Tekniske hjelpemidler organisering og videre arbeid

Transkript

1 Helse- og omsorgsavdelingen Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /6069 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/16 Eldrerådet /15 Råd for funksjonshemmede /35 Komitè for levekår /191 Bystyret Tekniske hjelpemidler organisering og videre arbeid Forslag til innstilling 1. Bodø kommunes overordnede ansvar for håndtering av ordningen med tekniske hjelpemidler legges organisatorisk til Rehabiliteringssenteret. 2. Samarbeidsavtalen med Bodø Industri AS om drift av lager, reparasjon av hjelpemidler, og avtale om transport og levering av hjelpemidler fra NAV hjelpemiddelsentral Nordland sies opp iht i reglene i lov om offentlige anskaffelser. 3. Arbeidsoppgaver som Rehabiliteringssenteret i det videre arbeid ikke kan løse selv legges ut på begrenset anbud. Eldrerådets behandling i møte den : Forslag 1. Eldrerådet finner det naturlig at rehabiliteringssenter får det overordnede ansvar og regien av hjelpemiddelformidling. De er nærmest brukere. 2. Vi har forståelse for at Bodø Industri (der kommunen eier 49%) har en viktig funksjon i helhetsbildet i kommunen ut fra sitt formål, og at kommunen har dette i mente når nye rutiner planlegges. Votering Enstemmig Eldrerådets uttalelse 1. Eldrerådet finner det naturlig at rehabiliteringssenter får det overordnede ansvar og regien av hjelpemiddelformidling. De er nærmest brukere. Side250

2 2. Vi har forståelse for at Bodø Industri (der kommunen eier 49%) har en viktig funksjon i helhetsbildet i kommunen ut fra sitt formål, og at kommunen har dette i mente når nye rutiner planlegges. Råd for funksjonshemmedes behandling i møte den : Votering Enstemmig tiltrådt Råd for funksjonshemmedes uttalelse Rådet for funksjonshemmede støtter forslag til innstilling. Komitè for levekårs behandling i møte den : Votering Forslag til innstilling ble enstemmig tiltrådt Komitè for levekårs innstilling 4. Bodø kommunes overordnede ansvar for håndtering av ordningen med tekniske hjelpemidler legges organisatorisk til Rehabiliteringssenteret. 5. Samarbeidsavtalen med Bodø Industri AS om drift av lager, reparasjon av hjelpemidler, og avtale om transport og levering av hjelpemidler fra NAV hjelpemiddelsentral Nordland sies opp iht i reglene i lov om offentlige anskaffelser. 6. Arbeidsoppgaver som Rehabiliteringssenteret i det videre arbeid ikke kan løse selv legges ut på begrenset anbud. Sammendrag For å ivareta kommunens ansvar for å kunne gi kommunes innbyggere tilbud om tekniske hjelpemidler har Bodø kommune over år samarbeidet tett med Bodø Industri AS. Både Bodø Industri AS og intern arbeidsrapport har nå påpekt muligheter for bedre kvalitet på tjenesten, og innsparingspotensiale utover måltall som ble satt i budsjett/ økonomiplan Det overordnede kommunale ansvaret og det videre arbeidet med hjelpemiddelformidlingen foreslås lagt til Rehabiliteringssenteret. Iht regelverket om offentlige anskaffelser må dagens avtale Side251

3 med Bodø Industri AS sies opp. Evt. videre samarbeid med Bodø Industri AS vil måtte skje iht reglene om offentlige anskaffelser etter kravspesifikasjon. Saksopplysninger I forbindelse med prosjektet Framtida vårres har helse- og omsorgsavdelingen foretatt en gjennomgang av alle tjenesteområder. For hjelpmiddelformidlingen ble det satt et måltall for effektivisering på kr ,- med effekt fra 2015 i forbindelse med utarbeidelse av budsjett/ økonomiplan Bodø kommune har over år hatt en avtale med Bodø Industri AS (BI) om drift av lager for korttidsutleie og reparasjon av tekniske hjelpemidler, og transport og levering av hjelpemidler fra NAV Hjelpemiddelsentral Nordland (HMS). Siste avtale fra 2008 har en gjensidig oppsigelsesfrist på 12 mnd (vedlegg). Kommunens ansvar er forankret i kommunehelsetjenesteloven, lov om helseog omsorgstjenester og folketrygdloven. Det vises til vedlagte dokumenter tilknyttet organisering av hjelpemiddelformidlingen i Bodø kommune. Dagens samarbeid er beskrevet i vedlagt dokument, og det fremkommer et potensiale for effektivisering av dagens ordning i begge dokumenter godt utover dagens ressursbruk. Sammenlignet med Drammen kommune viser den interne utredningen eksempelvis en differanse i ressursbruk på 2,3 mill kr. I forbindelse med prosjektet Framtida vårres del 2 foreligger det nå en intern rapport tilknyttet rehabiliteringsområdet. I denne fremgår det entydig at ansvaret for hjelpemiddelformidlingen i kommunen bør legges til Rehabiliteringssenteret Vurderinger Behovet for hjelpemidler har økt betydelig de senere år. Den demografiske utviklingen mv tilsier at dette vil tilta i styrke. Dette innebærer at kostnadene til formålet må forventes å øke i årene som kommer. Det vil derfor være særlig viktig å holde kostnadsutviklingen under kontroll. Det foreslås derfor å overføre det overordnede og daglige ansvaret for ordningen til Rehabiliteringssenteret. Ambulerende vaktmestere som kun arbeider med tekniske hjelpemidler overføres fra vaktmestertjenesten. Andre vurderinger i saken er knyttet til det faktum at Bodø kommune er den største aksjonæren i Bodø Industri AS (49%). Dette berører bla forhold til hvordan Bodø kommune utøver og ivaretar sine eier interesser. Formålet med Bodø Industri AS er bla å bistå enkeltbrukere med relevant arbeidstrening. Transport, servicetjenester og reparasjon av teknisk hjelpemidler fremheves fra bedriften som en stor og bred treningsarena. Dagens avtale med Bodø Industri AS er fra 2008, og har en gjensidig oppsigelsestid på 12 måneder. Lov om offentlig anskaffelser og tilhørende forskrifter anviser som hovedregel at rammeavtaler ikke skal inngås for mer enn fire år. Hvis tjenesten i sin helhet ikke kan overtas av det nye forslåtte hjelpemiddel temaet i Bodø kommune må det gjennomføres en ny anbudsrunde på tjenesten. Ved overføring av det totale ansvaret for hjelpemiddelformidlingen til Rehabiliteringssenteret er det et faktum at nødvendige lokaliteter og logistikk tilknyttet transport og levering, reparasjon av hjelpemidler mv ikke kan håndteres i egen regi uten videre. Det vurderes derfor slik at tjenesten inntil annet besluttes vil være i behov av ekstern samarbeidspartner for å håndtere det kommunale ansvaret tilknyttet tekniske hjelpemidler. Rehabiliteringssenteret vil i det videre arbeidet utarbeide kravspesifikasjon der behovet for ekstern bistand vil måtte fremgå. Dette foreslås lagt ut på begrenset anbud. Det videre arbeid vil vise hvor langt man kommer i kostnadsreduksjon i Bodø kommune. I den grad dagens samarbeid med Bodø Industri AS av ulike grunner ikke kan Side252

4 videreføres som en konsekvens av den prosess som det nå legges opp til, legges det til grunn at begge parter må gis tilstrekkelig med tid for å avvikle dagens samarbeid og få på plass nye løsninger. Konklusjon og anbefaling Vedlagte dokumenter viser et potensiale for effektivisering av dagens hjelpemiddelformidling. Det er derfor viktig å ta ut potensialet utover tidligere måltall vedtatt i budsjett/ økonomiplan så raskt som praktisk mulig. Det overordnede ansvaret for den kommunale hjelpemiddelformidlingen overføres til Rehabiliteringssenteret, som vil få regien i det videre arbeid. Videre behov for ekstern bistand for å håndtere kommunens ansvar i hjelpemiddelformidlingen legges ut på begrenset anbud. Saksbehandler: Dag-Christer Røberg Rolf Kåre Jensen Rådmann Ingunn Lie Mosti Kommunaldirektør Trykte vedlegg: Vedlegg 1 Organisering av hjelpemiddelformidling i Bodø kommune 2 Bodø Industri AS - ny struktur for transport og reparasjon av tekniske hjelpemidler 3 Avtale med Bodø Industri AS 4 Bodø Industri AS - tilleggsnotat datert Side253

5 Organisering av hjelpemiddelformidling Organisering av hjelpemiddelformidling i Bodø kommune Dokument versjons historie Versjon Dato Forfatter Endringsbeskrivelse Bjørn Inge Furunes Dokumentet opprettet Bjørn Inge Furunes Til gjennomlesning Bjørn Inge Furunes Etter tilbakemeldinger, klar for utsendelse Bjørn Inge Furunes Korrigert fra hjelpemiddelhåndtering til hjelpemiddelformidling. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 1 Side254

6 Organisering av hjelpemiddelformidling Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Sammendrag Problembeskrivelse Forslag til bedre hjelpemiddelformidling Prosessforbedring generell betraktning Beskrivelse av hjelpemiddelområdet og begrepene Varige og midlertidige hjelpemidler Midlertidig behov under 2 år Varige behov over 2 år Begrep/definisjoner Bestilling Søknad om hjelpemidler Tilbakelevering/kassering Interessenter NAV Hjelpemiddelsentral Nordland Bodø industri Bodø kommune (BK) kommunalt lager Tildelingskontoret Ambulerende vaktmester Kjøkkendriften Endringer i hjelpemiddelformidlingen Bruk av Gerica for hjelpemiddelformidling Kostnaden ved innføring av Gerica for hjelpemiddelformidling Organisering i hjelpemiddelteam Arbeidsoppgaver og arbeidsdeling i hjelpemiddelteamet Kostnaden ved etablering av hjelpemiddelteamet Avtalen med Bodø industri Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 2 Side255

7 1. Sammendrag 1.1 Problembeskrivelse Organisering av hjelpemiddelformidling Hjelpemiddelformidlingen i Bodø kommune oppleves som fragmentert og ressurskrevende. Behovet for hjelpemidler har økt betydelig de senere år og har blitt en stadig viktigere innsatsfaktor for å kunne gi borgere i Bodø kommune mulighet til å bo lengst mulig hjemme. Hjelpemiddelområdet har stått på stedet hvil i flere år og det derfor nødvendig å se på om arbeidsoppgavene kan utføres på en bedre måte. Kostnadene ved hjelpemiddelformidling har vokst betydelig. Økningen fra 2012 til 2013 på de fakturerte kostnadene fra Bodø industri har vært på ca 35%. 1.2 Forslag til bedre hjelpemiddelformidling Det eksisterer i dag ingen rutinebeskrivelse for hjelpemiddelformidling i Bodø kommune. Det er derfor blitt gjennomført flere møter med interessentene i hjelpemiddelformidlingen for å få kunnskap om de problemene som eksisterer og samtidig få dokumentert hvordan dagens formidling av hjelpemidler blir utført. Det er også gjennomført et besøk til Hjelpemiddelteamet i Drammen kommune. Dette besøket ga verdifull informasjon om alternativ måte å organisere tjenesten. Kartleggingen og besøket har gitt god innsikt i hvordan vi kan organisere hjelpemiddelformidlingen på en bedre måte i Bodø kommune. Arbeidsgruppa sitt forslag medfører en omfattende endring av dagens organisering av hjelpemiddelformidling. Endringen i stikkordsform er: a) Hjelpemiddelformidling organiseres i et eget hjelpemiddelteam. b) Teamet har ansvaret for all utlevering og mottak av hjelpemidler. c) Hjelpemiddelteamet defineres som et eget økonomisk ansvarsområde slik at de økonomiske målene som settes kan følges opp. d) Hjelpemiddelteamet underlegges rehabiliteringstjenesten og budsjett/regnskapsansvar ligger hos denne enheten. e) Hjelpemiddelformidling defineres som en egen prosess og det utpekes en prosesseier som sikrer at arbeidsrutinene blir fulgt, samt at det gjennomføres kontinuerlig prosessforbedring. f) For å gjennomføre en kontinuerlig prosessforbedring må det etableres klare kvantitative kvalitets mål for hjelpemiddelformidlingen. Begrunnelsen for dette er: Man kan ikke styre og lede det man ikke kan kontrollere. Man kan ikke kontrollere det man ikke kan måle. Man kan ikke måle det man ikke kan definere. Det er derfor viktig å forstå hva man skal måle, hvorfor man skal måle det samtidig som man definerer hva som er akseptable resultater. Målsetningen ved arbeidet har vært å kunne tilby: a) En bedre kvalitativ hjelpemiddelformidling. b) En betydelig kostnadsreduksjon for hjelpemiddelformidling. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 3 Side256

8 Organisering av hjelpemiddelformidling c) Avklare ansvarsforholdene, etablere ansvarlig roller og kontinuerlig prosessforbedring. d) Etablere et målhierarki for tjenesten slik at det er mulig å dokumentere hvordan tjenesten gjennomføres. (se vedlegg) En endring av organiseringen av hjelpemiddelformidlingen må beskrives i hhv resultatmål og effektmål. Resultatmål. Endring i hjelpemiddelformidlingen skal levere følgende resultater: Etablere rollen prosesseier for hjelpemiddelformidling. Etablere en ensartet arbeidsprosess som beskriver: o Leveransen av hjelpemiddel, dvs. stegene fra kartlegging og bestilling av hjelpemidler til endelig leveranse av hjelpemiddel, samt service og oppfølging. o Innhenting av hjelpemidler når behovet for hjelpemidlet har opphørt. Nye arbeidsprosesser beskrives og dokumenteres i form av arbeidsflytdiagrammer med tilhørende rutiner og ansvarsfordeling. Etablerer arbeidsprosess som skiller mellom normalleveranser og hasteleveranser og kriterier for å definere en leveranse til å være en hasteleveranse. Etablere et målhierarki for hvilke krav som skal stilles for leveransen av hjelpemidler internt i Bodø kommune (se vedlegg) Etablere et hjelpemiddelteam som er ansvarlig for den daglige leveransen og oppfølgingen av hjelpemidler i Bodø kommune. Etablering en elektronisk løsning for registering og oppfølging av hjelpemidler i Gerica. Etablere rapporter og rapporteringsrutiner for å følge opp at de målbare kvalitetsmålene og økonomiske mål blir nådd. Etablere rutiner for kontinuerlig tjenesteforbedring og kostnadseffektivisering for hjelpemiddelformidlingen. Etablere rutiner for samlet drift av korttidlageret med hjelpemidler fra NAV som kommunen kan overta etter utlån. Etablere standardiserte rutiner for hvilke hjelpemidler som skal kasseres og hvilke som skal gjenbrukes. Etablere måltall for størrelsen og innhold for kommunalt korttidslager. Etablere selvbetjeningsløsning for hjelpemidler, dvs. å tilrettelegge for at brukere eller pårørende selv kan hente eller avlevere hjelpemidlet istedenfor for at kommunen påføres kostnadene ved utkjøring av hjelpemidlene. Etablere rutiner for hvordan håndtere hastesaker. Effektmål. Endringen av hjelpemiddelformidlingen skal ha følgende effekt: Skal ha en direkte kostnadsbesparelse på kr ,- i Det vil si at kostnadene ved utkjøring og innhenting av hjelpemidler i skal reduseres. For brukere (ergoterapeuter/fysioterapeuter/hjemmetjenesten) skal omleggingen av hjelpemiddelformidling føre til tidsbesparelse ved at kartlegging, bestilling og oppfølging av leveransen er standardisert og det er ikke nødvendig å ringe rundt for å Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 4 Side257

9 Organisering av hjelpemiddelformidling sjekke framdriften på hjelpemiddelleveransen. Mer tid til brukeroppfølging og mindre tidsbruk på oppfølging av hjelpemiddelleveransen. Økt brukertilfredshet ved at det er definert målbare kvalitetsmål for hjelpemiddelleveransen. Bedre datakvalitet ved at alle grunnlagsdata og hjelpemiddelformidling vedlikeholdes direkte i fagsystemet. Holde hastesaker fra normale leveranser vil gi en total bedre leveransekvalitet. 1.1 Prosessforbedring generell betraktning Prosessforbedring handler i all hovedsak om å gjennomføre de riktige tingene på de riktige stedene, til rett tid og i riktig mengde. Samtidig må vi være fleksibel og åpen for forandringer. Det er med andre ord en metode for å optimalisere prosesser ved å ta bort sløsing og det som er unyttig, og slik gjøre ting raskere og bedre. Vi kan definere fem styrende prinsipper for denne prosessforbedringen: 1. Forstå hva som har verdi for brukeren, og hvilken verdikjede som skal til for å skape dette. 2. Identifiser de aktivitetene som skaper verdi. Dette betyr å eliminere sløsing og å få bort unødvendige steg i prosessene. 3. Skap kontinuerlig flyt i tjenestene, slik at brukeren slipper å oppleve at prosesser stopper opp. Pasientene skal også få færrest mulig instanser å forholde seg til underveis i et forløp. 4. Flyten skal være etterspørselsbasert, det vil si at brukerens behov styrer tilbudet. 5. Streb etter den perfekte prosessen. Sørg for at hele verdikjeden (de meningsfylte handlingene) blir forbedret, ikke bare deler av den. Alle prinsippene bidrar til å administrere arbeidsplassen og arbeidsflyten med den hensikt å forbedre effektiviteten ved å eliminere sløsing, forbedre flyt og redusere overflødig prosessering. Det innebærer at man tilstreber å løse oppgavene på best mulig måte både for bruker, pårørende, ansatte og kommune forøvrig. Dette minsker sløsing med tid og innsatsfaktorer som penger, utstyr, personell med mer. Etterhvert som sløsing elimineres, forbedres kvaliteten samtidig som produksjonstiden og kostnadene blir redusert. Formålet med en egen prosedyre for formidling av hjelpemidler i Bodø kommune er å sikre en standardisert prosedyre som entydig viser hva de enkelte aktørene i prosessen er ansvarlig for. En standardisert prosedyre som består av en visualisert del som raskt gir oversikt over flyten kombinert med verbal beskrivelse som gir utfyllende informasjon om hva hvert enkelt trinn i prosedyren dekker vil gi en god dokumentasjon av hvordan prosedyren skal utføres. Et viktig moment for Bodø kommune for å innføre en enhetlig prosedyre for varige hjelpemidler er: Redusere tidsforbruket ved bestilling og leveranse av hjelpemidler. Øke kvaliteten på tjenesten ved at samhandlingen og ansvarsområdet for de forskjellige aktørene blir tydeliggjort. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 5 Side258

10 Organisering av hjelpemiddelformidling Kunne kontinuerlig levere informasjon om status på leveransene. Det vil si at en kan gi statistikk på forskjellig aggregeringsnivå innenfor områdene leveringstid og kostnad. 2. Beskrivelse av hjelpemiddelområdet og begrepene. 2.1 Varige og midlertidige hjelpemidler Kommunens ansvar i forhold til hjelpemidler og ergonomiske tiltak er presisert i 11 i kommunehelsetjenesteloven, som fastslår at kommunen skal sørge for formidling av nødvendige hjelpemidler og for å tilrettelegge miljøet rundt den enkelte. Kommunen skal vurdere hjelpemidler som ett av flere alternative tiltak på grunnlag av brukerens samlede behov, og om nødvendig skal kommunen be om bistand fra Arbeids- og velferdsetaten eller fra andre relevante instanser. Kommunens ansvar omfatter hjelpemidler og ergonomiske tiltak ved midlertidige behov (under 2 år) og statlig finansierte hjelpemidler etter folketrygdloven kapittel 10 ved varige behov (over 2 år) Midlertidig behov under 2 år. Bodø kommune har et eget lager, korttidslageret, som inneholder hjelpemidler for midlertidig behov. Korttidslageret som ligger i Påls vei 4, lokalene leies fra Bodø industri. Korttidslageret er administrert av Bodø industri (BI). Det vil si at BI holder oversikt over tekniske hjelpemidler og tar imot bestilling på tekniske hjelpemidler fra Tildelingskontoret og rehabiliteringssenteret (dag/døgn). BI klargjør bestilte hjelpemidler for utkjøring av BK s ambulerende vaktmester. BI holder oversikt over lengden på utlånet og sørger for purring av for sent innleverte hjelpemidler. Tildelingskontoret, dag- og døgnrehabiliteringen orienteres ved lengre utlån enn 3 måneder slik at det kan søkes om varig utlån hos NAV HMS Varige behov over 2 år. All anskaffelse av hjelpemidler som finansieres av folketrygden skal foretas gjennom NAV Hjelpemiddelsentralen (NAV HMS). Det samme gjelder innkjøp av tilleggsutstyr, reservedeler og andre deler som er nødvendig for å foreta tilpasninger eller reparasjoner, samt monteringsarbeid. Normalt leverer NAV HMS hjelpemidler til et fast mottakssted i kommunen. Bodø kommune har valgt å selv transportere hjelpemidlene fra NAV HMS og til Pålsvei som er mottaksstedet i Bodø kommune. Kommunen dekker utgifter til transport fra mottakssted i kommunen og ut til bruker. Kommunen forplikter seg også til å følge opp leveringen gjennom hjemmebesøk som en del av formidlingsansvaret. Kommunen er også ansvarlig for å hente inn varige hjelpemidler når behovet for hjelpemidlet har opphørt. Kommunen henter inn hjelpemidlet og sender dette til NAV HMS. Det finnes regler for hvilket utstyr som ut i fra en verdigrense skal hentes inn, hvis utstyret er under verdigrensen skal utstyres kasseres. Alternativt kan det overtas av kommunen. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 6 Side259

11 Organisering av hjelpemiddelformidling 2.2 Begrep/definisjoner NAV HMS bruker begrepene bestilling og søknad og det er viktig å være klar over hva som ligger i disse begrepene. Det er ingen forskjell i leveranseprosessen for hjelpemidler som enten er bestilt eller søkt for Bestilling Bestillingsordningen er en administrativ forenkling av saksbehandling av hjelpemidler som ikke krever individuelle tilpasninger utført av NAV. Den består av hjelpemidler som det går mye av og som det er viktig at hjelpemiddelsentralene kan levere raskt. Disse hjelpemidlene skal lagerføres på hjelpemiddelsentralene. Hjelpemidler i bestillingsordningen kan bare bestilles av kommunalt ansatte fagfolk som har fått opplæring av hjelpemiddelsentralen og som er godkjent som rekvirent i bestillingsordningen. NAV Hjelpemiddelsentralen bestemmer hvem som kan bli godkjent bestiller og benytte «bestillingsordningen» Det skjer ved at man fyller ut skjema «søknad godkjenning bestiller» som ligger på hjemmesiden til NAV Hjelpemiddelsentralen i Nordland. Dette sendes til Tildelingskontoret, som pr. dags dato er Bodø kommunes kontaktinstans for Hjelpemiddelsentralen. Der koordineres søknadene, følges opp med nødvendig opplæring og der prioriteres det hvem i kommunen som skal være bestillere. NAV ønsker et begrenset antall bestillere i kommunen. For at bestillingsrutinen skal kunne nyttes for en bruker/borger så må vedkommede tidligere ha vært gjennom en søknadsprosess for et varig hjelpemiddel. I Bodø er det pr april 2014 er det ca 30 godkjente bestillere. Det anbefales at godkjenningsmyndighet for bestillere overføres fra Tildelingskontoret og til Hjelpemiddelteamet/Rehabiliteringstjenesten Søknad om hjelpemidler. Når noen i kommunen får behov for et hjelpemiddel så skal den enkelte ta kontakt med kommunehelsetjenesten der de bor. Vanligvis er det en ergoterapeut, fysioterapeut, PPtjenesten, hjemmetjenesten eller legen som hjelper til å begrunne søknaden. NAV Hjelpemiddelsentral leverer hjelpemidlene til kommunalt mottakssted. Deretter er det kommunen som til slutt leverer hjelpemidlet hjem til den enkelte. Søknadsprosessen er omstendig, men her er Bodø kommune nødt til å følge søknadsløsningen som NAV krever Tilbakelevering/kassering Tilbakelevering av hjelpemidler skal skje gjennom kommunens mottakssted. Innhenting av varige hjelpemidler utføres av Bodø Industri. Hovedregelen er at hjelpemidler med verdi over 1,5 % G (ca kr ) skal leveres tilbake til Hjelpemiddelsentralen når behovet er opphørt. I tillegg til denne hovedregelen har Hjelpemiddelsentralen spesifisert en liste over hjelpemidler som ikke skal returneres. Hjelpemidler som ikke skal returneres kasseres alternativ kan de overtas av kommunen. Det finnes ingen kriterier for når Bodø kommunen skal velge å overta kasserte hjelpemidler. Det gjøres heller ingen vurdering på om det lønner seg å overta hjelpemidlet. Et hjelpemiddel som overtas må hentes inn og rengjøres før det kan gjenbrukes. Kostnaden ved overtakelse av hjelpemidlet kan overstige verdien på hjelpemidlet. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 7 Side260

12 3. Interessenter Organisering av hjelpemiddelformidling 3.1 NAV Hjelpemiddelsentral Nordland Hjelpemiddelsentralen har et overordnet og koordinerende ansvar for formidling av hjelpemidler til Funksjonshemmede. Den skal bidra til likeverdig og helhetlig problemløsning for funksjonshemmede gjennom tekniske og ergonomiske tiltak. Hjelpemiddelsentralen er en andrelinjetjeneste og et ressurs- og kompetansesenter for offentlige instanser og andre som har et ansvar for å løse funksjonshemmedes problemer og hvor tekniske og ergonomiske løsninger kan være aktuelt. Hjelpemiddelsentralen har rådgivnings- og veiledningsfunksjon overfor helsetjenesten i kommunen og fylkeskommunen på hjelpemiddelområdet. 3.2 Bodø industri Bodø kommune bruker Bodø industri innenfor flere områder av hjelpemiddelformidlingeen: a) Bodø industri er transportør for utkjøring av varige hjelpemidler fra NAV HMS, via kommunalt lager og ut til bruker. b) Ansvarlig for drift av lager for midlertidige hjelpemidler. Det innbefatter oversikt over hva som er utlånt til hvem, oppfølging av hjelpemidler som er utlånt utover tidsfristen. Bodø industri har et eget dataprogram til dette. c) Renhold av hjelpemidler som leveres tilbake til kommunalt korttidslager. Bodø industri har et eget vaskekammer til denne oppgaven. d) Bodø industri er ansvarlig for innhenting av varige hjelpemidler når behovet for disse har opphørt. Arbeidsoppdraget er fakturabasert hvor Bodø kommune betaler for antall timer forbrukt, kilometer kjørt. Dagens avtale med Bodø industri er datert 2008, med en oppsigelsestid på ett år. Det har ikke vært vesentlige endringer i utøvelsen av formidlingen av hjelpemidler siden Bodø industri har ikke utkjøring av midlertidige hjelpemidler, dette utføres av ambulerende vaktmester. 3.3 Bodø kommune (BK) kommunalt lager Bodø kommunale lager ligger i Påls vei. Lageret leies av Bodø industri. Bruksområdet for det kommunale lageret er: Midlertidige hjelpemidler er lokalisert på lageret og betegnelsen korttidslager er ofte brukt på dette lageret. Ifølge Bodø industri har Bodø kommune pr 18/ midlertidige hjelpemidler registrert. Tallet virker høyt. Det er usikkert hvor mye av disse hjelpemidlene som har vært utlånt mer enn 3 måneder. 3 måneder bør være normal utlånstid på et midler tidig hjelpemiddel. For å sette tallet litt i perspektiv: I Bodø kommune finnes ca personer som er eldre enn 67 år, dvs si at nesten halvparten av denne befolkningsgruppen har tildelt et midlertidig hjelpemiddel fra Bodø kommune. Omlasting og mellomlagre varige hjelpemidler før de kjøres ut til mottaker. Ambulerende vaktmester har sin base ved kommunalt lager. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 8 Side261

13 Organisering av hjelpemiddelformidling 3.4 Tildelingskontoret Tildelingskontoret er per dagsdato ansvarlig for hjelpemiddelformidlingen. Tildelingskontoret har ikke noe økonomisk ansvar knyttet til oppgaven. 3.5 Ambulerende vaktmester Ambulerende vaktmester kjører ut midlertidige hjelpemidler og gjennomfører 1. linje vedlikehold av varige hjelpemidler. De er to personer per dags dato. De er organisert under Kjøkkendriften. 3.6 Kjøkkendriften Leder for kjøkkendriften har også ansvaret for vaktmestertjenester i Helse- og omsorgssektoren. Leder har derved personalansvar for ambulerende vaktmester ved korttidslageret. Leder kjøkkendriften har budsjettansvaret for all hjelpemiddelformidling i Bodø kommune og mottar alle fakturaer fra Bodø industri for utført arbeid tilknyttet hjelpemiddelformidlingen. I tillegg forvalter kjøkkendriften leieavtalen for kommunalt lager. Med unntak av de to ambulerende vaktmestrene ved korttidslageret er ikke kjøkkendriften operativt involvert i hjelpemiddelformidlingen. 4. Forslag til endringer i hjelpemiddelformidlingen. De som er ansvarlig for all formidling av hjelpemidler i Bodø kommune organiseres i et hjelpemiddelteam. Pasientjournalsystemet Gerica brukes for oppfølging av midlertidig og varige hjelpemidler i Bodø kommune. Det betyr at dagens dataløsning levert av Bodø industri skal fases ut. 4.1 Bruk av Gerica for hjelpemiddeloppfølging. Det som kjennetegner dagens situasjon er at det ikke finnes et sted hvor det er mulig å få oversikt over status på leveransen av det enkelte hjelpemiddel som er i bestilling. For å kompensere for dette så blir det det foreslått å ta i bruk pasientjournalsystemet Gerica til dette. Ved besøket i Drammen fikk vi demonstrert hvordan dette fungerte. Bruken av Gerica gir for bestilleren en god kontroll med statusen på leveransen av hjelpemidlet. Det gjør enklere for kommunen å ha en samlet oversikt over både imidlertidige og varige hjelpemidler. Registeringen i Gerica gir alt helsepersonell i kommune den samme tilgang til informasjonen om hvilke hjelpemidler den enkelte bruker har Kostnaden ved innføring av Gerica for hjelpemiddelformidling. Tieto som er leverandør av vårt pasientjournalsystem, Gerica, har gitt et tilbud på implementering av et korttidslager for midlertidige hjelpemidler i Gerica, samt registreringsfunksjoner for utlevering og mottak av midlertidige hjelpemidler. 1. Opprettelse og oppsett av register for korttidshjelpemidler. 2. Opplæring av inntil 12 personer i bruk av registeret. Inkludert å legge inn hjelpemiddel, legge inn hjelpemiddel på bruker og administrasjon videre. 3. Rådgivning i forhold til journaltyper og tilganger til de som kun skal håndtere hjelpemidler. Funksjonelt så betyr dette at all hjelpemiddelformidling, både varig og midlertidig, vil bli håndtert i Gerica. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 9 Side262

14 Organisering av hjelpemiddelformidling Pristilbudet fra Tieto er på kr , Organisering i hjelpemiddelteam. Ved å organisere hjelpemiddelformidling i et eget hjelpemiddelteam så betyr det økt fokus på området. Det vil også medføre at funksjoner som i dag er spredt rundt på andre organisatoriske enheter vil bli overført til hjelpemiddelteamet. Hjelpemiddelteamet vil bli navet i den daglig operative forvaltingen av hjelpemidler i Bodø kommune Arbeidsoppgaver og arbeidsdeling i hjelpemiddelteamet. ReHabiliteringssenteret får ansvar for å utvikle tjenesten og drifte etter definerte mål og økonomiske rammer. ReHabiliteringssenteret har fagkompetanse på aktivitet, tilrettelegging og tekniske hjelpemidler og er en sentral samarbeidspartner for andre aktører internt i Bodø kommune og for NAV Hjelpemiddelsentralen. Ansvaret innebærer bl.a. : Utvikle og følge opp nødvendige standarder, kriterier og rutiner for handtering av en samordnet hjelpemiddelformidling. Utvikle og opprettholde kompetanse i hjelpemiddelteamet på bakgrunn av de oppgavene teamet skal ivareta, som i store trekk er: - Brukerkontakt, kartlegging av behov - Motta, ekspedere og/eller videreformidle bestillinger - Lagerhold med bl.a samordning av kommunens hjelpemidler og NAVhjelpemidler som kan overtas av kommunen - Logistikk rundt avtaler vedr. utkjøring/henting og kjørelister til sjåførene - Ta imot og videreformidle vedlikeholds-/reparasjons-oppdrag til hjelpemiddelteknikerne - Vedlikehold og reparasjoner av hjelpemidler hjemme hos brukere - Motta NAV-hjelpemidler til kommunalt lager, registrere disse i Gerica og klargjøre de - Kjøre ut og hente inn hjelpemidler - Dokumentere og registrere oppdragene og informere ansvarlig bestiller - Handtere hjelpemidler med særlig krav om teknisk kompetanse, som hørselshjelpemidler, alarmer og komfyrvakter. På bakgrunn av de oppgavene som skal løses og erfaringer fra Drammen kommune har vi behov for følgende kompetanse: - En stilling ergoterapeut for brukerkontakt, kartlegging av behov og vurderinger mtp evt. andre tiltak. Denne kompetansen bør vurderes delt på flere terapeuter og må være en del av fagmiljøet i ReHabiliteringssenteret. Man unngår med dette stor sårbarhet i hjelpemiddelteamet, sikrer en faglig forankring og gir større grunnlag for å rekruttere og beholde terapeut i en slik stilling. - En stilling med kompetanse på kundekontakt, logistikk og lagerhold. - Fire stillinger hjelpemiddeltekniker som ivaretar, brukerkontakt, sjåføroppdrag (utkjøring/innhenting), montering, vedlikehold og reparasjoner av hjelpemidler. Dessuten lagerarbeid registrering og dokumentasjon i Gerica og kommunikasjon rundt leveransene med bestillere. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 10 Side263

15 Organisering av hjelpemiddelformidling Det må tas stilling til lokalisering av hjelpemiddelteamet. Lageret som i dag leies av BI er hensiktsmessig både mht størrelse og beliggenhet. Ny organisering vil imidlertid stille krav til lokaler ut over lager. Det må ha en ekspedisjon for å ta imot publikum og ha kontor/arbeidsrom for teamet med tilgang til PCer og telefon. Selve lageret må også ha god tilgang til PC. Det anbefales at man prøver å få en avtale med BI om rengjøring av returnerte hjelpemidler til korttidslageret. Hjelpemiddelteamet har ansvar for å drifte etter definerte mål, prioriteringer og kvalitet. De skal være en synlig og lett tilgjengelig tjeneste for kommunens befolkning. De skal oppfordre til økt ansvar/egenaktivitet der det er mulig og tilby åpent lager til bestemte tider slik at brukere og pårørende selv kan hente og bringe. De skal være en synlig samarbeidspartner for alle involverte i BK. De skal være en synlig samarbeidspartner for Nav og andre eksterne. De skal bidra til effektiv ressursutnyttelse. Bl.a ved samordna og godt planlagt utkjøring og innhenting av hjelpemidler (BK/NAV) De skal bidra til å spre kompetanse internt i kommunen slik at man ved varig behov for hjelpemidler, i størst mulig grad låner ut fra NAV og begrenser antall midlertidige utlån fra korttidslageret. Dette vil medføre besparelse i form av redusert dobbeltarbeid i alle ledd Kostnaden ved etablering av hjelpemiddelteamet. Drammen kommune er på ca innbyggere, har distribusjon av flere hjelpemidler en Bodø kommune, men er en mer kompakt kommune enn Bodø. Det er derfor ikke unaturlig å dimensjonere hjelpemiddelteamet på samme nivå som Drammen kommune. Drammen kommune har: 2 personer i administrative stillinger som tar imot henvendelser til korttidslager og legger opp kjøreruter. 4 personer som kjører ut hjelpemidlene. Dette er sjåfører som har blitt kurset slik at de faglig nærmere seg hjelpemiddeltekniker (rett?) 4 store biler for utkjøring av hjelpemidler. 1 lager for midlertidige hjelpemidler og mottak/omlasting av varige hjelpemidler. Vi har vært i kontakt med Drammen kommune og har fått kostnadstallene deres for Nedenfor vises kostnaden for hjelpemiddelteamet Drammen kommune. I Drammen modellen ligger kostnadene for: a) To kontorressurser. b) Fire sjåfører c) Fire store biler (opptil 17 m3) Drammen Lønn Drift Bil Renhold Hjelpemidler Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 11 Side264

16 Organisering av hjelpemiddelformidling Annet Totalt Renhold er vask av midlertidige hjelpemidler. Hjelpemidler er anskaffelse av nye midlertidige hjelpemidler. Vi har ikke gått dypere inn i regnskapet slik at det tilslutt blir en sekkepost «Annet» for øvrige utgifter. Drammen kommune har i dag ekstremt billige lagerlokaler, de vil i 2014 flytte inn i nye lokaler hvor leie er mer markedsbasert og de vil få en årlig lager kost på i De årlige kostnadene for Drammen kommune vil der ved bli kr Kostnadene ved dagens drift av hjelpemiddelformidling i Bodø kommune: I denne første tabellen ligger kostnadene knyttet til bruk av Bodø industri, dvs strøm lager Påls vei, utkjøring av hjelpemidler, administrasjon av korttidslager og renhold av hjelpemidler. Tallene er hentet fra regnskapet til Kjøkken 3504 Vaktmester HS og er regnskap pr desember Art Beskrivelse Sum Strøm Tjenester (BI) MVA Totalt For å få fram de totale utgiftene for Bodø kommune så må vi også ta hensyn til bruken av ambulerende vaktmester og deres biler pluss leie av Pålsvei. Tabellen under viser Bodø kommune sine direkte kostnader knyttet til hjelpemiddelformidling i Bodø Lønn Ambulerende Lager Pålsvei Bil Bodø industri Totalt Bodø Drammen Differanse Differanse Bodø kommune vs Drammen kommune er på kr ,- Kostnadsoversikten viser at det er betydelig kostnadsgevinst ved å velge Drammen modellen. Konkret vil et valg av Drammen modellen kunne bety at Bodø kommune må si opp dagens avtale med Bodø industri og utføre hjelpemiddel formidlingen med egne ressurser. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 12 Side265

17 Organisering av hjelpemiddelformidling Avtalen med Bodø industri Dagens gjeldene avtale med Bodø industri og kommunaldirektør Helse- og sosial er fra 2008 og har en gjensidig oppsigelses tid på 12 måneder. Lov om offentlig anskaffelser og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. I forhold til inngåelse av rammeavtale, tilsvarende den som gjelder for Bodø industri, sier forskriftene at rammeavtaler som hovedregel ikke inngås for mer enn fire år. Avtalen med Bodø industri er fra 2008, slik at i forhold til lov om offentlig anskaffelse har gått ut og det må gjennomføres en anbudsrunde. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 13 Side266

18 Organisering av hjelpemiddelformidling Vedlegg: Målhierarki Figuren nedenfor viser hvordan et målhierarki må bygges opp for å kunne måle kvaliteten på tjenesten innenfor rehabiliering/hjelpemiddelformidling. Starten er en borger som har et behov for å bli hjulpet til å klare seg selv hjemme. Behovet er meldt av borger selv, pårørende, hjemmetjeneste, seniorteam eller andre som er i kontakt med den som har behovet. Andre nivå i hierarkiet sier noen om hvor rask respons skal være på første nivå skal være, hva er kravet til gjennomføring av kartlegging, beslutning om tiltak og valg av tiltak. Tredje nivå i hierarkiet sier hvilket krav som skal stilles til det tiltaket som er vedtatt. I figuren nedenfor så er det valgt å utdype målene for varige hjelpemidler. Tilsvarende utdyping av mål bør gjøres for de to andre tiltakene i figuren. Bodø kommune Tekniske hjelpemidler Side 14 Side267

19 Side268

20 Side269

21 Side270

22 Side271

23 Side272

24 Side273

25 Side274

26 Side275

27 Side276

28 Side277

29 Side278

30 Side279

31 Side280

32 Side281

33 Side282

34 Notat Supplerende opplysninger om transport og reparasjon av tekniske hjelpemidler fra leverandør Bodø Industri AS Det vises til rapport om «Ny struktur for transport og reparasjon av tekniske hjelpemidler» av 3.september Bodø Industri AS har tilsatt ny avdelingsleder for Reparasjons-/transportavdeling for tekniske hjelpemidler. Han har analysert tjenesteutføringen slik den har vært, og legger opp til betydelige endringer av tjenesten. Dette for å øke kvaliteten på tjenestene. Han er også i dialog med Ambulerende vaktmester for å bedre samordningen og arbeidsfordelingen. Dataverktøy Bodø Industri AS har fått utviklet et dataverktøy «BI Utlån» - levert av Nordland data AS - for å holde oversikt over lager, utlån, låntaker, og innhenting av hjelpemidler. Verktøyet er ikke optimalt, og kan ikke benyttes av eksterne som kunne hatt nytte av tilgang til databasen. Vi har ikke kunnskap om Bodø kommunes dataverktøy, men stiller spørsmål om personell i kommunen og i Bodø industri kan ha et felles register å forholde seg til. Da ville en til enhver tid se hvilke hjelpemidler som er på lager, hvilke som er på utlån, og hvilke som kan hentes inn. Vi skal ha et møte med lokal Visma-leverandør i uke 46 for å drøfte muligheten for å få et Visma-program som kan løse de datatekniske behovene på en bedre måte enn dagens programvare. Bodø Industri AS som leverandør av hjelpemiddeltjenester Vår hjelpemiddelavdeling har disse tjenesteområdene vedr. tekniske hjelpemidler: 1. Transport av hjelpemidler til brukere etter rekvisisjon for Bodø kommune 2. Transport av tunge hjelpemidler fra NAV Hjelpemiddelsentral til Bodø kommunes lager 3. Transport av tunge hjelpemidler fra Bodø kommunes lager til brukerne, herunder montering, instruering o.l. 4. Innhenting av tunge hjelpemidler fra brukere for Bodø kommune (kontaktarbeid, snakke med brukere/pårørende om de fortsatt har behov for hjelpemiddelet, avtale henting, hente, gjøre rent/reparere/legge på lager) 5. Reparere og bygge opp hjelpemidler som vi har fått fra NAV Hjelpemiddelsentral og gi disse til Bodø kommunes lager 6. Reparere og resirkulere hjelpemidler for NAV Hjelpemiddelsentral Side283

35 Transportmidler: Bodø Industri AS har 3 biler (1 4-hjulstrekk, 2 varebiler) som utfører transporten. Personell: Avdelingen har 1,5 ordinært ansatte teknisk fagpersoner. Avdelingen har 6 ansatte i tiltaket Tilrettelagt arbeid (med full lønn i hht regulativ), herav 3 sjåfører som utøver transport. Avdelingen har til enhver tid et varierende antall personer fra Bodø under arbeidsutprøving og kvalifisering. Personene er søkt inn til Bodø industri av NAV Bodø. Disse deltar som hjelpearbeidere under transport, reparerer, skifter deler og gjør ren hjelpemidler, og deltar i logistikk-arbeid. Dette med sikte på å kartlegge funksjonsevne, samt gi disse en mulighet til å komme ut i ordinært lønnet arbeid. I løpet av et år sirkulerer det ca personer gjennom avdelingen. Noen av disse kommer seg inn i ordinært lønnet arbeid, noen går videre til utdanning eller annen aktivitet, noen avsluttes, og noen fortsetter i langsiktige tiltak. Arbeidsområdene personene på tiltak deltar i er veldig relevante både for unge mennesker og for voksne i forhold til å kartlegge deres arbeidsevne og muligheter til annen jobb innen transport og teknisk relaterte yrkesområder. Det er veldig få slike arbeidstreningsmuligheter i Bodø. Konsekvensene ved bortfall av denne arbeidstreningen er store for mangfoldet i attføringstilbudet i Bodø. Ny organisering: Etter ansettelse og tiltredelse av ny avdelingsleder har vi avdekket en del svikt i rutinene som dessverre har redusert kvaliteten på transportoppdragene. Det viste seg at en del telefonhenvendelser ikke ble besvart, noe som medførte forsinkelser på leveringene. Vi har nå etablert ny telefonordning og har fått fjernet svikten. Det er nå ingen flere klager på leveringskvaliteten. Den nye organiseringen vi gjennomfører innebærer en større leveringssikkerhet slik at vi trekker inn flere ordinært ansatte ved sykdom og frafall av deltakere under attføring. Dette har ikke blitt godt nok ivaretatt tidligere, men ny avdelingsledelse har tatt grep om leveringstrygghet. Bl.a. oppretter vi et ordrekontor som hele tiden er betjent. Tidligere har rekvirentene henvendt seg til mobiltelefonene til den enkelte sjåfør. Dette opphører umiddelbart. Ordrekontoret sørger for at leveringene ikke avhenger av enkeltpersoners tilstedeværelse. Bodø kommune som eier: Bodø kommune er bedriftens største eier, og er avhengig av at arbeidsmarkedsbedriften fungerer godt til beste for byens innbyggere. Rådmannen i Bodø har gjennom halvårlige eiermøter vært opptatt av at kommunen skal benytte bedriftens tjenester slik at attføringstilbudene opprettholdes så langt som mulig. Side284

36 Eventuell oppsigelse av samarbeidsavtalen Dersom Bodø kommune skulle velge å si opp samarbeidsavtalen vil vi selvsagt rette oss etter det. Det er da ønskelig at vi får en tidsfrist for avslutning som gjør at Bodø kommune får etablert alternativ løsning slik at ikke brukerne blir skadelidende i en overgangsfase. Bodø Industri AS trenger også tid for å avvikle personellavtaler, selge 3 spesialtilpassede varebiler, samt starte planlegging av alternativ drift og bruk av lokaler med tilpassede fasiliteter. Bodø Industri AS 7.november 2014 Morten Hugo Olsen Administrerende direktør Side285