Til kontrollutvalgets medlemmer: Lars Odin Engeli (leder), Inger Lise Austrud (nestleder), Arild Forgard (medlem)

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer: Lars Odin Engeli (leder), Inger Lise Austrud (nestleder), Arild Forgard (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Onsdag 26. mars 2014 kl på rådhuset, Arenevet SAKSLISTE ORIENTERINGER: Presentasjon av rapport fra selskapskontroll i Bortelid Alpinsenter AS SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 03/14 SELSKAPSKONTROLL BORTELID ALPINSENTER AS SAK 04/14 FORVALTNINGSREVISJON, PROSJEKTPLAN POLITISKE VEDTAK Faste poster: Nytt fra revisor: Status interimrevisjon og årsoppgjørsrevisjon Nytt fra sekretær: Planlegging av møter 2014 (orienteringer etc.) EVENTUELT REFERATER Åseral den 19. mars 2014 Lars Odin Engeli Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf Kopi av innkallingen er sendt til: Ordfører, rådmann, revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: 1

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 01/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

3 Møte nr. 05/13 Dato: kl Sted: Rådhuset, Monn ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Lars Odin Engeli, leiar Arild Forgard, medlem Leif Jarle Thorsland, 1 vara Forfall: Andre til stede: Fra administrasjonen møtte: Kjell Gunnar Olsen, Anna Kaddeberg, Øyvin Moltumyr, Odd Helge Liestøl Revisor Marianne Gustavsen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE ORIENTERINGER ved administrasjonen Samhandlingsreformen, kommunalt beredskapsarbeid, styringsmanual for byggeprosjekter. SAK 13/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 14/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL SAK 15/13 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 Faste poster: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 13/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Ref. 14/13 Brev med vedlegg datert fra Karin og Bjørn Ljosland UNDERSKRIFTER Lars Odin Engeli Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 3

4 Møtebok 27. november 2013 Åseral kontrollutval ORIENTERINGER ved administrasjonen Anna Kaddeberg orienterte om Samhandlingsreformen. Odd Helge Liestøl orienterte om kommunalt beredskapsarbeid. Øyvin Moltumyr orienterte om styringsmanual for byggeprosjekter. Konklusjon: Kontrollutvalet takket for grundige orienteringer fra administrasjonen. SAK 13/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 14/13 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill 4 2

5 Møtebok 27. november 2013 Åseral kontrollutval Vedlegg: Bakgrunn for saken: Det gjenstår 2 år av valgperioden. Av hensyn til en best mulig ressursutnyttelse vil det være fornuftig å legge en plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i 2014 og Kommunestyret har jo som kjent vedtatt planer for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon etter innstilling fra kontrollutvalget. Vedtatt plan for forvaltningsrevisjon : Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse Styring av byggeprosjekter Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter Oppfølging av politiske vedtak Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak Oppfølging av nyansatte Undersøke om kommunen har rutiner og planer for oppfølging av nyansatte, og om disse følges Budsjettstyring og kontroll. Undersøke kommunens rutiner for budsjettkontroll og rapportering Eiendomsforvaltning Vurdere kommunens system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Interkommunale samarbeid Se på kommunens interkommunale samarbeid. Vedtatt plan for selskapskontroll : Bortelid Alpinsenter AS Åseral Industrier AS Jeg har sammen med revisjonssjef kommet frem til følgende forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i : Vår 2014 Høst 2014 Vår 2015 Høst 2015 SK Bortelid Alpinsenter AS FR Oppfølging av vedtak SK Åseral Industrier Overordnet analyse for FR Plan for selskapskontroll FR = forvaltningsrevisjon SK = selskapskontroll Dette forslaget bygger på at antall timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll holdes på dagens nivå. 5 3

6 Møtebok 27. november 2013 Åseral kontrollutval Vurderinger: Plasseringen på tidslinjen er omtrentlig og det vil kunne bli forskyvninger. I forvaltningsrevisjonssaker vil revisjonen fremlegge forslag til prosjektplan for kontrollutvalget før prosjektet gjennomføres. Selskapskontroll i Bortelid Alpinsenter er allerede påbegynt, jf. Vedtak Kontrollutvalget kan gjøre endringer i prioriteringen hvis det skulle være behov for det, f.eks. om andre prosjekter enn Oppfølging av vedtak ønskes prioritert. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget godkjenner plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Prosjektene gjennomføres innenfor de tildelte budsjettrammer det enkelte år. SAK 15/13 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter i 2014: Møtenummer Møtedato Spesielle saker Oppsummering interimrevisjon Regnskap Budsjett Orienteringer Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Det legges med dette frem forslag til møteplan for kontrollutvalget for I forslaget er det lagt opp til 5 møter fordelt på tre møter om våren og to møter om høsten. Avhengig av saksmengde og tidsfrister kan det bli aktuelt å avlyse møter eller avholde ekstramøter. Dersom kontrollutvalget allerede nå vet om aktuelle tema for orienteringer, kan disse også legges inn i møteplanen. Det samme gjelder spesielle saker. 6 4

7 Møtebok 27. november 2013 Åseral kontrollutval I forslaget er onsdag kl beholdt som fast møtedag/tidspunkt. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter i 2014: Møtenummer Møtedato Spesielle saker Oppsummering interimrevisjon Regnskap Budsjett Orienteringer Faste poster: Nytt fra revisor: Revisor orienterte om interimrevisjonen. Nytt fra sekretær: Sekretær orienterte om Kontrollutvalgskonferansen 2014 EVENTUELT REFERATER Ref. 13/13 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Ref. 14/13 Brev med vedlegg datert fra Karin og Bjørn Ljosland Vedr. ref. 14/13: Øyvind Moltumyr orienterte om historikk og status i saken. Konklusjon: Kontrollutvalget tok referatene til etterretning. 7 5

8 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 02/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2013 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til informasjon. 8

9 Åseral kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Forslag pr Agder Sekretariat 9

10 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Åseral kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2012 ble behandlet i kontrollutvalget 24. april På bakgrunn av dette ga kontrollutvalget følgende uttalelse til kommuneregnskapet for 2012 i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 7: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Åseral kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning av 15.4 og oppsummeringsbrev datert 15.4 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget forutsetter at forholdet vedrørende investeringsbudsjettet, som medfører forbehold i revisjonsberetningen, bringes i orden i løpet av inneværende regnskapsår. Det samme gjelder revisors anbefaling om å sørge for nødvendige budsjettendringer. Agder Sekretariat 2 10

11 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Åseral kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Planlegging av forvaltningsrevisjon. Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Kontrollutvalget prioriterte prosjektene i møte den og la disse inn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune. Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse Styring av byggeprosjekter Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter Oppfølging av politiske vedtak Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak Oppfølging av nyansatte Undersøke om kommunen har rutiner og planer for oppfølging av nyansatte, og om disse følges Budsjettstyring og kontroll. Undersøke kommunens rutiner for budsjettkontroll og rapportering Eiendomsforvaltning Vurdere kommunens system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Interkommunale samarbeid Se på kommunens interkommunale samarbeid. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har i 2013 arbeidet med planlegging av prosjektet «Styring av byggeprosjekter». Etter hvert ble det klart at det i administrasjonen ble arbeidet med ny prosjektmanual for byggeprosjekter. På denne bakgrunn besluttet utvalget å utsette dette prosjektet og heller prioritere gjennomføring av selskapskontroll i Bortelid Alpinsenter AS. Agder Sekretariat 3 11

12 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Planlegging av selskapskontroll. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har i 2012 utarbeidet forslag til Plan for selskapskontroll for perioden , og dette forslaget ble fremlagt for kontrollutvalget Som følge av inhabilitetsforhold (og manglende habil varamedlem) ble behandlingen av saken utsatt til Kommunestyret har deretter godkjent planen. Gjennomføring av selskapskontroll. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i 2013 utover arbeidet med å få på plass en plan for selskapskontroll, jf. forrige avsnitt. Oppfølging av selskapskontroll i Brannvesenet Sør IKS i planlegges gjennomført i Kontrollutvalgets virksomhet Åseral kontrollutvalg har i 2013 hatt følgende tre faste medlemmer. Medlemmer Lars Odin Engeli, leder Britt Enny Haugland, nestleder Arild Forgard, medlem Nestleder trådte ut av utvalget mot slutten av 2013 som følge av ansettelse i Åseral kommune. Møter og saker I løpet av 2013 har det vært avholdt 5 møter i kontrollutvalget. Det ble behandlet 15 saker i tillegg til referatsaker og orienteringer. Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Dato Ansvarlig Tema Økonomisjef/rådmann Revisor Økonomisjef Økonomisjef/avdelingssjef Rådmann HR-rådgiver Regnskap/årsberetning 2012 Revisjonsberetning/oppsummeringsbrev Finansforvaltningen Selvkost Kort info om system for oppfølging av vedtak Innkjøp/anskaffelser regelverk/retningslinjer Revisor Plan for selskapskontroll Anna Kaddeberg Odd Helge Liestøl Øyvin Moltumyr Samhandlingsreformen Kommunalt beredskapsarbeid Styringsmanual for byggeprosjekter Agder Sekretariat 4 12

13 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Øvrige aktiviteter Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn i sitt møte den 16. oktober 2013 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 5 13

14 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 03/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/14 RAPPORT: SELSKAPSKONTROLL I BORTELID ALPINSENTER AS Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll i Bortelid Alpinsenter AS datert mars Bakgrunn for saken: Denne rapporten er gjennomført av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS, heretter kalt revisjonen. Rapport fra gjennomført selskapskontroll i Bortelid Alpinsenter AS foreligger. Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll for perioden vedtatt av kommunestyret i Åseral. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Bortelid Alpinsenter AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Nedenfor vil jeg kort oppsummere konklusjonene og anbefalingene i rapporten. For øvrig viser jeg til revisors presentasjon i møtet samt til selve rapporten. Hovedproblemstillinger: - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn: Revisjonen beskriver følgende hovedfunn i rapporten: - Åseral kommune har ikke utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding. - Selskapets vedtekter samsvarer ikke med dagens virksomhet. - Manglende valg av representanter til generalforsamlingen - Manglende vurdering av bokført egenkapital Følgende avvik i forhold til aktuelle lovbestemmelser og selskapsledelse er avdekket: - Aksjeeierbok er ikke opprettet - Brønnøysundregisteret er ikke oppdatert med vedtatte endringer i styret - Det er ikke avholdt formelle styremøter i selskapet siden Selskapets årsregnskap og årsberetning skal styrebehandles. - Kommunelovens 80, 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalget og kommunens revisor ved innkalling til møter i generalforsamlingen. Denne sendes ikke pr. d.d. - Inngått festeavtale av er opplyst ikke å være tinglyst. 14

15 Anbefalinger: Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen, anbefaler revisjonen at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Anbefalinger til kommunen: 1. Kommunen bør utarbeide eierskapsmelding. 2. Kommunestyret bør sikre oppfølging og evaluering av sine eierinteresser i Bortelid Alpinsenter AS. 3. Kommunestyret bør følge opp den bokførte egenkapitalen i selskapet er til stede. 4. Selskapets vedtekter kan synes å avvike med hensyn til selskapets formål. Vi (revisjonen) vurderer at dagens drift er utleie av anlegg i motsetning til formålet som er angitt i vedtektene 3 å være «sørge for drift av alpinsenteret i Bortelid». Vi anbefaler at vedtektene oppdateres i samsvar med formålet. 5. Vi (revisjonen) anbefaler at vedtektene 6 endres. Kommunestyret bør selv utpeke hvem som skal representere kommunen som eiers representant i generalforsamlingen. 6. Kommunestyret bør sikre at valgt representant har den nødvendige fullmakt til å møte som eiers representant i generalforsamlingen. Enkelte av funnene er knyttet til oppfølging av styret og revisor anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. 1. Aksjeeierbok er ikke opprettet 2. Brønnøysundregisteret er ikke oppdatert med vedtatte endringer i styret. 3. Det er ikke avholdt formelle styremøter i selskapet fra kommunen overtok som 100% eier i 1999 og frem til i dag. Selskapets årsregnskap og årsberetning skal styrebehandles. 4. Kommunelovens 80, 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalget og kommunens revisor ved innkalling til møter i generalforsamlingen. Denne sendes ikke pr. d.d. 5. Inngått festeavtale av er opplyst ikke å være tinglyst. Vurderinger: Sett fra kontrollutvalgets side er formålet med selskapskontroller og forvaltningsrevisjon å være med og bidra til forbedringer, noe den foreliggende rapporten er et godt eksempel på. Selskapet og eierne har vært høringsinstanser og høringssvarene er innbakt i rapporten. Det opplyses i høringssvarene at flere av de nevnte forholdene planlegges vurdert med det første. Avvikene som er avdekket i rapporten krever nødvendig fokus og oppfølging fra kommunen som eier. Anbefalingene i rapporten bes derfor fulgt opp av kontrollutvalg og kommunestyre. For å sikre en god fremdrift i saken, anbefales det å sette en frist for tilbakemelding til kontrollutvalget om planlagte og gjennomførte tiltak. Det vises for øvrig til revisors oppfordring til eierne om å ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger i rapporten. 15

16 Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen så snart som mulig om å fremlegge sak med oppfølging av anbefalingene som gjelder kommunen som eier. 3. Eiers representant i generalforsamlingen gis i oppdrag å følge opp anbefalingene som gjelder selskapet/styret. I den forbindelse vises det til anbefalingene til kommunen nr. 5 og Kontrollutvalgets gis en skriftlig tilbakemelding fra kommunen som eier og fra selskapet om hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen 1. september

17 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Agder Sekretariat Boks Kvinesdal E-post: Dato: Vår ref: /14- S Selskapskontroll av Bortelid Alpinsenter AS Vedlagt følger rapport etter gjennomført selskapskontroll, jfr. vedtak i Åseral kontrollutvalg den 28. september Med vennlig hilsen (Sign.) Irene Loka Revisjonssjef Kopi: Styrets leder Sigbjørn Heggdal sendt på E-post: Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Store Elvegate 1 A 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4514 Mandal Telefon (33/34/35) Telefon / 92 Telefon / 48 Telefaks Telefaks Telefaks E-post: Organisasjonsnummer: MVA 17

18 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Selskapskontroll av Bortelid Alpinsenter AS Åseral kommune Mars

19 Bortelid Alpinsenter AS SAMMENDRAG Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyret i Åseral for perioden I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Bortelid Alpinsenter AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget. Fra kontrollutvalgets bestilling framgår det at dette gjelder en generell selskapskontroll uten at konkrete problemstillinger er angitt. Metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eier og styret samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eier er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål og er i utgangspunktet ikke en kontroll av innholdet i selskapets drift. Problemstillinger Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn og konklusjoner: Vi vil trekke frem de vesentligste funn nedenfor. Vi har besvart og konkludert på problemstillingene. Åseral kommune har ikke utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding, og vi vurderer derfor at etablering av rutine for oppfølging og evaluering av eierinteressen bør etableres. Selskapets vedtekter angir at formålet er å «sørge for drift av alpinsenteret i Bortelid». Vi vurderer at dette ikke samsvarer med realiteten av dagens drift. Vi oppfatter at dagens virksomhet er utleie av anleggsmidler til andre som forestår driften av alpinsenteret. Selskapets vedtekter bør derfor vurderes i forhold til i selskapets formål. Aksjeloven 5-2 omhandler retten til å møte på generalforsamlingen og kommunelovens 6 angir at kommunestyret er det øverste kommunale organet. Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen. Vi vil anbefale at kommunestyret velger sine representanter til Åseral kommune side 2 19

20 Bortelid Alpinsenter AS generalforsamlingen. Vi vurderer at kommunens øverste organ skal velge sine representanter uten at dette er fastsatt i selskapets vedtekter. Inngåtte leieavtaler medfører at selskapets egenkapital svekkes i flere år fremover. Vi anbefaler eier å følge opp om den bokførte egenkapitalen i selskapet er tilstede. Forhold knyttet til aktuelle lovbestemmelser og selskapsledelse er listet opp nedenfor: 1. Aksjeeierbok er ikke opprettet. 2. Brønnøysundregisteret er ikke oppdatert med vedtatte endringer i styret. 3. Det er ikke avholdt formelle styremøter i selskapet siden Selskapets årsregnskap og årsberetning skal styrebehandles. 4. Kommunelovens ledd har krav om varsling av kontrollutvalget og kommunens revisor ved innkalling til møter i generalforsamlingen. Denne sendes ikke pr d.d. 5. Inngått festeavtale av er opplyst ikke å være tinglyst. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. På bakgrunn av våre funn ved eierskapskontrollen vil vi gi følgende anbefalinger til Åseral kommune: 1. Kommunen bør utarbeide eierskapsmelding. 2. Kommunestyret bør sikre oppfølging og evaluering av sine eierinteresser i Bortelid Alpinsenter AS. 3. Kommunestyret bør følge opp om den bokførte egenkapitalen i selskapet er til stede. 4. Selskapets vedtekter kan synes å avvike med hensyn til selskapets formål. Vi vurderer at dagens drift er utleie av anlegg i motsetning til formålet som er angitt i vedtektene 3 å være «sørge for drift av alpinsenteret i Bortelid». Vi anbefaler at vedtektene oppdateres i samsvar med formålet. 5. Vi anbefaler at vedtektene 6 endres. Kommunestyret bør selv utpeke hvem som skal representere kommunen som eiers representant i generalforsamlingen. 6. Kommunestyret bør sikre at valgt representant har den nødvendige fullmakt til å møte som eiers representant i generalforsamlingen. Enkelte av funnene er knyttet til oppfølging av styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. 1. Aksjeeierbok er ikke opprettet. 2. Brønnøysundregisteret er ikke oppdatert med vedtatte endringer i styret. 3. Det er ikke avholdt formelle styremøter i selskapet fra kommunen overtok som 100 % eier i 1999 og frem til i dag. Selskapets årsregnskap og årsberetning skal styrebehandles. 4. Kommunelovens ledd har krav om varsling av kontrollutvalget og kommunens revisor ved innkalling til møter i generalforsamlingen. Denne sendes ikke pr d.d. 5. Inngått festeavtale av er opplyst ikke å være tinglyst. Åseral kommune side 3 20

21 Bortelid Alpinsenter AS Innhold: 1. INNLEDNING Bestilling Kort om metode Kontrollkriterier FAKTABESKRIVELSE MED VURDERING Eierforhold Selskapets formål og virksomhet Selskapets vedtekter Generalforsamling Styret Organisatoriske forhold Juridiske og avtalemessige forhold Forpliktelser overfor offentlige instanser Miljø Selskapets økonomiske utvikling og framtidsutsikter Tilbakemelding fra tidligere revisor EIERSTYRING MED VURDERING Vedtektene Generalforsamlingen Eierskapsmelding og -strategi Kommunale vedtak og intensjoner Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) KONKLUSJON OG ANBEFALINGER EIERS KOMMENTARER SELSKAPETS KOMMENTARER REVISORS KOMMENTARER DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE Åseral kommune side 4 21