Anskaffelsesreglement Datert

Transkript

1 Forord Anskaffelsesreglement Datert Lov om offentlige anskaffelser av 16 juli 1999 nr. 69, ajourført 13 desember 2000, med tilhørende forskrift, regulerer alle anskaffelser i Notodden kommune over kroner. Lov og forskrift er tilgjengelig i papirformat hos innkjøpsrådgiver, samt elektronisk på Anskaffelsesreglementet for Notodden kommune gjelder også for anskaffelser under kroner, og forøvrig de områder som lov og forskrift ikke dekker. Anskaffelsesreglementet omfatter også forsyningssektoren i Notodden kommune, dvs. anskaffelser knyttet til vannforsyning (nærmere definert i forskrift nevnt nedenfor). Bakgrunnen for dette er at alle kommunens virksomheter skal forholde seg til samme interne reglement og prosedyrer ved anskaffelser. Som for kommunens øvrige virksomheter gjelder reglementet i sin helhet for forsyningssektoren ved anskaffelser under gitte terskelverdier. For forsyningssektoren er disse gitt i Forskrift om gjennomføring EØS-avtalen vedlegg XVI punkt 4 om samordning av innkjøpsreglene for oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon (forsyningssektorene) av For øvrig gjelder reglementet de områder som loven og forskriften ikke dekker. Anskaffelsesreglementet er delt i tre, med følgende kapitler: Del I Retningslinjer for innkjøp s. 2 Del II Miljøpolicy s. 12 Kapittel 1 Virkeområde og formål Krav til produktet 1-1 Virkeområde 1. Råvarer 1-2 Formål 2. Produksjon 1-3 Målsetting 3. Produktet i bruk Kapittel 2 Innkjøpspolitikk 4. Gjenvinning 2-1 Generelt 5. Sluttbehandling 2-2 Miljø og livssykluskostnader Valg av leverandør 2-3 Lærlinger 2-4 Fast ansatte (kontraktørklausul) 2-5 Sosial dumping Kapittel 3 Innkjøpsmetoder Del III Etiske retningslinjer s Avtaleformer 1. Innledning Kapittel 4 Valg av leverandør/produkt 1.1 Definisjoner 4-1 Vurdering av leverandørens 1.2 Formål egnethet 1.3 Hvem omfattes av retningslinjene 4-2 Vurdering av produkt/tjeneste 1.4 Konsekvenser ved overtredelse Kapittel 5 Organisering 1.5 Dispensasjon fra retningslinjene 5-1 Avgjørelsesmyndighet 1.6 Oppfølging 5-2 Innkjøpsrådgivers ansvarsområder 2. Generelle etiske problemstillinger 5-3 Virksomhetens organisering av 3. Etiske problemstillinger i innkjøpsvirksomheten anskaffelsesprosessen Kapittel 6 Informasjon 3.1 Behov avdekkes 6-1 Innkjøpsveileder 3.2 Valg av kjøpsform 6-2 Innkjøpsdatabase på kommunens 3.3 Anbud/tilbud innhentes intranett 3.4 Kunngjøring 6-3 Jevnlige statusmøter 3.5 Kommunikasjon før 6-4 Evalueringsskjema anbuds/tilbudsfrist Kapittel 7 Kontroll og oppfølging 3.6 Anbud/tilbudsåpning 7-1 Innkjøpsrådgivers kontrollansvar 3.7 Evaluering av anbud/tilbud 7-2 Virksomhetens kontrollansvar 3.8 Forhandlinger/kontrakt inngås 7-3 Reklamasjoner 3.9 Levering/samarbeid Kapittel 8 Øvrige regler 4. Avslutning 8-1 Konsekvens ved overtredelse 8-2 Dispensasjon/unntak fra retningslinjene 8-3 Oppfølging Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 1

2 Kapittel 1. Virkeområde og formål DEL I Retningslinjer for innkjøp 1-1 Virkeområde Disse retningslinjene gjelder for alle Notodden kommunes virksomheter Retningslinjene gjelder varekontrakter, tjenestekontrakter (herunder også konsulenttjenester), samt anskaffelser innen bygg og anlegg, og forsyningssektoren. Alle som er involvert i innkjøp til kommunen plikter å sette seg inn i og følge retningslinjene. 1-2 Formål Formålet med retningslinjene er å fastsette Notodden kommunens innkjøpspolitikk slik at kommunen har en felles opptreden overfor leverandører og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvilken virksomhet det er som foretar anskaffelsen. Retningslinjene skal også sikre at kommunen gjennom felles rammeavtaler/samkjøp drar nytte av de gunstige betingelser store kjøp/avtaler gir. Videre skal retningslinjene sikre at det er en reell konkurranse om å oppnå leveranser til kommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører. 1-3 Målsetting a) Innkjøp til Notodden kommune skal gjennomføres på en slik måte at kommunens økonomiske interesser blir ivaretatt best mulig på lang sikt. b) Innkjøpsordningen skal være rasjonell og gi en effektiv utnyttelse av kommunens ressurser. c) Innkjøpsordningen skal gjennom de fastlagte rutiner sikre at: - intern kontroll kan oppdage feil slik at disse kan rettes i tide - intern kontroll må kunne forebygge og avdekke misligheter - det er klare ansvarsforhold - ordningen klart og greit kan dokumentere hendelsesforløp - ordningen skaper tillit både hos innbyggere og leverandører Kapittel 2. Innkjøpspolitikk 2-1 Generelt Innkjøp av varer og tjenester til Notodden kommunen skal foretas etter konkurranseprinsippet, og valg av produkt/leverandør skal gjøres etter bedriftsøkonomiske vurderinger. 2-2 Miljø og livssykluskostnader Det bør foretrekkes miljøvennlige produkter, selv om disse på kort sikt er dyrere, jfr. Notodden kommunes miljøpolicy for innkjøp (Se del II Miljøpolicy). Notodden kommune Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 2

3 skal derfor under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. 2-3 Lærlinger For arbeid som skal utføres for Notodden kommune, kan det settes som en betingelse for gjennomføring at norske leverandører skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Slik betingelse kan likevel kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingplasser i den aktuelle bransje. 2-4 Fast ansatte (kontraktørklausul) For bygg- og anleggsarbeid som skal utføres for Notodden kommune, skal det settes som betingelse for gjennomføring av kontrakten at arbeidet skal utføres av entreprenøren og dennes ansatte i tjenesteforhold, eventuelt av underentreprenører og deres ansatte, eller ved bruk av lovlig innleid arbeidskraft. Det skal stilles krav om at bruk av enkeltmannsforetak som ikke er entreprenør eller underentreprenør, skal begrunnes. 2-5 Sosial dumping Regjeringen forbyr sosial dumping i offentlige kjøp av tjenester og bygge- og anleggsarbeider. En ny forskrift skal sikre de enkelte arbeidstakere normale lønns- og arbeidsvilkår. Notodden kommune skal dermed sette krav til dette. Forskriften gjelder fra 1. mars 2008, og vil gjelde anskaffelser som utlyses etter denne dato. Oppdragsgivere må dermed ta inn informasjon om kravene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Den enkelte virksomheten i Notodden kommune skal ha rutiner for effektiv kontroll og oppfølging. Kapittel 3. Innkjøpsmetoder Ethvert kjøp skal, uansett innkjøpsmetode, så langt det er mulig, baseres på konkurranse. Kjøp av varer og tjenester til Notodden kommune skal skje enten: a) åpen anbudskonkurranse: anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling, b) begrenset anbudskonkurranse: anskaffelsesprosedyre som tillater alle de leverandører som er invitert av oppdragsgiver til å gi tilbud, men som ikke tillater forhandling, c) konkurransepreget dialog: anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver i en eller flere runder fører en dialog med leverandører om alternative løsninger før det gis konkurrerende tilbud, d) konkurranse med forhandling: anskaffelsesprosedyre hvor oppdragsgiver har adgang til å forhandle med en eller flere leverandører, e) rammeavtale: avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder, f) plan- og designkonkurranse: anskaffelsesprosedyre som for eksempel på områdene arealplanlegging, byplanlegging, arkitekt- og ingeniørarbeider eller databehandling, gjør det mulig for oppdragsgiver gjennom en konkurranse, med eller uten premiering, å få utarbeidet en plan eller design som deretter kåres av en jury. Juryens avgjørelse kan være bindende eller innstillende, g) som direkte anskaffelse, under terskelverdien (innhent minst 3 tilbud) Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 3

4 Hva disse betegnelser innebærer fremgår av forskrift om offentlige anskaffelser av nr. 616, som trådte i kraft fra Forskriften gir en detaljert beskrivelse av hvordan offentlige innkjøp skal foretas i.h.t anbuds-/ tilbudsprosedyrer og behandling. Innkjøp fra omreisende selgere, dørselgere, telefonselgere e.l. som kommunen ikke har avtale med er ikke tillatt. Dersom det skulle vise seg at selgeren har svært interessante produkter skal denne henvises til virksomhetens innkjøpskonsulent (virksomhetsleder), evt. innkjøpsrådgiver, som kan ta en nærmere vurdering av produktene og kommunens behov for disse. 3-1 Avtaleformer Innkjøpene bør foretas etter følgende avtaleformer: a) Rammeavtaler Det bør inngås ett- eller flerårige leveringsavtaler (rammeavtaler) for varer og tjenester som jevnlig forbrukes. Dersom varene/tjenestene forbrukes av flere virksomheter skal det inngås felles leveringsavtaler. Rammeavtalene skal omfatte de fleste varegrupper- og tjenester som kommunen benytter. Virksomhetene pålegges å benytte de leverandører kommunen inngår rammeavtale med. b) Enkeltavtaler/enkeltkjøp Innkjøp av varer eller tjenester som ikke jevnlig forbrukes eller inngår i kommunens rammeavtaler. Ved enkeltkjøp over kroner eks. mva., og hvor anskaffelsen ikke kunngjøres, skal det innhentes minst tre konkurrerende tilbud. Unntak vil være situasjoner hvor det av praktiske årsaker ikke er mulig å innhente flere tilbud, f.eks. ved hastekjøp. Det skal i så fall i etterkant kunne legges frem begrunnelse for at man ikke kunne foreta konkurranse rundt anskaffelsen. Kapittel 4. Valg av leverandør/produkt Valg av leverandør/produkt til Notodden kommune skal foretas slik at kommunens økonomiske interesser blir ivaretatt best mulig på lang sikt. Dette betyr ikke at leverandøren med den laveste pris nødvendigvis skal velges, men heller den leverandøren som på lang sikt har det beste tilbud, alle forhold tatt i betraktning. Vurderingen er todelt, først vurderes leverandørens egnethet, deretter vurderes produkt/tjenesten til de leverandører som er egnet. Kriteriene som benyttes ved vurderingen skal oppgis i konkurransegrunnlaget. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 4

5 4-1 Vurdering av leverandørens egnethet (utvelgelse): a) Leverandørens egen økonomiske situasjon: Det kan være nødvendig å gjennomgå en leverandørs økonomiske situasjon i.h.t. økonomisk evne til å innfri kontrakten. En konkurs vil som regel innebære tap også for kjøper. Grunnlagsmateriale kan være regnskap for de siste 2-3 år. b) Skatteattest og HMS-egenerklæring: I h.h.t. Forskrift om offentlige anskaffelser skal oppdragsgiver kreve skatteattest og HMS-egenerklæring av sine leverandører ved anskaffelser av en verdi over kroner eks. mva. Leverandører med skatterestanser avvises. c) Referanser: Ved vurdering av leverandørens egnethet bør relevante referanser innhentes og kontaktes. d) Evt. andre relevante krav til leverandør, f.eks. faglige krav, kvalifikasjoner m.m. (jfr. også forskrift om offentlige anskaffelser og kunngjøringsblanketter hos Norsk Lysningsblad). De leverandører som oppfyller kravene går videre og står likt i neste fase: 4-1 Vurdering av produkt/tjeneste (tildeling): Eksempler på kriterier som benyttes ved tildeling av kontrakt er: a) Pris: b) Leveringsbetingelser: I utgangspunktet skal leveranser til Notodden kommune gjennomføres som Fritt levert til bestillende virksomhet. Ved internasjonale kjøp benyttes leveringsbetingelser i hensyn til INCOTERMS c) Leveringsdyktighet: Med leveringsdyktighet menes leverandørens evne til å oppfylle leveransen i hensyn til kontrakt, evt. hvor raskt leveringen kan gjennomføres ved kjøp som gjentas. d) Betalingsbetingelser: Betalingsbetingelsene for kommunale kjøp bør minimum være 30 dager. Fri leveringsmåned pluss 30 dager eller 45 dager skal tilstrebes. e) Kontraktsvilkår: Notodden kommunes avtalevilkår skal fortrinnsvis være grunnlag for en kontrakt. Dersom selgerens kontraktsvilkår skal benyttes, skal dette godkjennes av innkjøpsrådgiver eller den enkeltes virksomhets innkjøpskonsulent (virksomhetsleder). f) Kvalitet: Den leverandør som velges skal levere varer av tilfredsstillende kvalitet. Imidlertid skal man være oppmerksom på at man ikke kjøper bedre kvalitet enn det man strengt tatt trenger. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 5

6 g) Driftskostnader: Med driftskostnader menes alle kostnader som påløper gjennom produktets levetid (f.eks. reparasjon, service og energikostnader). h) Produktets levetid: Med denne betegnelsen mener man den antatte levetid som produktet har. Et produkts levetid kan f.eks. begrenses av den slitestyrke det har, eller av den tekniske utvikling som skjer på nye produkter. i) Produktets livstidskostnad: (life cykle cost) Dette er produktets totale kostnader over hele dets levetid og omfatter både kjøpspris og totale driftskostnader minus evt. innbyttepris. Produktets årlige kostnad vil avhenge av hvilken levetid det har. j) Service/oppfølging: Serviceapparatet og oppfølging fra en leverandør er svært viktig og oppfyllelsen av evt. servicekrav må kunne dokumenteres. Referanser bør innhentes og kontaktes. k) Lagerhold: Kommunens virksomheter skal tilstrebe at lagerhold av varer skal holdes på et nødvendig minimumsnivå slik at man unngår unødvendig kapitalbinding i lagerhold. Nødvendig leveringssikkerhet ved at leverandøren forestår lagerholdet for kommunen kan også sikres via leveringsavtalen. Listen er ikke uttømmende. Kapittel 5. Organisering Innkjøp av varer og tjenester til Notodden kommune er et administrativt ansvar. Den enkelte virksomhetsleder er ansvarlig for alt innkjøp innenfor eget budsjettområde. Kommunens innkjøpsvirksomhet koordineres av innkjøpsrådgiver som organisatorisk er lagt direkte under "Stab og utvikling". 5-1 Avgjørelsesmyndighet: Ved inngåelse av rammeavtaler avgjøres disse av rådmannen. Under forberedelsene og ved arbeidet med etablering av enhver rammeavtale skal berørte virksomhetsledere alltid involveres. Enkeltkjøp som ikke er dekket av rammeavtale og som er under kroner eks. mva. avgjøres av virksomhetsleder (budsjettansvarlig). Innkjøpsrådgiver kan involveres ved behov. Ved enkeltkjøp som ikke er dekket av rammeavtale og som er over kroner eks. mva. skal innkjøpsrådgiver involveres allerede ved anskaffelsens planleggingsfase (unntak: ved kontrahering av bygg og anlegg skal innkjøpsleder involveres dersom anskaffelsen overstiger EØS-terskelverdiene). Anskaffelsesprosessen skal planlegges og gjennomføres i samarbeid med innkjøpsrådgiver for å sikre at gjeldende lovverk og Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 6

7 innkjøpsfaglige krav blir fulgt. Avgjørelsesmyndighet om valg av leverandør/produkt ligger hos virksomhetsleder. Dersom virksomhetsleder ikke følger eventuelle råd innkjøpsrådgiver gir i denne sammenheng, og anskaffelsen skjer i strid med lover, retningslinjer og god forretningsskikk, skal innkjøpsrådgiver rapportere dette til rådmannen. Ved enkeltkjøp over kr ,- skal rådmannen informeres om kjøpet før avgjørelse fattes. Nasjonal og EØS-terskelverdier EØS-terskelverdien justeres hvert annet år. Sist denne verdien ble justert var 1. mars EØS-terskelverdien for varer og tjenester er ,- eks mva EØS-terskelverdien for bygg og anlegg er: ,- eks mva. Nasjonal terskelverdi for varer og tjenester er ,- eks mva. I tillegg kommer protokollplikten for anskaffelser over ,- eks mva. For sentrale statlige etater og for forsyningssektoren gjelder andre terskelverdier. 5-2 Innkjøpsrådgiverens ansvarsområder: - inngåelse av rammeavtaler - bistå seksjonene/virksomhetene med inngåelse av særavtaler - bistå seksjonene/virksomhetene ved enkeltanskaffelser - utvikle retningslinjer og prosedyrer for innkjøpsvirksomheten i kommunen - utvikle og etablere rasjonelle innkjøpsrutiner - samordne kommunens innkjøpsvirksomhet slik at kommunen i markedet opptrer som én kunde - bistå seksjonene/virksomhetene ved innkjøp til prosjekter / nyanlegg - informere seksjonene/virksomhetene ved hvert år å sende ut revidert innkjøpsveileder og rammeavtalesett - gi seksjonene/virksomhetene opplæring i de innkjøpsprosedyrer som skal følges Dessuten vil det av innkjøpsstrategiske hensyn være innkjøpsrådgiver som samarbeider med andre kommuner eller offentlige seksjoner/virksomheter om inngåelse av eventuelle felles rammeavtaler for enkelte vareslag. 5-3 Virksomhetenes organisering av innkjøpsvirksomheten Virksomhetene bestemmer selv når det skal foretas anskaffelser, og er ansvarlige for at det er budsjettmessig dekning for det enkelte kjøp samt at riktig kvalitet velges. (1) Virksomhetsleders ansvarsområde : - påse at det er reelt behov for anskaffelsen og at det er budsjettmessig dekning for det innkjøp som blir foretatt. - sørge for at riktig kvalitet velges - påse at innkjøpene foretas hos de leverandører hvor kommunen har rammeavtale - foreta innkjøpene slik at kommunens økonomiske interesser blir best mulig ivaretatt på lang sikt - organisere innkjøpsvirksomheten i egne virksomheter i hensyn til gjeldende retningslinjer, slik at den gir en effektiv utnyttelse av virksomhetens ressurser - organisere innkjøpsvirksomheten slik at kravet til kontroll blir ivaretatt (kontroll omtales i eget avsnitt) Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 7

8 - påse at innkjøpene foretas etter de til enhver tid gjeldende retningslinjer Innkjøpere hos den enkelte virksomheten har videre følgende oppgaver: inneha basiskompetanse innenfor lover/regler og prosedyrer knyttet til innkjøp, herunder også: - bistå egen virksomhet med spørsmål knyttet til innkjøp - følge med lojaliteten til inngåtte avtaler være virksomhetens kontaktperson mot innkjøpsseksjonen, herunder også: - delta i (halv-)årlige statusmøter med innkjøpsseksjonen (for å få oppdatering i innkjøpsfaget, samt å gi tilbakemeldinger vedrørende avtaler). - ha oppdatert oversikt over hvem som har innkjøpsmyndighet i egen virksomhet og for hvilke vare-/tjenesteområder denne myndigheten gjelder. - spre informasjon fra innkjøpsseksjonen ut i egen virksomhet til bestillerne og ta imot tilbakemeldinger fra disse knyttet til innkjøpsavtaler - foreslå områder hvor det bør etableres rammeavtaler - utpeke eventuelle representanter til brukergrupper ved tilbuds- /anbudskonkurranser - delta i innføring av elektronisk handel og utpeke det personell som skal ta i bruk elektroniske innkjøpssystemer (2) Innkjøpere: Den enkelte virksomhet skal utpeke det antall interne innkjøpere som er hensiktsmessig. Oppdatert oversikt over hvem som har innkjøpsmyndighet i den enkelte virksomhet skal være tilgjengelig hos innkjøpskonsulenten (virksomhetsleder). Innkjøper har følgende oppgaver: inneha basiskunnskap innen innkjøpsfaget ha kjennskap til de interne retningslinjer som gjelder for innkjøp, herunder også etiske retningslinjer og miljøpolicy planlegge egen enhets innkjøp og følge opp evt. lager som innkjøperen anskaffer varer til bestille varer og tjenester innenfor etablerte rammeavtaler etter å ha sjekket budsjettmessig dekning for kjøpet bestille varer og tjenester som ikke er dekket av rammeavtale for inntil kroner eks. mva etter å ha sjekket budsjettmessig dekning for kjøpet. Ved kjøp mellom og kroner eks. mva. skal det innhentes aksept fra virksomhetsleder (budsjettansvarlig). Kjøp over kroner eks. mva skal foretas i samarbeid med innkjøpsrådgiver. herunder også: bestille varer og tjenester elektronisk vurdere og beslutte innkjøp på bakgrunn av rekvirenters behov Virksomhetene oppfordres til å være restriktive med utdeling av innkjøpsmyndighet. Myndigheten bør utdeles til et fåtall personer, og evt. utvides til flere dersom det viser seg å være et reelt behov for dette. (3) Rekvirent De personer i virksomhetene som ikke er utpekt som innkjøpskonsulent eller innkjøper er å betrakte som rekvirenter. Med rekvirent menes en person som melder fra om behov for å anskaffe en vare eller tjeneste. Denne muligheten vil enhver ansatt i kommunen måtte ha, og derfor er det ikke behov for å utpeke eller navngi disse, bortsett fra hvis en e-handelsløsning skulle inneha dette nivået. Hvis Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 8

9 så er tilfelle må de rekvirenter som har behov for det gis tilgang til løsningen. Hvilke rekvirenter som har et slikt behov vil trolig variere fra virksomhet til virksomhet, dette bør derfor tas gradvis ved implementering av en e- handelsløsning. Rekvirentens oppgaver er: melde fra til innkjøper om behov for anskaffelse av vare eller tjeneste - anskaffe vare/tjeneste dersom rekvirentens nærmeste overordnede med innkjøpsmyndiget gir aksept for dette (aksepten skal i så fall inneholde instruks om hvor varen/tjenesten skal anskaffes) herunder også: rekvirere varer/tjenester elektronisk I enkelte tilfeller vil det være behov for en utvidet aksept for rekvirentens mulighet til å foreta innkjøp. Eksempel på et slikt tilfelle er sykepleiere i hjemmetjenestene som må kunne kjøpe bensin og bilrekvisita etter behov (dette har vi en ordning på). Et system hvor disse må innhente aksept for slike kjøp i hvert enkelt tilfelle vil bli for tungvint. Aksepten vil imidlertid inneholde instruks om hvilken leverandør slike kjøp skal foretas hos, i hensyn til kommunens avtaler. (4) Brukergrupper For hvert vareområde kommunen har inngått rammeavtale, bør det etableres en brukergruppe. Sammensetningen bør være tverrseksjonell i de tilfeller hvor vareområdet er aktuelt for flere virksomheter. Den behov-, produkt-, leverandør- og markedskunnskap medlemmene av brukergruppen innehar og opparbeider seg gjennom dette forumet er den viktigste ressurs i arbeidet med etablering og videreutvikling av rammeavtaler. Brukergruppens oppgaver er å: inneha oppdatert fagkunnskap innenfor det aktuelle vareområdet inneha oppdatert kunnskap om anskaffelsesbehovet for det aktuelle vareområdet inneha kjennskap til interne retningslinjer og regelverk (opparbeidelse evt. gjennom deltakelse i brukergruppen) bistå i arbeidet med å utarbeide kravspesifikasjon (krav til produkt) knyttet til en forespørsel bistå i arbeidet med å utarbeide tilbuds-/anbudsgrunnlag, herunder spesielt krav til leverandør vurdere standardisering og samordning av det vareutvalg som skal benyttes vurdere samordning og begrensning av antall leverandører delta i evaluering av tilbud/anbud og innstilling til valg av leverandør og produkt delta i statusmøter med valgt leverandør i avtaleperioden, for derigjennom å trekke ut det effektivisering- og videreutviklingspotensiale som ligger i avtalen tilbakeføring av erfaringer ved bruk av inngåtte avtaler til innkjøpsseksjonen medlemmer av brukergruppen kan være innkjøpskonsulent, innkjøper og rekvirent Antall medlemmer i brukergruppen avhenger av det enkelte vareområde, men gruppen bør ikke bestå av mer enn ca. 5 personer. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 9

10 Kapittel 6. Informasjon Innkjøpsrådgiver har ansvaret for å gi virksomhetene all relevant informasjon vedrørende innkjøpsvirksomheten. Dette skjer bl.a. på følgende måter: 6-1 Innkjøpsveileder Frem til alle kommunens rekvirenter/innkjøpere har tilgang til innkjøpsdatabasen på kommunens intranett, ligger det en innkjøpsveileder og rammeavtale oversikt på Notodden kommune sine internettsider som inneholder: opplysninger om gjeldende avtaler øvrig innkjøpsrelatert informasjon 6-2 Innkjøpsdatabase på kommunens intranett (når denne er på plass) Databasen skal til enhver tid være ajour med korrekt informasjon, og skal inneholde: generell avtaleinformasjon konfidensiell avtaleinformasjon som pris- og rabattbetingelser (kun det personell som har behov for denne informasjonen gis tilgang) lover, regler og retningslinjer prosedyrebeskrivelser innkjøpsnyheter 6-3 Jevnlige statusmøter Det skal gjennomføres (halv-)årlige statusmøter med virksomhetsledere. Temaer på statusmøtene er bl.a.: oppdatering i regelverk ved evt. endringer tilbakemelding på avtaler/leverandører, positive og negative, herunder også avtalelojalitet tilbakemelding på nye avtaleområder bør vurderes 6-4 Evalueringsskjema Ved en rammeavtales utgang, og før ny konkurranse arrangeres, bør gjeldende avtale evalueres. Dette for å hensynta de erfaringer man har gjort i gjeldende avtale i en ny forespørsel, slik at man får til mest mulig hensiktsmessige avtaler for kommunen. Evaluering bør skje gjennom standard evalueringsskjema/avviksskjema som virksomhetsledere sender ut i egen virksomhet, sammenstiller og videreformidler til innkjøpsrådgiver. De tilbakemeldinger man får fra brukerne gjennom slike skjemaer vil ha svært stor verdi ved utarbeidelse av en ny avtale. Om evalueringsskjema skal benyttes også ved evt. prolongering av en rammeavtale, eller om prolongering skal avgjøres av en brukergruppe, vurderes i det enkelte tilfelle. Kapittel 7. Kontroll og oppfølging 7-1 Innkjøpsrådgiverens kontrollansvar Kontrolloppgavene fra innkjøpsrådgiver vil rette seg både mot virksomhetene og leverandørene. Mot virksomhetene dreier det seg om å få brukerne til å holde seg innenfor de avtaler som er inngått, samt følge de retningslinjer som er vedtatt. Overfor leverandørene vil kontrollen dreie seg om at leveringsavtalens betingelser overholdes. Det forutsettes et samarbeid med virksomhetene og kommunerevisjonen i kontrollarbeidet. Kommunerevisjonen skal kunne ha oversikt av innkjøpsavtaler som inngås. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 10

11 Når kommunen inngår kontrakt med en leverandør er det viktig å etablere et forhold som sikrer kostnadseffektivt samarbeide for begge parter. Innkjøpsrådgiver er ansvarlig for at det arrangeres jevnlige statusmøter med avtaleleverandørene, slik at dette blir fulgt opp. 7-2 Virksomhetens kontrollansvar Kontrollen i virksomhetene foretas etter gjeldende attestasjons- og anvisningsreglement. 7-3 Reklamasjoner Reklamasjoner overfor leverandører skal foretas straks en feil er oppdaget. Kommunen som kjøper er forpliktet til å foreta kontroll av varen straks den er mottatt. Kontrollen gjelder både kvalitet og kvantitet. Den enkelte virksomhet avgjør om varen skal avvises eller om den skal godtas mot reduksjon i prisen. Avviste varer skal byttes omgående for leverandørens regning. Fakturaen anvises ikke før feilen er rettet/kreditnota er mottatt. Dersom leverandøren ikke aksepterer reklamasjonen og det ikke oppnås enighet, tas saken opp med innkjøpsrådgiver. Kapittel 8 Øvrige regler 8-1 Konsekvens ved overtredelse Overtredelse av retningslinjene kan få konsekvenser for arbeidsforholdet. Alvorlige brudd på reglene kan medføre advarsel, oppsigelse eller avskjed. 8-2 Dispensasjon/unntak fra retningslinjene Rådmannen i kommunen kan gi dispensasjon/vedta unntak fra retningslinjene. 8-3 Oppfølging Rådmannen forutsetter at de ansvarlige på alle nivåer i organisasjonen følger opp og påser at retningslinjene overholdes. Videre er det ledelsens oppgave å kontinuerlig vurdere om retningslinjene er hensiktsmessige. Medarbeidere som er i tvil med hensyn til reglene er forpliktet til å ta dette opp med nærmeste overordnede. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 11

12 DEL II Miljøpolicy Notodden kommune har følgende overordnede policy for miljøeffektive innkjøp, vedtatt av rådmannen 01. oktober For å minske presset på miljøet og ivareta hensynet til fremtidige generasjoner, skal kommunens innkjøp gjøres mest mulig miljøeffektivt, hvilket betyr høyest mulig verdiskapning med minst mulig miljøbelastning. Krav til produktet Kommunen, skal, når det finnes alternativer, benytte produkter som ved valg av råvarer, gjennom fremstillingsprosessen, bruk, gjenbruk, gjenvinning og sluttbehandling representerer minst mulig miljøbelastning dersom dette er økonomisk forsvarlig. Livsløpskostnader skal i størst mulig grad legges til grunn for vurdering av det økonomisk mest fordelaktige alternativ. Behovsanalyser skal gjennomføres for å sikre at rett produktløsning blir valgt. Livsløpsperspektivet fra vugge til vugge (kretsløpet fra produksjon via bruk, og gjenvinning til ny produksjon) vil også stå sentralt, derigjennom vurdering av miljøbelastning gjennom valg av råvarer, produksjon, produktet i bruk, gjenvinning og sluttbehandling. Vurderingspunkter innenfor de nevnte områder er: 1. Råvarer Råvarer kan grovt sett karakteriseres som bærekraftige hvis de faller innenfor følgende tre kategorier: Består av gjenvunnet materiale Består av fornybare ressurser som er forvaltet bærekraftig. Dvs. med et langsiktig perspektiv for øyet Består av ikke fornybare ressurser som går inn i sirkelen fra vugge til vugge og gjenvinnes etter bruk 2. Produksjon Produksjonsprosessen skal så lang det er mulig ikke føre til utslipp av miljø- og helseskadelige stoffer, eller for øvrig bidra til forringelse av det lokale eller globale miljøet. Avfallsmengdene knyttet til produksjon og omsetning skal minimeres. Produkter hvor produksjonsprosessen gir mindre utslipp og avfall enn gjeldende forskrifter og konsesjonskrav vil bli foretrukket. Produkter som inneholder miljøgifter og dermed klassifiseres som spesialavfall skal om mulig unngås å tas i bruk. Hvis slike produkter må tas i bruk, skal behandlingen styres etter egne avviksprosedyrer. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 12

13 3. Produktet i bruk Følgende momenter skal vurderes: Holdbarhet Reparerbarhet Energibruk og energiformer Inneholdet av helse- og miljøfarlige stoffer Produktets gjenbruksegenskaper 4. Gjenvinning Produkter og emballasje som har gjenvinningsmuligheter skal prioriteres. 5. Sluttbehandling Produkter skal, hvis det ikke er mulig å gjenvinne det, håndteres på en slik måte at det ikke er til skade for miljøet. Produkter som inneholder miljøavgifter og dermed klassifiseres som spesialavfall skal håndteres i samsvar med gjeldende regelverk. Valg av leverandør Leverandørens miljøredegjørelse og produktenes egenskaper i forhold til miljøbelastning vil være en konkurransefaktor ved kontraktstildelinger i kommunen. Gjennom å være en krevende kunde, skal anskaffelsesfunksjonen i kommunen bidra til å redusere den totale miljøbelastningen (biologisk mangfold, råvare- og energibruk, forurensing og avfall) fra varer og tjenester som leveres til og forbrukes av kommunen. Denne miljøpolicyen legges til grunn ved innkjøpsrutinene i kommunen og ved de enkelte anskaffelser. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 13

14 DEL III Etiske retningslinjer ved innkjøp 1. Innledning 1.1 Definisjoner Med etikk forstår vi læren om fellesskapsverdier og de normer og regler som må etterleves for at fellesverdiene skal realiseres. Kommunen er svært avhengig av tillit fra leverandører, offentlige myndigheter og samfunnet forøvrig. Det er viktig at alle ansatte etterlever de normer og regler for innkjøp som er besluttet. Kommunens etiske normer forteller deg hvordan du generelt skal opptre som forutsetning for å være en del av fellesskapet i kommunen, og bidra til å realisere vårt verdisyn. Dette er et rammeverk som hver enkelt medarbeider må forholde seg til. 1.2 Formål Formålet med etiske retningslinjer ved innkjøp er: - å bidra til reell og lik konkurranse om oppdrag - å skape tillit til offentlige beslutninger - å sikre det offentliges renommé 1.3 Hvem omfattes av retningslinjene? Kommunens etiske retningslinjer ved innkjøp gjelder for alle ansatte som er involvert i anskaffelsesprosessen og det videre samarbeid med leverandør. 1.4 Konsekvenser av overtredelse Overtredelse av kommunens etiske regler kan få konsekvenser for arbeidsforholdet. Alvorlige brudd på reglene kan medføre advarsel, oppsigelse eller avskjed. Det skal vektlegges at samme overtredelse resulterer i samme reaksjon uavhengig av posisjon i organisasjonen. 1.5 Dispensasjon fra retningslinjene Rådmannen i kommunen kan gi dispensasjon fra retningslinjene. 1.6 Oppfølging Kommunens ledelse forutsetter at de ansvarlige på alle nivåer i organisasjonen følger opp og påser at retningslinjene overholdes. Videre er det ledelsens oppgave å kontinuerlig vurdere om retningslinjene er hensiktsmessige. Medarbeidere som er i tvil med hensyn til reglene er forpliktet til å ta dette opp med de nærmeste overordnede. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 14

15 2. Generelle etiske problemstillinger Eventuelle personlige motiver skal ikke være styrende for valg av produkt/leverandør/tjeneste. Ansatte i kommunen skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Personlige fordeler omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler f.eks. i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Regelen gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Rabatt ved private innkjøp behandles som unntak i fra retningslinjene og krever godkjenning av rådmann. Det er naturlig at det utvikles relasjoner mellom ansatte hos kunde og leverandør ved langvarige avtaleforhold. Disse relasjonene må ikke påvirke beslutninger ved fremtidige anskaffelser. Valg av leverandør skal foretas etter objektive vurderinger. Informasjon og åpenhet i forbindelse med anskaffelser skal tillegges stor vekt der det er mulig. Eksisterende og potensielle leverandører skal få en lik behandling i forhold til informasjonstilgang. Opplysninger knyttet til den enkelte leverandørs virksomhet skal behandles konfidensielt og skal ikke meddeles tredje person. 3. Etiske problemstillinger i anskaffelsesprosessen 3.1 Behov avdekkes I denne fasen er det viktig å unngå: At enkelte leverandører får anledning til å definere behovet for anskaffelsen på en slik måte at spesifikasjonen blir skreddersydd ett produkt/ en tjeneste / en leverandør. Lekkasjer/inside informasjon fra kjøper som gir en leverandør konkurransefordeler. Begrenset informasjonsinnhenting fra markedet som gir enkelte leverandører konkurransefordeler. Eksempler på dette er kun å hente inn informasjon fra noen utvalgte leverandører, som gir en bestemt løsning, fremfor å kontakte flere for alternative løsninger. Konsekvensen av begrenset informasjonsinnhenting vil være favorisering av enkelte leverandører samtidig som det øker risikoen for å få en løsning som ikke er optimal i forhold til behovet. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 15

16 Å definere behov utfra personlige preferanser i stedet for organisasjonsmessige behov. At det stilles strengere krav til leverandøren / produkt / tjenesten enn det som er nødvendig for å oppfylle behovet i hvert enkelt tilfelle. 3.2 Valg av kjøpsform I denne fasen er det viktig å unngå: At valg av kjøpsform blir gjort for å favorisere enkelte leverandører. Eksempler på dette kan være: Å dele opp et totalkjøp i flere mindre deler for å holde seg under terskelverdiene i EØS regelverket Å utelate kostnader for å holde seg under terskelverdiene i EØS regelverket. Eksempel på slik kostnad er driftskostnader. Å favorisere lokale leverandører. Kjøp etter forhandling (tilbud) er ikke lovregulert på samme måte som anbudskjøp. I praksis er det imidlertid særlig tre faser som er forskjellig: valg av kunngjøringsform, muligheten for å forhandle og anbuds/tilbudsåpning. For de øvrige fasene er de etiske utfordringene svært like ved de to innkjøpsformene. 3.3 Markedsundersøkelse/Anbud/tilbud innhentes Det er svært viktig å undersøke markedet før det igangsettes en innkjøpsprosess. Innkjøperen stå mye mer fritt ved å innhente informasjon i denne fasen. I denne fasen er det viktig å unngå: Å igangsette en anskaffelsesprosess hos enkelte leverandører eller i bransjen. Leverandørene bruker mye tid på anbuds/tilbudsberegning og det vil være å holde de for narr ved å igangsette en prosess hvor det ikke er overveiende sannsynlig at det skal foretas et kjøp. Konfidensialitet/lekkasjer. Opplysninger knyttet til anbudet/tilbudet som gis i forbindelse med anbuds/tilbudsinnhentingen skal tilkomme alle tilbyderne på lik måte og på likt tidspunkt. At det ved konkurranseutsetting er for sterke bånd mellom innkjøper og egen virksomhet som fører til favorisering av egne virksomheter selv om eksterne leverandører leverer et bedre/tilsvarende produkt/tjeneste. Det bør være vanntette skott mellom de som lyser ut og de som gir anbud i samme juridiske enhet. At spesifikasjonen er beskrevet på en slik at måte at den er avhengig av én type løsning/leverandør. Det skal fortrinnsvis benyttes funksjonsspesifikasjoner. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 16

17 3.4 Kunngjøring Ved anbud som omfattes av lov om offentlige anskaffelser skal regelverket følges. Ved anbud som ikke omfattes av lov om offentlige anskaffelser eller kjøp etter forhandling kan oppdragsgiver velge mellom offentlig kunngjøring eller direkte henvendelser til et utvalg tilbydere. Valget skal foretas på grunnlag av anskaffelsens verdi sett i forhold til kostnadene ved offentlig kunngjøring og direkte henvendelser. I valget skal det også legges vekt på potensialet for innsparinger ved et større antall tilbydere samt markedets interesser. I denne fasen er det viktig å unngå: At det velges en form som utelukker enkelte tilbydere/løsninger eller som på andre måter medfører diskriminering. At det velges en form som gir enkelte leverandører uberettigede fordeler framfor andre. 3.5 Kommunikasjon før anbud-/tilbudsfrist I denne fasen er det viktig å unngå: At det blir gitt ulik informasjon knyttet til anbudet/tilbudet til potensielle leverandører. 3.6 Anbud/tilbudsåpning Anbudsåpningen er regulert av gjeldende lovverk, retningslinjer og rutiner. Det er derfor ingen spesielle dilemmaer i denne fasen. I den grad det er mulig og hensiktsmessig bør det være åpen anbudsåpning for å redusere mistenkeliggjøring. Tilbudsåpningen bør i størst mulig grad følge samme prosedyreregler som for anbud, men p.g.a. forhandlingsmulighetene bør det ikke foretas åpen tilbudsåpning. 3.7 Evaluering av anbud/tilbud Her vil det være tre faser: Avklaringer mot leverandør Prekvalifisering Valg av leverandør Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 17

18 I disse tre fasene er det viktig å unngå: På virkning fra tilbyderne At det er skjevhet i vektlegging av kriterier som favoriserer en eller flere leverandører fremfor andre. Etablerte leverandører skal behandles lik linje med potensielle leverandører. Det skal søkes etter representative referanser på ukjente leverandører. At relasjoner til leverandører gjør at man favoriserer eller diskriminerer enkelte fremfor andre. Det skal utøves likebehandling av alle leverandører. At åpenbare feil i anbudet/tilbudet ikke blir undersøkt. Eksempel på dette kan være kronebeløp som helt klart skiller seg fra det som er forventet eller feil i forhold til tidsfrister som skal overholdes. 3.8 Forhandling/kontrakt inngås Ved anbudskjøp er det kun anledning til avklaringer mellom oppdragsgiver og anbyder. Det er ikke anledning til å forhandle om de forretningsmessige vilkårene for kjøpet. Kontrakt skal inngås på bakgrunn av oppdragsgivers anbudsdokument og anbyders anbud. Kjøp etter forhandling åpner for at det kan foretas forhandlinger med tilbyderne, der de forretningsmessige vilkårene for kjøpet, herunder også spesifikasjonene for varen/tjenesten, kan være gjenstand for drøftelser eller forhandlinger. Eventuelle forhandlinger skal preges av god forretningsskikk og gi lik behandling av den/de tilbyderne det inngås forhandlinger med. I denne fasen er det viktig å unngå: At det gis opplysninger om konkurrentenes tilbud At oppdragsgiver misbruker situasjonen og sin posisjon til å presse fram urimelige vilkår. At det direkte eller indirekte stilles, eller oppfattes å bli stilt, krav som ikke har tilknytning til den konkrete anskaffelsen. At personlige relasjoner mellom partene medfører favorisering eller diskriminering av enkelte tilbydere framfor andre. 3.9 Levering/samarbeide Etter at kontrakt er undertegnet og samarbeidet innledet, skal partene bidra til at oppdraget kan utføres effektivt og rasjonelt for alle parter. Kommunens og leverandørens ansatte skal innenfor kontraktens rammer bidra til at leverandøren og kommunen oppnår avtalte eller forventede økonomiske resultater av oppdraget. Partene bør i kontraktsperioden ha jevnlige møter der alle sider av samarbeidet tas opp slik at uønsket utvikling avdekkes og korrigeres på et tidligst mulig tidspunkt. Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 18

19 I denne fasen er det viktig å unngå: Å utnytte sin posisjon ved å stille krav om uberettigede tilleggsytelser eller endringer med så korte frister at leverandøren vil føle seg presset til å akseptere dette. At avtalen blir uthulet ved at det blir brukt andre leverandører enn de som det er inngått rammeavtaler med. At det etableres et avhengighetsforhold til leverandør som ved fremtidige oppdrag utelukker andre leverandører og hindrer sunn konkurranse. Kontraktsbrudd ved ikke å overholde inngåtte rammeavtaler. 4.0 Avslutning Det er viktig å påpeke at avtalen mellom leverandør og oppdragsgiver er gjeldende for et avtalt prosjekt eller en gitt periode og ikke evigvarende. Nye leverandører må få muligheten i neste runde på lik linje med etablerte leverandører. Det bør etableres en ordning som gjør det enkelt å skifte leverandør. Notodden, 01. oktober 2009 Magnus Mathisen Cornelis J. Brockhus Rådmann Innkjøpsrådgiver Anskaffelsesreglement for Notodden kommune 19