ANSKAFFELSESREGLEMENT FOR TROMS FYLKESKOMMUNE

Transkript

1 ANSKAFFELSESREGLEMENT FOR TROMS FYLKESKOMMUNE DEL II: Administrativ del som omfatter regler, retningslinjer og rutinebeskrivelser for innkjøpsforvaltningen Innhold 1 Formål og målsetning Arbeidsbesparende Økonomisk tenking Organisering av den utøvende innkjøpsforvaltning Innkjøpstjenesten Innkjøpstjenestens ansvar Ansvar for fylkeskommunens anskaffelser Ansvar ut mot omverden Enhetenes organisering av innkjøpsvirksomheten Interne brukergrupper Informasjon Innkjøpsdatabasen (IDA) Kunngjøring av konkurranser Innkjøp på intranett Innkjøp på fylkeskommunens hjemmeside Opplæring/kompetanseheving Innkjøpsforum... 9 Implementering av fylkeskommunens innkjøpspolitikk Etikk Hva ligger i begrepet etikk Formål Hvem omfattes av retningslinjene?... 11

2 4.1.4 Konsekvenser av overtredelse Dispensasjon fra retningslinjene Oppfølging Generelle etiske problemstillinger i fylkeskommunens innkjøpsforvaltning... Feil! Bokmerke er ikke definert. 4.2 Etiske problemstillinger i anskaffelsesprosessen Behov avdekkes Valg av anskaffelsesprosedyre Anbud/tilbud innhentes Kunngjøring Kommunikasjon før anbuds/tilbudsfrist Anbud/tilbudsåpning Evaluering av anbud/tilbud Forhandling/kontrakt inngås Levering/samarbeide i avtaleperioden Avslutning Miljø Krav til produktet Råvarer Produksjon Produktet i bruk Gjenvinning Sluttbehandling Valg av leverandør Forslag til metoder for å ivareta miljøhensynet Kvalifikasjonskriterium Tildelingskriterium Bruk av lokale leverandører ankerkunde for nystartede lokale bedrifter

3 4.6 ILO-konvensjonene ILO-konvensjon nr. 94 om arbeidsklausuler i offentlige kontrakter ILO-konvensjon nr. 138 og 182 om barnearbeid Universell utforming Lærlinger Når tid må kravet være oppfylt? Forslag til tekst Praktisk informasjon angående godkjenning av- og behovet for lærebedrifter: Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Krav til kontraktsklausul om lønns- og arbeidsvilkår Krav ved bruk av underentreprenører NS Kontroll Lagerhold, leveringstid og leveringshyppig Hovedprinsipper for innkjøp Hovedprinsipper for valg av avtaleform Anskaffelsesprosedyrer Internkontroll Arbeidsrutiner for innkjøpstjenesten

4 1 Formål og målsetning Sikre at anskaffelser i fylkeskommunen gjennomføres i tråd med retningslinjer gitt i lov, forskrift og fylkeskommunens egne reglementer. Gi enhetlige og entydige regler for hvordan anskaffelser skal utføres og hvordan internkontroll og avvikshåndtering skal gjennomføres i alle faser av anskaffelsesprosessen. Oppnå fordeler gjennom felles sektorovergripende rammeavtaler. 1.1 Arbeidsbesparende Effektiv bruk av felles rammeavtaler vil kunne bety: Enhetene får bedre tid til å utføre sine primæroppgaver Enhetene bruker mindre tid på leverandørsøk Ikke bruke arbeidstiden til å drive undersøkelser for å spare noen få kroner. Ikke bruke tid på omreisende selgere Mindre tid på bestilling Mindre tid på betaling Mindre tid på oppfølging Redusert fakturamengde Betydelig besparelse for økonomienheten på oppfølging og nye innleggelser av små engangsleverandører 1.2 Økonomisk tenking I langsiktig økonomisk tenking kan følgende perspektiver trekkes frem som fordel ved felles rammeavtaler og ved enhetlige og entydige regler i fylkeskommunen: Stordriftsfordeler Samordningsgevinster Standardiseringsgevinster Leverandørutvikling Lagerhold og bestillingsrutiner Leveringsbetingelser Betalingsbetingelser (45 dager) Kvalitet (beskrevet kvalitet) Faste priser Garanti- og serviceforpliktelser 2 Organisering av den utøvende innkjøpsforvaltning 2.1 Innkjøpstjenesten Troms fylkeskommune har en sentral innkjøpstjeneste som er organisert i økonomisenteret. Innkjøpstjenesten er organisert som et team og består av innkjøpssjef og innkjøpsrådgivere. Innkjøpstjenesten kan kontaktes i alle innkjøpsfaglige spørsmål, alt fra hvordan det handles på inngåtte avtaler og til hvordan en ny anskaffelse skal gjennomføres. 4

5 Innkjøpstjenesten nåes på felles e-post: Innkjøpstjenesten eller på eller ved å kontakt den enkelte i innkjøpsteamet. 2.2 Innkjøpstjenestens ansvar Innkjøpstjenestens ansvar retter seg både direkte inn mot fylkeskommunens anskaffelser, men også ut mot omverdenen Ansvar for fylkeskommunens anskaffelser Innkjøpstjenesten har det utøvende ansvaret for å bidra til- og påse at alle fylkeskommunens anskaffelser skjer innenfor det regelverk og de gitte reglement og rammer som til enhver tid gjelder. Dette gjelder alle faser i anskaffelsesprosessen frem til avtaleperiodens slutt, og det gjelder alle fylkeskommunens fellesanskaffelser og enhetenes særanskaffelser. Dette innebærer: Ajourføre og vedlikeholde rutiner og prosedyrer for innkjøpsvirksomheten i TFK Samordne innkjøpsvirksomhet slik at TFK i markedet opptrer som èn kunde. I samarbeid med enhetene (brukergrupper), inngå rammeavtaler for egnede varer/varegrupper/tjenester. Bistå enhetene i å gjennomføre særanskaffelser helt frem til avtaleslutt Holde enhetene oppdatert med innkjøpsrelatert informasjon. Gi enhetene opplæring i de innkjøpsprosedyrer som skal følges. Bistå enhetslederne med å påse at innkjøpene foretas etter de til enhver tid gjeldende retningslinjer. Ha oppdatert oversikt over hvem som har innkjøpsmyndighet i enhetene og for hvilke vare- /tjenesteområder denne myndigheten gjelder. Besørge avdekket områder for risiko i anskaffelsesprosessen, utvikle systemer for internkontroll i alle ledd og for alle anskaffelser, sørge for implementering av kontrollrutinene og få iverksatt rutiner avviksrapportering og avvikshåndtering Utvikle e-handel. Ha oversikt over hvem i fylkeskommunen som er registrert som brukere på kunngjøringsdatabasen Doffin og besørge at hver enkelt har et tilgangsnivå tilpasset sitt ansvar At anskaffelser skjer innenfor regelverk, reglement og rammer innebærer ikke bare at innkjøpstjenesten til enhver tid må være oppdatert på det juridiske fagområdet som offentlige anskaffelser er underlagt, men det betyr også å ivareta regjeringens handlingsplan for miljø og samfunnsansvar, samt fylkeskommunens egne vedtak hva angår økonomi og samfunnsansvar. Med samfunnsansvar menes i denne sammenheng bl.a. å ivareta hensynet til et bærekraftig miljø og til etiske forhold i alle ledd, stimulere til utvikling av lokalt næringsliv, bidra til leverandørutvikling generelt, unngå monopoldannelser og håndtere hensynet til ILOs menneskerettighetskonvensjoner i arbeidslivet. Innkjøpstjenesten skal påse at miljø og samfunnsansvar ivaretas og skal samtidig bidra til at fylkeskommunen får dekket sitt anskaffelsebehov, at det stilles riktige krav til den enkelte anskaffelse og at kontraktsvilkårene ivaretar ryddige forhold og gode relasjoner for hele avtaleperioden. 5

6 Innkjøpstjenesten skal utarbeide og vedlikeholde systemer for å ivareta alle ovennevnte forhold, skal se til at disse innarbeides i fylkeskommunens anskaffelsesrutiner og skal sørge for at det gis informasjon og opplæring til alle i fylkeskommunen som arbeider med anskaffelser Ansvar ut mot omverden Innkjøpstjenesten har også ansvar for å vedlikeholde og utøve samarbeidet fylkeskommunen har med: Fylkeskommunalt/Kommunalt Innkjøpssamarbeid i Troms (FKIT) Fylkeskommunene Nord (FKN-samarbeidet) som består av de 6 nordligste fylkeskommunene Fylkeskommunalt Innkjøpsforum (FI) som er nettverket for alle fylkeskommunale innkjøpere i hele landet. Fylkesmannen i Troms og andre organisasjoner som deltar i innkjøpssamarbeid Direktoratet for IKT og forvaltning bl.a. gjennom knutepunktprosjektet Næringshagene og kunnskapsparkene i fylket Ulike leverandørsammenslutninger 2.3 Enhetenes organisering av innkjøpsvirksomheten Med enheter menes både etater, sentra og ytre enheter som videregående skoler og tannklinikker. Enhetsledernes ansvarsområde: Organisere innkjøpsvirksomheten i egen enhet i hht. gjeldende retningslinjer, slik at den gir en effektiv utnyttelse av enhetens ressurser. Organisere innkjøpsvirksomheten slik at kravet til kontroll blir ivaretatt. Alle enheter skal ha én innkjøpsansvarlig. Dersom enheten ikke utpeker egen person med dette ansvaret, ligger dette på enhetsleder. Den innkjøpsansvarlige må ha basiskompetanse innenfor lover, regler og prosedyrer knyttet til innkjøp og skal: Påse at innkjøpene foretas etter de til enhver tid gjeldende retningslinjer. Påse at det er et reelt behov for anskaffelsen og at det er budsjettmessig dekning for det innkjøp som blir foretatt. Påse at innkjøpene foretas hos de leverandører hvor TFK har rammeavtale Sørge for at det økonomisk mest gunstige kjøp gjøres, herunder ivareta hensynet til kvalitet Foreta innkjøpene slik at fylkeskommunens økonomiske interesser blir best mulig ivaretatt på lang sikt. Bistå egen enhet ved spørsmål knyttet til innkjøp. Være enhetens kontaktperson mot Innkjøpstjenesten Delta i statusmøter med Innkjøpstjenesten (for å få oppdatering i innkjøpsfaget, samt å gi tilbakemeldinger vedrørende avtaler). Spre informasjon fra Innkjøpstjenesten ut i egen enhet, og ta i mot tilbakemeldinger knyttet til innkjøpsavtaler. Foreslå områder hvor det bør etableres rammeavtaler. Delta i innføring av elektronisk handel og utpeke det personell som skal ta i bruk elektroniske innkjøpssystemer. Planlegge egen enhets innkjøp og følge opp evt. lager. Bestille varer og tjenester innenfor etablerte rammeavtaler etter å ha sjekket budsjettmessig dekning for kjøpet. 6

7 2.4 Interne brukergrupper For hvert vareområde hvor fylkeskommunen skal inngå rammeavtale, bør det etableres en brukergruppe. Sammensetningen bør være tverretatlig i de tilfeller hvor vareområdet er aktuelt for flere enheter. Den behov-, produkt-, leverandør- og markedskunnskap medlemmene av brukergruppen innehar og opparbeider seg gjennom dette forumet er den viktigste ressurs i arbeidet med etablering og videreutvikling av rammeavtaler. Brukergruppens oppgaver er å: Inneha oppdatert fagkompetanse innenfor det aktuelle vare-/tjenesteområde. Inneha oppdatert kunnskap om anskaffelsesbehovet for det aktuelle vare-/tjenesteområdet. Inneha kjennskap til interne retningslinjer og regelverk (opparbeides evt.gjennom deltakelse i brukergruppen). Bistå i arbeidet med å utarbeide kravspesifikasjon (krav til produkt) knyttet til en forespørsel. Bistå i arbeidet med å utarbeide tilbuds-/anbudsgrunnlag. Vurdere standardisering og samordning av det vare-/tjenesteutvalg som skal benyttes. Delta i evaluering av tilbud/anbud og innstilling til valg av leverandør og produkt. Delta i statusmøter med valgt leverandør i avtaleperioden, for derigjennom å trekke ut det effektiviserings- og videreutviklingspotensialet som ligger i avtalen. Tilbakeføring av erfaringer ved bruk av inngåtte avtaler til innkjøp. Antall medlemmer i brukergruppen avhenger av det enkelte vare-/tjenesteområde, men gruppen bør ikke bestå av mer enn 5 personer. 3 Informasjon 3.1 Innkjøpsdatabasen (IDA) Innkjøpsdatabasen (IDA) som ligger på fylkeskommunens intranettside er et viktig hjelpemiddel i utøvelsen av Innkjøpstjenestensens oppgaver. IDA skal være fylkeskommunens felles arena for utøvelse av innkjøp. Innkjøpstjenesten har ansvar for vedlikehold og utvikling av databasen. IDA er tilgjengelig for alle ansatte i fylkeskommunen, for kontaktpersoner i FKIT- kommunene og andre eksterne samarbeidspartnere på de avtaleområdene hvor de deltar. Innkjøpstjenesten besørger at alle fylkeskommunalt tilsatte har tilgang til IDA enten via personlig passord eller via intranett og felles passord. På IDA finnes: Regler, rutinebeskrivelser, maler osv. for hele anskaffelsesprosessen, for alle typer anskaffelser både rammeavtaler, enkeltkjøp, fellesanskaffelser og særanskaffelser. Inngåtte avtaler, vilkår og retningslinjer for bruk av avtalene Leverandøroversikt med kontaktpersoner Medlemmer i FKIT-samarbeidet, med kontaktpersoner og hvilke avtaler de deltar i Medlemmer i FKN-samarbeidet, med kontaktpersoner og hvilke avtaler de deltar i Lenker til eksterne rammebetingelser og tips til innkjøpere Innkjøpsnytt 7

8 Tilgang til IDA: Innkjøpstjenesten vil besørge at alle fylkeskommunalt tilsatte har tilgang til IDA enten via personlig passord eller via intranett og felles passord. Alle kontaktpersoner i FKIT-kommunene og andre samarbeidspartnere skal ha tilgang til, og bli oppdatert på, de avtaleområdene hvor de deltar. 3.2 Kunngjøring av konkurranser Alle fylkeskommunens anskaffelser skal være basert på konkurranse. Anskaffelser skal kunngjøres i tråd med regelverket: Over nasjonal terskelverdi skal kunngjøres i Doffin Over EØS terskelverdi skal både i Doffin og i TED-databasen Videre anbefales: Så fremt ikke spesielle grunner taler mot bør kjøp under nasjonal terskel også kunngjøres i Doffin Anskaffelser skal kunngjøres på fylkeskommunens hjemmeside Veiledende kunngjøring ved årets start - gir mulighet for kortere tilbudsfrister I den enkelte sak vurderes om kunngjøring også skal annonseres i dagspressen. 3.3 Innkjøp på intranett Det antas at fylkeskommunens ansatte generelt oftere går inn på fylkets intranettsider enn på IDA. IDA er et verktøy for innkjøp, mens intranett forteller om stort og smått i fylkeskommunen av mer generell karakter. Innkjøpstjenesten vil derfor også benytte fylkeskommunens intranett som informasjonskilde mot alle ansatte. Innkjøp på fylkeskommunens intranett vil beskrive hvordan det oppnås kontakt med IDA. Her vil det ligge en lenke til IDA samt et felles passord for alle brukere som ikke har fått eget passord. Nye inngåtte avtaler bekjentgjøres fortløpende på intranettet. Oversikt over planlagte anskaffelser skal jevnlig oppdateres her. Nyheter fra departement og regjering og andre offentlige kilder vil fortløpende oppdateres. 3.4 Innkjøp på fylkeskommunens hjemmeside Troms fylkeskommune skal bekjentgjøre sine anskaffelser og profilere sin innkjøpspolitikk tydelig på internett. Det er et mål å være forutsigbar for aktuelle leverandører og tydelige ovenfor brukere av fylkeskommunens tilbud/tjenester og samarbeidspartnere for øvrig. Aktiv bruk av internett vil bidra til leverandørutvikling og formidling av kunnskaper vedrørende offentlige anskaffelser. 3.5 Opplæring/kompetanseheving (Punktet er under utarbeidelse.) 8

9 3.6 Innkjøpsforum Innkjøpsforum består av innkjøpere fra fylkeskommunens etater og/ eller enheter. Innkjøpsforum er et organ for kunnskaps- og erfaringsformidling på tvers av hele fylkeskommunen. Innkjøpsforum er et arbeidsorgan for utvikling og samkjøring av fylkeskommunens anskaffelser. Det er et lederansvar å påse at alle enheter som gjennomfører særanskaffelser er representert i innkjøpsforum. Møtefrekvens: Ansvarlig arrangør: Deltakere: Pliktig fremmøte 4 Implementering av fylkeskommunens innkjøpspolitikk I anskaffelsesreglementet del I fremkommer at fylkeskommunen har en uttalt innkjøpspolitikk på følgende områder: Etikk Miljø Bruk av lokale leverandører ankerkunde for nystartede lokale bedrifter ILOs menneskerettighetskonvensjoner for arbeidslivet Universell utforming Lærlinger Fast ansatte (kontraktørklausul) Lagerhold, leveringstid og leveringshyppighet Hovedprinsipper for innkjøp Hovedprinsipper for valg av avtaleform Dette kapitel beskriver hvordan innkjøpspolitikken kan implementeres i fylkeskommunens anskaffelsesprosess, innkjøpsvirksomhet og i kontraktsvilkår. Det er en balansegang å ivareta fylkeskommunens innkjøpspolitikk på en slik måte at den ikke kommer i strid med Lov om offentlige anskaffelser. Særlig må vurderes nøye hensynet til: Grunnleggende krav i 5 Oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk, sikre høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandling og sikre at det ikke finner sted forskjellsbehandling mellom leverandører. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere og tildeling av kontrakter skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Oppdragsgiver skal ikke a. diskriminere mellom leverandører på grunnlag av nasjonalitet, 9

10 b. bruke standarder og tekniske spesifikasjoner som et virkemiddel for å hindre konkurranse, eller c. dele opp en planlagt anskaffelse i den hensikt å unngå at bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov kommer til anvendelse. 10

11 4.1 Etikk Etikk i innkjøpsforvaltningen Politisk vedtak Det er vedtatt at Troms fylkeskommune skal ivareta sin innkjøpspolitikk i tråd med allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ønsker å bli behandlet. Alle anskaffelser i fylkeskommunen skal gjennomføres med stor integritet og skal følge fylkeskommunens verdigrunnlag og etiske retningslinjer. Troms fylkeskommune skal ha spesifikke etiske retningslinjer for alle faser i anskaffelsesprosessen og for alle involverte i anskaffelsesprosessen Hva ligger i begrepet etikk Med etikk forstår vi læren om fellesskapsverdier og de normer og regler som må etterleves for at fellesverdiene skal realiseres. Fylkeskommunen er svært avhengig av tillit fra leverandører, offentlige myndigheter og samfunnet for øvrig. Det er viktig at alle ansatte etterlever de normer og regler for innkjøp som er besluttet. Fylkeskommunens etiske normer forteller deg hvordan du skal opptre for å bidra til å realisere vårt verdisyn. Dette er et rammeverk som hver enkelt medarbeider må forholde seg til Formål Formålet med etiske retningslinjer ved innkjøp er: å bidra til reell og lik konkurranse om oppdrag å skape tillit til offentlige beslutninger å sikre det offentliges renommé å sikre et felles etisk rammeverk for alle involverte i innkjøpsprosessen Hvem omfattes av retningslinjene? Fylkeskommunens etiske retningslinjer ved innkjøp gjelder for alle ansatte som er involvert i anskaffelsesprosessen og det videre samarbeid med leverandør Konsekvenser av overtredelse Overtredelse av fylkeskommunens etiske regler kan få konsekvenser for arbeidsforholdet. Alvorlige brudd på reglene kan medføre advarsel, oppsigelse eller avskjed. Det skal vektlegges at samme overtredelse resulterer i samme reaksjon uavhengig av posisjon i organisasjonen Dispensasjon fra retningslinjene Fylkeskommunens administrative leder kan gi dispensasjon fra retningslinjene Oppfølging Den ansvarlige på alle nivåer i organisasjonen skal følge opp og påse at retningslinjene overholdes. Det er ledelsens oppgave å kontinuerlig vurdere om retningslinjene er hensiktsmessige. Medarbeidere som er i tvil med hensyn til reglene er forpliktet til å ta dette opp med nærmeste overordnede. 11

12 Gaver og personlige fordeler Eventuelle personlige motiver skal ikke være styrende for valg av produkt/leverandør/tjeneste. Ansatte i fylkeskommunen skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Personlige fordeler omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler for eksempel i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Regelen gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster og lignende. Det er naturlig at det utvikles relasjoner mellom ansatte og leverandør ved langvarige avtaleforhold. Disse relasjonene må ikke påvirke beslutninger ved fremtidige anskaffelser. Valg av leverandør skal foretas etter objektive vurderinger Etiske problemstillinger i anskaffelsesprosessen Behov avdekkes I denne fasen er det viktig å unngå: At enkelte leverandører får anledning til å definere behovet for anskaffelsen på en slik måte at spesifikasjonen blir skreddersydd ett produkt/en tjeneste/en leverandør. Lekkasjer/innsideinformasjon fra kjøper som gir en leverandør konkurransefordeler. Begrenset informasjonsinnhenting fra markedet som gir enkelte leverandører konkurransefordeler. Eksempler på dette er kun å hente inn informasjon fra noen utvalgte leverandører som gir en bestemt løsning fremfor å kontakte flere for alternative løsninger. Konsekvensen av begrenset informasjonsinnhenting vil være favorisering av enkelte leverandører samtidig som det øker risikoen for å få en løsning som ikke er optimal i forhold til behovet. Å definere behov ut fra personlige preferanser i stedet for organisasjonsmessige behov. At det stilles strengere krav til leverandøren/produkt/tjenesten enn det som er nødvendig for å oppfylle behovet i hvert enkelt tilfelle Valg av anskaffelsesprosedyre I denne fasen er det viktig å unngå: At valg av anskaffelsesprosedyre blir gjort for å favorisere enkelte leverandører. Eksempler på dette kan være: Å dele opp et totalkjøp i flere mindre deler for å holde seg under terskelverdiene i EØS regelverket. Å utelate kostnader for å holde seg under terskelverdiene i EØS regelverket. Eksempel på slik kostnad er driftskostnader, levetidskostnader. Å favorisere lokale leverandører Anbud/tilbud innhentes I denne fasen er det viktig å unngå: Å igangsette en anskaffelsesprosess for å sjekke prisnivået hos enkelte leverandører eller i bransjen. Leverandørene bruker mye tid på anbuds/tilbudsberegning og det vil være å holde de for narr ved å igangsette en prosess hvor det ikke er overveiende sannsynlig at det skal 12

13 foretas et kjøp. Regelverket for offentlige anskaffelser stiller sterke krav til når tid en anskaffelsesprosess rettmessig kan avlyses. Konfidensialitet/lekkasjer. Opplysninger knyttet til anbudet/tilbudet som gis i forbindelse med anbuds/tilbudsinnhentingen skal tilkomme alle tilbyderne på lik måte og på likt tidspunkt. At spesifikasjonen er beskrevet på en slik måte at den er avhengig av én type løsning/leverandør. Det skal fortrinnsvis benyttes funksjonsspesifikasjoner Kunngjøring Alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi skal kunngjøres. Ved anskaffelser som er under terskelverdi kan oppdragsgiver velge mellom offentlig kunngjøring eller direkte henvendelser til et utvalg tilbydere. Leverandører som inviteres til å inngi tilbud skal ha reell mulighet for å vinne. I valget skal det også legges vekt på potensialet for innsparinger ved et større antall tilbydere samt markedets interesser. I denne fasen er det viktig å unngå: At det velges en form som utelukker enkelte tilbydere/løsninger eller som på andre måter medfører diskriminering. At det velges en form som gir enkelte leverandører uberettigede fordeler framfor andre Kommunikasjon før anbuds-/tilbudsfrist tilbudskonferanse Hovedregelen er at det skal gjennomføres tilbudskonferanser hvor konkurransegrunnlaget og anskaffelsesprosessen blir gjennomgått og avklart og hvor tilbyder får presisert uklarheter. I denne fasen er det viktig å unngå: At det blir gitt ulik informasjon knyttet til anbudet/tilbudet til potensielle leverandører Anbud/tilbudsåpning Anbudsåpningen er regulert av gjeldende lovverk, retningslinjer og rutiner. I denne fasen er det viktig å unngå: Å la seg friste til å se gjennom fingrene dersom det oppdages feil som jf. regelverkets prosedyrekrav skal medføre avvisning, f.eks at tilbud er kommet for sent, at det er åpnet før tilbudsfrist m.m Evaluering av anbud/tilbud Her vil det være tre faser: Avklaringer mot leverandør. Kvalifisering av leverandør. Evaluering av tilbud og valg av leverandør. I disse tre fasene er det viktig å unngå: Påvirkning fra tilbyderne. At det er skjevhet i vektlegging av kriterier som favoriserer en eller flere leverandører fremfor andre. Etablerte leverandører skal behandles på lik linje med potensielle leverandører. Det skal søkes etter representative referanser på ukjente leverandører. At relasjoner til leverandører gjør at man favoriserer eller diskriminerer enkelte fremfor andre. Det skal utøves likebehandling av alle leverandører. 13

14 Forhandling/kontrakt inngås Ved anbudskjøp er det kun anledning til avklaringer mellom oppdragsgiver og anbyder. Det er ikke anledning til å forhandle om de forretningsmessige vilkårene for kjøpet. Kontrakt skal inngås på bakgrunn av oppdragsgivers konkurransegrunnlag og tilbyders tilbud. Konkurranse etter forhandling åpner for at det kan foretas forhandlinger med tilbyderne, der de forretningsmessige vilkårene for kjøpet, herunder også spesifikasjonene for varen/tjenesten, kan være gjenstand for drøftelser eller forhandlinger etter klare prosedyrer som skal være opplyst allerede i konkurransegrunnlaget. Eventuelle forhandlinger skal preges av god forretningsskikk og gi lik behandling av den/de tilbyderne det inngås forhandlinger med. Umiddelbart etter kontraktssignering er det viktig at partene i fellesskap gjennomgår kontraktsvilkårene slik at det oppnås felles forståelse av hva kontrakten innebærer og hvordan kontrakten skal oppfylles. I denne fasen er det viktig å unngå: At det gis konfidensielle opplysninger om konkurrentenes tilbud. At oppdragsgiver misbruker situasjonen og sin posisjon til å presse fram urimelige vilkår. At det direkte eller indirekte stilles, eller oppfattes å bli stilt, krav som ikke har tilknytning til den konkrete anskaffelsen. At personlige relasjoner mellom partene får utilbørlig innvirkning Levering/samarbeide i avtaleperioden Etter at kontrakt er undertegnet og samarbeidet innledet, skal partene bidra til at oppdraget kan utføres effektivt og rasjonelt for alle parter. Fylkeskommunens og leverandørens ansatte skal innenfor kontraktens rammer bidra til at leverandøren og fylkeskommunen oppnår avtalte eller forventede økonomiske resultater av oppdraget. Partene bør i kontraktsperioden ha jevnlige møter der alle sider av samarbeidet tas opp slik at uønsket utvikling avdekkes og korrigeres på et tidligst mulig tidspunkt. I denne fasen er det viktig å unngå: Å utnytte sin posisjon ved å stille krav om uberettigede tilleggsytelser eller endringer med så korte frister at leverandøren vil føle seg presset til å akseptere dette. At avtalen blir uthult ved at det blir brukt andre leverandører enn de det er inngått rammeavtaler med. At det etableres et avhengighetsforhold til leverandør som ved fremtidige oppdrag utelukker andre leverandører og hindrer sunn konkurranse. Kontraktsbrudd ved ikke å overholde inngåtte rammeavtaler Avslutning Det er viktig å påpeke at avtalen mellom leverandør og oppdragsgiver er gjeldende for et avtalt prosjekt eller en gitt periode og ikke evigvarende. Nye leverandører må få muligheten i neste runde på lik linje med etablerte leverandører. Det bør etableres en ordning som gjør at det er enkelt å skifte leverandør. 14

15 4.1.3 Etiske handel og etiske krav Hva er etisk handel? Etisk handel er å fremme forsvarlige arbeids- og miljøforhold i globale leverandørkjeder. Ekstrem overtid, helsefarlige omgivelser på arbeidsplassen og lønninger som knapt dekker bo- og matutgifter er hverdagen for millioner av arbeidere i global handel og produksjon. Grove former for barnearbeid, tvangsarbeid og grovt miljøskadelig virksomhet forekommer også. Handel fører til utvikling, hvis arbeiderne får anstendige forhold og miljøskader minimeres i hele produksjonsprosessen Etisk krav i fylkeskommunens anskaffelser Etiske krav til anskaffelsen og til leverandør innbefatter at det stilles krav til arbeids- og miljøforhold hos leverandør og underleverandør, dvs. i hele leverandørkjeden. Troms fylkeskommune skal stille etiske krav i alle anskaffelser der det er relevant. Dette skal vurderes i hver enkelt anskaffelse. Kravene kan utformes som kontraktsvilkår og må inneholde sanksjoner for brudd på vilkårene. Forslag til kontraktsvilkår ligger på innkjøpsdatabasen. 4.2 Miljø Troms fylkeskommune skal ha en aktiv holdning til miljø og fokusere på miljømessige konsekvenser internt i egen organisasjon og i forhold til de anskaffelser som gjøres. Det er et mål å Miljøfyrtårnsertifisere videregående skoler, tannklinikker, fylkeshuset i Tromsø og andre aktuelle bygg og/eller avdelinger i fylkeskommunen. Alle anskaffelser skal foregå innenfor rammene til fylkeskommunens krav til helse, miljø og sikkerhet og for å oppnå målet om Miljøfyrtårnsertifisering. I den grad det ikke strider mot gjeldende regelverk skal det i alle anskaffelser sørges for at miljøhensyn ivaretas både hos produsent og leverandør. Det skal tas hensyn til miljømerking og andre miljømessige konsekvenser av anskaffelsen og for de varer og tjenester anskaffelsen gjelder. For å minske presset på miljøet og ivareta hensynet til fremtidige generasjoner, skal fylkeskommunens innkjøp gjøres mest mulig miljøeffektivt, hvilket betyr høyest mulig verdiskapning med minst mulig miljøbelastning. Hensynet til miljø skal ivaretas selv om dette på kort sikt er dyrere for fylkeskommunen Krav til produktet Fylkeskommunen skal, når det finnes alternativer, benytte produkter som ved valg av råvarer, gjennom fremstillingsprosessen, bruk, gjenbruk, gjenvinning og sluttbehandling representerer minst mulig miljøbelastning. Miljømerkede produkter skal prioriteres når det er mulig. Livsløpskostnader skal i størst mulig grad legges til grunn for vurdering av det økonomisk mest fordelaktige alternativ. Behovsanalyser skal gjennomføres for å sikre at rett produktløsning blir valgt. Livsløpsperspektivet fra vugge til vugge (kretsløpet fra produksjon via bruk, og gjenvinning til ny produksjon) vil også stå sentralt, derigjennom vurdering av miljøbelastning gjennom valg av råvarer, produksjon, produktet i bruk, gjenvinning og sluttbehandling. 15

16 Vurderingspunkter innenfor de nevnte områder er: Råvarer Råvarer kan grovt sett karakteriseres som bærekraftige hvis de faller innenfor følgende tre kategorier: Består av gjenvunnet materiale. Består av fornybare ressurser som er forvaltet bærekraftig dvs. med et langsiktig perspektiv for øyet. Består av ikke fornybare ressurser som går inn i sirkelen fra vugge til vugge og gjenvinnes etter bruk Produksjon Produksjonsprosessen skal så langt det er mulig ikke føre til utslipp av miljø- og helseskadelige stoffer, eller for øvrig bidra til forringelse av det lokale eller globale miljøet. Avfallsmengdene knyttet til produksjon og omsetning skal minimeres så mye som mulig. Produkter hvor produksjonsprosessen gir mindre utslipp og avfall enn gjeldende forskrifter og konsesjonskrav vil bli foretrukket. Produkter som inneholder miljøgifter og dermed klassifiseres som spesialavfall skal om mulig unngås å tas i bruk. Hvis slike produkter må tas i bruk, skal behandlingen styres etter egne avviksprosedyrer Produktet i bruk Følgende momenter skal vurderes: Holdbarhet Reparerbarhet Energibruk og energiformer Innholdet av helse- og miljøfarlige stoffer Produktets gjenbruksegenskaper Gjenvinning Produkter og emballasje som har gjenvinningsmuligheter skal prioriteres Sluttbehandling Produktet skal, hvis det ikke er mulig å gjenvinne det, håndteres på en slik måte at det ikke er til skade for miljøet. Produkter som inneholder miljøgifter, og dermed klassifiseres som spesialavfall, skal håndteres i samsvar med gjeldende regelverk Valg av leverandør Leverandørens miljøredegjørelse og produktenes egenskaper i forhold til miljøbelastning vil være en konkurransefaktor ved kontraktstildelinger i fylkeskommunen. Gjennom å være en krevende kunde, skal anskaffelsesfunksjonen i fylkeskommunen bidra til å redusere den totale miljøbelastningen (biologisk mangfold, råvare- og energibruk, forurensing og avfall) fra varer og tjenester som leveres til og forbrukes av fylkeskommunen. Denne policyen skal - innenfor rammen av anskaffelsesregelverket - legges til grunn ved innkjøpsrutinene i fylkeskommunen og ved de enkelte anskaffelser. 16

17 4.3 Forslag til metoder for å ivareta miljøhensynet Regelverket gir anledning til å stille miljøkrav for tjenester, bygge- og anleggsarbeid som skal utføres i Norge. Miljøkrav kan stilles som kvalifikasjonskriterium til leverandør og/eller som tildelingskriterium. Både for kvalifikasjonskriterium og tildelingskriterium foreslås to alternativ. Det avgjøres i den enkelte anskaffelse hvilke alternativer som skal benyttes Kvalifikasjonskriterium I konkurransegrunnlaget vil det stå følgende: Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner: Det stilles krav om at leverandøren har god miljøkompetanse og en bevisst miljøpolitikk. Dokumentasjon på at de stilte krav er oppfylt: Her kan det velges mellom to ulike alternativer som bevis på at kriteriet er oppfylt. Alternativ 1: Som bevis skal leverandøren legge frem en beskrivelse av relevante miljøledelsestiltak leverandøren kan/vil anvende ved utførelsen av tjeneste-/bygge- og anleggskontrakten. Alternativ 2: Det kreves dokumentasjon i form av fremleggelse av attester utstedt av uavhengige organer som dokumenterer leverandørens overholdelse av miljøledelsesstandardene for miljøstyring og miljørevisjon (EMAS) eller miljøledelsesstandarder basert på relevante europeiske eller internasjonale standarder. Disse standardene må være sertifisert av organer som overholder fellesskapets regelverk eller relevante europeiske eller internasjonale standarder vedrørende sertifisering. Oppdragsgiver anerkjenner tilsvarende attester fra organer etablert i andre medlemsstater. Det godtas også annen dokumentasjon av tilsvarende miljøledelsestiltak fra leverandøren Tildelingskriterium Dersom miljøkrav skal brukes som tildelingskriterium foreslås følgende to alternativer: Alternativ1: Den stilles minimumskrav til produktets miljømessige faktorer. Dersom minimumskravene er oppfylt, er produktet tilfredsstillende og medtas i den videre evalueringen. Alternativt kan miljøfaktorer ut over minimumskravene medføre ekstra score. Alternativ 2: Det opplyses i konkurransegrunnlaget hvilke miljømessige forhold som vektlegges for produktet. Graden av oppfyllelse blir bedømt og karaktersatt eller vektet på annen måte. 4.4 Bruk av lokale leverandører ankerkunde for nystartede lokale bedrifter Fylkestingets sak nr. 0054/04, pkt. 9 innebærer at fylkeskommunen i sine anskaffelser har et særlig ansvar for å ivareta hensynet til lokale leverandører samt være ankerkunde for nystartet lokale bedrifter for å hjelpe disse i gang. 17

18 Fylkestingets vedtak skal iverksettes i den grad det ikke strider mot noen deler av det til enhver tid gjeldene regelverk. Det skal i den enkelte anskaffelse vurderes hvorvidt vedtaket kan gjennomføres og hvordan dette eventuelt skal skje. Bruk av lokale leverandører krever at de lokale leverandørene er i stand til å oppfylle kravene fylkeskommunen stiller i den enkelte anskaffelse. Dette kan skje enten ved at: 1. Fylkeskommunen legger til rette for det i konkurransegrunnlaget, for eksempel: åpne opp for at flere leverandører kan tildeles kontrakt inndele anskaffelsen i mindre geografiske områder inndele anskaffelsen i mindre varegrupper kunngjøre alle anskaffelser over kr , dvs. også de under nasjonal terskelverdi som ikke er kunngjøringspliktig 2. Fylkeskommunen kan bidra gjennom leverandørutvikling, for eksempel: ha et informativt og oppdatert internett vedrørende anskaffelser bransjemøter og gjennomgå fylkeskommunens anskaffelsesmetodikk og modeller være aktivt til stede der dialog med lokalt næringsliv finner sted invitere til gjennomgang med tapende leverandører for å fortelle om forbedringspotensial 4.5 ILO-konvensjonene TFK skal i alle sine anskaffelser etterstrebe å ivareta ILOs menneskerettighetskonvensjoner for arbeidslivet. For konkurransefasen skal TFK ha systemer som forhindrer at det inngås kontrakter hvor brudd på konvensjonene har foregått i noen ledd av produksjonsfasen. For avtaleperioden skal det innarbeides kontrollfunksjoner som avdekker brudd samt at det i kontraktsvilkårene skal innarbeides sanksjoner dersom brudd avdekkes ILO-konvensjon nr. 94 om arbeidsklausuler i offentlige kontrakter For tjenester, bygge- og anleggsarbeid som skal utføres i Norge skal Troms fylkeskommune innarbeide følgende i sine kontraktsvilkår: Troms fylkeskommune krever at leverandøren sørger for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuell underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ, eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for de som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår til de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Dersom leverandøren ikke etterlever disse pliktene, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren ILO-konvensjon nr. 138 og 182 om barnearbeid Troms fylkeskommune skal markere sin holdning til barnearbeid ved å implementere følgende i sine kontraktsvilkår: Det skal ikke benyttes barnearbeid i noen ledd av produksjonen. Dersom leverandøren forsettelig leverer varer produsert i strid med ILO-konvensjonen 138 og 182 om 18

19 barnearbeid, vil dette være å anse som vesentlig brudd på kontraktsvilkårene, og kan gi grunnlag for heving av kontrakten. 4.6 Universell utforming Troms fylkeskommune skal ta hensyn til universell utforming i alle sine anskaffelser. Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig. Målet for universell utforming er at alle mennesker, i alle aldre, størrelser og med ulike ferdigheter skal kunne benytte de samme produktene og tjenestene uten at det skal være behov for ytterligere tilpassing, tilleggsutstyr eller særløsninger. Det betyr at transportmidler, uteområder, bygninger og informasjonsteknologi må utformes slik at så mange som mulig kan benytte disse ut fra egne forutsetninger. Sosial og helsedirektoratet har utarbeidet en veileder for hvordan vi kan ivareta kravet om universell utforming innen: bygg- og anlegg, IKT, transport og tjenestekjøp. Handlingsplan for universell utforming i Troms fylkeskommune skal være retningsgivende i alle fylkeskommunens anskaffelser. 4.7 Lærlinger I Troms fylkeskommunes innkjøpspolitikk er det slått fast at det skal tas hensyn til behovet for lærlingplasser i alle anskaffelser der dette kan være relevant. Forskriften 3-11(3) sier For arbeid som skal utføres i Norge kan oppdragsgiver sette som betingelse for gjennomføringen av kontrakten at norske leverandører skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Slik betingelse kan likevel kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingplasser i den aktuelle bransje. Krav til leverandør om lærlingordning gjelder derfor: Kun tjenester, bygg og anleggskontrakter, ikke for varekontrakter Kun når tjenesten skal utføres i Norge Kun for leverandører som er registrert i norsk foretaksregister, ikke utenlandske (noe som gir utenlandske leverandører en konkurransefortrinn, dvs. omvendt diskriminering) Kun for bransjer som har en offentlig godkjent lærlingeordning Kun dersom det er et klart definert behov for lærlinger i den aktuelle bransjen Det skal i hver enkelt konkurranse foretas en konkret vurdering av om det skal stilles et krav til lærlingordning. Det betyr at oppdragsgiver må foreta visse undersøkelser i bransjen før man pålegger norske leverandører å ha en lærlingordning i den konkrete konkurransen Når tid må kravet være oppfylt? Oppdragsgiver kan kreve lærlingordning som betingelse for gjennomføringen av kontrakten. Det kan ikke kreves at leverandører skal ha en lærlingordning på tidspunktet for innlevering av tilbud, men det kan kreves at leverandøren etablerer en ordning dersom vedkommende blir tildelt kontrakt senest ved oppstart av kontraktsarbeidet. Lærlingordning kan ikke benyttes som kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterium. Hvis oppdragsgiver setter krav om tilknytning til offentlig lærlingordning for norske leverandører, 19

20 må dette fremgå av konkurransegrunnlaget. Et slikt krav kan også benyttes i konkurranser som overstiger EØS terskelverdiene, men det må da klart fremgå at kravet kun gjelder norske leverandører Forslag til tekst I konkurransegrunnlaget: Krav om lærlingordning kravet gjelder kun norske leverandører. Det stilles i kontrakten krav til at norske leverandører er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning ved oppstart av kontraktsarbeidet. Leverandøren skal ved kontraktssignering fremlegge dokumentasjon på at bedriften er en offentlig godkjent lærebedrift eller dokumentere at denne plikten vil bli oppfylt senest ved oppstart av kontraktsarbeidet I Spesielle avtalevilkår eller passende sted i Alminnelige kontraktsvilkår : Lærlingordning Hvis kontrakt tildeles en norsk leverandør gjelder det følgende krav om lærlingordning: Leverandøren skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning under gjennomføring av kontrakten. Hvis denne plikten misligholdes er det å anse som et vesentlig mislighold av kontrakten Praktisk informasjon angående godkjenning av- og behovet for lærebedrifter: Det fremgår av opplæringslova 4-3 at en lærebedrift må være godkjent av fylkeskommunen. I Troms er det Utdanningsetaten som godkjenner lærebedrifter. En lærebedrift må være faglig vurdert av yrkesopplæringsnemnda før den kan godkjennes. Yrkesopplæringsnemnda er et rådgivende organ for fylkeskommunen. For at bedrift skal godkjennes må den ha en faglig leder/instruktør. Alle faglige ledere i Troms skal ha deltatt på kurs i hva det vil si å være lærebedrift. Det er ca 200 yrker som har lærlingordning og det er spesielt mange innenfor byggfag. Utdanningsetaten har oversikt over hvilke yrker som har lærlingordning og det er også naturlig å ta kontakt med dem i vurderingen av om det er et klart definert behov for lærlinger i den bransje det skal gjennomføres anskaffelser innenfor. Utdanningsetaten kan også be yrkesopplæringsnemnda, som er deres rådgivende organ, om råd i forhold til dimensjonering av læreplasser i ulike bransjer. Hvis en bedrift som er godkjent lærebedrift ikke har lærlinger i løpet av 2 år opphører godkjenningen. Det må da søkes om ny godkjenning før man kan ta inn lærlinger igjen. Utdanningsetaten har oversikt over godkjente lærebedrifter og faglige ledere. 4.8 Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskriften skal bidra til at ansatte i virksomheter som utfører tjenester og bygge- og anleggsarbeider for offentlige oppdragsgivere, ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. 20