PROSJEKTDIREKTIV. Ny teknologi AMK

Transkript

1 PROSJEKTDIREKTIV Ny teknologi AMK Dokumentkontroll Utfylt av Attestert av Godkjent av Prosjektleder Distribusjonsliste Tittel Navn Institusjon Styringsgruppe Prosjektgrupper Programkontor Endringslogg Versjon Dato Endring Etablert dokumentet Forberedt oppstartsmøte kjernegruppe og arkitekturgruppe Bearbeidet i prosjektgruppemøte Klargjort for fremlegging i styringsgruppemøte Innarbeidet ny risikovurdering etter prosjektgruppemøte Innarbeidet revidert versjon av interessenter etter prosjektgruppemøte Innarbeidet prosjektbemanning pr. i dag Klargjort for utsending til styringsgruppen for høring Klargjort for utsending til styringsgruppen Godkjent med innarbeidede merknader fra styringsgruppemøtet Side 1 av 23

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. MÅL/HENSIKT MED PROSJEKTET EIERSKAP OG ORGANISERING ORGANISERING AV PROSJEKTET Styringsgruppe Prosjektgruppe (kjernegruppe) Faggruppe arkitektur Innkjøpskompetanse Faggruppe teknologi Utvidet prosjektgruppe Referansegrupper BAKGRUNN PÅVIRKNING PÅ NIKTS PORTEFØLJE INNOVASJON INTERESSENTANALYSE MÅL OPPGAVER OG AVGRENSNINGER HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE HOVEDOPPGAVE AVGRENSNINGER FORUTSETNINGER: RESSURSBEHOV BUDSJETTRAMMER KOST-NYTTE VURDERING RISIKOVURDERING PROSJEKTPLAN RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER GODKJENNING Side 2 av 23

3 1. Mål/hensikt med prosjektet Fakta Beskriv Kommentar Hva skal prosjektet oppnå? Prosjektet skal gjennomføre en anskaffelse av ny teknologi i den medisinske nødmeldetjenesten for å understøtte målene beskrevet i kapittel 7. Når er forventet oppstart? 12.januar 2015, dato for første styringsgruppemøte 5. mai 2015 er dato for offisiell kick.off for alle prosjektgrupper Når er forventet sluttleveranse? Desember 2016 Hvor stort er ressursbehovet? 5,0 MNOK over tre år i direkte prosjektkostnader Innen fagområdet AMK og prehospital: 2-3 personer pr. region varierende fra % Fagområder som teknisk, telefoni, IKT, nødnett osv. er ikke anslått ved prosjektstart, men også her må regionene bidra. Innkjøpsteknisk kompetanse må tilføres prosjektet Se også kapittel 7 for nærmere beskrivelse av mål i prosjektet Side 3 av 23

4 2. EIERSKAP OG ORGANISERING Prosjektet ble besluttet opprettet i styremøte i Nasjonal IKT HF 15. oktober 2014, og med styret som prosjekteier. Saken var tidligere behandlet i Nasjonal IKT Prosjektforum 15. mai 2014 og 11. september 2014, samt i styremøte i Nasjonal IKT HF 6. juni Organisering av prosjektet Side 4 av 23

5 Styringsgruppe Navn Rolle Stilling/funksjon/fagområde/enhet Merknad Thomas Bagley Prosjektansvarlig og styringsgruppens leder Direktør teknologi og ehelse, Helse Sør-Øst RHF Jon H. Mathisen Styringsgruppemedlem Klinikksjef akuttmedisinsk klinikk UNN Trond Marius Elsbakk Styringsgruppemedlem Rådgiver fagavdelingen Helse Nord RHF Siri Beate Berg Styringsgruppemedlem Assisterende direktør HEMIT Kirsten Mo Haga Styringsgruppemedlem Avdelingssjef AMK St. Olavs Hospital Terje Olav Øen Styringsgruppemedlem Regional prosjektleder Nødnett Helse Vest RHF Hanne Klausen Styringsgruppemedlem klinikkdirektør Kirurgisk Serviceklinikk HUS Terje Strand Styringsgruppemedlem Klinikksjef Oslo Universitetssykehus Gisle Fauskanger Styringsgruppemedlem Administrerende direktør Nasjonal IKT HF Lars Erik Tandsæther Styringsgruppemedlem Administrerende direktør HDO Sissel Alterskjær Styringsgruppemedlem Konserntillitsvalgt, UNIO, Helse Nord Snorre Ness Styringsgruppemedlem Leder brukerutvalget, Helse Midt RHF Ketil Are Lund Observatør Leder teknologiutvikling Helse Sør-Øst RHF Tore Brudeseth Møtende vara Konserntillitsvalgt, LO, Helse Midt Mette Vilhelmshaugen Ikke-møtende vara Konserntillitsvalgt, YS, Helse Sør-Øst Møter ved forfall fra en av de andre konserntillitsvalgte Side 5 av 23

6 Prosjektgruppe (kjernegruppe) Navn Stilling/funksjon/-fagområde Enhet Merknad Oddmund Aase Prosjektleder NIKT Linda Louise Karlsen Medisinsk operatør, sykepleier og Helse Nord fagutvikler Tromsø AMK Per Arne Lynum Tekn. rådgiver, Helse Nord- Trøndelag AMK Helse Midt Lars Vesterhus, sykepleier, St. Olav AMK, er personlig stedfortreder Cathrine Aase Ambulanse-arbeider, ressurskoordinator Helse Vest Bergen AMK Thomas Christensen Fagutvikler/Ressurskoordinator, Helse Sør-Øst AMK Oslo/Akershus Arne Stokke Avdelingssjef nød-meldetjenesten, Helse Sør-Øst Sykehuset Innlandet Elisabeth Bjørheim Salte Brukerrepresentant Brukerutvalget Nils Harald Holsen Leder faggruppe arkitektur NIKT (ikke utpekt enda) Leder faggruppe teknologi Faggruppe arkitektur Navn Stilling/funksjon/-fagområde Enhet Merknad Nils Harald Holsen Virksomhetsarkitekt og leder for NIKT faggruppe arkitektur- Torgny Neuman Virksomhetsarkitekt HVIKT Helse Vest Tim Papas Virksomhetsarkitekt Helse Sør-Øst Tor Andre Skjelbakken PL Nødnett UNN Helse Nord Geir Reset Simonsen Virksomhetsarkitekt HEMIT Helse Midt Ståle Lybekk Leder teknologi og utvikling HDO Ingunn Haslestad er personlig stedfortreder Innkjøpskompetanse Navn Stilling/funksjon/-fagområde Enhet Merknad Silje Jakola-Fjeld Advokat, kontaktperson for HINAS HINAS i innledningen av prosjektet Side 6 av 23

7 Faggruppe teknologi Navn Stilling/funksjon/-fagområde Enhet Merknad Nils Harald Holsen Virksomhetsarkitekt og leder for faggruppe arkitektur- NIKT Foreløpig leder for faggruppe teknologi Tom Nordberg Helse Nord IKT Nils Otto Pleym Enhetsleder med. teknikk & IT Finnmark-sykehuset Ole Morten Aaslund HDO Vegar Hermanson er personlig stedfortreder Thomas Knarvik Helse Bergen Hans Jørgen Heer OUS.. Gruppen er ikke ferdig etablert. Styringsgruppen har bedt om at funksjonalitet har prioritet i første fase, og at teknologigruppen bygges opp etter hvert som en ser teknologikompetansebehov basert på funksjonell retning. Gruppen ledes foreløpig av leder faggruppe arkitektur, Nils Harald Holsen Utvidet prosjektgruppe Navn Stilling/funksjon/-fagområde Enhet Merknad Steffen Bonsaksen Fagutvikler AMK Helgeland, AMK Helgeland sykepleier, ambulanse-fagarbeider Lars Jørand Andersson Avd.overlege ambulanseavd. UNN Øyvind Sørensen Fagutvikler AMK Tromsø, AMK Tromsø ambulansefagarbeider Olav Eielsen Seksjonsoverlege AMK Helse Stavanger Frode Midtbø Bjørkedal Sykepleier Helse Førde Brit Nordbø AMK-leder Helse Stavanger Oddvar Ingvaldsen Ambulanse-arbeider Helse Fonna Rune Gehrken OUS Hilde Fredriksen Rikheim Vestre Viken Otto Andre Haaland Sykehuset Sørlandet Terje Pettersen Vestre Viken Helge Sandstå Sykehuset i Vestfold Lasse Lynum Ambulansekoordinator/-ambulansepersonell Helse Nord- Trøndelag Ann-Hilde Benjaminsen Med. operatør AMK og sykepleier St. Olav akuttmottak Per Christian Juvkam Seksjonsoverlege AMK Helse Møre og Romsdal Shamini Murugesh Sykepleier, medisinsk operatør og Helse Bergen fagutvikler AMK Bergen Jørn Pettersen Leder BU, AHUS Brukerutvalget Stein Helge Stormo Fagsykepleier/-superbruker AMK Finnmark Side 7 av 23

8 Referansegrupper Referansegruppe Navn kontaktperson(er) Funksjon R-AMK forum Rune Gehrken Leder R-AMK forum Ambulansesjeflaget Erlend Sundland Nasjonalt kompetansesenter for legevaktmedisin (NKLM) Jesper Blinkenberg Vivian Midtbø Luftambulansetjenesten ANS Per Magne Tveitane Det arbeides med flere referansegrupper, dette er imidlertid ikke klart pr. april 2015 Side 8 av 23

9 3. BAKGRUNN Opprinnelse Bakgrunnen for prosjektet er Helse Vest sin henvendelse til Nasjonal IKT i forbindelse med at det i deres prosjekt Virtuell AMK Helse Vest ble avdekket et behov for omfattende oppgradering av den teknologien som AMK-sentralene i dag rår over for å underbygge operatørene i sentralene sine arbeidsprosesser. Ved henvendelse til Nasjonal IKT om hvorvidt det var et nasjonalt potensiale i en slik anskaffelse, ble det også klart at Helse Sør Øst gjennom sitt arbeid med IKT i prehospitale tjenester hadde avdekket et tilsvarende behov. Helse Nord og Helse Midt var i helsedirektoratets oppfølgingsarbeid etter 22.juli-hendelsen, veldig tydelig på behovet for et nasjonalt prosjekt. De sluttet seg derfor til disse behovene for oppgradering av sentralenes IKT-systemer. Styret i Nasjonal IKT HF besluttet deretter i møte 15.oktober 2014 at et nasjonalt anskaffelsesprosjekt skal startes. Prosjektet er også forankret i protokoll fra foretaksmøtet mellom HOD og de regionale helseforetakene , der det i kapittel om informasjonsteknologi og digitale tjenester (ehelse) står at foretaksmøtet ber de regionale helseforetakene om å sikre at det blir gjennomført felles innkjøp i forbindelse med nye IKT-løsninger ved AMK-sentralene. Dagens situasjon AMK-sentralen er i dag gjennomgående ikke i stand til å oppfylle anbefalinger fra Helsedirektoratets læringsrapport etter terrorhendelsene i 22. juli I rapporten pekes det på at en må få på plass robuste løsninger som sikrer at alle AMK-sentraler henger sammen i ett og samme system som sikrer kontinuitet og kapasitet, slik at sentralen kan avlaste hverandre og ta over for hverandre. I tillegg pekes det på at regional AMK må gis reell mulighet til å få oversikt og ivareta en koordinerende funksjon. Det må også sikres at det etableres systemer som gjør det mulig å holde oversikt over ambulanse- og luftambulanseressurser på tvers av AMK, foretak og regionale nivå. I det regjeringsoppnevnte akuttutvalgets delrapport til HOD pekes det også på manglende bruk av logistikkverktøy og virkemidler for å utnytte ambulanseberedskapen. Det er også mangelfullt på området for bruk av elektronisk verktøy for beslutningsstøtte. Når det gjelder samhandling med primærhelsetjenesten og øvrige nødetater er det i dag lite og ingen elektronisk utveksling av relevant informasjon. Sentralene er også stilt overfor forskriftsfestede svartidskrav som er utfordrende å oppfylle, i tillegg til at det er en stadig økning i antall henvendelser til den medisinske nødmeldetjenesten. Side 9 av 23

10 Prosjektets bidrag til å løse nevnte utfordringer Gjennom anskaffelse av ny teknologi, gis AMK-sentralene et bedre tilpasset, integrert verktøy for å effektivt håndtere nødsamtaler, utnytte ressurser på beste måte, tilordne rett respons og få tilgjengelig beslutningsstøtte for medisinske og operative beslutninger. I tillegg økes muligheten til å samhandle elektronisk med kommunehelsetjenesten, og en får mulighet for standardiserte måleverktøy som gir likt målegrunnlag for alle sentraler. Det vil også legges et grunnlag for innovativ bruk av AMK-ressurser på tvers av AMK-sentraler og regioner. Overordnede gevinster vil være bedre kvalitet på tjenesten gjennom bl.a. å oppfylle forskriftsfestede svartidskrav, og å kunne utnytte ressurser på en bedre måte for derved å unngå oppbemanning for å møte vekst i hendelser. 4. PÅVIRKNING PÅ NIKTs PORTEFØLJE Forhold til Nasjonal IKTs mål og strategi I styringsbudskapet fra de regionale helseforetakene, referert i NIKT sitt oppdragsdokument for 2015, står følgende: «Det er et mål å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig.». Gjennom anskaffelse av felles AMK teknologi understøttes dette budskapet. Forhold / avhengigheter til andre prosjekter Utredningen «IKT driftsmodell i den medisinske nødmeldetjenesten». Termer og symboler (ref. avsluttet 39.1 i Nasjonal IKT, «Videreføring Termer og Symboler»). Ovenfor vises kun prosjekter i NIKT sin portefølje. Utover det finnes det en rekke nasjonale og regionale prosjekter og etablerte systemer som en må forholde seg til. Her kan bl.a. nevnes: Innføring av nødnett o Dette prosjektet løper delvis i parallell med innføring av nødnett. Nødnett bidrar også til ivaretagelse av deler av utfordringsbildet som dette prosjektet skal håndtere. Det vil derfor være behov for tett samarbeid mellom prosjektene, noe som organiseringen av prosjektet også viser. Det er ressurser som arbeider med Nødnett involvert i ulike grupper i dette prosjektet, fra styringsgruppe og utover. Pasientreiser Prehospital EPJ Robust nettverk i mobile enheter Pågående og planlagte nasjonale-, regionale- og foretaks-prosjekter (under kartlegging) Side 10 av 23

11 5. INNOVASJON Prosjektet skal handle i et modent internasjonalt leverandørmarked, og tror ikke at dette prosjektet vil omfatte innovative løsninger som vi skal være med og utvikle sammen med leverandør. Prosjektet vil underveis vurdere om anskaffelsen blir av en sånn karakter at det vil kunne bli nødvendig å ha innslag av innovasjon. Tilpasninger til de behov som blir avklart i løpet av anskaffelsesprosessen vil kunne ha innslag av behov for innovasjon. Leverandørers evne til å opptre innovativt etter at anskaffelse er gjennomført, vil bli vurdert. Side 11 av 23

12 6. INTERESSENTANALYSE Her er satt opp interessenter som er identifisert. Prosjektgruppen arbeider videre med interessentanalyse, og listen under vil kunne endre seg i forhold til det. Det blir laget en kommunikasjonsplan basert på analysen. Interessent Brukere Innringer, pårørende og andre meldere Pasient Pårørende Samarbeidsparter 11x sentraler HRS LRS Tolketjeneste AMK-sentraler AMK-sentraler R-AMK sentraler AMK-LA sentraler FKS AMK operatører AMK ledere AMK leger Helseforetak RHF HF-ene Helseforetaksledelse Prehospital ledelse Pasientreiser/kjørekontor HDO Luftambulansetjenesten ANS Pasientreiser ANS Nasjonalt IKT Sykehus Sykehusledelse Krise og Beredskapsenhet Beredskapssjefer Helsepersonell i sykehus Sykehusavdeling(er) Rtg/PCI-lab EKG-mottak Kommunehelsetjenesten Kommunene Beredskapsledelse Legevaktsentralene Legevaktdistriktene Legevaktsleger Legevaktsoperatører Helsepersonell ved legevakt Fastleger Kommuneoverleger Legevaktsjef Leder LVS Side 12 av 23

13 Interessent Ambulansetjenesten Leder legevakt Hjemmesykepleietjenesten Sykehjem Norges Ambulanseforbund Røde Kors Norsk Folkehjelp Luftambulanseoperatører Norsk Lufttransport Norsk Luftambulanse 330 skvadronen Flysykepleier Luftambulanse lege Luftambulanse redningsmann Luftambulanse pilot Helsemyndigheter Andre myndigheter Akutthjelpere IKT leverandører Kompetansesentre Andre Yrkesorganisasjoner Helse og omsorgsdepartementet Helsedirektoratet Primæhelsetjenesten Helsedirektoratet Spesialisthelstjenetsen Helsedirektoratet Beredskapsavdelingeng Helsedirektoratet Nødnettprosjektet Justis og beredskapsdepartementet DSB Direktoratetet for nødkommunikasjon Forsvaret Fylkesmennene /beredskapsavd. Fylkesmennene /fylkeslegene Akutthjelpere Brannvesen Akutthjelpere FORF (frivillige) Uorganisert akutthjelpere Programvareleverandør Regional IKT-leverandør Lokal IKT-leverandør Multimonitorprosjektene Nklm Distriktsmedisinsk senter NAKOS KoKom RAKOS Nødmeldetjenester i naboland Offshoreinstallasjoner Forskningsinstallasjoner Delta AMPY Fagforbundet Norsk Sykepleierforbund Den norske lægeforening Andre yrkesorganisasjoner Side 13 av 23

14 7. MÅL Målbilde blir utarbeidet på grunnlag av de overordnede målene som er beskrevet under effektmål. Målbilde og måling av effektmål blir omtalt i et eget dokument. Effektmål Gi innbyggerne en best mulig medisinsk nødmeldetjeneste gjennom å anskaffe teknologi som: Gjør AMK i stand til effektivt å kunne håndtere nødsamtaler i henhold til samfunnets forventninger, samt lover og forskrifter Gir riktig utnyttelse av ressurser og tilordning av beste respons gjennom bedre beslutningsstøtte Gjør helseforetakene bedre i stand til å håndtere pasientflyt i forhold til akuttmedisinske hendelser Gjør helseforetakene bedre i stand til å kunne samhandle med primærhelsetjenesten om akutte hendelser Legger til rette for overordnet virksomhetsstyring og forskning Resultatmål Resultatmål 1 Gjennomførte markedsanalyser Resultatmål 2 Avklart modell for drift og forvaltning Resultatmål 3 Avklart finansiering Resultatmål 4 Omforente kjerneprosesser og -oppgaver Resultatmål 5 Besluttet anskaffelsesprosedyre Resultatmål 6 Ferdig kravspesifikasjon Resultatmål 7 Ferdig innstilling fra prosjektet Resultatmål 8 Inngått kontrakt(er) Resultatmål 9 Besluttet modell for implementering for å sikre ibruktagelse og gevinstrealisering Side 14 av 23

15 8. OPPGAVER OG AVGRENSNINGER Dette kapitlet vil bli utfylt med nærmere detaljer i forhold til milepælene som er beskrevet i kapittel Hovedoppgave 1 Etablere prosjektet og få godkjent direktiv 8.2. Hovedoppgave 2 Gjennomføre markedsaktiviteter 8.3. Hovedoppgave 3 Få laget overordnede beskrivelser av kjerneprosesser og -oppgaver 8.4. Hovedoppgave 4 Anbefalt modell for drift og forvaltning 8.5. Hovedoppgave 5 Avklare grensesnitt mot Nødnett og Pasientreiser 8.6. Hovedoppgave 6 Beskrive integrasjoner 8.7. Hovedoppgave 7 Lage kravspesifikasjon 8.8. Hovedoppgave 8 Utlyse anbud Side 15 av 23

16 8.9. Hovedoppgave 9 Gjennomføre forhandlinger med aktuelle leverandører Hovedoppgave 10 Anbefale implementeringsstrategi og modell Hovedoppgave 11 Lage innstilling til styringsgruppen Avgrensninger Prosjektet skal ikke omfatte organisering av sentralene. Prosjektet skal ikke omfatte aktiviteter som dekkes av det pågående utredningsprosjektet «IKT driftsmodell i den medisinske nødmeldetjenesten» (se kap.4). Prosjektet skal ikke innføre systemet, men overlevere anskaffelsen til etablert innføringsprosjekt som vil få ansvar for å etablere en plan for gevinstrealisering. Avgrensinger i forhold til legevakt og primærhelsetjeneste må avklares. Avgrensinger mot prehospital EPJ settes etter gjennomført markedsvurdering. Endelig avgrensinger settes etter gjennomført markedsvurdering Forutsetninger: Innføringsprosjekt må etableres ved oppstart av anskaffelsesdelen i dette prosjektet. Finansieringsplan for anskaffelsen må være på plass før utlysing av anbud. Finansieringsplan for innføringsprosjekt må være på plass. Prosjektet lager anbefaling til styringsgruppen som bringer dette videre inn i linjen i de regionale helseforetakene. Side 16 av 23

17 9. Ressursbehov Ut fra prosjektorganiseringen beskrevet i kapittel 2, hvor det er tatt høyde for at det daglige prosjektarbeidet skal ivaretas av en kjernegruppe med representasjon fra alle fire regioner, er det også satt opp en utvidet prosjektgruppe. Hensikten her er å legge til rette for medvirkning på tvers av sentraler, regioner, foretak og berørte faggrupper. I tillegg til dette er det satt opp faggrupper for teknologi og for arkitektur. Arkitektur vil det være størst behov for i startfasen, mens teknologi vil komme noe senere i prosessen. Det er også behov for innkjøpsfaglig kompetanse, noe som skal ivaretas gjennom HINAS sin medvirkning. Innenfor fagområdet AMK og prehospital samlet antar en at det i 2015 i gjennomsnitt er behov for to personer i inntil 50 % pr. helseregion. I 2016 vil det være noe mindre ressursbehov i perioden der anbudet er under utlysing, før deretter å øke når vurderinger skal gjøres. Det anslås i gjennomsnitt ca. tre personer i inntil 20 %. Det må i tillegg påregnes egeninnsats fra regionene på teknisk side, telefoni, IKT, nødnett osv. Her vil en kunne anslå dette ressursomfanget bedre når en vet mer om type anskaffelse. 10. BUDSJETTRAMMER På grunn av forskyving av oppstart vil det bli forskyving av budsjettet, men dette vil en komme tilbake til når en har fått et bedre overblikk over prosjektets behov når etableringen er gjennomført. Utgangspunktet som styret i Nasjonal IKT har godkjent er: Direktekostnader (estimat på kostnader til prosjektleder, arkitekturrådgivning, prosjekt- /prosesstøtte, reise- og møtekostnader og innkjøpskompetanse), tall i MNOK: 2014: 0, : 3, : 1,25 Sum: 5,00 Egeninnsats regioner (pr. region) innenfor fagområdet AMK og prehospital: 2015, 1. halvår: 2 personer 50% 2015, 2. halvår: 3 personer 10% 2016, til mai: 3 personer 20% I tillegg kommer egeninnsats fra regionene på teknisk side, telefoni, IKT, nødnett osv. Alle tall i MNOK Aktivitet Sum Kostnad til prosjektledelse 0,5 1,4 0,95 2,85 Kostnad til prosessbistand 0,07 0,5 0,57 Kostnad innkjøpskompetanse 0,06 0,5 0,1 0,66 Møtekostnader 0,05 0,3 0,1 0,45 Reisekostnader 0,07 0,3 0,1 0,47 Sum direktekostnader 0,75 3,0 1,25 5,0 Egeninnsats fra Helseforetak/RHF Sum Side 17 av 23

18 11. KOST-NYTTE VURDERING Det er ikke laget en kost/nytte-vurdering før etablering av dette prosjektet, som en har kunnet bygge videre på. Det vil bli gjort en vurdering av kvalitativ nytte i prosjektet. Kostnadsdelen for anskaffelse og innføring har en på dette tidspunktet ikke detaljert oversikt over, men det vil bli arbeidet videre med dette. Kost/nytte-delen må relateres til det kommende innføringsprosjektet, som også må ta opp i seg gevinstrealisering. Kost/nytte må beskrive alternativkost ved ikke å anskaffe. 12. RISIKOVURDERING Prosjektgruppen har ved oppstart identifisert følgende risikoelementer. Disse vil bli underlagt risikostyring, og risikoreduserende vil bli vurdert og iverksatt løpende. Det vil bli rapportert på viktige risikoelementer i styringsgruppens møter gjennom prosjektet. Nr. 1 Det allokeres ikke tilstrekkelig ressurser fra regionene og foretakene til prosjektarbeidet 2 Ressursutfordrin ger på grunn av sammenfall i tid mellom anskaffelsesprosjekt og innføring av nødnett Risikoelement ved prosjektetablering Konsekvens før Sannsynlighet før Risikoreduserende H H Involvering av styringsgruppe Realistiske ressursforespørsler fra prosjektet. Tydelighet overfor prosjektgruppemedlemmer H H Tett samarbeid mellom prosjektene. Konsekvens etter Sannsynlighet etter H H PL H M Ansv. Frist Side 18 av 23

19 Nr. 3 Manglende finansiering av resultatet av prosjektet 4 Manglende finansiering av prosjektarbeidet 5 Endringer i AMK struktur 6 Manglende samhandling med tilgrensende prosjekter, regionalt og nasjonalt Risikoelement ved prosjektetablering Konsekvens før Sannsynlighet før Risikoreduserende H M Fokus på å fremskaffe kostnadsestimater så snart som mulig. Prosjektet lager anbefaling som håndteres videre i linjen i de regionale helseforetakene. Styringsgruppens medlemmer bidrar i prosessen i egen region. H L Realistisk budsjettering av direktekostnader God synliggjøring av regionens innsats i timer og kostnader Involvering av styringsgruppen i forankring av ressursbehov i regionene L H Løsningen skal være robust i forhold til ulik organisering M M Tett samarbeid med eksisterende prosjekter av betydning. God planlegging av prosjekt med tydelige leveranser, aktiviteter og fremdriftsplan. Sikre forankring i regionale prosjekter. Konsekvens etter H H L M Sannsynlighet etter L L H L Ansv. Frist Side 19 av 23

20 Nr. 7 Regionene enes ikke om løsning / omfang 8 Manglende teknologi for samhandling i prosjektet 9 Manglende avgrensing (ukontrollert omfangsøkning) 10 Integrasjon nødnett 11 Integrasjon applikasjoner 12 Ikke grundig nok arbeid med arbeidsprosesser som løsningene skal understøtte 13 Manglende optimalisering av brukergrensesnitt for applikasjoner og brukerutstyr i AMK Risikoelement ved prosjektetablering Konsekvens før Sannsynlighet før Risikoreduserende H M Forankring i regionene av prosjektets arbeid Deltagelse i prosjektet fra alle regioner, AMK sentraler og andre aktuelle aktører Prosjektet leverer et godt og omforent resultat. H H Sørge for å få installert og tatt i bruk Lync hos alle prosjektdeltagere Felles sikker prosjektside H M Grundig og godt gjennomarbeidet direktiv Grundig arkitekturarbeid H H Grundig og høyt prioritert arbeid med tekniske og logiske grensesnitt H H Grundig og høyt prioritert arbeid med tekniske og logiske grensesnitt H M Sette av tilstrekkelig tid til denne fasen. Sikre at en får alle relevante innspill med, og at en håndterer disse på en god måte. H M Nøye vurdering av behov for enkeltelementene i løsningen og deres innbyrdes sammenheng Konsekvens etter H Sannsynlighet etter L Ansv. H L NIKT H L H H L L H M Faggruppe arkitektur Faggruppe arkitektur Frist Side 20 av 23

21 Nr. 14 Prosjektdeltagere er uvant med prosjektarbeid, det oppstår usikkerhet rundt prosjektleveranser 15 Manglende progresjon i prosjektet grunnet lang beslutningskjede og/eller manglende beslutningsevne 16 Prosjektet kan ikke realisere funksjonalitet og myndighetskrav grunnet utforming av lover og forskrifter Risikoelement ved prosjektetablering Konsekvens før Sannsynlighet før Risikoreduserende M M Kunnskap om og erfaring med prosjektarbeid kartlegges Nødvendige kompetansehevende iverksettes Det gjennomføres forventningssamtaler med prosjektmedlemmer ved oppstart, og evalueringssamtaler ved avslutning M M God prosjektoppfølging Aktiv bruk av styringsgruppe i forankrings- og dialogarbeid H M Dialog med juridisk kompetanse. Påpeke utfordringer Konsekvens etter M M H Sannsynlighet etter L L L Ansv. Frist 13. PROSJEKTPLAN Milepæler Dato Aktivitet Ansvarlig M Når prosjektet er etablert med styringsgruppe, kjernegruppe og PL arkitekturgruppe, og foreløpig direktiv er godkjent, basert på styrets rammer M Når direktiv er godkjent i endelig versjon PL M Når markedsvurderinger er gjennomført PL M Når overordnede beskrivelser av kjerneprosesser og -oppgaver er utarbeidet. PL Side 21 av 23

22 Milepæler Dato Aktivitet Ansvarlig M Når beslutning om anskaffelsesprosedyre er tatt av SG styringsgruppen M Når finansieringsplan er klarlagt SG M Når kravspesifiseringsarbeidet er gjennomført og anbudsinnbydelse er klar for utsending M Når anbud er mottatt og bearbeiding/forhandling kan starte (Dato er avhengig av frister gjeldende for besluttet anskaffelsesprosedyre) M Når anbefaling om leverandør(er) er godkjent av PL styringsgruppen M Når kontrakt(er) er underskrevet PL M Når prosjektets sluttrapport/erfaringsrapport er godkjent av styringsgruppen Prosjektet vil ikke være operativt i tidsrommet medio juni- medio august. PL PL PL Side 22 av 23

23 Kort beskrivelse av prosjektets totale varighet Milepælene ovenfor tar utgangspunkt i den tidsrammen som styret i NIKT godkjente som en foreløpig ramme fra oktober 2014 til 1. halvår Prosjektetableringen har tatt noe mer tid enn forutsatt, og ved prosjektstart i mars/april 2015, antar en at prosjektets ramme må forskyves til utgangen av 2. halvår RETTIGHETER OG TAUSHETSERKLÆRINGER Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. I forhold til behandling av anbud må særlige regler for taushetsplikt ivaretas. Nasjonal IKT har opphavsrett til prosjektets produkter. 15. GODKJENNING Prosjektdirektivet er behandlet i Nasjonal IKTs styringsgruppe og godkjent 12. mai 2015 Side 23 av 23