SLUTTRAPPORT FOR PILOTPROSJEKT FOR ETABLERING AV DIGITALT PLANREGISTER HOS KOMMUNENE I NORD-TRØNDELAG LPI10002

Transkript

1 Sluttrapport SLUTTRAPPORT FOR PILOTPROSJEKT FOR ETABLERING AV DIGITALT PLANREGISTER HOS KOMMUNENE I NORD-TRØNDELAG LPI10002 Grong Indre Namdal Steinkjer Invest Stjørdal - Værnesregionen 1

2 Innhold 1. Bakgrunn Prosjektmål Organisering... 3 Prosjekteier... 3 Prosjektgruppe... 3 Prosjektleder... 4 Styringsgruppe Rammer... 5 Finansiering... 5 Ressursbruk Aktiviteter i prosjektet... 6 Utarbeide veileder... 6 Skanning og georeferering... 6 Kommunebesøk... 7 Kjøp av programvare... 7 Planer GiNT... 7 Digitalisering av planer Oppsummering... 8 Etablering og daglig drift av planregister... 8 Oversikt over analoge og digitale planer... 9 Digitalisering... 9 Digitalt planregister... 9 Bidra med kompetanse til prosjektdeltagerne Formidle erfaring og kompetanse til øvrige kommuner i fylket Konklusjon Veien videre Vedlegg Delmål ved etablering av digitalt planregister Vedlegg Fremdriftsplan Vedlegg Bestillingsskjema pulje Vedlegg Bestillingsskjema pulje Vedlegg Fullstendig kostnadsoversikt

3 1. BAKGRUNN Plan og bygningslov av 2008 stiller nye krav til kommunene som eiere og forvaltere av plandata. Loven nevner to alternativer for oversikt over gjeldende planer. Den enkle, planregister med planoversikt, og den avanserte med digitalt planregister. Sistnevnte alternativ skal benyttes hvis kommunen leverer digitale grunnlagsdata til private planleggere for utarbeidelse av nye planer. I praksis vil det være aktuelt for alle kommuner i Nord-Trøndelag å innføre digitalt planregister. 2. PROSJEKTMÅL Etablering, drift og vedlikehold av digitalt planregister er en krevende oppgave og dette prosjektet skal konkretisere de ulike delmålene, samt bistå kommunene i arbeid med etablering og daglig drift av registeret. Den daglige driften vil i hovedsak bestå av ajourhold av vektordata. Prosjektet skal bidra med kompetanse til kommunene og deres samarbeidspartnere og også formidle erfaringer og kompetanse fra prosjektet til de øvrige kommunene i fylket som ikke er prosjektdeltakere. Det er opp til de deltakende kommunene å velge et nivå for omfang. Kravet i ny PBL er at planer etablert etter skal inn i registeret. Kommunen kan selv velge om eldre planer skal inn. Det første delmålet, her kalt PRI 1, må gjennomføres for å kunne danne grunnlag for digitalt planregister etter ny PBL. - PRI 1 Etablere rutiner for bestilling av nye planer - PRI 2 Skaffe oversikt over alle gjeldende planer - PRI 3 Eldre analoge planer (ordnet etter økende kompleksitet) 3. ORGANISERING Loven åpner for at kommunene kan inngå interkommunalt samarbeid om felles planregister. For kommunene i Nord-Trøndelag vil det være den mest aktuelle måten å drifte et digitalt planregister på, men man skulle i løpet av prosjektperioden avklare om dette var en aktuell samarbeidsform for alle. I prosjektet skulle derfor de deltakende kommunene Stjørdal, Grong og Steinkjer ha med samarbeidspartnere i sine respektive regioner i prosjektet. Stjørdal samarbeider i regionsamarbeidet Værnesregionen med nordtrønderkommunene Meråker og Frosta. Grong med Indre Namdal som består av kommunene Høylandet, Lierne, Namsskogan, Røyrvik og Snåsa i tillegg til Grong. Investsamarbeidet som Steinkjer er en del av, består også av kommunene Inderøy og Verran. På grunn av liten framdrift og manglende grunnlag for de videre aktivitetene i prosjektet ble det på møte i styringsgruppa besluttet at Frosta ikke lenger skulle delta i prosjektet. Prosjekteier Steinkjer kommune står som eier av prosjektet. Prosjektgruppe Grong kommune (Indre Namdal), Steinkjer (INVEST), Stjørdal (Værnesregionen), Nord-Trøndelag Fylkeskommune, Fylkesmannen i Nord-Trøndelag, Kartverk og prosjektsekretær/leder ved Kartverket. 3

4 Medlemmer i prosjektgruppa har vært: Lars Billdal Steinkjer kommune Elisabeth Vollmo Bjørhusdal Grong kommune Ingeborg Roland Meyer Stjørdal kommune Kristian Julien Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Sissel Holien Nord-Trøndelag Fylkeskommune Berit Nordtug Kartverket Elling Ringdal Kartverket Det har vært utskiftninger i prosjektgruppa underveis i prosjektet. Tidligere medlemmer har vært Stephanie Lupfert-Streich Stjørdal kommune. Prosjektleder Elling Ringdal er ansatt som prosjektleder. Oppgaver; Prosjektgjennomføring Oppfølging av prosjektplan og planlegging av oppgaver Økonomi og fremdriftsoppfølging Kontroll av digitale planer, digitalisering og georeferering Kompetanseoverføring Informasjon Det har vært skiftet prosjektledere to ganger underveis i prosjektet. Tidligere prosjektledere har vært Per Anders Røstad og Kristine Stenvik. Styringsgruppe Rådmannsnivå i de involverte kommunene, Nord-Trøndelag Fylkeskommune, Fylkesmannen i Nord- Trøndelag og Kartverket. Oppgaver; Oppfølging av prosjektplan, økonomi og fremdriftsoppfølging, følge opp ressursbehov. Medlemmene i styringsgruppa har vært: Geir Gilde Steinkjer kommune, leder Stig Moum Grong kommune Geir Aspenes Stjørdal kommune Karl-Heinz Cegla Nord-Trøndelag Fylkeskommune Liv Iversen - Kartverket Hans Brattås Fylkesmannen i Nord-Trøndelag Prosjektleder har fungert som sekretær for syringsgruppa. Det har vært utskiftninger i styringsgruppa underveis i prosjektet. Tidligere styremedlemmer har vært: Asle Hasselvold, Svein Helland Grong kommune Roald Huseth, Per Arne Stavnås Fylkesmannen i Nord-Trøndelag 4

5 4. RAMMER Prosjektet var berammet å gå over tre år med oppstart september Fylkesmannen signaliserte at prosjektet ville kunne tildeles skjønnsmidler med en totalramme på 3 millioner kroner over hele prosjektperioden. Prosjektleder/ prosjektsekretær fra Kartverket har vært ansatt i 50 % stilling. Prosjektleder startet i stillingen Stillingen finansieres av prosjektmidler. På grunn av skifte av prosjektledere var det perioder med stillestans i prosjektet, noe som førte til at opprinnelig dato for ferdigstilling ble utsatt. Endelig sluttdato ble satt til Finansiering Det ble tatt sikte på at 50 % av prosjektkostnadene skulle dekkes av prosjektmidler. Prosjektet ble delvis finansiert av skjønnsmidler fra Fylkesmannen, og det skulle i løpet av prosjektperioden søkes midler fra MD og Kartverket. Øvrige midler skulle dekkes av prosjektdeltakerne. Søknad om midler fra MD og Kartverket har ikke vært aktuelt, da skjønnsmidlene fra Fylkesmannen har dekket aktivitetene i prosjektet. Skjønnsmidlene ble utbetalt slik: År Beløp kroner kroner kroner Totalsum kroner Ressursbruk Overslag og bruk av skjønnsmidler. Oppgave Overslag Bruk Prosjektleder, 50 % lønn i tre år (inkl. kostnader) Kr ,- Kr ,- Lønn andre Kartverket Kr ,- Lønn Koordinator Grong / Stjørdal Kr ,- Utstyr (PC-utstyr, telefon) Kr ,- Kr ,25 Reisekostnader Kr ,- Kr ,90 Møteutgifter Kr ,49 Scanning og georeferering plankart Kr ,- Scanning saksarkiv Kr ,- Digitalisering, planområde (egeninnsats) Kr ,- Tjenestekjøp, vektorisering, planbase mm. Kr , Kr ,- Egeninnsats 1755,5 timer x 550,- Kr ,- Kr ,- Totalt Kr ,- Kr ,64 Brukte skjønnsmidler (ressursbruk fratrukket egeninnsats) Kr ,64 5

6 Timer egeninnsats er basert på leverte timelister samt stipulert timebruk. Posten Brukte skjønnsmidler er summen av skjønnsmidler som er brukt i prosjektet. Se vedlegg 5 for fullstendig kostnadsoversikt. Timeprisen for egeninnsats ble opprinnelig satt til kr Dette ble på styremøtet bestemt øket til 550,- for hele prosjektperioden. Dette innebærer en prisstigning på 10 %, som er middelet over 4 år. Det ble opprinnelig tatt sikte på at 50 % av egeninnsatsen til deltakende kommuner skulle finansieres av prosjektet. På grunn av liten fremdrift godtok Fylkesmannen i 2011 at kravet som følger skjønnsmidlene om 50 % egeninnsats skulle strykes. Involverte parter i prosjektet deltok med egeninnsats, men noen oppgaver og delmål hadde behov for finansiering; Utstyr (PC til prosjektleder/prosjektsekretær) Reisekostnader prosjektleder Skanning og georeferering av gamle analoge planer Skanning av analogt saksarkiv Digitalisering av planområde (analog plan) Fulldigitalisering av analog plan Kvalitetsheving av eldre digitale planer oppgradering 5. AKTIVITETER I PROSJEKTET Vedlegg 1 viser oversikt over delmålene i prosjektet. Vedlegg 2 viser fremdriftsplan med milepæler. De enkelte aktivitetene er kort forklart i dette kapitelet. Utarbeide veileder Ved prosjektstart høsten 2010 var fokus på datafangst og rutiner for å sikre kvaliteten på planforslag fra private. Noen kommuner utarbeidet rutiner og maler for bestilling av nye planer som sikrer at leveranser fra private forslagsstillere oppfyller kravene. Dette ble presentert for de øvrige kommunene i fylket på vedlikeholdsårsmøtet. Skanning og georeferering Fra vinteren 2011 startet deltagerkommunene jobben med skanning av gamle planer og plandokumenter. For Indre Namdalskommunene har Elisabeth Vollmo Bjørhusdal, Grong kommune, har fungert som koordinator. Hun har vært involvert i arbeidet med skanning og georeferering for Grong, Røyrvik, Namsskogan og Høylandet. Kartverket har bistått Snåsa og Lierne. For INVEST har Kartverket bistått Verran kommune i arbeidet med skanning og georeferering av arealplaner. Stjørdal kommune ved Stephanie Lupfert-Streich og senere Ingeborg Roland Meyer har bistått Meråker kommune i Værnesregionen med skanning og georeferering. Dette er en aktivitet som har pågått kontinuerlig under det meste av prosjektperioden. 6

7 Kommunebesøk Høsten 2011 ble det gjennomført besøk til kommunene som deltar i prosjektet. Deltagere var ny prosjektleder, representanter fra Kartverket og representanter fra kommunene. Det ble gjennomført 8 møter. Tema var: - Status for prosjektet - Informasjon om PBL og lovkrav - Fremdriftsplan for prosjektet - Budsjett og finansieringsplan for prosjektet - Aktiviteter videre - FDV for plandata Kjøp av programvare Høsten 2011 startet Indre Namdal prosjektet Felles GIS i Indre Namdal. Målet var innkjøp og installering av felles GIS-programvare, samt opplæring og utarbeidelse av driftsrutiner for dette. GIS-løsningen omfatter digitalt planregister og mulighet for å koble dette mot sak/arkiv-system. Kartverket og Nord-Trøndelag Fylkeskommune har bistått kommunen med utarbeidelse av kravspesifikasjonen for bestillingen. Felles GIS-løsning og digitalt planregister for Indre Namdal var på plass fra vinteren 2013 og prosjektet ble avsluttet april Planer GiNT GiNT er en kartportal som er drevet av Fylkesmannen og Fylkeskommunen. Det ble en periode forsøkt å vise skannede og georefererte rasterplaner i GiNT. Da planene var vanskelige å lese på grunn av varierende kvalitet og mangel på standardisert fremstilling gikk man imidlertid bort fra denne løsningen. Pr. juni 2014 vises planområdet av importerte planer i GiNT. Digitalisering av planer Våren 2013 startet milepæl 5 i prosjektet, digitalisering av planer. Det ble sendt ut forespørsel til alle kommunene i prosjektet om de hadde arealplaner de ønsket å vektorisere eller kvalitetsheve til gjeldende SOSI-versjon. Dette var aktuelt for 7 kommuner. Det ble besluttet at aktiviteten skulle gjennomføres ved kjøp av tjenester fra firma, og at prosjektet skulle fullfinansiere kjøpet. Egeninnsatsen hos kommunene skulle ligge i utarbeidelse av grunnlaget for anbudskonkurransen. Anbudsgrunnlaget omfattet planoversikt og georefererte rasterplaner. Dette var både reguleringsplaner, kommuneplaner og kommunedelplaner. Bebyggelsesplaner ble ikke tatt med. Kommunene stod for vurderingen av aktuelle planer og utarbeidelse av planoversikt, mens Kartverket bistod med georeferering av planer der det var behov. Kartverket laget teknisk spesifikasjon og gjennomførte anbudskonkurransen. På grunn av fremdriften i arbeidet med konkurransegrunnlaget ble det besluttet å gjøre tjenestekjøpet i to puljer. Pulje 1 ble lagt ut som åpen anbudskonkurranse på DOFFIN , med tilbudsfrist Leveransefrist for oppdraget var Pulje 1 bestod av arealplaner for kommunene Snåsa, Lierne, Røyrvik, Namsskogan og Grong. Oppdraget var vektorisering av 147 analoge arealplaner, kvalitetsheving av 6 vektorplaner og databearbeiding til sømløs planbase for 5 kommuner. 7

8 Det kom inn tilbud fra ni firma. Ett firma, NIRAS AS, måtte levere prøveleveranse for å dokumentere at de var kvalifisert for oppdraget. Prøveleveransen, som bestod av fullvektorisering av 3 reguleringsplaner, ble godkjent. NIRAS AS i Aarhus, Danmark, ble tildelt oppdraget for kr ,50 inkl. mva. Det ble lagt til kvalitetsheving av ytterligere 1 arealplan etter avtaleinngåelse. Dette medførte tillegg til kontraktsverdien på kr. 2450,- inkl. mva. Se vedlegg 3 Bestillingsskjema pulje 1 for ytterligere informasjon. Pulje 2 ble kunngjort som forenklet forespørsel v.h.a. Kartverkets konkurransegjennomføringsverktøy , med tilbudsfrist Leveransefrist for oppdraget var Pulje 2 bestod av arealplaner for kommunene Meråker og Høylandet. Oppdraget var vektorisering av 60 analoge arealplaner, kvalitetsheving av 29 vektorplaner og databearbeiding til sømløs planbase for 2 kommuner. Det kom inn tilbud fra fem firma, hvor ett tilbud ble avslått på grunn av mangler ved tilbudet. NIRAS AS i Aarhus, Danmark, ble tildelt oppdraget for kr ,- inkl. mva. Se vedlegg 4 Bestillingsskjema pulje 2 for ytterligere informasjon. Firmaet vektoriserte arealplanene kommunevis. I pulje 1 ble det lagt opp til tett kontroll av vektoriserte enkeltplaner. Kartverkets kontroll ble lagt inn i firmaets fremdriftsplan, med ca. en uke pr. kommune. I pulje 2 ble arealplanene levert Kartverket etter at sømløs planbase var etablert. Frist for tilbakemelding var da etter kontrakten 30 dager. Kartverket tok teknisk kontroll av de vektoriserte arealplanene, og en vurdering av firmaets tolkning av planinnholdet. Kommunene foretok endelig godkjenning av planene basert på planleveransen og rapport fra Kartverkets kontroll. Leveransen fra firma ble lagt inn i kommunenes planregisterløsning. Planbasen ble også godkjent som vedlikeholdsleveranse for plandata til Norge digitalt i OPPSUMMERING Etablering og daglig drift av planregister I NPAD del 4 er overordnet modell for kommunalt planregister beskrevet slik: Kravet i loven til hva et planregister skal omfatte er såpass vidt at det går utover ordinær betydning av begrepet register. Begrepet planregister må forstås mer i betydningen nasjonalt planinformasjonssystem med innsyn i flere plandatabaser. Modellen har også en kobling til sak-/arkivsystem for dokumentene til planen, der det for enkelte dokumenttyper også er krav om en geografisk posisjon (punkt-koordinat) for kobling mot lokalisering i den aktuelle arealplanen. Modellen har en registerfunksjonalitet som muliggjør produksjon av planoversikt sortert på nasjonal arealplan-id og vedtaksdato. De kommunale digitale planregistrene blir i realiteten en del av et nasjonalt system ved at de er koblet til Internett. I dette prosjektet har de deltakende kommunene fått mulighet til å legge grunnlaget for innholdet i et planregister. All saksbehandling i planregisteret er knyttet til arealplanene i registeret. Prosjektet har hatt som målsetning å tilrettelegge for etablering av arealplaner til planregister og etablere rutiner for vedlikehold av vektordatasettene. Etablering av rutiner for saksbehandling i planregisteret har ikke vært en del av prosjektet. 8

9 PRI 1 Etablere rutiner for bestilling av nye planer De fleste kommunene i prosjektet har helt eller delvis etablert rutiner i forbindelse med bestilling av nye planer. Dette gjelder planer fra private forslagsstillere og planer som kommunen mottar fra firma. Ett av målene for prosjektet var å lage et utkast til rutiner for kommunalt ajourhold av planregister med fokus på etablering og ajourhold av vektordata. Dette er ikke gjort gjennom prosjektet, men Kartverket har pr. juni 2014 en veileder ute på intern høring. Denne omhandler forvaltning av arealplaner i kommunens planregister, og intensjonen er at den skal iverksettes januar PRI 2 - Skaffe oversikt over alle gjeldende planer Oversikt over analoge og digitale planer Alle kommunene har laget oversikt over gjeldende planer. Planoversikt er helt grunnleggende for å kunne fortsette arbeidet mot digitalisering (skanning, georeferering og vektorisering) av planer. Loven krever ikke at alle eldre planer skal inn i planregister. Kommunen kan selv velge hvilke eldre planer de vil ha med, men de fleste kommunene i prosjektet valgte å ta med alle vedtatte og gyldige planer. Noen av kommunene har utarbeidet veileder for hvordan oppheving av gamle planer kan gjennomføres. Bakgrunnen er at mange kommuner vedtar nye planer uten å oppheve eldre plan i samme område. Gamle planer må vedtas opphevet. Dette er også viktig for å kunne fjerne deler av gamle planer som overlappes av nyere planer i sømløs planbase. PRI 3 - Eldre analoge planer (ordnet etter økende kompleksitet) Digitalisering Skanning, georeferering og vektorisering av planer. Alle kommuner har skannet og georeferert eldre arealplaner. Ikke alle eldre planer er georeferert. Ofte vil det være en vurdering om det er hensiktsmessig å georeferere planen, andre ganger er ikke dette mulig å få til. Planer for områder som ikke er ferdig utbygd og planer som det sannsynligvis kommer endringer i ble digitalisert. 7 kommuner vurderte at de hadde eldre arealplaner som var aktuelle for fullvektorisering. Dette var Høylandet, Grong, Namsskogan, Røyrvik, Lierne, Snåsa og Meråker. De fikk fullvektorisert og kvalitetshevet henholdsvis 207 og 36 aktuelle arealplaner. Det er også etablert sømløse planbaser for de samme 7 kommunene. Se LPI10002_Planoversikt.xlsx for mer informasjon. Digitalt planregister Ved prosjektstart hadde 3 av 11 deltagerkommuner digital planregisterløsning, Stjørdal, Steinkjer og Verran. De resterende 8 kommunene hadde enten planregister med planoversikt eller ingen planregisterløsning, se kart under. Kommunene i Indre Namdal, Høylandet, Grong, Namsskogan, Røyrvik, Lierne og Snåsa har i prosjektperioden gått til anskaffelse av digitalt planregister. 9

10 Status planregister ved prosjektstart Status planregister ved prosjektslutt 10

11 Bidra med kompetanse til prosjektdeltagerne Det har vært kontinuerlig erfaringsutveksling mellom deltagerne underveis gjennom alle aktivitetene i prosjektet. Formidle erfaring og kompetanse til øvrige kommuner i fylket Prosjektet er gjennomført med 11 av Nord-Trøndelags 23 kommuner. Enkelte av de resterende kommunene har allerede etablert planregister og trenger ikke hjelp til etablering. 6 kommuner har planoversikt og 5 kommuner har ikke planregister i henhold til minimumskrav. Disse vil ha behov for hjelp ved etablering av planregister, og noen kommuner er allerede besøkt. Erfaringer fra prosjektet kommer til nytte ved veiledning av de gjenværende kommunene. 7. KONKLUSJON I løpet av prosjektperioden har det blitt byttet prosjektleder to ganger. Dette har hatt som følge at fremdriften i prosjektet tidvis har vært lav/stoppet opp, og prosjektavslutningen har blitt utsatt med 8 måneder. Skifte av prosjektledere har medført mange endringer i fremdriftsplanen og har vært uheldig for kontinuiteten i prosjektet. Planregisterprosjektet har vært ment som et hjelpemiddel for deltagerne i arbeidet med å etablere, drifte og vedlikeholde digitalt planregister. Dette krever aktiv deltagelse og egeninnsats hos kommunene. Frafallet av en kommune underveis skyldtes manglende fremdrift som resulterte i at det ikke var grunnlag for videre deltagelse i aktivitetene i fremdriftsplanen. Enkelte av kommunene har ikke deltatt aktivt i noen deler av prosjektgjennomføringen. Det er uvisst hvilke behov/motivasjon disse hadde for deltagelse i prosjektet. Motivasjon og tilgjengelige ressurser hos deltagerne er sentralt for gjennomføringen av et slikt prosjekt. De kommunene som har deltatt aktivt i gjennomføringen har underveis i prosjektet fått etablert fungerende planregisterløsning med innhold. Skjønnsmidlene som ble bevilget prosjektet gjorde det mulig å finansiere deler av koordinatorarbeidet som prosjektgrupperepresentantene fra Indre Namdal og Værnesregionen gjorde. Koordinatorenes arbeid og funksjon har vært helt sentral for resultatet av prosjektet. Midlene muliggjorde også fullfinansiering av tjenestekjøpene og høynet andelen planer som ble tatt med i vektoriseringen. Kommunene fikk en god oversikt over sine gyldige planer i arbeid med anbudsgrunnlaget. Som nevnt i kap. 6 har det ikke blitt laget utkast til rutiner for kommunalt ajourhold av planregister i prosjektet. Dette er et viktig punkt som blir fulgt opp av Kartverket sentralt med utarbeidelsen av veileder for forvaltning av plandata i kommunens planregister. Kjøpet av vektoriseringstjenester ble administrert av Kartverket. Kartverket har gjennom dette og lignende prosjekt opparbeidet seg erfaring med kjøp av slike tjenester. Det finnes standardmaler for utarbeidelse av anbudsgrunnlag, samt standardprosedyrer for gjennomføringen av tjenestekjøpene. Denne erfaringen kan vi bruke i senere lignende prosjekt, og erfaringer kan videreformidles til de øvrige kommunene i fylket som trenger bistand i forbindelse med etablering av planregister. Veien videre Kartverket vil gjennom sine roller som nasjonal geodatakoordinator og sekretariat for Norge digitaltsamarbeidet i fylkene fortsette å legge til rette for og bidra til at 90 % av landets kommuner i løpet av 11

12 2016 har etablert kommunale planregistre. Målet om 90 % er nedfelt i Kartverkets handlingsplan for plandata som bygger på Kartverkets strategiske handlingsplan. Kommunen har ansvaret for etablering og drift av digitalt planregister. I arbeidet med etablering av kommunale planregistre kan Kartverket ved fylkeskartkontorene bidra med å koordinere og organisere etableringsprosjekter. Kartverket kan i slike prosjekter ha rollen som prosjektleder og geodatafaglig kontrollør. Status planregister Nord-Trøndelag pr

13 VEDLEGG 1 Delmål ved etablering av digitalt planregister. Fra prosjektplanen. PRI 1 Etablere rutiner for bestilling av nye planer Etter ny PBL kan kommunene kreve at planer skal leveres digitalt fra private forslagsstillere. Dette for å sikre en digital kopi (på vektorformat) av det vedtatte plankartet på PDF-format. All informasjon om og i tilknytning til planen kobles til den digitale utgaven i planregisteret. Krav til leveranser fra private forslagsstillere bør innebære: SOSI-versjon SOSI-fil med digitale data PDF-fil (plankartet) med tegnforklaring og tittelfelt Dokumentasjon på kontroll av digital plan med SOSI-kontroll Filformat Metadata Oppgave: Det bør utarbeides en spesifikasjon i hver kommune som presiserer leveransekravene. Rutiner for kontroll av mottatte data fra firma Etablere rutiner for å kontrollere mottatte data fra private forslagsstillere/firma. Noen problemstillinger; Har vi mottatt det vi har bestilt? Er SOSI-versjon riktig (viktig med hensyn på import til produksjonsprogramvare) Er det levert dokumentasjon på utført kontroll av digital plan hva inneholder fila? Kontrollerer fila selv eller få hjelp hos Statens kartverk; Feilfri eller bare OK? Kan fila legges direkte inn i kommunens forvaltningsløsning? Er vedleggene levert som bestilt? Oppgave: Det bør utarbeides en rutinebeskrivelse for hvordan digitale planer skal håndteres ved mottak. Kvalitetskontroll og mellomlagring av eldre fulldigitale planer Fulldigitale planer etablert etter gammel lov som skal inn i planregister må oppgraderes til SOSI-versjon 4.1 for å tilpasses funksjonalitet i de ulike programsystemene som forvalter planregisterdata. Planene kontrolleres og korrigeres hvis det finnes feil. Noen feil kan være av en slik art at det ikke vil være hensiktsmessig å ta planene inn i planregister. Dette må vurderes fra plan til plan, men man bør bli enige om en felles praksis på hvordan ulike feiltyper skal korrigeres. Om det er mulig å få en nasjonal praksis gjenstår å se, men bør tilstrebes. Oppgave: Det bør utarbeides en rutinebeskrivelse på hvordan ulike problemstillinger håndteres ved oppgradering. Ikke alle feil kan korrigeres. Saksdokumentasjon til digitale planer I planregister skal saksdokumentasjon til planene være koblet til planområdet. Her skal dessuten dispensasjoner, klager, bygge- og deleforbud og mindre endringer kartfestes. I tilfeller der man velger å digitalisere gamle analoge planer bør man først undersøke om man har all dokumentasjon til hendelsene. Uten saksdokumentasjonen vil man ikke få et fullstendig planregister og det er da heller ikke hensiktsmessig å legge planene inn i planregister som fulldigitale. Planen kan da alternativt legges inn bare med planområde (RpOmråde/KpOmråde) og tilknyttes tilgjengelig dokumentasjon, men man må markere saksdokumentasjonen til planen(e) som ufullstendige. Gjerne med presisering av hva som mangler. 13

14 Fortløpende ajourhold av planer etter vedtak Vedtak som gjelder planer i planregister må registreres i de aktuelle planene med saksdokumentasjon. Kommunene må etablere rutiner for hvordan endringene kommer inn fortløpende. Fordele ansvar og oppgaver. Oppgave: Det bør utarbeides rutinebeskrivelse på hvordan endringer skal registreres, hvem som har ansvar og hva vedkommende skal utføre. Planforslag Planforslag skal inkluderes i planregister. Oppgave: Det bør etableres rutiner for registrering og ajourføring av planforslag med tilhørende dokumentasjon i planregister. Planstatus endres fortløpende i planprosessen. Etablere rutiner for ajourhold av planregister Kommunene må selv utarbeide slike rutiner, men prosjektet må lage et utkast som kan benyttes som grunnlag for alle. PRI 2 - Skaffe oversikt over alle gjeldende planer Kommunene bør selv ha oversikt over hvilke planer som er gyldige til enhver tid, men vi vet at mange kommuner ikke har slik oversikt. NTFK har gjennom mange år nå registrert og digitalisert planområde for vedtatte planer og lagt disse inn i Kartverkets sentrale forvaltningsløsning QMS via direkte tilgang. Denne basen kan nå benyttes for å komplettere planoversikten i kommunene. Et uttrekk fra basen med egenskapstabell kan sendes kommunene som må ta stilling til om oversikten er riktig eller ikke. Vedlagte tabell kan benyttes for å supplere informasjon om planene som bør benyttes ved etablering av planregister. Oversikt over analoge og digitale planer Man bør ha en oversikt over hvor mange planer som er Fulldigitale, med info om SOSI versjon. Forhold som kan gjøre oversikten mer kompleks er informasjon om filformat for digitale planer (sosi, dwg, quadri, shape osv.). Fulldigitale planer på PDF-format. Filer på PDF-format uten digital kopi på vektorformat Analoge planer, men med planomriss etabler tilknyttet informasjon på planflaten Analoge planer uten planområde Etablere digitalt planområde av analoge planer For å knytte eldre analoge planer til digitalt planregister bør det digitaliseres et planområde slik at det kan knyttes saksdokumentasjon og informasjon til planen. Oppheve gamle planer Det heter at gammel plan oppheves når ny plan erstatter, men dette er ikke alltid riktig. Hvis ny plan dekker bare deler av gammel plan må man gjøre et vedtak for å fastsette status for resten av den gamle planen. Samtidig også avklare om noen bestemmelser i den gamle planen (som er erstattet) fortsatt skal gjelde. Oppgave: Det bør utarbeides en veileder som gir regler for hvordan oppheving av gamle planer bør gjennomføres i kommunene. 14

15 Hva skal inn i planregister? Når det er skaffet oversikt over gyldige planer må det tas stilling til hvilke planer som skal inn i planregister. Det er flere alternativ (etter økende kompleksitet); Alle nye planer etablert og behandlet etter ny PBL Alle under pkt 1 + planomriss av eldre planer (uten kobling til plandokumentasjon for eldre planer) Alle under pkt 2 + men med kobling til saksdokumentasjon for eldre planer Alle under pkt. 3 + gamle planer digitalisert med kobling til saksdokumentasjon. (Hvis man legger ressurser i å digitalisere gamle planer bør man også koble til sak/arkiv). PRI 3 - Eldre analoge planer (ordnet etter økende kompleksitet) Digitalisering av omriss av analoge planer Planområde digitaliseres fra skannet plan eller fra digitaliseringsbord. Som nevnt tidligere kan man supplere omriss med tilhørende egenskaper i QMS (Kartverkets kartdatabase) med det som mangler. Størst avvik i basen finnes hos kommuner med betydelig aktivitet. Her kan man koble saksdokumentasjon til planflaten, men det er ikke sikkert at man kan følge opp kravene i planregister med hensyn på registrering av dispensasjoner, klage, bygge- og deleforbud og mindre endringer. Disse skal kartfestes med kobling til formål i planen. Saksdokumentasjon må foreligge. Skanning og georeferering (rektifisering) av analoge planer Gamle analoge planer skannes og georefereres. Planene klippes langs planavgrensningen og legges inn i planregister som en sømløs base med tilknyttet saksdokumentasjon. Man vil ha et bilde av hele planen. Kartfesting av dispensasjoner, klage, bygge- og deleforbud og mindre endringer er mulig. Man kan da også koble saksdokumentasjon til endringene. Orkidè-samarbeidet på Møre har etablert et eget skannekontor som håndterer dette for kommunene i samarbeidet. Dette er en rimeligere løsning enn om planene skannes av firma. Digitalisering av analoge planer Enkelte kommuner ønsker en fulldigital planregisterbase. Det betyr at samtlige vedtatte og gyldige planer må digitaliseres og kodes i henhold til SOSI. Digitalisering kan da utføres av firma eller man kan etablere et skannekontor som nevnt ovenfor. Tilhørende saksdokumentasjon må fremskaffes og kartfestes til riktige formål/område i planen. For kommuner med få planer vil dette være en overkommelig oppgave, men for kommuner med betydelig aktivitet må man ta stilling til om dette er formålstjenlig. En voldsom oppgave! Saksdokumentasjon til analoge planer Finnes all saksdokumentasjon til planene? Skanning av saksdokumentasjon For planer etablert de siste årene vil sannsynligvis saksdokumentene være digitale/elektroniske. Eventuell saksdokumentasjon som er analoge må skannes og legges inn i digitalt arkiv. Teste programvare og velge løsning Det har vært referert til Digital plandialog som eksempel på programvare som har funksjonalitet for planregister. Det finnes flere aktører i markedet som er aktuelle å teste ut før man velger løsning. Braplan, GISLine Planregister mfl. har løsninger som bør vurderes. 15

16 Funksjonalitet som er aktuell for programvareløsning; Mulighet for å lagre fulldigitale planer på SOSI-format og mulighet for å knytte saksdokumentasjon til planflaten Mulighet for å kartfeste dispensasjoner, klager, bygge/deleforbud og mindre endringer samt koble saksdokumentasjon til kartfestede elementer Mulighet for å lagre planomriss med tilhørende egenskaper inkl. kobling av saksdokumentasjon Funksjonalitet for dynamisk visning av planstatus (endres automatisk ved definerte milepæler i planprosessen) Mulighet for å kunne koble saksdokumentasjon fra ulike saksarkiv (K2000 ekon, ephorte, SakDok, mv) til planene. Mulighet for å lagre skannede georefererte planer som bilde (pdf, tiff, mfl) inkl. kobling til saksdokumentasjon Håndtering av basiskartet til hver enkelt plan som SOSI-fil eller som bildefil (pdf, tiff, georeferert raster) Håndtering av illustrasjoner/temakart til hver enkelt plan på SOSI-format eller som bildefil (georeferert raster) Mulighet for web-innsyn i løsningen og dialog med vektorformat av planen Funksjonalitet for wms-tjenester og håndtering av tjenestekatalog fra GeoNorge/Norge digitalt. Funksjonalitet for generering av statistikkrapporter (KOSTRA mv) Funksjonalitet for generering av metadata om planene (for utveksling) Funksjonalitet for eksport av en eller flere planer med basiskart, temakart og saksdokumentasjon (enkel eller avansert løsning) Innhold i publikumsdel av planregister søkefunksjonalitet med mulighet for å finne informasjon om Planbeskrivelse Planbestemmelser Nasjonal arealplanid Plannavn Planvedtak- dokumentasjon Høringsuttalelser Vedtaksdato (datointervall?) Mulighet for nedlasting av plan på PDF-format Informasjon om planstatus og eventuelle klager, dispensasjoner, bygge- deleforbud mv. Web-innsyn for visning av planer Informasjon om planstatus Mulighet for å gi høringsuttalelse direkte inkl. mulighet for å vedlegge dokumenter, bildefiler. Lagring til planregister og kobling til saksarkiv Kontroll av planer fra private forslagsstillere Se PRI 1 Lagre planer til planregister Legge inn koblingsnøkler i dokumentasjon og GIS-system som muliggjør kommunikasjon mellom ulike programvaresystem i kommuneforvaltningen. Etablere lenker mellom GIS-systemet og Sak/ARKIV-systemene 16

17 VEDLEGG 2 Fremdriftsplan Fremdriftsplan Milepæl 1 Kartlegging av Status Milepæl 2 Datafangst Milepæl 3 Georeferering Milepæl 4 Programvare Milepæl 5 Bearbeiding av planer Milepæl 6 Tilrettelegging for programvare Milepæl 7 Prosjekt avsluttet Utarbeide veileder Skanning, oppgradere til SOSI4.3 Georeferering av planer Behov for prog.vare, evt kjøp Digitalisering av planer Dokumentregister, raster og vektorbaser Status Status Status Status Status Status Status Indre Namdal interkommunalt samarbeid Grong Kommune Startdato 01.okt okt sep sep.11 startet, Namdal IKT sluttdato 01.apr sep Felles GIS løsning Lierne Kommune Startdato 01.okt okt sluttdato 01.apr Høylandet Kommune Startdato 01.okt okt Sluttdaoto 01.apr apr Namsskogan Kommune Startdato 01.okt okt apr Sluttdato 01.apr apr Røyrvik Kommune Startdato 01.okt Sluttdato 01.apr sep Snåsa Kommune Startdato 01.okt okt Slutdato 01.apr apr INVEST Steinkjer Kommune Startdato 01.okt okt sep jan.11 Gis/Line Sluttdato 01.apr jan jan.11 Alle aktuelle planer digitale Inderøy Kommune Startdato 01.okt okt 01.aug.11 under arb (visning på nett) Gis/Line. Ikke i Sluttdato 01.apr okt.11 Sosi 4.3 gjenstår bruk Verran Kommune Startdato 01.okt okt nov.11 Sluttdato 01.nov nov Gis/Line Værnesregionen Stjørdal Kommune Startdato 01.okt okt Sluttdato 01.des jan jan jan.11 WinMap Alle aktuelle planer digitale Meråker Kommune Startdato Overlevert stj WinMap Sluttdato

18 VEDLEGG 3 Bestillingsskjema pulje 1 Bestillingsskjema for oppdrag Tilbyder skal fylle inn felter merket med rosa farge Gule felter angir celler med formler HH Oppdragsnummer: Oppdragsnavn: LPI10002 Planvektorisering Nord-Trøndelag 2013 Aktivitet nr Kostnadsgruppe Aktivitet/leveranse Område Aktuelt Opsjon Estimert mengde Enhet Enhetspris Pris aktuelt Pris opsjon 0 0 Leveransefrist 1 Vektorisering Vektorisering av x antall georefererte planer Snåsa Aktuelt 25 Planer Kvalitetsheving Kvalitetsheving av vektorplaner 1736 Snåsa Aktuelt 3 Planer Sømløs planbase Etablering av sømløs planbase 1736 Snåsa Aktuelt 1 Fastpris Vektorisering Vektorisering av x antall georefererte planer Lierne Aktuelt 41 Planer Sømløs planbase Etablering av sømløs planbase 1738 Lierne Aktuelt 1 Fastpris Vektorisering Vektorisering av x antall georefererte planer Røyrvik Aktuelt 18 Planer Kvalitetsheving Kvalitetsheving av vektorplaner 1739 Røyrvik Aktuelt 1 Planer Sømløs planbase Etablering av sømløs planbase 1739 Røyrvik Aktuelt 1 Fastpris Vektorisering Vektorisering av x antall georefererte planer Namsskogan Aktuelt 18 Planer Sømløs planbase Etablering av sømløs planbase 1740 Namsskogan Aktuelt 1 Fastpris Vektorisering Vektorisering av x antall georefererte planer Grong Aktuelt 45 Planer Kvalitetsheving Kvalitetsheving av vektorplaner 1742 Grong Aktuelt 2 Planer Sømløs planbase Etablering av sømløs planbase 1742 Grong Aktuelt 1 Fastpris Timepris for ekstra arbeid med vektorisering. Fyll inn i rute F48 Timepris KONTRAKTSUM 0 0 Grunnlag for beregning av MVA 0 0 MVA (25%) 0,0 0,0 TOTALSUM INKL 25% MVA

19 VEDLEGG 4 Bestillingsskjema pulje 2 Bestillingsskjema for oppdrag Tilbyder skal fylle inn felter merket med rosa farge Gule felter angir celler med formler HH Oppdragsnummer: Oppdragsnavn: LPI10002 Planvektorisering Nord-Trøndelag 2013 Pulje 2 Aktivitet nr Kostnadsgruppe Aktivitet/leveranse Område Aktuelt Opsjon Estimert mengde Enhet Enhetspris Pris aktuelt Pris opsjon 0 0 Leveransefrist 1 Vektorisering Vektorisering av x antall georefererte planer Meråker Aktuelt 21 Planer Kvalitetsheving Kvalitetsheving av vektorplaner 1711 Meråker Aktuelt 29 Planer Sømløs planbase Etablering av sømløs planbase 1711 Meråker Aktuelt 1 Fastpris Vektorisering Vektorisering av x antall georefererte planer Høylandet Aktuelt 39 Planer Sømløs planbase Etablering av sømløs planbase 1743 Høylandet Aktuelt 1 Fastpris Timepris for ekstra arbeid med vektorisering. Fyll inn i rute F43 Timepris KONTRAKTSUM 0 0 Grunnlag for beregning av MVA 0 0 MVA (25%) 0,0 0,0 TOTALSUM INKL 25% MVA

20 VEDLEGG 5 Fullstendig kostnadsoversikt LPI Digitalt planregister Nord-Trøndelag Totale kostnader År Periode Beskrivelse Netto Timer Sats Sum 2010 Timer Tidb.ført lønn: T100999L.sdv 56,40 500, , Tidb.ført lønn: T101099L.sdv 74,85 500, , Tidb.ført lønn: T101199L.sdv 87,82 500, , Stipulert ant timer desember 85,00 500, , For mye timer i desember -15,00 500, ,00 Sum timer 289,07 500, ,00 Utstyr MOBILE 400 PER ANDERS RØSTAD 4000, PC-UTSTYR ,25 Sum utstyr , ,25 Reise ROSPER TR HEIM 262, RØSTAD, PER ANDERS 108, RØSTAD, PER ANDERS 438, ROSPER TR HEIM 51, RØSTAD, PER ANDERS 51, NORBER STJØRDAL 100, NORBER STJØRDAL 810, ROSPER TR HEIM 60, ROSPER TR HEIM 1 160, ROSPER TR HEIM -812, RØSTAD, PER ANDERS 175, RØSTAD, PER ANDERS 175, NORBER STJØRDAL 175,00 Sum reise 2 754, ,30 Møteutgifter MØTE DIG PLANREGISTER 1472, MØTEMAT 320, MØTEKAFFE 280, MØTEKAFFE 240,00 Sum møteutgifter 2 312, ,49 Sum ,04 Sum hittil ,04 20

21 2011 Timer Tidb.ført lønn: T110199L.sdv 87,00 500, , Tidb.ført lønn: T110299L.sdv 71,79 500, , Tidb.ført lønn: T110399L.sdv 77,99 500, , Tidb.ført lønn: T110899L.sdv 2,50 500, , Tidb.ført lønn: T110999L.sdv 79,00 500, , Tidb.ført lønn: T111099L.sdv 103,40 500, , Tidb.ført lønn: T111199L.sdv 76,60 500, , Stipulert lønn desember 82,00 500, , Tidb.ført lønn- for lite stipulert i des ,20 500, , Elisabeth V. Bjørhusdal koordinator IN (lønn 2011) 182,50 500, ,00 Sum timer 765,98 500, ,00 Reiseutgifter Reiseutgifter 316, Reiseutgifter 1 284, Reiseutgifter 759, Reiseutgifter 187, Reiseutgifter 175, Reiseutgifter 605, Reiseutgifter 149, Reiseutgifter 153, Reiseutgifter 37, Reiseutgifter des (stipulert) 1 024, Reiseutgifter des - for lite stipulert 247,60 Sum reiseutgifter 4941, ,60 Møteutgifter Servering styringsgruppemøte 280, Servering plangruppemøte 320,00 Sum møteutgifter 600,00 600,00 Sum ,60 Sum hittil ,64 21

22 2012 Timer Tidb.ført lønn januar ,00 500, Tidb.ført lønn februar ,2 500, Tidb.ført lønn mars 63,2 500, Tidb.ført lønn april 51,7 500, , , , , Tidb.ført lønn juli , , Tidb.ført lønn august , , Tidb.ført lønn september , , Tidb.ført lønn okt , , Tidb.ført lønn nov , , Tidb.ført lønn desember (stipulert) 37,5 500, , Tidb.ført lønn des (for mye ført) , , Lønn Koordinator Grong 161,5 500, , Lønn Koordinator Grong , ,00 12 Lønn Stjørdal for arbeid i Meråker 33,00 500, ,00 Sum timer 977,10 500,00 Reiseutgifter Reisekostnader ER 632, Reisekostnader ER Grong 162, Reisekostnader ER 366, Reisekostnader ER 100, Reisekostnader ER 833,00 Sum reiseutgifter 2093,00 Møteutgifter Styringsgruppe planregister møteutg 280, Styringsgruppemøtre digitalt p 225, Servering prosjektgruppemøte 986,00 Sum møteutgifter 1 491, , , ,00 Sum ,00 Sum hittil ,64 22

23 2013 Timer Tidb.ført lønn januar 101,50 500, , Tidb.ført lønn februar 18,50 500, , Tidb.ført lønn mars 38,00 500, , Tidb.ført lønn april 74,00 500, , Tidb.ført lønn mai 140,50 500, , Tidb.ført lønn juni 60,00 500, , Tidb.ført lønn juli 11,00 500, , Tidb.ført lønn august 71,50 500, , Tidb.ført lønn sept 69,00 500, , Tidb.ført lønn okt 64,00 500, , Tidb.ført lønn nov 93,00 500, , Tidb.ført lønn des 58,00 500, , Tidb.ført lønn okt - LEHLAR 47,00 500, , Tidb.ført lønn nov - LEHLAR 26,50 500, , Tidb.ført lønn des - LEHLAR 38,00 500, , Tidb.ført lønn nov - NORBER 20,50 500, , Tidb.ført lønn des - NORBER 1,50 500,00 750, Tidb.ført lønn august - KIRJON 6,00 500, , Tidb.ført lønn des - KIRJON 9,50 500, , Lønn koordinator Grong jan-nov - EVB 432,00 500, , Lønn koordinator Grong (ikke fakt.tidl), Oppretting fra ,00 500, , Lønn arbeid for Meråker (utf av Stjørdal) - IRM 25,50 500, ,00 Sum timer 1416,50 500,00 Møteutgifter Servering styringsgruppe 340, Servering styringsgruppe 856, Servering møter 780,00 Sum møteutgifter 1976,00 Reiseutgifter Reisekostnader prosjektleder 672, , ,00 Sum reiseutgifter 672,00 Tjenestekjøp skanning av reguleringsplan 63,00 Sum tjenestekjøp 63,00 672,00 63,00 Sum ,00 Sum hittil ,64 23

24 2014 Timer Tidb.ført lønn jan 72,50 500, , Tidb.ført lønn febr 59,00 500, , Tidb.ført lønn mars 55,50 500, , Tidb.ført lønn april 43,50 500, , Tidb.ført lønn mai 74,00 500, , Tidb.ført lønn juni 128,50 500, , Tidb.ført lønn juli 90,50 500, , Sluttføring rapport 9,50 500, , Tidb.ført lønn jan - LEHLAR 71,50 500, , Tidb.ført lønn febr - LEHLAR 12,00 500, , Tidb.ført lønn mars - LEHLAR 13,50 500, , Tidb.ført lønn april - LEHLAR 15,00 500, , Tidb.ført lønn mai - LEHLAR 0,50 500,00 250, Tidb.ført lønn jan - NORBER 47,50 500, , Tidb.ført lønn mai - KIRJON 2,00 500, , Lønn koordinator Grong jan-april - EVB 60,00 500, , Lønn koordinator Grong jan-april, Oppretting endelig timeliste - EVB 3,00 500, ,00 Sum timer 758,00 500,00 Møteutgifter Bespisning 370, Bespisning (styringsgruppe) 340,00 Sum møteutgifter 710,00 Utstyr Delkostnad PC 10000,00 Sum utstyr 10000,00 Tjenestekjøp Firmakostn - dig av planer , Firmakostn - dig av planer, pulje ,50 Sum tjenestekjøp , ,00 710, , ,00 Sum ,00 Sum totalt ,64