Brukermøte i e-tinglysingsprosjektet, 19. mai 2016

Transkript

1 Brukermøte Kartverket, 19. mai Velkommen v/turid Ellingsen, direktør Informasjon fra prosjekteier v/turid Ellingsen, direktør Ny dato for produksjonssetting Status gevinstrealisering Hvordan nå flest mulig profesjonelle brukere? Status i prosjektet v/jan Olav Knutsen, prosjektleder Lunsj Informasjon fra juridisk direktør v/jens Christian Leonthin Status lov og forskriftsarbeid Dokumenthåndtering Foreløpig registrering Innmeldte tema Eventuelt Ca Veien videre v/turid Ellingsen, direktør 1

2 Hvorfor utsettelse? Hvordan sikres nytt leveransetidspunkt? Januar: Ledelse: Gjennomgang av estimater Kvalitetssikret estimater Kommunikasjon Informert departement Møte med hovedorganisasjonene Februar: Ledelse: Møte med teknisk brukere Styringsgruppemøter annen hver uke frem til produksjonssetting Tilført ressurser til IT-utvikling (1 person) Styrket bindeleddet mellom fag og IT (1 person) Beslutningsprosesser innskjerpes Kommunikasjon: Utarbeidet budskapsnotat til departementet E-post til nære brukerne om utsettelse Pressemelding og nyhetsbrev til alle våre brukere Mars: Ledelse: Tilført ytterligere ressurser til IT-utvikling (1 person) Daglig tett oppfølging med prioritering mellom prosjektledelse og IT Tett oppfølging av kartverksjef mot IT-direktør og prosjekteier Tett oppfølging fra prosjektet til ledergruppen i divisjonen hver uke Kommunikasjon: Informasjon til departement 2

3 Hvordan sikres nytt leveransetidspunkt? April Mai Ledelse: Testaktiviteter tidlig som mulig (modul systemtest) Kart over restleveranse for IT-utvikling Detaljestimert v. 1.0 Kommunikasjon: Fortløpende statusmøter med brukerne Informasjon til departement Ledelse: Tilføres ressurser IT-utvikling (2 personer) Ytterligere ressurser 1 intern fast ansatt (utlyst) Avgrenset v.1.0 i forhold til ressurser Kommunikasjon: Brukermøte med hovedorganisasjonene Tildelingsbrevet fra KMD 2016 «Utarbeide en gevinstrealiseringsplan for elektronisk tinglysing» 3

4 Gevinstrealisering: Planlegge, organisere og hente ut forventede gevinster av et prosjektet Samfunnsøkonomisk analyse gevinster Mellomfinansiering i 2020 Utsteder: kr 36 mill. Spart porto i 2020 Utsteder: kr 14 mill. Kartverket: kr 9 mill. Tidsgevinster i 2020 Utsteder: kr 65 mill. Kartverket: kr 30 mill. 4

5 Kurs i gevinstrealisering 17. febr Interne deltakere: Ledergruppen, tillitsvalgte og verneombud i Tinglysingen Representanter fra brukerne: Marit Parmann, Weboppgjør Pål Yung Vårbo, DnB Mone Knudtzon, Obos megleroppgjør Tone Sørfjord, Krogsveen Hanne Nordskog-Inger, Eiendom Norge Lasse Ness, Nordea Effektmål Prosjektet skal i vesentlig grad effektivisere tinglysingsprosessen. Tinglysing skal bli enklere, raskere og rimeligere. Prosjektet skal gjøre Tinglysingsdivisjonen (TD) i stand til å utøve bedre kontroll og heve kvaliteten i tinglyste dokumenter og rettsstiftelser, oppdatere grunnboken raskere og tilby et oppdatert avgiver grensesnitt online. Det oppnås en effektivisering og forenkling av gjeldende lover og forskrifter på området tinglysing av dokumenter og rettsstiftelser innen fast eiendom og borettslagsandeler. 5

6 Resultatmål Utvikle et helhetlig fagsystem for elektronisk tinglysing i fast eiendom og borettslagsandeler, slik at de vanligste rettsstiftelser støttes funksjonelt ved elektronisk innsending og automatisert saksbehandling (uberørt av saksbehandler). Fagsystemet skal også ivareta saker som sendes inn på papir. Fagsystemets eksterne dokumentgrensesnitt skal være etablert innen og skal minst omfatte de rettsstiftelser som støttes funksjonelt i Pilotløsningen, med tillegg av skjøter/hjemmelsoverganger. Saksbehandlerklient ferdig utviklet til 1. oktober 2016, og skal omfatte registrering av alle mulige rettsstiftelser, inklusive slettinger, rettinger, nekting og ankeprosess. Klienten skal også støtte manuell behandling av enkelte dokumenter innsendt elektronisk. Resultatmål forts. Dessuten tas nye rettsstiftelser inn automatisk; eksplisitt prioritet samt fra Matrikkelen (fradeling, sammenføyning, overføring festenummer). Fagsystemet skal utvikles i samarbeid med brukerne slik at minst: 50 % av samlet antall rettsstiftelser kommer inn elektronisk innen , 25% av samlet antall rettsstiftelser saksbehandles automatisk innen , 80 % av samlet antall rettsstiftelser kommer inn elektronisk innen , 60 % av samlet antall rettsstiftelser saksbehandles automatisk innen

7 Innholdet i en gevinstrealiseringsplan Oversikt over gevinster type (interne/eksterne) størrelse Hvem er gevinstansvarlige og hvor vil gevinstene oppstå? Når kan de forventes å kunne realiseres? Målindikatorer (gode sådanne!) Datakilde og måletidspunkt 0-punkts- målinger Risikovurderinger og risikodempende tiltak Kvalitative gevinster for profesjonelle/innsender Finansielle gevinster for borgerne Andre gevinster for samfunnet Identifikasjon av gevinster e tinglysing i nytt fagsystem 2a. Effektiviseringsgevinster for Kartverket Gir budsjettinnsparing. Redusert bemanning, porto, husleie, rekvisita mv), f eks færre 18 rettinger, færre kreditnotaer som følge av feil rekvirent Færre telefoner??? Reduserte forvaltningskostnader?? (Men økte kostnader til elektroniske signeringsløsninger, «meldinger»?) Gevinster som skal verdsettes i kroner 2b. Kvalitative gevinster for Kartverket Gevinst som medfører økt kvalitet på et eller flere områder, færre feil grunnboken og ytterligere økt tillit til denne. Færre feil, økt stolthet, bedre arbeidsmiljø? Tallfestes som hovedregel ikke i kroner, men i fysiske størrelser (f.eks omdømme) og i beskrivelser. 2c. Effektiviseringsgevinster for profesjonelle/innsender Tilsvarer 2a, men hos brukerne/profesjonelle innsendere (men hva med publikum i en versjon 1.1) Gevinster som skal verdsettes i kroner 2d. Kvalitative gevinster for profesjonelle/innsender Tilsvarer 2b. Vil det finnes slike gevinster?? Tallfestes som hovedregel ikke i kroner, men i fysiske størrelser (f.esk omdømme) og i beskrivelser. 2e. Finansielle gevinster for borgerne (men tap for bankene) Kortere tid til mellomfinansiering. Tallfestes i kroner 2f. Gevinster/(tap) for samfunnet Miljøgevinst, transport, papir, trær Trygghet raskere avklaringer/oppdateringer i grunnboken Overtallighet? Arbeidsavklaringspenger Tallfestes som hovedregel ikke i kroner, men i fysiske størrelser (f.esk omdømme) og i beskrivelser 7

8 Effektiviseringsgevinst for Kartverket Porto (ØT+TD), rekvisita (ØT+TD), tidsbruk (ØT+TD+FT) systemforvaltning mv Figur 6.1Beregnede endringer i antall årsverk i Kartverket som følge av e- tinglysing. Alternativ med ny egenutvikling. 0 Endring i årsverk, Kartverket I følge våre beregninger vil arbeidskraftbehovet i Kartverket reduseres med drøyt 10 årsverk i 2017 ved ny egenutvikling. Disse årsverksbesparelsene stiger raskt de nærmest påfølgende årene på grunn av en stigende andel av tinglysingene som behandles elektronisk. Når andelen av tinglysingene som er elektronisk behandlet har stabilisert seg, øker innsparingene bare som følge av en antatt jevn vekst i antall tinglysinger. Etter 4 år (i 2020) er antall innsparte årsverk hos Kartverket økt til drøyt 50 ved dette alternativet. 8

9 Gevinst nummer Målingstype Måle-tidspunkt Måle-enhet Målemetode Resultat Målsetning (akkumulert) Avvik Måle-ansvarlig 3 Tid i TD Nullpunkt senhøst.2016 Minutter Tidsmåling pr. arbeidsprosess i gammelt system omregnet til årsverk basert på antall dokumenter og andel elektronisk Seksjonslederne i drift Etter 6 mndr etter produksjonssetting Minutter Ny tidsmåling pr arbeidsprosess i nytt system og omregnet til årsverk basert på antall dokumenter og andel elektronisk Seksjonslederne Etter 18 mndr etter produksjonssetting Minutter Ny tidsmåling pr arbeidsprosess i nytt system og omregnet til årsverk basert på antall dokumenter og andel elektronisk 10 årsverk Seksjonslederne Etter 2,5 år Minutter Ny beregning av spart tid basert på tidsstudie pr og andelen elektroniske dokumenter på måletidspunktet 30 årsverk Seksjonslederne Etter 4 år (etter produksjonssetting) Minutter 40 årsverk Økonomiansvarlig i TD og økonomidirektør ØT 9

10 0-punktmåling tidbruk i TD Hvilke hovedprosesser har vi som kan påvirkes av nytt fagsystem? - Poståpning - Journalføring - Adm. fordeling av saker - Returer - Rådgivning Dele etter - Føring dok. type Konferering - Vedtak - Rettinger - Annen saksbehandling ikke RTS - Dagsskanning - avvikshåndtering - Utsendelse ANTALL PDO KL START KL STOPP ANTALL RETUR KL START KL STOPP2 antall min F antall min R enhet A A B B C C2 10

11 0-punktmåling - tidbruk Veien videre for TD «Arbeidsgruppe» ledelse og tillitsvalgte møte Når planlegges måling uke 35 Hvor lenge skal vi måle 3 dager Hvem skal måle hos oss - alle 0-punkt-målinger kan ikke gjenskapes! Veien videre for brukerne Hvordan kan vi sammen dokumentere den samfunnsøkonomiske gevinsten som er beregnet? Ønsker dere vår skjematikk/metodikk før sommeren? Eget møte om gevinstrealisering for brukerne 24.8.? Hvordan kan vi bidra til at dere kan få nytte av vår metodikk? Vil det spare dere for arbeid? Nytt møte for hovedorganisasjonene i september? 11

12 Desto flere brukere desto større gevinst Ambita med 110 banker og 16 eiendomsmeglere tester godt og bredt SISMO (tidl. SIAN) er klare til testing Konkursregisteret har testet og avsluttet aktiv testing nå Hvordan nå flere eiendomsmeglere? Eiendomsmegler 1 Buskerud Vestfold Eiendomsmegler 1 Hedmark Eiendomsmegler 1 Midt-Norge Eiendomsmegler 1 Nord-Norge Eiendomsmegler 1 Oslo Akershus Eiendomsmegler 1 Sarpsborg Eiendomsmegler 1 SR Eiendom Eiendomsmegler 1 Telemark Eiendomsmegler 1 Østfold Akershus DNB Eiendom Eiendomsmegler Krogsveen AS Eiendomsmegler Vest Eiendomsmegleren Ringerike Hadeland Fana Sparebank Eiendom Møre Eiendomsmegling Sandnes Eiendom 12

13 Leveranse versjon 1.0 Versjon 1.0 beskrevet og estimert Detaljert innholdsanalyse på plass Status per mai 2016, Fortsatt dv. for implementering av gjenstående, Prosjektet tilført nye utviklere Piloter og demoer på plass Prioritert rekkefølge på oppgaver Ferdigstilling av moduler tilpasses testaktiviteter 13

14 Nødvendig med frys for mottak av nye krav Fra 1.5 innføres sterk endringskontroll Eget endringsmøte med konsekvensanalyse! Det kommer raskt en grense for når det er mulig å bytte ut definerte oppgaver (beskrevet, designet og estimerte) Dialog med Matrikkelen ift. endringer vi påfører dem (forbedringer i konsesjonsmodulen) Enighet om 1. juni 2016 som frys dato! Brev er sendt ut med denne informasjonen! Sist oppdatert: 26/ Milepæl: E-tinglysing - utvikling 1 Anke ferdig (25/05) 2 Altinn innsending ferdig til test (08/06) 3 Prioritetsbestemmelse ferdig (22/06) 4 Alle rettstyper ferdig (17/08) 5 6 Fakturering ferdig (31/08) Retting ferdig (31/08) Måned Endring i lover Aktivitet System E- tinglysing - utvikling -Rapporter QlikView -Katastrofemiljø -Systemtest -Pilotdrift 7 Avgivergrensesnitt (Grunnb.) ferdig (01/10) 8 Pantebok etterskanning -Akseptansetest (Ferdig før Regina-avtale utløper 01/07-17) -Konvertering av data til nytt system Milepæl: E-tinglysing - plan produksjon -plan A Innhold i nedpakket versjon av produksjon Regina Avslutte (GV) (23/05) saker i Regina Produksjonstest - B (Svein?) (01/06) overgang Regina Nedpakket C Tilgang til data fra Regina etter system produksjon Regina PC-innsyn (GV) (20/06) Krisehåndtering D (GV) (20/06) -produksjon Realiseringsplan ved overgang Kommunesammenslåi E (GV) (01/11) ng F Vurderingskriterier for å vedta overgang G (GV) Kunder (01/11) og fullmakter klart i System Grunnbok nytt system (Marita) (01/04- - Grunnbok ny 2017) versjon Milepæl: E-tinglysing - produksjon- Rapporter SSB Se egne detalj-dokumenter knyttet til produksjonssetting av nytt system Aktivitet Roadmap avhengige systemer enklere tjenester, - endrings-api System E- h d l T T 1 2 A B C D T Ny presentasjon? T T 7 Frys utvikling v 1.0 T E F Ferdige planer Kommunesammenslåing i Regina T T T Planlagt leveranse Vedtak T 8 Tilgjengelig i test G Avslutte saker i Regina Produksjon Regina PC-innsyn Markedsaktivite 14

15 Leveranse versjon 1.0 Saksbehandlerklient ferdig utviklet til 1. oktober 2016, og skal omfatte registrering av alle mulige rettsstiftelser, inklusive slettinger, rettinger, nekting og ankeprosess. Klienten skal også støtte manuell behandling av enkelte dokumenter innsendt elektronisk. Nye rettsstiftelser inn elektronisk; eksplisitt prioritet samt fra Matrikkelen (fradeling, sammenføyning, overføring festenummer). Frys av versjon 1 Oktober Dette skal vi greie Honnør til arbeidet som er gjort Kartverket E-tinglysing 15

16 Kommunikasjon: Viktig melding Vi åpner for test gjennom Altinn mandag 13.6! Foto: istock K Matrikkel og grunnbok 428 kommuner Konsesjonsbehandling Matrikkelen Grunnbok Grunneiendom SLF Landbruksdirektoratet 16

17 Planlagt testing i Fase 1: to uker i januar, kun faggruppen. Faggruppen utarbeidet test cases, prioriterte tid, og satte opp grupper. Fase 2: tre uker i februar, 16 saksbehandlere ledet av faggruppen (25-30 ukesverk). Fase 3: 6 uker april-juni, inntil 25 saksbehandlere ledet av faggruppen (40 ukesverk), 1 uke per måned ganske intensivt. Fase 4: Modultesting juni-september 2016 (50 ukesverk). Fase 5: System- / Akseptanse testing oktober-desember 2016 (112 ukesverk) Fase 6: Pilotering løpende med økende fokus september desember 2016, gjerne dobbeltinnsending felles planlegging nødvendig! Fase 7: Regresjonstesting/retesting våren Dokumenthåndtering i Altinn Status så langt! Foto: istock 17

18 KV, e-tinglysing 1) Validering fortløpende Altinn formidling 2) Melding til KV og Kvitteringer tilbake Altinn innsending - Skjøte, pdf - Pant A, SDO - Pant B, SDO - Sletting, SDO ALTINN PORTAL Åpne sak i Altinn Case-ID Org.nr + Beskrivelse Følge opp dokumenter Rydde hvis nødvendig PEKE ut dokumenter til skjøtepakken! 7) 4) 6) 3) 5) Brukersystemer Bank A Bank B Bank C Motta dokumenter, pakke disse i melding i rekkefølge og signere med eget VS. Eiendomsmegler E-tinglysing Hovedprosjekt i rute! 18

19 Status lov og forskrift m.m. Status lov og forskriftsarbeid Tinglysingsforskrift (høring avsluttet) Konsesjonsregler (høring avsluttet) Endringer i tvangsfullbyrdelseslov og tinglysingslov (høring avsluttet) Grunnboksutskrifter På grunnboksutskrifter hvor dokumenter bare er foreløpig registrert, så vil Kartverkets utskrift vise hvordan grunnboksbladet vil bli forutsatt endelig tinglysing. Samtidig vil den transaksjonen som er under tinglysing vil bli vist nederst på utskriften. Det vil fremgå av utskriften at den inneholder foreløpige registreringer. Innkommet tema Spørsmål fra Norges Eiendomsmeglerforbund: Seksjonert eiendom og manglende informasjon om hvilke eiendom som er hovedbøl Vi kan svare på hvordan dette er i grunnboken og i utskriftene fra Kartverket. Vi vet ikke hvordan dette er i de andre registrene: En fradelt matrikkelenhet vil jo ha opplysninger under «Grunndata» om fradelingsrettsstiftelsen, og hvilken matrikkelenhet den er fradelt fra. Tilsvarende vil matrikkelenheten det fradeles fra ha opplysninger om hvilke matrikkelenheter som er fradelt fra denne. En seksjonert matrikkelenhet inneholder også opplysninger om hvilken matrikkelenhet den er fradelt fra (den er en vanlig matrikkelenhet den også, selv om den er seksjonert). I tillegg vil det på en seksjonert matrikkelenhet, under «Grunndata» ligge opplysninger om seksjoneringsrettsstiftelsen, og hvilke seksjoner som er opprettet. På seksjonene, vil det imidlertid ikke ligge informasjon om hvilken matrikkelenhet den seksjonerte matrikkelenheten kommer fra (dette er ikke noe som overføres fra den seksjonerte, siden seksjonene jo kun er representanter for sameieandeler). Denne informasjonen ligger på den seksjonerte matrikkelenheten (som i Regina er historisk, men i ny grunnbok er aktiv). Senere reseksjoneringer, er imidlertid kun synlig på seksjonene (de angår sameieandelene som seksjonene representerer, og ikke matrikkelenheten som er seksjonert). Dersom det foretas matrikulære forretninger etter seksjonering, eks. fradeling fra den seksjonerte matrikkelenheten, sammenslåinger etc., så vil disse imidlertid bli synlig på den seksjonerte matrikkelenheten (og ikke på seksjonene, siden disse forretningene angår matrikkelenheten som er seksjonert, og ikke sameieandelene som seksjonene representerer). 19

20 Fradeling Seksjonering (historisk utskrift av den seksjonerte matrikkelenheten) Seksjonering (aktiv utskrift av seksjon) 20

21 Reseksjonering (aktiv utskrift av seksjon) Seksjonering Fradeling (historisk utskrift av den seksjonerte matrikkelenheten) 21