MØTEINNKALLING. Faste medlemmer melder evt forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf ,

Transkript

1 Trysil kommune MØTEINNKALLING Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Dato: Møtested: Trysil rådhus, Kommunestyresalen Tidspunkt: 14:00 Faste medlemmer melder evt forfall, som skal være begrunnet, til servicetorget, tlf , Vararepresentanter møter bare når de blir innkalt som følge av forfall. 1

2 SAKSLISTE: Saksnr Innhold PS 15/12 Referatsaker RS 15/19 Protokoll fra møte i arbeidsmiljøutvalget PS 15/13 HMS - verneområder for perioden PS 15/14 HMS-handlingsplaner Trysil kommune Underskrift leder:

3 PS 15/12 Referatsaker 3

4 RS 15/19 Protokoll fra møte i arbeidsmiljøutvalget

5 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 28816/2015 Arkiv: 440 Vår saksbehandler: Astrid Lutnæs HMS - verneområder for perioden Saksnr Utvalg Møtedato 15/13 Arbeidsmiljøutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Forslag til verneområder for perioden Øvrige saksdokumenter: Arbeidsmiljøloven Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Rådmannens innstilling: 1. Verneområder for perioden vedtas som foreslått i vedlegg/saksdokument Behov endringer av verneområder som følge av ombygging/flytting mv., legges fram for AMU ved behov. 3. Hovedverneombudet fungerer som verneombud ved verneområder som midlertidig står uten valgt verneombud. Nyvalg av fast verneombud skal uansett finne sted omgående. Trysil kommune Bjørn Myhre konstituert rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 5

6 Bakgrunn Bestemmelser om verneombud / verneområder er å finne i Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (AML) kap.6 og i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Arbeidsmiljøutvalget godkjenner verneområdene før verneombud utpekes / velges. I AML 6-1 punkt (2) heter det blant annet at antall verneombud fastsettes i forhold til virksomhetens størrelse, arbeidets art og arbeidsforholdene for øvrig. Hvert verneområde skal være klart avgrenset og må ikke være større enn at verneombudet kan ha full oversikt og ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Fastsettelse av verneområder skjer hvert 2. år og verneombud skal velges for 2 år. Gjeldende verneområder ble vedtatt i AMU , sak-13/12. Nødvendige endringer som følge av omorganisering mv., ble vedtatt i AMU , sak-14/15. Vurdering Ledere og verneombud er sentrale ved vurdering av verneområder. Rådmann har , sendt ut notat til ledere og verneombud v/hovedverneombud med forespørsel om nåværende verneområder er hensiktsmessige. Frist for tilbakemelding var satt til Rådmann har mottatt to innspill. Helsesjef Jon Arne Bye har gitt tilbakemelding om at det skjer en del fysisk forandringer i hans organisasjon og at det er naturlig å se på verneområdene i lys av dette. Han ønsker å ta dette opp med sine ledere. Videre har kultursjef Anne N. Sætre stilt spørsmål om det er naturlig at PP-tjenesten hører til verneområdet Kulturskolen m.fl. PPT ble lagt til verneområdet Kulturskolen m.fl. ved revidering av verneområder høsten Grunn til dette var at PP-tjenesten er en liten tjeneste som er lokalisert i bygg ved siden av Kulturskolen. Nåværende verneombud hadde ingen innvendinger mot dette. Rådmann har ikke foreslått endring nå. Flytting av kontorer, omorganisering mv. skjer stadig og vil ha konsekvenser for å oppfylle AML sin bestemmelse om verneområder. Første halvdel av 2016 er Helse og omsorg sin administrasjon på flere steder. I en overgangsfase fram til aldershjemmet er ferdig utbygd, må respektive ledere sammen med HVO sørge for å finne en hensiktsmessig løsning for verneområde og verneombud som tilfredsstiller AML sine bestemmelser. Rådmann ser behov for at verneområdene må justeres og tas opp på nytt i AMU i Ved evaluering av verneområdene i 2013, ble verneombudene invitert til å være med på møte i AMU for si noe om nåværende verneområder mv. Tilbakemeldingene var entydige om at daværende verneområder var hensiktsmessige den gangen. Tilbakemelding på henvendelse som ble sendt ledere og verneombud v/hovedverneombud i november, gir ingen signaler om nødvendige endringer utover deler av Helse og Omsorg som følge av ombygging / flytting i Konklusjon 1. Verneområder for perioden vedtas som foreslått i vedlegg/saksdokument Behov endringer av verneområder som følge av ombygging/flytting mv., legges fram for AMU ved behov. 3. Hovedverneombudet fungerer som verneombud ved verneområder som midlertidig står uten valgt verneombud. Nyvalg av fast verneombud skal uansett finne sted omgående. 6

7 Lønns- og personalavdelingen Vår ref.: 2015/ /2015 Saksbehandler: Astrid Lutnæs Dato: Telefon: Arkiv: 440 Faks: Forslag til verneområder for perioden Kommunalsjef Verneområde Avdelingsleder 1 Leder under kommunalsjef 2 Jan Sævig Hagelund Informasjonsavdelingen Toril Børke Jan Sævig Hagelund Lønns- og personalavdelingen Heidi Kveen Brustad Jan Sævig Hagelund Økonomiavdelingen og IKT (Borgstad) David Sande og Jan De Doncker (Borgstad) Bjørn Myhre Hagelund Eiendomsavdelingen Ståle Elgshøen Bjørn Myhre Eiendomsavdelingen renholdere Ståle Elgshøen Bjørn Myhre Eiendomsavdelingen vaktmestere Ståle Elgshøen Bjørn Myhre Hagelund Landbruksavdelingen Olav Kornstad Bjørn Myhre Hagelund Plan, bygg- og miljøavdelingen Bjørn Tore Bækken Bjørn Myhre Hagelund Veg-, vann og avløpsavdelingen - administrasjon Hans Martin Aas Bjørn Myhre Veg-, vann- og avløpsavdelingen - driftssentralen Hans Martin Aas Jo Stuan Hagelund Skoleavdelingen inkl. kulturadministrasjon Jo Stuan Innbygda skole Staffan Bergqvist Jo Stuan Jordet barnehage Ann-Heidi Thorsteinsen Berit H. Fossheim Jo Stuan Jordet skole Hilde M. Solvang Jo Stuan Kulturskole, bibliotek, ungdomsklubb, kulturhus, PPT Anne N. Sætre / Ann-Helen Ødegård (PPT) Jo Stuan Nybergsund barnehage, Søre Trysil barnehage, Østby barnehage Ellen Berg Berit H. Fossheim Jo Stuan Nysted barnehage Eva Løberg Rømoen Berit H. Fossheim Jo Stuan Tingstua - voksenopplæring Marius Bryn Mali Romestrand Jo Stuan Trysil ungdomsskole Mali Romestrand Jo Stuan Vestre Trysil skole og Vestre Trysil barnehage Ny rektor Siri Jenny Solvang - styrer Berit H. Fossheim (for bhg) 1 Ved blanke felter i kolonne 3 er det ingen avdelingsleder ved dette verneområdet, og HMS-leder vil da være enten i kolonne 2 eller på kommunalsjefnivå. 2 Ved blanke felter i kolonne 2 vil avdelingsleder være direkte underlagt kommunalsjef uten mellomlederledd. 7

8 Kommunalsjef Verneområde Avdelingsleder 1 Leder under kommunalsjef 2 Jo Stuan Østmojordet barnehage Lise Heggeriset Ås Berit H. Fossheim Trygve Øverby Barnevern og helsestasjon Eva Holmseth, Gina Ødegård Jon Arne Bye Trygve Øverby Bergetunet Jane B. Hoel Brit Støa Trygve Øverby Forebyggende og rehabiliterende enhet; inkl. Vedsentralen Anne Sandbu Jon Arne Bye Trygve Øverby Gamlevegen Anne Grete N. Adolfsson Brit Støa Trygve Øverby Hagebæk Anne Grete N. Adolfsson Brit Støa Trygve Øverby Hjemmetjenesten avd. 1 Stina Brenden Brit Støa Trygve Øverby Hjemmetjenesten avd. 2 Lise Andersson Brit Støa Trygve Øverby Hjemmetjenesten avd. 3 Tim Wallace Brit Støa Trygve Øverby Legesenteret Ann-Karin Røgholt Jon Arne Bye Trygve Øverby Lundevegen Jane B. Hoel Brit Støa Trygve Øverby Lundevegen 10 enslige mindreårige Vegar Borgen Jon Arne Bye Trygve Øverby Mobekkvegen June Ebbell Britt Støa Trygve Øverby Skredderbakken Trygve Øverby Sosialkontoret Aud Marit Gjøstøl Trygve Øverby Trysil sykehjem 2. avd. Linda Brenden Kristiansen Jon Arne Bye Trygve Øverby Trysil sykehjem 3. avd. Siv Cathrine B. Stengrundet Jon Arne Bye Trygve Øverby Trysil sykehjem 4. avd. Siv Cathrine B. Stengrundet Jon Arne Bye Trygve Øverby Trysil sykehjem 5. avd. Ida Kristine Nymoen Jon Arne Bye Trygve Øverby Trysil sykehjem 7. avd. - kjøkken Sølvi Øvrevik Jon Arne Bye Verneområder hvor endringer vil komme / må gjøres noe med som følge av ombygging og flytting av tjenester merket grønt 8

9 Trysil kommune Saksframlegg Dato: Referanse: 28831/2015 Arkiv: 440 Vår saksbehandler: Lasse Bolstad HMS-handlingsplaner Trysil kommune Saksnr Utvalg Møtedato 15/14 Arbeidsmiljøutvalget Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 HMS Handlingsplan Oppvekst og kultur - Innbygda skole 2 HMS Handlingsplan Oppvekst og kultur - TUS 3 HMS Handlingsplan Oppvekst og kultur - Barnehagene - Østmojordet barnehage 4 HMS Handlingsplan Rådmannen - Lønns- og personalavdelingen 5 HMS Handlingsplan Rådmannen - Informasjonsavdelingen 6 HMS Handlingsplan Oppvekst og kultur - PPT Øvrige saksdokumenter: HMS-håndboka Rådmannens innstilling: Arbeidsmiljøutvalget tar de vedlagte HMS-handlingsplanene til orientering. Trysil kommune Bjørn Myhre konstituert rådmann (Dokumentet er elektronisk godkjent og er derfor uten signatur.) 9

10 Bakgrunn Handlingsplaner (i HMS-håndboka også kalt tiltaksplaner) for arbeid med helse-, miljø- og sikkerhet er et verktøy for å planlegge og utføre nødvendige forbedringer i arbeidsmiljøet. Planene skal være «levende» dokumenter som oppdateres gjennom året, ved å legge til nye uløste utfordringer og kvittere ut utførte tiltak. Handlingsplanen vil kunne gi et øyeblikksbilde på hvilke utfordringer det jobbes med å løse i avdelingen, hvilke løsninger som er planlagt, eventuelle kostnader og fristen for å gjennomføre tiltakene. Vurdering Rådmannen legger årlig fram en sak som denne til arbeidsmiljøutvalget med oversikt over handlingsplaner i organisasjonen. Det har samtidig vært vanlig å legge fram en samlet handlingsplan, der rådmannens prioriteringer blant alle tiltakene kommer fram, samt kostnader knyttet til eventuelle investeringer som følger av tiltakene. Dette går deretter videre i den pågående budsjettprosessen. For 2015 er det ikke utarbeidet en slik samlet handlingsplan. Dette henger blant annet sammen med arbeidet rundt overgangen til nytt HMS-system, med stor aktivitet rundt igangsetting og opplæring av ledere og personale nå på høsten. Som følge av et nytt helhetlig HMS-årshjul for 2016, rapportering fra avvikssystemet og andre kartleggingsverktøy, er det grunn til å forvente en samlet og koordinert handlingsplan igjen i Rådmannen forutsetter uansett at HMS-tiltak som potensielt gir budsjettmessige konsekvenser enten på drift eller investeringer er tatt i den ordinære budsjettprosessen i sektorene. Arbeidsmiljøutvalget fikk i sak 15/11 fremlagt rådmannens innstilling til årsbudsjett 2016, der flere tiltak med klar arbeidsmiljøfaglig vinkling var inkludert både på prioritert og ikke-prioritert liste. Vedlagt ligger alle kjente handlingsplaner til utvalgets orientering, slik de har blitt rapportert inn fra avdelingslederne. For avdelinger som ikke finnes blant vedleggene, er det for tiden ingen aktuelle tiltak å videreformidle. Konklusjon De innkomne handlingsplanene fra avdelingene legges fram for arbeidsmiljøutvalget til orientering. 10

11 HANDLINGSPLAN HMS Avdeling: Innbygda skole Dato: Avdelingsleder: Staffan Bergqvist Verneombud: Line Jota Andre deltakere: Priorit et Beskrivelse av utfordring og risiko Planlagt tiltak Kostnad Frist Status 1 Ventilasjon fungerer dårlig også temperaturstyring Vi har startet målinger, trenger utbedringer? Pågående 2 Merking trappetrinn ute og inne Trenger oppmaling ute og ny merking inne? ute inne 3 Reparasjon av løse fliser i ganger Dårlig grind mot Korsbergsvegen Justere grind før den settes på til våren 5 Vernerunde (utsatt) Gjøres i høst Førstehjelpskurs for lærere Livredding/svømmeprøve Kurs for skiheis Medarbeidersamtaler

12 Priorit et Beskrivelse av utfordring og risiko Planlagt tiltak Kostnad Frist Status 10 Gode arbeidsplasser for personalet Involvere bedriftshelsetjenesten i byggeprosessen omg Verneombud tatt kontakt 12

13 Handlingsplan HMS avdelingsnivå Avdeling: Trysil ungdomsskole Dato: 30.april 2015 Avdelingsleder: Mali Romestrand Andre deltakere: Per Bjørlo, vaktmester Verneombud: Tone Østgård Teppen Problem / Tiltak Ansvar Kostnad Strøm hovedtavle Teknisk 1 Usikret, livsfarlig Prioritering Merknad / dokumentasjon Når utført Sikre tak på uteområder Teknisk 2 Plan utarbeides i løpet av våren Sikring av trapp i trappehus Teknisk 3 Vedlikehold av solavskjerming 4 Til skolestart 2015/16 Rutiner rydding i sløydavdeling Rektor 5 Rot og søppel på fjernes kontinuerlig slik at rømningsveier er frie Rot i styrkerom Rektor 6 Overflødig inventar fjernes for å sikre frie rømningsveier Sette opp knaggerekke utenfor tegnesal til å henge opp sekker og bager Løs ledning i gangen ved døra til kjøkken I vaktmester 8 Vannrør til vask på toalett ved 107 er bøyd vaktmester 9 Henge opp høyttalerledning øvre gymsal vaktmester 10 vaktmester 7 Sikre fri rømningsvei gjennom gangen 13

14 HANDLINGSPLAN HMS Avdeling: Østmojordet barnehage Dato: Avdelingsleder: Lise Heggeriset Ås Verneombud: Bente Nordgård Andre deltakere: Priorit et Beskrivelse av utfordring og risiko Planlagt tiltak Kostnad Frist Status 1 Trenger solavskjerming på to vinduer/dør i to ulike rom Skaffe persienner/rullegardinger 31/

15 Handlingsplan HMS Lønn- og personal Avdeling: Hagelund Dato: Våren 2015 Avdelingsleder: Heidi Kveen Brustad Andre deltakere: Alle ansatte i avdelingen Verneombud: Eva Galaasen Problem / Tiltak Ansvar Kostnad Radiatorer, skifte regulatorer til manuell styring på grunn av skriking i radiatorene på LØP - kontoret Kontrollere luftmengder i kontorene til Mette, Kristine, Astrid og Heidi Renhold, ønsker plan for når renholdet skjer på kontorene slik at vi kan rydde og være forberedt for renhold samt at det utføres husvask Lytt mellom kontorene til Astrid og Kristine isolere døren i veggen Ønske om å bruke Krystallen som møterom trenger lameller for å hindre innsyn Ståle Elgshøen Ukjent 2 Prioritering Merknad / dokumentasjon Når utført Ståle Elgshøen 1 Kan også være andre kontorer Ståle Elgshøen 2 Ønskes straks Ståle Elgshøen Ståle Elgshøen V/OPB Kr V. OPB Kr Kontakt med andre i Hagelund Eva Galaasen 3 Verneombudet tar det opp på de andre avdelingene på vernerundene for å følge opp det. Kantine Eva Galaasen 1 Hvilerom 4 Knytte HMS Øst til flytting av kontorer Eva Galaasen

16 16

17 17