KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse. ANSA Studentforsikring. Tilbudsfrist: kl

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse ANSA Studentforsikring Tilbudsfrist: kl ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 1

2 1. ANSKAFFELSEN 1.1 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del I: Del II: Generell informasjon Bilag Bilag 1: Gjeldende vilkår for ANSA Studentforsikring Bilag 2: Prisskjema Bilag 3: Skjema for HMS-egenerklæring Bilag 4: Avtale om ANSA Studentforsikring 1.2 Oppdragsgiver ANSA (Association of Norwegian Students Abroad) er samskipnad og interesseorganisasjon for de norske utenlandsstudentene. Av ca norske studenter i utlandet er i dag ca medlemmer i ANSA i løpet av et studieår. Medlemmene er fordelt på over studiesteder i mer enn 90 land. Samtlige utenlandsstudenter kan tegne medlemskap i ANSA, slik at organisasjonen har et medlemspotensial per i dag på ca Medlemskap er frivillig. ANSA har hovedkontor i Oslo. I tillegg har organisasjonen 600 tillitsvalgte og representanter på samtlige studiesteder med norske studentmedlemmer. ANSAs formål er å ivareta de norske utenlandsstudentenes faglige, økonomiske, sosiale og kulturelle interesser, samt skape forståelse for den ressurs som utenlandsstudentene representerer i kraft av sin internasjonale erfaring og kompetanse. Organisasjonen driver Norges internasjonale informasjonssenter for utenlandsstudier, og tilbyr nøytral veiledning. Under utenlandsoppholdet bistår ANSA studentene med rådgivning, beredskap og studentforsikring. ANSA er partipolitisk nøytral og har stor gjennomslagskraft. Organisasjonen har et godt forhold til alle partier på Stortinget, Lånekassen og norske utdanningsmyndigheter. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 2

3 1.3 Anskaffelsen Studentforsikring for ANSAs medlemmer Konkurransen gjelder rammeavtale om studentforsikring for ANSAs medlemmer ( ANSA Studentforsikring ). Formålet med ANSA Studentforsikring er å tilby en forsikringspakke som er tilpasset utenlandsstudentenes særlige behov, med god tilgjengelighet og et høyt servicenivå. ANSA Studentforsikring hadde i forsikringstakere. ANSA har november medlemmer. ANSA Studentforsikring er nærmere beskrevet i punkt nedenfor og bilag 1 til konkurransegrunnlaget. ANSA Studentforsikring består av en grunnpakke og en tilleggspakke, som begge i sin helhet skal tilbys av leverandøren, jf. punkt Leverandørene kan ikke tilby dårligere forsikringsvilkår (det vil si vilkår som stiller forsikringstakerne dårligere) enn de som er inntatt i bilag 1 til konkurransegrunnlaget (Gjeldende vilkår for ANSA Studentforsikring). Leverandørene kan imidlertid tilby vilkår som stiller forsikringstakerne bedre, i form av å gjøre endringer i vilkårene i bilag 1 som vil være til gunst for forsikringstakerne. Leverandørene skal med tilbudet legge ved de forsikringsvilkårene som tilbys, jf. punkt 3.3 nedenfor. ANSA vil ikke evaluere vilkårene (jf. punkt 5.1 nedenfor), men leverandører som ikke oppfyller kravet om at tilbudte forsikringsvilkår minst må stille forsikringstakerne like bra som vilkårene inntatt i bilag 1, kan få sitt tilbud avvist etter anskaffelsesforskriften ANSA vil inngå rammeavtale om ANSA Studentforsikring, vedlagt som bilag 4 til konkurransegrunnlaget, med én leverandør for en avtaleperiode på 4 år. Avrop under rammeavtalen (inngåelse av den enkelte forsikringsavtale) vil gjøres av det enkelte ANSA-medlem som ønsker å tegne ANSA Studentforsikring. Kun medlemmer av ANSA kan tegne forsikringen. Forsikringsavtale vil således inngås mellom leverandøren som forsikringsgiver og det enkelte ANSA-medlem som forsikringstaker. Leverandøren skal forvalte forsikringsavtalene med de enkelte medlemmer for ANSA, herunder stå for salg, service/skadebehandling, kundebetjening, rådgivning og administrasjon. Det gjøres oppmerksom på at det i en rekke land er vanlig at den lokale utdanningsinstitusjonen krever dokumentasjon fra godkjent forsikringsgiver (ofte med lokal tilstedeværelse) for at studenten er tilfredsstillende forsikret. Leverandøren er derfor forpliktet til å iverksette alle nødvendige tiltak for å kunne utstede dokumentasjon som blir godkjent av de lokale utdanningsinstitusjoner, herunder om nødvendig å etablere lokal tilstedeværelse (se bilag 4 punkt 4.6). ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 3

4 Dersom ANSA i avtaleperioden får økt sin medlemsmasse med 55 %, gis leverandøren rett til etter utløpet av avtaleperioden å benytte mottatt kunderegisterinformasjon for egne formål så langt dette er i samsvar med gjeldende personvernlovgivning (se bilag 4 punkt 9) ANSA Studentforsikring ANSA Studentforsikring er spesialdesignet for utenlandsstudenter (som er medlemmer i ANSA) og består av en kombinasjon av flere forsikringer. Den er delt inn i en grunnpakke og en tilleggspakke. Grunnpakken må kjøpes i sin helhet av studenter som tegner ANSA Studentforsikring (studentene kan med andre ord ikke velge bort enkelte av forsikringene i grunnpakken). Tilleggspakken er derimot frivillig for studentene, slik at de kan velge å bestille én, begge eller ingen av forsikringene i tilleggspakken. Både grunnpakken og tilleggspakken skal tilbys i sin helhet av leverandøren. Grunnpakken består av følgende forsikringer, spesifisert i bilag 1: Reisegodsforsikring Sykeforsikring utenfor studieland Tilleggsforsikring for sykeforsikring i studieland (Denne tilleggsforsikringen er valgfri for studentene etter gjeldende ordning, jf. vedlegg 1 punkt 2.1, men skal nå tilbys som en obligatorisk del av ANSA Studentforsikring. Leverandøren skal tilby én pris for studenter som har et pliktig eller frivillig medlemskap i folketrygden, med rett til utvidet stønad til helseutgifter i utlandet, og én pris for andre studenter, se prisskjema vedlagt som bilag 2) Ulykkesforsikring Hjemtransport Sykeledsagelse/tilkallelse Hjemkallelse Innboforsikring Privatansvarsforsikring Innhenting av fastlagt reiserute Evakuering/krisehjelp Sykeavbestillingsforsikring Rettshjelpforsikring Studieavbruddsforsikring ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 4

5 Tilleggspakken består av følgende forsikringer: Verdigjenstander (sykkel, vesker mm) Mobiltelefoner/små elektroniske gjenstander ANSA Studentforsikring (grunnpakken og tilleggspakken) skal kunne tegnes for 4, 6 eller 12 måneder og være delt inn i en Nordenpakke (Danmark, Finland, Island, Sverige, Færøyene, Grønland og Åland), en Europapakke (EU/EØS/EFTA-land, samt Andorra, Monaco og San Marino) og en Verdenspakke (alle andre land). Leverandørene skal oppgi forsikringspremier for grunnpakken og tilleggspakken i prisskjemaet vedlagt som bilag 2 til konkurransegrunnlaget. Kun forsikringspremier for grunnpakken vil imidlertid bli evaluert, jf. punkt 5.1 nedenfor Markedsføring av studentforsikringen Informasjon om ANSA Studentforsikring gis gjennom følgende materiell og kanaler: På ANSAs hjemmeside, Informasjonsskrivet 10 steg til studier i utlandet som trykkes opp i eksemplarer årlig og sendes til videregående skoler i Norge ANSAs medlemstilbud som sendes ut til alle som ønsker å bli medlem Velkomstmailen til nye ANSA-medlemmer, som inneholder informasjon om medlemstilbudene Magasinet ANSAnytt som sendes til alle medlemmene Håndbok for tillitsvalgte som gis ut til alle ANSAs 600 tillitsvalgte Andre markedsføringskanaler er ANSAs medlemsservice, de tillitsvalgtes deltakelse på diverse messer, skolebesøk, ulike ANSA-arrangementer og avreiseseminarer. ANSAs samarbeidspartnere Tekna, Econa, Samfunnsviterne og Norsk Fysioterapiforbund reklamerer også for ANSA på sine hjemmesider. De fleste norske universiteter og høyskoler henviser til ANSA. 1.4 Kontraktsperiode Rammeavtalen, jf. bilag 4, vil gjelde fra til Regelverk Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 ( anskaffelsesloven ) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 ( anskaffelsesforskriften ) del I (alminnelige bestemmelser) og del III (anskaffelser over EØS-terskelverdiene). ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 5

6 1.6 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres etter anskaffelsesprosedyren åpen anbudskonkurranse. 1.7 Forbud mot forhandlinger Det gjøres oppmerksom på at det i en åpen anbudskonkurranse gjelder et forhandlingsforbud, jf. anskaffelsesforskriften Det er ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, kontraktsvilkår eller andre forutsetninger. Leverandørene må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 1.8 Kunngjøring Anskaffelsen ble kunngjort i TED-databasen Kontaktinformasjon Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsen skal rettes til ANSA ved: Navn E-post Tore Berg tore.berg@ansa.no Henvendelser skal merkes ANSA forsikring Spørsmål til konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal være skriftlige og merket som angitt i punkt 1.9. Spørsmålene skal rettes til kontaktpersonen oppgitt i punkt 1.9. Siste frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget er Siste utsendelse av svar på spørsmål og eventuell øvrig tilleggsinformasjon vil finne sted Innkomne spørsmål vil bli anonymisert, og likelydende svar vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i anskaffelsen, samt publisert elektronisk i Doffin/TED Rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp kan ANSA foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer vil umiddelbart bli gjort kjent for alle som har meldt sin interesse i anskaffelsen, samt bli publisert elektronisk i Doffin/TED. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 6

7 1.12 Fremdriftsplan ANSA har lagt opp til følgende fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Tilbudsfrist kl Tilbudsåpning Valg av leverandør og meddelelse om tildelingsbeslutningen Klagefrist Signering av kontrakt Det understrekes at fremdriftsplanen etter tilbudsfristens utløp er veiledende og kan bli gjenstand for endringer. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 7

8 2. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som stilles til leverandørene for å sikre at de har de nødvendige forutsetninger for å kunne delta i konkurransen. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil/kan bli avvist fra konkurransen i henhold til bestemmelsene i anskaffelsesforskriften Obligatoriske kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatt og trygdeavgifter Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjon Attest på betalt skatt og avgift fra kemnerkontoret. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom det er restanser må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men utenlandske leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Dersom det er restanser må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men utenlandske leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. HMS-egenerklæring, jf. bilag 3 til konkurransegrunnlaget. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 8

9 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren må inneha de nødvendige konsesjoner/tillatelser for å tilby de tjenester som rammeavtalen omfatter. Dokumentasjon Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Bevis for at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor det er etablert. Kopi av de nødvendige konsesjoner/tillatelser. 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha meget god soliditet. Dokumentasjon Soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Vurderingen må opplyse om kredittverdighet. Vurderingen må ikke være eldre enn 1 år og må være basert på siste kjente regnskapstall. Årsregnskap for siste 3 år inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon Oversikt over tilsvarende forsikringsoppdrag de siste 3 år, inkludert deres tidspunkt, verdi og mottaker. Leverandøren skal oppgi en referanse for hvert oppdrag med navn, e-post og telefonnummer. Oversikt over leverandørens totale bemanning, samt personell som vil bli benyttet til dette oppdraget. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings-/styringssystem. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 9

10 3. KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være ANSA i hende senest kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Språk Tilbudet skal være på norsk. Det er likevel adgang til å benytte vedlegg på svensk, dansk eller engelsk dersom norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal innbindes i (ring)perm og organiseres på følgende måte: 1. Følgebrev, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Følgebrevet skal inneholde en bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet frem til vedståelsesfristens utløp (jf. punkt 3.11 nedenfor). 2. Dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene i punkt Dokumentasjonen skal organiseres under det kvalifikasjonskrav den tilhører, og i den rekkefølge som er angitt. 3. Samlet presentasjon av leverandørens eventuelle forbehold (jf. punkt 3.8 nedenfor). 4. Besvarelse av tildelingskriteriene. Besvarelsen skal følge rekkefølgen i punkt Utfylt prisskjema (jf. bilag 2 til konkurransegrunnlaget). 6. Tilbudte forsikringsvilkår Tilbudet skal innleveres i 2 eksemplarer. I tillegg skal leverandøren inngi en offentlig versjon av tilbudet der forretningshemmeligheter er sladdet (jf. punkt 5.4 nedenfor). 3.4 Emballering og merking Tilbudet skal leveres i lukket og anonym konvolutt/forsendelse og være merket ANSA forsikring. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 10

11 3.5 Innleveringsadresse Tilbudet skal leveres direkte eller sendes med post til: Postadresse: Besøksadresse: ANSA v/ Tore Berg Storgata 19, 0184 Oslo Storgata 19, 0184 Oslo Tilbudet kan ikke leveres per e-post eller telefaks. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.8 Avvik og forbehold Det er ikke adgang til å gjøre vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i konkurransegrunnlaget eller ta vesentlige forbehold mot kontraktsbestemmelsene for oppdraget. Tilbud som inneholder slike vesentlige avvik og/eller forbehold vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften (1) bokstav d og e. Andre (ikke-vesentlige) avvik og forbehold skal være presise og entydige, og være priset slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal presenteres samlet som angitt i punkt 3.3 ovenfor. I tillegg skal de spesifiseres direkte i tilbudsteksten der de er av relevans. Tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften (1) bokstav f. 3.9 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 11

12 3.11 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet frem til Bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet til det angitte tidspunkt skal gis i følgebrevet, jf. punkt 3.3 ovenfor. 4. BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil ANSA skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4.3 Avvisning Eventuelle spørsmål om avvisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriften til Avlysning av konkurransen og totalforkastelse ANSA kan avlyse konkurransen eller totalforkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn for det. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 12

13 5. TILDELING AV KONTRAKT 5.1 Tildelingskriterier Kontrakt vil bli tildelt leverandøren som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier: Vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon/beskrivelse 60 % Forsikringspremie ANSA vil vurdere leverandørens tilbudte forsikringspremier for grunnpakken for hvert av de følgende geografiske områder og forsikringsperioder, basert på utfylt prisskjema (bilag 2 til konkurransegrunnlaget): Grunnpakke Norden - 4 måneder - 6 måneder - 12 måneder Grunnpakke Europa - 4 måneder - 6 måneder - 12 måneder Grunnpakke Verden - 4 måneder - 6 måneder - 12 måneder I evalueringen vil forsikringspremiene for området Verden veie mer enn premiene for området Europa, som igjen vil veie mer enn premiene for området Norden. Forsikringspremiene for forsikringsperioden på 12 måneder vil tillegges mer vekt enn premiene for periodene på hhv. 6 og 4 måneder. 25 % Skadebehandling Under dette tildelingskriteriet vurderes den tilbudte skadebehandlingen for ANSA Studentforsikring. ANSA vil legge vekt på at leverandøren kan foreta raske og funksjonelle skadeoppgjør. Leverandøren skal beskrive hvordan skadebehandlingen vil gjennomføres, herunder: Tilgjengelighet for skadelidte, herunder kontaktpunkter ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 13

14 for skademelding (elektronisk/på nett/per telefon mv.) og eventuelle egne saksbehandlere/skadebehandlere for ANSA Studentforsikring. Saksbehandlingstid for skadeoppgjør, herunder ventetid for første svar på en skademelding. 15 % Kundeservice og skadebegrensende tiltak Under dette tildelingskriteriet vil ANSA vurdere leverandørens: Skadebegrensende tiltak, herunder mulighet for hjelp på stedet Kundeservice (utenom skadeoppgjør/skadebehandling). ANSA vil legge vekt på at studenter på en enkel og effektiv måte kan rette og få svar på henvendelser om ANSA Studentforsikring hos leverandøren, herunder foreta bestillinger. Kjennskap til lignende ordninger. Leverandøren skal beskrive de skadebegrensende tiltak og den kundeservice (herunder åpningstider og svartid på henvendelser/bestillinger) som tilbys. 5.2 Meddelelse om kontraktstildeling ANSAs beslutning om hvilken leverandør som skal tildeles kontrakt, vil bli meddelt skriftlig til alle leverandører som har deltatt i konkurransen minst 10 dager før kontrakten signeres. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for tildelingsbeslutningen og angi karensperioden, det vil si fristen for å begjære midlertidig forføyning mot beslutningen. 5.3 Offentlighet og konfidensialitet Det følger av lov om rett til innsyn i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16, jf. anskaffelsesforskriften 3-5, at allmennheten etter kontraktstildeling kan kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud. For at ANSA skal kunne oppfylle sin taushetsplikt om forretningshemmeligheter i henhold til anskaffelsesforskriften 3-6, bes leverandøren innlevere en kopi av tilbudet der eventuelle forretningshemmeligheter eller andre opplysninger som det er av ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 14

15 konkurransemessig betydning å hemmeligholde, er sladdet, jf. punkt 3.3 ovenfor. Det gjøres oppmerksom på at ANSA har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysinger som leverandøren anmoder om at unntas offentlighet. Blir det ikke levert et spesielt forberedt dokument for offentliggjøring, vil ANSA anse tilbudet som offentlig i sin helhet. ANSA, Storgata 19, NO-0184 Oslo, Telefon: , E-post: ansa@ansa.no, Org nr MVA 15