Rutine- og metodehåndbok

Transkript

1 SKIEN KOMMUNE Rutine- og metodehåndbok Leie til eie Ann Kristin Engkvist

2 Innhold Bakgrunn... 2 Kommunens mål med Leie til eie arbeidet... 2 Kommunal bolig... 2 Hovedmål for Leie til eie... 3 Tilnærmingsmetode... 3 Samtalen... 4 Kommunikasjon/brukermedvirkning... 5 Rutiner ved salg av kommunal bolig i Skien kommune... 6 Måling av resultater... 7 Kort oppsummering av saksbehandlers oppgaver

3 Bakgrunn Skien kommune er en av flere kommuner i Sør-Norge som deltar i Boligsosialt Utviklingsprogram. Dette programmet går over 3 år og er finansiert av Husbanken. I det Boligsosiale Utviklingsprogrammet blir alle boligsosiale utfordringer til kommunen belyst, og det jobbes systematisk med utfordringene i form av delprosjekter. Et av delprosjektene er Leie til eie hvor målet er å ha økt fokus på å hjelpe kommunale leietakere til å kunne kjøpe egen bolig. Delprosjektet startet opp våren 2012 og ble implementert i Eiendomsenheten høsten Bolig er et av fundamentene i norsk velferdspolitikk, og er avgjørende for å bekjempe og forebygge bostedsløshet. Å eie sin egen bolig innebærer verdighet i tillegg til at man oppnår forutsigbarhet og trygghet i et stabilt boligforhold. Ved å eie egen bolig styrkes mestringsfølelsen og selvfølelsen. Å ha muligheten til og kunne kjøpe sin egen bolig er også et uttrykk for velferd og selvstendighet. Ved at barnefamilier får muligheten til å eie egen bolig kan det bidra til å bryte sosial arv, slik at både de voksne og barna får bedre livskvalitet. Leie til eie- arbeidet kan være avgjørende for om barn kan vokse opp i en trygg hverdag og få en god oppvekst. Foreldre vil ha muligheten til å kunne bygge opp egenkapital ved å gå fra å leie bolig til å eie. Kommunens mål med Leie til eie arbeidet Skien kommune har som mål at alle innbyggerne i kommunen skal kunne bo trygt og godt. Det er derfor ønskelig at flere kommunale leietakere kjøper boligen de leier, eller annen bolig. Dette gir en gjennomstrømning i den kommunale boligmassen og ventelisten reduseres. Kommunen vil kunne opparbeide en ny og variert boligmasse slik at nye vanskeligstilte kan få tilbud om bolig. Kommunal bolig Skien kommune eier 1000 kommunale utleieboliger. Halvparten av disse boligene er omsorgsboliger eller andre typer boliger som kommunen ikke ønsker å selge. Dette betyr at rundt 500 boliger kommer innunder Leie til eie -arbeidet. Kommunal bolig er et botilbud til vanskeligstilte på boligmarkedet. Vanskeligstilte på boligmarkedet er personer som ikke selv klarer å finne og/eller opprettholde en bolig på egenhånd. Kommunal bolig tegnes med minimum 3 års kontrakter. Saksbehandler skal ved første kontrakts undertegning inspirere, motivere og hjelpe med å lage en fremtidig boligplan om leietaker ønsker det. Husbankens virkemidler skal introduseres og informeres om. 2

4 Husleien på en kommunal bolig følger markedets husleiepriser. Det er en myte at kommunal bolig er en billigere boligform enn i det private leiemarkedet. Dette er viktig å formidle til de som skal leie kommunal bolig. Ved å jobbe systematisk med innkallelser og kontrakter får kommunen full oversikt over leietakerregisteret. Etter implementeringen har Eiendomsenheten anskaffet et nytt datasystem (ISY) som gjør det mulig å hente ut nyttig statistikk på blant annet hvem leietaker er, hvilken type bolig de bor i, husleiekostnader og oversikt over vedlikehold. Med det nye ISY- systemet vil leietaker bli kontaktet automatisk når det gjenstår 6 mnd. av leiekontrakten. Saksbehandler skal da gi samme informasjon som tidligere ble gitt ved undertegning av kontrakt., Hovedmål for Leie til eie Målet er å hjelpe alle kommunale leietakere på veien til egen eid bolig. Leietakerne skal bli innkalt til en samtale hvor deres bosituasjon skal vurderes, og kartlegges, og hvor de skal få informasjon om Husbankens virkemidler, deriblant Startlån. Det skal informeres om mulighetene de har til å kunne kjøpe boligen de leier eller en annen relevant bolig. Om livssituasjonen og mulighetene til leietaker er uendret, og det viser at det fortsatt er behov for å leie kommunal bolig, skal det informeres om at leietaker på nytt kan søke om kommunal bolig. Kriteriene som er beskrevet i tildelingsreglene for kommunal bolig, må være oppfylt. Saksbehandler skal samtidig motivere til å lage en boligplan for videre boligkarriere. Tilnærmingsmetode Alle leietakere skal få en skriftlig innkalling til samtale for å kartlegge bosituasjonen, og få informasjon om Husbankens virkemidler. Saksbehandler skal veilede og rådføre leietaker om hvilke muligheter de har til å kunne kjøpe bolig. Leie til eie arbeidet er gjort kjent ved servicesenteret i kommunen, NAV og andre instanser hvor de ansatte møter målgruppen. Det er lagt ut et flyveblad hvor det informeres om hvem leietakere skal henvende seg til om de ønsker å kjøpe boligen de leier. 3

5 Flyveblad Leie til eie: Ettersom arbeidet er implementert i Eiendomsenheten, skal det utarbeides en ny brosjyre/folder med informasjon med nye kontaktpersoner. Samtalen Saksbehandler skal være bevisst på god kommunikasjon og brukermedvirkning i møte med leietaker. Noen leietakere kan bli engstelige ved å motta brev fra kommunen, særlig når det gjelder hjemmet deres. Det er da ekstra viktig å møte leietaker med vennlighet og forståelse for situasjonen. Målet er at leietaker skal føle seg godt mottatt og at saksbehandler skal være lydhør for de problemstillinger og innspill som leietaker kommer med. Første møte med leietaker legger grunnlaget for videre arbeid. Saksbehandler skal kunne kommunisere med leietaker på en slik måte at alle viktige opplysninger blir oppgitt, og unngå at misforståelser oppstår. Målet med samtalen er å få kartlagt bosituasjonen til leietaker og hvilke muligheter leietaker har til å kunne kjøpe boligen han eller hun leier, evt. en annen bolig. Om ikke dette er mulig å få til pga. at leietakers livssituasjon er vanskelig, må saksbehandler motivere leietaker til å lage en boligplan for videre boligkarriere. Det er da viktig at kommunikasjonen mellom saksbehandler og leietaker fungerer godt. 4

6 Kommunikasjon/brukermedvirkning God kommunikasjon starter ved første henvendelse til leietaker. Innkallingsbrevet bør inneholde kort informativt tekst slik at misforståelser unngås. Om noen allikevel reagerer med engstelse og ringer for å vite mer rundt innholdet i brevet, må leietaker bli møtt med vennlighet og en god forklaring på innkallelsen. Saksbehandler skal være bevisst på at leietaker har behov for å bli sett, hørt og ikke minst føle seg respektert og anerkjent. Det er viktig at leietaker opplever brukermedvirkning. Ved oppmøte skal leietaker bli møtt av en høflig og vennlig saksbehandler, som har øyekontakt og håndhilser. Det er viktig at leietaker føler seg sett i møte med saksbehandler. Om leietaker har med barn er det viktig å vise oppmerksomhet også overfor barna. Ved å ha fargestifter, penn og papir tilgjengelig kan barna aktiviseres mens saksbehandler snakker med leietaker. Slik blir både leietakeren og barna sett, og dette kan være en hjelp til å oppnå tillit, og være et godt utgangspunkt for en god samtale. Saksbehandler må være seg bevisst språket. Det er viktig å snakke tydelig og «lett». Det som ikke er fremmedord for saksbehandler kan være det for leietaker. For noen personer kan det være ganske komplisert å forstå eksempelvis alt innholdet i en husleiekontrakt med lover og regler, ansiennitetskrav, hvordan husleien settes og detaljer rundt alle virkemidlene til Husbanken. Det er derfor veldig viktig å kunne kommunisere all denne informasjonen på en forståelig og grundig måte. Saksbehandler må sette av god tid for å kunne gi informasjon av god kvalitet. I forhold til personer som snakker dårlig norsk, kan det være en utfordring å være sikker på at de har forstått hva som blir sagt. Ved å ha pauser kvalitets sikrer saksbehandler seg om at leietaker har oppfattet og forstått informasjonen. Viktig å ha tålmodighet. Om saksbehandler på forhånd vet at kommunikasjonen kan bli vanskelig bør det vurderes å bruke tolk. Om leietaker ønsker å benytte Husbankens virkemidler, skal saksbehandler henvise leietaker til rette ansatte i kommunen for videre hjelp. Saksbehandler kan tilby leietaker hjelp til utfylling av søknader. Om saksbehandler skal hjelpe skal de være bevisst på ikke å overta utfyllingen av skjemaer. Det er viktig at det er leietaker som er søkeren, og at de er delaktig og får et eierforhold til søkeprosessen. Saksbehandler må derfor ha tålmodighet, være støttende og ikke overta utfyllingen, fordi det da går raskere. 5

7 Rutiner ved salg av kommunal bolig i Skien kommune Borettslagsleilighet: De leietakerne som leier kommunal bolig i et borettslag har førsteretten til å kjøpe den boligen de leier. De slipper da budrunder og ansiennitetskrav. Dette er et unikt fortrinn og en døråpner for muligheten til å eie egen bolig. Leietaker kan kjøpe boligen til takst. Når leietaker fremmer ønske om å kjøpe boligen de leier har saksbehandler en samtale med leietaker. De skal da se sammen på om leietaker har inntekt nok, og om de kommer inn under den type inntektskriterier som kreves til å kunne få evt. Startlån til å kjøpe boligen, før takst bestilles. Saksbehandler bestiller takst på boligen ved å kontakte boligbyggelaget. Erfaringsmessig utføres dette arbeidet raskt i Skien kommune. Leietaker blir kontaktet av takstmann som kommer og utfører taksten. Ferdig takst sendes Eiendomsenheten. Videre sender saksbehandler skriftlig tilbud om kjøp til leietaker med 3 ukers frist. Leietaker må akseptere tilbudet skriftlig. Om noen pruter på prisen, skal dette videresendes øverste leder i Eiendomsenheten for vurdering. Om tilbudet aksepteres vil leietaker søke lån i ordinær bank, eller søke Startlån. Saksbehandler henviser i så fall videre til startlånsansvarlig på NAV for videre oppfølging. Saksbehandler kan også tilby å hjelpe med utfylling av Startlånssøknaden. Ved startlånsfinansiering sendes kjøpskontrakt Lindorff for utbetaling. Kjøper undertegner lånepapirene. Når salget er utført registreres dette i Eiendomsenhetens leietakerregister. Enebolig: Om leietaker leier enebolig av kommunen må Eiendomsenheten vurdere om dette er en bolig de ønsker å selge. Om dette er ønskelig fra kommunens side, går prosessen videre med en samtale mellom saksbehandler og leietaker. De skal sammen se på om leietaker har inntekt nok, og om han eller hun kommer inn under den type inntektskriterier som kreves til å kunne få evt. Startlån til å kjøpe boligen, før takst bestilles. Dette er for å unngå for store kostnader for kommunen, da det påløper utgifter ved bruk av takstmann. Takst bestilles hos takstmann som Eiendom har inngått avtale med. Leietaker blir kontaktet av takstmannen for gjennomføring av takst. Taksten sendes Eiendomsenheten og leietaker får et skriftlig tilbud med 3 ukers frist. Leietaker må akseptere tilbudet 6

8 skriftlig. Om noen pruter på prisen skal dette videresendes øverste leder i Eiendomsenheten for vurdering. Om tilbudet aksepteres vil leietaker søke lån i ordinær bank, eller be om hjelp til å søke Startlån. Saksbehandler henviser da videre til startlånsansvarlig på NAV for videre oppfølging. Saksbehandler kan også tilby å hjelpe med utfylling av Startlånssøknaden. Eiendom avventer behandling på søknad før prosessen følges videre. Tid med megler avtales for undertegning av kjøpskontrakt med kjøper og en ansatt med fullmakt i Skien kommune. En annen ansatt i kommunen bekrefter at denne personen har fullmakt. Undertegnet kjøpskontrakt leveres megler, og ett eksemplar beholdes av Skien kommune. Denne kontrakten leveres til arkivering for skanning. Registrert/skannet kjøpskontrakt arkiveres. Når betaling er utført undertegner kjøper overtakelsesprotokollen hos megler. Skien kommune undertegner og returnerer til megler. Videre skal ansatte i Skien kommune som har ansvar for forsikring, kommunale avgifter og eiendomsskatt informeres om salget. Når salget er utført registreres dette i Eiendomsenhetens leietakerregister. Måling av resultater Saksbehandler skal systematisk registrere Leie til eie- arbeidet. Ved å ha oversikt over arbeidet kan statistikk jevnlig tas ut for å se om arbeidet fungerer godt, eller om det bør gjøres endringer. Dette er viktig dokumentasjon av en del av kommunens boligsosiale utfordringer. Dokumentasjonen er tilgjengelig om det kommer etterspørsel fra andre aktører som for eksempel Husbanken. I delprosjektet Leie til eie ble det registrert antall henvendelser og samtaler, antall fornyede kontrakter, antall søknader på Startlån og antall salg. Fra oppstart av Leie til eie prosjektet og frem til høsten 2013 har 41 leietakere blitt boligeiere ved at de har kjøpt boligen de har leid eller annen bolig. Leie til eie er implementert i Eiendomsenheten. ISY- systemet er tatt i bruk, og åpner for muligheten for å dokumentere og innhente andre nyttige historiske opplysninger i tillegg til nåværende data. Det bør utarbeides en rutine for å hente ut månedlige uttrekk av resultater. Disse viser grad av måloppnåelse. 7

9 Kort oppsummering av saksbehandlers oppgaver - Ha oversikt over leietakerregisteret i ISY. - Jobbe systematisk med innkalling av kommunale leietakere. - Sende ut innkallingsbrev (kort informativ tekst). - Ta imot telefonhenvendelser fra leietakere og være bevisst på god kommunikasjon. - Informere om kommunal bolig, Husbankens virkemidler og motivere til boligplan for nye leietakere ved første kontrakts undertegning. - Når 6 mnd. gjenstår av 3 års- kontrakten, innkalles leietaker automatisk til ny samtale. - Fokus på brukermedvirkning og god kommunikasjon i møte med leietaker. - Saksbehandler skal være bevisst på at leietaker har behov for å bli sett, hørt og respektert. Vite at første møte med leietaker legger grunnlaget for videre arbeid. - Saksbehandler skal legge til rette for at leietaker og andre personer som leietaker har med til samtalen føler seg ivaretatt på en god måte. Bruke et lett forståelig språk, kvalitetssikre at informasjon blir forstått, hjelpe med søknader, ha fargestifter tilgjengelig for barn, være tålmodig og vennlig. - Bestille takst. - Sende ut tilbud til leietaker. - Om ønskelig hjelpe leietaker å søke Startlån. - Registrere alt arbeid i Leie til eie og ta ut månedlige rapporter for resultater. God kommunikasjon med bruker gir de beste resultatene! Kommunen får stolte huseiere og ikke rastløse leietakere! 8