Ny kommune, i ny tid - endringar og moglegheiter

Transkript

1 Ny kommune, i ny tid - endringar og moglegheiter

2 Grensejustering Grensejustering mot Vågsøy som gjer at Stad kommune vil henge saman

3 Grensejustering Grensejustering mot Vågsøy som gjer at Stad kommune vil henge saman

4 Programorganisering

5 Faseinndeling i programmet og i prosjekta

6 Mobiliseringsfasen august 2017 mars 2018 avslutta Fellesnemnda konstituert august 2017 Tilsett-treff for Eid Selje gjennomført hausten 2018, felles avdelingsleiarmøte blir fast praksis Fellesnemnda sine møter lagt til ulike stadar i den nye kommunen, gjennomført bedriftsbesøk Etablert programstruktur med samfunnsmål, verdiar og strategiar Sentrale dokument utarbeidd: budsjett, prosjektplanar, styringsdokument, milepelar, mandat Rekruttert prosjektleiarar til sju hovudprosjekt brukt haust og vinter på å bli kjende, få felles forståing for utfordringsbiletet og bli samde korleis vi skal skape den nye kommunen Fellesnemnda hadde studietur til Ålesund i mars Felles kommunestyremøte gjennomført i mars Starta arbeidet med felles kommunedelplan for strategisk utvikling med bu, besøke og drive næring som satsingsområde kartlegging av næringslivet gjennomført Har hatt opplæringsdag i prosjektleiing og fått på plass eit felles digitalt styringsverkty Har deltatt på ulike nettverkssamlingar Har starta arbeidet med tenesteutvikling, knytt opp mot KS sin «Tenestedesign» Har starta opp politiske prosjekt og har hatt «avspark» for fornying og utvikling av lokaldemokratiet i ny kommune

7 Samfunnsmålet «Stad er eit livskraftig og trygt samfunn der vi alle dreg i lag»

8 Dei overordna rammene for samfunnsoppdraget Tenesteytar Forvaltar Samfunnsutviklar Demokratisk arena

9 Utfordringsbilete - som ligg til grunn for val av samfunnsmål Stad kommune vil møte utfordringar som kommunen ikkje kan løyse ålene derfor må vi bruke ressursane i samfunnet betre, på tvers av tradisjonelle skilje demografi økonomi aukande grad av komplekse utfordringar utan kjende løysingar innbyggarane sine behov og forventningar i endring Vi må tenke nytt både om korleis oppgåvene skal løysast, kven som skal vere med å løyse dei, og korleis tenestene skal organiserast gjennom samspel mellom ulike yrkesgruppe og omgjevnadane.

10 1) Vi skal samskape samordne og samarbeide I Stad kommune skal vi samarbeide, mobilisere og skape verdiar på tvers av organisasjonsog sektorgrenser, styrke samspel med familie, lokalsamfunn, frivillige, ideelle og private verksemder. Ved å setje saman kunnskap, ressursar og kompetanse frå innbyggjarane, sosiale entreprenørar, foreiningar og verksemder skal vi samskape og utvikle felles løysingar saman med dei involverte innbyggjarane og aktørane. I dette ligg det ikkje berre eit organisasjonseller næringslivs fokus, men også eit individfokus. Innbyggarane skal i alle livsfasar oppleve sjølvråderett og livskvalitet, og i størst mogeleg grad vere aktive, ta ansvar sjølve og kunne meistre liva sine. Stad kommune må etablere effektive og samordna tenester basert på dette verdigrunnlaget. Å samskape krev samordning og samarbeid. Kvaliteten på samordning er avhengig av system, tid, rutinar og rolleavklaringar. Kvaliteten på samarbeid er avhengig av menneska som deltek.

11 Strategi 2 Heilskapleg og effektiv tenesteyting Ta i bruk ein felles metode for å utvikle, planlegge og organisere tenestene våre? Prinsipp for «Tenestedesign» 1) Brukarsentrert Ikkje gå rett på løysing. Fokuser på brukarane (innbyggarane/tilsette) sitt behov 2) Samskapande Involver alle interessentar for å sikre rett kompetanse, kvalitet, engasjement og eigarskap 3) Heilskapleg Arbeid med heile brukarreisa for å skape god og samanhengande opplevingar for dei som brukar og leverer tenesta 4) Visuelt Visualiser informasjon og idear for å forenkle kompleksitet, skape ei felles forståing og god dokumentasjon 5) Testa Arbeid utforskande og lag prototypar kontinuerleg gjennom prosessen for å teste, validere og vidareutvikle løysingar

12 3) Vi skal bli fleire Vi skal prioritere lokalt tilflyttingsarbeid for å rekruttere nye innbyggjarar. Vi skal auke andelen innbyggjarar mellom år, og vi skal ha tilflytting til alle delar av kommunen. Tilflyttingsarbeidet skal bidra med relevante tiltak som hjelper folk til å få, behalde eller utvikle ei flyttelyst, ta ei avgjerd om å flytte og gjennomføre det. Vi skal legge til rette for at folk skal kunne ha eit rikt, trygt og meiningsfullt liv i Stad kommune. Stad kommune skal vere eit naturleg fyrsteval å bu og flytta til fordi det er ein region med mangfald, karrieremoglegheiter, gode oppvekstvilkår, trivsel og flotte opplevingar. Vi skal ha relevante og interessante jobbar, tenestetilbod, kommunikasjonar og moglegheiter til å finne bustad. I tilflyttingsarbeidet skal vi gje informasjon, kunnskap og perspektiv som treff dei som synest eit liv i distriktet er attraktivt. Vi har som mål å få fleire til å ville ha eit slikt liv i ein fase eller for alltid.

13 4) Vi skal vere nyskapande For å bidra til eit livskraftig og trygt samfunn må vi utforme nye løysningar ved å mobilisere samfunnet sine samla ressursar. Vi skal ta i bruk ny teknologi, nye faglege metodar og støtte lokalt innovasjonsarbeid. Vi skal jobbe målretta med kompetanse- og leiarutvikling i organisasjonen. Vi skal gje handlingsrom for eldsjeler og innovatørar både i offentleg sektor, privat næringsliv og i sivilsamfunnet. Vi skal ha ein fleksibel organisasjon og eit opent samfunn som evnar å gripe dei gode moglegheitene som byr seg. Vi skal handtere reglar det er krav om, ha god situasjonsforståing og snu oss raskt for å få sett i gang tenlege tiltak.

14 Korleis bruke strategiane som eit utgangspunkt for å skape betre tenester? Vi må tenke nytt - om korleis oppgåvene skal løysast - om kven som skal vere med å løyse dei - om korleis tenestene skal organiserast Vi må skape eit samspel mellom tenesteytar og tenestemottakar.

15 Omstillingsutvalet er etablert «Kommunane skal ikkje lyse ut eller tilsette i ledige nøkkel- /leiarstillingar innanfor administrasjon og leiing og innanfor ikkje stadbundne tenester i de andre tenesteområda/sektorane, før ledige stillingar er handsama i felles omstillingsutval. Døme på ikkje- stadbunde tenester er administrasjon, slik som administrativ leiing og administrative stabs- og støttefunksjonar og spesialiserte ikkje-stadbundne tenester, til dømes barnevern, plan- og byggesaksbehandling, PPT og andre forvaltningsfunksjonar som i stor grad er knytt til rolla som utøvar av mynde». Omstillingsutvalets medlemmar: Ingunn Rotihaug, organisasjonssjef Eid Margunn Myklebost, personalkonsulent Selje Ragna Haaland, kommunalsjef helse og omsorg Selje Elin Leikanger, kommunalsjef teknisk og samfunn Eid Barbro Os Noste, HTV Fagforbundet Eid Mirjam Bruvoll, HTV Utdanningsforbundet Eid Sissel Solheim, HTV Fagforbundet Selje Laila Bødal, HTV Delta Selje

16 Organisasjon og arbeidsgjevar Intensjonsavtalen Vi skal legge til rette for stor grad av fleksibilitet i jobbkvardagen for tilsette som ynskjer det men med samla fagmiljø under éi felles leiing på kvart fagområde slik at ein ikkje bygger opp «parallelle organisasjonar» i kvart rådhus.

17 Ny organisasjonsstruktur Den nye organisasjonsplanen skal byggjast trinnvis frå toppen. Mynde til å vedtak organisasjonsstrukturen ligg til rådmannen i Stad kommune. Psu og fellesnemnda skal gje uttale undervegs i prosessen. Rådmannen i Stad kommune skal innan lage eit framlegg/drøftingsnotat av nivå 1 og 2 (kommunalsjefar/stabssjefar) : - kor mange kommunalsjefar kommunen skal ha - kva ansvarsområde kommunalsjefane skal ha - om kommunen skal ha assisterande rådmann - om kommunen skal ha assisterande kommunalsjefar og/eller rådgjevarar direkte under kommunalsjefane - kor mange stabsavdelingar ein skal ha og fordeling av funksjonar mellom de - kva stillingsprofilar og kompetansekrav stillingane skal ha (under arbeid) Den øvste administrative leiarstrukturen - kommunalsjefar og stabsleiarar - skal vere klar innan Den nye organisasjonsstrukturen skal vere klar innan

18 Forslag til drøfting

19 Organisasjon og arbeidsgjevar Mål for hovudprosjektet Stad kommune skal vere ein profesjonell organisasjon med tilsette som samarbeider for å utvikle gode tenester til innbyggjarane

20 Stad kommune Frå byråkratisk hierarki til nettverkskultur

21 Avdelingar og fagområde som vil få ny organisering i omstillingsprosjektet er: stabsfunksjonane: samfunnsplanlegging, kommunikasjon, økonomi, personal, arkiv reguleringsplan, eigedom, byggesak, næring, teknisk drift brann, beredskap og redning barnevern PPT, spesialpedagogisk oppfølging legeteneste, helsestasjon, førebygging, rehabilitering, psykolog, psykisk helse og rus, psykolog, psykiatriteneste vaksenopplæring, flyktningeteneste, mindreårige flyktningar kultur, frivillig, bibliotek, NAV Avdelingar og fagområde som får vurdert organisasjonsstrukturen etter 2020: Skulane i Eid og Selje Barnehagane i Eid og Selje Heimetenestene i Eid og Selje Interkommunale tenester Nordfjord sjukehus Seljetunet bu- og behandlingssenter Hogatunet bu- og behandlingssenter Bu- og miljøtenesta Eid/vernepleie

22 Organisasjon og arbeidsgjevar Prinsipp for innplassering har rett og plikt til å følgje sine arbeidsoppgåver i den nye kommunen skal behalde noverande løns- og arbeidsvilkår ved overføring til den nye kommunen skal få informasjon om relevante endringar av sin næraste leiar kan be om samtale med sin næraste leiar kan i heile prosessen få bistand av tillitsperson

23 Overordna milepælar for delprosjekt Digitalisering Milepæl Ansvarleg Frist 1 KONSEPT/FORSTUDIE Mandatet er ferdig, delprosjekta er definerte og arbeidsgruppene er etablerte Anne Ruth Bjørlo FORPROSJEKT/PLANLEGGE/HOVEDPROSJEKT KARTLEGGING OG MÅLBILDE Prosjektplan godkjend Utføre overordna kartlegging, etablere felles forståing for no-situasjonen og moglegheitsrommet. Gjeld infrastruktur, dekkingsgrad for fiber, breiband og mobildekning i heile kommunen. Prosjektgruppa, delprosjekta Få komplett oversikt over kommunane sine noverande fagsystem Utarbeide felles mål for digital samanslåing, utarbeide plan for den digitale samanslåinga Få oversikt over avtaleporteføljen gjennom å kartlegge kjende investeringskostnader, antyde kostnader i prosjektperioden. Evaluere Selje og Eid sine digitale løysingar på alle tenesteområde og anbefale framtidige løysingar for ny kommune. Avklare for alle område og system ift kva som bør vidareførast og kva som bør endrast 3 HOVEDPROSJEKT PLANLEGGING OG ANSKAFFING, Prosjektgruppa,

24 Få oversikt over avtaleporteføljen gjennom å kartlegge kjende investeringskostnader, antyde kostnader i prosjektperioden. Evaluere Selje og Eid sine digitale løysingar på alle tenesteområde og anbefale Overordna milepælar for delprosjekt Digitalisering framtidige løysingar for ny kommune. Avklare for alle område og system ift kva som bør vidareførast og kva som bør endrast 3 HOVEDPROSJEKT PLANLEGGING OG ANSKAFFING, OPERASJONALISERE Etablere ny digital organisasjon- utvikle nye tenester Etablere ikt infrastruktur og leveransemodell for IKT tenester på bakgrunn av organisatorisk omstilling, nye tilpassa tenester og arbeidsprosessar Slå saman prioriterte IKT system og digitale tenester Integrasjonar Opplæring 4. DRIFT I NY KOMMUNE drift, utvikling og kontinuerlig forbetring OVERGANGSSFASE Fortsetje utvikling av digitale tenester etter godkjend plan for overgangsfasen(3-5 år) Prosjektgruppa, delprosjekta Heile organisasjonen

25 Grunnleggande programvare og digital samhandling og kommunikasjon Økonomi/rekneskap HRM løn og personal Turnussystem Post-, sak-, arkivsystem Helse og omsorg Adm system for oppvekst Kommunale avgifter og eigedomsskatt Kart og geodatasystem Velferdsteknologi Digital kommunikasjon (bilde-lyd) mellom avdelingar i kommunen Digital kommunikasjon med innbyggjarane (bilde, lyd, digitale skjema, innsyn i eigne data, osv)

26

27 Budsjett Fellesnemnd Eid og Selje Sum reform- Rekneskap Budsjett Budsjett Budsjettpostar pr april 2018 midlar Godtgjersle folkevalgte Andre utgifter folkevalgte (reiseutg, møter, servering) Tapt arbeidsforteneste Prosjekttilsett 2,1 årsv + gruppeleiarar 0,2 x Tillitsvalgte 0,2 x Konsulentbistand prosjektarbeid Prosjektgruppene 50'x7 (kurs, samlingar, matriell) Fellessamlingar, kurs, møter Velferdstiltak tilsette Leiarutvikling Kommunikasjon, informasjon, annonser Prosjekt programvare, lisensar Revisjon Ekstern kulturbygging Tilskot Fellesrådet i Eid + Selje (jf søknad) Planarbeid (næring, reiseliv, samfunnsdel, osv) Ekstra tilskot Reservepost Delsum

28 Budsjett Programvare og teknisk oppbygging nytt selskap: Digitalisering prosjektgruppe (3*30%) Programvare, implementering, leverandørteneste Velferdsteknologi og teknisk kommunikasjonsutstyr Delsum Sum prosjektmidlar Finansiert frå: Kommunereformmidlar Ekstra tilskot Midlar frå eigen søknad digitalisering

29 Strategisk utviklingsplan Stad er eit livskraftig samfunn der alle gode krefter dreg i lag bu, besøke og drive næring Tettstadutvikling Stad skipstunnell - Synergiar - næringsareal Reiseliv og kultur Inkl. Masterplan for Alt i ein fjord Næringsvennlig kommune Prosjekteigar: Oppdragsgjevar: Styringsgruppe: Prosjektansvarlig: Prosjektgruppe: Fellesnemnd for Eid og Selje Eid kommunestyre og Selje kommunestyre Rådmennene og økonomisjef Prosjektleiar for Stad2020 Åslaug Krogsæter Prosjektkoordinator Kristine Dahl (leiar), Trond Haavik, Sara Haaland, Geir Holmen, Olav Hjelle, Ingrid Stave, Elin Paulsen

30 «Stad er eit livskraftig og trygt samfunn der vi alle dreg i lag» o Bidra til at etableringa av Stad skipstunnel blir vellykka o Utgreie og planlegge tiltak for vekst og utvikling utover det Stad skipstunnel vil generere

31 Stad skipstunnell Tilrettelegging av næringsareal Utnytte synergiane Prosjektorganisering Forprosjekt auke kunnskapsgrunnlaget for å kunne vurdere og prioritere riktig Avklare organisasjonsform Reguleringsplanarbeid Prosjekteringsarbeid Gjennomføring Prosjektorganisering Avklare omfanget Definere målet Kartlegge og prioritere kva som skal vere kommunen sitt ansvar kopling mot andre aktørar Gjennomføre

32 Tenestemottakar i sentrum «På seg selv kjenner man ingen andre» - Sonja Mellingen, psykolog

33 Status : Takk for meg!