MØTEINNKALLING SAKSLISTE 132/16 16/297 REGNSKAPS- OG VEDTAKSRAPPORTERING 2. TERTIAL 2016

Transkript

1 DØNNA KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Møterom Dønnamann Møtedato: Tid: 09:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes til servicekontoret eller ordfører tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Arbeidsmøte: Status for budsjettarbeidet. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 130/16 15/8 DRIFTSORIENTERING /16 16/660 MØTEPLAN /16 16/297 REGNSKAPS- OG VEDTAKSRAPPORTERING 2. TERTIAL /16 15/775 ETABLERING AV DØNNA UNGDOMSRÅD 134/16 14/416 REGIONAL TRANSPORTPLAN - HANDLINGSPROGRAM, INNSPILL 113/16 13/303 DØNNA FRIVILLIGSENTRAL - OMORGANISERING FRA /16 16/606 TILSKUDD INTERKOMMUNALE SAMARBEID 2017

2 Dønna, John-Erik S. Johansen Ordfører Tor Henning Jørgensen Rådmann

3 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: - Utvalg: FSK Formannskapet Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Gradering Løpenr Navn Innhold 12/ ADM/PER/MEAN C /16 Helgeland friluftsråd STYREMØTE I HELGELAND FRILUFTSRÅD 13/ ADM/PER/MEAN F /16 Norges Frivilligsentraler v/ulf Ludvigsen TILSKUDD TIL FRIVILLIGSENTRALENE I / HSO/ADM/PABL /16 Jusshjelpa i Nord-Norge SØKNAD OM ØKONOMISK STØTTE 16/ ADM/ADM/TOJO /16 Dønna Kommune TV-AKSJON NRK RØDE KORS - TELLERESULTAT OG INNBETALINGSOVERSIKT

4 Sak 130/16 DRIFTSORIENTERING Saksbehandler: Tor Henning Jørgensen Arkiv: 220 Arkivsaksnr.: 15/8 Saksnr.: Utvalg Møtedato 130/16 Formannskapet Rådmannens innstilling: Driftsorienteringen tas til orientering. Bakgrunn: Ett best mulig resultat i driften av Dønna kommune avhenger av samspillet og samarbeidet mellom administrasjon og politisk nivå. I dette ligger jevnlige samtaler og vurderinger av rammebetingelser og fremdrift. Administrasjonen gir formannskapet en driftsorientering for å holde politisk nivå best mulig oppdatert om; endringer som påvirker kommunens drift og derigjennom også økonomi fremdrift i arbeidet med å realisere politiske vedtak Saksutredning: Driftsorienteringen skal være kort og konsis, og gi grunnlag for spørsmål, kommentarer og diskusjoner. I samspill mellom administrasjon og politisk nivå utvikles denne formen for statusrapportering, til å bli ett nyttig verktøy for driften av Dønna kommune. Blant forhold det er viktig å gi informasjon om er utvikling av faktorer som er rammebetingelser for gjeldende budsjett. Andre moment i driftsorienteringen er fremdrift er utvikling i pågående prosesser og utredninger og hvordan administrasjon arbeider med aktuelle spørsmål. Målet er ikke å flytte ansvar fra administrasjon til politikere eller motsatt, men å videreutvikle samarbeidet. Ett moment som har blitt ytterligere aktualisert gjennom arbeidet med å få reetablert en sunn kommuneøkonomi. Vurdering: Orienteringene gis ved behov, i utgangspunktet hver andre måned. Forrige orientering var i september. Hovedelementet var avrapportering av pågående prosesser. Driftsorienteringen utarbeides tett opp til formannskapsmøtet Vedlegg: Side 4 av 21

5 Sak 131/16 MØTEPLAN 2017 Saksbehandler: Tor Henning Jørgensen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 16/660 Saksnr.: Utvalg Møtedato 131/16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret godkjenner den framlagte møteplan for politiske utvalg i kommunen som retningsgivende for utvalgenes møteavvikling i Bakgrunn: Kommunen har i en årrekke avviklet møtene i de mest sentrale politiske utvalg etter en på forhånd vedtatt møteplan. Dette har betydning for administrasjonens arbeidsplanlegging, og dermed også servicegraden til kommunens innbyggere og andre som tar opp saker som krever politisk behandling. Møteplanen gir også forutsigbarhet for utvalgsmedlemmene. Saksutredning: I 2016 ble ett formannskapsmøte avholdt på DOS og ett i friluft (Løkta). Rådmannen har, med bakgrunn og erfaring fra tidligere års møteplaner utarbeidet følgende forslag til møteplan for 2017; Måned/utvalg AMU ADM.UTV. FORMANNSKAP KOMMUNESTYRE Januar Februar Mars April Mai Juni Juli 4. August 29. September Oktober November , Desember 19. Side 5 av 21

6 Sak 131/16 Kommunestyremøter på tirsdager møtestart kl. 09:30. Formannskapsmøter på tirsdager møtestart kl. 09:00 Administrasjonsutvalgsmøter på tirsdager møtestart kl. 08:30. Administrasjonsutvalgsmøter på tirsdager møtestart kl. 08:30. Vurdering: I forslaget til møteplan for 2017 er det tatt hensyn til fastsatte frister i reglement for kommunestyre, formannskap og administrasjonsutvalg - når det gjelder utsending av saksframlegg og innkalling i forkant av møtene, samt nødvendig tid til etterarbeid fra formannskap før sluttbehandling i kommunestyret. Rådmannen foreslår at det også i 2016 forsøkes det å legge enkelte av formannskapsmøtene til andre steder enn møterom på kommunehuset. Videre at å videreføre tradisjonen med å avholde juli møtet i formannskapet i friluft. Vedlegg: Ingen Side 6 av 21

7 Sak 132/16 REGNSKAPS- OG VEDTAKSRAPPORTERING 2. TERTIAL 2016 Saksbehandler: Pål Bleka Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 16/297 Saksnr.: Utvalg Møtedato 132/16 Formannskapet Rådmannens innstilling: Formannskapet tar rapporteringen for 2. tertial 2016 til etterretning. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok innføring av rammebudsjettering med målstyring fra og med budsjettåret I sammenheng med dette har kommunestyret benyttet adgangen som gis i forskrift om kommunale årsbudsjett til å delegere myndighet til formannskapet og administrasjon. Delegasjonen gjelder myndighet til disposisjon innenfor rammene som kommunestyret har vedtatt. Dette er innarbeidet i kommunens økonomireglement og delegasjonsreglement. Det stilles krav om at administrative vedtak knyttet til stillingsvakanser og budsjettregulering innenfor tildelte rammer skal rapporteres til formannskapet hvert tertial. For å gjøre rapporteringen enklere er økonomirapportering og vedtaksrapportering slått sammen i ett skjema. Vurdering: For hver driftsenhet rapporteres følgende: - vedtaksrapportering (økonomiske disposisjoner/budsjettreguleringer og vakanser) - regnskapsavvik på drift - regnskapsavvik på investeringer Alle enheter har levert rapportene sine. Det er mest grunn til å følge med på Dønna omsorgssenter, som hadde et overforbruk i fjor. Så langt tyder det på at tallene er bedre enn i fjor, og det er ikke noe som tyder på overforbruk etter 2. tertial. Voksenopplæringen er den avdelingen hvor situasjonen er mest uavklart for øyeblikket. De er tilført mer penger, men fortsatt er utgiftene høye. Flyttingen har også medført betydelige ekstrautgifter. Enheten ligger an til et overforbruk pr i dag. Legetjenesten ligger høyt på lønn, men dette kan forklares, og det vil bli gjennomført budsjettregulering. Den største og viktigste utgiften i kommunen er lønnsrelaterte utgifter. Lønnsforbruket ser akseptabelt ut når det tas høyde for lønnsreserven og sykepengerefusjoner. Lønnsforbruket samlet er ved utgangen av andre tertial ligger litt under prognosen (det er likevel litt høyere enn i fjor). Side 7 av 21

8 Sak 132/16 Når det gjelder de sentrale forutsetningene for inntektssiden av budsjettet ser det greit ut for skatt/rammetilskudd. Kommunen vil få høyere inntekter enn budsjettert i skatt/rammetilskudd. Renta har steget på kommunens største lån, men skal holde seg innenfor det som er budsjettert. I rapportene skal det framgå om enhetenes drift holdes innenfor den vedtatte budsjettramme. Dersom det ikke er tilfelle, må det settes i verk tiltak for å gjenvinne budsjettbalansen. Investeringsregnskapet er regulert etter 2. tertial, og ser greit ut nå. Det vil bli lagt fram en siste regulering før årsskiftet. Regnskaps- og vedtaksrapporteringen legges fram for formannskapet. Formannskapet er ansvarlig for å sende saken videre til kommunestyret dersom de finner det nødvendig. Saksmappevedlegg: Rapporter fra enhetene (kun elektronisk vedlegg) Investeringsregnskap hittil i år (kun elektronisk vedlegg) Vedlegg: Rapporter fra enhetene (kun elektronisk vedlegg) Investeringsregnskap (kun elektronisk vedlegg) Side 8 av 21

9 Sak 133/16 ETABLERING AV DØNNA UNGDOMSRÅD Saksbehandler: Tor Henning Jørgensen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/775 Saksnr.: Utvalg Møtedato 133/16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Dønna kommunestyret vedtar: a) opprettelse av Dønna ungdomsråd. b) fremlagte «Reglement for Dønna ungdomsråd» 2. Kommunestyret velger representanter til Dønna ungdomsråd. Punkt 2. fremmes uten innstilling. Bakgrunn: Kommunestyret gjorde i sak 72/15 følgende vedtak; Kommunestyret ber rådmannen om å fremme en sak om opprettelse av ungdomsråd i henhold til tidligere vedtatte handlingsplan «Vårres unga vårres fremtid». I budsjett 2016 og økonomiplan er det, med bakgrunn i vedtaket, budsjettert med ,- til drift av et ungdomsråd. I kommunestyrets sak 2/16, «Opprettelse av ungdomsråd», ble slikt vedtak fattet: «Saken utsettes». Formannskapet hadde behandlet samme sak tidligere (sak 8/16), og gjort slikt vedtak: 1. Kommunestyret vedtar: a) opprettelse av Dønna ungdomsråd. b) fremlagte «Reglement for Dønna ungdomsråd» 2. Kommunestyret velger representanter til Dønna ungdomsråd. Punkt 2. fremmes uten innstilling. Årsaken til at kommunestyret utsatte saken var at det ikke hadde meldt seg nok kandidater til valg av ungdomsråd. Saken, inkludert reglement, er noe omarbeidet siden forrige behandling i formannskapet. Saksutredning: Dønna kommune har ikke et formelt vedtatt ungdomsråd. Ungdomsråd er ikke lovpålagt. Da stillingen som barne- og ungdomsarbeider ble nedlagt i 2009, var en av konsekvensene at Side 9 av 21

10 Sak 133/16 ungdomsrådet ble nedlagt. De siste årene har det likevel vært en viss aktivitet i regi av Frivilligsentralen, og ungdommer fra Dønna har deltatt på møter og kurs i regional sammenheng. Signalene fra ungdommene er at de ønsker et ungdomsråd. Dette kom blant annet frem i «Ungdomsprosjektet» som ble gjennomført i mai/juni Ved å opprette et formelt ungdomsråd vil Dønna kommune styrke ungdommenes posisjon og sikre medvirkning på en god måte. Et ungdomsråd gir forutsigbarhet og kontinuitet i dette arbeidet. Et ungdomsråd representerer ungdommens interesser i kommunen, uavhengig av partipolitikk og organisasjonstilhørighet. Ungdomsrådet skal være et organ for å fremme ungdomssaker overfor politikerne og beslutningstakere. Ungdomsrådet er et lokalt hørings- og innflytelsesorgan, slik som eldreråd og råd for funksjonshemmede. Det er et interesseorgan som skal fremme en konkret gruppes synspunkter ovenfor politikerne. Ungdomsrådet skal jobbe for at kommunen blir et bedre sted for unge å leve, og det skal fremme ungdommens interesser. Konkret skjer dette ved at ungdomsrådet, en gang hvert kalenderår, presenterer visjoner, mål og arbeidsoppgaver for formannskap og kommunestyre. Ungdommers rett til å si sin mening og å bli hørt i saker som angår dem selv, både som individ og gruppe, er forankret i FNs konvensjon om barns rettigheter. Ungdomsråd er en måte å sikre at ungdom får innflytelse på. Ungdomsråd består av ungdom - som velges av ungdom. I analysearbeidet som ble gjort i forbindelse med Fylkesmannens satsing «Vårres unga vårres framtid» høsten 2015, ble opprettelse av ungdomsråd valgt som et av fire satsningsområder. Ved å opprette et ungdomsråd vil barn- og unge medvirkning og involvering i prosesser og planarbeid bli sikret. Vurdering: Ungdomsrådet vil være ett offisielt råd, integrert i den politiske organiseringen av Dønna kommune. Følgelig er det kommunestyret som vedtar rådets reglement; Følgende forslag til reglement for Dønna ungdomsrådet er utarbeidet: Reglement for Dønna ungdomsråd 1. Navn. Dønna ungdomsråd. (DU) 2. Formål. a) Rådet skal være partipolitisk uavhengig. b) Rådet skal være et rådgivende organ i saker som berører barn og unge. c) Sakspapirer til formannskapet og kommunestyret sendes også til ungdomsrådet. Side 10 av 21

11 Sak 133/16 d) Rådet skal kunne fremme egne saker som er viktig for barn og unge, og få disse opp til administrativ/politisk behandling. e) Ungdomsrådet skal bl.a. ha følgende saker til uttalelse: Årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplaner og sektorplaner. f) En gang hvert kalenderår skal ungdomsrådet presentere visjoner, mål og arbeidsoppgaver for formannskap og kommunestyre g) Ungdomsrådet ved leder har tale-, møte- og forslagsrett i formannskap og kommunestyre. h) Rådet må forholde seg til det budsjett som kommunestyret til en hver tid stiller til rådets disposisjon. Administrasjonen ved rådmannen har anvisningsmyndighet over midlene. 3. Sammensetning. Ungdomsrådet skal bestå av fem faste medlemmer og to varamedlemmer valgt av kommunestyret. 4. Valg. a) Kommunestyret velger ungdomsrådet, inkludert leder og nestleder. b) Valgbar er alle som er i aldersgruppen år. c) Ungdomsrådet velges for to år av gangen. d) Ungdomsrådet fremmer forslag til kandidater for valgnemnda, deriblant leder og nestleder. 5. Diverse bestemmelser. a) Rådets leder er møteleder. b) Ved forfall skal rådets medlemmer snarest mulig melde fra til kontor for interne tjenester, slik at varamedlemmer kan innkalles. c) Møteinnkalling og referat sendes ut til både medlemmer og varamedlemmer. d) Daglig leder av Dønna Frivilligsentral har ansvar for veiledning og hjelp i rådets praktiske arbeid. e) Daglig leder av Dønna Frivilligsentral er sekretariat for ungdomsrådet, og underretter rådet om saker som gjelder unges levekår innen hele det kommunale felt. f) Fra ungdomsrådets møter føres protokoll som undertegnes av rådets leder, samt ett (1) medlem. g) Rådet skal hvert år levere årsberetning. Side 11 av 21

12 Sak 133/16 h) Medlemmene mottar reise- og møtegodtgjørelse etter gjeldende bestemmelser. i) Forslag til endring av vedtektene fremmes av ungdomsrådet og godkjennes av kommunestyret. Ungdomsrådet bør selv ta reglementet opp til vurderinger, og eventuelt komme tilbake til kommunestyret med forslag til endringer. Møtekalender: Ungdomsrådet vedtar selv sin møtekalender. Slikt vedtak bør fattes i første eller siste møte i året, og legges inn i kommunens møtekalender. Det anbefales at det minst avholdes 4 møter år, for å sikre kontinuitet i arbeidet. I forbindelse med at Ungdomsrådet nå er nyetablert, kan det være aktuelt med ett møte for å gjennomgå mandat, reglement osv., og ett for å behandle kommunens årsbudsjett for 2017 og økonomiplan for , før 2016 blir historie. Valg til ungdomsrådet i perioden : I prosessen med å etablere ungdomsrådet ble det arrangert to informasjonsmøter, ett på DBU og ett på Løkta oppvekstsenter, elevene som pendler til videregående ble informert på fergen og det ble lagt ut informasjon på sosiale media. Valgmøte ble avholdt Det anbefales å gjennomføre en lignende prosess i forbindelse med neste valg. Ikke minst for å formidle informasjon om ungdomsrådets oppgaver. Valgresultatet er oversendt kommunestyrets valgnemnd. Valgnemnda innstiller kandidater til ungdomsrådet for kommunestyret, som foretar det endelige valget. Dette inkluderer også valg av leder og nestleder. Administrasjonen kommer derfor ikke med innstilling til hvem som skal sitte i ungdomsrådet. Side 12 av 21

13 Sak 134/16 REGIONAL TRANSPORTPLAN - HANDLINGSPROGRAM, INNSPILL Saksbehandler: Tor Henning Jørgensen Arkiv: N00 &30 Arkivsaksnr.: 14/416 Saksnr.: Utvalg Møtedato 134/16 Formannskapet Rådmannens innstilling: Dønna kommune kommer med følgende innspill til regional transportplan sitt handlingsprogram; INNSPILL VEI INNSPILL BÅT/FERGE INNSPILL ANNET Opprusting av Fv 828 fra Bjørn til Åkviksundet bro Begrunnelse: Denne strekningen er den dårligste delen av Fv 828. Uten at denne strekningen rustes opp først, vil investeringer i Fv 828 ikke gi optimal effekt. Opprustingen omfatter også Bjørn fergeleie Styrking av fergesambandet «Sandnessjøen-Bjørn-Løkta» Begrunnelse: Den desidert viktigste transportåren for innbyggere og næringsliv. «MF Møysalen» må få nattleie på Bjørn, slik at det igjen blir en tidlig tur. Løkta må få flere anløp. Åpningstid og frekvens må økes. Bakgrunn: Fylkestinget vedtok 5. oktober Regional Transportplan Nordland - Strategisk del. Arbeidet med handlingsprogrammet er i gang, og fylkeskommunen ber om innspill fra kommunene. Endelig frist for innspill fredag 2. desember 2016, hvilket betyr at saken må behandles ferdig i formannskapet. Gjennom planprosessen så langt har de fleste av kommunene allerede gitt innspill på tiltaksnivå. Fylkeskommunen ønsker nå å kvalitetssikre disse innspillene samt å gi kommunene anledning til å komme med tillegg eller endringer til de innspillene som allerede har registrert. Saksutredning: Handlingsprogrammet vil bli utformet med strategisk del som utgangspunkt. Innspillene fra kommunene vil bli kategorisert under de fem hovedmålene i strategisk del som er referert her: l. Fylkesveger og fylkesvegferjesamband «Fylkesvegnettet og fylkesvegferjesambandene skal være effektive, sikre og bærekraftige» Side 13 av 21

14 Sak 134/16 2. Kollektivtransport «Kollektivtransport skal gjøres til førstevalget ved reiser i byer og regioner» 3. Næringstransporter «Næringslivets konkurranseposisjon skal styrkes gjennom sikring av transportinfrastruktur og transportløsninger med gode og bærekraftige regionale transporter og reduserte avstandsulemper» 4. Regionforstørring «Bo- og arbeidsmarkeds- og serviceregioner skal utvikles og forstørres» 5. Sykling og gåing «Det skal være en dobling i andelen sykling og gåing i løpet av planperioden» I forbindelse med innspillsrunden til den strategiske delen, ga Dønna kommune følgende innspill; INNSPILL VEI INNSPILL BÅT/FERGE INNSPILL ANNET Fv 828 etappevis utbygging ift KVU Gjennomgang av hurtigbåt og ferjetilbudet Ut i fra utviklingen av andre prosesser innen samferdsel, eksempelvis nytt ferge- og hurtigbåtkart, kan det være på sin plass å se på innspillene en gang til. Vurdering: Innspill vei kan oppfattes som noe upresist, ved at det ikke tydeliggjør at dette handler om den delen av fylkesvei 828 som ligger i Dønna kommune. Riktignok er dette presisert i kommunens høringsuttalelse til KVU en, men det bør også komme frem her. Det vil ikke være korrekt av Dønna kommune å uttale seg om den delen av veistrekningen som befinner seg i en nabokommune. Følgelig bør det presiseres at dette handler om fylkesvei 828 fra Bjørn til Åkviksundet bro. Inngangen til fylkesvei 828 er fergeleiet på Bjørn. Det er i en årrekke arbeidet for å få dette oppgradert, spesielt for å bedre trafikksikkerheten. Det er utarbeidet reguleringsplan for området, neste steg er fylkeskommunal prioritet. Innspill båt/ferge virker i dag noe passivt. For ett år siden, da prosessen med å tegne ett nytt ferge- og hurtigbåtkart var i en tidlig fase, kan dette ha vært en rett uttalelse. I dag, når denne prosessen har beveget seg ett godt stykke fremover, så bør også uttalelsen presiseres. Dønna kommune har ved flere anledninger løftet frem behovet for kommunikasjonsløsninger som tilfredsstiller arbeids- og skolependlingen. Dette bør også komme frem her. Ett tiltak i så måte er at «MF Møysalen» har nattleie på Bjørn, slik at det er mulig å få med seg bil over fjorden tidligere enn hva som er tilbudet i dag. Antall anløp av Løkta har også vært tatt opp, og det samme med muligheten for økt frekvens og lenger åpningstid, For Dønna kommune er dette viktig i forhold til fylkesveger/fylkesvegferjesamband, kollektivtransport, næringstransporter og regionforstørring. Vedlegg: Side 14 av 21

15 Sak 113/16 DØNNA FRIVILLIGSENTRAL - OMORGANISERING FRA Saksbehandler: John Erik S. Johansen Arkiv: F08 Arkivsaksnr.: 13/303 Saksnr.: Utvalg Møtedato 113/16 Formannskapet /16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret i Dønna vedtar; 1. Dønna frivillighetssentral overføres til Dønna kommune fra Daglig leder i Dønna frivilligsentral ansettes i Dønna kommune fra , og plasseres i rådmannens stab. 3. Rapportering av arbeidet i Dønna frivilligsentral skal være en fast post i rådmannens driftsorientering til formannskapet. Behandling/vedtak i Formannskapet den sak 113/16 Behandling: Det ble fremmet følgende forslag: Saken sendes tilbake til administrasjonen for ytterligere utredning på grunn av ny sammensetning av styret og vurdering av framtidig organisering. Yngve Skei og Nils Jenssen ble funnet inhabile med bakgrunn i sine styreverv i Frivilligsentralen. Utsettelsesforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken sendes tilbake til administrasjonen for ytterligere utredning på grunn av ny sammensetning av styret og vurdering av framtidig organisering. Bakgrunn: I sak 113/16, «Dønna frivilligsentral - endring i kommunal medfinansiering» gjorde formannskapet i Dønna kommune følgende vedtak; «Saken sendes tilbake til administrasjonen for ytterligere utredning på grunn av ny sammensetning av styret og vurdering av framtidig organisering.» Rådmannen er medlem av styret i Dønna frivilligsentral, og er inhabil i saken. Ordfører er dermed saksbehandler. Side 15 av 21

16 Sak 113/16 Saksutredning: Fra 2017 vil det statlige tilskuddet til drift av frivilligsentraler bli overført direkte til den enkelte kommune. Frem til nå har tilskuddet vært tydelig koblet til den enkelte sentral. Det har også aktualisert organiseringen av frivilligsentralen om daglig leder skal ansettes i Dønna kommune, og være organisert i rådmannens stab, og være direkte underlagt rådmannen. Våren 2016 ble fremtiden til Dønna frivilligsentral utredet. Gruppen, som hadde ansvaret for utredningen kom med følgende anbefaling; 1. Dønna Frivilligsentral videreføres med dagens organisering. Organisasjonsmodellen styrkes med konkrete kompetansekrav til styret, innføring av en valgkomité og tydeliggjøring av ansvarsfordeling mellom årsmøte, styre og daglig leder. 2. Samarbeidet mellom Dønna Frivilligsentral og Dønna kommune utvikles og styrkes gjennom tydelige, langsiktige avtaler. 3. Det forventes at Dønna Frivilligsentral har kompetanse om prosjektutvikling og gjennomføring. Kompetansen er nødvendig for å skape ny inntekt, når kravet om egeninntekt bortfaller. 4. Kravet om egeninntekt fjernes. Dønna kommune viderefører sin grunnfinansiering på samme nivå som i dag, men garanterer for det teoretiske underskuddet som oppstår ved fjerning av egeninntekt. Dønna Frivilligsentral fjerner det teoretiske underskuddet gjennom inntekter fra prosjekt og annet arbeid, knyttet til sentralens prioriterte arbeidsområder. 5. Formannskapet, styret og daglig leder forpliktes til å søke etter prosjekter, kommunale oppgaver og oppdrag som kan kompensere for bortfall av kravet om egeninntekt. Anbefalingen ble godkjent av årsmøtet (formannskapet utgjør årsmøtet)i Dønna frivilligsentral, og det ble valgt ett nytt styre i tråd med punkt 1 i anbefalingen. Punkt 4 blir hensyntatt i arbeidet med Dønna kommune sitt årsbudsjett for 2017 og økonomiplan Forslaget til vedtak i formannskapets sak 113/16 var en godkjenning av prinsippene i punkt 4. Med bakgrunn i endringene i det statlige tilskuddet ble saken sendt tilbake til administrasjonen. Styret i Dønna frivilligsentral gjorde slikt vedtak i sitt styremøte Sak 3 Innstilling til fortsettelse av styre Styret i DFS debatterte den fremtidige organiseringen og styringen. Bakgrunn er endringen som finner sted fra 1. januar 2017 i forhold til finansiering der tilskudd til sentralen blir omgjort til rammeoverføring. Konklusjonen i styret kan sammenfattes i to punkter: A. Uansett hvilken organisering som blir valgt, er det viktig å bevare den frie stillingen sentralen har i forhold til samspill mellom offentlig og privat sektor. Side 16 av 21

17 Sak 113/16 Denne suksessfaktoren vil fort kunne forsvinne om sentralens arbeidsoppgaver blir dradd inn i debatten om lovpålagte tjenester. B. Det er viktig å knytte opp mot daglig leder et styre/ ressursråd som kan bidra med innspill og støtte, og være en sparringspartner i ulike sammenhenger, og der det også er medlemmer fra organisasjoner og interessegrupper for frivillig arbeid, uten den politiske tilknytning. Så kan det diskuteres hvilke fullmakter dette ressursrådet/ styret skal ha. Vurdering: Da det er kommet en ny finansieringsmodell for frivillighetssentralene er det naturlig å gjøre en vurdering av hvordan denne skal organiseres i Dønna. I utredningen fra våren 2016 så ble det også da vurdert å flytte frivillighetssentralen inn i rådmannens stab. Det ble da ikke anbefalt en slik løsning, da man fryktet at sentralen skulle bli en del det vanlige byråkratiet og miste sin rolle og identitet/uavhengighet. Styret i Dønna frivilligsentral forslår at det, uansett fremtidig organisering, tas vare på sentralens tydelige rolle i rommet mellom offentlig og privat sektor og at daglig leder skal ha ett ressursråd/styre som støtte i sparringspartner. Ordfører anbefaler at daglig leder i Dønna frivilligsentral fra blir ansatt i Dønna kommune, knyttes til rådmannens stab og blir direkte underlagt rådmannen. Dette sikrer en tydelig plassering i administrasjonen, og gjør det mulig/lettere å realisere ambisjonene om å bruke frivilligsentralen som en aktiv og positiv aktør spesielt i arbeidet knyttet mot flyktninger og ungdom. Ved å legge stillingen direkte under rådmannen, så signaliseres også at stillingen har en overordnet funksjon sett i forhold til kommunens frivillighetsarbeid som vil være lett synlig i kommunens utadrettede virksomhet mot det frivillige og overnevnte målsetninger. Vedtaket fra styret om et råd er forståelig, men det vil være helt unaturlig å ha politiske føringer inn i administrasjonen som ikke går via rådmannen, all den tid vi har organisert drifta vår slik vi har med tanke på delegasjonsreglementet og hvordan vi i dag styrer alle andre avdelinger i kommunen. Det forventes at det, i tråd med praksis fra andre stillinger/oppgaver, blir opprett de nødvendige ressurs- og støttegrupper som er nødvendige. For å sikre at stillingen som daglig leder i Dønna frivilligsentral ikke forsvinner i det kommunale byråkratiet, så skal det i hver driftsorientering fra rådmannen til formannskapet, være ett eget punkt som omhandler aktiviteten knyttet til stillingen. Dette vil gi formannskapet en mulighet til å følge opp at intensjonen med sentralen videreføres etter endringen. Vedlegg: Side 17 av 21

18 Sak 135/16 TILSKUDD INTERKOMMUNALE SAMARBEID 2017 Saksbehandler: Mette Anfindsen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 16/606 Saksnr.: Utvalg Møtedato 135/16 Formannskapet / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Kommunestyret vedtar å bevilge følgende beløp til interkommunale samarbeid i 2017: 1) Helgeland regionråd kr ,- 2) Studiesenter RKK Ytre Helgeland kr ,- 3) PPT Ytre Helgeland kr ,- 4) Sekon kr ,- 5) Ytre Helgeland kommunerevisjon kr ,- Beløpene dekkes innenfor ansvarsområde 1500 Interkommunale samarbeid i kommunens årsbudsjett for Bakgrunn: Dønna kommune samarbeider med andre kommuner om flere interkommunale tjenester. Tidligere har hver samarbeidsordning blitt fremmet som enkeltsaker. Saksutredning: Helgeland regionråd: Helgeland regionråd IKS er et interkommunalt samarbeidsorgan i henhold til kommunelovens 27 og eies av kommunene Alstahaug, Herøy, Dønna, Leirfjord, Træna, Rødøy og Vefsn. Regionrådets representantskap vedtok i sak 05/16 sekretariatets budsjett for 2017, med en total kostnadsramme på kr ,-. Dønna kommune sin andel i budsjett 2017 utgjør kr ,-. Fordeling kommunene etter folketall: Fordeling kommunene % økning 2016 Folketall Alstahaug Dønna Herøy Leirfjord Rødøy Træna Vefsn ( *) Side 18 av 21

19 Sak 135/16 Sum: *Samarbeidsavtale mellom HR IKS og MON KF utgjør på tjenester kr Studiesenter RKK Ytre Helgeland Dønna kommune deltar i det interkommunale samarbeidet studiesenter RKK Ytre Helgeland sammen med kommunene Alstahaug, Herøy, Leirfjord, Lurøy og Træna. Fagstyret for studiesenter RKK Ytre Helgeland har i møte vedtatt et balansert årsbudsjett for 2017 der kommunens andel blir kr ,- for Dette innebærer en økning på 2,5 % fra Fordelingen mellom deltakerkommunene er slik: Fordelingsnøkkel STUDIESENTER RKK YTRE HELGELAND Kommune Budsjett 2017 Budsjett 2016 Endring kroner Endring prosent 49 Alstahaug ,5 10 Dønna ,5 11 Herøy ,5 14 Leirfjord ,5 13 Lurøy ,5 3 Træna ,5 Totale kommunale driftsutgifter ,5 *Fordelingsnøkkel: 10 % likt fordelt mellom kommunene og 90 % fordelt etter folketall. *Momskompensasjon på kr trekkes fra driftstilskuddet for Alstahaug kommune. PPT Ytre Helgeland Pedagogisk-psykologisk tjeneste for ytre Helgeland er en interkommunal tjeneste, i et samarbeid mellom Herøy, Dønna, Leirfjord, Lurøy, Træna og Alstahaug kommune. Fra ble tjenesten organisert etter vertskommunemodellen etter kommunelovens 28b. Vertskommune er Alstahaug kommune og tjenesten har kontor i Sandnessjøen. Fordelingen er basert på en fast faktor, folketall og forbruk. Fordelingen for 2017 tar utgangspunkt i KOSTRA-tallene for Dønna kommune har en stor økning i andel barn med enkeltvedtak noe som gjør at forbruket øker fra 11,7 % til 15,2 %. Dette gjør at utgiften til PPT øker fra kr ,- i 2016 til kr ,- i Side 19 av 21

20 Sak 135/16 Beregnet fordeling for 2017: Faktorer Beløp Konsekvens Forbruk Fast Folketall Forbruk Fast Folketall SUM Andel Herøy 6,5 16,7 11, ,9 Alstahaug ,7 48, ,2 Leirfjord 10,6 16,7 14, ,8 Dønna 15,2 16,7 9, ,9 Lurøy 10,6 16,7 12, ,6 Træna 4,1 16,7 3, , Sekon: Dønna kommune deltar i en interkommunal løsning vedrørende sekretariatskontor for kontrollutvalg (SEKON) sammen med 10 andre Helgelandskommuner. SEKON har oversendt utkast til budsjett for 2017 til eierkommunene. Antatt kostnadsandel i samarbeidstiltaket for sekretariatsbistand vil være kr ,- basert på budsjettvedtak i styret Ytre Helgeland Kommunerevisjon: Dønna kommune deltar i et interkommunalt samarbeid om revisjonstjenester sammen med kommunene Alstahaug, Herøy, Leirfjord, Rødøy, Lurøy og Træna. Styret i Ytre Helgeland kommunerevisjon behandlet budsjett for 2017 i sak 06/2016, og saken fremmes nå for kommunestyret for bevilgning av vår kommune sin andel. Kontrollutvalget forestår det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Ressursbehovet knyttet til kontroll og tilsyn vil være innenfor følgende hovedområder: 1) Kontrollutvalgets egenaktivitet 2) Kjøp av revisjonstjenester 3) Kjøp av sekretariatsbistand 4) Andre særskilte kostnader. For kontrollutvalgets egne aktiviteter foreslås det følgende økonomiske ramme: Budsjett 2017 Fast godtgjørelse leder 0 Møtegodtgjørelse 4000 Erstatning for tapt arbeidsfortjeneste 0 Arbeidsgiveravgift 204 Faglitteratur/tidsskrift 3000 Side 20 av 21

21 Sak 135/16 Bevertning 1000 Kursavgifter og oppholdsutgifter Reiseutgifter Andre utgifter 1000 Totalt: *Der videreføres at disse utgiftene dekkes under budsjett folkevalgt. Med bakgrunn i at revisjonsenheten først vil fastsette særbudsjett senere i høst, samt det faktum at fremtidig revisjonsordning er under vurdering foreslås det å legge et anslag på kr til grunn. Estimatet forutsetter å inkludere kostnadene forbundet med regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunens del. Kostnader forbundet med regnskapsrevisjon av kommunale foretak, kirkelig fellesråd og lignende forutsettes å komme i tillegg. Område Budsjett 2017 Kontrollutvalgets egenaktivitet Kjøp av revisjonstjenester Kjøp av sekretariatsbistand Andre særskilte kostnader 0 Totalt Vurdering: Regionrådets representantskap har vedtatt budsjett for Det tilrådes at kommunestyret vedtar å bevilge kr ,- som det forutsettes at Dønna kommune skal bidra med i Styret i studiesenter RKK Ytre Helgeland har vedtatt et driftsbudsjett for Det tilrådes at kommunestyret vedtar å bevilge det beløp på kr ,- som det forutsettes at Dønna kommune skal bidra med i Alstahaug kommune har beregnet en fordeling i budsjett 2017, der Dønna kommune sin andel er på kr ,-. Det tilrådes at Dønna kommune vedtar å innvilge den beregnede kostnaden. Antatt kostnadsandel i samarbeidstiltaket for sekretariatsbistand vil være kr ,-. Det tilrådes at Dønna kommune vedtar å innvilge den beregnede kostnaden. Anslag fra fellesmøte interkommunale ordninger den var på kr ,- til Ytre Helgeland kommunerevisjon. Men i brev fra Sekon datert er andelen justert opp til kr ,-. Det tilrådes at Dønna kommune vedtar å bevilge vår stipulerte andel på kr ,- Hvis andelen justeres ned, gjennomføres det en budsjettregulering. Vedlegg: SAK 06/2016: BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET I KOMMUNEN Side 21 av 21