Forvaltningslovens 17 sier at forvaltningsorganet skal påse at sakene er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

Transkript

1 Bystyrets kontor Registrert Bksaknr /30 BYST-03 Kopi: Ordfører Notat Til: Fra: Ordføreren i Bergen Knut R. Nergaard, nestleder Kontrollutvalget 1. Bakgrunn Det er krevd lovlighetskontroll i bystyresak 246/08 bystyremøte 15. des Den er nå til saksforberedelse. Kommuneadvokaten har avgitt et notat datert 27. mars Forvaltningslovens 17 sier at forvaltningsorganet skal påse at sakene er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Et viktig moment i så måte er et godt opplyst og korrekt faktum. Derfor dette notat. 2. Hovedproblemstilling Kommuneadvokaten skriver bl.a. i sitt sammendrag:..saksutredning i saken var ikke skrevet av kontrollutvalgets sekretariat. - Kontrollutvalget skulle avgi innstilling i bystyresak 246/08 på bakgrunn av saksutredning fra eget sekretariat. -. Kommuneadvokaten anser at innstilling fra kontrollutvalget som bygger på saksutredningen fra kontrollutvalgets sekretariat for å være et materielt vilkår for vedtakets gyldighet. Jeg forstår kommuneadvokaten dit hen at han egentlig mener kontrollutvalgets vedtak er materielt ugyldig. Og dermed blir også bystyrets vedtak materielt ugyldig. Forholdet er her at kommuneadvokaten bygger på et mangelfullt faktum: Det forelå nemlig en uavhengig saksfremstilling avgitt overfor kontrollutvalget datert

2 Utredningen vedlegges. (Grunnet inhabilitet var utredningen ført i pennen av undertegnede - en setteløsning anbefalt fra sentralt hold). Jeg gjorde den 28. mars kommuneadvokaten oppmerksom på forholdet, og han skrev slik til meg den 31. mars: Jeg takker for alle dine innspill de siste dagene som jeg har lest med interesse. Jeg ser det at dere har hatt en noe mer omfattende saksforberdelse til møtet i kontrollutvalget enn det jeg har vært klar over og la til grunn i mitt notat som du har lest. Jeg har bygget på det som er de "offisielle" dokumentene som er utlagt på BKSAK. Når jeg går inn på kontrollutvalgets behandling av saken på vei til bystyret, finner jeg ikke dine notater blant de "offisielle" dokumentene. Jeg er derfor foreløpig litt usikker på hvilken betydning dette har i forhold til totalvurderingen av saken. Uansett er jeg takknemlig for at du tok deg tid til å informere meg om disse forholdene. På denne bakgrunn hadde jeg forventet at kommuneadvokaten ex officio hadde kommet med en tilleggsuttalelse. Det er ikke min oppgave her å vurdere hvorvidt nevnte saksutredning av er tilstrekkelig for en endret/justert konklusjon fra kommuneadvokaten. Jeg har imidlertid merket meg at kommuneadvokaten på s. 11 refererer inngående fra min saksutredning til møte i kontrollutvalget den Kontrollutvalget sitt møte m/oppfølgninger 3.1. Forberedelsen Til medlemmene ble det sendt ut a Utredning fra bystyredirektøren datert 4. des b Min saksutredning, notat datert Strukturelt er dette tilsvarende en normal sak for kontrollutvalget, hvorved man får seg forelagt en større utredning fra kommunerevisor og en særskilt saksutredning fra KTRU sitt sekretariat. I tillegg ble utsendt til medlemmene c E-post fra leder Odd Rambøl datert (hvor han argumenterer for et sekretariat med 2 personer) d E-post fra Odd Rambøl dat hvor han stiller opp forslag til voteringstema Møteavvikling Det var kun de folkevalgte medlemmene tilstede. Representanter fra revisjon og sekretariat ble permittert. Som kjent avholdes kontrollutvalgets møter for lukkede dører. Protokollen gir et inntrykk av de problemstillinger som selvfølgelig var drøftet, og oppsummeringen fant sted på følgende måte:

3 a b c d Utsettelsesforslaget Protokollmerknaden fra Hans Ebbing Kontrollutvalgets eget vedtak, alternativene fra Rambøl og Nergaard Innstillingen til bystyret 3.3. Om sekretariatet I kontrollutvalget var det uenighet om der var behov for økning av KTRU sitt sekretariat fra 1 til 2 personer. Ebbing, Nerheim og Nergaard mente 1 var tilstrekkelig. Flertallet på 6 ønsket sekretariat med 2 personer. Når det gjelder sekretariatsleder var samtlige enige om å tilby Ole Hopperstad stillingen. Ettersom det ikke forelå formell søknad, ble betegnelsen tilbys benyttet. Flertallet tilbød Gudny Spjeld den andre stillingen. Egentlig var dermed pkt 4, 2. setning i innstillingen (bystyrevedtaket) unødvendig Møtet 13. januar 2009 Referatet fra forrige møte 9. desember ble enstemmig godkjent. Det ble ikke foretatt noe særskilte oppfølgingsvedtak vedrørende sekretariatet. Hopperstad og Spjeld tiltrådte stillingene 1. februar. Kontrollutvalget hadde derimot en større sak om oppfølgning av bystyrevedtaket, - særlig pkt. 5 - hvilket er referert i kommuneadvokatens utredning Om omorganiseringen På hvert eneste møte denne våren har kommunerevisor muntlig rapportert om arbeidet med omorganisering av kommunerevisjonen, innplassering av personell, nye arbeidsformer mv. KTRU har for sin del ikke involvert andre organer i sitt arbeide i så måte Ny kommunerevisor KTRU har anbefalt enstemmig Monika Amundsen som ny kommunerevisor. Jeg viser til saksutredningen for bystyret i sak 90/09. Konstituert kommunerevisor Ole Willy Fundingsrud fratrådte den 1 april På møtet 31. mars utnevnte KTRU Rune Mydland til konstituert kommunerevisor inntil videre. 4. Bystyredokumentene Det er selvfølgelig beklagelig at kommuneadvokaten ikke hadde de samlede dokumenter når han foretok sin vurdering.

4 I ettertid ser jeg at det også er beklagelig at bystyret ikke fikk tilsendt den særskilte saksutredning for kontrollutvalget. Min befatning med saken var følgende: - den 8. des 2008 kl. 10:50 sendte jeg slik e-post til bystyredirektøren Jeg har fått opplyst at forretningsutvalget (tirsdag.) og komité for finans (onsdag) skal behandle sak om organisering av kommunerevisjonen. Kontrollutvalget behandler saken i morgen ettermiddag. I den anledning har jeg utarbeidet et notat. Jeg tillater meg å be om at notatet gjøres kjent for medlemmene av de to organ. - den 28.mars 2009 skrev jeg slik til kommuneadvokaten: Jeg oversender også min e-post av 8. desember 2008 til bystyredirektøren vedlagt min innstilling til kontrollutvalget. Hvorvidt bystyredirektøren fulgte opp min anbefaling har jeg ikke kontrollert. Min innstilling ble imidlertid ikke utsendt til bystyrets medlemmer. I ettertid ser jeg at det burde jeg eksplisitt krevd. - den 30. mars 2009 skrev jeg slik til bystyredirektøren Da synes det som her har skjedd vesentlig systemfeil ett eller annet sted : 1. Det er ingen tvil om at notatet skal anses som en særskilt utredning for kontrollutvalget (se notatets kap. 1) som jo normalt avgis av KTRUs sekretariat. Og kontrollutvalget behandlet utredning på samme måte som annen innstilling fra sekretariatet. 2. Hvorfor notatet ikke ligger i KTRUs mappe forstår jeg ikke. Kopi var jo sendt sekretær Hoff. 3. Hvorfor notatet heller ikke ligger i FU og KFIN sine saksmapper forstår jeg ikke. Jeg ba i e-post til deg den at notatet skulle overbringes disse organenes medlemmer. 4. Kommuneadvokaten har tydeligvis ikke fått det korrekte faktumgrunnlag hva gjelder KTRUs behandling av saken. Hvorvidt den feil som her er gjort overfor bystyret, medfører at bystyrets vedtak må anses ugyldig, er jeg i tvil om. Jeg har imidlertid ikke foretatt nærmere vurderinger av temaet. 5. Viktige problemstillinger 5.1. En arbeidsmiljøkonflikt Det har lenge vært kjent for kontrollutvalget at det forelå en arbeidsmiljøkonflikt i kommunerevisjonen. Man var kjent med at særskilte undersøkelser ville finne sted. Man var kjent med at dette fant sted i regi av tillitsmannsapparatet og kommunens alminnelige HMS-avd.

5 Som kjent kan de strukturer som mennesker arbeider under i seg selv være konfliktskapende. Organisatoriske grep er velkjente for å kunne løse arbeidsmiljøkonflikter. På denne bakgrunn har jeg vanskelig med å kritisere dem som arbeidet med arbeidsmiljøkonflikten for at man kom med organisatoriske løsninger til omorganisering av kommunerevisors kontor mv som del av løsningene. Kontrollutvalget skal holde tilsyn med kommunerevisjonen. Dette innebærer at man skal ha en armlengdes avstand fra kommunerevisjonen daglige virke. KTRU er ikke driftsstyre. Den lovendring som innfører et særskilt sekretariat for KTRU, som egentlig er et mellomledd mellom KTRU og kommunerevisjonen, må også forstås på denne måten. Kommunerevisjonens ansatte er ansatt i Bergen kommune og omfattet av kommunens arbeidsmiljøutvalg. Jeg finner det vanskelig å kritisere at løsning av arbeidsmiljøspørsmålene måtte få en plass blant de etablerte strukturer for den slags spørsmål i Bergen kommune Suspensjon Ut fra de observasjoner jeg har gjort vedrørende daværende kommunerevisor og daværende rådgivers fristilling, ville jeg mer heller karakterisert ordførerens beslutning som innvilgelse av partiell permisjon. Noen sikker karakteristikk vil jeg ikke kunne trekke uten å intervjue minst de 3 impliserte. Så vidt jeg forstår har heller ikke kommuneadvokaten foretatt slike intervjuer. 5.3 Optimas-rapporten Kommuneadvokaten kritiserer på s. 23 at kontrollutvalget har besluttet å ikke foreta særskilte innsyn i Optimas rapporten. Om dette særskilte spørsmål foreligger der ingen saksutredning eller skriftlig begrunnelse for standpunktet som kontrollutvalgets flertall har inntatt. Det foreligger kun muntlige drøftelser i lukket møte i KTRU. Undertegnede tilhører flertallet og kan angi en meget utførlig begrunnelse for hvorfor jeg har stemt som jeg har gjort. Jeg mener det er et problem med kommuneadvokatens kritikk, nemlig at den synes å fremkomme uten at han har gjort seg kjent med hvorfor kontrollutvalget har tatt det standpunkt man inntok i dette spørsmål. 6. Bystyredirektørens utredning Bystyredirektøren har fremmet en utredning datert 20. april 2009.

6 Jeg tillater meg å påpeke følgende: A B Det er en mangel ved utredningen at man ikke kommenterer problemstillingene tilknyttet saksutredningen av for kontrollutvalget. Det hevdes I realitet fungerte bystyrets kontor som sekretariat for kontrollutvalget i disse spørsmålene. Dette er etter mitt syn misvisende. C Det hevdes at ansettelsen av sekretariatet skjedde i møte 13. januar Dette er ikke korrekt. Ansettelsene skjedde 9. desember Knut R. Nergaard