Møterom stort: Kursrom

Transkript

1 Gåtur Hamar

2 Metoden gåtur Gåtur som metode er designet for å undersøke bruk og behov i ulike arealer. Formålet er å samle erfaring fra brukerne rundt spesifikke tema, og få kunnskap om hvor og hvorfor noe fungerer bra eller dårlig. Brukbarhet sett i sammenheng med hva og for hvem, er et sentralt spørsmål på dette stadiet. Metoden er kvalitativ, og er en type gruppeintervju som foregår gående, med utvalgte stoppesteder. Antall deltakere per gåtur er typisk 8-10 personer. Deltagerne spaserer sammen med fasilitator gjennom dagens lokaler og diskuterer eksisterende bruk av disse. Gåtur er en anerkjent metode innen bygningsevaluering og behovsanalyser. Blant annet er metoden dokumentert i metodehåndboken USEtool fra NTNU og SINTEF (NTNU 2011). Gåtur på Hamar ble gjennomført 17. oktober 2018

3 Møterom stort: Kursrom Dette møterommet ligger i underetasjen, ved IT-avdelingen. Det er egentlig et kursrom som var møblert med klasseromsoppsett, men er ommøblert til møterom fordi det stod så mye tomt. Ca18 plasser. Det er nå satt sammen arbeidspulter med bue til ett stort langt møtebord. Brukes mye til større møter, men også til kurs (selv om det er blitt færre av disse i det siste). En forteller om erfaring om at man ble sittende to personer ved et bord, noe som er ok med tradisjonelle møtebord. Men med bue i bordet ble plassen dårligere for begge parter. Man ønsket likevel å sitte tett, for å komme nær nok til kursholder. Noen mener rommet fungerer godt til diskusjoner, fordi man kan kommunisere enkelt på tvers i gruppa. Andre mener at rommet og bordet er for langt, til å få gode diskusjoner. I et kurs er det vanskelig å både se de andre deltakerne og se på skjermen. Først og fremst brukes rommet til interne møter og kurs. Det er også mulighet å ha kurs med tynnklienter (pc). Noen ganger brukes også rommet til eksterne møter, når det ikke er ledig i for eksempel møtesenteret. Noen avdelinger har egne møterom i etasjene som de bruker Det er god ventilasjon her og det er fint med dagslys. Gode stoler. Det er skjermet fra annen trafikk, godt lys og grei ventilasjon. Det er mest store møterom på huset, man mangler møterom for få personer (4-8 personer). Det gjør at noen ganger sitter det få personer i møte på et stort møterom. Eksterne (for eksempel fra skolene) kommer ned til dette store rommet for å ha kurs det er litt dumt at det er så langt ned i kjelleren. Det kan være litt vanskelig å finne fram til rommet, om du ikke har vært her før.

4 Landskap: IT og servicedesk IT i underetasjen. Tradisjonelt landskap med arbeidsstasjoner med skillevegger mellom. Tilstøtende tekjøkken og sosial sone med sofa. Alle en egen bås, men noen deler en bås fordi de har lyst til det. Det hender det er eksterne reparatører på besøk, de får da plass i landskapet. Kommer man inn i landskapet og skal finne noen, må man kikke over skilleveggene for å finne fram. Man går inn til servicedesk for å få hjelp det hender at ting løses der, eller man blir sendt inn i landskapet for å få hjelp av de som sitter der inne. Arbeid og support individuelt, telefoner, mottak av folk som skal ha hjelp. Det meste av support gjøres på chat eller telefon. Bakvakt for servicedisk, PC-reparasjon. Arealet brukes også litt til lager. Det er areal nok til de oppgavene de har. Oversiktlig for de som jobber der, enkelt å finne hverandre. Mye vinduer og godt lys. Utfordringer med inneklima; gjerne alt for varmt eller alt for kaldt. Det kan være litt tungvint at man ikke er direkte koblet mellom servicedesken og landskapet bak. Det gjør at man ikke kan ha tjeneste begge steder samtidig, og se fra landskapet om det kommer noen for å henvende seg i servisedesken. Det er støy når noen sitter i telefonen, eller om noen kommer på besøk. Kan være prat i båsen som forstyrrer den som sitter i telefonen. Rotete, lokalet brukes også som verksted. Støy fra sosial sone inn i landskapet

5 Landskap: Sentralarkiv Her sitter de fleste i egne kontorer, men noen deler kontor, og tre sitter åpent i landskap. Kontorene ligger langs vindusveggen, og rammer inn fellesarealet i midten. Landskapsplassene er plassert på egen vindusrekke skjermet fra felles areal i midten med lave skillevegger. Dette arealet er blitt større og åpnere med årene fordi man har fått fjernet arkivskap etter hvert som ting blir mer og mer digitalt. De ønsker å få fjernet de to siste arkivskapene også, slik at man får mer plass og kanskje kan få bygget flere kontorer. Det står en haug med pappesker med ting som skal arkiveres, det er kommet inn i det siste. Liten garderobekrok. I utgangspunktet var det midlertidige ansatte eller lærlinger som ble satt i de åpne plassene, men nå er det lit tilfeldig. Man er delt inn i team, og de som deler kontor er på samme team. Man har samlet maskiner i eget rom for å holde lyd ute. Det er spisebord/pausebord/møtebord i midten av arealet. Her spiser man og man har interne møter. Om man får besøk av folk som skal se i dokumenter, kan de også få plass ved dette bordet. Men det finnes også et ledig arbeidsbord, som gjester kan sitte ved. Arkivering, Mottak av post, fysisk og e-post Spiser lunsj Brukerstøtte. Innsyn i arkiv for besøkende. Eksterne som for eksempel journalister, behandles i stor grad elektronisk på nett. Stort, vennlig, preget av ulike aktiviteter. Lyst og ryddig Det kan være forstyrrende for de som sitter på åpne plasser, om det er folk som prater mye ved spisebordet. Det kan også være dumt for besøkende å sitte der, fordi man kanskje føler at man trenger seg på. Eksternt besøkende får man kanskje en gang i måneden, ellers er besøkende folk fra huset. Er skader i gulvet, bulker og sprekker. Det har skjedd at stolen sklir bakover fordi gulvet er bulkete.

6 Kontor, en person: Videregående opplæring Klassisk kontor. De fleste kontor har bord, stol, pc og hylle samt en besøksstol, noen har også et lite bord. Store kontor, for eksempel en avdelingsleders kontor, har gjerne også møtebord til flere samt en skjerm. Slike store kontorer egner seg godt til å ha møter på, og man bruker gjerne sjefens kontor til møter, også om leder ikke er der. Noen kontorer har hele vegger og heldør, andre har glassfelt og glassfelt i døra Det er en tynn gardin som hindrer direkte innsyn, men likevel er det enkelt å se personen inne på kontoret. De vanlige kontorene er store for en person, men lite for å ha gode møter på. Det er hverken eller. Man leser, skriver, tar telefonen og deltar i skypemøter. Har samtaler med kollegaer på kontoret, men om samtalen ligner mer et møte flytter man seg helst. Noen jobber alene med driftssaker, andre jobber sammen. Dette varierer mye. Noen sitter sammen å gjør ting, andre fordeler oppgaver mellom seg. Noen synes det er fint å ha glass i kontorveggen, fordi man syns og det er lettere å se om folk er tilgjengelig. Det har vært et ønske på vernerunder å få mer glass i kontorene. Både fordi det vil gi mer lys inn og fordi det vil virke mer åpnende på korridorene. Egnet for flere arbeidsoppgaver på samme sted. Egner seg godt for konfidensialitet, fordi man sitter godt skjermet. Av mange oppleves det som positivt å ha et eget kontor med ei dør som kan lukkes. Det er grått og trist kjedelig på bygget. Man ønsker at det skal være mer farger og lys. Kan det være ulike lysforhold i bygget? Flere har inntrykk av at det er mørkt. Det er utfordring med støy fra gangen når folk står der og snakker etter et møte, eller om man sitter nært den sosiale sonen. Det varierer hvor utfordrende det er med at det er lytt, men det er et gjennomgående problem. Det handler også litt om hvor høyt den enkelte snakker. I noen tilfeller kan det være vanskelig å konsentrere seg fordi man hører samtalen fra nabokontoret.

7 Kontor, en person: Internasjonal Disse lokalene ble pusset opp og ferdigstilt i Det er mer moderne, mer bruk av glass og lysere flater. Kontoret er større enn mange andre kontorer grunnet funksjon og behov. Kontoret har en arbeidsstasjon og et rundt lite møtebord i en krok med fire stoler. Det er også en visningsflate. Ut mot korridoren er det glassvegg, med foliering for å slippe innsyn rett i blikk. Man syns det er fint å ha åpen vegg hele veien. Det forstyrrer mindre, enn om det kun hadde vært et felt med glass. Arealene til internasjonalt har også etablert et lite rom med to sofaer, Her samles man litt sosialt men bruker det også til møter med eksterne, eller som venteareal til eksterne. Noen var kanskje litt skeptiske i starten, men nå er det veldig populært. Flere av deltakerne på gåturen synes dette var et veldig innbydende rom, fordi det var sofa. Det kan virke som det ikke er så mange møterom med sofa på bygget. Inne på kontoret er det båe interne og eksterne møter, skypemøter. Plass til at fire personer har møte. Lyst og luftig, moderne og fleksibelt Er det farger og glass som gjør at jeg syns dette virker mer moderne? (størrelse og løsning er jo likt som vi andre har) Farge på veggene, fine møbler. Gir et nyere inntrykk. Åpent men skjermet God romfølelse Noen utfordringer med at det er tidligere arealer for beredskap det gjør at de har tykkere murer for å kunne bli avstengt dette sammen med nye oppsett av mer glassvegger har gitt mye utfordringer med akustikken. Man prøver å kompensere med gardiner inne på kontorene og har vurdert plater i taket. Personer som sitter utenfor denne muren, har ikke slike problemer med akustikken.

8 Kontor, flere: Prosjektrom for arkeologer Avdelingen har flere delekontor på bygget. Noen er for midlertidige ansatte som for eksempel arkeologer som er inne på oppdrag. De har et sted med to plasser hvor de har litt utstyr, og kan jobbe sammen. Det er plassert i nærheten av de fast ansatte (tidligere var dette plassert et annet sted i bygget, veldig fint å få dette samlet på ett sted) Glass i dør og vegg Samarbeid om prosjekter, småmøter, skypemøter, telefon Veiledning Samhandle om fellesoppgaver, mulighet for fleksibel bruk Nærhet til fast ansatte Møblering uegnet til prosjekt, uegnet til konsentrasjon Helt åpent mot gang og trappegang Triste farger, slitt og umoderne: «Du store verden, så grått og trist» Ingen stillerom tilgjengelig for telefoner, fortrolige samtaler osv. Andre som har faste plasser i delekontor, og forstyrrer hverandre om de tar telefonen eller får besøk inn på kontoret. Det er også fint å dele fordi man kan ha tema som er relevant å dele mellom seg.

9 Møterom, lite: Eiendom Plass til 8 personer, tavle, projektor og tilrettelagt for skypemøte. Dette rommet eies av avdelingen eiendom, og brukes mye. Andre kan ikke booke, mens de på eiendom booker rommet via outlook. Rommet er oppgradert med nyere plater i veggene slik at man skal få bedre lydforhold mellom rommene, og at det dermed ikke blir så lytt. Her gjøres arbeidsmøter, avdelingsmøter, skype, kontraktsmøter, medarbeidersamtaler. Det er både planlagte og tilfeldige møter her. For om det er ledig, er det enkelt å gå innom å ta rommet i bruk. Dette er rom man gjerne skulle hatt flere av Det er positivt at dette rommet ligger nært resten av lokalene. Det er for eksempel enkelt å stikke innom en leder for å få signatut til en kontrakt eller om en kommer innom fra en annen avdeling så er det enkelt å gå inn på dette rommet for å snakke sammen en å bruke kontoret Det er et bredt rom, god plass rundt bordet. Bra at utstyret alltid fungerer, og veldig viktig at det ikke er for lytt inn til naborommene. Utfordringer med areaet Dårlig luft ved lange møter. Døra kunne vært plassert på siden, ikke midt på.

10 Sosial sone: Eiendom Dette er en veldig stor sone, med stort møtebord og kjøkken bak en egen vegg. Andre tilsvarende arealer har litt ulike møbleringer, ulik størrelse og løsning, men bruken er gjerne ganske lik. I noen avdelinger er det ikke plass til alle rundt bordet, eller i området. Da må noen stå når man har informasjonsmøter. Det er veldig vanlig med et langt møtebord som møblering, og man tenker kanskje at det er mest naturlig. Men noen tenker at det inviterer ikke så mye til samtale med flere enn den du sitter ved siden av, fordi det blir bredt på tvers over, og det blir langt bort til den andre enden. Det er her man feirer, markerer, informerer til alle, har spontane fagdiskusjoner, uformelle treff, har sosiale samlinger, spiser lunsj. Det er også uformell prat ved kaffen som kan gå videre inn i et møte. Her møtes man for kaffepauser, for eksempel kl 9 og 14. Skille mellom kjøkken og sittegruppe. Sittesonen er godt opplyst Lyst og luftig, romslig, andre etasjer har mindre rom, varierende størrelser Det er fint å se ut av vinduet, det er flott utsikt så man kan hvile blikket utover Mjøsa. Det er fint å kunne ta litt totalt fri fra jobb, for eksempel i lunsjen. På spørsmål om hva som ville være den ideelle utformingen av denne type område, svares det at det er viktig at man vet at man ikke forstyrrer andre, for det er det jo ingen som ønsker. Det er ingen spesielle ønsker om at det skal være sofa i stedet for møtebord. Utfordringer med areaet Utfordringen er at støy fra dette arealet gjerne forstyrrer videre inni lokalene inn til enkeltkontorer, og tilstøtende møterom. Mens vi sitter her ringer telefonen til en på et kontor, hvor døra er på gløtt men ikke helt åpent. Vi hører veldig godt hva som sies i telefonen. Lite skjerming mot arbeidssoner løsningen bli å lukke døra

11 Kopirom Gjennomgående rom i kjernen Man har gjerne to slike rom på hver etasje. Med en printer i hvert rom (ett rom i hver ende). Det varierer litt hvor store disse er. På videregående opplæring er det ganske stort rom, og her er det også plass til et stort avlastningsbord hvor man kan legge utover papirer. Nå ligger det for eksempel en rekke fagbrev som skal printes, sorteres og videresendes. Det er 40 pers på to printere. Kopiering, scanning, gjennomgang til kontorer, rekvisita, arbeidsbord for sortering av papir Post, lager, makulering Fordelen med rommet er at det er lett tilgjengelig. Og det er fint å ha en fellesfunksjon i midten av arealet. Lyst, ryddig Utfordringen kan være at det blir trafikk til og fra rommet og dermed støy inn til de som sitter i tilstøtende kontorer, men de lukker døra om det blir for mye.

12 Servicesenter, inngangsparti Det er en resepsjonsdisk, og tre kontorer i bakkant, to for de som sitter i resepsjonen og et for kantinelederen. Vrimleområde, varelevering, informasjon om møteaktivitet Kombinasjon av resepsjon og besøksregistrering, sentralbord for hele fylkeskommunen De som jobber her har ansvar for kobling mellom konferansesenter og kantine kaffetraller, nøkler til leiebil kan leveres her, da får man beskjed om å komme ned å hente. De jobber her vet hvem som sitter hvor, og de er svært serviceinnstilte. Synlig publikumsmottak, knutepunkt, luftig Tydelig hvor man skal henvende seg Sitteplasser utenfor, god plass i gangarealet Stilrent, lett forståelig mottak Mørkt og umoderne Utfordring kan være vanskelig når veldig mange kommer på besøk samtidig type 40 personer. Alle må registrere seg manuelt (bok) Det er hyggelig å komme inn et tydelig inngangssted

13 Konferanseavdeling Gode velfungerende men kanskje litt mange store rom. Det kunne også vært flere rom, fordi man må være ute i god tid om man skal få booket. Det er servicetorget som legger til rette for bruken av rommene, med å trille bort kaffe og rydde med seg etter møtet. Fint vrimleområde men akustikken er voldsom (materialene er stein både på gulv og vegger) kunne vært bedre tilrettelagt for å gå ut å ta telefoner. Møter, konferanser, enkel bevertning, stands, media Pauser, vrimling, telefonsamtaler Vrimleområdet er særlig i bruk når det er konferanser. Da serveres det pausemat, man snakker med de andre deltakerne. Når det er kurs for nyansatte i fylkeskommunen, er det stands i dette området. Mangler bilde Det er positivt at denne avdelingen ligger utenfor kort-sonen slik at besøkende ikke kommer inn i kontorområdet men rett hit. Mye i bruk kamp om å få booke Akustikk, støy Arealet utenfor mangler sitteplasser

14 Kantina Kantina har 150 sitteplasser. Det er bord i ulike størrelser. Kantina ble oppgradert for ikke så lenge siden. Da ble det plass til litt flere personer, det ble fine møbler og fine farger. Det er luftig og fint, veldig serviceinnstilte folk som jobber her. Man spiser lunsj, bestiller møtemat treffer folk, kan leie til årsmøter, er offentlig tilgjengelig selv om det ikke er reklamert for det: det er nok ikke så mange eksterne som spiser her, men det er noen faste. At man treffer en kollega i kantina kan gjøre at man avtaler et møte, kanskje etter at man er ferdig med å spise. Det er «faste plasser» i kantina, noe som gjør at man finner enkelt de man jobber sammen med. Politiet hører til i hus ved siden av de bruker også kantina her både for å handle og å spise her Lyst, fine møbler. Bra møtepunkt, og fin uteplass til sommerbruk. Vanskelig tilkomst med trapp, det er to trinn ned fra nivået i inngangspartiet. Dette er tungvint for vareleveringen, som skjer gjennom hovedinngangen til fylkeshuset. For å komme til må man benytte rullestolheis. Arbeidsområdet for de ansatte i kantina er trangt- og med økning i antall gjester for kantina vil kapasiteten på dagens lager og produksjonsområdet være for liten. Lite trivelig å møte søpla først. Kan bli noen logistikkproblemer både med kø til å kjøpe og kø til å sette fra seg etter måltidet. Mange spiser lunsjen «lokalt» istedenfor å bruke kantina.

15 Hedmark trafikk, tillagt informasjon etter gåtur ble gjennomført Alle ansatte har cellekontor med glassvegg inn mot korridor. De har tilgang på 2 møterom, et stort som ligger i egen sone i bygget, og ett mindre som ligger i sonen til nettbuss (i andre delen av bygget). De ansatte har en sosial sone i sine lokaler. I tillegg til en sone i korridoren hvor kaffemaskinen er plassert. De ansatte har tilgang på egen kantine i bygget som deles med sjåførene i nettbuss. Hva gjøres her Organisering av skoleskyss, mye telefoner. Overordnet ansvar for ruteplanlegging og markedsføring av kollektivtilbudet i Hedmark fylke. Har ansvaret for samordning, drift og kjøp av transporttjenester. Lyse, trivelige lokaler. Egner seg godt for de arbeidsoppgaver som skal løses. Har tilgang på møterom når man er avhengig av samarbeid både internt og med eksterne samarbeidspartnere. Det er en del støy fra sosial sone og der hvor kaffemaskinen står. Dette løses ved at man lukker døren til de cellekontorene som ligger nært inntil disse sonene, hvis det virker forstyrrende for de som sitter og jobber.