Generalforsamling Innkalling Årsberetning Regnskap. S.nr: 0457 Nordre Gran Borettslag

Transkript

1 Generalforsamling 2015 Innkalling Årsberetning Regnskap S.nr: 0457 Nordre Gran Borettslag

2 FORRETNINGSFØRERS OPPGAVER OBOS er i henhold til kontrakt forretningsfører. Forretningsførerens viktigste oppgaver er: Innkreving av felleskostnader, kontroll med innbetalingene, purring og inkasso av restanser. Betryggende forvaltning av selskapets likvide midler. Løpende regnskapsførsel og utarbeidelse av forslag til årsregnskap og årsberetning for styret. Forslag til budsjetter. Bistå selskapets styre med råd og tilrettelegging av generalforsamlinger/årsmøter. Deltagelse i styremøter etter avtal og oppfølging av vedtak i styremøte/generalforsamling/årsmøter. Registrere overdragelse av boliger og påse at selskapets regler, som eventuell forkjøpsrett for medlemmer, blir fulgt opp. Beregning og utbetaling av lønn til selskapets ansatte, for eksempel vaktmester. Oversende nødvendige oppgaver til myndighetene.

3 REGISTRERINGSBLANKETT ved ordinær generalforsamling Fyll ut og lever hele blanketten ved inngangen til møtelokalet. BRUK BLOKKBOKSTAVER! Eierens navn: Eierens adresse: Leilighetsnummer: Alle andelseiere har rett til å være med i generalforsamlingen med forslag-, tale og stemmerett. Andelseierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand har rett til å være tilstede og til å uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører og leier av bolig i borettslaget har rett til å være til stede i generalforsamlingen og til å uttale seg. En andelseier kan møte med fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier, men der flere eier en andel sammen, kan de ha samme fullmektig. En fullmakt kan trekkes tilbake når som helst. En andelseier kan ta med en rådgiver til generalforsamlingen. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen tillater det. Dersom De benytter Dem av denne retten, må både ovenstående registreringsdel og nedenstående fullmakt fylles ut: FULLMAKT Eier av boligen gir herved fullmakt til : Fullmektigens navn : å møte i ekstraordinær generalforsamling i Boligselskapets navn: Eierens underskrift og dato:.. (Eiers underskrift) (Dato)

4

5 STEMMESEDDEL 1 STEMMESEDDEL 2 STEMMESEDDEL 3 STEMMESEDDEL 4 STEMMESEDDEL 5 STEMMESEDDEL 6 STEMMESEDDEL 7 STEMMESEDDEL 8

6

7 1 Nordre Gran Borettslag Til andelseierne i Nordre Gran Borettslag Velkommen til generalforsamling. Innkallingen inneholder borettslagets årsberetning og regnskap for Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for borettslaget ved å møte opp på generalforsamlingen. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Nordre Gran Borettslag det kommende året. Hvem kan delta på generalforsamlingen? Alle andelseiere har rett til å være med i generalforsamlingen med forslags-, tale- og stemmerett. Det er kun én stemme pr. andel. Andelseierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av andelseierens husstand har rett til å være til stede og til å uttale seg. Styremedlemmer, forretningsfører og leier av bolig i borettslaget har også rett til å være til stede i generalforsamlingen og til å uttale seg. En andelseier kan ta med en rådgiver til generalforsamlingen. Rådgiveren har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen tillater det. En andelseier kan møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier, men der flere eier en andel sammen kan de ha samme fullmektig. En fullmakt kan trekkes tilbake når som helst. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.

8 2 Nordre Gran Borettslag Innkalling til generalforsamling Ordinær generalforsamling i Nordre Gran Borettslag avholdes torsdag 28. mai 2015 kl. 18:00 i Furuset Forum, Søren Bullsvei 4. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A. Valg av møteleder B. Godkjenning av de stemmeberettigede C. Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne D. Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING OG REGNSKAP FOR 2014 A. Årsberetning og regnskap for 2014 B. Disponering av årets resultat 3. GODTGJØRELSER A. Styret 4. INNKOMNE FORSLAG A. Forslag fra Ragnhild Anita og Geir Arne Bjørklund, Granstangen 16 A: I. Forslag om endring av husordensreglene punkt 2 Regler om ro i leiligheten. B. Forslag fra Thomas Aasheim, Granstangen 12 A: I. Forslag om endring av husordensreglene punkt 12 Bilkjøring/parkering. II. Forslag om endring av vedtektene 6-2 betaling av felleskostnader. III. Forslag om endring av husordensreglene punkt 5 Regler om søppel C. Forslag fra Kaissar Bac-Ali, Granstangen 16 C: I. Forslag om oppussing av oppgangene. II. Forslag om oppussing av velferdslokalet. D. Forslag fra Sabit Ismailovski, Granstangen 20 B: I. Forslag om endring vasketider for trappevask. E. Forslag fra Elhoucine Ajjaji, Granstangen 22 B: I. Forslag om utredning for reduksjon av behovet for fellesvaskeri Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 5. VALG AV TILLITSVALGTE A. Valg av styreleder for 1 år B. Valg av 3 styremedlemmer for 2 år C. Valg av 2 varamedlemmer for 1 år D. Valg av 1 delegert med vara til OBOS generalforsamling for 1 år E. Valg av valgkomité for 1 år F. Valg av 1 delegert med vara til Furuset Vaktmestersentral Oslo Styret i Nordre Gran Borettslag Umar Sheikh Munir /s/ Ajjaji Elhoucine /s/ Brede Smedsrud /s/ Solbjørg Larsen /s/

9 3 Nordre Gran Borettslag ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: Styret Leder Umar Sheikh Munir Granstangen 34 B Nestleder Brede Smedsrud ekstern Styremedlem Ajjaji Elhoucine Granstangen 22 B Styremedlem Solbjørg Larsen Granstangen 16 B Varamedlemmer til styret Varamedlem Rashid Mahmood Granstangen 20 C Varamedlem Oddlaug Riis Granstangen 12 A Delegert med vara til generalforsamlingen i OBOS Delegert Umar Sheikh Munir Granstangen 34 B Varadelegert Brede Smedsrud ekstern Valgkomiteen Arfan Gull Ansari Kaissar Bac-Ali Roy Bjørnstad Granstangen 10 A Granstangen 16 C Granstangen 14 B Delegert med vara til Furuset Vaktmestersentral Delegert Umar Sheikh Munir Granstangen 34 B Varadelegert Brede Smedsrud ekstern Styrets medlemmer består i dag av 3 menn og 1 kvinne. Borettslaget sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om borettslaget Borettslaget er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i bydel 12 Alna i Oslo kommune og har adresse: Granstangen Borettslaget består av 233 andelsleiligheter. I tillegg kommer 29 tjenesteleiligheter. Tomten, kjøpt i 1987 er på m² og har følgende gårds- og bruksnummer: Første innflytting skjedde i Borettslaget er et samvirkeforetak som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i foretakets eiendom (borett), og å drive virksomhet som står i sammenheng med dette. Borettslaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter.

10 4 Nordre Gran Borettslag Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Nordre Gran Borettslag har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Borettslagets revisor er PricewaterhouseCoopers AS.

11 5 Nordre Gran Borettslag STYRETS BERETNING : Nordre Gran borettslag (NGB) 01. Borettslagsvirksomhet, ressursbruk og styrets ansvar: Når vi går ut døren og kommer hjem til vår leilighet for å bo og hvile forventer vi at alt fungerer tilfredsstillende, noe som ikke skjer av seg selv. Det ligger mye ressurser og administrativt arbeid bak borettslagets drift. Til tross for flere utfordringer gjør styret til enhver tid sitt beste for at ting skal fungere optimalt. Nordre Gran borettslag er oppført mot slutten av 70-tallet, og er et stort borettslag med 263 boenheter. Styret har et ansvar for å forvalte, drifte, vedlikeholde og utvikle borettslaget på en forsvarlig måte. Noe som innebærer et administrativt, økonomisk, juridisk, teknisk og sikkerhetsmessig ansvar. Styret har også ansvar for å behandle saker. I kalenderåret 2014 er det behandlet 52-saker. Saker behandlet i ordinær generalforsamling kommer i tillegg. Det er i 2014 avholdt 7 ordinære styremøter. I tillegg er det i denne styreperioden avholdt flere andre møter som for eksempel arbeidsmøter, åpent styrerom, møter i forbindelse med rehabilitering, møter med OBOS, Furuset Vel, Furuset vaktmester sentralen og møter med leverandører herunder med TV og internettleverandører.

12 6 Nordre Gran Borettslag For å belyse ressursbruken (husleieinntekter) og relevante områder av borettslagsvirksomhet har styret forsøkt å lage en pedagogisk illustrasjonsmodell som er vist under. Dette for at en kan danne seg et bilde av situasjonen. Kostnadsfordelingen er for øvrig vist i sektor/kake diagram i regnskapsdelen. 02. Kompetanse ved sittende styret: Styreverv i NGB: Styreleder Navn: Umar Sheikh Munir Erfaring fra styret NGB: 8år: Styreleder og Nestleder fra Utdanning: Mastergrad i byggeteknikk og arkitektur fra universitetet for miljø og biovitenskap i ÅS, uteksaminert Yrkeserfaring: 10 år som bygningsingeniør og arkitekt, 8 år som rådgiver/ konsulent derav 5år i Multiconsult AS. Senioringeniør i bygningsforvaltning, jobber med tilstandsanalyser av Yrke/jobb: bygg og anlegg. Er ansatt i Forsvarsbygg som er underlagt forsvarsdepartementet, vært ansatt i 2år. Styreverv i NGB: Nestleder Navn: Brede Smedsrud Erfaring fra styret NGB: 6 år. Nestleder fra

13 7 Nordre Gran Borettslag Utdanning: Handelshøyskolen. Fagbrev kjøttskjæreryrket siden 2004 Yrkeserfaring: Yrke/jobb: Pølsemaker, linjeleder kjøttskjæring ved Gilde Bøndernes Salgslag, Trondheim Hovedtillitsvalgt NNN, Midt Norge Salgssjef Mediehuset Vårt land Ferskvaresjef i ICA ved ICA Maxi Skårer Produksjon Hydal Aluminium Profiler. Styreverv i NGB: Navn: Erfaring fra styret NGB: Utdanning: Styremedlem Solbjørg Larsen 10 år som styremedlem i Nordre Gran brl. Handelsskole, økonomi og saksbehandler opplæring 34år i yrke, siste 15år i direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) ved økonomiavdelingen. Arbeidsoppgaver: regnskap, økonomi og saksbehandling. Yrkeserfaring: Ettersyn av regnskap ytreetat (sivilforsvaret). Kursmedarbeider i regnskap, opplæring i bruk av dataprogrammer og regnskapsrapporter. Yrke/jobb: Pensjonist /AFP fra 2004 Styreverv i NGB: Navn: Erfaring fra styret NGB: Utdanning: Yrkeserfaring: Yrke/jobb: Styremedlem Ajjaji Elhoucine 4år: styremedlem Fagutdanning bil /bilteknikk, ved STI. Teknisk assistent ved Ås videregående skole. Ingeniørutdanning Maskin/konstruksjon ved Gjøvik IHS. Lærer utdanning ved Statens pedagogiske høgskole. Master i koreansksport ved NKTF. Utdanning innen sveising av metall og plast. Lærer i yrkesfaglig studier ved Kongsvinger videregående skole, og ved Solør videregående skole 10 år. Arbeidet innen bilbransjer /bilteknikk 15 år. Forøvrig trener. Pensjonist på heltid, aktiv i skoleverv som FAU, KAU og driftsstyret ved Gran Skole. 03. Ansettelse av vaktmester / portner eller andre: Styret har daglig korrespondanse og nødvendige møter med vaktmestersentralen for å sørge for daglig drift og forbedringer. Nordre Gran borettslag (NGB) er tilknyttet Furuset vaktmestersentralen og innhenter ekstra tjenester fra sentralen utover fastsatte basistimer. Dette grunnet skattemessige fordeler da NGB er en del av eierskapet i Furuset vaktmestersentral. 04. Beboerkontakt: Kommunikasjonen med beboere har foregått via åpent styrerom og skriv i postkasser/ oppslagstavler. Styret har vært mottagelig for informasjon fra beboere som normalt innleveres i styrets postkasse utenfor

14 8 Nordre Gran Borettslag 20A. De respektive styremedlemmene har e-postadresse som betjenes iht. saker den enkelte skal behandle. Etter ønske fra generalforsamlingen har styret organisert etablering av oppgangskontakter. Etter oppslag i samtlige oppganger har personer fra følgende oppganger meldt interesse: 16c,20a,20c,22a, og 22b Det har dessverre ikke vært interesse fra alle/flere oppganger. Oppgangskontakter vil prøve å motivere også personer i andre oppganger til å velge sin oppgangskontakt. Oppgangskontakter har i siste styreperiode avholdt ett felles møte med styret og skal selv sørge for å holde egne møter i respektive oppganger. Formålet med oppgangskontakter er å være gode ambassadører blant beboere og bidra til å informere om praktiske ting, samt motivere og oppfordre til å holde ro og orden i sin oppgang. Styrets e-postadresse er følgende: nordregran@styrerommet.net. Borettslaget har en hjemmeside der det finnes aktuell informasjon fra styret til beboere. Etter anmodning fra generalforsamlingen har styret brukt hjemmesiden i større grad enn før for å formidle generell informasjon. Dagens hjemmeside -plattform er levert av Obos og har sine begrensninger. Det å knytte til et ekstern konsulentselskap til å levere og drifte et delikat hjemmeside er kostbart, og dermed ikke vurdert som aktuelt. Erfaring viser at den mest effektive informasjonsmetodikken fortsatt er skriv i postkasser, oppslagstavler noe som også er benyttet i større grad. Borettslaget hjemmesideadresse er følgende: Styret har ved innmelding av diverse problemer hengt opp oppslag i aktuelle oppganger, samt skriv eller direkte henvendelse til de det måtte angå. 05. Bomiljø- trafikkforhold- adgangskontroll: Det er til tider uønsket opphold i fellesarealene som ganger, kjellerboder og garasjeanlegg, særlig på nattestid og i skoleferier. Det er registrert enkelte tilfeller av tyveri og hærverk. Styret har daglig samarbeid med Smartsecurity for å forebygge dette ved hjelp av vakthold, i tillegg har vi kameraovervåkning og egeninnsats. Styret samarbeider med politiet for å bekjempe ulovlig opphold, hærverk og bruk av rus etc. på borettslagets eiendom. Styret har modernisert styringspanelet for eksisterende overvåkning samt byttet ut enkelte kameraer som har vært ødelagt/stjålet. På grunn av personvern er det ikke satt opp kameraer i boder, vaskerier og inngangspartier. Men implementering av nøkkelbrikke-system er godt i gang og etablert flere steder. Systemet skal etter hvert utvides til å omfatte nærmest samtlige fellesarealer/dører, som for eksempel boder, garasjer, vaskerier og driftsrom. Dette er et slags adgangskontroll som skal bidra til å bekjempe uønsket opphold og hærverk, tyveri mv. Dersom det skjer en alvorlig hendelse er det også mulig å hente ut logg på passeringer, da samtlige brikker har et id nr. som er knyttet opp mot brikkeeier/person. I boder og vaskerier kan/ har man påbegynt tidsbegrenset adgang, dvs. vaskerier og boder vil etter hvert stenges da nøkkelbrikken ikke vil respondere mellom kl:23-07.

15 9 Nordre Gran Borettslag Styret har en bomordning for å begrense unødvendig kjøring inn til gården. Dette av hensyn til sikkerhet, hindring, støy og forurensning. Dersom en har behov for å kjøre inn i gården må det betales i automaten ved bommen, billetten som kommer ut må legges synlig i frontruten. Tiden er nå utvidet til 20 minutter etter generalforsamlingens vedtak. Har man behov for en utvidet/ særskilt tillatelse kan styre kontaktes. Ved noen anledninger har bommen vært utsatt for påkjørsel/ hærverk. Bommen er overvåket med kamera hvor Smartsecurity har ansvaret for drift, vedlikehold og reparasjon av bommen. I tilfeller der bommen har vært ute av drift har styret vært snar med varsling og oppfølging/ kamerasøk. Nåværende bom er mer robust i forhold til den gamle som er byttet ut. Gatebelysning har fungert bra inne på tunene i borettslaget, gatebelysning på baksiden av garasjene har i perioder ikke fungert optimalt. Mangelfull belysning varsles Bymiljøetaten som har ansvaret for drift av dette. Styret har benyttet varslingstjenesten på Bymiljøetatens hjemmeside for å løse problemet med belysning. Beboere kan også benytte denne tjenesten, se hjemmesideadresse: I forbindelse med oppgradering av uteområdene er det tiltenkt utskiftning av lyktestolper. Avfallsbrønnene har vært i drift i ca. 4 år. Størrelsen på sekker som sitter i beholderne er tilpasset behovet for borettslaget avfallsmengde. Beholderne har tilstrekkelig kapasitet ved riktig bruk. Glass og metall emballasje skal kastes i containere utenfor bommen. Der det i enkelte perioder oppleves at beholderen i avfallsbrønner ikke har tilstrekkelig kapasitet skyldes dette ofte feil bruk. Det vil si at enkelte presser inn større fraksjoner/gjenstander, noe som brønnen ikke er beregnet for. Dette medfører «forstoppelse» som krever ressurser til åpning og påfølgende opprydding. Den type saker spores opp og resulterer i faktura for opprydning til den som har forårsaket dette. Det meldes fra avfallsetaten at beboere i Nordre Gran har blitt flinkere til å sortere avfallet, men det er fortsatt forbedringspotensialet på dette området. Riktig avfallssortering er et viktig miljøtiltak der styret samarbeider med avfallsetaten for å møte ambisjonene. For å bekjempe problemet med forsøpling på uteområder har styret iverksatt en ordning der beboere som kaster avfall utenfor angitte plasser blir belastet med kostnadene for opprydding, samt et ekspedisjonsgebyr fra Obos som genererer faktura. Tiltaket har vist seg å fungere meget bra og det er vesentlig mindre søppel på fellesområder enn tidligere. Men det er fortsatt noe søppel å finne på tunene, særlig om sommeren. Emballasje fra is, yum-yum og annet er et stort problem. Her oppfordres alle til å snakke med ungene (bruke avfallskasser) Søppelkasser på fasadevegger er ikke tillatt pga. brannfare, men det settes ut søppelkasser på tunene om sommeren. Plassering av gamle møbler og gjenstander i kjellergangene har lenge vært et problem. Styret har i de tilfellene der det har vært mulig å spore frem til beboere som har plassert gjenstander i kjellergangene, pålagt dem å fjerne dette. Beboere som blir tatt for ulovlig plassering av gjenstander blir belastet med opprydningskostnader. Styret gjør oppmerksom på at plassering av gjenstander i kjellergangene innebærer en brannfare, samt begrenser rømningsveier. Gamle møbler og lignende kan kastes gratis hos renovasjonsetaten (Oslo kommune). Ved hjelp av nøkkelbrikkesystem kan man ha adgangskontroll, det vil etter hvert bli tidsbegrenset adgang i boder og vaskerier (stengt mellom kl:23-07). Da erfaring viser at de fleste av uønskede hendelsene skjer på nattestid. Åpne boder stenges igjen, da dette medfører forsøpling og uønsket opphold. Dermed er det viktig at beboeren jevnlig sjekker boden sin, samt installere en solid lås som sørger

16 10 Nordre Gran Borettslag for tilstrekkelig stengning/sikkerhet mot innbrudd og hærverk. Kamera i boder er pga. personvern ikke implementert. Styret har mottatt en del klager ifm. brudd på husordensregler, som for eksempel støy/husbråk, forsøpling. Styret har i disse tilfeller snakket med, og/eller sendt skriv til de involverte for å bekjempe dette. I enkelte tilfeller har styret fått bistand fra Smartsecurity/ politiet ifm. husbråk og advokat for utkastelse grunnet gjentatte/grove brudd på husordensregler. 06. Dugnader, velferdstiltak og sosiale arrangementer: Av hensyn til kostnader har man komprimatorbil kun på våren. Når man har komprimatorbil er dette bemannet med personell som veileder og påser at helse- og miljøfarlig avfall ikke kastes. Tidligere har man hatt komprimatorbil to ganger i året uten bemanning/tilsyn. Til tross for informasjonsskriv har dette medført brudd på retningslinjer om kasting av helse- og miljøfarlig avfall (olje, kjemikalier, maling, lakk, bildekk, el-artikler og kjøleskap mv.) Disse bruddene medfører store ekstrakostnader for borettslaget. Velferdsrommet kan disponeres dersom noen ønsker å arrangere sosiale arrangementer. Styret ønsker og er åpen for forslag fra beboere til sosiale felles arrangementer. Styret har et ønske om å prioritere eldre og pensjonister dersom gode forslag kommer inn og noen kan ta initiativet til et felles arrangement. Styret bidrar med ressurser ifm. aktiviteter i bydelen, eksempelvis oppslag i fellesområder om aktivitetsdager og festivaler i nærområdet. Styret har dugnad en gang i året på våren, gjerne før 17.mai med hyggelig avslutning for både voksne og barn. Dette skal også være et sosialt arrangement for store og små. 07. Generalforsamling: Det blir avholdt ordinær generalforsamling 28. mai Endring av felleskostnader: Siste og tredje husleieøkning på 10 % som følge av det pågående rehabiliteringsprosjektet ble gjennomført i mars Siden har det ikke vært husleieøkning. Det er siden den gangen skjedd mye forandringer/utvikling, og en del gjenstår (se egen oversikt om tiltak med plan og status i kap.12). Ut fra dagens vurdering er det ingen planer om husleieøkning i nærmeste fremtid som følge av utførte og gjenstående planlagte tiltak. Skulle det mot formodning være behov for husleieøkning vil dette varsles og begrunnes. 09. Informasjon og rundskriv: I løpet av denne perioden er det utgitt flere skriv i postkassene og på oppslagstavlene, samt publisert på hjemmesiden. 10. Inngåelse av avtaler med vaktmesterfirma og andre leverandører av varer og tjenester: I tillegg til Furuset vaktmestersentral har Nordre Gran til daglig følgende leverandører som leverer varer og tjenester. Når det gjelder tjenestene 1-5, står borettslaget fritt til å bruke andre enn de som er nevnt under. Borettslaget har ikke rammeavtale med disse, men har et samarbeid. Ved større oppdrag innhentes flere tilbud. 1. Kjenn- totalentreprenører 2. Juul rørservice rørlegger 3. Henry Hansen & Sønn AS, taktekker og blikkenslagermester

17 11 Nordre Gran Borettslag 4. Godt Bygg for elektrikerbistand 5. Netcam Norge as for evt. bistand til reparasjon på kameraovervåkning 6. Myhre heis & elektro og Nokas Security 7. Smartsecurity for vakt hold 8. Det Norske Renholdsbyrå AS 9. Get for internett og tv 10. Oslo Veggdyrkontroll AS for skadedyr 11. Norport AS for service og reparasjon av garasjeporter 12. Norsk Brannvern AS 13. Rein Tek AS (avfallsbrønner) 11. Kurs og møter: Interne møter: styremøter, arbeidsmøter Møter og samtaler/ befaringer med leverandører/konsulenter Bydelsmøter/ Furuset vel Møter med Furuset vaktmestersentralen Byggemøter Relevante kurs og seminar Styremedlemmene/varamedlemmene kurses etter behov og interesse. Enkelte styremedlemmer har deltatt på relevante kurs. 12. Rehabiliteringsnytt Forord, bakgrunn, status, planlagt fremdrift, endringer, økonomi, forutsetninger 12.1-Forord Det påbegynte rehabiliteringsprosjektet er et veldig viktig og spennende prosjekt for borettslaget, noe som berører alle beboere. Dermed er interessen rundt dette veldig stor, hvor mange sitter med spørsmål og har behov for informasjon. I denne brosjyren har styret prøvd å oppsummere de viktigste tingene man kjenner til så langt, altså de oftest stilte spørsmål. En del av dette er formidlet tidligere. Styret bruker mye tid og ressurser på dette prosjektet, og ser frem til å skape gode uteområder med flotte bygninger som har spennende arkitektur. Boligen er for mange den største investeringen i livet. Det sittende styret anser som sin viktigste strategioppgave å drive med verdibevarende vedlikehold av bygningsmassen og dets uteområder, både på kort og lenger sikt. Noe den pågående rehabiliteringen er et resultat av. Godt rehabiliterte og vedlikeholdte arealer vil effektivisere den daglige driften, noe som vil ha stor innvirkning på de løpende driftskostnader i mange år frem i tid Bakgrunn for rehabilitering Nordre Gran borettslag består av 7 blokker og 18 oppganger med til sammen 262 leiligheter. Blokkene ble oppført i perioden som en del av Furuset-utbyggingen. Det er tidligere ikke vært utført større rehabilitering, kun mindre reparasjoner av synlige skader. Bygningene og uteområdene har vært preget av slitasje og forfall, hvor enkelte bygningsdeler har vært i svært dårlig forfatning. Om ikke tiltak hadde blitt utført, ville bygningsmassen ha forfallet og konsekvensene kunne være alvorlige.

18 12 Nordre Gran Borettslag Slitt bygningsmasse, råte på vinduer og fasader før blokk rehabilitering. Slitte uteområder, lite trivelig og fare for sikkerhet. I følge vedtekter og borettslagsloven har styret en vedlikeholdsplikt, som går ut på å holde bygninger og eiendommen i forsvarlig stand så langt plikten ikke ligger på andelseierne. Med bakgrunn i dette startet styret et rehabiliteringsprosjekt. Nødvendig fagekspertise er engasjert for å ivareta prosjektering og gjennomføring av rehabiliteringsprosjektet. Det ble delt ut en informasjonsbrosjyre før beboermøte 15. mars 2012, der rehabiliteringsprosjektet ble nærmere belyst. 11. april 2012 ble det foretatt en avstemning i en ekstraordinær generalforsamling, hvor forslaget ble vedtatt med simpelt flertall Rehabiliteringstiltak omfatter Fasadekledning bestående av plater og paneler skiftes, ytterveggen tilleggsisoleres utvendig. Inngangspartier, tablåer, adgangskontroll med nøkkelbrikke, ringeklokker og porttelefonsystemet skiftes. Alle vinduer og dører skiftes, dette gjelder også inngangspartier, balkonger og leilighetsdører. Uteboder på balkonger og terrasser blir revet og tilsvarende nye boder blir bygd. Gulv, vegger og tak(himling) på balkongen blir rehabilitert og malt. Balkongsbrystninger inklusiv blomsterkasser av betong blir skiftet ut med glassrekkverk. * Innglassing av alle balkonger over bakkeplan Inglassing av terrasser på bakkeplan ved stuesiden * Enkelte trygdeleiligheter i blokk 22 får rekkverk av tre tilsvarende i dag, rekkverk av tre er ikke forenlig med innglassing og solavskjerming. Det vurderes solavskjerming fremfor markiser på solsiden/stuesiden. Dette er et system som sitter på innsiden av glasset og kan trekkes opp og ned etter behov. Den type solavskjerming er mindre utsatt for være og vind og gir et ryddig fasadeutrykk fremfor markiser. Om solavskjerming skal være et frivillig valg mot en engangskostnad for de som ønsker dette, eller om dette tas med som et fellestiltak i prosjektet må styret komme tilbake til. Informasjon om dette kommer etter hvert. Omtekking av samtlige tak. Rehabilitering av alle garasjer. Rehabilitering av uteområder fase 1: senter av tunene med lekeplasser og sittegrupper/sosialesoner samt avfallsbrønner.

19 13 Nordre Gran Borettslag Rehabilitering av gjenstående uteområder fase-2, dvs. området rundt fasader, hager på bakkeplan, samt veier og arealer som ligger utenfor de inngjerde kjernene på hvert tun. Utskifting av varmtvannsberedere Bygningsrehabilitering, status, plan, historikk, praktisk info og endringer Hva har skjedd det siste året (april 2014-april 2015)? Øvre-tun bestående av blokk 10,12 og 16 var under full rehabilitering i april Blokkene på øvre -tun er ferdig rehabilitert. Mellom-tun bestående av blokk 14 og 18 ble startet etter øvre tun. Blokkene på mellom-tunet er ferdig rehabilitert. Nedre-tun med blokkrehabilitering bestående av blokk 20 og 22 er nær forestående ferdig pr. april 2015.

20 14 Nordre Gran Borettslag Hele blokkrehabilitering er hovedsakelig planlagt ferdigstilt i løpet av mai 2015 Et representativ nærbildet av fasader etter ferdigstillelse

21 15 Nordre Gran Borettslag Utførte tiltak: Uteområder fasen 1 ble ferdigstilt november 2012 Dette omfattet de delene som har vært inngjerdet og ligger i senter av tunene, samt avfallsbrønnene utenfor gjerder. Denne delen av uteområdeoppgraderingen ble gjennomført innenfor angitt tidsplan og kostnadsbudsjett. Følgelig har Nordre Gran borettslag innfridd Husbankens tilskuddskrav, og har fått utbetalt 2-millioner kroner i støtte (fra midler avsatt til Groruddalssatsningen). Nye lekeplasser og sosiale-soner med sittegrupper i senter av alle tre tun. Nye avfallsbrønner på alle tun. Hygienisk og mer miljøvennlig løsning enn innendørs avfallssjakter. Lekeplasser før rehabilitering av uteområder i senter av tunene. Forfallet, rotete og lite trivelig. Garasjerehabilitering startet november 2013 og ble ferdigstilt juli 2014: Vegger, søyler og gulv i garasjen bestående av armert betong var i svært dårlig forfatning. Veisaltene hadde tatt knekken på armeringsjern i betongen, noe som medførte reduksjon i bæreevnen og kunne i sitt

22 16 Nordre Gran Borettslag ytterste konsekvens medføre sammenbrudd. Av hensyn til kontinuitet i gjennomføringen, fremdrift og særlig konstruksjonssikkerhet måtte bilene kjøres ut under rehabiliteringen. Tilfredsstillende betongreparasjon med tilstrekkelig bæreevne for billast er gjennomført. Armeringsjern som var skadet er rekonstruert og katodisk beskyttelse mot korrosjon/rust er etablert. En såkalt elektrokjemisk metode som forhindrer/ reduserer korrosjonsprosessen. Lyse overflater med betongbeskyttende maling. Belegg på gulv er etablert ved øvre plan U1 garasje Nye oppmerkinger av plasser er utført der vegger er malt. Disse tiltakene gir et teknisk og estetisk løft. Det er etablert flere små sluk med nedløp fra øvre til nedre plan i blokk Nedre plan U2 i blokk og garasjegulv i blokk 16 er gulv på grunn, der vannet trekker seg ned i grunnen gjennom betongen. Det var ikke aktuelt å pigge opp, grave og etablere kummer og rør under gulv på grunn for å håndtere smeltevannet fra biler på de få dagene med mest belastning. Dette ble valgt bort pga. kostander og tekniske kompleksitet, man har valgt å forholde seg til eksiterende system der vannet trekkes ned i grunnen fra nedre plan. Gulv på grunn er mindre sårbar enn etasjeskille mellom to garasjeplan som for eksempel U1 garasje Dersom etasjeskille mellom to garasjeplan svikter kan man få sammenbrudd, men ikke dersom gulv på grunn svikter. Gulv på grunn er ikke påsatt tette belegg for at vannet skal kunne trekkes ned i grunnen. Før/ under rehabilitering Etter Bildet er tatt ved garasje 18-20, U1. Bildet viser kritiske Bildet viser ferdig rehabilitert garasje i øvre plan blokk skader avdekket på jern i betongen, omfattende 18-20, U1. korrosjon med redusert bæreevne. Tilfredsstillende betongreparasjon med tilstrekkelig Biler måtte kjøre ut under rehabiliteringen. bæreevne for billast, katodisk beskyttelse mot korrosjon/rust av armeringsjern. Nytt betongbeskyttende belegg på gulv, malte vegger og søyler samt oppmerking av plasser. Blokkrehabilitering er nær forestående ferdig, estimert ferdigstillelse er mai 2015 Dette arbeidet startet oktober 2013.

23 17 Nordre Gran Borettslag Høyblokker Før Etter Lavblokker Før Etter Blokkrehabilitering omfattet: Tak, vinduer, tilleggsisolering, fasadeplater, balkonger, innglassing, inngangspartier, nøkkelbrikker, tablåer, porttelefoner, ringeklokker og leilighetsdører Gjenstående tiltak og estimert fremdrift Dette er overordnet informasjon til orientering, fravik kan forekomme. Utfyllende og detaljert informasjon om tiltak og fremdrift vil komme fortløpende. Fase 2 bestående av gjenstående del av uteområder: Denne fasen omfatter områder rundt fasader, veier, inngangspartier, gjerder til terrasser på bakkeplan og evt. øvrige områder på borettslagets eiendom.

24 18 Nordre Gran Borettslag Planlagt oppstart er høsten 2015 og ferdigstillelse er estimert ved sommer Fravik kan forekomme da værforhold og grunnforhold kan være uforutsigbare. Oppdatert info vil komme underveis. Over er det vist et representativ bildet av tilstanden på uteområder etter fasaderehabilitering. Noe som tilser behov for fase 2-utrområder. Utskiftning av varmtvannsberedere: Estimert oppstart er våren/sommeren 2015, og anslått ferdigstillelse er rundt årsskifte 2015/2016. De eksiterende varmtvannsberedere har gått for fult hele døgnet siden byggets opprinnelse (slutten av 70-tallet). Anlegget har gått ut på sin tekniske levetid. De eksisterende beredere er lite energieffektive og bruker mye strøm. På grunn av alder og tilstand er det kostbart å drifte og vedlikeholde disse. Ved funksjonssvikt er det vanskelig og etter hvert umulig å anskaffe deler til disse. De nye berederne er tiltenkt energi effektivisert blant annet ved hjelp av grunnvarme.

25 19 Nordre Gran Borettslag Bildet over viser et representativ berederrom med varmtvannstank og tilhørende installasjoner bestående av rør og elektriske komponenter. I tillegg ser vi spor av uønsket opphold som forekommer på slike rom. Dette fordi master-nøkler sannsynligvis er på avveie, noe som taler for implementering av det nye systemet med adgangskontroll og nøkkelbrikke (ref. kap. 05). Med dette skal man kunne kaste/kode- ut nøkkelbrikker som måtte komme på avveie, samt hente ut logg på passeringer ved uønskede hendelser. Alle nøkkelbrikker har en unik id som er knyttet opp mot en brikkeeier/person. Kun driftspersoner og styret skal ha adgang til berederrom/driftsrom Endringer i forhold til tidligere utgitt informasjon: Tidligere utgitt informasjon fra styret baserte seg på kjennskap man hadde til prosjektet i en tidligere fase. Vi befinner oss nå i en gjennomføringsfase der detaljene kommer klarere frem ved avdekninger. Fagekspertisen foretar stadig supplerende vurderinger og undersøkelser. Dagens kjennskap til prosjektet og foreliggende vurderinger medfører mindre endringer som redegjøres for i dette kapitlet. Det vises til styrets beretning fra i fjor, der det ble argumentert for nødvendigheten av innglassing av balkonger over bakkeplan. Det ble argumentert for ikke å innglassere terrasser på bakkeplan, da nødvendigheten ut i fra tekniske forhold ikke var tilstede. Det er heller ikke slik at terrasser på bakkeplan uten innglassing skulle koste noe mindre. Dette skapte likevel reaksjoner med underskriftskampanje med støtte fra både de som bor på bakkeplan og de som ikke bor på bakkeplan. Også i påfølgende/siste generalforsamling ble det fremmet sterke ønsker om også å innglassere terrasser på bakkeplan, dermed har styret vurdert dette nærmere. Etter nærmere utredninger har styret tilstrebet/prioritert innglassing av terrasser på bakkeplan på stuesiden, slik som i Granstangen borettslag som det ble vist til i argumentasjonen. Ettersom terrasser på bakkeplan på solsiden/stuesiden nå har fått innglassing, vil dette følge samme tilbudet med solavskjerming som for øvrige balkonger. Solavskjermingssystem som vurderes er konstruert for innglassingssystemet som er valgt. Ref. kulepunkt 9 i kapittel 12.

26 20 Nordre Gran Borettslag Enkelte av trygdeleilighetene har i dag innglassing. Disse innglassingene er i god teknisk tilstand med støyog brann begrensede egenskaper. Disse er i sin tid satt opp av samferdselsetaten og vil bli bevart/videreført. Øvrige trygdeleiligheter vil kun få rekkverk av tre tilsvarende som i dag. Rekkverk av tre er ikke forenlig med innglassing og solavskjerming. Bildet over viser en typisk terrasse på bakkeplan med ferdig innglassing på stuesiden Praktisk informasjon: Retningslinjer for plassering av parabol, materialer og solavskjerming Det er strengt forbudt å feste paraboler eller andre bygningsmaterialer på de nye overflatene. Dette på grunn av fuktgjennomtrengning med skader, arkitektur og sikkerhet. Det er heller ikke lov å montere markiser generelt, eller gardiner i balkonger eller terrasser. Tilbud/ info om standard solavskjerming kommer senere. Ved fravik under særtilfeller må tillatelse fra styret foreligge. Trygdeleiligheter der solavskjerming ikke er forenlig med rekkverk kan markiser installeres etter avtale med styret, der fargevalget vil være gitt. Eventuelle egnede tepper, gulvbelegg, heller og/ eller paraboler kan plasseres frittstående på gulv uten feste, og må enkelt kunne flyttes grunnet vedlikehold og fuktskader (vegg og gulv må «puste» for å unngå fuktskader). Egnede tepper, belegg, heller er de som ikke klistrer seg fast på balkongsdekket men har knotter, riller eller tilsvarende som sørger for lufttilgang/uttørking. Paraboler kan f.eks. plasseres på frittstående stativ på balkongsgulv uten feste. Paraboler eller annet kan ikke stikke ut/ eller over balkongskanten, fasadelivet eller vinduer og kan heller ikke plasseres på fellesområder som f.eks. tak eller mark (gjelder også plassering av tepper).

27 21 Nordre Gran Borettslag Mislighold kan medføre fjerning/tilbakeføring for eiers regning uten varsel! Forutsetninger Et rehabiliteringsprosjekt er meget utfordrende pga. skjulte forhold som avdekkes underveis, fordi man ikke har den samme forutsigbarheten og utformingsmuligheten som for et nybygg. Informasjon fra styret er til enhver tid basert på den beste kjennskap man har til prosjektet. Det tas derfor forbehold om ting som kan endres underveis, pga. forhold som avdekkes og må håndteres fortløpende. Endringer av betydning vil bli varslet Historikk om rehabiliteringsprosessen: Borettslaget engasjerte OPAK i 2005 for å utarbeide en tilstandsrapport. Tiltakene i denne OPAKrapporten ble av nåværende styret ikke vurdert som uttømmende, da den i mindre grad tok høyde for et mer langsiktig og helhetlig strategi og var på et overordnet nivå. Rapporten ble oppdatert i For videre bistand ble Obos-prosjekt og øvrig ekspertise som hadde erfaring fra borettslag i nærområdet med identisk bygningsmasse engasjert. Det ble gjort supplerende vurderinger der man inntok flere tiltak som var nødvendig/lønnsomt for å oppnå en god, langsiktig og helhetlig vedlikeholds-strategi. Herunder ble det medtatt energi-effektiviserende tiltak, som gir en betydelig strømbesparelse for felleskapet og den enkelte andelseier. Det er også lagt opp til et arkitektonisk løft av fasader og oppgradering av uteområder i tillegg til energitiltak. Oppgradering av uteområder har utløst tilskudd til borettslaget fra offentlige instanser som tilsvarer millionbeløp. Denne strategien med helhetlig tenkning der man samler opp flere tiltak under samme prosjekt (kraftsamling), har en større dimensjon, noe som er vurdert å være mer lønnsomt i et langsiktig perspektiv. Ting har tatt tid fordi borettslaget først hadde utfordringer med å rekruttere et stabilt og kompetent styret, som etterhvert fikk arbeidsro til å bli kjent med tingenes tilstand og deretter foreta korrekte vurderinger. Tiden videre har medgått til å presentere forslagene, overbevise, og besluttet gjennomføringen av det pågående prosjektet. Videre prosess er oppsummert under. Våren 2012 Det ble delt ut en informasjonsbrosjyre før beboermøte 15. mars 2012, der rehabiliteringsprosjektet ble nærmere belyst. 11. april 2012 ble det foretatt en avstemning i en ekstraordinær generalforsamling, hvor forslaget ble vedtatt med simpelt flertall. Gyldigheten av vedtaket om rehabilitering ble påklaget av enkelte beboere, da forslaget ble stemt med simpelt flertall og ikke 2/3-flertall. Noe som medførte juridisk avklaring. Juristene konkluderte med at vedtaket er gyldig og juridisk bindende. Ut fra styrets vedlikeholdsplikt var det i utgangspunktet ikke påkrevd med vedtak fra generalforsamling, da tiltakene som skal utføres er nødvendig for å holde bygningsmassen og uteområdene i forsvarlig stand. Simpelt flertall er mer enn tilstrekkelig. Men av hensyn til tillitt og ryddig kommunikasjon, valgte styret likevel å behandle saken i en ekstraordinær generalforsamling. Det ble utdelt kampanjebrev i forkant av beboermøte for å forhindre rehabiliteringsforslaget.

28 22 Nordre Gran Borettslag Høsten 2012 Etter generalforsamlingens vedtak har styret utført supplerende undersøkelser som var påkrevd. Eksempelvis gjelder dette balkongsbrystningenes og innglassingenes tekniske egenskaper, slik som brannsikkerhet, materialbestandighet, stabilitet og levetid. Parallelt med dette pågikk gjennomføring av fase 1 av uteområder, bestående av kjerner på respektive tun samt avfallsbrønner. Vinter Det ble utarbeidet tegninger med byggesøknad som ble sendt til behandling hos Plan- og bygningsmyndigheter ved Oslo kommune. Plan- og bygningsetaten har godkjent søknaden om fasadeendring, hvor rammetillatelse ble gitt Våren Høst 2013 Tilbudsunderlag med tegninger og beskrivelse ble utarbeidet Tilbudskonkurranse for innhentning av priser fra flere aktuelle byggefirmaer Vurdering og avklaring av tilbydere, total 4 tilbydere tilsammen. Valg av byggefirma og kontraktsinngåelse. Basert på pris, kompetanse og referanser til tilsvarende prosjekter ble S-bygg valgt som hovedentreprenør. Consolvo er blant annet underleverandør til S-bygg på betongarbeider (garasjer, balkonger og gavler i fasadene). Søknad om igangsettingstillatelse ved Plan- og bygningsmyndigheter Andre offentlige tillatelser, herunder hos arbeidstilsynet Etablering av infrastruktur til byggeplassdrift Oppstart rehabilitering oktober 2013, garasjer og fasader Se påfølgende bilder med tekst for angivelse av dagens status i kapitler over (2015) 13. Øvrige nødvendige oppgraderinger, utskiftninger og påkrevd vedlikehold: 13.1-Innledning På grunn av pågående rehabiliteringsprosjekt også inneværende år har styret kun utført nødvendig sikringsarbeid og tiltak som forhindrer kritisk skadeutvikling. Sikringsarbeid som for eksempel tilstramning av løse plater og beslag, nedbanking av løs betong og kritisk skadeutvikling som midlertidig tetting av lekkasjer. I tillegg har man rettet opp i skader som forfallet bygningsmasse hadde utført, ettersom bygningsmassen nå er rehabilitert og intakt for vær og vind. Man har konsekvent budsjettert med en høy vedlikeholdspost de siste årene, således en konsekvent innkalkulert buffer med god sikkerhetsmargin. Dette har sammenheng med den uforutsigbarheten man har med en bygningsmasse i dårlig forfatning, der det plutselig kan dukke opp skader av ukjent omfang som er kritisk med HMS som konsekvens (påkrevd vedlikehold). Forsikringen dekker ikke slike tiltak relatert til forfall. Det er ikke meningen at man skal bruke vedlikeholdsbudsjettet på materialer og bygningsdeler som har forfallet og skal skiftes ut ifm. rehabilitering. Et positiv avvik i forhold til budsjettert vedlikeholdspost ansees ikke som forsømmelse av vedlikehold, men er en bekreftelse på god innkalkulert sikkerhetsmargin som overføres til egenkapital.

29 23 Nordre Gran Borettslag Øvrige tiltak utført de siste årene Nye postkasser i 2012 Før Etter Oppgangsbelysning m/ bevegelsessensor utført i 2013, reduksjon i strømforbruk mht. belysning Før Etter Tiltak utført dette året (2015) Modernisering av infrastruktur med internett og Tv-kanaler, fra kobber til fiberoptisk kabel - Spennende kanaltilbud og høyere hastighet inkludert i basispakken (fra 2/1Mb til 10/10Mb) - Rabaterte priser på ekstra hastighet og tilvalg av kanaler (dvs. utover basistjenester)

30 24 Nordre Gran Borettslag Øvrige tiltak under utredning El-biler og parkeringsplasser, utfordringer og muligheter: Styret er midlertidig klar over behovet for økende bilbruk og økende el-bil park. Borettslaget er bygget på slutten av 70-tallet da både bilbruken var mindre og el-bil ikke eksisterte. Derfor har borettslagets anlegg et begrenset tilbud i forhold til den utviklingen som har skjedd siden borettslagets opprinnelse og frem til i dag. Styret har en intensjon om å utnytte potensialet i eksiterende anlegg og områder borettslaget besitter for å imøtekomme behovet, så langt det lar seg gjøre. Styret er i ferd med å se på mulighetene for å opprette flere uteplasser for biler og evt. tilbud for el-biler dersom dette lar seg gjøre. Der folk har koblet til sine El-biler på eksisterende stikkontakter som er satt opp for andre formål, er ikke noe styret har gitt tillatelse til. Med bistand i fra Obos prosjekt er styret i ferd med å utrede muligheter for etablering av el-bilplasser. Eksisterende anlegg har et begrenset kapasitet, og det er en teknisk og lovmessig begrensning på hvor mye man kan utnytte anlegget for å hente strøm får evt. el-biler. I hvilke grad dette lar seg gjøre og evt. hvordan man skal differensiere dette i forhold til kostnadsfordeling vil man komme tilbake til etter at utredningsarbeidet er ferdig. Utredningen videre omhandler å avklare med Hafslund om de kan levere mer strøm til borettslagets anlegg eller ikke, hva en evt. oppgradering vil koste og hvilke støtte man kan få av Bymiljøetaten og evt. av andre instanser. Dvs. teknisk og økonomisk gjennomførbarhet utredes. I garasjeanlegget eksisterte det nettingboder som tidligere var brukt og tiltenkt for parkering for elektriske rullestoler. Disse plassene ble opprettet fordi de gamle heisene ikke var beregnet for elektriske rullestoler. Det har opp igjennom de siste årene ikke vært observert noe aktivitet eller bruk av disse nettingbodene for tiltenkt formål. Det har rett og slett vært feil bruk av nettingbodene i form av opplagring av brennbare materialer som søppel, møbler, olje, bensin og kjemikalier, som representerte en stor brannfare. Det har vært tilfeller der folk har kastet røyksneiper, ved ett tilfellet er det også oppdaget røykutvikling i en slik nettingbod. Dette ble heldigvis raskt oppdaget og branntilløp ble avverget (nesten ulykke/brann). Disse nettingbodene er nå fjernet, plassene er omgjort til parkeringsplasser som blir utleid til inntekt for felleskapet. Det har vært en søknadsrunde med mulighet for leie av plass, responsen har vært positiv. De som har levert søknad vil få et svar etter at styret har tatt en avgjørelse. Styret er i en avventende posisjon ift. tilbakemeldinger fra elektrokonsulent med hensyn til å evt. kunne gjøre disse plassene til tilfredsstillende el-bil plasser. Derfor har søkere ikke fått noe svar enda. Uteplasser som tidligere har vært leid ut er midlertidig opphevet pga. av rehabilitering. Etter hvert som rehabiliteringsprosessen avvikles vil styret vurdere å tilgjengelig-gjøre disse plassene for utleie. Man ser også på mulighetene for å rehabilitere disse plassen og området bak blokkene på garasjesiden, dette som en del av evt. forstående uteområdeoppgradering. 14. Rettssaker og oppsigelsessaker: Styret har ikke hatt noen rettssaker mot leverandører. Dette skyldes grundig forarbeid og god kommunikasjon. Styret har praksis med å sende advarsel og evt. varsle om salspålegg og påfølgende utkastelse dersom vesentlig mislighold utføres. Ved behov engasjeres OBOS med evt. bistand fra deres advokatavdeling.

31 25 Nordre Gran Borettslag 15. Samarbeid med ansatte/ beboere: Styret har et godt samarbeid og en god kommunikasjon med Furuset vaktmestersentral mht. daglig drift. Dette gjøres i form av oppfølgingsmøter, telefonsamtaler samt kommunikasjon over e-post. Styret har et godt samarbeid med enkelte beboere som er behjelpelig med innspill for å bedre sikkerheten og bekjempe forsøpling, herunder oppgangskontakter. 16. Helse miljø og sikkerhet (HMS): Styret prioriterer arbeid som er relatert til HMS. Det foretas jevnlige inspeksjoner i oppganger og fellesområder, der avvik registreres, bemerkes med skriv i form advarsler. Registrerte avvik følges opp, strakstiltak kategoriseres ut i fra en risiko og konsekvens vurdering Service og kontroll av brannslukningsapparater og røykvarslere: Alle beboere er selv ansvarlig for brannsikkerheten i sin egen bolig. Der det er noe uklart står styret til disposisjon for veiledning og tilrettelegging med nødvendige tiltak. Det er lav terskel for å spørre om ting som angår helse, miljø og sikkerhet. Alle må vise aktsomhet i forhold til å ivareta sikkerheten. Styret i Nordre Gran Borettslag har utført en stikkprøvemessig kartlegging av tilstanden på tidligere utleverte brannslukningsapparater og røykvarslere. Basert på disse kartleggingsresultatene har styret inngått en avtale med Norsk Brannvern for å forbedre brannsikkerheten. Med samarbeid og bistand fra Norsk Brannvern har styret foretatt utskiftning av brannslukningsapparater og røykvarslere (fra ioniske til optiske detektorer). Videre har borettslaget også inngått serviceavtale om brannforebyggende tiltak med Norsk Brannvern. Dette for å opprettholde et forsvarlig sikkerhetsnivå som har en tendens til å avta ved manglende oppfølging. Et tilstandsløft vurderes jevnlig i lys av årlig inspeksjonsrapport. Det er enkelte beboere som ikke har vært til stede/ eller nektet adgang når Norsk Brannvern har stilt seg til disposisjon (ved flere tidspunkter og anledninger) for å utføre oppdraget. De dette angår bes å ta kontakt med styret for å koordinere gjennomføring av avtalt bistand fra Norsk Brannvern. Det forutsettes at enhver beboer holder oppsyn med sitt brannvernutstyr. Ved registrering av avvik og/ eller behov for veiledning og bistand om brannvernutstyr kan styret kontaktes Byggeplass og HMS: Det gjøres oppmerksom på at gjenstander, installasjoner, materialer kan ligge omkring, der arealer kan være okkupert/forfallet etter og under byggeplassdrift. Det bes vises ekstra oppmerksomhet og informasjon fra entreprenører må følges for at sikkerheten skal være i behold. Foreldre må informere og passe på sine barn. Det er strengt forbudt å kaste avfall, møbler eller annet i entreprenørenes containere, evt. mislighold vil bli fulgt opp med viderefakturering av opprydningskostnader. 17. Skiftning og etablering av avtaler/ vilkår for å rasjonalisere kvalitet og pris på tjenester: Det er etablert en fornyelse av avtale med Get i forhold til kanaler og internett. Det er også etablert avtale med Rein Tek As for vedlikehold av avfallsbrønner. Aktører som ikke overholder avtaler blir fulgt opp. Dersom forbedring ikke skjer blir de sagt opp og erstattet med nye. Trappevasken og renholdstjenestene har til tidligere vært utilstrekkelig. Styret har derfor for par år siden sagt opp tidligere firma og erstattet med et nytt, noe som har resultert i en forbedring. 18. Styremøter/ arbeidsmøter kostnader ved styret: Styremøter og arbeidsmøter avholds jevnlig, avhengig av saksmengde. Kostnader er vanlig kontordrift som telefoni, internett og kontorrekvisita. Ved lengere arbeidsmøter/ styremøter blir det kjøpt enkel mat og mineralvann. Styret har i denne perioden ikke hatt julebord. Styret har behandlet 52- saker i 2014.

32 26 Nordre Gran Borettslag 19. Styrets rutiner for å behandle restanser: Med bistand fra Obos, utarbeides det en likviditetsplan for den respektive perioden. Planen brukes til orientering for å betjene kostnader på kortere og lengere sikt. Borettslaget har lån som betales iht. nedbetalingsplan. Løpende drifts, vedlikehold og andre kostnader betales fortløpende Styret har gode rutiner for sjekking av fakturaer før betaling, dobbel sjekkes av hhv. styreleder og nestleder/styremedlem før dette sendes til utbetaling. 17. Undervalg og komiteer: Det å sitte i styret innebærer et stort ansvar og er således en meget utfordrende oppgave. Styret består av fire personer hhv. styreleder, nestleder og to styremedlemmer. Det sittende styret karakteriserer sitt samarbeid som svært vellykket. Styret har nødvendig/ høy kompetanse innenfor økonomi, logistikk, ledelse og byggeteknikk. Dette gjør kommunikasjonen og arbeidet effektivt. Vi har to varemedlemmer som er benyttet i den grad det har vært behov for det. Sittende styret ønsker/ kan tilby seg å fortsette foruten om sittende nestleder da han har fått jobb utenfor Oslo og har flyttet. Tidligere har det vært stadig utskiftninger i styret, noe som har vært svært uheldig for gjennomføring av langsiktige planer og rasjonell drift. Hver gang styremedlemmer skiftes eller tilføyes, må det sittende styret bruke mye tid og ressurser for nødvendig opplæring og erfaringsoverføring før disse kan nyttiggjøres. Det å kunne være en god ressurs for borettslaget gjennom styrearbeid krever god kompetanse og nyttig erfaring over flere styreperioder samt kjennskap til det aktuelle borettslaget. Se kapitel 02, der kompetanse ved det sittende styret fremgår. Det bemerkes at de pågående prosjektene, særlig rehabiliteringsprosjektet kan være svært sårbar for et evt. styrebytte. Dersom det likevel skulle være ønskelig med utskiftning av styremedlemmer/leder bør dette være godt begrunnet og gjennomtenkt, slik at man ikke påfører borettslaget store uheldige konsekvenser. Et stabilt og kompetent styret i et borettslag er en viktig forutsetning for å oppnå gode økonomiske resultater, noe som vil gjenspeiles i forestående husleie. Dagens husleie gjenspeiler og er et resultat av tidligere valg og forvaltning.