Brukerveiledning - MittDFS

Transkript

1 Brukerveiledning - MittDFS Versjon 14 21/ Innhold Innlogging Mitt DFS... 3 VK Skytterlag... 4 Medlemmer:... 4 Opprett nytt medlem:... 5 Bytt skytterlag:... 6 Avslutt medlemskap:... 7 Bytt passord på medlem:... 7 Medlem sist endret:... 8 Lage medlemsliste på excel... 8 Utvalg/verv... 9 Kontingentrutiner Problem med utskrift av medlemsgiro? Æresmedlemmer Purring Registrere innbetalinger Nye medlemmer etter kontingentkjøring Skytterlagsinfo Kontaktinformasjon: Melding til medlemmer: E-post til medlemmer: Skytebaneregister Skjermbildet for Anlegg Hvordan finne koordinater på 20 Hvordan legge inn skytebaner tilknyttet ett anlegg? Hvordan finne kompassretning? Merker og sentrale kurs Ajourhold merker Registrere stevner og sette opp påmelding: Rapporter: Resultatoversikt Resultater eget lag

2 Premieutbetalinger Stevner uten resultat Skyttere uten ID på stevner Rapporteringsskjema (innrapportering til DFS) Årsrapport klubben Abonnement Norsk Skyttertidende Frifond Aksept Rapport Regnskap

3 Innlogging Mitt DFS For å logge inn i Mitt DFS, trenger du en SkytterID. Den får du ved å kontakte ditt lokale skytterlag. Etter at du har logget inn har du, avhengig av din rolle i skytterlaget, tilgang til forskjellige funksjoner. Som ordinært medlem av et skytterlag har du f.eks. tilgang på dine påmeldinger, resultater, ajourholde adresseinfo m.m. -Trykk også Mitt DFS for å logge ut. Punktene under er en oppsummering over det du kan gjøre på de innloggede sidene Glemt passord: Denne funksjonen finner du også på innloggings skjermbildet. Bruk av denne funksjonen forutsetter at du har registrert din e-postadresse. Ledelsen/admin-brukere i ditt skytterlag er gitt mulighet til å bytte passord for deg via Mitt DFS løsningen dersom det er behov for dette. Alternativt kan man kontakte support@dfs.no Endre passord: Her kan du endre ditt passord. Mine påmeldinger: Gir oversikt over alle stevner du er påmeldt på, fram i tid. Mine påmeldte: Gir oversikt over andre du har meldt på Mine resultater: Gir oversikt over dine egne resultater, på stevner som arrangør har publisert resultater fra. Mitt skytterlags påmeldinger: Gir oversikt over hvilke stevner medlemmer i skytterlaget er påmeldt på. Mine venner/finn ID: Her kan du søke på medlemmer blant alle skytterlag og bli venner med andre. Man kan melde venner på stevner. Personalia: Her kan du selv gå inn å endre på adresse, fødselsdato, telefon, ditt eget bankkontonummer (til hjelp for ditt skytterlag når de skal utbetale premiepenger til deg). Klasse kan ikke medlemmene endre selv, det må skytterlaget gjøre. Oppgave: Sjekk egen personalia, og oppdatert denne Finn venn/ bli venn med noen 3

4 VK Skytterlag Meny VK Skytterl. gir deg tilgang til verktøykassen for skytterlaget. Når du logger deg inn og har ett verv som skytterlagsleder, eller er skytterlagsadmin, kommer denne menyen automatisk fram. Leder i utvalget «Skytterlagsstyret», samt alle som ligger i utvalget «Skytterlagsadmin» har tilgang til menyvalget Vk skytterl. Medlemmer: Her får du en oversikt over skytterlagets medlemmer, ref skjermbilde under. Ved å klikke på medlemmets navn kan du åpne medlemmets profil for å redigere adresse, klasse, medlemstype m.m. Du kan også legge inn merker. På grunn av at abonnementsregisteret til Norsk Skyttertidende er i samme løsning, er skytterlagets styre ansvarlig for at medlemslisten til enhver tid er ajour. Ved å klikke på "Historiske medlemmer" og deretter "Hent" får du opp alle medlemmer i laget som er utmeldt. Ved å holde musepeker over navnet på et medlem kan man få opp informasjon som er registrert om medlemmet: Man kan også velge å vise bare en valgt medlemstype, eller en valgt klasse ved å benytte filtreringsmenyen. Man kan klikke i heading, for å sortere lista. F.eks. kan man klikke på Fødselsdato og lista sorteres på fødselsdato. 4

5 Opprett nytt medlem: Når man oppretter nytt medlem er det viktig å huske på å angi medlemstype og klasse. Man må også angi hva som er første kontingent-år. Det er også en del andre påkrevde felter som må fylles ut. Når man legger inn ett nytt medlem får medlemmet automatisk tildelt en SkytterID når man lagrer. Det er SkytterID man skal logge inn med første gang. Det første passordet er det samme som det angitte postnummer på medlemmet. Den enkelte medlem kan senere endre på passordet med funksjonen «Bytt passord», fra innloggingsbildet, eller skytterlaget kan endre passordet i medlemsregisteret (omtales på side 6 i denne veiledningen). Løsningen sjekker for eventuelle duplikat medlemmer som enten er aktive eller historiske, rett etter at man har tastet inn fornavn og etternavn. Etter at man har registrert et medlem med e-postadresse gir systemet en adgang for å sende en velkomst-epost til medlemmet med registrerte medlemsopplysninger. Opplysningene som sendes kan forhåndsvises før sending. 5

6 Bytt skytterlag: Velg «Bytt skytterlag» dersom medlemmer skal bytte skytterlag. Her forutsettes det at medlemmer har gjort opp alle sine forpliktelser i skytterlaget vedkommende flytter fra. NB! Systemet gjør ingen kontroll på at forutsetningene er tilfredsstilt. Det er skytterlaget som medlemmet flytter fra som foretar flyttingen. Man må velge hvilket skytterlag vedkommende skal bytte til, samt hvilket kontingentår som skal settes (bør om mulig avklares med mottakende skytterlag), og hvilken dato byttingen skal gjelde fra. Medlemmet og mottakende skytterlag får epost fra systemet når flyttingen blir registrert i systemet. Treningsskytter, studentskytter (utgår fra 1/1-13) og støttemedlem er medlemmer fra andre skytterlag. Ved å klikke på de enkelte menyvalgene, vises alle medlemmer som er registrert i disse kategoriene. Disse medlemmene telles ikke med i årsrapporten for skytterlaget. Man kan være medlem av så mange skytterlag man vil, men man kan kun representere et skytterlag. TIPS! Dersom ett medlem som ligger under historiske medlemmer skal begynne igjen så går man bare inn på medlemmet, øverst i bildet ligger det en linje Aktiver medlemskap. Legg inn medlemstype og datoen medlemskapet gjelder fra, samt første kontingentår. Klikk deretter Aktiver medlemskap. Nå er medlemmet aktivt igjen. 6

7 Avslutt medlemskap: Medlemskap på medlemmer kan avsluttes ved å velge arkfanen «Avslutt medlemskap» på medlemmets profilside. Her må man legge inn Årsak (nedtrekks meny) samt legge inn dato for hvilken dag medlemskapet skal avsluttes fra. Medlemmet havner i oversikten over historiske medlemmer når medlemskapet er avsluttet. Merk at dersom man bruker utmeldingsårsak = DØD, så kan ikke det reverseres. Bytt passord på medlem: Dersom et medlem skulle ha glemt sitt passord kan skytterlagets ledelse (eller admin-brukere) bytte passord for medlemmet ved å gå inn i medlemslisten, klikke på det aktuelle medlemmet og velge arkfanen «Mitt DFS» som illustrert under. Velg haken «Endre passord» for å aktivere passordfeltene. Skriv inn passordet i begge de åpne feltene, og trykk «Lagre» knappen. Bytting av passord forutsetter at epostadresse er registrert. Epostadresse registreres på medlemmet under arkfanen Profil/Meldlemskap. 7

8 Medlem sist endret: Du kan se når medlemmet sist er endret og når siste kontingent er registrert på medlemmet under arkfanen Profil/Medlemskap Lage medlemsliste på excel Du kan selv lage en egen excelfil med medlemmer fra Mitt-DFS. Dette forutsetter at du har rettigheter til å se arkfanen VK-skytterlag. Se vedlagte illustrasjon på hvordan du går fram. Filen inneholder kontaktinformasjon slik som adresser, telefonnumre og epost. Filen kan fint brukes om et flettegrunnlag for etiketter. Etiketter får du kjøpt i nettbutikken som du finner på Den beskrevne framgangsmåten kan også benyttes for å lage file i andre formater. Velg da ønsket format i stedet for xls som er illustrert i eksemplet. Skytterkontoret kan skrive ut etiketter for skytterlaget. Se vår nettbutikk for priser og detaljer. For spørsmål, ta kontakt med support@dfs.no. 8

9 Utvalg/verv Endringer i verv oppdaterer skytterlaget selv under «Utvalg/Verv» inne i Mitt-DFS». Skytterlaget bør minimum ha skytterlagsstyret oppført her. Den som er oppført med vervet «leder» i utvalget «Skytterlagsstyret» vil ha tilgang til arfkanen VK-skytterlag. I tillegg vil alle som ligger i utvalget «Skytterlagsadmin» også ha denne tilgangen. Et tips er å ikke sette sluttdato på disse vervene, da de er fort gjort å glemme når sluttdato er, og det resulterer i at man mister tilgang til VK-skytterlag når sluttdato er passert. Ha som fast rutine at man oppdaterer verv dagen etter årsmøtet. Det kan også være lurt å endre adressen til skytterlaget under menyvalget «Skytterlagsinfo» (menyvalget rett over Utvalg/verv), når ny leder er valgt, og dette eventuelt medfører en annen postadresse til skytterlaget. For å legge til ett nytt verv, klikke man legge til. Deretter legger man inn fra dato, i feltet navn skriv inn minimum 2 bokstaver og det gjøres ett søk. Velg deretter vedkommende og hvilket verv vedkommende har. Klikk deretter opprett. For å avslutte ett verv, så legger man inn f.eks gårsdagens dato i feltet til dato, da vil vedkommende forsvinne fra utvalget. NB! Dersom et verv er feilaktig registrert så kan det slettes permanent ved at man går inn på ett medlem og velger fane verv. Her ligger alle tidligere verv, som det kan ryddes opp i! 9

10 Velg knappen Slett til høyre for vervet, for å slette vervet for godt. Da forsvinner også eventuell historikk, så dersom formålet er å avslutte vervet, velg til-dato i stedet for å slette. Eventuelle rettigheter som er basert på rollen som et medlem har i skytterlaget blir borte dersom vervet avsluttes eller slettes. Oppgave: Oppdater utvalg i skytterlaget. Kontingentrutiner Dersom det finnes en person med aktivt kasserer-verv i skytterlagsstyret, så bruker systemet denne sin adresse på medlemsgiroen. Dersom vervet ikke finnes, så bruker vi leder i styret sin adresse, og dersom vervet leder ikke finnes så bruker vi skytterlaget adresse som er registrert under Skytterlagsinfo. Kontonummer som benyttes på giro er skytterlagets bankkonto for drift. NB! Det er svært viktig å presisere at alle skytterlag må registrere innbetaling av medlemskontingent i dette systemet. Dette på grunn av dokumentasjon av medlemskap til DFS sentralt/skytterkontoret. Selv om man har skrevet ut og registrert medlemskontingent i ett annet system, så må man likevel generere kontingent og registrere innbetaling her. Det er ifølge Skytterkontoret dette som er eneste godkjente dokumentasjon på betalende medlemmer i skytterlag, f.eks i forbindelse med Frifond-støtte. Første oppgave i kontingent-arbeidet er å gå inn på valget Rediger medlemspriser og sette korrekt kontingent på alle medlemstyper. Ikke aktive medlemstyper skal ha prisen = 0. Aktuelle medlemstyper er NB! Dersom 2. års Juniorer eller Eldre Junior rykker opp til senior må du huske å endre medlemstype før du genererer kontingent, dersom det er relevant for ditt skytterlag. Se neste side. 10

11 Neste steg er 3-delt. Først trykker man «Klargjør» (Steg 1). Deretter skal man endre medlemstype på eventuelle ungdommer som for ditt skytterlag har nådd den alder der de skal betale voksen-kontingent (Steg 2). Dette gjøres ved å velge medlemstypen for ungdom (vanligvis medlemstypen 1003), og hvilken medlemstype skyttere som har nådd denne alderen skal overføres til (vanligvis medlemstypen 1001). I feltet øvre alder setter du inn f.eks 18, dersom dette er alderen for at medlemmet skal betale voksen-kontingent. Vet du ikke alderen som gjelder for dette i ditt skytterlag, eller har du allerede kjørt denne for ønskede medlemstyper for inneværende år, kan du sette øvre alder til 99 for å omgå dette punktet. 11

12 Neste steg (Steg 3) er å kjøre selve kontingentkjøringen Vi anbefaler at men velger medlemstype «Alle». Skal man kjøre differensiert kontingent pr medlemstype så må man kjøre en og en medlemstype, noe som er litt tungvint. Legg inn ønsket girotekst i feltet «Tekst øvre del». Legg merke til tekst på medlemskort, denne kan også endres, men her foreslås en standard-tekst ved første gangs bruk. Husk også å sett inn ønsket forfallsdato. Klikk nå «Generer medlemskontingent». Det blir nå aget en ny bunke nederst i skjermbildet. (Forutsetningen for å få generert medlemskontingent er at eventuelle tidligere kjørte bunker er godkjent eller slettet) Det kan ta opptil 4 minutter å generere medlemskontingent, så vær tålmodig. Det er nå svært viktig at man ikke klikker Godkjenn umiddelbart, men klikker på «Til utskrift» for å se giroer. Oppdager man at medlemssatsene var feil eller noe annet så kan man slette bunken og generere kontingent på nytt etter at eventuelle feil er korrigert. Så lenge man ikke har godkjent kontingentbunken, så kan man slette og generere så mye man vil! Godkjenne bør man først gjøre når man er 100% sikker på at alt er OK med utskrift og kontingentsatser, senest 31/12 det året kontingenten er kjørt. Dersom du ikke godkjenner bunken før 31/12 i det året du har kjørt kontingent, får man problemer med neste års kontingentkjøring for medlemmer som er i en åpen bunke. NB! hvis man ikke skal skrive ut, men bare godkjenne innbetalinger, kan man nå klikke «Godkjenn» på bunken. Giroer kan kjøpes fra Skytterkontoret. Alternativt kan Skytterkontoret skrive ut giroene for deg mot et lite gebyr. Se vår nettbutikk på 12

13 Når man trykker «Til utskrift» kommer man til rapport-funksjonen. Trykk «Hent rapport» for å vise rapporten. Velg den markerte knappen (se bildet under) for å få opp medlemsgiroene i en PDF-fil. Dette anbefales. Fra PDF kan du skrive ut videre til skriver. Problem med utskrift av medlemsgiro? Enkelte opplever ved utskrift av PDF at teksten på girodelen står for høyt, særlig KID-linjen. Dette kommer om oftest av at Adobe Reader prøver å krympe utskriften til å passe på en side. Ved utskrift via Adobe Reader, se under. Velg Fil - Skriv ut, da åpner det seg et bilde, der velger du «Faktisk størrelse» som illustrert på bildet under. 13

14 Æresmedlemmer Medlemsgiro til æresmedlemmer. I og med at systemet ikke skriver ut giroer der beløpet er satt til kr 0,-, kan man ved å skrive ut rapporten "Medlemskontingent giro Gratis", få skrevet ut giroer til Æresmedlemmer. Du må legge inn årstall og medlemstype (1008 for æresmedlem), og da vil du få en rapport som inneholder giroer til Æresmedlemmene. Purring Under menyvalget Kontingentrutinger kan du skrive ut purring på e-post eller pr brev. Purring pr epost kan kun sendes til de medlemmer som har registrert epostadresse på sin profil. Du kan selv velge hvilken tekst som skal sende i purringen. Purring via epost gir deg to valg: Sende epost via egen epost-klient (forutsetter at et epostprogram er installert på enheten du sender fra). Vis valgte epostadresser (gir deg tilgang på epostadressene og du kan bruke disse til å sende ut epost ved å kopiere adressene inn i f.eks en web-mail løsning. På purring pr brev fyller du inn hvilket år purringen gjelder for, samt forfallsdato. I tillegg kan du legge inn en egen purretekst. Du kan senere gjenbruke denne purreteksten ved å taste J i feltet som er vist i illustrasjonen under. 14

15 Registrere innbetalinger Registrere innbetalinger gjøres ved å klikke på menyvalget Registrer innbetalinger. Det anbefales sterkt at innbetalinger registreres med senest 31/12 det året kontingenten er innbetalt, for å få korrekte rapporter for innbetalings-året. (Det er også viktig med tanke på å kvalifisere skytterlaget for Frifond-støtte). Før man kan registrere innbetalinger må man klikke Godkjenn på bunken som inneholder den aktuelle betalingen. For å registrere innbetalinger klikker du på "Registrer innbetaling". Marker de som har betalt og klikk "Lagre valgte". NB! Dersom man endrer medlemstype på et medlem, bortfaller allerede kjørte krav, og kontingent må kjøres på nytt for dette medlemmet. Kontakt ved problemer med å kjøre ny kontingent. Marker de som har betalt og klikk Lagre valgte, som vist på illustrasjonen over. NB! Husk å evt. endre dato, og eventuelt beløp dersom det er ett annet beløp. Har man registrert på feil person, kan dette rettes opp ved å skrive inn ett minus beløp (f.eks -250) i beløpsfeltet, og deretter lagre. Nye medlemmer etter kontingentkjøring Medlemsgiro til nyinnmeldte: Dersom du får nyinnmeldte etter å ha kjørt og godkjent kontingentkjøring, kan du etter å ha lagt inn et eller flere nye medlemmer kjøre ny kontingentkjøring. Da opprettes en egen bunke med for kun de nye medlemmene. Medlemmer som meldes inn i desember blir ikke med på kontingentkjøring før i januar året etter. 15

16 Skytterlagsinfo Kontaktinformasjon: Her kan man legge inn informasjon om skytterlaget. Det er svært viktig at skytterlaget oppdaterer adresseinformasjonen her, da dette brukes av Skytterkontoret ved utsending av post. Det er informasjonen om f.eks skytterlagets bankkonto her som skrives ut på medlemsgiro. Teksten fra kontaktinformasjon, brukes også på presentasjonssiden av skytterlaget som du finner ved å søke etter skytterlaget på Melding til medlemmer: Under Melding til Medlemmer kan skytterlaget legge til melding til et enkeltmedlem eller til alle medlemmer og tidsstyre når disse meldingene skal fremkomme. Trykk «Legg til ny» for å legge til ny melding: 16

17 For å legge inn en melding må det legges inn fra og til-dato, selve meldingsteksten, samt at man må velge om meldingen er til et enkelt medlem eller til alle medlemmer. Trykk «Opprett» for å lagre. En lagret melding kan ikke endres. Den må slettes og eventuelt lages på nytt. Meldingen vil fremstå slik som vist under på den enkelte medlems innloggingsbilde Oppgave: Oppdater skytterlagsinfo Legg inn melding til deg selv og sjekk denne. Slett deretter meldingen E-post til medlemmer: Under menyvalget VK-skytterlag / Medlemmer finnes det mulighet for å hente ut epostadresser til medlemmene. Man kan sende epost via et webskjema på nettsiden, eller hente ut epostadressene og legge dem til i sitt eget personlige epostprogram, dersom man har dette installert på sin datamaskin. 17

18 Skytebaneregister. Skytebaneregisteret er ett samarbeidsprosjekt mellom Det frivillige Skyttervesen og Miljødirektoratet. Målet er å få registrert alle skytebaner i Norge, i første omgang eksisterende baner. Senere kan det være aktuelt å registrere også nedlagte baner. Det er spesielt viktig å få registrert koordinater (UTM-33) på alle standplasser, samt lengde på skytebane og hvilken kompassretning det skytes i. Disse opplysningene vil også bli være tett integrert med påmeldingsløsningen, for å vise skytebanens beliggenhet. Skytebaneregister finner du igjen under Vk skytterl, Skytterlagsinfo, og fane "skytebaneregister". Løsningen er bygget opp slik at man først velger type anlegg. Velg nedtrekksmenyen for å velge korrekt anlegg, trykk deretter «Vis valgte anlegg» Deretter kan du registrere informasjon på type anlegg. Det er 3 anlegg som kan velges. 1-Skyteanlegg ute, 2-Skyteanlegg-inne, og 3 Feltanlegg. - Skyteanlegg ute (skytterhus og alle skytebaner på utendørsanlegget). - Skyteanlegg inne (Typisk innendørsanlegg, f.eks. 15m. Kan ofte være samme koordinater som skyteanlegg ute, hvis innendørsbanen er på skytterhuset). - Feltanlegg (Dersom skytterlaget har ett fast feltanlegg, eller fast oppmøtested på sine skytinger her). Koordinater registrert på de 3 anleggene som nevnt over, vil være en del av den kommende elektroniske skytebaneguiden. 18

19 Skjermbildet for Anlegg. I øverste del legger man inn informasjon om skyteanlegget, navn på anlegget og koordinater. Klikk på "Kart" knappen og du får opp kartinformasjon. Mer informasjon om hvordan du finner koordinater kommer på neste side. Klikk på spørsmålstegnet ved siden av feltene for veiledning til utfyllling av det enkelte felt. Når alle opplysninger er lagt inn så klikk lagre. Når koordinater er lagt inn vil du få tilgang til linken «Test koordinater», som er illustrert under. Koordinatene og kompassretning kan ikke endres av skytterlaget etter at anlegget er registrert. Kontakt support@dfs.no for å endre dette. 19

20 Hvordan finne koordinater på Søk deg fram til stedsnavn og zoom deg inn på skytterbanen. Når du har fått fram skytebanen så klikker du på markøren, og plasserer denne på skytterhuset. Deretter klikker du på markøren, og velger koordinatsystem UTM-33. Da får du opp koordinatene. Kopier koordinatene (kun tallene, ikke bokstavnene N og E) og lim de inn i skytebaneregisteret. 20

21 Hvordan legge inn skytebaner tilknyttet ett anlegg? Nå har du registrert ett eller flere anlegg. Da er tiden kommet for å legge inn skytebaner tilknyttet dette anlegget. Stå på anlegget. Klikk deretter "Legg til ny bane", hvis banen finnes fra før, så klikk på "Endre" for å endre opplysninger om skytebanen. NB! 100, 200, 300m baner er konvertert inn fra gammelt register, så her kan man klikke på "endre" for å sjekke at opplysninger stemmer. I første omgang er det viktig å registrere alle baner som brukes av skytterlaget. På sikt ønsker vi også å registrere alt av baner som ligger på området (leirdue, pistol, viltmål, etc. se drop down liste for oversikt over alle baner). Ved behov for å slette oppførte baner, ta kontakt med support@dfs.no. For feltene «Kompassretning» og «Lengde» skal det kun legges inn tallverdier. Se veiledning for å finne kompassretning på neste side. I skjermbildet over velger du type bane du vil registrere. Legg deretter inn de andre opplysningene, og til slutt velger du «Lagre skytebane» Antall skudd pr år, skal også registreres. Det er da spesielt 100, 200 og 300m baner som er mest interessant. Klikk «Endre på en eksiterende bane dersom dette ikke er lagt inn under registrering av banen. 21

22 Koordinater legges inn på samme måte som du gjorde når du registrerte anlegget. «Koordinater», «Kompassretning» og «Lengde» skal det kun legges inn tallverdier. Se veiledning for å finne kompassretning se nederst på siden. Registrere nøyaktig lengde fra standplass til skiver, f.eks 198m. Hvordan finne kompassretning? Kompassretning finner du enklest ved å ta med ett kompass på standplass. Still deg midt på standplass, og pek med kompasset midt på skivene. Drei deretter kompasshuset slik at husets nord markering og kompass pil begge er mot nord. Hele kompasset holder du i retning mot skytebanen, deretter dreier du kompasshuset slik at det peker mot Nord. Da kan du lese av retningen (3), som i dette tilfellet er 110 grader. Ved behov for hjelp, ta kontakt med support@dfs.no. 22

23 Merker og sentrale kurs I dette skjermbildet kan du registrere merker eller sentrale kurs på et medlem. Søk fram skytter og trykke Hent For på få fram tidligere merker. Trykk deretter på linjen med [+] tasten for å legge til nye merker eller sentrale kurs som medlemmet har deltatt på Registrering av merker og sentrale kurs kan også gjøres ved at man går inn på ett medlems profil og velger fanen «Medaljer/merker». 23

24 Ajourhold merker Her legger man inn interne merker som det skytes om i skytterlaget. Man kan lage egne koder og merkenavn bare de ikke er like DFS sine koder. (Skytterlaget bruker B-koder og høyere). Dersom man vil registrere lokale kurs som medlemmet har deltatt på, kan man definere kurskoder her, f.eks med koden KU osv. NB! Noen skytterlag mangler kode for BR50, 350 klubben. Legg da inn dette merket selv. Registrere stevner og sette opp påmelding: Se egen veiledning for dette på 24

25 Rapporter: Under meny Rapporter er de diverse rapporter som er tilknyttet medlemssystemet, og her kan man skrive ut kontingentgiro, medlemslister, resultater med mer. I eksempel over er rapporten resultater pr. medlem liste valgt. Har angir man fra/til stevnedato, og klikk hent rapport. Rapport vises på skjerm. Det anbefales at man klikker på symbol som vist i bilde over for å eksportere filen til PDF. 25

26 Resultatoversikt Resultater eget lag Man kan få en oversikt over alle stevner som skyttere i eget skytterlag har deltatt på. Dette gjøres ved å velge menyvalget «Resultatoversikt» og deretter «Resultater eget lag» Sum antall deltakere fra eget skytterlag og det totale premiebeløpet er listet ut i oversikten Dersom man trykker på tallet for antall deltakere (her tallet 1 marker over) så får man en spesifisert oversikt over deltakere fra eget lag, og hvilket premiebeløp den enkelte skal ha (se illustrasjon under). Trykker man så på pluss-tegnet bak den enkelte deltaker, så får man fram resultat-detaljene for den enkelte. 26

27 Premieutbetalinger Premieutbetalinger (kan også velges direkte fra VK-skytterlags-menyen), gir deg en oversikt over de premieutbetalinger som er gjort til ditt skytterlag via Skytterkontorets premieutbetalingsløsning. Skytterlaget får en epost med tilsvarende informasjon hver gang det gjøres en utbetaling fra et stevne, via Skytterkontorets løsning. Denne løsningen finnes det mer informasjon om på eller ved å kontakte Stevner uten resultat Stevner som er avholdt, der hvor arrangør ikke har registrert resultater på enda, kan man få en oversikt over ved å velge menyvalget «Stevner uten resultat» Skyttere uten ID på stevner Det skjer ofte at skytterlagets medlemmer deltar på stevne uten at det er registrert SkytterID i påmelding, noe som kan skje f.eks når man melder seg på ved oppmøte. Dersom dette ikke korrigeres av arrangør ved opplasting av resultater, kan skytterlagsleder/admin i eget skytterlag matche skytternavnet med skytterens ID. (Forutsetter at det er påmeldt med rett skytterlag). Se skjermbildet under. Klikk på Endre og legg inn riktig SkytterID på vedkommende (bare begynn å skrive inn navnet, så søker systemet opp navn med ID. 27

28 Rapporteringsskjema (innrapportering til DFS) Under menyvalget Skjema finnes en rekke skjema for innrapportering til DFS Årsrapport Når det gjelder årsrapport og rutiner for dette vises det til egen veiledning for dette på klubben Merker registreres på medlemmet under menyvalget Merker, eller på arkfanen Merker på den enkelte medlem sin profilside. Bestilling av merker og diplom gjøres under menyvalget Skjema (se avsnitt om Rapportskjema (innrapportering til DFS) tidligere i denne veiledningen). Abonnement Norsk Skyttertidende Skytterlags-admin kan administrere abonnement for NST for den enkelte i skytterlaget. Bak den enkelte abonnent står det oppført hvem som betaler for abonnementet. Ved å trykke "Endre betaler" vil man endre fra "Sklag" til "bet.selv" i vårt abonnementsregister. Muligheten for endring via våre nettsider er skult etter at Skytterkontoret har fakturert året abonnement, og fram til siste nummer er sendt ut for inneværende år. Endringer i denne perioden bes sendes til firmapost@dfs.no. Ved å trykke "Avslutt abo." avsluttes abonnementet. 28

29 Frifond Aksept Skytterlag blir fra og med 2016 tildelt Frifondmidler dersom de kvalifiserer for det. Kriteriene for kvalifikasjon kan skytterlaget finne i Retningslinjer for Frifond som finnes på menyvalget Frifond under VK-skytterlag (se illustrasjon under). For utbetalingsåret 2016, gjelder 2014 som grunnlagsår, for utbetalingsåret 2017, gjelder grunnlagsåret 2015 osv. Skytterlag som er kvalifisert vil bli varslet om dette pr epost til skytterlaget. Her blir skytterlaget bedt om å logge inn på VK-skytterlag, og gå til menyvalget Frifond for å akseptere tildelingen. Her må skytterlaget akseptere at retningslinjer er lest. (se under, illustrasjonen er fra 2015) I tillegg vil innlogget bruker bli bedt om, på vegne av skytterlaget, om å bekrefte at midler vi bli brukt til aktiviteter som er listet opp i artikkelen. All aktivitet i dette skjemaet logges, slik at Skytterkontoret vet hvem som har akseptert på vegne av skytterlaget og når det er utført. Fristen for å akseptere tildeling for blir informert om pr epost til skytterlaget. 29

30 Rapport Skytterlaget kan under menyvalget Rapporter velge rapporten «Frifond status grunnlagsår» for å se hvilke kriterier som er tilfredstillt som grunnlag for støtten (se illustrasjon under). De tre første kriteriene MÅ være på plass for å få støtte i det heletatt. Ut over det kan skytterlaget få aktivetsstøtte basert på aktivitet. Se rettningslinjene for nærmere spesifikasjon om hvordan beløpet fordeles. 30

31 Regnskap Etter at akseptfristen for årets tildeling er passert vil skytterlagene få anledning til å rapportere hva de tildelte midlene er brukt til. Dette skal skytterlagene gjøre under menyvalget Frifond som finnes under VK-skytterlag. Skytterlagene informeres pr epost om at rapportskjema er gjort tilgjengelig. Skytterlaget blir bedt om å gjøre en kort beskrivelse av hva pengene er brukt til, samt at de må bekrefte at de har brukt pengene. Dersom ikke alle pengene er brukt opp blir skytterlaget bedt om å gi en tilbakemelding på dette, samt oppgi beløpet som ikke er brukt, som må betales tilbake. Fristen for å melde tilbake om bruk av midler er 1/6 året etter at pengene ble tildelt, altså f.eks 1/ i for tildelingen i All aktivitet i dette skjemaet logges, slik at Skytterkontoret vet hvem som har sendt inn på vegne av skytterlaget og når det er utført. 31