Møteinnkalling for Fellesnemnda. Saksliste

Transkript

1 Møtedato: Møtested: Store festsal, kulturtorget i Mysen Møtetid: 19:00 Møteinnkalling for Fellesnemnda Forfall bes meldt i god tid slik at vararepresentant kan bli innkalt. Forfall skal meldes til sekretær Trude Paulsen på telefon eller til e-post: trude.paulsen@hobol.kommune.no Saksnr Tittel Saksliste 45/17 Godkjenning av innkalling og saksliste 46/17 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 47/17 Unntak fra lover og regler i en overgangsperiode 48/17 Økonomiske handlingsregler i interimsperioden 49/17 Kommunikasjon- og tiltaksplan for perioden /17 Eventuelt 18.oktober Thor Hals leder

2 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1340 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksnr Utvalg Type Dato 45/17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Innkallling og saksliste godkjennes. 2

3 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1340 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksnr Utvalg Type Dato 46/17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Fellesnemnda

4 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1302 Unntak fra lover og regler i en overgangsperiode Saksnr Utvalg Type Dato 41/17 Fellesnemnda PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Fellesnemnda for «Den nye kommunen» i Indre Østfold ber, med forbehold om vedtak i kommunestyrene i de 5 kommunene, Kommunal- og moderniseringsdepartementet gi unntak fra lov av 6. juni 1975 nr. 29 om eiendomsskatt til kommunene (eiendomsskatteloven) 13, slik at det kan vedtas ulik skattesats i en overgangsperiode fram til og med Vedtekter og forskrifter som gjelder i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad skal fortsatt gjelde for vedkommande område i «Den nye kommunen» inntil nye lokale vedtekter og forskrifter er gitt av kommunestyret. Fellesnemnda for «Den nye kommunen» i Indre Østfold ber med forbehold om vedtak i kommunestyrene i de 5 kommunene, Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastsette frist for fastsetting av nye vedtekter og forskrifter til Kommuneplanene etter plan- og bygningsloven kapittel 11, inkludert arealdelen, gjelder inntil det nye kommunestyret har vedtatt nye planer for «Den nye kommunen». Det samme gjelder reguleringsplaner etter kapittel 12 i loven. Senest ett år etter konstituering av det nye kommunestyret skal det foreligge en samlet kommunal planstrategi, jf. plan- og bygningsloven Bakgrunn og saksopplysninger: Kommunal- og moderniseringsdepartementet informerer i et brev datert 30. juni 2017 om hvordan departementet vurderer den videre kommunereformprosessen i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad. Når kommunene nå har har fattet vedtak i sakene nevnt i Inndelingslova 25 hva gjelder Forslag til navn på den nye kommunen Antall medlemmer i det nye kommunestyret Kriterier for sammensetning av og funksjoner til fellesnemnda etter 26 i den samme loven Valg av revisor 4

5 Oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringen av sammenslåingen skal departementet i løpet av høsten fastsette nærmere regler om hver sammenslåing i forskrift. I denne forskriften vil for eksempel departementet fastsette navn på den nye kommunen. I tillegg til vedtak på disse punktene bør kommunene vurdere om det er nødvendig å ha unntak fra lover og regler for å kunne gjennomføre sammenslåingen jf. 17 i inndelingsloven. Et eksempel på dette kan være unntak fra fra fristene for å kreve inn eiendomsskatt. De 5 kommunene må fremme tilsvarende saker og gjøre like vedtak og saken må vedtas i fellesnemnda. Prosjektleders vurderinger: Eiendomsskatt De 5 kommunene har ulike regimer for innkreving av eiendomsskatt. Utskrivingsalternativ, takstgrunnlag, skattenivå, prinsipp for bunnfradrag m.m er ulikt: Askim Eidsberg Hobøl Spydeberg Trøgstad Bokstav c) Bokstav g) Bokstav a) Bokstav c) Bokstav g) Verker og bruk Bolig og fritid Bolig og fritid, Verker og bruk Bolig og fritid verker og bruk og næring 7 promille 2 promille 4 promille / 2 promille bolig og fritid 7 promille 2 promille I den nye kommunen må eiendomsskatten samordnes slik at det er det samme utskrivingsalternativ som gjelder i hele den nye kommunen. Det må etableres et felles takstgrunnlag (rammer og retningslinjer) som skal være grunnlag for utregning av skatten, og skattesatsene må gjelde felles for hele «Den nye kommunen». For å få på plass et nytt system for eiendomsskatten, må det etableres et eget prosjekt som del av kommunreformprosessen. Trolig vil dette først skje når nytt kommunestyre er på plass og en får på plass et felles system og prinsipp for taksering. Endelig innretning og nivå er ikke avklart selv om det ligger planer og intensjoner. Fram til man får på plass et nytt regime for eiendomsskatten må den nye kommunen eventuelt benytte takstene og prinsippene som gjelder i de ulike kommunene, jf. avsnittet om om overgangsperiode for vedtekter og forskrifter. Om arbeidet ikke forseres og det blir vedtatt et nytt eiendomssregime før nytt kommunestyre er på plass, er det nødvendig med en overgangsperiode etter at den nye kommunen er etablert til å få på plass nytt eiendomsskatteregime. Ny ordning for eiendomsskatt i den nye kommunen må senest være på plass i løpet av to år etter at kommunen er et faktum. Selv om de 5 kommunene har ulike regler på området, kan det nye kommunestyret allikevel justere skattesatsene (promillen) i forbindelse med budsjettbehandlingen som et ledd i å justere og harmonisere så langt det lar seg gjøre. Det er tidligere i forbindelse med kommunesammenslåinger brukt formuleringer som: 5

6 Det gjøres unntak fra lov av 6. juni 1975 nr. 29 om eiendomsskatt til kommunene (eiendomsskatteloven) 13, slik at det kan vedtas ulik skattesats i en overgangsperiode fram til og med 20xx. Prosjektleder vil tilrå at de fem kommunene ber departementet gjøre unntak fra lov av 6. juni 1975 nr. 29 om eiendomsskatt til kommunene (eiendomsskatteloven) 13 slik at det kan vedtas ulike skattesatser i en overgangsperiode fram til og med Vedtekter og forskrifter ledd i inndelingsloven har slik ordlyd: Ved samanslåing og deling av kommuner eller fylker gjelder lokale forskrifter og vedtekter fremdeles for vedkomende område inntil de blir endret. Departementet fastsetter en nærmere frist for når det lokale regelverket må være vurdert med sikte på en nødvendig endring. Kommunene kan også formalisere overgangsordningar for ulike vedtekter og forskrifter slik at de vedtektene og forskriftene som gjelder i en av kommunene , vil gjelde for denne delen av den nye kommunen i ein overgangsperiode på inntil to år. Ordlyden kan vere: Vedtekter og forskrifter som gjelder i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad skal fortsatt gjelde for vedkommande område i «Den nye kommunen» inntil nye lokale vedtekter og forskrifter er gitt av kommunestyret. Fellesnemnda/ xx kommune ber Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastesette frist for fastsetting av nye vedtekter og forskrifter til Med en slik formalisering vil kommunene blant annet kunne videreføre takstgrunnlaget sitt for eiendomsskatt i inntil 2 år etter samanslåingen. Kommuneplan og planstrategi Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad vil alle sitte med hver sin planstrategi og kommuneplan med både samfunnsdel og arealdel fram til ny kommune er en realitet Planene må samordnes inn i «Den nye kommunen» og det bør klargjøres hvilken status de ulike planene har etter sammenslåing av kommunene og fram til ny planstrategi og kommuneplan foreligger. Ordlyden kan være: Kommuneplanene etter plan- og bygningsloven kapittel 11, inkludert arealdelen, gjelder inntil det nye kommunestyret har vedtatt nye planer for «Den nye kommunen». Det samme gjelder reguleringsplaner etter kapittel 12 i loven. Senest ett år etter konstituering av det nye kommunestyret skal det foreligge en samlet kommunal planstrategi, jf. plan- og bygningslova

7 Konklusjon: Prosjektleder anmoder om at i tillegg til fellesnemndas vedtak at kommunestyrene snarest fatter følgende selvstendige vedtak: 1. XXX kommunestyre ber Kommunal- og moderniseringsdepartementet gi unntak fra lov av 6. juni 1975 nr. 29 om eiendomsskatt til kommunene (eiendomsskatteloven) 13, slik at det kan vedtas ulik skattesats i en overgangsperiode fram til og med Vedtekter og forskrifter som gjelder i kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad skal fortsatt gjelde for vedkommande område i «Den nye kommunen» inntil nye lokale vedtekter og forskrifter er gitt av kommunestyret. xxxxxxxxxx kommunestyre ber Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastsette frist for fastsetting av nye vedtekter og forskrifter til Kommuneplanene etter plan- og bygningsloven kapittel 11, inkludert arealdelen, gjelder inntil det nye kommunestyret har vedtatt nye planer for «Den nye kommunen». Det samme gjelder reguleringsplaner etter kapittel 12 i loven. Senest ett år etter konstituering av det nye kommunestyret skal det foreligge en samlet kommunal planstrategi, jf. plan- og bygningsloven Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet i de respektive by-/kommunestyrer. Fellesnemnda - 41/17 FELLES - behandling: Saken ble utsatt. FELLES - vedtak: Saken ble utsatt. Vedlegg: Videre prosess i kommunereformen - Indre Østfold 7

8 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1302 Økonomiske handlingsregler i interimsperioden Saksnr Utvalg Type Dato 24/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Handlingsregler for netto driftsresulat, disposisjonsfond og gjeldsgrad I og gjeldsgrad II presentert i denne saken er førende for kommunenes budsjettarbeid for 2018 og Handlingsreglene for interimsperioden er: 2. Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad forutsettes hver for seg å tilpasse egne investeringsprogram i handlingsperioden og til ovennevnte handlingsregler. Dette gjelder både på kort og lang sikt som om kommunene skulle vært drevet videre som selvstendige kommuner også etter Kommunene oversender rådmannens forslag til investeringsprogram med begrunnelse til fellesnemnda for uttalelse før endelig vedtak i kommunestyrene. 4. Kommunene oversender en oversikt over utvikling i måletallene netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, disposisjonsfond i prosent av brutto driftsinntekter, gjeldsgrad I og gjeldsgrad II til fellesnemda på bakgrunn av rådmannens forslag til budsjett- og økonomiplan og oppdaterte tall på etter kommunestyrets vedtak. 5. Av regnskapsmessig mindreforbruk i 2017 og 2018 avsettes til disposisjonfond 100 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonfond < 5 % ved årslutt, minimum 75 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonsfond fra 5-8 % ved årsslutt og minimum 8

9 50 % av regnskapsmessig mindreforbruk ved disposisjonsfond > 8 % ved årsslutt. 6. Det legges fram likelydende saker med fellesnemndas forslag til økonomiske handlingsregler i interimsperioden til kommunestyrebehandling i de 5 kommunene. Bakgrunn og saksopplysninger: I følge prosjektplanen pkt. 6.3 skal fellesnemnda utarbeide overordnede økonomiske handlingsregler for de fem kommunene for 2018 og 2019, primært innenfor investeringer, fondsdisponeringer og større økonomiske forpliktelser som vil påvire den nye kommunens økonomi fra For dette oppdraget er det nedsatt et delprosjekt/arbeidsgruppe «Økonomisk politikk og handlingsregler». Arbeidsgruppas mandat er ikke endelig utarbeidet, men av kortsiktig oppgaver skal det: Utarbeides handlingsregler for netto driftsresultat, finansforvaltning, investeringer og utvikling av lånegjeld: Gjeldende fra 2018 utarbeide felles handlingsregler (oktober 2017) Gjeldende fra 2019 utarbeide skyggebudsjett Gjeldende fra 2020 utarbeide budsjett og handlingsregler for «Den nye kommunen» Fastsette mål om effektivisering og produktivitet i tjenesteproduksjonen gjennom årlige måling og sammenligning basert på relevante KOSTRA-tall (skal danne grunnlag for rapportering til fellesnemnda i prosjektperioden) (desember 2017). Utarbeide plan for gevinstrealisering. Gruppa oppsummerer sine konklusjoner og anbefalinger i et notat som vedlegges saksframlegget til fellesnemnda. Kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er selvstendige juridiske enheter fram til og skal fatte sine egne valg for den løpende driften av kommunene og investeringer fram til dette tidspunkt. Samtidig er det slik at valg og beslutninger som tas i den enkelte kommune nå og fram til den nye kommunen er et faktum, får konsekvenser for hvilke muligheter, handlingsrom og rammebetingelser den «Den nye kommunen» får med seg i ryggsekken. Kommunene har ulike økonomiske forutsetninger og handlingsrommet er forskjellig både som følge av inntektsgrunnlag, demografi, sosioøkonomiske forhold, organisering og tidligere valg og prioriteringer. Flere av disse forholdene er ivaretatt i utgiftsutjevningen i inntektssystemet med den hensikt at kommunene skal få kompensert for objektive forhold som påvirker kostnadene med å produsere de kommunale tjenestene. Utgiftsutjevningen skal legge til rette for å gi likeverdige kommunale tjenester over hele landet, men samtidig har kommunene ulikt inntektsgrunnlag som følge av skatteinngang, konsesjonskraftinntekter, eiendomsskatt mv. Skatteinngangen er ulik mellom kommuner som følge av ulikt næringsgrunnlag/inntektsnivå og skattbar inntekt hos innbyggerne i den enkelte kommune. Noe av dette blir delvis korrigert gjennom inntektsutjevningen. I tillegg er det ulikheter mellom kommunene som følge av konsesjonskraftinntekter, eiendomsskatt med ulik innretning og nivå. Dette sammen med poltiske valg over tid på utnyttelse av inntektsgrunnlaget, gjør at de 5 kommunene også er på ulike steder økonomisk og på tjenesteomfang. Noe av dette kan synliggjøres med inntektsskatten til kommunene hvor de fem kommunene samlet ligger 195 mill kroner lavere i skatteinntekter før inntektsutjevningen enn landsgjennomsnittet, mens man etter kompensasjon via inntektsutjevningen ved at kommunene 9

10 blir løftet til mellom 94,2-94,8 % av landsgjennomsnittet på skatteinntekter, får kompensert om lag 125,5 mill kroner av dette, men allikevel har samlet 69,5 mill kroner lavere skatteinntekter enn landsgjennomsnittet. Dette viser at det er store forskjeller mellom kommunene i Norge og mellom kommunene i Indre Østfold. Sammenslåingen av kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er en omfattende prosess hvor resultatet avhenger av at alle kommunene tar et felles ansvar for at det blir en god prosess. Det forutsetter igjen et felles ansvar i 2018 og 2019 og at kommunene hver for seg planlegger sin løpende drift og investeringsnivå ut fra en langsiktig bærekraftig drift. Fellesnemnda vil i det videre arbeidet utarbeide planer for omstilling og hvordan man over tid skal harmonisere økonomien, dekningsgrader, tjenestenivå, investeringer og gebyrer mv. Det legges til grunn at dagens tjenestenivå og standard skal videreføres og utvikles. Det fordrer at man skikker boet nå i interimsperioden slik at man ikke må bruke mange år på å rette opp for valg som gjøres nå av kommunene hver for seg. Føringer for den økonomiske politikken i kommunens interimsperiode blir viktig. Det vil si tydelige kjøreregler i forbindelse med budsjett- og handlingsplaner i de fem kommunene. For å styre og følge opp den økonomiske politikken legges det derfor føringer for driftsresultat, bygging av reserver og utvikling av lånegjeld. Formålet med å etablere slike måltall og handlingsregler er å synliggjøre hva som skal til for å ha en sunn økonomi over tid og for å benytte det som beslutningsgrunnlag i økonomiplan og budsjettprosessen. Det er fellesnemndas nedsatte arbeidsgruppe for «Økonomisk politikk og handlingsregler» som har utviklet dette saksgrunnlaget som nå fremmes for fellesnemndas behandling i møte Saken har til hensikt å legge føringer for budsjett- og økonomiplanarbeidet i de fem kommunene. Det forutsettes at samme sak fremmes for behandling i kommunestyrene i Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad så raskt som mulig og senest før budsjettet for 2018 vedtas. Økonomiske vurderinger: Formålet med finansielle måltall og handlingsregler er å synliggjøre hva som skal til for å ha en sunn økonomi over tid og å benytte dette som en del av beslutningsgrunnlaget i økonomiplan- og budsjettprosessen. Kommuner med sunn økonomi og et godt økonomisk handlingsrom vil kunne 10

11 møte innstramminger eller uforutsette hendelser ved å redusere driftsresultatet eller bruke av reserver, uten at det får direkte konsekvenser for tjenestetilbudet. Der kommunene selv skaper eget økonomisk handlingsrom, reduseres ulempene ved å måtte prioritere noe bort når andre ting prioriteres opp. Men økonomiforvaltning utover minimumskravene vil kommunene få et bedre grunnlag for å kunne gjennomføre lokale initiativ og målsettinger, og ikke bare statlig politikk. I Kommunelovutvalgets utredning 2016/4 Ny kommunelov foreslår utvalget at kommunestyret skal fastsette finansielle måltall for kommunenes økonomiske utvikling, som et verktøy for den langsiktige styringen av kommunenes økonomi. Forslaget innebærerer at det lokalt må foretas nærmere vurderinger av hvilke måltall det er naturlig å legge til grunn for egen kommune. Valg av måltall og nivået på disse vil måtte være ulikt. Dette må vurderes individuelt ut fra situasjonen kommunene er i, økonomiske utsikter og lokale prioriteringer. Ikke minst vet vi at demografien endres og jo lengre vekk fra hovedstadsregionen man kommer jo større andel blir de eldre aldersgruppene av total befolkning. Det innvirker både på kostnadsnivået og på inntektsnivået. Det benyttes ulike nøkkeltall for overordnet kontroll og styring i kommunesektoren. I kommuneproposisjonen for 2017 benyttes indikatorer som netto driftsresultat, akkumulert regnskapsresultat, arbeidskapital, netto lånegjeld, netto renteeksponering og disposisjonsfond som nøkkeltall for å beskrive den økonomiske situasjonen. Fylkesmennene har gjerne fokus på at netto driftsresultat minimum bør utgjøre 1,75 % av brutto driftsinntekter. Videre at kommunene bør ha oppsparte reserver for å kunne møte svingninger og at kommunene derfor bør ha et disposisjonsfond på over 5 % av brutto driftsinntekter, og at langsiktig gjeld må holdes på et forsvarlig nivå. Kommunene må i økonomiplanen synliggjøre en forsvarlig betjening av etablert og planlagt lånegjeld. Riksrevisjonen på sin side benytter netto driftsresultat korrigert for bunde fondsavsetninger, disposisjonsfond korrigert for rengnskapsmessig mer-/mindreforbruk og netto lånegjeld fratrukket ubunde investeringsfond og korrigert for netto udekket finansiering i nvesteringregnskapet. Indikatorene er videreutviklet av KS og presenteres i tabell som gir en vurdering av økonomisk handlingsrom målt ved indikator i prosent av driftsinntektene. I prosent av driftsinntekt i alt Svært utsatt Lite handlingsrom Moderat handlingsrom Større handlingsrom Korr. netto driftsres. <0 <1 <2 >2 Korr. disposisjonsfond <2 <5 <8 >8 Korr. netto lånegjeld >85 >75 <65 <65 Ved valg av økonomiske nøkkeltall i denne saken er det lagt vekt på at de økonomiske nøkkeltallene skal være lette å forstå og enkle å benytte i den praktiske økonomistyringen av kommunene. For å oppnå dette er det viktig at økonomiske nøkkeltallene ikke er for mange, eller for kompliserte å beregne. Det er også en fordel om nøkkeltallene er enkel å sammenligne med andre. Det anbefales følgelig at det fastsettes økonomiske mål for følgende nøkkeltall i interrimsperioden: Økonomisk balanse målt ved netto driftsresultat Økonomisk buffer målt ved disposisjonsfond 11

12 Finansieringsstruktur målt ved netto lånegjeld i % av driftsinntektene. Netto driftsresultat Netto driftsresultat er hovedindikatoren for økonomisk balanse i kommunesektoren. Netto driftsresultat viser årets driftsoverskudd etter at renter og avdrag er betalt og er et uttrykk for hva kommune har til disposisjon til avsetninger og egenfinansiering av investeringene. Det tekniske beregningsutvalget for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) anser et driftsresultat over tid på om lag 1,75 pst. for kommuene som nødvendig for å sitte igjen med tilstrekklig midler til investeringer og for å ha en sunn økonomi på sikt. Den økonomiske situasjonen for kommunene Askim, Eidsberg, Hobøl, Spydeberg og Trøgstad er ulik. Ulik utnyttelse av inntektspotensialet og den enkelte kommunes disponering av inntektene gjør at en ikke bør ha for stort fokus på et netto driftsresultat utover 3,0 % av brutto driftsutgifter utover at det er særdeles fornuftig økonomisk styring. Tabellen nedenfor viser utviklingen i netto driftesultat i % av driftsinntektene for de 5 kommunene, Østfoldkommunene og Landet: Askim 3,9 % 0,6 % 1,4 % 3,5 % Eidsberg 2,2 % 1,0 % 2,1 % 1,6 % Hobøl -2,1 % -3,8 % -0,3 % 4,7 % Spydeberg 0,7 % -2,4 % 0,2 % 0,2 % Trøgstad 4,9 % 3,7 % 4,9 % 5,0 % Østfold 1,0 % 1,0 % 1,9 % 3,4 % Landet 2,7 % 1,3 % 3,0 % 4,0 % Den enkelte kommune har et selvstendig ansvar for å ha en sunn økonomi og styre ressursbruken mot anbefalte nivåer for de enkelte nøkkeltall. Med den økonomiske situasjonen den enkelte kommune er i, og forutsetningene på inntektssiden som tidligere omtalt, kan det stilles spørsmål ved om hvor nivåene skal være for netto driftsresultat for de 5 kommunene. Kommunenes rammeoverføringer er nå i dag samlet om lag 23 mill kroner høyere som følge av overgangsordningen, enn om den enkelte av de 5 kommunene hadde valgt å stå alene. Samtidig gjør overgangsordningen at inntektene i dag er om lag 6,5 mill kroner høyere enn den nye kommunen vil få gjennom inndelingstilsskuddet og redusert basistilskudd fra Sammen med eiendomsskatt mv. bør forutsetningene for å komme ut med bedret netto driftsresultat om man tilpasser driftsnivået til sitt egentlig inntektsnivå være tilstede. Kommunene som ligger under anbefalt nivå for netto driftsresultat må ha fokus på å trekke opp netto driftsresultat resten av året i 2017 slik at det ender ut så godt som mulig opp mot anbefalt nivå 1,75 %. Kommunene bør som minimum ha fokus på å legge budsjetter og etterleve disse mot minimum fylkesmannens anbefaling på 1,75 % i netto driftsresultat, men samtidig etterstrebe å komme så høyt opp på grønt nivå som mulig. Tiltak må iverksettes slik at driftsnivået gjør at budsjettert og reelt netto driftsresultat i 2018 som minimum ligger på gult nivå og opp mot eller 12

13 over på grønt nivå i Følgende handlingsregel for netto driftsresultat foreslås for interimsperioden hvor man som minimum etterstreber å oppnå gult nivå i 2018 og på grønt nivå i 2019: Økonomisk buffer målt ved disposisjonsfond Det er viktig for alle å ha reserver for å møte svingninger og uforutsette hendelser. I arbeidet med å fastsette handlingsregler vil en indikator for oppsparte midler som kan disponeres fritt være en viktig måleparameter. Disposisjonsfond er oppsparte midler som fritt kan benyttes til finansiering av både drifts- og/eller investeringsutgifter. Den enkelte kommune har et selvstendig ansvar for å ha tilstrekkelige frie midler gjennom et disposisjonsfond. Tabellen nedenfor viser disposisjonsfondet i % av driftsinntekter for de 5 kommunene, Østfoldkommunene og Landet: Askim 10,1 % 10,9 % 9,3 % 11,3 % Eidsberg 5,4 % 6,1 % 5,6 % 6,4 % Hobøl 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % Spydeberg 3,0 % 1,1 % 1,5 % 1,4 % Trøgstad 15,4 % 18,4 % 20,4 % 23,0 % Østfold 3,2 % 3,4 % 3,6 % 4,8 % Landet 5,1 % 5,2 % 5,7 % 7,1 % Med bakgrunn i overgangsordningen som gjør at rammeoverføringene er samlet om lag 23 mill kroner høyere i enn om kommunene hadde valgt å stå alene og om lag 6,5 mill kroner høyere enn «Den nye kommunen» vil ha fra bør kommunene ha fokus på å nivelere sitt driftsnivå til det nivået man måtte hatt om man skulle forblitt en egen kommune for å legge til rette for å ha en positiv utvikling på sine fondsreserver. Det foreslås at regnskapsmessige mindreforbruk i hovedsak bør avsettes til disposisjonsfond for å styrke disposisjonsfondet, men samtidig synes det om man ser denne indikatoren alene, urimelig at de som har valgt å bygge sine disposisjonsfond opp på grønt nivå skal måtte ha samme stramme føringer for disponering av regnskapsmessig mindreforbruk som de som ligger i rød/gul sone. Det foreslås at det legges føringer om at av et regnskapsmessig mindreforbruk i må de som ligger i rød sone avsette et eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk i sin helhet til disposisjonsfond, de som ligger i gul sone må avsette minst 75 % av regnskapsmessig mindreforbruk til disposisjonsfond, mens de som er i grønn sone må avsette minst 50 % av regnskapsmessig mindreforbruk til disposisjonsfond. Unntak fra dette er et regnskapsmessig mindreforbruk som nyttes til inndekning av tidligere akkumulert underskudd og for nedbetaling av gjeld. 13

14 Følgende handlingsregel for disposisjonfond foreslås for interimsperioden hvor kommunen retter fokus på å komme opp på et gult nivå i 2018 og på grønt nivå i 2019: Finansieringsstruktur målt ved netto lånegjeld i % av brutto driftsinnekter Høy gjeldsgrad og låneopptak har innvirkning på den løpende driften i kommunene ved at det blir mindre til løpende driftsutgifter, og svingninger i markedsrentene kan gi svingninger i hvor mye kommunene kan disponere til løpende drift år for år. Det har de senere årene vært en stor gjeldsoppbyggning i kommunene generelt og det er anbefalt at det knyttes økonomiske handlingsregler til hvordan kommunene finansierer sine investeringer for å unngå at veksten i gjelden blir unormal stor. Et mål for gjeldsgraden må imidlertid ses i sammenheng med andre økonomiske størrelser, og det er forskjell mellom gjeld som er «direkte renteeksponert» og gjeld som dekkes i sin helhet gjennom avgifter/gebyrer (VAR og startlån, ansvarlig lån). For eksempel vil store fondsreserver gjøre at økonomien tåler en høyere gjeldsgrad. Utviklingen i gjeldsgraden bør følges nøye og den enkelte kommune må ha inndekning for de forpliktelser en påtar seg eller planlegger for også i et langsiktig perspektiv utover Det er stor variasjon mellom kommunene hva gjelder gjeldsgrad i % av driftsinntektene og hvilken sammensetning gjeld den enkelte kommune har (startlån/selvkost/formålsbygg/ andre investeringer/ansvarlig lån). Det er gjort ulike investeringer i kommunene som gjør at noen har tatt store investeringer, andre kommuner er inne i større slike investeringer nå, mens andre har vært restrektive og holdt igjen/skjøvet det midlertidig foran seg. Gjeldsbyrden kan følgelig ikke sammenlignes uten videre mellom kommunene. Den enkelte kommune har et selvstendig ansvar for å ha en gjeldsgrad som er ansvarlig og realisitisk i forhold til eget handlingsrom nå og i et langsiktig perspektiv. Tabellen nedenfor viser netto lånegjeld eller gjeldsgrad I i % av brutto driftsinntekter for de 5 kommunene, Østfoldkommunene og Landet, samt tilsvarende netto lånegjeld ekskl. selvkostgjeld eller gjeldsgrad II i % av brutto driftsutgifter (dvs. ikke direkte renteeksponert gjeld): 14

15 Det er et mål for den nye kommunen å skape et handlingsrom i økonomien. Da må kommunen også ta et ansvar for å ha inndekning for egen gjeldsgrad og rente- og avdragsbelastning også i et langsiktig perspektiv. En styringsparameter for mange kommuner har vært å ikke ha en gjeldsgrad over 100 % av brutto driftsinntekter. Ingen av kommunene ligger på det nivået ved utgangen av 2016 om man korrigerer for ubrukte lånemidler og startlån. Samtidig er den gjelden den enkelte kommune har ulikt sammensatt. Noe er direkte renteeksponert ved at det slår direkte inn i den løpende driften, mens annen gjeld dekkes opp av låntakere eller abonnenter innenfor vann- og avløp. Uavhengig av dette blir netto korrigert lånegjeld over 75 % vurdert til å tilsi at handlingsrommet er lite. Store frie midler kan imidlertid avbøte på dette og tilsi at gjeldsgraden kan være høyere uten at dette begrenser handlingsrommet for mye på kort sikt. Følgende handlingsregel for gjeldsgrad I og II foreslås for interimsperioden hvor kommunen retter fokus på som minimum å ligge på gult nivå i 2018 og på grønt nivå i 2019: Konklusjon: Langsiktig økonomiplanlegging er krevende men nødvendig, for å etablere et godt grunnlag for politisk handlingsrom og et godt tjenestetilbud i kommunene over tid. Økonomi-planlegging skal sikre både balanse i kommunens økonomi og håndtering av usikkerhet. God planlegging gir gevinster i form av bedre ressursutnyttelse og et bedre tjenestetilbud. Forholdet mellom investeringer, drift, fondsreserver og gjeldsutvikling vil være et resultat av kommunens prioriteringer. Prioriteres investeringer vil dette få en konsekvens for tjenestene ved 15

16 at driftsutgiftene må reduseres for å betale renter og avdrag. I hvor stor grad bestemmes av investeringsnivået, andel egenkapitalfinansering, rentenivå og avdragstid. Hver kommune har i perioden fram til sammenslåing ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for «Den nye kommunen» må drøftes i fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer. Dette er spesielt knyttet til kommunens kommuneplan og handlingsprogram/økonomiplan. Med henvisning til fellesnemdas reglement og fullmakter punkt 5 og 6: og «bør spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen drøftes i fellesnemnda før endelig vedtak i de respektive kommunestyrer» «Inndelingslova gir fellesnemnda et særlig ansvar for saker av økonomisk betydning. Fellesnemnda skal uttale seg om kommunenes budsjett og økonomiplaner..» henstiller prosjektleder om at større investeringer i formålsbygg/andre investeringer som vil påvirke driften i den nye kommunen, løftes til fellesnemnda enkeltvis, og anmoder også om at rådmannens forslag til investeringsprogram i den enkelte kommune oversendes fellesnemnda for uttalelse før endelig behandling i kommunestyrene. Foreslåtte handlingsregler for netto driftsresultat, disposisjonsfond og gjeldsgrad setter rammer for handlingsrommet i økonomiplanarbeidet for 2018 og De fem kommunene har ulikt økonomisk utgangspunkt. Det vil være slik at ikke alle kommunene vil klare å oppnå «grønne» tall for alle de tre handlingsreglene i 2018 og 2019, men fra 2020 skal budsjettet for «Den nye kommunen» vise grønt på alle de tre handlingsreglene. Det fordrer et felles ansvar i 2018 og 2019 og at kommunene hver for iverksetter tiltak og planlegger sin løpende drift og investeringsnivå ut fra en langsiktig bærekraftig drift. For gjennom dette få en positiv utvikling i måleindikatorene og etterstrebe å oppnå gul sone i 2018 og grønn sone i Prosjektleders vurderinger: En gjennomgang av viktige finansielle måltall som grunnlag for å vurdere de 5 kommunenes økonomiske status viser at kommunene er ulikt stilt. Netto driftsresultat som blir ansett å være hovedindikatoren for økonomisk balanse i kommunesektoren, og hvor teknisk beregningsutvalg for kommunal og fylkeskommunal økonomi (TBU) anbefaler et nivå over tid på minimum 1,75 % av brutto driftsinntekter, har kommunene med unntak av Trøgstad kommune alle slitt med å oppnå anbefalt nivå de siste årene med unntak av Med oversikten over mindreinntekter enn landsgjennomsnittet på den kommunale inntektsskatten, ser man at de 5 kommunene naturlig nok har et dårlige utgangspunkt eller en trangere økonomi for å oppnå 1,75 % i netto driftsresultat enn landsgjennomsnittet eller de som ligger over landsgjennomsnittet. Konsesjonskraftinntekter og ulik innretning av eiendomsskatten kan nivelere ut dette. Også i forhold til disse inntektene er imidlertid kommunene ulikt stilt. Likeens viser tall for kommunenes økonomiske buffer store variasjoner. Trøgstad har et disposisjonsfond på over 20 % av brutto driftsinntekter, Askim har over 10 %, mens Eidsberg ligger på om lag 6 % av brutto driftsinntekter mot anbefalt nivå minimum 5 %. Spydeberg har et 16

17 disp.fond på om lag 1 % mens Hobøl kommune ikke har noe disposisjon eller økonomisk buffer. Tilsvarende er det også variasjoner på gjeldsgrad. Her varierer total gjeldsgrad målt med fratrekk for startlån og ubrukte lånemidler mot brutto driftsinntekter fra % ved utgangen av 2016 for de 5 kommunene. Korrigerer vi for lån mot selvkostområdene varierer det mellom %. Dette er et øyeblikksbilde og økonomisk buffer og gjeldsgrad endres fortløpende og fra år til år ut fra de planene som er lagt. Dette til tross, er det viktig å ha fokus på å skikke boet og sørge for at gjeldsgrad, disposisjonsfond og den løpende driften er bærekraftig som om kommunene skulle vært driftet videre som egen kommune i et langsiktig perspektiv. Kommunenes økonomiske situasjon tilsier at driftsbalanse, gjeldsgrad og økonomisk buffer må henge sammen og ha en positiv utvikling framover. «Den nye kommunen» vil ha et potensial for å ta ut stordriftsfordeler på mange områder og slik sett skape seg et handlingsrom, men samtidig vil det være mange områder som må styrkes og investeringer som må gjøres innenfor infrastruktur, grende- og tettstedsutvikling og formålsbygg. Dette vil medføre betydelige investeringer og voksende lånegjeld framover. Vurdering av prinsipiell betydning: Det anbefales at saken sluttbehandles i de respektive by-/kommunestyrer. PSU fellesnemnda 5K - 24/17 PSU 5K - behandling: Omforent forslag: Saken tas til orientering. Votering: Enstemmig. PSU 5K - vedtak: Saken tas til orientering. 17

18 Fellesnemnda - 42/17 FELLES - behandling: Saken ble utsatt. FELLES - vedtak: Saken ble utsatt. Vedlegg: Finansielle tall pr målt mot fastsatte måltall Økonomiske indiaktorer fargeskalering 18

19 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Bjørn Sjøvold FE /1301 Kommunikasjon- og tiltaksplan for perioden Saksnr Utvalg Type Dato 25/17 PSU fellesnemnda 5K PS /17 Fellesnemnda PS /17 Fellesnemnda PS Prosjektleders innstilling: 1. Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden vedtas. Saken gjelder: 19.september 2017 vedtok Fellesnemnda: 1. Det utarbeides forslag til kommunikasjonsplan som legges frem til behandling i fellesnemnda 2. Det nedsettes et kommunikasjonsteam for den nye storkommunen 1.Kommunikasjonsplan Kommunikasjonsplanen er tiltaksorientert med felles, samkjørt kommunikasjonsarbeid fra og med høsten 2017 og fram til kommunesammenslåingen i Planen inneholder også en tiltaksplan som er eget vedlegg. Kommunikasjonsplanen tar for seg kommunikasjonsbehovet knyttet til selve prosessen med å bygge den nye kommunen. Tidsløp Første fase er kartlegging og samordning av tjenester som kan samkjøres fortløpende fram mot Denne fasen antas å vare frem til Kommunikasjonsplanen i denne fasen vil primært ha et internt perspektiv. Rådmennene vil derfor være sentrale talspersoner i denne fasen. Andre fase av kommunikasjonsplanen er å kommunisere fortløpende eksternt og internt når det gjelder oppbygging av den nye kommunen. Resultatene fra første fase vil nå ha et eksternt perspektiv og skal frontes av ordførerne der dette er hensiktsmessig. Avslutningsvis og utenfor denne kommunikasjonplanen skal det lages en egen strategisk kommunikasjonsplan for den nye kommunen som skal gjelde fra

20 Målsettinger Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere, ansatte, næringsliv, organisasjoner og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens målsettinger, prosesser og resultater Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape oppslutning og tillit til prosessen og den nye kommunen Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt en felles identitet og kultur på tvers av kommunegrensene 2.Kommunikasjonsteam Til å bistå prosjektleder med kommunikasjonsfaglig rådgiving samt gjennomføring av kommunikasjonstiltak, er det satt ned et kommunikasjonsteam bestående av de kommunikasjonsansvarlige for kommunene og en tillitsvalgt. Teamet ledes av prosjektkoordinator. Vurdering av alternativer og konsekvenser: Prosjektleder innarbeider de økonomiske konsekvensene i budsjettet for prosjektperioden. Vurdering av prinsipiell betydning: Saken anbefales sluttbehandlet av fellesnemnda. PSU fellesnemnda 5K - 25/17 PSU 5K - behandling: Ingen forslag. Votering: Enstemmig. PSU 5K - vedtak: 1. Kommunikasjons- og tiltaksplan for perioden vedtas. Fellesnemnda - 43/17 FELLES - behandling: Saken ble utsatt. 20

21 FELLES - vedtak: Saken ble utsatt. Vedlegg: Kommunikasjonsplan 5K Tiltaksplan pr

22 Saksframlegg Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Heidi Eriksson FE /1340 Eventuelt Saksnr Utvalg Type Dato 50/17 Fellesnemnda PS