Prosjektgrupper og mandat

Transkript

1 Prosjektgrupper og mandat

2 VURDERE ENDRET ORGANISERING AV ENHETER OG SENTRALADMINISTRASJONEN I MANDAL KOMMUNE. I økonomiplanperioden legges det opp til stramme økonomiske driftsrammer. Kommunens totale driftsnivå er for høyt i forhold til inntektsrammene. Det er særlig betjening av kommunens gjeld som skaper stor utfordring i planperioden. Kapitalutgiftene vil øke de nærmeste år slik at realveksten ikke vil være tilstrekkelig til å dekke utgiftsveksten. Høy lånegjeld kombinert med faren for at rentenivået skal øke mer enn prognosene og en meget stram budsjettsituasjon, er en stor utfordring med risiko for at budsjettbalansen sprekker. Driftsbudsjettets rammer fra inneværende år og nåværende tjenestenivå er videreført i økonomiplanperioden. Som følge av økning i folketallet og demografiutviklingen er i realiteten driftsrammene strammere som følge av behov for økt volum av kommunale tjenester i perioden. Driftsrammene er dermed meget stramme. Det er ingen reserver til uforutsette tiltak og nye brukere, og enhetene må finne dekning for dette innenfor eksisterende rammer. Dette er en utfordring ut fra gjeldende rettighetslover der kommunen har plikt til å yte tjenester uavhengig av budsjettmidler. Mandal kommune ønsker å tilby innbyggerne trygge og gode tjenester. I en tid hvor de økonomiske utfordringene er store er det viktig å ha et kritisk blikk på tjenestekvaliteten. Mulige strukturelle endringer som kan opprettholde og forbedre kvaliteten må vurderes, i tillegg til mulige økonomiske innsparinger. Mandal kommune innførte såkalt flat struktur som administrativ organisasjonsmodell fra Modellen ble evaluert i 2006 av KS Konsulent, og det ble foretatt noen mindre justeringer. Antall enheter har endret seg i løpet av perioden, men vi startet opp med 19 og i dag har vi 20 enheter. I forbindelse med prosjektet Mandal mot toppen er det naturlig å se på enhetsstrukturen igjen. Erfaringene fra nåværende drift viktig for forbedring av kvaliteten på tjenestene til kommunens innbyggere. I tillegg er målsettingen at det skal ha positiv betydning for totaløkonomien i kommunen. Ingen organisasjonsform er best på alt. Det er behovene i kjernevirksomheten som må legge premissene for organiseringen. Mandal kommune er i hovedsak en tjenesteproduserende organisasjon. Utgangspunktet for organisasjonen både den formelle strukturen og systemene og prosessene må derfor legge til grunn hvordan vi best skal organisere oss for å levere gode tjenester. Organisasjonsmodellen må ta utgangspunkt i noen valg av kriterier og premisser. Følgende kan være aktuelle: Modellen må: 1. gjøre det mulig å delegere ansvar, gjennomføre beslutninger, og følge opp resultater og personale ute i organisasjonen, 2. være lett å lese og fremme en klar og tydelig rolle- og oppgavefordeling, 3. fremme vertikalt og horisontalt samarbeid og bidra til helhetstenking, 4. fremme effektivitet, kvalitet og likebehandling i tjenesteproduksjon, 5. legge til rette for utvikling, evaluering og læring, 6. legge til rette for å rekruttere, utvikle og beholde kompetanse, 7. legge til rette for samhandling mellom brukere og samarbeidspartnere. Prosjektgrupper og mandat Side 1

3 Noen viktige hensyn som bør vektlegges ved en vurdering av organisasjonsmodellen: Strategisk arbeid. I Mandal kommune har enhetsledernivået vært involvert i deler av det strategiske arbeidet som rådmannen har ansvar for, da særlig budsjett- og økonomiplanarbeid. Dette har vært positivt for fellesskapsfølelsen og for å fremme felles mål og retning. Det er imidlertid andre strategiske prosesser som ikke har vært preget av samme involvering, og det gjelder særlig overordnet planarbeid. Skal vi sikre at enhetens arbeid er forankret i kommunens overordnede planer, er det viktig med involvering og medvirkning i planprosessene. Dersom en ønsker å redusere rådmannens kontrollspenn og styrke den strategiske ledelsen, kan et alternativ være å redusere antall enheter. Ressursene og samlet kompetanse i sentraladministrasjonen er også svært knappe for å håndtere de utfordringer som kommunen har, og får framover. Det vil i denne sammenheng være nødvendig å gå gjennom roller og funksjoner som skal ligge i sentraladministrasjonen for å gjøre den mest mulig effektiv. Samarbeid på tvers av enheter. Det samarbeides gjennomgående bra på tvers av enhetene i Mandal kommune. Etter flere års erfaringer vil det likevel være på tide å vurdere om det er tilstrekkelig med samarbeidsarenaer, og om eksisterende samarbeid er effektivt. Det er et stort forbedringsbehov for bedre samarbeid mellom de tekniske enhetene. IKT har heller ikke helt funnet formen i forhold til de øvrige enhetene. For å forbedre samarbeid på tvers av enhetene, er det, i tillegg til struktur, også nødvendig å vektlegge kultur, mulige samarbeidsarenaer, forpliktende avtaler, gode prosesser osv. Robuste enheter. Det er viktig å ha robuste enheter. Det øker fleksibiliteten innen den enkelte enhet, og det gjør det lettere å trekke enhetene med i strategiske prosesser. Det gir også enhetene mulighet til å drive eget internt utviklings- og omstillingsarbeid ved hjelp av egne ressurser. Imidlertid må det være slik at det unntaksvis kan etableres små enheter dersom det er gode begrunnelser for det, og at det er mulig å forsvare bruken av administrative ressurser samt sikre samarbeid med andre enheter og avdelinger. Et viktig prinsipp når det gjelder enheter bør være at de ikke blir så store, eller så spesialiserte, at de fjerner seg fra felles utfordringer og problemstillinger og blir seg selv nok. Rådmannsnivået. I 2003 besto rådmannsnivået av rådmann og 4 kommunalsjefer. Det var to med portefølje økonomi og personal/organisasjon, en hadde ansvar for tjenesteutvikling og en samfunnsutvikling. Etter et par år sluttet kommunalsjef for samfunnsutvikling, og denne stillingen ble tatt bort. Rådmannsnivået bestod fram til av rådmann og tre kommunalsjefer. Som en del av prosjektet Mandal mot toppen har rådmannsnivået fått endret struktur. Fra består det av rådmann og fire kommunalsjefer. Kommunalsjefene har fått hver sitt områdeansvar: byutvikling, oppvekst, helse og omsorg og rådmannens stabsfunksjoner. Stabs- og støttefunksjoner. I dag er det 5 stabs- og støttefunksjoner i sentraladministrasjonen økonomi, personal/organisasjon, sentralarkivet, politisk og administrativt sekretariat samt utviklingsavdelingen. Prosjektgrupper og mandat Side 2

4 Det bør være et prinsipp at eksternt rettede funksjonersom hovedregel ikke bør ligge i sentraladministrasjonen. Det vil også bety at funksjoner som i hovedsak er internt rettede heller ikke bør legges til resultatenheter. Prosjektgruppen for Mandal mot toppen har besluttet at det skal foretas en gjennomgang av kommunens enhetsstruktur hvor sterkt fokus på økt kostnadseffektivitet i tjenesteproduksjonen er en overordnet målsetting. I tillegg skal det være fokus på forbedring av tjenestekvalitet. Prosjektgruppen har valgt å organisere arbeidet inn under tjenesteområdene Helse og omsorg, Oppvekst, Byutvikling og Stab. Tjenstetorvet og IKT sorterer i denne sammenheng inn under området stab. Hvert område har en prosjektgruppe og et mandat for oppdraget. Område Helse og omsorg: Mandal sykehjem, Omsorg Øst, Omsorg Vest, Helse og sosial, NAV. Ansvar Norman Udland Prosjektgruppe: Rune Myrmell Anne Grete Lunde Turid Loftheim Heidi Henanger Haven Sissel Wiig - Prosjektgruppa skal vurdere antall enheter og hvilke tjenester som skal ligge i enhetene. En modell med større og mer robuste enheter skal vurderes. - Vurdere om det er tjenester i andre enheter som bør flyttes over, og omvendt. - Organisatorisk plassering av forvaltningskontoret. - Forslag til lokalisering. - Opplegg for hvordan prosessen med bemanning/flytting av folk skal gjennomføres. Prosjektgrupper og mandat Side 3

5 Område Oppvekst: Furulunden skole, Frøysland skole, Holum skole, Ime skole, Blomdalen skole, Vassmyra skole, Barnehageenheten, Kvalifiseringsenheten, PP-tjenesten, Pedagogisk senter og Barnevern Sør. Ansvar Erik Tronstad Prosjektgruppe: Preben Skogen Marianne Fjeldsgaard Schau Alf Willy Vestergren Bente Christensen Trond Storaker Anette Stray Torill Hinna Lise Møskedal Ragnvald Madland Leder PS Jan Terje Einarsmo - Vurdere antall enheter og hvilke tjenester, skoler og barnehager som skal ligge i enhetene. Større og mer robuste enheter skal vurderes. - Vurdere om det er tjenester i andre enheter som bør flyttes over, og omvendt. - Forslag til lokalisering. - Opplegg for hvordan en eventuell prosess med bemanning/flytting av folk skal gjennomføres. Område Byutvikling: Teknisk drift, Teknisk forvaltning, Bygg og eiendom, Kultur. Arne Wilhelmsen Prosjektgruppe: Leiv Bernt Kloster Sveinung Håland Alfred Solgaard? (Bygg og eiendom) Prosjektgrupper og mandat Side 4

6 - Vurdere antall enheter og hvilke tjenester som skal ligge til enhetene. Prosjektgruppen skal utarbeide et forslag som slår sammen de tre tekniske enhetene til en enhet, og peke på fordeler og ulemper med en slik organisering. - Vurdere om det er tjenester i andre enheter som bør flyttes over, og omvendt. - Vurdere lokalisering. - Opplegg for hvordan en eventuell prosess med bemanning/flytting av folk skal gjennomføres. Område Stab: Sentraladministrasjonen, Tjenestetorvet og IKT. Ansvar Irene Lunde Prosjektgruppe: Trine M. Vasby Torbjørn Willumsen Ann Karin Fuglestad Kirsti Bauer-Nilsen Åse Wetrhus (Geir Omestad) Ole-Johan Grønstøl - Hvilke roller, funksjoner og oppgaver skal Sentraladministrasjonen ha? - Hvordan bør Sentraladministrasjonen organiseres? - Hvilken kompetanse bør Sentraladministrasjonen ha? - Kan IKT være en del av Sentraladministrasjonen? Egen støtteenhet eller inn i en eksisterende? - Hvordan ivareta ansvaret for overordnet samfunnsutvikling og samfunnsplanlegging? - Kan Tjenestetorvet være en del av Sentraladministrasjonen? Prosjektgrupper og mandat Side 5

7 Mandal, Prosjektgruppe for Mandal mot toppen: Rådmann Knut Sæther Kommunalsjef Norman Udland Kommunalsjef Erik Tronstad Kommunalsjef Arne Wilhelmsen Kommunalsjef Irene Lunde Enhetsleder Åse Wetrhus Enhetsleder Rune Myrmell Enhetsleder Lise Møskedal Hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Bertin Tellefsen Hovedtillitsvalgt Fagforbundet Kristin Vinsjevik Prosjektgrupper og mandat Side 6