INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING I SPAREBANKEN SOGN OG FJORDANE

Transkript

1 Sparebanken Sogn og Fjordane Fellesadministrasjonen Postboks Førde Telefon: Telefaks: Org. nr NO MVA Medlemene av generalforsamlinga og styret. Førde, Vår ref: iml Dykkar ref: INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING I SPAREBANKEN SOGN OG FJORDANE Det vert med dette kalla inn til generalforsamling i Sparebanken Sogn og Fjordane den 27. mars 2019, kl. 14:00. i Sparebanken sine lokale i Førde, Langebruvegen 12, Førde, i 4. etasje. Frå klokka 13.30, blir det servert lett lunsj i kantina. Møtet vil vare i ca. 2 timar. Sakliste: 1. Registrering av frammøte 2. Val av ein person som er til stades til å skrive under møteboka saman med møteleiar 3. Godkjenning av innkallinga 4. Godkjenning av saklista 5. Orientering frå administrerande direktør 6. Godkjenning av årsrekneskapen og årsmeldinga for 2018, under dette disponering av overskot og utdeling av utbyte 7. Fastsetting av godtgjersle til revisor for Styret si fråsegn om fastsetting av lønn og anna godtgjersle til leiande tilsette 9. Styret sine retningslinjer for fastsetting av lønn til leiarar (generalforsamlinga sitt vedtak er rådgjevande) 10. Retningslinjer for tildeling av eigenkapitalbevis, teikningsrettar, opsjonar og andre former for godtgjersle som er knytt til eigenkapitalbevis i sparebanken, til tilsette 11. Fullmakt til kapitalauke og kjøp av eigne eigenkapitalbevis 12. Val av leiar for generalforsamlinga for 2 år 13. Val av styremedlemer 14. Val av medlemer og varamedlemer av valkomiteen for val til generalforsamlinga 15. Fastsetting av godtgjersle til tillitsvalde

2 Denne innkallinga med vedlegg er tilgjengeleg på banken si internettside I samsvar med vedtektene 3-7 vert ikkje vedlegga til innkallinga sende med post til medlemene av generalforsamlinga. Ein medlem av generalforsamlinga kan krevje å få tilsendt dokument vedkomande saker som skal handsamast på generalforsamlinga. Dersom ein medlem ønskjer å få tilsendt slike dokument, kan førespurnad rettast til Inger Marie Lien på telefon nr: , eller ved å sende eit e-post til inger.marie.lien@ssf.no. Vi ber om at dei som ikkje har høve til å møte melder ifrå om dette snarast råd og seinast fem dagar før møtet til Inger Marie Lien på e-post: inger.marie.lien@ssf.no, slik at varamedlem kan kallast inn. Varamedlemer får saklista til orientering, men møter berre etter nærare innkalling. Styreleiar og administrerande direktør skal vere til stades. Ved gyldig forfall skal det utpeikast vararepresentant. Andre styremedlemer kan vere til stades. Styremedlemene og administrerande direktør har rett til å uttale seg på generalforsamlinga. Vel møtt! Med helsing SPAREBANKEN SOGN OG FJORDANE Hallgeir Kleppe styreleiar

3 Saksdokument Sak 1-2 Ingen saksdokument utover innkalling ligg føre Sak 3 Godkjenning av innkalling Skriftleg innkalling er sendt til alle medlemmer og varamedlemmer av generalforsamling Innkalling er med det sendt minimum 14 dagar før møtet i generalforsamlinga skal finne stad, jf. finansføretakslova 8-3 (1) og allmennaksjelova 5-10 og 5-11 b. Generalforsamlinga godkjenner samrøystes innkallinga Sak 4 Godkjenning av saklista Innkalling med sakliste og saksdokument er gjort tilgjengeleg på banken sine heimesider den , i samsvar med finansføretakslova 8-3 (1), allmennaksjelova 5-11 a og vedtektene 3-7. Innkalling og saksdokument er også gjort offentleg gjennom Oslo Børs si meldingsteneste den Generalforsamlinga godkjenner samrøystes saklista Sak 5 Orientering frå administrerande direktør Administrerande direktør vil orientere om drift og strategi i møtet. Generalforsamlinga tok orienteringa til vitande Sak 6 Godkjenning av årsrekneskapen og årsmeldinga for 2018, under dette disponering av overskot og utdeling av utbyte. Sparebanken Sogn og Fjordane sin årsrapport følgjer vedlagt som vedlegg nr 1. Av årsrapporten framgår: - Styret si årsmelding - Resultatrekneskap, balanse, eigenkapitaloppstilling, kontantstraumoppstilling og noteopplysingar - Utgreiing om styring av verksemda Administrasjonen vil orientere om rekneskapen i møte. Revisor vil gjere greie for si revisjonsmelding i møte. Årsoverskotet som generalforsamlinga skal disponere er som følgjer: Resultat etter skatt morbank kr Renter til hybridkapital kr Til disposisjon kr Årsrekneskapen som vedlagt vert godkjent som banken sin årsrekneskap for Generalforsamlinga vedtar at årsresultatet for 2018 vert disponert som følgjer: Utbytte (kr 7,50 pr EK-bevis) kr Gåver kr Utjamningsfond kr Kompensasjonsfond (grunnfondskapital) kr Sum disponert kr Utbytte skjer på grunnlag av eigarsamansetning pr 27. mars og med utbetaling 12. april. Styret si årsmelding, revisjonsmelding og utgreiing om styring av verksemda vert tatt til orientering.

4 Sak 7 Fastsetting av godtgjersle til revisor for 2018 I samsvar med finansføretakslova 8-17 skal generalforsamlinga godkjenne ekstern revisor si godtgjersle. Godtgjersla følgjer av rekning og er spesifisert i note 22 til rekneskapen. Godtgjersla er også handsama i revisjonsutval og styremøte Generalforsamlinga godkjenner revisor si godtgjersle på kr for 2018, alt gjeld lovpålagt revisjon. Sak 8 Styret si fråsegn om fastsetting av lønn og anna godtgjersle til leiande tilsette. Styret skal i medhald av finansføretakslova 8-3 (1), jf allmennaksjelova 5-6 (3) og 6-16a legge fram for generalforsamlinga ei fråsegn om fastsetting av lønn og anna godtgjersle til leiande tilsette med slikt innhald som fastsett i 6-16a. Fråsegna følgjer som vedlegg nr. 1 til denne saksframstillinga. Det vert vist til fråsegna utan nærmare merknader. Det vert tilrådd at fråsegna vert godkjend. : Generalforsamlinga godkjenner styret si fråsegn om fastsetting av løn og anna godtgjersle til leiande tilsette slik denne er formulert i vedlegg nr. 1 til denne saksframstillinga. Sak 9 Styret sine retningslinjer for fastsetting av lønn til leiarar (generalforsamlinga sitt vedtak er rådgjevande). Styret skal i medhald av finansføretakslova 8-3 (1), jf allmennaksjelova 5-6 legge fram for generalforsamlinga retningslinjer for fastsetting av leiarløner. Sistnemnde regel i allmennaksjelova gjeld såleis tilsvarande for finansføretak. Generalforsamlinga skal halde ei rådgjevande avstemming over retningslinjene, med unntak for eventuelle retningslinjer for ytingar omtalt i allmennaksjelova 6-16a, første ledd, tredje punktum nr 3, som gjeld godtgjersle i form av «tildeling av aksjar, teikningsrettar, opsjonar og andre former for godtgjersle som er knyttet til aksje eller utviklingen av aksjekursen i selskapet eller andre selskaper innenfor same konsernet,». Retningslinjer for yting av den type godtgjersle som er utheva med kursiv, skal godkjennast av generalforsamlinga. Gjeldande retningslinjer følgjer vedlagt som vedlegg nr. 2 til denne saksframstillinga. Då retningslinjene ikkje omhandlar ytingar som aksjar, eigenkapitalbevis m.m. er generalforsamlinga sitt vedtak rådgjevande for styret. : Generalforsamlinga tilrår at gjeldande retningslinjer for leiarløner vert vidareførte. Sak 10 Retningslinjer for tildeling av eigenkapitalbevis, teikningsrettar, opsjonar og andre former for godtgjersle som er knytt til eigenkapitalbevis i sparebanken, til tilsette. Banken har ikkje godtgjersleordningar i form av tildeling av eigenkapitalbevis, teikningsrettar, opsjonar eller andre former for godtgjersle knytt til eigenkapitalbevis i banken. Styret ber om fullmakt til kapitalauke og fullmakt til kjøp av eigne eigenkapitalbevis med formål om retta sal til tilsette i konsernet og medlem og varamedlem av styret. Sal av eigenkapitalbevis til tilsette og tillitsvalte, enten i form av retta emisjon eller sal av tilbakekjøpte eigne eigenkapitalbevis skal skje til marknadsmessige vilkår, men med moglegheit til å gi rabatt innanfor det omfang som skattelov gjev rom for utan fordelsbeskatning. : Generalforsamlinga godkjenner retningslinjer for tildeling av eigenkapitalbevis, teikningsrettar, opsjonar og andre former for godtgjersle knytt til eigenkapitalbevis som beskrive over.

5 Sak 11 Fullmakt til kapitalauke og kjøp av eigne eigenkapitalbevis Sparebanken Sogn og Fjordane har ved årsskiftet ei kapitaldekning på 18,4 % og rein kjernekapitaldekning på 15,4 %. Dette er over gjeldande lovkrav. Banken ønskjer å ha beredskap for å hente ny ansvarleg kapital. Styret fekk i generalforsamlingsmøte fullmakt til å hente inntil 350 millionar kroner i ny eigarandelskapital, 500 millionar kroner i fondsobligasjonar og 500 millionar kroner i ansvarlege lån. Vidare fekk styret fullmakt til å kjøpe tilbake eigenkapitalbevis for samla pålydande inntil 150 millionar kroner. Desse fullmaktene har ei lovbestemt maksimal varigheit på månadar. I prinsipp for eigarstyring og selskapsleiing (NUES) er det tilrådd at styrefullmakt til kapitalauke ikkje bør gjelde lenger enn til neste ordinære generalforsamling og bør avgrensast til konkrete formål. Vi ønskjer å tilpasse oss NUES på dette punktet og har derfor lagt oss på ei varigheit fram til neste ordinære generalforsamling, og dermed ei årleg fornying av fullmaktene. Styret foreslår ei vidareføring av fullmaktene på same nivå som i fjor. I 2018 har banken nytta fullmakta til å utferde 2 ansvarlege lån på samla kr 400 millionar for å refinansiere lån som kom til forfall. Styret inviterer generalforsamlinga til å gi styret fullmakt i tråd med det som er skissert under. 1 Fullmakt til å auke eigarandelskapitalen: 1. Styret vert gitt fullmakt til å auke eigarandelskapitalen ved utferding av inntil 3,5 millionar nye eigenkapitalbevis, kvar pålydande kr 100,-. Formål ved slik auke i eigarandelskapital skal vere å styrke konsernet sin soliditet i samband med ei eventuell børsnotering. 2. Fullmakta skal gjelde til neste ordinære generalforsamling. 3. Eigenkapitalbeviseigarane sin førerett vert fråviken. 4. Styret vert gitt fullmakt til seinare å fastsette teikningskursen innanfor ei øvre grense på kr 300,- og ei nedre grense på kr 100,-. Overkurs etter frådrag for emisjonskostnader vert overført til overkursfondet og kompensasjonsfondet. 5. Styret fastset dei andre vilkår for teikninga. 6. Styret vert gitt fullmakt til å endre vedtektene som følge av kapitalauken. 7. Fullmakta omfattar berre kapitalauke mot innskot i pengar. 8. Fullmakta omfattar ikkje rett til å ta avgjerd om fusjon. 2 Fullmakt til å overta eigne eigenkapitalbevis: 1. Styret vert gitt fullmakt til å overta eigne eigenkapitalbevis for samla pålydande 150 millionar kroner innanfor dei rammer som er fastsette i lov og forskrift. Det minste og høgste beløp som kan betalast for det einskilde eigenkapitalbevis er høvesvis kr 50,- og kr 300,-. 2. Fullmakta skal gjelde til neste ordinære generalforsamling. 3. Den samla pålydande verdi av eigenkapitalbevis som banken eig eller har avtalepant i, skal ikkje overstige 10 prosent av banken sine totale pålydande eigarandelskapital.

6 4. Før ei eventuell børsnotering kan eigenkapitalbevis kjøpast direkte frå eigar i andrehandsmarknaden. Etter ei eventuell børsnotering skal slikt erverv skje ved kjøp i verdipapirmarknaden via børs. 5. Eigne eigenkapitalbevis kan nyttast til retta sal mot tilsette i konsernet og styre- og varamedlem til styret. 6. Fullmakta føreset registrering i føretaksregisteret og Finanstilsynet si godkjenning. 3 Fullmakt til å utferde fondsobligasjonar: 1. Styret vert gitt fullmakt til å utferde fondsobligasjonar med pålydande verdi inntil 500 millionar kroner 2. Fullmakta til slik utferding gjeld til neste ordinære generalforsamling. 4 Fullmakt til å utferde ansvarleg lån: 1. Styret vert gitt fullmakt til å utferde ansvarleg lån med pålydande verdi inntil 500 millionar kroner. 2. Fullmakta til slik utferding gjeld til neste ordinære generalforsamling. Sak 12 Val av leiar for generalforsamlinga for 2 år I dag er Bernt Reed leiar for generalforsamlinga. Han kan attveljast. Generalforsamlinga sin valkomité innstiller Bernt Reed som leiar for generalforsamlinga for 2 år. Valkomiteen sitt framlegg til vedtak Bernt Reed er attvalt som leiar for generalforsamlinga for 2 år. Sak 13 Val av styremedlemer Sak 13.1 Val av leiar, medlemer og varamedlem til styret med unntak av medlemer og varamedlemer som vert valde av dei tilsette. I samsvar med vedtektene 4 1 og etter oppdrag frå generalforsamlinga, gjennomførte valkomiteen loddtrekning i Styremedlemmer som vart uttrekte til å vere på val i 2019 er styreleiar Hallgeir Ole Kleppe, styremedlemmer Sindre Kvalheim og Inge Jan Henjesand, og 2. vara Ranveig Indrekvam. Valkomiteen sitt framlegg til vedtak Val av styremedlem for 2 år: Sindre Kvalheim attval Magny Øvrebø ny Johnny Ivar Haugsbakk ny Valkomiteen føreslår Sindre Kvalheim som ny styreleiar for 2 år Val av 2. vara til styret for 2 år: Ranveig Indrekvam attval Sak 13.2 Orientering om val av tilsette sine representantar til styret Tilsette kan krevje to styrerepresentantar med varamedlemer. Det er berre tilsette som kan fremje forslag og stemme ved val av tilsette sine representantar til styret. I år står Marie Heieren på val som fast tilsetterepresentant i styret, og Trond Valaker står på val som 2. vara til tilsetterepresentant. Valkomiteen for dei tilsette innstilte Marie Heieren tilsetterepresentant i styret, og Trond Valaker som 2. vara. Begge er valt inn basert på tal stemmer. Resultat frå valet blant dei tilsette Tilsetterepresentant til styret Marie Heieren (på val i 2021) Vara til tilsetterepresentant: Trond Valaker (på val i 2021)

7 Sak 14 Val av medlemmer og varamedlemer til valkomiteen for generalforsamlinga for 2 år. I dag er valkomiteen sett saman av følgjande medlemer: Marit Lunde, (leiar), innskytarvald Marit Lofnes Mellingen, EKB-representant Ole Martin Eide, tilsetterepresentant Varamedlemer: Brigt Samdal, innskytarvald Rolf Kleiven, EKB-representant Harald Slettvoll, tilsetterepresentant I år står Marit Lunde (innskytarvald) og Marit Lofnes Mellingen (EKB-representant) på val. I tillegg står Brigt Samdal (vara for innskytarvald) og Rolf Kleiven (vara for EKBrepresentant) på val. Valkomiten sitt framlegg til vedtak Marit Lunde, innskytarvald attval for 2 år Marit Lofnes Mellingen, EKB-representant attval for 2 år Brigt Samdal, innskytarvald, vert føreslegen attvalt som varamedlem for 2 år. Rolf Kleiven, EKB-representant, vert føreslegen attvalt som varamedlem for 2 år. Sak 15 Fastsetting av godtgjersle til tillitsvalde Honorarsatsane for tillitsvalde vart endra i 2018, og valkomiteen har vurdert at dei ikkje skal endrast i år. Møtegodtgjersle til tillitsvalde blir vidareført slik dei står etter endringa i 2018.

8 Vedlegg nr. 1 til saksframstillinga sak 8 Fråsegn om fastsetting av løn og anna godtgjersle til leiande tilsette 1. Generelt Denne fråsegna er utarbeidd av styret i Sparebanken Sogn og Fjordane i medhald av finansføretakslova 8-3 (1), jf. allmennaksjelova 6-16a for handsaming i ordinær generalforsamling den 27. mars Styret har sett ned eit eige godtgjersleutval som er samansett av tre styremedlemer. Utvalet er eit rådgjevande organ for styret, og skal mellom anna syte for ei grundig og uavhengig førebuing av saker som gjeld godtgjersle til leiande tilsette i banken. Med leiande tilsett er i denne fråsegn meint administrerande direktør og konsernleiinga. 2. Hovudprinsipp for leiarlønspolitikk i banken Leiarlønningane i sparebanken vert fastsette etter følgjande hovudprinsipp: Banken sin lønspolitikk skal vere konsistente intern og konkurransedyktig eksternt. Banken skal slik tiltrekke seg, behalde og løne leiarar, for å oppnå økonomiske mål og mål knytte til HMS, verdiar og leiaråtferd. Vidare skal banken sin lønspolitikk stimulere den enkelte leiar til å søkje auka kompetanse, både ved arbeidsintern utvikling og ved auka formell utdanning. Lønspolitikken skal sikre at banken får dekka behovet for kompetanse, og vere fleksibelt slik at systemet til ei kvar tid kan tilpassast utviklinga i arbeidsmarknaden. Lønspolitikken skal stimulere til auka verdiskaping for banken. 3. Retningslinjer for fastsetting av løn og anna godtgjersle i rekneskapsåret 2019 Løn Løna til leiarar vert fastsett som fast løn utan særlege ordningar med resultat- eller prestasjonsbasert variabel godtgjersle, men likevel slik at leiarane er omfatta av den generelle bonusordninga for alle tilsette skildra nedanfor. Banken har som visjon å vere ei drivkraft for fylket. Det er viktig at banken har kompetanse i eige hus til å handtere risikoar banken møter. Lønspolitikken skal stimulere og motivere noverande og framtidige leiarar. Løna skal vere konkurransedyktig i forhold til samanliknbare bedrifter i marknaden og regionen. I tillegg blir det lagt vekt på den enkelte sine kvalifikasjonar og ansvarsområde. Banken skal føre ein lønspolitikk som stimulerer til utvikling av lagånd. I januar møter utvalet administrerande direktør for evaluering og vurdering av lønnsutvikling for året før. Styret fastsett løn seinast i februar. Godtgjersle til direktørar i konsernleiinga vert fastsett av administrerande direktør som og orienterar godtgjersleutvalet om lønsutvikling ein gong i året. Etterløn Administrerande direktør har avtale om etterløn på inntil 15 månader. Stillinga er ikkje omfatta av det ordinære stillingsvernet etter arbeidsmiljølova 15. Pensjon Administrerande direktør og leiande tilsette er medlemmer av bankens kollektive pensjonsordning. Administrerande direktør har i tillegg avtale om supplerande innskotspensjon og uførepensjon. Avtale om supplerande innskotspensjon inneber at banken betaler eit årleg pensjonsinnskot på 25 % av årleg grunnløn. Supplerande uførepensjon inneber at han har rett til uførepensjon på 70 % av grunnløn utover 12 G. Naturalytingar og andre særlege ordningar Leiande tilsette har normalt naturalytingar som er vanlege for samanliknbare stillingar, dvs. fri telefon, berbar pc, fri breibandstilknyting og bruk, aviser og bilordning. Banken si låneordning er lik for alle tilsette. Maksimalt kan ein låne 3,4 mill. til subsidierte vilkår, føresett tilfredstillande sikkerheit.

9 Variabel løn og andre incentivordningar Banken sine leiarar er omfatta av bonusavtale som gjeld alle tilsette. Storleiken av bonusen aukar med eigenkapitalavkastninga. Ved eigenkapitalavkastning mellom % av minimumskravet blir bonus kr ,-. Ved 100 % av minimumskravet blir bonusen kr ,-. Deretter aukar bonusen med kr 500,- per tidel auke i eigenkapitalavkastning, til maksimalt kr ,- per heiltidstilsett. Styrehonorar Leiarar mottar ikkje styrehonorar for styreverv som dei tek på seg som ledd i arbeidet for konsernselskap. 4. Leiarlønsfastsetting i andre selskap i finanskonsernet Sparbanken Sogn og Fjordane Andre selskap i finanskonsernet Sparebanken Sogn og Fjordane skal følgje hovudprinsippa for banken sin leiarlønspolitikk slik desse er skildra i punkt 2 ovanfor. 5. Leiarlønspolitikk og verknader av avtalar om godtgjersle i 2018 Leiarlønspolitikken som er ført i 2018 er lik den politikk som går fram av denne fråsegna punkt 1 4. Retningslinjene for 2018 har vore etterlevde. Det vert vist til noter i årsrekneskapen for nærare informasjon og godtgjersle til leiande tilsette i 2018.

10 Vedlegg nr. 2 til saksframstillinga sak 9 Lønnspolitikk leiarløner 1. Generel om løn Banken sin lønnspolitikk skal vere konsistente internt og konkurransedyktige eksternt. Banken skal slik tiltrekke seg, behalde og løne leiarar, for å oppnå økonomiske mål og mål knytte til HMS, verdiar og leiaråtferd. Lønspolitikken skal stimulere og motivere noverande og framtidige leiarar. Løna skal vere konkurransedyktig i forhold til samanliknbare bedrifter i marknaden og regionen. I tillegg blir det lagt vekt på den enkelte sine kvalifikasjonar og ansvarsområde. Banken skal føre ein lønspolitikk som stimulerer til utvikling av lagånd. 2. Årleg lønnsvurdering Adm. direktør skal kvart år, innan 1.6. vurdere leiargruppa sine prestasjonar og samanhalde desse med på førehand avtalte vurderingskriteria. Vurderingskriteria skal innehalde økonomiske mål, eigenutviklingsmål og mål for utvikling av ansvarsområdet. 3. Bonus/premiering Det er høve til å yte dei tilsette ekstrabetaling eller fordelar som ikkje er større enn halvanna månadsløn per år, dersom dette er ein del av banken sin generelle politikk og det ikkje gjev incentiv til å ta risiko.

11 Vedlegg nr 3 til saksframstillinga sak 15 Satsar for godtgjersle til tillitsvalde pr Satsar pr. møte Satsar årleg Generalforsamling: Styret: Leiar Medlemer 3000 Varamedlemer 3000 Leiar Nestleiar Medlemer Fast møtande varamedlem 4000 Valkomite: Varamedlemer 4000 Leiar Nestleiar 3000 Medlemer 3000 Varamedlemer 3000 Kompensasjonsutval: 4000 Revisjonsutval: 4000 Risikoutval: 4000 Telefon/videomøte: I samband med telefon/videomøte som varer inntil 2 timar skal møtegodtgjersle utbetalast med 50% av ordinære satsar. Ved møte som varer meir enn 2 timar, skal det utbetalast ordinær møtegodtgjersle. I tillegg dekker banken som tidlegare dokumentert tapt arbeidsforteneste med inntil kr og ikkje dokumentert med kr