ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALET I OS KOMMUNE

Transkript

1 Kontrollutvalet ÅRSMELDING 2013 FOR KONTROLLUTVALET I OS KOMMUNE

2 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Samansetnad av utvalet i valperioden Fakta om verksemda i Sekretariatsordninga Opplæring av kontrollutvalet Os kommune sin valde revisor Særskilt om Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Den økonomiske situasjonen for Osbadet KF Den økonomiske situasjonen for Oseana KF Den økonomiske situasjonen i Os kommune Prosjektrekneskapar Rekneskapsrevisjon Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forvaltningsrevisjon prosjektorganisering, prosjektstyring og planprosessar - byggeprosjektet Oseana som case Rehabilitering av Os ungdomsskule Tredjepartsvurdering Forvaltningsrevisjon av sjukefråvær og arbeidsmiljø Selskapskontroll Selskapskontroll av Business Region Bergen (BRB) Andre saker kontrollutvalet har handsama Henvendingar til Os kommune Diverse Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar Materiellforbruk og handheving av innkjøpsfullmakter

3 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar er ein viktig basis for kontrollutvalet si verksemd. Ansvaret omfattar m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet har også ansvar for å innstille til kommunestyret på val av revisjonsordning og val av revisor. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eiga forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. 2. Samansetnad av utvalet i valperioden Kontrollutvalet for perioden er sett saman slik: Leiar Nestleiar Medlem Medlem Medlem Odd Tøsdal (Ap) Leiv Gunnar Heggland (FrP) Laila Marie Reiertsen (FrP) Einar Øvreberg /Tvs) Katrine Haugland (H) Varamedlemmer for Ap: Gunn Cecilie Omre Jorunn Øystese Sigvard B. Torlakson Varamedlemmer for Frp: Svein Skoglund Ulvar Nybø Anne-Marie Alvær Karin Nystøl Varamedlemmer for Tvs: Varamedlemmer for H: Marie Melhagen Thor M. Frey Sivertsen Siren Tømmerbakke Wenche Synnøve Fagerthun Svein Arne Bakke Elsa Sørensen Laila Marie Reiertsen (FrP) har sete i kommunestyret. 3. Fakta om verksemda i 2013 Kontrollutvalet hadde 6 møter Kontrollutvalet handsama 55 saker Ordførar har møterett og talerett i kontrollutvalet Arbeidet i kontrollutvalet byggjer på: o saksframlegg med forslag til vedtak frå sekretariatet o skriftleg og munnleg informasjon frå sekretariatet o gjennomførd rekneskapsrevisjon 3

4 o gjennomførde forvaltningsrevisjonar o selskapskontroll o skriftleg og munnleg informasjon frå revisor o møteprotokollar frå andre utval o orienteringar frå administrasjonen o kontakt med tilsette, organisasjonar og publikum Kontrollutvalet fekk tilgang til all den informasjonen det vart bede om og er nøgd med at administrasjonen har vist stor velvilje i høve orienteringar i møta i utvalet gjennom heile året. 4. Sekretariatsordninga I Kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som utvalet har trong for. Departementet har gjeve ei eige forskrift om kontrollutval. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei saker som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreidd. Sekretariatet gjer innstilling i saker til kontrollutvalet. Kontrollutvalet har i 2013 kjøpt sekretariatsteneste frå sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Roald Breistein har vore sekretær på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er sekretariat for kontrollutvala i kommunane: Os, Odda, Voss, Ullensvang, Eidfjord, Ulvik, Kvam, Fusa, Fitjar, Stord, Bømlo, Kvinnherad, Austevoll, Tysnes, Øygarden, Sund og Samnanger. Vidare er sekretariatet også sekretær for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), som er ein landsdekkande organisasjon for kontrollutvala i norske kommunar og sekretariata deira. 5. Opplæring av kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune sitt sekretariat for kontrollutvalet, ønskjer å bidra til så god overgang som mogeleg frå ein kontrollutvalsperiode til den neste. Som eit tiltak i så måte, arrangerte sekretariatet ei 2 dagars folkevaldopplæring for kontrollutval i Hordaland på Solstrand Hotell og Bad i Representantar frå Deloitte stod for alle føredraga, med utgangspunkt i Kontrollutvalsboka, som dei har utarbeidd på oppdrag av Kommunal- og regionaldepartementet. Alle medlemmene i kontrollutvalet i Os kommune deltok på opplæringa. Det er planlagt ei oppfølgjing av denne opplæringa på Solstrand i mars Kontrollutvalet i Os kommune har komme med innspel til aktuelle tema til denne samlinga. 6. Os kommune sin valde revisor KPMG er frå Os kommune sin valde revisor. Kontrakten som er inngått gjeld for perioden og til og med revidering av rekneskapen for 2014 med opsjon for Os kommune til å forlengje avtalen med eit år. Kontrollutvalet har ikkje haldepunkt for anna enn at rekneskapsrevisjonen er utført på ein god måte, og viser m.a. til interimsrevisjonsrapport frå KPMG som vart presentert for kontrollutvalet Vidare har KPMG levert fleire gode forvaltningsrevisjonsrapportar 4

5 etter bestilling frå kontrollutvalet. Utvalet har hatt eit godt samarbeid med KPMG gjennom heile Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. På grunnlag av revisjonen sine rapportar og anna informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. Ansvarleg revisor har vore Harald Sylta og han har levert eigenvurdering vedrørande at KPMG er uavhengig i høve Os kommune. 7. Særskilt om 7.1. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) vart skipa hausten 2005 og er ein møte- og kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Os kommune er medlem i FKT. FKT hadde sin årlege fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen i tidsrommet Os kommune hadde denne gongen Leiv Gunnar Heggland og Einar Øvreberg som deltakarar på konferansen og dei hadde stor nytte av å delta. Konferansen inneheld desse hovudtemaa: Nytt frå KRD, forventningar og framtidstankar, Korrupsjon, misligheter og antikorrupsjonsarbeid, Budsjettest i kommunane Kva kan man forvente av styringsdokumenter?, Bestillerkompetanse og mediehandtering, Høyring i kontrollutvalet og Med skråblikk på kommunesektoren Den økonomiske situasjonen for Osbadet KF 2012 KPMG har gjennom revisjonsmeldinga dagsett gjeve sin uttale om særrekneskapen for Osbadet KF for Rekneskapen viste eit netto driftsresultat på kr og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Av uttalen frå kontrollutvalet går det fram at styret m.a. skriv dette i si årsmelding: «Sal av badebillettar var kr ,-. Dette er noko mindre enn Osbadet har vore open i 356 dagar i Antall personar registrerte over billettsalet vart personar. Dette er ein nedgang frå 2011, men ei auke i forhold til tidlegare år. Styret har i 2012, vedteke fleire omfattande oppgraderingar og investeringar. Dette utgjør over ,- for året. Mesteparten er ført over drifta. Ut frå erfaring med andre tilsvarande badeanlegg er 5

6 styret nøgd med antall badegjester.» Kontrollutvalet gav m.a. slik uttale til rekneskapen for Osbadet KF for 2012 i sak 21/13 i møte : «Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka og revisjonsmeldinga av , har kontrollutvalet ikkje merknader til Osbadet KF sin årsrekneskap for 2012.» 7.3. Den økonomiske situasjonen for Oseana KF 2012 KPMG har gjennom revisjonsmeldinga dagsett gjeve sin uttale om særrekneskapen for Oseana KF for Rekneskapen viste eit netto driftsresultat på kr og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Av uttalen frå kontrollutvalet går det fram at styret m.a. skriv dette i si årsmelding: «Økonomisk har 2012 ikkje vore eit like godt år som 2011, då vi i år enda opp med eit negativt driftsresultat på kr ,06. Ei av årsakene til underskotet er at Oseana KF har avskrive tap på Restaurant Færingen AS.» «Dei problema som har vore, er i all hovudsak knytt til bruk av øvings- og undervisnings romma i 1.etg, og pålegget frå arbeidstilsynet om dagslys i desse. Saka har til tider skapt frustrasjonar både for Os kommune, Oseana KF og Os kulturskule. Spesielt har dette vore krevjande i høve kulturskulen som har sin base i Oseana. I skrivande stund er imidlertid ombyggingane i full gang, og resultatet vil gje positive ringverknader både for kulturskulen og Oseana sitt publikum, som no m.a. får eit etterlengta publikumstoalett i foajeen. I tillegg får vi meir attraktive kurs- og konferanselokalar for utleige, ettersom Vargasalen og Kobbavågen får dagslys og eigen utgang mot Mobergsvikjo.» Kontrollutvalet gav m.a. slik uttale til rekneskapen for Oseana KF for 2012 i sak 20/13 i møte : «Ut over punkta nemnde over, og det som går fram av saksframlegget til kontrollutvalet i rekneskapssaka og revisjonsmeldinga av , har kontrollutvalet ikkje merknader til Oseana KF sin årsrekneskap for 2012.» 7.4. Den økonomiske situasjonen i Os kommune Kontrollutvalet sin uttale om Os kommune sin årsrekneskap for 2012, hadde m.a. med desse opplysningane: «Av rekneskapen for 2012 har kontrollutvalet merka seg eit rekneskapsmessig resultat på kr , medan netto driftsresultat er positivt med kr , dvs netto resultatgrad på + 3,66 % prosent (Sett opp mot sum driftsinntekter). Heile kommunesektoren hadde i følgje opplysningar frå SSB til samanlikning netto resultatgrad på 2,7 prosent i Teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) tilrår at ein over tid bør ha netto resultatgrad på 3 prosent for 6

7 å ha ei forsvarleg økonomisk drift. Vi ser at Os kommune i 2012 ligg over både resultatet i heile kommunesektoren og tilrådinga til TBU. Netto driftsresultat viser kva ein har att etter at alle driftsutgifter, inklusive renter og avdrag er dekka. Eit positivt driftsresultat kan nyttast til å finansiera investeringar eller avsetjast til seinare bruk, noko som gjev handlefridom og evne til å tola svingingar i økonomien. På bakgrunn av gjennomført revisjon for rekneskapsåret 2012 har KPMG også levert revisjonsrapport 2012 som inneheld nokre innspel og kommentarar til leiinga i Os kommune med tilrådingar på kor det er potensiale for å betre rutinane.» Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i samband med handsaming av rekneskap for 2012 for Os kommune i sak 22/13 i møte : «Kontrollutvalet vedtek uttale om Os kommune sin årsrekneskap for 2012.» 7.5. Prosjektrekneskapar Kontrollutvalet gav i 2013 uttale til desse prosjektrekneskapa: Grantun bufelleskap Vartun utleiegbustader Varafjell ressurssenter Nye Os barnehage Ombygging av rådhuset Kontrollutvalet handsama også sak om revisjon av rutinane når det gjeld handsaming av prosjektrekneskapar i møte der det vart vedteke slik innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtek at prosjektrekneskapar: 1. På 5 million kroner eller høgare skal reviderast av ekstern revisor og handsamast i kontrollutvalet før dei går vidare til kommunestyret for godkjenning. 2. Der avviket i høve opphavleg budsjett er meir enn +/- 10 % skal det lagast eigne prosjektrekneskapar og same rutine som i punkt 1 skal følgjast. 3. Skal leggjast fram for politisk handsaming seinast 2 år etter at prosjektet er ferdigstilt. Kontrollutvalet bad om at saka vart lagt fram for kommunestyret Uvisst av kva grunn skjedde ikkje dette, men det vart lova at saka skulle komme opp i møte Heller ikkje då vart saka lagt fram, men ordførar har no lova at den skal komme med til neste møte som etter planen skal haldast Rekneskapsrevisjon KPMG orienterte kontrollutvalet m.a. ved å presentere revisjonsplan for 2013 og resultatet av den gjennomførte interimsrevisjonen for 2013 for kontrollutvalet, i møte KPMG har i samband med interimsrevisjonen gjort særskilde vurderingar av rutinar innan delar av intern kontrollen i kommunen. Kontrollutvalet tok interimsrevisjonsrapporten til orientering. 7

8 7.7. Gjennomførte forvaltningsrevisjonar Forskrift om kontrollutvalg 9. Forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap Forvaltningsrevisjon prosjektorganisering, prosjektstyring og planprosessar - byggeprosjektet Oseana som case Kontrollutvalet gjorde vedtak i sak 41/12 i møte om å få KPMG AS til å gjennomføra forvaltningsrevisjon innan Prosjektorganisering, prosjektstyring og planprosessar med byggeprosjektet av Oseana som case. Revisjonsrapport vart levert og handsama i sak 24/13 i kontrollutvalet i møte Utvalet vedtok slik innstilling til kommunestyret: På bakgrunn av forvaltningsrevisjonsrapport Prosjektstyring med byggeprosjektet Oseana som case, ber kommunestyret rådmannen syta for å: 1. Halde fast på tung og brei politisk forankring og deltaking i store prosjekt 2. Styrke fokuset på sentrale element i prosjektstyring, særleg i etablerings- og planleggingsfasen 3. Arbeide videre med drifta av Oseana for å oppfylle føremålet med prosjektet 4. Laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kommunestyret handsama saka og vedtok innstillinga frå kontrollutvalet samrøystes. Administrasjonen orienterte kontrollutvalet om status på oppfølging av denne forvaltningsrevisjonen i møte og det vart gjort slikt vedtak: «Kontrollutvalet ber om å få ny skriftleg og munnleg status når det gjeld oppfølging av forvaltningsrevisjon av Oseana til første møte i utvalet i februar 2014.» Rehabilitering av Os ungdomsskule Tredjepartsvurdering Kontrollutvalet bad i møte KPMG om å gjennomføre ei tredjepartsvurdering av rehabilitering av Os ungdomsskule med slikt føremål og problemstillingar «Å vurdere om arealdisponering som ligg til grunn for rehabilitering av Os ungdomsskole er i samsvar med gjeldande regelverk/retningsliner og om avgjerd om rehabilitering er gjort på grunnlag av korrekt informasjon om plangrunnlag.» Det vart også presisert at gjennomgangen ikkje skulle inkluderer samanlikning med nye Nore Neset ungdomsskule. 8

9 Revisjonsrapport vart levert til møte i kontrollutvalet og rapporten inneheld m.a. slike konklusjonar: «KPMG finn ikkje rimeleg grunn til å stille spørsmål ved prosjektorganisasjonen si inkludering av det arealet ein har definert som praksis/aktivitetsrom i plangrunnlaget for rehabiliteringa ved Os ungdomsskule. Det eksisterar ikkje eksakte definisjonar av eller krav til denne kategorien areal, og det vert lagt spesifikt til rette for at deler av arealet skal kunne fungere som læringsareal. Med omsyn til det totale læringsarealet, finn KPMG heller ikkje rimeleg grunn til å stille spørsmål ved om dette er tilstrekkeleg til ein 5 parallellars skule.» «Med omsyn til endringa frå 4 parallellars skule til 5 parallellars skule undervegs i prosessen, har ikkje KPMG sett dokumentasjon på at dette vart eksplisitt formalisert, til dømes gjennom endring av mandatet for prosjektet.» «KPMG finn det ikkje rimeleg å stille spørsmål ved forankringa av den nemnde endringa i planlegginga av rehabiliteringa av Os ungdomsskule. Samtidig viser KPMG til at det kunne ha vore ein fordel om endringa hadde vore formalisert og dokumentert tydelegare, til dømes gjennom ei endring av prosjektmandatet.» «KPMG peiker på at datagrunnlaget i saka viser at hovudverneombodet sine innspel har vore vurdert og at dette ved nokre tilfelle er dokumentert, primært gjennom møtereferat i prosjektorganisasjonen.» «Etter KPMG si vurdering er det ikkje sakleg grunnlag for hovudverneombodet sin påstand om at viktig dokumentasjon har hatt preg av tildekking av fakta.» «KPMG vil likevel peike på at det ville ha vore positivt for prosessen om prosjektorganisasjonen hadde lagt ned meir ressursar i å oppklare spørsmål som hovudverneombodet har stilt og å dokumentere dette, jf. under. Sett ut frå eit læringsperspektiv, viser denne saka behovet for god, skriftleg dokumentasjon i gjennomføring av prosjekt. Dette kunne ha vore betre både med omsyn til endringa i mandatet undervegs, og i høve til å dokumentere tilbakemeldingane til hovudverneombodet med forklaring av kvifor ein hadde anna syn på ulike spørsmål.» På bakgrunn av dette gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 25/13: 1. Kontrollutvalet tek rapport Rehabilitering av Os ungdomsskule Tredjepartsvurdering til orientering. 2. Rapporten vert å sende kommunestyret som referatsak. Kommunestyret handsama saka i møte og gjorde slikt vedtak: «Os kommunestyre tek særutskrift frå kontrolutvalet som melding.» Forvaltningsrevisjon av sjukefråvær og arbeidsmiljø Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i sak 47/13 i møte : 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av sjukefråvær og arbeidsmiljø, frå KPMG AS, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan og ev. innspel under drøftinga i møtet. 2. Det vert akseptert ein ressurs på inntil det beløp som ligg i prosjektplanen, inkludert presentasjon av rapporten i kommunestyret. 9

10 3. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå KPMG si side innan ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. Forvaltningsrevisjonen har slikt føremål og slike problemstillingar: «Føremålet med forvaltningsrevisjonen er å undersøke om kommunen har system og rutine som tek i vare krav til arbeidsmiljø og sjukefråvær og om kommunen etterlever system og rutinar for å førebyggje og følgje opp sjukefråvær og arbeidsmiljø i Os kommune.» På bakgrunn av føremålet vert følgjande problemstillingar vedteke for forvaltningsrevisjonen: 1. I kva grad har kommunen system og rutinar for ivaretaking av arbeidsgjevar sine pliktar knytt til arbeidsmiljø og sjukefråvær? 2. I kva grad er det klart kva oppgåver og mynde leiarar i Oppvekst og Kultur og Helse og omsorg har som ledd i kommunen sitt arbeid med arbeidsmiljø og sjukefråvær? 3. I kva grad vert oppgåver og mynde knytt til arbeidsmiljø og sjukefråvær teken i vare av leiarar i Oppvekst og Kultur og Helse og omsorg? 7.8. Selskapskontroll Forskrift om kontrollutvalg 13. Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll Selskapskontroll av Business Region Bergen (BRB) Kontrollutvalet i Os kommune fekk tidleg i 2013 førespurnad frå kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune om å vera med på ein felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen. Kontrollutvalet i Os gjorde på bakgrunn av dette slikt vedtak i sak 05/13 i møte : 1. Kontrollutvalet i Os kommune seier nei til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen når det gjeld den delen som gjeld eigarskapskontroll. 2. Kontrollutvalet i Os kommune seier ja til å delta i felles regional selskapskontroll av Business Region Bergen når det gjeld den delen som omfattar forvaltningsrevisjon. 3. Selskapskontrollen skal utførast av Deloitte i tråd med forslag til prosjektplan som ligg føre. 4. Kontrollutvalet ber om at Deloitte presenterer resultatet av selskapskontrollen for kontrollutvalet når den er ferdig. 5. Kostnadene til deltaking i prosjektet vert godkjent i tråd med utrekningsmodellen i invitasjon dagsett I tillegg kjem kostnader til presentasjon av rapport for kontrollutvalet og opsjon på eventuell presentasjon for kommunestyret. 6. Tidspunkt for levering av revisjonsrapport vert å komme tilbake til i neste møte. 10

11 Totalt var 7 av eigarkommunane, som utgjer 83,2 % av eigarskapen i selskapet, med på denne selskapskontrollen. Revisjonsrapport vart handsama i kontrollutvalet som sak 51/13 i møte i kontrollutvalet der det vart vedteke slik innstilling til kommunestyret: Kommunestyret ber Business Region Bergen AS syta for å: 1. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret. 2. Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane. 3. I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen. 4. Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 5. Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda. 6. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: styrevervregistrering gjennomføre årleg eigenevaluering av styret utarbeide plan for kompetanseutvikling 7. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. 8. Etablere system og rutinar for prosjektstyring, og fastsette budsjettrammer for prosjekt av ein vesentleg storleik. 9. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar. 10. Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 11. Laga ein plan innan , som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Det er ønskjeleg at planen vert lagt fram for kommunestyret våren Andre saker kontrollutvalet har handsama Henvendingar til Os kommune Kontrollutvalet fekk i 2012 orientering frå rådmannen i Os kommune om rutinar for svar på henvedningar, søknader ol. Utvalet var ikkje nøgd med svaret og bad om få ny orientering om saka i møte Kontrollutvalet vart heller ikkje denne gongen nøgd med svaret dei fekk og administrasjonen orienterte igjen om saka i møte I dette møtet gjorde kontrollutvalet slikt vedtak: «Kontrollutvalet oppmoder Os kommune om å sjå på rutinane når det gjeld henvendingar på nytt og orientere utvalet i siste møte før sumaren 2014 om status.» 11

12 Diverse Presentasjon av revisjonsplan og interimsrevisjonsrapport for 2013 ved KPMG Budsjett for kontroll og tilsynsarbeidet i Os kommune for 2014 Møteplan for kontrollutvalet for 2013 Kontrollrapport 2012 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen Fråværsstatstikkar for einingane i kommunen Orientering om tiltak for å redusere sjukefråværet Presentasjon av tertialrapportar Orientering om kvalifiseringsprogrammet og sosialhjelp i kommunen Registrering i styrevervregisteret Orientering om arbeid med etikk i kommunen Orientering om innkjøp av reinhaldstenester i kommunen Orientering om anbodsprosedyrar arkitekttenester Revisjon av reglement for kontrollutvalet i Os kommune Orientering i høve henvending frå advokatfirma om ferdselsrett i utmark Kontrollutvalet er nøgd med at administrasjonen har vist stor velvilje i høve orienteringar i møta i utvalet gjennom heile året Oppfølging av tidlegare gjennomførte revisjonar I forskrift om kontrollutvalg i kommunar og fylkeskommunar 12 heiter m.a.: Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av dette er det rutine å be rådmannen om skriftleg og/eller munnleg attendemelding på kva tiltak som er sett i verk i høve tilrådingane i tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapportar Materiellforbruk og handheving av innkjøpsfullmakter Kommunestyret handsama sak 60/11 forvaltningsrevisjon av Materiellforbruk og handheving av innkjøpsfullmakter i Os kommune i møte og gjorde slikt vedtak: «Kommunestyret vedtek rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon «Materiellforbruk og handheving av innkjøpsfullmakter» som melding.» Revisjonsrapporten frå KPMG inneheld m.a. slike tilrådingar: I første omgang rår vi til at føljande område og tiltak vert vurdert: Ivaretaking av regelverk for anskaffingar med verdi kr. Dette gjeld då særleg for anskaffingar som ikkje er totalentreprisar. Vi rår til at det vert fokusert på kontrollar knytt til konkurranseeksponering og dokumentasjon av anskaffingar. Vi rår vidare til at ein tek omsyn til utarbeidd innkjøpsstrategi og at det særleg vert fokusert på etterleving av rutinar som der er skildra. 12

13 Formalisering av kontrollrutinar for uttak av forbruksmateriell og lause masser. Det bør her bli fokusert på kor det er mest påtrengande med formalisering av kontrollrutinar og at ein ut i frå ressurssituasjonen prioriterar område med størst grad av uønska konsekvens. Overvakning og oppfølging av kontrolltiltak. Vi rår til at eksisterande kontrolltiltak vert evaluert i høve til nytten og effektiviteten av dei og at tiltak eventuelt justerast på bakgrunn av evalueringa. Klargjering, dokumentasjon og formidling av roller, mynde og ansvar i høve til internkontroll på: a. anskaffelser med verdi kr. b. overvakning og oppføljing av kontrolltiltak. Kontrollutvalet mottok slik skriftleg statusrapport i frå rådmannen når det gjeld iverksetting av tiltak i høve denne forvaltningsrevisjonen til møte På bakgrunn av denne skriftlege tilbakemeldinga, samt supplerande munnleg informasjon frå administrasjonen i møtet, gjorde kontrollutvalet slikt vedtak i sak 48/12: «Kontrollutvalet ber om at rådmannen kjem i siste møte før sumaren 2013 for å gje ny skriftleg og munnleg status i høve oppfølging av forvaltningsrevisjon «Materiellbruk og handheving av innkjøpsfullmakter».» Administrasjonen orienterte i møte om status i høve denne forvaltningsrevisjonen og kontrollutvalet gjorde då slikt vedtak: «Kontrollutvalet tar informasjonen i høve oppfølging av forvaltningsrevisjon «Materiellbruk og handheving av innkjøpsfullmakter» til orientering og seier seg ferdig med saka.» 13

14 Os kommune Kontrollutvalet c/o Sekretariat for kontrollutvalet Hordaland fylkeskommune Postboks 7900, 5020 Bergen telefon: / / / , telefaks: e-post: hogne.haktorson@hfk.no e-post: roald.breistein@hfk.no e-post: kari.nygard@hfk.no e-post: kjartan.haugsnes@hfk.no e-post: elin.molven@hfk.no e-post: kontrollutvalet@hfk.no 14