INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I SPAREBANKEN SOGN OG FJORDANE

Transkript

1 Sparebanken Sogn og Fjordane Fellesadministrasjonen Postboks Førde Telefon: Telefaks: Org. nr NO MVA Medlemene av generalforsamlinga og styret Deloitte AS (som brevpost) Førde, 24. mai 2019 Vår ref: ABj/ Dykkar ref: INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I SPAREBANKEN SOGN OG FJORDANE Det vert med dette kalla inn til ekstraordinær generalforsamling i Sparebanken Sogn og Fjordane tysdag 11. juni 2019, kl i fjerde etasje i banken sine lokale Langebruvegen 12, 6801 Førde. Ved innstilling til val av styremedlem i ordinær generalforsamling 27. mars 2019 har administrasjon og valkomite tatt feil vedkommande kjønnsrepresentasjon i styret. Banken har vore av den oppfatning at kravet var 40 % representasjon av begge kjønn i styret samla sett, men i samsvar med allmennaksjeloven skal kjønnsrepresentasjon reknast av den delen av styret som generalforsamlinga vel, eksklusivt dei tilsettevalde representantane. Konsekvensen er at banken har for mange kvinner i styret. For å reparere på dette blir det fremja forslag om å velje inn ein ny mannleg styremedlem. Når det først blir kalla inn til nytt generalforsamlingsmøte tar vi også med ei sak på ei mindre justering av vedtektene, samt ei justering av instruks for valnemndene. Begge desse sakene blir lagt fram for å lette valnemndene sitt arbeid. Generalforsamlinga vert opna av leiar av generalforsamlinga, som syter for registrering av frammøte. Forslag til sakliste: 1. Registrering av frammøte. 2. Val av ein person som er til stades til å skrive under møteboka saman med møteleiar. 3. Godkjenning av innkallinga. 4. Godkjenning av saklista. 5. Endring av banken sine vedtekter. 6. Endring av instruksen for valnemndene. 7. Val av styremedlem og varamedlem til styret Vedlagt denne innkallinga følgjer saksframstillingar. 1

2 Vi ber om at den som ikkje har høve til å møte melder ifrå om dette snarast råd og seinast fem dagar før møtet ved å sende e-brev til slik at varamedlem kan kallast inn. Varamedlemer får innkallinga til orientering, men møter berre dersom det vert gitt beskjed om dette. Styreleiar og administrerande direktør skal vere til stades. Ved gyldig forfall skal det utpeikast vararepresentant. Andre styremedlemer kan vere til stades. Styremedlemene og administrerande direktør har rett til å uttale seg på generalforsamlinga. Vel møtt! Med helsing SPAREBANKEN SOGN OG FJORDANE For styreleiar Sindre Kvalheim... administrerande direktør Trond Teigene 2

3 Saksdokument Sak nr. 1-2 Ingen saksdokument utover innkalling ligg føre. Sak nr. 3 Godkjenning av innkalling Skriftleg innkalling er sendt til alle medlemer og varamedlemer av generalforsamling Innkallinga er med det sendt minimum 14 dagar før møtet i generalforsamlinga skal finne stad, jf. finansføretakslova 8-3 (1) og allmennaksjelova 5-10 (2). Framlegg til vedtak Generalforsamlinga godkjenner samrøystes innkallinga. Sak nr. 4 Godkjenning av saklista Innkalling med sakliste og saksdokument er gjort tilgjengeleg på banken si heimeside den , i samsvar med finansføretakslova 8-3 (1), allmennaksjelova 5-11 a og vedtektene 3-7. Framlegg til vedtak Generalforsamlinga godkjenner samrøystes saklista Sak nr. 5 Endring av banken sine vedtekter Innleiing Banken sine vedtekter vart sist endra den 8. desember Det følgjer av finansføretakslova 8-4 at mellom anna reglane i allmennaksjelova 6-6 til 6-11 a gjeld tilsvarande for sparebankar. I 2018 vart fleire bestemmelsar i allmennaksjelova endra, mellom anna allmennaksjelova 6-7, vedkomande «Tilbaketreden og avsetting før tjenestetiden opphører». Kravet om «særlig grunn» for å kunne trekke seg tilbake vart fjerna. Konsekvensen er at eit styremedlem no kan trekke seg etter eige skjønn, og utan å måtte grunngi avgjerda. Endringa tok til å gjelde den 1. januar Det følgjer av banken sine vedtekter 4-1, andre ledd at styremedlemene si funksjonstid er to år. Det same gjeld val av styreleiar og nestleiar. Ordlyden er følgjande: «Medlemene og varamedlemene til styret vert valde for to år. Styreleiar og nestleiar vert valde særskilt av generalforsamlinga for to år.» Det følgjer av allmennaksjelova 6-6 at styremedlemer som hovudregel gjer teneste i to år, men at det i vedtektene kan settast kortare eller lengre tenestetid, likevel ikkje lengre enn fire år. I NUES (den norske tilråding om eigarstyring og selskapsleiing), er tilrådinga at styremedlemmer ikkje bør veljast for meir enn to år av gangen. Endringa i allmennaksjelova 6-7 kan medføre at nye styremedlemer må veljast oftare enn tidlegare. Samstundes har kravet om to årsfunksjonstid ved enkelte høve gjort valnemnda sitt arbeid vanskeleg. Større fleksibilitet med omsyn til funksjonstid vil gjere nemnda sitt arbeid lettare, når alle krav til styresamansetting skal etterlevast, som til dømes krav til særleg kompetanse og kjønnsrepresentasjon. 3

4 På denne bakgrunn vert det tilrådd å gjere ei mindre endring i vedtektene, og då slik at det er mogleg å velje styremedlemer, -leiar og -nestleiar berre for eitt år. Det vert såleis fremja forslag om å legge til «inn til», slik at generalforsamlinga etter ei konkret vurdering kan setje funksjonstida kortare enn to år, noko som i praksis vil seie eitt år. Forslag til justert tekst i vedtektene 4-1, andre ledd er følgjande, der endringa er markert med understreking: «Medlemene og varamedlemene til styret vert valde for inn til to år. Styreleiar og nestleiar vert valde særskilt av generalforsamlinga for inn til to år.» For god ordens skuld vert også vedtektene 11-1 vedkomande ikraftsetting endra. Forslag til endra tekst i vedtektene 11-1 vert følgjande: «11-1 Ikraftsetjing av vedtektene. Desse vedtektene tek til å gjelde når dei er registrerte i føretaksregisteret med nødvendig godkjenning i samsvar med finansføretakslova. Frå same tid fell tidlegare vedtekter bort.» Styret har samrøystes tilrådd å fremje forslaget til endring av vedtektene for generalforsamlinga i samsvar med ovannemnde forslag. Oppsummering For å lette arbeidet med å setje saman banken sitt styre slik at det stettar gjeldande lovkrav, er det ønskjeleg å gjere vedtektene meir fleksible med omsyn til styremedlemene si funksjonstid. Forslaget til endring gjer det mogleg å velje nye medlemer for ein kortare periode enn to år. Framlegg til vedtak Generalforsamlinga vedtek å endre to paragrafar i vedtektene. Vedtektene 4-1, andre ledd vert endre til følgjande: «Medlemene og varamedlemene til styret vert valde for inn til to år. Styreleiar og nestleiar vert valde særskilt av generalforsamlinga for inn til to år.» Vedtektene 11-1 vert endra til følgjande: «Desse vedtektene tek til å gjelde når dei er registrerte i føretaksregisteret med nødvendig godkjenning i samsvar med finansføretakslova. Frå same tid fell tidlegare vedtekter bort.» Sak nr. 6 Endring av instruksen for valnemndene Generalforsamlinga vedtok 8. desember 2017 instruks for valnemndene. Valet 27. mars 2019 har vist at det er trong for å gi rettleiing i reglane om kjønnsrepresentasjon i styret. Det er derfor lagt inn ein tilleggstekst i instruksen punkt 6 a. Den nye teksten er vist nedanfor med understreking. Punkt 6 a i instruksen vil etter endring få følgjande ordlyd inklusivt den understreka teksten: «6. VALNEMNDA SINE VURDERINGAR 4

5 a. SAMANSETTING AV STYRET Styret bør vere samansett slik at det kan ivareta eigenkapitalbeviseigarane, innskytarane, banken sin samfunnsfunksjon, dei tilsette sine interesser og banken sin trong for kompetanse og mangfald. Det bør takast omsyn til at styret må fungere godt som kollegium. Styremedlemene bør vere uavhengige av den daglege leiinga i banken. Valnemnda skal legge vekt på at alle føreslegne kandidatar har nødvendig kompetanse, erfaring og kapasitet til å gjere styrearbeidet på ein tilfredsstillande måte. I denne samanheng vil mellom anna kompetanse og/eller erfaring frå finansieringsverksemd, marknadsføring, strategi- og forretningsutvikling, juss og teknologi vere relevant. Nemnda skal syte for at styremedlemene til saman oppfyller nødvendige og lovpålagde kompetansekrav. Det vert ikkje kravd at alle styremedlemer har spesialkunnskap om alle deler av banken si verksemd. Styret må minst ha ein medlem med relevante kvalifikasjonar og erfaring frå verdipapirmarknaden, jf. lov om verdipapirhandel 9-8 og 9-9. Minst ein medlem kan korkje ta del i den faktiske leiinga av banken eller vere tilsett i banken medrekna dotterselskap, og må ha kvalifikasjonar innan rekneskap eller revisjon slik at vedkomande kan veljast som medlem av revisjonsutvalet. Minst to medlemer kan ikkje ta del i den faktiske leiinga av banken og ha nødvendig kompetanse ut frå banken sin organisasjon og verksemd slik at vedkomande kan veljast som medlem av risikoutvalet. Endeleg må minst tre medlemer vere kvalifiserte til å vere medlem av godtgjersleutvalet, det vil seie at desse tre må vere utan bindingar som etter styret si vurdering kan påverke medlemmene si uavhengige vurdering i godtgjersleutvalet. Begge kjønn skal vere representerte med minst 40 % i styret. Finansføretakslova 8-3, (1), (4) og (5) set følgjande krav til styresamansetting: (1) «Daglig leder kan ikke være medlem av styret. Styreleder og til sammen minst to tredeler av styret skal ikke være ansatt i foretaket eller i foretak i samme konsern.» (4) «I foretak med flere enn 50 ansatte som ikke har foretaksforsamling, kan et flertall av de ansatte kreve at inntil en tredel og minst to av styrets medlemmer med varamedlemmer velges av og blant de ansatte. Tilhører et foretak et konsern eller en annen gruppe foretak som er knyttet sammen gjennom eierinteresser eller felles ledelse, kan ansatte i konsernet her regnes som ansatt i foretaket.» (5) «Allmennaksjeloven 6-6 til 6-11 a gjelder for øvrig tilsvarende for foretak som ikke er organisert som aksjeselskap eller allmennaksjeselskap.» Dei tilsette har kravd at det skal veljast minst to styremedlemer med varamedlemer mellom dei tilsette, jf ovannemnde lovstad og punkt III nedanfor. Allmennaksjelova 6-11 og 6-11 a har følgjande ordlyd: «Aasl Krav til styremedlemmer og daglig leder (1) Daglig leder og minst halvdelen av styrets medlemmer skal være bosatt her i riket, med mindre Kongen gjør unntak i det enkelte tilfellet. Første punktum gjelder ikke statsborgere i stater som er part i EØS-avtalen, når de er bosatt i en slik stat. (2) Bare myndige personer kan være styremedlemmer. 5

6 Aasl 6-11 a. Krav om representasjon av begge kjønn i styret (1) I styret i allmennaksjeselskap skal begge kjønn være representert på følgende måte: 1. Har styret to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. Har styret fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være 2. representert med minst to. Har styret seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert 3. med minst tre. Har styret ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med 4. minst fire, og har styret flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent. 5. Reglene i nr. 1 til 4 gjelder tilsvarende ved valg av varamedlemmer. (2) Første ledd omfatter ikke styremedlemmer som skal velges blant de ansatte etter 6-4 eller 6-37 første ledd. Når det skal velges to eller flere styremedlemmer som nevnt i første punktum, skal begge kjønn være representert. Det samme gjelder for varamedlemmer. Annet og tredje punktum gjelder ikke dersom et av kjønnene utgjør mindre enn 20 prosent av samlet antall ansatte i selskapet på det tidspunkt valget skjer.» Kjønnsrepresentasjon etter aasl 6-11 a (1) skal reknast ut på grunnlag av det tal styrerepresentantar som skal veljast av generalforsamlinga, eksklusivt dei tilsettevalde styrerepresentantane. Varamedlemer valde av generalforsamlinga skal ha kjønnsrepresentasjon i samsvar med aasl 6-11 a (1) nr. 1 til 4. Aasl 6-11 a (2) gir eigne krav til kjønnsrepresentasjon for dei tilsettevalde styremedlemene, sjå lovteksten innteken ovanfor. Finansføretakslova 9-1, (1), (3) og (4) set følgjande forbod for styremedlemer: «(1) Medlem av styret i et finansforetak kan ikke samtidig være medlem av styret i et annet finansforetak, med mindre dette må anses ubetenkelig ut fra de hensyn loven skal ivareta (2) Daglig leder og andre personer som inngår i den faktiske ledelsen av virksomheten i et finansforetak, kan ikke samtidig være medlem av styret i et annet finansforetak eller inngå i den faktiske ledelsen av virksomhet i et annet finansforetak, med mindre dette må anses ubetenkelig ut fra de hensyn loven skal ivareta. (3) Forbudene i første og annet ledd er ikke til hinder for at tillitsvalgte eller ansatte i et finansforetak kan være ansatt i foretak i samme konsern eller medlem av styre i et annet foretak i konsernet. (4) Forbudene i første og annet ledd er ikke til hinder for at tillitsvalgte eller ansatte i finansforetak som deltar i en samarbeidende gruppe, utgjør inntil tre firedeler av medlemmene i styret i et finansforetak som driver virksomhet som omfattes av samarbeidet, eller i styret i morselskap for slikt foretak.» Finansføretaksforskrifta 9-2 set følgjande grense for maksimalt tal ombod: «Styremedlemmer i finansforetak som i mer enn 12 måneder har hatt en samlet forvaltningskapital høyere enn 200 milliarder kroner beregnet etter reglene i CRR/CRD IV-forskriften 24 tredje ledd, kan ikke inneha flere styreverv enn en av følgende kombinasjoner lederstilling i et annet foretak og to verv som styremedlem eller varamedlem fire verv som styremedlem eller varamedlem. 6

7 Ved beregning av verv etter første ledd, skal verv i flere foretak innen samme finansielle gruppe regnes som ett verv. Verv i organisasjoner som ikke hovedsakelig driver kommersiell virksomhet skal ikke medregnes. Finanstilsynet kan ved enkeltvedtak tillate at styremedlemmer kan inneha inntil et ekstra verv som styremedlem.» For val av styremedlemer gjeld «egnethetskrav» i samsvar med Finanstilsynet sine retningslinjer, p.t. rundskriv nr. 14/2015. Valnemnda må før tilråding vurdere om kandidatane er eigna og kontrollere om kravet til vandel er oppfylt for alle kandidatane. Nemnda bør over tid balansere trongen for kontinuitet og fornying. Kandidatar som vert føreslått av valnemnda må vere spurde om dei er villige til å ta på seg ombodet dei vert innstilte til.» For god ordens skuld vert også punkt V vedkomande ikraftsetting endra, slik at endringane gjeld frå de tidspunkt dei er vedtekne. Endra tekst i punkt V vert følgjande: «Denne instruksen er vedteken av generalforsamlinga den 11. juni 2019 og tek til å gjelde får nemnde tidspunkt. Frå same tidspunkt vert instruksen vedteken av generalforsamlinga den 8. desember 2017 oppheva.» Styret har samrøystes tilrådd å fremje forslaget til endring av instruksen for generalforsamlinga i samsvar med ovannemnde forslag. Oppsummering Det er teke inn ei rettleiing om korleis aasl 6-11 a skal forståast. Rettleiing ovanfor er vist som understreka tekst. Endringa vil gjelde frå det tidpunkt den vert vedteken. Framlegg til vedtak Generalforsamlinga vedtar å endre to punkt instruksen for valnemndene vedteken den 8. desember Instruksen punkt 6 a vert gitt følgjande tillegg: «Kjønnsrepresentasjon etter aasl 6-11 a (1) skal reknast ut på grunnlag av det tal styrerepresentantar som skal veljast av generalforsamlinga, eksklusivt dei tilsettevalde styrerepresentantane. Varamedlemer valde av generalforsamlinga skal ha kjønnsrepresentasjon i samsvar med aasl 6-11 a (1) nr. 1 til 4. Aasl 6-11 a (2) gir eigne krav til kjønnsrepresentasjon for dei tilsettevalde styremedlemene, sjå lovteksten innteken ovanfor.» I tillegg vert instruksen punkt V endra til: «Denne instruksen er vedteken av generalforsamlinga den 11. juni 2019 og tek til å gjelde frå nemnde tidspunkt. Frå same tidspunkt vert instruksen vedteken av generalforsamlinga den 8. desember 2017 oppheva.» 7

8 Sak nr. 7 Val av styremedlem og varamedlem For å etterleve krav til kjønnsrepresentasjon i styret må generalforsamlinga velje eit nytt mannleg medlem til styret. Då valnemnda sitt forslag til nytt medlem gjeld ein noverande varamedlem, ligg det også føre forslag til val av nytt varamedlem. Valnemna har følgjande forslag til nytt medlem og varamedlem: Val av styremedlem for eitt år: Geir Opseth Val av første varamedlem til styret for eitt år: Jan Nikolai Hvidsten Framlegg til vedtak: Generalforsamling vel Geir Opseth som styremedlem for eitt år og Jan Nikolai Hvidsten som første varamedlem til styret for eitt år. Trond Teigene administrerande direktør 8