Adopsjon av BI i Orkla - Hvordan tilrettelegges informasjon for sluttbrukere?

Transkript

1 1 Adopsjon av BI i Orkla - Hvordan tilrettelegges informasjon for sluttbrukere? SBN konferansen 26/ Shahzad Gul Stig Sjursen

2 Agenda Hvordan jobber BI avdelingen for å sikre at BI er relevant for business i Orkla, og dermed sikrer god brukeradopsjon? Konkretisering av bruk og erfaringer med BO i Orkla

3 Orkla BI plattform Hjelp til å navigere deg til svarene som dataene kan gi oss

4 Enabling business transformation by focusing on The in BI 4

5 This is where the magic happens! BICC? Governance meetings? Proaktiv drive BI strategien fra IT? IT Business

6 Hvem er «Business» i Orkla Typiske eksempler Selgere: Mobil arbeidsstyrke som stort sett er ute i kundebesøk. Trenger oppdatert innsikt om kundeforhold enkelt tilgjengelig via tablet Controllere i Orklas enkeltselskap: Vanligste målgruppe for BI prosjekter. Har hovedansvaret for behovskartlegging, kvalifisering og videredistribusjon av finansielle nøkkeltall og dessuten analyse. Forkjærlighet for å jobbe i Excel. Elsker å pivotisere og jobbe tabellarisk. Sammenlikner primært periode i år vs samme periode i fjor. Stort behov for verktøy for å eliminere manuell rapportkompilering og intuitivt kunne fortelle historiene som dataene kan gi oss til de store massene. Elsker «Bridge»/ waterfall diagrammer. Ledere: Ønsker servert de viktigste aggregerte KPIer fra ulike kilder på et sølvfat som er intuitivt å tolke uten «støy». Fokus på endringstrender. Typisk dashboard-konsumenter. Operasjonelle medarbeidere: Devil is in the details. Gjerne listrapporter i nær real time Business Controllere/ analytikere (Finance, Operations) i Orklas konsernfunksjoner: Konsoliderer og benchmarker Krever gode masterdata og retningslinjer for nøkkeltalsdefinisjoner og kalkulasjoner Marketing: I motsetning til de fleste andre LoBs, så er deres datakilder primært ustrukturerte (spørreundersøkelser, SoMe, klikkdata, etc). Utfordring å måle nøyaktig korrelasjon mot salg og få automatisk aggregert Big Picture innsikt.

7 Target state vision and prioritized roadmap Target state 2020 Gjennomført Besluttet Planlagt

8 Total # of unique BI vendors in Orkla: +15

9 9 Tilnærming 1: Hva forteller dataene oss? vs Tilnærming 2: Hva vil vi dataene skal fortelle oss?

10 KPI settings in Orkla What guides you the most in which actions to take? You have had a Coke and here is the descriptive (historical statistics) information about what you have consumed You have had a Coke and here is the real bill to get rid of the carbohydrate/fat gained (personalized actionable analytics with no noise guiding you with actions required to move from current to desired state) v s

11 Project Governance Model in Orkla IT PLAN BUILD RUN 11

12 Tilnærming 2: Hva vil vi dataene skal fortelle oss? Real life eksempel på BI frontend prosjekt i Orkla Spørsmål fra Controller: «Vi er straks ferdig med datavarehus (BW) prosjektet; skal vi da bruke Design Studio eller Lumira?» SVAR FRA ORKLA IT BI DEP.: «Forslag til agenda for workshop: Foreslår at dere starter med å hierarkisk presentere deres viktigste business goals og kategorisere de mest kritiske KPIene som gir innsikt og gjør dere i bedre stand til å ta bedre beslutninger. Differensier gjerne på «Leading» vs «Lagging» KPIer. Leading KPIs er de som gir dere evnen til å sense tidlig en utvikling, mens Lagging er KPIer som skjer som en konsekvens av disse. Kategoriser KPIer dere ønsker i operasjonelle rapporter Målgrupper som skal «abonnere» på de ulike dashboardene og rapportene? Hvordan ønsker de å konsumere rapportene/ dashboardene fra (tablet, web, desktop, pr )? Hvilke queries stammer KPIene fra? IT hjelper Business: Hva brukerne EGENTLIG ønsker svar på Dette gir oss en bedre forståelse av hvilket BO verktøy som er best fit for ulike behov og hvordan de skal samspille for å sikre optimal brukeropplevelse.» 12

13 Prinsipp: Design Once, Deploy Many Mål: Personalisering via rollebasert tilgang til innsikt Fra Rikets Tilstand til effektiv årsaksforklaring Company Dashboard What? Role Based Cockpit CFO, CSO, CPO, HR Where? Why? KPI Reports Root Cause Analysis Details for actionable insight?

14 OIT BI Factory Evolvement of BI development process in Orkla Raw Group, split, harmonize, calculate measures and dimensions Add context and domain knowledge Self-service target setting Predict facts based scenarios and suggest actions

15 Positioning of SAP BusinessObjects in Orkla: New business user tools to gain more value from our data IT effort: 80% 20% 20% 80% :Perceived value by Business Data to information Information to knowledge Queries & Authorizations Explore Dashboard Reporting Knowledge to insight Visual Analysis Share Simulate Comment BI Portal Insight to action Harmonized and consistent decision support platform (common business logic and KPI definitions) Better performance management

16 Pro s & Con s erfaringer med BO i Orkla Pro: Con: Best of suite (rik funksjonalitet, mange use cases) Manglende drivere mot SoMe Visuelt engasjerende med Lumira og DesignStudio «Lagging» vs konkurrenter mht innovasjon Integrasjon mot BW/ HANA Stor kompleks stack å vedlikeholde 16

17 Agenda 2 1. Key words about BI in Orkla 2. BI in Orkla Historical development Solutions BI Usage Challenges Moving forward

18 BI in Orkla ( ) BI in Orkla can be desrcibed in few key words: Progressive Innovative Dynamic Early adoptor of technolgy Finalist of BI award for 2016 DEN NORSKE DATAFORENING 18

19 BI in Orkla Historical development 2010 Orkla bought BusinessObjects Only one company in Norway (Stabburet) 70 users only top and middle management Solution: Xcelsius built on Webi and Live Office Datasource Bex and SQL server Accessed from SAP Portal 19

20 BI in Orkla Historical development As of today Multi-location deployment Norway, Sweden, Denmark, Finland, Poland, Spain Multi-company deployment Orkla Care Health, Orkla Care Home & Personal, Confetionary & Snacks, Orkla Foods Norge, Orkla Foods Sverige (to be) Over 800 Business Objects users Full usage of SAP BO portfolio 20

21 BI in Orkla Historical development 2016 continued Information Access [ Mobile Portals ] Reporting Dashboards Self Service BI Webi Design Studio Dashboard Explorer Lumira Analysis for Office Analysis for Olap BI Platform and Data Access (Semantic Layer) 21 BW on HANA Oracle, DB2, MS SQL and many other DBs MS Excel

22 BI for BI Audit from Orkla s BI platform (BO) User adoption YTD vs LYTD: little increase User interaction (events) YTD vs LYTD: + 40% More engaging BI tools and solution? More relevant reports? Better performance? 22

23 YTD pr 24.10,

24 Challenges Stability on BO server Rapid growth in number of solutions and users Negative effect on BO performance and stablity Splitted Tomcat servers and Webi servers BI weekly BO action meeting 24

25 Challenges - continued Missing overview of Real BI usage in Orkla Many AfO users connect directly to BEx queries instead of via BI Platform License / user management BW as master User meta data syncronization not good enough between BW and BO For example; named and concurrent user need to be maintained in BO Finding and reporting on user attributes such as company names Lack of good audit reports Client tools packaging and role out 25

26 Challenges - continued BI user adoption Users reluctant to use BI Launch Pad due to: BI Launch pad not being attractive Missing SSO Missing integration between BI Launch Pad and SharePoint cloud Missing visualizations in BO Multi-location Different level of BI maturity Attachment to legacy BI systems (Cognos, MS BI) Less interaction with key BI users in different locations Lack of key BI users dialog between companies 26

27 27 Missing visualizations in BO Effect: Controllers (total ca 450) export to Excel & PPT and do not go through the BI Platform

28 Challenges - continued Multi-location Different level of BI maturity Attachment to legacy BI systems (Cognos, MS BI) Less interaction with key BI users in different locations Lack of key BI users dialog between companies 28

29 Lessons learned What can be done differently: Analysis for Office role out via BI Platform Orkla IT has now new mandate - from reactive to proactive More frequent dialog with key BI users BI team is organized close to business to handle this challenge Sizing the BO servers according to growth and usage Wait til new BI tools are mature 29

30 Åpne spørsmål Hvilke erfaringer har dere med å bruke BO suiten sin interoperabilitetsmuligheter? F.eks AfO/ Af OLAP ->DesignStudio->Lumira Bruk av BO Launchpad eller Fiori tiles som startportal? Hva er brukerne deres mest tilfreds med BO? Hvorfor? Hvordan monitorerer dere user adoption utover standard audit universer? 30

31 Takk for oppmerksomheten!