Protokoll fra styremøte nr 6/ NSG kontor, Asker GK

Transkript

1 Protokoll fra styremøte nr 6/ NSG kontor, Asker GK Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Asle P. Johansen (APJ), Olaug Slethei (OS), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Kjell A Saastad (KAS), Thore Daae Olseng (TDO) 2. vara. Forfall: Karl Peter Aasland (KPA) Fra Adm: Nils Espen Olafsen (NEO) 41-06/15 Underskrift av protokoll fra styremøte nr. 5/2015 Protokoll fremlagt og underskrevet /15 Status Administrasjon Dagligliv på Servicekontoret NEO orienterte kort om forberedelser til årsavslutning og Årsmøtet i februar. I den forbindelse er budsjettgrunnlag og et første budsjettutkast klart for presentasjon for styret senere i dette styremøte. Forberedelsene til 2016 er godt i gang TK og med Turneringskoordinatorene, med Terminlisten og TB 2016 som de førende elementer for kontinuerlig utvikling. Representasjon 2016 er påbegynt i den forstand at programmet i grove trekk er satt, budsjettering påbegynt og uttak landskamp Portugal for damer er foretatt og invitasjon til de kvalifiserte pluss reserver utsendt med svarfrist 20. des. NEO har i hht. vår intensjonsavtale med Sponsor Link gitt Inger Thorp i oppdrag å hente frem reiseopplegg og priser. Som følge av at Jan H Skaar har kapasitet, tross sin kones sykdom, har NEO bedt JHS bistå med opplegg og budsjettering av NSGs representasjonsoppgaver. Når det gjelder NSGs ønske om å benytte JHS i en sekretariatfunksjon fra ca mars (når påmeldinger begynner å komme) har han foreløpig takket nei som følge av den uavklarte situasjonen med sin kone. Markedsaktivitet Utover det å ha et våkent øye for mulige annonsører på NSGs hjemmesider har markedsarbeidet fortrinnsvis vært rettet mot å finne samarbeidspartnere for ESGA Markedskomiteen har ikke vært involvert i særlig grad, med unntak av Kjell A Saastad som har kontaktet to bilimportører uten å få positiv respons. NEO redegjorde for et opplegg med JCDecaux for å få utendørsplakater, som vi kunne selge til andre støttespillere. men ledelsen var ikke like begeistret som NEO og markedsdirektøren i selskapet. NEO har kontaktet Norwegian igjen, likeså Ecco-sko med forespørsel om å bistå under ESGA Disse følges opp. Riis-bilglass er kontaktet om en fordelsavtale i kombinasjon med opplegg for ESGA 2016, møte avtalt forskjøvet til over nytt år. Det er fortsatt positive signaler i et kombinasjonssamarbeid med en bilimportør for et tittelsponsorat for Senior Tour og ESGA Det er utarbeidet et standard informasjons og salgsbrev for ESGA Dette vil KAW sende til en del av sine forbindelser lokalt. NEO har også en liste under utvikling for å påbegynne målrettet akkvisisjon på nyåret. HW skal utarbeide en søknad til Kulturdepartementet. NSG Referat styremøte des Side 1 av 13

2 Forberedelse Mar Menor 96 påmeldt. APJ og NEO orienterte om erfaringene fra Vilamoura, der Inger Thorp fra Sponsor Link besørget all teknisk gjennomføring Asle P og Sissel var turneringsledelse og sekretariat og NEO tok seg av konferansieroppgaver og en smule entertainment. I følge tilbakemeldinger og deltakerundersøkelse et opplegg som fungerte til de deltakernes tilfredshet, og som er et innspill til å høyne NSG deltakelse og preg på Mar Menor arrangementets opplegg og gjennomføring. Vårturen til Portugal 5 påmeldt. Frist 23. desember. Purring sendes en uke før /15 Økonomi og regnskap Status medlemmer Det er ingen endringer siden forrige styremøte. For budsjettet vil vi benytte inngangstallet pr som PT er 2525 minus 54 som har meldt seg ut fra (Dette tallet vil trolig øke noe..) Medlemsoversikt korr Utmeldt før Nye - innmeldt før Medlemmer pr Innmeldte i løpet av året Utmeldt i året Ikke betalt -strøket Betalende medlemmer Registrert i Golfbox Resultatregnskap og balanse pr Det var på forhånd utsendt resultatregnskap og balanse pr HW gikk gjennom hovedpostene i resultatregnskapet. Inntekter pr Inntektene ligger noe under periodisert budsjett. Bruttoinntekten er på ca som er lavere enn budsjett Hovedårsaken er lavere arrangementsinntekter og egenandel enn budsjettert. Sistnevnte som følge av at utlegg som spillerne har dekket selv. Varekostnader pr Varekostnadene ligger ca under budsjett, hovedsakelig som følge av reduserte utgifter til premier (jfr lavere arrangementsinntekter enn budsjett) Lønnskostnader Lønnskostnadene ligger ca under budsjett. Ikke alle lønnskostnader er ført pr og en må også se lønnskostnader i sammenheng med kjøp av tjenester (overforbruk på ) og reiseutgifter (overforbruk på ca ) Annen driftskostnad Andre driftskostnader ligger ca under budsjett. Ca må sees i NSG Referat styremøte des Side 2 av 13

3 sammenheng med at totale kostander ved representasjon ikke er ført (jfr også merknader vedr inntekter). Resultat Det foreløpige resultatet er et overskudd på ca mot et periodisert resultat på ca (Budsjettert årsresultat er et lite underskudd.) Styret tok fremlagte regnskap med kommentarer til etterretning Prognose vurdering av nøkkeltall (basert på regnskap pr 30.11) Medlemsinntekter Netto medlemsinntekter er hittil mot et årsbudsjett på Dette er bedre enn budsjettet. Andre inntekter Arrangementsinntektene ligger snaue etter årsbudsjettet. Dette kompenseres ved en reduksjon av premiesjekker som er under budsjett. Denne reduksjonen må også sees i sammenheng med en omlegging av premieringen i 2015 Lønnskostnader Regnskapet viser et forbruk under budsjett, som følge av noe forsinkelse i innrapportering fra turneringskoordinatorer. Grunnet tidlig start med terminliste og turneringsbestemmelser vil de gitte lønnsrammer etter stor sannsynlighet ligge på budsjett ved årsslutt. Andre kostnader Det er i kostnadsbildet for årets siste måned ingen store overraskelser utover de milde gaver og to juleavslutninger for styremedlemmer og Turneringskoordinatorer, med unntak av oppgjøret med B. Juvet for hans jobb med NSGs historie (kr ,-) I 2014 fakturerte NGF GolfBox avgift på ca Det ble NSG kompensert for med et tilsvarende beløp i tilskudd i Dette er ikke avklart for Resultat Med samlede driftskostnader på ca lavere enn budsjett foreslo styret å gjøre en avsetning til ESGA 2016 på kr i Vi ligger pr ca foran periodisert budsjett. Med de kostnader som er tatt hensyn til i prognosen, antar HW at vi i 2015 vil få et positivt resultat på Dette med forbehold om at netto utgifter til GolfBox kan redusere overskuddet Styret tok fremlagte prognose til etterretning, avsatte kr til ESGA 2016 og berømmet administrasjonen for god økonomistyring i /15 Turneringssesongen 2016 Terminlisten 2016 Første Utkast APJ/NEO orienterer om turneringer, klubbønsker og valg, samt mesterskap og representasjon. Av de ca 70 klubbene vi arrangerer turneringer hos har drøyt halvparten (39) pr sendt oss svar på vår forespørsel om turnering. De vi ikke får svar fra kontaktes av våre Turneringskoordinatorer pr epost og telefonisk. Helge spurte om styrets innvirkning på terminlista som helhet og hvilken rolle skal NSG Referat styremøte des Side 3 av 13

4 styret ha i utvikling av terminlista? I ordskiftet som fulgte ble det omforent forståelse for at innspill fra styret må komme til det første erfarings møtet i TK/Turneringskoordinatorer etter sesongslutt. Det er lite hensiktsmessig at styret er detaljorientert på oppsett av terminlisten. Styrets innspill skal være tuftet på et overordnet strategisk valg om fordeling av turneringer i regioner og til en viss grad også klubber. Dette gjelder spesielt for plassering av divisjoner i Lagmesterskap og Landsdelsfinaler og selvfølgelig økonomiske forhold fortrinnsvis greenfee. Styret fremmer sine overordnede innspill for den påfølgende sesong til TK-møtet primo oktober i den inneværende sesong. Presentasjon av utkast til TB 2016 TK leder Asle P Johansen orienterte om arbeidet med turneringsbestemmelsene for Det refereres her kun stikkordsvis til styrets endringer, da disse i sin helhet blir hensyntatt i neste versjon av TK 2016, som utarbeides av TK, som følge av innspill gitt i dette styremøtet. Pkt 2.1 Klasseinndeling Styret henstilte til TK om å foreta en vurdering av en 70+ klasse (70 +Tour), som det er valgfritt å stille opp i, hvor det da er egen premiering og resultatene tas med i uttak til ESGS Master, samt begrense dameklasse til Klasse 8 hcp fra (Alle uttak gjøres fra klasse 1-3). Basert på disse endringene får en følgende klasser i 2016 Felles klasse for herrer og damer Klasse 1: Brutto slagspill «Slag-golf».*) Handicap fra +8 til 6,9 Klasse 2: Brutto slagspill «Slag-golf».*) Handicap fra 7,0 til 10,9 Klasse 3: Brutto slagspill «Slag-golf».*) Handicap fra 11,0 til 14,9 Herrer Klasse 4: Netto slagspill «Slag-golf».*) Handicap fra 15,0 til 18,9 Klasse 5: Netto slagspill «Slag-golf».*) Handicap fra 19,0 til 23,9 Klasse 6: Netto slagspill «Slag-golf».*) Handicap fra 24,0 til 36,0 Klasse 7: 70-Tour Netto slagspill «Slag-golf» Damer Klasse 8: Netto slagspill «Slag-golf» *) Handicap fra 15 til 36,0 Pkt 3.0 Styret ba TK omarbeides Landsfinale Kategoriene i hh t beslutning i pkt over 4.0 Landsdelsfinaler NSG skal arrangere 5 Landsdelsfinaler i 2016: Sørlandsmesterskap, Vestlandsmesterskap, Østlandsmesterskap, Nordvestlandsmesterskap (Molde, Ålesund K:sund) og Trønderlagsmesterskap. 5.0 Lagmesterskapet Ettersom både 2. og 3.div er delt i flere avdelinger, ba Helge om at en velger NSG Referat styremøte des Side 4 av 13

5 arrangørsted for de ulike avdelinger som har en hensiktsmessig geografisk beliggenhet i forhold til lagene som deltar i avdelingene. Få inn inndelingen i avdelinger i definisjonsparagrafen 6.0 Lagserien: Det ble drøftet 3 forhold: a) Omtale av Lagserien i TB Det var utarbeidet en omfattende beskrivelse av lagserien i første versjon av TB Det er ønskelig med en kortversjon i TB, resten kan samles i et eget dokument. b) Utvidelse av antall lag i lagseriefinalen Edgar hadde bedt TK/styret om en vurdering av invitasjon av flere lag til finalespill. APJ påpekte at dette ville føre til flere kamper pr. lag og dermed større belastning på spillerne. c) Utvidelse av lagserien fra to til tre divisjoner Som følge av endringen fra 55+ til 50+ forventes påmelding fra flere lag i 2016 enn tidligere. Det må forventes at vi også vil få en økning i antall lag pr klubb. a) Benytte kortversjonen i TB og lage et eget dokumentet Regler og retningslinjer for NSG Lagserie Match med eventuelle korrigeringer / oppjusteringer. b) Styret vedtok å beholde samme opplegg som i 2015 vedr finalespillet da en fikk mange gode tilbakemeldinger på opplegget c) Administrasjonen og TK ble bedt om å vurdere dette når en får oversikt over påmeldingene Pkt 7.0 Uttak generelt og spesielt EGA lag. Det ble drøftet 2 forhold a) Endring av uttaksperioden i 2016 Adm. og TK har mottatt forslag om å forlenge uttaksperioden som følge av senkning av aldersgrense og dermed gi flere mulighet til å kvalifisere seg. b) Representasjon til EGA-damer Vi har fått signaler om at flere damer med lavt Hcp vurderer å melde seg inn i NSG. Dette gjør at styret må vurdere om vi kan stille lag i EGA-damer. Det ble påpekt at dette i så fall vil være en representasjonsoppgave NSG påtar seg pva NGF og at dette forutsetter støtte fra NGF Av hensyn til samordning av uttakene og spillernes krav til forutsigbarhet (jfr at uttakene startet i 2015) valgte styret å ikke foreta noen endring i dagens opplegg. 7.8 Uttak landskamper Det ble drøftet 3 forhold: a) Samordning av landskampene mot Sverige og Danmark Sverige måtte avlyse landskampen i 2015, men har signalisert at de ønsker landskamp i Det ble foreslått at en skal undersøke muligheten av å få en felles nordisk «landskampsamling». b) Utvidelse av tilbudet med en landskamp mot Island Styreleder har hatt kontakt med Island med tanke på landskamp. NSG har nå NSG Referat styremøte des Side 5 av 13

6 fått positiv tilbakemelding fra Island. Det vil her være aktuelt med en landskamp med både herrer og damer. c) Endring av antall deltakere til Portugal Som følge av utvidelse av damelandskamp mot Island og utfordringer med å stille med 12 damer mot Portugal, ble det foreslått å redusere antall damer i landskampen mot Portugal fra 12 til 8 d) Antall spillere i landskamp mot England Som følge av avlysning av landskampen mot Sverige i fjor, ble antall deltakere i landskampen mot England øket. Det ble bedt om avklaring på antall spillere i 2016 også pga usikkerhet mht landskamp mot Sverige i 2016 a) Administrasjonen ble bedt om å ta kontakt med Sverige og Danmark for å avklare mulighet for felles landskamp i Danmark. Uendret deltagelse, dvs fra Norge. Hvis dette ikke lykkes så droppes landskamp mot Sverige i b) Helge og administrasjonen ble bedt om å gå videre i planleggingen av en landskamp mot Island i 2016 c) Styret vedtok å redusere antall damer i landskampen mot Portugal fra 12 til 8. Dette med forbehold om at damer får tilbud om landskamp mot Island d) Styret vedtok å ta ut 12 spillere til landskampen mot England. Oppfølging: TK og admin utarbeider ny versjon av TB i samarbeid med Erik Økseter Prosjektregnskap for representasjonsreiser Da det ikke er noen bevegelse i klagen til bilutleiefirmaet gjelder regnskapet som ble presentert i styremøte # /15 Håndtering av endrede aldersgrenser i EGA og ESGA Bakgrunn EGA har endret, NSG følger NSG har hatt god dialog med NGF og gitt innspill til ny inndeling i aldersklasser for NM Senior individuelt og klubbmesterskap i 50+, 60+, 0g 70+ for herrer og 50+ og 65+ for damer Praktisk håndtering Til tross for at ESGA tidligst vil senke sin aldersgrense i 2017 (avgjøres aug 2016), har TK allerede tatt hensyn til ny aldersgrense i klasseinndeling i TB Videre må TK drøfte praktisk håndtering av grunnlaget for: Kvalifisering til EGA og ESGA hvis de åpner fra 2017 (vi starter jo uttak for 2017 i juni 2016) Landskamper - overgangsordninger for uttak, evt klasseinndeling Endring av vedtekter på årsmøtet i Nå står det: 2 - Formål NSG er en politisk nøytral organisasjon hvis formål er: 1. Å samle golfspillende herrer over 55 år og damer over 50 år i en felles organisasjon. Her må vi da endre til 50 I TB 2016 er foreslått endring: 1.2 Hvem kan delta NSG Referat styremøte des Side 6 av 13

7 a. Spillere som har fylt eller fyller 50 år i inneværende år, registrert som medlem av en klubb tilsluttet NGF og medlem i Norsk Senior Golf med EGA Turneringshandicap, og som ikke har udekket kontingent. Forslag fra NSGs styre om vedtektsendring fremmes for NSG Årsmøtet 2016 som følge av endrede rammebetingelser fra EGA og NSG 46-06/15 Budsjett Oppstart grunnlagsarbeid Styrets forslag til budsjett blir endelig behandlet på styremøte 1/2016. På dette styremøte ble de overordnede føringer for budsjettet drøftet. Referatet omhandler de føringer som ble vedtatt for det videre budsjettarbeid Helge orienterte innledningsvis om rammebetingelsene for arbeidet med budsjettet ü Handlingsregel beholdning NSG har de siste årene hatt en handlingsregel på at beholdningen pr 1.1 skal være minst 50% av medlemskontingenten. Som følge av underskuddet i 2014 nådde en da ikke dette målet. Prognosen for 2015 tilsier at en vil ha oppfylt handlingsregelen ved utgangen av 2015 ü Teknisk utstyr og IT-plattform Gjennomgang av status på administrasjonens kontorutstyr har vist at en må sette i gang med en oppgradering av IT-utstyret. Dagens plattform for NSG s hjemmeside har store begrensninger, spesielt på distribusjon av informasjon til mobile enheter. ü Lønnskostnader For å få bedre oversikt over NSG s økonomiske virksomhet, ble det i 2015 lagt opp et detaljert budsjettgrunnlag med lønnsrammer for ulike aktiviteter. Denne kartlegging, som avdekket et misforhold mellom budsjettert og faktisk tidsforbruk på en del oppgaver, gjør at en må oppjustere rammene fra I tillegg har lønnsnivået i NSG stått relativt uendret i flere år, slik at det er behov for en justering av lønnsnivået. NSG s virksomhet skal fortsatt være basert på nøkternhet, men omfanget av «gratisarbeid» må reduseres og lønnsnivået skal være anstendig. Grunnlag for Budsjett 2016 (Revidert etter styremøte 6 8.des 2015.) 1. Resultatmål for 2016 Som følge av at en vil ha nådd «beholdningskravet» pr , tilrår styret at en budsjetterer med et mindre overskudd i 2016 for å ta høyde for usikkerheter knyttet til forventet økning av medlemstallet og investeringer som må gjøres i Investeringer Vi har behov for betydelige oppgraderinger av våre digitale plattformer hva gjelder hjemmeside, bruk av mobile enheter og elektroniske tjenester. (Ikke i år, da ESGA2016 tar all ekstra tid) Datamaskinene er i grenseland for utskifting, Sissels stasjonære og Espens Mac. Vi tenger ny kopimaskin med skanner i flere filformat. Vi må vurdere overgang til Visma forretningssystem som er kompatibelt med NSG Referat styremøte des Side 7 av 13

8 GolfBox. Vi bør også finne en medlemskortløsning som er noe mer moderne. Det avsettes en ramme på ,- til disse investeringene i Medlemskontingent og startavgifter. ü Medlemskontingenten Medlemskontingent var foreslått økt fra kr 700,- til 800,-. ü Startavgifter individuelle turneringer o Startavgift foreslås uendret på kr 120 på Senior Tour i alle klasser. o Startavgift Senior Tour m/uttak foreslås uendret på kr 200 i klasse 1-3 og for de i klasse 4 som ønsker å kvalifisere seg til ESGA Masters 70+ ü Startavgifter - lagturneringer o Startkontingent Lagserie foreslås uendret (kr 800,- pr lag) o Lagmesterskapet fra kr 400,-* til kr 800,- pr lag (kr 100 pr spiller pr dag) * Pga misforståelse ble det kun beregnet startavgift for en dag i Prognose for medlemsvekst Det forventes en økning i antall medlemmer grunnet ny aldersgrense for herrer viste stigende netto medlemstilvekst på 80 (fra betalende medlemmer i 2014 til betalende medlemmer i 2015) Vi fikk totalt 345 nye betalende medlemmer i Vi skal foreta en kvalifisert antagelse av hvor mange av årskullene , som vil være med i NSG. (Sjekker med Martin Dølerud) NGF har pr medlemmer. Ca. halvparten av disse er over 50 år. Gitt at det er seniorspillere i alt utgjør vår andel 4,2% I vår egen medlemsmasse utgjør 55 åringer åringer åringer åringer åringer åringer 93 Totalt for 6 kull er 506, som gir snitt på åringer åringer 134 Benytter vi snittet på 84 vil vi ha et potensiale på 420 nye medlemmer som følge av senkning av aldersgrensen. Trekker vi snittet for årskullet fra 156 nyinnmeldinger får vi 72 innmeldinger fra andre årskull. Vi har med andre ord litt og gå på om vi budsjetterer med 400 nye medlemmer i 2016 Prognose utmeldinger og naturlig frafall 200 ( ) Mål medlemmer á kr 800,200 utmeldinger á kr 800 kr kr Inntekter fra samarbeidspartnere og annonsører Arbeidet med samarbeidspartene i 2016 vil i hovedsak konsentreres om ESGA2016. Om det er mulig vil vi søke å kombinere samarbeidet med Senior Tour, men vi kan ikke forvente at vi har noe økonomisk løft til eget budsjett i år, selv om vi skulle lykkes med å få på plass en tittelsponsor. Av annonsører har vi et lite knippe til som må reforhandles. Dernest må vi reforhandle Premium reiser etter turen til Mar Menor NSG Referat styremøte des Side 8 av 13

9 6. Dimensjonering av turneringsaktiviteten i 2016 Det er ikke lagt opp til økt turneringsaktivitet fra 2015 til 2016 Forventet økt medlemsmasse vil i hovedsak øke trykket på turneringene i helgene, da disse spillerne fortsatt er i arbeid. Fem nye årskull beregnet til 400 medlemmer vil i hovedsak gi økt trykk på turneringer i helgene. Av den totale medlemsmassen utgjør den nye 16 % Vi vet imidlertid at det kun er halvparten av nåværende spillere som deltar i turneringer, hvilket tilsier at 32% økning i deltakelse rent matematisk. Imidlertid er alle de nye like ivrige, så om vi holder oss til 16% som beregningsgrunnlag for økt deltakelse kan vi kalkulere med det. Det gir i forhold til 2015 da det ble spilt runder, budsjetteres det med 9100 runder i Økonomisk prognose for Senior Tour og Senior Tour m/uttak Fortjenesten på Senior Tour (med og uten uttak) skal bidra til å dekke deler av NSG s kostnader knyttet til representasjonsoppgaver Prognosen for overskudd på turneringsvirksomheten må derfor sees i sammenheng med budsjetterte representasjonskostnader Kalkylegrunnlag Det ble i 2015 spilt runder (budsjett 9.542) (18,7%) Startkontingent , premiesjekker , prod.kost Nettofortjenesten på er kun lavere enn budsjett (3,2%) Dette skyldes i hovedsak at premietabellen er justert. Gjennomsnittsinntekten pr spiller var i 2015 kr 117,50 Gjennomsnitts premiesum pr spiller kr 46,14 Prod.kost pr spiller kr 28,50 Netto fortjeneste kr 43,00 Dimensjonering på runder gir: Startkontingent. kr Premier kr Prod. kost kr Netto fortjeneste kr Nettofortjenesten omfatter kun kostnadene til gjennomføringen av turneringene. I et totalt turneringsregnskap må arbeidsomkostninger i forbindelse med planlegging tas med. Økt deltakerantall vil neppe påvirke arbeidsmengden til turneringskoordinatorene i nevneverdig grad. Dog skal de få lov til å uttale seg i sammenheng med gjennomgang av terminlisten, fordeling av turneringer og beregning av arbeidsmengde. 8. Dimensjonering av deltakelse i Lagserie Match NSG Referat styremøte des Side 9 av 13

10 Rekorddeltakelse i lagserien må opprettholdes (127 lag). Kanskje vi ser en liten økning, men aktivitetsnivået i dette tilbudet er imponerende. Vi må imidlertid bestrebe oss på å produsere samme kvalitet for litt lavere kostnad. Vi har inntekt på , premiekost på og en prod. kost på Dette gir tilnærmet 0 i resultat i Dimensjonering av lønnskostnader JHS slutter i Hans arbeid knyttet til turneringene fordeles på de øvrige turneringskoordinatorene i 2016 TK foretar en kapasitetsanalyse når terminlisten er ferdig fordelt og Adm. må definere timeforbruk i alle deler av produksjonslinja Det vil også påløpe ekstra kostnader i Adm. grunnet ESGA I sum innebærer dette økte lønnskostnader, som i hovedsak må dekkes av medlemskontingent. 10. Reisestøtten til representasjonsspillere Ordningen med egenandel som ble innført i 2015 er en god modell. Den baserte seg på en total representasjonskostnad og ble satt likt for alle. Av ulike årsaker sprakk NSGs andel av reisekostnadene betydelig. Dette med bakgrunn i noe budsjettsvikt, en overraskende hotellregning, uforutsette bilkostnader, samt svekket krone. Vi beholder imidlertid prinsippet med egenandel for 2016, men må budsjettere all deltakelse før vi kan sette nivået på egenandel Det er bebudet noen nye representasjonstilbud i år, som landskamp mot Island for damer og herrer på Island Det er tanker om å sende damelag til EGA for lag. Om det blir landskamp mot Sverige er noe usikkert, men at vi vil spare en del kostnader på å ha ESGA 2016 i Norge er høyst sannsynlig, da vi i det minste sparer en del i reisekostnader. Tall for 2015 Totalkostnad for NSGs representasjonsoppgaver 2015 kr NSGs andel kr Spillernes egenandel (5.500) kr Bidrag fra uttaksturneringer x 80 = Forslag til rep.kost 2016: Økning dekkes i hovedsak inn gjennom økt deltakelse (og overskudd) på turneringene. 11. Støtte til ESGA2016 Styret har vedtatt å avsette kr fra driftsregnskapet i 2015 til ESGA. Dette medfører at NSG s egenandel da er regnskapsført. Som følge av usikkerhet med finansieringen (spesielt fra sponsorer og off. midler), foreslås det å budsjettere med ytterligere i Regionsatsingen NSG Referat styremøte desside 10 av 13

11 Med regionale OoMs, vekting av OoM-poeng i enkelte distrikter og minitour i Bergen og Trøndelag markerer vi tydelig interesse for regionene. Vi skal også kjøre full runde med regionmøter. Vi beholder derfor avsetning på kr til region, samt til regionmøter NSGs profilering og innsats for samhandling Det er viktig både å vise oss frem og være tilstede der aktiviteter skjer og beslutninger tas. Øke poster som kurs og ekstern møtedeltakelse, inkludert evt. reisekostnader. Vi må også bedre vår kommunikasjonsinnsats i form av annonsering i Norsk Golf, på aktuelle nettsider og ha en tilgjengelig verve- og informasjonsbrosjyre. Posten Trykksaker bør derfor ha noe romligere rammer. Stand på Golftinget / Golfforum. Administrasjonen utarbeider forslag til budsjett, basert på disse føringene, til neste styremøte /15 ESGA 2016 Organisering av planlegging og gjennomføring ü Styringsgruppe ESGA2016 opprettet På møte i hovedkomiteen 23. november ble det besluttet å opprette en styringsgruppe. Mandat: Skal ivareta og ta operasjonelt ansvar for styrets føringer for gjennomføring av arrangementet. Medlemmer: Helge, Grethe, Kåre, Asle, Arve og Espen. Helge ble gruppens leder. Kåre beholder prosjektlederansvaret og får med seg det antall delprosjektledere som viser seg nødvendig i den videre framdrift. ü Hovedplan med milepeler og delprosjekter ESGA2016 er nå detaljplanlagt med avgrensede resultatområder definert i delprosjekter. Dette inngår nå i en tidsatt aktivitetsstruktur Helge Wangen redegjorde kort for planverket med henvisning til referatet fra møtet Styret føler nå at de har et bedre opplegg med høyere grad av struktur, oversikt og kontroll. Det er likevel grunn til å være påpasselig med på Kåres involvering i alt. Som eksempel ble det påtalt at hans oppgave er overordnet og han har sin plass i Turneringskomiteen for hele ESGA 2016, og skal derfor ikke vær med i turneringskomiteene på Larvik og Vestfold /15 Bankkonto Opprettelse av bankkonto for ESGA 2016 KAW ønsker konto i DNB Sandefjord. Kan en arr.konto like gjerne opprettes i Bien Bank? For å opprette en ny konto i DNB må det forelegge et styrevedtak, med opplysninger om hvem som skal disponere kontoen. Etter kort drøfting av økonomiske prosedyrer i NSG og hvem som kan disponere hva ble vedtak fattet. NSG Referat styremøte desside 11 av 13

12 Styret ser ingen grunn til å etablere konto i en annen bank i forbindelse med ESGA Oppfølging: NEO oppretter konto for ESGA 2016 i Bien Bank. Disponenter: Sissel Johansen og Espen Olafsen 49-06/15 Golfhäftet Golfhäftet ønsker å samarbeide med NGS Fordelskort Etter møte mellom to representanter for Golfhäftet og Helge Wangen og Espen Olafsen fremgår et tydelig og inderlig ønske fra Golfhäftet sin side om å slå våre to rabattløsninger sammen. Vi har mottatt en fyldig redegjørelse for hvorfor Golfhäftet mener dette er klokt å gjøre. Helge Wangen redegjorde med bakgrunn i et fyldig saksunderlag om fordeler og ulemper ved å inngå samarbeid. Selv om et samarbeid kan medføre en del fordeler/gevinster for NSG, var styret mest opptatt av hvilken signaleffekt et slik samarbeid vil gi til de norske golfklubbene. Tilbakemelding fra klubbene gir entydige signaler på at de primært ønsker samarbeid med non-profit aktører i arbeidet med å skaffe flere spillere på sine baner. Et enstemmig styre takker høflig nei til samarbeid med Golfhäftet. Oppfølging: HW som har hatt den løpende dialog orienterer Golfhäftet om styrets beslutning 50-05/15 Eventuelt Årsmøte 2016 Praktisk for årsmøtet ü Hotell er bestilt, innkalling og saksliste utarbeidet og valgkomiteen er i gang ü Administrasjonen ber styret beslutte ramme for reisestøtte, da ordningen med fri reise og overnatting for KK er i overkant sjenerøs. Ramme for reisestøtte til KKer satt til kr 1.500,- basert på rimeligste offentlige kommunikasjon. Godgjøring til styret og administrasjon: Møtedeltakelse med lunsj er kostnadsfritt. Kilometergodtgjørelse kr 2,- pr. km. Styremedlemmer og administrasjon (innkalt til møte lørdag og søndag) får overnatting, middagene betales av den enkelte. Møtegodtgjørelse kr 300,- innrømmes for styremøte søndag NSG Referat styremøte desside 12 av 13

13 Reisevirksomheten i 2016 NSG Indian Summer Tour Skal vi prøve Tyrkia eller vende tilbake til Vilamoura. Etter drøfting falt et samlet styre ned på -Tilbake til Vilamoura Neste møte 19. januar Drøbak, den 16. desember 2015 Espen Olafsen, Referent Helge Wangen Karl Peter Aasland Asle Petter Johansen Grethe Kristensen Nysveen Kjell A Saastad Olaug Slethei NSG Referat styremøte desside 13 av 13