LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/13 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Benjamin Le Maitre Arild Tharaldsen, nestleder Jon Harald Rømteland, medlem Edita Schultz, medlem Henny Heskestad, medlem Andre til stede: Rune Stokke, rådmann Økonomisjef Karl Bjørnar Ballestad, deler av møtet Revisor Silje Djuvik Støle Revisjonssjef Irene Loka Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERING/DRØFTING. Tema: Muligheten for en rimeligere revisjon ved bedre kvalitet på kommunens regnskap. Innspill fra administrasjonen og revisjonen Tema: Hva og hvordan man deler informasjon fra kontrollutvalget med utenforstående SAK 15/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 11/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING SAK 13/13 UTREDNING AV KOMMUNELOVENS 45.3 OG 23.2 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, uavh. erklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ref. 10/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Underskrift: Benjamin LeMaitre Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 ORIENTERINGER/DRØFTINGER Tema: Muligheten for en rimeligere revisjon ved bedre kvalitet på kommunens regnskap. Innspill fra administrasjonen og revisjonen Administrasjonen og revisjonen orienterte. Kontrollutvalget drøftet saken. Konklusjon: Kontrollutvalget ber administrasjonen og revisjonen om å se nærmere på denne problemstillingen. Tema: Hva og hvordan man deler informasjon fra kontrollutvalget med utenforstående Orientering fra leder om bakgrunnen for denne saken. Leder ønsker at utvalgets medlemmer er bevisste på at det som sies etter møtene er korrekt. For øvrig har utvalget tidligere besluttet at det er leder som skal uttale seg til media om saker behandlet i utvalget. Konklusjon: Kontrollutvalget sluttet seg til leders syn på saken. SAK 15/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

3 SAK 11/13 UTREDNING OM REVISJONSORDNING Sekretær orienterte om hva en eventuell utredning vil inneholde og om prosessen videre. Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber Agder Sekretariat om å utrede konsekvensene av å konkurranseutsette revisjonen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Særutskrift fra kontrollutvalget, sak 05/13 Bakgrunn for saken: Kommunestyret har som kjent gjennom sitt budsjettvedtak for 2013 bedt kontrollutvalget om å legge revisjonen ut på anbud. Utvalget drøftet dette i januarmøtet, sak 05/13. Kontrollutvalget var på det tidspunkt kjent med at det var satt i gang en prosess med vurdering av kostnader til nåværende revisjonsordning i regi av ordførere og rådmenn i Lister. Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 5: Kontrollutvalget ber eierne om å samles for å diskutere denne problemstillingen. Den 6. mars ble det avholdt et eiermøte i Kommunerevisjonen Vest i regi av selskapets representantskap. Konklusjonen på dette møtet ble at Agder Sekretariat ble bedt om å undersøke og lage et notat/utredning om følgende forhold: - Hvordan gjennomføre konkurranseutsetting av revisjonen? - Innhente opplysninger fra kommuner som har privat revisjon - Kan Kommunerevisjonen Vest delta med anbud i en eventuell konkurranseutsetting? På bakgrunn av denne anmodningen, ble det innkalt til et fellesmøte for kontrollutvalgslederne den 23. april. Fellesmøtet drøftet saken og kom til følgende konklusjon: Enstemmig uttalelse fra fellesmøtet: 1. Fellesmøtet for ledere av kontrollutvalgene mener det er prinsipielt feil at Agder Sekretariat skal utrede denne saken etter anmodning fra eiermøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, avholdt 6. mars Fellesmøtet viser for øvrig til at:

4 Det er kontrollutvalget som er det eneste organ som har rett til å avgi innstilling til kommunestyret/bystyret/fylkestinget når det gjelder valg av revisjonsordning og ved valg av revisor. Det er kontrollutvalgets ansvar at innstillingen er grundig forberedt, herunder at det innhentes eventuelle synspunkter fra andre instanser i kommunen før innstillingen blir avgitt. Det er kommunestyret/bystyret/fylkestinget som skal gjøre vedtak om revisjonsordning og foreta valg av revisor. Vurderinger: Det har ikke fremkommet ønsker fra noen andre kontrollutvalg om å gjøre endringer når det gjelder etablert revisjonsordning. Med denne avklaringen på plass, er situasjonen nå at må arbeide videre med sin utredning om revisjonsordning for å følge opp kommunestyrets vedtak. En slik utredning vil bli relativt omfattende for at de ulike momenter og forhold som må tas hensyn til skal bli tilstrekkelig utredet. Dette vil bli nærmere utdypet i møtet. I hvilken grad de øvrige kommuners konklusjon har betydning for Lindesnes kommunes standpunkt i denne saken vites ikke. Parallelt med den prosessen som har vært kjørt sammen med de øvrige eierne, fattet som kjent kontrollutvalget vedtak i forrige møte om å drøfte mulig kostnadsreduksjon til regnskapsrevisjonen ved å bedre kvaliteten på regnskapet/regnskapsdokumentasjonen. Administrasjonen og revisjonen er bedt om å være med på en drøfting omkring dette sammen med kontrollutvalget. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Forslag til vedtak: SAK 13/13 UTREDNING AV KOMMUNELOVENS 45.3, 23.2 utsatt fra Sekretær og rådmann orienterte utvalget. Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar saken til etterretning, men utvalget påpeker likevel at det er svært viktig at en sak er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Her har administrasjonssjefen det øverste ansvaret. I tillegg har et politisk organ også et selvstendig ansvar for å sende tilbake saken for videre utgreiing hvis det mener at saken ikke er godt nok opplyst.

5 2. Kontrollutvalget konstaterer at notatet fra Agder Sekretariat burde vært fremlagt for kommunestyret ved behandlingen av budsjettet for 2013 og at dette synspunktet deles av rådmannen i ettertid. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. NKRF, e-post av Lindesnes kommune, rådmannen brev av Bakgrunn for saken: Under eventuelt i møte den fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ønsker en sak der det på prinsipielt grunnlag utredes hvordan KL. 45, 3. ledd skal forstås med spesielt henblikk på om formelt avgitte høringsuttalelser (interne og eksterne) skal fremlegges for kommunestyret uten forutgående relevansvurdering av rådmann/ordfører. Kommunens nivå på praktisering av meroffentlighet og god forvaltningsskikk må fremkomme av utredningen. I tillegg bes det redegjort for hva slags plikt rådmannen har jfr. KL. 23, 2. ledd til å påpeke faktiske feil i saksfremlegget/innstillingen i en sak som skal til sluttbehandling i kommunestyret (for eksempel kommunestyrets behandling av årsbudsjett). 2. Agder Sekretariat gis i oppgave å utrede saken og komme tilbake med egen sak til utvalget. Kontrollutvalgets vedtak, samt e-post korrespondanse mellom kommunestyremedlem Ivar Lindal og ordfører og rådmann ble sendt til Norges Kommunerevisorforbund, NKRF for vurdering. NKRF ble bedt om å komme med en fortolkning av Kommunelovens 45,3 og 23,2. KL 45 lyder: 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Ved parlamentarisk styreform skal rådet avgi innstilling som nevnt. 3. Innstillingen til årsbudsjett, med alle de forslag til vedtak som foreligger, skal legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i kommunestyret eller fylkestinget. Dette gjelder likevel ikke ved innstilling som gjelder endringer i årsbudsjettet.

6 4. Kommunestyrets og fylkestingets vedtak om årsbudsjett, samt formannskapets og fylkesutvalgets saksdokumenter, sendes departementet til orientering. KL 23 lyder: 23. Administrasjonssjefens oppgaver og myndighet. 1. Administrasjonssjefen er den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret eller fylkestinget fastsetter. 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget. 4. Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. Svar fra rådmannens: Rådmannen ble bedt om å gi en skriftlig redegjørelse/egenvurdering vedrørende kommunens praksis mht meroffentlighet og god forvaltningsskikk. Før rådmannen besvarte henvendelsen ønsket han å få en avklaring på om det var god forvaltningsskikk i forhold til praktisering av reglene i offentleglova det ble etterlyst tilbakemelding på. Kontrollutvalgets leder og sekretær bekreftet denne forståelsen. Rådmannen orienterer i sitt svarbrev om kommunens praktisering av meroffentlighet og god forvaltningsskikk. Rådmannen skiller i sitt svarbrev også mellom internt og eksternt utarbeidede dokumenter. Når det gjelder eksternt utarbeidede dokumenter sier rådmannen at disse oversendes politiske organ i den form de kommer inn til kommunen. Avslutningsvis sier rådmannen følgende angående notatet fra Agder Sekretariat: jeg har i ettertid ingen problem med å se at det mest korrekte hadde vært om jeg hadde delt ut notatet til kommunestyret i møtet den påfølgende dagen. Jeg viser for øvrig til rådmannens brev. I tillegg ønsker rådmannen å være tilstede i kontrollutvalgets møte for å orientere muntlig om denne saken. Svar fra NKRF: NKRF har i sitt svar tatt utgangspunkt i de generelle saksbehandlingsregler i forvaltningsloven og i de særskilt omtalte bestemmelsene i kommunelovens 45,3 og 23,2. Sentralt i svaret står forvaltningslovens 17 som sier at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.

7 Det blir pekt på at organet selv, i dette tilfellet kommunestyret, har et ansvar for å sende saken tilbake for videre utgreiing hvis det mener at saken ikke er godt nok opplyst. Samtidig påpekes at det er administrasjonssjefen som har hovedansvaret, jf kommuneloven 23,2 og at formannskapet i budsjettsaker også har et ansvar, jf. kommuneloven 45,3. Videre sier NKRF at: Saksframstillinga fra administrasjonen/innstillinga fra formannskapet må gi et tilstrekkelig grunnlag for at vedkommende folkevalgte organ kan ta sin avgjørelse, og all relevant informasjon må legges fram. Dette gjelder både de momenter som taler for administrasjonssjefens framlegg/formannskapets innstilling til avgjørelse og de som eventuelt taler mot. Når det gjelder notatet fra Agder Sekretariat konkluderer NKRF med at: Hvis det er riktig oppfattet av oss at spørsmålet om konkurranseutsetting av revisjonen var ment å inngå i behandlingen av budsjettet og hvis notatet var kjent i tide, skulle det ha vært lagt fram for kommunestyret; ev. skulle det ha vært nevnt under behandlingen. Notatet ble sendt fra Agder sekretariat for å gjøre oppmerksom på at formannskapets innstilling var i strid med kommunelovens 78 nr. 3 andre setning som innebærer at avgjørelser om å konkurranseutsette revisjonen tas av kommunestyret på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Slik jeg oppfatter det, ble det gitt opplysning i kommunestyrets møte om dette forholdet slik at kommunestyrets vedtak ikke ble i strid med KL 78. Vurderinger: Når det gjelder del av vedtaket som lyder; Kommunens nivå på praktisering av meroffentlighet og god forvaltningsskikk må fremkomme av utredningen, viser jeg til rådmannens redegjørelse i brevet. Dersom det er ønskelig å undersøke dette temaet grundigere, må det gjennomføres en forvaltningsrevisjon. Jeg har ikke gått dypt inn i vurderinger når det gjelder hvorvidt notatene fra teknisk og landbruk skulle vært sendt ut til kommunestyret. Jeg viser til rådmannens betraktninger omkring internt utarbeidede dokumenter. Samtidig viser jeg også til kommentaren fra NKRF om at saksutredningen må inneholde all relevant informasjon, også de som taler mot framlegget fra administrasjonssjefen/formannskapets innstilling. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar saken til etterretning. 2. Kontrollutvalget påpeker likevel at det er svært viktig at en sak er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Her har administrasjonssjefen det øverste ansvaret. I tillegg har et politisk organ også et selvstendig ansvar for å sende tilbake saken for videre utgreiing hvis det mener at saken ikke er godt nok opplyst. 3. Kontrollutvalget konstaterer at notatet fra Agder Sekretariat burde vært fremlagt for kommunestyret ved behandlingen av budsjettet for 2013 og at dette synspunktet deles av rådmannen i ettertid.

8 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Revisor informerte om planlegging av regnskapsrevisjonen Nytt fra sekretær: Sekretær orienterte om prosessen med eventuell innlemming av nye kommuner i Agder Sekretariat. Orientering til neste møte : Kommunalt beredskapsarbeid ved rådmann og koordinator. EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet Edita Schultz meldte inn følgende saker/spørsmål: 1. Hjemmesiden Lindesnes kommune, hvilke nyheter kan tas inn på siden? 2. Personalpolitikk; permisjon ved dødsfall Rådmannen orienterte om hva som hadde skjedd vedrørende nyhet på nettsiden om besøk av partiledelse. Annonsen var ikke klarert med rådmannen. Formannskapet har drøftet saken og kom fram til at det er greit at partiledelse (leder og 1. og 2. nesteleder) uansett parti besøker kommunen, og at dette publiseres på nettsiden. Vedtak: Kontrollutvalget anmoder om at det lages et regelverk for nyheter på kommunens hjemmeside. Rådmannen orienterte om hvordan permisjoner ble håndtert i et konkret dødsfall. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en god orientering om den aktuelle saken. Jon Harald Rømteland meldte inn følgende tema/spørsmål: 3. Opplæring og muligheter for erfaringsutveksling for kontrollutvalgets medlemmer Sekretær orienterte om kurs, konferanser i regi av NKRF og Forum for kontroll og tilsyn, samt lokale konferanser for kontrollutvalgene i vårt distrikt. Konklusjon: Utvalget ønsker at det arrangeres en ny lokal konferanse for kontrollutvalgene i REFERATER Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, uavh. erklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ref. 10/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Referatene ble tatt til etterretning.