DUF brukerveiledning,

Transkript

1 DUF brukerveiledning, Avtaler med tilleggsopsjoner Forfatter: Carla Børresen Avdeling/enhet: RMA-Mottaksenhet Revisjon/ versjon: 2 Dato:

2 Innhold 1. Beskrivelse Ny avtale med opsjon på forlengelse og tilleggsopsjoner Aktivering av opsjonsplasser Registrering av avtalernavn

3 1. Beskrivelse Denne brukerveiledningen gjelder avtaler med tilleggsopsjoner. Avtaleregistreringen i DUF skal gjenspeile det som står i avtaledokumentet. Inneholder en ny eller fornyet avtale opsjonsplasser skal de registreres i hovedavtalen, avtales opsjonsplasser på et senere tidspunkt registreres de som en tilleggsavtale. I alle tilfeller skal opsjonsplasser registreres som beredskapsplasser. Løsningen skal kunne gi oversikt over plasser som er i aktiv bruk, opsjonsplasser som er tatt i bruk og opsjonsplasser som er disponible, samt en total plass- og kostnadsoversikt ved bruk av alle plasser i beleggsrapportene. Hvis/når opsjonsplasser tas i bruk, må «beredskapsplassene» aktiveres. Det gjøres ved å registrere «nye» avtaler med avtaletype «Aktivering av beredskapsplasser» og kalles Mottaksnavn opsjon 1 (2 osv). NB! Opprinnelig avtale skal ikke endres. Side 3 av 11

4 2. Ny avtale med opsjon på forlengelse og tilleggsopsjoner Registrer en hovedavtale med faste- og stykkprisplasser som beskrevet i DUF brukerveiledning Avtaleregistrering på UDIsia (ligger også i IM V2). Under stoppdato registrer senest mulig stoppdato dvs til-datoen i avtalen pluss antall måneder i opsjonen på forlengelse. (I dette eksempelet er opsjon på forlengelse 1 år. Dette endres ved forlengelse, oppsigelse osv. Registrere alle opsjonsplasser som beredskapsplasser. Velg fanen Utvidet avtale. Side 4 av 11

5 Trykk på blyant under plasstyper for valgt mottak og legg inn antall beredskapsplasser/opsjonsplasser. Når du trykker på blyantikonet for Plasstyper for valgt mottak åpnes skjermbildet under: Side 5 av 11

6 Legg inn totalt antall opsjonsplasser i feltet Beredskapsplasser og trykk Lukk. Merk at i det man registrere flere plasstyper, blir avtalen utvidet og vil da kun ha en fane utvidet avtale. Alle plasstyper for mottaket vises samlet midt i skjermbildet. Denne avtalen har 60 beredskaps-/opsjons-, 120 faste- og 30 stykkprisplasser. Under Priser for ordinære plasser, trykk stjerne for å legg inn beredskaps/opsjons priser. Side 6 av 11

7 Utregning av opsjonspriser til beredskapsregistrering Legg sammen fast drift for alle opsjoner, delt på 365, delt på antall samlede fasteplasser i alle opsjoner. Dette gir en døgnpris for samlede faste plasser. Dersom det også er stykkprisplasser i opsjonene, må disse legges til. Eks: Avtalen har 2 opsjoner. 24 faste plasser hver og 6 stykkprisplasser hver. Fast drift for 24 plasser i opsjon 1 er kr Det samme for opsjon 2 også med 24 plasser. Regnestykket blir: Kapasitet Leie Drift Stykkpris Op 1 fast Op 1 stkpris ,00 Op 2 fast Op 2 stkpris ,00 Sum Drift pr benyttet beredskapsplass pr. døgn 99,51 Kr 99,51 er totalsum for drift delt på totalsum plasser (både de faste og stykkpris) delt på 365. Legg beløpet inn under Pr. benyttet beredskapsplass pr. døgn. Evt kostpris legges inn som fast overføring til kantine. Side 7 av 11

8 NB. Prisene og registrering her skal kun gi en samlet total kostnad dersom opsjonene tas i bruk. Nedtrekks menyen vil ikke alltid være optimalt for prisregistrering av opsjonsplassene. Sum leie for begge opsjoner legges inn under Fast årlig leie av beredskapsplasser i bruk. Trykk OK. Det skal nå være mulig å hente mottakets aktive og mulige kapasitet, samt total ordinær kostnad og kostnader ved bruk av alle opsjoner. Side 8 av 11

9 Ferdig registrering av utvidet avtale med faste, stykkpris og beredskapsplasser ser slik ut: OBS! Beredskapsplass registreringen i denne hovedavtalen skal ikke endres ved aktivering av opsjonene! Plassene og prisene lagt her for beredskap brukes bare for planleggingsformål, ikke i forbindelse med noen utbetalingssystemer. Dette er kun en oversikt over mulige plasser og totale kostnader dersom de tas i bruk. Side 9 av 11

10 3. Aktivering av opsjonsplasser Fra juni 2013 tok UDI i bruk tilleggsopsjon 1. (24 faste og 6 stk.) for dette eksemplet. Vi aktiverer 30 beredskapsplasser slik: Lag ny avtale. Bruk avtaletype, A aktivering av beredskapsplasser, 30 ordinære plasser. Fordeling på stykk og/eller faste etter det som står i avtalen. Registrering som avtaler ellers. (se evt DUF brukeveiledning for avtale registrering.) Begge avtaler vises slik ved søk på avtaler: Side 10 av 11

11 4. Registrering av avtalernavn. Avtalenavn Avtaletype Merknad Mottaksnavn opsjon 1 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Mottaksnavn opsjon 2 A Når det er avtalt at opsjonsplassene skal tas i bruk Se også DUF brukerveiledning for Avtaleregistrering pkt. 4 Side 11 av 11