Systemutvikling i forvaltningen: Rammer, prinsipper og retningslinjer

Transkript

1 Systemutvikling i forvaltningen: Rammer, prinsipper og retningslinjer Forelesning FINF4001, 14. september 2010 Disposisjon Bakgrunn og de overordnede rammene Hvorfor er dette viktig? prinsippene Organisering og styring Pensumstoff: IKT-Arkitektur for elektronisk samhandling i offentlig sektor Rapporten Bedre samordning og styring av store og/eller strategisk viktige IKT-prosjekter i staten IT-politikken mer generelt 2 1

2 Politiske rammer for norsk eforvaltning Forvaltningspolitikken : Sektorstyring Linjeansvar, kommunalt sjølstyre Nasjonal IKT -politikk Internasjonale trender: EU,.. Kommunikasjons politikk Universell utforming Miljø- og klimapolitikk Generelle. mål og rammer for IKTpolitikken Prinsipper.. og retningslinjer, organisering & virkemåte Næringspolitikk Distriktspolitikk Konkrete tiltak. og faktiske endringer 3 3 Målbildet - samfunnsmål Økt rettsikkerhet og trygghet for likebehandling Økt effektivitet i offentlig oppgaveutførelse Økt forutsigbarhet i kontakt med offentlig sektor Økt utnyttelse av rettigheter Fra st. mld. 17 ( ) Eit informasjonssamfunn for alle, hovedprinsipper: Brukerne skal møte ein brukarorientert og effektiv offentleg sektor gjennom elektroniske sjølbeteningsløysingar Døgnopen elektronisk forvaltning Utvikling av felles IKT-komponentar for offentlig sektor 4 2

3 Målbildet effektmål Effektmålene er mer relevante enn resultatmålene som mål for IKT-bruken Bedre kvalitet på saksbehandlingen i offentlig sektor Bedre kvalitet på tjenestene Økt tilgjengelighet til offentlig sektor Økt fleksibilitet Økt automatisering av tjenesteytingen Økt tilgjengelighet Reduserte livssykluskostnader (TCO, total cost of ownership ) 5 Noen av problemene med dagens IKT-bruk Stor portefølje av gamle IKT-løsninger i det offentlige Mange silo-løsninger (vertikalt integrerte sektorsystemer) Ønske om samvirke, integrasjon og fleksible løsninger Strukturendringer på IKT-området, men hvilke? Behov for bedre styring, men hvordan? Digitalisering giv bedre tjenester, men ikke nødvendigvis den forventede effektivisering 6 3

4 Problembeskrivelse, Riksrevisjonens kartlegging (bl.a. Dok nr. 3:13 ( ) ) I hvilken grad utnyttes mulighetene for elektroniskinformasjonsutveksling i forvaltningen? Hva hindrer en effektiv elektronisk informasjonsutveksling og samordning i forvaltningen? Er det satt i verk nødvendige tiltak for å sikre elektronisk informasjonsutveksling i forvaltningen 7 Riksrevisjonens kartlegging, noen funn Lav utnyttelse av eksisterende datagrunnlag Manglende tilgang på datadefinisoner/metadata Manglende samordning av metata For dårlig datakvalitet Manglende/utilstrekkelige sikkerhetsløsninger Svake/utilstrekkelige virkemidler i samordningsarbeidet Manglende standarder 8 4

5 Parallellitet og avhengigheter Perspektiv i arbeidet med Bedre samordning og styring av store/viktige IKT-prosjekter Utnytte store prosjekter til å gjennomføre nytt og bedre prosjektstyringsregime SERES Altinn II MinSide MinId eid Fornyet Folkeregister Standardiseringsrådets arbeid Til dels avhengige av hverandre for å lykkes 9 FAOS - arbeidet : Mandat Arbeidsgruppe nedsatt av FAD juli 2007 Utarbeide forslag til regjeringens satsning på i offentlig sektor Fire hovedelementer: Arkitekturmålbilder og prinsipper: Suksessfaktorer, samspill, nasjonale prinsipper Arbeidsprosesser i offentlig sektor: Identifisere sentrale tversgående prosesser, beskrive referanseprosesser Felleskomponenter og gjenbruk av offentlige IKT-løsninger: Identifisere felleskomponenter, modeller for realisering Styring og forvaltning: Foreslå forvaltningsregime for og felleskomponenter 10 5

6 Overordnet målbilde 11 ( Slankere versjon, figur fra St. mld. 17, s. 121) 6

7 Resultatet Oppstart september, levering 4. januar 2008 Fem delprosjekter: Arkitekturprinsipper Virksomhetsprosesser Felleskomponenter Styring og forvaltning Samfunnsøkonomisk analyse Deltakere fra NAV, SKD, KITT, KITH, Helse, Brreg, norge.no, SSB, kommunal sektor 13 Arkitekturprinsippene Tilgjengelighet Interoperabilitet Sikkerhet Åpenhet Fleksibilitet Skalerbarhet Enhetlig 14 7

8 Prinsipp 1: Interoperabilitet Tjenester skal designes for interoperabilitet Gjenbruk, samspill etc. Samhandlingsevne og samhandlingspotensiale Interoperabilitet deles videre i tre: 1. Organisatorisk interoperabilitet er samordning av arbeidsprosesser og organisatoriske forhold Forutsetninger for å kunne gjenbruke felles grunndata Også: Forretningsmodeller, betaling, verdi (EFN kap. 11!) Avkastning på ressursinnsatt, eks. GIS-problematikken Lønnsomme distribusjonsavtaler, eks. folkeregisteret Dilemmaer rundt økt spredning vs. personvern etc. 15 Prinsipp 1: Interoperabilitet, forts. 2. Semantisk interoperabilitet omhandler hvordan begreper defineres Metadata etc. MORGENDAGENS SEMINAR! Metadata og styring: Metadataene må også ha felles format og struktur for å kunne samspille. Hvem bestemmer dette, og hvordan bestemmes det? Oppgaveregisteret (del av Brreg), hvorfor er det så vanskelig å bruke hjemmelen til å samordne to like rapporteringsplikter? 3. Teknisk interoperabilitet er forutsetning for å få til samspillet rent teknisk plattformer, protokoller, formater etc. Vedtatte offentlige standarder i en referansemodell 16 8

9 Prinsipp 2: Sikkerhet Enhver tjeneste som etableres skal ha et definert sikkerhetsnivå basert på en risikoanalyse, og være konstruert på en slik måte at nivået kan endres uten betydelig kostnad. Det skal være mulig å heve sikkerheten dersom nye analyser finner det nødvendig Sikkerhetsaspekter: Balansering av konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet 17 Prinsipp 2: Sikkerhet For å gjøre informasjonssikkerheten interoperabel, graderes den i fire ulike autentiseringsnivåer Prinsippet om interoperabilitet henger nøye sammen med dette: Knyttes til valg av riktig sikkerhetsnivå De fire nivåene er i bruk i felles autentisering, Altinn og MinSide Noe uklar/suspekt sammenheng mellom kravene til risikovurderinger og fastlagte autentiseringsnivåer Vidt forskjellig hva som er uønsket konsekvens av sikkerhetsbrudd i to forskjellige etater Vekten på autentisering fører til at andre sikkerhetstiltak (f.eks. autorisering) kommer i bakleksa Naivt å tro at særlig mange norske virksomheter vet hvilke kombinasjoner av tilganger deres eksterne regnskapsfører har 18 9

10 Prinsipp 3: Tilgjengelighet Enhver tjeneste som etableres skal være tilgjengelig for alle etter behov For alle som har bruk for dem Til den tid de har bruk for dem På en måte som gjør det mulig for dem å ta tjenesten i bruk Innebærer blant annet: Universell utforming Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne Standardisert samhandling (system til system) Døgnåpen forvaltning Kanaluavhengighet 19 Prinsipp 4: Åpenhet Enhver tjeneste som etableres skal være basert på åpne standarder Opplegg for å definere godkjente standarder Referansekatalog for IT-standarder i offentlig sektor Standardiseringsrådet Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning Transparens Innsyn, rettssikkerhet Tilgang til tjenestenes kildekode eller (dokumentasjon av denne) slik at det er mulig å ha innsyn i hvordan for eksempel vedtak gjøres (rettslige systemavgjørelser) 20 10

11 Prinsipp 5: Fleksibilitet Enhver tjeneste som etableres skal være utviklet på en slik måte at gjenbruk av tjenesten i andre sammenhenger og med andre rammevilkår er mulig Tjenestene skal utvikles og etableres på en slik måte at de i løpet av sin livssyklus skal tåle endringer i Bruk Innhold Organisering Eierskap 21 Prinsipp 5: Fleksibilitet Tjenestene skal tåle å tas inn i nye eller endrede arbeidsprosesser En tjeneste skal også være så fleksibel at den skal kunne benyttes i andre sammenhenger på en enkel måte til lav kostnad Et godt eksempel er at endrede tekniske plattformer ikke skal gjøre tjenesten ubrukelig eller føre til store omlegginger (for eksempel at operativsystemet på serveren oppgraderes eller lignende) 22 11

12 Prinsipp 6: Skalerbarhet Tjenester skal kunne tåle endret bruksmønster i form av endret Økt/redusert bruksvolum Økt/redusert datamengde Endret livslengde/tidsaspekt på bruken Tjenesten skal være designet slik at man enkelt kan øke kapasiteten dersom det er nødvendig Tjenestene skal være så robuste at de tåler endrede organisatoriske forhold, som for eksempel sammenslåing av kommuner eller etater, tjenesteutsetting til private aktører osv 23 Eksempler på virksomhetsprosesser Administrative prosesser Arkiv/saksbehandling Tversgående prosesser Lønn, skatt, arbeidsgiveravgift Sektorspesifikke prosesser Byggesøknad Støtteprosesser Offentlige anskaffelser Identitetshåndtering og tilgangsstyring hva kan være kandidater til felleskomponenter? Strategien: Beskrive disse prosessene på detaljert nivå, for å se hva som kan egne seg 24 12

13 Om felleskomponenter IKT-løsninger som ivaretar offentlig sektors behov innenfor spesifikke områder Felleskomponenter som understøtter realiseringen av det overordnede arkitekturmålbildet og de tversgående arbeidsprosessene. Standardisering av et område/funksjon Etablering av totalløsning Anskaffelse av konkret teknisk komponent som inngår i en IT-løsning som skal ivareta behovene til offentlig sektor 25 Om styring og forvaltning Forvaltningsregime med tilhørende ansvars- og myndighetsforhold Overlate etablering av felleskomponenter til bestemte offentlige virksomheter i tråd med linjeansvarsprinsippet Etablere midlertidige prosjektorganisasjoner med oppgave å utvikle og etablere slike løsninger på vegne av fellesskapet, med egne forvaltningsorganisasjoner for hver komponent Oppgavene med analysere, bestemme og etablere felleskomponenter blir lagt til et permanent organ 26 13

14 Nytte og samfunnseffekt Grunnleggende i realisering av døgnåpen elektronisk forvaltning Innspill til hvordan regjeringen bør vurdere samordning av investeringer, produksjon og samhandling innenfor IKT-området i offentlig sektor Bidra til å sette økt fokus på informasjonssikkerhet og personvern Fremme gjenbruk, flerbruk og fellesløsninger Skal gjøre det lettere for regjeringen å treffe beslutninger om korrekte valg for felles 27 Hva tror man er forutsetningene for å lykkes? (resultater fra en idédugnad) Arkitektur som evner å ta hensyn til kommunal side Ofte stemoderlig behandlet Prinsipper for enklere beslutningsprosesser vis à vis små etater og kommuner Men tærne er ømme hvis det lukter overstyring Så konkrete målsetninger at de er realiserbare Kvaliteten må være slik at vi selv går god for den En tanke om at de som er involvert i arbeidet bruker eget legmannsskjønn? Eller er dette et elitistisk vi vet best -perspektiv? 28 14

15 Hva tror man er forutsetningene for å lykkes? (resultater fra en idédugnad) Bred forankring Skarp prioritering Humanitær krig mot de levende døde? Styringsmodell og troverdig konstruksjon som sporer til etterlevelse og lojalitet Synliggjøre gevinst og nytte av etterlevelse Gulrot, ikke pisk Knytte konklusjoner til lovmessige beskrankninger Litt pisk likevel Se offentlig sektor under ett, med beskrivelse av grensesnittene til privat sektor Høy grad av salgbarhet i virkemidlene vi foreslår 29 Arbeidet med styring av store viktige IKT-prosjekter i staten Fad-rapport Bedre samordning og styring av store og/eller strategisk viktige IKT-prosjekter i staten (Forslag fra tverrdepartemental arbeidsgruppe) Noen hovedpunkter: Oppsummerer viktige utfordringer knyttet til samordning, finansiering og styring av store (tverrsektorielle) systemer i forvaltningen (eks. AltInn, MinSide, Folkeregistret) Peker på behovet for et veiledningsopplegg for gjennomføring av eforvaltningsprosjekter 30 15

16 Arbeidsgruppens vurderinger og forslag Prosjektplanlegging, bruk av anerkjent planleggingsmetodikk Øke kunnskapene, erfaringsutveksling (prosjektveiviser) Ekstern kvalitetssikring Styring ut fra risiko (innenfra-perspektiv) og vesentlighet (utenfra-perspektiv) Usikkerhetsanalyser: identifisere og beskrive/beregne usikkerhet Følsomhetsanalyser : Forutsi effekter av endrede forutsetninger Vurdere samordning Behov, avhengigheter Felles investeringer etc. 31 Prosjektveiviseren.no Et nettsted som skal bidra til bedre prosjekt som kan sikre bedre offentlige ikt-prosjekter gjennom styrket planlegging, kvalitetssikring og samordning Ideen å synliggjøre og dele de mange erfaringer og metoder, som er i bruk blant forskjellige offentlige myndigheter Kjernen i erfaringsutvekslingen er en nettbasert veiledning, kalt prosjektveiviseren, som skal være et verktøy for samordning og kunnskapsutveksling 32 16

17 Prosjektveiviseren skal framheve positive virkemidler i samordningsarbeidet Skape grunnlag for involvering At samordning oppleves som en ressurs, ikke en tvangstrøye Skape grunnlag for engasjement Stimulere koordinering på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer Også mellom statlige etater og kommunene Stimulere til å utveksle og bygge på tilgjengelig erfaringer ( beste praksiser ) Tilgjengeliggjøre erfaringer fra næringslivet, og fra andre land 33 Målene for prosjektveiviseren 34 17