BOKFØRINGSLOVEN ÅRSAVSLUTNINGEN I DRIFTS- OG

Transkript

1 BOKFØRINGSLOVEN ÅRSAVSLUTNINGEN I DRIFTS OG INVESTERINGSREGNSKAPET DOKUMENTASJON AV BALANSE (NOU 2002) 1. Ekstern bekreftelse Bankinnskudd, kassekreditt mv. dokumenteres med kontoutdrag eller årsoppgave fra banken. Børsnoterte aksjer og andre noterte verdipapirer dokumenteres med oppgaver fra VPS eller lignende. Lånegjeld dokumenteres med oppgaver fra finansinstitusjoner. 2. Opptelling av fysisk beholdning Konto for kasse dokumenteres med bekreftelse på opptalt kontantbeholdning. Varelager dokumenteres med opptellingslister. Nærmere regler for gjennomføring og dokumentasjon gis i forskrift. 3. Dokumentasjon av bokførte opplysninger Immaterielle eiendeler kan dokumenteres med grunnlaget for bokføringen. Regnskapsmessige avsetninger og lignende periodiseringer dokumenteres med grunnlaget for bokføringen. 4. Annen dokumentasjon (fortsetter neste side) Oversikten er i prioritert rekkefølgje, 3 og 4 nyttes først når ekstern stadfesting ikkje føreligg eller oppteljing er uaktuelt

2 DOKUMENTASJON AV BALANSE (NOU 2002) 4. Annen dokumentasjon Varige driftsmidler dokumenteres i mange tilfeller tilstrekkelig gjennom noteopplysningene. For foretak som ikke har årsregnskapsplikt vil saldoskjema kunne være tilfredsstillende dokumentasjon. Utskrift fra driftsmiddelregister kan også være tilstrekkelig dokumentasjon. Investering i ikke børsnoterte aksjer dokumenteres eksempelvis gjennom noteopplysningene eller aksjonæroppgaver. Skyldige offentlige avgifter dokumenteres gjennom avstemming mot innsendte oppgaver. Utsatt skatt/skattefordel dokumenteres gjennom avstemming mot ligningspapirene. Kundefordringer/leverandørgjeld dokumenteres med saldolister fra kunde /leverandørregisteret. Egenkapital dokumenteres ved avstemmingsskjema for egenkapital mv. (RF 1052). 6 6 DOKUMENTASJON AV BALANSE OMLØPSMIDLAR Konti: Dokumentasjon: Kasse Kasseavstemming, alle kassar Krav om kasseapparat ved avg. pl. Oms. Eller omsetning utover 3 G Bank Avstemming mot årsoppgåve Kva med halvkommunale konti? (FAU, Klassekonti, gåvekonti) Finansielle omløpsm. Avstemminga mot VPS eller anna ekstern oppgåve Debitorar Saldoliste, aldersfordelt og verdi vurdert Andre fordringar Spesifikasjon, Verdivurdering av den enkelte fordring Meirverdiavgift 6. termin MVA komp. Totalavstemming for året. Interimskonti Innbetalt i perioden Rett periode? Liste over kven/kva det gjeld Andre tidsavgrensings postar Utrekningar eller anna bevis / forklaring Premieavvik Eiga avstemming Pensjon + GKRS oppgåve Depositum konti Er det rett at dei står i kommunen sitt namn? 7 7 2

3 DOKUMENTASJON AV BALANSE KORTSIKTIG GJELD Konti: Dokumentasjon: Kassekreditt Avstemming mot årsoppgåve Skattetrekk Skattetrekkskonto Avstemming mot 6. termin og Arbeidsgivaravgift Eiga avstemming lønn Feriepengar og aga lønnssystem og SKD oppgåve Andre trekk lønnssystem og rettidig innbetalt. Meirverdiavgift 6. termin MVA + totalavstemming Kreditorar Saldoliste, aldersfordelt forklar til gode og gamle Anna gjeld Verdivurdering av den enkelte gjeldspost Pålaupte renter Avstemming mot årsoppgåve Interimskonti periode? Innbetalt i perioden Rett Andre tidsavgrensings Utrekningar eller anna bevis / forklaring postar Obs Inntektsføring av øyremerka tilskot fond. 8 8 DOKUMENTASJON AV BALANSE EK, ANLEGGSMIDLAR OG LANGSIKTIG GJELD Konti: Dokumentasjon: Finansielle Anleggsmidlar KRS 9 VPS eller anna ekstern oppgåve LVP Anleggsmidlar Verdifall Aktivering Avskriving Sal KRS 9 (sal av bustadtomter hugs eventuell nedskriving av restverdi) Pensjonsmidlar Eiga avstemming Pensjon Langsiktig Gjeld Pensjonsforpliktingar Finansielle leigeavtalar KRS 8 Avstemming mot årsoppgåver Eiga avstemming Pensjon Oversikt over leigeavtalar vurdering mot Eigenkapital Bundne fond Meirforbruk Eiga avstemming (konsistensavstemming) Statuttar / vilkår for bruken Inndekkingsplan/krav 9 9 3

4 TIDSPUNKT FOR BOKFØRING OG ANORDNINGSPRINSIPPET Bokføring skal skje i den perioden som fakturadatoen tilseier (meirverdiavgiftslova 159) Leveranse i desember og faktura i januar? (Fakt mva ) 1. Utgiftsføring i desember mot balanse «periodisering». utan mva. 2. Inntektsføring i januar mot mot balanse «periodisering». utan mva. 3. Utgiftsføring av faktura med momsbehandling i januar på ordinær måte. Avsetning for påløpne kostnader Som ovanfor SPESIFIKASJONER For hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal det utarbeides: 1. Bokføringsspesifikasjon (dagbok/journal) 2. Kontospesifikasjon (hovedbok) 3. Kundespesifikasjon (reskontro) (alle transaksjonar pr periode og inn og utgåande saldo) 4. Leverandørspesifikasjon (reskontro) (alle transaksjonar pr periode og inn og utgåande saldo) 5. Spesifikasjon av uttak til eiere 6. Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte. For hver periode med pliktig regnskapsrapportering skal det i tillegg utarbeides: 1. Spesifikasjon av merverdiavgift 2. Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser. 3. Spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer ved utarbeidelse av konsernregnskap Regnskapssystemet skal kunne gjengi spesifikasjoner Må lukke regnskapsperiode

5 EKSEMPEL PÅ SPESIFIKASJON AV MEIRVERDIAVGIFT SPESIFIKASJON AV LØNN Lønnssystemet sjå 5 6 dokumentasjon pr ansatt Spesifikasjon av lønn i regnskapet ( 31 nr 9) Skille avgiftspliktig og ikke avgiftspliktig Oppgavepliktige opplysninger på eigne konti eller skilles ut ved hjelp av kodrr

6 AVSTEMMINGSRAPPORT PR. KODE/LTKODE RF

7 SALSDOKUMENTETS INNHALD ( 51) Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde: 1) Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen, 2) angivelse av partene 3) ytelsens art og omfang 4) tidspunkt og sted for levering av ytelsen 5) vederlag og betalingsforfall 6) eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner DOKUMENTASJON AV KJØP Dokumentasjon av kjøp skal være salgsdokumentasjonen selger har utstedt og skal inneholde de opplysningene som fremgår av 51 Dersom mottatt salgsdokumentasjon er uriktig eller på annen måte ikke tilfredsstiller kravene i 51 ( ), må kjøper kreve ny salgsdokumentasjon. Dersom dette ikke lar seg gjøre, må kjøper kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for kjøpers virksomhet. Delrapport III: Nye 516a og 516b skal lyde: 516a. Løpende ytelser Salg av ikke avgiftspliktige tjenester som leveres løpende til fast beløp per periode, i henhold til skriftlig inngått avtale, kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon og avtale. Betalingsdokumentasjon skal i slike tilfeller angi en referanse til avtalen. Avtalen skal inneholde opplysninger som nevnt i b. Medlemskontingenter Ikke avgiftspliktig medlemskontingent i ideelle organisasjoner som regnskapsmessig anses opptjent på betalingstidspunktet, kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon. Betalingsdokumentasjon skal i slike tilfeller inneholde opplysninger som nevnt i 511 nr. 2 til

8 REISE OG OPPHOLDSBETALING Det skal fremgå av dokumentasjon av reise og oppholdsutgifter hvem utgiftene omfatter, hva formålet med reisen har vært og hvilke arrangement den reisende har deltatt på. Dokumentasjonen skal også være i samsvar med aktuelle regler i skattebetalingsforskriften 5611 til Delrapport III: Består dokumentasjonen av flere reisedokumenter, og opplysningene som nevnt i første punktum ikke fremgår av hvert enkelt dokument, skal det være gjensidig henvisning mellom dem DOKUMENTASJON AV ANDRE REGNSKAPSMESSIGE OPPLYSNINGER Bevertningsutgifter Formålet med bevertningen Hvem har deltatt på bevertningen Betalingstransaksjoner Betalinger som ikke gjeld kjøp og sal skal minst vise navn på betaler og mottaker. Giroopplysninger Delrapport III:..samt beløp og dokumentasjonsdato

9 DOKUMENTASJON AV ANDRE REGNSKAPSMESSIGE OPPLYSNINGER Dokumentasjon av andre regnskapsmessige disposisjoner skal vise årsaken til at disposisjonen gjennomføres og bokføres. Når disposisjonen er en korreksjon av en bokført opplysning, skal det påføres en gjensidig referanse mellom den nye og den opprinnelige dokumentasjonen så langt det er praktisk mulig RETTING / SLETTING AV BOKFØRTE OPPLYSNINGAR Før ajourhold frist / innsending av pliktig opplysning Retting ved endring av opplysningen Sletting av opplysningen, må likevel framgå av spesifikasjon Etter ajourhold frist / innsending av pliktig opplysning Ny postering som tilbakefører heile den opprinnelige posteringa og erstattes av ny dokumentert postering. Krysshenvisning både på ny og opprinnelig dokumentasjon. Jfr

10 OPPBEVARING AV ELEKTRONISK DOKUMENTASJON 71 Regnskapsmateriale skal oppbevares på en måte som opprettholder lesekvaliteten i hele oppbevaringsperioden. Det samme gjelder bokførte opplysninger som skal holdes elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven 13b. 72 Det skal foreligge en sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale, jf. bokføringsloven 13. Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen. Dersom regnskapsmateriale er erstattet ved overføring av regnskapsinformasjon til elektronisk medium med hjemmel i bestemmelser i eller i medhold av bokføringsloven, skal originalt regnskapsmateriale oppbevares til det er tatt sikkerhetskopi av det elektroniske regnskapsmaterialet OPPBEVARING AV ELEKTRONISK DOKUMENTASJON Delrapport III Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen. Testing av sikkerhetskopien skal skje minimum en gang i året. Det skal foreligge en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares. Fortegnelsen skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt. Reglene i bokføringsloven 13 og i denne forskrift om oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevaringssted, oppbevaringstid og sikring gjelder tilsvarende for sikkerhetskopien som for originalen

11 KVEN KAN VEDTA Å AVSETJA /BRUKA FOND? NKRF brev av 15. januar 2009 I hvilken grad kan administrasjonssjefen eller annet underliggende organ selv vedta å avsette til og bruke av disposisjonsfond på rammeområdet i regnskapsskjema 1B, uten at avsetningen er beløpsmessig vedtatt av kommunestyret? Skal budsjettert bruk og avsetning til disposisjonsfond bokføres i samsvar med budsjett, slik at resultatbegrepet mer/mindreforbruk i driftsregnskapet viser avvik ifht kommunestyrets budsjettvedtak? KRD svar av 7. april 2010 Ja Ja REKNESKAPSSKJEMA 1A /1B Regnskapsskjema 1A KOSTRAarter Kommentarer 1 Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd 810 Ikke entydig * 6 Sum frie disponible inntekter 7 Renteinntekter og utbytte 900,905 8 Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdrag på lån Netto finansinntekter/utgifter Til dekning av tidligere regnskapsmessige 11 merforbruk Til ubundne avsetninger 540,548, 560 Ikke entydig* 13 Til bundne avsetninger 550 Ikke entydig* Bruk av tidligere års regnskapsmessige 14 mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger 940, 960 Ikke entydig* 16 Bruk av bundne avsetninger 950 Ikke entydig* 17 Netto avsetninger 18 Overført til investeringsregnskapet 570 Ikke entydig 19 Til fordeling drift 20 Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Fra Regnskapsskjema 1B 21 Regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk ma1aog2aogkostraarter.html?id=

12 DELEGASJONSADGANG Kommunestyret kan gjennom Økonomireglement, budsjettvedtak eller liknande delegere til underordna organ å avsette til og bruke av fond som ein del av budsjettramma DELEGASJONSADGANG Alle endringar som fører til endring av opplysningane i budsjettskjema 1A og 1B, kan ikkje delegerast. (Kommunestyret vedtek sjølv endringar i budsjettet jfr KL 50 nr 2.)

13 BRUTTO / NETTOLØYVING Bruttoløyving opnar ikkje for bruk av fond utan kommunestyrevedtak som aukar utgiftene. Nettoløyving gir mynde til å avsetta til fond og til å bruka fond for å finansiera auka utgifter Reglement kan gi nærare avgrensingar eller fullmakter REKNESKAPSSKJEMA 1B BRUTTOLØYVING Budsjett Budsjett i fjor Rekneskap i fjor POLITISK STYRING Utgifter Inntekter Netto OPPVEKST Utgifter Inntekter Netto Sum fordelt i drift Ved bruttoløyving på kvart rammeområde/teneste kan dei ikkje bruka eventuelle nye inntekter til å auka utgiftene. t.d. OPPVEKST får ekstra statstilskot på 1 mill. pga. mange framandspråklege. OPPVEKST kan ikkje bruka tilskotet utan at kommunestyret aukar utgiftsbudsjettet. KS kan gi fullmakt til å bruka ekstra inntekter helt eller delvis

14 REKNESKAPSSKJEMA 1B NETTOLØYVING Rammeområder Budsjett Budsjett i fjor Rekneskap i fjor POLITISK STYRING OG KONTROLLORGAN OPPVEKST HELSE/SOSIAL/OMSORG UTVIKLING NAV TEKNISK KONTOR ANDRE SENTRALE INNTEKTER OG UTGIFTER KONSESJONSKRAFT MVAKOMPENSASJON Sum fordelt i drift Ved nettoløyving på kvart rammeområde/teneste kan dei bruka eventuelle nye inntekter til å auka utgiftene. t.d. OPPVEKST får ekstra statstilskot på 1 mill. pga. mange framandspråklege. OPPVEKST kan då auka utgiftene tilsvarande utan at kommunestyret må gjera budsjettendring BUDSJETTETS BINDANDE VERKNAD Bruk og avsetting til disposisjonsfond som kommunestyret har vedteke skal gjennomførast med det budsjetterte beløp både i skjema 1A og 1B Kommunestyret sin budsjetterte bruk og avsetting til disposisjonsfond bør for oversikten sin del gå fram av skjema 1A

15 OVERSIKT OVER ULIKE DISPOSISJONSFOND I NOTE. Innspel får Rekneskapskomiteen til GKRS KRD har i brev av 7. april 2010 om avsetning til og bruk av disposisjonsfond slått fast at andre enn kommunestyret selv kan avsette og bruke av disposisjonsfond som en del av en nettobudsjettering. Dette vil medføre at kommunens balanse vi inneholde både disposisjonsfond som er avsatt av kommunestyret og disposisjonsfond avsatt av andre. Siden underordna organ sin bruk/avsetning til disposisjonsfond i prinsippet påvirker "Mer/mindreforbruket", mener NKRF Regnskapskomité at dette er en så vesentlig opplysning for kommunestyret at den bør komme med i note til regnskapet. Vi foreslår derfor at det med minst samme detaljeringsgrad som skjema 1B, må opplyses i note om årets bruk/avsetning og om balanseført fond for hvert rammeområde. Det er selvsagt opp til hver enkelt kommune å ta dette med etter dagens regler, men vi finner det så vesentlig at vi mener GKRS bør vurdere å ta det inn som et krav i KRS NOTEFORSLAG Etat IB disp.fond Bruk Avsetning UB disp.fond Administrasjon Skule Helse Bygg og eigedom Teknisk Sum

16 BRUK AV DRIFTSFOND I INVESTERING Disposisjonsfond kan brukast direkte i investeringsrekneskapen (kostra art 940) Bundne driftsfond (eks. kraftfond)kan også brukast direkte i investeringsrekneskapen. (kostra art 950). For å skilja bruk av bundne driftsfond og investeringsfond i investeringsrekneskapen har bruk av bundne investeringsfond fått eigen art 958 frå 2011 Budsjettert bruk av driftsfond i investeringsrekneskapen skal ikkje gjennomførast med større beløp enn det som trengs for finansiell dekning av investeringsrekneskapen. Strykingsreglane i drift påverkar ikkje bruk av disposisjonsfond og bundne driftsfond til investeringar STRYKINGSREGLANE Strykingsreglane ved meirforbruk gjeld både kommunestyret og underordna organ sine avsetningar. Rekkefølgja i strykningane er ikkje regulert. Kommunestyret bør ved delegering av mynde til å avsetta til disposisjonsfond også avklara rekkefølgja for strykningane ved delvis stryking av avsetning til disposisjonsfond

17 TIDSFRIST FOR ENDRING I FORDELING AV BUDSJETT Kommunestyret bør i fordelingsfullmakt til budsjettet vedta tidsfrist for endring (31.12.) Omdisponering av midlar frå eitt år til neste bør skje før Resultatdisponering kan skje ved årsavslutning. (Mindreforbruk avsettes heilt eller delvis til fond) BELØPSMESSIG BUDSJETTERING Kommunestyret sine avsetningar og bruk av disposisjonsfond skal budsjetterast med beløp og førast i rekneskapet i samsvar med budsjett

18 STRYKNINGSBESTEMMELSER Regnskapsforskriften 9 Et merforbruk skal reduseres ved : 1 Overføring til investeringsregnskapet 2 Avsetninger til disposisjonsfond 3 Budsjettert inndekning av regnskapsmessig underskudd Ad nr 2, hva med mindreforbruket fra 2011, som kom.styret vedtok i mai 2012 å avsette til disp.fond? Skal også strykes!! MERFORBRUKDRIFTSREGNSKAPETSTRYKNINGER Underordna organ har sett av 500 til disposisjonsfond og 400 Overført til investeringsregnskapet Regnskapsskjema 1A Rekneskap Budsjett Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdrag på lån Netto finansinntekter/utgifter Korr Rekn Til dekning av tidligere regnskapsmessige merforbruk Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk

19 MERFORBRUKDRIFTSREGNSKAPETSTRYKNINGER Regnskapsskjema 1A Rekneskap Budsjett Skatt på inntekt og formue Ordinært rammetilskudd Skatt på eiendom Andre direkte eller indirekte skatter Andre generelle statstilskudd Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdrag på lån Netto finansinntekter/utgifter Til dekning av tidligere regnskapsmessige merforbruk Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk Korr Rekn Underskudd til fremføring (ROBEK) AVSETTING AV FRIE INNTEKTER KS: Konsesjonskraftsinntektene skal avsettes til konsesjonskraftfond Avsettning i samsvar med budsjett! Sum frie disponible inntekter Renteinntekter og utbytte Renteutgifter, provisjoner og andre finansutgifter Avdrag på lån Netto finansinntekter/utgifter Til dekning av tidligere regnskapsmessige merforbruk Til ubundne avsetninger Til bundne avsetninger Bruk av tidligere års regnskapsmessige mindreforbruk Bruk av ubundne avsetninger Bruk av bundne avsetninger Netto avsetninger Overført til investeringsregnskapet Til fordeling drift Sum fordelt til drift (fra skjema 1B) Regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk Frå 1B Konsesjonskraftinntekter

20 BELØPSMESSIG BUDSJETTERING Eksempel Bruttobudsjettering Konsesjonskraft sal 10 mill Avsetning konsesjonskraftfond 10 mill Rekneskap bruttobudsjett Konsesjonskraft sal 5 mill Avsetning konsesjonskraftfond 10 mill Meirforbruk 5 mill Eksempel nettobudsjettering Netto konsesjonskraft 0 mill Rekneskap nettobudsjett Konsesjonskraft sal 5 mill Avsetning konsesjonskraftfond 5 mill Netto konsesjonskraft 0 mill Meirforbruk 0 mill DISPONERING AV ÅRSOVERSKUDD Kommuneloven 48 : Kommunestyret vedtar selv årsregnskapet Vedtaket må angi disponering av overskuddet eller dekning av underskuddet Disponering bør være : Avsetning til generelt disposisjonsfond eller Øke driftsrammen i inneværende år på konkrete tiltak Evnt avsetning til disp.fond med merkelapp vedlikehold vei xx, må vedtas på nytt av kommunestyret før det kan brukes. NB! vedtaket er ikke mer bindende enn til neste kommunestyremøte Ubrukte midler kommer tilbake i form av overskudd

21 ÅRSAVSLUTNING DRIFTSREGNSKAPET Mindreforbruk (overskudd) skal disponeres Dvs avsetn til disp.fond eller øke budsjett på 2013 Merforbruk (underskudd) skal dekkes på budsjettet i det år regnskapet legges fram... Dvs mot årets budsjett med avsetninger fra tidligere år Alle disp.fond pr må benyttes før det ikke er dekning (unntatt disponert i budsjettet for 2013) (akseptert at kommunen ser inneværende år og påfølgende under ett) Når ikke dekning : neste års budsjett ved særlige forhold ytterligere 2 år Ved ekstraordinære forhold KRD inntil 10 år INVESTERINGSREGNSKAPET Fokus : Utgiftene er investeringsutgifter og ikke drift/vedlikehold Utgifter som ikke kan lånefinansieres skal ha annen finansiering enn lånemidler At driftsutgifter på selvkostområder faktisk er drift og ikke investering, investeringsutgifter skal til investering på selvkost! At lån bare tas opp innenfor vedtatt ramme for lånefinansiering Investeringsregnskapet er et årsregnskap og årsbudsjett Brevet om inv.regnskapet av fra KRD Veileder KRD (H2270)

22 INVESTERINGSVEILEDER Utkast til KRS om avslutning av investeringsregnskap april KRD mener den bryt med Lov og forskrift. KRD skal komme med utgreiing. NKRF regnskapskomité, henvendelse 2009 møte med KRD januar 2009 brev 9. desember KRD Brev 7. april 2010 Budsjettering og regnskapsføring av investeringer. KRD startet våren 2011 arbeide med Veileder BDO og Telemarkforskning. Veileder utgitt , (H2270) Problemstillinger fra tidligere praksis Manglende budsjettendring og rebudsjettering ved forsenkinger Budsjettering av flerårige prosjektet i år 1 også når det er klart at prosjektet først kommer i gang i år 2. Tar opp lån ut fra et ikke realistisk budsjett og oppnår store beløp i ubrukte lånemidler (Styrker likviditeten) Starter opp prosjekt fra tidligere budsjettår uten at det er budsjettert på nytt i året Store budsjettavvik (dette var budsjettert i fjor) EDBtekniske løysinger på prosjektregnskap

23 RAMMER FOR BUDSJETTERING AV INVESTERINGAR Utgangspunkt i KRD s brev til NKRF 7. april 2010 Investeringsbudsjettet er ettårig, altså årsavhengig Årsbudsjettet er bindende for underordnede organer, og årlige bevilgninger er nødvendig for å kunne pådra utgifter i budsjettåret Investeringsbudsjettet må reguleres ved behov for å tilfredsstille krav til balanse og realisme Alle midler er frie og anses som felles finansiering av investeringsporteføljen, unntatt øremerket finansiering fra andre Begrepet udekket/udisponert gjelder differansen mellom samlet tilgang og samlet bruk av midler i året for investeringsregnskapet, og ikke avvik på de enkelte investeringsrammene eller avvik på enkeltprosjektnivå ØKONOMIPLAN Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunes virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. (KL 44 nr 3) Økonomiplanen skal være realistisk. I dette ligger at også investeringsutgiftene må fordeles på de enkelte år i økonomiplanen. Det er ikke obligatorisk å benytte 2A og 2B for økonomiplanen, men det er hensiktsmessig å benytte samme skjema i økonomiplanen som i budsjettet

24 ØKONOMIPLAN SKJEMA 2B ØKONOMIPLAN SKJEMA 2A

25 ÅRSBUDSJETT Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens eller fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettår (KL 46 nr 1) Investeringsbudsjettet er ettåring, og årsavhengig. Dette gjelder også bevilgningene slik de er fordelt i budsjettskjema 2B. Det er ikke anledning til å budsjettere total kostnadsramme i år 1 for et prosjekt som går over flere år ÅRSBUDSJETT SKJEMA 2B

26 ÅRSBUDSJETT SKJEMA 2B ÅRSBUDSJETT SKJEMA 2B RAMMEBUDSJETT

27 ÅRSBUDSJETT SKJEMA 2A OPPFØLGING AV BUDSJETT Løpende rapportering gjennom året Budsjettjusteringer Rebudsjettering

28 LØPENDE RAPPORTERING GJENNOM ÅRET Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkesting. (KL 47 nr 2) Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjett. (KL 47 nr 3) FORSKJELLEN MELLOM PROSJEKTREGNSKAPER OG ÅRSREGNSKAP FOR INVESTERINGER På bakgrunn av estimater i et kostnadsoverslag vedtar kommunestyret en kostnadsramme for investeringsprosjektet. Budsjettet viser prosjektets finansieringsbehov i år. Et prosjektregnskap viser påløpt hittil for å kunne bli sammenholdt mot kostnadsrammen, mens et investeringsregnskap vil vise regnskapet (hittil) i år for å kunne bli sammenholdt mot årsbudsjettet

29 LØPENDE OPPFØLGING AV PROSJEKT GJENNOM ÅRET 77 LØPENDE OPPFØLGING AV PROSJEKT PR

30 SLUTTREGNSKAP 79 TERTIALRAPPORT Ved endringer i løpet av året som kan få betydning for de investeringsinntekter og utgifter som er fastsatt i årsbudsjettet, er administrasjonen rettslig forpliktet til å gi melding til kommunestyret

31 TERTIALRAPPORT 81 VEDTAK OM BUDSJETTJUSTERING Forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar følgende justeringer av investeringsbudsjettet for 20x1 (tall i tusen kroner): a. Bygging av skole A (reduksjon) b. Bygging av sykehjem A (økning) c. IKT investeringer (økning) Sum endring Rammen for låneopptak for 20x1 økes med 25 mill. til 75 mill

32 BUDSJETTJUSTERING Kravet til realistisk budsjettering gjelder for hvert budsjettår. Dersom det ikke er konsistente budsjettjusteringer mellom år, vil ikke summen av årenes årsbudsjett være lik kostnadsrammene for prosjektene BUDSJETTENDRING OG REBUDSJETTERING Skule 20x1 20x2 20x3 20x4 Sum Prosjekt vedtak Tidsforskyving Prognoseendring Sum Prosjekt Rebudsjettering Budsjett Rekneskap Tabellen er ikke fra veilederen

33 ÅRSREGNSKAPET OG REGNSKAPSAVSLUTNING Avslutning av investeringsregnskapet og finansiering Sammenheng mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet Forholdet mellom driftsmidler og anvendelse til investeringsformål Om begrepene udekket og udisponert og hvordan dette håndteres Utforming av investeringsnoten FINANSIERING Alle midler som ikke er øremerkede er fri finansiering. Veilederen anbefaler felles finansiering av alle investeringsprosjekter, uten å fordele finansieringskildene på enkeltprosjekter. Finansieringen av investeringsregnskapet skal i utgangspunktet følge budsjettet

34 FINANSIERINGSKILDER I INVESTERINGSREGNSKAPET 1. Årets investeringsinntekter (tilskudd og salg av anleggsmidler m.m.) 2. Bruk av bundet investeringsfond 3. Bruk av lånemidler 4. Bruk av ubundet investeringsfond 5. Bruk av disposisjonsfond direkte i investeringsregnskapet 6. Overføring fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet Inntektsføres etter anordningsprinsippet Inntektsføres i takt med utgiftene. (Inntektsnotatet GKRS) Fri finansiering/ «inntekter» Inntektsføres/brukes etter behov, avgrensa oppad til budsjett. Rekkefølge bør fremgå av reglement FELLES FINANSIERING All tilgang på frie midler i investeringsregnskapet er felles finansiering av investeringsporteføljen

35 STRYKNING I DRIFTSREGNSKAPET Overføring av driftsmidler til investeringsregnskapet er dels betinget av driftsresultatet og konsekvensen ved strykninger, og dels betinget av om investeringsregnskapet har behov for driftsfinansiering DRIFTSMIDLER OG AVSETNING TIL INVESTERINGSFORMÅL Kommunen kan både inntektsføre driftsmidler og avsette til ubundet investeringsfond, så lenge kommunen også har andre frie inntekter i investeringsregnskapet

36 DRIFTSMIDLER OG AVSETNING TIL INVESTERINGSFORMÅL Midler som er overført fra drift til investering kan ikke avsettes til ubundet investeringsfond. Det samme gjelder midler fra disposisjonsfond UDEKKET OG UDISPONERT Begrepene udekket og udisponert i investeringsregnskapet er knyttet til avvik mellom regnskap og budsjett totalt sett, og ikke til enkeltprosjekter

37 UDEKKEDE INVESTERINGSUTGIFTER Før man avslutter investeringsregnskapet med udekkede investeringsutgifter, krever regnskapsforskriften at man gjør korrigeringer. Forskriften bestemmer at ved netto merutgift i investeringsregnskapet, skal udekket i regnskapet reduseres ved å: A. Redusere budsjetterte avsetninger finansiert av inntekter i investeringsregnskapet. B. Overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning UDISPONERT FINANSIERING Før man avslutter investeringsregnskapet med udisponert finansiering eller besparelser, skal man gjøre korrigeringer. I denne situasjonen skal intern finansiering og/eller bruk av lån reduseres ned til det nivå som er nødvendig for å finansiere utgiftene i årets budsjett

38 UDEKKET FØR KORRIGERINGER Strykning i drift UDEKKET ETTER KORRIGERINGER Korrigere avsatt Ved felles finansiering av investeringsporteføljen er eneste korrigering ved udekket i investeringsregnskapet reduksjon av avsetning til ubundet investeringsfond

39 UDISPONERT FØR KORRIGERINGER Redusert kostn. Ubudsjettert salg UDISPONERT ETTER KORRIGERINGER Korrigert Det er ikke anledning til å ha finansiering i investeringsregnskapet ut over det som er nødvendig

40 NOTE ETTER KRS NR 6 Investeringsoversikt som viser større pågående prosjekter knyttet til nybygg og anleggsinvesteringer. Hva med budsjett og prosjektkostnad? OPPLYSNINGER I ÅRSBERETNINGEN Det skal redegjøres for vesentlige avvik fra budsjett i årsberetningen. For finansieringssiden er det naturlig å knytte kommentarene til hovedpostene i skjema 2A

41 REVISJONSBERETNING I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om følgende forhold: 2. om de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og om beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap stemmer med regulert budsjett, (revisjonsforskriften 5) Manglende budsjettjusteringer i investeringsbudsjettet? Overskridelser av budsjett på grunn av anglende rebudsjettering av investeringer? VEDTAK OM LÅNEOPPTAK Eksempelvis kan forslag til vedtak formuleres slik: 1. Forslag til investeringsbudsjett vedtas, jf skjema 2A og 2B vedlagt, herunder mål og premisser for bevilgningene. 2. Rammen for opptak av lån settes til x,x mill. i 20x1. For resterende bruk av lån i budsjettet (y,y mill.) benyttes ubrukte lånemidler z,z mill. 3. Rådmannen delegeres fullmakt til å ta opp lån og godta rentebetingelsene og øvrige betingelser for nye lån, samt undertegne lånedokumentene. Avdragstiden tilpasses bestemmelsene i kommuneloven 50 nr

42 Kopi BEHANDLING AV ÅRSREGNSKAPET Vedtak om årsregnskaper skal angi disponering av mindreforbruk eller dekning av merforbruk. Mer/mindreforbruk år t behandles år t+1, dvs som budsjettjustering eller bruk /avsetning til fond. Underskudd i driftsregnskapet kan dekkes inn år t+2, under særlige forhold t+3, t+4. Ekstraordinære forhold inntil t+10 Årsregnskapet Regnskapssjefen Frist Årsberetningen Administrasjonssjefen Frist Kopi Formannskapet Innstilling på årsregnskap og årsberetning Kopi Kommunestyret Vedtar årsregnskap og årsberetning (frist innen 1.7) Revisjonsberetningen Revisor Frist Kontrollutvalget Uttales om regnskapet Kopi Uttalelse Original