Kommunalavdeling stab

Transkript

1 Møtereferat Til stede: Kopi: Forfall: Referent: Dato: PostNord Scanning: Christian Larsen, Jens Hauerbach, Dansk Scanning: Jan Stæhr Marlot, Iron Mountain Norge: Henning Brede, Christian Lundvang, Adrian Søbyskogen M&K Dokumentasjon: Grethe Ones, Ivar W. Thomasen, Askøy kommune: Marianne Holm, Inger Johanne Rene, Tore Mundheim, Ann-Kristin Bø, Birthe Sønstabø, Arne Klingsheim, Arve Aasebø, Iris Bjørnseth, Gro Søvik Per Lekva, Kut Natlandsmyr, Øistein Storm Eide, Jeanett Egesø Ann-Kristin Bø Gjelder: Referat fra Dialogkonferanse Sak: 2015/ Møtetid: Møtested: Rådhuset, Askøy kommune Møteleder: Marianne Holm Neste møte tid/sted: Nr Innhold Ansvarlig 1. Presentasjon Iron Mountain Norge: Henning Brede, Christian Lundvang (Grunnlegger), Adrian Søbyskogen, Dansk Scanning: Jan Stæhr Marlot, M&K Dokumentasjon: Grethe Ones, Ivar W. Thomasen (ACOS), PostNord Scanning: Christian Larsen, Jens Hauerbach, Askøy kommune: Marianne Holm, Inger Johanne Rene, Tore Mundheim, Ann-Kristin Bø, Birthe Sønstabø, Arne Klingsheim, Arve Aasebø, Iris Bjørnseth, Gro Søvik 2. Praktisk info 3. Formål Askøy Kommune (AK) lytte til markedet få gode innspill, hva gir suksess og hvor går det galt, hva er kostnadsdrivende faktorer. Ønsker å gjøre et best mulig kjøp både økonomisk og kvalitetsmessig. 4. Oppbevaring av lydopptak lydopptak er frivillig, blir oppbevart unntatt off./behandlet konfidensielt. 5. Spørsmålsrunde Iron Mountain Norge/ Jobbet lenge i oljebransjen, samarbeider med Documaster, har et produkt som kan levers til kommuner, vunnet et anbud nå nettopp. Postboks 323, 5323 Klampavikvegen 1,

2 Laget med utgangspunkt. i byggesaksarkivet, samarbeid med interkommunalt arkiv. Trondheim skal være ferdig å digitalisere i 2022, 1,2 km med arkiv. Documaster er Noark 5 godkjent, støtter også journalpliktige dokument fra fagsystemer. Noen erfaringer fra andre kommuner, beskrivelse av oppdraget Det viktigste er å ikke legge for mye jobb over på leverandøren da blir kostnaden høyere, nivå som er forsvarlig slik at saksbehandleren finner raskt fram. Acos: Tips- sluttresultatet er beskrevet godt. For saksbehandlere, og for publikum, ta betalt? Lage meglerpakker? Sluttproduktet og hvilke målgrupper er viktig vil være viktig også ved tagging av materialet slik at det kan gjenbrukes i mange situasjoner/kontekster. Finnes kommuner som har gjort det flere ganger for de første metodene var ikke gode nok, kostbare erfaringer. Hvem skal arkivet gjøres tilgengelig for, for arkivtjenesten, kopier på e-post, automatiseres, gradert materialet, hva er målet med bruken, lag brukeropplevelser for de ulike brukerrollene, konkurrer med infolandtjenestene, bli egen infoland Ikke legg inn det beste fra hver leverandør i krvaspek. ingen kan levere da. Må bygge på et totalbilde. Har ikke lov å forhandle. Fokusere på sluttproduktet, fokusere på prosessen fram til å få digitalisert arkivet størst kostnad med å klargjøre arkivet før skanning, skal kommune gjøre noe selv? Hvilke data ønsker vi å kunne søke på, ikke registrere data som for eksempel kan søkes fram vha. fritekstsøk (OCR skannet). Hvordan ser arkivet ut og hvordan skal det organiseres ved skanning. Hvordan er de ulike brukernes behov om 3 år. Gå ut til kommune som har gjort dette hva vil de gjøre på nytt, noe i gjennomføringen, noe i sluttproduktet, spør noen som har vært gjennom hele prosessen. Acos: Ephorte regime, ønske om at dette skal brukes i EVRY løsninger kostnadsbærer, matrikkelvask tenke seg at Askøy blir en del av noe større, arkivene skal leve videre i ny organisering (kommunesammenslåing), tenk på muligheter for gjenbruk, tenk på det for at resultatet skal leve lenge Anbefaling Hvis mulig å velge en standard løsning er best. Postboks 323, 5323 Klampavikvegen 1,

3 Våres (AK)behov er speiling av generelle behov lettere å vedlikeholde en standard løsning ikke driv utvikling av eget system. Spør andre kommuner hvilke integrasjoner de faktisk bruker, hva er det virkelig behov for integrasjoner er kostnadsbærende. Hva er helt nødvendig og hva er greit å ha. Acos: IKAH / Riksarkivet ønsker seg at leveransen blir et uttrekk, avlevering. Et slikt uttrekk vil bli brukt i ASTA/IKAH Hordaland. Tore Mundheim: Overordnet - ikke detaljfokusert, hvordan ser dere framtiden, hva bør vi tenke på i forhold til tilrettelegging, ønsker ikke å gjøre jobben på nytt om 5-10 år, tanker? Føringer i Samdok prosjektet. Framtidens arkivstrukturforholdet mellom arkivskaper og arkivdepot utvikle standarder om dette. Rune v/ikah Hordaland er en del av dette, EVRY er den del av dette. Spenstige føringer fra Riksarkivet. Arkivforvaltning i framtiden. Store forventninger til samarbeid om dette. Samdok.no. Framtidsutsikter - arkiv - muligheter vet ikke alt, noen krav til den tekniske utførelsen av skanningen. Krav om for eksempel 2 versjoner av bilder både i liten og stor oppløsning, en for å arbeide med og en for å bevare høy kvalitet for å bruke senere. Da har vi på den tekniske siden gjort noen anstrengelser for å slippe å skanne på nytt. Høyoppløsningskopi og en arbeidskopi som kan ligge i innsynsløsningen. Dansk Scanning: Suksesskriterier mye dialog underveis i prosessen. Noen av kravene kan være uhensiktsmessig underveis da må begge parter kunne tilpasse seg for at sluttresultatet skal bli bra. Hvilke kriterier velges leverandøren etter? Sikre dere at prisen står fast. Da er risikoen flyttet fra dere til leverandøren leverandøren skal være den profesjonelle parten. Dialog er viktig men prisen bør være fast slik at de ikke blir veldig mye dyrere. Postboks 323, 5323 Klampavikvegen 1,

4 Vi vil velge ut fra pris og kvalitet. Prisen kan ikke endres underveis. Viktig med kontaktperson, for å kunne tilpasse underveis. Gjerne kontakt en gang i uken. Må være samarbeid mellom oppdragsgiver og leverandør. Oppnevnte personer som har ansvar underveis. Få fram best mulig pris, Fordeling av store og små format. Prosentfordeling på hva som skal på stort format. Ulike prisstrukturer? Tore Mundheim (AK): Fallgruver? Noen erfaringer? Lage et grunnlag for leverandør slik at det er lettes mulig å lage et tilbud. Dere har nevnt ikke for detaljert, tilrettelegging er viktig, går dette igjen hos alle? Tilrettelegging, der kommune har ryddet i forkant eller ikke. Beste utgangspunkt er at AK rydder selv og fjerne stifter og binders vi kjører en prøveskann i starten og prøvekategorisering slik at vi kan se resultatet. Ta litt kompliserte mapper for test for evaluering hos kunde. Etter det starter selve jobben da er det for seint å snu. Må være sikker i forkant. Får tilgang også til innsynsløsningen for å kontrollere. I forkant av denne prosessen er det viktig å vite hva som skal kategoriseres, hvilke opplysninger er viktig for å finne fram igjen dokumentene. Tenke godt gjennom kriteriene. Hvordan kategorisere ta en diskusjon med kommuner som har vært gjennom det. Ikke bare kopier en annen kommunes konkurransegrunnlag. Tenk gjennom de krav en stiller. Test skanning. DS laster opp nye filer hver dag slik at vi straks kan se resultatet. Tenk på struktur på det reg. materialet. Materialet fra ulike arkivperioder organisert på ulike metoder, skal resultat være en kopi av historien eller tilnærmet slik det er i drift i dag, da må gjerne papirmaterialet ordnes, men nytteeffekten blir bedre. Det dukker opp smarte ting bår en gjør dette ex tagget alle bygg Postboks 323, 5323 Klampavikvegen 1,

5 som har kjøletårn, alle bygg med heis med tanke på beredskap for eksempel tenk ut av boksen, kan registrere en del ting som har synergieffekter. Miljø, utslipp Jo mer ekstra (som tagges) jo dyrere er prosjektet. OCR metodene er veldig god så i fritekstsøk kan en søke på mange ting selv om de ikke er tagget. Kan få søket gratis. Gode resultater å søke fra spesiell info vha. fritekstsøk. Teknologien er god nok. Mange av tagene er overflødig. Oppløsning hva krav har en her. Ann-Kristin Bø: Skanne inn i to oppløsninger Nei, PDF i en laver oppløsning. Planregister, auto-oppslag i planregister om det er mål å digitaliser dette. Få dette med i kravspek. Nå gjelder det bare byggesaksarkivet. Er tegninger brettet? Ja Hvor er arkivet? Spredt over hele bygget/rådhuset. Kan vi få se det om leverandør skal samle det. Inger Johanne Rene, Ta stilling til nye behov som kommer opp Tore Mundheim: Kan se det, alt på rådhuset halv time. Hvordan flytte arkivet, adkomst transportmuligheter, logistikk De ønsker å se logistikken Må se hvor dataene står, står det på boks, hvor mange tegninger er der, hvor menge meter er det, ønsker å minimere Postboks 323, 5323 Klampavikvegen 1,

6 usikkerheter for å gi en best mulig pris. Ikke et ordnet arkiv. Se på et av stedene? Se på arkivene er det greit å forskyve tiden? Ser på arkivene mens leverandørene venter på en til en møtene. En visning ble akseptert og gjennomført. Lunsj. Postboks 323, 5323 Klampavikvegen 1,