Andreassen Jorhill Styreleder Førde Olav Helge Nestleder Skjelvik Tove Styremedlem Pettersen Jan E. Styremedlem Frøyshov Hanne Styremedlem Moe Rune Styremedlem Martinsen Mai Britt Styremedlem Espeland Erling Styremedlem Iversen Hanne C S Styremedlem Nielsen Svenn A Styremedlem Nicklasson Anne-Rita Styremedlem Skjellhaug Ottar Styremedlem Mikalsen Eivind Styremedlem Bjerke Helga Marie Styremedlem Sottinen Tom Styremedlem Sum Ytelser fra andre foretak i foretaksgruppen for styrets medlemmer Førde Olav Helge Nestleder Skjelvik Tove Styremedlem Sum Revisjonshonorar Lovpålagt revisjon Utvidet revisjon Andre attestasjonstjenester Skatte- og avgiftsrådgivning - - Andre tjenester utenfor revisjon Sum honorarer Honorar til revisor i henhold til inngått avtale Andre attestasjonstjenester inkluderer revisjon av eksterne prosjekter. Andre tjenester utenfor revisjon inkluderer akkreditering.

169 Sak 22/ vedlegg 1 Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) definerer personer i stillingene knyttet til direktørens ledergruppe som ledende ansatte i helseforetaket. UNN følger retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper (fastsatt av Regjeringen Stoltenberg II ) hvor hovedprinsippet er at lederlønningene i foretaket skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende sammenlignet med tilsvarende selskaper/foretak. Foretaket skal bidra til moderasjon i lederlønningene. Redegjørelse for lederlønnspolitikken i 2014 Vedtektenes 16a ble vedtatt endret for alle foretak i foretaksgruppen til Helse Nord RHF , jf aksjelovens 6-16a med virkning for regnskapsåret Lønn og godtgjørelse til administrerende direktør er behandlet og fastsatt av styret i styresak 10/2014. Administrerende direktør har en arbeidsavtale, gjeldende fra 2005 (fornyet i sak 33/2012) samt egen instruks vedtatt i sak 19/2012. Lønn og godtgjørelse for øvrige ledende ansatte er fastsatt administrativt av administrerende direktør. Helse Nord RHF har i styresak 125/2011 behandlet veileder for styrearbeid i helseforetak som inneholder henvisning til statens retningslinjer for ledernes ansettelsesvilkår, og UNN-styret har lagt denne til grunn for utforming av justert styreinstruks for UNN i sak 18/2012. UNN har i 2014 hatt som målsetting å tilby ledende ansatte konkurransedyktige arbeidsvilkår. Lederlønnspolitikken i det foregående regnskapsår har bygget på de samme prinsipper som beskrevet overfor. Styret i UNN oppfatter at lønnspolitikken i 2014 har vært i tråd med de statlige retningslinjene. Lønningene til ledergruppens medlemmer ble i 2014 justert som følger: Klinikk Stilling Fra kr Til kr Endring Direktøren Adm. Direktør ,03 % Direktøren Viseadm. Direktør % Akuttmedisinsk klinikk Klinikksjef ,32 % Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken Klinikksjef % Hjerte- og lungeklinikken Klinikksjef % Nevro- og ortopedi- og rehabiliteringsklinikken Klinikksjef ,98 % Medisinsk klinikk Klinikksjef % Barne- og ungdomsklinikken Klinikksjef % Operasjons- og intensivklinikken Klinikksjef ,1 % Psykisk helse- og rusklinikken Klinikksjef ,2 % Diagnostisk klinikk Klinikksjef ,06 % Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Senterleder % Drifts- og eiendomssenter Drifts- og eiendomssjef ,21 % Fag og forskningsenter Fag og forskningssjef ,69 % Kommunikasjonssenter Kommunikasjonssjef ,52 % HR-senter HR-sjef ,47 % Administrasjonssenteret Administrasjonssjef ,52 % Økonomi- og analysesenteret Økonomisjef ,39 % Lønnsjusteringen til ledergruppen gjelder fra med unntak av adm. direktør som gjelder fra Lønnsnivå viseadministrerende direktør fastsatt tilsvarende som konstituert direktør.

170 Sak 22/ vedlegg 1 Note 7 Pensjon Pensjonsforpliktelse Brutto påløpte pensjonsforpliktelse Pensjonsmidler Netto pensjonsforpliktelse Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse Ikke resultatført tap/ (gev) av estimat- og planavvik inkl aga Netto balanseført forpliktelse inkl arbeidsgiveravgift herav balanseført netto pensjonsforpliktelser inkl aga herav balanseført netto pensjonsmidler inkl aga Spesifikasjon av pensjonskostnad Nåverdi av opptjente pensjonsrettigheter i året Rentekostnad på pensjonsforpliktelsen Årets brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidler Administrasjonskostnad Netto pensjonskostnad inkl. adm.kost Aga netto pensjonskostnad inkl. adm.kost Resultatført aktuarielt tap (gevinst) Resultatført aga av aktuarielt tap (gevinst) Resultatført planendring Resultatført andel aktuarielt tap (gevinst) v/avk. Resultatført andel av nettoforpliktelse v/avk. Ekstraordinære kostnader Årets netto pensjonskostnad Andre pensjonskostnader Sum pensjonskostnader Økonomiske forutsetninger Diskonteringsrente 2,30 % 4,00 % Forventet avkastning på pensjonsmidler 3,20 % 4,40 % Årlig lønnsregulering 2,75 % 3,75 % Regulering av folketrygdens grunnbeløp 2,50 % 3,50 % Pensjonsregulering 1,73 % 2,72 % Antall aktive personer med i ordningen Antall oppsatte personer med i ordningen Antall pensjoner med i ordningen Foretaket har en ytelsesbasert tjenestepensjonsordning i KLP (/SPK m.fl). Denne pensjonsordningen tilfredssstiller kravene i Lov om offentlig tjenestepensjon. Konsekvensene av nye uførepensjonsregler og innarbeidelse av levealdersjustering for personer født i 1954 og senere er innarbeidet i beregningen. Begge endringene behandles som planendringer og medfører en redusert fremtidig pensjonsforpliktelse. Effekten av dette innregnes som en engangseffekt i regnskapet for 2014 og har medført betydelige beløp til kostnadsreduksjon. For UNN HF utgjør dette kr 972,6 mill. kr. og samlet pensjon- og lønnskostnad er derfor ikke direkte sammenlignbare mellom 2013 og 2014 Ytelsesbaserte pensjonsordninger Foretaket har en offentlig kollektiv pensjonsordning (sikrede pensjoner) for sine ansatte, som gir en bestemt framtidig pensjonsytelse basert på antall opptjeningsår og lønnsnivået ved pensjonsalder. Pensjonsytelsene samordnes med folketrygdens ytelser. Pensjonsordningen dekker alderspensjon, uførepensjon og barnepensjon. Opptjeningstiden for full alderspensjon er 30 år. Sammen med folketryden gir full opptjening en alderspensjon på omkring 66 % av sluttlønn. Det opptjenes ikke pensjon for lønn over 12 G (folketrygdens grunnbeløp), det vil si at det er et tak på 12 G. Pensjonskostnaden for 2014 er basert på forutsetninger i veiledning om pensjonsforpliktelser utarbeidet av Norsk regnskapsstiftelse. Det er utarbeidet et beste estimat for pensjonsforpliktelser pr basert på de økonomiske forutsetningene som er angitt for Basert på avkastningen i KLP/SPK for 2014 er det også vist et beste estimat for pensjonsmidlene pr Demografiske forutsetninger Anvendt dødelighetstabell K 2013 BE K 2013 BE Forventet uttakshyppighet AFP % % Frivillig avgang for Sykepleiere (i %) Alder (i år) < >50 Sykepleiere Frivillig avgang for Sykehusleger og Fellesordning (i %) Alder (i år) < >50 Sykehusleger Fellesordning , AFP-førtidspensjoner Foretaket har i tillegg til ordinær offentlig tjenestepensjon også avtalefestet førtidspensjon (AFP) etter reglene for offentlig sektor. Siden offentlig AFP er tett integrert med ordinær tjenestepensjon, inngår forpliktelsen for AFP som del av beregningen av pensjonsforpliktelsen.

171 Sak 22/ vedlegg 1 Note 8 Andre driftskostnader Sum andre driftskostnader består av følgende: Transport av pasienter Bygninger og kontorlokaler inkl energi og brensel Kjøp og leie av utstyr, maskiner mv Reparasjon, vedlikehold og service Konsulenttjenester Annen ekstern tjeneste Kontor- og kommunikasjonskostnader Kostnader forbundet med transportmidler Reisekostnader Forsikringskostnader Pasientskadeerstatning Øvrige driftskostnader Sum andre driftskostnader Note 9 Finansposter Finansinntekt består av: Resultatandel felleskontrollerte selskaper 0 0 Konserntinterne renteinntekter Andre renteinntekter Andre finansinntekter Sum finansinntekter Finanskostnad består av: Resultatandel felleskontrollerte selskaper 0 0 Konserninterne rentekostnader Andre rentekostnader Andre finanskostnader Sum finanskostnader

172 Sak 22/ vedlegg 1 Note 10 Immaterielle eiendeler og varige driftsmidler Immaterielle eiendeler FOU EDB programvare Anlegg under utførelse Sum Anskaffelseskost Tilgang - Tilgang virksomhetsoverdragelse - Avgang - Fra anlegg under utførelse til. - Anskaffelseskost Akk avskrivninger Akk nedskrivninger Balanseført verdi Årets ordinære avskrivninger - Årets nedskrivninger - Årets balanseførte lånekostnader Levetid 5 år Avskrivningsplan lineær lineær Varige driftsmidler Tomter, boliger og barnehager Bygninger Anlegg under utførelse Medisinskteknisk utstyr Transportmidler, annet inventar og utstyr Sum Anskaffelseskost Tilgang Tilgang virksomhetsoverdragelse Avgang ( ) ( ) ( ) ( ) Fra anlegg under utførelse til ( ) - Anskaffelseskost Akk avskrivninger Akk nedskrivninger Balanseført verdi Årets ordinære avskrivninger Årets nedskrivninger - - Levetider Dekomponert år 3-15 år 3-15 år Avskrivningsplan lineær lineær lineær lineær Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ingen finansielle leasingavtaler. Leieavtaler Tomter, boliger og barnehager Bygninger Medisinskteknisk utstyr Transportmidler, annet inventar og utstyr Leiebeløp Varighet Løpende Løpende Løpende Løpende For store deler at gruppene "tomter og boliger" og "bygninger" er det løpene kontrakter som gjelder til de blir sagt opp. Langsiktige byggeprosjekter Nedenfor følger en oppstilling over igangsatte og pågående prosjekter i 2014 med en totalt kostnadsramme som overstiger 50 millioner kr. Investeringsprosjekt Akkumulert regnskap pr Akkumulert regnskap pr Total kostnadsramme Prognose sluttsum Planlagt tidspunkt for ferdigstillelse Ny A-fløy mill.kr mill kr Nytt pasienthotell mill.kr. 400 mill.kr Bygg Åsgård 7-renov , mill.kr 96.3 mill kr PET-senter mill.kr mill. kr 2017 Sum mill.kr mill.kr

173 Sak 22/ vedlegg 1 Note 11 Eierandeler i datterforetak, felleskontrollert virksomhet og tilknyttet selskap Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ingen eierandeler i datterforetak, felleskontrollert virksomhet eller tilknyttet selskap. Note 12 Investeringer i aksjer og andeler Norinnova Technology Transfer AS Egenkapitalinnskudd KLP Sum investeringer i andre aksjer og andeler Egenkapitalinnskudd KLP Som gjensidig selskap har KLP dekket hoveddelen av sitt egenkapitalbehov gjennom egenkapitalinnskudd fra kundene. Bortsett fra det oppsamlede egenkapitalinnskudd finnes det egenkapital i form av et egenkapitalfond. Egenkapitalfondet er såkalt opptjent egenkapital. Det samlede egenkapitalinnskuddet i KLP kan endre seg noe fra år til år selv om det verken er tapt egenkapital eller innbetalt nye egenkapitalinnskudd. Dersom en kunde flytter sin pensjonsordning fra KLP til en annen pensjonsinnretning, vil kundens andel av egenkapitalinnskuddet bli tilbakebetalt. Dette er den eneste situasjon der kunden faktisk kan disponere sitt egenkapitalinnskudd. Note 13 Kundefordringer og andre fordringer Fordringer består av: Kundefordringer Påløpne inntekter Andre kortsiktige fordringer Sum øvrige fordringer Aldersfordeling kundefordringer Ikke forfalte fordringer Forfalte fordringer 1-30 dager Forfalte fordringer dager Forfalte fordringer dager Forfalte fordringer over 90 dager Kundefordringer pålydende pr Avsetning for tap på fordringer pr Årets avsetning til tap på krav Reverserte tidligere avsetninger Avsetning for tap på fordringer pr Årets konstaterte tap Årets konstaterte tap bokføres som en reduksjon av fordringer. Endring i tapsavsetning og konstaterte tap er totalt kostnadsført med kroner i Tap på fordringer er klassifisert som andre driftskostnader i resultatregnskapet. Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ingen fordringer med forfall senere enn ett år.

174 Sak 22/ vedlegg 1 Note 14 Kontanter og bankinnskudd Skattetrekksmidler Andre bundne konti Sum bunde kontanter og bankinnskudd Bankinnskudd og kontanter som ikke er bundet Sum kontanter og bankinnskudd Note 15 Egenkapital Foretakskapital Annen innskutt egenkapital Fond for vurderingsforskjeller Annen egenkapital Total egenkapital Egenkapital Årets resultat Egenkapital Note 16 Avsetning for forpliktelser Tariffestet utdanningspermisjon Investeringstilskudd Avsetning til egenandeler vedrørende pasientskadeerstatning Andre avsetninger for forpliktelser Sum avsetning for forpliktelser Antall ansatte som er omfattet av ordningen med tariffestet utdanningspermisjon Uttakstilbøyelighet 100 % 100 %

175 Sak 22/ vedlegg 1 Note 17 Gjeld og obligasjoner Annen kortsiktig gjeld består av: Leverandørgjeld Påløpt lønn Feriepenger Påløpte kostnader Annen kortsiktig gjeld Sum annen kortsiktig gjeld Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ingen gjeld med forfall senere enn ett år. Note 18 Mellomværende med selskap i samme foretaksgruppe Kortsiktige fordringer Helse Nord RHF Finnmarkssykehuset HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF Sum fordringer på selskap i samme konsern Kortsiktig gjeld Helse Nord RHF Finnmarkssykehuset HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF Sum kortsiktig gjeld til selskap i samme konsern Universitetssykehuset Nord-Norge HF er med i en konsernkontoordning i DnB og formelt er alle innskuddene i denne ordningen eid av Helse Nord RHF. I årsregnskapet er derfor alle innskudd og trekk på konti som er med i konsernkontoordningen satt som mellomværende med Helse Nord RHF. Note 19 Nærstående parter Foretakets nærstående er definert i regnskapslovens 7-30b og regnskapsforskriftens 7-30b-1. Vesentlige transaksjoner med nærstående parter framgår i denne og andre noter i årsregnskapet. Ytelser til ledende ansatte er omtalt i note 6, og mellomværende med konsernselskaper er omtalt i note 18. Foretaket mottar det vesentligste av sine inntekter fra eier, det vil si Helse Nord RHF som igjen er eid av staten v/helse- og omsorgsdepartementet (HOD). HOD er også eier av de andre regionale helseforetakene. Transaksjoner med andre regionale helseforetak er i hovedsak knyttet til oppgjør for gjestepasienter. Det vil si pasienter bosatt i Nord-Norge og som på grunn av midlertidig opphold, fritt sykehusvalg eller manglende kompetanse eller kapasitet i egne foretak får behandling i helseforetak utenfor Nord-Norge eller private sykehus andre helseregioner har avtale med. Foretakets kjøp fra andre regioner innen dette området utgjorde 245,5 mill kroner i 2014 mot 230,1 mill kroner i 2013, tilsvarende salg utgjorde 25,1 mill kroner i 2014 mot 24,8 mill kroner i Det vesentligste av gjestepasientoppgjøret er basert på avtalte beregningsmåter for prising. Det vesentligste av transaksjoner i foretaksgruppen Helse Nord er Helse Nord RHFs overføringer av tilskudd og aktivitetsbaserte inntekter til datterforetakene. Universitetssykehuset Nord-Norge HF har i 2014 kjøpt varer og tjenester for 206,2 mill. kr. hos Helse Nord RHF og for 147,0 mill. kr. hos Sykehusapotek Nord HF. Fra regionalt helseforetak har UNN HF hovedsaklig kjøpt IKTtjenester. Fra sykehusapoteket har UNN HF hovedsaklig kjøpt legemidler. Medikamenter utgjør en stor andel av helseforetakenes kostnader. I forskning og utvikling forekommer det samarbeid mellom legemiddelindustrien og sykehusene. Det regionale helseforetaket har inngått gjensidig forpliktende avtale med legemiddelindustrien omkring etikk knyttet til avtaler. Foretaket har gjennomført en kartlegging og dokumentasjon av styremedlemmers og ledende ansattes verv som kan tenkes å komme i konflikt med relasjoner foretakene har til andre aktører. Helseregionen er blant annet underlagt lov om offentlige anskaffelser. I foretaket er det etablert rutiner som skal bidra til å sikre at ansatte som er ansvarlig for, eller har innflyttelse på inngåelse av vesentlige innkjøps- og/eller salgsavtaler ikke sitter med verv eller har andre relasjoner til leverandører eller kunder mv som kan tenkes å komme i konflikt deres rolle i foretakene. Det er ikke etablert gjennomgående rutiner og retningslinjer for kartlegging, vurderinger, dokumentasjon mv av dette i foretaket.

176 Sak 22/ vedlegg 1 Note 20 Universitetet og høyskolers rettigheter til arealer i helseforetak Universitetet i Tromsø har disposisjonsrett for m 2 av bygningene ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF. Rettigheten er knyttet til undervisningsrom, kontor, forskning og overnattingsrom. Note 21 Garantiforpliktelser Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ikke stilt noen garantiforpliktelser for andre. Note 22 Sammenslåtte poster i kontantstrømoppstillingen Endring i varer Endring i fordringer på selskap i samme konsern Endring i kundefordringer Endring i øvrige fordringer Endringer sum omløpsmidler Endring i leverandørgjeld Endring i skyldige offentlige avgifter Endring i kortsiktig gjeld til selskap i samme konsern Endring i annen kortsiktig gjeld Endringer sum gjeld Note 23 Forskning og utvikling Øremerkede tilskudd fra eier til forskning Andre inntekter til forskning og utvikling Basisramme til forskning Sum inntektekter til forskning Andre inntekter til utvikling 0 0 Basisramme til utvikling Sum inntektekter til utvikling Sum inntektekter til forskning og utvikling Kostnader til forskning - somatikk Kostnader til forskning - psykisk helsevern Kostnader til forskning - TSB Kostnader til forskning - annet 0 Sum kostnader til forskning Kostnader til utvikling - somatikk Kostnader til utvikling - psykisk helsevern Kostnader til utvikling - TSB Kostnader til utvikling - annet 0 0 Sum kostnader til utvikling Sum kostnader til forskning og utvikling Antall avlagte doktorgrader Antall publiserte artikler Antall årsverk forskning Antall årsverk utvikling 30 31

177 Sak 22/ vedlegg 2 UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF - ÅRSBERETNING Opplysninger om arten av virksomheten og hvor virksomheten drives Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) ble stiftet som eget helseforetak, og leverer som universitetssykehus spesialisthelsetjenester til befolkningen i Nord-Norge og på Svalbard. Helseforetakets virksomhet reguleres i henhold til Lov om helseforetak (2001) og er 100 % eid av det regionale helseforetaket for Nord-Norge, Helse Nord RHF. UNN hadde i 2014 lokalsykehusfunksjon for 30 kommuner i Nordland, Troms og på Svalbard. Størstedelen av somatisk virksomhet og psykisk helsevern var i 2014 lokalisert til Tromsø, Harstad og Narvik. I tillegg er det etablert tre distriktsmedisinske sentre (Nordreisa, Bardu og Finnsnes) og fem distriktspsykiatriske sentre (Narvik, Harstad, Sjøvegan, Silsand, Tromsø, Storsteinnes og Storslett) i UNNs opptaksområde. Forsvaret avviklet Troms militære sykehus (TMS) i Bardu og driften av TMS som distriktsmedisinsk senter ble dermed avsluttet. Spesialisthelsetjenestetilbudene er overflyttet til Narvik og Finnsnes. 2. Redegjørelse for forutsetningen om fortsatt drift I årsregnskapet er forutsetningen om fortsatt drift lagt til grunn da det etter styrets oppfatning ikke er forhold som tilsier noe annet. Det vises i denne sammenheng til 5 i helseforetaksloven som fastslår at helseforetak ikke kan slås konkurs. 3. Virksomheten i 2014 Styrets hovedstrategier for virksomheten i 2014 var å sikre en økonomisk utvikling som grunnlag for bedre pasientforløp, i tillegg til økt kvalitet, styrking av forskningens omfang og posisjon, samt helseforetakets fornyelse av medisinteknisk utstyr. 4. Pasientbehandling i helseforetaksgruppen Rusbehandling Tilbudet innenfor rusbehandling var fram til organisert gjennom Rus -og spesialpsykiatrisk klinikk med døgntilbud i Narvik samt døgntilbud og polikliniske tilbud i Tromsø. Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk og Allmennpsykiatrisk klinikk ble slått sammen til Psykisk helse- og rusklinikken fra etter vedtak i styresak nr. 48/2014. Psykisk helse Virksomheten innenfor psykisk helsevern var fram til organisert gjennom tre klinikker: Allmennpsykiatrisk klinikk, Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk samt Barne- og ungdomsklinikken. De to førstnevnte klinikkene ble slått sammen til Psykisk helse- og rusklinikken fra etter vedtak styresak nr. 48/2014. Psykisk helse- og rusklinikken organiserer UNNs tilbud innenfor psykisk helsevern for voksne gjennom sentra for psykisk helse i Ofoten, Sør-Troms, Midt-Troms, Nord-Troms og Tromsø og omegn, samt sykehusposter i Tromsø. Klinikken gir også polikliniske tilbud innenfor psykisk helsevern for barn og unge i Ofoten, Sør-Troms, Midt-Troms og Nord-Troms. Barne- og ungdomsklinikken organiserer poliklinisk tilbud innenfor psykisk helsevern for barn og unge for Tromsø og omegn samt UNNs døgnbasert virksomhet innenfor psykisk helsevern for barn og unge.

178 Sak 22/ vedlegg 2 Forskning UNN skal, med Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet (UiT) og Helse Nord RHF som viktige samarbeidspartnere, drive forskning av høy kvalitet som bidrar til bedret diagnostikk og pasientbehandling. Forskning skal være et fundament for kunnskapsbasert praksis og naturlig basis for fagutvikling, kvalitetsutvikling og innovasjon. UNN skal støtte sterke forskningsgrupper, stimulere til økt tverrfaglig forskning og til økt forskningsaktivitet i alle fag. UNNs forskningsstrategi for er i samsvar med forskningsstrategier for Helse- og omsorgsdepartementer og Helse Nord RHF. Forskningen i foretaket skal styrkes med hensyn til fokus, akademiske og finansielle ressurser. I tillegg er det gjort tiltak for å styrke omfang og kvalitet av forskningen, blant annet: - Styrking av forskningsfokus i klinikkene - Videre styrking av det etablerte forskningssamarbeidet mellom UNN og UiT - Arbeid for økt ekstern finansiering av forskningsaktiviteten - Utvikling av fleksible arbeidsmodeller for å bedre arbeidsvilkår for klinikere som forsker - Bedre kurstilbud/kompetanseheving til forskere i regionen Som i perioden , var det høy forskningsaktivitet ved UNN også i 2014: Antall vitenskapelige artikler (kilde NIFU/CRIStin) Antall doktorgrader utført ved helseforetaket i 2014 var på omtrent samme nivå som året før. Doktorgradene utføres av kandidater med ulik utdanningsbakgrunn Antall doktorgrader utført ved foretaket Ventetider Gjennomsnittlig ventetid for pasienter som ble tatt til behandling i UNN i løpet av 2014 var 80 dager. Dette er en nedgang på tre dager sammenlignet med Pasienter med rett til prioritert helsehjelp ventet 56 dager i snitt mens pasienter uten rett til å bli prioritert ventet 98 dager i snitt på behandlingsstart. Kontroll og oppfølging av ventelistene har vært et prioritert arbeid også i Antall langtidsventende (ventetid over 365 dager) har vært stabilt høyt over pasienter og bidrar til et fortsatt høyt gjennomsnitt. Median ventetid ved UNN var 54 dager for alle ventende, 42 dager for rettighetspasienter og 67 dager for pasienter uten rett til prioritert helsehjelp. 5. Redegjørelse for årsregnskapet Etter styrets oppfatning gir årsregnskapet et riktig bilde av utviklingen, resultatet av virksomheten i 2014 og status pr Den likvide situasjonen er betydelig svekket som følge av byggeaktiviteten siste år. UNN har en ubenyttet trekkramme innenfor konsernkontoordningen til Helse Nord RHF. UNN finansierer investeringer gjennom egen likviditet. Kun store bygningsmessige investeringer vil kunne finansieres ved lån, som kun kan tas opp hos Helse Nord RHF.

179 Sak 22/ vedlegg 2 Foretaket har så langt ikke tatt opp slike lån. UNNs investerings- og aktivitetsnivå planlegges innenfor de likviditetsmessige rammer foretaket har til rådighet. UNN finansieres i all hovedsak av overføringer fra Helse Nord RHF. Aktivitetsnivå og inntekter er et resultat av Stortingets prioriteringer. Da inntekter i all hovedsak er overføringer fra staten, anses kreditt- og finansiell risiko å være lav. De mest sentrale risikoer og usikkerhetsfaktorer som foretaket står ovenfor er etter styrets vurdering, både evnen til å gjennomføre nødvendige omstillingstiltak slik at driften videreføres i tråd med økonomiske rammer, samtidig som tilbudet til befolkningen sikres tilbud med god kvalitet og tilgjengelighet. Økt etterspørsel etter tjenester blant annet som følge av den demografiske utviklingen er en særlig risikofaktor. Realisering av planlagte utbyggingsprosjekter og finansiering av disse representerer også en utfordring. UNN har per en samlet brutto pensjonsforpliktelse på 11,9 milliarder kroner. Pensjonsmidler er 8,2 milliarder kroner. I tråd med regnskapsloven og Norsk regnskapsstandard er det per samlet 4,86 milliarder kroner i negative estimat- og planendringer som ikke er resultatført. 6. Økonomisk drift UNN hadde opprinnelig et resultatkrav på regnskapsmessig balanse for 2014, men i styresak i Helse Nord RHF ble dette endret til 627 mill kr. Bakgrunnen for endringen var engangsreduksjon i foretakets pensjonskostnader i Resultat 2014 Styringsmål Resultat Over-/underskudd 615,1 mill kr 627,0 mill kr 7,1 mill kr Resultatkrav fra RHF 627,0 mill kr 627,0 mill kr 41,0 mill kr Avvik fra eiers resultatmål -11,9 mill kr 0,0 mill kr -33,9 mill kr Årsregnskapet for 2014 viser et overskudd på 615,1 mill kr, og med et resultatkrav fra Helse Nord RHF på 627 mill kr, gir dette et budsjettavvik på -11,9 mill kr. De samlede driftsinntektene er 31,9 mill kr lavere enn budsjettert. Øremerkede tilskudd som innbefatter eksternfinansierte prosjekter har et negativt budsjettavvik på 45,8 mill kr som skyldes lavere inntektsføring av forskningsmidlene enn budsjettert. Motposten til dette er overskudd på lønns- og driftspostene med tilsvarende beløp. Av ordinær drift er det størst avvik knyttet til ISF inntektene med et negativt budsjettavvik på 40,5 mill kr. Polikliniske inntekter og inntekter knyttet til utskrivningsklare pasienter er henholdsvis 6,0 mill kr og 9,1 mill kr høyere enn budsjettert. Driftskostnadene for 2014 er 12,7 mill kr lavere enn budsjettert. Av driftskostnadene utgjør lønnskostnader en stor andel, og for 2014 var de totale lønnskostnadene 78,7 mill kr lavere enn budsjettert. Deler av dette budsjettavviket må sees i sammenheng med avviket på inntektssiden for øremerkede tilskudd. Pensjonskostnadene for 2014 er kostnadsført i henhold til den siste oppdaterte aktuar-beregningen fra KLP og gir ingen budsjettavvik. Kjøp av helsetjenester for 2014 er 48,7 mill kr høyere enn budsjett. Gjestepasientkostnader utgjør 43,6 mill kr (-43,0 mill kr somatisk virksomhet, -0,6 mill kr psykisk helsevern).

180 Sak 22/ vedlegg 2 Varekostnader knyttet til aktivitet er 26,9 mill kr høyere enn budsjettert. Varekostnadene hadde en økning på 43,3 mill kr i forhold til 2013 og tilsvarer en økning på 7 %. Finanspostene hadde i 2014 et positivt avvik på 7,2 mill kr i forhold til budsjett. I 2014 ble det planlagt økonomiske tiltak for 175,6 mill kr. Av dette utgjorde aktivitetsbasert bemanningsplanlegging det største beløpet med 132,0 mill kr. For 2014 ble det realisert en økonomisk effekt på 66,5 mill kr av planlagte tiltak, tilsvarende 38 %. Dette inkluderer effektene av hastetiltakene som ble innført høsten 2014 som gjaldt redusert vedlikehold, innkjøp-, reise- og ansettelsesstopp med fler. 7. Investeringer UNN har i 2014 investert 555,6 mill kr av en total investeringsramme på 586,4 mill kr. Dette utgjør 95 % av disponibelt beløp. Av investeringsrammen som er til medisinskteknisk utstyr, teknisk utstyr, ombygginger og ambulanser med mer er det i 2014 et overforbruk på 99,8 mill kr, mens det for nybygg, rehabilitering og øvrige prosjekter er en restramme som overføres til 2015 på 130,6 mill kr. Av den totale investeringsrammen for 2014 overføres 30,8 mill kr til Arbeidsmiljø mm (internt) Arbeidsmiljøet i foretaket anses tilfredsstillende. Det har vært ni møter mellom ledelsen og arbeidsmiljøutvalget gjennom året. Det er blant annet iverksatt følgende tiltak for å bedre arbeidsmiljøet: - Opplæring av ledere, tillitsvalgte og vernetjeneste i planlegging, gjennomføring og oppfølging av medarbeiderundersøkelse - Gjennomføring av medarbeiderundersøkelse - Inngåelse av ny avtale om Inkluderende arbeidsliv med tilhørende utarbeidelse av mål og handlingsplan - Ta i bruk seniorpolitiske virkemidler med sikte på å redusere tidligpensjon og beholde kompetanse - Opprettelse av prosjektgruppen Tettere på som jobber med reduksjon av sykefravær - Obligatorisk kurs for ledere med fokus på inkluderende arbeidsliv. Kurset er også åpent for tillitsvalgte og vernetjenesten - Videreføring av aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging - Oppdatering av prosedyre for konflikthåndtering og utarbeidelse av egne prosedyrer mot mobbing og trakassering - Opprettelse av Kjemikaliegruppe for å styrke arbeidet med kjemikaliehåndtering I 2014 utgjorde sykefraværet totalt dager, hvilket tilsvarer 8,6 % av total arbeidstid. I 2013 var gjennomsnittlig sykefravær 8,9 %. Foretaket har system for avviksrapportering på området helse- miljø og sikkerhet. I 2014 ble det registrert 541 interne skademeldinger. Tilsvarende tall i 2013 var 441 og i 2012 var det 455. Foretaket hadde i 2014 gjennomsnittlig mot årsverk i 2013, en økning på årsverk er planlagt økning knyttet til kvalitetsmidler, prosjektet Felles innføring av kliniske systemer i Helse Nord (FIKS), økt satsing på utdanning av spesialsykepleiere innen anestesi, barn, intensiv, kreft og operasjon (ABIKO), forskning og opptrapping av regionale fagplaner.

181 Sak 22/ vedlegg 2 9. Likestilling Styret i UNN består av seks menn og seks kvinner. Ledergruppen har i 2014 bestått av åtte menn og 10 kvinner. Av alle ansatte er 28 prosent menn. Dette tallet er uendret fra I forhold til andel ansatte er kvinner underrepresentert i lederstillinger på mellomnivå i helseforetaket. Gjennom lederutvikingsprogrammet etterstrebes det å øke andelen kvinner i lederstillinger. Et eksempel på det er Psyk meg opp i ledelse som er forbeholdt kvinner. 10. Diskriminering og tilgjengelighet UNN har i 2014 gjennomført følgende tiltak for å bedre tilgjengelighet og unngå diskriminering: - En tverrfaglig gruppe kalt Mangfold og likeverd har arbeidet for å fremme likeverdige helsetjenester til innvandrere gjennom veiledning, undervisning og tilrettelegging i organisasjonen ved særlige behov. For 2015 planlegges det å sette i verk følgende tiltak: - Opprettelse av koordinatorstilling i 50 prosent med tilhørende driftsmidler i to år. Alle nye byggeprosjekter og ombygginger følger myndighetenes krav til universell utforming for å sikre tilgjengelighet. 11. Ytre miljø UNN erkjenner at aktiviteter i vår virksomhet kan ha betydning for det ytre miljø. UNN har en av landsdelens største samlede bygningsmasser på ca kvm og er landsdelens største arbeidsgiver. UNN påvirker det ytre miljøet gjennom sitt forbruk av energi, vann, varer og kjemikalier, og driften genererer store avfallsmengder. Gjennom gode tiltak skal vi forbygge forurensning til luft, vann og jord. UNN ble i oktober 2014 miljøsertifisert i tråd med ISO standarden. Dette innebærer at UNN skal utøve sitt samfunnsansvar på en best mulig bærekraftig og miljøvennlig måte. I dette ligger også en forpliktelse til stadig forbedring av vårt miljø og klimaprogram. Det overordnede målet er å bidra til at CO2-utslippet reduseres. Det er for perioden utarbeidet et miljø- og klimaprogram med tiltak som skal sikre at miljømålene nås. Måltall viser at det er potensial til å endre driften. UNN har aktivt deltatt i de regionale helseforetakenes arbeid med å utvikle nasjonale anbefalinger til helseforetakenes videre satsning innenfor klima og miljø. Fossilt brensel (olje) benyttes kun som supplement på kalde dager, ved testkjøring av oljekjeler eller ved feil på hovedbærende energiforsyning. Løpende foretas utskifting og fornying av utstyr, elektriske anlegg og ventilasjon ved institusjonene, Dette skal bidra til utflating av energibruken og på sikt redusere energiforbruket. Det pågår et samarbeidsprosjekt i Helse Nord der foretakenes potensialer i forhold til energiøkonomiseringsprosjekter er grundig kartlagt, og det statlige energiselskapet ENOVA har gitt økonomisk støtte til gjennomføring av prosjektene. 12. Redegjørelse som gir grunnlag for å vurdere foretakets fremtidige utvikling De mest sentrale utfordringer som foretaket står overfor er etter styrets vurdering evnen til å gjennomføre nødvendige omstillingstiltak slik at driften videreføres i tråd med økonomiske rammer, samtidig som tilbudet til befolkningen sikres med god kvalitet og tilgjengelighet. På samme måte er det også vesentlig å balansere utviklingen ved å sikre foretaket et godt og velfungerende arbeidsmiljø.

182 Sak 22/ vedlegg 2 Økt etterspørsel etter tjenester som følge av blant annet den demografiske og medisinske utviklingen er en særlig utfordring. Realisering av planlagte utbyggingsprosjekter vurderes som viktig for å sikre at befolkningen i Nord-Norge får god pasientbehandling også i fremtiden. Effektivisering av virksomheten, omprioritering fra områder med overkapasitet UNN har gjennom systematisk omstillingsarbeid, omstrukturering og omprioriteringer innenfor de fleste virksomhetsområdene, oppnådd økonomiske besparelser, som igjen har skapt handlingsrom for investering og fornyelse av utstyr og bygningsmasse. Arbeid med befolkningsbasert aktivitetsplanlegging og aktivitetsbasert bemanningsplanlegging medfører endrede planprosesser og endrede premisser. Arbeidet er delvis nybrottsarbeid og svært krevende, men er viktig for å kunne tilby likeverdige helsetjenester for våre ansvarsområder, samt sikre kompetent personell i årene fremover. Samhandling med primærhelsetjenesten UNN har utviklet et godt samarbeid med kommunene i eget opptaksområde. I særskilt grad har dette utviklet seg gjennom prosessene rundt avtaleinngåelser i forbindelse med implementering av samhandlingsreformen. Rekruttering UNN har rekrutteringsutfordringer på flere virksomhetsområder, særlig psykiatere og psykologspesialister til distriktspsykiatriske sentre. I tillegg mangler UNN spesialister for enkelte fagområder til lokalsykehusene, samt geriatere til hele helseforetaket. Den viktigste utfordringen er imidlertid rekruttering av sykepleiere, spesialsykepleiere, og i særlig grad operasjonssykepleiere. Økonomi Den økonomiske utviklingen i 2014 er positiv, men ikke i henhold til styringskrav som følge av forsinkelser i de store tiltaksarbeidene. Tiltaksarbeidet er mer detaljert og med høyere kvalitet enn tidligere, og det forventes derfor en positiv endring i økonomistyringen fremover. 13. Resultatdisponering Styret foretar følgende disponering av årsresultatet: Overført til annen egenkapital kr Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Jorhill Andreassen Olav Helge Førde Eivind Mikalsen Erling Espeland styreleder nestleder styremedlem styremedlem Hanne Frøyshov Hanne H.C. Iversen Helga Marie Bjerke Jan E. Pettersen styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem Mai-Britt Martinsen Rune Moe Tove Skjelvik Tom Sottinen styremedlem styremedlem styremedlem adm. Direktør Tor Ingebrigtsen administrerende direktør

183 Sak 23/2015 Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Arthur Revhaug Saksbehandler: Mette Fredheim Oppdragsdokument 2015 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Oppdragsdokumentet 2015 til etterretning. 2. Styret viser til at oppdragsdokumentet stiller nye krav til behandling av saker i UNNstyret, og ber direktøren innarbeide disse i en oppdatert årsplan for styret og fremme denne for behandling i neste styremøte. 3. Styret viser til oppdragsdokumentets krav om at risikostyring skal innarbeides i ledelsens gjennomgang av internkontrollen, og ber om at styresaken om ledelsens gjennomgang etter 1. tertial redegjør for hvordan dette følges opp. Sammendrag Oppdragsdokumentet er Helse Nord RHF sin bestilling til Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN). Til grunn for prioriteringene ligger tidligere års oppdragsdokument samt oppdragsdokumentet fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) for Relevante mål gitt i tidligere oppdragsdokumenter er fortsatt gjeldende. Disse er samlet i en tilleggsliste hvor foretaksspesifikke mål innenfor pasientens helsetjeneste, somatikk, samhandling og forskning er beskrevet. I tillegg kommer protokoller fra foretaksmøter, føringer i statsbudsjett for 2015 og styresaker som omhandler budsjett og investeringer. Saksfremlegget gir en oversikt over rammebetingelsene samt de viktigste strategiske styringssignaler for Spesialisthelsetjenesten skal utvikles slik at den i større grad ivaretar pasientenes behov, verdier og preferanser. Pasientenes muligheter til valg av behandlingssted skal styrkes. Pasienter og brukere skal trekkes aktivt inn i utvikling av egen behandling, og brukerens erfaringer skal vektlegges i utformingen av tjenestetilbudet. Hovedoppgavene i spesialisthelsetjenesten skal løses ved de offentlige sykehusene. Der det er utfordringer med unødvendig lang ventetid på behandling, må en sørge for mer bruk av private aktører. Gode pasientforløp og flere tjenester nær der pasientene bor er sentrale mål.

184 Sak 23/2015 Kreftbehandlingen skal styrkes. Pakkeforløp for kreft er innført, og ledere i sykehuset får ansvar for å identifisere eventuelle flaskehalser i behandlingsforløpet, og samarbeid mellom sykehus og fastleger skal styrkes. Arbeidet med styringssystem for det ytre miljø er et kontinuerlig utviklingsarbeid, og UNN bes om å følge opp gjennom sertifisering slik at sertifikatet holdes ved like. UNN skal i 2015 basere sin virksomhet på de tildelte rammer med resultatkrav i tråd med konsolidert budsjett for 201 5, med et overskudd på 40 mill kr. Direktøren vurderer innfrielse av dette og de øvrige krav som utfordrende, men målet er å yte befolkningen gode og trygge spesialisthelsetjenester innenfor de krav og vilkår som oppdragsdokumentet stiller. Bakgrunn Oppdragsdokumentet 2015 ble vedtatt i foretaksmøte mellom Helse Nord og Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) Oppdragsdokumentet er en viktig del av den totale styringen for å oppnå nasjonale krav til kvalitet og pasientsikkerhet, og uttrykker prioriteringer fra Helse- og omsorgsdepartementet samt styret i Helse Nord RHF. Dokumentet gir en oversikt over mål for samtlige helseforetak i Helse Nord og foretakspesifikke mål for UNN. Saksutredning Foretaksmøtet la til grunn at helseforetakene iverksetter nødvendige tiltak for å innfri kravene i oppdragsdokumentet slik at virksomheten drives innenfor de juridiske, økonomiske og organisatoriske rammene som gjelder for foretaket. Det er utarbeidet en oversiktsliste hvor samtlige oppdrag er beskrevet. Denne listen er sendt til ledergruppen og til de respektive klinikk- og senterledere med ansvar for å levere på de krav oppdragsdokumentet gir. Saker som skal styrebehandles er utvidet. Pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker skal inngå som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og resultatene følges opp i månedlig virksomhetsrapport. Ledelsens gjennomgang (LGG) utvides til også å inneholde risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS), gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø og beredskap. Som del av saken skal styret vurdere helseforetakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. Samtlige saker som skal behandles i styret er beskrevet i oppdragsdokumentet som følger vedlagt. Tjenestene ved UNN skal bygge på kvalitet, respekt og omsorg, og virksomheten skal baseres på tildelte økonomiske midler. Tjenestene skal være pasientorientert og sikre gode pasientforløp innad og mellom de ulike deler av helsetjenesten. Forskning, utdanning og opplæring av pasient er og pårørende skal ivaretas på en god måte. Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram skal gjennomføres, og det skal arbeides med å innfri nasjonale krav til kvalitet og pasientsikkerhet. UNN skal sikre god innregistrering av data til nasjonale medisinske kvalitetsregistre, og bruke registrene aktivt i pasientarbeidet. Flere nye strategier og handlingsplaner fra HOD skal legges til grunn for utvikling av tjenestetilbudet. Dette gjelder både Beredskapsplan for pandemisk influensa, Nasjonalt helseregisterprosjekt, pasientsikkerhetsprogrammet I trygge hender, Handlingsplan mot radikalisering og voldelig ekstremisme, Forebygging av selvmord, Nasjonal overdosestrategi og Nasjonal helseberedskapsplan. Det forutsettes at UNN deltar i lokalt, regionalt og nasjonalt forbedringsarbeid samt i felles prosjekter, og følger opp tiltak og handlingsplaner som initieres av etablerte nasjonale og regionale samarbeidsorganer samt Helse Nord RHF.

185 Sak 23/2015 Resultatkravet for UNN for 2015 er et overskudd på 40 mill kr. For å sikre at de økonomiske kravene oppfylles, er det krav om at tiltaksplaner styrebehandles innen Risikostyring og internkontroll Internkontroll og risikostyring er i stor grad regulert i lover/forskrifter og pålegg fra overordnede myndigheter. I tillegg til at innholdet i ledelsens gjennomgang ivaretar risikostyring og internkontroll, skal det gjøres internkontroll i forhold til om UNNs organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning UNN skal gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i 2015 og bidra til å trappe opp virksomheten i det nyetablerte nasjonale selskapet Sykehusbygg HF i tråd med intensjonene i alle byggeprosjekter over 500 mill kr. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Klima- og miljøtiltak Målet er å sikre oppfølging av gjennomført sertifisering slik at sertifikatet UNN har fått holdes ved like. Et tiltak som er iverksatt er økt bruk av teknologi for å erstatte tjenestereiser. Det er et viktig mål at rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten følges opp og videreføres i 2015, i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Pasientens helsetjeneste Det er et lovpålagt ansvar å bidra til et likeverdig tjenestetilbud og til at ressursene blir utnyttet best mulig. Det er imidlertid store variasjoner i ventetider og effektivitet mellom sykehusene. Mål for 2015 er at gjennomsnittlig ventetid er under 65 dager, ingen fristbrudd, og at det er etablert flere standardiserte pasientforløp. Videre at andelen kreftpasienter som registreres i et definert pakkeforløp er 70 %, det samme for andel pakkeforløp som er gjennomført innen definert standard forløpstid, uavhengig av type pakkeforløp. Somatikk Et foretaksspesifikt mål for UNN er å ta ansvar for å utarbeide felles radiologiske protokoller for utredning/kontroll av kreftpasienter, registrere personskader og rapportere data til NPR i henhold forskrift og veileder. UNN skal styrke tilbudet i gynekologiske avdelinger til abortsøkende kvinner som henvender seg direkte til sykehus. Det skal også etableres stillinger som sosialpediatere med arbeidssted både i Statens barnehus og barneavdeling. Det skal sikres tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i de tverrfaglige diagnosesentrene slik at det er et tilbud til hele befolkningen i regionen. Psykisk helsevern og rusfeltet Oppdragsdokumentet legger opp til at det skal være høyere vekst innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) enn for somatikk på regionnivå. Innen psykisk helsevern skal distriktspsykiatriske sentre og barne- og ungdomspsykiatri prioriteres. Grad av måloppnåelse skal måles blant annet gjennom endring i kostnader, årsverk, ventetid og aktivitet. Pasienter i psykisk helsevern skal så langt det er forsvarlig kunne velge mellom ulike behandlingstilbud, herunder medikamentfritt tilbud. Det skal etableres et samarbeid med Barnevernet slik at barn og unge som har behov for det gis et helhetlig behandlingstilbud.

186 Sak 23/2015 Andel årsverk ved distriktspsykiatriske sentre skal økes i forhold til antall årsverk innen psykisk helsevern i sykehus. Det skal også legges til rette for at helsepersonell jobber mer ambulant. UNN har i tillegg fått fem spesifikke mål innenfor dette fagområdet. UNN skal bidra med kompetanse ved overføringen av LAR-ansvaret til Finnmarksykehuset og Helgelandssykehuset, og benytte tildelte midler i 2014 til å ferdigstille evalueringen av prosjektet Desentralisert vaktsamarbeid ved bruk av videokonferanser innen I tillegg skal UNN gjennomføre vridning av poliklinisk aktivitet fra psykisk helsevern til TSB, øke døgnplasser for barn og ungdom samt øke andelen årsverk for leger og psykologer i forhold til personell med lavere utdanning. Samhandling UNN skal aktivt bidra til en større nasjonal standardisering innenfor IKT-området basert på de styringssignaler som gis i retning av én innbygger og én journal. Videre skal UNN også etablere samhandling med avtalespesialistene. Kvalitet, pasientsikkerhet, smittevern og beredskap Kvalitet Kvaliteten i helsetjenesten varierer for mye, og mange opplever unødvendig venting. Oppdragsdokumentet legger føringer for å gi pasienten mer makt, slik at pasienten blir en aktiv og likeverdig partner. Erfaringer fra arbeidet med pakkeforløp på kreftområdet har synliggjort kravene om helhetlig ledelse. Dette innebærer at UNN må bedre sin evne til å samordne og integrere arbeidsprosesser og faggrupper for å møte pasienter med sammensatte tjenester på tvers av fagområder og enheter. UNN har fått to foretaksspesifikke mål. Innen skal det legges frem en handlingsplan for innføring av automatisert journalundersøkelse for bruk av GTT. Arbeidet skal foregå i nær dialog med Helse Nord RHF. Det skal etableres en organisasjon og en strategi for funksjonell forvaltning av kliniske systemer innenfor radiologi. Etableringen skal skje i samarbeid med øvrige helseforetak i regionen. Pasientsikkerhet Nytt av året er at pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker inngår som en del av sykehusets ordinære aktivitet og resultatene følges opp månedlig. Samarbeidet med Sykehusapoteket Nord HF er igangsatt for å utarbeide og implementere en regional prosedyre for samstemming av legemiddellister inn og ut av sykehus. Det samme gjelder for tiltaket Innføring av generisk ordinering. Smittevern Et langsiktig mål er at innen utgangen av 2016 skal sykehuspåførte infeksjoner som kan forebygges, være lik null. Et tiltak for å nå dette målet er at alle ansatte skal gjennomføre e- læringskurs i håndhygiene. Oppdragsdokumentet gjentar i år oppdraget om å sikre at Nasjonal faglig retningslinje for antibiotikabruk i sykehus skal implementeres og etterleves. Det skal også rapporteres på antibiotikaforbruk årlig, fordelt på antibiotikagrupper og avdelinger. Beredskap UNN skal ha oppdaterte beredskapsplaner for kriser og katastrofer, inkludert epidemier og pandemier på alle nivå. Gjeldende planer skal øves rutinemessig. Det skal gjennomføres risikovurderinger som danner grunnlag for sykehusets legemiddelberedskap inkludert

187 Sak 23/2015 forsyningssikkerhet, på kritisk infrastruktur. Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS-analyser skal behandles særskilt i helseforetakets styre innen Eventuelle avvik skal være lukket innen Personell, utdanning og kompetanse Langsiktige mål om riktig kompetanse og bedre utnyttelse av de samlede personellgruppene, skal nås gjennom målrettet arbeid på flere områder. Et viktig mål blir å sikre tilstrekkelig antall utdanningsstillinger for legespesialiteter, herunder i den nye spesialiteten rus- og avhengighetsmedisin som skal gjennomføres i tråd med Helsedirektoratets rammeverk. Stillinger i onkologi og patologi skal fortsatt prioriteres. Helse-, miljø- og sikkerhetsområdet UNN skal følge opp resultatene fra medarbeiderundersøkelsen (MU) på en systematisk måte, og gi ledere nødvendig støtte til oppfølgingsarbeid samt bidra til å utvikle MU-konseptet og forberede ny undersøkelse i I tillegg til å samordne sin virksomhet under ferieavvikling internt, skal det også gjøres vurderinger på tvers av helseforetakene for å redusere bruk av vikarer. Forskning og innovasjon Ved UNN skal infrastruktur, utprøvingsenheter og støttefunksjoner for kliniske studier styrkes. UNN skal også sikre og vedlikeholde humane miljøgiftanalyser som ledd i global helseforskning. Medvirkning Saken ble forelagt Brukerutvalgets arbeidsutvalg og Arbeidsmiljøutvalget og drøftet med de ansattes organisasjoner i egne møter Saken ble tatt til orientering. Protokoller fra møtene behandles som referatsaker i styremøtet. Vurdering Oppdragsdokumentet ivaretar krav som stilles og oppgaver som pålegges fra overordnede myndigheter. Dokumentet er utviklet og forbedret fra tidligere, og er til hjelp i planlegging og utførelse av helsetjenester i UNN. Oppdragsdokumentet inneholder flere nye krav til UNN samtidig som bestillinger i tidligere oppdragsdokument opprettholdes og videreføres. Selv om oppdragsdokumentet kommer sent i forhold til virksomhetsplanleggingen i foretaket, er de fleste endringer og nye krav kjent fra tidligere gjennom forutgående prosesser. De aller fleste er allerede innarbeidet virksomhetsplanen og dialogavtalene. Den sterke vektlegging av kvalitet og pasientsikkerhet er i tråd med UNNs gjeldende strategier. Det samme gjelder oppdragsdokumentets fokus på gode pasientforløp, brukerorientering og brukermedvirkning. Punktene om risikostyring og internkontroll er likeledes i tråd med pågående utviklingsarbeid i UNNs systemer for å sikre god kvalitet i alle ledd i virksomheten, men særlig kravet om systematisk risikostyring er det fortsatt utfordrende å implementere. For å skaffe rom til videreutvikling av helsetjenestene, inkludert nødvendige investeringer, er det sentralt å fokusere på riktige prioriteringer. Aktivitet som ikke er nødvendig, eller som kan utføres like bra eller bedre i primærhelsetjenesten, skal ikke utføres i spesialisthelsetjenesten. Oppfølging av samhandlingsreformen og data fra SKDE for å oppnå

188 Sak 23/2015 et likeverdig tilbud til befolkningen uavhengig av bosted, samt gode rutiner for oppfølging av kronikere er viktige områder å fokusere på for å skaffe rom til å utvikle UNN videre som et godt universitetssykehus. På samme måte vil fortsatt satsing på systematisk arbeid med forbedring av pasientforløp understøtte samme målsetting. Til hjelp i rapporteringer og for å sikre fokus på gjennomføring, vil nye krav i oppdragsdokumentet bli lagt inn som en del av klinikkenes- og sentrenes dialogavtaler. Kravene i oppdragsdokumentet gjenspeiles også i styrets dialogavtale med direktøren. Rapporteringen til styret vil i stor grad inngå i den ordinære virksomhetsrapporteringen. Vedlagt følger en oversikt over samtlige mål/oppdrag fra årets oppdragsdokument. I oversikten fremgår også hvilke frister de ulike oppdragene har fått. Fordelingen mellom klinikker og sentre, fremgår også i eget vedlegg. Konklusjon Oppdragsdokumentet 2015 opprettholder krav fra tidligere år og innfører endel nye krav. De valgte styringsparameterne samt andre kvalitetsindikatorer som det skal leveres på, er omfattende, men vil gi et mest mulig samlet bilde av kvalitet, pasientsikkerhet og brukerorientering i tjenesten. Direktøren legger til grunn at nødvendige tiltak iverksettes for å innfri kravene i årets oppdragsdokument, og at kravene innarbeides i dialogavtalene av klinikk- og senterledere. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: 1. Oppdragsdokument 2015 fra Helse Nord RHF 2. Oppdragene fordelt mellom klinikker og sentre i UNN

189 Sak 23/ vedlegg 1 Oppdragsdokument 2015 Fra Helse Nord RHF til helseforetakene Vedtatt i styret i Helse Nord RHF 4. februar 2015

190 Sak 23/ vedlegg 1 Helse Nord tilstreber å planlegge langsiktig og tydelig. Vi ser sammenheng mellom våre viktigste plandokumenter og våre formål: pasientbehandling, opplæring av pasienter og pårørende, utdanning av helsepersonell, samt forskning. Oppdragsdokumentet er en svært viktig del av den totale styringen for å nå våre mål. Figur 1 illustrerer sammenhengen mellom våre plandokumenter. Figur 1 Plandokumentenes sammenheng i Helse Nord 2