Kurs i WinOrg / Mitt DFS ÅRSAVSLUTNING

Transkript

1 Kurs i WinOrg / Mitt DFS ÅRSAVSLUTNING

2 Nettverk Nett: Skytterhuset (ext) Passord: ******* Kurs i WinOrg 2

3 Innledning og timeplan Målgruppe: Tillitsvalgte i skytterlagene med administrasjonsansvar i WinOrg/Mitt DFS Hensikt: Rutiner ved årsavslutning. A. Spesiell vekt på: Årsrapport for 2014 B. Klargjøre rapporter for årsmøtet. Klassesetting (NB: 25-skudder må innrapporteres) Resultatbrev til medlemmer Resultat pr medlem liste Med flere Kurs i WinOrg 3

4 Tidsplan kl kl kl kl kl Registrering, info om kveldens program Informasjon om "Mitt DFS". Kort repetisjon bruk og muligheter. Erfaring fra årsrapportene i fjor. (Hans) Rutiner for å fylle ut årsrapport Klassesettingsrapport Utskrift av resultater og premier for hvert medlem Innsending av årsrapport Samlagets behandling av årsrapportene Oppsummering og spørsmål. Avslutning Kurs i WinOrg 4

5 Kursinnhold i stikkord Repitisjon av de grunnleggende funksjonene Rutiner ved årsavslutning. Medlemsrutiner Oppdatere innbetalinger Oppdatere 350-klubben Skrive ut rapporter til styret Skrive ut rapporter til skytterne Sende inn lagets årsrapport Sende ungdomsutvalgets rapport Kurs i WinOrg 5

6 Hva er WinOrg? Web-basert system til erstatning for tidligere Administrasjonsprogram Skytterlagsadministrasjon Stevneadministrasjon Medlemssider Tilbyr også nettsider for skytterlag Har ikke egen økonomidel Kurs i WinOrg 6

7 Skytterlagsadministrasjon Skytterlagsinfo, verv og utvalg (Samlagsinfo, verv og utvalg) Medlemsdatabase Kontingentrutiner / Medlemskort Klassesetting Premieoversikt Merker 350-klubben som nå oppdateres av lagene Kurs i WinOrg 7

8 Stevneadministrasjon Stevneoversikt (terminliste, søkbar) Oppsett av stevne og påmelding. Eksport av påmeldingslister for import i MLRes eller Leon. Import av resultatlister fra MLRes eller Leon Gir oversikt over pengepremier oppnådd av lagets skyttere Kurs i WinOrg 8

9 Hva kreves for å bruke systemet Systemet er web-basert som betyr at data lagres på sentrale servere Krever nettverkstilknytning og en nettleser (IE) Innlogging med brukerens unike skytter-id via Nødvendige rettigheter - Roller Kurs i WinOrg 9

10 Rollebasert Tilgang og Rettigheter er rollebasert. Den som logger seg inn får rettighet i forhold til den rolle vedkommende har i lag/samlag akkurat nå. Roller er hierarkiske. Administratorer har fulle rettigheter innenfor det organisasjonsledd en administrerer. Lagleder i sitt lag, Samlagsleder i eget samlag og samlagets lag, Skytterkontoret i hele organisasjonen, dvs alle samlag og lag Kurs i WinOrg 10

11 Unik skytter-id Alle skyttere i DFS har et unikt ID-nummer. Skytter-ID dekker alle personalia for skytteren Skytter-ID benyttes ved pålogging til MinSide og ved påmelding på stevner Kurs i WinOrg 11

12 Logg inn som administrator Du kan ikke velge hva du vil logg inn som. Du logger inn med rettighetene din rolle har Er du medlem av Skytterlagsadmin vil du få tilgang til Vk.skytterl. (Verktøykasse Skytterlag) Vk.skytterl gir mulighet til å administrere dine medlemmer, skrive ut kontingent, registrere innbetalinger, sende årsmelding og mye mer Kurs i WinOrg 12

13 Logg inn Kurs i WinOrg 13

14 Brukernavn og passord Kurs i WinOrg 14

15 Vk.skytterlag Kurs i WinOrg 15

16 Utvalg og verv Kurs i WinOrg 16

17 Legg til Skytterlagsadmin Kurs i WinOrg 17

18 Rutiner ved årsavslutning Sjekk at alle medlemsinnbetalinger er registrert 6.oktober kjører DFS årsavslutning. Da registreres alle resultater på skyttere NB: Skyttere uten ID på stevner (omtales senere) Antall medlemmer i hvert lag Premieinnbetalinger til hver skytter i laget Klassesettingsresultater for hver skytter Kurs i WinOrg 18

19 Lagets rutine for årsrapport (1) Registrer/oppdater alle medlemmer Registrer alle medlemskontigenter Frifond: betalende medl Under 26 år, min kr 50 Kontroller at en ikke har medlemstype Ukjent Kontroller at alle arrangement er registrert Tips: registrer alt i MittDFS Ant. 30 skuddsskyttere uten medlemsskap Antall avfyrte skudd i driftsåret Kurs i WinOrg 19

20 Lagets rutine for årsrapport (2) Åpne den forhåndsutfylte årsrapporten for dette året i Mitt DFS Klikk Oppdater medlemstall og arrangementer for å oppdatere rapporten. Korriger det som fortsatt ikke er kommet med. Klikk lagre, og Send inn når alt er korrekt Kurs i WinOrg 20

21 Ungsomsrapport Ikke glem å sende inn Rapport om ungdomsvirksomheten Denne ligger under Årsrapport 2014 og Ungdomsrapport i undermenyen. Rapporten fylles ut manuelt. Sendes Samlaget ved å klikke Send skjema Kurs i WinOrg 21

22 Praktiske øvelser I denne delen av kurset vi jeg at dere selv redigerer eget lags årsrapporte på dfs.no Sørg for å være innlogget og ha rollen Skytterlagsadmin Generere aktulelle rapporter. Fylle ut ungdomsutvalgets rapport. (vurder om den skal sendes eller ikke) Kurs i WinOrg 22

23 Oppdatere medlemskontigent Kurs i WinOrg 23

24 Oppdater lagets stevner / arr Kurs i WinOrg 24

25 Hent opp årsrapporten Kurs i WinOrg 25

26 Årsrapporten ser slik ut Kurs i WinOrg 26

27 Eksempel: Innsendt rapport Kurs i WinOrg 27

28 Eks: Ikke innsendt rapport Kurs i WinOrg 28

29 Eks: Returnert rapport Kurs i WinOrg 29

30 Eks: Mottatt i Samlaget Kurs i WinOrg 30

31 Eks: ikke mottatt i Samlaget Kurs i WinOrg 31

32 Eks: mottatt og returnert Kurs i WinOrg 32

33 Ungdomsvirksomheten Kurs i WinOrg 33

34 Rapporten går til Samlaget Nå er årets rapport sendt inn til videre behandling i Samlaget. Du kan ikke redigere mer i rapporten. Dersom noe er feil, kan Samlaget returnere rapporten til laget for videre redigering. Nå gjenstår andre rapporter laget trenger ved årsavslutning / årsmøtet Kurs i WinOrg 34

35 Rapporter ved årsavslutning Registrere lagets skyttere uten ID på stevner Nødvendig for at premieregnskapet skal bli korrekt Stevneregnskap oversikt over delt. og premier Klassesettingsrapport Resultater og pengepremier til skyttere liste for kasserer Resultater pr medlem brev (til hvert medlem) Merker medlemmene har oppnådd Årsmelding, stevner og skudd Kurs i WinOrg 35

36 Skyttere uten ID på stevne Kurs i WinOrg 36

37 Rapportmenyen Kurs i WinOrg 37

38 Stevneregnskap Kurs i WinOrg 38

39 Klassesettingsrapport Kurs i WinOrg 39

40 Resultater og pengepremier Kurs i WinOrg 40

41 Oversikt aktive skyttere Mest aktuell for Samlaget?? Kurs i WinOrg 41

42 Resultat pr medlem - brev Kurs i WinOrg 42

43 Årsmelding, stevner og skudd Kurs i WinOrg 43

44 Merker Kurs i WinOrg 44

45 Lag rapport Kurs i WinOrg 45

46 Til slutt Årsrapporten skal nå være sendt Jobben er gjort, du kan lene deg tilbake -og se fram til årsmøtet! Kurs i WinOrg 46

47 Kurset er slutt Spørsmål / diskusjon Kurs i WinOrg 47