Universitetssykehuset Nord-Norge HF

Transkript

1 I N N K A L L I N G Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtetid Tirsdag 24. mars kl og onsdag 25. mars 2015 kl Møtested Scandic Havet, Bodø

2 MØTEINNKALLING Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Bodø, Scandic Havet Dato: 24.3 og 25.3 Tid: 16:00 og 09:00 Forfall meldes direktørens forkontor, telefon eller til Vararepresentanter møter kun ved særskilt innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Eivind Mikalsen Medlem Erling Espeland Medlem Hanne Frøyshov Medlem Hanne CS Iversen Medlem Helga Marie Bjerke Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Rune Moe Medlem Tom Sottinen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Observatør Leder Brukerutvalget

3 Saksnr Innhold ST 16/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 17/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet ST 18/2015 Kvalitets- og virksomhetsrapport januar og februar ST 19/2015 Tilsynsrapport eksterne tilsyn ST 20/2015 Årlig melding 2014 ST 21/2015 Tertialrapport 3/2014 for utbyggingsprosjekter ST 22/2015 Årsregnskap 2014 med Årsberetningen ST 23/2015 Oppdragsdokument 2015 ST 24/2015 Ledelsens gjennomgang ST 25/2015 Investeringer og økonomisk bærekraft ST 26/2015 Regulering av direktørlønn legges fram ved behandling av saken ST 27/2015 Henvendelse fra en ansatt unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Flv legges fram ved behandling av saken ST 28/2015 Orienteringssaker Skriftlige orienteringer: 1. Status regional geriatriplan 2. Nytt pasienthotell status og driftskonsept 3. PET-senteret - driftsøkonomi Muntlige orienteringer: 4. Alvorlig hendelse unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Hpl. 21, jf. 23 ST 29/2015 Referatsaker 1. Udatert uttalelse fra Kommunestyret i Lyngen, mottatt her , angående pågående omorganisering av ambulansetjenesten. 2. Udatert brev fra Nordreisa KrF, mottatt her , vedrørende Høyere - ikke lavere prioritering av beredskap. 3. Brev fra ordfører i Skjervøy og ordfører i Kvænangen, datert , vedrørende kutt i rutetilbud samt fremtidig ambulanseberedskap i området Kvænangen/Skjervøy. 4. Uttalelse fra Lødingen Kommunestyre 12. februar 2015, vedrørende Nei til reduksjon av ambulanseberedskap. 5. Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert , vedrørende oppnevning av 26 ordinære medlemmer av HelseOmsorg21-rådet. 6. Protokoll fra styremøte i Helse Nord Referat fra drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og vernetjenesten Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra møte i AMU Protokoll drøftingsmøte reisepolicy Referat fra møtet i Kvalitetsutvalget ST 30/2015 Eventuelt

4 ST 16/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste

5 Sak 17/2015 Saksnr Utvalg Møtedato 17/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Reidun Holm Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet 11. februar Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg Sak 17 side 1

6 Sak 17/ vedlegg 1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Tromsø, Adm. Møterom D1-707 Dato: Tid: 9: Navn Funksjon Representerer Olav Helge Førde Nestleder Eivind Mikalsen Medlem Deltok pr telefon Erling Espeland Medlem Hanne Frøyshov Medlem Hanne CS Iversen Medlem Helga Marie Bjerke Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Rune Moe Medlem Tom Sottinen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Observatør Leder Brukerutvalget Forfall: Jorhill Andreassen Leder Sak 17 side 2

7 Sak 17/ vedlegg 1 Fra administrasjonen møtte: Tor Ingebrigtsen Elin Gullhav Gry Andersen Hans-Petter Fundingsrud Tove Skjelbakken Jon Mathisen Bjørn-Yngvar Nordvåg Magnus Hald Kristian Bartnes Susann Bäckström Arthur Revhaug Gina M. Johansen Grethe Andersen Hilde Pettersen Kari Brøndbo Leif Hovden administrerende direktør kst. viseadministrerende direktør klinikksjef ved Diagnostisk klinikk kst. klinikksjef ved Barne- og ungdomsklinikken kst. klinikksjef ved Medisinsk klinikk klinikksjef ved Akuttmedisinsk klinikk klinikksjef ved Nevro-, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken klinikksjef ved Psykisk helseog rusklinikken klinikksjef ved Hjerte- og lungeklinikken kst. senterleder ved Nasjonalt senter for telemedisin/ samhandling kst. senterleder for Fag- og forskningssenteret drifts- og eiendomssjef økonomisjef/ kst. stabssjef kommunikasjonssjef HR-sjef administrasjonssjef Sak 17 side 3

8 Sak 17/ vedlegg 1 ST 1/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner innkalling og saksliste til styremøtet med de endringer som fremkom under behandling av saken (endringer i kursiv) Saksnr. Innhold ST 1/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 2/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet ST 3/2015 Kvalitets- og virksomhetsrapport november/desember 2014 ST 4/2015 Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging ST 5/2015 Idéfaseprosjekt UNN Åsgård ST 6/2015 Oppfølgingssak budsjett 2015 ST 7/2015 Oppsummering styrevedtak 2014 ST 8/2015 Evaluering styrets arbeid ST 9/2015 Styrets årsplan 2015 ST 10/2015 Oppnevning av valgstyre ST 11/2015 Dialogavtale mellom styret og direktør ST 12/2015 Regulering av direktørlønn utsettes til neste møte ST 13/2015 Orienteringssaker Skriftlige orienteringer: 1. Vestibyleprosjektet 2. Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen 3. Medarbeiderundersøkelsen 4. Håndheving av røykfrihet 5. Orientering om opprettelse av dialyse på Sonjatun 6. Høringssvar fra UNN: NOU 2014:12, Åpent og rettferdig prioriteringer i helsetjenesten Muntlige orienteringer: 7. Tromsø kommunes planer om helsehus 8. Henvendelse til styret fra en ansatt 9. Alvorlig hendelse unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Hpl. 21, jf Anbudssituasjonen for A-fløya unntatt offentlighet i medhold av Offl. 23 tredje ledd jf Fvl forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. ST 14/2015 Referatsaker 1. Udatert brev fra Balsfjord kommune, mottatt her , vedrørende evt. nedleggelse av Kløvertun. 2. Uttalelse fra Bardu kommunestyre datert vedrørende opprettholdelse av ambulanseberedskapen. 3. Melding om vedtak fra Eldrerådet i Skånland vedrørende ambulanseberedskapen. 4. Interpellasjon fra Troms fylkesting: Satsing eller kutt innen rus og psykiatri i nord? 5. Uttalelse fra Troms fylkesting : Nei til reduksjon av ambulanseberedskapen. Sak 17 side 4

9 Sak 17/ vedlegg 1 6. Brev fra Midt-Troms Regionråd datert vedrørende akuttmedisinske tjenester fra UNN. 7. Brev fra LHL s lokallag datert vedrørende kutt i vikarordning for ambulansepersonell. 8. Brev fra Ofoten regionråd datert vedrørende eget PET-senter i Nord-Norge og videre utvikling av UNN-Narvik. 9. Brev fra tillitsvalgte leger ved Psykisk helseog rusklinikken (PHRK) vedrørende nedprioritering av psykisk helse og rus ved UNN. 10. Brev fra Tromsø-områdets regionråd datert vedrørende psykisk helsetilbud. 11. Brev fra Tromsø kommune datert vedrørende ferdigbehandlede/utskrivningsklare pasienter på UNN Brev fra UNN til Tromsø kommune datert vedrørende utskrivningsklare pasienter. 13. E-post fra avdelingsdirektør Cathrine Dammen i Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende responstider i ambulansetjenesten. 14. Kopi av svarbrev til Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende responstider i ambulansetjenesten. 15. Uttalelse fra møtet i Harstad kommunestyre Vårt lokalsykehus. 16. Referat fra OSO-møtet Brev fra UNN til Helse Nord datert vedrørende inntektsmodell somatikk. 18. Brev fra Gimleveien 12 Eiendom AS til UNN datert vedrørende Gimleveien Brev fra UNN til Gimleveien 12 Eiendom AS datert vedrørende Gimleveien Referat fra drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og vernetjenesten Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra ekstraordinært møte i AMU Referat fra møte i AMU Brav fra Helse Nord til UNN datert vedrørende UNN HF sine innspill til plan Brev fra UNN til Helse Nord datert vedrørende søknad om utvidet investeringsramme Renovering Bygg 7 UNN Åsgård. 26. Brev fra Helse Nord datert vedrørende investeringsramme Renovering bygg 7 Åsgård. 27. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Referat fra møtet i Brukerutvalget Referat fra møtet i Kvalitetsutvalget Høringsuttalelse fra Brukerutvalget datert vedrørende prioriteringer i helsetjenesten 31. Protokoll fra foretaksmøte Protokoll fra styremøte i Helse Nord ST 15/2015 Eventuelt Sak 17 side 5

10 Sak 17/ vedlegg 1 ST 2/2015 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet ST 3/2015 Kvalitets- og virksomhetsrapport november/desember 2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Direktøren la frem endret innstilling til vedtak (endringer i kursiv): 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Kvalitets- og virksomhetsrapporten for desember 2014 til orientering. 2. Styret konstaterer at endringer i pasientrettighetslovgivningen medfører at alle pasienter får rett til behandling innen en juridisk bindende frist fra , og at UNN har for mange langtidsventende. 3. Styret ber om at arbeidet med å redusere antall langtidsventende prioriteres. Styret har som mål at ingen skal vente mer enn 6 mnd på behandling i UNN. Direktøren bes fremlegge en plan for reduksjon av antall langtidsventende til neste møte. Planen skal inkludere ett tiltak for nærmere samarbeid med private avtalespesialister. Representant Hanne Frøyshov fremsatte forslag om følgende endring av pkt 3 - siste setning: Planen skal risikovurdere to alternativer: Et tiltak for nærmere samarbeid med private avtalespesialister og et tiltak ved å bemanne opp tilgjengelige operasjonsstuer UNN Harstad /Narvik slik at vi får økt operasjonskapasitet i egen regi. Videre fremsatte Frøyshov forslag om følgende nytt punkt (4) i vedtaket: Styret ber om at det tas inn i virksomhetsrapporten, antall liggedøgn sammenholdt med antall faktiske tilgjengelige senger som er hentet fra Dips og dermed vil gjenspeile de faktiske tallene med minst mulig risiko for feilmålinger. Sak 17 side 6

11 Sak 17/ vedlegg 1 Styreleder tok innstillingens første to punkter opp til avstemming. Enstemmig vedtatt. Styreleder satte Hanne Frøyshov sitt første forslag opp mot innstillingens pkt 3. Forslaget falt mot én stemme. Styreleder tok deretter Hanne Frøyshov sitt forslag om nytt punkt opp til avstemming. Forslaget falt mot to stemmer. Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Kvalitets- og virksomhetsrapporten for desember 2014 til orientering. 2. Styret konstaterer at endringer i pasientrettighetslovgivningen medfører at alle pasienter får rett til behandling innen en juridisk bindende frist fra , og at UNN har for mange langtidsventende. 3. Styret ber om at arbeidet med å redusere antall langtidsventende prioriteres. Styret har som mål at ingen skal vente mer enn 6 mnd på behandling i UNN. Direktøren bes fremlegge en plan for reduksjon av antall langtidsventende til neste møte. Planen skal inkludere tiltak for nærmere samarbeid med private avtalespesialister. ST 4/2015 Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar saken om aktivitetsbasert bemanningsplanlegging til orientering, og ber om at satsingen videreføres i henhold til de planene saken redegjør for. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar saken om aktivitetsbasert bemanningsplanlegging til orientering, og ber om at satsingen videreføres i henhold til de planene saken redegjør for. Sak 17 side 7

12 Sak 17/ vedlegg 1 ST 5/2015 Idéfaseutredning for arealer til psykisk helseog rusbehandling ved UNN Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner oppstart av idéfaseutredning for arealer til psykisk helseog rusbehandling i Tromsø, i tråd med mandatet i styringsdokumentet. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner oppstart av idéfaseutredning for arealer til psykisk helseog rusbehandling i Tromsø, i tråd med mandatet i styringsdokumentet. ST 6/2015 Oppfølgingssak budsjett 2015 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Styret ba direktøren om en orientering knyttet til kapasitetsutfordringer for ambulansetjenesten jf. siste tids oppmerksomhet i media. Klinikksjef for Akuttmedisinsk klinikk, Jon Mathisen, orienterte styret. Administrerende direktør presenterte en endret innstilling til vedtak (endringer i kursiv): 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF er fornøyd med at tiltaksarbeidet kvalitetssikres og detaljeres, og forutsetter at arbeidet fortsetter til risikoen i totalbudsjettet er på et akseptabelt nivå. 2. Styret ber direktøren sørge for at det fortløpende iverksettes kompenserende tiltak ved eventuell manglende effekt av vedtatt tiltakspakke, samt at styret blir oppdatert på risiko og tiltaksarbeid i Kvalitets- og virksomhetsrapporten for januar i styremøtet i mars. 3. Styret er fornøyd med at det er utviklet tiltak i Psykisk helseog rusklinikken som løser den korrigerte omstillingsutfordringen uten å redusere sengetallet i form av nedleggelse av en døgnenhet. Styret forutsetter at utredningen og risikovurderingen som er gjort i forbindelse med nedleggelse av en døgnpost innenfor psykisk helsevern for voksne, inngår som i grunnlagsmaterialet i arbeidet med ny struktur og organisasjonsplan for Psykisk helseog rusklinikken. 4. Styret godkjenner prosess- og fremdriftsplanen for utredning av bilambulansetjenesten og er fornøyd med at planen ivaretar bred involvering av kommuner og brukerorganisasjoner. Sak 17 side 8

13 Sak 17/ vedlegg 1 5. Styret tar investeringsbudsjettet for 2015 til foreløpig orientering. Styret tar til etterretning at prognosen for bruk av investeringsmidler i 1. tertial er 30 mill kr, og ber Helse Nord RHF om å godkjenne disse investeringene. Styret viser til at UNNs investeringsramme vil bli revurdert av Helse Nord RHF i forbindelse med behandling av budsjettregulering nr. 1 i RHF-styret, og ber administrerende direktør om å legge frem forslag til endelig investeringsbudsjett for UNN for 2015 til behandling i styret etter dette. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF er fornøyd med at tiltaksarbeidet kvalitetssikres og detaljeres, og forutsetter at arbeidet fortsetter til risikoen i totalbudsjettet er på et akseptabelt nivå. 2. Styret ber direktøren sørge for at det fortløpende iverksettes kompenserende tiltak ved eventuell manglende effekt av vedtatt tiltakspakke, samt at styret blir oppdatert på risiko og tiltaksarbeid i Kvalitets- og virksomhetsrapporten for januar i styremøtet i mars. 3. Styret er fornøyd med at det er utviklet tiltak i Psykisk helseog rusklinikken som løser den korrigerte omstillingsutfordringen uten å redusere sengetallet i form av nedleggelse av en døgnenhet. Styret forutsetter at utredningen og risikovurderingen som er gjort i forbindelse med nedleggelse av en døgnpost innenfor psykisk helsevern for voksne, inngår i grunnlagsmaterialet i arbeidet med ny struktur og organisasjonsplan for Psykisk helseog rusklinikken. 4. Styret godkjenner prosess- og fremdriftsplanen for utredning av bilambulansetjenesten og er fornøyd med at planen ivaretar bred involvering av kommuner og brukerorganisasjoner. 5. Styret tar investeringsbudsjettet for 2015 til foreløpig orientering. Styret tar til etterretning at prognosen for bruk av investeringsmidler i 1. tertial er 30 mill kr, og ber Helse Nord RHF om å godkjenne disse investeringene. Styret viser til at UNNs investeringsramme vil bli revurdert av Helse Nord RHF i forbindelse med behandling av budsjettregulering nr. 1 i RHF-styret, og ber administrerende direktør om å legge frem forslag til endelig investeringsbudsjett for UNN for 2015 til behandling i styret etter dette. ST 7/2015 Oppsummering av styrevedtak 2014 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppsummeringen av styrets vedtak i 2014 til orientering. Sak 17 side 9

14 Sak 17/ vedlegg 1 Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar oppsummeringen av styrets vedtak i 2014 til orientering. ST 8/2015 Evaluering av styrets arbeid Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar resultatene fra evalueringen av styrets arbeid til etterretning. 2. Styret vil for inneværende periode vektlegge egne utviklingsområder knyttet til eget arbeid. 3. Styret ber administrerende direktør formidle relevante resultater til Helse Nord RHF gjennom Årlig melding i tråd med kravet i styreinstruksen. Oppsummering Styret sluttbehandler saken på et senere tidspunkt. ST 9/2015 Styrets årsplan 2015 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Styrets årsplan Styreseminaret/møtet som er planlagt til flyttes til Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Styrets årsplan Styreseminaret/møtet som er planlagt til flyttes til Sak 17 side 10

15 Sak 17/ vedlegg 1 ST 10/2015 Oppnevning av valgstyre Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) oppnevner følgende medlemmer til valgstyre ved UNN: - Hilde Annie Pettersen og Leif Hovden fra arbeidsgiversiden - Monica Fyhn Sørensen og Randi Steinli Pedersen fra arbeidstakerorganisasjonene Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) oppnevner følgende medlemmer til valgstyre ved UNN: - Hilde Annie Pettersen og Leif Hovden fra arbeidsgiversiden - Monica Fyhn Sørensen og Randi Steinli Pedersen fra arbeidstakerorganisasjonene ST 11/2015 Dialogavtale mellom styret og administrerende direktør Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner forslaget til dialogavtale for 2016 for administrerende direktør. 2. Styret ber om at direktøren legger egen dialogavtale til grunn for virksomhetsplanleggingen for Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner forslaget til dialogavtale for 2016 for administrerende direktør. 2. Styret ber om at direktøren legger egen dialogavtale til grunn for virksomhetsplanleggingen for Sak 17 side 11

16 Sak 17/ vedlegg 1 ST 12/2015 Regulering av direktørlønn Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saken ble utsatt. ST 13/2015 Orienteringssaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Skriftlig orientering Muntlig orientering 1. Vestibyleprosjektet 2. Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen 3. Medarbeiderundersøkelsen 4. Håndheving av røykfrihet 5. Orientering om opprettelse av dialyse på Sonjatun 6. Høringsuttalelse fra UNN; NOU 2014:12, 7. Tromsø kommunes planer for helsehus 8. Henvendelse til styret fra en ansatt 9. Alvorlig hendelse unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Hpl. 21, jf Anbudssituasjonen for A-fløya unntatt offentlighet i medhold av Offl. 23 tredje ledd jf Fvl forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. ST 14/2015 Referatsaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Sak 17 side 12

17 Sak 17/ vedlegg 1 1. Udatert brev fra Balsfjord kommune, mottatt her , vedrørende evt. nedleggelse av Kløvertun. 2. Uttalelse fra Bardu kommunestyre datert vedrørende opprettholdelse av ambulanseberedskapen. 3. Melding om vedtak fra Eldrerådet i Skånland vedrørende ambulanseberedskapen. 4. Interpellasjon fra Troms fylkesting: Satsing eller kutt innen rus og psykiatri i nord? 5. Uttalelse fra Troms fylkesting : Nei til reduksjon av ambulanseberedskapen. 6. Brev fra Midt-Troms Regionråd datert vedrørende akuttmedisinske tjenester fra UNN. 7. Brev fra LHL s lokallag datert vedrørende kutt i vikarordning for ambulansepersonell. 8. Brev fra Ofoten regionråd datert vedrørende eget PET-senter i Nord-Norge og videre utvikling av UNN-Narvik. 9. Brev fra tillitsvalgte leger ved Psykisk helseog rusklinikken (PHRK) vedrørende nedprioritering av psykisk helse og rus ved UNN. 10. Brev fra Tromsø-områdets regionråd datert vedrørende psykisk helsetilbud. 11. Brev fra Tromsø kommune datert vedrørende ferdigbehandlede/utskrivningsklare pasienter på UNN Brev fra UNN til Tromsø kommune datert vedrørende utskrivningsklare pasienter. 13. E-post fra avdelingsdirektør Cathrine Dammen i Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende responstider i ambulansetjenesten. 14. Kopi av svarbrev til Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende responstider i ambulansetjenesten. 15. Uttalelse fra møtet i Harstad kommunestyre Vårt lokalsykehus. 16. Referat fra OSO-møtet Brev fra UNN til Helse Nord datert vedrørende inntektsmodell somatikk. 18. Brev fra Gimleveien 12 Eiendom AS til UNN datert vedrørende Gimleveien Brev fra UNN til Gimleveien 12 Eiendom AS datert vedrørende Gimleveien Referat fra drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og vernetjenesten Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra ekstraordinært møte i AMU Referat fra møte i AMU Brav fra Helse Nord til UNN datert vedrørende UNN HF sine innspill til plan Brev fra UNN til Helse Nord datert vedrørende søknad om utvidet investeringsramme Renovering Bygg 7 UNN Åsgård. 26. Brev fra Helse Nord datert vedrørende investeringsramme Renovering bygg 7 Åsgård. 27. Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Referat fra møtet i Brukerutvalget Referat fra møtet i Kvalitetsutvalget Høringsuttalelse fra Brukerutvalget datert vedrørende prioriteringer i helsetjenesten 31. Protokoll fra foretaksmøte Sak 17 side 13

18 Sak 17/ vedlegg Protokoll fra styremøte i Helse Nord Innstilling til vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. ST 16/2015 Eventuelt Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Ingen saker. Tromsø, 14. februar 2015 Jorhill Andreassen (sett) Olav Helge Førde Eivind Mikalsen Erling Espeland Hanne Frøyshov Hanne CS Iversen Helga Marie Bjerke Jan Eivind Pettersen Mai-Britt Martinsen Rune Moe Tom Sottinen Tove Skjelvik Sak 17 side 14

19 Sak 18/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 18/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Grethe Andersen Saksbehandler: Thomas Krogh Kvalitets- og virksomhetsrapport januar og februar 2015 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Kvalitets- og virksomhetsrapporten for januar og februar 2015 til orientering. 2. Styret ber om få seg forelagt en egen orienteringssak om arbeidet med å redusere antall langtidsventende i neste styremøte. 3. Styret er ikke fornøyd med det økonomiske resultatet hittil i år, og ber om å få seg forelagt en oppdatert og detaljert gjennomgang av risikoen i samtlige tiltak i Kvalitetsog virksomhetsrapporten i styremøtet i april. Styret ber direktøren vurdere kompenserende tiltak dersom gjennomgangen viser høyere risiko for avvik fra eiers styringskrav enn akseptabelt. 4. Styret godkjenner at det investeres i medisinteknisk utstyr for til sammen 9,0 mill kr som direktøren vurderer som nødvendig for å opprettholde normal drift. Sammendrag Denne saken viser at gjennomsnittlig ventetid ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) per februar er 77 (-1) dager (med rett til prioritert helsehjelp 57 (-2) og uten rett 95 (+2) dager). Ved utgangen av februar hadde pasienter ventet mer enn ett år på behandling (+27 %). Antall fristbrudd ved månedsskiftet var 92. Epikriseandel innen syv dager var 74 % og 87 % for henholdsvis somatisk virksomhet og psykisk helsevern, mens andel strykninger fra planlagt operasjonsprogram var 4 % i februar. Gjennomsnittlig antall månedsverk per februar ved UNN er I tillegg leies det inn helsepersonell tilsvarende ti månedsverk. Sykefraværet i januar var 9,2 %. Regnskap for februar viser et budsjettavvik på -6,4 mill kr, som gir et akkumulert budsjettavvik på -6,6 mill kr. For februar har driftsinntektene et avvik på -9,7 mill kr, mens driftskostnadene har et avvik på +2,1 mill kr (finansresultatet er +1,2 mill kr). Sak 18 side 1

20 Sak 18/2015 Det har vært gjennomført en ny runde med oppfølgingsmøter som viser at risikoen i UNNs totale budsjett er fremdeles for høy. Alle tiltak vil bli risikovurdert på nytt og gjennomgått i en ekstraordinær budsjettkonferanse med målsetning om å redusere risikoen i allerede vedtatte planer, samt vurdere nødvendighet av og eventuelt identifisere kompenserende tiltak. Direktøren er fornøyd med at UNN i høy grad etterlever de nasjonale krav på pakkeforløp kreft. Arbeidet med å redusere antall langtidsventende er i gang med mål om at ingen pasienter skal vente mer enn seks måneder for behandling på UNN. Bakgrunn Kvalitets- og virksomhetsrapporten for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) presenterer resultater rundt helseforetakets satsningsområder, og er bygget opp rundt virksomhetstallene innenfor kvalitet, økonomi, og helse, miljø og sikkerhet. Rapporten oversendes Helse Nord RHF hver måned, og er en viktig del av styringsdata både på foretaksog konsernnivå. Formål Kvalitets- og virksomhetsrapporten skal gi nødvendig ledelsesinformasjon om hvordan UNN ligger an i forhold til eiers krav og interne satsningsområder. Saksutredning Kvalitet Status i pasientforløpene vil bli gitt i marsrapporten. Utover dette vil hovedfokuset i 2015 være kreftpakkeforløpene. Fra UNN HF er det for de to første månedene rapportert inn pakkeforløpskoder til NPR for alle de fire kreftpakkeforløpene (brystkreft, tykk- og endetarmkreft, prostatakreft og lungekreft). I januar ble 77 av 86 innrapporterte forløp godkjent som grunnlag for rapportering. Av disse var 63 (82 %) innen frist. I februar var 225 av 291 forløp innen frist (77 %). Gjennomsnittlig ventetid for pasienter som ble tatt til behandling fra venteliste per februar var 77 (median 53) dager. Dette er en dag mindre enn på samme tid i fjor. Rettighetspasientene ventet i gjennomsnitt 57 (median 40) dager, mens pasienter uten rett til prioritert helsehjelp ventet 95 (median 64) dager. Ventetiden for de som fortsatt står på venteliste er 122 dager. Dette er en økning på ti dager sammenlignet med i fjor. Rettighetspasientene har i gjennomsnitt stått 55 dager på venteliste, mens de uten rett til prioritert helsehjelp har stått 150 dager. Ved utgangen av februar var det pasienter som hadde stått over ett år på venteliste. Dette er en økning på 264 (+27 %) sammenlignet med samme tid i fjor. Nevro- og ortopediklinikken har flest med 959 (78 %) av alle langtidsventende. Antall pasienter som ikke møtte til avtalt poliklinisk konsultasjon i februar var og er redusert med 200 (-14 %) sammenlignet med samme tid i fjor. Sak 18 side 2

21 Sak 18/2015 Antall fristbrudd ved utgangen av februar var 92 (2 % av rettighetspasientene). Dette er nesten halvering av antall fristbrudd på samme tid i fjor. Nivået har det siste halvåret stabilisert seg rundt 100 fristbrudd. Andelen epikriser sendt innen syv dager var i februar 74 % og 87 % for henholdsvis somatisk virksomhet og psykisk helsevern. Gjennomsnittlig antall korridorpasienter per dag var 17 i februar. Andelen strykninger av planlagte operasjoner var i februar 4 %. Aktivitet Antall pasientkontakter innen somatisk virksomhet er per februar noe lavere (-2 %) enn plan. Antall polikliniske dagbehandlinger har størst avvik mot plan (-14 %), men det er også nedgang for heldøgn (-4 %), innlagte dagopphold (-1 %) og polikliniske konsultasjoner (-2 %). Antall DRG-poeng er betydelig lavere enn plan (-6 %). Hovedårsaken er generell aktivitetsnedgang, men skyldes også en annen pasient- og behandlingsmiks som gir lavere DRG-vekter. Antall utskrivningsklare døgn innen somatisk virksomhet økte med 143 (+10 %) sammenlignet med samme tid i fjor. Innen psykisk helsevern har det vært en nedgang på 123 utskrivningsklare døgn (-19 %). Antall laboratorieanalyser er høyere enn plan (+6 %), mens antall røntgenundersøkelser er noe lavere (-2 %). Aktiviteten innen psykisk helsevern for voksne er lavere enn plan (-6 %). Det samme gjelder aktiviteten innen psykisk helsevern for barn og unge (-14 %). Innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) er aktiviteten høyere enn plan (+8 %). Personal Antall månedsverk i februar var Dette gir et gjennomsnitt hittil i år på 6 246, som er en økning på 24 månedsverk (+0,4 %) sammenlignet med i fjor. I tillegg leies det i gjennomsnitt syv sykepleiermånedsverk og tre legemånedsverk fra byrå. Det foreligger nå trenddata ett år bakover i tid som viser at bruken av innleie går ned. Sykefraværet i januar var 9,2 %. Dette er en økning på 0,3 prosentpoeng sammenlignet med samme måned i Sykefraværsprosenten gjenspeiler at det i gjennomsnitt var 344 ansatte borte fra UNN hver dag i januar. I januar var det registrert to egenmeldinger i GAT hvor fraværet ble oppgitt å være arbeidsrelatert. 535 ansatte ble registrert med sykemelding utover 16 dager, hvorav 242 (45,2 %) var graderte. Målet er at 50 % av sykemeldingene skal være gradert. Kommunikasjon Nyheten om at avdelingslederen ved Røntgenavdelingen har sagt opp jobben, blir omtalt bredt i media. Pingvinrevyen får god omtale i flere nordnorske aviser, mens nyhetssaken om Trond Mohns bidrag til PET-senteret i Tromsø også får mange oppslag basert på pressemelding fra UNN. Artikler relatert til fremtidig ambulanseberedskap i UNN står for 12 av 20 artikler med negativ innfallsvinkel i februar. Økonomi UNN har for 2015 et overskuddskrav på 40 mill kr. Regnskapet for februar viser et avvik på -3,1 mill kr, som gir et budsjettavvik på -6,4 mill kr. Akkumulert per februar er det et budsjettavvik på -6,6 mill kr. Driftsinntektene for februar viser et avvik på -9,7 mill kr hvor av ISF-inntektene Sak 18 side 3

22 Sak 18/2015 utgjør 8,4 mill kr. Driftskostnadene har et avvik på +2,1 mill kr. Finanspostene har et positivt avvik på 1,2 mill kr. Det er gjennomført en ny serie med oppfølgingsmøter (vedlegg 2). Gjennomføringsplanene for tiltakene er generelt ytterligere konkretisert siden forrige gjennomgang, og planene er i stor grad lastet opp i dialogavtalene. Det er likevel fremdeles risiko i UNNs totale budsjett for Detaljert oversikt over hvert enkelt tiltak og vurdering av den totale risikoen er under utarbeidelse og vil bli gjennomgått i ekstraordinær budsjettkonferanse i direktørens ledergruppe 24. mars. Hovedtemaet for konferansen er hvordan vi håndterer uløst omstilling og reduserer risikoen tilstrekkelig for å sannsynliggjøre budsjettbalanse i I februar 2015 er det forbrukt 45,7 mill kr av investeringsrammen på 799 mill kr. Inkludert forpliktelser (godkjente investeringer som er igangsatt, men ikke mottatt) har vi disponert 111,3 mill kr hittil i år. Av investeringsrammen utgjør PET-senteret 163 mill kr som er en foreløpig investeringsramme for 2015 og kan bli endret. Likviditeten per februar er 82 mill kr, men den forventes økt i mars. Dette som følge av utbetaling av låneopptak i forbindelse med A-fløya og at Helse Nord RHF har valgt å styrke egenkapitalen og likviditeten for å redusere interne lån mellom RHF og helseforetakene. Medvirkning Saken er forelagt brukernes arbeidsutvalg, arbeidsmiljøutvalg samt ansattes organisasjoner og vernetjenesten i egne møter 9., 10. og På angjeldende tidspunkter var kun januarrapporten klargjort, og ansattes organisasjoner ba derfor om å få en egen drøftingsrunde etter at februartallene var ferdigstilt. Saken om januartallene ble tatt til orientering, og protokollene fra ovennevnte møter vil bli behandlet som egne referatsaker til styremøtet. Vurdering Pakkeforløpskoding for fire kreftformer er innført fra årsskiftet, og flere vil bli innført i løpet av Direktøren er fornøyd med at rapportering fra Norsk Pasientregister hittil viser at UNN i høy grad oppfyller nasjonale krav om forløpstider. Antall langtidsventende har vært stabilt høyt over tid og vi ser at ventetiden for de som fortsatt står på venteliste øker. Styret vedtok i forrige møte en målsetting om at ingen skal vente mer enn seks måneder på behandling. Direktøren legger nå stor vekt på å følge opp dette. Det er stilt krav om at samtlige klinikker som har langtidsventende skal analysere dette i detalj og utarbeide en konkret plan for å nå styrets mål innen Planene vil bli lagt frem for styret i en egen orienteringssak i neste møte. Det er viktig at styret er innforstått med at arbeidet med å redusere antall langtidsventende, vil medføre at gjennomsnittlig rapportert ventetid for de som er avviklet fra venteliste vil øke. Aktiviteten er noe lavere enn plan på de fleste virksomhetsområdene. UNN har et høyt aktivitetsnivå med flere pasientkontakter per 1000 innbyggere enn landsgjennomsnittet, og noe lavere aktivitet gir derfor i seg selv ikke grunn til bekymring. Det er derimot bekymringsfullt at endret aktivitet synes å bidra til lavere ISF- enn budsjettert. Direktøren vil følge dette tett i tiden fremover. Manglende effekt av store tiltak som kodeforbedring og overgang fra døgn- til dagbehandling, i tillegg til andre risikoelementer i totalbudsjettet vil bli gjennomgått i ekstraordinær budsjettkonferanse i ledergruppen 24. mars. Direktøren har tett oppfølging med alle klinikker og sentre og vurderer fortløpende om kompenserende tiltak må iverksettes. Sak 18 side 4

23 Sak 18/2015 Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg 1. Kvalitets- og virksomhetsrapporten for februar Risiko og tiltak budsjett 2015 Sak 18 side 5

24 Sak 18/ vedlegg 1 UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF Kvalitets- og virksomhetsrapport Februar Sak 18 side 6

25 Sak 18/ vedlegg 1 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 1 Kvalitet... 3 Pakkeforløp- kreftbehandlling... 3 Ventelister... 4 Ventetid... 4 Fristbrudd... 6 Korridorpasienter... 9 Strykninger... 9 Epikrisetid... 9 Aktivitet Somatisk virksomhet Psykisk helsevern voksne Psykisk helsevern barn og unge Tverrfaglig spesialisert rusbehandling Samhandling Utskrivningsklare pasienter Forbruksrater Personal Bemanning Sykefravær Kommunikasjon Sykehuset i media Økonomi Resultat Likviditet Investeringer Byggeprosjekter Sak 18 side 7

26 Sak 18/ vedlegg 1 Kvalitet Pakkeforløp- kreftbehandlling Tabell 1 Tilbakemelding fra NPR på forløpstidene for pakkeforløp UNN HF februar 2015 Pakkeforløp Indikatorbeskrivelse Antall forløp Antall innen frist Andel innen frist Brystkreft Fra henvisning mottatt til start utredning Brystkreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose bekreftet Brystkreft Fra start utredning til beslutning tas. Ingen kreftsyk Brystkreft Fra avsluttet utredning til start kirurgisk behandling Brystkreft Fra avsluttet utredning til start medikamentell behandling Brystkreft Fra henvisning mottatt til start kirurgisk behandling Brystkreft Fra henvisning mottatt til start medikamentell behandling Tykk og endetarmskreft Fra henvisning mottatt til start utredning Tykk og endetarmskreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose bekreftet Tykk og endetarmskreft Fra start utredning til beslutning tas. Annen kreftsykdom Tykk og endetarmskreft Fra start utredning til beslutning tas. Annen sykdom Tykk og endetarmskreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose avkreftet Tykk og endetarmskreft Fra avsluttet utredning til start kirurgisk behandling Tykk og endetarmskreft Fra avsluttet utredning til start strålebehandling Tykk og endetarmskreft Fra henvisning mottatt til start kirurgisk behandling Tykk og endetarmskreft Fra henvisning mottatt til start strålebehandling Prostatakreft Fra henvisning mottatt til start utredning Prostatakreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose avkreftet Lungekreft Fra henvisning mottatt til start utredning Lungekreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose bekreftet Lungekreft Fra start utredning til beslutning tas. Annen sykdom Lungekreft Fra start utredning til beslutning tas. Diagnose avkreftet Lungekreft Fra avsluttet utredning til start kirurgisk behandling Lungekreft Fra avsluttet utredning til start medikamentell behandling Lungekreft Fra avsluttet utredning til start strålebehandling Lungekreft Fra avsluttet utredning til start behandling. Overvåking. 1 Lungekreft Fra henvisning mottatt til start kirurgisk behandling Lungekreft Fra henvisning mottatt til start medikamentell behandling Lungekreft Fra henvisning mottatt til start strålebehandling Lungekreft Fra henvisning mottatt til start behandling. Overvåking. 3 TOTALT % 3 Sak 18 side 8

27 Sak 18/ vedlegg 1 Ventelister Tabell 2 Venteliste Endring Endring % Pasienter på venteliste herav med rett til nødvendig helsehjelp herav uten rett til nødvendig helsehjelp herav med fristbrudd herav med ventetid over 365 dager Gjennomsnittlig ventetid dager Ikke møtt til planlagt avtale Tabell 3 Avvikling fra venteliste hittil i år status Endring Endring % Pasienter som er tatt til behandling fra venteliste - hittil i år herav pasienter med rett til nødvendig helsehjelp herav pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp herav med fristbrudd Andel med rett til nødvendig helsehjelp - avviklet ordinært Ventetid Tabell 4 Gjennomsnitt og median ventetid i dager hittil i år Endring Endring % Gjennomsnittlig ventetid i dager pasienter med rett til nødvendig helsehjelp og behandlingsfrist pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp Median ventetid i dager pasienter med rett til nødvendig helsehjelp og behandlingsfrist pasienter uten Rett til nødvendig helsehjelp Sak 18 side 9

28 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 1 Trend gjennomsnitt og median ventetid; alle pasienter Figur 2 Trend gjennomsnitt og median ventetid; pasienter med rett til nødvendig helsehjelp Figur 3 Trend gjennomsnitt og median ventetid; pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp 5 Sak 18 side 10

29 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 4 Gjennomsnittlig ventetid for pasienter avviklet fra venteliste og ventetid for de som fortsatt står på venteliste Fristbrudd Figur 5 Utvikling fristbrudd Tabell 5 Klinikker med fristbrudd ved utgangen av februar 2015 Klinikk Antall fristbrudd Antall med rett til helsehjelp Andel fristbrudd (%) Psykisk helseog rusklinikken Barne- og ungdomsklinikken Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk Nevro -, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken UNN Tabellen viser kun klinikker med fristbrudd. 6 Sak 18 side 11

30 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 6 Prosent avviklet fristbrudd av pasienter med rett til prioritert helsehjelp på UNN foretaksnivå Tabell 6 Antall avviklede fristbrudd per klinikk Klinikk jan.15 feb.15 Endring Barne- og ungdomsklinikken Hjerte- og lungeklinikken Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk Nevro-, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken, Psykisk helseog rusklinikken UNN Figur 7 Utvikling i antall langtidsventende over 6 og 12 måneder 7 Sak 18 side 12

31 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 8 Utvikling langtidsventende over 12 måneder per klinikk Klinikker med > 30 langtidsventende pasienter Tabell 7 Klinikker med langtidsventende over 12 måneder ved utgangen av februar 2015 Klinikk Antall langtidsventende Andel langtidsventende (%) Psykisk helseog rusklinikken 3 1 Barne- og ungdomsklinikken 14 3 Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk 22 1 Hjerte- og lungeklinikken 9 1 Nevro-, ortopedi - og rehabiliteringsklinikken UNN Øvrige klinikker har ikke langtidsventende. Figur 9 Antall pasienter på venteliste fordelt på ventetid (dager) 8 Sak 18 side 13

32 Sak 18/ vedlegg 1 Korridorpasienter Figur 10 Korridorpasienter somatikk (gjennomsnitt per måned) Strykninger Figur 11 Strykninger av planlagte operasjoner (prosent) Epikrisetid Figur 12 Epikriser - andel sendt innen syv dager 9 Sak 18 side 14

33 Sak 18/ vedlegg 1 Aktivitet Tabell 8 Aktivitet UNN (per februar) Aktivitet UNN HF Plantall 2015 Avvik fra plan 2015 Antall % Somatikk Utskrivelser heldøgn Innlagte dagopphold Polikliniske dagbehandlinger DRG poeng (2015 logikk) Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Herav ISF Kontrollandel poliklinikk 32 % 32 % 0 % 0 Laboratorieanalyser Røntgenundersøkelser Fremmøte stråleterapi Pasientkontakter VOP Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter BUP Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter DRG poeng - sørge for ansvar. Somatisk virksomhet Figur 13 DRG poeng UNN jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 mai.15 jun.15 jul.15 aug.15 sep.15 okt.15 nov.15 des.15 Plan DRG poeng - sørge for ansvar 10 Sak 18 side 15

34 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 14 DRG poeng per klinikk 2015 Klinikk Plan Faktisk Avvik Akuttmedisinsk klinikk Barne- og ungdomsklinikken Hjerte- og lungeklinikken Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk Nevro-, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken Operasjons- og intensivklinikken Totalt Figur 15 Utskrivelser heldøgn - somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Utskrivelser Plan Trend Figur 16 Innlagte dagopphold somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Innlagte dagopphold Plan Trend 11 Sak 18 side 16

35 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 17 Polikliniske dagbehandlinger somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Poliklinisk dagbehandling Plan Trend Figur 18 Polikliniske konsultasjoner - somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11jan.12mai.12sep.12jan.13mai.13sep.13jan.14mai.14sep.14jan.15mai.15sep.15 Polikliniske konsultasjoner Plan Trend Figur 19 Pasientkontakter - somatisk virksomhet jan.11mai.11sep.11jan.12mai.12sep.12jan.13mai.13sep.13jan.14mai.14sep.14jan.15mai.15sep.15 Pasientkontakter Plan Trend 12 Sak 18 side 17

36 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 20 Laboratorieanalyser jan.11mai.11sep.11jan.12mai.12sep.12jan.13mai.13sep.13jan.14mai.14sep.14jan.15mai.15sep.15 Laboratorieanalyser Plan Trend Figur 21 Røntgenundersøkelser jan.11mai.11sep.11jan.12mai.12sep.12jan.13mai.13sep.13jan.14mai.14sep.14jan.15mai.15sep.15 Røntgenundersøkelser Plan Trend Psykisk helsevern voksne Figur 22 Pasientkontakter VOP jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Pasientkontakter VOP Plan Trend 13 Sak 18 side 18

37 Sak 18/ vedlegg 1 Psykisk helsevern barn og unge Figur 23 Pasientkontakter BUP jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Pasientkontakter BUP Plan Trend Tverrfaglig spesialisert rusbehandling Figur 24 Pasientkontakter- TSB jan.11mai.11sep.11 jan.12mai.12sep.12 jan.13mai.13sep.13 jan.14mai.14sep.14 jan.15mai.15sep.15 Pasientkontakter TSB Plan Trend Samhandling Utskrivningsklare pasienter Datagrunnlaget som benyttes nå er det samme som brukes til faktureringen av kommunene. Det er marginale endringer fra tidligere hvor reelle utskrivningsklare døgn ble brukt. 14 Sak 18 side 19

38 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 25 Utskrivningsklare døgn somatikk og psykiatri jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 jan.14 mai.14 sep.14 jan.15 Somatikk Psykiatri 15 Sak 18 side 20

39 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 9 Utskrivningsklare pasienter per kommune somatikk Kommune Utskrivningsklare døgn jan-feb Utskrivningsklare opphold jan-feb Utskrivningsklare døgn jan-feb pr 1000 innbyggere GRATANGEN NARVIK TROMSØ SALANGEN BARDU DYRØY HARSTAD KARLSØY TRANØY LENVIK LØDINGEN IBESTAD TJELDSUND SKÅNLAND STORFJORD SKJERVØY BALLANGEN NORDREISA BALSFJORD EVENES LYNGEN SØRREISA KVÆFJORD MÅLSELV TORSKEN LAVANGEN TYSFJORD KÅFJORD Totalt Forbruksrater Økonomi- og analysesenteret undersøker mulighet for tilgang til månedlige NPR-uttrekk slik at forbruksratene også kan inneholde aktiviteten gjort ved andre helseforetak (inkludert de private). Tidligere har forbruksratene kun inneholdt behandling ved UNN. 16 Sak 18 side 21

40 Sak 18/ vedlegg 1 Personal Bemanning Figur 26 Brutto utbetalte månedsverk Planlagte månedsverk Faktiske månedsverk Figur 27 Brutto utbetalte månedsverk per profesjon jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 jan.14 mai.14 sep.14 jan.15 Adm og ledelse Ambulansepersonell Diagnostisk personell Drifts/teknisk personell Forskning Helsefagarbeider/hjelpepleier Leger Pasientrettede stillinger Psykologer Sykepleiere Kategorien administrasjon og ledelse inkluderer fagstillinger. 17 Sak 18 side 22

41 Sak 18/ vedlegg 1 Figur 28 Innleide månedsverk sykepleiere og leger per måned sykepleiere leger Trend sykepleiere Trend leger Beregning basert på omregningsfaktor fra nasjonalt indikatorprosjekt. Sykefravær Det korte sykefraværet (1-16 dager) har i januar en økning på 0,3 prosentpoeng, mens det mellomlange sykefraværet (17-56 dager) har en reduksjon på 0,2 prosentpoeng. Langtidsfraværet (>56 dager) har en reduksjon på 0,1 prosentpoeng. I snitt var det hver dag i januar 344 ansatte borte fra jobb på grunn av sykdom i UNN HF. Figur 29 Sykefravær ,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 jan.14 mai.14 sep.14 jan.15 Plan Trend 18 Sak 18 side 23

42 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 10 Sykefravær per klinikk i januar og gjennomsnittlig sykefravær siste 12 måneder Sykefravær gj.snitt siste Sykefravær Klinikk 12 mnd jan 2015 Akuttmedisinsk klinikk 9,6 8,3 Longyearbyen sykehus 0,8 1,1 Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken 7,6 8,2 Hjerte og lungeklinikken 9,0 9,4 Nevro-, ortopedi- og rehabiliteringsklinikken 8,0 8,6 Medisinsk klinikk 8,5 9,5 Barne- og ungdomsklinikken 8,5 10,5 Operasjons- og intensivklinikken 9,0 8,9 Psykisk helseog rusklinikken 10,3 11,1 Diagnostisk klinikk 7,7 8,0 Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 8,9 10,3 Drift og eiendomsenteret 10,6 10,7 Stabssenteret 6,9 7,3 Fag- og forskningssenteret 9,1 11,5 Turnusleger, raskere tilbake 3,7 4,1 Totalt 8,7 9,2 Arbeidsrelatert fravær på egenmelding Dette parameteret er under utvikling. Andel ansatte med fravær utover 16 dager som bruker gradert sykmelding Det har i desember 2014 vært registrert totalt 511 ansatte med sykmelding utover 16 dager. Av disse var 204 graderte. Det tilsvarer en andel på 39,9 % graderte sykemeldinger. Andelen er lavere enn i forrige mnd (44,3 %). Gradert sykemelding er en hovedstrategi i IA-arbeidet. Partene i IA-avtalen, dvs. myndighetene, arbeidsgiversida og arbeidstakersida har satt mål om at 50 % av sykmeldingene skal være gradert. 19 Sak 18 side 24

43 Sak 18/ vedlegg 1 Kommunikasjon Sykehuset i media Nyheten om at avdelingsleder Jan Norum ved røntgenavdelingen har sagt opp jobben, blir omtalt ganske bredt i media. På den positive siden får Pingvinrevyen god omtale i flere nordnorske aviser, mens nyhetssaken om Trond Mohns bidrag til PET-senteret i Tromsø også får mange oppslag basert på pressemelding fra UNN. Artikler relatert til fremtidig ambulanseberedskap i UNN står for 12 av 20 artikler med negativ innfallsvinkel i februar. Figur 30 Mediestatistikk per februar Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Positive Nøytrale Negative Mediestatistikken omfatter fem papiraviser. Fremover, Harstad Tidende, Hålogalands Avis, itromsø, Nordlys samt oppslag publisert i; Aftenposten.no, Tv2.no, Nrk.no, Dagbladet.no, Vg.no, Dagensmedisin.no Framtidinord.no, Folkebladet.no. Økonomi Resultat Figur 31 Akkumulert regnskap og budsjett Sak 18 side 25

44 Sak 18/ vedlegg 1 For 2015 har UNN et overskuddskrav på 40 mill kr. Det er budsjettert med 3,3 mill kr i overskudd per måned. For februar er det et regnskapsmessig avvik på -3,1 mill kr som gir et budsjettavvik på -6,4 mill kr. Akkumulert per februar er det et budsjettavvik på -6,6 mill kr. Inntektssiden har et negativt avvik på 9,7 mill kr i februar. Av dette utgjør ISF-inntekter -8,4 mill kr. Driftskostnadene er samlet sett 2,1 mill kr lavere enn budsjettert. Finanspostene har et positivt avvik på 1,2 mill kr. Tabell 11 Resultatregnskap februar 2015 u uet pe Februar Akkumulert per Februar Februar Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Endring ift 2014 Endring i % Basisramme 398,3 398,5-0,1 0 % 815,2 815,2-0,1 0 % 116,6 17 % Kvalitetsbasert finansiering 3,0 3,0 0,0 0 % 6,0 6,0 0,0 0 % 1,5 35 % ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 106,9 112,6-5,7-5 % 211,7 220,2-8,5-4 % 39,7 23 % ISF kommunal medfinansiering 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % -38,9-100 % Samlet ordinær ISF-inntekt 106,9 112,6-5,7-5 % 211,7 220,2-8,5-4 % 0,8 0 % ISF av legemidler utenfor sykehus 4,4 7,1-2,7-38 % 10,3 15,9-5,5-35 % -2,9-22 % Gjestepasientinntekter 3,0 2,4 0,5 22 % 5,8 4,9 0,9 19 % 2,3 68 % Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/røn 19,0 15,8 3,2 21 % 36,2 31,8 4,4 14 % 2,2 6 % Utskrivningsklare pasienter 2,1 1,0 1,1 105 % 4,3 2,0 2,3 116 % 0,2 5 % Inntekter "raskere tilbake" 1,9 1,1 0,8 72 % 3,6 2,2 1,4 65 % 0,2 5 % Andre øremerkede tilskudd 17,2 26,9-9,7-36 % 31,9 43,3-11,5-26 % -5,0-14 % Andre driftsinntekter 25,7 22,8 2,9 13 % 47,5 46,2 1,3 3 % -3,8-7 % Sum driftsinntekter 581,4 591,2-9,7-2 % 1 172, ,7-15,2-1 % 112,1 11 % Kjøp av offentlige helsetjenester 16,5 15,2 1,3 9 % 32,0 30,3 1,7 6 % 2,3 8 % Kjøp av private helsetjenester 4,7 5,0-0,3-6 % 8,0 9,3-1,2-13 % 1,5 23 % Varekostnader knyttet til aktivitet 61,8 58,7 3,1 5 % 123,8 117,7 6,1 5 % 2,3 2 % Innleid arbeidskraft 2,5 2,2 0,3 14 % 2,6 4,2-1,6-38 % -2,8-52 % Lønn til fast ansatte 276,5 306,4-29,8-10 % 572,0 613,2-41,2-7 % 37,8 7 % Overtid og ekstrahjelp 35,9 10,8 25,1 233 % 57,7 20,8 36,9 177 % 13,5 31 % Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 77,2 77,2 0,0 0 % 154,6 154,6 0,0 0 % 33,9 28 % Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -19,7-19,3-0,4 2 % -36,8-38,5 1,6-4 % 1,6-4 % Annen lønnskostnad 26,9 24,0 2,9 12 % 51,2 48,4 2,8 6 % -0,4-1 % Sum lønn og innleie ekskl pensjon 322,1 324,0-1,9-1 % 646,7 648,2-1,5 0 % 49,6 8 % Avskrivninger 21,7 21,7 0,0 0 % 43,4 43,4 0,0 0 % 2,4 6 % Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0 % Andre driftskostnader 81,8 86,2-4,4-5 % 165,1 177,8-12,6-7 % -4,2-2 % Sum driftskostnader 585,8 587,9-2,1 0 % 1 173, ,3-7,7-1 % 87,9 8,1 % Driftsresultat -4,4 3,2-7,6-236 % -1,1 6,4-7,6-118 % 24,2 96 % Finansinntekter 1,4 0,1 1,3 1,4 0,3 1,2-1,5 51 % Finanskostnader 0,1 0,0 0,1 0,2 0,0 0,2 0,1 44 % Finansresultat 1,3 0,1 1,2 1,2 0,2 0,9-1,5 56 % Ordinært resultat -3,1 3,3-6,4-192 % 0,1 6,7-6,6-99 % 22,6 100 % 21 Sak 18 side 26

45 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 12 Resultatregnskap februar 2015, ekskl. eksternfinansiering Februar, ekskl eksternfinansiering Akkumulert per Februar, ekskl eksternfinansiering Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Resultat Budsjett Avvik i kr Basisramme 398,3 398,5-0,1 815,2 815,2-0,1 Kvalitetsbasert finansiering 3,0 3,0 0,0 6,0 6,0 0,0 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 106,9 112,6-5,7 211,7 220,2-8,5 ISF kommunal medfinansiering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Samlet ordinær ISF-inntekt 106,9 112,6-5,7 211,7 220,2-8,5 ISF av legemidler utenfor sykehus 4,4 7,1-2,7 10,3 15,9-5,5 Gjestepasientinntekter 3,0 2,4 0,5 5,8 4,9 0,9 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/røn 19,0 15,8 3,2 36,2 31,8 4,4 Utskrivningsklare pasienter 2,1 1,0 1,1 4,3 2,0 2,3 Inntekter "raskere tilbake" 1,9 1,1 0,8 3,6 2,2 1,4 Andre øremerkede tilskudd 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftsinntekter 25,7 22,8 2,9 47,5 46,2 1,3 Sum driftsinntekter 564,2 564,3 0, , ,4-3,8 Kjøp av offentlige helsetjenester 16,5 15,2 1,3 32,0 30,3 1,7 Kjøp av private helsetjenester 4,6 4,9-0,3 8,0 9,2-1,2 Varekostnader knyttet til aktivitet 61,2 57,7 3,5 122,6 116,0 6,5 Innleid arbeidskraft 2,5 2,2 0,3 2,6 4,2-1,6 Lønn til fast ansatte 267,6 292,5-24,8 555,6 590,8-35,3 Overtid og ekstrahjelp 33,9 7,7 26,2 54,0 15,8 38,2 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 75,0 73,7 1,3 150,5 149,1 1,4 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -19,1-18,3-0,8-35,7-36,9 1,2 Annen lønnskostnad 25,7 22,2 3,6 49,0 45,4 3,5 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 310,7 306,1 4,5 625,5 619,4 6,1 Avskrivninger 21,7 21,7 0,0 43,4 43,4 0,0 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 78,9 81,7-2,8 159,8 170,5-10,7 Sum driftskostnader 568,6 561,1 7, , ,9 3,8 Driftsresultat -4,4 3,2-7,6-1,1 6,4-7,6 Finansinntekter 1,4 0,1 1,3 1,4 0,3 1,2 Finanskostnader 0,1 0,0 0,1 0,2 0,0 0,2 Finansresultat 1,3 0,1 1,2 1,2 0,2 0,9 Ordinært resultat -3,1 3,3-6,4 0,1 6,7-6,6 De viktigste avvikene for februar er (ekskl. eksternfinansert virksomhet): Inntekter -8,4 mill kr ISF-inntekter (inkludert ISF av biologiske legemidler) +3,2 mill kr polikliniske inntekter +1,1 mill kr utskrivningsklare pasienter +2,9 mill kr Andre driftsinntekter Driftskostnader -3,5 mill kr varekostnader knyttet til aktivitet -1,3 mill kr kjøp av helsetjenester -4,5 mill kr lønn (+24,8 mill kr fast lønn, -26,5 mill kr variabel lønn) +2,8 mill kr andre driftskostnader 22 Sak 18 side 27

46 Sak 18/ vedlegg 1 De viktigste avvikene akkumulert per februar er (ekskl. eksternfinansert virksomhet): Inntekter -14,1 mill kr ISF-inntekter (inkludert ISF av biologiske legemidler) +4,4 mill kr polikliniske inntekter +2,3 mill kr utskrivningsklare pasienter +1,3 mill kr Andre driftsinntekter Driftskostnader -6,5 mill kr varekostnader knyttet til aktivitet (-5,5 mill kr TNF-hemmere) -0,5 mill kr kjøp av helsetjenester -6,1 mill kr lønn (+35,3 mill kr fast lønn, -36,6 mill kr variabel lønn) +10,7 mill kr andre driftskostnader Tabell 13 Funksjonsregnskap for februar Brutto driftskostnader per funksjonsområde - akkumulert per februar Funksjon Regnskap Budsjett denne Regnskap hittil i fjor Regnska Budsjett hittil Avvik hittil i år Endring hittil i denne mnd mnd p hittil i år i år fjor - hittil i år Somatikk 336,6 334,9 618,7 672,4 666,8 5,5 8,7 % Somatikk, (re-hab) 25,1 24,1 44,1 50,2 49,2 1,0 14,0 % Lab/rtg 71,8 73,3 136,8 148,1 148,8 (0,6) 8,3 % Somatikk inkl lab/rtg 433,5 432,3 799,6 870,7 864,8 5,9 8,9 % VOP, sykehus og annen beh 32,6 34,5 63,4 67,2 70,6 (3,4) 6,0 % VOP, DPS og annen beh 33,1 34,1 62,2 67,9 70,2 (2,3) 9,3 % BUP 14,2 14,9 27,3 28,7 30,6 (1,8) 5,1 % Psykisk helse 79,8 83,4 152,9 163,9 171,4 (7,6) 7,2 % RUS, behandling 19,0 18,4 35,5 35,8 38,1 (2,4) 0,8 % Rusomsorg 19,0 18,4 35,5 35,8 38,1 (2,4) 0,8 % Ambulanse 32,3 31,5 58,9 65,9 65,0 0,9 11,8 % Pasienttransport 19,2 18,1 34,7 34,6 35,9 (1,3) -0,4 % Prehospitale tjenester 51,4 49,6 93,7 100,5 100,9 (0,5) 7,3 % Administrasjon (skal være 0 på HF) - 0,0 (0,0) - 0,0 (0,0) -100,0 % Personalboliger, barnehager 1,2 0,7 3,7 2,0 1,9 0,1-46,2 % Personal 1,2 0,7 3,7 2,0 1,9 0,1-46,2 % Sum driftskostnader 585,1 584, , , ,3 (4,5) 8,1 % 23 Sak 18 side 28

47 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 14 Resultat per klinikk (beløp i mill kr) Februar Akkumulert per februar Klinikk, økonomiske tall i mill kr Regnskap Budsjett Avvik Regnskap Budsjett Avvik Totalt 10 - Akuttmedisinsk klinikk 29,4 27,8-1,6 59,4 56,0-3,4 Totalt 11 - Longyearbyen sykehus 1,0 2,5 1,5 3,5 4,9 1,3 Totalt 12 - Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken 18,6 13,8-4,8 33,3 25,6-7,7 Totalt 13 - Hjerte- lungeklinikken 15,5 12,2-3,3 29,6 21,6-8,0 Totalt 15 - Medisinsk klinikk 20,3 20,3 0,0 39,9 37,9-2,0 Totalt 14 - Nevro- ortopedi- og rehabiliteringsklinikken 29,1 22,9-6,2 50,2 40,6-9,6 Totalt 17 - Barne- og ungdomsklinikken 16,5 16,3-0,2 31,1 32,6 1,5 Totalt 18 - Operasjons- og intensivklinikken 56,1 54,4-1,7 106,2 102,0-4,2 Totalt 20 - Psykisk helseog rusklinikken 59,5 58,0-1,4 116,1 116,5 0,4 Totalt 30 - Diagnostisk klinikk 44,9 44,7-0,2 91,3 89,2-2,1 Totalt 40 - Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 6,8 6,5-0,3 14,4 13,1-1,3 Totalt 45 - Drifts- og eiendomssenter 49,7 52,2 2,5 98,8 102,3 3,5 Totalt 52 - Stabssenteret 13,2 13,9 0,8 26,3 27,9 1,6 Totalt 54 - Fag- og forskningssenter 4,7 3,2-1,4 9,2 9,8 0,6 Totalt 62 - Fellesinntekter/-kostnader -362,9-353,7 9,3-710,1-688,1 21,9 UNN Totalt 3,1-3,3-6,4-0,1-6,7-6,6 Prognose Årsprognosen for 2015 er et resultat i tråd med styringsmålet på +40 mill kr. Gjennomføring av tiltak Figur 32 Periodisering og gjennomføring av tiltak I februar er det realisert en økonomisk effekt på 9,3 mill kr. Akkumulert hittil er det beregnet en økonomisk effekt på 18,9 mill kr, som utgjør en gjennomføringsgrad på 49 %. 24 Sak 18 side 29

48 Sak 18/ vedlegg 1 Likviditet Figur 33 Likviditet UNN har per utgangen av februar en likviditet på 82 mill kr. Det er forventet en økning i likviditeten i mars måned som en følge av utbetaling av låneopptak i forbindelse med A-fløy. I tillegg er innstilling til vedtak i RHF`s styresak Budsjett Justering av rammer nr 1 at Helse Nord RHF styrker egenkapitalen og likviditeten til HF ene for å redusere behovet for interne lån mellom RHF et og helseforetakene. Prognosen for likviditet ved utgangen av 2015 er på 352 mill kr, i henhold til budsjett, forutsatt at styret i RHF vedtar likviditetsstyrkingen. Investeringer Tabell 15 Investeringer (tall i 1000 kr) Investerings Sum ramme investert overført til Restforpliktelser (godkjent 2014) Rest disponibel investerings ramme Disponibel Sum Investerings investerings Investert Investert investert Investeringer, tall i mill kr ramme 2015 ramme januar 2015 februar Pasienthotell Breivika inkl alle underprosjekter 184,1-10,0 124,0 114,0 1,0 9,3 10,3 103,7 A-fløy inkl alle underprosjekter 115,5 84,1 290,0 374,1 22,5 28,3 50,8 323,3 PET-senter inkl alle underprosjekter 14,4-24,3 163,0 138,7 0,4 0,4 0,8 137,9 Nytt sykehus Narvik 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM Nybygg 314,0 49,8 577,0 626,8 23,9 38,0 61,8 565,0 Åsgård inkl alle underprosjekter 16,0 83,5 16,3 99,8 0,0 0,1 0,1 99,7 Narvik inkl alle underprosjekter 37,7-32,3 0,0-32,3 6,0 0,2 6,2-38,6 SUM Rehabilitering 53,7 51,2 16,3 67,5 6,0 0,3 6,3 61,2 Tromsø undersøkelsen 0,0 10,0 5,0 15,0 0,0 0,0 0,0 15,0 Datarom 11,1 5,2 0,0 5,2 0,1 0,2 0,3 4,8 Tiltak kreftplan 0,0 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 VAKe 0,0 1,0 0,0 1,0 0,0 0,6 0,6 0,3 ENØK 0,6 13,5 0,0 13,5 0,0 0,2 0,2 13,3 SUM Prosjekter 11,7 29,6 6,0 34,6 0,2 1,0 1,2 33,4 Medisinteknisk utstyr 56,2 0,0 57,8 57,8 1,7 5,5 7,1 21,8 28,9 Teknisk utstyr 7,9 0,0 13,3 13,3 0,0 0,6 0,6 6,7 6,0 Ombygginger* 65,9 0,0 0,0 0,0-4,6-0,1-4,7 0,0 4,7 Ambulanser 19,6 0,0 9,1 9,1 1,3 0,0 1,3 7,8 0,0 UNN-KIS 6,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,4 0,4 0,0-0,4 EK KLP 20,1 0,0 20,0 20,0 0,0 0,0 0,0 0,0 20,0 Ufordelt/overforbruk -99,8 99,8 0,0 0,0 0,0 SUM Utstyr med mer 176,1-99,8 200,0 100,2-1,6 6,4 4,8 36,2 59,2 SUM total 555,6 30,8 799,3 829,1 28,4 45,7 74,1 36,2 718,7 * Korrigering i januar er en ompostering som ikke påvirker resultatet eller investeringsrammen. Negativt beløp i februar gjelder en kreditnote fra Harstad kommune. I februar 2015 er det forbrukt 45,7 mill kr av investeringsrammen på 799,3 mill kr. Av investeringsrammen utgjør PET senteret 163 mill kr som er en foreløpig investeringsramme 25 Sak 18 side 30

49 Sak 18/ vedlegg 1 for 2015 og kan bli endret. Totalt forbruk hittil inkludert forpliktelser (godkjente investeringer som er igangsatt, men ikke mottatt) er 110,3 mill kr. For utstyr med mer er disponibel restramme 59,2 mill kr per februar. Tabell 16 Søknader utstyrsinvesteringer Nr Investeringssøknader til styret 25. mars 2015 Klinikk/ Avdeling 1 Medisinsk klinikk - Gastromedisin - Tromsø Type utstyr Årsak til søknad Nødvendig for opprettholdelse av normal drift Begrunnelse for søknaden Nødvendig for opprettholdelse av liv og helse 2 stk gastroskop Kassasjon Ja Ja, stopp av blødning via gastroskop er livsnødvendig behandling. Sparte driftskostnader Tilsynspålegg Konsekvenser Prisforklaring Gastroskop er helt nødvendige for drift av gastrolab. Nå må vi låne skop fra leverandør til en høy kostnad. Hvis vi ikke har nok gastroskop, blir det ikke mulig å undersøke pasientene. Gastroskop er også helt nødvendig for prosedyrer om stopp av blødning og fjerning av polypper Stipulert kostnad (inkl mva) mill. kr Godkjent Direktør 0,7 Ja 2 Kirurgi-kreftog Ultralyd-apparat Kassaksjon Absolutt Ja Reise-utgifter Risisko for dårlig kvalitet og kvinnehelseklinikken - Føden-Narvik seleksjon av gravide og fødende 3 Diagnostisk klinikk - Laboratoriemedisin-Tromsø Analyseinstrument Kassasjon av det ene Analysering av for å måle blodgass instrumentet blodgass, ioner, lactat. Dette er ett av to instrument som er gjensidig backup for hverandre. blodgass inngår i ø- hjelp og er nødvendig for forsvarlig drift Analysering av blodgass inngår i ø-hjelp og er nødvendig for forsvarlig drift Blodgassprøve er tatt arteriellt eller kappilært. Prøven er holdbar i 10 min. Dersom ikke nytt instrument anskaffes vil ikke ø-hjelps funksjonen kunne opprettholdes på ett forsvarlig nivå. Vi risikerer at prøver ikke kan analyseres innen holdbarhetstiden, ved feks vedlikehold, driftstans, kalibreringer samt innkomst av mange prøver samtidig. 1,0 Ja 0,17 4 Medisinsk klinikk - Mikrobiologisk avdeling - Tromsø Utsæds- og merkemaskin for bakteriologiske prøver 5 Kirurgi-kreftog Fleksibelt kvinnehelseklin cystoscop ikken - Utredningpoliklinikken-TØ Sommeren 2014 innvilget UNN styret kostnadsramme på 2,0 mill. Denne er for liten ut fra utstyret som finnes i markedet og tillegg for svak kronekurs og mva. Kassaksjon Ja Ja Se vedlegg fra forrige søknadsrunde Nødvendig for opprettholdelse av normal drift Nei Mangelfull diagnostisk service, dyrere og mer ineffektiv drift Redusert kapasitet på utredningav pasienter med symptomer fra urinveier Det søkes om utvidelse av rammenslik at de alternative instrumentene som finnes i markedet reelt kan bli vurdert opp mot hverandre ut fra kravspesifikasjonen. 1,13 0,25 6 Diagnostisk klinikk - Laboratoriemedisin 2 stk overlgemikroskop Kassasjon av 1 stk Ja, helt nødvendig for mikroskop. Anbefaling å kunne diagnostisere om erstatning av til pasientprøver sammen 5 stk mikroskop i tilsynsrappert fra med.teknisk avd. Ja Forsinkelse i diagnoser kan gi forsinket behandling og dårligere prognoser for pasienten. Dette gjelder spesielt maligne kreftdiagnoser 0,45 7 Kirurgi-kreftog Fleksibelt kvinnehelseklinikken - cystoscop Utrednigspoliklinikken Kassaksjon Nødvendig for opprettholdelse av normal drift Redusert kapasitet på utredning av pasienter med symptomer fra urinveiene 0,23 8 Kirurgi-kreftog Tørkeskap for kvinnehelseklinikken - flexible cystoscop Utrednigspoliklinikken 9 Operasjons- og Intensivklinikken, Anestesi- og Opera- sjonsavdelingen, Tromsø Endoskopi-utstyr; skop og rack 10 Diagnostisk Flowcytometer klinikk - Klinisk patologi Nytt behov. Behov for tørkeskap for å beskytte scopene for slitasjon og skader. Reduserer også belastningen på de ansatte ifht klargjøring av scop. Kassasjon Avdelingen hadde et flowcytometer som ble kassert i Vi overtok et Flowcytometer (FacsCalibur) fra laboratoriemedisin, da det har vært tenkt en felles instrumentpark for flowcytometer. Dette instrumentet var defekt ved overtakelse og ble kassert i Ja. Skopet er i daglig bruk, og uten dette må undersøkelser utsettes eller strykes. Fom. kassasjonen før jul har det vært store drifts- problemer. I utgangspunktet ikke, men det kan være dersom 1) pasienttilstanden er kritisk og/eller 2) øvrige skop er i bruk el. kontaminerte Sparte driftskostnader Ja, gjennom at driften kan gå som planlagt både ved AnOpavdelingen og ved Gastrolab v/medisinsk klinikk (som vi må låne fra for å kunne drifte). Bedre behandling/mindre skader av Ombygging av cystoscopene. Scopene tåler skyllerommet er veldig lite og koster mye å kjøpe behandlet og godkjent i ny. arealgruppa i Se mailkorrespondanse i arkfane med vedlegg til sak 2. Nei 1) mye ressurser til planlegging og koordinering internt samt ift. gastrolab. 2) utsettelser og strykninger av pasienter 3) ikke oppdatert og riktig utstyr for diagnostisering og behandling 4) økt slitasje og fare for feil ved resterende utstyr Ja Nei Nei Nei Klinisk patologi ufører i dag flowcytometriske analyser på paraffininnstøpt materiale som en del av rutinediagnostikken for ovarial - og endometriecancer. Dersom denne diagnostikken bortfaller, vil prøvene måtte sendes enten til OUS ( Radiumhospitalet) eller til SUS som er de eneste i landet som utfører slike analyser. Dette vil medføre ekstra kostnader og svært lang ventetid, noe som igjen vil redusere kvaliteten på vår diagnostikk. 0,24 0,82 0,90 26 Sak 18 side 31

50 Sak 18/ vedlegg 1 Tabell 17 Fortsettelse søknader utstyrsinvesteringer Nr Investeringssøknader til styret 25. mars 2015 Klinikk/ Avdeling Type utstyr 11 Barne- og Data program ungdomsklinikk en-medisink genetisk avdeling Årsak til søknad Utskifting av dataprogram se kassasjons brev HN- IKT Nødvendig for opprettholdelse av normal drift Begrunnelse for søknaden Nødvendig for opprettholdelse av liv og helse Nødvendig for å opprettholde av normal drift Spare mye tid når vi har oversikt over hele familiens arvegang og sykdomsbilder Sparte driftskostnader Tilsynspålegg Konsekvenser Prisforklaring Dersom det ikke godkjennes kan vi ikke gå over til Windows 7. Et familietegningsprogram er helt nødvendig ved en medisinsk genetisk avdeling. Vi må har et dataprogram hvor vi samler familieopplysninger og følger arvegang som et verktøy i utredning av personer/familier med arvelige sykdommer. Denne funksjon finnes ikke i DIPS. Medisinsk genetisk avdeling har regionfunksjon i HN-RHF. Venteliste: Kan ikke ta inn pasienter innen arvelig kreft uten å ha et sted hvor vi oppbevarer alle familieopplysninger samlet, blant annet hvilke kreftsykdommer som finnes i familien. Stipulert kostnad (inkl mva) mill. kr 0,50 Godkjent Direktør 12 Kirurgi-kreftog Ultralyd apparat kvinnehelseklinikken - Kirurgisk avdeling - Na Henvisning til K3K Narvik av alle variser operasjoner i hele HN Absolutt. Kan ikke utføre pålagte operasjoner ved hjelp N/A JA N/A Kan ikke utføre pålagte operasjoner uten dette utstyr. Da må pasientene vente eller henvises av laserbehandling uten dette utstyr. privat. 0,33 13 Diagnostisk 2 stk.pasient klinikk -Røntgen Monitor Gamle, gjenntatte ganger oppstått feil ved bruk. Dvs. ikke utført måling. Dette er nødvendig Helt klart en Pasientskade utstyr for monitorering nødvendighet for å erstattning. av oksygenopptak, hjerterytme og puls ivareta pasienten under avansert under tidvis avanserte behandling prosedyrer så som Tavi og Stentgraft Ingen Vansker med å fange opp Ca ,- pr. stk. pasientens tilstand. Får ikke satt i jfr. Knut R. Hanssen gang tiltak raskt nok, noe som Med. Tekn. Totalt 200 fører til en unødvendig økende 000,- spiral av risiko for pasientens liv og helse 0,20 14 Barne- og ungdomsklinikk en - Medisinsk genetikk Manglende midler til Dagens instrument er Instrument for isolering av DNA/RNA fra humant blod, celler og vev. og kostnadsrammen var for et år siden satt til 0,25 mill. kr. Nå etter anbud er det bare en leverandør og kostnaden kommer på 0,73 mill kr inkl mva. Manglende midler 0,48 mill kr. 13 år gammelt og svært slitt. Høy risiko for driftsstans. DNAekstraktor må anses som kjernen i avdelingens drift. En driftsstans kan lamme avdelingens produksjon. Innkjøp ble godkjent i februar 2014, Anbudsprosess er nylig avsluttet ( ). Vi fikk bare inn ett tilbud. Det er bare denne ene tilbyderen som kan levere instrument som er egnet for diagnostisk bruk. Flere av de andre medisinsk genetiske avdelingene i landet har dette instrumentet. Ja, helt essensiell. Ja Ingen betydelig Ingen. endring av driftskostnader. Nytt instrument er mer automatisert, gir mer effektiv drift og bedre kvalitetssikring. Daglig drift ved laboratoriet på Med.gen avd vil stoppe opp. DNAekstrahering er utgangspunktet for de aller fleste analyser vi gjør. Uten en ny ekstraktor vil vi ikke kunne analysere eller svare ut analyser, inkludert fosterdiagnostikk, arvelig kreft og annen utredning av pasienter med arvelige sykdommer. Avdelingen vil ikke være i stand til å nå årets inntekstskrav på 16 millioner kroner. 0,48 15 Diagnostisk klinikk - Laboratoriemedisin qpcr Instrument Instrumentet som brukes i dag (UNN38664) er ustabilt og har hatt flere perioder med driftstans siden desember Dette instrumentet er installert i 2005 og er over forventet levealder. Instrumentet brukes mest av MRD lab til Ja, noen av våre analyser er ø- Ekstra kostnader ved undersøkelse av BCR- hjelpsanalyser. driftsstans i ABL1 og PML-RARα Analyseresultaten januar 2015 er translokasjoner ved leukemier. e er avgjørende for valg av ca kr. Dette er ikke Analyseresultatene er behandling og inkludert avgjørende for valg av kan ikke erstattes arbeidstimer (ca behandling og kan ikke erstattes av andre analyser. Noen av disse analysene er ø-hjelps analyser. Instrumentet brukes også av NMK til HLA B21 og Trombocyttlab til trombocyttantigen undersøkelse. Vi har ingen back-up til dette instrumentet, slik at vi har ingen mulighet til å analysere prøver ved driftsstans på instrumentet. av andre analyser. 25 timer). Uten et fungerende instrument er det ikke grunnlag for drift på fagområdet. Per i dag er det kun Rikshospitalet og UNN som tilbyr disse analysene i Norge kr inkludert vedlikehold i 7 år. 0,60 Ja 16 Medisinsk klinikk, Gastrolab.(Tromsø) 1 EUS skop Kassasjon Ja Ja, nødvendig for diagnostikk og vurdering av kreftsykdom i mage tarmtraktus Endoskopisk ultralyd gjøres som ledd i kreftutredning og UNN, Tromsø gjør dette for hele Nord Norge. Hvis vi ikke får fornyet dette kasserte skopet, reduserer det betydelig kapasiteten for denne prosedyren 0,94 Totalt 9,0 Det foreligger 16 utstyrssøknader til godkjenning for til sammen 9,0 mill kr. 27 Sak 18 side 32

51 Sak 18/ vedlegg 1 Byggeprosjekter Tabell 18 Byggeprosjekter per januar Pasienthotell A-fløya PET-senter Bygg 7 Åsgård HMS Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Planlagt ferdigstillelse Fremdrift Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Ramme inneværende år, inkludert overført fra ,9 mill kr 374,4 mill kr 25 mill kr* 77,8 mill kr** Sum investert hittil ,6 mill kr 50,8 mill kr 0,7 mill kr 0,01 mill kr Sum investert tidligere år 309,1 mill kr 220,0 mill kr 23,3 mill kr 18,2 mill kr Investeringsramme P mill kr 1 285,4 mill kr 493,1 mill kr 96 mill kr Prognose økonomiavvik -12,8 mill kr Usikker Sak 18 side 33

52 Sak 18/ vedlegg 2 Sak: Risiko og tiltaksarbeid budsjett 2015 Til: Styret UNN HF Fra: Grethe Andersen Møtedato: 25. mars 2015 Saksutredning I forrige styremøte ba styret om å bli oppdatert på risiko og tiltaksarbeid i Kvalitets- og virksomhetsrapporten i styremøtet i mars. Saksutredningen viser oppdatert risiko og status i tiltaksarbeidet, samt plan for videre arbeid. Klinikkvise ekstraordinære oppfølgingsmøter Som en del av arbeidet med å sikre at kvaliteten og detaljeringsgraden i tiltaksog gjennomføringsplanene er tilstrekkelig har det vært avholdt oppfølgingsmøter i uke 11 mellom økonomisjef og klinikksjef med følgende agenda: 1. Er det utarbeidet tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen? a. Hvis ikke må vi avtale frist for når dette er ferdigstilt, eller klinikksjefen må lage sak til ledergruppa. 2. Har alle tiltakene en skriftlig gjennomføringsplan? a. Hvis ikke må vi avtale frist for ferdigstillelse av dette? 3. Klinikkens egne oppfølgingsrutiner; a. Har klinikken etablert gode interne oppfølgingsrutiner? b. Har klinikken systemer/rutiner/planer for kompenserende tiltak dersom utviklingen ikke er som planlagt og ønsket. Akuttmedisinsk klinikk Har tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen, men noe er lite konkretisert (i tillegg til det som gjelder Ambulanseutredningen) Mangler skriftlige gjennomføringsplaner på flere tiltak Mangler kostnadsoversikt for rekruttering og opplæring nye AMK (budsjettet fra Helse Nord på 4,2 mill kr er tildelt klinikken) Klinikksjefens risikovurdering: Det er flere risikoelementer i Akuttmedisinsk klinikk som gjør at risikoen anses som høy. Risiko vedrørende for lavt budsjett til rekruttering og opplæring AMK Risiko vedrørende for lavt budsjett ifm opplæringsplan Nødnett Risiko i forbindelse med sommerferieavvikling (mangel på personell, høye kostnader) Risiko vedrørende tiltak i Ambulanseavdelingen (redusert bruk av vikarer ifm sykdom) Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Konkret tiltak for generell effektivisering/halv prisvekst og reduksjon administrative stillinger må utarbeides og implementeres. Klinikksjefen må utarbeide estimat på kostnader for 2015 ifm AMK basert på rekrutteringsplan. UNN har fått 4,2 mill kr (ba om 4,6 mill kr) Klinikksjefen må utarbeide estimat for hva opplæring Nødnett vil koste (vikarkostnader) Gjennomføringsplaner må lastes opp i dialogavtalen Sak 18 side 34

53 Sak 18/ vedlegg 2 Side 2 av 5 Barne- og ungdomsklinikken Tiltaks- og gjennomføringsplan ok. Klinikksjefens risikovurdering: Klinikksjefen vurderer budsjettbalanse som sannsynlig. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Kontroller og last opp alle gjennomføringsplaner i Dialogavtalen (dersom noen mangler) Diagnostisk klinikk Møtet måtte avlyses pga møtekollisjon internt i klinikken. Nytt møte avtales i uke 12. Drifts- og eiendomssenteret Tiltaks- og gjennomføringsplan ok. Klinikksjefens risikovurdering: Drift- og eiendomssjefen vurderer budsjettbalanse som sannsynlig. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Tiltaks- og gjennomføringsplanen lastes opp i dialogavtalen Fag- og forskningssenteret Ikke avholdt møte. Tiltaksplan ok. Økonomisjefens risikovurdering: Mål om budsjettbalanse vurderes som sannsynlig. Oppfølging: Ingen oppfølgingspunkter. Hjerte- lungeklinikken Klinikken har utarbeidet tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen. Gjennomføringsplaner er laget. Dersom intermediærenheten besluttes å ikke legges ned har ikke klinikken utviklet andre tiltak pt som kan iverksettes. Klinikken har ikke iverksett nye tiltak utover det som allerede er etablert ifm å forbedre kodekvaliteten. Klinikksjefens risikovurdering: Usikkerhet knyttet til tiltak avvikle intermediærenhet. Prosess sammen med klinikksjef OPIN, ferdigstillelse utsatt til medio april. Stor risiko ifm inntektskrav økte ISF inntekter (klinikken har godkjent redusert aktivitet ifm tiltaksplanen), har hatt kodekontroller som sørger for oppretting hver måned og koderevisjon (fra Analysesenteret Lovisenberg) er nylig gjennomført uten vesentlige feiler avdekket. Sak 18 side 35 2

54 Sak 18/ vedlegg 2 Side 3 av 5 Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Gjennomføringsplan (siste versjon) lastes opp i dialogavtalen Klinikksjefen må vurdere om rutinene for bedring av kodekvalitet kan utvides ytterligere. Plan for dette arbeidet lastes opp i dialogavtalen. Klinikksjefen må vurdere risiko og mulighet for budsjettbalanse (særlig ifm ISF). Dersom utfordringene vurderes som uløsbar innenfor HLK må klinikksjefen lage et notat til direktøren før 24. mars. Kirurgi,- kreftog kvinnehelseklinikken Uløst omstilling er på 4 mill kr og gjelder kreftmedikamenter. Klinikken har ikke funnet tiltak på andre områder for å dekke inn dette. Tiltakene i planen er iverksatt, gjennomføringsplaner er laget for enkelte områder, mangler for noen tiltak. Klinikksjefens risikovurdering: Den totale risikoen i budsjett, eks uløst omstillingsutfordring; klinikksjefen vurderer risikoen til akseptabel og det er sannsynlig at klinikken holder budsjettet for Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Konkrete planer for gjennomføring lastes opp som vedlegg i dialogavtalen Klinikksjefen må vurdere om uløst omstillingsutfordring skal meldes inn som felles omstillingsutfordring for UNN. Klinikksjefen må i så fall lage et notat om saken til direktøren før 24. mars. Klinikken jobber med ytterligere tiltak for å øke kodekvaliteten. Planen lastes opp i dialogavtalen. Medisinsk klinikk Det er laget tiltak og gjennomføringsplaner tilsvarende omstillingsutfordringen. Klinikken jobber med flere tiltak for å forbedre kodekvaliteten. Klinikksjefens risikovurdering Tett oppfølging internt. Størst risiko vedrørende ISF inntekter. Mål om budsjettbalanse vurderes som sannsynlig. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Detaljerte planer for tiltaksgjennomføring må lagres som vedlegg i dialogavtalen, og utarbeides der disse mangler. Flere tiltak for å bedre kodekvalitet utarbeides og lastes opp i dialogavtalen. Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Tiltaks- og gjennomføringsplaner ok Klinikksjefens risikovurdering Mål om budsjettbalanse vurderes som sannsynlig. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Ingen oppfølgingspunkter Sak 18 side 36 3

55 Sak 18/ vedlegg 2 Side 4 av 5 Nevro,- ortopedi- og rehabiliteringsklinikken Klinikken mangler fremdeles tiltak for 12 mill kr. I tillegg er mange tiltak lite konkretisert og med manglende gjennomføringsplaner. Klinikksjefens risikovurdering. Den totale risikoen i klinikkens budsjett er fremdeles høy. Klinikkledelsen jobber aktivt med å skaffe seg nødvendig oversikt og iverksetter tiltak fortløpende. Risikoen er spesielt knyttet til 2015 pga manglende helårseffekter. Oppfølging (frist 31. mars) Det må identifiseres tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen. Start med en grovskisse, og detaljer planene etterpå. Vurdere reduksjon i stillinger (der det er ledige stillinger) I tiltakslisten som er vedtatt og allerede iverksatt må det utarbeides skriftlige planer for hvordan tiltakene skal gjennomføres. Dette gjelder tiltakene som omhandler reduksjon av variabel lønn, ambulering, medikamentkostnader, svinn etc. (Stillingsreduksjonene er allerede iverksatt og er ok) Gjennomføringsplanene må lastes opp som vedlegg i dialogavtalen. Arbeidet med ABP må konkretiseres for hele klinikken. Det må lages gjennomføringsplaner for identifiserte tiltak (redusere variabel lønn), og lages en prosessplan for videre arbeid med ABP. ABP leger; planene for gjennomføring må skriftliggjøres og konkretiseres. Avventer felles føringer fra arbeidsgruppe ABP leger. Lastes opp i dialogavtalen. Klinikkens planer for å organisere arbeidet med kodeforbedring må skriftliggjøres og lagres som vedlegg i dialogavtalen. Klinikksjefen må gjøre en ny vurdering (og sende direktøren) om hva som anses som mulig å gjennomføre i 2015, og dermed størrelsen på uløst omstillingsutfordring. Operasjons- og intensivklinikken Møtet måtte avlyses pga sykdom. Nytt møtet avtales i uke 12. Psykisk helseog rusklinikken Tiltak tilsvarende omstillingsutfordring Gjennomføringsplaner (detaljert) lastes opp i dialogavtalen Klinikksjefens risikovurdering: Mål om budsjettbalanse vurderes som sannsynlig. Risiko vedrørende rekruttering legespesialister. Dersom det må leies inn leger eksternt øker kostnadene og risikoen i budsjettet. Oppfølging (frist FØR budsjettkonferansen 24. mars): Detaljerte planer for tiltaksgjennomføring må lagres som vedlegg i dialogavtalen. Stabssenteret Mange midlertidige tiltak. I det videre arbeidet med organisering av det nye Stabssenteret inngår arbeid med permanente tiltak. Stabssjefens risikovurdering Sak 18 side 37 4

56 Sak 18/ vedlegg 2 Side 5 av 5 Mål om budsjettbalanse er sannsynlig. Oppfølging: Ingen oppfølgingspunkter. Oppsummering oppfølgingsmøter. Gjennomføringsplanene er generelt ytterligere konkretisert siden forrige gjennomgang, og planene er i stor grad lastet opp i dialogavtalene. Risiko i UNNs totale budsjett 2015 Det er fremdeles flere store risikoelementer i det totale budsjettopplegget for UNN i 2015: 1. NOR-klinikken (mangler tiltak for flere mill kr, i tillegg mangler de gjennomføringsplaner for flere tiltak) 2. ISF inntekter; Pr februar har vi ca 8,0 mill kr lavere ISF inntekter enn i fjor, og ca 14,1 mill kr lavere enn budsjett. 3. Utredning ambulansestasjoner 4. Fellestiltak; de fleste klinikkene avventer fremdeles behandling og felles enighet om tiltaksliste for flere fellestiltak. 5. Nye tiltak ved eventuell manglende gjennomføring finnes i svært liten grad 6. Risiko knyttet til manglende rekruttering (behov for dyr innleie). 7. Nedleggelse intermediærenhet 8. Kreftmedikamenter 9. Deltakelse i FIKS prosjektet (kun ca 6 mill kr til frikjøp) Plan for videre arbeid. Detaljert oversikt over hvert enkelt tiltak og vurdering av den totale risikoen er under utarbeidelse og vil bli gjennomgått i ekstraordinær budsjettkonferanse i direktørens ledergruppe 24. mars. Hovedteamet for konferansen er hvordan vi håndteres uløst omstilling og reduserer risikoen tilstrekkelig for å sannsynliggjøre budsjettbalanse i Sak 18 side 38 5

57 Sak 19/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Arthur Revhaug Saksbehandler: Turid Oliva Fossem Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar tilsynsrapporten for perioden til etterretning. Sammendrag Etter behandlingen av foregående rapport, er det utført sju nye tilsyn ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN), mens fire tilsyn er avsluttet. I 2014 ble det gjennomført totalt 25 eksterne tilsyn. Det foreligger endelige rapporter fra tre av de sju nye gjennomførte tilsynene, og det er avdekket manglende etterlevelse av lovverk og/eller interne prosedyrer. Fylkesmannen i Troms fant at regelverket ikke følges når det gjelder håndtering av henvisninger og viderehenvisninger for pasienter med kreft, frem til start av nødvendig helsehjelp. Riksrevisjonen fant at gjeldende regelverk ikke er tilstrekkelig implementert når det gjelder å ha kontroll med helseopplysninger i det elektroniske pasientjournalsystemet. Helse Nord RHF fant at foretakets praksis på flere områder bryter med nasjonale føringer når det gjelder strykninger av planlagte operasjoner. Saken viser til at det som hovedregel er systemsvikt når det avdekkes avvik. Korrigering av denne form for avvik er et lederansvar. Den beste oppfølgingen sikres gjennom opplæringstiltak, gjennomgang og implementering av prosedyrer. Det kan være en utfordring å sikre at planlagte tiltak faktisk gjennomføres, og det kan også være en risiko for at varige forbedringer ikke skjer. Direktøren mener derfor at det er viktig at tilsyn ikke bare følges opp i den enkelte reviderte enhet, men at erfaringene også bidrar til læring på tvers av flere enheter, og dermed bidrar til forbedret kvalitet og pasientsikkerhet i hele foretaket. Presentasjon av resultater etter eksterne tilsyn skal derfor gis økt oppmerksomhet i Kvalitetsutvalget. Målet med er å ansvarliggjøre klinikksjefene og andre linjeledere for å sikre oppfølging og læring på tvers gjennom kvalitetsog arbeidsmiljøutvalgene i hele organisasjonen. Sak 19 side 1

58 Sak 19/2015 Bakgrunn Ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) gjennomføres det systematiske tilsyn fra statlige tilsynsmyndigheter. I 2014 ble det gjennomført 25 eksterne tilsyn. De fleste er tilsyn som er varslet på forhånd. Noen gjennomføres etter samordning mellom flere tilsynsmyndigheter. I tillegg gjennomfører Helse Nord RHF revisjoner på ulike virksomhetsområder, i tråd med omforente planer i regionen, eller mellom det regionale foretaket og det enkelte helseforetak. Formål Formålet med denne saken er å gi styret nødvendig oversikt over gjennomførte eksterne tilsyn og revisjoner i helseforetaket fra til og med I tillegg gir sakens vedlegg oppdatert status for iverksatte tiltak og frister for lukking av pålegg og avvik. Saksutredning Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser, og forbedringspotensialet ligger i implementering og etterlevelse. Formålet med tilsyn er å kontrollere om det er etablert et internkontrollsystem som sørger for at virksomhetens tjenester planlegges, utføres og vedlikeholdes i samsvar med loven. For UNN er tilsynsmyndighetene en viktig ressurs, som gir viktige bidrag i arbeidet med å avdekke hvor helseforetaket har forbedringspotensial, og følge opp at avvik blir rettet. Direktøren iverksetter nye rutiner i oppfølging av tilsyn ved at disse får en økt ledelsesmessig oppmerksomhet gjennom behandling i kvalitets-, bruker- og arbeidsmiljøutvalg (KVAMutvalg). Her skal tiltak for å forhindre gjentakelse av uønskede hendelser og identifisering av læringsmomenter som kan gjelde for flere klinikker/ avdelinger presenteres. Rådgivere fra Fagog forskningssenteret (FFS) følger opp med å delta i klinikkenes KVAM-utvalg, hvor de skal bidra med tilrettelagte data, analyser og kunnskap om ulike metoder og systemer for å oppnå erfaringsoverføring og læring på tvers av flere virksomhetsområder. Statusrapport Det er siden forrige rapportering gjennomført sju nye tilsyn: - Arbeidstilsynet har gjennomført tilsyn ved Longyearbyen sykehus Tilsynet var en oppfølging fra tilsvarende tilsyn i mai 2014, hvor de varslet at de vurderte å gi pålegg. Arbeidstilsynet fant at det var nødvendig å gjennomføre en kartlegging av behovet for opplæring, øvelse og instruksjon for personell som kan bli kalt ut på redningsoppdrag med helikopter. Arbeidstilsynet har forelagt tilbakemeldingen fra Longyearbyen sykehus til Luftfartstilsynet for en faglig vurdering. Luftfartstilsynet fant at tilbakemeldingen er bra, og tilfredsstiller de krav de har til opplæring. Saken er avsluttet. - Arbeidstilsynet har gjennomført en kontroll ved A-fløya prosjektet Hensikten var å kontrollere om offentlige virksomheter bidrar til at arbeidstakere i virksomheter som utfører tjenester samt bygge- og anleggsarbeid på vegne av det offentlige, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtaler. Arbeidstilsynet fant ikke grunn til å gi pålegg. - Fylkesmannen i Troms har gjennomført tilsyn med spesialisthelsetjenestens håndtering av henvisninger og viderehenvisninger fram til start Sak 19 side 2

59 Sak 19/2015 av nødvendig helsehjelp. Tilsynet var rettet mot enheter som er involvert i behandling av kreft i tykk- og endetarm samt gynekologisk kreft. Det er mottatt endelig rapport som viser at UNN ikke følger regelverket når det gjelder overføring av ansiennitetsdato ved viderehenvisning fra annet helseforetak. Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken er i gang med å utarbeide handlingsplan for å lukke avviket, og deres handlingsplan for å lukke avvik tas opp i Kvalitetsutvalget for å få frem læringsmomenter også for andre klinikker. - Riksrevisjonen har gjennomført en brukerundersøkelse om utvidet kontroll og tilgang til helseopplysninger i elektroniske pasientjournaler. Undersøkelsen viste at det er gjennomgående lite kunnskap om de ulike tilgangsrettighetene, og manglende innsikt i når de skal brukes. Videre, at gjeldende regelverk ikke er tilstrekkelig implementert. Arbeidet med å oppdatere og ajourføre nødvendig kunnskap om krav til behandling av helseopplysninger, er igangsatt. UNN har i sitt svar til Riksrevisjonen vist til at det i FIKS-prosjektet er iverksatt et større arbeid rundt de kliniske systemene i Helse Nord. Målsetningene er likeartede oppsett, og standardisert bruk av de viktigste kjernesystemene i regionen. Dette gir dermed en større grad av ensartede rutiner og praksis rundt tilgang til pasientinformasjon. Læringspunkter og lokale tiltak vil bli presentert for Kvalitetsutvalget. - Helse Nord RHF har gjennomført internrevisjon ved UNN med tema Refusjon fra NAV for foretakets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær. Det er mottatt en foreløpig rapport som er unntatt offentlighet jf. Offlv. 14, 1.ledd. - Helse Nord RHF har gjennomført intern revisjon ved UNN med tema Strykninger av planlagte operasjoner. Endelig rapport er mottatt, og foretaket fikk anbefalinger som er fulgt opp, og blir presentert i Kvalitetsutvalget for å fremme læringsmomenter for berørte klinikker. - Riksrevisjonen er i gang med et postalt tilsyn om informasjonssikkerhet i medisinskteknisk utstyr. Etterspurt dokumentasjon er oversendt. Følgende tilsyn er avsluttet: - Harstad kommunes brann- og beredskapstjeneste har etter tilsyn ved UNN Harstad mottatt tilfredsstillende tilbakemelding, og anser tilsynet som avsluttet. - Arbeidstilsynet har etter å ha gjennomført en kontroll av bygg- og anleggsarbeidet ved A-fløyprosjektet vedrørende lønns- og arbeidsvilkår, ikke funnet grunn til å varsle om pålegg. - Statens legemiddelverk har avsluttet tilsynet for Blodbanken ved Diagnostisk klinikk. - Mattilsynet har avsluttet tilsynet ved UNN Harstad, Felleskjøkken. Kommende tilsyn: Det er meldt om fire nye tilsynsbesøk: - Arbeidstilsynet melder om tilsyn ved Ambulansestasjonen UNN Narvik Fylkesmannen i Troms melder om landsomfattende tilsyn vedrørende samhandling, med fokus på utskriving av pasienter fra sykehus til kommuner. - Statens strålevern melder om åpning av tilsynssak og pålegg til å gi opplysninger etter å ha mottatt avviksmelding. - Arbeidstilsynet har meldt at de gjenåpner saken vedrørende arbeidsmiljøet ved Røntgenavdelingen ved UNN Tromsø. Sak 19 side 3

60 Sak 19/2015 Medvirkning Saken ble forelagt Brukerutvalgets arbeidsutvalg og Arbeidsmiljøutvalget og drøftet med de ansattes organisasjoner i egne møter Protokoller fra disse møtene behandles som referatsaker i styremøtet. Arbeidsmiljøutvalget var opptatt av at virksomheten etablerer nødvendige tiltak som sikrer systematisk dokumentasjon av lovpålagt opplæring knyttet til medisinskteknisk utstyr. Foretakstillitsvalgte var spesielt opptatt av UNNs henvisningspraksis av pasienter, og anmodet om at det må finnes frem til bedre rutiner for hele foretaket. Brukerutvalgets arbeidsutvalg uttrykte bekymring knyttet til at UNN fortsatt har utfordringer med unødvendig venting, utsettelser samt manglende samarbeid mellom avdelinger. Vurdering Det legges ned betydelig innsats i forberedelser, gjennomføring og oppfølging av eksterne tilsyn og revisjoner. Målet er varige forbedringer og læring på tvers i virksomheten. Dette forutsetter at ledere på alle nivå gjør seg kjent med og følger opp forbedringstiltak i egen enhet. UNN som helseforetak har etablert et kvalitetssystem som er oppbygd og dokumentert med gode rutiner, strukturer og prosesser. Eksterne tilsyn bidrar til å bekrefte at kvalitetssystemet fungerer som det skal, eller avdekke områder hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse og etterlevelse av myndighetskrav og interne prosedyrer. Det blir derfor viktig å ha gode rutiner for hvordan avvik og forbedringsområder håndteres, slik at de lukkes og at det blir læring også for øvrige virksomhetsområder. For å unngå å gjøre de samme feilene flere ganger, må en lære av de uønskede hendelsene og legge til rette for kontinuerlig forbedringsarbeid. I tillegg til økt ledelsesmessig oppmerksomhet rundt internkontrollsystemet, må det skapes trygghet og eierskap blant de ansatte i dette arbeidet. Direktøren forventer at endret praksis i oppfølging etter tilsyn, med økt fokus på å identifisere læringspunkter og oppfølging etter tilsyn i Kvalitetsutvalget, vil bidra til en bedret implementering og etterlevelse av myndighetskrav og egne prosedyrer. Eksempelvis vil læringspunktene etter tilsynet fra Fylkesmannen i Troms blir behandlet slik. Samme avvik ble avdekket av Helsetilsynet i 2012, og av Internrevisjonen i Helse Nord RHF i Det ble da utarbeidet nye prosedyrer, men det viser seg at disse likevel ikke følges opp over alt i UNN. Ettersom dette er en praksis som kan gi konsekvenser for oppstartstidspunkt av pasientbehandlingen, er det viktig at håndtering av henvisninger gjøres på riktig måte i samsvar med regelverket. Et annet eksempel er Riksrevisjonens undersøkelse av styring og kontroll av tilgang til helseopplysninger i elektroniske pasientjournaler. Denne praksis vil bli prøvd ut for kommende tilsynsrapporter, der det er læringsmomenter for flere enn den reviderte part. Konklusjon Saken belyser den faste oppfølgingen av gjennomførte og pågående tilsyn. Tilsyn er ett av flere viktige forebyggende virkemidler, og medvirker til at lovgivning, sentrale føringer og egne prosedyrer etterleves. Gjennom økt fokus på å skape trygghet og eierskap i å følge opp forbedringsområder, anbefalinger og avvik vil en sikre at UNN har god kvalitetsstyring. Sak 19 side 4

61 Sak 19/2015 Slik sikres en best mulig pasientsikkerhet og behandling. Direktøren innstiller derfor på at styret tar saken til etterretning. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Tilsynsrapport - status Sak 19 side 5

62 Sak 19/ vedlegg 1 Vedlegg Statusrapport eksterne tilsyn og revisjoner fra Helse Nord RHF Tabellen under viser hvilke eksterne tilsyn som er gjennomført før hvor de er utført, funn, frister, tiltak og hvilke pålegg /avvik som er lukket siden forrige rapport. Pålegg/ avvik som er lukket er merket med fargen grønn Pålegg avvik hvor tilsvar/ handlingsplan er sendt er merket med fargen gul Pålegg/ avvik med svarfrister etter styremøtes dato er merket med rødt REVISJONS- PART NR 1: Arbeidstilsynet NR 2: Fylkes mannen i Troms NR 3: Helse Nord RHF STED TEMA FUNN SAKS NR Ambulanse tjenesten Hansnes Kirurgi-kreft og kvinnehelseklin ikken november 2014 UNN HF 11. og Oppfølging etter at ambulansearbeider har meldt om arbeidsmiljøutfordringer ved ambulansestasjonen Håndtering av henvisninger og videre henvisninger av pasienter med kreft fram til start av nødvendig helsehjelp. Refusjon fra NAV for foretakets løpende ytelser ved arbeidstakers fravær Arbeidstilsynet vurderer å gi to pålegg. -HMS-arbeid- kartlegging og risikovurdering -HMS-arbeid- tiltak og plan Tilsynet har avdekket at foretaket ikke følger regelverket når det gjelder ansiennitetsdato og rettighetsstatus ved viderehenvisninger/ mottak av viderehenvisninger for pasientforløp. Det er mottatt utkast til rapport som anbefaler 11 ulike tiltak for bedre internkontrollen. Anbefalingene beskrives når rapporten er endelig TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER 15/748 Arbeidsgiver får frist til med å gi tilbakemelding dersom beskrivelsen ikke er korrekt. 14/ / 4533 Fylkesmannen ber om å få tilsendt handlingsplan for hvordan foretaket skal sørge for å endre praksisen slik at regelverket følges Frist Frist Læringsmomenter og funn fra tilsynet presenteres og diskuteres i -klinikkledelsen. -avdelingsledelsen -Kvamgrupper Rapporten legges frem på KU for å sikre at funn fra denne revisjonen blir gjort kjent for hele foretaket. Sak 19 side 6 1

63 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER NR 4: Arbeidstilsynet Meldt første gang og avsluttet. Gjenåpnet NR 5: Direktoratet for samfunns sikkerhet og beredskap ( DSB) Diagnostisk klinikk Longyearbyen Postalt tilsyn krav om opplysninger i forhold til overholdelse av bestemmelsene i AML 18-5 Oppfølging av revisjon 2013 Arbeidstilsynet skrev at de på bakgrunn av beskrivelse av tiltak og prosesser som allerede var iverksatt ikke fant grunnlag for å innvolvere seg videre i saken. Arbeidstilsynet melder i brev av at de på bakgrunn i ny tilbakemelding velger å gjenåpne saken. To avvik: 1. Prosedyren som skal sikre at elektromedisinske utstyr brukes i hht bruksanvisning følges ikke av legene. 2. I følge fremlagt dokumentasjon av vedlikehold av det elektromedisinske utstyr er det restanser i det planlagte vedlikehold. Generelle funn: De elektriske anleggene synes å være i god stand. Mangler risikovurdering av de elektriske anlegg ( Bygget er fra 1991) 14/ / 4398 Det blir benyttet ressurser utenom avdelingen/ klinikken for å få til et bedre arbeidsmiljø. Det vil også bli igangsatt et egetinitiert forbedringsarbeid og det blir derfor ingen pålegg fra Arbeidstilsynet Innskjerping av rutiner er foretatt. Gjennomført opplæring arkiveres i ephorte Arbeidstilsy net ber om tilbakemeldi ng underveis og når arbeidsmiljø et er evaluert etter at forbedringsa rbeidet er sluttført. DSB vil etter årets tilsyn ved UNN HF invitere til et oppfølgingsmøte for å sikre en felles forståelse og læring i hva som kreves for å forebygge, korrigere og å rette opp avvik. Til dette møte vil samtlige berørte enheter bli invitert. Sak 19 side 7 2

64 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER NR 6: Arbeidstilsynet Ambulansetjenesten Lenvik Tilsyn med at virksomheten følger arbeidsmiljølove ns krav om for å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade Tre pålegg: -HMS-arbeid kartlegging og risikovurderinger -HMS-arbeid tiltak og plan -Bedriftshelsetjeneste plan for bistand 14/ 4460 Ambulansetjenesten er inne i en prosess med kartlegging og muligheter for effektivisering og omorganisering. I dette arbeidet er det naturlig med gjennomgang og risikovurderinger for ansatte i ambulansetjenesten i hele fortaket.det ble først gitt frist for å oppfylle pålegget til Det er nå søkt om og innvilget ny frist. Fristfor de to første påleggene Det siste pålegget har frist NR 7: Ofoten Brann IKS NR 8: Helse Nord UNN Nordlandsklinikken Buveien 75 Håkvik UNN Tromsø Operasjons- og intensiv klinikken, Brannsikkerhet Strykninger av planlagte operasjoner I tillegg til Tilsynet fant at et avvik fra tidligere tilsyn (2013) ikke var lukket: -Stasjonære slokkeanlegg mangler kontrollavtale I tillegg ble det avdekket 4 avvik: -HMS er mangelfullt dokumentert, -Dokumentasjon av sikkerhet er mangelfull -Ansvarlig brannvernleder er ikke utpekt etter omorganisering -Stasjonere slokkeanlegg mangler en del på dokumentasjon. Revisjonen konkluderer med at foretakets praksis på flere områder bryter med nasjonale føringer 13/ / 3954 Det er utarbeidet plan som er sendt innenfor frist for å lukke avvik etter årets tilsyn som er sendt til Ofoten brann IKS. Klinikken er i gang med å korrigere sin registrerings- og rapporteringsprakisis der revisjonen har avdekket mangler. Venter på tilbakemelding Det er lagt opp til at fellesrapport Handlingsplanen presenteres på kvalitetsutvalgsmøte av klinikkleder for å sikre at revisjonsfunn blir kjent for hele foretaket. Sak 19 side 8 3

65 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART RHF STED TEMA FUNN SAKS NR Kirurgi-, kreft og kvinnehelse klinikken Nevro- og ortopediklinikken fysisk revisjon i UNN Tromsø gjøres det spørreundersøkelse ved UNN Narvik og UNN Harstad for indikatoren. Datagrunnlaget har store ulikheter og resultatene som offentliggjøres er derfor ikke sammenlignbare mellom foretakene. Revisjonen ga anbefalinger både til Helse Nord RHF og til foretakene om forbedringsarbeid som omfatter korrigering av praksis, etablering og implementering av retningslinjer samt harmonisering av bruk av dataverktøy. Det ble gitt 11 anbefalinger, 11 til Helse Nord RHF og 2 til UNN. Anbefalingene til UNN: -Korrigere sin registrerings- og rapporteringspraksis der revisjonen har avdekket manglende samsvar mellom indikatorbeskrivelsens spesifikasjoner. -Bidra aktivt i et regionalt forbedringsarbeid på initiativ fra RHF-et og implementere de endringer som arbeidet resulterer i. TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER en skal behandles i styret i Helse Nord 26.februar 2015 og revisjonssjef Tor Solbjørg ber om å få oversendt foretakets plan for oppfølging av de anbefalingen e som er gitt etter revisjonen til oss. Sak 19 side 9 4

66 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 9: Riks revisjonen STED TEMA FUNN SAKS NR Kirurgi, - kreft og kvinnehelseklinikken Nevro- og ortopedi Klinikken Utvidet kontroll om utviklingen i dag og døgnkirurgisk behandling. Etter at den innsendte dokumentasjonen er gjennomgått har de valgt å gjennomføre kontroll ved UNN HF. 14/ 4713 Og 15/733 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Klinikkene er i gang med å besvare sendt spørsmålslisten fra Riksrevisjonen vedr. 6 Frist 6.mars ulike behandlinger og om foretakets samlede kirurgiske aktivitetsutvikling. NR 10: Direktoratet for samfunns sikkerhet og beredskap ( DSB) UNN Tromsø, Harstad og Narvik Uke 41 Fag og forskningssenteret Medisinsk klinikk Diagnostisk klinikk, Akuttmedisisnk klinikk, operasjons- og intensivklinikk Drift og eiendoms senteret Oppfølging av revisjon i 2013 HMS/ Kvalitet Brukere av medisinsk teknisk utstyr ( MTU) 5 Avvik og 1 Anmerkning Avvik: 1.- Helseforetaket har en mangelfull oppfølging for å avdekke, rette opp, og forebygge overtredelse av krav fastsatt i eller medhold av HMSlovgivningen 2.-Det blir ikke gjennomført systematisk opplæring i sikker bruk av medisinsk teknisk utstyr. 3.-Det forebyggende vedlikeholdet på MTU ved UNN har store restanser 4.-Informasjon om utført vedlikehold, endringer og reparasjoner på elektromedisinsk utstyr og tilbehør registreres ikke på en systematisk måte i MTA s fagsystem 5.-Informasjon om utført vedlikehold / PV) på den elektriske installasjonen 14/ 1890 Når det gjelder opplæring i MTU har Akuttmedisinsk klinikk lukket avviket. Medisinsk klinikk har iverksatt opplæring og vil ha lukket avviket innen fristen, OPIN klinikken hadde dette under kontroll allerede under besøket, men det kom ikke frem i rapporten. Medisinteknisk avdeling har en positiv utvikling når det gjelder restanser på vedlikehold av MTU og fortsetter denne utviklingen vil avviket bli lukket. Forankring av opplæring i MTU bør inngå i dialogavtale/årsplaner. Etablering av et fagnettverk for MTU med ressurser klinikkene som kan holde et kontinuerlig trykk på dette arbeidet gjennomåret. Sak 19 side 10 5

67 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR dokumenteres ikke på en systematisk måte i fagsystemet( Plania) Anmerkning: Usikkerhet om hva som skal meldes og hvem som skal melde uønskede hendelser knyttet opp mot MTU TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER NR 11: Byutvikling Tromsø kommune UNN Åsgård Postalt tilsyn etter bekymringsmelding fra Tromsø Kommune etter tilsyn ved UNN Åsgård I forbindelse med utførelsen av brannteknisk inspeksjon av Tromsø Kommune ble det avdekket forhold som synes i strid med Plan og bygningsloven 12/ 3057 Det er utarbeidet svar med plan for utbedring av den branntekniske tilstand Venter på tilbake melding Viser til læringsmomenter anført til revisjon NR 1 i denne rapporten NR 12: Brann og redning Tromsø Kommune UNN Tromsø Drift og eiendomssenter et Brannsikkerhet, bygningsmessige, tekniske og utstyrsmessige brannsikrings tiltak 5. Avvik: 1. Eiers bygningsdokumentasjon var mangelfull slik det fremkom under tilsynet 2. Eiers tekniske dokumentasjon var mangelfull slik det fremkom under tilsynet 3. Røyk og branncellebegrensede bygningsdeler7 konstruksjoner virker ikke som forutsatt 4. Farlig stoff anlegg er ikke meldt til DSB 5. Rømningsveier 14/ 4296 Teknisk avdeling arbeider for å finne løsninger for å utbedre de avvik som er beskrevet, samt etablere og vedlikeholde rutiner i hht HMS forskriften. Det er utarbeidet en tiltaksplan med opplysninger om når og hvordan avvik vil bli rettet opp innenfor frist Venter på tilbakemelding Viser til læringsmomenter anført til revisjon NR 1 i denne rapporten Sak 19 side 11 6

68 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 13: Helse Nord RHF STED TEMA FUNN SAKS NR UNN HF Ambulanseavdelingen seksjon Tromsø Ambulanseavdelingen Ambulansetjenesten Skånland Kompetanse-, arbeids -og hviletidskrav i ambulanse tjenesten tilfredsstiller ikke krav om rask og sikker rømming Internrevisjonen fant at det var etablert styring og kontroll som gir tilfredsstillende grad av sikkerhet for etterlevelse av krav til bilambulansetjenesten, Det ble likevel konstatert at det foreligger muligheter for forbedring av vedlikehold og heving av kompetansen. Intern revisjonen anbefaler å gjennomføre seks tiltak. De omhandler gjennomføring av risikovurderinger, innhold i arbeidsavtaler, vedlikehold og utvikling av kompetanse, arbeidstidsplanlegging, fremskaffelse av pålitelige styringsdata om brudd på arbeidsmiljøloven, og bruk av avviksmeldinger 13/ 2981 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Rapporten er tatt opp i avdelingsledelsen i ambulanseavdelingen, samt i KVAM for ambulanseavdelingen. Ledelsen gjennomgår og diskuterer de 6 anbefalingspunktene i rapporten. Rapporten tas opp med FFS og HR for dialog rundt videre håndtering, samt sørger for å framskaffe de tilsvarende rapportene fra de andre HFene. Følges opp av Akuttmedisinsk klinikk i forhold til alle UNNs ambulansestasjoner. NR 14: Fylkesmannen i Barne og ungdomspsykiatriske poliklinikker i Landsomfattende tilsyn med helseforetakenes UNN HF sørger ikke for at diagnostisering av kliniske tilstander hos barn og unge som trenger 13/769 Det er utarbeidet og sendt en fremdriftsplan hvor det er redegjort for hvilke tiltak som iverksettes. Rapporten er gjennomgått etter interne møter ved BUP Ny frist Konklusjonene og erfaringene fra tilsynet følges opp i alle Barne- og ungdomspsykiatriske enheter i UNN. Sak 19 side 12 7

69 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART Troms STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Høst 2013 Stedlig tilsyn BUP UNN Harstad og 31. oktober 2013 styring og ledelse av barneog ungdomspsykiatriske poliklinikker helsehjelp fra BUP Sør Troms er basert på en systematisk og tverrfaglig utredning. Avviket bygger på følgende: Virksomheten har utarbeidet skriftlige rutiner for utredningsplaner, i tråd med faglige retningslinjer. Disse følges bare unntaksvis. TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Sør Troms og med alle BUP lederne i UNN. Fylkesmannen ba i brev av om ny og kortfattet tilbakemelding av oppfølgingen. Tilbakemelding fra Fylkesmannen : Ny tilbakemelding basert på resultatene av nest egenvurdering. De ber samtidig ledelsen gi en vurdering av om de gjennomførte tiltakene har vært tilstrekkelige og virket som planlagt slik at lovgivningen overholdes. Denne ble utarbeidet og sendt I brev av ber Fylkesmannen om ytterligere en ny kortfattet tilbakemelding basert på resultatene fra egenvurderinger i desember Denne tilbakemeldingen ønskes innen NR 15: Helse Nord Internrevisjonsrapport 5/2013 UNN HF Uke 9. og uke Henvisninger og ventelister UNN har mottatt endelig revisjonsrapport hvor det konkluderes med at enkelte pasienter ved UNN HF venter uakseptabelt lenge (opptil flere år) på den behandlingen de er vurdert å ha behov for, også uten at det er 13/ 1461 En regional prosjektgruppe har utarbeidet fem nye regionale prosedyrer for forebygging og oppfølging av fristbrudd. Disse prosedyrene inkluderer også rutinemessig rydding av ventelister. Opplæringen av de nye prosedyrene er igangsatt og det er planlagt informasjonsmøter hvor klinikkledere får et særskilt ansvar for å sikre en vellykket implementering. Dette i tillegg til at fag- Saken tas opp på KU sammen med saken fra Fylkesmann en Det utarbeides egen sak om oppfølging av denne internrevisjonsrapporten, med læringsmomenter for aktuelle enheter i foretaket. I opplærings- og implementeringsplanen skal det sikres læring og kunnskap og innsikt nye prosedyrer og i DIPS rutiner i Sak 19 side 13 8

70 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 16: Tromsø Kommune NR 17: Riksrevisjon STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Tromsø UNN HF Nov april 2014 Legionella tilsyn Kontroll med helseopplysning er i EPJsystemet Datainnsamling dokumentert at pasienten er blitt kontaktet av foretaket. På bakgrunn av de observasjoner og vurderinger som er gjort, har internrevisjonen gitt til sammen 13 anbefalinger om forbedringstiltak. Mulige avvik: Mangler risikovurdering Mangler rutine for som beskriver håndtering av mistanke om eller påvisning av legionella Manglende system for tiltak, regelmessig ettersyn og kontroll av anlegget. Gjeldende regelverk er ikke tilstrekkelig implemmentert Ansatte har tilgang til heleseopplysninger utover det reelt behov tilsier Ingen systematisk kontroll og oppfølginger av tilganger til EPJ Mangelfull internkontroll av helseforetakenes tilgangsstyring TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER og forskningssenteret lager en fullstendig hele UNN. handlingsplan hvor samtlige anbefalinger er ivaretatt. 13/ 4499 Det er utført risikovurderinger for identifiserte annlegg, det er laget skriflige prosedyrer som implementeres i DVsystemet. Gjeldende prosedyrer revideres og legges i DV-systemet 13/ 5074 UNN har i sitt svar til Riksrevisjonen vist til at det er iverksatt ett større arbeid rundt de kliniske systemene i Helse Nord. Målsetningene er likeartede oppsett og standardisert bruk av de viktigste kjernesystemene i regionen og dermed også en større grad av ensartede rutiner/praksis rundt tilgang til pasientinformasjon. Videre bør det settes inn tid og ressurser for å sikre at nødvendig kompetanse og kunnskap erverves og at regelverket etterleves. Venter på tilbake melding Drifts- og eiendomssenteret følger opp samme problemstilling i forhold til UNNs øvrige lokalisasjoner. Funn fra denne kontrollen blir satt opp som obligatorisk tema for alle ledere som gir medarbeidere tilgang i EPJ-systemet. Sak 19 side 14 9

71 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 18: Harstad Kommune STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Harstad Brannsikkerhet To avvik: -Arbeidet med ledelyssystemet ved objektet er ikke sluttført - Branntetting, det mangler fortsatt en del branntetting i brannskiller 12/ 1154 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Tilbakemeldingen fra teknisk avdeling er tilfredsstillende. Den inneholder prioriteringer og tidsplan for utbedring av påpekte avvik og anmerkninger ligger innenfor en akseptabel tidsramme. Tiltakene som er iverksatt og utført er også tilfredsstillende. LUKKET NR 19: Arbeidstilsynet Sykehusveien 38 Tromsø Oppfølging av hvem virksomheten inngår kontrakter med, hvilke kontrakter som er inngått det siste året og innholdet Arbeidstilsynet fant ikke grunn til å gi pålegg 14/ 5487 LUKKET NR 20: Mattilsynet Drift og eiendomssenteret v/ Matforsyning Unn Harstad Felleskjøkken Virksomheten ble vurdert i forhold til forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddel lov-givingen Lov om matproduksjon og mattrygghet og forskrift om Næringsmiddelhygiene. Det er ikke foretatt fareanalyse i henhold til HACCP- prinsippene 9/3993 Opplæring i HACCP metoden pågår og Mattilsynet gir en utvidet frist. Mattilsynet har også gjennomførte en inspeksjon Her ble også planer for driftsendringer tatt opp i forbindelse med ombygging og at matproduksjonen flyttes til Befalsmessen på Trondenes. Mattilsynet ber om å bli holdt løpende orientert om den videre fremdrift i ombyggingsprosessen. LUKKET brev av Følges opp i forhold til alle sykehuskjøkken i UNN av Drifts- og eiendomssenteret Sak 19 side 15 10

72 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 21: Lenvik Kommune STED TEMA FUNN SAKS NR Senter for Psykisk Helse Midt-Troms Brannsikkerhet To avvik: -Brannsikkerheten var ikke tilfredsstillende dokumentert. Rømningsforholdene anført som avvik ved tidligere tilsyn er ikke lukket. 14/ 5069 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Det er igangsatt arbeid med å gi en skriftlig tilbakemelding med opplysning om og når alle avvik vil bli rettet opp. LUKKET NR 22: Arbeidstilsynet Longyearbyen sykehus Oppfølging av tidligere tilsyn Vedrørende redningsoppdrag med helikopter på Svalbard Tre pålegg: UNN HF skal - sørge for at arbeidet ved Longyearbyen sykehus blir tilrettelagt, organisert og ledet slik at arbeidstakerne ikke blir utsatt for uheldige psykiske belastninger -kartlegge og risikovurdere arbeidsbelastningen samt følge opp de utbedringstiltak som viser seg nødvendig -gi varaverneombudet nødvendig for å kunne utføre sitt verv på en forsvarlig måte 11/ 1642 Tilbakemeldingen til arbeidstilsynet er forelagt Luftfartstilsynet til faglig vurdering. De uttaler at det som er beskrevet er bra og tilfredsstiller de krav Luftfartstilsynets operative avdeling har til opplæring LUKKET NR 23: Statens legemiddelverk Diagnostisk klinikk Blodbankene 2.-tom 6. Blodbankenes tilvirkning av blod og blodkomponenter Har mottatt observasjonsliste med 20 forbedringsområder. Ingen kritiske avvik 13/ 5449 Det er utarbeidet og sendt fremdriftsplan innen fristen. Her er det beskrevet hvordan kvalitetsstyringssystemet skal forbedres. Det er planlagt og gjennomført oppdatering og endring av prosedyrer, LUKKET Følges opp i alle UNNs blodbanker (Diagnostisk klinikk). Sak 19 side 16 11

73 Sak 19/ vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR februar 2014 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER sjekklister og avtaler med samarbeidende avdelinger. Videre er det igangsatt reopplæring av personell. Statens legemiddelverk har gjennomgått den siste innsendte dokumentasjon og anser oppfølgingen som tilfredstillende Internkontrollarbeidet i Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) bygger på FORSKRIFT nr 1731: 4 g) Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen. 5 Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. Definisjon av avvik Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Ved interne revisjoner gis det også avvik ved mangel på oppfyllelse av krav gitt i retningslinjer/ prosedyrer gjeldende for UNN. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring Definisjon på pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og siste ledd til å gi pålegg. 1) Arbeidstilsynet gir de pålegg og treffer de enkeltvedtak som ellers er nødvendig for gjennomføringen av bestemmelsene i og i medhold av kapittel 2 til 11 samt 14-5 til 14-8, 15-2 og Dette gjelder likevel ikke 2-4, 2-5, 10-2 andre til fjerde ledd og 10-6 tiende ledd. 6) I forbindelse med tillatelse, samtykke, dispensasjon eller andre enkeltvedtak kan Arbeidstilsynet sette nærmere bestemte vilkår. Sak 19 side 17 12

74 Sak 20/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 20/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Arthur Revhaug Saksbehandler: Hans-Petter Bergseth Årlig melding 2014 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner Årlig melding for oversendelse til Helse-Nord RHF. Sammendrag Årlig melding for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) foreligger som saksfremlegg til denne styresaken i Helse Nord RHFs rapporteringsmal. Meldingen viser at UNN har oppfylt eller påbegynt gjennomføringen av de fleste krav i oppdragsdokumentet. Selv om foretaket ikke fullt ut har oppfylt alle krav og mål i Oppdragsdokument 2014, viser ikke meldingen noen områder med systematisk svikt eller gjennomgående dårlig oppfyllelse av eiers krav. Områdene innen kvalitet og pasientsikkerhet viser at måloppnåelsen for nasjonale kvalitetsindikatorer, kreftforløp, fristbrudd og ventelister ikke er god nok. Innsatsområdene tilgjengelighet, brukervennlighet og brukermedvirkning viser at flere klinikker og avdelinger i UNN foretar fortløpende undersøkelser av brukertilfredshet, og at resultatene brukes i aktivt forbedringsarbeid. Det har i 2014 vært utført et systematisk arbeid for å redusere forekomst av sykehusinfeksjoner, blant annet gjennom tiltaket Trygg kirurgi og regelmessige smittevernvisitter ved alle somatiske enheter. Det er gledelig at forekomsten av sykehusinfeksjoner er redusert. Direktøren oppfatter at Årlig melding gir en god oppsummering av status for hvordan oppdraget for 2014 ble løst innenfor de rammene som var gitt, og anbefaler at meldingen godkjennes for oversending til Helse Nord RHF. Bakgrunn Helse Nord RHF skal etter hvert driftsår rapportere til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) hvordan gitt oppdrag er løst. For å kunne rapportere dette presist nok, har RHFet bedt Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) og de øvrige helseforetakene om en årlig melding til eier. Årlig melding 2014 rapporterer på hvordan UNN har fulgt opp kravene i Oppdragsdokument 2014, og redegjør for planlagte tiltak på områder der målene ikke er nådd. Sak 20 side 1

75 Sak 20/2015 Rapporteringsmalen for Årlig melding 2014 er forenklet, og utformet slik at styringsparametre er innarbeidet i spørsmålsstillingene under de ulike innsatsområdene. Helse Nord RHF vil svare HOD direkte for flere parametere der helseforetakene tidligere rapporterte. Strukturen i rapporteringen vektlegger nå i sterkere grad helseforetakenes vurderinger av bakenforliggende årsaker til det resultatet man har oppnådd. Formål Formålet med saken er å rapportere til Helse Nord RHF hvordan UNN har fulgt opp kravene i Oppdragsdokument Saksutredning Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har i 2014 hatt fokus på systematisk kvalitetsarbeid, forberedelse til innføring av kreftpakkeforløp og behandlingsresultater. Aktivitetsnivået har i 2014 vært som forutsatt med en svak økning både i somatikk og psykiatri på hhv. 1,1 % og 1,4 %. UNN har hatt oppfølgingsaktiviteter for alle områdene i oppdragsdokumentet for Noen av oppdragsdokumentets svært mange rapporteringspunkter, er løpende aktiviteter som ikke kan ferdigstilles, men som er gjenstand for langsiktig arbeid og kontinuerlig forbedring. Oppdragene er også ulike i karakter og omfang, slik at en oppfyllingsgrad bare kan bli en skjønnsmessig vurdering. Det gis i det følgende en oppsummering av de viktigste områdene. Fells organisatoriske krav og rammebetingelser UNN leverte et økonomisk resultat på 11,9 mill kroner dårligere enn styringskrav for Store endringer i pensjonskostnadene (føringer fra HOD, desember 2014) medførte lavere pensjonskostnader for 2014 og et overskuddskrav på 627,0 mill kr. Regnskapsmessig resultat ble 615,1 mill kr i overskudd, og et negativt budsjettavvik på 11,9 mill kr. Hvis man ser bort fra endringen i pensjonskostnader, så ville regnskapsresultatet vært et underskudd på -66,9 mill kr. Fra og med august 2014 har de månedlige økonomiske resultatene vært i tråd med budsjett som følge av nye midlertidige tiltak. UNN har i 2014 økt kompetansen innen og erfaringer med risikoanalyser og risikostyring. Det er startet et arbeid med å få etablert et helhetlig system for risikostyring av virksomheten. Det er foretatt systematiske risikoanalyser på en rekke områder, men det er ikke gjennomført en fullstendig risikostyring på de områder Helse Nord RHF har stilt krav om i 2014 i hele foretaket. UNN har prioritert Ledelsens gjennomgang av foretakets internkontroll tertialvis på foretaksnivå, og gjennomgangene behandles i foretakets kvalitetsog arbeidsmiljøutvalg før styrebehandling. UNNs styre har behandlet de saker det stilles krav om i oppdragsdokumentet. Alle saker som fremlegges styret drøftes rutinemessig og det dokumenteres medvirkning i tråd med retningslinjene. Oppfølgingen av punktene om investeringsrammer og bygg- og eiendomsforvaltningen er i all hovedsak ivaretatt i 2014 selv om det er utfordringer i foretakets bygningsmasse. UNN har fulgt opp innkjøpsstrategien i Helse Nord og bistått innkjøpsorganisasjonen HINAS i henhold til oppdrag. Arbeidet med miljøledelse pågår i henhold til plan. Det arbeides i klinikkenes KVAMutvalg, gjennom prosjektstillinger, HMS-strategi og revisjoner for å innfri systemkrav til miljøsertifisering. UNN ble miljøsertifisert i Sak 20 side 2

76 Sak 20/2015 Innen organisasjons- og lederutvikling har UNN blant annet arbeidet systematisk med forbedring av lederopplæring, med særlig fokus på førstelinjeledere. UNN har bidratt aktivt i utvikling av regional e-læringsløsning. HMS-arbeid og overvåking av arbeidsmiljø i form av medarbeiderundersøkelser, avviksbehandling og sykefraværsregistrering gjennomføres og rapporteres systematisk. UNN har i 2014 avgitt personell til de regionale IKT-prosjektene Felles innføring av kliniske systemer (FIKS), Harmonisering og samordning (HOS) samt Medikasjon og kurve i henhold til oppdrag. Det arbeides systematisk med å forebygge og avdekke svikt/avvik i de pasientadministrative systemene. Tilgjengelighet og brukerorientering Ventetiden er i gjennomsnitt redusert med 3 dager i løpet av Pasienter venter i gjennomsnitt 80 dager. Pasienter med rett til prioritert helsehjelp venter i snitt 56 dager, mens de uten rett venter i 98 dager på behandlingsstart. Ved utgangen av 2014 stod det pasienter på venteliste. Antall fristbrudd ligger på rundt 100 brudd pr måned, etter en sterk reduksjon fra tidligere nivå. De fleste fristbruddspasientene har fått behandling kort tid etter fristbruddet. Pasienter med langvarige og koordinerte tjenester har fått oppnevnt koordinatorer. Det er etablert brukerstyrte plasser innen psykisk helsevern i psykiatri og rus. Kvalitet, pasientsikkerhet og smittevern UNN har arbeidet systematisk med å gjennomføre punktene i oppdragsdokumentet på disse områdene. Tiltak for å bedre datagrunnlaget i NPR rapporteringen er iverksatt med månedlige korrigeringer. Ledelsesinformasjonssystemene Helse Nord LIS og UNN KIS er under implementering og vil gi oppdaterte styringsdata til ledere på alle nivå. Pasienterfaringer er innhentet innen somatikk og rus/psykiatri samt hos fastlegene. Resultatene viser at UNN har et potensial for forbedringer innen ventetider, samhandling, utskriving, og organisering. UNN rapporterer økonomi, aktivitet og kvalitetsdata i månedlige virksomhetsrapporter, som behandles av styret fortløpende. Foretaket følger opp den vedtatte tiltaksplanen for kvalitetsstrategien. UNN har i 2014 deltatt aktivt i arbeidet med å forberede innføring av e-resept og er klar til å ta dette i bruk så snart godkjent versjon foreligger fra Helsedirektoratet. Innregistrering av data til og bruk av data fra nasjonale medisinske kvalitetsregistre, har sterkt fokus i styringsdialogen i foretaket. Fagmiljøene i UNN registrerer gjennomgående til aktuelle registre. UNN har i 2014 hatt databehandleransvar for fem nasjonale kvalitetsregistre. UNN har rapportert status i oppfølging av ulike tilsynsrapporter regelmessig til kvalitetsutvalg og styre, med et økende fokus på læring på tvers av enhetene i foretaket. Pasientsikkerhetsprogrammet har aktiviteter i alle deler av programmets innsatsområder med faste rapporteringer på de fleste områder. Innsatsområdene følges systematisk opp og korrigeres der det finnes mangler. Aktivitetene i programmet har vært rapportert til styret i forbindelse med ledelsens gjennomgang hvert tertial. Det ble i 2014 gjennomført kulturundersøkelse på pasientsikkerhet. UNNs avdelinger har fått tilbakemeldinger på personalets oppfatninger av pasientsikkerhet. På områder der det er identifisert lavt score er det iverksatt tiltak. Smittevernarbeidet fortsetter med smittevernvisitter og NOIS-registreringer med krav til 95 % deltakelse på pasienter som har fått utført utvalgte kirurgiske inngrep. Deltakelsen i UNN i viser at vi har høy deltakerandel i disse registreringene. To årlige prevalensundersøkelser med måling Sak 20 side 3

77 Sak 20/2015 på infeksjoner hos inneliggende pasienter er også gjennomført med bred deltakelse. Forekomsten av sykehusinfeksjoner er redusert i Pasientbehandling Kreftbehandling Andel pasienter med tykktarmkreft som får behandling innen 20 virkedager var i 2. tertial 2014 (siste periode NPR har offentliggjort data fra) 48 % (nasjonalt gjennomsnitt 59 %). For lungekreftpasienter var tilsvarende andel i UNN i samme periode 32 % (nasjonalt gjennomsnitt 39 %). For brystkreftpasienter var andelen 65 % (nasjonalt gjennomsnitt 52 %). For alle tre kreftformene er nasjonalt måltall for andel pasienter som får startet behandling innen 20 virkedager 80 %. UNN har i 2014 vært aktiv i arbeidet med forberedelser til innføring av de nye pakkeforløpene for kreftbehandling. Fire er implementert per mars 2015 og arbeidet med de øvrige som innføres i løpet av året er startet. Innføring av nytt kodeverk samt registreringsrutiner er krevende. Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmiddelavhengige (TSB) Rusmestringsenheten i Tromsø Kretsfengsel er videreført i Det er etablert Dropout-team med brukerrepresentant. Bruken av tvang innen rusområdet har økt noe (2,6 prosentpoeng). Det er igangsatt handlingsplan for økt frivillighet. Psykisk helsevern Psykisk helseog rusklinikken har akuttberedskap på døgnbasis ved samtlige DPS med unntak av DPS Nord-Troms. Telemedisinløsningen DeVaVi er et sentralt verktøy i dette. Klinikken arbeider strukturert for å ha riktig bruk av tvang. Andel tvangsinnleggelser er redusert med 6,5 % i perioden Det registreres en liten økning i bruk av tvang i 2014 som er på 2,9 % prosent pr 100 innbyggere. Klinikken har startet implementering av plan for økt frivillighet. Samhandling UNN har i 2014 hatt samarbeid med kommunene om etablering og drift av øyeblikkelig hjelp døgntilbud. Det er etablert tilbud i 19 kommuner i UNNs opptaksområde. For ni av kommunene er etableringen delvis uavklart og det arbeides videre med dette i Tromsø og Karlsøy er enig i å samarbeide om et tilbud og har målsetning om etablering fra UNN fortsetter det langsiktige arbeidet med å følge opp inngåtte avtaler med kommunene. Foretaket har aktiviteter på en rekke områder for å bidra til kompetanseutveksling og -oppbygging mot kommunale helseog omsorgstjenester. Det arbeides aktivt med økt pasientmedvirkning gjennom nettstedet Mine behandlingsvalg. UNN deltar i det regionale arbeidet med oppfølging av kompetansebehov som følge av samhandlingsreformen. Dette er også et viktig fokus i det brede, strategiske samarbeidet mellom UNN og utdanningsinstitusjonene, og da først og fremst Det helsevitenskapelige fakultet ved UiT- Norges arktiske universitet. Arbeidet med elektronisk meldingsutveksling fortsetter, men det er utfordringer hos enkelte mottakere som ikke har oppdaterte versjoner. UNN er klar til å ta i bruk de siste versjoner av meldingsutvekslinger. Beredskap Innen beredskapsområdet har UNN i 2014 deltatt i felles katastrofeøvelse på Svalbard. Evalueringen av øvelsen pågår. Det ble igangsatt en prosess for planlegging av Barents Rescue Videoassistert akuttmedisinsk kommunikasjon VaKe er noe forsinket i forhold til opprinnelig plan. UNN bidrar aktiv med kompetanse og ressurser til innføringen av Nødnett og har planlagt at AMK-sentralen i Tromsø skal være tilkoblet i november Sak 20 side 4

78 Sak 20/2015 Personell, utdanning og kompetanse UNN har etablert lederopplæring for førstelinjeledere der en gjennomgår de strukturer og rutiner UNN har for kontinuerlig forbedring av kvalitet og pasientforløp. Startpakken for nye ledere gjennomføres flere ganger årlig. Det er opprettet opplæringspakker for e-læring i smittevern og informasjonssikkerhet, og det arbeides med kurs i regi av FIKS-prosjektet for innføring av nye pasientsystemer og journal. Bruk av aktivitetsbasert bemanningsplanlegging er videreført, noe som skal sikre bedre samsvar mellom planlagt aktivitet og allokering av ressurser. I 2014 er det etablert en modell som gir plantall for månedsverk for hele virksomheten. Dette er et støtteverktøy for bemanningsplanlegging og for å redusere innleie. Gjennom lederopplæring er det lagt vekt på reduksjon av midlertidige ansettelser. UNN har deltatt i et forprosjekt knyttet til kompetanseledelse i Helse Nord. Til grunn for arbeidet ligger Strategisk kompetanseplan, fase 2, som beskriver hvordan vi skal møte utfordringer knyttet til behov for kompetanse fram mot Områder som berøres i kartleggingen er spesialutdanningen i sykepleie (ABIKO), ny legespesialitetsstruktur, behov for videreutdanning, og lærlingeordninger. I 2014 er det igangsatt flere tiltak for oppgaveglidning mellom fagene, og det er utviklet nye praksisformer som understøtter helhetlige pasientforløp og kvalitet i praksisutdanningen. Handlingsplan for redusert sykefravær er utarbeidet med tiltaksplan, og det er gjennomført medarbeiderundersøkelse i hele foretaket. Forskning og innovasjon UNN har fulgt opp sitt ansvar for å finansiere og stille til rådighet infrastruktur for forskning, der viktige elementer er kapasitet på forskningsposten, styrking av ulike støttefunksjoner i Klinisk forskningsavdeling samt etablering av felles kjernefasiliteter sammen med Det helsevitenskapelige fakultet. UNN deltar aktivt i nasjonalt arbeid med å styrke brukermedvirkning i forskning. Innen innovasjon har UNN et relativt utstrakt samarbeid med Norinnova, og ved Nasjonalt senter for telemedisin og samhandling foregår det en rekke innovasjonsaktiviteter. Medvirkning Rapport og styresak er forelagt Brukerutvalgets arbeidsutvalg og arbeidsmiljøutvalget, og drøftet med ansattes organisasjoner i egne møter 9., 10. og Saken ble tatt til orientering, og protokoller fra møtene behandles som egne referatsaker i styremøtet. Vurdering Direktøren viderefordelte oppdragsdokumentet for 2014 til foretakets klinikker og sentre, ut fra ansvarsområder, og fulgte opp gjennom dialogavtaler og oppfølgende dialogmøter med klinikkog senterledere i egne møter gjennom året. UNN har oppfylt eller påbegynt gjennomføringen av de aller fleste krav i oppdragsdokumentet. Årlig melding viser ingen områder med systematisk svikt eller gjennomgående dårlig oppfyllelse av eiers krav, men det er forbedringspotensial på flere områder, slik saken redegjør for. Med bakgrunn i gjennomgang av melding og redegjørelse i denne styresaken, anser direktøren at meldingen gir en god oppsummering av status, og hvordan oppdraget for 2014 er løst Sak 20 side 5

79 Sak 20/2015 innenfor de rammene som er gitt. Direktøren anbefaler styret å oversende meldingen til Helse Nord RHF. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Årlig melding 2014 fra UNN Sak 20 side 6

80 Sak 20/ vedlegg 1 Rapporteringsmal for tertialrapport og årlig melding 2014 Fra Helse Nord RHF til helseforetakene Sak 20 side 7

81 Sak 20/ vedlegg 1 Innhold 1 Om rapporteringen Felles økonomiske krav og rammebetingelser Risikostyring og internkontroll Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Innkjøp Klima- og miljøtiltak Arkivtjeneste Aktivitet Tilgjengelighet og brukerorientering Kvalitet, pasientsikkerhet og smittevern Kvalitet Pasientsikkerhet og smittevern Pasientsikkerhet Smittevern Pasientbehandling Psykisk helsevern og rus Somatikk Samhandling Beredskap Personell, utdanning og kompetanse Helse, miljø og sikkerhet Forskning og innovasjon Sak 20 side 8

82 Sak 20/ vedlegg 1 1 Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets tertialrapport og årlige melding for 2014 til Helse Nord RHF. De punkter som gjelder spesifikke foretak er merket med dette. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametre m.v. er innarbeidet i dokumentet, og følger ikke som eget vedlegg. Vi har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametre det skal rapporteres på, og hvilke Helse Nord RHF kan svare HOD på direkte. Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Tabellen under rapporteringskrav viser hvilke krav som skal rapporteres tertialvis og hvilke kun i årlig melding. Rapporteringsteksten skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Lenke til nasjonale kvalitetsindikatorer: Lenke til månedlige ventelistestatistikk: Lenke til statistikkalender Norsk pasientregister: Rapporter fra Nasjonalt kunnskapssenter for spesialisthelsetjenesten vil bli publisert her: Kvalitet i helsetjenesten indikatorer Kvalitetsregistrene Sak 20 side 9

83 Sak 20/ vedlegg 1 2 Felles økonomiske krav og rammebetingelser Mål 2014: Helseforetakene skal realisere følgende resultatmål i 2014 jf. styresak Budsjett 2014 foretaksgruppen, rammer og føringer, styresak Budsjett endringer i finansiering og konsekvenser for helseforetakene og styresak Plan inkl. rullering av investeringsplan. Helseforetakene skal i 2014 basere sin virksomhet på de tildelte midler. Rapporteringstekst Årlig melding UNN HF har i 2014 budsjettert i tråd med føringer fra Helse Nord RHF. Resultatkravet fra Helse Nord RHF til UNN HF var i 2014 balanse. Store endringer i pensjonskostnadene (føringer fra HOD, desember 2014) medførte lavere pensjonskostnader for 2014 og et overskuddskrav på 627,0 mill kr. Regnskapsmessig resultat ble 615,1 mill kr i overskudd, og et negativt budsjettavvik på 11,9 mill kr. Fra og med august 2014 har de månedlige økonomiske resultatene vært i tråd med budsjett som følge av nye midlertidige tiltak. I desember ble det gjort en engangskorrigering av avsetning for variabel lønn som bedret resultatet med 55,0 mill kr, fra -66,9 mill kr til -11,9 mill kr. Årsaken til underskuddet i 2014 er manglende tiltaksgjennomføring, høyere kostnader knyttet til medisinske forbruksvarer og gjestepasientkostnader og lavere ISF inntekter enn budsjettert. Helseforetakene skal utarbeide og styrebehandle komplette og reelle tiltaksplaner for å sikre at de økonomiske kravene oppfylles i 2014 og i planperioden ( ). Rapporteringstekst Årlig melding UNN HF har i 2014 gjennomført flere tiltak for å nå de økonomiske kravene. Lavere gjennomføringsevne enn forutsatt er årsaken til manglende økonomisk måloppnåelse. I tiltaksarbeidet i 2014 var aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) hovedstrategien, supplert med øvrige tiltak. Den totale tiltakspakken var på 175 mill kr i 2014 (risikojustert 114 mill kr). Arbeidet med ABP videreføres i 2015 og i årene fremover og forventes å gi økonomisk effekter, forbedre de ansattes tilfredshet samt gi bedre pasientforløp. 2.1 Risikostyring og internkontroll Mål 2014: Gjennomføre risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. Rapporteringstekst Årlig melding Risikostyring er gjennomført som pilotprosjekt i Barne- og ungdomsklinikken. Alle områdene gitt i oppdragsdokumentet ble gjennomgått på klinikk og avdelingsnivå. Piloten viser at det er et potensial 4 Sak 20 side 10

84 Sak 20/ vedlegg 1 på noen av områdene og det er identifisert tiltak. Tiltakene er allmenngyldige for organisasjonen og kan iverksettes på flere klinikker og avdelinger. Det er i all hovedsak kjente tiltak som fremkommer. Risikostyringen for 2015 videreføres og vil bli gjennomført på klinikknivå i 1.tertial Det er ikke rapportert i en samlet rapport til Helse Nord RHF for UNN siden gjennomføringen har vært mangelfull. Kapasitetsproblemer hos nøkkelpersoner er årsaken til manglende gjennomføring. Sørge for å ha minst en årlig gjennomgang fra ledelsen av foretakets interne styring og kontroll. Ledelsens vurderinger og beslutninger skal dokumenteres. Rapporteringstekst Årlig melding UNN har ledelsens gjennomgang av vår interne styring og kontroll tertialvis. Gjennomgangen behandles i Kvalitetsutvalget før den styrebehandles. Gjennomgangen av UNNs interne styring og kontroll er basert på COCOs Forvaltning, styring og kontroll og COSOs Rammeverk for intern(styring og) kontroll, sammen med relevante krav fra Lov om helseforetak m.m., Lov om statlig tilsyn, forskrift om intern kontroll i helse og omsorgstjenesten mv. Gjennomgangen har vært rettet mot de formelle styringselementene, de uformelle elementene har i mindre grad blitt undersøkt. Intern styring og kontroll defineres som de prosesser, systemer og rutiner som er igangsatt av ledelse og medarbeidere for å gi rimelig sikkerhet for at UNN har en målrettet og effektiv drift, rapporterer pålitelig styringsinformasjon og etterlever lover, regler og krav i styringsdokumenter. Gjennomgangen viser at UNN har etablert et hensiktsmessig oppfølgings- og rapporteringssystem som bidrar til at virksomheten følges opp og vurderes opp mot målsettinger, krav og føringer for driften, men at denne informasjonen i større grad kan brukes til læring og forbedringsarbeid. Det videre arbeidet med UNNs interne styring og kontroll bør være rettet mot å videreutvikle systemer og prosesser som omsetter kunnskap om avvik, svakheter og mangler til en varig forbedring av virksomheten. 2.2 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Mål 2014: Helseforetakene skal gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i budsjett Eventuelle avvik i fremdrift skal fortløpende avklares med Helse Nord RHF. Helse Nord RHF skal gis plass i intern prosjektgruppe på statusmøter i plan- og gjennomføringsfasen. Rapportere tertialvis fremdrift, kostnadsoppfølging og organisasjonsutvikling på store pågående byggeprosjekter, samt i utbyggingsfasen rapportere månedlig status til virksomhetsrapporten. Rapporteringstekst Årlig melding Anbudskonkurranse på renovering av Bygg 7 Åsgård svarte over budsjett. På grunn av behandling av tilbudene og økonomisk ramme påløp en 4 måneder forsinkelse. Øvrige prosjekter holder fremdriftsplan. Anbudsfrist på totalentreprise for A-fløya er utsatt med 1 måned fra 14. desember til 14. januar 2015 etter henstilling fra entreprenør. Dette antas ikke å påvirke fremdrift. 5 Sak 20 side 11

85 Sak 20/ vedlegg 1 For å gjennomføre renovering av Bygg 7 er det besluttet å øke rammen i prosjektet med 16,3 mill kr. Prosjektets prognose er å gjennomføre innenfor den nye rammen. Økonomisk prognose på Pasienthotell er forbedret til et positivt avvik på 12,8 mill kr. Prognosen for A-fløya er fortsatt en overskridelse på 55 mill kr. Overordnet sak om organisasjonsutvikling er ennå under behandling. Driftskonsept for Pasienthotell har god fremdrift og ivaretas av hotelldirektør og ansvarlig klinikkledelse. Pasienthotell A-fløya Bygg 7 Åsgård HMS Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Planlagt ferdigstillelse Fremdrift Ingen avvik Ingen avvik 4 mnd Ramme inneværende år, inkludert overført fra ,1 mill kr 221,9 mill kr 18,51 mill kr Sum investert ,3 mill kr 115,6 mill kr 13,8 mill kr Sum investert totalt 309,1 mill kr 220,0 mill kr 18,5 mill kr Investeringsramme P mill kr 1 285,4 mill kr 96,3 mill kr Prognose økonomiavvik (negativt tall= overskudd, positivt tall= underskudd) -12,8 mill kr 55 mill kr 0 Innføre et tilstrekkelig og verdibevarende vedlikehold i nye og gamle bygg Rapporteringstekst Årlig melding Vedlikeholdsplan, arealplan og investeringsplan ses i sammenheng. Det er utarbeidet en overordnet vedlikeholdsplan for UNN HF som viser et vedlikeholdsbehov på omkring 80 mill kr årlig. Vedlikeholdsbudsjettet pr 2014 er på 40 mill kr og ble redusert med 10 mill kr i 2014 som følge av økonomiske innstramninger. Vedlikeholdsbehovet ivaretas også i stor grad gjennom budsjett for mindre ombygginger (15 mill kr) og ombygginger i forbindelse med utstyrsinvesteringer/driftsomlegging (20-30 mill kr). Strakstiltaksprosjektet i UNN Narvik (194 mill kr) ble avsluttet i 2014 og renovering bygg 7 Åsgård (90 mill kr) ble oppstartet i Målet anses som nådd i Gjennomgå telefontjenenesten med sikte på effektivisering og forbedringer, herunder gjennom bruk av oppdatert teknologi Rapporteringstekst Årlig melding Telefonitjenesten ble tilbakeført i egen regi i Sentralbordtjenesten ble ytterligere sentralisert i 2014 og investering i ny sentralbordteknologi ble besluttet av styret i november Anbudsarbeidet er startet og ventes avsluttet våren Ny mobil og ip-teknologi testes ut og ventes implementert i Det er igangsatt arbeid med utvikling av en beredskapsplan og en strategisk plan for telefoniområdet og denne sluttføres våren Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse på kritisk infrastruktur. Rapporteringstekst Årlig melding 6 Sak 20 side 12

86 Sak 20/ vedlegg 1 Det er utarbeidet en plan for ROS-analyse på kritisk infrastruktur som strøm, telefoni, vann og avfallshåndtering inkl avløp i forbindelse med høyrisikosmitte. Gjennomføringsplanen ble utarbeidet i 2014 og arbeidet ventes avsluttet mai Innkjøp Mål 2014: Følge opp Helse Nords strategiplan for innkjøp, HINAS 1 strategiplan og legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS), med tilhørende handlingsplaner. Måleindikatorer vil bli lagt til grunn for virksomhetsoppfølging. Rapporteringstekst Årlig melding UNN har fulgt opp Helse Nord sin nye innkjøpsstrategi, HINAS sin strategiplan og legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS), med tilhørende handlingsplaner. I løpet av 2014 ha nådd delmål om totalt 1 mrd i omsetning gjennom innkjøps- og logistikksystemer. Hvert HF utarbeider innen 31. mars plan for hvordan dette målet skal nås for sin andel av omsetningen av denne milliarden, der anslagsvis nøkkel er: UNN HF (50 %), NLSH HF (30 %), Helgelandssykehuset HF (10 %) og Finnmarkssykehuset HF(10 %). Rapporteringstekst Årlig melding UNN hadde i 2014 en omsetning på kr 335 millioner i CWL. I 2013 var omsetningen 313 millioner kroner. I tillegg ble det i 2014 foretatt ca bestillinger i CWL uten prisangivelse og der faktura ble behandlet direkte i fakturahåndteringssystemet. Omsetningen over disse bestillingene er trolig på mange titalls millioner. Omsetningen i CWL på 335 millioner kr i 2014 utgjør 67 % av de 500 millionene som Helse Nord RHF har satt som måltall for UNN. Etter første tertial 2014 med en omsetning på 145 millioner. På grunn av ferieavvikling ble økningen lavere i 2. tertial, og årsresultatet er ikke i tråd med måltall. UNN har i de siste årene registrert og tilgjengeliggjort mange avtaler og avtaleartikler i CWL. Videre har UNN registrert mange leverandørartikler i CWL for å få opp omsetningen. Flere av disse leverandørartiklene har ikke vært konkurranseutsatt, men har likevel blitt registrert på egne ikke-konkurransebaserte avtaler. I 2014 har Innkjøpsavdelingen ved UNN brukt mye ressurser til opprettelse og på bistand til drift av lagerstyring ved operasjonsavdelingen. Omsetningen over operasjonslageret var i 2014 på nærmere 19 millioner kroner. Opprettelse og bistand til drift av operasjonslageret la betydelig mer beslag på ressurser enn forventet. Noe som igjen har gått ut over annen planlagt utrullingen av CWL på UNN. I tillegg har prosjektleder for utrullingen vært ute i pappapermisjon i en periode på 4 måneder første halvdel av Dette har vi ikke kunnet kompensere med andre ressurser. Andre årsaker til UNN ikke har nådd målet Helse Nord RHF har satt til omsetning via CWL er blant annet at det er for få avtaler og avtaleartikler registrert og tilgjengeliggjort i CWL samt et 1 Helseforetakenes Innkjøpsservice AS 7 Sak 20 side 13

87 Sak 20/ vedlegg 1 uutnyttet potensial for større omsetning over allerede registrerte avtaler i CWL. I tillegg har manglende funksjonalitet i innkjøpssystemet knyttet til enkel registrering (skanning) av leverandørs artikkelinformasjon (batchnummer) i forbindelse med bestilling til konsignasjonslager medført at systemet ikke har blitt tatt i bruk på avdelinger med stort innkjøpsvolum, eksempelvis Hjertemedisinsk avdeling. Ressurssituasjonen på innkjøpsavdelingen har vært og er fortsatt en sterkt medvirkende årsak til at innkjøpsavdelingen har hatt og fortsatt har begrenset kapasitet til å følge opp flere av de varegruppene som mangler avtaler. Disse varene kan da heller ikke bestilles (avropes) gjennom innkjøps- og logistikksystemet CWL. 2.4 Klima- og miljøtiltak Mål 2014: Alle helseforetak skal miljøsertifiseres innen utgangen av Det overordnede målet for UNN HF er å bidra til at CO2 utslippet reduseres. Våre vesentlige miljøaspekter: - Energi - Transport - Innkjøp og forbruk - Avfall Miljømål: - 10 % reduksjon av energiforbruk i eksisterende bygningsmasse. Alle nye bygg skal planlegges for energiklasse A som tilsier passivhus % reduksjon i CO2-utslipp knyttet tiltransporttiltak - Økt bruk av miljøsertifiserte leverandører, miljømerkede produkter Mindre svinn % mindre restavfall i forhold til total avfallsmengde. Klimaprogrammet angir flere tiltak for å nå målene. Eksempel på gjennomførte tiltak: - Energiøkonomisering, se nedenfor - Barnehabiliteringen reduserer reise. Ved bruk av IPad/ telemedisin gir de veiledning til autiske barn/barnehageansatte i barnehager i Troms og nordre Nordland - Redusert papirforbruk ved mindre og dobbeltsidig utskrift Resultat: Referanseåret for å måle resultat er 2012 og måleperioden er Eksempel på resultat i 2013: 8 Sak 20 side 14

88 Sak 20/ vedlegg 1 0 % 5 % 1 % 0 % CO2 Utslipp % 0 % 1 % 3 % 12 % 10 % Bensin (biler eid eller leaset) Diesel (biler eid eller leaset) Ambulanse leiebil Fyringsolje fjernvarme 67 % Lystgass faststrøm og elkjeler Innenlandsreiser Utenlandsreiser bruk av kopipapir A4 - Miljøaspektet energi utgjør det største CO2 utslippet - Energiforbruk per kvadrat: måltallet nådd - Papirforbruk: Måltallet for hele måleperioden nådd - Avfall: Måltall for totalmengde nådd Transport: Måltall totalt ikke mulig å ta ut da tall for reiser båt/buss/bruk av egen bil mangler. Følge opp ENØK 2 -tiltakene som blir besluttet gjennomført, samt rapportere for gjennomførte prosjekter halvårlig. Det er utarbeidet en ENØK plan som en del av dialogavtalen UNN og i dialog med eiendomsforum. Investeringsramma er så langt 14.1 mill kr. Denne ramma er brukt på 5 tiltak i 2014, disse begynner allerede å gi en den forventede effekt. I 2015 ligger ytterligere 15 tiltak i planen, de forutsetter egeninnsats og bruk av driftsmidler i tillegg. Da gjenstår kun finansiering av de 2 største tiltakene, de utgjør alene nesten samme investeringsbehov som de 20 andre tiltakene og krever da finansiering, men har kun 5 års inntjeningstid og vil være en meget lønnsom. HF-ene må gjøre seg kjent med rapporten fra delprosjektet «Bygg og miljø» samt styresak Det nasjonale miljø- og klimaprosjektet rapport fra delprosjekt Bygg og miljø felles styresak og legge til grunn de føringer og tiltak som følger av delrapporten og styresaken i arbeidet med eiendomsforvaltning. Rapporteringstekst årlig melding UNN ble miljøsertifisert i 2014 og har innarbeidet gjeldende føringer fra styresak Det nasjonale miljø- og klimaprosjektet i vår miljøstrategi og miljøhåndbok. Miljøtiltak innenfor bygg og 2 Energiøkonomisering 9 Sak 20 side 15

89 Sak 20/ vedlegg 1 eiendomsforvaltningen er godt dokumentert og følges opp i gjeldende interne rapporteringssystemer som dialogavtalen, HMS-handlingsplaner, intern revisjoner og ledelsens gjennomgang. Nye bygg planlegges i henhold til passivhuskrav. 2.5 Arkivtjeneste Mål 2014: Sørge for å ha en arkivtjeneste i tråd med arkivlov og forskrifter, herunder arkivplan, bevarings- og kassasjonsplan m.m. Rapporteringstekst årlig melding UNN har en arkivtjeneste i tråd med arkivloven og forskrifter. Det er utarbeidet en arkivplan hvor arkivplan.no er benyttet. Arkivplan.no er tilgjengelig for alle ansatte via intranett og holdes à jour. Det er ikke utarbeidet en bevarings- og kassasjonsplan for sakarkivet. Det er et omfattende arbeid som UNN påbegynte i 2013, men «la på is» og foreslo et regionalt samarbeid. Tiltak: delaktig i en nasjonal arbeidsgruppe som ledes av RHFene med formål om å utarbeide en nasjonal plan for alle helseforetak. UNN er kjent med lovkravet om avlevering av pasientjournaler og avventer tidspunkt og vilkårene for avleveringer. Forskriftene er ikke kommet. Tiltak: Vi har kartlagt det fysiske arkivmateriale og er i dialog med Norsk helsearkiv, men kostnadene for UNN knyttet til avlevering, er ikke anslått. Når forskriftene er klare, kan det startes en prosess for klargjøring av materiale og kostnader. UNN mangler godkjente arkivlokaler og har utfordringer med oppbevaringen. Tiltak: utredning pågår for å finne interne løsninger. 3 Aktivitet Mål 2014: Aktiviteten skal endres i tråd med føringene i RHF styresak Budsjett 2014 konsolidert. Rapporteringstekst årlig melding UNN har i 2014 fortsatt arbeidet med å vri aktiviteten over fra døgn til dag og poliklinikkbehandling innen somatisk virksomhet. Aktivitetsøkningen målt i antall pasientkontakter var i 2014 på 1,1 % innen somatikk og 1,4 % innen psykisk helsevern og rus. Antall liggedøgn innen somatikk er redusert med 2,4 % i forhold til Poliklinisk dagbehandling og innlagte dagopphold har økt med henholdsvis 2,7 % og 7,6 %. For psykiatri og rus er det liten endring. 10 Sak 20 side 16

90 Sak 20/ vedlegg 1 4 Tilgjengelighet og brukerorientering Mål 2014: Gjennomsnittlig ventetid i spesialisthelsetjenesten er under 65 dager. Rapporteringstekst Årlig melding Gjennomsnittlig ventetid for pasienter som ble tatt til behandling i UNN i løpet av 2014 var 80 dager. Pasienter med Rett til nødvendig helsehjelp ventet 56 dager i snitt, mens pasienter uten rett til å bli prioritert ventet gjennomsnittlig 98 dager på behandlingsstart. Gjennomsnittlig ventetid er redusert med 3 dager i løpet av Median ventetid ved UNN var ved utløpet av desember var 42 dager for rettighetspasienter og 67 dager for de lavest prioriterte. Median ventetid for rettighetspasientene en dag kortere enn i 2013, mens median ventetid for de uten rett til nødvendig helsehjelp er på samme nivå. Vet utgangen av desember hadde UNN pasienter på venteliste. Dette er flere pasienter enn ved utgangen av Målet er ikke nådd og det skyldes manglende kapasitet på noen områder. Det er rundt pasienter som har ventet over 356 dager. Reduksjon av langtidsventende er tiltak som skal redusere gjennomsnittstiden. Ingen fristbrudd. Rapporteringstekst Årlig melding UNN rapporterer i underkant av 100 fristbrudd månedlig. Tiltak for å overvåke og rapportere på truende fristbrudd er iverksatt. Antall fristbrudd er kraftig redusert de siste årene men har stabilisert seg på et nivå rundt 100 pr. mnd. Fristbrudd har økt fokus og oppfølging fra ledelsens side. Det er spesielt innenfor de kirurgiske fagene at det er fristbrudd, somforklares med operasjonskapasitet. Det er iverksatt utbygging av operasjonskapasiteten i UNN. Redusert ventetid, økt kapasitet og god kompetanse innen brystrekonstruksjon for pasienter med brystkreft Rapporteringstekst 1. tertial Fastsatt frist er 1. juni Status på gjennomføring. Ventetiden er redusert fra 2 år til 1 år på brystrekonstruksjon. Kompetanseoppbygging og økt kapasitet gjennomført. Alle ventetider på frittsykehusvalg.no er oppdatert månedlig Rapporteringstekst Årlig melding Ventetider for UNN oppdateres rutinemessig månedlig på fritt sykehusvalg. 11 Sak 20 side 17

91 Sak 20/ vedlegg 1 Det er gjennomført lokale pasienterfaringsundersøkelser på behandlingsenhetsnivå, resultatene er offentliggjort på helseforetakenes nettsider og aktivt fulgt opp i tjenesten. Rapporteringstekst årlig melding I 2014 er det hentet inn pasienterfaringer på behandlingsnivå i Kreft, Kirurgi og Kvinnehelseklinikken, Hjerte- og Lungeklinikken og Psykisk helseog rusklinikken. I tillegg er det gjennomført Nasjonale Pasopp undersøkelser. Unn har startet utviklingsarbeid sammen med FUNN IT for enklere å kunne systematisere brukererfaringer og rapportere disse. Det ventes å ha en ferdig utviklet 1. versjon i løpet av Det er etablert flere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer for de ulike fagområder. Rapporteringstekst årlig melding UNN arbeider aktivt med pasientforløp gjennom lean metodikk. Det er de siste årene gjennomført en rekke gjennomganger av pasientforløp og prosesser. Fokus i 2014 har bl.a vært kreftforløp og kreftpakker som skal implementeres i Det er oppnevnt koordinator for pasienter med behov for komplekse eller langvarige og koordinerte tjenester. Rapporteringstekst årlig melding Nevro, - ortopedi og rehabiliteringsklinikken (NOR-klinikken): I Fysikalsk- og rehabiliteringsmedisinsk avdeling (FMRA) og Habiliteringsavdelingen (HaB) er det oppnevnt koordinerende lege for pasienter som har behov for det. I tillegg har klinikken ansvar for å ha Koordinerende enhet for UNN. Her er arbeidet igangsatt etter plan. Hjerte- og lungeklinikken (HLK): Koordinatorer er oppnevnt, bl a knyttet til lungekreftutredning og hjemmerespiratorbehandling. Kirurgi, - kreftog kvinnehelseklinikken (K3K): Det er oppnevnt kreftkoordinatorer (hovedgruppen pasienter med denne problemstillingen i klinikken.) Psykisk helseog rusklinikken: Alle pasienter i tverrfaglig spesialisert rusomsorg har en koordinator (kalles litt ulikt: kontaktrådgiver, koordinator, behandler) HF-ene skal innføre nye tiltak for brukermedvirkning i forskning ut fra forslag til retningslinjer og tiltak for brukermedvirkning i forskning i helsetjenesten. 12 Sak 20 side 18

92 Sak 20/ vedlegg 1 Rapporteringstekst årlig melding UNN deltar i samarbeid med Helse Nord RHF aktivt i nasjonalt samarbeid for å styrke brukermedvirkning i forskning. I UNN er det arrangert fagdag for forskningsledere og andre aktuelle for å informere om det nasjonale arbeidet og diskutere og dele ideer om hvordan brukermedvirkningen kan økes. Saksbehandle reiseoppgjør for pasientreiser innen to uker. Rapporteringstekst Årlig melding Omfattende arbeid med produktivitetsøkning fra mai Produksjonen er økt med 85 % fra januar 2014 til januar 2015, målt i antall saker behandlet per dagsverk. Når saksbehandlingstiden likevel er over målet på to uker skyldes det fravær som det ikke har vært ressurser til å dekke inn. UNN har iverksatt en langsiktig plan for å redusere saksbehandlingstiden ved ulike tiltak for produktivitetsøkning, sammen med en vridning fra innleie til interne saksbehandlere. Dette har vi jobbet med siden andre tertial 2014 og resultatene er svært gode, men en slik prosess tar tid. Produktivitetsøkningen i januar 2015 målt mot samme periode året før var ca 80 %. Tiltakene inkluderer blant annet tett oppfølging, måling og omfattende arbeid med standardisering og rutiner. Svært høyt sykefravær siste tre måneder av 2014 har skapt en stor sakskø, som vi nå har leid inn eksterne saksbehandlere for å få bukt med. I løpet av første kvartal skal køen være halvert. Ut over det forventes de interne tiltakene å gjøre oss i stand til å innfri målet, og resultatet så langt tilsier at vi er i rute. Innarbeide og følge opp de foreslåtte tiltakene fra evalueringen av reisepolicyen, i den løpende rekvirentoppfølgingen. Rapporteringstekst årlig melding Dette er tatt inn løpende i dialogen med de rekvirentene vi har besøkt i løpet av Imidlertid har rekvirentoppfølging vært redusert til et minimum grunnet manglende ressurser. Strukturert oppfølging av rekvirenter er et satsingsområde i 2015, og da er dette et naturlig punkt på agendaen. Tiltakene fra evaluering av reisepolicyen er innarbeidet i presentasjonen vi bruker ved oppfølging av rekvirenter, både internt og eksternt. Rekvirentene følges opp i henhold til plan skissert i årshjulet for pasientreiser UNN, samt ved meldt behov fra den enkelte behandler. Sørge for at gruppen sped- og småbarn innen psykisk helse for barn og unge får et tilbud. Rapporteringstekst årlig melding Aldersgruppen 0 3 år omtales vanligvis som sped- og småbarnsgruppen. Antall henvisninger til BUP ene i UNN for denne gruppen er lavfrekvent og med stor sannsynlighet reflekteres ikke det reelle behov for bistand/oppfølging i dette materiale. Det er pt. ingen sped- og småbarnsteam i psykisk helse for barn og unge i UNN, men de fleste enheter har ressursperson(er) som har noe 13 Sak 20 side 19

93 Sak 20/ vedlegg 1 erfaring og vært gjennom utdanningsprogrammer av ulikt omfang. Alle som henvises får et tilbud. Tilbudet varierer i forhold til innhold og systematikk og kan neppe sies å være likeverdig verken i forhold til den utredning som gjøres den behandling som gis eller i forhold til annen relevant oppfølging som iverksettes. Erfaringer viser at systematisk kompetansebygging for denne gruppen er en utfordring. Det er for få pasienter for å få tilstrekkelig mengdetrening. Det kan være vanskelig å prioritere omfattende utdanning for flere ansatte i forhold til en slik liten pasientgruppe. Tilbudet blir dermed sårbart i forhold til utskiftninger i personalgruppen. I tillegg til mer direkte pasientrettet arbeid, forholder BUP ene seg til primærheletjenesten hvor helsesøstrene er den viktigste samarbeidspart og til barneverntjenesten. Innafor samhandlingsreformen er dette arenaer med potensial for å komme denne pasientgruppe nærmere og dermed kunne bidra i forhold til et større antall sped- og småbarn med særlige behov. Etablering av fagnettverk i UNN/Helse-Nord vil uten tvil styrke tilbudet til denne pasientgruppe. Etablerte brukerstyrte plasser innen psykisk helsevern. Rapporteringstekst årlig melding Brukerstyrte plasser (etter ulike praktiske tilnærminger) er etablert ved samtlige DPS/SPH. Etablere brukerstyrte plasser innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Rapporteringstekst årlig melding Både Nordlandsklinikken og ReStart har etablert tilnærmet brukerstyrte senger knyttet til bruken av reopphold etter døgnbehandling. Iverksette tiltak for å bedre helsepersonells kommunikasjon (muntlig og skriftlig) med pasienter og deres pårørende innen psykisk helsevern, TSB og somatikk. Det skal særlig legges vekt på familier med barn mellom 0 og 6 år. Rapporteringstekst årlig melding NOR-klinikken: FRMA og HAB har oppnevnt barneansvarlige i samarbeid med sentralt koordinert arbeid. LMS arbeider aktivt med å øke den helsepedagogiske kompetansen hos helsepersonell i klinikkene for å sikre god kommunikasjon i pasientforløpene. Barn som pårørende; det er to pleiere i hver avdeling i gamle Nevro- og ortopediklinikken, samt en for hele klinikken. K3K: I alle sengeposter og poliklinikker i K3K i Tromsø er det egne barneansvarlige som tar seg av dette arbeidet. Arbeidet er kommet godt i gang og styringsmålet nådd. I Narvik og Harstad er det egne barneansvarlige og ila 2015 vil målet være nådd også her. Psykisk helse og rusklinikken: 14 Sak 20 side 20

94 Sak 20/ vedlegg 1 Kommunikasjon med pasienten er selve grunnpilaren og det viktigste verktøyet i behandling av rusmiddelavhengighet. Samtlige ansatte er skolert i Motiverende intervju som metode og samtalestil. Måten vi forholder oss til pårørende og trekker dem med i behandlingen er tema for rusavdelingens kvalitetsprosjekt/pasientsikkerhetsprosjekt 2015 Foretaksspesifikke mål 2014: UNN Følge opp etablert tverrfaglig diagnosesenter for pasienter med uavklart tilstand og mistanke om kreft eller annen alvorlig sykdom Rapporteringstekst årlig melding Diagnostisk enhet med regionalt tilbud er etablert. Etablere et prostatasenter. Samarbeide med Nordlandssykehuset (NLSH) som skal opprette et tilsvarende senter. Rapporteringstekst årlig melding K3K: Styringsgruppe og arbeidsgruppe er på plass. I disse dager ansettes koordinator. Det avholdes ukentlige MDT møter. Flaskehals i dette arbeidet er kapasitet på røntgen vedr. MR undersøkelser. Diagnostisk klinikk (DK): Røntgenavdelingen har i samarbeid med Urologisk avdeling samarbeidet om pasientforløp for prostatakreft. Kapasitet ved 3T MR er økt, men pågangen er større enn forventet. Det var en økning på 18 % i antall MR undersøkelser fra og hele økningen er skjedd siden sommeren 2014 (nye retningslinjer med MR før biopsi kom da). Økningen fortsetter videre i Arbeidet har skjedd i samarbeid med fagavdelingen i Helse-Nord RHF og NLSH. 5 Kvalitet, pasientsikkerhet og smittevern 5.1 Kvalitet Mål 2014: Brukererfaringer for inneliggende pasienter som får behandling i somatiske 15 Sak 20 side 21

95 Sak 20/ vedlegg 1 sykehus. Rapporteringstekst årlig melding I 2014 er hentet inn pasienterfaringer på behandlingsnivå i K3K, HLK og Psykisk helseog rusklinikken. I tillegg er det gjennomført Nasjonale PaSopp undersøkeleser. Unn har startet utviklingsarbeid sammen med FUNN IT for enklere å kunne systematisere brukererfaringer og rapportere disse. Det ventes å ha en ferdig utviklet 1. versjon i løpet av Andel reinnleggelser innen 30 dager av eldre pasienter Rapporteringstekst årlig melding Medisinsk klinikk (MK) hadde i 2014 åtte definerte reinnleggelser, to på Storslett, seks i Tromsø DIPS-rapport D-496 Antall beslutninger i samarbeid mellom de regionale helseforetakene om å innføre eller ikke innføre en ny metode, jf. nasjonale metodevurderinger i system for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten Rapporteringstekst årlig melding Planene for UNN lages i samarbeid med fagavdelingen i HNord Antall gjennomførte mini metodevurderinger som er sendt til Kunnskapssenterets database. Rapporteringstekst årlig melding Ingen oversendt fra UNN i Planlegge fremtidige ferieavviklinger tidlig og koordinert med de andre foretak. For å sikre kvaliteten i pasientbehandlingen er målet mest mulig bruk av fast personell. Rapporteringstekst årlig melding NOR-klinikken: FRMA har i 2014 hatt ansvar for drift av 4 regionale lokalsykehus senger i sommerferieperioden etter avtale med Helse Nord. Det legges opp til lik praksis i 2015 etter at ordningen er evaluert februar HLK: 4 måneders planleggingshorisont er iverksatt. Hjerte- og lungeklinikken tilstreber å øke andelen fast 16 Sak 20 side 22

96 Sak 20/ vedlegg 1 ansatte vesentlig. Dette arbeidet er påbegynt, men hele potensialet er ikke tatt ut. Psykisk helseog rusklinikken: Klinikken gjennomfører koordinert sommerferieavvikling og har også kontakt med tilgrensende helseforetak som en gir tjenester til. DK: Det ble i forkant av sommerferien 2014 innhentet driftsinformasjon fra andre HF innen radiologi for å avklare evt. utfordringer UNN måtte forutse. Tilsvarende ble ikke gjort ifm juleferie. Det ga avdelingen enkelte overraskelser i forhold til uventet belastning og vil bli inkludert i senere planer. Ved klinisk patologi ble det også gjennomført tidlig ferieplanlegging for ledelse, legegruppa og alle seksjoner ved avdelingen. Operasjons- og intensivklinikken (OpIn): Ferieplanleggingen starter tidlig og koordineres med de samarbeidende klinikker i UNN HF. Klinikkene har månedlige faste møte punkter med samarbeidende klinikker, overordnet planlegging og koordineringsgruppe (OPK). Har også etablert faste møtepunkter mellom HLK (MIA og Hjertekirurgisk avdeling)både i forkant av ferieavvikling og ukentlig driftsmøter i ferieperioden. Det er etablert system for daglig registrering av belegg ved intensiv avdelingen i Helse Nord i ferieperioden, dette er viktig redskap for utnyttelse av kapasitet og sikre optimal pasient behandling på rett nivå. Systemet brukes aktivt. Forberede innføring av e-resepter. Rapporteringstekst årlig melding Det er gjennomført pilot på medisinsk klinikk i Tromsø, og det er utarbeidet retningslinjer for e- Resept som er godkjent i DocMap (RL4544). Det er laget utkast til driftsavtale med Helse Nord IKT for e-resept. UNN har satt i gang arbeidet med å etablere kontor for utstedelse av sertifikater for e-resept. Dette arbeidet er koordinert med andre behov for kort (adgang, sikker utskrift etc) ved UNN, og ledes av Drift- og eiendomssenteret. Status: piloten er stoppet på grunn av feil i programvaren. Igangsetting av e-resept vil starte så snart godkjent versjon fra Helsedirektoratet foreligger i produksjon. Det antas at i løpet av våren 2015 vil e-resept være i produksjon på UNN. Fremlegge IKT-tiltak med konsekvenser for andre aktører til prioritering i Nasjonalt utvalg for IT-prioritering i helseog omsorgssektoren (NUIT) Rapporteringstekst årlig melding Har ikke hatt IKT tiltak å fremlegge i Sak 20 side 23

97 Sak 20/ vedlegg 1 Presentere status ROS 3 -analyser for de kliniske systemer, til foretakets styre som en del av den løpende rapporteringen. 4 Rapporteringstekst årlig melding ROS-analyse skal presenteres for styret i UNN HF i løpet av våren Utarbeide handlingsplan for å øke kvaliteten på NPR 5 -rapporteringen Rapporteringstekst årlig melding UNN arbeider sammen med Helse Nord i et nettverk for å bedre NPR rapporteringene. Det er internt etablert to fora som skal ivareta bedringen av rapporteringene på bakgrunn av de tilbakemeldinger UNN får fra NPR. Tiltak i klinikkene for å bedre registreringene identifiseres og iverksettes. Sette av tilstrekkelige og kvalifiserte ressurser til å implementere LIS (ledelses- og informasjonssystem), samt kvalitetssikre data og lære opp eget personell. UNN har avsatt og brukt ressurspersoner for testing og gjennomganger i av Helse Nord LIS. Implementering og opplæring på eget personell er startet i sentrale stabsenheter men er ikke tilstrekkelig implementert på klinikknivå. Det vil ta noe tid før dette er i aktiv bruk i alle deler av organisasjonen. Alle helseforetak skal sette seg i stand til å gjennomføre kunnskapsbaserte prosedyrer Rapporteringstekst årlig melding Fag- og forskningssenteret har kunnskap om og er i stand til å støtte gjennomføring av kunnskapsbaserte prosedyrer. Det er i gang flere prosedyrebeskrivelser i klinikkene blant annet håndtering av svelgfunksjonen hos slagrammende. Helseforetakene skal innregistrere data i alle nasjonale kvalitetsregistre som ligger til rette for det og bruke resultater fra disse registre i løpende arbeid med kvalitetsforbedring. Rapporteringstekst årlig melding Det arbeides systematisk med kvalitetsregistre for å bedre datainnsamlingen og bruken av disse i forbedringsøyemed. Vi er ikke i mål med 100 % deltakelse og inkludering i alle nasjonale registre. 3 Risiko- og sårbarhetsanalyse 4 Forskrift om informasjonssikkerhet ved elektronisk tilgang til helseopplysninger i behandlingsrettede helseregistre nr. 6 5 Norsk pasientregister 18 Sak 20 side 24

98 Sak 20/ vedlegg 1 UNN fortsetter arbeidet med å bedre rapporteringen til registre. Resultater og inkluderingsprosenter rapporteres til kvalitetsutvalg. Foretaksspesifikke mål 2014 UNN Følge opp anbefalingen fra styresak Ferieplanlegging i Helse Nord om feriestenging av fødeavdelinger ved å gjennomføre alternerende sommerstenging av fødeavdelingene i Harstad/Narvik. Rapporteringstekst årlig melding Målet er nådd. I 2015 stenger føden i Narvik fra tom Pasientsikkerhet og smittevern Pasientsikkerhet Mål 2014: 30 dagers totaloverlevelse Rapporteringstekst årlig melding 30-dagers total overlevelsen er på 95 % for UNN HF. Dette er litt over landsgjennomsnittet og på nivå med de andre universitetssykehusene som har vært vårt mål. For å nå dette målet er det krav om god diagnostikk, behandling og oppfølging av pasienten i alle ledd i utrednings og behandlingskjeden. Bruk av data fra kvalitetsregistre har også bidratt i arbeidet. Sikre at pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker inngår som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og at resultatene følges opp i ledelseslinjen med tertialvis rapportering. Rapporteringstekst årlig melding Tiltakspakkene som er så godt implementert at man kan si at de inngår i sykehusets ordinære aktivitet er GTT, Trygg kirurgi og hjerneslag innenfor somatikk. Innenfor psykisk helsevern er forebygging av selvmord og overdose implementert ved de avdelingenes som inngår i programmet. Der pågår det et arbeid for å bredde tiltakspakkene til andre enheter. Øvrige tiltakspakker er stedvis godt implementert, men ikke alle over alt. Framdrift ved implementeringen rapporteres til UNNs kvalitetsutvalg månedlig og følges opp derfra. Innsatsområdene følges opp i den enkelte avdeling gjennom pasientsikkerhetskoordinator i 19 Sak 20 side 25

99 Sak 20/ vedlegg 1 Fag og forskningssenteret som gir støtte til klinikkene. Rapportering av helseforetakenes bearbeiding av Pasientsikkerhetskultur undersøkelsen 2014: Navn på helseforetaket: Universitetssykehuset Nord-Norge HF Kulturundersøkelsen hadde over 70 % deltakelse eksempler på tiltak som er iverksatt på ulike nivåer i helseforetaket etter bearbeiding av resultatene fra Pasientsikkerhetskulturundersøkelsen: Ved UNN har vi en struktur med KVAM (Kvalitet og arbeidsmiljø)-utvalg på klinikknivå og KVAMgrupper på avdelingsnivå. Her er det representasjon både fra arbeidstaker- og arbeidsgiversiden. Ut fra tilbakemeldingene fra klinikkene er diskusjon omkring resultatene i KVAM-utvalg/grupper enten gjennomført eller planlagt ved samtlige relevante klinikker og avdelinger. Øvrige eksempler på tiltak tatt fra klinikkenes tilbakemeldinger: 1. Endring av struktur/metode på refleksjonsmøtene i teamet 2. Arrangere kafedialog på kveldsmøte/personalmøte for diskusjon av spørsmålet Jeg får den støtte jeg trenger fra andre sykehusansatte for å ta meg av pasientene 3. Fast post i etterkant av internundervisning i forhold til spørsmålet Det er vanskelig å diskutere feil her med fokus på diskusjon omkring tema det kan være vanskelig å snakke om i hverdagen. Saker meldes i forkant av ansatte og diskusjonen ledes av avd.leder /avd.spl. 4. Fagdag om kommunikasjon i regi av KVAM gruppen planlegges våren Arbeider videre med kommunikasjonsferdigheter i teamene og på arbeidsplassen, ønskelig med ekstern kursholder om temaet. Gruppe som jobber med medarbeiderskap våren Det er igangsatt et arbeid med undervisning og opplæring i posten knyttet til vurderinger og oppfølgingstiltak på pasienter som legges inn akutt i posten. 6. Allmøte med diskusjon av resultatene 7. Det skal etableres en ordning der det alltid vil være en leder eller fagutvikler til stede som vaktleder. Dette vil bedre tilbakemelding begge veier og også forhindre at de ansatte på en og samme dag må forholde seg til flere ledere/fagutviklere. Dette mener man vil hjelpe på skåren på Jeg får passende tilbakemeldinger om arbeidet mitt (korrekt, tilstrekkelig og fra rett person) 2. Hvilken andel av behandlingsenhetene* har blitt presentert for sin egen behandlingsenhet sine resultater og fått anledning til å drøfte dem? Alle klinikker og avdelinger (100 %) har fått tilsendt sine svar. Lokal programleder har møtt i ulike fora på forespørsel. Resultatene er også presentert for Kvalitetsutvalget og i en orienteringssak til styret. 3. Hvilken andel av behandlingsenhetene som skåret lavt på pasientsikkerhetskulturundersøkelsen har bearbeidet og fulgt opp sine egne resultater og iverksatt forbedringstiltak? Prosentandel under angir enheter med bekreftet gjennomført behandling i egnet forum innen gitt frist. Klinikker: 8/10 = 80 % (Øvrige har fastsatt dato) 20 Sak 20 side 26

100 Sak 20/ vedlegg 1 Avdelinger: 21/35 = 55 % (Øvrige har fastsatt dato) Nevn gjerne erfaringer som dere gjort med pasientsikkerhetskulturundersøkelsen eller kommentarer til gjennomføringen av den? - Opplever at undersøkelsen er blitt tatt på alvor i organisasjonene og har vært gjenstand for diskusjoner på alle nivå. - Litt uheldig at man ikke hadde 2012-resultatene også som andel positive svar for sammenligning. - Det var pedagogisk utfordrende å forklare for avdelingene en samlet andel positive svar for faktorene mye lavere enn svarene på enkeltspørsmål innen faktoren. Prosentandel positive svar på negativt formulerte spørsmål var også en kilde til misforståelser. Frist for rapportering: Rapporten skal sendes til kampanjesekretariatet til samme frist som for helseforetakenes årlige melding for ** Kvalitetsindikatorer og ventetider som rapporteres til Helsedirektoratet, inkludert til fritt sykehusvalg, rapporteres på sykehusnivå. Rapporteringstekst årlig melding Kvalitetsindikatorer og ventetider rapporteres månedlig til styret i Kvalitets- og virksomhetsrapporten. Det rapporters status på flere indikatorer tertialvis gjennom ledelsens gjennomgang og på særskilte indikatorer. Tilbakemeldingene fra NPR, status på fritt sykehusvalgsidene og ventetider gjennomgås på sykehusnivå. Arbeide systematisk for å forebygge, forhindre og avdekke svikt/avvik i de pasientadministrative systemene, og etablere rutiner for varsling innad og rutiner for erfaringsutveksling på tvers av helseforetak. Rapporteringstekst årlig melding Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST): Klinikkene i UNN får månedlig status på ikke ferdigstilte arbeidsoppgaver i DIPS tilsendt fra fagsjef for å holde oversikt over restanser i pasientadministrative oppgaver. Det er besluttet å opprette to foretaksinterne fagfora som skal arbeide klinikkovergripende med koordinering og opplæring i pasientadministrative rutiner samt rapportering fra kliniske systemer. Fagforumene starter opp tidlig i Det er ikke etablert en rutine for varsling og erfaringsdeling mellom foretakene men EPJ fagforum og 21 Sak 20 side 27

101 Sak 20/ vedlegg 1 Klinisk IKT fagråd brukes for erfaringsdeling og varsling. Det er etablert en enhetlig og kunnskapsbasert praksis for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten. Rapporteringstekst årlig melding Nye metoder tas i bruk på basis av litteraturgjennomganger og kunnskapsbasert praksis. Selve innføringen av nye metoder i hele foretaket er det usikkert om det gjøres enhetlig og kunnskapsbasert. Bruke Sykehusapotek Nord aktivt gjennom «SamStem-prosjektet 6» for å sikre innføring av legemiddelsamstemming i alle helseforetak. Rapporteringstekst årlig melding Pilot på samstemming inn er gjennomført på Hjertemedisinsk sengepost, denne oppsummeres ila februar. Medisinsk avdeling i Harstad er i oppstartsfasen og intensiv i Tromsø arbeider med samstemming mellom enheter Lokal programleder deltar i prosjektgruppen i SamStem-prosjektet Smittevern Mål 2014 Sykehusinfeksjoner (prevalensundersøkelse). Prevalensundersøkelse av helsetjenesteassosierte infeksjoner skal utføres to ganger årlig ihht NOIS-registerforskriften. Alle aktuelle somatiske enheter i helseforetakene skal gjennomføre begge undersøkelsene. Rapporteringstekst årlig melding Smittevernsenteret gir bistand og rådgivning til avdelingene med prevalens av infeksjoner. Vi sender ut informasjon i god tid før aktuell prevalensdag og har åpent dataverktøy for registrering. Kontaktleger i hver avdeling er ansvarlig for registrering i sin enhet, og kan søke råd hos oss. Rapport utarbeides i etterkant av hver prevalensdag. UNN HF har gjennomført to prevalensundersøkelser i 2014, vår og høst. Ved vårens undersøkelse leverte alle somatiske enheter bortsett fra ett fagområde ved UNN Tromsø. Ved høstens undersøkelse manglet deltakelse fra fire fagområder ved UNN Tromsø og to fra UNN Narvik. 6 Samstemming av legemiddellister 22 Sak 20 side 28

102 Sak 20/ vedlegg 1 Det skal registreres infeksjoner i operasjonsområdet etter alle kirurgiske inngrep som inngår i NOIS-registerforskriften. Det skal være minst 95 % oppfølging for alle inngrep som omfattes av forskriften. Rapporteringstekst årlig melding UNN HF har levert tall for alle aktuelle NOIS-inngrep for 1. og 2. tertial 2014 etter frist. 3.tertial skal ikke leveres før 1.april Resultater for 1.og 2.tertial viser at UNN HF når målet om 95 % oppfølging for alle inngrep bortsett fra kolecystektomi (93 %) og kolon (90%). Det er imidlertid små tall (kolecystektomi totalt 57 inngrep, kolon totalt 90 inngrep), noe som kan gi store svingninger dersom enkelte pasienter ikke kan nås for besvarelse av oppfølgingsskjema etter 30 dager. Nasjonal faglig retningslinje for antibiotikabruk i sykehus skal implementeres og etterleves. Rapporteringstekst årlig melding Smittevernsenteret gjennomførte i løpet av 2014 to interne revisjon vedr etterlevelse av nasjonale retningslinjer. UNN HF har i tillegg etablert en egen Smitteverngruppe som blant annet har som formål å øke etterlevelse av nasjonale retningslinjer for antibiotikabruk i spesialisthelsetjenesten med tanke på mer rasjonelt forbruk av antibiotika ved UNN HF. Gruppens mandat og sammensetning finnes i DocMap prosedyre FB Pasientbehandling Psykisk helsevern og rus Mål 2014: Andel tvangsinnleggelser (antall per 1000 innbyggere i helseregion). Rapporteringstekst årlig melding Antall tvangsinnleggelser per 1000 innbyggere i opptaksområdet i UNN var i 2014 på 2,9 og i ,5. Plan for «Økt frivillighet » ble vedtatt av styret for i UNN i møte (sak nr. 23/2014; «Økt frivillighet i psykiatrien - handlingsplan »). Gjennom planen redegjøres det for både igangsatt og planlagt arbeid for økt frivillighet. Implementering av planen er under planlegging med hensyn til en detaljert oppfølging i form av endelig prioritering og tidfesting av tiltak. Andel årsverk i psykisk helsevern for voksne fordelt på henholdsvis DPS og sykehus. Rapporteringstekst årlig melding Kort beskrivelse av tiltak iverksatt for å oppfylle styringskrav og i hvilken grad målet er nådd. Hvis målet 23 Sak 20 side 29

103 Sak 20/ vedlegg 1 ikke er nådd, hvorfor ikke? Årsverk psykisk helsevern (PHV) i sykehus/dps i 2014: hhv 293,56 og 406,94 årsverk. Tilsvarer en andel på 42 % innen PHV i sykehus og 58 % innen DPS Tall hentet fra stillingsark (trukket ut TSB, kompetansesenter og klinikkledelse) Fastlegers vurdering av distriktspsykiatriske sentre. Rapporteringstekst årlig melding Rapporter vedrørende fastlegers vurdering av DPS er gjennomgått i klinikkens lederteam. En ser at det ligger et forbedringspotensiale på flere områder, varierende mellom de enkelte DPSer, som det vil være nødvendig både å se nærmere på og som kan danne utgangspunkt for lokalt forbedringsarbeid. Lokalt forbedringsarbeid må skje i tett dialog med fastlegene i de enkelte opptaksområdene. Avdelingene initierer oppfølging i det enkelte DPS Pasienterfaringer med døgnopphold innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling. Rapporteringstekst årlig melding Gjennomført Kunnskapssenterets standardiserte pasienterfaringsundersøkelse i alle seksjoner + utvidet bruk i en seksjon (Færingen). Sikre at andel årsverk i DPS har økt i forhold til antall årsverk innen psykisk helsevern i sykehus. Rapporteringstekst årlig melding År Årsverk PHV i Årsverk DPS sykehus , ,56 412, ,56 412,44 Stillingsark viser ingen endring fra 2013 til 2014, ser vi på endring fra 2012 til 2014 har vi en nedgang på 26,7 årsverk (8,4 %) innen PHV sykehus, mens vi har en økning på 12,44 årsverk (3 %) innen DPSene. Andel årsverk i psykisk helsevern for voksne fordelt på henholdsvis DPS og sykehus. 24 Sak 20 side 30

104 Sak 20/ vedlegg 1 Årsverk PHV i sykehus/dps i 2014: hhv 293,56 og 406,94 årsverk. Tilsvarer en andel på 42 % innen PHV i sykehus og 58 % innen DPS Tall hentet fra stillingsark (trukket ut TSB, kompetansesenter og klinikkledelse) Registrere og rapportere månedlig på Helse Nords egne aktivitets- og kvalitetsindikatorene innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Rapporteringstekst Årlig melding Det er avsatt tilstrekkelige og kompetente personellressurser til å ivareta rapporteringen på en tilfredsstillende måte. Foretaksspesifikke mål: UNN Videreføre rusmestringsenheten ved Tromsø fengsel på minst samme nivå som i Rapporteringstekst årlig melding Det finnes pt en rusmestringsenhet i UNNs ansvarsområde og det er i Tromsø Fengsel. Rusmestringsenheten er plassert ved lukket avdeling og har per i dag 7 plasser. Ruspoliklinikken bidrar med 1 årsverk (fordelt på flere personer) som gir pasienter ved Rusmestringsenheten utreding og behandling, samt at vi gir pasienter og ansatte undervisning og veiledning. Målet for 2014 er nådd. Det er etablert dropout team for rusavhengige i Helse Nord. En person med brukererfaring knyttes til teamet. Rapporteringstekst årlig melding Dropout-team er etablert og det er ansatt brukerrepresentant i teamet. Medvirke til at andel tvangsinnleggelser for helseregionen samlet er redusert med 5 % (1/20 del) sammenliknet med Rapporteringstekst årlig melding Andelen tvangsinnleggelser i UNN var i 2014 på 16,8 % og i 2013 på 14.2 %. Andel tvangsinnleggelser har økt med 2,6 prosentpoeng. Klinikken har i sum færre innleggelser, men flere innleggelser med tvang. Døgnpost med godkjennelse for tvungen innleggelse ble nedlagt medio De øvrige akuttpostene har i 2014 økt sin andel av tvangsinnleggelser. Arbeid med handlingsplan for økt frivillighet er igangsatt. 25 Sak 20 side 31

105 Sak 20/ vedlegg Somatikk Mål 2014: Det er i samarbeid med kommunene og brukerorganisasjonene etablert et effektivt og brukerorientert utrednings- og behandlingsforløp for pasienter med langvarige smerteog utmattelsestilstander av uklar årsak. Rapporteringstekst årlig melding FRMA har regionalt ansvar for utredning og behandlingstilbud for CFS/ME pasienter. Ventelister er her nå akseptable etter ekstraordinær innsats. Det avventes beslutning i Helse Nord i forhold til tildeling av avsatte midler som ledd i Regional Handlingsplan for Rehabilitering for å kunne videreføre tilbudet i tråd med etterspørsel. Følge opp nasjonal strategi for kreftområdet og starte gjennomføringen av regional kreftplan. Rapporteringstekst årlig melding K3K: Pakkeforløp er i gang for de 4 første kreftgruppene. Onkolog ambulering til UNN Narvik startet for et år siden, og ila våren er vi i gang i Harstad. Gjennomføringen av regional kreftplan har således startet etter plan. DK: Røntgenavdelingen har økt antall PET-CT undersøkelser fra slutten av 2014 og tilsatt en nukleærmedisiner med kompetanse innen PET-CT. Planleggingsarbeidet for nytt PET senter er gjennomført og vedtatt i UNN styret desember Øke samarbeidet med primærhelsetjenesten for å sikre tidlig diagnostikk av kreft gjennom bedre kommunikasjon og en tettere inkludering av primærhelsetjenesten i helseforetakenes pasientforløpsarbeid. Rapporteringstekst årlig melding Samarbeid med primærhelsetjenesten i Tromsø vedr menn med prostatakreft er startet. Primo juni 2015 arrangeres møte i Harstad for allmennpraktikere hvor kreft er tema på et to dagers kurs. 80 % av kreftpasienter skal ha startet behandling innen 20 dager fra mottatt henvisning. Rapporteringstekst Årlig melding Ulike forløpstider gjelder for ulike pasientgrupper. Fra og med i 2015 vil vi være i stand til å oppgi 26 Sak 20 side 32

106 Sak 20/ vedlegg 1 antall nye kreftpasienter mer konkret, i henhold til ny kodeoversikt som er tatt i bruk fra då. Andel pasienter med tykktarmkreft som får behandling innen 20 virkedager. Rapporteringstekst Årlig melding 90 % av tykktarmpasientene får behandling innen 20 virkedager. Andel pasienter med lungekreft som får behandling innen 20 virkedager Rapporteringstekst Årlig melding Pakkeforløp for lungekreft er iverksatt. Andel som har kommet i gang med behandling innen 20 dager varierer fra måned til måned, mellom %. Forsinkende faktorer er utredning og behandling av co-morbiditet og tidvis begrensede bildediagnostiske ressurser, særlig PET-CT. Andel pasienter med brystkreft som får behandling innen 20 virkedager. Rapporteringstekst Årlig melding I 2014 fikk 64 % behandling innen 20 virkedager og de fleste innen 27 dager. Flaskehals er operasjonskapasitet. DK: Brystdiagnostisk senter har det meste av 2014 kun hatt besatt 2 av 3 stillinger for mammaradiologer og hatt behov for betydelig innleie av legeressurser. Dette har vært kostnadsdrivende. Fra årsskiftet er kun 1 av 3 stillinger besatt. Dette sammen med sykefravær har gitt periodevise utfordringer i driften. Ved siste utlysning hadde avdelingen ingen kvalifiserte søkere!! Andel pasienter år innlagt med blodpropp i hjernen som har fått behandling med trombolyse. Rapporteringstekst Årlig melding Tall fra Nasjonalt hjerneinfarktregister viser at trombolyseandelen er på 14,44 %. 27 pasienter av 187 har fått trombolyse. Nasjonalt måltall er 20 %. Kartlegge egne pasientstrømmer innen fødselsomsorgen mellom behandlingsnivå og evaluere konsekvenser av innførte seleksjonskriterier samt gjøre en risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) av fødetilbudet basert på resultatene. Helseforetakene skal også bidra/delta i den regionale evalueringen av fødselsomsorgen. 27 Sak 20 side 33

107 Sak 20/ vedlegg 1 Rapporteringstekst årlig melding Seleksjonskravene følges nøye. ROS analyse ikke gjennomført, men vi overvåker våre resultat nøye gjennom bl.a. Partus. Foretaksspesifikke mål: UNN Ha regionfunksjon for vurdering og henvisning av aktuelle pasienter til protonterapi. Rapporteringstekst Årlig melding UNNs protongruppe er satt sammen for nettopp å vurdere og henvise pasienter til protonbehandling. I tillegg deltar vi i det nasjonale samarbeidet. Sørge for egen kompetanseutvikling innen protonstrålebehandling. Rapporteringstekst årlig melding Stråleoverlege Kirsten Marienhagen og sjeffysiker Rune Sylvarnes har deltatt i den nasjonale arbeidsgruppen og vil bidra i videre kompetanseutvikling. Stråleterapiseksjonen er tildelt en 50 % overlegestilling for dette arbeidet. Ta ansvaret for utarbeidelse av felles radiologiske protokoller for utredning/kontroll av kreftpasienter. Dette skal utføres i samarbeid med de øvrige HFene. Arbeidet skal ferdigstilles innen utgangen av Rapporteringstekst Årlig melding Dette målet er ikke nådd. En ikke enhetlig utstyrspark i regionen og mangel på radiologer (5 vakante stillinger UNN Tromsø) har gjort at røntgenavdelingen ikke har klart å gjennomføre pålegget. Dette sammen med at ressurser har måttet bli allokert til oppfølging fra Fylkesmannen, Arbeidstilsynet og Spesialistkomiteen i Radiologi, har gitt forsinkelser. Det initierte begrensede arbeidet har blitt fokusert på de 4 kreftforløp som er initiert (prostata, bryst, lunge og tykk/endetarm). Arbeidet må kontinueres i Etablere legedekningen for ny ambulansehelikopterbase på Harstad/Narvik lufthavn Evenes fra årsskiftet 2014/2015. Arbeidet må skje i tråd med vedtaket i styresak Ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland (Sør-Troms/Nordre Nordland), utredning og lokalisering. Arbeidet skal skje i tett samarbeid med NLSH 28 Sak 20 side 34

108 Sak 20/ vedlegg 1 HF og Luftambulansetjenesten ANS. 7 Helse, miljø og sikkerhet, herunder tiltak mot støy og vibrasjon må ivaretas ved etablering av basen. Rapporteringstekst årlig melding OpIn-klinikken har bidratt aktivt i arbeidet og tilsetning i stillingene er nå sluttført. Utfordringen ifht behov for økt rekruttering og flere utdanningsstillinger/leger i spesialisering ved UNN Tromsø. Anestesi- og operasjonsavdelingen har tatt opp temaet i dialogmøter med direktøren som tar saken videre med Helse Nord RHF. Opprette en ny legestilling i habiliteringstjenesten og besette denne. Rapporteringstekst Årlig melding Regional overlegestilling og LIS stilling er opprettet fra 1. januar 2015 i tråd med avtale og føringer fra Helse Nord RHF Samhandling Mål 2014: Samarbeide med kommunene om etablering og drift av øyeblikkelig hjelp døgntilbud. Rapporteringstekst årlig melding Da Overordnet samarbeidsorgan (OSO) behandlet saken i september 2014, var status følgende; 3,5 seng etablert i Harstad (hvor også Kvæfjord og Lødingen inngår) 3 senger etablert i Narvik (hvor også Evenes inngår) 5 senger etablert i Lenvik (hvor også Berg, Torsken, Tranøy, Sørreisa og Dyrøy inngår) 2 senger etablert i Bardu (hvor også Lavangen, Salangen og Målselv inngår) I tillegg 9 sykestuesenger (4 i Nordreisa, 3 i Skjervøy, 1 i Kåfjord og 1 i Kvænangen) Når det gjaldt de 15 kommunene som ikke var i gang var status; Kvænangen, Nordreisa, Skjervøy og Kåfjord har sykestuesenger, og finansieringen av disse etter 2015 er uavklart. Kommunene har ikke gitt noe tydelig tilbakemelding på hvordan de planlegger å etablere KAD-sengene. Tromsø og Karlsøy er enig i å samarbeide om et slikt tilbud, men mangler lokaler. Tilbudet planlegges etablert i eget «Helsehus» på østsiden av legevakten, med mål å åpne dette 1. januar For kommunene Ballangen, Tysfjord, Tjeldsund, Skånland, Gratangen, Balsfjord, Storfjord, Ibestad og Lyngen var etableringen delvis uavklart. Pr januar 2015 har Samhandlingsavdelingen fått informasjon om at Skånland kommune planlegger å 7 Jf. Styresak Ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland- utredning og lokalisering 29 Sak 20 side 35

109 Sak 20/ vedlegg 1 tilknytte seg Harstad kommune. I tillegg er Samhandlingsavdelingen informert om at Gratangen kommune har vedtatt å etablere sitt øyeblikkelig hjelp døgntilbud ved Narvik REO, Narvik kommune. Etablere strategi og samhandlingsplaner med avtalespesialistene i sitt område, Rapporteringstekst årlig melding Det har vært samtaler og planleggingsmøte med nyansatt avtalespesialist i Urologi i Tromsø. Etablere automatisk oppdatering av adresseregisteret og elektroniske fødselsmeldinger til Folkeregisteret. Rapporteringstekst årlig melding Automatisk oppdatering av adresseregisteret a. Det er tatt i bruk funksjon for oppdatering fra NHN sitt adresseregister og til UNNs rekvirentregister, men dette gjelder ikke for alle kommunikasjonsparter. b. Det er ikke tatt i bruk funksjon for automatisk oppdatering av tjenestebaserte adresser fra UNN til NHNs adresseregister. Dette på grunn av at vi ikke har fått løsning fra EPJ for dette ennå. Elektronisk fødselsmeldinger til Folkeregisteret Dette er ikke på plass ennå, og ansvaret kommer vel å legges til det nye regionale forvaltningsforumet i Helse Nord. Fremlegge for prioritering IKT-tiltak med konsekvenser for andre aktører i helsesektoren. Helse Nord RHF prioriterer videre i Nasjonalt utvalg for ITprioritering i helseog omsorgssektoren (NUIT) Rapporteringstekst årlig melding Har ikke hatt IKT tiltak i 2014 meldt fra UNN til NUIT. Oppgradere eksisterende elektroniske basis meldinger til siste versjon samt innføre Lab til Lab kommunikasjon og elektronisk henvisning mellom helseforetak. Rapporteringstekst årlig melding Eksisterende basismeldinger på siste versjon UNN kan sende siste versjon, men vi sender ikke siste versjon på grunn av at både legekontor og kommuner ikke kan ta imot siste versjon av meldinger. Lab til Lab Dette er ikke implementert ennå, men ligger i planleggingen til Meldingsløft II prosjektet i Helse Nord. Elektroniske henvisninger mellom helseforetak 30 Sak 20 side 36

110 Sak 20/ vedlegg 1 Dette er ikke implementert ennå. Det avhenger av ferdigstillelse av det nasjonale prosjektet hvor blant annet meldingsstandard (KITH XML) skal utarbeides av Helsedirektoratet. UNN har representant med i det nasjonale prosjektet. Bruke siste versjon av elektroniske basismeldinger ovenfor fastleger og kommuner. Rapporteringstekst årlig melding UNN kan sende siste versjon, men vi sender ikke siste versjon på grunn av at både legekontor og kommuner ikke kan ta imot siste versjon av meldinger. Ta i bruk elektroniske henvisninger og basismeldinger mellom sykehus, fastleger og pleie- og omsorgssektoren i kommunene og automatisk oppdatering av adresseregisteret og elektroniske fødselsmeldinger til Folkeregisteret. Rapporteringstekst årlig melding Elektroniske henvisninger og basismeldinger Dette er implementert mellom sykehus og fastleger, samt mellom sykehus og pleie- og omsorgsektoren i kommunene. Det er ikke tatt i bruk elektroniske henvisninger mellom sykehus (se svar ovenfor). Det kan sendes elektroniske basismeldinger (epikriser) mellom sykehus. Automatisk oppdatering av adresseregister og elektronisk fødselsmeldinger Se svar ovenfor. Bruke sykehusapotek Nord aktivt i samhandling med kommunene på legemiddelområdet for å forebygge pasientskader og øke kompetansen. Rapporteringstekst årlig melding Ingen rapportering tilgjengelig på dette punktet Samarbeide med kommunene og utdanningsinstitusjonene om kompetanseutvikling, med grunnlag i prosjektrapporten fra Helse Nord RHF og KS: Kompetanseutfordringer i kjølvannet av samhandlingsreformen, datert Rapporteringstekst årlig melding Nord-norsk samarbeidsorgan for helseutdanning er etablert. Universitetssykehuset Nord-Norge ved Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) / samhandlingsavdelingen har tatt på seg oppgaven å være sekretariat for samarbeidsorganet Beredskap 31 Sak 20 side 37

111 Sak 20/ vedlegg 1 Mål 2014: Delta i felles katastrofeøvelse på Svalbard høsten Rapporteringstekst årlig melding Gjennomført. Evaluering ferdigstilles i løpet av Delta i planlegging av øvelse Barents Rescue Rapporteringstekst årlig melding Prosess er i gang. UNN stiller på øvelsen med URE helseteam (4-5 personer). Helse Nord RHF ivaretar UNNs interesser i planleggingen så langt. Oppgradere systemer for videobasert akuttmedisinsk kommunikasjon (VAKe) i alle helseforetak. Rapporteringstekst årlig melding Prosjektet går økonomisk og innholdsmessig etter planen. Det vil ta lenger tid enn planlagt, altså ut over 1. april Bidra til videre utbygging av Nødnett i tråd med endringene i revidert styringsdokument for innføringsprosjektet, fastsatt av Helse- og omsorgsdepartementet 11. november Rapporteringstekst årlig melding Prosjekt Nødnett Helse, UNN er etablert og prosjektleder ble ansatt i mai. Områdeinstruktører er rekruttert, og har startet på den pedagogiske utdanning. Datarom er nå i ferd med å ferdigstilles for installasjon. Prosjektleder deltar i den regionale nødnettgruppa sammen med prosjektlederne fra de andre foretakene i nord. Det blir nå etablert arbeidspakker innenfor prosjektet for opplæring, prosedyrer, radio-terminaler og datarom/iccs. Gjeldende plan, som er versjon 106, sier at AMK Tromsø skal være operativ på nødnett fra 25. november Det foregår omlegging av planer som følge av de erfarte problemer i Sør. «Go-Live»-dato for Tromsø kan derfor bli endret. 32 Sak 20 side 38

112 Sak 20/ vedlegg 1 HelseCIM 8, skal være implementert som primært krisestøtteverktøy i Rapporteringstekst årlig melding Gjennomført. Det jobbes kontinuerlig med å utvide brukergruppen slik at dette blir et system til bruk for flest mulig i UNN. Hvert sykehus med kirurgisk akuttfunksjon må ha dedikert personell i funksjonen som traumekoordinator. Rapporteringstekst årlig melding Ansvarlig instans er avdelingsoverlegen ved Hjerte-, lunge- og karkirurgisk avdeling. Funksjonen ivaretas av avdelingens traumeansvarlige kirurg. UNN har fått avslag på søknad til HN RHF om finansiering av lokal traumekoordinatorstilling. 6 Personell, utdanning og kompetanse Mål 2014: Arbeide med å innføre en felles metode for forbedringsarbeid innen kvalitet og pasientforløp, herunder opplæring av førstelinjeledere. Rapporteringstekst årlig melding Startpakke for nye ledere ble gjennomført flere ganger i semesteret og det ble i gangsatt en prosess for å utvikle tilbudet som e-læring. Kurs i utviklingssamtaler ble også gjennomført. Rekrutteringskurs ble utviklet og det ble etablert et kurstilbud innen IA- arbeid. Denne opplæringen er obligatorisk for alle ledere med personalansvar. Utover dette løper UNNs lederutviklingsprogram med tilbud som Introduksjonsdag for nye ledere, HMS- kurs, Coaching, teamutvikling samt direktørens ledersamlinger. Delta i arbeidet med å styrke nettverk og utvikle førstelinjeledere Rapporteringstekst årlig melding Startpakke for nye ledere ble gjennomført flere ganger i semesteret og det ble i gangsatt en prosess for å utvikle tilbudet som e-læring. Kurs i utviklingssamtaler ble også gjennomført. Rekrutteringskurs ble utviklet og det ble etablert et kurstilbud innen IA- arbeid. Denne opplæringen er obligatorisk for alle ledere med personalansvar. Utover dette løper UNNs lederutviklingsprogram med tilbud som Introduksjonsdag for nye ledere, HMS- kurs, Coaching, teamutvikling samt direktørens 8 Krisestøttesystem 33 Sak 20 side 39

113 Sak 20/ vedlegg 1 Relevant personell skal ha vært gjennom e-læringskurs i informasjonssikkerhet, smittevern og planlegge for gjennomføring av kurs som defineres i regi av FIKSprosjektet. Opplæring skal dokumenteres. Rapporteringstekst årlig melding Det er opprettet system for gjennomføring og dokumentering av e-læringskurs i smittevern, og informasjonssikkerhet. Opplæringen dokumenteres. Det er avsatt egne ressurser for implementering av e-læring i FIKS -prosjektet Starte bruken av aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging i løpet av Rapporteringstekst årlig melding Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging (ABP) i UNN medfører et skifte av fokus fra tilgjengelighet av ressurser som utgangspunkt for planlegging, til aktivitet som utgangspunkt. Et slikt skifte i fokus må anses som en relativt omfattende og kontinuerlig endringsprosess. Dette er et svært omfattende og krevende arbeid som det er jobbet med i hele organisasjonen i Det ble i 2014 også igangsatt arbeid med ABP for legene i UNN. Vi har i foregående år hatt kalenderplaner ved flere enheter samt hatt stort fokus på arbeidstidsplanlegging generelt og bemanningsplanlegging spesielt. ABP innebærer bedre samsvar mellom aktivitet og ressurs og vi ser at vi trenger å øke fokuset på aktivitet og aktivitetsplanlegging i det videre arbeidet med dette i UNN. Det er vanskelig å bedømme måloppnåelse knyttet til ABP ut fra konkrete mål for 2014, både fordi dette berører flere sider ved driften, og fordi det er snakk om et tankesett og en planmetodikk som etableres over tid. Det knytter seg forventninger til ABP i UNN både i forhold til gode/forbedrede pasientforløp, økt kvalitet, ansattes tilfredshet og økonomisk gevinst. Innarbeide måltall for antall årsverk og innleie, og sikre balanse mellom disse Rapporteringstekst årlig melding Høsten 2014 er det laget en modell som gir plantall for månedsverk for hele virksomheten, fordelt på faste og variable månedsverk. Denne kan også drilles på lavere nivå slik at den kan anvendes på laveste nivå i organisasjonen både på faste og variable månedsverk, og også fordelt på profesjon. Denne modellen er benyttet i virksomhetsplanleggingen for 2015 hvor samtlige klinikker/sentre er bedt om å levere detaljerte plantall for månedsverk for Dette vil bli fulgt opp månedlig med forløpende oppfølging i Redusere omfanget av midlertidige stillinger. Rapporteringstekst årlig melding Arbeidet med å redusere midlertidige ansettelser har i all hovedsak i 2014 dreid seg om å veilede og 34 Sak 20 side 40

114 Sak 20/ vedlegg 1 kurse ledere i vilkårene for bruk av midlertidige ansettelser slik at foretaket er i tråd med Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Gjennomføre analyser og utarbeide planer for håndtering av behov for personell. Særlig innsats må rettes mot behovet for spesialisert kompetanse for å sikre gode tjenestetilbud. Rapporteringstekst årlig melding UNN har deltatt i et forprosjekt for verktøy for kompetanseledelse i Helse Nord. Til grunn for arbeidet ligger Strategisk kompetanseplan fase 2 som beskriver hvordan vi skal møte utfordringer knyttet til dimensjoner ved kompetanse fram mot Utdanningsstillinger for videreutdanning i spesialsykepleie (ABIKO): Videreutdanning i spesialsykepleie innen anestesi-, barn-, intensiv-, kreftog operasjon er satt i system gjennom opprettelse av utdanningsstillinger: Klinisk utdanningsavdeling avklarer behov for spesialsykepleierkompetanse i klinikkene, rekrutterer og følger opp søkere gjennom Webcruiter. Dette verktøyet fungerer som et samhandlingsverktøy for alle aktuelle aktører: FFS/KUA, klinikkene og HR. Stillingene ble opprettet i 2012, og er knyttet til videreutdanning i anestesi-, barne-, intensiv, kreftog operasjonssykepleie (ABIKO). Personer som tar videreutdanning i spesialsykepleie ansettes ofte i utdanningsstillinger mens de studerer. De har imidlertid samme lønn og samme rettigheter som andre arbeidstakere i UNN. Stillingene administreres av Klinisk utdanningsavdeling i Fag- og forskningssenteret, i samarbeid med HR- senteret og aktuelle klinikker. Ny legespesialiststruktur: I forbindelse med ny legespesialiststruktur og implementering av fast ansettelse av leger i spesialisering, skal Spekter helse, i samarbeid med helseforetakene, utarbeide maler for nasjonal arbeidsavtale for stillingen som lege i spesialisering/legespesialist og samarbeidsavtaler mellom helseforetakene. Arbeidsgruppen skal videre vurdere behovet for og omfanget av «ledige» stillinger for midlertidig tjenestegjøring for leger fra andre helseforetak og øvrige utdanningsinstitusjoner. Fortrinnsvis gjelder dette dimensjoneringen av stillinger ved gruppe-1-sykehusene. I den forbindelse skal alle helseforetak foreta en kartlegging av sine behov for utdanning av legespesialister, både på kort og lang sikt. Kartlegge behov for master- og videreutdanningskompetanse: I løpet av våren 2015 skal klinisk utdanningsavdeling kartlegge UNNs fremtidige kompetansebehov for master- og videreutdanninger, i tett samarbeid med klinikkene. På bakgrunn av denne kartleggingen vil behovet for sentral finansiering av andre utdanninger enn ABIKO [1] vurderes. Dette behovet vil klinisk utdanningsavdeling fremme på direktørens ledermøte i forbindelse med budsjettbehandlingen for Ordning for lærlinger innen helsefagarbeiderfaget: Psykisk helseog rusklinikken har i flere år hatt helsefagarbeiderlærlinger innenfor rusfeltet og [1] ABIKO er videreutdanning I anestesi-, barne-, intensiv-, kreftog operasjonssykepleie. 35 Sak 20 side 41

115 Sak 20/ vedlegg 1 alderspsykiatri. UNNs ledermøte vedtok i møte den å ansette lærlinger i helsefagarbeiderfaget i UNNs somatiske klinikker, og etablere praksisarena ved UNN i faget Prosjekt til fordypning. Høsten 2014 ansatte UNN en helsefagarbeiderlærling ved Medisinsk klinikk. I løpet av november og desember 2014 var en lærling fra Harstad kommune på utveksling i UNN Harstad i to måneder. Utvekslingen var resultatet av et samarbeid med UNN og opplæringskontoret KomOpp. UNN har satt av midler for å finansiere seks helsefaglærlinger høsten Sikre at det er tilstrekkelig med utdanningsstillinger for legespesialister, herunder den nye spesialiteten i rus og avhengighetsmedisin som forventes ferdig i Rapporteringstekst årlig melding NOR-klinikken: FRMA og HAB ivaretar dette i tråd med regional rådgiver for samlet rekrutteringsprogram fysikalsk medisin og geriatri. HLK: Ivaretatt. Psykisk helseog rusklinikken: Det er etablert to utdanningsstillinger (LIS) til spesialiteten i rus og avhengighetsmedisin. Dette er en begynnelse, men det bør være LIS på alle seksjoner. Til dette mangler det 3 stillinger. DK: Røntgenavdelingen har tilsatt en LIS i Narvik og Harstad og har ved overgangen til 2015 totalt 12 LIS stillinger i Tromsø og den 13. stillingen er utlyst. Dette med mål om å kunne øke utdanningen innen radiologi for i fremtiden å kunne løse mangelen av radiologer. Tap av LIS som hopper av utdanningsløpet (3 stk) har gitt en midlertidig forsinkelse. Ved klinisk patologi var alle LIS stillinger besatt ved utgangen av OpIn Tatt opp under et tidligere punkt ifht helikopterbasen Evenes/Harstad. OpIn har kartlagt at det er behov å øke antall LIS stillinger anestesiologi blant annet pga etablering av helikopterbasen og et økt behov ifht akuttmedisin. OpIn mener det er behov for minimum økning på med 2 LIS stillinger Det skal gjøres vurdering av oppgaveglidning som virkemiddel for reduserte ventetider, gode og effektive pasientforløp og bedret utnyttelse av personellressursene. Hvert HF skal sette i gang minst ett prosjekt på oppgavedeling med disse formålene i Rapporteringstekst årlig melding NOR-klinikken: Arbeidet med dette vil starte opp i avdelingsvise strategiske utviklingsplaner. HLK: Ivaretatt ved at sykepleiere utfører ekkocardiografi, diagnostisk ultralyd, pacemakerkontroller og 36 Sak 20 side 42

116 Sak 20/ vedlegg 1 poliklinisk hjertesviktoppfølging. Også helsefagarbeider utfører ekkocardiografi. K3K: I K3K poliklinikken er målet å omgjøre 10 % av kontrollene til telefonkontroller. Psykisk helseog rusklinikken: Sykepleiermottak av nye pasienter utenom ordinær arbeidstid. Tidligere gjort av leger DK: Overleger ved Klinisk patologi har overtatt hele ansvaret for prøvebehandling av lymfomer etter ordinær arbeidstid for å redusere antall utrykninger for bioingeniører. Tidligere rykket både lege og bioingeniør ut ved mottak av lymfomer på kveldstid. OpIn: Gjennomført to prosjekt ifht oppgaveglidning hvor oppgaver er flyttet fra operasjonssykepleiere til assistenter. Det ene er Lagerstyring og det andre er etablering instrumentassistenter. Det er også gjennomført prosjekt ved intensiv med apotekstyrt legemiddelhåndtering med jobbglidning fra intensivsykepleiere til apotektekniker og farmasøyt. Alle disse 3 prosjektene handler om kvalitet, effektivitet og bedre pasientforløp samt bedre utnyttelse av personelle ressurser Utvikle nye praksisformer og -innhold for alle helsefagutdanninger innen gjeldende rammeplaner. Dette skal understøtte helhetlige pasientforløp og kvalitet i praksisutdanningen. Rapporteringstekst årlig melding Etablering av kombinerte stillinger innen helsefagutdanningene mellom UNN og UiT v/helsefak.: Evaluering (2014) av de kombinerte stillingene viser at ordningen har bidratt til at samarbeidet mellom UiT og UNN har blitt bedre enn tidligere. Stillingene gir blant annet bedre muligheter for de ansatte til å jobbe direkte med student- og praksisrelatert virksomhet, som undervisning, veiledning av studenter, direkte pasientarbeid sammen med studenter, koordinering av studenter, planlegging av undervisning, og møter. Som en følge av ordningen har de ansatte ved begge institusjoner fått nye rammer og plattformer enn tidligere. I den forbindelse er det etablert nye møtearenaer mellom UiT og UNN, som erfaringsseminarer for bachelor i sykepleie og nettverkssamlinger for alle utdanningene [1] som deltar i ordningen med de kombinerte stillingene. Nye praksisarenaer i UNN: Tradisjonelt har sengeposter i sykehuset vært brukt som praksisarena, men nå har studenter, lærlinger og elever også praksis ved dialysen, daghospital, dagavdeling, akuttmottak og kirurgisk oppvåkning. I tillegg er dagkirurgen og poliklinikker i utprøving som aktuelle læringsarenaer. [1] Dette omfatter grunnutdanningene i henholdsvis sykepleie, fysioterapi, ergoterapi, radiografi og bioingeniørfag, profesjonsstudiet i psykologi og videreutdanning i spesialsykepleie; anestesi-, barne-, intensiv-, kreftog operasjonssykepleie, og jordmor. 37 Sak 20 side 43

117 Sak 20/ vedlegg 1 Nye læringsarenaer for sykepleiestudenter på UNN: I 2009 ble det gjennomført et prosjekt for utprøving av nye praksisplasser ved dagenheter i UNN Breivika. Fire dagenheter ble valgt: Intervensjonsklinikken, dagenheten i Medisinsk klinikk, utredningsposter i Hjerte-lungeklinikken og hudpoliklinikken i Nevro-ortopediklinikken. Prosjektet ble evaluert og presentert i egen sluttrapport [2]. Forsøksordning med studentdrevne team i Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken: Avdeling for urologi, endokrin og brystkirurgi (GURO) ved Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken gjennomførte en forsøksordning med studentdrevne praksisteam av en ukes varighet for sykepleiestudenter våren 2013 og i Tilbakemeldingene fra studentene var positive, deriblant følgende utsagn: «Fikk virkelig kjenne på å være sykepleier følte nesten jeg var sykepleier!». Initiativtakerne til forsøksordningen presenterte erfaringene og tilbakemeldingene på nettverkssamlingen for ansatte i kombinerte stillinger den 16. september Pilot høsten 2014 med farmasistudenter i tverrprofesjonell klinisk praksis: Høsten 2014 hadde 24 farmasistudenter på masternivå klinisk praksis ved UNN i sju uker, to dager i uka. Praksisen var en pilot der formålet var å gi farmasistudentene klinisk praksis i et tverrprofesjonelt miljø, sammen med andre profesjoner. Studentene fikk tett oppfølging, og ble veiledet av sykepleiere og leger. Institutt for farmasi ved Det helsevitenskapelige fakultet (UiT) og UNN skal evaluere praksisen i løpet av våren 2015, og vurdere hvordan framtidig klinisk praksis for farmasistudenter skal organiseres. ibedrift for fysioterapistudenter: Det er etablert nye praksisplasser i perioden med studenter i ibedrift (poliklinisk). Det foreligger konkrete planer for å etablere nye praksisplasser i henhold til endringer i kompetansebehov og ved evt. opprettelse av nye tilbud. Nye praksisarenaer for psykologistudenter: Det er etablert et nytt behandlingstilbud, forebyggende enhet (familie, rus) som fra starten av har inkludert psykologistudent og slik sett er en ny praksisarena. Dette har vært i dialog med IPS. Fra 2015 av er det innvilget midler fra Felles utdanningsutvalg mellom UNN og UiT til planlegging og utprøving av tverrfaglig/student-praksisarena for lege/sykepleie/psykolog tilknyttet ambulant rehabiliteringsarbeid og hvor praksis blir i tverrfaglig team. Revisjon av studieprogram i psykologi ved UiT: De tre studieprogrammene bachelor-, master- og profesjonsstudiet i psykologi er designet for å utfylle hverandre og ta høyde for behovet for kompetanse innen psykologi i framtidens helsetjeneste (med færre senger, flere polikliniske konsultasjoner og mer standardiserte pasientforløp). Praksisutdanningen i UNN 4 studieår er regulert i egen avtale som ble revidert i Beskrivelse av praksis for sykepleierstudenter: Med bakgrunn i bl.a. rammeplanens krav for sykepleierutdanningen er det utviklet mal for beskrivelse av de særegne områder av sykepleie som studenten ville møte. Beskrivelsene er et supplement til og utdyping av utdanningens program for praksis. Til nå er det i UNNs klinikker ferdigstilt 27 slike beskrivelser for 2 studieår. Praksisbeskrivelsene er lagt i Fronter ved UiT Helsefak og i DocMap i UNN og anvendes som styrings- og samhandlingsdokument for klinikk, utdanning og student. [2] «Nye læringsarenaer for sykepleiestudenter», Odd Edvardsen og Torill Agnete Larsen, Sak 20 side 44

118 Sak 20/ vedlegg 1 Læringsutbyttebeskrivelser og turnustjeneste for fysioterapeuter: Læringsutbyttebeskrivelsene er målene for praksis satt fra utdanningen. Disse målene arbeides det kontinuerlig for å nå gjennom tettere oppfølging av de involverte sammen med utarbeidet støttemateriell [3] som understøtter læringsutbyttebeskrivelsene. Turnustjenesten er godt organisert i samarbeid med Fylkesmannen og klinikken tilbyr veiledere til spesialistutdanningene på etterspørsel. Bruk av høyteknologisk utstyr for radiograf- og bioingeniørstudenter: Det anvendes høyteknologiske utstyr i undervisning og veiledning til studentene. Studentene har et eget kontor med PC disponibel til egne studier, samtaler og veiledninger. Turnustjenesten for leger i UNN: I den nasjonale evalueringen av turnustjenesten for leger i perioden , samt i evalueringen av et UNN basert prosjekt i regi av Helsedirektoratet - med tredelt turnustjenesten med psykiatri [4] fikk UNN dårlig evaluering som turnussted. Det førte til at en turnuskomitè ble etablert, som arbeider målrettet for å bedre kvaliteten og innholdet i tjenesten i UNN. Siden 2011 har komiteen vært ledet av en klinikksjef, og har klinikksjefer og avdelingsledere fra relevante klinikker som medlemmer av komiteen for å sikre at beslutninger blir gjennomført. Komiteen har i snitt seks årlige møter, inkludert Harstad/Narvik i komiteen. En rekke forbedringstiltak er gjennomført som fem-dagers introduksjonskurs, gruppeveiledning, koordinatorfunksjon, veiledning og fokus på faglig veiledning, kontorplass, internett og intranettsider og prosedyrer i DocMap. Det er videre utviklet gode rutiner og vurderingsgrunnlag for utvelgelse av kandidater til turnuslegestillingene. FFS ved Klinisk utdanningsavdeling har sekretariatsfunksjon og oppfølging av saker for komiteen. To særlig sentrale tiltak for å heve kvaliteten er satt i system: turnuslegekurset får positive tilbakemeldinger fra deltakerne gjennom muntlige evalueringer og evalueringer i Questback (2014). Og det er planlagt at gruppeveiledningen skal evalueres høsten Det er laget et helhetlig program for medisinerstudentenes praksisdager i rusavdelinga. Takket være en bistilling er det også laget en oversikt over struktur og innhold i rusundervisninga i den nye studieplanen for medisin. Foretaksspesifikke mål 2014: UNN Alle ansatte inkludert leger skal registrere arbeidstid, hviletid og fritid i Gat innen Rapporteringstekst Årlig Melding Det ble utarbeidet en plan for å få alle leger inn i GAT og HR-senteret frikjøpte en ressurs til å oppfylle målet om å få alle tjenesteplaner for leger inn i GAT. Resultatet er at alle tjenesteplaner i Harstad og Narvik nå er inne i GAT. I Tromsø ble det gjort et betydelig arbeid med å få flere tjenesteplaner i GAT. Arbeidet stoppet imidlertid opp høsten 2014 fordi HR mistet den dedikerte [3] Skjema for evaluering av studentpraksis ihht læringsutbyttebeskrivelser innen fysioterapiutdanningen [4] Tredelt turnustjeneste i sykehus med psykiatri bidrar til å styrke legers evne og kompetanse til å møte og behandle mennesker med alvorlig psykisk lidelse, Inger Eikeland Gadgil og Anne Husebekk, januar Sak 20 side 45

119 Sak 20/ vedlegg 1 ressursen. Målsettingen nå er å sluttføre dette arbeidet i løpet av høsten Helse, miljø og sikkerhet Mål 2014: Innen utgangen av 2014 skal foretaket gjennomføre medarbeiderundersøkelse for alt personell. Rapporteringstekst årlig melding UNN gjennomførte Medarbeiderundersøkelse i november 2014 for hele foretaket. Plan for oppfølging av undersøkelsen ble også lagt. Utarbeide mål og handlingsplaner for reduksjon av sykefravær innen Rapporteringstekst 1.tertial UNN har inngått en ny avtale om IA. I henhold til avtalen er det utarbeidet mål og handlingsplan for arbeidet. UNN har satt seg som mål å redusere sykefraværet til 7,5 prosent innen utgangen av avtaleperioden. For å nå målet har UNN valgt å jobbe med allerede etablerte tiltak rettet både mot individ- og enhetsnivå herunder: Oppfølging av Medarbeiderundersøkelsen Gjennomføring av utviklingssamtaler IA-opplæring, bistand og veiledning til ledere HMS opplæring Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging Vernerunder Videreutvikle samarbeidet med tillitsvalgte og vernetjenesten. Dette inkluderer tydeliggjøring av partssamarbeidet og medbestemmelse. Rapporteringstekst årlig melding På alle nivåer i UNN jobbes det systematisk med å videreutvikle samarbeidet med tillitsvalgte og vernetjenesten. HR-sjefen har hatt faste månedlige møter med tillitsvalgte og vernetjenesten. Tillitsvalgte og verneombud er invitert på kurs som avholdes for ledere innen områder som IA, ABP og Medarbeiderundersøkelsen. I tillegg er det gjennomført et viktig og fruktbart samarbeid om leger og ABP. 40 Sak 20 side 46

120 Sak 20/ vedlegg 1 7 Forskning og innovasjon Mål 2014: Bidra til felles årlig resultatrapport som synliggjør eksempler på hvordan resultater fra forskning og innovasjon har bidratt til forbedret klinisk praksis/tjenesteutøvelse, i tillegg til øvrig resultatrapportering basert på nasjonalt tilgjengelig statistikk om forskning og innovasjonsaktivitet (jf. vedlegg 3 i oppdragsdokumentet for 2013). Rapporteringstekst årlig melding Rapporteringen er implementert, og NST har god oversikt over den innovasjonsaktivitet som foregår der. Antall aktive innovasjonsprosjekter med prosjektfase, samarbeidsrelasjoner og ressursbruk. Rapporteringstekst årlig melding UNN har i 2014 initiert 4 nye innovasjonsprosjekter. Vi har foreløpig ikke detaljerte opplysninger på hvert prosjekt men alle støttes av Inomed / Innovasjon Norge og de rapporterer individuelt. Timeforbruk og annen ressursbruk. UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF Hurtigtest for hjemmebruk Biotek Utvikling av system for pasienttilbakemeldinger Whatif Environmental Tools (WET) Kartlegging blant spreke eldre for å utvikle proaktive tiltak som kan øke selvhjulpenhet og mestring IKT IKT IKT Antall nye patentsøknader. Rapporteringstekst årlig melding Det er ikke rapporter nye patentsøknader i Innovasjonskultur-tiltak (tekstlig omtale). Rapporteringstekst årlig melding UNN har utarbeidet en struktur for oppfølging av innovasjon, og har et relativt utstrakt samarbeid med Norinnova om innovasjon. Fokuset i UNN er først og fremst rettet mot tjenesteinnovasjon, ikke minst i regi av og i samarbeid med NST. Foretaket har fokus på behovet for å bidra til en nødvendig utvikling for å kunne levere gode helsetjenester til stadig flere eldre og kronisk syke, uten å måtte øke antall ansatte vesentlig (som ikke vil være mulig). Behovet for å bidra til en slik utvikling er tydelig 41 Sak 20 side 47

121 Sak 20/ vedlegg 1 kommunisert fra foretaksledelsen, og følges opp på mange områder. Dette er bidragende til kultur og aksept for innovasjon. 42 Sak 20 side 48

122 Sak 21/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Tor Ingebrigtsen Saksbehandler: Tor-Arne Hanssen Tertialrapport 3/2014 for utbyggingsprosjekter Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar tertialrapport pr for de store utbyggingsprosjektene ved UNN til orientering Sammendrag I denne saken fremlegges et sammendrag av tertialrapport for 3. tertial 2014 for de store utbyggingsprosjektene ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN). Rapporten omfatter prosjektene Nytt pasienthotell og A-fløya i Breivika samt Renovering Bygg 7 på Åsgård. Saksfremlegget er sammenfallende med tilsvarende orienteringssak til styret ved Helse Nord RHF. Pasienthotellet er i henhold til tidsplanen og at den økonomiske prognosen er +12,4 mill kr i forhold til P50-rammen. Prosjekteringen av Vardesenter og lærings- og mestringssenter er forsinket og det må avklares på et senere tidspunkt hvordan disse behovene kan løses. A-fløya er inne i en fase der konkurranse på totalentreprisen har gitt et svar i markedet som gir prosjektet økonomiske utfordringer. I løpet av første tertial 2015 vil det pågå evaluering, juridisk vurdering, usikkerhetsanalyser, vurdering av kuttalternativer og avklaringer i styringsgruppen for prosjektet. Foreløpig har styringsgruppen gjort vedtak om å innlede forhandlinger med tilbyderne, og disse forventet fullført i løpet av inneværende måned. Utfallet av forhandlingene vil avgjøre hvorvidt styret må bringes inn i nye strategivalg i prosjektet eller ikke. Bygg 7 ved UNN Åsgård har vært gjennom en prosess med kostnadsreduksjon og avklaring av økonomisk ramme etter gjennomført konkurranse for renoveringsoppdraget. Etter behandling i UNN styret og avklaringer med Helse Nord RHF, ble rammen økt med 16,3 mill kr. Innstilling i konkurransen ble sendt ut Det forventes kontraktsinngåelse medio februar 2015 med oppstart av arbeidet primo mars. Fremdriften i prosjektet påvirkes med 4 måneders utsettelse som følge av denne saksbehandlingen. Direktøren er tilfreds med at fremdriften i prosjekterings- og byggearbeider pågår i henhold til gitte mandater. For det videre arbeidet med A-fløya er det prioritert å få til høyest mulig grad av måloppnåelse. Direktøren anbefaler at tertialrapport tas til orientering.

123 Sak 21/2015 Bakgrunn Det pågår tre store utbyggingsprosjekter ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN). Nytt pasienthotell, A-fløya ved UNN Breivika og Renovering Bygg 7 ved UNN Åsgård. I denne styresaken fremlegges et sammendrag av tertialrapport for 3. tertial pr Investeringsrammen for nytt pasienthotell er gitt i styrevedtak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø Breivika, nytt pasienthotell prosjektramme og stadfestelse av vedtak om byggestart og Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, pasienthotell økt behov utover opprinnelig prosjekt, oppfølging av styresak Bevilget investeringsramme er i henhold til dette totalt 403,7 mill kroner (P50, 2015). I tillegg kommer Helse Nord IKTs datarom (Datasenter 1) til 13 mill kr. UNN kan dessuten disponere inntil 15 mill kr av egen investeringsramme til finansiering av Vardesenter og Lærings- og mestringssenter. Investeringsrammen for A-fløya er gitt i styrevedtak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, A-fløy godkjenning av forprosjektrapport og beslutning om detaljprosjektering og bygging. Kostnadsrammen for prosjektet ble fastsatt til 1185,4 mill kr i kostnadsnivå per , inkludert utstyr og byggelånsrenter. Prisstigning i byggeperioden er antatt til 100 mill kr. Samlet investeringsramme er dermed beregnet til 1285,4 mill kr (P50, 2018). Investeringsrammen for Renovering Bygg 7 ved UNN Åsgård er gitt i Helse Nord RHFs styresaker Plan , inkludert rullering av Investeringsplan og Plan , inkludert rullering av Investeringsplan. Det er i tillegg gitt administrativt tilsagn til utvidelse av rammen i brev av Samlet investeringsramme er 96,3 mill kr. Formål Denne styresaken har som formål å oppdatere styret ved UNN og styret i Helse Nord RHF på status i arbeidet med å realisere vedtatte utbyggingsprosjekter ved UNN. I henhold til rapporteringsplanene skal dette skje gjennom tertialvise rapporteringer. Saksutredning I denne styresaken fremlegges et sammendrag av tertialrapport for 3. tertial pr Nytt Pasienthotell Bygging av pasienthotellet pågår for fullt og betongelementer og all fasade unntatt sørvegg er fullført. Taktekking pågår. Innvendige vegger er avdelt. Arbeidet er i henhold til tidsplan. Økonomisk er hotellprosjektet i balanse. Prognosen for prosjektet er å gjennomføre hotellet med opsjoner innenfor vedtatt prosjektkostnad med en margin på 12,4 mill. Det er påløpt 43,8 mill kr i tredje kvartal, totalt er det påløpt 274,6 mill kr. Innkjøp av inventar og utstyr er planlagt i siste halvdel av 2014 og tidlig i Arbeidet med innkjøp er i gang med god medvirkning fra brukerorganisasjoner og medarbeidere. Konkurransen avsluttes medio februar. Kunstutvalget har valgt kunstnere for utsmykking av hotellet, og arbeid med dette pågår. Bygging av lokale til Datasenter 1 er i henhold til plan og prosjektering av teknisk rom til Datasenter 1 pågår. Helse Nord IKT styrer prosjektet, og er økonomisk ansvarlig oppdragsgiver ovenfor UNN. Revidert kostnadsestimat beregnes når endelig beslutning på alle detaljer foreligger. Alle bestillinger er gitt av prosjektlederen for datasenteret.

124 Sak 21/2015 Status for fremdriften: - IKT-råbygg til Datasenter 1 er ferdig - El-tilførsel til IKT-senter er bestilt og er installert høsten Kulvert er bestilt, og arbeidet er ferdig. Det gjenstår tilkobling av Teknisk bygg IKT. - Det er foretatt anbud, og kontrakt er signert på reservekraftanlegg etter kravspesifikasjon fra Helse Nord IKT - Teknisk bygg IKT (DS1) for reservekraft, kjøleanlegg og gjenvinningsanlegg er under prosjektering Videre arbeid med utredning/prosjektering av Vardesenter samt Lærings- og mestringssenter er av kapasitetsgrunner utsatt og starter medio mars Løsningen som utredes, er å bygge to etasjer til over gangbroen mellom Pasienthotellet og A-fløya. Hvis denne løsningen blir valgt, må gjennomføringen organiseres som et eget prosjekt, eventuelt i tilknytning til Vestibyleprosjektet, etter at Pasienthotellet er ferdigstilt. Det er ikke registrert avvik innenfor helse-, miljø- og sikkerhetsområdet. Fremdriften følger vedtatt plan, inkludert ferdigstillelse av to ekstra hotelletasjer. Etter en periode med teknisk prøvedrift, forutsettes hotellet klar til ordinært bruk fra

125 Sak 21/2015 A-fløya Totalentrepriseprosessen Endring av prosjektet fra todelt gjennomføring til gjennomføring av bygging i en fase ble besluttet av styret i Helse Nord RHF i sak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, A-fløy - endret utbyggingsstrategi. Entrepriseformen er som følge av dette endret til en totalentreprise. Dette har hatt stor innvirkning på prosjektet ettersom både budsjettet og alt av planer måtte endres. Hovedfokus i perioden etter beslutningen har vært omorganisering av prosjekt og konkurransegrunnlag til totalentreprise. I tillegg har også planlegging og innkjøp av midlertidige, bygg- og driftsmessige løsninger vært nødvendig. Konkurransegrunnlaget ble endret og sendt ut til fem pre-kvalifiserte entreprenører i september 2014 med planlagt mottak Én av tilbyderne ba om utsettelse av innleveringsfrist, og fristen ble derfor justert til Før fristens utløp mottok prosjektet tilbud fra entreprenører. De øvrige tre valgte å avstå fra å levere tilbud. Dette ble forklart med manglende organisasjon i Tromsø, kombinert med et høyt teknisk nivå på konkurransegrunnlaget. Begge tilbudene var priset vesentlig høyere enn forventet, og derfor har styringsgruppen i prosjektet besluttet at konkurransen konkluderes som mislykket, og det innledes derfor ny konkurranse i form av forhandling med begge tilbydere. Dette er juridisk forankret og kvalitetssikret med juridiske rådgivere. Det gjennomføres ny forhandling basert på den samme konkurranse det ble gitt pris på, og prosjektets kvaliteter og mandater skal ivaretas. Forhandlingsresultatet skal fremlegges for ny styrebehandling før en eventuell kontrakt signeres. En slik konkurransesituasjon vil kunne påvirke fremdriften i prosjektet. Forhandlingsrunden med entreprenører vil delvis erstatte planlagt samhandlingsperiode, og ikke nødvendigvis påvirke sluttdato for prosjektet. Formell behandling av resultatet er ikke med i vedtatt fremdriftsplan og kan derfor påvirke fremdrift. Konkurranse Entreprenører E01 Tidsfrister Prekvalifiseringsprosess ferdig Utsendelse konkurranse Mottak tilbud Evaluering/Oppstart forhandling Forventet konkludert Kontrakt inngåelse Byggestart Medio april Overtakelse (uendret) Midlertidige bygg Bygging av midletidige bygg har startet i inneværende periode. Disse skal huse funksjoner i den eksisterende A-fløya under perioden for nybygging. De midlertidige byggene har terminologien: A00 (tidligere kalt AM) huser følgende funksjoner: Prøvetaking og kontorer. C00 (tidligere kalt CM) huser følgende funksjoner: Laboratorier, poliklinikk og dagkirurgi med fem operasjonsstuer. Midlertidige bygg frigir arealene i den eksisterende A2-fløya. I tillegg til dette er det etablert detaljplan for å følge ombyggingsarbeider som Teknisk avdeling i Drifts- og eiendomssenteret gjør som funksjon av rokadearbeidet. Dette gjøres i nært samarbeid mellom utbygging, drift og klinikker.

126 Sak 21/2015 Rokadeprosessen Løsning for utflytting fra A2 er avtalt med klinikkene og Universitetet i Tromsø (UiT). Formell avtale med UiT er signert. Virksomheten til Blodbanken ved Diagnostisk klinikk, løses i eksterne lokaler ved Nerstranda kjøpesenter i Tromsø sentrum. Blodprøvetaking og kontorer for anestesileger løses i A00-bygget. Operasjoner, poliklinikk, resterende av laboratorium og universitetslaboratorium løses i C00-bygget. Det er gjennomført 14 møter for å koordinere interne ombygginger som pågår for A-fløya. Viktige ombygginger som må gjennomføres er følgende: - Ombygging A1.8 laboratorium (pågår) - Ombygging C2.9 medisinsk sengepost (pågår) - Ombygging C2.4, IVF (pågår) Entreprisestrukturen Entreprisestruktur er endret med ny gjennomføringsplan (signerte kontrakter): Konto Beskrivelse Entreprenør E01 Totalentreprise K201 Graving grunn og fundamenter* Bjørn Bygg K207 Operasjonsstuer K208 Møbler og løst inventar K209 Medisinskteknisk utstyr K403 Reservekraft K501 Nettverksutstyr 911 Midlertidig bygg C00 Malthus 912 Midlertidig bygg A00 Malthus *)Entreprise K201 Grunnarbeider ble startet opp og overlevert til byggherre høsten Endelig kostnad på denne kontrakten ble 24,5 mill kr. Helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) Det gjennomføres HMS-arbeid i pågående prosjekter i henhold til planer, og det er ikke meldt om noen avvik som har resultert i personskader. Renovering Bygg 7 Åsgård Prosjektering er ferdigstilt, og konkurransen ble sendt ut på anbud Anbudsfristen var Innenfor fristen ble det mottatt to tilbud. Begge anbudene lå imidlertid 18,3 mill kr over budsjett, og prosjektet har derfor vært gjennom grundige vurderinger for videre strategi. Dette inkluderer prosess med kostnadsreduksjon og avklaring av økonomisk ramme, etter gjennomført konkurranse for renoveringsoppdraget. Etter behandling i UNN-styret og av administrerende direktør i Helse Nord RHF, ble rammen økt med 16,3 mill kr. Innstilling i konkurransen ble sendt ut Bygging Oppstart hovedentreprise er forsinket som følge av prosessene beskrevet under forrige punkt. Oppstart bygging i mars Planlagt ferdigstillelse er i følge ny fremdriftsplan HMS Vernerunder gjennomføres annenhver uke i byggeperioden. Riveentreprise ble gjennomført uten uønskede hendelser.

127 Sak 21/2015 Kontrakter Kontrakter som er inngått for prosjektet, fremkommer i vedlagte rapport. Riveentreprisen med AK Miljø har hatt sluttoppgjør, sum ble 5,5 mill kr inkl. mva. Medvirkning Saken blir forelagt ansattes organisasjoner, vernetjenesten og brukerutvalgets arbeidsutvalg i ordinære drøftingsmøter. Protokollene fra disse møtene behandles som egne referatsaker i styremøtet. Vurdering Direktøren er fornøyd med at bygging av det nye pasienthotellet er i henhold til tidsplanen og at den økonomiske prognosen er +12,4 mill kr i forhold til P50-rammen. Prosjekteringen av Vardesenter og lærings- og mestringssenter er dessverre forsinket fordi det har vært nødvendig å allokere prosjekteringsressurser til A-fløya prosjektet. Prosjekteringen starter nå, og det blir sannsynligvis nødvendig å forelegge styret en egen sak om hvordan disse behovene kan løses. Det kan bli aktuelt å se dette i en sammenheng med Vestibyleprosjektet, som heller ikke er ferdig planlagt. Rapporteringen viser at gjennomføring av A-fløya prosjektet nå er økonomisk krevende fordi anbudene ligger vesentlig over den godkjente investeringsrammen. Det er direktørens vurdering at dette hovedsakelig skyldes en ugunstig konkurransesituasjon i entreprenør markedet. Det pågår direkteforhandlinger med de to tilbyderne, og direktøren kommer til å orientere styreleder fortløpende om resultatet av disse. Det gir ikke mening å revurdere den økonomiske prognosen for prosjektet før forhandlingene er fullført. Utfallet av forhandlingene vil avgjøre hvorvidt styret må bringes inn i nye strategivalg i prosjektet eller ikke. Avklaringer rundt dette forventes å foreligge ved utgangen av inneværende måned. Direktøren er fornøyd med at oppføringen av midlertidige bygg knyttet til A-fløya prosjektet i hovedsak er i rute. Dette legger til rette for at det fortsatt er teknisk mulig å gjennomføre prosjektet etter fremdriftsplanen. Bygg 7 ved UNN Åsgård har fått avklart økonomisk ramme, og renoveringsarbeidet vil starte i løpet av første tertial Konklusjon Direktøren er tilfreds med at fremdriften i prosjekterings- og byggearbeider pågår i henhold til gitte mandater. Det er viktig for UNN at renoveringen av Bygg 7 ved UNN Åsgård endelig starter opp, og gledelig at nytt pasienthotell nærmer seg sluttføring. For det videre arbeidet med A-fløya er det prioritert å få til høyest mulig grad av måloppnåelse. Direktøren anbefaler derfor at tertialrapport tas til orientering.

128 Sak 21/2015 Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Tertialrapport for utbyggingsprosjektene ved UNN

129 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) Tromsø Utbyggingsprosjektene Tertialrapport pr Pingvinhotellet UNN Tromsø, Foto av Stian Haugen Pasienthotell A-fløya Bygg 7 Åsgård HMS Ingen avvik Ingen avvik Ingen avvik Planlagt ferdigstillelse Fremdrift Ingen avvik Ingen avvik 4 mnd Ramme inneværende år, inkludert overført fra ,1 mill kr 221,9 mill kr 18,51 mill kr Sum investert hittil ,7 mill kr 115,5 mill kr 14,2 mill kr Sum investert totalt 274,6 mill kr 244, mill kr 18,2 mill kr Investeringsramme P mill kr 1 285,4 mill kr 96,3 mill kr Prognose økonomiavvik -12,4 mill kr usikker 0 1

130 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Innhold 1 Nytt Pasienthotell Oppsummering Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Vernerunder Hendelser Støy Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Avvik fra fremdriftsplan Økonomi Investeringsramme Godkjent budsjett Prosjektkostnad P Forventet produksjon pr år Forventet finanskostnad Investeringsplan Økonomioppsummering Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Entreprisearbeider Utstyr Overordnede beslutninger A-fløya Oppsummering Sikkerhet, Helse og arbeidsmiljø Vernerunder Uønskede hendelser Støy Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Avvik fra fremdriftsplan

131 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Økonomi Investeringsramme (P85) Godkjent budsjett (P50) Prosjektkostnad P Forventet produksjon pr år Forventet finanskostnad Investeringsplan Økonomioppsummering Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Entreprisekostnader Medisinteknisk utstyr Overordnede beslutninger Bygg 7 Åsgård Oppsummering Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Vernerunder Hendelser Støy Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Avvik fra fremdriftsplan Økonomi Investeringsramme Godkjent budsjett Økonomioppsummering Delkapitler Generelle kostnader Spesielle kostnader Entreprisearbeider Overordnede beslutninger

132 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 1 Nytt Pasienthotell 1.1 Oppsummering Bygging av pasienthotellet pågår for fullt og betongelementer og all fasade unntatt sørvegg er fullført. Taktekking pågår. Innvendige vegger er avdelt. Arbeidet er i henhold til tidsplan. Økonomisk er hotellprosjektet i balanse, med prognose til en liten margin på 12,4 mill. Bygging av lokale til datasenter 1 er i henhold til plan og prosjektering av teknisk rom til datasenter 1 pågår. Arbeid med utredning/prosjektering av Vardesenter og Lærings og mestringssenter er utsatt og starter mars Forventningen til prosjektet er å fullføre hotellet med opsjoner innenfor vedtatt prosjektkostnad. Det er ingen avvik innenfor helse, miljø og sikkerhet. Fremdrift følger vedtatt plan inkludert ferdigstillelse av to ekstra hotelletasjer. 1.2 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA-arbeidet har forløpt godt hittil i byggefasen med systematisk oppfølging. Det er ikke rapportert eller avdekket noen uønskede hendelser som har ført til personskade. Fasadeentreprenør fra Litauen har levert i henhold til HMS plan Vernerunder Byggherre gjennomfører uanmeldte vernerunder på anleggsområdet. Entreprenør gjennomfører vernerunder fast tirsdag hver 14. dag, hvor også byggherre deltar. Det er ikke avdekket alvorlige avvik. H verdi = 0. Antall vernerunder gjennomført: Hendelser Ingen hendelser å rapportere Støy Det er gjennomført ROS-analyse i forkant av oppstart byggearbeid med verneombud, seksjonsledere/avdelingsledere. Støyende arbeider med tilkobling mot fasade i A-fløya og graving i plan 5 i A-fløya har blitt varslet på intranett, oppslag og direkte kontakt. Det har ikke vært registrert avviksmeldinger i Docmap om interne forhold knyttet til byggeprosessen. 4

133 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Gjeldende ferdigdato Prøvedriftsperiode før igangsetting av drift må påregnes etter dette. Entreprenørens detaljerte fremdriftsplan for siste del av innredningsarbeider ferdigstilles i oktober. Hovedpunkt i fremdriftsplan: Oppstart prøvedrift Åpning av hotellet Avvik fra fremdriftsplan Ingen avvik 1.4 Økonomi Investeringsramme Prosjektets investeringsramme er gitt i to vedtak i Helse Nord RHF styre Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø Breivika, nytt pasienthotell prosjektramme og stadfestelse av vedtak om byggestart Styresak Universitetssykehuset Nord-Norge Tromsø, pasienthotell økt behov utover opprinnelig prosjekt, oppfølging av styresak Bevilget investeringsrammer er i henhold til disse to styrevedtak på totalt 403,7 mill kr. inkludert byggelånsrenter og prisstigning (P50, 2015). I tillegg kommer utvidet kjellerareal til datasenter 1 til 13 mill kr. UNN-HF kan dessuten disponere 15 mill kr av egen investeringsramme til finansiering av Vardesenter og LMS. Investeringsramme inneværende år Investeringer tall i mill kr Investering ramme overført til 2014 Investerings ramme 2014 Rest investerings ramme Forbruk siste to mnd Sum investert 2014 Restramme 2014 Forbruk i år av disponibel ramme % Pasienthotell 22,1 150,0 172,1 0,9 136,2 35,9 79% 5

134 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Godkjent budsjett Budsjettet er satt opp med en svært nøktern strategi. Imidlertid mener prosjektledelsen at tallene er realistiske og krever tett oppfølging. En totalentreprisemodell som denne, gir ikke noe spillerom for den tradisjonelle kuttliste metoden, isteden er det stram kontroll ved endringer. Godkjent budsjett og status Nytt Pasienthotell Kontrakt Consto NPH 243 rom - (Pro A+B) Hotell med 243 rom Nøkkeltall kr/m2 Budsjett MNOK Påløpt pt. Sluttprognose Avvik Prognose/ bud [kr] Avvik [%] Entreprisekontrakt (1-6) ,1 205,8 250,1 0 0 % Utomhus (7) 229 2,4 2,2 2,4 0 0 % Generelle kostnader(8) ,2 3,9 10 1,2 11 % Inventar (9) ,3 0,49 19,3 0 0 % Kunst (9) 229 2,4 0,54 2,4 0 0 % Endringer/reserve (0) ,5 1,6 15,5 0 0 % SUM P50 eks.mva ,9 214,5 299,7 1,2 0,4 % Finans/Byggelånskost , % Prisstigning , % SUM P50 inkl. mva. MNOK ,7 274,6 391,6 1,5 0,4 % Bevilget ramme P50 [MNOK] ,6 3,1 % Diff Budsjett/Ramme [MNOK] 0,3 12,4 12,4 Kommentarer: Ingen NPH er inv. under 500MNOK, og det beregnes ikke finanskost. 6

135 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Kontrakter inngått 2013 Beskrivelse Entreprenør Sum kr. Eks mva Sum kr. Inkl mva Totalentreprise hotell Consto IKT kjeller i NPH Consto Prosjektkostnad P50 Prosjektkostnad pr Den korte byggetiden i prosjektet reduserer behovet for detaljert fremstilling av prosjektkostnad og utvikling av denne. Entreprisemodellen reduserer også usikkerheten ved utviklingen Forventet produksjon pr år Produksjon i MNOK Totalt A-Pasienthotell 206 rom Opsjoner SUM SUM Akkum. 335* 431** *Prosjektet ligger på 274MNOK mot forventet produksjon på 335 MNOK ** inkludert LMS og Vardesenter Forventet finanskostnad Byggelånsrenter i MNOK Totalt A-Pasienthotell 206 rom Opsjoner SUM 0 Kommentar: Byggelånskostnader er satt til 0 kroner grunnet ingen låneopptak i forbindelse med byggingen Investeringsplan I styresak fastsatte styret i Helse Nord RHF revidert investeringsplan for perioden Av denne fremkommer følgende bevilgninger for nytt Pasienthotell UNN HF: 7

136 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Utdrag investeringsplan Helse Nord styresak , vedlegg investeringsrammer: Investeringsramme P50 Før Totalt MNOK Pasienthotell inkl IKT senter råbygg kjeller SUM Akkum * 420 *I forhold til investeringsplanen, så er påløpte kostnader i prosjektet innenfor rammen Økonomioppsummering Hotellprosjektet har god kontroll på økonomien for hotelldelen Prosjektering av datasenter 1 og 2 pågår, og kravspesifikasjoner påvirker prosjekteringen av tekniske rom, reservekraft, varmegjenvinning og UPS løsning. Når endelig krav og prosjektering er ferdigstilt vil kostnadsbildet for teknisk rom til datasenter 1 og 2 avklares. 1.5 Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Det er påløpt kostnader med hensyn til tomteklargjøring, reguleringsplan og ulike gebyrer. Totalt 3,9 mill kroner Entreprisearbeider Byggearbeidene er godt i gang. Det er påløpt 274,6 mill kroner i henhold til betalingsplanen Utstyr Det er ingen påløpte kostnader hittil. Innkjøp av inventar og utstyr er planlagt siste halvdel av 2014 og Arbeidet med innkjøp er i gang med god medvirkning fra brukerorganisasjoner og medarbeidere på UNN HF. Kunstutvalg har valgt kunstnere for utsmykking av hotellet, og arbeid pågår. 1.6 Overordnede beslutninger Justeringer i denne posten er tatt av prosjektets reserve innen P50 rammen. Det er i perioden etter kontraktsinngåelse hvert gjennomført en samspillfase og detaljfase der følgende justeringer er avtalt: Vi har inntatt i prosjektet ekstra fundamentering av "Broforbindelsen" til A-fløya for mulig fremtidig bygging av 3 ekstra etasjer i A1-fløya. Det vil gi sykehusets funksjoner større fleksibilitet ved behov for økte areal i framtiden Kostnadskonsekvens er kr ,- 8

137 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Det er endret litt på heisløsning for å gi økt hotelleffektivitet (tosidig og større) Kostnadskonsekvens er kr ,- Det er endret på utstyrleveranse til baderom på grunn av spesialtilpasninger for pasienter Kostnadskonsekvens er kr ,- Vi har besluttet å utvide eksisterende parkeringsplass nedenfor C0, gjennom bruk av overskuddsmasser kr ,- Prosjektet har fått tilsagn om Enovastøtte på 3,8 mill kroner. Første tilskudd på 2,5 mill kroner er mottatt. For å oppnå passivhusstandard har prosjektet vært avhengig av å ta noen tilleggskostnader o Endringer med økt kvalitet vindu kr ,- o Belysning kr ,- o VAV-styring o Annet ca kr Vi har besluttet å oppgradere en ekstra heis til evakueringsheis/brannheis kr. kr ,- Dette er utover forskriftskravet men gir ekstra sikkerhet og dobler kapasiteten. Nedfelte konvektorovner i restaurant kr ,- Opsjon ekstra hotelletasjer Det er prosjektert og innarbeidet to ekstra hotelletasjer i byggeprosjektet. Opsjonsprisen er kontraktsfestet til 45 mill kr. Hotellet vil få 37 ekstra hotellrom og en dagligstue for pasienter. Tilleggsbestillingen er integrert i revidert kontrakt med totalentreprenør og er integrert i rapporteringen. Opsjon IKT-senter Styrevedtak i Helse Nord vedtok bygging av kjeller i nytt pasienthotell til datasenter 1 (DS1) med ramme på 13 mill kroner. Vedtak gir administrerende direktør fullmakt til å bygge teknisk bygg og kulvert tilhørende datasenter 1til kostnadsramme på 10 mill kroner. I ettertid er det fastsatt en total ramme på 82 mill for datasenterprosjektet som disponeres av Helse Nord IKT jf. Styrevedtak Helse Nord IKT styrer prosjektet og er økonomisk ansvarlig oppdragsgiver ovenfor UNN HF. Revidert kostnadsestimat beregnes når endelig beslutning på alle detaljer foreligger. Alle bestillinger er gitt av prosjektleder for datasenter. 9

138 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Status Fremdrift. IKT-råbygg til datasenter 1 er ferdig. El-tilførsel til IKT-senter er bestilt og er installert høsten 2014 Kulvert er bestilt og arbeidet er ferdig, gjenstår tilkobling Teknisk bygg IKT Det er foretatt anbud og kontrakt er signert på reservekraftanlegg etter kravspesifikasjon til Helse Nord IKT Teknisk bygg IKT (DS1) for reservekraft, kjøleanlegg og gjenvinningsanlegg er under prosjektering. Opsjon Vardesenter og Lærings og mestringssenter UNN HF har i følge styresak fra Helse Nord RHF fått anledning til å benytte 15 mill kr av egen ramme til realisering av opsjonen. Styringsgruppen for prosjektet har anbefalt at det finnes løsning i forbindelse med pasienthotellet. Det er gjennomført romfunksjonsprogram med arkitekt og brukere. Det er besluttet i styringsgruppen å gå videre med nærmere utredning. Kapasitetsproblemer for arkitekt medfører oppstart i mars. 10

139 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 2 A-fløya 2.1 Oppsummering En stor endring av prosjektet ble besluttet i styremøte i Helse Nord RHF den 27. mai 2014, sak Prosjektet ble besluttet endret fra en to-delt gjennomføring til en gjennomføring av bygging i en-fase. Entrepriseform er endret til totalentreprise. Dette har hatt stor innvirkning på prosjektet. Fremdriftsplan er endret, budsjett revideres og planer endres. Hovedfokus i perioden etter beslutning har vært omorganisering av prosjekt og konkurransegrunnlag til totalentreprise samt planlegging og innkjøp av midlertidige løsninger nødvendig for gjennomføring i en-fase. Konkurransegrunnlaget ble endret og sendt ut til 5 prekvalifiserte entreprenører. Utsendelse ble gjort i september 2014, med planlagt mottak 15. desember En av tilbyderne ba om utsettelse av innleveringsfrist, og fristen ble derfor justert til 14.januar. Denne dato mottok prosjekt tilbud fra 2 av de fem prekvalifiserte. De øvrige 3 valgte å avstå fra å levere tilbud. Dette ble forklart med manglende organisasjon i Tromsø, kombinert med et høyt teknisk nivå på konkurransegrunnlaget. Begge tilbudene var priset vesentlig høyere enn forventet, og derfor har styringsgruppen for prosjektet besluttet at konkurransen konkluderes som mislykket og det innledes ny konkurranse i form av forhandling med begge tilbydere. Dette er juridisk forankret og kvalitetssikret med UNN sine juridiske rådgivere. Det gjennomføres ny forhandling basert på den samme konkurranse det ble gitt pris på, og prosjektets kvaliteter og mandater skal ivaretas. Forhandlingsresultatet skal fremlegges for ny styringsgruppebehandling før en evt. kontrakt signeres. Bygging av midletidige bygg har startet i inneværende periode og skal huse funksjoner i den eksisterende A-fløya under perioden for nybygging. De midlertidige byggene har terminologien ; A00 (tidligere kalt AM) og huser følgende funksjoner Prøvetaking Kontorer Forskningslab C00 (tidligere kalt CM) og huser følgende funksjoner; Laboratorier 11

140 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Poliklinikk Dagkirurgi Midlertidig bygg frigir arealene i den eksisterende A2-fløya. I tillegg til dette er det etablert detaljplan for å følge ombyggingsarbeider som UNN`s egen driftavdeling gjør som funksjon av rokaden. Dette gjøres i nært samarbeid mellom utbygging, drift og klinikkene. Løsning for utflytting fra A2 er avtalt med klinikkene og Norges Arktiske universitet Universitetet i Tromsø (UIT). Formell avtale med UIT er signert. Blodbanken løses i eksterne lokaler på Nerstranda kjøpesenter i sentrum. Blodprøvetaking og kontor for anestesileger løses i A00 bygg, operasjon, poliklinikk, resterende av laboratorium og universitetslaboratorium løses i C00 bygg. Det er gjennomført 14 møter for å koordinere interne ombygginger som pågår for A-fløya. Viktige ombygginger som må gjennomføres er. Ombygging A1.8 laboratorium (pågår) Ombygging C2.9 medisinsk sengepost (pågår) Ombygging C2.4, IVF (pågår) Det er gjennomført konkurranse på to midlertidige bygg for å tømme A2 før byggestart. Det er signert avtale om byggene med Malthus. Det leveres modulbygg som er under produksjon hos Moelven for C00. A00 er et tidligere brukt modulbygg som omprosjekteres og leies i en 4 års periode. Entreprise K201 Grunnarbeider ble startet opp 15. oktober 2013 og overlevert til byggherre høsten Endelig kostnad på denne kontrakten ble 24,5 MNOK. 2.2 Sikkerhet, Helse og arbeidsmiljø A-fløyprosjektet er et komplisert prosjekt hvor det skal bygges samtidig som man skal opprettholde drift under bygging. Dette vil kreve mye av både sykehus- og prosjektorganisasjonen. Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø vil på grunn av nevnte kompleksitet ha særdeles høy prioritet i prosjektet. Det gjennomføres risikovurderinger av både bygging og driftsulemper under bygging og det vil bli utarbeidet planer som ivaretar SHA i byggefasen. Endret fremdriftsplan med en-fase medfører redusert kompleksitet og mindre arbeidsmiljøutfordring internt i sykehusdriften og for entreprenør Vernerunder Det gjennomføres vernerunder på byggeplass hver 14 dag i regi av entreprenør for midlertidige bygg. Byggherren deltar på disse vernerundene. I tillegg foretar byggeledelsen 12

141 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 egne befaringer uavhengig av entreprenør. Alvorlige avvik er ikke registrert. Det har vært gjennomført 4 vernerunder, arbeidene startet medio januar Uønskede hendelser Det er ikke registrert uønsket hendelse i byggeperioden for C00/A00. H verdi=0. Vi noterer her at vi har gjennomført en del kompliserte løft med fare for sikkert. Dette er gjennomført iht SJA analyser i godt samarbeid mellom entreprenør og UNN Støy Varsling av støyende arbeider har vært gjennomført i henhold til utarbeidet rutine. Det er ikke meldt om avvik i sykehusdriften som følge av støy. 2.3 Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Endret prosjektgjennomføring endrer på fremdriftsplan. Hovedmilepæler for prosjektet er revidert fra forrige tertialrapport. Konkurranse Entreprenører E01 Prekvalifiseringsprosess ferdig Utsendelse konkurranse Mottak tilbud Evaluering/Oppstart forhandling Forventet konkludert Kontrakt inngåelse Byggestart Medio april Overtakelse (uendret) Fokus i arbeidet i siste tertial har vært gjennomføring av bygging av midlertidige løsninger for å tømme A2, slik at bygging og renovering kan pågå i en fase. Hovedfokus har vært på gjennomføring av totalentreprisekonkurransen for E01. 13

142 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Oppføring av midlertidige bygg pågår. Grunnarbeider pågår på plassen, mens produksjon av C00 pågår på fabrikk på Moelven. Plan for C00/A00 bygg har følgende milepæler: Intensjonsavtale med entreprenør Oppstart detaljprosjektering Signert avtale med entreprenør Oppstart grunnarbeider Oppstart montasje byggmoduler Klart til prøvedrift Lab-etasje Innflytting Lab-etasje Klart til prøvedrift Klart til drift Det er mindre avvik i denne planen, men ikke avvik som endrer gjennomføring av selve A- fløy prosjektet. Endelig dato for oppstart klinisk drift vil bli vurdert i løpet av februar. 14

143 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Avvik fra fremdriftsplan Det er ikke meldt avvik fra revidert fremdriftsplan. 2.4 Økonomi Innkommende tilbud er høyere enn budsjettert. Dersom tilbud av gitt størrelse aksepteres vil P85 måtte økes. Tallmaterialet for dette er presentert separat for styringsgruppe samt styret i UNN. En evt. endring i P85 vil fremlegges som funksjon av en konklusjon på pågående forhandlinger. Det blir derfor feil å presentere dette her i denne rapporten. I tillegg til forhandlingene jobbes det med mulige kutt i prosjektet. Dette er forhold som reduksjon av kostnader i forhold utstyrspakker, prisstigning og administrasjon. Videre legges det inn inntekt for salg av C00 når denne ferdig benyttet. Prosjektets vedtatte kuttliste er ikke del av dette. Samlet holdes bildet av økonomien uendret inntil forhandling er avsluttet. 15

144 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Investeringsramme (P85) Kostnadsrammen for prosjektet fastsatt til 1.324,8 mill kr i kostnadsnivå pr 1. juni 2012 inkludert utstyr og byggelånsrenter. Prisstigning i byggeperioden er satt til 100 mill kroner. Samlet ressursrammer er dermed beregnet inntil mill kroner. Investeringsramme inneværende år Investeringer tall i mill kr Investering ramme overført til 2014 Investerings ramme 2014 Rest investerings ramme Forbruk siste to mnd Sum investert 2014 Restramme 2014 Forbruk i år av disponibel ramme % A-fløya 21,9 200,0 221,9 32,4 115,5 106,4 52% Godkjent budsjett (P50) Prosjektet sin forventede prosjektkostnad P50 er kr MNOK inkl mva og prisstigning i byggeperioden (jf styrevedtak 70/2012 i Helse-Nord RHF). Pågående evalueringsprosess av konkurranse på totalentreprise E01 vil endre forventet prosjektkostnad. Rapporteringen fra prosjektledelsen forholder seg til den til hver tid gjeldende kostnadsramme i prosjektet. Kostnadsoversikt per samlet for alle kostnadsbærere i denne fasen av prosjektet framgår av tabellen under. Struktur vil bli endret til neste tertialrapportering PNS PNS Navn Godkjent budsjett Prognose Fakturert Akkumulert UNN A-fløy totalt Felleskostnader Bygningsmessige arbeider Graving, grunn og fundamenter VVS installasjoner Elkraft Tele- og automatisering Andre installasjoner Utomhus (inngår i K203) Generelle kostnader Spesielle kostnader Flytte- og rokadekostnader

145 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 MNOK 91 Midlertidige bygg CM AM Brukerutstyr - (i K209) Reserver og marginer, LPS Detaljert entreprisekostnad (signerte kontrakter): Konto Entreprenør Kontrakt (kr) Inkl mva E01 Totalentreprise K201 Graving grunn og fundamenter Bjørn Bygg K207 Operasjonsstuer K208 Møbler og løst inventar K209 Medisinskteknisk utstyr K403 Reservekraft K501 Nettverksutstyr 911 Midlertidig bygg C00 Malthus Midlertidig bygg A00 Malthus Budsjett inklusive mva Prosjektkostnad P50 Denne tabellen er ikke oppdatert i henhold til siste budsjett og fremdriftsrevisjon, men vil bli oppdatert til neste rapport.. Prosjektkostnad pr 1.1 MNOK Forventet produksjon pr år Produksjon Før MNOK

146 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Forventet finanskostnad Denne tabellen er ikke oppdatert i henhold til siste budsjett og fremdriftsrevisjon. Vil oppdateres til neste rapport. Byggelånsrenter MNOK ,5 14,2 14,2 14,2 14,2 14, Investeringsplan I styresak fastsatte styret i Helse Nord RHF revidert investeringsplan for perioden Jamfør tabell viser den at prosjektet er på etterskudd med produksjon i forhold til investeringsplan frem til 2016, men vil ha intensiv produksjon i 2016 og I løpet av 2017 vil produksjon ligge over investeringsplanen. Utdrag investeringsplan: Investeringsramme Før MNOK Økonomioppsummering Prosjektet har jobbet i henhold til styresak i Helse Nord RHF og endret fremdriftsplan og gjennomføringsmåte. Pågående evaluering av tilbud på totalentreprise E01 vil endre den økonomiske situasjonen, og det forutsettes tett samarbeid med administrerende direktør, styringsgruppe, styret i UNN og Helse Nord i denne saken. Prosjektets økonomiske prognose er usikker inntil dette er avsluttet. Fram til neste tertial vil prosjektet jobbe for å avklare endelig prosjektkostnad og dermed fjerne store deler av den økonomiske usikkerheten i prosjektet. Det vil bli gjennomført løpende usikkerhetsanalyser i denne perioden frem til beslutning. 2.5 Delkapitler Generelle og spesielle kostnader Generelle og spesielle kostnader utgjør budsjettmessig i prosjektet samlet avrundet kr. 324 mil. Det er i hovedsak vært aktiviteter i prosjektet som belaster kapittel 8 generelle kostnader. Generelle kostnader utgjør kr 235mill og innbefatter følgende: Forprosjekt Programmering Prosjektering Administrasjon Bikostnader 18

147 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Forsikring og gebyrer Generelle kostnader Gjeldende budsjett Totalt faktuerert Andel fakturert 66 % Hovedaktiviteten i prosjektet: Tredje tertial har hatt fokus på tilpassning av konkurransegrunnlag til totalentreprise og oppstart av bygging av midlertidige bygg. Det har vært laget konkurransegrunnlag for to midlertidige bygg og konkurranse er gjennomført. Oppføring er startet. Konto Beskrivelse Budsjett Påløpt Gjenstående 1-7 Bygging Generelle kostnader Spesielle kostnader Reserver/marginer Sum inkl mva Endringer som er avtalt i prosjektet er: Økt omfang av funksjonsprosjekt Omprosjektering av forprosjekt Diverse utredninger og avklaringer mot drift på sykehuset Faseplaner for gjennomføring av bygging under drift Bygge erstatningsarealer for operasjon inkludert garderober Flytte ambulanseinngang Relokalisering IVF Midlertidige løsninger for en-fase Spesielle kostnader i prosjektet innbefatter: Flytte- og rokadekostnader kr. 15 mill Byggelånsrenter kr. 74 mill Reserver og LPS Reserver og lønns- og prisstigning i prosjektet er oppdelt på følgende måte: 19

148 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Forventede tillegg, Uspesifisert kr. 37,9 mill Forventede tillegg, ufordelt kr. 59,0 mill LPS-kostnader kr 100,0 mil Entreprisekostnader Byggearbeidene med første entreprise K201 grunnarbeider, er avsluttet. Det er skrevet kontrakt på kr 21,3 mill kr og ut over dette bestilt endringsarbeider for en samlet sum på kr 3,5 mill kr. Endelig sluttkostnad ble 24,5 mill kr Medisinteknisk utstyr Planleggingsarbeide med medisinsk teknisk utstyr er i gang. Det er vært gjennomført oppdatering av DROFUS. Det har vært gjennomført møter med Helse Finnmark Kirkenes med tanke på mulig samordning av utstyrsinnkjøp. 2.6 Overordnede beslutninger Endret gjennomføring av prosjektet i en-fase som totalentreprise er besluttet i styret for Helse Nord RHF 27 mai 2014, sak

149 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 3 Bygg 7 Åsgård 3.1 Oppsummering Prosjektering Prosjektering er ferdigstilt, og konkurranse på renovering ble sendt ut på anbud 04. juli Anbudskonkurranser Anbudsfristen var 01. september. Innenfor fristen ble det mottatt 2 tilbud. Begge anbudene lå 18,3 mill kr over budsjett, og prosjektet har derfor vært gjennom flere evalueringsprosesser for å vurdere videre strategi. Prosjektets styringsgruppe har bedt styret i UNN om å øke den økonomiske rammen og dette ble videresendt og behandlet av administrerende direktør i Helse Nord RHF. Ny vedtatt ramme er 96,3 mill kr og dette sikrer gjennomføring av prosjektet med måloppnåelse som i prosjektmandatet. Bygging Oppstart hovedentreprise er forsinket som følge av prosessene beskrevet under forrige punkt. Oppstart bygging uke 9. mars Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø Byggherre har laget en SHA- plan og fordelt oppgaver for SHA, både for prosjektering og for utførelse. Byggherrens SHA-plan implementeres i entreprenørenes plan. Målsettingen i prosjektet er H-verdi = 0, dvs. ingen skader som medfører fravær. Prosjektet har gjennomført en Risikoanalyse og SHA- plan for byggefasen. Når det gjelder HMS mot sykehusets drift, er alle ansatte i bygget flyttet ut av Bygg 7. Disse er flyttet i lett ombygde lokaler i eksisterende Åsgård (arealfortetting). Bygget er utstyrt med egne nøkkelserier som kun gir byggorganisasjonen adgang til bygg 7. Videre forbindelse mot resten av anlegget på Åsgård er avskåret med eget nøkkelsystem. Traseen rundt bygg 7 er flittig benyttet som rekreasjonsområde for pasienter, og det er derfor lagt opp til fysisk adgangsregistrering og avgrensning av byggeplass mot resten av institusjonen Vernerunder Vernerunder er utført for rive-entreprisen hver 14. dag. Vernerunder for hovedentrepriser startes opp ved byggestart Hendelser Ingen uønskede hendelser er registrert i riveentreprisen. H verdi =0. 21

150 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Støy I og med at bygg 7 er tømt, er det god avstand til nærmeste bygg som er i ordinær drift har ikke rivearbeidene påvirket klinisk drift. 3.3 Fremdrift Gjeldende fremdriftsplan Ferdigdato er satt til Følgende milepæler: Oppstart ombyggingsentreprise: Ferdigstillelse Avvik fra fremdriftsplan Vi har et avvik på 4 måned i forhold til opprinnelig plan. 3.4 Økonomi Investeringsramme Rammen for prosjektet ble søkt og innvilget utvidet i Etter at det var registrert at innkomne entreprenørtilbud lå over investeringsramma med kr. 18,3 mill kr, har styringsgruppen i prosjektet, sammen med klinikken, arbeidet med ulike tiltak for å redusere kostnadene ned til budsjett. Det ble utarbeidet en kuttliste der både kutt i teknisk standard og arealkutt ble vurdert. Tekniske kutt bidro med en besparelse på 2,0 mill kr. I tillegg ble det utarbeidet en konsekvensvurdering av å kutte på arealene, eventuelt unnlate å gjennomføre prosjektet. Resultatet av dette viste at en stopp/reduksjon i prosjektet representerte betydelige utfordringer for klinikken med hensyn til blant annet drift og logistikk, redusert pasientkapasitet, uverdig pasienttilbud, utvikling av fagmiljø og dårlig arbeidsmiljø. Det ble imidlertid besluttet at teknisk kuttliste skulle legges til grunn, og styringsgruppen i prosjektet besluttet derfor å anbefale direktøren å søke Helse Nord om en merbevilgning på kr.16,3 mill. Saken ble behandlet i UNN- styret , og tilsagn om merbevilgning fra administrerende direktør Helse Nord ble innvilget Sak 108/2014 til UNN- styret: Virksomhetsplan 2015, Søknad om utvidet investeringsramme- Renovering bygg 7 UNN Åsgård, 2012/ Tilsagn om utvidet investeringsramme 2014/9-44 (E-phorte ref.nr. Helse Nord) og 2012/ (E-phorte ref. nr. UNN) 22

151 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Investeringsramme totalt, per år Investeringer tall i mill kr Før Totalt Bygg 7 Åsgård 0,9 mill 4 mill 18,1 mill 47,0 mill 26,3 mill 96,3 mill Investeringsramme inneværende år Investeringer tall i mill kr Investering ramme overført til 2014 Investerings ramme 2014 Rest investerings ramme Forbruk siste to mnd Sum investert 2014 Restramme 2014 Forbruk i år av disponibel ramme % Bygg 7 Åsgård 0,4 mill 18,1 mill 3,9 mill 0,11 mill 14,2 mill 3,9 79% Godkjent budsjett Budsjettet er satt opp med en svært nøktern strategi og med en marginal reserve. Ved kalulasjon av entreprisekostnad var det tatt betydelig høyde for prosjektspesifikke forhold. Prosjektledelsen mener derfor at tallene er realistiske, men den krever tett oppfølging. Godkjent budsjett bygg 7 Åsgård Kapittel Beskrivelse Sum inkl mva Kapittel 1-7 Sum budsjetterte entreprisekostnader kr Kapittel 8 Sum budsjetterte generelle kostnader kr Kapittel 9 Sum budsjetterte spesielle kostnader kr Samlet Total prosjektkostnad Bygg kr 23

152 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/849 Kontrakter inngått: Beskrivelse Entreprenør Sum kr. eks mva Sum kr. Inkl mva Rive-entreprise AK Miljø Ombyggingsentreprise Økonomioppsummering Investeringsramme er utvidet med kr. 16,3 mill (det henvises til pkt Delkapitler Generelle kostnader Gjeldende budsjett Totalt fakturert Andel fakturert av budsjett NOK NOK 19,3 % Hovedaktiviteten i prosjektet har vært innvendig rivearbeid og arbeid med kuttliste. Konto Beskrivelse Budsjett Påløpt Gjenstående 1-7 Bygging Generelle kostnader Spesielle kostnader Sum kr inkl mva

153 Sak 21/ vedlegg 1 Utbyggingsprosjektene Tertialrapport 3. tertial 2014 Utsatt innsyn jf. Offlv 5 - Saksmappe ephorte: 2014/ Generelle kostnader Generelle kostnader består av prosjekteringskostnader, byggeledelse og div. administrative kostnader. Vi nærmer oss nå slutten av detaljprosjekteringsfasen, og prognosen på restarbeider er innenfor budsjett Spesielle kostnader Spesielle kostnader består av etableringa av flytte- og rokadekostnader. Arbeider med å etablere rokadearealer til de ansatte har kostet noe mer enn budsjettert, men har vært ansett som nødvendig for å ivareta pasienter og ansattes arbeidsforhold Entreprisearbeider Entreprisearbeidene er delt inn i to entrepriser; egen rive-entreprise (NS 8405) som skal forestå innvendig riving før ombyggingsentreprisen starter opp. Ombyggingsentprisen vil være generalentrprise etter NS Riving i bygg 7 er ferdigstilt. Endelig sluttsum på riveentreprisen ble kr inkl mva. Årsaken til økning i forhold til kontrakt var økte mengder av PCB og asbest i forhold til beskrivelse. Kontrakt endte likevel godt under forutsatt budsjett på 8 mill kr. 3.6 Overordnede beslutninger Ingen særskilte. 25

154 Sak 22/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Grethe Andersen Saksbehandler: Frode Beck Kristiansen Årsregnskap med årsberetning Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtar følgende innstilling til foretaksmøtet med Helse Nord RHF: Det fremlagte årsoppgjøret med resultatregnskap og balanse, inkludert kontantstrøm og noter, samt disponering av årsresultatet, fastsettes som UNNs regnskap for Styret foreslår at årets overskudd på kr overføres til annen egenkapital. 2. Årsberetning 2014 vedtas. Sammendrag Formålet med denne saken er å behandle årsberetning og årsregnskap for Universitetssykehuset Nord-Norge HF for Regnskapet viser et overskudd på kr. Eiers opprinnelige resultatkrav for 2014 var regnskapsmessig balanse. Det store overskuddet skyldes en engangsreduksjon av foretakets pensjonskostnader. Eier har på bakgrunn av dette justert resultatkravet til 627,0 mill kr. Regnskapet viser dermed et underskudd i forhold til resultatkravet på -11,9 mill kr. Dette overskuddet påvirker verken foretakets likviditet eller omstillingsutfordring for Hvis man ser bort fra endringen i pensjonskostnader, så ville regnskapsresultatet vært et underskudd på -66,9 mill kr. Direktøren anbefaler at årsberetningen vedtas og at regnskapet oversendes foretaksmøtet til endelig behandling og godkjenning. Tromsø, Tor Ingebrigtsen

155 Sak 22/2015 administrerende direktør Vedlegg: 1. Årsregnskap Årsberetning 2014

156 Sak 22/ vedlegg 1 Årsregnskap Universitetssykehuset Nord-Norge HF 2014

157 Sak 22/ vedlegg 1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF Resultatregnskap NOTE DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Basisramme Aktivitetsbasert inntekt Annen driftsinntekt /3 Sum driftsinntekter Kjøp av helsetjenester Varekostnad /7 Lønn og annen personalkostnad Ordinære avskrivninger Nedskrivning Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER 9 Finansinntekter Finanskostnader Netto finansresultat ÅRSRESULTAT OVERFØRINGER 15 Overført til/fra annen egenkapital Sum overføringer

158 Sak 22/ vedlegg 1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF Balanse #REF! #REF! NOTE EIENDELER Anleggsmidler Immaterielle driftsmidler 10 Immaterielle eiendeler Sum immaterielle eiendeler 0 0 Varige driftsmidler 10 Tomter, bygninger og annen fast eiendom Medisinskteknisk utstyr, inventar, transportmidler og lignende Anlegg under utførelse Sum varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler 11 Investering i tilknyttet selskap Investeringer i andre aksjer og andeler Pensjonsmidler Sum finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler 5 Varer Fordringer 18 Fordringer på selskap i samme konsern Øvrige fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l Sum omløpsmidler SUM EIENDELER

159 Sak 22/ vedlegg 1 Balanse NOTE EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Innskutt egenkapital 15 Foretakskapital Annen innskutt egenkapital Sum innskutt egenkapital Opptjent egenkapital 15 Udekket tap/annen egenkapital Sum opptjent egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser 7 Pensjonsforpliktelser Andre avsetninger for forpliktelser Sum avsetninger for forpliktelser Kortsiktig gjeld Skyldige offentlige avgifter Kortsiktig gjeld til selskap i samme konsern Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD OBS! Regnskapet for UNN HF per 31. desember 2014 er godkjent og signert, / / Jorhill Andreassen Olav Helge Førde Hanne Frøyshov Tove Skjelvik styreleder nestleder styremedlem styremedlem Tom Christer Sottinen Hanne CS Iversen Eivind Mikalsen Rune Moe Helga Marie Bjerke styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem Mai-Britt Martinsen Jan Eivind Pettersen Erling Espeland Tor Ingebrigtsen styremedlem styremedlem styremedlem direktør

160 Sak 22/ vedlegg 1 Universitetssykehuset Nord-Norge HF Kontantstrømoppstilling NOTE KONTANTSTRØMMER FRA OPERASJONELLE AKTIVITETER: Årsresultat Tap/gevinst ved salg av anleggsmidler Ordinære avskrivninger Nedskrivninger varige driftsmidler Øvrige resultatposter uten kontanteffekt 22 Endring i omløpsmidler Endring i kortsiktig gjeld Forskjell mellom kostnadsført pensjon og inn-/utbetalinger i pensjonsordninger Inntektsført investeringstilskudd Netto kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA INVESTERINGSAKTIVITETER: Innbetalinger ved salg av driftsmidler Utbetalinger ved kjøp av driftsmidler Utbetalinger ved salg av finansielle eiendeler Inn-/utbetalinger ved kjøp av finansielle eiendeler Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter KONTANTSTRØMMER FRA FINANSIERINGSAKTIVITETER: 16 Innbetaling av investeringstilskudd 0 0 Endring øvrige langsiktige forpliktelser Netto kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Netto endring i likviditetsbeholdning Likviditetsbeholdning pr /14/18 Beholdning av bankinnskudd, kontanter og lignende pr Bankinnskudd ført opp som fordring på RHF Sum bankinnskudd, kontanter og lignende pr Ubenyttet trekkramme i konsernkontoordningen

161 Sak 22/ vedlegg 1 Note 1 Regnskapsprinsipper Grunnleggende prinsipper - vurdering og klassifisering Årsregnskapet består av resultatregnskap, balanse, kontantstrømoppstilling og noteopplysninger, og er avlagt i samsvar med regnskapslov og god regnskapsskikk i Norge gjeldende pr 31. desember Notene er følgelig en integrert del av årsregnskapet. Årsregnskapet er basert på de grunnleggende prinsipper om historisk kost, sammenlignbarhet, fortsatt drift, kongruens og forsiktighet. Transaksjoner regnskapsføres til verdien av vederlaget på transaksjonstidspunktet. Inntekter resultatføres når de er opptjent og kostnader sammenstilles med opptjente inntekter. Regnskapsprinsippene utdypes nedenfor. Når faktiske tall ikke er tilgjengelige på tidspunkt for regnskapsavleggelsen, tilsier god regnskapsskikk at ledelsen beregner et best mulig estimat for bruk i resultatregnskap og balanse. Det kan fremkomme avvik mellom estimerte og faktiske tall. Eiendeler/gjeld som knytter seg til varekretsløpet og poster som forfaller til betaling innen ett år etter balansedagen, er klassifisert som omløpsmidler/kortsiktig gjeld. Vurdering av omløpsmidler/kortsiktig gjeld skjer til laveste/høyeste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Virkelig verdi er definert som antatt fremtidig salgspris redusert med forventede salgskostnader. Andre eiendeler er klassifisert som anleggsmidler. Vurdering av anleggsmidler skjer til anskaffelseskost. Anleggsmidler som forringes avskrives. Dersom det finner sted en verdiendring som ikke er forbigående, foretas en nedskrivning av anleggsmidlet. Ved anvendelse av regnskapsprinsipper og presentasjon av transaksjoner og andre forhold, legges det vekt på økonomiske realiteter, ikke bare juridisk form. Betingede tap som er sannsynlige og kvantifiserbare, kostnadsføres. Tallene i notene er avstemt mot selskapets resultat- og balanse. Andre generelle forhold Universitetssykehuset Nord-Norge HF ble stiftet i forbindelse med at staten overtok ansvaret for spesialisthelsetjenesten fra fylkeskommunene overførte staten formuesposisjonene knyttet til spesialisthelsetjenesten i helseregion nord til Helse Nord RHF. Virksomheten er regulert av lov om helseforetak m.m. Virksomhetsoverføringen har skjedd som et tingsinnskudd og transaksjonsprinsippet er lagt til grunn. Dette innebærer at virkelige verdier pr. overdragelsestidspunktet er lagt til grunn for verdsettelsen av innskutte eiendeler. Helseforetakene er non-profit-virksomheter. Eier har stilt krav om resultatmessig balanse i driften, men ikke krav til avkastning på innskutt kapital. Bruksverdi representerer derfor virkelig verdi for anleggsmidler. I åpningsbalansen, er bruksverdien satt til gjenanskaffelseskost. For bygg og tomter, er gjenanskaffelsesverdi basert på takster utarbeidet av uavhengige tekniske miljøer høsten I gjenanskaffelsesverdien, er det tatt hensyn til slit og elde, teknisk og funksjonell standard etc. Også for andre anleggsmidler er gjenanskaffelseskost beregnet. For overførte anleggsmidler der det pr var kjent at disse ikke ville være i bruk eller kun ville være i bruk en begrenset periode i fremtiden, er det gjort fradrag i åpningsbalansen. Det følger av Helseforetakslovens at det er restriksjoner med hensyn til foretakets muligheter til å avhende faste eiendommer, avhende sykehusvirksomhet samt mulighet for opptak av lån, garantier og pantstillelser. Universitetssykehuset Nord-Norge HF er 100 % eid av Helse Nord RHF og foretakets regnskap inngår i konsernregnskapet til Helse Nord RHF med hovedkontor i Bodø.

162 Sak 22/ vedlegg 1 Regnskapsprinsipper for vesentlige regnskapsposter Inntektsføringstidspunkt Behandlingsrelaterte inntekter regnskapsføres i den periode behandlingen har funnet sted. Basisramme inntektsføres i den perioden den mottas. Øvrig inntekt resultatføres når den er opptjent. Inntektsføring skjer følgelig normalt på leveringstidspunktet ved salg av varer og tjenester. Driftsinntektene er fratrukket merverdiavgift, rabatter, bonuser og fakturerte fraktkostnader. Kostnadsføringstidspunkt / sammenstilling Utgifter sammenstilles med og kostnadsføres samtidig med de inntekter utgiftene kan henføres til. Utgifter som ikke kan henføres direkte til inntekter, kostnadsføres når de påløper. Andre driftsinntekter (-kostnader) Vesentlige inntekter og kostnader som ikke har sammenheng med den ordinære virksomheten, klassifiseres som andre driftsinntekter og -kostnader. Immaterielle eiendeler Utgifter forbundet med forskning og utvikling kostnadsføres løpende. Andre immaterielle eiendeler som forventes å gi fremtidige inntekter aktiveres. Avskrivninger beregnes lineært over eiendelenes økonomiske levetid. Varige driftsmidler Varige driftsmidler føres i balansen til anskaffelseskost, fratrukket akkumulerte av- og nedskrivninger. Dersom den virkelige verdien av et driftsmiddel er lavere enn bokført verdi, og dette skyldes årsaker som ikke antas å være forbigående, skrives driftsmidlet ned til virkelig verdi. Utgifter forbundet med normalt vedlikehold og reparasjoner blir løpende kostnadsført. Utgifter ved større utskiftninger og fornyelser som øker driftsmidlenes levetid vesentlig, aktiveres. Driftsmidler som erstattes, kostnadsføres. Et driftsmiddel anses som varig dersom det har en viss økonomisk levetid, samt en vesentlig kostpris. Renter som knytter seg til anlegg under oppføring blir aktivert som en del av kostprisen. Leieavtaler Leieavtaler vurderes som operasjonell eller finansiell leasing etter en konkret vurdering. Avskrivninger Ordinære avskrivninger er beregnet lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid med utgangspunkt i historisk kostpris. Tilsvarende prinsipper legges til grunn for immaterielle eiendeler. For bygninger blir det ved beregningen av årlige avskrivninger legges til grunn en dekomponering hvor de ulike bygningsdelene avskrives over forskjellig levetid. Avskrivningene er klassifisert som ordinære driftskostnader. Balanseført leasing avskrives i henhold til plan, og forpliktelsen reduseres med betalt leie etter fradrag for beregnet rentekostnad. Finansielle eiendeler Valuta Transaksjoner i utenlandsk valuta omregnes til kursen på transaksjonstidspunktet. Pengeposter i utenlandsk valuta omregnes til norske kroner ved å benytte balansedagens kurs. Ikke-pengeposter som måles til historisk kurs uttrykt i utenlandsk valuta, omregnes til norske kroner ved å benytte valutakursen på transaksjonstidspunktet. Ikke-pengeposter som måles til virkelig verdi uttrykt i utenlandsk valuta, omregnes til valutakursen fastsatt på måletidspunktet. Valutakursendringer resultatføres løpende i regnskapsperioden under andre finansposter. Finansplasseringer Andre investeringer i aksjer og andeler, klassifisert som anleggsmidler, vurderes til laveste av kostpris og virkelig verdi. Investeringer i aksjer og andeler, klassifisert som omløpsmidler, vurderes til laveste av gjennomsnittlig anskaffelseskost og markedsverdi.

163 Sak 22/ vedlegg 1 Varelager og varekostnad Beholdninger av varer vurderes til det laveste av gjennomsnittskostnad og antatt salgspris. Kostpris for innkjøpte varer er anskaffelseskost. Årets varekostnad består av kostpris brukte/solgte varer med tillegg av nedskrivning i samsvar med god regnskapsskikk pr. årsslutt. Fordringer Fordringer er oppført til pålydende med fradrag for forventede tap. Pensjonsforpliktelser og pensjonskostnad Selskapet har pensjonsordninger som gir de ansatte rett til avtalte fremtidige pensjonsytelser, kalt ytelsesplaner. Pensjonsforpliktelser beregnes etter lineær opptjening på basis av forutsetninger om antall opptjeningsår, diskonteringsrente, fremtidig avkastning på pensjonsmidler, fremtidig regulering av lønn, pensjoner og ytelser fra folketrygden og aktuarmessige forutsetninger om dødelighet, frivillig avgang, osv. Pensjonsmidlene vurderes til virkelig verdi. Netto pensjonsforpliktelse består av brutto pensjonsforpliktelse fratrukket virkelig verdi av pensjonsmidler. Netto pensjonsforpliktelser på underfinansierte ordninger er balanseført som langsiktig rentefri gjeld, mens netto pensjonsmidler på overfinansierte ordninger er balanseført som langsiktig rentefri fordring dersom det er sannsynlig at overfinansieringen kan utnyttes. Endringer i forpliktelsen som skyldes endringer i pensjonsplanene, eller estimatavvik, fordeles over antatt gjennomsnittlig gjenværende opptjeningstid hvis avvikene overstiger 10% av brutto pensjonsforpliktelse/pensjonsmidler. Netto pensjonskostnad, som er brutto pensjonskostnad fratrukket estimert avkastning på pensjonsmidlene, korrigert for fordelt virkning av endringer i estimater og pensjonsplaner, klassifiseres som ordinær driftskostnad, og er presentert sammen med lønn og andre ytelser. Skatt Universitetssykehuset Nord-Norge HF driver ikke skattepliktig virksomhet, og det er derfor ikke foretatt noen skatteberegning. Kontantstrømoppstilling Kontantstrømoppstillingen er utarbeidet etter den indirekte metoden. Kontanter og kontantekvivalenter omfatter kontanter, bankinnskudd og andre kortsiktige, likvide plasseringer som umiddelbart og med uvesentlig kursrisiko kan konverteres til kjente kontantbeløp og med forfallsdato kortere enn tre måneder fra anskaffelsesdato. Omarbeidelse av sammenligningstall Estimatet for overlegepermisjon er beregnet med bakgrunn i en ny metode. Dette gjør at tallene ikke er direkte sammenligningsbare. Det har ikke latt seg gjøre å omarbeide fjorårstallene, da dette er vurdert til å ville medført en uhensiktsmessig stor ressursbruk. Metoden for beregning av estimat for utestående variabel lønn er endret i forbindelse med årsavslutningen. Tallene er derfor ikke sammenlingbare. Finanspostene i note 9 er omarbeidet, men sammenlignbare.

164 Sak 22/ vedlegg 1 Note 2 Segmentinformasjon Driftsinntekter per virksomhetsområde (tabell 1) Somatiske tjenester Psykisk helsevern VOP Psykisk helsevern BUP Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbrukere Annet Sum driftsinntekter Driftskostnader per virksomhetsområde (tabell 2) Somatiske tjenester Psykisk helsevern VOP Psykisk helsevern BUP Tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbrukere Annet Sum driftskostnader Driftsinntekter fordelt på geografi (tabell 3) UNN HF sitt opptaksområde Resten av landet Utlandet Sum driftsinntekter

165 Sak 22/ vedlegg 1 Note 3 Inntekter Basisramme Basisramme Aktivitetsbasert inntekt Behandling av egne pasienter i egen region Behandling av egne pasienter i andre regioner Behandling av andre sine pasienter i egen region Poliklinikk, laboratorie og radiologi Utskrivningsklare pasienter Andre aktivitetsbaserte inntekter Sum aktivitetsbasert inntekt Annen driftsinntekt Kvalitetsbasert finansiering Øremerket tilskudd raskere tilbake Øremerkede tilskudd til andre formål Inntektsførte investeringstilskudd Andre driftsinntekter Sum annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Inntekter omtalt som Behandling av egne pasienter i egen region og egne pasienter i andre regioner består av ISFrefusjon, av dette utgjør Kommunal medfinansiering kr ,28 i 2014 og kr ,21 i 2013 Aktiviteten innen somatikk er delvis finansiert med basisbevilgning og delvis med inntekter koblet til behandlingsaktivitet. Ved sammenligning av foretakenes inntekter over tid må det hensyntas at andelen av inntektene som er koblet til behandlingsaktivitet og basisramme kan variere. Aktivitetstall Aktivitetstall somatikk Antall DRG poeng iht. "sørge for" - ansvaret Antall DRG poeng iht. eieransvaret Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall psykisk helsevern for barn og unge Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall psykisk helsevern for voksne Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner Aktivitetstall tverrfaglig spesialisert behandling for rusmisbrukere Antall utskrevne pasienter fra døgnbehandling Antall polikliniske konsultasjoner

166 Sak 22/ vedlegg 1 Note 4 Kjøp av helsetjenester Kjøp fra offentlige helseinstitusjoner somatikk Kjøp fra private helseinstitusjoner somatikk Kjøp fra utlandet somatikk Kjøp fra offentlige helseinstitusjoner psykiatri Kjøp fra private helseinstitusjoner psykiatri Kjøp fra offentlige helseinstitusjoner rus Kjøp fra private helseinstitusjoner rus Sum gjestepasientkostnader Innleie av vikarer Kjøp av ambulansetjenester Andre kjøp av helsetjenester Sum kjøp av helsetjenester Note 5 Varer Varelager Sum lager til videresalg 0 0 Varer til eget bruk Sum varebeholdning Kostpris Nedskrivning for verdifall Bokført verdi Varekostnad Legemidler Medisinske forbruksvarer Andre varekostnader til eget forbruk Innkjøpte varer for videresalg Beholdningsendring varer i arbeid og ferdig 0 Sum varekostnad

167 Sak 22/ vedlegg 1 Note 6 Lønn og andre godtgjørelser Lønninger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader inkl arb avgift Andre ytelser Balanseført lønn egne ansatte Lønnskostnader Gjennomsnittlig antall ansatte Gjennomsnittlig antall årsverk Administrerende direktør hadde pr en fratredelsesopsjon hvor han enten ved fratredelse kan gå over i en rådgiverstilling frem til oppnådd ordinær pensjonsalder eller i perioden til , uavhengig av fratredelse, kan velge å gå over i en eksternt finansiert stilling som professor ved UIT. Dersom adm.direktør ikke benytter seg av fratredelsesopsjonen er han berettiget til et sluttvederlag tilsvarende 6 måneders avtalt lønn ved fratredelse før 3 års tjeneste og 12 måneders avtalt lønn etter 3 års tjeneste. Administrerende direktør opptjener rett til fire måneders studie- og utdanningspermisjon etter fem års tjeneste fra Lønn til administererende direktør (i kroner) Navn Tittel Lønn Pensjon Andre Tjenesteperiodperiode Ansettelses- Sum godtgj. Ingebrigtsen Tor Adm. direktør Lind Marit Viseadm. Direktør Gullhav Elin Viseadm. Direktør Lønn til ledende personell (i kroner) Navn Tittel Lønn Pensjon Andre Tjenesteperiodperiode Ansettelses- Sum godtgj. Bugge Einar Fag- og forskningssjef Hovden Leif Administrasjonssjef Mathisen Jon Henrik Klinikksjef Revhaug Arthur Klinikksjef Busund Rolf Klinikksjef Bartnes Kristian Klinikksjef Munch-Ellingsen Jens Klinikksjef Rumpsfeld Markus Klinikksjef Holthe Kari Klinikksjef Gullhav Elin Klinikksjef Hansen Eva-Hanne Klinikksjef Hald Magnus Klinikksjef Furu Grete Klinikksjef Andersen Gry Klinikksjef Engum Bjørn Gisle Senterleder Backstrøm Susann E. Senterleder Skjelbakken Tove Klinikksjef Nordøy Tone Klinikksjef Fundingsrud Hans Petter Klinikksjef Johansen May-Liss Klinikksjef Johansen Gina M. Drift og eiendomssjef Larsen Mai Liss HR-sjef Brøndbo Kari HR-sjef Pettersen Hilde Annie Kommunikasjonssjef Lægland Jorunn Økonomisjef Andersen Grethe Økonomisjef Adm. Direktør og ledergruppen har ordinære pensjonsbetingelser via KLP og har ingen avtaler om tilleggspensjon.

168 Sak 22/ vedlegg 1 Styrehonorar Samlet honorar til styrets medlemmer Honorar til styreleder Godtgjørelse til styrets medlemmer Navn Tittel Styrehonorar Lønn Andre Tjenesteperiode Sum godtgj. Andreassen Jorhill Styreleder Førde Olav Helge Nestleder Skjelvik Tove Styremedlem Pettersen Jan E. Styremedlem Frøyshov Hanne Styremedlem Moe Rune Styremedlem Martinsen Mai Britt Styremedlem Espeland Erling Styremedlem Iversen Hanne C S Styremedlem Nielsen Svenn A Styremedlem Nicklasson Anne-Rita Styremedlem Skjellhaug Ottar Styremedlem Mikalsen Eivind Styremedlem Bjerke Helga Marie Styremedlem Sottinen Tom Styremedlem Sum Ytelser fra andre foretak i foretaksgruppen for styrets medlemmer Førde Olav Helge Nestleder Skjelvik Tove Styremedlem Sum Revisjonshonorar Lovpålagt revisjon Utvidet revisjon Andre attestasjonstjenester Skatte- og avgiftsrådgivning - - Andre tjenester utenfor revisjon Sum honorarer Honorar til revisor i henhold til inngått avtale Andre attestasjonstjenester inkluderer revisjon av eksterne prosjekter. Andre tjenester utenfor revisjon inkluderer akkreditering.

169 Sak 22/ vedlegg 1 Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) definerer personer i stillingene knyttet til direktørens ledergruppe som ledende ansatte i helseforetaket. UNN følger retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak og selskaper (fastsatt av Regjeringen Stoltenberg II ) hvor hovedprinsippet er at lederlønningene i foretaket skal være konkurransedyktige, men ikke lønnsledende sammenlignet med tilsvarende selskaper/foretak. Foretaket skal bidra til moderasjon i lederlønningene. Redegjørelse for lederlønnspolitikken i 2014 Vedtektenes 16a ble vedtatt endret for alle foretak i foretaksgruppen til Helse Nord RHF , jf aksjelovens 6-16a med virkning for regnskapsåret Lønn og godtgjørelse til administrerende direktør er behandlet og fastsatt av styret i styresak 10/2014. Administrerende direktør har en arbeidsavtale, gjeldende fra 2005 (fornyet i sak 33/2012) samt egen instruks vedtatt i sak 19/2012. Lønn og godtgjørelse for øvrige ledende ansatte er fastsatt administrativt av administrerende direktør. Helse Nord RHF har i styresak 125/2011 behandlet veileder for styrearbeid i helseforetak som inneholder henvisning til statens retningslinjer for ledernes ansettelsesvilkår, og UNN-styret har lagt denne til grunn for utforming av justert styreinstruks for UNN i sak 18/2012. UNN har i 2014 hatt som målsetting å tilby ledende ansatte konkurransedyktige arbeidsvilkår. Lederlønnspolitikken i det foregående regnskapsår har bygget på de samme prinsipper som beskrevet overfor. Styret i UNN oppfatter at lønnspolitikken i 2014 har vært i tråd med de statlige retningslinjene. Lønningene til ledergruppens medlemmer ble i 2014 justert som følger: Klinikk Stilling Fra kr Til kr Endring Direktøren Adm. Direktør ,03 % Direktøren Viseadm. Direktør % Akuttmedisinsk klinikk Klinikksjef ,32 % Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken Klinikksjef % Hjerte- og lungeklinikken Klinikksjef % Nevro- og ortopedi- og rehabiliteringsklinikken Klinikksjef ,98 % Medisinsk klinikk Klinikksjef % Barne- og ungdomsklinikken Klinikksjef % Operasjons- og intensivklinikken Klinikksjef ,1 % Psykisk helseog rusklinikken Klinikksjef ,2 % Diagnostisk klinikk Klinikksjef ,06 % Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Senterleder % Drifts- og eiendomssenter Drifts- og eiendomssjef ,21 % Fag og forskningsenter Fag og forskningssjef ,69 % Kommunikasjonssenter Kommunikasjonssjef ,52 % HR-senter HR-sjef ,47 % Administrasjonssenteret Administrasjonssjef ,52 % Økonomi- og analysesenteret Økonomisjef ,39 % Lønnsjusteringen til ledergruppen gjelder fra med unntak av adm. direktør som gjelder fra Lønnsnivå viseadministrerende direktør fastsatt tilsvarende som konstituert direktør.

170 Sak 22/ vedlegg 1 Note 7 Pensjon Pensjonsforpliktelse Brutto påløpte pensjonsforpliktelse Pensjonsmidler Netto pensjonsforpliktelse Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse Ikke resultatført tap/ (gev) av estimat- og planavvik inkl aga Netto balanseført forpliktelse inkl arbeidsgiveravgift herav balanseført netto pensjonsforpliktelser inkl aga herav balanseført netto pensjonsmidler inkl aga Spesifikasjon av pensjonskostnad Nåverdi av opptjente pensjonsrettigheter i året Rentekostnad på pensjonsforpliktelsen Årets brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidler Administrasjonskostnad Netto pensjonskostnad inkl. adm.kost Aga netto pensjonskostnad inkl. adm.kost Resultatført aktuarielt tap (gevinst) Resultatført aga av aktuarielt tap (gevinst) Resultatført planendring Resultatført andel aktuarielt tap (gevinst) v/avk. Resultatført andel av nettoforpliktelse v/avk. Ekstraordinære kostnader Årets netto pensjonskostnad Andre pensjonskostnader Sum pensjonskostnader Økonomiske forutsetninger Diskonteringsrente 2,30 % 4,00 % Forventet avkastning på pensjonsmidler 3,20 % 4,40 % Årlig lønnsregulering 2,75 % 3,75 % Regulering av folketrygdens grunnbeløp 2,50 % 3,50 % Pensjonsregulering 1,73 % 2,72 % Antall aktive personer med i ordningen Antall oppsatte personer med i ordningen Antall pensjoner med i ordningen Foretaket har en ytelsesbasert tjenestepensjonsordning i KLP (/SPK m.fl). Denne pensjonsordningen tilfredssstiller kravene i Lov om offentlig tjenestepensjon. Konsekvensene av nye uførepensjonsregler og innarbeidelse av levealdersjustering for personer født i 1954 og senere er innarbeidet i beregningen. Begge endringene behandles som planendringer og medfører en redusert fremtidig pensjonsforpliktelse. Effekten av dette innregnes som en engangseffekt i regnskapet for 2014 og har medført betydelige beløp til kostnadsreduksjon. For UNN HF utgjør dette kr 972,6 mill. kr. og samlet pensjon- og lønnskostnad er derfor ikke direkte sammenlignbare mellom 2013 og 2014 Ytelsesbaserte pensjonsordninger Foretaket har en offentlig kollektiv pensjonsordning (sikrede pensjoner) for sine ansatte, som gir en bestemt framtidig pensjonsytelse basert på antall opptjeningsår og lønnsnivået ved pensjonsalder. Pensjonsytelsene samordnes med folketrygdens ytelser. Pensjonsordningen dekker alderspensjon, uførepensjon og barnepensjon. Opptjeningstiden for full alderspensjon er 30 år. Sammen med folketryden gir full opptjening en alderspensjon på omkring 66 % av sluttlønn. Det opptjenes ikke pensjon for lønn over 12 G (folketrygdens grunnbeløp), det vil si at det er et tak på 12 G. Pensjonskostnaden for 2014 er basert på forutsetninger i veiledning om pensjonsforpliktelser utarbeidet av Norsk regnskapsstiftelse. Det er utarbeidet et beste estimat for pensjonsforpliktelser pr basert på de økonomiske forutsetningene som er angitt for Basert på avkastningen i KLP/SPK for 2014 er det også vist et beste estimat for pensjonsmidlene pr Demografiske forutsetninger Anvendt dødelighetstabell K 2013 BE K 2013 BE Forventet uttakshyppighet AFP % % Frivillig avgang for Sykepleiere (i %) Alder (i år) < >50 Sykepleiere Frivillig avgang for Sykehusleger og Fellesordning (i %) Alder (i år) < >50 Sykehusleger Fellesordning , AFP-førtidspensjoner Foretaket har i tillegg til ordinær offentlig tjenestepensjon også avtalefestet førtidspensjon (AFP) etter reglene for offentlig sektor. Siden offentlig AFP er tett integrert med ordinær tjenestepensjon, inngår forpliktelsen for AFP som del av beregningen av pensjonsforpliktelsen.

171 Sak 22/ vedlegg 1 Note 8 Andre driftskostnader Sum andre driftskostnader består av følgende: Transport av pasienter Bygninger og kontorlokaler inkl energi og brensel Kjøp og leie av utstyr, maskiner mv Reparasjon, vedlikehold og service Konsulenttjenester Annen ekstern tjeneste Kontor- og kommunikasjonskostnader Kostnader forbundet med transportmidler Reisekostnader Forsikringskostnader Pasientskadeerstatning Øvrige driftskostnader Sum andre driftskostnader Note 9 Finansposter Finansinntekt består av: Resultatandel felleskontrollerte selskaper 0 0 Konserntinterne renteinntekter Andre renteinntekter Andre finansinntekter Sum finansinntekter Finanskostnad består av: Resultatandel felleskontrollerte selskaper 0 0 Konserninterne rentekostnader Andre rentekostnader Andre finanskostnader Sum finanskostnader

172 Sak 22/ vedlegg 1 Note 10 Immaterielle eiendeler og varige driftsmidler Immaterielle eiendeler FOU EDB programvare Anlegg under utførelse Sum Anskaffelseskost Tilgang - Tilgang virksomhetsoverdragelse - Avgang - Fra anlegg under utførelse til. - Anskaffelseskost Akk avskrivninger Akk nedskrivninger Balanseført verdi Årets ordinære avskrivninger - Årets nedskrivninger - Årets balanseførte lånekostnader Levetid 5 år Avskrivningsplan lineær lineær Varige driftsmidler Tomter, boliger og barnehager Bygninger Anlegg under utførelse Medisinskteknisk utstyr Transportmidler, annet inventar og utstyr Sum Anskaffelseskost Tilgang Tilgang virksomhetsoverdragelse Avgang ( ) ( ) ( ) ( ) Fra anlegg under utførelse til ( ) - Anskaffelseskost Akk avskrivninger Akk nedskrivninger Balanseført verdi Årets ordinære avskrivninger Årets nedskrivninger - - Levetider Dekomponert år 3-15 år 3-15 år Avskrivningsplan lineær lineær lineær lineær Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ingen finansielle leasingavtaler. Leieavtaler Tomter, boliger og barnehager Bygninger Medisinskteknisk utstyr Transportmidler, annet inventar og utstyr Leiebeløp Varighet Løpende Løpende Løpende Løpende For store deler at gruppene "tomter og boliger" og "bygninger" er det løpene kontrakter som gjelder til de blir sagt opp. Langsiktige byggeprosjekter Nedenfor følger en oppstilling over igangsatte og pågående prosjekter i 2014 med en totalt kostnadsramme som overstiger 50 millioner kr. Investeringsprosjekt Akkumulert regnskap pr Akkumulert regnskap pr Total kostnadsramme Prognose sluttsum Planlagt tidspunkt for ferdigstillelse Ny A-fløy mill.kr mill kr Nytt pasienthotell mill.kr. 400 mill.kr Bygg Åsgård 7-renov , mill.kr 96.3 mill kr PET-senter mill.kr mill. kr 2017 Sum mill.kr mill.kr

173 Sak 22/ vedlegg 1 Note 11 Eierandeler i datterforetak, felleskontrollert virksomhet og tilknyttet selskap Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ingen eierandeler i datterforetak, felleskontrollert virksomhet eller tilknyttet selskap. Note 12 Investeringer i aksjer og andeler Norinnova Technology Transfer AS Egenkapitalinnskudd KLP Sum investeringer i andre aksjer og andeler Egenkapitalinnskudd KLP Som gjensidig selskap har KLP dekket hoveddelen av sitt egenkapitalbehov gjennom egenkapitalinnskudd fra kundene. Bortsett fra det oppsamlede egenkapitalinnskudd finnes det egenkapital i form av et egenkapitalfond. Egenkapitalfondet er såkalt opptjent egenkapital. Det samlede egenkapitalinnskuddet i KLP kan endre seg noe fra år til år selv om det verken er tapt egenkapital eller innbetalt nye egenkapitalinnskudd. Dersom en kunde flytter sin pensjonsordning fra KLP til en annen pensjonsinnretning, vil kundens andel av egenkapitalinnskuddet bli tilbakebetalt. Dette er den eneste situasjon der kunden faktisk kan disponere sitt egenkapitalinnskudd. Note 13 Kundefordringer og andre fordringer Fordringer består av: Kundefordringer Påløpne inntekter Andre kortsiktige fordringer Sum øvrige fordringer Aldersfordeling kundefordringer Ikke forfalte fordringer Forfalte fordringer 1-30 dager Forfalte fordringer dager Forfalte fordringer dager Forfalte fordringer over 90 dager Kundefordringer pålydende pr Avsetning for tap på fordringer pr Årets avsetning til tap på krav Reverserte tidligere avsetninger Avsetning for tap på fordringer pr Årets konstaterte tap Årets konstaterte tap bokføres som en reduksjon av fordringer. Endring i tapsavsetning og konstaterte tap er totalt kostnadsført med kroner i Tap på fordringer er klassifisert som andre driftskostnader i resultatregnskapet. Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ingen fordringer med forfall senere enn ett år.

174 Sak 22/ vedlegg 1 Note 14 Kontanter og bankinnskudd Skattetrekksmidler Andre bundne konti Sum bunde kontanter og bankinnskudd Bankinnskudd og kontanter som ikke er bundet Sum kontanter og bankinnskudd Note 15 Egenkapital Foretakskapital Annen innskutt egenkapital Fond for vurderingsforskjeller Annen egenkapital Total egenkapital Egenkapital Årets resultat Egenkapital Note 16 Avsetning for forpliktelser Tariffestet utdanningspermisjon Investeringstilskudd Avsetning til egenandeler vedrørende pasientskadeerstatning Andre avsetninger for forpliktelser Sum avsetning for forpliktelser Antall ansatte som er omfattet av ordningen med tariffestet utdanningspermisjon Uttakstilbøyelighet 100 % 100 %

175 Sak 22/ vedlegg 1 Note 17 Gjeld og obligasjoner Annen kortsiktig gjeld består av: Leverandørgjeld Påløpt lønn Feriepenger Påløpte kostnader Annen kortsiktig gjeld Sum annen kortsiktig gjeld Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ingen gjeld med forfall senere enn ett år. Note 18 Mellomværende med selskap i samme foretaksgruppe Kortsiktige fordringer Helse Nord RHF Finnmarkssykehuset HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF Sum fordringer på selskap i samme konsern Kortsiktig gjeld Helse Nord RHF Finnmarkssykehuset HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF Sum kortsiktig gjeld til selskap i samme konsern Universitetssykehuset Nord-Norge HF er med i en konsernkontoordning i DnB og formelt er alle innskuddene i denne ordningen eid av Helse Nord RHF. I årsregnskapet er derfor alle innskudd og trekk på konti som er med i konsernkontoordningen satt som mellomværende med Helse Nord RHF. Note 19 Nærstående parter Foretakets nærstående er definert i regnskapslovens 7-30b og regnskapsforskriftens 7-30b-1. Vesentlige transaksjoner med nærstående parter framgår i denne og andre noter i årsregnskapet. Ytelser til ledende ansatte er omtalt i note 6, og mellomværende med konsernselskaper er omtalt i note 18. Foretaket mottar det vesentligste av sine inntekter fra eier, det vil si Helse Nord RHF som igjen er eid av staten v/helseog omsorgsdepartementet (HOD). HOD er også eier av de andre regionale helseforetakene. Transaksjoner med andre regionale helseforetak er i hovedsak knyttet til oppgjør for gjestepasienter. Det vil si pasienter bosatt i Nord-Norge og som på grunn av midlertidig opphold, fritt sykehusvalg eller manglende kompetanse eller kapasitet i egne foretak får behandling i helseforetak utenfor Nord-Norge eller private sykehus andre helseregioner har avtale med. Foretakets kjøp fra andre regioner innen dette området utgjorde 245,5 mill kroner i 2014 mot 230,1 mill kroner i 2013, tilsvarende salg utgjorde 25,1 mill kroner i 2014 mot 24,8 mill kroner i Det vesentligste av gjestepasientoppgjøret er basert på avtalte beregningsmåter for prising. Det vesentligste av transaksjoner i foretaksgruppen Helse Nord er Helse Nord RHFs overføringer av tilskudd og aktivitetsbaserte inntekter til datterforetakene. Universitetssykehuset Nord-Norge HF har i 2014 kjøpt varer og tjenester for 206,2 mill. kr. hos Helse Nord RHF og for 147,0 mill. kr. hos Sykehusapotek Nord HF. Fra regionalt helseforetak har UNN HF hovedsaklig kjøpt IKTtjenester. Fra sykehusapoteket har UNN HF hovedsaklig kjøpt legemidler. Medikamenter utgjør en stor andel av helseforetakenes kostnader. I forskning og utvikling forekommer det samarbeid mellom legemiddelindustrien og sykehusene. Det regionale helseforetaket har inngått gjensidig forpliktende avtale med legemiddelindustrien omkring etikk knyttet til avtaler. Foretaket har gjennomført en kartlegging og dokumentasjon av styremedlemmers og ledende ansattes verv som kan tenkes å komme i konflikt med relasjoner foretakene har til andre aktører. Helseregionen er blant annet underlagt lov om offentlige anskaffelser. I foretaket er det etablert rutiner som skal bidra til å sikre at ansatte som er ansvarlig for, eller har innflyttelse på inngåelse av vesentlige innkjøps- og/eller salgsavtaler ikke sitter med verv eller har andre relasjoner til leverandører eller kunder mv som kan tenkes å komme i konflikt deres rolle i foretakene. Det er ikke etablert gjennomgående rutiner og retningslinjer for kartlegging, vurderinger, dokumentasjon mv av dette i foretaket.

176 Sak 22/ vedlegg 1 Note 20 Universitetet og høyskolers rettigheter til arealer i helseforetak Universitetet i Tromsø har disposisjonsrett for m 2 av bygningene ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF. Rettigheten er knyttet til undervisningsrom, kontor, forskning og overnattingsrom. Note 21 Garantiforpliktelser Universitetssykehuset Nord-Norge HF har ikke stilt noen garantiforpliktelser for andre. Note 22 Sammenslåtte poster i kontantstrømoppstillingen Endring i varer Endring i fordringer på selskap i samme konsern Endring i kundefordringer Endring i øvrige fordringer Endringer sum omløpsmidler Endring i leverandørgjeld Endring i skyldige offentlige avgifter Endring i kortsiktig gjeld til selskap i samme konsern Endring i annen kortsiktig gjeld Endringer sum gjeld Note 23 Forskning og utvikling Øremerkede tilskudd fra eier til forskning Andre inntekter til forskning og utvikling Basisramme til forskning Sum inntektekter til forskning Andre inntekter til utvikling 0 0 Basisramme til utvikling Sum inntektekter til utvikling Sum inntektekter til forskning og utvikling Kostnader til forskning - somatikk Kostnader til forskning - psykisk helsevern Kostnader til forskning - TSB Kostnader til forskning - annet 0 Sum kostnader til forskning Kostnader til utvikling - somatikk Kostnader til utvikling - psykisk helsevern Kostnader til utvikling - TSB Kostnader til utvikling - annet 0 0 Sum kostnader til utvikling Sum kostnader til forskning og utvikling Antall avlagte doktorgrader Antall publiserte artikler Antall årsverk forskning Antall årsverk utvikling 30 31

177 Sak 22/ vedlegg 2 UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF - ÅRSBERETNING Opplysninger om arten av virksomheten og hvor virksomheten drives Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) ble stiftet som eget helseforetak, og leverer som universitetssykehus spesialisthelsetjenester til befolkningen i Nord-Norge og på Svalbard. Helseforetakets virksomhet reguleres i henhold til Lov om helseforetak (2001) og er 100 % eid av det regionale helseforetaket for Nord-Norge, Helse Nord RHF. UNN hadde i 2014 lokalsykehusfunksjon for 30 kommuner i Nordland, Troms og på Svalbard. Størstedelen av somatisk virksomhet og psykisk helsevern var i 2014 lokalisert til Tromsø, Harstad og Narvik. I tillegg er det etablert tre distriktsmedisinske sentre (Nordreisa, Bardu og Finnsnes) og fem distriktspsykiatriske sentre (Narvik, Harstad, Sjøvegan, Silsand, Tromsø, Storsteinnes og Storslett) i UNNs opptaksområde. Forsvaret avviklet Troms militære sykehus (TMS) i Bardu og driften av TMS som distriktsmedisinsk senter ble dermed avsluttet. Spesialisthelsetjenestetilbudene er overflyttet til Narvik og Finnsnes. 2. Redegjørelse for forutsetningen om fortsatt drift I årsregnskapet er forutsetningen om fortsatt drift lagt til grunn da det etter styrets oppfatning ikke er forhold som tilsier noe annet. Det vises i denne sammenheng til 5 i helseforetaksloven som fastslår at helseforetak ikke kan slås konkurs. 3. Virksomheten i 2014 Styrets hovedstrategier for virksomheten i 2014 var å sikre en økonomisk utvikling som grunnlag for bedre pasientforløp, i tillegg til økt kvalitet, styrking av forskningens omfang og posisjon, samt helseforetakets fornyelse av medisinteknisk utstyr. 4. Pasientbehandling i helseforetaksgruppen Rusbehandling Tilbudet innenfor rusbehandling var fram til organisert gjennom Rus -og spesialpsykiatrisk klinikk med døgntilbud i Narvik samt døgntilbud og polikliniske tilbud i Tromsø. Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk og Allmennpsykiatrisk klinikk ble slått sammen til Psykisk helseog rusklinikken fra etter vedtak i styresak nr. 48/2014. Psykisk helse Virksomheten innenfor psykisk helsevern var fram til organisert gjennom tre klinikker: Allmennpsykiatrisk klinikk, Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk samt Barne- og ungdomsklinikken. De to førstnevnte klinikkene ble slått sammen til Psykisk helseog rusklinikken fra etter vedtak styresak nr. 48/2014. Psykisk helseog rusklinikken organiserer UNNs tilbud innenfor psykisk helsevern for voksne gjennom sentra for psykisk helse i Ofoten, Sør-Troms, Midt-Troms, Nord-Troms og Tromsø og omegn, samt sykehusposter i Tromsø. Klinikken gir også polikliniske tilbud innenfor psykisk helsevern for barn og unge i Ofoten, Sør-Troms, Midt-Troms og Nord-Troms. Barne- og ungdomsklinikken organiserer poliklinisk tilbud innenfor psykisk helsevern for barn og unge for Tromsø og omegn samt UNNs døgnbasert virksomhet innenfor psykisk helsevern for barn og unge.

178 Sak 22/ vedlegg 2 Forskning UNN skal, med Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet (UiT) og Helse Nord RHF som viktige samarbeidspartnere, drive forskning av høy kvalitet som bidrar til bedret diagnostikk og pasientbehandling. Forskning skal være et fundament for kunnskapsbasert praksis og naturlig basis for fagutvikling, kvalitetsutvikling og innovasjon. UNN skal støtte sterke forskningsgrupper, stimulere til økt tverrfaglig forskning og til økt forskningsaktivitet i alle fag. UNNs forskningsstrategi for er i samsvar med forskningsstrategier for Helse- og omsorgsdepartementer og Helse Nord RHF. Forskningen i foretaket skal styrkes med hensyn til fokus, akademiske og finansielle ressurser. I tillegg er det gjort tiltak for å styrke omfang og kvalitet av forskningen, blant annet: - Styrking av forskningsfokus i klinikkene - Videre styrking av det etablerte forskningssamarbeidet mellom UNN og UiT - Arbeid for økt ekstern finansiering av forskningsaktiviteten - Utvikling av fleksible arbeidsmodeller for å bedre arbeidsvilkår for klinikere som forsker - Bedre kurstilbud/kompetanseheving til forskere i regionen Som i perioden , var det høy forskningsaktivitet ved UNN også i 2014: Antall vitenskapelige artikler (kilde NIFU/CRIStin) Antall doktorgrader utført ved helseforetaket i 2014 var på omtrent samme nivå som året før. Doktorgradene utføres av kandidater med ulik utdanningsbakgrunn Antall doktorgrader utført ved foretaket Ventetider Gjennomsnittlig ventetid for pasienter som ble tatt til behandling i UNN i løpet av 2014 var 80 dager. Dette er en nedgang på tre dager sammenlignet med Pasienter med rett til prioritert helsehjelp ventet 56 dager i snitt mens pasienter uten rett til å bli prioritert ventet 98 dager i snitt på behandlingsstart. Kontroll og oppfølging av ventelistene har vært et prioritert arbeid også i Antall langtidsventende (ventetid over 365 dager) har vært stabilt høyt over pasienter og bidrar til et fortsatt høyt gjennomsnitt. Median ventetid ved UNN var 54 dager for alle ventende, 42 dager for rettighetspasienter og 67 dager for pasienter uten rett til prioritert helsehjelp. 5. Redegjørelse for årsregnskapet Etter styrets oppfatning gir årsregnskapet et riktig bilde av utviklingen, resultatet av virksomheten i 2014 og status pr Den likvide situasjonen er betydelig svekket som følge av byggeaktiviteten siste år. UNN har en ubenyttet trekkramme innenfor konsernkontoordningen til Helse Nord RHF. UNN finansierer investeringer gjennom egen likviditet. Kun store bygningsmessige investeringer vil kunne finansieres ved lån, som kun kan tas opp hos Helse Nord RHF.

179 Sak 22/ vedlegg 2 Foretaket har så langt ikke tatt opp slike lån. UNNs investerings- og aktivitetsnivå planlegges innenfor de likviditetsmessige rammer foretaket har til rådighet. UNN finansieres i all hovedsak av overføringer fra Helse Nord RHF. Aktivitetsnivå og inntekter er et resultat av Stortingets prioriteringer. Da inntekter i all hovedsak er overføringer fra staten, anses kreditt- og finansiell risiko å være lav. De mest sentrale risikoer og usikkerhetsfaktorer som foretaket står ovenfor er etter styrets vurdering, både evnen til å gjennomføre nødvendige omstillingstiltak slik at driften videreføres i tråd med økonomiske rammer, samtidig som tilbudet til befolkningen sikres tilbud med god kvalitet og tilgjengelighet. Økt etterspørsel etter tjenester blant annet som følge av den demografiske utviklingen er en særlig risikofaktor. Realisering av planlagte utbyggingsprosjekter og finansiering av disse representerer også en utfordring. UNN har per en samlet brutto pensjonsforpliktelse på 11,9 milliarder kroner. Pensjonsmidler er 8,2 milliarder kroner. I tråd med regnskapsloven og Norsk regnskapsstandard er det per samlet 4,86 milliarder kroner i negative estimat- og planendringer som ikke er resultatført. 6. Økonomisk drift UNN hadde opprinnelig et resultatkrav på regnskapsmessig balanse for 2014, men i styresak i Helse Nord RHF ble dette endret til 627 mill kr. Bakgrunnen for endringen var engangsreduksjon i foretakets pensjonskostnader i Resultat 2014 Styringsmål Resultat Over-/underskudd 615,1 mill kr 627,0 mill kr 7,1 mill kr Resultatkrav fra RHF 627,0 mill kr 627,0 mill kr 41,0 mill kr Avvik fra eiers resultatmål -11,9 mill kr 0,0 mill kr -33,9 mill kr Årsregnskapet for 2014 viser et overskudd på 615,1 mill kr, og med et resultatkrav fra Helse Nord RHF på 627 mill kr, gir dette et budsjettavvik på -11,9 mill kr. De samlede driftsinntektene er 31,9 mill kr lavere enn budsjettert. Øremerkede tilskudd som innbefatter eksternfinansierte prosjekter har et negativt budsjettavvik på 45,8 mill kr som skyldes lavere inntektsføring av forskningsmidlene enn budsjettert. Motposten til dette er overskudd på lønns- og driftspostene med tilsvarende beløp. Av ordinær drift er det størst avvik knyttet til ISF inntektene med et negativt budsjettavvik på 40,5 mill kr. Polikliniske inntekter og inntekter knyttet til utskrivningsklare pasienter er henholdsvis 6,0 mill kr og 9,1 mill kr høyere enn budsjettert. Driftskostnadene for 2014 er 12,7 mill kr lavere enn budsjettert. Av driftskostnadene utgjør lønnskostnader en stor andel, og for 2014 var de totale lønnskostnadene 78,7 mill kr lavere enn budsjettert. Deler av dette budsjettavviket må sees i sammenheng med avviket på inntektssiden for øremerkede tilskudd. Pensjonskostnadene for 2014 er kostnadsført i henhold til den siste oppdaterte aktuar-beregningen fra KLP og gir ingen budsjettavvik. Kjøp av helsetjenester for 2014 er 48,7 mill kr høyere enn budsjett. Gjestepasientkostnader utgjør 43,6 mill kr (-43,0 mill kr somatisk virksomhet, -0,6 mill kr psykisk helsevern).

180 Sak 22/ vedlegg 2 Varekostnader knyttet til aktivitet er 26,9 mill kr høyere enn budsjettert. Varekostnadene hadde en økning på 43,3 mill kr i forhold til 2013 og tilsvarer en økning på 7 %. Finanspostene hadde i 2014 et positivt avvik på 7,2 mill kr i forhold til budsjett. I 2014 ble det planlagt økonomiske tiltak for 175,6 mill kr. Av dette utgjorde aktivitetsbasert bemanningsplanlegging det største beløpet med 132,0 mill kr. For 2014 ble det realisert en økonomisk effekt på 66,5 mill kr av planlagte tiltak, tilsvarende 38 %. Dette inkluderer effektene av hastetiltakene som ble innført høsten 2014 som gjaldt redusert vedlikehold, innkjøp-, reise- og ansettelsesstopp med fler. 7. Investeringer UNN har i 2014 investert 555,6 mill kr av en total investeringsramme på 586,4 mill kr. Dette utgjør 95 % av disponibelt beløp. Av investeringsrammen som er til medisinskteknisk utstyr, teknisk utstyr, ombygginger og ambulanser med mer er det i 2014 et overforbruk på 99,8 mill kr, mens det for nybygg, rehabilitering og øvrige prosjekter er en restramme som overføres til 2015 på 130,6 mill kr. Av den totale investeringsrammen for 2014 overføres 30,8 mill kr til Arbeidsmiljø mm (internt) Arbeidsmiljøet i foretaket anses tilfredsstillende. Det har vært ni møter mellom ledelsen og arbeidsmiljøutvalget gjennom året. Det er blant annet iverksatt følgende tiltak for å bedre arbeidsmiljøet: - Opplæring av ledere, tillitsvalgte og vernetjeneste i planlegging, gjennomføring og oppfølging av medarbeiderundersøkelse - Gjennomføring av medarbeiderundersøkelse - Inngåelse av ny avtale om Inkluderende arbeidsliv med tilhørende utarbeidelse av mål og handlingsplan - Ta i bruk seniorpolitiske virkemidler med sikte på å redusere tidligpensjon og beholde kompetanse - Opprettelse av prosjektgruppen Tettere på som jobber med reduksjon av sykefravær - Obligatorisk kurs for ledere med fokus på inkluderende arbeidsliv. Kurset er også åpent for tillitsvalgte og vernetjenesten - Videreføring av aktivitetsstyrt bemanningsplanlegging - Oppdatering av prosedyre for konflikthåndtering og utarbeidelse av egne prosedyrer mot mobbing og trakassering - Opprettelse av Kjemikaliegruppe for å styrke arbeidet med kjemikaliehåndtering I 2014 utgjorde sykefraværet totalt dager, hvilket tilsvarer 8,6 % av total arbeidstid. I 2013 var gjennomsnittlig sykefravær 8,9 %. Foretaket har system for avviksrapportering på området helse- miljø og sikkerhet. I 2014 ble det registrert 541 interne skademeldinger. Tilsvarende tall i 2013 var 441 og i 2012 var det 455. Foretaket hadde i 2014 gjennomsnittlig mot årsverk i 2013, en økning på årsverk er planlagt økning knyttet til kvalitetsmidler, prosjektet Felles innføring av kliniske systemer i Helse Nord (FIKS), økt satsing på utdanning av spesialsykepleiere innen anestesi, barn, intensiv, kreft og operasjon (ABIKO), forskning og opptrapping av regionale fagplaner.

181 Sak 22/ vedlegg 2 9. Likestilling Styret i UNN består av seks menn og seks kvinner. Ledergruppen har i 2014 bestått av åtte menn og 10 kvinner. Av alle ansatte er 28 prosent menn. Dette tallet er uendret fra I forhold til andel ansatte er kvinner underrepresentert i lederstillinger på mellomnivå i helseforetaket. Gjennom lederutvikingsprogrammet etterstrebes det å øke andelen kvinner i lederstillinger. Et eksempel på det er Psyk meg opp i ledelse som er forbeholdt kvinner. 10. Diskriminering og tilgjengelighet UNN har i 2014 gjennomført følgende tiltak for å bedre tilgjengelighet og unngå diskriminering: - En tverrfaglig gruppe kalt Mangfold og likeverd har arbeidet for å fremme likeverdige helsetjenester til innvandrere gjennom veiledning, undervisning og tilrettelegging i organisasjonen ved særlige behov. For 2015 planlegges det å sette i verk følgende tiltak: - Opprettelse av koordinatorstilling i 50 prosent med tilhørende driftsmidler i to år. Alle nye byggeprosjekter og ombygginger følger myndighetenes krav til universell utforming for å sikre tilgjengelighet. 11. Ytre miljø UNN erkjenner at aktiviteter i vår virksomhet kan ha betydning for det ytre miljø. UNN har en av landsdelens største samlede bygningsmasser på ca kvm og er landsdelens største arbeidsgiver. UNN påvirker det ytre miljøet gjennom sitt forbruk av energi, vann, varer og kjemikalier, og driften genererer store avfallsmengder. Gjennom gode tiltak skal vi forbygge forurensning til luft, vann og jord. UNN ble i oktober 2014 miljøsertifisert i tråd med ISO standarden. Dette innebærer at UNN skal utøve sitt samfunnsansvar på en best mulig bærekraftig og miljøvennlig måte. I dette ligger også en forpliktelse til stadig forbedring av vårt miljø og klimaprogram. Det overordnede målet er å bidra til at CO2-utslippet reduseres. Det er for perioden utarbeidet et miljø- og klimaprogram med tiltak som skal sikre at miljømålene nås. Måltall viser at det er potensial til å endre driften. UNN har aktivt deltatt i de regionale helseforetakenes arbeid med å utvikle nasjonale anbefalinger til helseforetakenes videre satsning innenfor klima og miljø. Fossilt brensel (olje) benyttes kun som supplement på kalde dager, ved testkjøring av oljekjeler eller ved feil på hovedbærende energiforsyning. Løpende foretas utskifting og fornying av utstyr, elektriske anlegg og ventilasjon ved institusjonene, Dette skal bidra til utflating av energibruken og på sikt redusere energiforbruket. Det pågår et samarbeidsprosjekt i Helse Nord der foretakenes potensialer i forhold til energiøkonomiseringsprosjekter er grundig kartlagt, og det statlige energiselskapet ENOVA har gitt økonomisk støtte til gjennomføring av prosjektene. 12. Redegjørelse som gir grunnlag for å vurdere foretakets fremtidige utvikling De mest sentrale utfordringer som foretaket står overfor er etter styrets vurdering evnen til å gjennomføre nødvendige omstillingstiltak slik at driften videreføres i tråd med økonomiske rammer, samtidig som tilbudet til befolkningen sikres med god kvalitet og tilgjengelighet. På samme måte er det også vesentlig å balansere utviklingen ved å sikre foretaket et godt og velfungerende arbeidsmiljø.

182 Sak 22/ vedlegg 2 Økt etterspørsel etter tjenester som følge av blant annet den demografiske og medisinske utviklingen er en særlig utfordring. Realisering av planlagte utbyggingsprosjekter vurderes som viktig for å sikre at befolkningen i Nord-Norge får god pasientbehandling også i fremtiden. Effektivisering av virksomheten, omprioritering fra områder med overkapasitet UNN har gjennom systematisk omstillingsarbeid, omstrukturering og omprioriteringer innenfor de fleste virksomhetsområdene, oppnådd økonomiske besparelser, som igjen har skapt handlingsrom for investering og fornyelse av utstyr og bygningsmasse. Arbeid med befolkningsbasert aktivitetsplanlegging og aktivitetsbasert bemanningsplanlegging medfører endrede planprosesser og endrede premisser. Arbeidet er delvis nybrottsarbeid og svært krevende, men er viktig for å kunne tilby likeverdige helsetjenester for våre ansvarsområder, samt sikre kompetent personell i årene fremover. Samhandling med primærhelsetjenesten UNN har utviklet et godt samarbeid med kommunene i eget opptaksområde. I særskilt grad har dette utviklet seg gjennom prosessene rundt avtaleinngåelser i forbindelse med implementering av samhandlingsreformen. Rekruttering UNN har rekrutteringsutfordringer på flere virksomhetsområder, særlig psykiatere og psykologspesialister til distriktspsykiatriske sentre. I tillegg mangler UNN spesialister for enkelte fagområder til lokalsykehusene, samt geriatere til hele helseforetaket. Den viktigste utfordringen er imidlertid rekruttering av sykepleiere, spesialsykepleiere, og i særlig grad operasjonssykepleiere. Økonomi Den økonomiske utviklingen i 2014 er positiv, men ikke i henhold til styringskrav som følge av forsinkelser i de store tiltaksarbeidene. Tiltaksarbeidet er mer detaljert og med høyere kvalitet enn tidligere, og det forventes derfor en positiv endring i økonomistyringen fremover. 13. Resultatdisponering Styret foretar følgende disponering av årsresultatet: Overført til annen egenkapital kr Universitetssykehuset Nord-Norge HF, Jorhill Andreassen Olav Helge Førde Eivind Mikalsen Erling Espeland styreleder nestleder styremedlem styremedlem Hanne Frøyshov Hanne H.C. Iversen Helga Marie Bjerke Jan E. Pettersen styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem Mai-Britt Martinsen Rune Moe Tove Skjelvik Tom Sottinen styremedlem styremedlem styremedlem adm. Direktør Tor Ingebrigtsen administrerende direktør

183 Sak 23/2015 Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Arthur Revhaug Saksbehandler: Mette Fredheim Oppdragsdokument 2015 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar Oppdragsdokumentet 2015 til etterretning. 2. Styret viser til at oppdragsdokumentet stiller nye krav til behandling av saker i UNNstyret, og ber direktøren innarbeide disse i en oppdatert årsplan for styret og fremme denne for behandling i neste styremøte. 3. Styret viser til oppdragsdokumentets krav om at risikostyring skal innarbeides i ledelsens gjennomgang av internkontrollen, og ber om at styresaken om ledelsens gjennomgang etter 1. tertial redegjør for hvordan dette følges opp. Sammendrag Oppdragsdokumentet er Helse Nord RHF sin bestilling til Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN). Til grunn for prioriteringene ligger tidligere års oppdragsdokument samt oppdragsdokumentet fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) for Relevante mål gitt i tidligere oppdragsdokumenter er fortsatt gjeldende. Disse er samlet i en tilleggsliste hvor foretaksspesifikke mål innenfor pasientens helsetjeneste, somatikk, samhandling og forskning er beskrevet. I tillegg kommer protokoller fra foretaksmøter, føringer i statsbudsjett for 2015 og styresaker som omhandler budsjett og investeringer. Saksfremlegget gir en oversikt over rammebetingelsene samt de viktigste strategiske styringssignaler for Spesialisthelsetjenesten skal utvikles slik at den i større grad ivaretar pasientenes behov, verdier og preferanser. Pasientenes muligheter til valg av behandlingssted skal styrkes. Pasienter og brukere skal trekkes aktivt inn i utvikling av egen behandling, og brukerens erfaringer skal vektlegges i utformingen av tjenestetilbudet. Hovedoppgavene i spesialisthelsetjenesten skal løses ved de offentlige sykehusene. Der det er utfordringer med unødvendig lang ventetid på behandling, må en sørge for mer bruk av private aktører. Gode pasientforløp og flere tjenester nær der pasientene bor er sentrale mål.

184 Sak 23/2015 Kreftbehandlingen skal styrkes. Pakkeforløp for kreft er innført, og ledere i sykehuset får ansvar for å identifisere eventuelle flaskehalser i behandlingsforløpet, og samarbeid mellom sykehus og fastleger skal styrkes. Arbeidet med styringssystem for det ytre miljø er et kontinuerlig utviklingsarbeid, og UNN bes om å følge opp gjennom sertifisering slik at sertifikatet holdes ved like. UNN skal i 2015 basere sin virksomhet på de tildelte rammer med resultatkrav i tråd med konsolidert budsjett for 201 5, med et overskudd på 40 mill kr. Direktøren vurderer innfrielse av dette og de øvrige krav som utfordrende, men målet er å yte befolkningen gode og trygge spesialisthelsetjenester innenfor de krav og vilkår som oppdragsdokumentet stiller. Bakgrunn Oppdragsdokumentet 2015 ble vedtatt i foretaksmøte mellom Helse Nord og Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) Oppdragsdokumentet er en viktig del av den totale styringen for å oppnå nasjonale krav til kvalitet og pasientsikkerhet, og uttrykker prioriteringer fra Helse- og omsorgsdepartementet samt styret i Helse Nord RHF. Dokumentet gir en oversikt over mål for samtlige helseforetak i Helse Nord og foretakspesifikke mål for UNN. Saksutredning Foretaksmøtet la til grunn at helseforetakene iverksetter nødvendige tiltak for å innfri kravene i oppdragsdokumentet slik at virksomheten drives innenfor de juridiske, økonomiske og organisatoriske rammene som gjelder for foretaket. Det er utarbeidet en oversiktsliste hvor samtlige oppdrag er beskrevet. Denne listen er sendt til ledergruppen og til de respektive klinikkog senterledere med ansvar for å levere på de krav oppdragsdokumentet gir. Saker som skal styrebehandles er utvidet. Pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker skal inngå som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og resultatene følges opp i månedlig virksomhetsrapport. Ledelsens gjennomgang (LGG) utvides til også å inneholde risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS), gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø og beredskap. Som del av saken skal styret vurdere helseforetakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. Samtlige saker som skal behandles i styret er beskrevet i oppdragsdokumentet som følger vedlagt. Tjenestene ved UNN skal bygge på kvalitet, respekt og omsorg, og virksomheten skal baseres på tildelte økonomiske midler. Tjenestene skal være pasientorientert og sikre gode pasientforløp innad og mellom de ulike deler av helsetjenesten. Forskning, utdanning og opplæring av pasient er og pårørende skal ivaretas på en god måte. Nasjonalt pasientsikkerhetsprogram skal gjennomføres, og det skal arbeides med å innfri nasjonale krav til kvalitet og pasientsikkerhet. UNN skal sikre god innregistrering av data til nasjonale medisinske kvalitetsregistre, og bruke registrene aktivt i pasientarbeidet. Flere nye strategier og handlingsplaner fra HOD skal legges til grunn for utvikling av tjenestetilbudet. Dette gjelder både Beredskapsplan for pandemisk influensa, Nasjonalt helseregisterprosjekt, pasientsikkerhetsprogrammet I trygge hender, Handlingsplan mot radikalisering og voldelig ekstremisme, Forebygging av selvmord, Nasjonal overdosestrategi og Nasjonal helseberedskapsplan. Det forutsettes at UNN deltar i lokalt, regionalt og nasjonalt forbedringsarbeid samt i felles prosjekter, og følger opp tiltak og handlingsplaner som initieres av etablerte nasjonale og regionale samarbeidsorganer samt Helse Nord RHF.

185 Sak 23/2015 Resultatkravet for UNN for 2015 er et overskudd på 40 mill kr. For å sikre at de økonomiske kravene oppfylles, er det krav om at tiltaksplaner styrebehandles innen Risikostyring og internkontroll Internkontroll og risikostyring er i stor grad regulert i lover/forskrifter og pålegg fra overordnede myndigheter. I tillegg til at innholdet i ledelsens gjennomgang ivaretar risikostyring og internkontroll, skal det gjøres internkontroll i forhold til om UNNs organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning UNN skal gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i 2015 og bidra til å trappe opp virksomheten i det nyetablerte nasjonale selskapet Sykehusbygg HF i tråd med intensjonene i alle byggeprosjekter over 500 mill kr. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Klima- og miljøtiltak Målet er å sikre oppfølging av gjennomført sertifisering slik at sertifikatet UNN har fått holdes ved like. Et tiltak som er iverksatt er økt bruk av teknologi for å erstatte tjenestereiser. Det er et viktig mål at rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten følges opp og videreføres i 2015, i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Pasientens helsetjeneste Det er et lovpålagt ansvar å bidra til et likeverdig tjenestetilbud og til at ressursene blir utnyttet best mulig. Det er imidlertid store variasjoner i ventetider og effektivitet mellom sykehusene. Mål for 2015 er at gjennomsnittlig ventetid er under 65 dager, ingen fristbrudd, og at det er etablert flere standardiserte pasientforløp. Videre at andelen kreftpasienter som registreres i et definert pakkeforløp er 70 %, det samme for andel pakkeforløp som er gjennomført innen definert standard forløpstid, uavhengig av type pakkeforløp. Somatikk Et foretaksspesifikt mål for UNN er å ta ansvar for å utarbeide felles radiologiske protokoller for utredning/kontroll av kreftpasienter, registrere personskader og rapportere data til NPR i henhold forskrift og veileder. UNN skal styrke tilbudet i gynekologiske avdelinger til abortsøkende kvinner som henvender seg direkte til sykehus. Det skal også etableres stillinger som sosialpediatere med arbeidssted både i Statens barnehus og barneavdeling. Det skal sikres tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i de tverrfaglige diagnosesentrene slik at det er et tilbud til hele befolkningen i regionen. Psykisk helsevern og rusfeltet Oppdragsdokumentet legger opp til at det skal være høyere vekst innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) enn for somatikk på regionnivå. Innen psykisk helsevern skal distriktspsykiatriske sentre og barneog ungdomspsykiatri prioriteres. Grad av måloppnåelse skal måles blant annet gjennom endring i kostnader, årsverk, ventetid og aktivitet. Pasienter i psykisk helsevern skal så langt det er forsvarlig kunne velge mellom ulike behandlingstilbud, herunder medikamentfritt tilbud. Det skal etableres et samarbeid med Barnevernet slik at barn og unge som har behov for det gis et helhetlig behandlingstilbud.

186 Sak 23/2015 Andel årsverk ved distriktspsykiatriske sentre skal økes i forhold til antall årsverk innen psykisk helsevern i sykehus. Det skal også legges til rette for at helsepersonell jobber mer ambulant. UNN har i tillegg fått fem spesifikke mål innenfor dette fagområdet. UNN skal bidra med kompetanse ved overføringen av LAR-ansvaret til Finnmarksykehuset og Helgelandssykehuset, og benytte tildelte midler i 2014 til å ferdigstille evalueringen av prosjektet Desentralisert vaktsamarbeid ved bruk av videokonferanser innen I tillegg skal UNN gjennomføre vridning av poliklinisk aktivitet fra psykisk helsevern til TSB, øke døgnplasser for barn og ungdom samt øke andelen årsverk for leger og psykologer i forhold til personell med lavere utdanning. Samhandling UNN skal aktivt bidra til en større nasjonal standardisering innenfor IKT-området basert på de styringssignaler som gis i retning av én innbygger og én journal. Videre skal UNN også etablere samhandling med avtalespesialistene. Kvalitet, pasientsikkerhet, smittevern og beredskap Kvalitet Kvaliteten i helsetjenesten varierer for mye, og mange opplever unødvendig venting. Oppdragsdokumentet legger føringer for å gi pasienten mer makt, slik at pasienten blir en aktiv og likeverdig partner. Erfaringer fra arbeidet med pakkeforløp på kreftområdet har synliggjort kravene om helhetlig ledelse. Dette innebærer at UNN må bedre sin evne til å samordne og integrere arbeidsprosesser og faggrupper for å møte pasienter med sammensatte tjenester på tvers av fagområder og enheter. UNN har fått to foretaksspesifikke mål. Innen skal det legges frem en handlingsplan for innføring av automatisert journalundersøkelse for bruk av GTT. Arbeidet skal foregå i nær dialog med Helse Nord RHF. Det skal etableres en organisasjon og en strategi for funksjonell forvaltning av kliniske systemer innenfor radiologi. Etableringen skal skje i samarbeid med øvrige helseforetak i regionen. Pasientsikkerhet Nytt av året er at pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker inngår som en del av sykehusets ordinære aktivitet og resultatene følges opp månedlig. Samarbeidet med Sykehusapoteket Nord HF er igangsatt for å utarbeide og implementere en regional prosedyre for samstemming av legemiddellister inn og ut av sykehus. Det samme gjelder for tiltaket Innføring av generisk ordinering. Smittevern Et langsiktig mål er at innen utgangen av 2016 skal sykehuspåførte infeksjoner som kan forebygges, være lik null. Et tiltak for å nå dette målet er at alle ansatte skal gjennomføre e- læringskurs i håndhygiene. Oppdragsdokumentet gjentar i år oppdraget om å sikre at Nasjonal faglig retningslinje for antibiotikabruk i sykehus skal implementeres og etterleves. Det skal også rapporteres på antibiotikaforbruk årlig, fordelt på antibiotikagrupper og avdelinger. Beredskap UNN skal ha oppdaterte beredskapsplaner for kriser og katastrofer, inkludert epidemier og pandemier på alle nivå. Gjeldende planer skal øves rutinemessig. Det skal gjennomføres risikovurderinger som danner grunnlag for sykehusets legemiddelberedskap inkludert

187 Sak 23/2015 forsyningssikkerhet, på kritisk infrastruktur. Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS-analyser skal behandles særskilt i helseforetakets styre innen Eventuelle avvik skal være lukket innen Personell, utdanning og kompetanse Langsiktige mål om riktig kompetanse og bedre utnyttelse av de samlede personellgruppene, skal nås gjennom målrettet arbeid på flere områder. Et viktig mål blir å sikre tilstrekkelig antall utdanningsstillinger for legespesialiteter, herunder i den nye spesialiteten rus- og avhengighetsmedisin som skal gjennomføres i tråd med Helsedirektoratets rammeverk. Stillinger i onkologi og patologi skal fortsatt prioriteres. Helse-, miljø- og sikkerhetsområdet UNN skal følge opp resultatene fra medarbeiderundersøkelsen (MU) på en systematisk måte, og gi ledere nødvendig støtte til oppfølgingsarbeid samt bidra til å utvikle MU-konseptet og forberede ny undersøkelse i I tillegg til å samordne sin virksomhet under ferieavvikling internt, skal det også gjøres vurderinger på tvers av helseforetakene for å redusere bruk av vikarer. Forskning og innovasjon Ved UNN skal infrastruktur, utprøvingsenheter og støttefunksjoner for kliniske studier styrkes. UNN skal også sikre og vedlikeholde humane miljøgiftanalyser som ledd i global helseforskning. Medvirkning Saken ble forelagt Brukerutvalgets arbeidsutvalg og Arbeidsmiljøutvalget og drøftet med de ansattes organisasjoner i egne møter Saken ble tatt til orientering. Protokoller fra møtene behandles som referatsaker i styremøtet. Vurdering Oppdragsdokumentet ivaretar krav som stilles og oppgaver som pålegges fra overordnede myndigheter. Dokumentet er utviklet og forbedret fra tidligere, og er til hjelp i planlegging og utførelse av helsetjenester i UNN. Oppdragsdokumentet inneholder flere nye krav til UNN samtidig som bestillinger i tidligere oppdragsdokument opprettholdes og videreføres. Selv om oppdragsdokumentet kommer sent i forhold til virksomhetsplanleggingen i foretaket, er de fleste endringer og nye krav kjent fra tidligere gjennom forutgående prosesser. De aller fleste er allerede innarbeidet virksomhetsplanen og dialogavtalene. Den sterke vektlegging av kvalitet og pasientsikkerhet er i tråd med UNNs gjeldende strategier. Det samme gjelder oppdragsdokumentets fokus på gode pasientforløp, brukerorientering og brukermedvirkning. Punktene om risikostyring og internkontroll er likeledes i tråd med pågående utviklingsarbeid i UNNs systemer for å sikre god kvalitet i alle ledd i virksomheten, men særlig kravet om systematisk risikostyring er det fortsatt utfordrende å implementere. For å skaffe rom til videreutvikling av helsetjenestene, inkludert nødvendige investeringer, er det sentralt å fokusere på riktige prioriteringer. Aktivitet som ikke er nødvendig, eller som kan utføres like bra eller bedre i primærhelsetjenesten, skal ikke utføres i spesialisthelsetjenesten. Oppfølging av samhandlingsreformen og data fra SKDE for å oppnå

188 Sak 23/2015 et likeverdig tilbud til befolkningen uavhengig av bosted, samt gode rutiner for oppfølging av kronikere er viktige områder å fokusere på for å skaffe rom til å utvikle UNN videre som et godt universitetssykehus. På samme måte vil fortsatt satsing på systematisk arbeid med forbedring av pasientforløp understøtte samme målsetting. Til hjelp i rapporteringer og for å sikre fokus på gjennomføring, vil nye krav i oppdragsdokumentet bli lagt inn som en del av klinikkenes- og sentrenes dialogavtaler. Kravene i oppdragsdokumentet gjenspeiles også i styrets dialogavtale med direktøren. Rapporteringen til styret vil i stor grad inngå i den ordinære virksomhetsrapporteringen. Vedlagt følger en oversikt over samtlige mål/oppdrag fra årets oppdragsdokument. I oversikten fremgår også hvilke frister de ulike oppdragene har fått. Fordelingen mellom klinikker og sentre, fremgår også i eget vedlegg. Konklusjon Oppdragsdokumentet 2015 opprettholder krav fra tidligere år og innfører endel nye krav. De valgte styringsparameterne samt andre kvalitetsindikatorer som det skal leveres på, er omfattende, men vil gi et mest mulig samlet bilde av kvalitet, pasientsikkerhet og brukerorientering i tjenesten. Direktøren legger til grunn at nødvendige tiltak iverksettes for å innfri kravene i årets oppdragsdokument, og at kravene innarbeides i dialogavtalene av klinikkog senterledere. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: 1. Oppdragsdokument 2015 fra Helse Nord RHF 2. Oppdragene fordelt mellom klinikker og sentre i UNN

189 Sak 23/ vedlegg 1 Oppdragsdokument 2015 Fra Helse Nord RHF til helseforetakene Vedtatt i styret i Helse Nord RHF 4. februar 2015

190 Sak 23/ vedlegg 1 Helse Nord tilstreber å planlegge langsiktig og tydelig. Vi ser sammenheng mellom våre viktigste plandokumenter og våre formål: pasientbehandling, opplæring av pasienter og pårørende, utdanning av helsepersonell, samt forskning. Oppdragsdokumentet er en svært viktig del av den totale styringen for å nå våre mål. Figur 1 illustrerer sammenhengen mellom våre plandokumenter. Figur 1 Plandokumentenes sammenheng i Helse Nord 2

191 Sak 23/ vedlegg 1 Innhold 1 Innledning Felles økonomiske krav og rammebetingelser Tildeling av midler Resultatkrav Risikostyring og internkontroll Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Innkjøp Klima- og miljøtiltak Pasientens helsetjeneste Somatikk Psykisk helsevern og rus Samhandling Kvalitet, pasientsikkerhet, smittevern og beredskap Kvalitet Pasientsikkerhet Smittevern Beredskap Personell, utdanning og kompetanse Helse, miljø og sikkerhet Forskning og innovasjon Styringsparametrer Oppfølging og rapportering Vedlegg Vedlegg 1 Utdanning av helsepersonell dimensjonering Vedlegg 2 Saker til styrebehandling

192 Sak 23/ vedlegg 1 1 Innledning Helseforetakene skal yte befolkningen nødvendige spesialisthelsetjenester. Tjenestene skal være pasientorientert og sikre gode pasientforløp innad og mellom de ulike deler av helsetjenesten. Forskning, utdanning og opplæring av pasienter og pårørende skal ivaretas på en god måte. Tjenestene skal gjenspeile kjerneverdiene kvalitet, trygghet og respekt. Spesialisthelsetjenester skal utvikles til i større grad å ivareta pasientenes behov, verdier og preferanser. Pasientenes muligheter til å velge behandlingssted skal styrkes. Pasienter og brukere skal trekkes inn i utviklingen av egen behandling, og brukernes erfaringer skal vektlegges i utformingen av tjenestetilbudet. Samiske pasienters rett til og behov for tilrettelagte tjenester må etterspørres og synliggjøres ved diagnostikk og behandling. Pasienter og brukere må ha trygghet for at tjenestene er tilgjengelige, og at de blir møtt med omsorg og respekt samt god og likeverdig kommunikasjon. Det skal brukes kvalifiserte tolker ved behov. Samhandlingsreformen utgjør et overordnet rammeverk og gir føringer for utviklingen av den samlede helseog omsorgstjenesten. Gode pasientforløp og flere tjenester nær der pasienten bor er sentrale mål. Omstilling av tjenester innen somatikk, psykisk helsevern, rusbehandling og rehabilitering som berører kommunene, skal planlegges i samarbeid slik at de ikke gjennomføres før kommunene er i stand til å håndtere de nye oppgavene. Det er en forutsetning at omstillingene gir brukerne et kontinuerlig og like godt eller bedre tjenestetilbud enn tidligere. Det forutsetter et nært samarbeid mellom helseforetak og kommunene, samt brukerne og deres organisasjoner. Kreftbehandlingen skal styrkes. Diagnosesenter er etablert i 2014 og vil videreføres i Pakkeforløp kreft innføres i Ledere i sykehusene får ansvar for å identifisere eventuelle flaskehalser i behandlingsforløpet og helseforetakene skal i 2015 gjennomføre tiltak for å redusere variasjoner i effektivitet og ventetid mellom sykehusene. Som ledd i innføringen av pakkeforløp kreft skal samarbeidet mellom sykehus og fastleger og private institusjoner styrkes. Helse Nords viktigste mål for de nærmeste årene er presentert i plan for Helse Nord : Oppfylle nasjonale krav til kvalitet og pasientsikkerhet Bedre samhandlingen med kommunehelsetjenesten og sikre helhetlige pasientforløp Realisere forskningsstrategien Bedre pasient- og brukermedvirkningen Sikre gode arbeidsforhold samt tilstrekkelig og kvalifisert personell Innfri de økonomiske mål i perioden Oppgradere utstyr og utvikle bygg i samsvar med planer og faglig utvikling Følgende nye strategier og handlingsplaner fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) skal legges til grunn for utvikling av tjenestetilbudet: Nasjonal beredskapsplan pandemisk influensa. 4

193 Sak 23/ vedlegg 1 Nasjonalt helseregisterprosjekt, Gode helseregistre bedre helse. Handlingsplan Pasientsikkerhetsprogrammet I trygge hender Strategi ( ). Handlingsplan mot radikalisering og voldelig ekstremisme (Justis- og beredskapsdepartementet). Handlingsplan for forebygging av selvmord og selvskading Nasjonal overdosestrategi Ja visst kan du bli rusfri men først må du overleve. Nasjonal helseberedskapsplan. Versjon 2.0. fastsatt 2. juni Helse- og omsorg Nasjonal forskning og innovasjonsstrategi for helse og omsorg. Stortingsmelding 9 ( ) Én innbygger- én journal. Stortingsmelding 10 ( ) God kvalitet trygge tjenester. Stortingsmelding 11 ( ) Kvalitet og pasientsikkerhet i Helseforetakene forutsettes å delta i lokalt, regionalt og nasjonalt forbedringsarbeid 1 og i felles prosjekter. De skal følge opp tiltak og handlingsplaner som initieres av etablerte nasjonale og regionale samarbeidsorganer samt Helse Nord RHF. 2 Felles økonomiske krav og rammebetingelser 2.1 Tildeling av midler Helseforetakene er tildelt nødvendige midler for å gjennomføre kravene i oppdragsdokumentet. En oversikt er vist i tabell 1. Planrammer 2015 (tall i 1000 kr) Basisramme 2015 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Sum vedtatt basisramme Øvrig ramme 2015 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Omlegging arbeidsgiveravgift Sykestueprosjekt Kvalitetsregistre - estimat Prostatasentra (tidl ubrukte midler) Tra nsportti lbud psykisk syke Tilskudd til turnustjeneste - estimat SUM øvrig ramme Kvalitetsbasert finansiering RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Vedtatt ra mme SUM Øremerket tilskudd 2015 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Nasjonal kompetansetjeneste for telemedisin Nasjonal kompetansetjeneste, antibiotikaresistens Nasjonal komp.tjeneste for barn og unge med funksjonsneds Nasjonal komp.tjeneste for inkontinens og bekkenbunnsyk Samisk nasjonal kompetansetjeneste - psykiskhelsevern og rus Nasjonal kompetansetjeneste for døvblinde Ufordelt Nasjonale tjenester Døvblindesentre Forskning resultatbasert SUM øremerket TOTAL SUM tilskudd fra RHF Eksempler er fagråd, fagnettverk, kvalitetsnettverk, kommunikasjonsforum, regionale HR-nettverk, tariffnettverk., forvaltningsforum for IKT-systemer og øvrige arbeidsgrupper som RHF-et ber om deltakelse i. 5

194 Sak 23/ vedlegg Resultatkrav Helseforetakene skal i 2015 basere sin virksomhet på de tildelte midler med følgende resultatkrav jf. konsolidert budsjett 2015: Finnmarkssykehuset Overskudd 25mill kroner UNN Overskudd 40mill kroner Nordlandssykehuset Underskudd 75 mill kroner 2 Helgelandssykehuset Overskudd 15mill kroner Sykehusapotek Nord Økonomisk balanse 0 mill kroner Sykehusapotek Nords publikumsavdelinger skal samlet gå med overskudd i Helseforetakene skal styrebehandle tiltaksplaner innen for å sikre at de økonomiske kravene oppfylles i planperioden Risikostyring og internkontroll Internkontroll og risikostyring er i stor grad regulert gjennom lover/forskrifter og pålegg fra overordnede myndigheter. Helseforetakene skal etterleve kravene i helseforetaksloven, i forskrifter om internkontroll, og i pålegg fra HOD og fra Helse Nord RHF. Ledelsens gjennomgang av internkontroll skal styrebehandles. Gjennomgangen skal være basert på sammenlignbar statistikk som omfatter kvalitet og pasientsikkerhet. Gjennomgangen skal også inneholde: - ROS- analyser - gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø, og beredskap - oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner - status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer jf. styresak Risikostyring 2015 i foretaksgruppen overordnede mål Som del av saken skal styret vurdere foretakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. Det skal vurderes om virksomhetens organisering og ledelse systematisk understøtter pasientsikkerhetskultur og forbedringsarbeid på en god måte. 2.4 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvaltning Langsiktige mål: Gjennomføre vedtatt investeringsplan. Sikre større grad av standardisering av nye sykehusbygg ved erfaringsoverføring og gjenbruk og planleggingsgrunnlag fra tidligere prosjekter. Gradvis øke løpende vedlikehold. Sørge for tilstrekkelig parkering for pasienter i samarbeid med brukerutvalgene. 2 Inntil 75 mill kroner i underskudd 6

195 Sak 23/ vedlegg 1 Mål 2015: Gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i budsjett Bidra til å trappe opp virksomheten i Sykehusbygg HF i tråd med intensjonene med etableringen og involvere Sykehusbygg HF i alle byggeprosjekter over 500 mill. kroner. Dette gjelder også for prosjekter som allerede er under gjennomføring. Innen utgangen av 2. tertial skal helseforetakene utarbeide en plan for å realisere gevinster/effekter av FIKS 3 -prosjektet. Planen skal vise de viktigste gevinstområder, konkrete tiltak som er nødvendig for å realisere gevinsten, samt tidsfrist og hvem som er ansvarlig for å hente ut gevinstene. Bidra til å utvikle en helhetlig vedlikeholdsstrategi som et ledd i rullering av Plan for Helse Nord Foretaksspesifikke mål 2015: Finnmarkssykehuset: Arbeidet med Alta-prosjektet videreføres i henhold til styresak Tiltak for styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark. 2.5 Innkjøp Langsiktige mål: Det blir lagt fram en plan for å etablere felles nasjonalt eid foretak for samordning av innkjøp innen , jf. modell A i Utredning av nasjonal innkjøpsfunksjon sluttrapport. Foretaket skal være etablert Regionale ressurser og enheter skal innlemmes i foretaket innen Helseforetakene deltar i arbeidet. Delta i nasjonalt prosjekt for langsiktig samordning av innkjøpsfunksjonen Følge opp Helse Nords strategiplan for innkjøp og HINAS 4-årige handlingsplan. Mål 2015: Innen tilpasse lokal innkjøpsstrategi i samsvar med regional og nasjonal innkjøpsstrategi. Følge opp Helse Nords forpliktelser ved å delta i utforming og følge opp handlingsplan for etisk handel. Bidra med tilstrekkelige ressurser ved deltakelse i regionale og nasjonale anskaffelsesprosesser og til kategoristyringsprosjektet. Bidra til å utarbeide en regional plan for medisinteknisk utstyr (MTU) som skal være grunnlaget for regionale og nasjonale MTU-anskaffelser. Sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. Innfri målkrav i bølge 2 [2] om 1 mrd. i samlet omsetning gjennom innkjøps- og logistikksystemet Clockwork der anslagsvis nøkkel er: UNN (50 %), 3 Felles innføring kliniske systemer [2] Prosjekt for å sørge for økt omsetning gjennom Clockwork. Opprinnelig målsetting er at alt av varekjøp skal gjøres i systemet, målsetting med bølge 2 er en samlet omsetning i systemet på minst 1 milliard kroner. 7

196 Sak 23/ vedlegg 1 Nordlandssykehuset (30 %), Helgelandssykehuset (10 %) og Finnmarkssykehuset (10 %). Innen skal det legges fram en tiltaksplan for hvordan dette målet skal nås. Samtidig skal tilsvarende plan for 2014 være evaluert. Ha lojalitet til og sikre optimal utnyttelse av inngåtte lokale, regionale og nasjonale avtaler. Sikre at alle utviklings- og endringsprosjekter knyttet til IKT godkjennes av Helse Nord RHF før de settes i gang. Helse Nord IKT som tjenesteleverandør skal tidlig trekkes inn i prosjektene. Utviklingskontrakter som inngås skal sikre at alle helseforetak i Helse Nord kan benytte resultatene. Skal bidra til innovasjon ved at anskaffelser gjennomføres der innovasjon inngår som krav til tilbyder. Det skal vurderes gjennomført før-kommersielle prosjekter som en del av oppfølgingen av Fremme innovasjon og innovative løsninger i spesialisthelsetjenesten gjennom offentlige anskaffelser fra Klima- og miljøtiltak Mål 2015: Arbeidet med styringssystem ytre miljø i Helse Nord er et kontinuerlig utviklingsarbeid. Helseforetakene bes om å følge opp gjennomført sertifisering slik at sertifikatet holdes ved like. Rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport skal følges opp og videreføres i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Anbefalingene fra delrapporten Bygg og miljø i det nasjonale klima- og miljøprosjektet skal følges opp, herunder arbeide kontinuerlig med å finne bedre energiløsninger ved ENØK-tiltak og ved å planlegge nybygg etter strengeste energikrav. Øke bruk av teknologi (telefon/video) for å erstatte tjenestereiser. 3 Pasientens helsetjeneste Langsiktige mål: Reduserte ventetider. Valgfrihet for pasienter. Gode og effektive pasientforløp. Pasienter, brukere og pårørende opplever god informasjon og opplæring. Pasienter og brukere medvirker aktivt i utformingen av eget behandlingstilbud. Pasienters og brukeres erfaringer brukes i utforming av tjenestetilbudet. Mål 2015: Gjennomsnittlig ventetid i spesialisthelsetjenesten er under 65 dager. 8

197 Sak 23/ vedlegg 1 Ingen fristbrudd 4. Det er etablert flere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer. Andel kreftpasienter som registreres i et definert pakkeforløp er 70 % eller mer. Andel pakkeforløp som er gjennomført innen standard forløpstid, uavhengig av type pakkeforløp, er over 70 %. Sykehus som utreder og behandler kreftpasienter skal ha forløpskoordinatorer med nødvendige fullmakter. Ha god kvalitet på registrering av pakkeforløpene og bidra til å lage rapporteringsløsninger i Helse Nord LIS 5. Oppnevne en lokal forvaltningsansvarlig for Helse Nord LIS. Sørge for at pasientadministrative rutiner og systemer godt ivaretar nye pasientrettigheter som følge av endringene i pasient- og brukerrettighetsloven, ordningen med fritt behandlingsvalg og pakkeforløp kreft. Tilby pasienten tilgang til egen pasientinformasjon (journaldokumenter, timer, innsynslogg, etc.) i tråd med fremdriften i prosjektet «Pasientens tilgang til egen journal». Sørge for at pasientene får direkte innkalling til time for undersøkelse/ behandling i første svar på henvisningen. Skal ha koordinator for pasienter med behov for komplekse eller langvarige og koordinerte tjenester. Sikre at pasientene har et nødvendig rehabiliterings-, habiliterings- og geritatritilbud. Delta i oppfølgingsteam for avtalene med de private rehabiliteringsinstitusjonene. Sørge for et godt tilbud til CFS/ME 6 pasienter. Offentliggjøre og bruke pasienterfaringer i systematisk forbedringsarbeid. Vurdere å etablere standardiserte og webbaserte PROM 7 -målinger Bruke rapporter fra SKDE 8 og nasjonale behandlingsveiledere for å sikre enhetlig behandlingspraksis. Det skal være høyere vekst innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling enn for somatikk. Innen psykisk helsevern skal DPS og BUP prioriteres. Veksten måles blant annet gjennom endring kostnader, årsverk, ventetid og aktivitet. Gjennomføre fagplaner i tråd med prioriteringer i Plan for Helse Nord Besvare 80 % av telefonhenvendelsene til pasientreiser innen 60 sekunder. Operasjonalisering av resultat fra prosjektet felles regionale retningslinjer for kvalitetsforbedring på pasientreiseområdet. Saksbehandle reiseoppgjør innen 14 dager. For månedene juli og august er kravet 21 dager. 4 Måles i dag for rettighetspasienter. Ny pasient- og brukerrettighetslov som innføres i løpet av 2. halvår 2015, vil gi alle pasienter som har behov for spesialisthelsetjeneste status som rettighetspasienter. 5 Helse Nords ledelsesinformasjonssystem 6 Kronisk utmattelsessyndrom 7 Patient reported outcome measures 8 Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering 9

198 Sak 23/ vedlegg 1 Bidra med helsefaglige ressurser i utvikling av pasientrettet informasjon i oppbygging og utvikling av våre nettsider, og delta i regionalt/nasjonalt prosjekt med felles nasjonal nettløsninger på helsenorge.no-plattformen. Det skal ikke opprettes nettsteder eller eksterne nettjenester utenfor felles nasjonal publiseringsplattform. Foretaksspesifikke mål 2015: Finnmarkssykehuset: Tolkeprosjektet skal innføres med tertialvis statusoppdatering til Helse Nord RHF. 3.1 Somatikk Mål for 2015: Styrke tilbudet i gynekologiske avdelinger til abortsøkende kvinner som henvender seg direkte til sykehus. Etablere et tilbud innen geriatri og rehabilitering som ivaretar samisk språk og kulturforståelse. Forberede ansvarsovertakelse for tilbud til barn og voksne utsatt for seksuelle overgrep fra Eksisterende robuste tilbud som i dag er etablert i kommunene kan videreføres gjennom avtaler. Helseforetakene må gjøre avtaler med justissektoren om rettsmedisinske undersøkelser, og det totale tilbudet må være døgnbasert. Plan for arbeidet skal rapporteres innen Etablere ventelister innenfor røntgenområdet samt rapportere ventetidene til NPR 9 innen utgangen av Innen skal helseforetaket lage en handlingsplan for å få kontroll på antall åpne dokumenter som er eldre enn 14 dager (lege, sykepleier- og andre dokumenter), samt åpne henvisningsdokumenter uten planlagt ny kontakt. Helseforetaket skal definere hva som er normalt nivå for antall åpne dokumenter, og innføre rutiner som sikrer at dette følges opp løpende i alle relevante avdelinger. Handlingsplanen skal utarbeides slik at helseforetaket har brakt disse pasientadministrative rutiner under kontroll innen utgangen av 2. tertial. Delta i arbeidet med kostnadsvekter for Foretaksspesifikke mål Finnmarkssykehuset Avsette ressurser til sosialpediatrisk virksomhet i barneavdelingen. Bidra i arbeidet med å utarbeide felles radiologiske protokoller. Helgelandssykehuset Bidra i arbeidet med å utarbeide felles radiologiske protokoller. 9 Norsk pasientregister 10

199 Sak 23/ vedlegg 1 Nordlandssykehuset Organisere et tilbud, slik at de som ønsker det kan få utført rituell omskjæring av gutter. Etablere kombinerte stillinger som sosialpediatere med arbeidssted både i Statens barnehus og barneavdeling. Bidra i arbeidet med å utarbeide felles radiologiske protokoller. Det skal etableres et prostatasenter som sikrer kvalitet i den kirurgiske kreftbehandlingen. Universitetssykehuset Nord-Norge Ta ansvar for å utarbeide felles radiologiske protokoller for utredning/kontroll av kreftpasienter. Dette skal utføres i samarbeid med de øvrige helseforetakene. Arbeidet skal ferdigstilles innen Registrere personskader og rapportere data (FMDS 10 ) til NPR i henhold til forskrift og veileder. Etablere kombinerte stillinger som sosialpediatere med arbeidssted både i Statens barnehus og barneavdeling. Det skal sikres tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i de tverrfaglige diagnosesentrene slik at det er et tilbud til hele befolkningen i regionen. 3.2 Psykisk helsevern og rus Mål for 2015: Pasienter i psykisk helsevern skal så langt det er forsvarlig kunne velge mellom ulike behandlingstilbud, herunder medikamentfritt tilbud. Tilbudet utformes i nært samarbeid med brukerorganisasjonene. Det skal etableres et samarbeid med barnevernet slik at barn og unge som har behov for det, gis et helhetlig behandlingstilbud. Implementere regionalt kompetanseprogram for traumebehandling i samarbeid med RVTS 11. Psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling skal i større grad innrette sine tjenestetilbud slik at personellet jobber mer ambulant og samarbeider nærmere med kommuner, skoler, barnevernet og fengslene. Legespesialister og psykologer inngår i det ambulante arbeidet ved distriktspsykiatriske sentre. Innføring av et nasjonalt kartleggingssystem for selvmord i psykisk helsevern etter modell fra Storbritannia skal startes, i samarbeid med Helsedirektoratet, jf. Handlingsplan for forebygging av selvmord og selvskading Andel årsverk ved distriktspsykiatriske sentre skal økes i forhold til antall årsverk innen psykisk helsevern i sykehus. Andel tvangsinnleggelser skal reduseres sammenliknet med Lokale planer for riktig og redusert bruk av tvang innen psykisk helsevern skal ferdigstilles. Rusbehandling skal integreres i psykisk helsevern på DPS-nivå. 10 Felles minimum datasett 11 Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging 11

200 Sak 23/ vedlegg 1 Foretaksspesifikke mål 2015 Finnmarkssykehuset, Helgelandssykehuset og Nordlandssykehuset Overta ansvar for LAR 12 i eget foretaksområde i Universitetssykehuset Nord-Norge Skal bidra med kompetanse ved overføringen av LAR-ansvaret til Finnmarkssykehuset og Helgelandssykehuset. Skal benytte tildelte midler i 2014 for å ferdigstille evalueringen av DeVaVi 13 - prosjektet innen Gjennomføre vridning av poliklinisk aktivitet fra psykisk helsevern til TSB. Øke døgnplasser innen psykisk helsevern for barn og ungdom. Økt vekst i årsverk for leger og psykologer i forhold til høgskolepersonell. 3.3 Samhandling Langsiktige mål Styrke det helsefremmende og forebyggende arbeidet. En større andel av helseog omsorgsarbeidet skal ytes av kommunene. Helseforetakene skal understøtte den kommunale helseog omsorgstjenesten i tråd med intensjonen i Samhandlingsreformen. Mål 2015 Prinsippene i styresak IKT-strategi i Helse Nord skal fortsatt ligge til grunn for arbeidet med IKT i regionen. Helseforetakene skal ikke gjennomføre separate anskaffelser eller iverksette andre tiltak som kan true de ambisjoner som er beskrevet rundt realisering av FIKS 14. Behov for nye tjenester/prosjekter skal forankres mot Helse Nord RHF på et tidlig tidspunkt. Skal aktivt bidra til en større nasjonal standardisering innen IKT-området basert på de styringssignaler som gis i retning av én innbygger, én journal, samt arbeidet som utføres i regi av Nasjonal IKT. Skal etablere arena med faste møter for samhandling med avtalespesialistene. Helse Nord RHF vil fasilitere etableringen av møtearenaene. Etablere et godt samarbeid med avtalespesialistene i sine nedslagsfelt for å sikre gode pasientforløp, slik at den samlede kapasiteten blir utnyttet optimalt. Vurdere å etablere kliniske samarbeidsutvalg (KSU) i regi av OSO 15 i de enkelte helseforetaksområdene, for å styrke samhandlingen på klinisk nivå (inkludert fastlegene). Bistå i å utvikle kommunenes kompetansebehov som følger av Samhandlingsreformen. Rapporten Kompetanseutfordringer som følge av samhandlingsreformen 16 skal legges til grunn for det videre arbeidet. 12 Legemiddelassistert rehabilitering 13 Desentralisert vaktsamarbeid ved bruk av videokonferanse 14 Felles innføring av kliniske systemer 15 Overordnet samarbeidsorgan 16 Styresak Helse Nord RHF, sak 90/

201 Sak 23/ vedlegg 1 Skal, der det er relevant, invitere kommuner og brukerrepresentanter inn i pasientforløpsprosjekter. Foretaksspesifikke mål 2015: Helgelandssykehuset, Nordlandssykehuset og Universitetssykehuset Nord-Norge Delta i planlagt samarbeidsprosjekt Et friskere Nordland med Nordland fylkeskommune. 4 Kvalitet, pasientsikkerhet, smittevern og beredskap Langsiktige mål: Bedre og sikrere behandlingstilbud, økt overlevelse og mindre variasjon i resultat mellom sykehusene. Resultatene i medisinske kvalitetsregistre skal brukes til forbedringsarbeid. Helseforetakene skal legge nasjonale faglige retningslinjer til grunn for tilbudet. Omstillingen innen psykisk helsevern fullføres. Distriktspsykiatriske sentre som nøkkelstruktur er lagt til grunn for de fremtidige tjenestene innen TSB 17. Legge til rette for økt frivillighet samt riktig og redusert bruk av tvang innen psykisk helsevern. Bidra til en enhetlig og kunnskapsbasert praksis for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten. Redusere pasientskader med 25 % innen utgangen av 2018, målt ut fra GTTundersøkelsen for Pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker skal være innført innen utgangen av Bygge varige strukturer for pasientsikkerhet. Det skal etableres regionale prinsipper for legemiddellogistikk, både knyttet til standardiserte rutiner og prosedyrer og plan for bruk av elektroniske verktøy og utstyr, herunder blant annet elektroniske legemiddelkabinett og lagerroboter. 4.1 Kvalitet Mål 2015 Medisinske kvalitetsregistre med nasjonal status har nasjonal dekningsgrad og god datakvalitet. Ha gode strukturer for formidling og kommunisering av kvalitetsresultater og uønskede hendelser til pasienter, pårørende og offentligheten. I samarbeid med berørte parter gjennomgå avtalene om studenthelsetjenesten slik at studenter får et tilfredsstillende tilbud. Bidra til å revidere/oppdatere Helse Nords kvalitetsstrategi som ferdigstilles våren 2015, med påfølgende revidering av egen strategi. 17 Tverrfaglig spesialisert behandling innen rus og avhengighet 13

202 Sak 23/ vedlegg 1 Gjennomføre tiltakene i rapporten Kvalitet i ventelistedata fra Helsedirektoratet. Tilegne seg kunnskap til å kunne gjennomføre minimetodevurderinger og yte støtte for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten. Foretaksspesifikke mål 2015: Finnmarkssykehuset og Helgelandssykehuset Innen skal det legges frem handlingsplan for innføring av automatisert journalundersøkelse (ASJ) for bruk ved GTT (Global Trigger Tool). Arbeidet skal foregå i nær dialog med Helse Nord RHF. Universitetssykehuset Nord-Norge Innen skal det legges frem handlingsplan for innføring av automatisert journalundersøkelse (ASJ) for bruk ved GTT (Global Trigger Tool). Arbeidet skal foregå i nær dialog med Helse Nord RHF. Det skal etableres organisasjon og strategi for funksjonell forvaltning av kliniske systemer innenfor radiologi. Etableringen skal skje i samarbeid med øvrige helseforetak i regionen. 4.2 Pasientsikkerhet Mål 2015: Pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker skal inngå som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og resultatene følges opp i månedlig virksomhetsrapport. Skal ha etablert rutiner som sikrer at pasienter innen psykisk helsevern og TSB får behandling for somatiske lidelser, og tilsvarende, at pasienter som behandles for somatiske lidelser også får tilbud om behandling for psykiske lidelser og/eller rusproblemer. I samarbeid med Sykehusapotek Nord skal det utarbeides og implementeres en regional prosedyre for samstemming av legemiddellister inn og ut av sykehus. Tiltaket Innføring av generisk ordinering skal gjennomføres i samarbeid med Sykehusapotek Nord. Foretaksspesifikke mål 2015: Finnmarkssykehuset Sørge for at GTT (Global Trigger Tool)-undersøkelsen for 2013 og 2014 gjennomføres, og at resultatene ferdigstilles og rapporteres i samsvar med nasjonale føringer. Sykehusapotek Nord Igangsette prosjekt for å beskrive en løsning for elektronisk bestilling og utarbeidelse av dokumentasjon knyttet til produksjon av legemidler i Sykehusapotek Nord. 14

203 Sak 23/ vedlegg Smittevern Langsiktige mål: Innen utgangen av 2016 skal sykehuspåførte infeksjoner som kan forebygges være 0. Det skal implementeres antibiotikastyringsprogram ved alle helseforetak 18. Mål 2015: Prevalensundersøkelse av helsetjenesteassosierte infeksjoner skal utføres to ganger årlig iht. NOIS 19 -registerforskriften. NOIS-registrering: Det skal være minst 95 % oppfølging for alle inngrep som omfattes av forskriften. Nasjonal faglig retningslinje for antibiotikabruk i sykehus skal implementeres og etterleves. Alle ansatte i Helse Nord skal gjennomføre e-læringskurs i håndhygiene. Alle sykehus skal rapportere antibiotikaforbruk årlig, fordelt på antibiotikagrupper og avdelinger. 4.4 Beredskap Langsiktige mål Ha oppdaterte beredskapsplaner for kriser og katastrofer, inkludert epidemier og pandemier, på alle nivå. Gjeldende planer skal øves rutinemessig. Utarbeide 3-årig rullerende plan for øvelser i beredskapssammenheng, herunder vann, IKT og strøm. Mål 2015: Gjennomføre risikovurderinger som danner grunnlaget for sykehusenes legemiddelberedskap, inkl. forsyningssikkerhet. Inngå avtale mellom helseforetak og Sykehusapotek Nord som klargjør Sykehusapotek Nords rolle og ansvar for helseforetakets legemiddelberedskap. Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse på kritisk infrastruktur. Gjennomføres for vann og strøm hver for seg. Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS 20 -analyser skal behandles særskilt av helseforetakets styre innen Styresaken skal beskrive om databehandler oppfyller de krav i lover og forskrifter som er tillagt databehandlerrollen og om nødvendige krav er nedfelt i leveranseavtaler. Eventuelle avvik skal være lukket innen Et styringsprogram skal sikre rasjonell antibiotikabruk og implementering av nasjonale retningslinjer. Dette kan f. eks omfatte rapportering av antibiotikaforbruk på avdelingsnivå med tilbakemelding, opplæring av ansatte, revisjoner etter gjeldende retningsliner og eventuelle restriksjoner i bruk av resistensdrivende midler. 19 Forskrift om Norsk overvåkningssystem for antibiotikabruk og helsetjenesteassosierte infeksjoner 20 Risiko- og sårbarhetsanalyse 15

204 Sak 23/ vedlegg 1 Foretaksspesifikke mål Helgelandssykehuset og Nordlandssykehuset Delta i planlegging og gjennomføring av øvelse Barents Rescue. Universitetssykehuset Nord-Norge Delta med regional AMK i planlegging og gjennomføring av øvelse Barents Rescue. Sykehusapotek Nord Skal delta i arbeidet med å utforme en nasjonal strategi for legemiddelberedskap. Skal bistå det regionale helseforetaket og helseforetakene i regionen med å gjennomføre tiltak anbefalt i ny strategi for legemiddelberedskap. 5 Personell, utdanning og kompetanse Langsiktige mål: Sikre tilstrekkelig kvalifisert personell og kompetanse, og bedre bruk av de samlede personellressursene. Utdanningsoppgaver skal ivaretas med god systematikk, kvalitet og i tråd med behov. Bidra til bærekraftig utvikling i spesialisthelsetjenesten ved å rekruttere, beholde og utvikle kompetanse hos medarbeiderne. Den lovpålagte veiledningsplikten overfor kommunene bidrar til å øke kommunenes kompetanse i tråd med samhandlingsreformens intensjon. Skal arbeide for et inkluderende arbeidsliv gjennom å redusere sykefravær, arbeide for en heltidskultur, bidra til økt mangfold og en god personellpolitikk i alle faser av medarbeidernes karriere. Skal bidra til å utvikle og implementere tiltak i henhold til Strategi for leder- og ledelsesutvikling, og skal gjennom leder- og ledelsesutvikling sørge for at ledere gis forutsetninger for å utøve god ledelse. Utvikle og gjøre kjent vernetjenesten i egen virksomhet. Mål 2015: Samarbeidsorganet mellom RHF og universiteter/høgskoler benyttes aktivt til å planlegge aktuelle utdanninger og saker knyttet til utdanningsområdet. Sikre tilstrekkelig antall utdanningsstillinger for legespesialister, herunder i den nye spesialiteten i rus- og avhengighetsmedisin som skal gjennomføres i henhold til Helsedirektoratets rammeverk. Bidra til å oppfylle partenes avtale om fast tilsetting av leger i spesialisering. Sikre tilstrekkelig personell med riktig kompetanse, med spesielt fokus på behovet for operasjonssykepleiere, radiologer og intensivsykepleiere. Innfri pålagt antall praksis og turnusplasser med god kvalitet som beskrevet i vedlegg 1. Målsettingene i Lærlingestrategi for Helse Nord skal oppfylles satsning på helsefagarbeiderlærlinger Strategien bygger på innhold og 16

205 Sak 23/ vedlegg 1 målsettinger i Samfunnskontrakt for flere læreplasser. Måltall for inntak av helsefaglærlinger fremkommer i vedlegg 1. Utvikle strategi for kompetansedeling og kompetanseutveksling med kommunale helseog omsorgstjenester i regionen. Det skal etableres kompetansenettverk i klinisk rettsmedisin i samarbeid med de institusjonene som i dag ivaretar rettspatologi og klinisk rettsmedisin. Utvikle og implementere tiltak i Strategi for leder- og ledelsesutvikling i Helse Nord. Bidra til å utvikle regional HR-strategi og handlingsplan for rekruttering som oppfølging av Strategisk kompetanseplan del 2. Fortsette arbeidet for å redusere uønsket deltid og arbeide for en heltidskultur. Foretaksspesifikke mål 2015: Finnmarkssykehuset Utarbeide plan for aktivitetsbasert bemanningsplanlegging innen Ta i bruk aktivitetsbasert bemanningsplanlegging i løpet av Helgelandssykehuset Utarbeide plan for aktivitetsbasert bemanningsplanlegging innen Nordlandssykehuset Ta i bruk aktivitetsbasert bemanningsplanlegging for hele helseforetaket. Sykehusapotek Nord Revidere sin kompetanseplan og implementere denne i helseforetaket. 5.1 Helse, miljø og sikkerhet Mål 2015: Følge opp resultatene av medarbeiderundersøkelsen (MU) på en systematisk måte og gi ledere nødvendig støtte til oppfølgingsarbeidet, samt bidra til å utvikle MU-konseptet og forberede gjennomføring av MU i Handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet skal oppdateres årlig, i nært samarbeid med vernetjenesten. Helseforetakene skal samordne sin virksomhet under ferieavvikling. Primært skal dette gjøres internt mellom egne sykehus, men også på tvers av helseforetakene for egnede områder av hensyn til kvalitet i tjenesten, og for å redusere bruk av vikarer. 6 Forskning og innovasjon Langsiktige mål: Tilstrebe økt omfang og implementering av klinisk pasientrettet forskning, helsetjenesteforskning, global helseforskning og innovasjoner som bidrar til økt kvalitet, pasientsikkerhet, kostnadseffektivitet og mer helhetlige pasientforløp. Dette skal skje gjennom nasjonalt og internasjonalt samarbeid og aktiv medvirkning fra brukere. 17

206 Sak 23/ vedlegg 1 Innovasjonseffekt av anskaffelser skal økes. Antall pasienter som får tilbud om deltakelse i kliniske studier skal økes. Mål 2015: Det skal utvikles strategier og planer med tiltak som kan bidra til å nå målene i HelseOmsorg21 21 i samarbeid med regionalt helseforetak. For å øke nytten av offentlig finansiert klinisk forskning, skal det innføres krav om begrunnelse dersom brukermedvirkning er fraværende i planlegging og gjennomføring av kliniske studier eller helsetjenesteforskning. Det skal etableres rutiner for formidling og implementering av forskningsresultater. Bidra i arbeidet med å utarbeide ny forskningsstrategi i Helse Nord. Data fra kvalitetsregistrene skal nyttiggjøres til forskningsformål. Flere forskingsprosjekter må realiseres med bruk av data fra nasjonale kvalitetsregistre. Det skal vurderes gjennomført førkommersielle prosjekter som en del av oppfølgingen av Fremme innovasjon og innovative løsninger i spesialisthelsetjenesten gjennom offentlige anskaffelser fra Foretaksspesifikke mål 2015: Universitetssykehuset Nord-Norge Infrastruktur, utprøvingsenheter og støttefunksjoner for kliniske studier skal styrkes. Sikre og videreutvikle humane miljøgiftanalyser som ledd i global helseforskning. 7 Styringsparametrer 2015 Som omtalt i kapittel 1 er styringsparametrer valgt for å gi et mest mulig samlet bilde av kvalitet, pasientsikkerhet og brukerorientering i tjenesten. Helse Nord RHF vil i oppfølgingsmøtene med helseforetakene følge opp de valgte styringsparametrene samt andre kvalitetsindikatorer ved behov. Styret og ledelsen i helseforetakene har et ansvar for å følge med på kvalitetsindikatorene som Helsedirektoratet publiserer og iverksette tiltak for å forbedre kvaliteten i tjenestene. 21 Nasjonal strategi som skal legge til rette for en målrettet, helhetlig og koordinert innsats for forskning, utvikling og innovasjon i helseog omsorgsområdet. 18

207 Sak 23/ vedlegg 1 Tabell 2. Styringsparametrer og rapporteringskrav Styringsparametrer Mål Datakilde Publiseringsfrekve Gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter i spesialisthelsetjenesten ns Under 65 dager Helsedirektoratet Månedlig Andel fristbrudd 22 0 % Helsedirektoratet Månedlig Andel kreftpasienter som registreres i et 70 % ved årsslutt Helsedirektoratet Tertialvis. Første definert pakkeforløp 23 publisering er august Andel pakkeforløp som er gjennomført innen definert standard forløpstid, uavhengig av type pakkeforløp 24 Sykehusinfeksjoner Andel reinnleggelser innen 30 dager (som øyeblikkelig hjelp) uavhengig av alder og diagnose 70 % ved årsslutt Helsedirektoratet Tertialvis. Første publisering er august Folkehelseinstituttet Helsedirektoratet 2 ganger årlig Tertialvis Andel pasienter år innlagt med blodpropp i hjernen som har fått behandling med trombolyse Andel pasienter med hjerneslag som legges direkte inn på slagenhet 20 % Helsedirektoratet Tertialvis Helsedirektoratet Tertialvis Rapporteringskrav Mål Datakilde Publiseringsfrekve ns Andel årsverk i psykisk helsevern for voksne fordelt på henholdsvis distriktspsykiatriske sentre og sykehus Helsedirektoratet (SSB) Årlig Fastlegers erfaring med distriktspsykiatriske sentre Pasienters erfaring med døgnopphold i tverrfaglig spesialisert rusbehandling Pasienters erfaring med sykehus (inneliggende pasienter) (PasOpp) Pasienters erfaring med døgnopphold i psykisk helsevern voksne (resultater kun på nasjonalt nivå) Overlevelse 30 dager etter innleggelse på sykehus Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Publiseres 2015 Publiseres 2015 Publiseres 2015 Publiseres 2015 Årlig 22 Måles i dag for rettighetspasienter. Ny pasient- og brukerrettighetslov som innføres i løpet av 2. halvår 2015, vil gi alle pasienter som har behov for spesialisthelsetjeneste status som rettighetspasienter. 23 Pakkeforløp kreft innføres først på fire områder: brystkreft, kolorektal kreft, lungekreft og prostatakreft. Disse fire inngår i kvalitetsindikatoren ved publisering august Etter hvert som flere pakkeforløp implementeres vil disse inngå i beregningsgrunnlaget for indikatoren. Kvalitetsindikatoren måler bare implementerte pakkeforløp. 24 Se forrige fotnote om pakkeforløp 19

208 Sak 23/ vedlegg 1 Rapporteringskrav Mål Datakilde Publiseringsfrekve ns Andel tvangsinnleggelser (antall per 1000 innbyggere i helseregionen) Redusert sammenlignet med 2014 Helsedirektoratet Årlig Andel reinnleggelser innen 30 dager etter utskriving av eldre pasienter Antall legemiddelgjennomganger gjennomført av farmasøyt ansatt i Sykehusapotek Nord Antall legemiddelsamstemminger gjennomført av farmasøyt ansatt i Sykehusapotek Nord 8 Oppfølging og rapportering 20 Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten Sykehusapotek Nord Sykehusapotek Nord Årlig Tertial Tertial I årlig melding skal det rapporteres på hvordan helseforetakene har fulgt opp mål 2015, foretaksspesifikke mål 2015 og styringsparametrer Det skal ikke rapporteres på langsiktige mål. Kravene til enhetlig og standardisert regnskapsføring i foretaksgruppen gjelder all offisiell rapportering. Der det er mulig skal data til rapportering hentes fra virksomhetsportalen Helse Nord LIS. Oversikt over rapporteringsrutiner og frister Rapportering Innhold Frister Månedlig Månedsrapport i tråd med mal. Månedsregnskap skal være avsluttet innen 5 virkedager i påfølgende måned. ØBAK og virksomhetsrapport skal oversendes RHF senest 4 virkedager etter regnskapsavslutning. Tertialrapport Årlig melding Årsregnskap Felles mal for tertialrapport og årlig melding ettersendes Felles mal for tertialrapport og årlig melding ettersendes Minst 5 dager før utsending av saksfremlegg for styrebehandling av årsregnskap, sendes fullstendig årsregnskap med noter og styrets årsberetning (ikke ordinær årsmelding) til Helse Nord RHF for gjennomgang. Styrebehandlet tertialrapport (styrevedtak): 6. juni oktober 2015 Administrativt utarbeidet tertialrapport: 22. mai oktober 2015 NB: Fullstendig ØBAK og virksomhetsrapport sendes fire virkedager etter regnskapsavslutning. Styrebehandlet årlig melding (styrevedtak): 25. mars Administrativt behandlet årlig melding: 05. februar Økonomidelen tas ut av årlig melding, leveres som ordinær virksomhetsrapport. Styrebehandling av årsregnskap for 2015: 25. mars Datoer for styrebehandling av årlig melding og årsregnskap for 2015 fastsettes når møteplan er endelig.

209 Sak 23/ vedlegg 1 9 Vedlegg 9.1 Vedlegg 1 Utdanning av helsepersonell dimensjonering GRUNNUTDANNING omfatter studier ved videregående skoler, høgskoler og universiteter hvor studentene har helseforetakene som praksisarena. Fylkeskommunene har ansvar for de videregående skolene. Fylkenes opplæringskontor skal i samarbeid med praksisarenaene sikre læreplasser i de yrkesfaglige utdanningene. VIDEREUTDANNING omfatter legespesialistutdanningen og studier ved fagskoler, høgskoler og universiteter hvor studentene har helseforetakene som praksisarena (og arbeidsplass). Høgskoler som tilbyr videreutdanning, skal i forkant inngå avtaler med helseforetakene om praksisplasser. Eventuell uenighet skal søkes løst i samarbeidsorganet. Kunnskapsdepartementet har tidligere fastsatt årlige aktivitetskrav for enkelte studier ved utdanningsinstitusjonene. Fra og med 2014 ble styringen av dimensjonering for enkelte utdanninger endret til kandidatmåltall. Nedenfor gjengis Kunnskapsdepartementets forslag til kandidatmåltall for Kandidatmåltallet for den enkelte institusjon er et minstekrav. Endelige tall vil foreligge i KDs tildelingsbrev/tilskuddsbrev for 2015 til utdanningsinstitusjonene og kan formidles fra institusjonene i de regionale samarbeidsorganene. Tabell 1 Region Helse Nord Harstad Nesna 20 Narvik 33 Høgskole Obligatorisk praksis Ikke obligatorisk praksis ABIOKsykepleie Universitet Sykepleigrafingeniøterapterappleie Radio- Bio- Fysio- Ergo- Verne- Universitetet i Nordland Finnmark 0 Jordmor Univ. i Tromsø Følgende kandidatmåltall er fastsatt for hhv. medisin, psykologi og farmasi ved universitetene: Tabell 2: Universitet Medisin Psykologi prof.utd. Farmasi Universitet i Tromsø TURNUSTJENESTE er for noen yrkesgrupper et vilkår for å få autorisasjon. Helsedirektoratet (SAK) fastsetter hvor mange turnusplasser for leger og fysioterapeuter det skal legges til rette for og formidler dette i brev til hvert av RHF-ene. Turnustjenesten for leger ble endret med virkning fra Antallet turnusplasser for 21

210 Sak 23/ vedlegg 1 leger videreføres i Antallet turnusplasser for fysioterapeuter videreføres i tråd med økningen i FORDELING AV NYE LEGESTILLINGER Sentral fordeling av nye legestillinger opphørte 1. juli Oppretting av legestillinger skal fortsatt skje i tråd med behovene innen helseregionenes sørge for -ansvar, det helsepolitiske styringsbudskapet og de økonomiske rammer som er stilt til disposisjon. Gode lokale, regionale og nasjonale analyser av kompetansebehov framover skal legges til grunn for RHF-enes fordeling av leger til HF-ene og mellom spesialiteter. RHF-ene skal særlig vurdere behovet for legestillinger til spesialiteter der utdanningskapasiteten i dag anses å være for lav og spesialiteter der behovet for legespesialister vil endre seg i årene fremover som en følge av befolkningsutvikling, sykdomsutvikling og organisatoriske endringer i helseforetakene. Stillinger i onkologi og patologi skal fortsatt prioriteres. Inntakstall til oppdragsdokumentet (OD) I prosjektplan til Lærlingestrategi for Helse Nord satsingsprosjekt på helsefaglærlinger er det et delmål å øke inntak av helsefaglærlinger fra et årlig inntak på 22 (måltall fra OD 2012) til 30 nye lærlinger innen desember Dette utgjør en økning på 40 %. Foretakene har utarbeidet følgende plan for å nå dette inntakstallet: Tabell 3: Foretak Kull Kull Kull Totalt inne i 2015 Totalt inne i 2016 Finnmarkssykehuset Nordlandssykehuset UNN 1 (ferdig i 2015) Helgelandssykehuset Sum Tabell 4: Måltall for turnusplasser medisin Helseforetak Antall pr halvår Totalt pr år Finnmarkssykehuset HF 14* 28* UNN HF NLSH HF Helgelandssykehuset HF Totalt i Helse Nord *Totalt antall for 2015 er økt med 2 etter avtale med Finnmarkssykehuset. 22

211 Sak 23/ vedlegg Vedlegg 2 Saker til styrebehandling Samlet oversikt over saker som skal styrebehandles: Helseforetakene skal styrebehandle: 1. Månedlig oppfølging av regionale kvalitetsindikatorer og alvorlige hendelser. 2. Pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker skal inngå som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og resultatene følges opp i månedlig virksomhetsrapport. 3. Månedlige virksomhetsrapporter og vedta eventuelle korrigerende tiltak uten unødig opphold, herunder også gjennomføringen av helseforetakets investeringsplan sett opp mot vedtatt fremdriftsplan og tildelt investeringsramme. 4. Skal utarbeide og styrebehandle komplette og reelle tiltaksplaner for å sikre at de økonomiske kravene oppfylles i 2015 og i planperioden Skal gjennomføre investeringsplanen slik den er vedtatt i budsjett Eventuelle avvik i fremdrift og behov for omprioriteringer skal fortløpende behandles i eget styre. 6. Rapporter fra internrevisjonen i Helse Nord RHF som gjelder helseforetaket og vedta plan for oppfølging av internrevisjonens anbefalinger, jf. krav i oppdragsdokument Status, handlingsplaner og utfordringer for pasientsikkerhet og kvalitet i pasienttilbudet en gang årlig. Blant annet skal sakene omfatte status for innføringen av tiltakspakker i Pasientsikkerhetsprogrammet, GTT 25 - resultater og oppfølging av disse. 8. Tertialvis styrebehandling av status for oppfølging av oppdragsdokument 2015, med fokus på krav som blir vanskelig å få gjennomført i 2015, med tiltak. 9. Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS-analyser skal behandles særskilt av helseforetakets styre innen Styresaken skal beskrive om databehandler oppfyller de krav i lover og forskrifter som er tillagt databehandlerrollen og om nødvendige krav er nedfelt i leveranseavtaler. Eventuelle avvik skal være lukket innen Ledelsens gjennomgang av internkontroll skal minimum gjøres 1 gang pr år og styrebehandles. Gjennomgangen skal være basert på sammenlignbar statistikk som omfatter kvalitet og pasientsikkerhet. Gjennomgangen skal også inneholde: - ROS- analyser. - gjennomgang av informasjonssikkerhet, klima og miljø og beredskap. - en oversikt over gjennomførte og planlagte interne og eksterne tilsyn og revisjoner. - status for pålegg eller avvik som er gitt av tilsynsorganer jf. styresak Risikostyring 2015 i foretaksgruppen overordnede mål. Som del av saken skal styret vurdere helseforetakets resultater, årsak til variasjon, samt identifisere og prioritere tiltak. 25 Global Trigger Tool 23

212 Sak 23/ vedlegg 1 Tilleggsliste til oppdragsdokument 2015 Fra Helse Nord RHF til helseforetakene Vedtatt i styret i Helse Nord RHF 4. februar 2015

213 Sak 23/ vedlegg 1 HOD forutsetter at relevante mål gitt i tidligere oppdragsdokumenter fortsatt er gjeldende. Denne listen består av krav fra tidligere års oppdragsdokumenter fra Helse Nord RHF til helseforetakene ( ). Årstallet i parentes angir året oppdraget ble gitt. Krav fra tidligere år er ikke tatt med dersom de omfattes av nye krav i OD for Risikostyring og internkontroll Verifisere at leverandører som innehar rollen databehandlere oppfyller de krav i lover og forskrifter som er tillagt databehandlerrollen og at nødvendige krav er nedfelt i leveranseavtaler. (2012) Ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må det foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. (2012) Ha kontrollsystemer for overvåkning av at funksjonsfordelinger blir fulgt. (2011) 2.4 Investeringsrammer, bygg og eiendomsforvalting Utarbeide utviklingsplaner i henhold til veileder for tidligfaseplanlegging forut for planlegging av investeringsprosjekter i samarbeid med Helse Nord RHF. Utviklingsplanene skal ha to hovedelementer: i a) organisasjonsutvikling, pasientforløp, faglig utvikling og b) gjennomgang av bygningsmessige ressurser, tilstand og behov for endringer i bygningsmassen for å dekke behovet for den spesialisthelsetjenesten foretaket skal levere. (2013) Ferdigstille arbeidet med å registrere alle sykehusbygg etter klassifikasjonssystemet og oppdatere denne løpende i den nasjonale databasen for registrering av sykehusbygg. (2013) Følge opp forvaltningsplanene utarbeidet i 2012 i henhold til landsverneplanen for helsebygg, herunder tinglysing og synlig merking mv. (2013) Informere berørte kommuner og fylkeskommuner om alle planlagte salg av eiendom, uavhengig av vurdering i forhold til samhandlingstiltak, på et så tidlig tidspunkt som mulig. (2011) Begrense betaling for parkering til å dekke kostnadene ved parkeringstilbudet og at de rutiner man har for parkering skal begrense risikoen for gebyr. Alle nye parkeringssystemer skal bygge på prinsippet om etterskuddsbetaling. (2011) 2.5 Innkjøp Ha oppdatert oversikt over, og følge opp, alle innkjøpsavtaler og leverandører. (2011) Sørge for at krav til miljø, etikk og samfunnsansvar implementeres i anskaffelsesprosjekter i tråd med nasjonalt fellesprosjekt, delprosjekt innkjøp. (2011) 2

214 Sak 23/ vedlegg 1 Foretaksspesifikke mål Sykehusapotek Nord Bidra i arbeidet med å vurdere Legemiddelinnkjøpssamarbeidets (LIS) sin rolle i system for innføring av ny teknologi og nye metoder i spesialisthelsetjenesten. (2013) 3 Pasientens helsetjeneste Det er gjennomført lokale pasienterfaringsundersøkelser på behandlingsenhetsnivå, resultatene er offentliggjort på helseforetakenes nettsider og aktivt fulgt opp i tjenesten. (2014) Sikre at ikke personer under 18 år brukes som tolk i spesialisthelsetjenesten, uavhengig av foreldres eller andre slektningers diagnose. Barn under 18 år kan kun unntaksvis brukes som tolk ved akutte situasjoner hvor det er fare for liv og helse. (2013) Styrke kunnskapen om forebygging av rusmiddelskader hos barn. (2013) Påse at lærings- og mestringsaktiviteter er tilpasset pasienter med samisk språklig kulturell bakgrunn, samt for pasienter med annen språklig og kulturell bakgrunn. (2011) Foretaksspesifikke mål: Nordlandssykehuset Etablere et prostatasenter. Samarbeide med UNN HF om etablering og sikre et likt innhold i prostatsenteret i Bodø. (2014) Finnmarkssykehuset Sikre døgnkontinuerlig tolketjeneste for å ivareta nødmeldetjeneste for den samiske befolkning. (2012) UNN Sikre døgnkontinuerlig tolketjeneste for å ivareta nødmeldetjeneste for den samiske befolkning. (2012) 3.1 Somatikk Det er i samarbeid med kommunene og brukerorganisasjonene etablert et effektivt og brukerorientert utrednings- og behandlingsforløp for pasienter med langvarige smerteog utmattelsestilstander av uklar årsak. (2014) Etablere en overordnet ernæringsstrategi i tråd med anbefalinger i faglige retningslinjer fra Helsedirektoratet og Kosthåndboken veileder i ernæringsarbeid i helseog omsorgstjenesten (Helsedirektoratet 2012). (2013) 3

215 Sak 23/ vedlegg 1 Foretaksspesifikke mål: Nordlandssykehuset Bygge opp kapasitet innen karkirurgi og intervensjonsradiologi. (2013) I samarbeid med UNN HF bygge opp robuste fagmiljøer med økt kapasitet for rekonstruksjon av bryst etter brystkreft. (2013) UNN Ta ansvaret for utarbeidelse av felles radiologiske protokoller for utredning/kontroll av kreftpasienter. Dette skal utføres i samarbeid med de øvrige HF-ene. Arbeidet skal ferdigstilles innen utgangen av (2014) I samarbeid med Nordlandssykehuset HF bygge opp robuste fagmiljøer med økt kapasitet for rekonstruksjon av bryst etter brystkreft. (2013) 3.2 Psykisk helsevern og rus Øke oppmerksomheten på og kompetanse i behandling av pasienter med skader og avhengighet av anabole androgene steroider. (2012) 3.3 Samhandling Bruke sykehusapotek Nord aktivt i samhandling med kommunene på legemiddelområdet for å forebygge pasientskader og øke kompetansen. (2014) Følge opp samhandlingstiltak i Helse Nords vedtatte handlingsplan for pasient- og pårørendeopplæring. (2013) Følge opp sin del av ansvaret for å implementere elektronisk meldingstjeneste i pleie- og omsorgstjenesten i kommunene (prosjekt FUNNKe). (2012) Sørge for at dokumentasjon på ernæringsstatus foreligger og følger pasienten ved overflytting mellom behandlingsenheter eller mellom tjenestenivåer. (2012) Foretaksspesifikke mål: UNN Sørge for at Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin (NST) bistår helseforetakene i implementering og bruk av telemedisinske løsninger i gjennomføringen av samhandlingsreformen. 4. Kvalitet, pasientsikkerhet, smittevern og beredskap Helseforetakene skal innregistrere data i alle nasjonale kvalitetsregistre som ligger til rette for det og bruke resultater fra disse registre i løpende arbeid med kvalitetsforbedring. (2014) Implementere oppdaterte nasjonale kliniske retningslinjer, legge disse i Docmap og sørge for at disse legges til grunn for medisinsk praksis. (2013) 4

216 Sak 23/ vedlegg Pasientsikkerhet Gi økt fokus til personer med sammensatte og/eller kroniske lidelser. Kunnskapen om The Chronic Care Model skal styrkes, og prinsippene i denne modellen skal legges til grunn for behandlingen. (2013) 6 Personell, utdanning og kompetanse Arbeide med å innføre en felles metode for forbedringsarbeid innen kvalitet og pasientforløp, herunder opplæring av førstelinjeledere. (2014) Relevant personell skal ha vært gjennom e-læringskurs i informasjonssikkerhet, smittevern og planlegge for gjennomføring av kurs som defineres i regi av FIKSprosjektet. Opplæring skal dokumenteres. (2014) Innarbeide måltall for antall årsverk og innleie, og sikre balanse mellom disse. (2014) Redusere omfanget av midlertidige stillinger. (2014) Gjennomføre analyser og utarbeide planer for håndtering av behov for personell. Særlig innsats må rettes mot behovet for spesialisert kompetanse for å sikre gode tjenestetilbud. (2014) Sikre at det er tilstrekkelig med utdanningsstillinger for legespesialister, herunder den nye spesialiteten i rus og avhengighetsmedisin som forventes ferdig i (2014) Det skal gjøres vurdering av oppgaveglidning som virkemiddel for reduserte ventetider, gode og effektive pasientforløp og bedret utnyttelse av personellressursene. Hvert HF skal sette i gang minst ett prosjekt på oppgavedeling med disse formålene i (2014) Utvikle nye praksisformer og -innhold for alle helsefagutdanninger innen gjeldende rammeplaner. Dette skal understøtte helhetlige pasientforløp og kvalitet i praksisutdanningen. (2014) Regional strategisk kompetanseplan styrebehandles våren Helseforetakene skal gradvis implementere planen i tråd med styrets vedtak. (2014) Sikre at habilitetsregler og rutiner for bierverv følges opp, og rapportere status på antall bierverv pr (2013) Ha systematisk oversikt over medarbeidere i deltidsstillinger som ønsker høyere stillingsandel. (2012) Sørge for en hensiktsmessig permisjonspraksis når det gjelder ansattes deltakelse i internasjonalt solidaritetsarbeid. (2011) Sikre at de ansattes lønns-, pensjons- og arbeidsforhold ikke svekkes ved eventuell konkurranseutsetting av ikke-medisinske funksjoner. (2011) Løpende registrere og rapportere behov for fritak fra fremmøte ved mobilisering og repetisjonstjeneste til vernepliktsverket og Helse Nord RHF. (2010) 5

217 Sak 23/ vedlegg 1 Foretaksspesifikke mål: Finnmarkssykehuset Skal i samarbeid med Universitetet i Tromsø sikre det planlagte 5. og 6. års studietilbud på medisinerutdanningen i Finnmark. (2014) 6.1 Helse, miljø og sikkerhet Videreutvikle samarbeidet med tillitsvalgte og vernetjenesten. Dette inkluderer tydeliggjøring av partssamarbeidet og medbestemmelse. (2014) Registrere innleide vikarer i vaktboka i GAT, for å ha kontroll på arbeidstiden deres. (2013) 7 Forskning og innovasjon Bidra til felles årlig resultatrapport som synliggjør eksempler på hvordan resultater fra forskning og innovasjon har bidratt til forbedret klinisk praksis/tjenesteutøvelse, i tillegg til øvrig resultatrapportering basert på nasjonalt tilgjengelig statistikk om forskning og innovasjonsaktivitet. (2014) Ivareta sitt ansvar for å finansiere og stille til rådighet infrastruktur for forskning. (2013) Ha rutiner for å implementere forskningsresultater. (2013) Tilrettelegge for økt internasjonalt forskningssamarbeid og medforfatterskap, og økning i artikler på nivå 2/2a. Minst 40 % av publikasjonene skal ha internasjonalt forskningssamarbeid og minst 20 % skal være på nivå 2/2a. (2012) Implementere endret forskningsfinansiering på RHF-finansierte prosjekter. Sosiale utgifter på lønn inkluderes i nye RHF-finansierte prosjekter innen tildelingssummen. For nye ph.d. og post.doc.- stillinger fra RHF skal HF-et sette av 20 % av rundsummen, dvs kr ved heltidsstipend med tildelingssum på kr. Midlene skal øremerkes forskning internt i HF-et 1. (2011) Initiere og legge til rette for forskning rettet mot likeverdige tjenester til den samiske befolkningen. (2011) Foretaksspesifikke mål: UNN Styrke forskning og akademisering i alle avdelinger/klinikker inkludert tiltak for å gi flere forskningskompetanse. (2011) Ha et særlig ansvar i helseforetaksgruppen for å ivareta innovasjonsvirksomheten, og ha en målrettet satsing på flere innovasjonsprosjekter både innen behovsdrevet og 1 Satsene for 2015 er: Rundsum kr for ph.d.- og post.doc.-stipend. 20 % av dette er kr. 6

218 Sak 23/ vedlegg 1 forskningsbasert innovasjon, jf videreføring av Nasjonal samarbeidsavtale for innovasjon i helsesektoren. (2013) 8 Oppfølging og rapportering Sikre de pasientadministrative rutinene slik at helseforetaket avgir riktig rapportering til NPR. (2013) 7

219 Sak 23/ vedlegg 2 Oppdragsdokument 2015 fordelt til klinikker og sentre i UNN Oppdrag 2015 Klinikk Rapportering 2.6 Klima- og miljøtiltak Rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport skal følges opp og videreføres i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Anbefalingene fra delrapporten Bygg og miljø i det nasjonale klima- og miljøprosjektet skal følges opp, herunder arbeide kontinuerlig med å finne bedre energiløsninger ved ENØK-tiltak og ved å planlegge nybygg etter strengeste energikrav. Øke bruk av teknologi (telefon/video) for å erstatte tjenestereiser 3 Pasientens helsetjeneste Gjennomsnittlig ventetid i spesialisthelsetjenesten er under 65 dager Ingen fristbrudd Det er etablert flere standardiserte pasientforløp i henhold til nasjonale retningslinjer Andel kreftpasienter som registreres i et definert pakkeforløp er 70 % eller mer Andel pakkeforløp som er gjennomført innen standard forløpstid, uavhengig av type pakkeforløp, er over 70 % Sykehus som utreder og behandler kreftpasienter skal ha forløpskoordinatorer med nødvendige fullmakter Ha god kvalitet på registrering av pakkeforløpene og bidra til å lage rapporteringsløsninger i Helse Nord LIS Oppnevne en lokal forvaltningsansvarlig for Helse Nord LIS DES/Alle DES Alle Klinikker Klinikker Klinikker Klinikker (untatt PsykR, akuttmedisin) Klinikker (untatt PsykR, akuttmedisin) Klinikker (untatt PsykR, akuttmedisin) Klinikker (untatt PsykR, akuttmedisin), FFS ØAS

220 Sak 23/ vedlegg 2 Sørge for at pasientadministrative rutiner og systemer godt ivaretar nye pasientrettigheter som følge av endringene i pasient- og brukerrettighetsloven, ordningen med fritt behandlingsvalg og pakkeforløp kreft Tilby pasienten tilgang til egen pasientinformasjon (journaldokumenter, timer, innsynslogg, etc.) i tråd med fremdriften i prosjektet «Pasientens tilgang til egen journal». Sørge for at pasientene får direkte innkalling til time for undersøkelse/ behandling i første svar på henvisningen Skal ha koordinator for pasienter med behov for komplekse eller langvarige og koordinerte tjenester Sikre at pasientene har et nødvendig rehabiliterings-, habiliterings- og geritatritilbud Delta i oppfølgingsteam for avtalene med de private rehabiliteringsinstitusjonene Sørge for et godt tilbud til CFS/ME pasienter Offentliggjøre og bruke pasienterfaringer i systematisk forbedringsarbeid Vurdere å etablere standardiserte og webbaserte PROM-målinger Bruke rapporter fra SKDE og nasjonale behandlingsveiledere for å sikre enhetlig behandlingspraksis NST NST/PVO Klinikker Klinikker NOR/Medisinsk klinikk NOR NOR Kvalitetsavd.????/Klinikker Klinikker Det skal være høyere vekst innen psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling enn for somatikk. Innen psykisk helsevern skal DPS og BUP prioriteres. Veksten måles blant annet gjennom endring kostnader, årsverk, ventetid og aktivitet Sykehusledelsen Gjennomføre fagplaner i tråd med prioriteringer i Plan for Helse Nord Klinikker Besvare 80 % av telefonhenvendelsene til pasientreiser innen 60 sekunder ØAS Operasjonalisering av resultat fra prosjektet felles regionale retningslinjer for kvalitetsforbedring på pasientreiseområdet ØAS

221 Sak 23/ vedlegg 2 Saksbehandle reiseoppgjør innen 14 dager. For månedene juli og august er kravet 21 dager. Bidra med helsefaglige ressurser i utvikling av pasientrettet informasjon i oppbygging og utvikling av våre nettsider, og delta i regionalt/nasjonalt prosjekt med felles nasjonal nettløsninger på helsenorge.no-plattformen. Det skal ikke opprettes nettsteder eller eksterne nettjenester utenfor felles nasjonal publiseringsplattform ØAS Kommunikasjon 3.1 Somatikk Styrke tilbudet i gynekologiske avdelinger til abortsøkende kvinner som henvender seg direkte til sykehus Etablere et tilbud innen geriatri og rehabilitering som ivaretar samisk språk og kulturforståelse Forberede ansvarsovertakelse for tilbud til barn og voksne utsatt for seksuelle overgrep fra Eksisterende robuste tilbud som i dag er etablert i kommunene kan videreføres gjennom avtaler. Helseforetakene må gjøre avtaler med justissektoren om rettsmedisinske undersøkelser, og det totale tilbudet må være døgnbasert. Etablere ventelister innenfor røntgenområdet samt rapportere ventetidene til NPR innen utgangen av Lage en handlingsplan for å få kontroll på antall åpne dokumenter som er eldre enn 14 dager (lege, sykepleier- og andre dokumenter), samt åpne henvisningsdokumenter uten planlagt ny kontakt. Helseforetaket skal definere hva som er normalt nivå for antall åpne dokumenter, og innføre rutiner som sikrer at dette følges opp løpende i alle relevante avdelinger. K3K Medisinsk klinikk, NOR NST(leder)/BUK/K3K/Diagnostisk klinikk Diagnostisk klinikk/øas FFS (leder)/klinikker Plan for arbeidet skal rapporteres innen Plan innen Handlingsplanen skal utarbeides slik at helseforetaket har brakt disse pasientadministrative rutiner under kontroll innen utgangen av 2. tertial. Delta i arbeidet med kostnadsvekter for 2016 Ta ansvar for å utarbeide felles radiologiske protokoller for utredning/kontroll av kreftpasienter. Dette skal utføres i samarbeid med de øvrige helseforetakene. ØAS Diagnostisk klinikk Arbeidet skal ferdigstilles innen

222 Sak 23/ vedlegg 2 Registrere personskader og rapportere data (FMDS) til NPR i henhold til forskrift og veileder Etablere kombinerte stillinger som sosialpediatere med arbeidssted både i Statens barnehus og barneavdeling Det skal sikres tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i de tverrfaglige diagnosesentrene slik at det er et tilbud til hele befolkningen i regionen 3.2 Psykisk helsevern og rus Pasienter i psykisk helsevern skal så langt det er forsvarlig kunne velge mellom ulike behandlingstilbud, herunder medikamentfritt tilbud. Tilbudet utformes i nært samarbeid med brukerorganisasjonene Det skal etableres et samarbeid med barnevernet slik at barn og unge som har behov for det, gis et helhetlig behandlingstilbud Implementere regionalt kompetanseprogram for traumebehandling i samarbeid med RVTS Psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling skal i større grad innrette sine tjenestetilbud slik at personellet jobber mer ambulant og samarbeider nærmere med kommuner, skoler, barnevernet og fengslene. Legespesialister og psykologer inngår i det ambulante arbeidet ved distriktspsykiatriske sentre Innføring av et nasjonalt kartleggingssystem for selvmord i psykisk helsevern etter modell fra Storbritannia skal startes, i samarbeid med Helsedirektoratet, jf. Handlingsplan for forebygging av selvmord og selvskading Andel årsverk ved distriktspsykiatriske sentre skal økes i forhold til antall årsverk innen psykisk helsevern i sykehus Andel tvangsinnleggelser skal reduseres sammenliknet med 2014 Lokale planer for riktig og redusert bruk av tvang innen psykisk helsevern skal ferdigstilles Rusbehandling skal integreres i psykisk helsevern på DPS-nivå Akuttmedisinsk klinikk BUK Medisinsk klinikk Psykisk helseog rusklinikken Psykisk helseog rusklinikken/buk Psykisk helseog rusklinikken Psykisk helseog rusklinikken Psykisk helseog rusklinikken/buk? Psykisk helseog rusklinikken Psykisk helseog rusklinikken Psykisk helseog rusklinikken Psykisk helseog rusklinikken

223 Sak 23/ vedlegg 2 Skal bidra med kompetanse ved overføringen av LAR-ansvaret til Finnmarkssykehuset og Helgelandssykehuset Psykisk helseog rusklinikken Skal benytte tildelte midler i 2014 for å ferdigstille evalueringen av DeVaViprosjektet Psykisk helseog rusklinikken Gjennomføre vridning av poliklinisk aktivitet fra psykisk helsevern til TSB Psykisk helseog rusklinikken Øke døgnplasser innen psykisk helsevern for barn og ungdom Psykisk helseog rusklinikken/buk Økt vekst i årsverk for leger og psykologer i forhold til høgskolepersonell Sykehusledelse/Psykisk helseog rusklinikken 3.3 Samhandling Prinsippene i styresak IKT-strategi i Helse Nord skal fortsatt ligge til grunn for arbeidet med IKT i regionen. Helseforetakene skal ikke gjennomføre separate anskaffelser eller iverksette andre tiltak som kan true de ambisjoner som er beskrevet rundt realisering av FIKS14. Behov for nye tjenester/prosjekter skal forankres mot Helse Nord RHF på et tidlig tidspunkt. NST Skal aktivt bidra til en større nasjonal standardisering innen IKT-området basert på de styringssignaler som gis i retning av én innbygger, én journal, samt arbeidet som utføres i regi av Nasjonal IKT. NST Skal etablere arena med faste møter for samhandling med avtalespesialistene. Helse Nord RHF vil fasilitere etableringen av møtearenaene. NST Etablere et godt samarbeid med avtalespesialistene i sine nedslagsfelt for å sikre gode pasientforløp, slik at den samlede kapasiteten blir utnyttet optimalt. Klinikker Vurdere å etablere kliniske samarbeidsutvalg (KSU) i regi av OSO15 i de enkelte helseforetaksområdene, for å styrke samhandlingen på klinisk nivå (inkludert fastlegene) NST Bistå i å utvikle kommunenes kompetansebehov som følger av Samhandlingsreformen. Rapporten Kompetanseutfordringer som følge av samhandlingsreformen skal legges til grunn for det videre arbeidet. NST Skal, der det er relevant, invitere kommuner og brukerrepresentanter inn i pasientforløpsprosjekter Klinikker/Pasientforløpskoordinatorer

224 Sak 23/ vedlegg 2 Delta i planlagt samarbeidsprosjekt Et friskere Nordland med Nordland fylkeskommune 4.1 Kvalitet Medisinske kvalitetsregistre med nasjonal status har nasjonal dekningsgrad og god datakvalitet Ha gode strukturer for formidling og kommunisering av kvalitetsresultater og uønskede hendelser til pasienter, pårørende og offentligheten I samarbeid med berørte parter gjennomgå avtalene om studenthelsetjenesten slik at studenter får et tilfredsstillende tilbud. Bidra til å revidere/oppdatere Helse Nords kvalitetsstrategi som ferdigstilles våren 2015, med påfølgende revidering av egen strategi. Gjennomføre tiltakene i rapporten Kvalitet i ventelistedata fra Helsedirektoratet Tilegne seg kunnskap til å kunne gjennomføre minimetodevurderinger og yte støtte for innføring av nye metoder i spesialisthelsetjenesten Avvente invitasjon Klinikker Kvalitetsavdelingen HR/BHT Kvalitetsavdelingen Klinikker NST Legges frem handlingsplan for innføring av automatisert journalundersøkelse (ASJ) for bruk ved GTT (Global Trigger Tool). Arbeidet skal foregå i nær dialog med Helse Nord RHF Kvalitetsavdelingen Det skal etableres organisasjon og strategi for funksjonell forvaltning av kliniske systemer innenfor radiologi. Etableringen skal skje i samarbeid med øvrige helseforetak i regionen 4.2 Pasientsikkerhet Pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker skal inngå som en del av sykehusenes ordinære aktivitet og resultatene følges opp i månedlig virksomhetsrapport Skal ha etablert rutiner som sikrer at pasienter innen psykisk helsevern og TSB får behandling for somatiske lidelser, og tilsvarende, at pasienter som behandles for somatiske lidelser også får tilbud om behandling for psykiske lidelser og/eller rusproblemer Diagnostisk klinikk Alle/Kvalitetsavdelingen Klinikker

225 Sak 23/ vedlegg 2 I samarbeid med Sykehusapotek Nord skal det utarbeides og implementeres en regional prosedyre for samstemming av legemiddellister inn og ut av sykehus Tiltaket Innføring av generisk ordinering skal gjennomføres i samarbeid med Sykehusapotek Nord 4.3 Smittevern Prevalensundersøkelse av helsetjenesteassosierte infeksjoner skal utføres to ganger årlig iht. NOIS-registerforskriften NOIS-registrering: Det skal være minst 95 % oppfølging for alle inngrep som omfattes av forskriften Nasjonal faglig retningslinje for antibiotikabruk i sykehus skal implementeres og etterleves Alle ansatte i Helse Nord skal gjennomføre e-læringskurs i håndhygiene Alle sykehus skal rapportere antibiotikaforbruk årlig, fordelt på antibiotikagrupper og avdelinger 4.4 Beredskap Gjennomføre risikovurderinger som danner grunnlaget for sykehusenes legemiddelberedskap, inkl. forsyningssikkerhet. Inngå avtale mellom helseforetak og Sykehusapotek Nord som klargjør Sykehusapotek Nords rolle og ansvar for helseforetakets legemiddelberedskap Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse på kritisk infrastruktur. Gjennomføres for vann og strøm hver for seg. Området informasjonssikkerhet med tilhørende status på ROS-analyser skal behandles særskilt av helseforetakets styre innen Styresaken skal beskrive om databehandler oppfyller de krav i lover og forskrifter som er tillagt databehandlerrollen og om nødvendige krav er nedfelt i leveranseavtaler. Kvalitetsavdelingen Utført i alle lokalisasjoner? Klinikker NOR/K3K/HLK Klinikker Alle FFS med bistand fra Sykehusapoteket DES/ØAS/Sykehusapotek Sykehusledelse DES FFS v/pvo Eventuelle avvik skal være lukket innen

226 Sak 23/ vedlegg 2 Delta med regional AMK i planlegging og gjennomføring av øvelse Barents Rescue. 5 Personell, utdanning og kompetanse Samarbeidsorganet mellom RHF og universiteter/høgskoler benyttes aktivt til å planlegge aktuelle utdanninger og saker knyttet til utdanningsområdet Sikre tilstrekkelig antall utdanningsstillinger for legespesialister, herunder i den nye spesialiteten i rus- og avhengighetsmedisin som skal gjennomføres i henhold til Helsedirektoratets rammeverk. Bidra til å oppfylle partenes avtale om fast tilsetting av leger i spesialisering Sikre tilstrekkelig personell med riktig kompetanse, med spesielt fokus på behovet for operasjonssykepleiere, radiologer og intensivsykepleiere. Innfri pålagt antall praksis og turnusplasser med god kvalitet som beskrevet i vedlegg 1. Målsettingene i Lærlingestrategi for Helse Nord skal oppfylles satsning på helsefagarbeiderlærlinger Strategien bygger på innhold og målsettinger i Samfunnskontrakt for flere læreplasser. Måltall for inntak av helsefaglærlinger fremkommer i vedlegg 1. Utvikle strategi for kompetansedeling og kompetanseutveksling med kommunale helseog omsorgstjenester i regionen Det skal etableres kompetansenettverk i klinisk rettsmedisin i samarbeid med de institusjonene som i dag ivaretar rettspatologi og klinisk rettsmedisin. Utvikle og implementere tiltak i Strategi for leder- og ledelsesutvikling i Helse Nord. Bidra til å utvikle regional HR-strategi og handlingsplan for rekruttering som oppfølging av Strategisk kompetanseplan del 2. Fortsette arbeidet for å redusere uønsket deltid og arbeide for en heltidskultur Akuttmedisinsk klinikk Klinisk utdanningsavdeling Sykehusledelsen HR HR/OpIn/Diagnostisk klinikk/klinisk utdanningsavdeling Klinisk utdanningsavdeling Klinisk utdanningsavdeling Klinisk utdanningsavdeling/nst Diagnostisk klinikk HR HR Alle

227 Sak 23/ vedlegg Helse, miljø og sikkerhet Følge opp resultatene av medarbeiderundersøkelsen (MU) på en systematisk måte og gi ledere nødvendig støtte til oppfølgingsarbeidet, samt bidra til å utvikle MU-konseptet og forberede gjennomføring av MU i Handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet skal oppdateres årlig, i nært samarbeid med vernetjenesten Helseforetakene skal samordne sin virksomhet under ferieavvikling. Primært skal dette gjøres internt mellom egne sykehus, men også på tvers av helseforetakene for egnede områder av hensyn til kvalitet i tjenesten, og for å redusere bruk av vikarer. 6 Forskning og innovasjon Det skal utvikles strategier og planer med tiltak som kan bidra til å nå målene i HelseOmsorg21 i samarbeid med regionalt helseforetak. Alle / HR Alle /KA Sykehusledelsen Klinisk forskningsavdeling For å øke nytten av offentlig finansiert klinisk forskning, skal det innføres krav om begrunnelse dersom brukermedvirkning er fraværende i planlegging og gjennomføring av kliniske studier eller helsetjenesteforskning. Det skal etableres rutiner for formidling og implementering av forskningsresultater Bidra i arbeidet med å utarbeide ny forskningsstrategi i Helse Nord Data fra kvalitetsregistrene skal nyttiggjøres til forskningsformål. Flere forskingsprosjekter må realiseres med bruk av data fra nasjonale kvalitetsregistre Det skal vurderes gjennomført førkommersielle prosjekter som en del av oppfølgingen av Fremme innovasjon og innovative løsninger i spesialisthelsetjenesten gjennom offentlige anskaffelser fra Infrastruktur, utprøvingsenheter og støttefunksjoner for kliniske studier skal styrkes. Klinisk forskningsavdeling Klinisk forskningsavdeling Klinisk forskningsavdeling Klinisk forskningsavdeling/klinikker NST Klinisk forskningsavdeling

228 Sak 23/ vedlegg 2 Sikre og videreutvikle humane miljøgiftanalyser som ledd i global helseforskning HLK/AMM? Blått = tilordnet sykehusledelse/stabsenheter Kursiv= foretaksspesifikke krav

229 Sak 24/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Arthur Revhaug Saksbehandler: Line Lura Ledelsens gjennomgang 3. tertial 2014 Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner rapporten Ledelsens gjennomgang 3. tertial 2014 og ber direktøren følge opp med tiltak for å bedre virkningen av internkontrollen. Sammendrag Rapporten Ledelsen gjennomgang for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har som mål å synliggjøre virkningen av internkontrollen. Gjennomgangen behandles av Kvalitetsutvalget og Arbeidsmiljøutvalget, og rapporteres til styret. Ledelsens gjennomgang for 3. tertial 2014 viser at UNN har prosesser, systemer og rutiner på plass for å kunne sikre styring og internkontroll. Gjennomgangen avdekker noen svakheter i og områder for forbedring av det etablerte systemet. Systematisk risikostyring er fortsatt ikke godt nok implementert, og det er utfordringer knyttet til vedlikehold av styrende dokumenter. Antall meldte avvik øker og dette vurderes fortsatt å være uttrykk for bedring av meldekulturen. Resultatene fra gjennomgangen viser at den vanligst årsaken til avvik fortsatt er at etablerte rutiner og prosedyrer ikke blir fulgt. Dette følges opp både lokalt og nasjonalt med utvikling av et mer hensiktsmessig klassifiseringssystem som skal gjøre det lettere for ansvarlige ledere å vurdere og følge opp slike avvik. UNN har hatt høy forekomst av sykehusinfeksjoner og derfor i 2013 og 2014 blant annet derfor lagt vekt på å følge opp Pasientsikkerhetsprogrammet generelt og infeksjonsforebyggende tiltak spesielt. Gjennomgangen viser at dette har virket slik at forekomsten av sykehusinfeksjoner nå ligger når landsgjennomsnittet. Direktøren vurderer det som krevende å integrere internkontroll og risikostyring i det daglige på en måte som oppleves relevant i arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet i fagmiljøene. Ledelsens gjennomgang er et nyttig og nødvendig tiltak i denne sammenhengen. Direktøren anbefaler at styret godkjenner rapporten. Sak 24 side 1

230 Sak 24/2015 Bakgrunn Styrebehandling og gjennomføring av Ledelsens gjennomgang av internkontrollen er et krav i oppdragsdokumentet til Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN). Det er derfor etablert strukturer og prosesser for å oppnå et tilfredsstillende internkontrollsystem. Dette er blitt verifisert gjennom flere tilsyn, eksempelvis fra Statens helsetilsyn, Arbeidstilsynet og Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Ved disse tilsynene har imidlertid UNN fått avvik for manglende kjennskap til og oppfølging av de etablerte systemene. Den informasjonen som ligger i de avdekte forholdene (avvik), interne og eksterne revisjoner, er svært verdifull, men benyttes fortsatt i for liten grad til læring og forbedring. Formål Formålet med saken er å opplyse styret om ledelsens arbeid med å sikre at virksomhetens internkontroll fungerer etter hensikten, og at avvik blir fulgt opp på forsvarlig vis. Saksutredning UNN arbeider langsiktig og kontinuerlig med å etablere og forbedre rutiner og prosesser som er nødvendige for å dokumentere et tilstrekkelig system for internkontroll. Kvalitetsutvalget, Arbeidsmiljøutvalget og direktørens ledergruppe oppfatter at oppfølgingen av resultatene fra internkontrollen er blitt noe bedre, men at det er fortsatt et forbedringspotensial. Gjennom Fagog forskningssenteret (FFS) arbeides det videre med bedre systematikk i måten aktivitetene i internkontrollen skal utføres på. Den pågårende innføringen av kvalitetsinformasjonssystemet UNN KIS vil gi et godt bidrag til dokumentasjon og synliggjøring av UNNs resultater. Risikostyring Ledelse og ansatte er gjennom systematiske gjennomganger på klinikknivå blitt mer bevisste på at risiko for svikt kan avdekkes før hendelser inntrer. Risikostyringen er fortsatt under utvikling, og det legges nå konkrete planer for hvordan det er mulig å gjøre en omfattende risikovurdering av alle viktige områder i foretakets virksomhet fra 2015, som et viktig, integrert ledd i virksomhetsstyringen. FFS gjennomførte en pilot for en klinisk avdeling i Barne- og ungdomsklinikken oktober Styrende dokumenter UNN har nå dokumenter som inngår i kvalitetssystemet. Det er fortsatt flere nyutgivelser av dokumenter enn det antallet som trekkes tilbake. 8 % av dokumentene er ikke vedlikeholdt og revidert innen fristen (9 % forrige tertial). Det er viktig at innholdet i de enkelte dokument er av faglig god standard, ikke minst med tanke på kvalitet og pasientsikkerhet, og dermed for at UNN skal kunne leve opp til visjonen. UNN har fortsatt en stor utfordring med for mange parallelle og overlappende prosedyrer mellom enhetene. Disse bør samles i færre, felles prosedyrer. Kvalitetsutvalget vil fokusere nærmere på dette langsiktige og utfordrende arbeidet i Avviksbehandlingen Det er en jevn økning i antall meldte avvik i foretaket, og antall avviksmeldinger er i 3. tertial 2014, noe som er 22 % økning sammenlignet med 3. tertial Det er fortsatt avvik som ikke behandles av leder innen den fristen som er satt i nesten alle klinikker, men med ujevn fordeling mellom klinikkene. Sak 24 side 2

231 Sak 24/2015 Rutine/prosedyre ikke fulgt er fortsatt den største årsak til avvik. Kvalitetsutvalget vedtok at denne årsaken skulle byttes ut med teksten Skriftlig rutine ikke fulgt. Dette er gjennomført og iverksatt fra og med FFS vil foreta en ny analyse av Skriftlig rutine ikke fulgt i ledelsens gjennomgang tredje tertial Helse- og omsorgsdepartementet har gitt mandat til å utarbeide felles nasjonalt klassifiseringssystem for uønskede hendelser. Arbeidsgruppen har hatt representanter fra Kunnskapssentret, de fire helseregionene og Statens strålevern. De valgte kategorier er basert på erfaringer fra meldeordningen, de regionale helseforetakene og Statens strålevern. Når de nye klassifikasjoner blir implementert, vil det etter all sannsynlighet bli en bedret kategorisering og årsaksvurdering på pasienthendelser. Dette vil gi et bedre grunnlag for analyse av pasienthendelser. Interne revisjoner Det er i 3. tertial 2014 gjennomført ni interne revisjoner i UNN, herav to revisjoner sammensatt av flere tema. FFS har utarbeidet en oversikt over læringspunkter etter interne revisjoner. Formålet er å synliggjøre og legge til rette for læring på tvers av enheter etter interne revisjoner. Pasientsikkerhet Det er for alle klinikker er i dialogavtalen for 2015 stilt krav om å implementere relevante innsatsområder i alle aktuelle enheter. Det er implementeringsaktivitet på de aller fleste sengeposter i forhold til ett eller flere innsatsområder. Metodene for Global Trigger Tool (GTT), trygg kirurgi, forebygging av selvmord og overdoser samt behandling av hjerneslag er implementert. Samstemming av legemiddellister ved innleggelse er pilotert ved Hjertemedisinsk avdeling i Hjerte- og lungeklinikken, og rapport vil foreligge i løpet av 1. tertial. Resultater fra pasientsikkerhetskulturundersøkelsen er meldt tilbake til klinikker og avdelinger. Smittevern Det har det siste året vært satt et kraftig fokus på intensivering av arbeidet med bedret smittevern for å oppnå bedret pasientsikkerhet med færre sykehusinfeksjoner i UNN. Tiltak forslått av et utvalg ledet av UNNs smittevernoverlege har vært iverksatt og fulgt opp. Det rapporteres etter 3. tertial 2014 god gjennomføringer av smittevernvisitter, der det blant annet er fokus på korrekt bekledning og at ansatte har fått opplæring i håndhygiene. Prevalensregistrering av sykehusinfeksjoner fra november i fjor viser en nedgang i forekomst av sykehusinfeksjoner sammenlignet med 2013, og UNN er nå nær landsgjennomsnittet. Tall fra Norsk overvåkingssystem for antibiotikabruk og helsetjenesteassosierte infeksjoner (NOIS) viser at andel pasienter som får dype infeksjoner etter de fleste inngrep som registreres har gått ned. Det er god oppfølging av alle inngrep og samlet nås målet om oppfølging over 95 %. UNN har fortsatt utfordringer med infeksjoner. I tillegg til de fagspesifikke tiltak fokuseres det fortsatt på mer koordinerte tiltak som gjøres gjeldende for hele foretaket, herunder sterkt fokus på mer gjennomgripende implementering av tiltaksområdene i nasjonal handlingsplan for pasientsikkerhet, fokus på bekledning og gjennomføring av smittevernvisitter i alle somatiske sengeposter samt enkelte andre enheter som akuttmottak og operasjonsavdelinger. Miljø I denne rapporten er det tatt ut tall på gjennomføring av e-læringskurs innenfor miljøområdet. Det er ansatte som har gjennomført kurset i Målet er at alle ansatte skal ha gjennomført kurset i løpet av Sak 24 side 3

232 Sak 24/2015 Helse- miljø og sikkerhet Det er en økning i antall meldte personalskademeldinger. Det store antall registrerte personalskader skjer i hovedsak i Psykisk helseog rusklinikkens akuttposter. Klinikken er kjent med utviklingen, og har bestilt en risikovurdering av arbeidet ved sine akuttmottak for å redusere risiko for personalskader. Medvirkning Rapporten er forelagt Brukerutvalgets arbeidsutvalg og Arbeidsmiljøutvalget og drøftet med foretakstillitsvalgte i egne møter Protokoller fra møtene behandles som egne referatsaker i styremøtet. Brukerutvalgets arbeidsutvalg har spesielt merket seg fristbruddstallene i Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken samt Nevro- og ortopediklinikken. De er også opptatt av at KVAMstrukturen i klinikkene fungerer, ettersom de anser den som viktig for arbeidet med kvalitet og erfaringsoverføring. Foretakstillitsvalgte etterlyste en bedre registreringspraksis knyttet til registreringssystemet GAT. Arbeidsmiljøutvalget vektla i sin gjennomgang en bedre og mer gjennomgående meldekultur for avviksregistrering, og tok saken til orientering. Vurdering UNN har systemer og prosesser som sammen skal sikre en god internkontroll. Det er etablert en systematikk med datafangst og evaluering av virkningen av internkontroll og kvalitet. Dokumentasjon og synlighet av resultatene forbedres kontinuerlig. Den etablerte systematikk som avdekker områder som må forbedres. Dette er et kontinuerlig forbedringsarbeid som er tidkrevende og som krever ledernes oppmerksomhet. UNN fortsetter arbeidet med styrking av styringsstrukturer, prosessforbedringer og bedring av resultater. Denne gjennomgangen viser at UNN totalt sett gradvis styrker systemene for internkontroll og korrigerer for manglene. Kvalitetsinformasjonssystemet UNN KIS er i ferd med å gi ledere på alle nivå umiddelbar tilgang til viktige data som er relevante for deres egen enhet. Det må fortsatt forventes at UNN KIS har en del problemer i oppstartfasen, og at ytterligere behov for korrigeringer vil bli avdekket. Systemet vil på litt sikt bli samordnet med Helse Nord LIS, og gi vesentlig bedre ledelsesinformasjon, og gi et viktig bidrag til internkontrollen i foretaket. Direktøren vurderer det som krevende å integrere internkontroll og risikostyring i det daglige arbeidet på en måte som oppleves relevant i arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet i fagmiljøene. Det vurderes som positivt og et uttrykk for bedret meldekultur at det meldes flere avvik, samtidig som det gjøres fortløpende vurderinger i alle enheter av om økningen også kan skyldes reell økning i uønskede hendelser. Fokuset på infeksjonsforebyggende arbeid spesielt og Pasientsikkerhetsprogrammet generelt vil bli opprettholdt. På nasjonalt nivå arbeides det i forbindelse med Nasjonal sykehusplan med å utvikle felles metode for å oppnå bedre integrering mellom internkontrollen og risikostyringen og det tradisjonelle kvalitetsarbeidet i fagmiljøene. Sak 24 side 4

233 Sak 24/2015 UNN er nå miljøsertifisert, og det forplikter oss til å være bevisst på å ha en bærekraftig drift og begrense forurensing. Oppfølging av forpliktelsene i miljøstrategien er en viktig satsing i Mange av tiltakene som gjøres for å oppnå bedre driftsøkonomi vil også ha gunstige effekter på foretakets måloppnåelse i forhold til påvirkning av det ytre miljø. Konklusjon Arbeidet med internkontroll og kvalitet er langsiktig. Det er direktørens oppfatning at tertialvise gjennomganger i Kvalitetsutvalget, Arbeidsmiljøutvalget og styret utgjør et viktig bidrag til å sikre at internkontrollen blir mer hensiktsmessig og virkningsfull for UNN som organisasjon. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Rapport - Ledelsens gjennomgang 3.tertial 2014 Sak 24 side 5

234 Sak 24/ vedlegg 1 Ledelsens gjennomgang 3.tertial 2014 Styringshjul LOV OG FORSKRIFT EIERKRAV VEILEDERE PROSEDYRER RETNINGSLINJER BESTE PRAKSIS Korrigere LEDELSENS GJENNOMGANG SAMORDNING OPPFØLGING BESLUTNING FORBEDINGSTILTAK Planlegge RISIKOSTYRING STYRENDE DOKUMENTASJON KVALITETSREGISTER SANNSYNLIGHET Svært stor Stor Middels Liten Svært liten Ubetydelig Lav Middels Alvorlig Svært alvorlig/ Kritisk KONSEKVENS Kontrollere ANALYSE AVVIK EKSTERNE TILSYN INTERNE REVISJONER Gjennomføre STØTTESYSTEMER REGISTRERINGER DATAFANGST Figur 1 Styringshjul for kvalitetsstyring (ISO) Sak 24 side 6 1

235 Sak 24/ vedlegg 1 Innhold Ledelsens gjennomgang 3. tertial Formål... 2 Sammendrag... 3 Risikostyring... 4 Kvalitetsinformasjonssystem UNN KIS... 4 Styrende dokumenter... 4 Status dokumentvedlikehold... 4 Avviksbehandlingen... 5 Meldeutvikling i 3.tertial Åpne avvik i saksbehandling hos nærmeste leder Kategorier av meldte avvik... 7 Årsaker til avvik... 7 Pasienthendelser 3.3 meldinger... 8 Nasjonalt klassifikasjonssystem... 8 Konklusjon... 9 Interne revisjoner... 9 Tilsyn Pasientsikkerhet Nasjonal handlingsprogram for pasientsikkerhet Pasientklagesaker Smittevern Prevalensregistrering av helsetjenesteassosierte infeksjoner våren NOIS Helse, miljø og sikkerhet Skademelding personal Miljø Gjennomføring av e-læring Ledelsens gjennomgang foretaksnivå Oversikt over vedtatte tiltak i Ledelsens gjennomgang og tiltakenes gjennomføring Kvalitetskulturen i UNN Ledelsens gjennomgang 3. tertial 2014 Formål Ledelsens gjennomgang har som formål å synliggjøre virkningen av internkontrollen 1 (kvalitetssystemet 2 ) i Universitetssykehuset Nord Norge HF (UNN) og undersøke og bedømme om systemet for internkontroll er tilstrekkelig, hensiktsmessig og virkningsfullt. Dersom det i gjennomgangen avdekkes mangler, skal ledelsen iverksette tiltak for å bedre virkningen av internkontrollen. UNN arbeider etter dokumenterte standarder for kvalitetsstyring (ISO, EFQM) 3. Styringshjulet i fig 1. illustrerer aktivitetene som anbefales i standardene for å sikre en hensiktsmessig virkning av internkontrollen. Fag- og forskningssenteret (FFS) har gjort en vurdering av de ulike elementene i internkontrollen for å sikre UNN et system som virker etter intensjonen. Denne rapporten behandles i UNN sitt kvalitetsutvalg/ledergruppe før den forelegges styret i UNN. 1 Internkontroll: Det styringssystem organisasjonen må ha for å sikre at lover og forskrifter følges. 2 Kvalitetssystem: Det styringssystem som organisasjonen må ha for å sikre internkontroll og de selvpålagte krav (mål) til kvalitet. 3 Fag- og forskningssenteret benytter kvalitetsstandarder som ISO , og European Foundation for Quality Management (EFQM) sin modell i systemoppbyggingen i UNN. Sak 24 side 7 2

236 Sak 24/ vedlegg 1 Sammendrag UNN har etablert de strukturer og prosesser som kreves for å ha et tilfredsstillende internkontrollsystem. Dette er blitt verifisert gjennom tilsyn fra Statens Helsetilsyn, Arbeidstilsynet og Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap. Ved tilsyn har UNN imidlertid fått avvik for manglende kjennskap til og oppfølging av de etablerte systemene. I tillegg kan klinikkene fortsatt ikke dokumentere tilstrekkelig virkning av internkontrollen på alle områder. Det har de siste tertialene vært en bedring i hvordan foretaket bruker erfaringene fra avvik, interne og eksterne revisjoner til læring og forbedring. Det er også bedre fremdrift i arbeidet med pasientsikkerhetsprogrammet, avvikssystemet og oppfølgingen av avvik vurderes til å være noe bedret, og det er lagt til rette for læring på tvers i organisasjonen også etter interne revisjoner i større grad enn tidligere. Vurderingen er vist i fig. 2. Figur 2 Risikovurdering av delelementene i internkontrollen (kvalitetssystemet). Vurderingen baserer seg på i hvilken grad elementene bidrar til å redusere sannsynlighet/risiko for svikt i UNN. Områder som har ligget i «grønt» område i mer enn 1 år er tatt ut av matrisen, men overvåkes. Kvalitetsutvalget/ledergruppen mottar denne rapporten som en samlet vurdering av kvalitetssystemet i UNN, og den følges opp med styresak om foretakets håndtering av rapporten. Det er verdt å merke seg at slike systemer aldri blir perfekt, men er gjenstand for kontinuerlig forbedring. Rapporten påpeker også denne gang enkelte systemsvakheter og områder for forbedring. Grunnleggende prinsipper må være på plass og virksomme i hele organisasjonen, for at UNN skal ha et velfungerende kvalitetssystem. Hovedemnene i denne rapporten er disse grunnleggende prinsippene. Sak 24 side 8 3

237 Sak 24/ vedlegg 1 Risikostyring FFS har sammen med foretakscontroller arbeidet med et overordnet system for risikovurdering og det er gjennomført en pilot på Barne- og ungdomsklinikken i 3 tertial Det vil bli gjennomført nye risikovurderinger i Den enkelte klinikk er ansvarlig for å initiere egne risikovurderinger. FFS kan bistå på forespørsel. Kvalitetsinformasjonssystem UNN KIS UNN KIS er et kvalitetsinformasjonssystem til hjelp i overvåking og forbedring av kvalitet i tjenestene. Dette skal være støtte til fagmiljøene i UNNs strategiske satsninger blant annet innen kvalitet og pasientforløp. Dagens manuelle indikatorark kan med fordel fases ut for et automatisert informasjonssystem. UNN-KIS utvikles fortløpende, og er teknisk sett satt i drift. UNN KIS inneholder nå 152 kvalitetsindikatorer, hvorav 80 er validert / godkjent. Verdier fra UNN KIS blir brukt i virksomhetsrapporteringen. Superbrukere innbys til faglig oppdatering i systemet i egne samlinger ca 1 gang hvert kvartal. Utvikling av monitoreringssystem for kreftforløpspakker settes i drift ultimo mars 2015, og omfatter rapportering/varsling og analyse av kreftforløp etter så vel nasjonale og lokale standarder. Styrende dokumenter Status dokumentvedlikehold Oppdatering av UNNs rutiner og prosedyrer er et viktig kvalitetsarbeid. Det registreres nå samtidige brukere mot tidligere 160 til 240. Denne økningen er sannsynligvis på grunn av at det pr 1. desember 2014 ble innført automatisk pålogging i Docmap. Det er over oppslag pr måned i prosedyresamlingene i Docmap. Med utstrakt bruk av prosedyrer i Docmap er det viktig at innholdet er kvalitetssikret, oppdatert og gyldig. UNN har nå dokumenter i Docmap, noe som er en økning på 428 dokumenter fra forrige tertial rapport. Av disse er det 1414 som er gått ut på dato og skulle vært revidert. Dette er en nedgang på 96 fra forrige tertial rapport (1510 ved utgangen av 2. tertial, fremgår ikke av figuren). Målet er at alle dokumenter skal være revidert innen frist. Revisjonsvarsel i Docmap går nå som normalt og vi ser en nedgang på antall dokumenter som har overskredet revisjonsvarsel. FFS vil nå videreføre sitt arbeid med å sende ut varsel til klinikkene over dokumenter som er overskredet frist med mer enn 3 måneder. Dokumenter som ikke er revidert innen 1 måned etter varsling vil FFS trekke tilbake. Det er trukket tilbake 379 dokumenter i 3. tertial. Dette tyder på at Docmap er aktivt i bruk, men fortsatt utarbeides flere dokumenter, enn det trekkes tilbake. Docmap er et system som brukes og overvåkning av antall og vedlikehold av dokumenter må fortsette. Økningen i dokumenter er i hovedsak på disse typer dokumenter: Dokumentsamlinger, sjekklister og prosedyrer. Sak 24 side 9 4

238 Sak 24/ vedlegg 1 Figur 2 Antall dokumenter og dokumentstatus i kvalitetssystemet Antall dokumenter Uten revisjonsdato Passert revisjonsfrist Avviksbehandlingen Det er fortsatt en tydelig økning av avviksmeldinger. Etter direkte uttrekk fra Docmap, ser vi sammenlignet med forrige år 2013 er økningen i størst på avvik annen avdeling (60 % økning) og avvik egen avdeling (40 % økning). Våre uttrekk er tatt 1 måned etter hvert tertial. Dette er historisk tall, som ikke blir oppdatert i våre lister. De endringer, saksbehandling og etterregistreringer som kommer etter våre uttrekk, kommer altså ikke med i våre statistikker. FFS har utviklet 2 kurs i avviksmelding og behandling som e-læring i Campus. Dette er «Hvordan melde avvik i Docmap» og «Behandle avvik i Docmap» Meldeutvikling i 3.tertial 2014 Meldeutviklingen øker med 22 % i forhold til 3.tertial Det er registrert avvik på hendelsestype i Docmap i 3. tertial I 3. tertial er det 819 unike meldere som har meldt avvik. 4 Avvik relatert til faglig virksomhet i laboratorier holdes utenom denne statistikken. Avvik i laboratorier håndteres særskilt. Sak 24 side 10 5

239 Sak 24/ vedlegg 1 Figur 3 Meldeutvikling i UNN HF uttrekk på hendelsestyper Åpne avvik i saksbehandling hos nærmeste leder. Totalt er det 682 avvik meldt i 2014, som ikke er ferdig behandlet. Pr er 227 avvik som ligger ubehandlet hos nærmeste leder. Av disse er det 177 med passert frist. Pr er frist for lukking gjennomsnittlig overskredet med 120 dager (median 83). Det bør jobbes aktivt for å få lukket avvik innen tidsfrist. Sak 24 side 11 6

240 Sak 24/ vedlegg 1 Kategorier av meldte avvik Figur 4 Kategorier avvik meldt 3.tertial. Kategorier med færre enn 10 avvik og klinikk/senter med færre enn 10 avvik er ikke med. Årsaker til avvik Av totalt antallet avvik som meldes med årsak Rutine/prosedyre ikke fulgt fra, ligger stabilt på rundt 30 %. Dette er fortsatt den klart største angitte årsaken i meldte avvik. I 2015 er denne årsaken endret til «skriftlig rutine ikke fulgt og FFS vil gi en ny analyse av denne årsaken i 3 tertial Figur 5 Årsaker til avvik 3 tertial Cut off på 15 hendelser i visningen Sak 24 side 12 7

241 Sak 24/ vedlegg 1 Figur 6 Årsaken «Rutine/prosedyre ikke fulgt» fordelt på kategoriene den er meldt i. Kun de 8 største kategoriene vises. Det er en vesentlig økning i hendelsestype «pasientadministrative rutiner». Dette omhandler i hovedsak avvik på manglende registreringer i DIPS. Pasienthendelser 3.3 meldinger I 3. tertial 2014 har UNN meldt 88 saker til Nasjonalt kunnskapssenter om hendelser som har ført til eller kunne ha ført til alvorlig skade på pasient. Dette ble meldt 75 saker i 3 tertial Alle saker som meldes til Kunnskapssenteret gjennomgås i Pasientsikkerhetsutvalget. UNN har et etterslep i publisering av anonymiserte 3.3 meldinger på Nasjonalt klassifikasjonssystem Helse- og omsorgsdepartementet har gitt mandat til å utarbeide felles nasjonalt klassifiseringssystem for uønskede hendelser. Nasjonalt kunnskapssenter har ansvar for å sikre koordinering mellom det norske klassifikasjonsarbeidet og klassifikasjonsprosjektet i regi av WHO. Utgangspunkt og premisser for klassifikasjonssystemet er Conceptual Framework for the International Classification for Patient Safety 5 (heretter kalt WHO-klassifikasjonen). Arbeidsgruppens forslag til klassifikasjon er en forenkling og norsk tilpasning av WHOklassifikasjonen. De valgte kategorier er basert på erfaringer fra Meldeordningen, de regionale helseforetakene og Statens Strålevern. Arbeidsgruppen har hatt representanter fra Kunnskapssentret, de fire helseregioner og statens strålevern. Arbeidsgruppens forslag skal testes i helseforetak som utpekes av arbeidsgruppens medlemmer. I helse Nord er det Nordlandssykehuset som er pilot. 5 Conceptual framework for the International Classification for Patient Safety version 1.1. Technical Report [cited ]; WHO/IER/PSP/2010.2]. Available from: Sak 24 side 13 8

242 Sak 24/ vedlegg 1 Nordlandsykehusets Pasienthendelsesskjemaet i Docmap blir oppdatert med ny klassifikasjoner og test er planlagt gjennomført i februar/mars Etter test blir det ytterligere gjennomgang av klassifikasjonene, før implementering. Når de nye klassifikasjoner blir implementert vil det etter all sannsynlighet bli en bedret kategorisering og årsaksvurdering på pasienthendelser. Dette vil gi et bedre grunnlag for analyse av pasienthendelser. Figur 7 Årsaks fordeling for 3.3 meldinger, cut off på gjennomsnitt 5 meldinger i tertiale. Konklusjon UNN HF som helhet har fortsatt en vesentlig økning i antall meldte avvik. Antall unike brukere som har meldt avvik har en økning fra var 707 i 3. tertial 2013 til 819 i 3. tertial Dette kan indikere at økningen i meldte avvik først og fremst skyldes bedret meldekultur, selv om en reell økning i avvik ikke kan utelukkes. Fremover bør det være spesielt fokus på om det er tegn til økning i arbeidsbelastning, uttrykt som samtidighetskonflikter. En stor andel av pasienthendelser blir gitt «årsak ikke tidligere listet». Valg av bakenforliggende årsaker vil få endring ved innføring av nytt nasjonalt klassifikasjonssystem i skjema for pasienthendelse. Interne revisjoner Det utarbeides en årlig intern revisjonsplan på bakgrunn av tilsyn, hendelser, risikovurderinger og bestilling fra direktørens ledergruppe, AMU og Kvalitetsutvalget. Revisjonsplanen besluttes av direktørens ledergruppe. FFS gjennomfører revisjonene i samarbeid med relevante fagmiljøer. Nedenstående tabell viser status i gjennomføring av de interne revisjoner som var planlagt til og med 3. tertial. FSS har utarbeidet en oversikt over avvik og læringspunkter. Dette er vedlegg 1 i rapporten. Sak 24 side 14 9

243 Sak 24/ vedlegg 1 Tabell 1 Gjennomførte internrevisjoner pr 3 tertial Tema Revisjoner planlagt til 1 og 2. tertial 2014 Sted Tertial Forskningsprosjekt i UNN -HF. Re-Shape studien Foreslått av FFS med bakgrunn på eksternt tilsyn (DT) Hjerte- og lunge klinikken x Opplæring i MTU oppfølging av pålegg fra DSB Foreslått av Fag- og forskningssjefen, UNN-HF Hjertemedisinsk avd, Nevro- og ortopedi klinikken K3K Narvik og Akuttmedisinsk klinikk x x x x Miljørevisjon Forurensing Ytre miljø avfallshandtering av kjemikalier Avfall Kildesortering legemiddelhandtering avfall Substitusjonsplikt innkjøp Patologisk avdeling Barneavdelingen x Forskningsprosjekt i UNN HF. Prosjekt B Foreslått av FFS på bakgrunn av eksternt tilsyn (DT) Norsk register for analinkontinens Etterlevelse av Nasjonal faglig retningslinje for bruk av antibiotika i sykehus Dokument gjennomgang Gastroenterologisk kirurgi Orto-og plastikkirurgisk avdeling x x Infeksjonskontrollprogrammet Oppfølging av tidligere intern revisjon og eksternt tilsyn. Etterlevelse av blodforskrift og interne prosedyrer på blodbanken Hjertemedisinsk avdeling Unn tromsø UNN HF Blodbanken x x Implementering og etterlevelse av prosedyre: «Barn som pårørende» Medisinsk klinkk x KVAM-arbeidet - HMS handlingsplan (2 revisjoner slått sammen) Diagnostisk klinikk, Drift- og eiendomssenteret og Rehabiliteringsklinikken x Tilsyn Tilsyn behandles i egne rapporter til Kvalitetsutvalget og styret. Pasientsikkerhet Nasjonal handlingsprogram for pasientsikkerhet Programmets tre hovedmål er å: - redusere pasientskader - bygge varige strukturer for pasientsikkerhet - forbedre pasientsikkerhetskulturen i helsetjenesten Alle klinikker har i dialogavtalen 2014 krav til å implementere relevante innsatsområder i alle aktuelle enheter. Status innsatsområder i UNN: Se vedlegg 2 i rapporten. Sak 24 side 15 10

244 Sak 24/ vedlegg 1 Det er implementeringsaktivitet på de aller fleste sengeposter i forhold til ett eller flere innsatsområder. GTT, Trygg kirurgi, forebygging av selvmord og overdoser og behandling av hjerneslag er implementert ved pålagte enheter. Samstemming av legemiddellister ved innleggelse er pilotert ved hjertemedisin, og rapport vil foreligge i løpet av 1. tertial. Resultater fra pasientsikkerhetskulturundersøkelsen er meldt tilbake til klinikker og avdelinger. Pasientklagesaker Median saksbehandlingstid på NPE saker i 3. tertial 2014 er 42 dager mot 44 dager i Det finnes enkeltsaker fra NPE med mer enn 120 dager behandlingstid. NPE saker vedrørende journalinnsyn/kopi er ikke tatt med. Lang saksbehandlingstid kan medføre at pasienter klager til Pasientombudet, Helsetilsynet og i noen grad til Norsk pasientskadeerstatning (NPE) før de får svar fra UNN. Dette kan føre til at arbeidsmengden for UNN blir stor. Klager fra pasienter/pårørende bør tas unna fortløpende. Figur 8 Utvikling av pasientklager passert intern saksbehandlings frist på 35 dager Det har vært en betydelig forbedring i intern saksbehandling av pasientsaker i foretaket i løpet av de siste tre årene. Utvikling i saksbehandlingstid NPE saker passert intern frist har imidlertid stoppet opp og har en liten økning mot årsskiftet Sak 24 side 16 11

245 Sak 24/ vedlegg 1 Tabell 2 NPE saker i 3 tertial 2014 med brutt intern og NPE tidsfrist fordelt på klinikk Klinikker Antall saker Antall passert intern frist 35 dager Antall over NPE frist 56 dager Akuttmedisinsk klinikk Psykisk helseog rusklinikken Barne- og ungdomsklinikken Diagnostisk klinikk Hjerte- og lungeklinikken Kirurgi, kreftog kvinneklinikken Medisinsk klinikk Nevro- og ortopediklinikken Operasjon- og intensivklinikk Rehabiliteringsklinikken Andre Totalsum Det er klinikker som overskrider den interne fristen på 35 dager for saksbehandling i mer enn 50 % av sakene. Smittevern Prevalensregistrering av helsetjenesteassosierte infeksjoner våren 2014 Den andre av to årlige prevalensregistreringer av helsetjenesteassosierte infeksjoner ble gjennomført 26.november Dette er en av de nasjonale kvalitetsindikatorene for helseog omsorgstjenesten. I Harstad gjennomførte alle aktuelle enheter registreringen, i Tromsø var det fire avdelinger/fagfelt som ikke registrerte, mens i Narvik registrerte ikke de to største enhetene (dette gir da svært usikre prevalenstall). Totalt deltok 386 pasienter i undersøkelsen og 19 infeksjoner ble registrert, noe som gir prevalenstall på 4,9. UNN HF totalt og Tromsø har en nedgang i prevalenstall sammenlignet med våren Harstad har en økning, mens tallene for Narvik er svært usikre. Nasjonale tall for høsten-14 foreligger ikke ennå. Sak 24 side 17 12

246 Sak 24/ vedlegg 1 Figur 9 Prevalens av sykehusinfeksjoner UNN HF tertial 2014 Figur 10 Prevalens av sykehusinfeksjoner UNN Tromsø tertial 2014 Sak 24 side 18 13

247 Sak 24/ vedlegg 1 Figur 11 Prevalens av sykehusinfeksjoner UNN Harstad tertial 2014 Figur 12 Prevalens av sykehusinfeksjoner UNN Narvik tertial 2014 Sak 24 side 19 14

248 Sak 24/ vedlegg 1 NOIS Insidensregistrering av sårinfeksjoner etter inngrepene aortakoronarbypass, keisersnitt, innsetting av proteser i hofteledd, kolecystektomi og koloninngrep. Tall for 2.tertial 2014 hadde innleveringsfrist til Folkehelseinstituttet 1.desember Kort oppsummert er det stort sett nedgang i infeksjonsinsidens for alle inngrep ved alle lokalisasjoner med få unntak. Det er generelt god oppfølging, de aller fleste inngrep når UNNs mål om 95 % oppfølging av pasientene. Her følger infeksjonsresultater for alle inngrep for UNN HF totalt. Nasjonale tall for 2.tertial foreligger ikke ennå. Figur 13 Infeksjoner etter bypass, sternum tertial 2014 Sak 24 side 20 15

249 Sak 24/ vedlegg 1 Figur 14 Infeksjoner etter Keisersnitt tertial 2014 Figur 15 Infeksjoner etter innsetting totalprotese hofte 3. tertial tertial 2014 Sak 24 side 21 16

250 Sak 24/ vedlegg 1 Figur 16 Infeksjoner etter innsetting hemiprotese 3. tertial tertial 2014 Figur 17 infeksjoner etter Kolecystektomi 3. tertial tertial 2014 Sak 24 side 22 17

251 Sak 24/ vedlegg 1 Figur 18 infeksjoner etter kolonkirurgi 3. tertial tertial 2014 Den forsterkete satsing på systematisk smittevernarbeid med blant annet regelmessige målinger, overvåking av forekomst av resistente mikrober, revisjoner på antibiotikabruk, smittevernvisitter, implementering av tiltaksområdene i nasjonalt pasientsikkerhetsprogram og spesifikke tiltak som følge av systematisk gjennomgang av noen operative inngrep kontinueres. Helse, miljø og sikkerhet Skademelding personal Figur 19 Skademelding personal 2013 og 2014 Sak 24 side 23 18

252 Sak 24/ vedlegg 1 Det er en økning i antall meldte personalskademeldinger. Det store antall registrerte personalskader skjer i hovedsak i Psykisk helseog rusklinikken - akuttposter. Økningen er i hovedsak hendelser med konsekvenser som medførte smerte/redusert arbeidsførhet og psykisk belastning. Psykisk helseog rusklinikken er kjent med denne utviklingen og har bestilt en risikovurdering av arbeidet i akuttmottak for å redusere risiko for personalskader. Figur 20 personalskader på akuttposter/mottak Miljø Gjennomføring av e-læring Miljøkurset for UNN HF ble gjennomført av 4111 UNN-ansatte. Målet er at alle ansatte skal ha gjennomført dette i løpet av Ledelsens gjennomgang foretaksnivå Fag- og forskningssenteret har hatt gjennomganger på foretaksnivå siden september 2009, i henhold til vedtak i styret foretas disse tertialvis. Ledelsens gjennomgang behandles i Kvalitetsutvalget/ledergruppen før styrebehandling, med mål om at oppfølging av konkrete forbedringstiltak skal gi bedring i den totale kvaliteten i foretaket over tid. Oversikt over vedtatte tiltak i Ledelsens gjennomgang og tiltakenes gjennomføring ISO inneholder krav om oversikt over vedtatte og gjennomførte tiltak fra styrets behandling av LGG. Det gis en her oversikt over tiltakene, gjennomførte tiltak vil kun vises i det tertiale de er gjennomført. Tiltakene blir vist i oversikten fra 1.tertial 2013 og til de er gjennomført. Sak 24 side 24 19

253 Sak 24/ vedlegg 1 Det er 3 tiltak som ble gjennomført i forrige tertial (presentert i LGG for 2. tertial 2014) og dermed ikke vises i oversikten. Grønn markering er tiltakene som er sluttført siden forrige rapport. Tabell 3 Gjennomføring av tidligere vedtak i LGG Foreslåtte tiltak 1.tertial-13 Direktørens ledergruppe bør gjennomføre tre av modulene i e-læringskurset og bruke dette som diskusjonsgrunnlag for videre utvikling av HMS i UNN. 2.tertial-13 Innføre systematiske strategiske og hendelsesbaserte risikoanalyser på klinikknivå i løpet av Lederopplæringen i avvikshåndtering revideres. 3.tertial-13 KVAM-utvalg og KVAM-grupper får i oppdrag å etterspørre flere avvik i legemiddelhåndtering. FFS utarbeider egen sak til KU i løpet av 2014 om avvik knyttet til legemiddelhåndtering. Internrevisjon følges opp på samme måte som tilsynsrapporter, de inkluderes i den regelmessige rapportering på status og det utarbeides læringspunkter for andre Fag- og forskningssenteret fremmer egen sak til KU om erfaringer fra intern revisjon på KVAM-arbeidet i Narvik, for å legge til rette for læring i foretaket. Allmennpsykiatrisk klinikk oppfordres til å ta opp den økte meldefrekvens av personalskader i KVAM-utvalg og KVAM-grupper der det er relevant; det bør klarlegges om det er en reelt økende forekomst, eller en bedret meldekultur. HR/BHT, Drift- og eiendomssenteret, Innkjøpsseksjonen og Diagnostisk klinikk bes om å fremme en egen sak til Ledergruppen med forslag til hvordan arbeidet med kjemikalier kan intensiveres og ansvar plasseres der det i dag eventuelt er uklart. 1 tertial 2014 Kvalitetsutvalget vil høsten 2014 diskutere hvordan den fortsatt ugjorte Gjennomført Planlegges vinter 2015 Pilot gjennomført i BUK 3 tertial Arbeidet blir videreført i 2015 Ikke sporbart i referat. Et unntak: HJKL Høst 2014 Vedlegg LGG 3 tertial 2014 KU møte februar Det er ikke registrert i referat ephorte. Psykisk helseog rusklinikken har bedt om en risikovurdering av arbeidssituasjonen i akuttmottak, for å minske risiko for personalskader. Dette vil bli gjennomført 1 halvår Presentert i KU Arbeidet med Kjemikaliehåndtering muntlig fremstilt i KU. Arbeidet med klinikkene fortsetter i 2015 Utsatt til første del Sak 24 side 25 20

254 Sak 24/ vedlegg 1 oppgaven med å få gjennomført en bedre koordinering og samling av parallelle prosedyrer mellom enhetene i foretaket skal følges opp. For å ytterligere fokusere på ledernes oppfølging av avvik skal andel avvik som ikke er avsluttet fremgå av dashbordet i UNN-KIS for alle enheter så snart denne funksjonen er på plass i KIS. Fag- og forskningssenteret lager senere i 2014 egen sak med nærmere gjennomgang av statistikk over NPE-saker der klager har fått medhold, inkludert eksempler på viktige enkeltsaker for å øke læringen i foretaket av disse sakene. Gjennomgang av medholds saker fra Norsk pasientskade erstatning følges opp i alle klinikkers KVAM-utvalg. 2 tertial 2014 Det etableres egen saksmappe for hvert år for hver KVAM-gruppe i ephorte for arkivering av resultater: KVAM-møtereferat, årlig kvalitetsplan HMS, risikovurderinger, vernerunder, MBU, gjennomførte brannøvelser, oversikt over gjennomførte opplæringstiltak m.m. av 2015 Utsatt pga. prioritering av utvikling og implementering av Kreftpakken i UNN KIS Sak har vært behandlet i ledergruppen og KU. Det er for kort tidsoverlapp mellom ny innføring av ny meldeordning til kunnskapssenteret og medhold i NPE saker til analyse. Sak ønskes tatt opp igjen om 1 år Det er ikke registrert i referat i ephorte, utfordrende å bekrefte om dette gjennomført. Årsak «rutine/prosedyre ikke fulgt» i avvikshåndteringen erstattes med «skriftlig prosedyre ikke fulgt». Status i oppfølging/lukking av avvik skal være fast sak i alle KVAM-utvalg. Rutiner og systemer for oppfølging av pasientklagesaker settes opp som egen sak i Kvalitetsutvalget første halvår 2015 for å bidra til intern erfaringsoverføring og læring mellom klinikkene. Sjekkes i referater fra KVAM -utvalg gjennomført i 1 tertial 2015 Under planlegging Klinikker og sentrer gjennomgår opplæringsbehovet blant nye ledere med bakgrunn i oversikten ovenfor og sørger for at aktuelle ledere gjennomfører opplæring. Sak 24 side 26 21

255 Sak 24/ vedlegg 1 Kvalitetskulturen i UNN UNNs overordnete systemer for kvalitet forbedres stadig, og foretaket har fortsatt et forbedringspotensial i systemtilnærmingen til kvalitet. Kvalitet i henhold til egen standard hos den enkelte medarbeider gir ikke automatisk god kvalitet på helheten. Dette bekreftes gjennom interne revisjoner, i avvik og i arbeidet med pasientforløpene. Erfaringsoverføring og læring av avvik og funn ved tilsyn og revisjoner er en vedvarende utfordring. Det er en svak økning i antall dokumenter og arbeidet med å overvåke antall dokumenter bør fortsette. FFS viderefører arbeidet med å sende ut lister til klinikk og senter over dokumenter som er overskredet revideringsfrist. Klinikkene har ansvar med å følge opp dette arbeidet lokalt. Det er fortsatt en god økning i meldte avvik. Det viktigste arbeidet fremover er å få økt fokus på analyse av avvik, for å legge til rette for å utløse forbedringspotensialer i organisasjonen. Pasientforløpsarbeidet, det systematiske arbeidet med pasientsikkerhet og kvalitetssikringen gjennom internkontroll utfyller hverandre og UNN arbeider med å etablere en forbedringskultur basert på fakta og observasjoner. UNN KIS vil nå kunne bidra ved å gjøre dataene tilgjengelig. En utfordring i UNN KIS er at det beskrives mange mengdeindikatorer og foreløpig relativt få faglige kvalitetsindikatorer. Det er fortsatt et stort behov for økt fokus på at alle ledere skal gjennomgå adekvat opplæring i HMS-arbeid, som det er lagt godt til rette for med e-læringskurs kombinert med samlinger. Det er nok fortsatt noen klinikker som har utfordringer med å få KVAM utvalgene til å være virkningsfulle og virke hensiktsmessig i forhold til arbeidsmiljø og kvalitet. Aktiv bruk av informasjonen fra UNN KIS, avvikssystemet, tilsyn, revisjoner og kvalitetsregister vil bidra til å legge grunnlag for en forsterket forbedringskultur. Sak 24 side 27 22

256 Sak 24/ vedlegg 2 Revisjonstema Funn Iverksatte tiltak i klinikk/avd 2014 Forskningsprosjekt i UNN -HF. Re- Shape studien Opplæring i MTU oppfølging av pålegg fra DSB Antibiotikabruk på utvalgte sengeposter Brudd på intern prosedyre PR23519 Oppbevaring av aktive forskningsdata Mangelfull dokumentasjon av apparat spesifikk opplæring i MTU. Mangelfulle rutiner for opplæring av nytilsatte og vikarer. Status Læring for klinikk/avdeling Lukket Saken ble avsluttet med utgangspunkt i endring i konsesjonsvilkår Åpent Systematisk arbeid med MTUopplæring, frekvens og dokumentasjon. Formalisering av MTU-ansvarliges oppgaver i klinikk/avdeling Hvis det avvikes fra nasjonale veiledere, skal det være en faglig vurdering og begrunnelse i EPJ på hvorfor dette er gjennomført.(dokumentasjon) Læring foretak Kompetansemodul i personalportalen. Etablere ressursgruppe for MTU i foretaket jf kjemikalier. Miljø Stoffkartoteket Ecoonline ikke oppdatert og risikovurdert (2 avvik) Åpent Iverksette rutiner for årlig gjennomgang av kartoteket. Ressursgruppe kjemikalier i UNN følger dette opp, jf oppfølgingspunkt LGG 3. tertial -13 Sak 24 side 28

257 Sak 24/ vedlegg 2 Revisjonstema Funn Iverksatte tiltak i klinikk/avd Mangelfulle opplæring i kjemikaliehåndtering av ansatte ( 1 avvik) Manglende sikkerhetsdatablad tilgjengelig der kjemikalier oppbevares og brukes Substitusjonplikt på varer bestilt fra sentrallager er ikke avklart i organisasjon Skal tas med i gruppedager for å sikre gjennomgang for alle ansatte. I tillegg skal det etableres sytem for at ansatte "kvitterer ut" gjennomført opplæring. Verneombud klarerer HMS databalder og gjennomføres ved vernerunde. Tilbyder skal informere om alternative produkter som kan redusere miljøbelastningene Status Læring for klinikk/avdeling Lukket Systematisk opplæring i kjemikaliehandtering og avfallsrutiner. Lukket Sjekke om det er tilgjengelig HMS datablader der kjemikalier oppbevares og brukes. Lukket Læring foretak Følges opp gjennom vedtatt kjemikalieplan 2015 Økt oppmerksomhet på vernetiltak ved bruk av kjemikalier under vernerunder Sak 24 side 29

258 Sak 24/ vedlegg 2 Revisjonstema Funn Iverksatte tiltak i klinikk/avd Implementering og etterlevelse av prosedyre: «Barn som pårørende» Prosedyren "barn som pårørende" mangler forankring i ledelsen Status Læring for klinikk/avdeling Åpent Hovedansvaret for å sikre at barn som pårørende ivaretas i klinikken ligger hos klinikkledelsen. Her ligger ansvaret for å oppnevne klinikkbarneansvarlig/ koordinator. Denne funksjonen skal være bindeleddet mellom ledelsen og barneansvarlige og utvikler retningslinjer med utgangspunkt i overordnede prosedyrer samt utarbeider årlige rapporter til ledelsen. jmf. PR11072 i Docmap Læring foretak Etterlevelse og implementering av gjeldende prosedyre er mangelfull Åpent Revisjonen fant at barn som pårørende var identifisert, men dokumentasjon på at oppfølging var iverksatt manglet. I dette funnet var det et stort antall barn med foreldre med alvorlige og sammensatte diagnoser. Det kom også frem at ansvar og arbeidsoppgaver for barneansvarlige er uklare og må tydeliggjøres. jmf. PR11072 i Docmap Sak 24 side 30

259 Sak 24/ vedlegg 2 Revisjonstema Funn Iverksatte tiltak i klinikk/avd KVAM-arbeidet - HMS handlingsplan (2 revisjoner slått sammen) Legemidler og avfall Mangelfull oversikt av behov for og gjennomført opplæring. Mangelfull rapportering av HMS aktiviteter i klinikken Manglende sikring av at personalet håndterer legemiddelavfall i samsvar med gjeldende avfallshåndbok ved å gi dem nødvendig opplæring i avfallshåndtering av legemidler. Status Læring for klinikk/avdeling Åpent Åpent Åpent Årlig gjennomgang av opplæringsbehov for KVAM medlemmer. Etablere årshjul for HMS arbeidet med tydelige start og sluttpunkt for de planlagte aktiviteter. Det er gjennomgående usikkerhet rundt ulike aspekter av kassasjon av legemidler. Det anbefales gjennomgang av opplæringsrutinene. Ved implementering av revidert avfallshåndbok bør det settes ekstra fokus på opplæring. Læring foretak Se egen sak til KU Se egen sak til KU Brudd på egen rutine for dokumentasjon av beslag og fra UNNs prosedyrer for kontroll med oppbevaring av legemidler. Flere beslag av mulige ulovlige stoffer var midlertidig oppbevart på medisinrommet. 5 av disse beslagene var ikke dokumentert i perm. Åpent Brudd på PR1430. Sørge for å ha oppdatert oversikt av legemidler i enhet. Sak 24 side 31

260 Sak 24/ vedlegg 2 Revisjonstema Funn Iverksatte tiltak i klinikk/avd Brudd på PR20422 Pasentens private medisiner - oppbevaring og utlevering. Manglende registrering av hva pasientene har med seg av private medisiner ved innleggelse og glemmer å sende med pasientene private medisiner ved utskrivelse. Status Læring for klinikk/avdeling Åpent Sørge for at PR20422 "pasientens private medisiner - oppvaring og utlevering" er kjent blant personalet Læring foretak Sak 24 side 32

261 Sak 24/ vedlegg 3 STATUS OG SPREDNINGSPLAN UNN januar 2015 GTT Trygg Kirurgi Legemiddelsamstemming UVI SVK Fall Trykksår Hjerneslag Forebygging av selvmord Forebygging av overdosedødsfall Akuttmedisinsk klinikk Akuttmottak og obspost Avventer pilot BUK BUPA Barneavdelingen Barnehabiliteringen Hjerte- og lungeklinikken Hjertemed Hjerte/lunge/karkirurgisk avdeling Lungemed K3K Føde/Barsel Sjekker ped. GTT Avventer pilot Avventer pilot Avventer pilot Pilot i gang, rapport ila feb Avventer pilot Avventer pilot Avventer pilot Kreft Avventer pilot Gastro kir Uro, endo, gyn Kir. Harstad Avventer pilot, forbedrer dobbeltkontroll Avventer pilot Avventer pilot Oppst. Jan 15 Oppst. Juni - 14 Oppst. Jan 15 Oppst. Juni - 14 Oppst sept/okt -15 Oppst sept/okt -14 Oppst sept/okt -15 Oppst mars 15 Oppst sept/okt -14 Medisinsk klinikk Hematologisk Inf med Avventer pilot Avventer pilot Oppst sept/okt -14 Oppst1. halvår -15 Oppst sept/okt -14 Oppst1. halvår -15 Sak 24 side 33

262 Sak 24/ vedlegg 3 STATUS OG SPREDNINGSPLAN UNN januar 2015 GTT Trygg Kirurgi Gastro/Nyre Geriatrisk Medkir Narvik Med A Harstad Med B Harstad Legemiddelsamstemming UVI SVK Fall Trykksår Oppst. Juni - Oppst Oppst Avventer pilot 14 sept/okt -14 sept/okt -14 Oppst Oppst Avventer pilot sept/okt -14 sept/okt -14 Oppst Avventer pilot sept/okt -14 Oppst Oppst. Juni - Oppst sept/okt sept/okt -14 Oppst Oppst. Juni - Oppst Avventer pilot sept/okt sept/okt -14 Hjerneslag Forebygging av selvmord Forebygging av overdosedødsfall Nevro- og ortopediklinikken Nevro-, hud- og revmatologiskavdeling Avventer pilot Oppst vår - 15 Oppst vår - 15 Oppst.15. nov -14 Nevrokirurgi-, øre-nese-hals- og øyeavdelingen Ortplast Ort. Harstad Avventer pilot Avventer pilot Avventer pilot Oppst vår - 15 Oppst vår - 15 Oppst vår - 15 Oppst vår - 15 Oppst.15. nov -14 Oppst vår - 15 (Restart) Oppst vår - Oppst nov -14 Oppst.15. nov -14 Oppst.15. nov -14 Oppst.15. nov -14 Operasjons- og intensivklinikken Oppvåkning Intensiv ANOP Narvik Avventer pilot Avventer pilot Akuttmottak Oppst sept/okt -14 Oppst sept/okt -14 Oppst sept/okt -14 Oppst. Juni - 14 Oppst. Juni - 14 Oppst sept/okt -14 Oppst sept/okt -14 Oppst sept/okt -14 ANOP Harstad Akuttmottak Oppst sept/okt -14 Oppst. Juni - 14 Oppst sept/okt -14 ANOP Tromsø Oppst sept/okt -14 Oppst. Juni - 14 Oppst sept/okt -14 Sak 24 side 34

263 Sak 24/ vedlegg 3 STATUS OG SPREDNINGSPLAN UNN januar 2015 GTT Trygg Kirurgi Legemiddelsamstemming UVI SVK Fall Trykksår Hjerneslag Forebygging av selvmord Forebygging av overdosedødsfall Psykisk helseog rusklinikken Alderspsykiatri Avventer pilot Sikkerhetspsykiatri Rusbehandling Færingen Nordlandsklinikken Døgn Avventer pilot Avventer pilot Avdeling Sør Avventer pilot akutt døgn Avdeling Nord Avventer pilot akutt døgn PSTO Avventer pilot akutt døgn Rehabiliteringsklinikken FRMA Tromsø (døgn) Avventer pilot For få pas FRMA Hartad(døgn) Avventer pilot For få pas Fargekoder (bestemt av Pasientsikkerhetsprogrammets sekretariat): Innsatsområdet er ikke aktuelt for enheten Tiltakspakken vært i bruk > 3mnd og evaluert Tiltakspakken påbegynt Tiltakspakke ikke innført Modifisert tiltakspakke aktuelt Sak 24 side 35

264 Sak 25/ vedlegg 1 Sak: Investeringer og økonomisk bærekraft saksfremlegg Til: Styret UNN HF Fra: Grethe Andersen og Tommy Schjølberg Møtedato: 25. mars 2015 Saksfremlegget redegjør for: 1. Økonomisk status og tilpasningsutfordringer neste åtte år. Dette krever en presentasjon til HF-styrene av langsiktige økonomiske utfordringer, økonomisk bæreevne av fremtidige investeringer og iverksetting av andre planer og tiltak. 2. Drøfting av strategier og eventuelle nødvendige tiltak for å realisere økonomiske mål med bakgrunn i den langsiktige økonomiske analysen. I denne sammenheng må en særlig drøfte konsekvenser for ansatte og pasienttilbud. I RHFs styremøte 26. mars 2015 behandles styresak Egenkapitalinnskudd og endring av driftskredittramme i helseforetakene (vedlegg 1) og styresak Budsjett 2015 justering av rammer nr 1 (vedlegg 2). Denne saken bygger på forutsetninger om at RHF-styrets vedtak er i tråd med innstillingene i de to sakene. 1. Investeringsplan, økonomisk bæreevne og likviditet. Investeringsplan UNN HF Tabell 1 Investeringsplan Investeringsplan UNN HF Bygg 7 Åsgård 16,3 Nytt Narvik sykehus 10,0 60,0 250,0 500,0 230,0 A-fløy 290,0 290,0 217,0 159,0 Pasienthotell UNN 124,0 PET senter 163,0 325,0 Tiltak i kreftplanen 1,0 Tromsø undersøkelsen 5,0 Utstyr med mer 200,0 70,0 100,0 150,0 150,0 150,0 200,0 200,0 Investeringsplan UNN HF ,3 685,0 317,0 319,0 210,0 400,0 700,0 430,0 * PET-senteret er tatt med i UNNs investeringsplan Investeringer i UNN skal understøtte valgte strategier og bygge på foretakets verdigrunnlag (kvalitet, trygghet, respekt og omsorg). Investeringsplanene søkes avstemt mot langtidsbudsjett og strategiarbeid for øvrig. Det er en målsetting å fordele ressursene mellom investeringer og fortløpende drift på en slik måte at det er til beste for pasientbehandlingen i et langsiktig perspektiv. UNNs investeringsplan (inkludert PET-senter) viser at det planlegges investeringer for 3,8 mrd kr i løpet av perioden I 2015 er investeringsrammen 799,3 mill kr. Sak 25 side 1

265 Sak 25/ vedlegg 1 Side 2 av 6 Bygg 7 - Åsgård Det er igangsatt innvendig renovering av bygg 7 på Åsgård. Innkomne anbud for ombyggingsentreprisen er etter kutt 16,3 mill kr over budsjett. UNN har fått økt investeringsramme fra Helse Nord RHF tilsvarende dette for å sikre gjennomføring av prosjektet. Nytt sykehus Narvik I vedtatt investeringsplan er det oppstart nye Narvik sykehus i A-fløya Investeringsrammen for A-fløya er på 290 mill kr i Prosjektet følger så langt oppsatt gjennomføringsplan. Nytt pasienthotell Investeringsrammen for pasienthotellet er på 124 mill kr i Prosjektet følger så langt oppsatt gjennomføringsplan og ferdigstilles i april/mai Tromsø-undersøkelsen Det er bevilget 5 mill kr årlig i til investering i infrastruktur i forbindelse med undersøkelsen. Tiltak i kreftplan UNN har fått 1 mill kr i investeringsmidler i forbindelse med kreftplanen. Utstyr med mer I investeringsplanen til UNN er det 200 mill kr til «utstyr med mer» som skal dekke investeringer i medisinteknisk utstyr, teknisk utstyr, ombygginger, ambulanser, egenkapitaltilskudd KLP og andre investeringer. Oppdaterte tall for 2014 viser at det er et overforbruk på 99,8 mill kr i forhold til disponibel investeringsramme. I tillegg har vi forpliktelser (utstyrsanskaffelser som er iverksatt) på 45,3 mill kr. Dette overforbruket medfører at disponibelt beløp for 2015 er redusert til 54,9 mill kr. Tabell 2 Investering 2015 «utstyr med mer» Investeringer 2015, tall i mill kr Investeringsramme overført til 2015 Investeringsramme 2015 Forpliktelser (godkjent 2014) Disponibel investeringsramme 2015 Teknisk utstyr 13,3 7,3 6,0 Ambulanser 9,1 9,1 0,0 EK KLP 20,0 20,0 Medisinteknisk utstyr 57,8 28,9 28,9 Ufordelt/overforbruk -99,8 99,8 0,0 Sum investeringer utstyr med mer -99,8 200,0 45,3 54,9 I UNNs årlige rullering av investeringsplanen og tilbakemelding til RHF, styresak 34/2014, Tilbakemelding RHF vedrørende plan , er UNNs behov for investeringsrammer knyttet til utstyr med mer spesifisert. Det er tidligere vurdert at behovet for investeringer i medisinteknisk utstyr i perioden er på minimum 92 mill kr og 70 mill kr i perioden Dette gjelder kun reanskaffelse av eksisterende utstyr og beregnet etterslep. Det 2 Sak 25 side 2

266 Sak 25/ vedlegg 1 Side 3 av 6 inkluderer ikke investering som følge av medisinsk eller teknologisk utvikling. I tillegg har UNN teknisk utstyr til en verdi av ca. 200 mill kr som tilsvarer et årlig investeringsbehov på 20 mill kr. Ambulanser har en gjennomsnittlig levetid på fem år, og det er nødvendig å erstatte ni til ti biler årlig for å unngå etterslep (12 mill kr). Totalt investeringsbehov for 2015 vedrørende reanskaffelse av medisinteknisk utstyr, teknisk utstyr, ambulanser og egenkapitaltilskudd KLP er på 144 mill kr. Dette inkluderer ikke ombygginger og renovering av eksisterende bygningsmasse. Oppsummert vises dette i tabell 3 og viser at dagenes investeringsramme er ikke tilstrekkelig for å dekke et nøkternt behovsanslag. Tabell 3 Investeringsbehov 2015 eksklusive ombygginger. Investeringer (tall i mill kr) 2015 Medisin teknisk utstyr 92 Teknisk utstyr 20 Ambulanser 12 Egenkapitaltilskudd KLP 20 Sum behov 144 For å møte investeringsbehovene fremover må UNN budsjettere med overskudd i driften for å håndtere årlige behov for reanskaffelser, etterslep og utstyr som følge av medisinsk og teknologisk utvikling. Økonomisk bærekraft Bærekraftanalysen i henhold til UNNs investeringsplan og premisser i brev fra Helse Nord RHF 3. mars 2015, viser tilpasningsutfordringene i årene fremover. Under forutsetning av at UNN klarer å oppnå et økonomisk resultat i 2015 i henhold til styringsmålet på +40 mill kr vil omstillingsutfordringen for perioden variere fra +12 mill kr (2017) til -55 mill kr (2021). Dette forutsetter effekt av tiltak tilsvarende omstillingsutfordringen i 2015 (168,0 mill kr) og at tiltakene har varig økonomisk effekt. Sak 25 side 3 3

267 Sak 25/ vedlegg 1 Side 4 av 6 Tabell 4 Bærekraftanalyse Bærekraftanalyse UNN HF inkl. PET-senter Sum inntekter Sum driftskostnader ekskl. avskrivninger Sum avskrivninger Netto rentekostnader Totale kostnader Prognose, avvik fra budsjett inneværende år Økonomisk resultat før tiltak Vedtatt resultatkrav Avvik fra resultatkrav, før effekter av vedtatte tiltak Sum effekter tiltaksplan Uløst omstilling etter tiltaksplan Bærekraftanalysen er basert på følgende forutsetninger: UNNs investeringsplan for 2015 inkludert PET-senter. Investeringsbeløp for utstyr med mer ihht vedtatt investeringsramme fra Helse Nord RHF. Årlige overskuddskrav på 40 mill kr brukes til investeringer i påfølgende år. Investeringsramme P85 nye bygg. A-fløy er 50 % lånefinansiert. 100 % egenfinansiering nytt pasienthotell. 70 % lånefinansiering nye Narvik sykehus. PET-senteret er 70 % lånefinansiert. Det er beregnet 3,0 % rente på lån og egen likviditet. Analysen er gjennomført i 2015 kroner. Avskrivningstidene er satt til 30 år for Pasienthotellet og 26,4 år for øvrige bygg. Kontantstrøm/likviditetsanalyse Likviditetsberegningene, tabell 5, viser forventet utvikling i likviditeten i perioden Likviditeten er positiv i helt frem til Sak 25 side 4 4

268 Sak 25/ vedlegg 1 Side 5 av 6 Tabell 5 Likviditetsanalyse Likviditetsberegning inkl. PET-senter Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat Avskrivninger/nedskrivninger Likviditetseffekt pensjon Diff pensjonskostnad/premie 208 Andre endringer i omløpsmidler/kortsiktig gjeld som påvirker likviditet Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Økt Investering som følge av overskudd Investeringsbudsjett vedtatt investeringsplan Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Egenkapitaltilskudd Innbet ved opptak av lån A-fløy Innbet ved opptak av lån PET senter Innbet ved opptak av lån Pasienthotell Innbet ved opptak av lån Narvik sykehus Avdrag lån Netto kontantstrøm fra finansieringsaktviteter Netto endring i kontanter IB UB Ramme for kassakreditt Likviditetsanalysen er basert på følgende forutsetninger: Økonomisk resultat i henhold til styringsmål (40 mill kr) og at dette benyttes til økte investeringer påfølgende år. 50 % lånefinansiering for A-fløy 70 % lånefinansiert for PET-senter 70 % lånefinansiering av nye Narvik sykehus Øvrige forutsetninger iht bærekraftanalysen 2. Langsiktig omstilling og tiltak Bærekraftanalysen viser at UNN står overfor varierende omstillingsbehov i perioden Frem til 2018 er omstillingsbehovet 21 mill kr, og øker opp til 55 mill kr i Erfaringsmessig identifiserer og prioriterer UNN ulike satsingsområder hvert år for gjennomsnittlig 50 mill kr i tillegg til tallene i bærekraftsanalysen. Dette øker omstillingsutfordringen i årene fremover tilsvarende. Tiltaksarbeid 2015 UNN jobber med å øke gjennomføringsgraden på vedtatte tiltak i hele organisasjonen. Tiltaksog gjennomføringsplanene detaljeres og konkretiseres for å øke kvaliteten på planarbeidet og for å redusere risikoen i budsjettopplegget for For å møte fremtidige utfordringer både med hensyn til investeringer og drift er det en forutsetning at årets drift er i tråd med vedtatte styringskrav fra Helse Nord RHF, + 40 mill kr. Sak 25 side 5 5

269 Sak 25/ vedlegg 1 Side 6 av 6 Budsjett 2016 I april 2015 igangsettes detaljarbeidet med virksomhetsplanen for Strategisk utviklingsplan vil bli lagt til grunn for arbeidet slik at det kortsiktige planarbeidet (2016) utarbeides i tråd med de strategiske langsiktige planene for UNN. Langtidsplanlegging Strategisk utviklingsplan for UNN er ferdigstilt og ble styrebehandlet rett før jul. Arbeidet med de klinikkvise strategiske utviklingsplanene er i sluttfasen. Overordnet strategisk areal- og IKT plan vil utarbeides og arbeidet er igangsatt. Strategisk utviklingsplan vil ligge til grunn for fremtidige prioriteringer og arbeidet med langtidsplanlegging på foretaksnivå starter opp i januar Langtidsplanleggingen vil inneholde både økonomiske konsekvenser av prioriteringer i tråd med strategisk utviklingsplan og tiltaksplaner, mer detaljerte bærekraftanalyser og konkrete tiltak for planperioden. Langtidsplanen skal rulleres og oppdateres årlig. Nasjonal sykehusplan Eventuelle strukturendringer som følge av nasjonal sykehusplan må implementeres fortløpende i tråd med føringer som gis. Kontinuerlig forbedring UNNs strategi for å skape økt helsegevinst med mindre ressurser fremover er kontinuerlig forbedring. Eksempler på områder for kontinuerlig forbedring. behovsbasert aktivitetsplanlegging aktivitetsbasert bemanningsplanlegging vridning fra døgn til dagbehandling kartlegging og eventuell reduksjon av overbehandling redusert antall kontroller riktig behandling på riktig nivå kvalitetsarbeid (eks reduksjon av sykehusinfeksjoner) for bedre intern logistikk og planlegging identifisere og redusere flaskehalser I tillegg er det mange små og store arbeidsprosesser i hver enkelt enhet i UNN som er i kontinuerlig forbedring. Forbedringsarbeidet forutsetter stort engasjement fra ledere og ansatte på alle nivå i organisasjonen. Målet med forbedringsarbeidet er økt kvalitet i pasientbehandlingen, bedre arbeidsmiljø og involvering, og å frigjøre ressurser til prioriterte områder. Vedlegg 1: RHFs styresak Egenkapitalinnskudd og endring av driftskredittramme i helseforetakene Vedlegg 2: RHFs styresak Budsjett 2015 justering av rammer nr 1 Sak 25 side 6 6

270 Sak 25/ vedlegg 1 Møtedato: 26. mars 2015 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: 2015/130/012 Jann-Georg Falch, Bodø, Styresak Egenkapitalinnskudd og endring av driftskredittramme i helseforetakene Formål/sammendrag Formålet med denne saken er å følge opp konsekvensene av endringer i pensjonskostnadene i 2014 og den negative likviditetseffekten det gir for helseforetakene. I tillegg foreslås det å styrke egenkapitalen og likviditeten i helseforetakene for å redusere behovet for interne lån. Bakgrunn/fakta Det vises til styresak Budsjett 2014 justering av rammer nr. 2 og endring av resultatkrav som ble behandlet av styret i Helse Nord RHF i styremøte, den 17. desember I forbindelse med regnskapet for 2014 ble pensjonskostnadene redusert og Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) trakk inn 649 mill. kroner av basisrammen. 600 mill. kroner av trekket ble fordelt etter inntektsfordelingsmodellen og belastet HF-ene. Isolert sett ble dermed likviditeten i HF-ene redusert med 600 mill. kroner. I 2015 vil pensjonskostnadene i helseforetakene bli 425 mill. kroner høyere enn pensjonspremien, slik at pr. 31. desember 2015 vil helseforetakenes likviditet isolert styrkes med samme beløp. For at foretaksgruppen samlet skal kunne realisere vedtatt investeringsplan, kreves det årlige overskudd i størrelsesorden 400 mill. kroner. Helse Nord har valgt å realisere sparingen for foretaksgruppen i RHF-et. Vurdering Likviditetstrekket på 600 mill. kroner i desember 2014, som ble fordelt etter inntektsmodellen, er foreløpig håndtert ved å gi helseforetakene et tilsvarende forskudd på fremtidig basisramme. Helse Nord RHF fordeler i dag likviditet til helseforetakene dels gjennom de årlige driftsbudsjettene, men også i form av interne lån, kassakreditt og investeringslån. Siden sparingen i RHF-et skjer på vegne av helseforetakene og for å redusere behovet for interne transaksjoner (interne lån), foreslår vi å tilføre helseforetakene økt likviditet i form av et egenkapitalinnskudd på til sammen mill. kroner. Dette vil utligne effekten av likviditetsinndragningen i desember 2014, styrke egenkapital og likviditet i helseforetakene, redusere behovet for interne transaksjoner og redusere den fremtidige renterisikoen til helseforetakene. Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 7 side 52

271 Sak 25/ vedlegg 1 Likviditet i HF Tall i 1000 kroner Finnmarkssykehuset UNN Nordlandssykehuset Helgelandssykehuset Sum Likviditetseffekt pensjon Likviditetseffekt pensjon Egenkapitalinnskudd Endret kassakreditt 0 Netto likviditetsøkning Inndragning av likviditetsforskudd på 600 mill. kroner, et egenkapitalinnskudd på mill. kroner sammen med likviditetsoverskuddet på pensjon i 2015, vil isolert sett styrke likviditeten i helseforetakene med 825 mill. kroner. Egenkapitalinnskuddet foreslås fordelt etter inntektsmodellen, dvs. etter samme modell som likviditetsinndragningen i styresak Helseforetakene har i dag en intern kassakredittramme på mill. kroner. Som følge av store sentrale overskudd i flere år har RHF-et en stor likviditetsbeholdning, mens HF-ene har kassakreditt og lån. For at RHF-et skal kunne oppfylle sin rolle, når den sentrale likviditeten svekkes, må kassakredittrammene justeres ned. Kassakreditt rammene er skjevfordelt i dag. Universitetssykehuset Nord-Norge HF som det største helseforetaket har den laveste kassakredittramme. Derfor foreslås det at reduksjonen i kassakredittrammen belastes de tre øvrige HF-ene, dog slik at ingen av dem kommer dårligere ut. Nordlandssykehuset HF har som følge av høyt investeringsnivå og driftsunderskudd den dårligste likviditeten. Det foreslås derfor å ikke redusere kredittrammen deres fullt ut, slik at helseforetakets likviditet foreslås styrket med ca 75 mill. kroner. Likviditet i HF Tall i 1000 kroner Finnmarkssykehuset UNN Nordlandssykehuset Helgelandssykehuset Sum Likviditetseffekt pensjon Likviditetseffekt pensjon Egenkapitalinnskudd avrundet Endret kassakreditt Netto likviditetsøkning Driftskredittrammene foreslås endret slik med virkning fra 1. mai 2015: Likviditet i HF Tall i 1000 kroner Finnmarkssykehuset UNN Nordlandssykehuset Helgelandssykehuset Sum Dagens kassakreditt Ny kassakreditt ramme Konklusjon Adm. direktør foreslår å: Styrke egenkapitalen i helseforetakene med mill. kroner. Beløpet fordeles i henhold til inntektsmodellen. Intern driftskreditt reduseres med 350 mill. kroner. Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 8 side 53

272 Sak 25/ vedlegg 1 I sum styrkes likviditeten i helseforetakene med 475,9 mill. kroner. Styrets vedtak vil følges opp i foretaksmøte med helseforetakene (foreløpig planlagt avholdt 24. april 2015). Her protokollførtes at Helse Nord RHF vil gjennomføre egenkapitalinnskudd i helseforetakene i henhold til det som er lagt frem i denne styresaken. Likviditetsforskuddet på 600 mill. kroner trekkes tilbake samtidig som det skytes inn egenkapital i mai Styret i Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner et egenkapitalinnskudd i helseforetakene på mill. kroner fordelt etter inntektsmodellen. 2. Egenkapitalinnskuddet i helseforetakene fordeles som følger: Finnmarkssykehuset HF kr. 160 mill. kroner Universitetssykehuset Nord Norge HF kr. 421 mill. kroner Nordlandssykehuset HF kr. 269 mill. kroner Helgelandssykehuset HF kr. 150 mill. kroner 3. Driftskredittrammene i helseforetakene fastsettes fra 1. mai 2015 som følger: Finnmarkssykehuset HF kr. 300 mill. kroner Universitetssykehuset Nord Norge HF kr. 100 mill. kroner Nordlandssykehuset HF kr. 400 mill. kroner Helgelandssykehuset HF kr. 100 mill. kroner 4. Endringene i egenkapitalinnskudd og driftskredittramme i helseforetakene stadfestes i foretaksmøte med helseforetakene så snart som mulig. Bodø, den 12. mars 2015 Lars Vorland Adm. direktør Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 9 side 54

273 Sak 25/ vedlegg 1 Møtedato: 26. mars 2015 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Jan-Petter Monsen, Bodø, Styresak Budsjett 2015 justering av rammer nr. 1 Formål Formålet med denne saken er å redegjøre for nye forhold som må tas hensyn til i budsjett 2015 og finansiering av disse. Beslutningsgrunnlag I sum foreslås disponeringer for 102,9 mill. kroner. Dette foreslås finansiert med 56 mill. kroner fra styrets reserve og 46,9 mill. kroner fra omdisponeringer av forventede besparelser i RHF-budsjettet. Endringer i eksterne rammebetingelser I budsjettforliket i desember 2014 ble den tidligere vedtatte avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen forsterket, og Helse Nords basisramme ble redusert med ytterligere 11,2 mill. kroner. I forbindelse med Ebola-utbruddet i Vest-Afrika har Helse Vest fått ansvar for en nasjonal koordinering av innsatsen. Det er antydet at Helse Nord skal bidra med 5,6 mill. kroner til tiltaket. Som følge av endring i pensjonskostnader (avklart i desember 2014) ble Helse Nords basisramme redusert med 649 mill. kroner i 2014, og rammen for kassakreditt økt tilsvarende. Dette reduserer renteinntektene i størrelsesorden 19,5 mill. kroner årlig. Ovennevnte forhold foreslås håndtert gjennom å redusere styrets reserve. Forslag til omdisponeringer/prioriteringer Nye kreftmedisiner Nye kreftmedisiner er innført i helsetjenesten. Medisinene er svært kostbare, og beste anslag fra helseforetakene er en kostnadsøkning på til sammen 46 mill. kroner. Legemidlene finansieres imidlertid med 50 % ISF-inntekter slik at netto økte kostnader anslås i størrelsesorden 23 mill. kroner. Kostnadene ved medisinen vil belastes pasientens bostedsforetak. Resultatet av Legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS) viser at helseforetakene i Helse Nord kan spare opp mot 33 mill. kroner pr. år ved å gå over til nye alternative medisiner. Adm. direktør mener noe av dette er mulig å realisere i 2015 og foreslår å kompensere helseforetakene med til sammen 15 mill. kroner i 2015 fra styrets reserve. Midlene fordeles gjennom inntektsmodellen for somatikk. Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 10 side 55

274 Sak 25/ vedlegg 1 Overlegestilling innen transfusjon og immunologi Adm. direktør foreslår å bevilge 0,6 mill. kroner til 50 % stilling ved Nordlandssykehuset HF. Smittevernoverlege ved Finnmarkssykehuset I fordeling av kvalitetsmidler 2013 ble det innvilget en treårig prosjektstilling for smittevernoverlege ved Finnmarkssykehuset HF. Stillingen er lagt til KORSN (Helse Nords regionale kompetansetjeneste for smittevern) ved Universitetssykehuset Nord- Norge HF (UNN), for at det skulle være et fagmiljø for legen som skal dekke denne funksjonen ved Finnmarkssykehuset HF. Stillingen har en varighet på tre år fra 2014, og adm. direktør foreslår at 2 mill. kroner overføres UNN, hvorav 1 mill. kroner fra styrets reserve og 1 mill. kroner fra besparelser i RHF-budsjettet. Smittevernplan og Tuberkulosekontrollprogram Smittevernplan og Tuberkulosekontrollprogram for Helse Nord skal revideres i Totale kostnader stipuleres til ca kr ,-. Dette skal dekke møteutgifter, reisekostnader og utgifter til frikjøp av allmennlege for møtedeltakelse, og utgifter til trykking av planene. Midlene skal disponeres av KORSN ved UNN. Kvalitetsmidler Helse Nord RHF har forpliktet seg til å bevilge 3,68 mill. kroner til fullføring av kvalitetstiltak i 2015 i helseforetakene. Tilsagn ble opprinnelig gitt i 2013/2014, men tiltakene har vært forsinket. Midler ble trukket tilbake i 2014 og foreslås delt ut igjen fra styrets reserve. Norsk Pasientskadeerstatning (NPE) Det foreligger oppdatert informasjon om betaling til NPE for 2015, og dette beløpet er 15 mill. kroner høyere enn budsjettert. I tillegg anslår NPE at utbetalinger øker ytterligere med ca 10 %. Dette følger av at Høyesterett i en dom av 12. desember 2014 har avgjort at kapitaliseringsrenten settes ned fra 5 til 4 prosent. Dette får betydning for hvor stor erstatningen for de fremtidige erstatningspostene i NPE-sakene blir. Lavere kapitaliseringsrente fører til høyere erstatning. Adm. direktør foreslår å øke budsjettposten med til sammen 26 mill. kroner. Felleseide selskaper Tilskuddene til de felleseide selskapene vil bli 15,1 mill. kroner høyere enn det som er budsjettert i Av dette gjelder 4,8 mill. kroner investeringer i ANS Pasientreiser. Det vurderes å foreslå en ordning hvor de felleseide selskapene får lån til sine investeringer fra RHF-ene i stedet for tilskudd. I påvente av en avklaring foreslås det derfor nå kun å bevilge 10,3 mill. kroner. Forvaltning radiologi Innføring av nytt røntgensystem vil gi gevinster i helseforetakene på sikt. I 2015 forventes imidlertid netto merkostnader i forbindelse med oppbygging av forvaltningsløsninger som ivaretas av UNN. Adm. direktør foreslår at 2,4 mill. kroner disponeres til formålet. Fra 2016 skal helseforetakene finansiere kostnader med forvaltning. Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 11 side 56

275 Sak 25/ vedlegg 1 Omdisponeringer i RHF-budsjettet I tillegg foreslås 6,8 mill. kroner omdisponert internt i RHF-budsjettet til blant annet IKT-drift av kvalitetsregistre, rapporteringsløsning for pakkeforløp kreft m. m.. Fordeling av sentralt budsjetterte midler Fagplaner Det er satt av 21,8 mill. kroner for oppfølging av fagplaner, herunder regional overlegestilling og LIS 1 -stilling ved habiliteringsavdelingen på UNN. Adm. direktør legger opp til at midler fordeles til helseforetakene, når tiltakene i planene iverksettes. Helsepersonell nytt luftambulansehelikopter Evenes Ny ambulansehelikoptertjeneste lokalisert til Evenes er operativ fra 30. april Luftambulansetjenesten ANS er ansvarlig for flyoperativ del, mens UNN er ansvarlig for drift av medisinsk del av tjenesten. Dette innebærer legebemanning, krav til kompetansekrav, nødvendig opplæring og trening, definert medisinsk utstyr, forbruksmateriell og andre driftskostnader. I vedtatt budsjett ble det satt av 9,5 mill. kroner til den medisinske delen av tjenesten som nå overføres helseforetaket. Nødnett I regionalt nødnettprosjekt inngår finansiering av lokale innføringsprosjekt i helseforetakene. Fra RHF-budsjettet overføres 1,67 mill. kroner til hvert helseforetak for igangsatte aktiviteter knyttet til prosjektledelse, instruktørutdanning, prosedyreutvikling, konfigurering, opplæringskoordinering og prosjektkostnader. Dette arbeidet inkluderer også samarbeid med kommunene og forberedelser til opplæring av brukere i kommuner og helseforetak. Pr. dags dato er det usikkert hvordan nasjonal utrullingsplan blir for Nord-Norge 2. halvår, og bevilgning til aktiviteter som igangsettes i 2. halvår 2015 gis ved senere budsjettregulering. Helseforetakenes investeringsramme foreslås økt med til sammen 2,3 mill. kroner for å ivareta anskaffelse av nødvendig lydopptaksutstyr i nytt nødnett. Økt investeringsramme 2015 Universitetssykehuset Nord-Norge HF til UNNstyrets disposisjon Ved inngangen til 2015 har UNN et overforbruk på investeringsrammen til UNN-styrets disposisjon på 145,1 mill. kroner. Denne investeringsrammen skal dekke investeringer i medisinteknisk utstyr, teknisk utstyr, ambulanser, mindre ombygginger, egenkapitaltilskudd KLP med mer. Vedtatt investeringsramme fra Helse Nord RHF for 2015 til styrets disposisjon er 100 mill. kroner. Dette innebærer at UNN styret allerede har disponert 45,1 mill. kroner ut over årets investeringsramme. Det betyr at UNN ikke har ramme til å gjennomføre nødvendige reanskaffelser ved brekkasje eller til egenkapitalinnskudd i KLP og andre nødvendige mindre investeringer. 1 LIS: Leger i spesialisering Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 12 side 57

276 Sak 25/ vedlegg 1 Styret i Universitetssykehuset Nord-Norge HF behandlet saken i styremøtet, den 11. februar 2015, jf. sak 6/2015 og fattet følgende vedtak: Styret tar investeringsbudsjettet for 2015 til foreløpig orientering. Styret tar til etterretning at prognosen for bruk av investeringsmidler i 1. tertial er 30 mill kr, og ber Helse Nord RHF om å godkjenne disse investeringene. Styret viser til at UNNs investeringsramme vil bli revurdert av Helse Nord RHF i forbindelse med behandling av budsjettregulering nr. 1 i RHF-styret, og ber administrerende direktør om å legge frem forslag til endelig investeringsbudsjett for UNN for 2015 til behandling i styret etter dette. Styret for Helse Nord RHF behandler investeringsrammene for foretakene i juni 2015 (rullering av plan) og i oktober 2015 (neste års budsjett). Her er rammene som HFstyrene kan disponere fastlagt for hvert enkelt år. Ved avvik mellom tildelt ramme og forbruk videreføres avvikene uavkortet. Det innebærer at mindre forbruk ett år gir rom for økte investeringer senere år. Merforbruk ett år gir lavere rammer til disposisjon påfølgende år. I tillegg til tildelt investeringsramme er det åpnet for at HF-styrene kan få økt sin investeringsramme opp mot realisert overskudd foregående år. UNN-styret planlegger med årlige overskudd fra og med 2015 på 40 mill. kroner. UNN-styret har satt seg i en situasjon som gjør at helseforetaket ikke vil kunne foreta helt nødvendige investeringer i medisinskteknisk utstyr. Det foreslås derfor å gi UNN et forskudd på økt investeringsramme på 100 mill. kroner. Det innebærer at investeringsrammen til UNN i fremtiden kan økes ut over vedtatt ramme, når UNN har realisert fremtidige overskudd ut over 100 mill. kroner. Adm. direktørs vurdering Endringer i eksterne rammebetingelser og midler til kreftlegemidler foreslås finansiert gjennom å redusere styrets reserve. I tillegg foreslås kvalitetsmidler og Smittevernoverlege (ansvarsområde Finnmark) finansiert av styrets reserve. Forventede besparelser og tilbakeholdte midler i RHF-budsjettet, herunder luftambulanse, nødnett, utenlandsbehandling og midler til nasjonale selskap m. m. på til sammen 46,9 mill. kroner omdisponeres for å finansiere tiltakene. Styret i Helse Nord RHF inviteres til å fatte følgende vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar å disponere 56 mill. kroner fra styrets reserve til å finansiere endringer i rammebetingelser og økte kostnader. 2. Styret godkjenner at 46,9 mill. kroner omdisponeres i RHF-budsjettet for å finansiere økte kostnader og nye tiltak. 3. Styret tar de administrative tildelinger til orientering. Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 13 side 58

277 Sak 25/ vedlegg 1 4. Justerte inntektsrammer fastsettes slik: Justerte inntektsrammer 2015 (tall i 1000 kr) Basisramme 2015 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Sum vedtatt basisramme Avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform Ebola Nye kreftmedisiner Overlegestilling innen transfusjon og immunologi (50 %) Kvalitetsmidler Forvaltning radiologi Smittevernplan og Tuberkulosekontrollprogram Smittevernoverlege ansvarsområde Finnmark Nytt Ambulansehelikopter Hålogaland Nødnett (HDO) Regionale fagnettverk Revmatologi omfordeling DRG-nettverk FIKS - reversering av omfordeling opplæring Sum justert basisramme Øvrig ramme 2015 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Omlegging arbeidsgiveravgift Sykestueprosjekt Kvalitetsregistre Prostatasentra (tidl. ubrukte midler) Transporttilbud psykisk syke Tilskudd turnustjeneste - oppdatert tilskudd/fordeling Legemiddelberedskap Partikkelterapi SUM øvrig ramme Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 14 side 59

278 Sak 25/ vedlegg 1 Kvalitetsbasert finansiering RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Vedtatt ramme SUM Øremerket tilskudd 2015 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Nasjonal kompetansetjeneste for telemedisin Nasjonal kompetansetjeneste, antibiotikaresistens Nasjonal komp. tjeneste for barn og unge med funksjonsneds Nasjonal komp. tjeneste for inkontinens og bekkenbunnsyk Samisk nasjonal kompetansetjeneste - psykisk helsevern og rus Nasjonal kompetansetjeneste for døvblinde Ufordelt Nasjonale tjenester Døvblindesentre Forskning resultatbasert Forsøksordning tannhelsetjenester SUM øremerket TOTAL SUM tilskudd fra RHF Bodø, den 12. mars 2015 Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Administrative bevilgninger og nye tilskudd Justert investeringsramme Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 15 side 60

279 Sak 25/ vedlegg 1 Vedlegg 1: Administrative bevilgninger og nye tilskudd Administrative tildelinger til informasjon Tiltakene nedenfor er administrative endringer som finansieres gjennom flytting av budsjett fra Helse Nord RHF til foretakene. FIKS - omfordeling Styret i Helse Nord har tidligere styrket helseforetakene med 18 mill. kroner i forbindelse med innføring av FIKS. I bevilgningen for 2014 ble noe av midlene knyttet til opplæring omfordelt etter innspill fra styringsgruppen. Ved en feil er denne omfordelingen videreført i 2015 og den korrigeres nå. Fagnettverk Det fordeles til sammen1,07 mill. kroner til regionale fagnettverk. Omfordeling revmatologi I rammene til UNN er det lagt 1 mill. kroner til styrking av revmatologi. Regionalt fagråd for revmatologi har foreslått at 0,3 mill. kroner flyttes til Finnmarkssykehuset (50 % sykepleierstilling revmatologi) og 0,07 mill. kroner til Nordlandssykehuset for kostnader knyttet til nytt ultralydapparat. Nye tilskudd i oppdragsdokumentet Transporttilbud psykisk syke Helse Nord RHF har fått 4 mill. kroner i særskilt tilskudd for å sikre verdig transport av psykisk syke og tydeliggjøre at syketransport er helsetjenestens ansvar. Midlene er fordelt etter behovskomponenten for psykisk helse. Tilskudd turnustjeneste Tilskuddet for 2015 er 5,5 mill. kroner, 0,5 mill. kroner mer enn budsjettert. Økt tilskudd fordeles helseforetakene basert på turnusårsverk. Legemiddelberedskap Helse Nord er bevilget 0,6 mill. kroner til ledemiddelberedskap. Midlene beholdes sentralt og finansierer kostnader ved nasjonal legemiddelberedskap. Partikkelterapi Helse Nord er bevilget 3,975 mill. kroner til partikkelterapi. Bevilgningen holdes sentralt til finansiering av kjøp av helsetjenester (protonbehandling). Forsøksordning tannhelsetjenester Bevilgning på 2,6 mill. kroner videreføres til prosjekt i regi av UNN HF. Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 16 side 61

280 Sak 25/ vedlegg 1 Investeringsrammer 2015 Totale rammer inkl prisstigning til ferdigstillelse og byggelånsrenter Vedlegg 2: Justerte investeringsrammer Finnmarkssykehuset HF Spesialist poliklinikk Karasjok Spesialist senter Alta Tiltak Hammerfest Kirkenes inntil nybygg er på plass Kirkenes nybygg Nødnett 400 MTU, ambulanser, rehab med mer Sum Finnmarkssykehuset UNN HF Utvikling psykiatri behandling/åsgård A fløy Tromsø undersøkelsen Pasienthotell UNN Nødnett Tiltak i kreftplanen MTU, ambulanser, rehab med mer Sum UNN NLSH HF Modernisering NLSH, Bodø fase Modernisering NLSH, G-fløy p Modernisering NLSH, Vesterålen Heliport/akuttheis Nødnett 500 Tiltak i kreftplanen MTU, ambulanser, rehab med mer SUM NLSH Helgelandssykehuset HF Nødnett 400 Økt MTU/rehabilitering MTU, ambulanser, rehab med mer SUM Helgelandssykehuset HN-IKT Programvare og IKT utstyr HN-IKT datarom UNN Datarom SUM HN-IKT Sykehusapotek utstyr og nye lokaler FIKS Pasientens innsyn i egen journal PET senter Datarom UNN P Pasienthotell p Sum Helse Nord RHF Sum investeringsplan Styremøte i Helse Nord RHF 26. mars saksdokumenter Sak 25 side 17 side 62

281 Sak 28/2015 Saksnr Utvalg Møtedato 28/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Orienteringssaker STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. Skriftlige orienteringer: 1. Status regional geriatriplan 2. Nytt pasienthotell status og driftskonsept 3. PET-senteret - driftsøkonomi Muntlig orientering: 4. Alvorlig hendelse unntatt offentlighet i medhold av Offl. 13, jf. Hpl. 1, jf. 23 Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg Sak 28 side 1

282 Sak 28/ vedlegg 1 Sak: Status regional geriatriplan Til: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Fra: Tove Skjelbakken, Medisinsk klinikk Møtedato: Sammendrag Regional handlingsplan for geriatri i spesialisthelsetjenesten i Nord-Norge har vært ute på høring. Revidert plan foreligger enda ikke men kan forventes å foreligge innen sommeren Bakgrunn Regional handlingsplan for geriatri i spesialisthelsetjenesten i Nord-Norge er utarbeidet av regionalt fagråd i geriatri, hvor Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har to medlemmer. I tillegg har UNN hatt ett medlem i utvidet arbeidsgruppe. Høring på handlingsplanen ble mottatt av UNN og ble distribuert til aktuelle fagmiljø for innspill. UNN etterlyser i sitt høringssvar av fokus på å finne nye måter å yte helsetjenester på, som utnytter ressursene, særlig i form av arbeidskraft, bedre enn i dag. Fagrådet i Helse-Nord er i gang med å bearbeide handlingsplanen i hht høringssvarene, det er blant annet planlagt møte Det er i følge UNN's medlemmer i fagrådet mål om å ferdigstille revidert handlingsplan til styremøte i Helse -Nord i mai el juni Vurdering Vi ser frem til at Helse-Nord s nye handlingsplan for geriatri skal foreligge. UNN er innstilt på å fortsette som sentral utdanningsinstitusjon for geriatri. På grunn av mangel på spesialister har UNN i dag flere vakante overlegestillinger i geriatri. Tilstrekkelig kapasitet for veiledning og supervisjon av utdanningskandidater er en kritisk faktor for å kunne øke utdanningen av flere geriatere. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 2

283 Sak 28/ vedlegg 2 Sak: Nytt pasienthotell Pingvinhotellet UNN Tromsø Til: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Fra: Tone Nordøy og Astrid Ronesen Møtedato: 25. mars 2015 Sammendrag Denne saken orienterer status og fremdrift i det nye pasienthotellet Pingvinhotellet UNN Tromsø. Saken redegjør for status i byggeprosjektet, driftskonsept, og planer for økt bruk av pasienthotell. Byggeprosessen går som planlagt både med hensyn til fremdrift og økonomistyring, og planlagt oppstart er 1. juli På bakgrunn av identifiserte fordeler og ulemper ved intern versus ekstern drift besluttet direktøren i 2013 intern drift av det nye pasienthotellet. Det ble samtidig besluttet å vurdere dette på nytt etter 5 år, når nye A-fløya står ferdig. Eventuelle endringer i merverdireglementet fra 2016 vil medføre bedre konkurransebetingelser for eksterne aktører, og endring i driftskonsept vurderes fortløpende. Det er gjort en rekke forberedelser både med hensyn til planlegging av drift, ansettelser og innkjøp som må tas med i vurderingen. Kostnadene ved å endre modell på kort sikt anses som betydelig. Direktøren er fornøyd med arbeidet som nå gjøres både i klinikkene og i pasienthotellet for å øke bruk av hotellet fremover, men presiserer betydningen av god fremdrift i dette for å ta i bruk den nye kapasiteten. Direktøren vil derfor følge dette arbeidet tett fremover. Bakgrunn Pingvinhotellet UNN Tromsø skal ha full ordinær drift fra 1. juli En av målsetningene med etableringen av Pasienthotellet beskrevet i Prosjektplanen for nytt pasienthotell er: Pingvinhotellet UNN Tromsø skal være en primær bidragsyter til å sikre dagens og fremtidig kapasitetsbehovet for senger ved UNN Tromsø og understøtte overgang til dagbehandling. Det skal være et velfungerende hotell med god tilknytning til eksisterende sykehusanlegg. Styret ved Universitetssykehuset orienteres i den saken om; 1. Status i byggeprosjektet 2. Driftskonsept for Pingvinhotellet UNN Tromsø 3. Økt bruk av pasienthotell UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 3

284 Sak 28/ vedlegg 2 Side 2 av 6 Saksutredning 1. Status i byggeprosjektet Byggeprosessen går helt etter planen. Pasienthotellbygget er lukket og innvendige rominndelinger er ferdig, i tillegg er flere hotelletasjer tilnærmet ferdig. Anbud på inventar for fellesarealer i plan 4, 5 og 6 pågår. Kulvert til teknisk rom for datasenter er ferdig og Narvesen har åpnet ny kiosk. Fremdriften går som planlagt, og estimert overskudd for byggeprosjektet er 12,4 mill kr. Viktige hendelser i perioden desember og januar: Montasje av fasadeelementer er ferdig, innervegger er ferdig, flere hotelletasjer er tilnærmet ferdig innvendig. Støpning av kulvert til Teknisk bygg IKT er ferdig og igjenfylling pågår. Gjennomført 37 vernerunder. Hittil ingen registrerte personskader med fravær (Hverdi=0). Byggekranen og byggheisen er demontert Narvesen åpnet ny kiosk Trafoer er montert og bygget har fått permanent strøm Anbud på inventar pågår - evaluering og forhandling pågår med tre tilbydere Det pågår visninger av hotellet for de ulike klinikkene. Oppstart implementering av nytt hotelldatasystem, Micros Fidelio Fundament er ferdig for AM og heising av moduler er påbegynt Prosjektledelsen har deltatt i anskaffelsen av IKT-utstyr og infrastruktur til DS1 Viktige aktiviteter neste periode (februar - mars): Hulltaking til vestibylen er utsatt og starter medio februar Anbud inventar Valg av leverandør og bestilling av inventar Utsjekking av ulike rom og tekniske anlegg Siste innspurt på prosjektering av enkelte detaljer Fortsatt implementering og konfigurering av Micros Fidelio Det vil pågå visninger av hotellet for de ulike klinikkene til utgangen av mars Bygging av Teknisk bygg IKT(DS1) AM-bygget skal ferdigstilles og idriftsettes 2. Driftskonsept Internt versus ekstern drift Etter en grundig utreding i 2013 besluttet direktøren at det nye pasienthotellet skal drives i egen regi. Å få et konkret tilbud på hva det koster for UNN HF, dersom andre eksterne skulle drifte pasienthotellet i Breivika, viste seg svært utfordrende. Det ble gjort flere forsøk på å få tak i tallmaterialer fra andre pasienthoteller i Norge som ikke driver i egen regi. Dette viste seg umulig fordi avtalen mellom det aktuelle sykehuset og den eksterne driveren er taushetsbelagt. Undersøkelsene vedrørende eksternt drift av pasienthotellet ble dermed et resultat av noe muntlig informasjon samt egne antakelser og beregninger. På bakgrunn av identifiserte fordeler og ulemper ved intern versus ekstern drift (tabell 1) besluttet direktøren intern drift av det nye UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 4

285 Sak 28/ vedlegg 2 Side 3 av 6 pasienthotellet. Det ble samtidig besluttet å vurdere dette på nytt etter 5 år, når nye A-fløya står ferdig. Det ble i tillegg besluttet å konkurranseutsette renholdstjenestene fordi denne yrkesgruppen erfaringsmessig har vært relativt dyr å drive i egen regi blant annet på grunn av høyt sykefravær. Tabell 1 Fordeler og ulemper intern drift versus ekstern drift Intern egen drift Fordeler Ulemper Lang erfaring med egen drift. Høy grad av selvbestemmelse vedrørende hotelldriften. (eks A-fløya og behovet for hotellsenger) Kortere beslutningstid mtp endringer. Hotelldriften tilpasses lettere sykehusets virksomhet. Tettere dialog med klinikkene. Bedre ivaretakelse av ulike pasientbehov på bakgrunn av naturlig og nært samarbeid med sykehusets kliniske avdelinger eks kost, utsyr etc. Større fleksibilitet. Mindre avstand mellom sykehus og hotell. Lav turnover og trivsel blant ansatte. Trend endring fra ekstern drift tilbake til intern drift, - tilbakemeldinger fra Sverige og Danmark. Større muligheter og råderett over egen rom kapasitet. Mindre fagmiljø innen hotellfaget. Økt fare for behandling i hotellet, light sykehus. Erfaringsmessig høyt sykefravær særlig blant renholder. Større egen risiko og ansvar for oppnåelse av budsjettert rombelegg. Ekstern drift Fordeler Større fagmiljø hotell. Forutsigbar og kontraktsfestet kostnadsbilde ved et bestemt angitt rom behov som tildeles sykehuset. Ingen ressursbruk ved høyt sykefravær. Større salgsapparat for belegg i weekend. Ulemper Usikkerhet med hensyn til graden av hvordan A-fløya vil påvirke behovet for hotellsenger. Person(er) må ansettes av sykehuset for å ivareta kontrakt og være bindeledd mellom ekstern driver og sykehus. Lengre beslutningstid. Mindre fleksibilitet ved bruk av hotellets arealer for UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 5

286 Sak 28/ vedlegg 2 Side 4 av 6 sykehuset. Vanskelig og mer tidkrevende å endre/tilpasse hotelldriften i takt med utvikling og endringer i sykehusdriften. Større avstand mellom sykehusets kliniske avdelinger og hotellet. Nye regler for merverdiavgift fra og med 2016 Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) har annonsert en mulig endring i reglene for merverdiavgift (mva) gjeldende fra og med Endringene vil føre til bedre konkurransemuligheter for private aktører versus drift i egen regi. I dagens reglement er private aktører pliktige til å legge på mva for alle tjenester de leverer, som i realiteten fordyrer deres tilbud med 25 %. Endringene i reglementet legger opp til at også helseforetakene skal føre mvaregnskap fremover, og vil da få fradrag for mva. Prisen på tjenester fra private aktører vil dermed reduseres i forhold til i dag, tilsvarende mva. Det er fremdeles høyst usikkert om dette innføres, og hvilke eksakte konsekvenser det får. Vi avventer videre informasjon fra HOD. Dersom reglene endres må dette tas med i ny vurdering om egen versus ekstern drift av pasienthotellet. Dette er et krevende kartleggings- og anbudsarbeid. Dersom nye mva regler iverksettes må det fortløpende vurderes om dette likevel igangsettes fordi konkurransesituasjonen og kostnader ved ekstern drift blir endret. Beslutningen fra 2013 om ny vurdering etter 5 år endres derfor til at driftskonseptet vurderes fortløpende. Driftsøkonomi for Pingvinhotellet UNN Tromsø Drift av det nye pasienthotellet inkludert renter og avskrivninger koster 12,5 mill kr. Dette er i tråd med tidligere beregninger og er medregnet i budsjettene og bærekraftsanalysene fra og med I budsjettet er det forutsatt at hotellet har en gjennomsnittlig beleggsprosent på 64,8 (lavest fredag og lørdag). For å nå måltall for beleggsprosent og inntektsbudsjett må hotellet ha eksterne betalende gjester når det er ledige rom, dette gjelder spesielt i helgene. Det er videre lagt til grunn av døgnpris for betalende gjester på kr. 3. Økt bruk av pasienthotell UNN overtar ansvaret for bygget 27.april. Frem til 28. mai er det kontroll og kvalitetssikring av alle tekniske installasjoner, samt møblering. Deretter er det prøvedrift med etablering av rutiner og opplæring til Pingvinhotellet går i full ordinær drift fra 1. juli I planleggingen av det nye pasienthotellet er det lagt opp til en økning på døgn i forhold til Økningen fordeler seg på døgn (20 %) for inneliggende heldøgnspasienter og døgn for pasienter som er til dagbehandling, polikliniske konsultasjoner og poliklinisk dagbehandling. Økningen inkluderer overføring av de som tidligere har bodd på hoteller i byen (i overkant av døgn). Det er iverksatt flere parallelle planarbeider for økt bruk av pasienthotell slik at den nye utvidede kapasiteten benyttes så langt som mulig. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 6

287 Sak 28/ vedlegg 2 Side 5 av 6 1. Mer dagebehandling I forbindelse med Budsjettarbeidet for 2015 ble fellestiltak Mer dagbehandling vedtatt og igangsatt. Det ble samtidig budsjettert med en økonomisk innsparing i klinikkene på 10 mill kr i Arbeidet ledes av klinikksjef Hjerte- og lungeklinikken. Det pågår nå et kartleggingsarbeid og informasjonsinnsamlingsarbeid; Identifisere volummessig betydelige heldøgnspasientforløp som kan ivaretas ved standardisert dagbehandling. Identifisere strukturelle og organisatoriske endringer som er nødvendig for gjennomføring av disse dagforløpene. Utredningsarbeidet kompletteres innen utgangen av mars Den enkelte klinikk gjør konsekvensutredning og risikovurderinger, redegjør for eventuelle kompenserende tiltak og anslår i samarbeid med Økonomi- og analysesenteret økonomisk effekt. 2. Informasjonspakke Det jobbes med en informasjonspakke om hva pasienthotellet kan tilby: Varsling Kommunikasjon mellom pasient og klinisk avdeling Kommunikasjon mellom hotell og klinisk avdeling Tilrettelegging for funksjonshemninger og redusert egenomsorg (teleslynge, tiltak for synshemmede, rullestolbrukere, toalettforhøyere, spesielle kostholdsbehov osv) Erfaringer fra andre foretak som benytter pasienthotell mye Oppsummering av ulike kategorier pasientforløp inkludert analyse av eventuelle økonomiske utslag for pasient, pårørende, UNN, kommuner, andre foretak. 3. Kommunikasjonsplan Det er under utarbeidelse en kommunikasjonsplan for økning av dagbehandling ved UNN. Vurdering Direktøren er fornøyd med at både fremdrift og økonomistyring i byggeprosjektet Pingvinhotellet UNN Tromsø er i henhold til plan og tidligere rapporteringer. Beslutningen om å drive pasienthotellet i egen regi fra 2013 ble gjort på bakgrunn av en grundig redegjørelse av tilgjengelig informasjon. Eventuelle endringer i mva reglementet vil medføre bedre konkurransebetingelser for eksterne aktører, og endring i driftskonsept vurderes fortløpende. Det er gjort en rekke forberedelser både med hensyn til planlegging av drift, ansettelser og innkjøp som må tas med i vurderingen. Kostnadene ved å endre modell på kort sikt anses som betydelig. Direktøren er fornøyd med arbeidet som gjøres både i klinikkene og i pasienthotellet for å øke bruk av hotellet fremover, men presiserer betydningen av god fremdrift i dette for å ta i bruk den nye kapasiteten. Direktøren vil derfor følge dette arbeidet tett fremover. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 7

288 Sak 28/ vedlegg 2 Side 6 av 6 Konklusjon Direktøren viser til at saksutredningen redegjør for status i byggeprosjektet, driftskonsept og plan for bruk av det nye hotellet, og anbefaler styret om å ta saken til orientering. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 8

289 Sak 28/ vedlegg 3 Sak: PET-senteret - driftsøkonomi Til: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Fra: Tor-Arne Hanssen, utbyggingssjef Møtedato: Sammendrag Styret i Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) har bedt om en orienteringssak om driftsøkonomi i det nye planlagte PET- senteret i Tromsø. Denne utredningen må koordineres mot Helse Nord RHF slik at en sikrer at det er en felles forståelse. Det pågår nå nye og oppdaterte beregninger av driftsøkonomi samtidig som det pågår en ekstern kvalitetssikring (KSK) av grunnlaget i forprosjektrapporten. Denne KSK-utredningen er igangsatt for å kvalitetssikre forprosjektet og er et krav for lånesøknad til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Oppdraget gjennomføres av Terramar og Oslo Economics etter en minikonkurranse mellom prekvalifiserte rammeavtalepartnere. Det forutsettes at rapporten fra KSK også kvalitetssikrer driftsøkonomi, og dermed gir en ekstern vurdering av dette. KSK-rapport skal leveres På grunn av at denne leveransen vil komme for sent til styremøtet i mars, vil saken om driftsøkonomi leveres til styremøtet i april. Vedlagt denne orienteringen er en statusrapport for PET-senterprosjektet pr Denne rapporten viser at det pågår et intenst arbeid med ferdigstilling av konkurransegrunnlag og at konkurranse på grunnarbeider er igangsatt. Bakgrunn I styresak 110/2014 PET-senter forprosjekt ble det gjort følgende vedtakspunkt 7: Styret ber om at det til neste møte fremlegges kvalitetssikrede estimater av driftskostnader og driftsinntekter etter ferdigstillelse av senteret. Denne saken redegjør for status i arbeidet med å fremskaffe driftskostnader og gir samtidig en kort status for byggeprosjektet pr Saksutredning Forut for styresaken om bygging av PET-senteret var det divergerende oppfatning ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) og ved Helse Nord RHF vedrørende nivået på driftsutgifter og alternativkostnad ved å ikke gjennomføre bygging. Det er derfor viktig for styret å få kvalitetssikrede tall for driftsutgiftene i det fremtidige PET-senteret. Det er også viktig for troverdigheten til utbyggingsprosjekter at det fremlegges tall som er omforent mellom UNN og Helse Nord RHF. I vedtak om bygging er det besluttet å lånefinansiere bygget via søknad til HOD. Dette forutsetter uavhengig kvalitetssikring av forprosjektrapporten. Konkurranse for oppdraget ble utlyst til rammeavtalepartnere , med frist Det var to tilbydere i konkurransen, og økonomisk fordelaktige tilbud ble valgt. I henhold til kontrakt skal KSK foreligge ferdig Gjennomgang av driftsutgifter inngår i arbeidet. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 9

290 Sak 28/ vedlegg 3 Side 2 av 2 Samtidig er UNN i gang ved å kvalitetssikre egne beregninger og ønsker å samordne dette med Helse Nord for å få en omforent fremstilling. Med tanke på fristen for levering av KSK er det hensiktsmessig å avvente med å konkludere saken til etter at dette foreligger. Vi velger derfor i denne saken å orientere styret om prosess. Prosjektet har gjennomført følgende arbeider siden bygging ble vedtatt: - Gjennomført konkurranse og startet arbeid med KSK - Kontrahert videre arbeider for detaljprosjektering - Detaljavklaringer omkring kontraktsstrategi for hovedentreprise - Detaljert riggplan - Beskrivelse av grunnentreprise - Utlyst konkurranse for grunnentreprise - Etablert tverrfaglige grupper for utstyrsinnkjøp - Startet arbeid med kravspesifikasjon for syklotron og annet byggpåvirkende medisinsk teknisk utstyr. På grunn av at arbeidsmengden på KSK og kontraktsstrategi har vært noe større enn forutsatt har prosjektet en mindre forsinkelse på 2 uker i forhold til plan. Dette oppfattes ikke som kritisk, og forventes ikke å ha konsekvens for prosjektgjennomføringen. Vurdering Utbyggingssjef har vurdert det som mer hensiktsmessig å presentere godt gjennomarbeidet og kvalitetssikret grunnlag for driftsutgifter enn å levere raskt. Det er imidlertid kritisk at dette foreligger i omforent versjon før Helse Nord RHF skal gjøre sin behandling av budsjett og investeringer i juni. Vår oppsatte plan vil levere driftsøkonomiske tall til styremøtet i april. Byggeprosessen pågår i innledede fase og grunnarbeider forutsettes oppstartet i henhold til fremdriftsplan. En mindre forsinkelse oppfattes ikke å ha innvirkning på endelig ferdigstillelse. Konklusjon Arbeid med å fremlegge omforente og kvalitetssikrede tall for driftsutgifter for PET-senter pågår og vil være ferdig til styremøtet i april. Byggeprojektet er startet opp og har tilfredsstillende fremdrift i henhold til fremdriftplan. Vedlegg: Månedsrapport PET-senter, datert UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 28 side 10

291 Sak 28/ vedlegg 3 Prosjekt UNN Tromsø PET-senter Statusrapport Detaljprosjekt UNN Tromsø Detaljprosjekt PET-senter Statusrapport Månedsrapport januar/februar 2015 Dato Beskrivelse Utarbeidet av Godkjent Månedsrapport Ole Nupen Tor-Arne Hanssen UNN Tromsø Side 1 av 5 Sak 28 side 11

292 Sak 28/ vedlegg 3 Prosjekt UNN Tromsø PET-senter Statusrapport Detaljprosjekt INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG STATUS PROSJEKTØKONOMI FREMDRIFT PROSJEKTLEDELSE PROGRAMMERING PROSJEKTERING ANSATTMEDVIRKNING KVALITET KOMMUNIKASJON KOORDINERING MOT ANDRE PROSJEKTER OG DRIFT... 5 UNN Tromsø Side 2 av 5 Sak 28 side 12

293 Sak 28/ vedlegg 3 Prosjekt UNN Tromsø PET-senter Statusrapport Detaljprosjekt 1 SAMMENDRAG Detaljprosjektet ble igangsatt i januar Arbeidene er i 2 uker etter fremdriftsplan. Anbudsforespørsel for grunnarbeider er utsendt med tilbudsfrist Anbudsforespørsel med mengdebeskrivelser og systemskjema for totalentreprise er under utarbeidelse for utsendelse System for avvik- og endringshåndtering samt tegningshåndtering er etablert. 2 STATUS Viktige hendelser i januar/februar Arbeid med grunnentreprise Arbeid med totalentreprise Etablering av system for avvik- og endringshåndtering Etablering av system for tegningshåndtering Kvalitetssikring av forrige fase Oppstart av utstyrsprosjekt Viktige hendelser i mars Ferdigstille utsendelse av totalentreprise Godkjenning fra DQ1 PG-produksjon av underlag til medvirkergrupper Planlegge underlag for samspill 1 og 2 Prosjektnedbrytingsstruktur og budsjettering Oppfølging av system for endringer Endelig kvalitetssikringsrapport fra forrige fase foreligger Ferdigstilling av kravspesifikasjon på syklotron og utsendelse av konkurranse 3 PROSJEKTØKONOMI Prognostisert time- og ressursplan fra prosjekteringsgruppen er ikke i overensstemmelse med kostnadsestimat beregnet i forprosjektet. Det arbeides med et revidert oppsett. AKKUMULERTE TIMER/FAG ARK LARK PGL RIAku RIB RIBr RIE RIG RIV RIVA SHA Spes stab Stråling - 60 BIM TOTALT UNN Tromsø Side 3 av 5 Sak 28 side 13

294 Sak 28/ vedlegg 3 Prosjekt UNN Tromsø PET-senter Statusrapport Detaljprosjekt Det var planlagt timer i februar, faktisk antall 3 461, avvik på 741 timer. Metier planlagt 455, faktisk 402, avvik 53 Link planlagt 1 246, faktisk 840, avvik 406 Sweco planlagt 2 500, faktisk 2 219, avvik 281 Hospitalitet: Januar: 104 timer (inkludert reisetid) Februar: 47,5 timer (14 timer reisetid) Hartmann prosjektrådgiving: Februar: 22 timer ISY Prosjektøkonomi må etableres for økonomistyring. 4 FREMDRIFT Arbeider er i henhold til fremdriftsplan. 5 PROSJEKTLEDELSE Aktiviteter i januar/februar: System og skjema for avvik- og endringshåndtering er etablert System for tegningshåndtering er etablert Aktiviteter i mars: Etablering av prosjektnedbrytingsstruktur i økonomioppfølgingssystem Budsjettering 6 PROGRAMMERING Programmering er gjennomført. Noen justeringer for preklinisk forskningsdel () er gjennomført i perioden. 7 PROSJEKTERING Anbudsforespørsel for grunnarbeider er utsendt med tilbudsfrist Anbudsforespørsel med mengdebeskrivelser og systemskjema for totalentreprise er under utarbeidelse for utsendelse Utarbeidelse av anbudsforespørsel for innkjøp av syklotron er i avsluttende fase med planlagt utsendelse Design Qualification 1 (DQ1) hvor en kontrollerer at alle premisser for validering er ivaretatt inn i detaljprosjektet er gjennomført med mindre anmerkninger. Detaljprosjektet har innarbeidet disse anmerkningene i anbudsgrunnlaget. 8 ANSATTMEDVIRKNING Det er etablert tverrfaglig anskaffelsesteam som utarbeider kravspesifikasjon på utstyr sammen med prosjektleder utstyr. 9 KVALITET N/A 10 KOMMUNIKASJON Etablert dialog med Statsbygg, deres byggeledelse samt infotorget ved helsefakultetet for å koordinere informasjon om MH2 og PET-senteret. UNN Tromsø Side 4 av 5 Sak 28 side 14

295 Sak 28/ vedlegg 3 Prosjekt UNN Tromsø PET-senter Statusrapport Detaljprosjekt Medieoppslag og webnyheter om PET-senteret, innholdet, betydningen for den norsk-norske pasienten og finansiering 11 KOORDINERING MOT ANDRE PROSJEKTER OG DRIFT Nøkkelpersoner hos Teknisk drift deltar i alle prosjekteringsmøter, samt enkelte særmøter. Det er under gjennomføring tverrfaglig kvalitetskontroll samt gjennomgang av anbudsmaterialet av nøkkelpersoner hos UNN - Teknisk Drift. UNN Tromsø Side 5 av 5 Sak 28 side 15

296 Sak 29/2015 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 29/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Leif Hovden Saksbehandler: Reidun Holm Referatsaker Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. 1. Udatert uttalelse fra Kommunestyret i Lyngen, mottatt her , angående pågående omorganisering av ambulansetjenesten. 2. Udatert brev fra Nordreisa KrF, mottatt her , vedrørende Høyere - ikke lavere prioritering av beredskap. 3. Brev fra ordfører i Skjervøy og ordfører i Kvænangen, datert , vedrørende kutt i rutetilbud samt fremtidig ambulanseberedskap i området Kvænangen/Skjervøy. 4. Uttalelse fra Lødingen Kommunestyre 12. februar 2015, vedrørende Nei til reduksjon av ambulanseberedskap. 5. Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet, datert , vedrørende oppnevning av 26 ordinære medlemmer av HelseOmsorg21-rådet. 6. Protokoll fra styremøte i Helse Nord Referat fra drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og vernetjenesten Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra møte i AMU Protokoll drøftingsmøte reisepolicy Referat fra møtet i Kvalitetsutvalget Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg Sak 29 side 1

297 Sak 29/ vedlegg 1 Sak 29 side 2

298 Sak 29/ vedlegg 2 Høyere ikke lavere prioritering av beredskap! Nordreisa KrF ser med dyp bekymring på at styret ved UNN i desember vedtok å nedprioritere beredskap, herunder ambulansetjenester. Vår region fikk allerede i 2010 en svekkelse i beredskapen ved at en døgnbil ble omgjort til en dagbil samtidig som det ble kuttet noen timer på en annen dagbil. Vi har erfart hvor sårbar man er når hendelser inntreffer samtidig. At man skal vurdere ytterligere kutt kan vi ikke se som annet enn en manglende forståelse for demografiske forhold, geografiske forhold og værmessige utfordringer. Redusert beredskap, og dermed økt utrykningstid, vil kunne gi store menneskelige konsekvenser i tillegg til økte samfunnsøkonomiske konsekvenser ved økt antall liggedøgn på sykehus og rehabilitering i etterkant. At man fra styrets side er villig til å svekke pasientsikkerheten er etter Nordreisa KrFs syn et uttrykk for mangelfull forståelse for det samfunnsoppdraget UNN har. Også i den uløste saken om finansiering av sykestuesengene i Nord-Troms opplever vi at det brede helsesikkerhetsnettet trues. Styret ved UNN legger opp til å prioritere aktiv pasientbehandling, men ser i begge disse sakene bort fra at aktiv pasientbehandling også foregår og må foregå utenfor UNNs egne lokaler i Breivika. Det minnes i denne sammenheng også om at en ønsket konsekvens av Samhandlingsreformen innebærer et økt behov for kompetent helsehjelp herunder også akuttberedskap - nært der mennesker bor. Nordreisa KrF er klar over at spørsmålet om framtidig struktur innen ambulansetjenesten nå ligger til utredning og konsekvensanalyse, og at vår formelle mulighet til å avgi uttalelse først vil komme om noe tid. Vi ser likevel ingen grunn til ikke allerede nå å være tydelige på at svekket beredskap ikke er akseptabelt. Vi kan heller ikke se hvordan dette samsvarer med Helse Nords uttrykte mål, senest gjengitt i oppdragsdokumentet for 2015: Gode pasientforløp og flere tjenester nær der pasienten bor er sentrale mål. ( )Det er en forutsetning at omstillingene gir brukerne et kontinuerlig og like godt eller bedre tjenestetilbud enn tidligere. Vi ber derfor styret ved UNN om å snu i denne saken. For Nordreisa KrF, Gerd H. Kristiansen Sak 29 side 3

306 Sak 29/ vedlegg 6 Presseprotokoll Vår ref.: 2014/711-15/012 Referent/dir.tlf.: Karin Paulke, Sted/Dato: Tromsø, Møtetype: Styremøte i Helse Nord RHF Møtedato: 26. februar 2015 kl Møtested: Scandic Ishavshotell, Tromsø Tilstede Navn: Bjørn Kaldhol Inger Lise Strøm Arnfinn Sundsfjord Eirik Holand Inger Jørstad Kari Jørgensen Kari B. Sandnes Line Miriam Sandberg Sissel Alterskjær Steinar Pettersen Mildrid Pedersen styreleder nestleder styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem styremedlem observatør fra Regionalt brukerutvalg Forfall Ingen hadde meldt forfall til dette styremøtet. Fra administrasjonen Navn: Lars Vorland Karin Paulke Kristian I. Fanghol Geir Tollåli Hilde Rolandsen Tor Solbjørg adm. direktør stabsdirektør kommunikasjonsdirektør fagdirektør direktør for eieravdelingen revisjonssjef I forkant av styremøtet orienterte fagdirektør Geir Tollåli om Nasjonalt beslutningssystem for nye metoder og NOU 2014:12 Prioriteringer i helsetjenesten. Postadresse: Helse Nord RHF 8038 BODØ Besøksadresse: Sjøgata BODØ Tlf.: Faks: [email protected] Org.nr.: Sak 29 side 11

307 Sak 29/ vedlegg 6 Styresak Godkjenning av innkalling og saksliste Sak Godkjenning av innkalling og saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. februar 2015 Sak NOU 2014:12 Åpent og rettferdig prioriteringer i helsetjenesten, høring Sak Regional plan for plastikkirurgi Sak Regional plan for revmatologi Sak Regional plan for øre-nese-hals Sak Sak Sak Desentralisert fødselsomsorg i Helse Nord konsekvenser av seleksjonskriterier m. m., oppfølging av styresak , og Finnmarkssykehuset Kirkenes - nybygg, godkjenning av entrepriser og justeringer av prosjektramme Nordlandssykehuset Vesterålen - salg av bygg for psykisk helsevern i Bø i Vesterålen til Bø kommune og Andøy kommune Sak FIKS 1 -prosjekt: Tertialrapport pr. 31. desember 2014 Sak Virksomhetsrapport nr Saksdokumentene var ettersendt. Sak Sak Sak Sak Sak Brukermedvirkning i helseforskning i Norge, forslag til retningslinjer og tiltak Internrevisjonsrapport 08/2014: Strykninger av planlagte operasjoner i Helse Nord Revisjonsutvalgets årsrapport for 2014, vedlagt internrevisjonens årsrapport for 2014 Orienteringssaker 1. Informasjon fra styreleder til styret muntlig 2. Informasjon fra adm. direktør til styret muntlig 3. Responstider i ambulansetjenesten, oppfølging av styresak og /8 4. Overordnet ernæringsstrategi - status på etablering Saksdokumentene var ettersendt. 5. Prosjekt ad. oppgaveglidning mellom radiografer og radiologer, oppfølging av styresak , sak A 6. Universitetssykehuset Nord-Norge HF - strategisk utviklingsplan, informasjon 7. Kvalitetsstrategi i Helse Nord - plan for revidering Referatsaker 1. Protokoll fra møte i revisjonsutvalget, den 26. januar Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet av 5. februar 2015 ad. ESA - Sykehusapotek - Avslutning av sak, jf. styresak /3 ESAs 2 avgjørelse i sak om statsstøtte sykehusapotekenes publikumsutsalg 1 FIKS: Felles innføring kliniske systemer 2 ESA: EFTA Surveillance Authority, EFTAs overvåkningsorgan Sak 29 side 12

308 Sak 29/ vedlegg 6 Sak Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet av 3. februar 2015 ad. oppnevningsbrev til 26 ordinære medlemmer av HelseOmsorg21-rådet Kopi av brevet var ettersendt. 4. Brev fra Norsk Radiografforbund av 13. februar 2015 ad. oppgavedeling mellom radiografer og radiologer - oppfølging av opplegg for pilotprosjektet, jf. styresak /5 Prosjekt ad. oppgaveglidning mellom radiografer og radiologer, oppfølging av styresak , sak A Kopi av brevet var ettersendt. 5. Brev fra Sykehusets venner i Vesterålen av 18. februar 2015 ad. Sykehuset i Vesterålen - akuttfunksjonen m. m. Kopi av brevet var lagt frem ved møtestart. 6. Protokoll fra møte i arbeidsutvalget i det Regionale brukerutvalg av 25. februar 2015 Kopi av protokollen var lagt frem ved møtestart. 7. Protokoll fra drøftingsmøte, den 25. februar 2015 ad. Nordlandssykehuset Vesterålen - salg av bygg for psykisk helsevern i Bø i Vesterålen til Bø kommune og Andøy kommune, jf. styresak Kopi av protokollen var lagt frem ved møtestart. 8. Brev til overlege Jan Størmer, Universitetssykehuset Nord-Norge HF ad. bekymringsmelding til styret i Helse Nord RHF, jf. styresak /7 og /8 Kopi av brevet var lagt frem ved møtestart. Eventuelt Styrets vedtak: Innkallingen og sakslisten godkjennes med de endringer som kom frem under behandling av saken. Styresak Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. februar 2015 Styrets vedtak: Protokoll fra styremøtet, den 4. februar 2015 godkjennes. Sak 29 side 13

309 Sak 29/ vedlegg 6 Styresak NOU 2014:12 Åpent og rettferdig - prioriteringer i helsetjenesten, høring Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar høringsuttalelsen ad. NOU 2014:12 Åpent og rettferdig prioriteringer i helsetjenesten. 2. Styret vil presisere at det er helt sentralt å styrke prioriteringsarbeidet som et ledd i å bedre kvaliteten på helsetjenestene, og å gi dette arbeidet tydeligere ledelsesfokus og prioritering i hele helsetjenesten. 3. Styret er enig i at brukerorganisasjonene inviteres inn i prioriteringsprosesser. 4. Styret ber adm. direktør om å sørge for at det utvikles bedre informasjon om kunnskapsbasert prioritering av medisinske tiltak, herunder også satsning på videre utvikling av Helseatlas.no 5. Styret ber Helse- og omsorgsdepartementet om at prioriteringsutfordringene i kommunehelsetjenesten utredes. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar høringsuttalelsen ad. NOU 2014:12 Åpent og rettferdig prioriteringer i helsetjenesten. 2. Styret vil presisere at det er helt sentralt å styrke prioriteringsarbeidet som et ledd i å bedre kvaliteten på helsetjenestene, og å gi dette arbeidet tydeligere ledelsesfokus og prioritering i hele helsetjenesten. 3. Styret er enig i at brukerorganisasjonene inviteres inn i prioriteringsprosesser. 4. Styret ber adm. direktør om å sørge for at det utvikles bedre informasjon om kunnskapsbasert prioritering av medisinske tiltak, herunder også satsning på videre utvikling av Helseatlas.no 5. Styret ber Helse- og omsorgsdepartementet om at prioriteringsutfordringene i kommunehelsetjenesten utredes. Sak 29 side 14

310 Sak 29/ vedlegg 6 Styresak Regional plan for plastikkirurgi Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar Regional plan for plastikkirurgi som retningsgivende for den videre utviklingen av fagområdet. 2. Tiltak som er foreslått i planen, vil bli vurdert i budsjett og oppdragsdokument i årene fremover. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar Regional plan for plastikkirurgi som retningsgivende for den videre utviklingen av fagområdet. 2. Tiltak som er foreslått i planen, vil bli vurdert i budsjett og oppdragsdokument i årene fremover. Styresak Regional plan for revmatologi Adm. direktør la frem følgende endrede forslag til styrets vedtak (endringer i uthevet kursiv): 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar Regional plan for revmatologi i Helse Nord som retningsgivende for den videre utviklingen av tjenestetilbudet til denne pasientgruppen. 2. Tiltak som er foreslått i planen, vil bli vurdert i budsjett og oppdragsdokument i årene fremover. 3. Styret ber adm. direktør om å gi samarbeidet med kommunehelsetjenesten høy prioritet for å sikre at denne pasientgruppen får den nødvendige oppfølgingen i kommunene etter behandling i spesialisthelsetjenesten. 4. Styret ber adm. direktør vurdere et prosjekt som utreder rehabilitering/opptrening i varmere strøk for de pasienter, der dette kan gi en helsemessig gevinst. Enstemmig vedtatt. Sak 29 side 15

311 Sak 29/ vedlegg 6 Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar Regional plan for revmatologi i Helse Nord som retningsgivende for den videre utviklingen av tjenestetilbudet til denne pasientgruppen. 2. Tiltak som er foreslått i planen, vil bli vurdert i budsjett og oppdragsdokument i årene fremover. 3. Styret ber adm. direktør om å gi samarbeidet med kommunehelsetjenesten høy prioritet for å sikre at denne pasientgruppen får den nødvendige oppfølgingen i kommunene etter behandling i spesialisthelsetjenesten. 4. Styret ber adm. direktør vurdere et prosjekt som utreder rehabilitering/opptrening i varmere strøk for de pasienter, der dette kan gi en helsemessig gevinst. Styresak Regional plan for øre-nese-hals Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar Regional plan for øre-nese-hals som retningsgivende for utviklingen av tjenestetilbudet innen fagfeltet. 2. Tiltak som er foreslått i planen, vil bli vurdert i budsjett og oppdragsdokument i årene fremover. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar Regional plan for øre-nese-hals som retningsgivende for utviklingen av tjenestetilbudet innen fagfeltet. 2. Tiltak som er foreslått i planen, vil bli vurdert i budsjett og oppdragsdokument i årene fremover. Sak 29 side 16

312 Sak 29/ vedlegg 6 Styresak Desentralisert fødselsomsorg i Helse Nord - konsekvenser av seleksjonskriterier m. m., oppfølging av styresak , og Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar informasjonen om arbeidet med desentralisert fødselsomsorg i Helse Nord til orientering. 2. Styret ber om at det gjennomføres en ROS-analyse innen utgangen av Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar informasjonen om arbeidet med desentralisert fødselsomsorg i Helse Nord til orientering. 2. Styret ber om at det gjennomføres en ROS-analyse innen utgangen av Styresak Finnmarkssykehuset Kirkenes - nybygg, godkjenning av entrepriser og justeringer av prosjektramme Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner tildelingen av entreprisene B02 og B03 for Nye Kirkenes sykehus. 2. Styret godkjenner justering av prosjektrammen fra til millioner kroner (p ) for Finnmarkssykehuset HF. 3. Styret godkjenner at p50-marginen til Finnmarkssykehuset HF styrkes med 40 millioner til endelig millioner kroner. 4. Styret godkjenner at gjenværende margin på 50 millioner kroner forblir i Helse Nord RHF. Enstemmig vedtatt. Sak 29 side 17

313 Sak 29/ vedlegg 6 Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF godkjenner tildelingen av entreprisene B02 og B03 for Nye Kirkenes sykehus. 2. Styret godkjenner justering av prosjektrammen fra til millioner kroner (p ) for Finnmarkssykehuset HF. 3. Styret godkjenner at p50-marginen til Finnmarkssykehuset HF styrkes med 40 millioner til endelig millioner kroner. 4. Styret godkjenner at gjenværende margin på 50 millioner kroner forblir i Helse Nord RHF. Styresak Nordlandssykehuset Vesterålen - salg av bygg for psykisk helsevern i Bø i Vesterålen til Bø kommune og Andøy kommune Adm. direktør trakk saken fra styrets behandling i dette styremøtet. Styresak FIKS 3 -prosjekt: Tertialrapport pr. 31. desember 2014 Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: Styret i Helse Nord RHF tar tertialrapporten pr. 31. desember 2014 om Felles Innføring av Kliniske Systemer til orientering. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: Styret i Helse Nord RHF tar tertialrapporten pr. 31. desember 2014 om Felles Innføring av Kliniske Systemer til orientering. 3 FIKS: Felles innføring kliniske systemer Sak 29 side 18

314 Sak 29/ vedlegg 6 Styresak Virksomhetsrapport nr Saksdokumentene var ettersendt. Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar virksomhetsrapport nr til orientering. 2. Styret ber adm. direktør om å følge opp gjennomføringen av omstillingsplanene i helseforetakene for å sikre resultatoppnåelse i Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar virksomhetsrapport nr til orientering. 2. Styret ber adm. direktør om å følge opp gjennomføringen av omstillingsplanene i helseforetakene for å sikre resultatoppnåelse i Styresak Brukermedvirkning i helseforskning i Norge, forslag til retningslinjer og tiltak Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar rapporten Brukermedvirkning i helseforskning i Norge som retningsgivende for økt brukermedvirkning i forskningens ulike faser. 2. Styret vedtar retningslinjer og tiltak for brukermedvirkning i helseforskning i Norge som foreslått i saksfremlegget. 3. Styret ber adm. direktør om å følge opp at helseforetakene iverksetter de ulike tiltakene, og at disse vurderes i budsjettprosessen i årene fremover. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar rapporten Brukermedvirkning i helseforskning i Norge som retningsgivende for økt brukermedvirkning i forskningens ulike faser. 2. Styret vedtar retningslinjer og tiltak for brukermedvirkning i helseforskning i Norge som foreslått i saksfremlegget. 3. Styret ber adm. direktør om å følge opp at helseforetakene iverksetter de ulike tiltakene, og at disse vurderes i budsjettprosessen i årene fremover. Sak 29 side 19

315 Sak 29/ vedlegg 6 Styresak Internrevisjonsrapport 08/2014: Strykninger av planlagte operasjoner i Helse Nord Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar Internrevisjonsrapport 08/2014: Strykninger av planlagte operasjoner i Helse Nord til orientering. 2. Styret ber adm. direktør om å iverksette internrevisjonens anbefalinger slik at man får sammenlignbar og pålitelig rapportering i Helse Nord senest fra januar 2016, og å legge fram en orientering om status i oppfølgingsarbeidet i regionen i løpet av høsten Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF tar Internrevisjonsrapport 08/2014: Strykninger av planlagte operasjoner i Helse Nord til orientering. 2. Styret ber adm. direktør om å iverksette internrevisjonens anbefalinger slik at man får sammenlignbar og pålitelig rapportering i Helse Nord senest fra januar 2016, og å legge fram en orientering om status i oppfølgingsarbeidet i regionen i løpet av høsten Styresak Revisjonsutvalgets årsrapport for 2014, vedlagt internrevisjonens årsrapport for 2014 Adm. direktør la frem følgende forslag til styrets vedtak: Styret i Helse Nord RHF tar revisjonsutvalgets årsrapport for 2014, vedlagt internrevisjonens årsrapport for 2014, til orientering. Enstemmig vedtatt. Styrets vedtak: Styret i Helse Nord RHF tar revisjonsutvalgets årsrapport for 2014, vedlagt internrevisjonens årsrapport for 2014, til orientering. Sak 29 side 20

316 Sak 29/ vedlegg 6 Styresak Orienteringssaker Det ble gitt orientering om følgende saker: 1. Informasjon fra styreleder til styret muntlig - Frokostmøte med Nord-Norgebenken på Stortinget, den 19. februar 2015 (utsatt fra høsten 2014): Informasjon om møtet og deltakere fra Stortinget. - TV2-sak om anskaffelse av kliniske systemer 2003 og 2009: Informasjon om mediasaken og redegjørelse for bakgrunnen for denne (ulovlig anskaffelse i 2003 og Riksrevisjonens oppfølging av denne). I den forbindelse refererte styreleder også fra brevet av 5. mai 2014 fra Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) til Jan Størmer ad. varsling til HOD. Brevet distribueres til styret i Helse Nord RHF. - Neste styremøte avholdes 26. mars 2015 i Bodø etter styreseminaret for helseforetakene. Påmeldingslink og annen informasjon er sendt i egen e-post av 5, februar Foretaksmøter med HF-ene for godkjenning av årsregnskap og styrets beretning 2014, godkjenning av revisors godtgjørelse 2014 og årlig melding 2014 avholdes 24. april 2015 i Bodø. 2. Informasjon fra adm. direktør til styret muntlig - Resultat 2014 foreløpige regnskapstall, jf. styresak /2 Orienteringssaker, adm. direktørs muntlige orienteringer, første strekpunkt: Informasjon om endring i resultatet for et helseforetak og foretaksgruppen som helhet. - Anbud landeveistransport - ny utlysning i enkelte områder: Informasjon om utlysningen og bakgrunnen for denne. - Dips Arena - forsinkelse: Informasjon om forsinkelsen og møte med leverandøren 10. februar Møte i Nord-norsk samarbeidsorgan for helseutdanning, den 6. februar 2015 i Tromsø: o Oppfølging av styresak Kompetanseutfordringer i en pasientsentrert helsetjeneste, jf. punkt 2 i vedtaket: Styret gir tilslutning til etablering av et nordnorsk samarbeidsorgan for utdanning med sekretariat slik det er beskrevet i saksfremlegget. Styret viser i denne sammenheng til vedtak i vedtak i styresak Strategisk kompetanseplan, fase 2. Endelig sammensetning av organet fastsettes etter at rapporten er behandlet i KS o (Kommunesektorens organisasjon) og Universitetene. Informasjon om møtet og organiseringen av arbeidet (herunder etablering av arbeidsutvalg og sekretariat). - Middag med statsråd Bent Høie og Stortingets helseog omsorgskomité, den 9. februar sammen med styreleder Bjørn Kaldhol: Informasjon om faglig seminar i forkant av middagen. - Møte med Fylkesråden, Fylkesordfører og gruppeledere Nordland Fylkesting, den 10. februar 2015 ad. utvikling av sykehusorganisering på Helgeland - sammen med ledelsen i Helgelandssykehuset HF: Informasjon - Høring i Stortingets helseog omsorgskomité ad. Fritt behandlingsvalg, den 18. februar 2015: Informasjon - Møte i Beslutningsforum for nye metoder, den 19. januar 2015 og 23. februar 2015: Informasjon om møtene og saker som er behandlet. Sak 29 side 21

317 Sak 29/ vedlegg 6 - helseatlas.no o Presentasjon av helseatlas.no til Nasjonalt råd for kvalitet og prioritering i møte 2. mars o Positiv respons på lanseringen av helseatlas.no. 3. Responstider i ambulansetjenesten, oppfølging av styresak og /8 4. Overordnet ernæringsstrategi - status på etablering Saksdokumentene var ettersendt. 5. Prosjekt ad. oppgaveglidning mellom radiografer og radiologer, oppfølging av styresak , sak A 6. Universitetssykehuset Nord-Norge HF - strategisk utviklingsplan, informasjon 7. Kvalitetsstrategi i Helse Nord - plan for revidering Styrets vedtak: Framlagte saker tas til orientering. Styresak Referatsaker Det ble referert fra følgende saker: 1. Protokoll fra møte i revisjonsutvalget, den 26. januar Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet av 5. februar 2015 ad. ESA - Sykehusapotek - Avslutning av sak, jf. styresak /3 ESAs 4 avgjørelse i sak om statsstøtte sykehusapotekenes publikumsutsalg 3. Brev fra Helse- og omsorgsdepartementet av 3. februar 2015 ad. oppnevningsbrev til 26 ordinære medlemmer av HelseOmsorg21-rådet Kopi av brevet var ettersendt. 4. Brev fra Norsk Radiografforbund av 13. februar 2015 ad. oppgavedeling mellom radiografer og radiologer - oppfølging av opplegg for pilotprosjektet, jf. styresak /5 Prosjekt ad. oppgaveglidning mellom radiografer og radiologer, oppfølging av styresak , sak A Kopi av brevet var ettersendt. 5. Brev fra Sykehusets venner i Vesterålen av 18. februar 2015 ad. Sykehuset i Vesterålen - akuttfunksjonen m. m. Kopi av brevet var lagt frem ved møtestart. 6. Protokoll fra møte i arbeidsutvalget i det Regionale brukerutvalg av 25. februar 2015 Kopi av protokollen var lagt frem ved møtestart. 7. Protokoll fra drøftingsmøte, den 25. februar 2015 ad. Nordlandssykehuset Vesterålen - salg av bygg for psykisk helsevern i Bø i Vesterålen til Bø kommune og Andøy kommune, jf. styresak Kopi av protokollen var lagt frem ved møtestart. 8. Brev til overlege Jan Størmer, Universitetssykehuset Nord-Norge HF ad. bekymringsmelding til styret i Helse Nord RHF, jf. styresak /7 og /8 Kopi av brevet var lagt frem ved møtestart. 4 ESA: EFTA Surveillance Authority, EFTAs overvåkningsorgan Sak 29 side 22

318 Sak 29/ vedlegg 6 Styrets vedtak: Framlagte saker tas til orientering. Styresak Eventuelt Ingen saker ble fremmet. Tromsø, den 26. februar 2015 godkjent av Bjørn Kaldhol, i etterkant av styremøtet, den 26FEB2015 kl Bjørn Kaldhol Sak 29 side 23

319 Sak 29/ vedlegg 7 PROTOKOLL Tema: Drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og foretaksverneombud vedrørende styresaker til Dato: Tidspunkt: Sted: SAS-hotellet, Tromsø Tilstede: Fra arbeidsgiver Tommy Schjølberg Tor-Arne Hanssen Arthur Revhaug Turid Fossem (pr. tlf.) Leif Hovden (ref.) Fra arbeidstakerne Jan Eivind Pettersen, Delta Rigmor Frøyum, Fagforbundet Ulla Dorte Mathisen, DNLF/ OLF Mai-Britt Martinsen, NSF Vidar Andersen, Samfunnsviterne Elin Vorren, Parat Geir Lindrupsen, NITO Øyvind Lyngedal, NFF Protokollsignering: Fra arbeidstakersiden ble Mai-Britt Martinsen og Geir Lindrupsen valgt til signering av protokollen. Leif Hovden signerer fra arbeidsgiversiden. Arbeidstittel Ansv Merknad/ grunnlag Kvalitets- og virksomhetsrapport pr jan 2015 Årsregnskap 2014 med styrets årsberetning Investeringsplan og økonomisk bærekraftvurdering for UNN GA GA GA Tommy Schjølberg innledet til saken og svarte ut spørsmål til den. Saken ble tatt til orientering, og foretakstillitsvalgte ba om å få en ny gjennomgang av saken før styremøtet så snart februartallene ble klargjort. Tommy Schjølberg og Leif Hovden innledet til saken og svarte ut spørsmål til den. Foretakstillitsvalgte viste til oppsummeringen om ny seniorpolitikk i Helse Nord, og presiserte misnøye med UNNs nye praksis knyttet til at seniordagene (ekstra fridager som ledd i seniorpolitikken) ikke lenger blir tilbudt som et prioritert tiltak. Tommy Schjølberg innledet til saken og svarte ut spørsmål til den. Saken ble tatt til orientering, men FTV uttrykte bekymring over at betydelige deler av midlene som er avsatt til medisinsk-teknisk utstyr allerede synes å være anvendt. Sak 29 side 24

320 Sak 29/ vedlegg 7 Tilsynsrapport AR Seniorrådgiver Turid Fossem innledet til saken og svarte ut spørsmål til den. Foretakstillitsvalgte var spesielt opptatt av UNNs henvisningspraksis av pasienter, og anmodet om at det må finnes frem til bedre rutiner for hele foretaket. Årlig melding 2014 AR Arthur Revhaug innledet til saken og svarte ut spørsmål til den. Foretakstillitsvalgte uttrykte tilfredshet med planene for kartlegging av kompetanse som det er pekt på som tiltak i 2015, og ønsket å bli invitert med i arbeidet. Ledelsens gjennomgang (LGG) AR Arthur Revhaug innledet til saken og svarte ut spørsmål til den. Foretakstillitsvalgte tok saken til orientering, og etterlyste hvorfor LGG-rapporten ikke lenger har en systematisk gjennomgang av avvikene i GAT. Oppdragsdokument 2015 AR Arthur Revhaug innledet til saken og svarte ut spørsmål til den. Foretakstillitsvalgte tok saken til orientering. Tertialrapport 3/2014 for utbyggingsprosjekter TAH Utbyggingssjefen innledet til saken og svarte ut spørsmål til den. Foretakstillitsvalgte tok saken til orientering, og ga uttrykk for bekymring for kostnadsrammene i prosjektet. Tromsø, Geir Lindrupsen (s.) Mai-Britt Martinsen (s.) Leif Hovden (s.) FTV NITO FTV NSF administrasjonssjef Sak 29 side 25

321 Sak 29/ vedlegg 8 MØTEREFERAT BRUKERUTVALGETS ARBEIDSUTVALG UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD-NORGE HF Møtedato: kl Møtested: Møterom D1 744 Administrasjonen Tilstede: Medlemmer: Cathrin Carlyle, Sander O. Henriksen Fra adm.: Leif Hovden, Heidi Robertsen, Line Lura, Turid Fossem, Einar Holand, Knut Vidar Eidesen. BAU 01/15 Behandling av styresakene til Drøftingsdokument med utkast til styresaker var samlet oversendt BAU fredag Dagsorden 1. Kvalitets- og virksomhetsrapport pr februar Årsregnskap 2014 med styrets årsberetning 3. Investeringsplan og bærekreftvurdering for UNN 4. Tilsynsrapport 5. Årlig melding Ledelsens gjennomgang 7. Oppdragsdokument Tertialrapport 3/2014 for utbyggingsprosjekter 1 Sak 29 side 26

322 Sak 29/ vedlegg 8 Brukerutvalgets kommentarer til styresakene; 1. Kvalitets- og virksomhetsrapport pr februar 2015 BAU tar saken til orientering. 2. Årsregnskap 2014 med styrets årsberetning BAU tar saken til orientering. 3. Investeringsplan og bærekreftvurdering for UNN BAU tar saken til orientering. 4. Tilsynsrapport BAU har følgende innspill til tilsynsrapportens pkt. 2 og pkt. 15: I Pasientombudets årsmelding fra 2015 påpeker Pasientombudet at UNN fortsatt har utfordringer med unødvendig venting, utsettelser, manglende samarbeid mellom avdelinger og manglende koordinering av helsehjelp. BAU er bekymret for at resultatet av dette kan føre til forverring av pasienters helsetilstand. BAU er fornøyde med det arbeidet som gjøres med interne revisjoner i UNN. 5. Årlig melding BAU tar saken til orientering. 6. Ledelsens gjennomgang BAU har spesielt bemerket seg fristbrudd i Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken samt Nevro- og ortopediklinikken. BAU er opptatt av at KVAM-strukturen i klinikkene fungerer, da en slik struktur er viktig for arbeidet med kvalitet og erfaringsoverføring. 7. Oppdragsdokument 2015 BAU tar saken til orientering. 8. Tertialrapport 3/2014 for utbyggingsprosjekter BAU tar saken til orientering. Sak 29 side 27 2

323 Sak 29/ vedlegg 8 BAU gikk gjennom innkomne saker, med følgende konklusjoner: BAU-09/15 Forespørsel høring fra Justis- og beredskapsdepartementet Tilregnelighetsutvalgets utredning NOU 2014: Skyldevne, sakkyndighet og samfunnsvern - Frist FFS Behandling Høringen var tilsendt BAU med resyme fra FFS. BAU kommer ikke med uttalelse i saken. BAU-10/15 Forespørsel Høring Lov og forskrifter om gjennomføring av rusomsorgen Frist 28. april Behandling Høringsutkastet ble behandlet i BU BU har for tiden ingen medlemsrepresentant fra rusomsorgen. BAU ber styret påta seg oppnevning av ny representant. Dersom BAU ikke når opp med dette, kan BU invitere inn representanter fra rusomsorgen. BAU inviterer representant fra RIO til BU-møte Saken følges opp i BAU-møte BAU-11/15 Vedrørende utredning av ambulanseberedskapen ved UNN Behandling BAU bemerker at ambulansetjenesten bør være en del av sykehusstrukturen. Leder i BU tar med seg innspillet til Det nasjonale rådet for sykehus: HelseOmsorg21. BAU avventer å komme med uttalelse til rapport fra Sintef foreligger. BAU-12/15 Referat fra møte i Regionalt fagnettverk for bruker- og pårørendes erfaringskompetanse og brukermedvirkning innen psykisk helse og rus i Helse Nord Behandling Forespørsel om redegjørelse er sendt klinikksjef Psykisk helseog rusklinikken (PHRK). Saken tas opp i BAU-møte BAU-13/15 Brev fra Nasjonal kompetansetjeneste for sjeldne diagnoser (NKSD) vedrørende uverdig behandling ved Tromsø lufthavn og taxibestilling Behandling BAU tar saken til orientering, og bemerker at det er beklagelig å høre om slike typer hendelser. BAU orienterer seg i samtale med Pasientreiser om rutiner vedrørende bestilling av taxi. BAU kjenner seg ikke igjen i opplevelsene ved Tromsø Lufthavn, og tar ikke stilling til saken. Sak 29 side 28 3

324 Sak 29/ vedlegg 8 BAU-14/15 E-post datert fra RIO vedrørende Representant i BU fra Rus- og psykiatrifeltet Behandling BAU tar saken til orientering. Leder BU løfter saken til styret. BAU-15/15 Brev datert fra Støtteforeninga for Harstad Sykehus Behandling BAU tar saken til orientering. Leder BU har ikke anledning å møte , og oppfordrer andre Brukerutvalgsmedlemmer å stille i møtet. BAU-16/15 Prosjekt pasientsentrert team Behandling BAU tar saken til orientering. M. Dalbakk møter i BU BAU-17/15 Opprettelse av Ungdomsråd i UNN Behandling BAU tar saken til orientering. M. H. Sundström og A. Figenschou møter i BU BAU-18/15 Logistikk og anleggsområder ved A-fløy og PET-senter utbygging Behandling BAU tar henvendelsen til orientering. Utbyggingssjef T-A. Hansen inviteres til BU-møte BAU-19/15 Orienteringssak til BU Pasientsikkerhetsprogrammet «Trygg kirurgi» Behandling BAU tar forslaget til orientering. T. M. Drecker, rådgiver OPIN inviteres til BU BAU-20/15 Orienteringssak til BU Orientering om pakkeforløp Behandling BAU tar forslaget til orientering. L. Balteskard, avdelingsleder KA inviteres til BU BAU-21/15 Orienteringssak til BU Ventelistearbeid ved UNN Behandling BAU tar forslaget til orientering. FFS inviteres til BU Sak 29 side 29 4

325 Sak 29/ vedlegg 8 BAU-22/15 Orienteringssak til BU Nye pasientrettighetsloven m/implikasjoner Behandling BAU tar forslaget til orientering. Henvendelsen utsettes til høstens BU-møte. BAU-23/15 Møte med Pasientreiser Pasientreiser var representert i møtet med Einar Holand og Knut Vidar Eidesen, og de orienterte om den etablerte praksis for taxibestilling og kjørekontorets møte med pasienter. Behandling BAU tar orienteringen til orientering, og vil følge saken videre. BAU henstiller spesielt om at taxiturer overføres tilbyder 2 ved kapasitetsproblemer hos tilbyder 1. BAU henstiller også om at dette tas til etterretning overfor pasienter som skal reise med Hurtigbåt fra Tromsø, slik at de reisende unngår forsinkelser som fører til at de kommer for sent til avgangsstedet. Overfor reisekontoret påpeker BAU viktigheten av å utøve profesjonell pasientkontakt. (Pasientreiser oversender orientering om tiltak for å oppnå konstruktive tilbakemeldinger.) BAU kommenterte at det i forbindelse med ny anbudsutlysning er viktig å ta hensyn til tilbud og kvalitet og ikke pris. BU stiller gjerne egen representant som kontaktperson til rådighet, og ber Pasientreiser ta aktiv stilling til forslaget. BAU-24/15 Saker til BU-møte Behandling Sakslisten tas videre til godkjenning i BAU-møte BAU-25/15 Eventuelt BAU inviterer klinikksjef Barne- og ungdomsklinikken og Nevro- og ortopediklinikken i BAU-møte for orientering om fremtidig plan for PETØ-tilbudet for barn og voksne fra høsten Kopi: Brukerutvalget og styret i UNN Sak 29 side 30 5

326 Sak 29/ vedlegg 9 Arbeidsmiljøutvalget PROTOKOLL AMU Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Tidspunkt: Sted: D1 707 Breivika IP , Vestibyle Harstad, Peisestua UNN Narvik Til stede (x): Arbeidsgiversiden: Varamedlemmer Tor Ingebrigtsen, Adm. direktør Marit Lind, viseadm. direktør X Magnus Hald, klinikksjef Psykisk Helse og Elin Gullhav, klinikksjef, Barne- og X rusklinikken ungdomsklinikken Gøril Bertheussen, stabssjef Mai-Liss Larsen, HR-sjef Arthur Revhaug, klinikksjef Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikken X Kristian Bartnes, klinikksjef Hjerte- og lungeklinikken Gina Johansen, drifts- og eiendomssjef X Tor-Arne Hanssen, utbyggingssjef Ove Laupstad, avdelingsleder Medisinsk avdeling UNN Narvik X Anders Nordgård, avdelingsleder Kirurgisk avdeling UNN Harstad Arbeidstakersiden: Einar Rebni, foretaksverneombudet UNN X Terje Møien, foretaksverneombudet UNN Geir Magne Johnsen, HTV NSF UNN X Harstad Elisabeth Hole, PTV NSF, UNN Tromsø Tore Ovesen, Fagforbundet UNN Harstad Ingebjørg Santi, Fagforbundet UNN Narvik Rigmor Frøyum, HTV Fagforbundet UNN X Tromsø Camilla Pettersen, Samfunnsviterne Elisabeth Olstad, Ylf X Jo Endre Midtbu, Ylf Geir Magne Lindrupsen, NITO X Monica F. Sørensen, NSF Møteleder: Gina Johansen Sekretær: Walter Andersen Dessuten møtte Leif Hovden som vara for Gøril Bertheussen i permisjonsperioden, Tommy Schjølberg på sak 10/15, Tor Arne Hanssen på sak 9/15 og 10/15, samt Line Lura på sak 10/15. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 29 side 31

327 Sak 29/ vedlegg 9 Sak 7/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes. Sak 8/15 Godkjenning av protokoll fra AMU-møtet Protokoll fra AMU-møtet var vedlagt sakspapirene. Vedtak: AMU godkjenner protokoll fra AMU-møtet Sak 9/15 Orienteringssaker Skriftlig orientering a) Overordnet logistikk i byggeperioden i Breivika v/tor-arne Hanssen Muntlig orientering b) Prioriteringskriterier ved ombygginger i UNN v/ Gina Johansen Vedtak: 1. AMU tar fremlagte saker til orientering. 2. AMU understreker betydningen av at etterarbeidet med Reisevaneundersøkelsen i UNN aktivt bidrar til økt tilbud innenfor kollektivtrafikk og forbedret sykkel- og gangveier til Campus Breivika. Miljøprosjektet oppfordres til å iverksette en kampanje i samarbeid med vernetjenesten med tanke på å øke bruken av sykkel til jobben og organisere kollegakjøring. 3. AMU ber drifts- og eiendomssjefen orientere om status i sak vedr skyllerom på utredningspoliklinikken i K3K i neste AMU-møte. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 29 side 32

328 Sak 29/ vedlegg 9 Sak 9/15 Styresaker Følgende saker til styret den kan være aktuell for behandling i AMU: Kvalitets- og virksomhetsrapport jan 2015 Tilsynsrapportering Oppdragsdokument 2015 Pasienthotellet status byggeprosjekt og driftskonsept Ledelsens gjennomgang 3.tertial 2014 Styrets årsberetning Tertialrapport 3/14 for utbyggingsprosjektene ved UNN HF Årlig melding Investeringsplan og økonomisk bærekraft foreløpig saksfremlegg Drøftingsdokumentene av styresakene ble sendt egen epost fra administrasjonssjefen. AMU ble invitert til å drøfte sakene, og arbeidsutvalget innstilte på at AMU tar styresakene til orientering. Vedtak: 1. AMU tar fremlagte styresaker til orientering. 2. Under behandling av sak Tilsynsrapport (revisjon nr. 10 i oversikten) ba AMU stabssjefen og fagog forskningssjefen vurdere tiltak for å sikre en systematisk dokumentasjon av pålagt opplæring på individnivå i UNN, og samtidig tydeliggjøre de minstekrav som skal inn i en årsplan for helse-, miljø- og sikkerhetsområdet. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 29 side 33

331 Sak 29/ vedlegg 11 REFERAT KVALITETSUTVALGSMØTE UNN HF (KU) Tid: Mandag kl Sted: Administrasjonens møterom D1 707 Deltakelse: Fag- og forskningssenteret Administrerende direktør Psykisk helseog rusklinikken Akuttmedisinsk klinikk Barne- og ungdomsklinikken Brukerutvalgets leder Diagnostisk klinikk Drifts -og eiendomssenteret Foretaksverneombud Hjerte- og lungeklinikken HR-senteret Kirurgi-, kreftog kvinnehelseklinikk Medisinsk klinikk Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Nevro- og ortopediklinikken Operasjons- og intensivklinikken Smittevernoverlege Viseadministrerende direktør Stabssenteret Øvrige: Administrasjonssenteret Arthur Revhaug (kst) (KU-leder) Tor Ingebrigtsen Magnus Hald Jon Mathisen Elin Gullhav Cathrin Carlyle Gry Andersen Gina M. Johansen Einar Rebni Kristian Bartnes Kari Brøndbo (kst) Tone Nordøy (kst) Tove Skjelbakken (kst) Susann Bäckström Bjørn-Yngvar Nordgård Eva-Hanne Hansen Torni Myrbakk Marit Lind Grethe Andersen (kst) Leif Hovden (referent) Forfall: SAKSOVERSIKT Saksnr Godkjenning av referat fra Referatet ble godkjent. Ansvar Leif Hovden BESLUTNINGSSAKER Eksterne tilsyn/ revisjoner Saken ble innledet av FFS-sjefen og kvalitetsrådgiver Turid Fossem. Formålet med saken er å gi styret nødvendig oversikt over gjennomførte eksterne tilsyn og revisjoner i helseforetaket fra til og med , samt Arthur Revhaug/ Turid Fossem Sak 29 side 36

332 Sak 29/ vedlegg 11 status for iverksatte tiltak og frister for lukking av pålegg og avvik. Statusoversikten følger som vedlegg. Etter behandlingen av foregående rapport, er det utført syv nye tilsyn ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN), mens fire tilsyn er avsluttet. I 2014 ble det gjennomført 25 eksterne tilsyn. Det foreligger endelige rapporter fra tre av de syv nye gjennomførte tilsynene. Samtlige avdekker manglende etterlevelse av lovverk og- eller egne gjeldende prosedyrer. Fylkesmannen i Troms fant at regelverket ikke følges når det gjelder håndtering av henvisninger og viderehenvisninger av pasienter med kreft fram til start av nødvendig helsehjelp. Riksrevisjonen fant at gjeldende regelverk ikke er tilstrekkelig implementert når det gjelder å ha kontroll med helseopplysninger i det elektroniske pasientjournal systemet i UNN (EPJ-systemet). Helse Nord RHF fant at foretakets praksis på flere områder bryter med nasjonale føringer når det gjelder strykninger av planlagte operasjoner. Når det avdekkes kritikkverdige forhold er det som hovedregel systemsvikt. Korrigering av denne form for avvik er et lederansvar. Den beste oppfølgingen sikres gjennom opplæringstiltak og gjennomgang og implementering av prosedyrer. Det kan være en utfordring å sikre at planlagte tiltak faktisk gjennomføres og det kan være en risiko for at varige forbedringer ikke skjer. Det er derfor positivt at tilsyn ikke bare skal følges opp i revidert enhet, men bidra til læring på tvers og slik sikre forbedret kvalitet og pasientsikkerhet for hele foretaket som helhet. Resultater etter eksterne tilsyn skal presenteres i Kvalitetsutvalget og slik få økt ledelsesmessig oppmerksomhet. Det ble foreslått av saksbehandler å gjennomgå to tilsyn for å øke læringseffekten på tvers i foretaket. Følgende tilsyn ble diskutert inngående: Håndtering av henvisninger og videre henvisninger av pasienter med kreft frem til start av nødvendig helsehjelp. Kvalitetsutvalget var spesielt opptatt av opplæring knyttet til saken, og det er utviklet egne, obligatoriske e-læringskurs til dette. Utvalget konkluderte med at tilbakemeldingen til fylkesmannen må fokusere på at alle enhetene følger dette opp, og vil aktivt vurdere om adgangen til henvisninger Sak 29 side 37

333 Sak 29/ vedlegg 11 samles på ferre hender. Verktøyet forbedres i tråd med innspillene, og NST arbeider videre med dette. Utvalget ønsker at det legges til rette for at enkelttilsyn trekkes frem i utvalgsbehandlingen for ettertiden. Beslutning Kvalitetsutvalget ga direktøren tilrådning om å fremme saken for styret slik den foreligger, med de innspill som fremkom under behandling av saken Ledelsens gjennomgang (LGG) Saken ble innledet av kvalitetsrådgiver Line Lura fra FFS. Arthur Revhaug/ Walter Andersen Fag- og forskningssenteret (FFS) har gjort en vurdering av de ulike elementene i internkontrollen for å sikre UNN et system som virker etter intensjonen. Denne rapporten behandles i kvalitetsutvalget og direktørens ledergruppe før den forelegges styret. Ledelsens gjennomgang har som formål å synliggjøre virkningen av internkontrollen 1 (kvalitetssystemet 2 ) i UNN og undersøke og bedømme om systemet for internkontroll er tilstrekkelig, hensiktsmessig og virkningsfullt. Dersom det i gjennomgangen avdekkes mangler, skal ledelsen iverksette tiltak for å bedre virkningen av internkontrollen. Utvalget fokuserte på organisasjonens vilje til å melde avvik og organisasjonens evne til å følge opp. Beslutning Kvalitetsutvalget ga direktøren tilrådning om å fremme saken for styret slik den foreligger, med de innspill som fremkom under behandling av saken. ORIENTERINGS- OG DISKUSJONSSAKER Trykksårforebygging status og plan Arthur Revhaug/ Pasientsikkerhetskoordinator Mette Fredheim fra FFS innledet til saken. Saksunderlaget var utsendt på forhånd. Flere fagmiljø har uttrykt bekymring for forekomsten av trykksår i UNN. Trykksår er smertefullt og plagsomt for 1 Internkontroll: Det styringssystem organisasjonen må ha for å sikre at lover og forskrifter følges. 2 Kvalitetssystem: Det styringssystem som organisasjonen må ha for å sikre internkontroll og de selvpålagte krav (mål) til kvalitet. Sak 29 side 38

334 Sak 29/ vedlegg 11 pasientene og ofte svært tids- og ressurskrevende å behandle. Mange av trykksårene kan imidlertid forebygges med enkle midler. Forebygging av trykksår er ett av innsatsområdene i det nasjonale pasientsikkerhetsprogrammet. Tiltakspakken som skal implementeres i UNN består av følgende tiltak: - Vurder alle pasienter for trykksårrisiko innen fire timer etter innleggelse - Sikre trykkfordelende utstyr til risikopasienter - Regelmessig hudinspeksjon hos risikopasienter - Stillingsforandring/aktivitet til risikopasienter - Ernæringsstatus hos risikopasienter - Involvere pasienter og pårørende - Informasjon ved overlevering Oppsummert Kvalitetsutvalget fokuserte på anskaffelse av produktene fibermadrasser og sirkulasjonsmadrasser. I tillegg ble det fokusert på metodeopplæring for å få tilstrekkelig oppmerksomhet om dette arbeidet ute i organisasjonen. Det ble gitt sterk støtte til at det settes opp flere workshops fremover, samt at leger som går visitt og previsitt involveres sterkere i arbeidet Pakkeforløp for kreft Leder av kvalitetsavdelingen Lise Balteskard redegjorde for status i arbeidet og viste til gjennomføringsgrad av de ulike forløpene Norsk pasientskadeerstatningssaker i UNN Ida Rashida Kahn Bukholm fra Norsk pasientskadeerstatning (NPE) presenterte status i arbeidet, med fokus på medholdssaker med blant annet svikt i behandling, diagnostikk, infeksjon og pleie. Det er mulig å gå inn i de forskjellige fagområdene å se på hvordan svikten fordeler seg ifht de øvrige. Arthur Revhaug/ Arthur Revhaug Oppsummert Saken ble tatt til orientering. EVENTUELT Ingen saker var oppmeldt. Sak 29 side 39

335 Sak 30/2015 Saksnr Utvalg Møtedato 30/2015 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Reidun Holm Eventuelt STYRESAK Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør

Vise mer

Universitetssykehuset Nord-Norge HF

Navn Funksjon Representerer Jorhill Andreassen. Tom Sottinen Medlem Ankom 24.3. kl 17.00. Cathrin Carlyle Observatør Leder Brukerutvalget

Saksnr Utvalg Møtedato 28/2012 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF 28.03.2012 Saksbehandler: Jorunn Lægland

Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet