Vedlegg 3. Styrets Årsberetning 2014 Beretningsperiode: 01.mars februar 2015

Transkript

1 Vedlegg 3 Styrets Årsberetning 2014 Beretningsperiode: 01.mars februar 2015 STYRET & REVISOR Det sittende styret og revisor ble valgt i ordinær generalforsamling (GF) 02. april 2014 for to år. Styret har bestått av: Lars Carlheim (LC) Flemming Storesund (FS) Wenche Tegner (WT) Per M. Brandt- Hansen (PBH) Else- Marit Eliassen (EME) Eirin Lyng (EL) Staffan Rydin (SR) Valg: President Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Revisor STYRETS ARBEIDSFORDELING Arbeidsoppgavene ble fordelt på styremedlemmene som følger : Lars Carlheim President og ansvarlig for styrets oppgaver og klubbens drift Herunder : Sekretæriat, arkiv, vedtekter, banksaken, forsikring, kapital forvaltning, arr. møter, bistå styremedlemmer ved behov, løpende oppgaver. Flemming Storesund Visepresident og ansvarlig for all kontakt med klubbens hjemmebane, Villaitana Golf, s.l. All kommunikasjon mellom baneselskap og klubb går gjennom Flemming, ekskl. ukentlige turneringer og den aktiviteten/kontakten som er relatert til dette (ansv. Turneringsleder WT) Årlig abonado og green fee avtaler. Sesong oppfølging etter avtale. Kommersielle avtaler med baneselskapet. Registrere banenes mangler sammen med representant fra Dommer & Regelkomiteen og Turneringsleder, og kommunisere våre synspunkter til baneselskapet.

2 Per M. Brandt- Hansen Kasserer og regnskap Rapportering til styremøter, medlemsmøter og GF. Kontakt med revisor/avtale årlig revisjon. Ansvarlig for kontroll av turneringsregnskap sammen med styremedlem Else- Marit Eliassen. Etablere retningslinjer for turneringsregnskap. Basis : Arne Eide s mal Wenche Tegnèr Turneringsleder Sekretæriat turneringsdager bemanning. Innkjøp av vin til premier, bemanning ved premieutdeling. Kommunikasjon med pro- shop/sekretæriat/caddymaster Påmelding via Blåboka, SMS og epost. Lage påmeldings oversikt pr turneringsdag uken før spilleuken. Lage startlister til Hjemmesiden senest dagen før spille dag. Informere baneselskapet om startlisten senest 48 timer før tee off spille dag. Ansvarlig for hjelpeteam på mandag/torsdag Tirsdags ansvarlig p t Eirin Lyng/Roland Jørgensen Mor Aase ansvarlig er Elizabeth Anker. Rapportere spillestatistikk til styret/presidenten Else- Marit Eliassen Medlemskommunikasjon/Medlemsregister/Venteliste/Hjemmeside/ web / administrere epost til klubben (kontakt@..) Utvikle/fornye Web/hjemmesiden. Epost kommunikasjon til medlemmene (egnet program/database) Medlemsregister, ajourføre til hvert styremøte/medlemsmøte / Venteliste register, ajourføre listen etter søknadsdato. PBH /WT sørger for at Else- Marit Eliassen har oppdaterte medlemsregister og ventelister. Administrere vedtektenes Kapittel 5, 27 Libro Registro de Socios Eirin Lyng Ansvarlig for alle Klubb- arrangement/turer/premier/sponsorer. Ansvarlig for KM/Vårcup- festmiddag i mars og Julebord i november, samt Høsttur i oktober. Premier og diplomer til KM/Vårcup/Julecup og andre turneringer i klubbens regi. Kjøp av premier/gavekort. Inngå sponsoravtaler med aktuelle leverandører. STYRETS ARBEID Ut over det daglige klubb arbeide, har vært avholdt 5 formelle styremøter, 2 medlemsmøter og 1 ordinær generalforsamling.

3 Klubbens faste turneringer Utvikling - Påmeldinger/Avmeldinger Spilleaktiviteten i de foregående årene, 2014 og 2013, viste en klar tilbakegang i forhold til 2012 og tidligere. Se oversikt nedenfor. Ledelsen i driftsselskapet før Blue Green Management (BGM) overtok, aksepterte at vi booket fast h h v 13 og 9 flighter, selv om vårt faktiske behov mange dager var mindre. Når BGM overtok driftsansvaret, forlangte de at forhåndsbookingen og reelt behov var så koordinert som mulig. Vi bestilte derfor færre spilleplasser, og forsøkte å stipulere vårt behov ut fra det spede statistikkgrunnlaget vi satt på. I tillegg ble det tatt opp 22 nye medlemmer i 2014, ca. 8-9 av disse spiller regelmessig. Reduksjonen i antall forhåndsbestilte spilleplasser, og større aktivitet blant eldre og nye medlemmer førte til noe plassmangel høsten 2014 og videre inn i P g a mange avmeldinger har det i hovedsak blitt plass til alle. Av og til har enkelte ikke fått spilleplass. Vi har praktisert maksimum to registrerte spilledager pr uke i høysesongene, d v s oktober/november og mars/april. Allerede 24. januar måtte vi innføre maks 2 dagers regelen i Regelen vil bli praktisert som permanent ordning heretter, samtidig som det oppfordres til å benytte ledige plasser som uregistrert spiller. På og avmeldingsreglene blir ikke respektert av mange. Vi opplever til stadighet å ha en påmeldingsliste som er full, i tillegg er det en venteliste på opp mot 20 personer. Når startlisten blir offentliggjort melder mange seg av etter at 48 timers regelen er passert, og det ender oftest med at alle får spilleplass. Klubben og turneringsledelsen kan ikke annet enn å henstille til alle om å vise respekt for avmeldingsreglene slik at påmeldingslistene og startlistene er mest mulig reelle når de offentliggjøres. Medlemmer som gjentatte ganger ignorerer reglene uten grunn vil bli utestengt over en periode. Spillestatistikk År Vår Høst Totalt Utvikling /22% /15 % / 9 % /15 % tallene er vår forhåndsbooking

4 Hjemmesiden Vi har startet arbeidet med å revidere og fornye hjemmesiden. Forberedende arbeid ble gjort sommeren og høsten Detaljarbeid har pågått gjennom høsten og vinteren. Vi regner med å være på lufta et stykke ut på nyåret. Banksaken Den rettslige prosessen mot Caixa Catalunya Domstolen (Court no 1, Benidorm) har berammet rettsmøte til 06. mars 2017 kl Advokat Vicente Nogueroles, Benidorm er engasjert til å ivareta klubbens interesser. Villaitana Golf Vårt forhold til baneselskapet er godt. Flemming Storesund avholder sesongmøter hvor alle vesentlige forhold mellom klubben og baneselskapet blir tatt opp. Turneringskalender og plass reservasjon for 2015 ble oversendt allerede sommeren Da det er stor interesse for de gunstigste teeoff tidene, måtte Peer Gynt avgi noen av våre faste teeoff tider til bl a golfklubben Marina Alta. Hotellet s ønsker om starttider påvirker også de tidene vi er blitt vant til og helst vil ha. Vi har derfor i 2015 måttet akseptere noen senere og noen tidligere teeoff tider enn i foregående år. I tillegg har vi lagt noen flere turneringer til Campo Poniente. Blue Green Management (BGM) overtok driften av Villaitana Golf sommeren 2013, og inngikk en 10 års leieavtale med eieren. Vi erfarte at BGM gradvis forbedret en rekke forhold på banen. Dette var av både administrativ og driftsmessig art. Club de Golf Peer Gynt har hele tiden hatt en god kommunikasjon med BGM, og vi har bl.a. avholdt flere møter med BGM, hvor våre betingelser så vel som banens beskaffenhet har vært drøftet. Vi har presentert en liste med forbedringspunkter som vi ønsker utført, spesielt de som er knyttet til sikkerhetssituasjonen på deler av banen. En del av disse punkter er blitt utført, men ikke alle. Allerede i 2014 oppsto det en interessekonflikt mellom Melia hotellet og BGM. Denne konflikten klarte man ikke å løse. BGM har derfor trukket seg fra leieavtalen. Som en konsekvens av dette vil BGM avslutte sin operasjon på Villaitana 30. april Melia hotellet vil fra samme dato overta drift og markedsføring av Villaitana Golf. Fra BGM sin side hevdes det at alle inngåtte avtaler mellom Club de Golf Peer Gynt og BGM, vil bli overtatt og respektert av Melia Hotell. Således vil Abonado prisene for 2015 bli de samme som for Greenfee prisen for lavsesong blir 33,- og for høysesong 38,- begge inkl. federasjons avgiften på 1,50 D v s en nedgang på 0,50 for lavsesong og en økning på 2,50 i høysesong.

5 Mor Aase Mor Aase har formelt sett ikke vært en del av Peer Gynt. Relasjonen til Peer Gynt har vært diskutert, og det ble enighet om at Mor Aase skal være klubbens formelle damegruppe, underlagt de regler som gjelder for Club de Golf Peer Gynt. Saken kommer opp i GF 10. april 2015 for avstemming. Inntaksstopp Inntaksstopp av nye medlemmer ble iverksatt GF i 2014 besluttet at det kunne tas inn tilsvarende antall nye medlemmer som de som meldte seg ut. Totalt ble det 22 personer som meldte seg inn i Av de 22 nye medlemmene, er det ca. 10 stk som har deltatt regelmessig på de ukentlige turneringene. Da vi reduserte antall forhåndsbestilte spilleplasser for 2015, oppsto det en ubalanse, og vi fikk en periode høsten 2014 med venteliste og innførte en begrensning til to registrerte spille dager i uken. I januar og februar har vi økt antall forhåndsbestilte plasser. Fra 24. januar innførte vi igjen maks to registrerte spille dager pr. uke. Inntaksstoppen fortsetter, og opptak av nye medlemmer kan kun skje etter vedtak i GF. Klubbens kapital Klubbens kapital er plassert på høyrentekonto i Banco Sabadell. Renten er stigende med bindingstiden, og er for tiden 1,516 %, II. bindingsår, stigende til 1,619 % i III. bindingsår. Styret arbeider med å kartlegge fremtidig nødvendig kapitalbehov for å sikre og utvikle klubben s drift. Klubbens medlemmer er invitert til å fremsette forslag til nye ideer og tiltak i denne forbindelse. Medlemskort Vi får nye medlemskort f o m 2015 De nye kortene har en bedre kvalitet enn de eksisterende, og opplyser om : FORSIDEN : Medlemmets navn og medlemsnummer BAKSIDEN : Klubbens navn og adresse Hjemmeside Vårt forsikringsselskap, Mapfre, og vårt polise nummer Kontakt informasjon ved øyeblikkelig hjelp Sponsorer/Samarbeidspartnere Vi arbeider for å etablere et fast sponsor korps, hvor sponsorene knyttes opp mot spesielle turneringer og avtalevarighet. D v s at en sponsor blir tildelt sin turnering eller spesifikke premie plasser i bestemte turneringer. I tillegg vil enkelte av sponsorene tilby en fast rabatt avtale til våre medlemmer.

6 Fremvisning av medlemskort er et krav. Som motytelse tilbyr vi sponsorene reklame og informasjonsplass på vår hjemmeside, og bedre tilgang til våre medlemmer gjennom presentasjoner på turneringsdager og møter. SolAlbir 3- årig avtale. De sponser alle 1. premier i Julecupen, samt premiene til Klubbmesterne GolfMed 1- årig avtale. De sponser alle premiene til Vårcupen i alt 12 stk, samt premiene til HiO mesteren, Herr & Fru Putte og 9 premier i Julecupen. Nykredit 1- årig avtale. De sponser Mor Aase s parturnering i mars, samt Mor Aase Julecup i november, og Peer Gynt/Nykredit Cup i April Nye I tillegg er vi i dialog med 3-4 sponsorer til. Medlemsregisteret Club de Golf Peer Gynt er pålagt å etablere et medlemsregister i h t kravene i våre vedtekter kapittel 5, 27 "Libro Registro de Socios". Her skal det fremgå : Medlemmets navn Telefoner og epost adresse Verv i klubben Dato for innmeldelse/utmeldelse/oppsigelse Perioder for verv i klubben Pr i dag er opplysningene klubben besitter om medlemmene mangelfull. Vi ønsker derfor at alle medlemmer fyller ut et særskilt skjema, hvor alle ønskede opplysninger fremkommer. Informasjonsskjema skal være innlevert i løpet av 2015 Hjertestarter Klubbens hjertestarter er nå plassert ved handicap toalettet i pro- shopen. Hjertestarteren er vedlikeholdt i h t kravene. Det har vært avholdt ett førstehjelp kurs 26. november Nye kurs vil bli berammet høsten TURNERINGER & AKTIVITETER I tillegg til de ukentlige faste turneringene, arrangeres det følgende turneringer : Peer Gynt Matchplay ble ikke arrangert i sesongen 2013/2014. Imidlertid ble turneringen savnet og etterlyst på medlemsmøtet i april Det ble besluttet å arrangere PG Match Play turnering i perioden oktober 2014/mars Turneringen legges til rette av John Lyng og Staffan Rydin.

7 Klubbens damegruppe, Mor Aase har vært arrangert annenhver uke frem til årsskiftet 2013/2014, deretter 1 x pr. mnd. da det var enighet blant deltagerne at annenhver uke ble for ofte. Turneringene spilles på Villaitana Campo Poniente med etterfølgende lunsj og premieutdeling på en av restaurantene i distriktet. Mor Aase ledes av Elizabeth Anker Presidentens Eclectic spilles hver torsdag fra oktober til mars som slagspill for de som melder seg på for sesongen. Turneringsavgiften er 15,- pr. person for hele turneringen Roar T. Svendsen er ansvarlig for registreringen. Vinnerene i 2014 var: Damer : Kerstin Rydin Herrer: Leif Myrvik Klubbmesterskap (KM) arrangeres i mars hvert år. Wenche Tegnèr er ansvarlig. Klubbmester i 2014 ble: Damer: Ellen Røssum Herrer: Leif Myrvik På samme tid i mars arrangerer klubben konkurransen Herr og Fru Putte samt et mesterskap for klubbens registrerte HiO- gyntere. I 2014 var det henholdsvis Svein Arne Eliassen og Tordis & Øystein Borchgrevink som arrangerte aktivitetene. Vinnere ble: Herr og Fru Putte: Kerstin & Staffan Rydin HiO mester: Leif Myrvik Julecup med påfølgende fest og premieutdeling arrangeres i november hvert år. I år ble arrangementet lagt til restaurant Carbon Pueblo i La Nucia. Arrangementet ble svært vellykket, og stedet vil sikkert bli benyttet ved senere anledninger. Det deltok 49 personer. Klubbens medlemmer kan delta i eksterne turneringer. I inneværende år har vi deltatt i følgende turneringer : - Costa Blanca Golf League (7 turneringer) - Ryder Cup mot Club de Golf Albir (1 turnering årlig) - Ryder Cup mot Club de Golf Benidorm (1 turnering årlig) John Lyng er ansvarlig for de eksterne turneringene

8 Høsttur 2014 Klubben arrangerer hvert år i oktober en 3/4 dagers tur til en golf resort. I år ble turen lagt til La Finca Golf & Spa Resort ved Algorfa, ca. 20 km nord for Torrevieja. 37 personer deltok høsten I følge de tilbakemeldinger vi har mottatt var arrangementet vellykket. Banen såvel som hotellets fasiliteter svarte til forventningene. VALG AV KLUBBLOGO & PROFILERING UTGÅR BENYTTES Styret har besluttet å benytte logoen til høyre, da den egner seg best til det skriftlige materiale vi produserer primært for bruk på hjemmesiden. Offisiell skrifttype på den nye hjemmesiden er Courier New TURNERINGSSTATISTIKK (ant. spilleplasser) Reservasjon År Turneringsdager Sum våren Sum høsten Total inkl. Mor Aase Utvikling antall spilleplasser Utvikling i % 6,4 % - 2,6 % - 9,4 % 13 % Mor Aase Januar og februar 2015 hadde vesentlig flere påmeldinger enn de foregående årene. Tallene i 2015 er målt mot faktisk i År Januar Februar Sum Utvikl./pers reservasjon påmeldte I påmeldte II spillende

9 SKADER OG ULYKKER Det er ikke rapportert om skader eller ulykker i klubben gjennom året. GODTGJØRELSE TIL STYRET Styrets medlemmer mottar ikke honorar for styrearbeidet, men får 60,- per år til generell dekning av mindre utlegg og km- godtgjørelse. Styrets medlemmer med respektive inviteres til en middag i løpet av sesongen betalt av klubben. Styrets medlemmer, varamenn, samt turneringsledere har fritt medlemskap, totalt 12 personer. ÅRSREGNSKAPET Det er styrets egen kasserer, som har ført regnskapet siden nåværende styre tiltrådte. En hjertelig takk til Per M. Brandt- Hansen. MEDLEMSSTATISTIKK Årskontingenten for inneværende, 2014, år er 55,- Det er besluttet å sette ned kontingenten for 2015 til 50,- Betalingsfrist er Medlemsregisteret : Totalt antall betalende medlemmer Fornyet ikke medlemskapet i Frie medlemskap Kontingentgrunnlag Nye medlemmer DOMMER & REGELKOMITEEN VED ARNE EIDE D&R komiteen har fjernet den lokale regel om out of bounds og det er derfor den markering som til en hver tid er på banen som gjelder i Peer Gynt turneringer. Vi observerer at flere og flere av våre medlemmer har problemer med å nå fairway fra gult tee- sted. Medlemmer oppfordres derfor til å vurdere om ikke det ville være en fordel å spille fra blå tee. Villaitana, Campo Levante er slopet for blå tee og vi tror at opplevelsen av golfen vil oppveie tapet av noen få tildelte slag.

10 D&R komiteen vil uttrykke skuffelse for at vi fremdeles har spillere i våre turneringer som har et avslappet forhold til golfreglene. Vi har dessverre medlemmer som ikke tar sin straff ved regelbrudd, som ikke oppgir riktig antall brukte slag, som finner tapte baller, som ikke følger reglene for dropp, vannhinder, out of bounds, markering av ball, etc. Vi oppfordrer derfor alle til å gjøre sitt til at våre turneringer blir slik vi alle ønsker de skal være. Altea La Vella, 28. februar 2015 Styret / Lars Carlheim