Styret Helse Sør-Øst RHF 04/09/08 SAK NR SYKEHOTELLET VED RIKSHOSPITALET (RADIUMHOSPITALET). EKSTERN GJENNOMGANG

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 04/09/08 SAK NR SYKEHOTELLET VED RIKSHOSPITALET (RADIUMHOSPITALET). EKSTERN GJENNOMGANG Forslag til vedtak: 1. Styret tar rapporten fra KPMG om Gjennomgang av saksbehandling og beslutningsprosess knyttet til sykehotellsaken ved Rikshospitalet HF til orientering. 2. Styret slutter seg til styreleders vurdering og anbefalte oppfølging. 3. Styret orienteres om administrerende direktørs oppfølging. Hamar, Hanne Harlem Styreleder (sign) Side 1 av 10

2 1. Styreleders anbefalinger / konklusjon Styreleder viser til rapporten fra KPMG. Rapporten besvarer det oppdraget som ble gitt etter styrets behandling av saken i møte 22. mai Det anbefales at styret slutter seg til den anbefalte oppfølgingen som er nærmere beskrevet i punkt 3 i saksutredningen. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Bakgrunn Styret behandlet sist i møte prosessen knyttet til saken om sykehotell på Rikshospitalet HF (Radiumhospitalet). Styret fattet i sak følgende enstemmige vedtak: 1. Styret tar brev datert 15. mai 2008 fra administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF til Helse- og omsorgsdepartementet om sykehotellsaken ved Rikshospitalet HF til etterretning. 2. Styret ber om at det gjennomføres en ekstern og uavhengig gjennomgang av saksbehandlingen og beslutningsprosessen knyttet til sykehotellsaken. Gjennomgangen skal bidra til at en kan lære av eventuelle feil som har skjedd og få fram i hvilken grad det er behov for å endre rutiner eller prosedyrer i tilknytning til behandlingen av slike saker i foretaksgruppen. 2.2 Mandat Det ble gitt følgende følgende mandat for den eksterne gjennomgangen: Det skal gjennomføres en ekstern og uavhengig gjennomgang av saksbehandlingen og beslutningsprosessen knyttet til sykehotellsaken. Gjennomgangen skal bidra til at en kan lære av eventuelle feil som har skjedd og få fram i hvilken grad det er behov for å endre rutiner eller prosedyrer i tilknytning til behandlingen av slike saker i foretaksgruppen. Gjennomgangen skal baseres på tilgjengelig informasjons- og dokumentasjonsgrunnlag, og skal bygge på arbeidet som ble gjennomført i tilknytning til utarbeidelsen av brev fra Helse Sør-Øst RHF til Helse- og omsorgsdepartementet av , hvor det ble gjort rede for det faktiske hendelsesforløpet i sykehotellsaken ved Rikshospitalet HF. Eksisterende dokumentasjon skal kompletteres ved behov. Gjennomgangen må omfatte en kartlegging av alle sentrale elementer i saksbehandlingen og beslutningene som er fattet av Radiumhospitalet HF, Rikshospitalet - Radiumhospitalet HF senere Rikshospitalet HF, Helse Sør RHF og Helse Sør-Øst RHF, og hvor det foretas en vurdering av dette opp mot: Gjeldende lov- og regelverk Foretaksprotokoller og styrevedtak Fullmakter Rutiner og prinsipper for god saksbehandling Rutiner for informasjons- og kommunikasjonsarbeid Anerkjente prinsipper for styring og kontroll Side 2 av 10

3 Gjennomgangen forutsettes å omfatte vurderinger av om det har skjedd eventuelle feil, mangler og/eller svakheter i saksbehandlingen og beslutningsprosessene. Gjennomgangen skal bidra til læring og få innspill til hvilke forbedringer som kan iverksettes for å redusere risikoen for at tilsvarende situasjoner oppstår. Det skal i den utstrekning det er nødvendig og praktisk mulig, gjennomføres samtaler med ledere og andre nøkkelpersoner hos de sentrale partene i saken. Oppdraget på gjennomgangen er konkurranseutsatt og oppdraget ble tildelt KPMG. 2.3 Rapport fra KPMG KPMG har oppsummert følgende i rapportens sammendrag: KPMG er gitt i oppgave av Styret i Helse Sør-Øst RHF å foreta en uavhengig gjennomgang av saksbehandlingen og beslutningsprosessen knyttet til sykehotellsaken ved Rikshospitalet HF. I sammendraget under har vi fremstilt hovedpunktene i saken og våre vurderinger. Vi har i denne rapporten vurdert prosessen i sykehotellsaken opp mot gjeldene regelverket gitt av Helse- og omsorgsdepartementet. Det har ikke vært innenfor vårt mandat å vurdere hensiktsmessigheten i dette regelverket. Foretaksgruppens prosess for prioriteringer og beslutninger av investeringsprosjekter Våre vurderinger er knyttet til om det på regionalt nivå er utformet tilfredsstillende rutiner og prinsipper for dokumentasjon, behandling og beslutning av investeringssøknader, og om disse er kommunisert til Rikshospitalet HF. Rutinene og fullmaktsregimet må ivareta de krav som følger av foretaksprotokoller. I utgangspunktet la helsereformen opp til relativt autonome helseforetak under et regionforetak. Lovens bestemmelser om egne styrer og eierstyring gjennom foretaksmøter samt den underliggende intensjonen om at ansvar for å styre kapital og drift skulle tilligge samme nivå, underbygger dette. Siden reformen ble iverksatt i 2002 har rammebetingelsene gradvis blitt strammet inn på kapitalområdet. I brev fra Helse- og omsorgsdepartementet til regionforetakene i februar 2006 gjorde departementet det klart at likviditet til investeringer var en knapp faktor i helsesektoren. Det ble redegjort for låneopptak i datterselskaper organisert som aksjeselskaper og at omfanget av operasjonelle leieavtaler kunne påvirke den totale investeringsrammen. Det ble også fastslått at helseforetakene ikke hadde adgang til å inngå finansielle leieavtaler og investeringsprosjekter organisert som Offentlig-Privat Samarbeid (OPS). Målet med innstrammingen var å oppnå en sterkere styring med de samlede investeringene i helseforetakene. De begrensninger som ble etablert i forhold til bruk av privat finansiering ble formelt videreformidlet til styret og ledelsen i Rikshospitalet HF fra Helse Sør RHF. I forbindelse med fusjonen ble det formidlet til Rikshospitalet HF i foretaksmøte den 12. februar 2007 at Det ikke må inngås bindinger i form av avtaler, utvikles strategier eller gjøres andre avtaler som vil virke blokkerende eller forplikte nytt regionalt helseforetak på en uhensiktsmessig måte. Både Helse Sør RHF og senere Helse Sør-Øst RHF hadde etablert rutiner for behandling av investeringer med tilhørende fullmaktshierarki. Disse var utformet på bakgrunn av at det er regionforetakets oppgave å prioritere blant mange gode investeringsforslag innenfor en stram investeringsramme. Styret i Rikshospitalet HF hadde en investeringsfullmakt på kr 10 mill. Krav til investeringssøknader ble basert på en statlig veileder for planlegging av sykehusprosjekter (Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehussektoren). Dette var formidlet til Rikshospitalet HF. Side 3 av 10

4 Rikshospitalet HF hadde frem til innstrammingene kom benyttet seg av ulike løsninger for å finansiere kapitalbehov til investeringer. Dette inkluderte etablering av aksjeselskaper med låneopptak i privat sektor, samt samarbeid på eiersiden med private selskaper. Ledelsen vurderte at dette var gode og hensiktsmessige løsninger både i forhold til å nå medisinske og økonomiske mål. Innstrammingene som er nevnt ovenfor, medførte at handlingsrommet i forhold til finansiering av investeringer ble redusert for Rikshospitalet HF. KPMG sin vurdering Det er KPMG sin oppfatning at det på regionalt nivå var utarbeidet og kommunisert tilfredsstillende rutiner og prinsipper for dokumentasjon, behandling og beslutning av investeringssøknader. Disse var innenfor de rammene som fulgte av foretaksprotokollene og ivaretok regionforetakets behov for kontroll og styring med de samlede investeringer i regionen. Saksbehandling og beslutninger i foretaksgruppen frem til 15. januar 2008 Våre vurderinger knytter seg til hvorvidt gjennomføringen av søknadsprosessen og kommunikasjonen i saken har vært i samsvar med vedtatte og kommuniserte prosedyrer. I forhold til byggeprosessen knytter våre vurderinger seg til om den har vært gjennomført i henhold til foretaksprotokoller, styrevedtak samt innenfor gjeldende fullmakter. Planleggingen av et sykehotell på Montebello startet i Ledelsen ved daværende Radiumhospitalet HF vurderte det eksisterende tilbudet for pasientovernatting som lite tilfredsstillende. Løsningen innebar kjøp av hotellsenger i det private markedet i Oslo, bruk av sykesenger på avdelinger på Montebello, samt hjemsendelse av pasienter bosatt i Oslo-regionen. Et sykehotell på sykehusområdet ble av ledelsen vurdert som riktig både i forhold til pasientvelferd og i forhold til behovet for kostnadsreduksjoner. Fram mot våren 2007 ble realiseringen av sykehotellet vurdert som stadig viktigere av ledelsen i Rikshospitalet HF. Utviklingen i et strammere hotellmarked i Oslo, samt økte krav til kostnadsreduksjoner, bidro til dette. Etter vedtak i styret i Rikshospitalet HF ble søknaden vedrørende prosjektet sendt til Helse Sør RHF den 23. mars Prosjektets størrelse var kr 125 mill. Helse Sør RHF ba om at søknaden måtte sendes frem på nytt etter fusjonen mellom Helse Sør RHF og Helse Sør-Øst RHF med henvisning til foretaksmøte 12. februar Søknaden ble sendt til Helse Sør-Øst RHF 6. juli 2007 og søknadsbehandlingen startet i august Søknaden var ikke tilstrekkelig dokumentert i forhold til de krav som gjaldt i foretaksgruppen. Manglene ble tatt opp med Rikshospitalet HF i september Det pågikk deretter en løpende dialog på saksbehandlernivå utover høsten. Først den 4. april 2008 anså Helse Sør-Øst RHF søknaden som tilstrekkelig dokumentert. Som en del av forprosjektet, utlyste Rikshospitalet HF i mars 2007 konkurranse om målpriskontrakt og opsjon på en senere byggefase. Dialogen med valgt leverandør, PEAB, startet i juni 2007 og målpriskontrakt ble inngått i august samme år. Målpriskontrakten omfattet utvikling av målprisbudsjett samt nødvendige planer, tegninger, beskrivelser og spesifikasjoner. Kontrakten inneholdt en opsjon på selve byggingen. Denne opsjonsavtalen ble aldri undertegnet. Utover høsten 2007 ble det samarbeidet med PEAB om utarbeidelse av en målpris for prosjektet. Fra august hadde ledelsen en dialog med Norlandia Omsorg AS. Denne dialogen hadde til hensikt å finne alternative finansieringsløsninger for prosjektet dersom helseforetaket ikke ble tildelt investeringsmidler fra Helse Sør-Øst RHF eller fikk godkjent låneopptak i Sykehotell AS. Dette var et heleid datterselskap av Rikshospitalet HF som var stiftet i Den mest aktuelle løsningen innebar at Rikshospitalet HF skulle leie ut taket på strålebygget som tomt til Norlandia Omsorg AS. Dette selskapet skulle bygge hotellet på taket av strålebygget og hotellet skulle drives på åpent og kommersielt grunnlag uten langsiktige forpliktende avtaler med Rikshospitalet HF. Tidligere Side 4 av 10

5 administrerende direktør oppfattet at denne løsningen ikke ble rammet av departementets innstramminger i mulige finansieringsløsninger og derfor ville kunne besluttes uten godkjennelse fra Helse Sør-Øst RHF. En løsning med Norlandia Omsorg AS ble vurdert som relativ sikker dersom søknaden til Helse Sør-Øst RHF ikke ble godkjent. Utbyggingen av sykehotell ble på nytt behandlet i styret i Rikshospitalet HF 1. november Saksfremlegg til styret beskrev tre ulike muligheter for realisering av sykehotellet. Disse var investeringsmidler fra regionforetaket, låneopptak direkte i det heleide aksjeselskapet etter en godkjennelse fra regionforetaket, eller et samarbeid med en privat aktør. Styret ble orientert om dialogen med Norlandia Omsorg AS som alternativet med en privat aktør. Styret ble ikke gitt informasjon om den pågående dialogen med Helse Sør-Øst RHF om manglene i investeringssøknaden. I stedet ble styret gitt et inntrykk av at Rikshospitalet HF ikke hadde fått respons fra Helse Sør-Øst RHF på sin søknad. Styret uttrykte i sitt vedtak utålmodighet med å komme videre i prosjektet. Tidligere administrerende direktør fikk beskjed om at det hastet med å finne en løsning, gjerne i samarbeid med en privat aktør. Dagen etter styremøtet ga tidligere administrerende direktør beskjed til styringsgruppen om å gi PEAB instruks om å gå videre med prosjektet. Videreføringen innebar at Rikshospitalet HF påtok seg forpliktelser i forhold til produksjon av enkelte prefabrikkerte elementer, prosjekteringsaktiviteter, offentlige søknader, opprigging av byggeplass, forberedelser til byggestart inklusive å reservere bygningsarbeidere og underleverandører. Tidligere administrerende direktør oppfattet det slik at det lå i hans forberedelsesfullmakt å sikre entreprenør til et eventuelt vedtak om bygging av hotell forelå, og at styrets vedtak ga ham klarsignal til å påta seg de forpliktelsene som fulgte av instruksen til PEAB. Styret ble ikke informert om at han ville tolke styrevedtaket på denne måten. I brev av 17. desember 2007 informerte Helse Sør-Øst RHF Rikshospitalet HF om at søknaden for utbygging av sykehotellet ville bli behandlet i forbindelse med en helhetlig vurdering av investeringssøknader i helseregionen våren Som en følge av brevet ringte tidligere administrerende direktør daværende styreleder i Rikshospitalet HF. Styreleder opplyser til oss at han i denne telefonsamtalen fikk ny informasjon om hvor langt igangsettelsen av prosjektet var kommet. Denne informasjonen gjorde styreleder urolig, og han bad tidligere administrerende direktør ta kontakt med administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF. Denne ble kontaktet i etterkant av denne samtalen. Gjennom ulike brev og møter i slutten av desember mellom representanter for ledelsen i Rikshospitalet HF og Helse Sør-Øst RHF, ble regionforetaket orientert om status i prosjektet. Informasjonen fra Rikshospitalet HF på disse møtene ga ikke et fullstendig bilde av statusen i prosjektet og Helse Sør- Øst RHF var derfor på dette tidspunktet ikke kjent med de samlede forpliktelser som Rikshospitalet HF hadde påtatt seg. Det ble avholdt møte mellom ledelsen i Rikshospitalet HF, Helse Sør-Øst RHF og PEAB 3 i januar Formålet med møtet var fra Helse Sør-Øst RHF sin side å informere PEAB om at opsjonsavtalen for fase 2 ikke ville bli benyttet. Det ble gjennomført et formøte mellom Rikshospitalet HF og Helse Sør-Øst RHF. I dette formøtet orienterte Rikshospitalet HF på nytt om status i prosjektet. I det etterfølgende møtet informerte PEAB om at flere underleveranser var igangsatt, som produksjon av bæresystem, betongdekker, betongvegger og prefabrikkerte baderom, samt at ca. 60 % av underentreprenørene var kontrahert. Samtidig ble det opplyst at riggen, med kran, stillaser og brakker var etablert. Byggarbeidene var planlagt å starte mandag 7. januar Eventuell stoppordre fra Rikshospitalet HF måtte derfor gis umiddelbart og senest 4. januar. Representanten fra Helse Sør-Øst RHF oppfattet PEAB sin beskrivelse av status i prosjektet som vesentlig mer omfattende enn den informasjonen som var mottatt fra Rikshospitalet HF i romjulen og senest i formøtet tidligere på dagen. PEAB på sin side ga på møtet uttrykk for stor overraskelse over informasjonen om at prosjektet ikke var godkjent og dermed heller ikke finansiert. Side 5 av 10

6 KPMG sin vurdering KPMG mener at søknadsprosessen ikke ble gjennomført i samsvar med vedtatte prosedyrer. Det skyldes først og fremst at Rikshospitalet HF sendte inn en søknad sommeren 2007 som var ufullstendig i forhold til kravet rutinene og veilederen som lå til grunn for slike søknader skisserte. Det tok deretter lang tid å få frem den fullstendige informasjonen fra Rikshospitalet HF. Når saken hastet for Rikshospitalet HF ville det etter vår vurdering vært naturlig at det fra Rikshospitalet HF sin side hadde blitt lagt større vekt på å fremskaffe informasjonen så raskt som mulig. Det er KPMG sin oppfatning at tidligere administrerende direktør ved Rikshospitalet HF gikk utover sine fullmakter ved å forplikte Rikshospitalet HF økonomisk overfor PEAB i det omfang som det ble gjort gjennom instruksene den 2. november Vi er uenige i tidligere administrerende direktørs vurdering at styrets vedtak ga ham fullmakt til å videreføre prosjektet. Investeringsområdet var slik vi har redegjort for, veldig tydelig regulert gjennom instrukser i foretaksmøte og lave fullmakter gitt til styret. Vi kan ikke se at videreføringen av prosjektet kunne hjemles i styrets diskusjoner og vedtak 1. november Styret beklaget også i sitt møte den 15. januar 2008 at det ble iverksatt investeringsarbeider uten godkjenning for prosjektet eller finansiering. Informasjonen til styret i Rikshospitalet HF sitt møte 1. november var ufullstendig. Det kan ikke utelukkes at styret, dersom det var kjent med at det pågikk en dialog med Helse Sør-Øst RHF om søknaden, ville ha fattet et annet vedtak enn det gjorde. Betydningen av dette forholdet er vanskelig å fastslå fordi tidligere administrerende direktør dagen etter iverksatte aktiviteter som uansett var utenfor rammen av det vedtaket styret fattet. Tidligere administrerende direktør burde etter KPMGs oppfatning ha informert styret om hvilke konsekvenser han mente styrevedtaket ville gi for videreføring av prosjektet. Etter KPMGs oppfatning ville en eventuell løsning med Norlandia Omsorg AS slik som beskrevet tidligere være av en slik karakter at den høyst sannsynlig falt inn under departementets begrensninger i mulige finansieringsløsninger beskrevet i brevet fra Rikshospitalet HF sine vurderinger av at løsningen ikke kunne karakteriseres som OPS fordi den ikke innebar langsiktige forpliktelser for helseforetaket, er etter vår mening ikke tilstrekkelig relevant i denne sammenheng. Det avgjørende er om helheten i løsningen kunne vurderes slik at den ville kunne medføre reduksjon i rammebevilgningene til helseregionen. På den måten ville det kunne gå utover andre investeringsprosjekter i regionen. Vi mener på bakgrunn av dette at løsningen med Norlandia Omsorg AS heller ikke kunne gjennomføres uten å følge den ordinære fullmaktstrukturen for investeringsprosjekter. Intervjuer med styremedlemmer i Rikshospitalet HF har bekreftet at styret hadde samme oppfatning som den vi gir uttrykk for her. Status på prosjektet da prosjektet ble stoppet var uansett at det var Rikshospitalet HF som hadde forpliktet seg økonomisk som byggherre i forberedelsen til selve byggestarten på Montebello. Når Rikshospitalet HF i ulike sammenhenger gjorde vurderinger av hvordan regelverket rundt investeringer skulle tolkes ble ikke Helse Sør-Øst RHF kontaktet for å sikre en felles forståelse for anvendelsen av regelverket. Innenfor en foretaksgruppe finner KPMG det naturlig at Rikshospitalet HF burde ha orientert og diskutert med Helse Sør-Øst RHF de ulike vurderingspunktene knyttet til finansiering og prosjektets fremdrift. Det var etter vår vurdering uheldig at Helse Sør-Øst RHF i møter i romjula samt formøtet 3. januar ikke ble gitt en fullstendig oversikt over status i prosjektet. Vi kan likevel ikke se at dette har hatt avgjørende betydning for utviklingen av saken. Ledelsen i Rikshospitalet HF etterspurte i november og desember overfor Helse Sør-Øst RHF svar på søknaden. Sett opp i mot ledelsens oppfatning av hvor mye det hastet å realisere sykehotellet, samt de aktiviteter som ble igangsatt mot PEAB, tok det lang tid før dette skjedde. Saksbehandler i Helse Sør- Øst RHF fikk i november informasjon om at det var bestilt produksjonstid for betong. Denne Side 6 av 10

7 informasjonen burde ha fremstått som underlig all den tid det fortsatt på dette tidspunktet ikke forelå en fullstendig investeringssøknad. KPMG mener at Helse Sør-Øst RHF på bakgrunn av dette burde ha kontaktet ledelsen ved Rikshospitalet HF for å få nærmere informasjon om hva som var den faktiske fremdriften i prosjektet. En slik henvendelse kunne ha avdekket at Rikshospitalet HF på dette tidspunktet hadde pådratt seg forpliktelser utover det fullmaktene tillot. På bakgrunn av erfaringene med mangelfull informasjon i de senere møtene i romjula og 3. januar, er det etter vår mening likevel usikkert om en slik henvendelse fra Helse Sør-Øst RHF ville fått fram den reelle statusen i prosjektet. I styremøtet den 15. januar 2008 ble det gitt en bred orientering om saken. Saksgrunnlaget til styret var på dette tidspunktet ikke fullt ut dekkende for den faktiske situasjonen på det aktuelle tidspunktet. Vi kan ikke se at det har hatt betydning for utviklingen av byggeprosessen, men det kan ha hatt betydning for styrets vedtak 28. februar om å avvikle arbeidsforholdet med daværende administrerende direktør. Saksbehandling og beslutninger i foretaksgruppens i perioden 15. januar mai 2008 Vår vurdering knytter seg til om rutiner og prinsipper for god saksbehandling er fulgt, og om behandlingen har skjedd i samsvar med foretaksprotokoller og styrevedtak. I etterkant av møtet med PEAB 3. januar ble prosjektet stoppet, byggeplassen frosset og byggeriggen ble stående. Styreleder i Rikshospitalet HF trakk seg fra vervet den 18. februar Daværende administrerende direktør gikk av etter vedtak i styremøtet den 28. februar. Dialogen med Norlandia Omsorg AS ble ikke videreført. Tidligere styreleder har i sin begrunnelse for sin avgang blant annet uttalt i pressemelding at han opplevde at Helse Sør-Øst RHF i for stor grad blandet seg inn i Rikshospitalets håndtering av enkeltsaker. Styreleder var selv av den oppfatning at prosjektets godhet, tidligere administrerende direktørs velmente intensjoner med sine handlinger og hans langvarige gode innsats for helseforetaket, gjorde at saken ikke burde få personalmessige konsekvenser for direktøren. I perioden etter at saken ble kjent og at styreleder trakk seg 18. februar, var det møter mellom ham og administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF. Her var saken, inklusiv mulige konsekvenser for tidligere administrerende direktør i Rikshospitalet HF, et tema. Den april var det styremøte i Helse Sør-Øst RHF som i sak 33/2008 vedtok: Bygging av sykehotell på Rikshospitalet HF (Montebello) kan ikke prioriteres. Dette vedtaket bygde på en vurdering av den totale prosjektporteføljen i regionen, tilgjengelige investeringsmidler og de investeringsbehov som forelå innenfor helseregionen. Det ble vurdert at prosjektet ville gå på bekostning av andre viktigere prosjekter. Prosessen med nedrigging av byggeplassen ble deretter utsatt ut fra et initiativ fra private investorer. Disse initiativene ble vurdert i begynnelsen av mai. Den 8. mai sendt Helse- og omsorgsdepartementet ut en pressemelding som sa at departementet vil i revidert nasjonalbudsjett fremme forslag om ekstra investeringsmidler slik at sykehotellet kan bygges uten at det går utover andre prosjekter i regionen. KPMG sin vurdering I forbindelse med tidligere administrerende direktørs avgang hadde Helse Sør-Øst RHF informasjon om hvordan saken var opplevd fra deres ståsted, som ikke nødvendigvis var kjent for styreleder i Rikshospitalet HF på dette tidspunktet. KPMG finner det derfor naturlig at styreleder og eier diskuterte denne saken for å sikre at alle sider av saken ble belyst og ivaretatt i forkant av styrebehandlingen. Generelt vil det være viktig for et styre å ha best mulig informasjon før de fatter vedtak i viktige saker. Det kan være ulike oppfatninger om hva som representerer utveksling av synspunkter og hva som oppleves som innblanding i styrets ansvarsområde. Det følger av Helseforetaksloven at Helse Sør-Øst RHF ikke har noen instruksjonsmyndighet ovenfor styret i Side 7 av 10

8 Rikshospitalet HF utenom foretaksmøtet. Eventuelle uttalelser fra Helse Sør-Øst RHF til styreleder om tidligere administrerende direktør sin stilling kunne derfor uansett ikke oppfattes som en formell instruksjon. Helse Sør-Øst RHF sin vurdering av og beslutning om at prosjektet ikke kunne prioriteres i forhold til andre prosjekter i regionen lå innenfor den myndighet regionforetaket var gitt. Det kan reises spørsmål om det på grunn av de økonomiske forpliktelser som var påløpt, ville ha vært riktig å formelt forespørre departementet om ekstra bevilgninger. En slik forespørsel reiser mange prinsipielle problemstillinger. KPMG finner derfor ikke grunn til å kritisere Helse Sør-Øst RHF for at de ikke rettet en slik formell henvendelse til Helse- og omsorgsdepartementet med bakgrunn i det strenge regelverket det var pålagt å følge. Den senere løsningen som kom etter sterk medieomtale og involvering på politisk nivå, endrer ikke vår oppfatning av dette forholdet. Oppsummering av våre vurderinger Det følger av våre vurderinger ovenfor at handlingene til Rikshospitalet HF representert ved tidligere administrerende direktør, er årsaken til at helseforetaket ble påført forpliktelser i strid med gjeldende prosedyrer og fullmakter. Selv om det kan hevdes at Helse Sør-Øst RHF kunne ha vært enda mer aktive i dialogen med Rikshospitalet HF høsten 2007, har det forholdet etter vår oppfatning en underordnet betydning i denne saken. Det er vår oppfatning at tidligere administrerende direktørs handlinger har vært motivert ut fra at sykehotellet ville representere en god løsning for pasientene og samtidig bidra til nødvendige kostnadsreduksjoner for helseforetaket. Selv om dette skulle være riktig vurdert, så innebærer styringsmodellen at det er regionforetaket som skal foreta en helhetlig vurdering og prioritering av investeringene i regionen. Vurderingene om godheten i prosjektet kunne derfor uansett ikke brukes som argument for å instruere PEAB om å gå videre med prosjektet. Styringen av en så stor helseregion som Helse Sør-Øst RHF er svært krevende. Det er av stor betydning at vedtatte prosedyrer etterleves. Det ligger utenfor vårt mandat å vurdere om departementets beslutning om begrensninger i mulighetene for samarbeid med private aktører i slike saker som dette er hensiktsmessig ut fra helsepolitiske og økonomiske mål. Anbefalinger Dagens regime for gjennomføring av investeringsprosjekter krever god informasjonsflyt og kommunikasjon mellom det regionale nivået og de ulike helseforetakene. Gjennom vår dokumentgjennomgang og våre intervjuer ser vi at behandlingen av sykehotellsaken er påvirket av den generelle styringsdialogen mellom foretakene. Vi har derfor inkludert momenter knyttet til styringsdialogen i tillegg til selve saksbehandlingen innenfor våre etterfølgende anbefalinger: Eierstyring. I praksis legger Helseforetaksloven opp til en mindre omfattende eierstyring enn hva vi ser for eksempel i private konsern. I denne type selskap oppfatter KPMG at det i større grad benyttes interne styremedlemmer (ansatte i morselskapet) for å oppnå en sterkere eierstyring og oppfølging av at eiers strategier og retningslinjer blir gjennomført i de ulike selskapene. I tillegg benyttes det ofte i større grad enn hva vi har inntrykk av i Helse Sør-Øst RHF en løpende dialog mellom administrasjonene i konsernselskapene knyttet til ulike forretningsmessige problemstillinger. En slik dialog bidrar i mange tilfeller til å avklare viktige problemstillinger samt krav og forventninger til saksfremlegg på et tidlig tidspunkt. Den formelle behandlingen kan på denne måten gjennomføres på en forutsigbar og effektiv måte, uten å frata besluttende organ den reelle beslutningsmyndigheten. Det er etter vår oppfatning viktig å vurdere om det er samsvar mellom de styringsarenaer et regionforetak er gitt i loven og den rollen de har i den samlede styringen av en helseregion. En slik vurdering Side 8 av 10

9 bør eventuelt gjøres av Helse- og omsorgsdepartementet. i samarbeid med Helse Sør-Øst RHF. Organisering av bygg og eiendom. Helse Sør-Øst RHF har valgt en organisering der eiendomsmassen er knyttet til det enkelte foretak og ansvaret for forvaltning, drift og utvikling av eiendommene ligger i foretakene. Samtidig har foretakene små fullmakter knyttet til utvikling av eiendommene. KPMG oppfatter det som viktig at den vurderingen av eiendomsfunksjonen som er påbegynt i Helse Sør-Øst RHF videreføres. Ved diskusjon av ulike løsninger oppfatter KPMG at beslutningskriterier bl.a. vil være å opprettholde en tilstrekkelig kompetanse innenfor eiendomsfunksjonene, legge til rette for arealutnyttelse på tvers av foretakene samt at ansvar og myndighet i størst mulig grad følges ad. Vi ser her at en rekke andre organisasjoner velger å samle større deler av sine eiendommer og kompetansen rundt denne. Eksempler på dette er Staten gjennom Statsbygg, Forsvaret gjennom Forsvarsbygg og Oslo Kommune sine skoler gjennom Undervisningsbygg. Kommunikasjon. I denne saken har det ikke vært tilstrekkelig åpenhet i kommunikasjonen fra Rikshospitalet HF til Helse Sør-Øst RHF. Det vil nå være viktig å etablere en felles forståelse for hvordan denne kommunikasjonen skal være fremover, både på ledernivå og i forhold til fagområdet. Dette må bygges på en balanse mellom uformell og tillitsfull dialog og formell og hierarkisk dialog. Søknadsprosessen. Vi ser av denne saken at saksbehandlingen ikke har vært gjennomført på en god nok måte. For at de etablerte rutinene skal fungere i praksis vil det være sentralt å ha etablert en felles plattform for alle foretakene knyttet til mulighetsrom og behandlingsrutiner for byggesaker. Basert på erfaringene fra denne saken anbefaler vi at Helse Sør- Øst RHF vurderer dialogen med foretaksledelsene og fagpersoner innen området. 3. Styreleders vurderinger Formålet med gjennomgangen har vært å lære av eventuelle feil i den saksbehandling og beslutningsprosess som har skjedd og få fram i hvilken grad det er behov for å foreta endringer i rutiner eller prosedyrer. Styreleder vurderer at rapporten fra KPMG besvarer de spørsmål som er gitt i oppdraget. Styret bes merke seg de forbedringspunkter som oppsummeres og bidra til at erfaringene nyttes i kommende saker. Dette er særlig relevant i forhold til de organisasjonsmessige vurderinger som nå gjøres innenfor eiendomsområdet og som skal fremmes for styre i løpet av høsten. Forbedringspunktene vil også bli en del av grunnlaget i styrets faste evaluering av egen virksomhet. Videre har styreleder forelagt rapporten for administrerende direktør som har vurdert nærmere aktuelle forbedringsområder basert på de anbefalinger som blir gitt. Det legges til grunn at rapportens anbefalinger vil bli benyttet som eksempel og virkemiddel til et generelt forbedringsarbeid i hele helseforetaksgruppen. Dette gjelder særlig kommunikasjonsmessige forhold knyttet til komplekse saker videre arbeid med organiseringen av eiendomsområdet forbedring av de konkrete søknadsprosedyrer og rutinebeskrivelser for investeringsprosjekter. den videre utvikling av eierstyringen Side 9 av 10

10 Det legges videre til grunn at rapporten oversendes til Rikshospitalet HF og følges opp på hensiktsmessig måte der. Administrerende direktør vil ta initiativ til et oppsummerende møte med Rikshospitalet HF. Side 10 av 10