Hekta på å vite mer om e-ressursbruken?

Transkript

1 Hekta på å vite mer om e-ressursbruken? Om bruk av COUNTER og SUSHI i Alma Erfaringer fra tre Alma-institusjoner

2 Hva skal vi snakke om? Innledning v/bente Svendsen, Handelshøyskolen BI og UHRb Arbeidsgruppe for statistikk og styringsdata Høsting av data automatisk v/ulrikke Greve Olufsen, Universitetsbiblioteket i Oslo Feilmeldinger v/lene Ottesen, UiT Norges Arktiske Universitet Manuell opplastning/nedlastning v/anita Bergsvenkerud, Handelshøyskolen BI

3 Bruk av elektroniske informasjonsressurser Brukes til: Vedlikehold av samlinger Styringsdata for ledelsen Rapportering til Nasjonalbiblioteket (FFBstatistikken) Nasjonale indikatorer i DBH mm Hentes fra / kilder: Leverandører/Agenter Da Swets levde: Scholary Stats Ustat Manuelle tellinger

4 Og nå kan man få dette direkte i Alma Lettvint greit å få tak i Alt samlet på et sted Men hvordan får man tak i dette?

5 Forskjellige veier til tallene Det handler om roller for å lage rapporter: (Design Analytics) for å lese og motta ferdiglagede rapporter: (man har den rollen som gis tilgang)

6 Hva slags statistikk kan man få? Søk Pålogginger/Sesjoner Nedlastede artikler/sections (og hvilket format) Mest brukte artikler Bruk pr tittel og utgivelsesår Avviste søk samt en del andre spennende ting...

7 Tallene skal være basert på og beregnet ut fra så like kriterier som mulig Dvs - tallene samles inn på samme måte for alle institusjoner og for alle leverandører Men hvordan får man til det?

8 SUSHI og COUNTER

9 SUSHI sier noe om hvordan man høster informasjon fra leverandørene (Standard Usage Statistics Harvesting Initiative Protocol) COUNTER sier noe om hva man skal høste fra leverandørene

10 Eksempel på COUNTER-rapporter

11 COUNTER. Journal report 1 (JR1): Num of Successfull Full Text Article Requests by month and journal

12 Eksempel på JR1-rapport i Alma

13 Litt krydder: Dette kan man også få: Cost per use-rapport Viser hvor mye hver nedlasting koster. Krever at man legger inn fakturainfo i Alma. Jo mer detaljerte kostnadsinfo jo mer detaljert kostnad-pr-bruk-informasjon

14 Men hva må man gjøre for å få tallene ut i Alma?

15 Oppsett i Alma Subscribers, SUSHI Harvesting Jobs, Vendors

16 Subscribers For å legge til SUSHI informasjon trenger man å definere en subscriber. UiO, UiT har en, man kan ha flere. (Se f.eks BI) Rolle i Alma: Acquisitions Administrator Hvor? Alma Configuration > Acquisitions > General > Subscribers

17 Subscribers

18 Subscribers

19 Subscribers

20 SUSHI Harvesting Jobs Må aktiveres før statistikken kan høstes inn i Alma Konfigureres til å kjøres en gang i uken Når man har lagt til en ny SUSHI account får man data inn fra 12 måneder tilbake i tid Rolle i Alma: Acquisitions Administrator ELLER Vendor Manager ELLER General System Administrator

21 SUSHI Harvesting Jobs

22 SUSHI Harvesting Jobs

23 Vendors Man knytter sammen SUSHI-infoen til en leverandør (Alma-term: vendor) Ikke nødvendig å gjøre det per vendor, men anbefales Ved opprettelse av PO-line på pakker/enkelttittel bør man bruke samme vendors (vendorscode) dersom man vil finne ut «cost per use» Rolle i Alma: Vendor Manager

24 Vendors: Hva? Hva slags info trenger man? Kommer an på utgiver, men vanligvis er det tre felt man MÅ fylle ut: Vendor URL (denne finnes automatisk i Alma for mange utgivere) Requestor ID Customer ID Informasjonen finnes på admingrensesnitt til utgiver Unntak på enkelte utgivere, mer info om dette finnes på ExLibris hjelpesider: Managing COUNTER-Compliant Usage Data.

25 Vendors: Hva?

26 Vendors: Hva?

27 Vendors: Hvor?

28 Vendors: Hvor?

29 Vendors: Hvor? I Alma:

30 Vendors: Hvordan? Må legge til en SUSHI account per COUNTER rapport (dvs en per JR1, BR2, DB1, osv.) Ikke alle rapporter støttes i Alma, og ikke alle utgivere tilbyr alle typer rapporter Velg type rapport og kjør en 'Test Connection' Feilmelding kan oppstå. Test først flere typer rapporter hvis det feiler. Sjekk versjon Har man lagt til en kan man kopiere (Alma-term: duplicate) den og legge til en ny SUSHI account (COUNTER rapport).

31 Feilmeldinger 1. Oppsett av SUSHI-konto 2. Oppfølging av SUSHI-høsting

32 Oppsett av SUSHI-konto: Slik vi vil at det skal se ut

33 Oppsett av SUSHI-konto: Feilmeldinger Et forsøk på å kategorisere: 1. Feil med rapporten eller hos leverandøren 2. Feil i oppsettet i Alma 3. Null info et par erfaringer (Og sikkert mange fler)

34 Feil i rapporten eller hos leverandøren 1 Variant: Connection failed:no Data Found Mulig løsning: Sjekk rapport direkte hos leverandøren. Sjekk om rapporttypen er støttet for SUSHI høsting. ExLibris hjelpesider: Managing COUNTER-Compliant Usage Data

35 Feil i rapporten eller hos leverandøren 2 Variant: FAILED - Harvest failed. Maximum retries exceeded.; The SUSHI response does not contain any usage data Mulig løsning: Sjekk rapport direkte hos leverandøren. Er det noen måneder som ikke har bruk?

36 Feil i oppsettet i Alma Som regel feil Requestor ID eller Customer ID, evt. URL Løsning: Sjekk adminportalen Ta kontakt med leverandøren. Be om URL, Requestor ID og Customer ID Sjekk registret over leverandører hos COUNTER: Endringer/oppdatering av informasjon hos leverandøren husk å oppdatere Alma.

37 Null info hva da? Et par erfaringer: Project MUSE. Alma L avslørte at den ikke var klar i Alma før Q 2, 2018 IoP og Nature Dobbeltsjekket at profilen var riktig Måtte åpne for SUSHI høsting hos leverandøren IoP løste seg selv Nature måtte slettes og legges inn på nytt. Voila!

38 Oppfølging av SUSHI høsting Load Usage Data Monitor jobs: SUSHI harvest job reports

39 Load Usage Data

40 Monitor jobs SUSHI Harvesting job report

41 Monitor jobs, forts.

42 Wiley: FAILED Report queued Wiley support: Dette er å forvente. Løsning: Kjør Harvest now Søk opp leverandør i Vendors > Velg fanen Usage data > Finn aktuell SUSHIkonto > Velg meny > Harvest now

43 FAILED - Harvest failed File contains an incorrect data COUNTER Report Validation Tool: (lag konto første gang) Filen må være xls,xlsx,csv eller tsv (ikke XML)

44 Andre (typiske) tilfeller Eksempel 1 Failed: Harvest failed. Maximum retries exceeded.; Failed writing the SUSHI request and response to the file system. Mulig løsning: Kjør Harvest now. Eksempel 2 FAILED - Harvest failed. Maximum retries exceeded.; No Usage Available for Requested Dates: Vanlig å se i starten av måneden når statistikken ikke er klar ennå.

45 Graf fra Alma Analytics Manuell opp- og nedlastning

46 Manuell nedlastning/opplasting av COUNTER report Hvorfor? For å få statistikk for et helt år og historisk data UiO fra 2015 BI fra 2016 UiT jobber med saken fra 2016 Leverandører som tilbyr COUNTER-report, men som ikke har avtale med ExLibris Rapporter som er gått feil ved automatisk høsting i Alma Hvordan? COUNTER report kan lastes ned via administrasjonsgrensesnitt eller tilsendte rapporter Kompatible filer for manuell opplastning: xlsx, xls, tsv anbefales csv, txt får som regel feilmeldinger, eventuelt konvertere til fungerende formater

47 Alma "Missing Data" Acquisitions >Load Usage Data > Missing Data

48 Acqusitions > Vendors (søk opp)-> Edit -> Usage Data

49 Rapporter opplastet fra Idunn.no BR2 January February 2018

50 Acqusitions > Vendors (søk opp)-> Edit -> Usage Data - > Upload File

51 Select a file -> Hent opp lagret fil -> Open -> Upload file

52

53

54 Dashboard - eksempler

55 Nyttige lenker ExLibris hjelpesider: Managing COUNTER-Compliant Usage Data Mailingliste: ALMA-L Project COUNTER: Register of counter compliant publisher & vendors : Validate file :

56 Spørsmål?

57 Takk for oss! Anita Ulrikke - u.g.olufsen@ub.uio.no Lene - lene.ottesen@uit.no Bente - b.svendsen@bi.no