6 ØKONOMISYSTEMET VISMA

Transkript

1 6 ØKONOMISYSTEMET VISMA Modum kommune bruker dataprogrammet Visma Enterprise ti regnskap, budsjet, iønn og fakturering. Fra økonomisystemet kan vi hente ut oppiysninger på skjerm eiier som papirrapporter. Vi gir her oppskrifer på hvordan du kan: 1. Fakturabehandiing 2. Økonomirapportering Rapport på periodisert budsjet Spørre på budsjettregnskap (herunder også prosjekt) Månedsrapport virksomhet: Se vediegg 1 Månedsrapport etat Tertairapport 3. E-budsjet 4. E-biiag 1

2 6.1 FAKTURABEHANDLING a) Logg inn på Midtyike b) Dobbeitkiikk på ikonet for Visma, du får da føigende biide opp. (biide kan avvike fra bruker ti bruker pga tiganger). Ved e-postvarsiing kan du også benyte hyperiink i denne e-posten for å bii sendt ti fakturabehandiing. c) Kiikk på fakturaer (øverste iinje under kommunevåpen) d) Hvis du har fakturaer ti behandiing kommer det opp iiste. 2

3 Kiikk på iinje for faktura. I biidet som kommer opp iegg inn kontering og atestanttanviser. Splitte fakturaa tl eae linjea Fiere fakturaiinjer er aktueit når fakturaen skai fordeies meiiom to eiier fere saksbehandiere, ogteiier forskjeiiige konteringer siik som ved uiike mva konteringer. Dete gjøres på føigende måte: a. Spiitbiidet fnner du ved å veige Spiit iinje under vaiget Linjefunksjoner. Du kan spiite den opprinneiige iinjen i fere iinjer. b. Dete gjør du ved å trykke på knappen Ny iinje. c. Dereter iegger du beiøpene for den enkeite iinje i beiøpsfeitet. Dete kan du gjenta fere ganger innti du er fornøyd med spiitngen. d. Når du har biit fornøyd trykker du på knappen Godta spiit for å iagre resuitatet. Du kan med andre ord redigere spiitngen ti du oppnår ønsket resuitat. Vær nøye med å kontroiiere spiitngen før du trykker Godta spiit. e. Du kan også siete en iinje ved å trykke på Siet -knappen på den aktueiie iinja. Du kan også benyte iinjer med negatve beiøp. 3

4 6.2 ØKONOMIRAPPORTERING I VISMA a) Logg inn på Midtyike 2213 b) Dobbeitkiikk på ikonet for Visma, du får da føigende biide opp. (biide kan avvike fra bruker ti bruker pga tiganger) c) Kiikk på Økonomi (øverste iinje under kommunevåpenet) 4

5 d) Kiikk på rapportering og kiikk dereter på feitene rapportmai og feiies, disse iigger under veig rapport. Da kommer aiie feiiesmaier opp. e) Merk en mai som du vii kopiere. Maiene som gjeider økonomirapportering er: Rapport på periodisert budsjet Funksjon pr. etat (Månedsrapport) Månedsrapportering (Månedsrapport) Investeringer Etat Funksjon (Tertairapport) Etat Artsgruppe (Tertairapport) Etat Lønn (Tertairapport) 5

6 f) Kiikk kopier for å iage maien ti din egen. g) For å iegge inn egne verdier kiikk på vis detaijer i koionnen for rader. Her vii det komme opp forskjeiiige biider etersom hviiken mai du veiger. Nærmere beskriveise av den enkeite mai og hvordan iegge inn verdier iigger på s 9-11 i denne veiiederen. I. Rediger verdier II. For å iagre rapporten som din kiikk iagre som. Du har da aniedning ti å iagre den som egen mai som kan gjenbrukes seinere. III. Så kiikk kjør. 6

7 h) Defner periode for hver koionne og kiikk OK (rapporten hentes da opp). Kiikk arkiver for å arkivere rapporten (kan hentes opp igjen under arkiverte). i) For å komme ned ti detaijer i rapporten kiikkes det på +. Aiternatvt kan det kiikkes på hake på tekstkoionne og dereter på åpne neste nivå. 7

8 Rappoatu på peaiodiseatu brdsjett a. b. c. d. e. f. g. Føig veiiederen frem ti punkt d) Veig rapporten som heter: Rapport på periodisert budsjet. Trykk på kopier, nederst ti venstre i biidet. Nyt biide kommer. Trykk på vis detaijer, denne iigger i koionnen for rader ti venstre midt i biidet. Legg inn dine detaijer ansvarttjenestetevt konto. Veig kjør iegg inn ønsket periode OK. For å få fram periodisering veig: Pr. periode i iinjen taiivisning i headingen. Spøaae på brdsjetttaeenskap (hearndea oeså paosjektu). a. b. c. d. e. f. g. Føig veiiederen frem ti punkt d) Veig rapporten som heter: Rapport veig ansvar. Trykk på kopier, nederst ti venstre i biidet. Nyt biide kommer. Trykk på vis detaijer, denne iigger i koionnen for rader ti venstre midt i biidet. Legg inn dine detaijer. Her kan prosjektnr veiges for å få status på prosjektet Veig kjør, nederst ti høyre i biidet. Legg inn ønsket periode og trykk OK. Månedsaappoatu viaksomhetu Se vediegg 1 Månedsaappoatu etuatu a. b. c. d. e. f. g. Føig veiiederen frem ti punkt d) Veig rapporten som heter: funksjon pr. etat.. Trykk på kopier, nederst ti venstre i biidet. Nyt biide kommer. Trykk på vis detaijer, denne iigger i koionnen for rader ti venstre midt i biidet. Legg din etat i raden for etater. Veig kjør, nederst ti høyre i biidet. Legg inn ønsket periode og trykk OK. Teatalaappoatu Vediagt er maier for tabeiier i etatsvise tertairapporter. Maiene er kiikkbare excei-regneark som er iagt inn i et worddokument. Meningen er at dere skriver kommentarene i dete worddokumentet. Ikke kopier tabeiiene som biider over i nyt dokument da mister de regnearkfunksjonene. Det er oppretet tre nye rapporter i Visma som iangt på veg er tipasset maiene: - Etat Funksjon - Etat Artgruppe - Etat Lønn 8

9 Disse iigner mye på eksisterende rapporter, men har muiighet for å veige etat, har taii i tusen og har en ekstra koionne for forrige regnskapsår. Dere må ved kjøring av rapporten veige ret år på siste iinje! Når dere har kjørt rapporten veiges «iast ned syniig rapport som excei». Dere må manueit fjerne bianke koionner meiiom tekst og regnskapskoionne før dere markerer tekst og taii og kopierer dete samiet. Marker aiie iinjer unntat summering. For rapporten på artgruppe kopieres bare taii (teksten iigger inne i maien). Når dere iimer kopiert område inn i maien må dere veige «Lim inn verdier» siik at ikke rammer og formatering biir borte. 9

10 10

11 6.3 E-brdsjett a) Kiikk på Økonomi (øverste iinje under kommunevåpen) Kiikk på ebudsjet. Veig innstiiinger. Veig inniogget år ti året budsjetet iages for. I område: veig dit område. I menyen ti venstre veig: Under arbeid, veig versjon. Nå kommer biidet opp, hvor budsjetet iegges inn i koionnen beløp. I kontene for iønn iigger utrekk fra HRM. Gå inn på opprinnelse (symboiet heit ti høyre) for å se iønnstagere som utgjør det budsjeterte beiøpet. Skai endringer gjøres i iønn må det gjøres i opprinnelse. 11

12 6.4 E-bilae E-biiag brukes ti å korrigere i regnskap, gi beskjed ti økonomiavdeiingen om forventede refusjoner eiier andre innbetaiinger, samt utbetaiinger i form av tiskudd, gaver etc. a) Kiikk på Økonomi (øverste iinje under kommunevåpen) Kiikk på E-biiag. 1. Det er forskjeiiige typer e-biiag ti de uiike oppgavene, ies beskriveisen for å fnne riktg type biiag. 2. Dato på biiagene: Her kan dere iegge inn dagens dato eiier tisagnsdato, i tifeiier med mangeifuiie biiag (biiag som ikke går i 2) vii bankdatoen bii biiagsdato. 3. Husk at inntekter skai ha (minus) foran beiøpet. 4. Titei på biiag, spesieit ventebiiag bør være det samme som det dere skriver at innbetaiingen skai merkes med (f.eks. navn, referansenummer hos nav etc). Det kan bii vanskeiig å fnne uten dere merkertnavngir biiaget. Spesieit i tifeiier hvor beiøpet dere iegger inn avviker fra det som biir innbetait i banken. 5. Det er muiig å huke av for sensitve oppiysninger på vediegg. Vi anbefaier at sensitve oppiysninger biir fjernet eiier at de ikke biir skannet. 12

13 VEDLEGG 1 MÅNEDSRAPPORT - VIRKSOMHET Logg inn på Midtyike 2213 Dobbeitkiikk på ikonet for Visma, du får opp føigende biide. (biide kan avvike fra bruker ti bruker pga tiganger) Kiikk på Økonomi (øverste iinje under kommunevåpenet) 13

14 Kiikk på rapportering, dereter på feitene ARKIVERTE og FELLES. Merk rapporten MÅNEDSRAPPORT (aktueii måned) kiikk HENT DATA. Kiikk på +tegnet foran dit ansvar. Du får opp dettde tjenester som iigger under dit ansvar. Kiikk på +tegnet foran tjenesten. Du får opp månedsrapporten for denne tjenesten. 14

15 (Ved å kiikke videre på +tegnet kan vi driiie ned ti konto, hvis vi da kiikker på beiøpet i regnskapskoionnen kan vi se biiagtiønnsdata.) Økonomistuyaine Budsjetansvariig må gå gjennom regnskapsrapporter hver måned for å avdekke eventueiie avvik. Ved avvikt forventede avvik skai budsjetansvariig: - sete i verk de titak som en seiv har myndighet ti f.eks redusere vikarbruk, utsete innkjøp, mindre omdisponeringer - informere nærmeste overordnede om avvik og igangsate titak - foresiå andre nødvendige titak Fra økonomireglement: Ved utgangen av hver måned skal alle med budsjetansvar gå gjennom regnskapsrapporter med sammenligning mot periodisert budsjet for sit ansvarsområde. De skal rapportere videre tl nærmeste overordnede dersom den faktske utviklingen i inntekter og utgifer avviker nevneverdig fra de inntekter og bevilgninger som er ført opp i budsjetet. De bør foreslå nødvendige tltak. Paoenose Bruk av prognose i Visma gir virksomheten en muiighet ti å ansiå hva som er sannsyniig utaii av aktviteten. Prognosen kan gi grunniag for etatsjefen ti å vurdere om aktviteten bør endres eiier om forutsetninger i gjeidende budsjet bør endres. Det er tre koioner for prognose: I koionnen prognose iigger årsbudsjetet. Vi har en koionne for endret prognose og en for ny prognose. I koionnen endret prognose kan vi iegge inn endring. Her må det presiseres at dete er kun en informasjon ti etatsjefen. Ingentng skjer her før avtaie er gjort med etatsjef. 15

16 Notuatu Ved gjennomgang av regnskapsrapport må føigende sjekkestkommenteres: - DR drifsresuitat i forhoid ti periodisert budsjet (ramme) - sum artgrupper i forhoid ti periodisert budsjet - store avvik i forhoid ti periodisert budsjet på enkeitposter Spesieit sjekkes: - fastiønn - iønn og sykeiønnsrefusjon - store inntektsposter - utvikiingstrekkt trend - kjente forhoidtbestiiinger som ikke er regnskapsført Mrliee earnnea tl avvik: - periodisering - budsjetet er samiet på en post innen artgruppa, for eksempei 212 fastiønn - høyere drifsnivå enn forutsat i budsjetet (for eksempei årsverk) - sviktt endring i forutsetninger - feii budsjetering, ikke samsvar meiiom forutsetninger - budsjetendringer ikke iagt inn i systemet - feiiføring Notuatu i aappoatuen Tii høyre for koionnen årsbudsjet er det et symboi for bianket. Hvis vi kiikker på symboiet kan det iegges inn notat. 16

17 Når det er iagt inn noe i notat må vi huske å iagre. Notatet får status under arbeid. Når etatsjefen ser dete vii han ta stiiing ti dete og enten sete status kiar eiier avvist. Har etatsjef akseptert det som er skrevet og git status kiar er rapporten ferdig. Har etatsjef avvist, må diaiogen fortsete ti etatsjef seter status kiar. Denne aappoatuen vil lieee laeaetu oe kan hentues opp tl enhvea td seneae. LØNNtREFUSJON Kiikk på Økonomi > rapportering > arkiverte > feiies 17

18 Veig rapporten LØNNtREFUSJON (aktueii måned) kiikk HENT DATA. Her ser vi direkte avviket på iønn minus refusjon på hver tjeneste. Dete avviket skai skrives inn i månedsrapporten, på første iinje i notat. 18

19 Hvis vi kiikker på +tegnet kan vi se avviket fordeit på iønn og refusjon. Det er muiig med +tegnet å komme ned på kontonivå. På kontonivå på iønnskont kan vi ved å kiikke på beiøpet i regnskapskoionnen få opp nyt biide: Hvis vi kiikker på beiøp veig vis iønnsdetaijer får vi opp dete biide: 19

20 Hvis vi her veiger SUM PR. ANSATT får vi opp iiste over de ansate som har motat iønnen. 20