Kommunalt hjelpemiddelteam i Bodø kommune

Transkript

1 Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / / Helse- og omsorgsavdelingen Kommunalt hjelpemiddelteam i Bodø kommune Kommunaldirektøren har bedt om et notat som i kortform beskriver den rapport om hjelpemiddelformidling som lå som vedlegg til bystyresaken i desember Notatet skal også beskrive det arbeid som er gjort for å iverksette bystyrets vedtak, samt at økonomien i prosjektet er trygg og kvalitetssikret. Hjelpemiddelområdet ble et ansvar for Rehabiliteringstjenesten fra 1.april 2015 som et resultat av prosjekt «Reorganisering av rehabiliteringstjenesten». Både Hjelpemiddelbudsjettet og prosjekt Reorganisering er en del av Framtida vårres, del 2. Det foreligger et innsparingskrav. Organisering av hjelpemiddelformidling er også en del av Velferdsteknologiprosjektet i Bodø kommune, og prosjektleder Bjørn Inge Furunes ledet arbeidet med å se på organiseringen av hjelpemiddelformidling sammen med en prosjektgruppe fra fagfeltet. Prosjektet bygde både på egne erfaringer samt kontakt med andre kommuner, spesielt Drammen kommune. Rapporten forelå i august Rapporten fra den interne prosjektgruppen er tydelig i sine vurderinger og anbefalinger. I dette notatet gjøres en kort oppsummering, med utdyping av enkelte punkter. Hensikten er å tydeliggjøre den overordnede målsettingen med kommunens hjelpemiddelformidling, bakgrunnen for at det ønskes en endring og forslag til endring. Ut over dette vises det til rapporten. Problembeskrivelse: Behovet for tekniske hjelpemidler har økt betydelig de senere år, noe som medfører at kravene til forvaltningen både i Nav og kommunene er radikalt endret. Tekniske hjelpemidler har blitt en stadig viktigere innsatsfaktor for å kunne gi innbyggerne i Bodø kommune mulighet til å bo lengst mulig i eget hjem. Organisering av hjelpemiddelformidling i Bodø kommune har ikke vært inkludert i det øvrige utviklingsarbeidet i Helse- og omsorgsavdelingen, og drives i dag etter samme modell som da avtalen med Bodø Industri ble inngått i Hjelpemiddelformidlingen i Bodø kommune framstår som fragmentert og ressurskrevende.

2 Overordna målsetting med hjelpemiddelformidlingen: Bodø kommunes innbyggere får riktige hjelpemidler til riktig tidspunkt. Hjelpemidlene gis som en integrert del av kommunens øvrige helse-, rehabiliterings-, og omsorgstjenester. I tråd med lovverk, nasjonale føringer, og Kommuneplanens strategiske samfunnsdel, skal Bodø kommune ha fokus på forebygging, hverdagsmestring og rehabilitering. Bodø kommune sitt mål er å gi innbyggerne gode samordna tjenester gjennom helhetlige pasientforløp. Det er et hovedprinsipp at den enkelte får hjelp som bidrar til mestring og ansvar for eget liv lengst mulig. Innbyggernes rettigheter til hjelpemidler og tilrettelegging, er styrt gjennom Lov om Folketrygd, med tilhørende rundskriv og forskrifter. Helse- og omsorgstjenesteloven beskriver kommunenes ansvar for habilitering, rehabilitering, helse-, og omsorgstjenester i hjemmet, der tekniske hjelpemidler er et av flere viktige virkemidler. Riktige hjelpemidler til riktig tid vil kunne bidra til at menneskers målsetting om økt funksjon og aktivitet nås. Sett fra et helsefaglig ståsted er det ikke ønskelig at hjelpemidler tas i bruk uten at det er nødvendig og hensiktsmessig. Ved å kompensere for tapt funksjon uten at andre virkemidler som f. eks trening er vurdert, vil man risikere å bidra i en negativ spiral med ytterligere tap av funksjon og økt pleiebehov som resultat. Bodø kommune har behov for en profesjonalisering av den totale hjelpemiddelformidlingen. For å gi tjenester i tråd med tidligere nevnte føringer, er det en forutsetning at hjelpemiddelformidlingen drives som en integrert del av kommunens rehabiliterings-, og omsorgstjenester. Faglig forankring, ressurser, kompetanse, tydelig ansvar og myndighet vil være avgjørende. Rapporten kom med forslag til ny modell: Det etableres et hjelpemiddelteam, organisert som et eget økonomisk ansvarsområde under Rehabiliteringstjenesten i Bodø kommune. Hjelpemiddelteamet skal ivareta alle oppgaver som er definert som kommunalt ansvar knyttet til hjelpemiddelformidlingen, med unntak av rengjøring av de hjelpemidlene som skal returneres til kommunalt korttidslager. Teamet får en tydelig rolle som ansvarlig instans for området. Det vil bli navet i den daglige operative forvaltningen av hjelpemidler i Bodø kommune. Det bærende prinsippet er fokus på helhetlige pasientforløp og trygging av overganger. Teamet skal ha kommunalt ansatte med nødvendig kompetanse. I den videre beskrivelsen av kompetansebehovet, nevnes eksempler på konkrete forbedringspunkter. For en mer detaljert beskrivelse vises det tii arbeidsgruppens rapport. Rehabiliteringskompetanse: Teamet har en sterk helse-, og rehabiliteringsfaglig forankring gjennom organisering i Rehabiliteringstjenesten og med ergoterapeut som gruppeleder. Teamet får en viktig rolle med tanke 2 av 6

3 på kunnskapsspredning internt i kommunen i en tid med store endringer i Helse- og omsorgssektoren. Rehabiliteringskompetanse vil også sikre kvalitet i vurderinger av behov og valg av løsning i enkeltsaker, og god samhandling mellom ulike aktører internt i kommunen og med eksterne samarbeidspartnere som Nav Hjelpemiddelsentralen. Systemkompetanse og hjelpemiddelkompetanse: Teamet må ha nødvendig kompetanse om kommunens ansvarsoppgaver i hjelpemiddelformidlingen og om kriterier og saksgang i Nav-systemet. Dette for å kunne bistå personer i deres behov for hjelpemidler. Enten ved å få utløst sine rettigheter fra Nav der kriteriene for dette er oppfylt, eller ved å gi hjelp gjennom korttidsutlån som helt og fullt er kommunens ansvar. Dette innebærer spesifikk kunnskap opp mot de krav som Nav stiller til kommunen når det gjelder utredninger, vurderinger, oppfølging og opplæring, utlevering, montering, teknisk vedlikehold og reparasjoner. Omfanget av det som defineres som kommunens ansvar har økt betydelig de senere år, og denne utviklingen ser ut til å fortsette. Dette gjelder alle ledd i prosessen, men kanskje i særlig grad kravene rundt bruk av elektromedisinsk utstyr som sykesenger, løftestoler og ulike typer heiser. Teamet må ha ressurser til å ivareta oppgavene på en forsvarlig måte. Lagerdrift og logistikk: Teamet vil bruke hjelpemiddelmodulen i Bodø kommunes elektroniske journalsystem, Gerica. De legger all informasjon dit, og programmet vil ivareta både oversikt og informasjonsflyt internt i kommunen. I dag brukes det betydelige ressurser i fagmiljøene på å etterlyse status i hjelpemiddelsaker. Det skjer ved at man bruker tid på telefoner og mail til Hjelpemiddelsentral, Bodø Industri og ambulerende vaktmestre, for å høre om de vet hvor saken står. Bruk av Gerica vil gi en effektivisering ved at involverte aktører i kommunen vet hvor de enkelt kan finne informasjon om «sine» saker. Teamet skal ivareta ansvaret både for det kommunale korttidslageret og kommunens pålagte oppgaver mht utlån fra Nav. Et samordnet driftsansvar og daglig ledelse gir gode muligheter for samkjøring av de to systemene og dermed en mer effektiv drift. I dag drives disse som to separate system. Det brukes mye ressurser på å låne ut hjelpemidler fra korttidslageret ved midlertidige behov og hastesaker, der vi vet at behovet egentlig er varig. Dette medfører overforbruk på korttidslageret, og gjør at det ofte ikke er hjelpemidler tilgjengelig når vi virkelig trenger det til korttidslån. På grunn av manglende styring internt i Bodø kommune, har det blitt for enkelt for kommunens ansatte å bestille fra korttidslageret uten å følge opp og samtidig søke hjelpemidler fra Nav. Dette må ofte rehabiliteringstjenesten inn å gjøre i etterkant. Det brukes da ressurser på vurderinger, hjemmebesøk og søknadsprosessen mot Nav. I tillegg brukes det ressurser på å hente tilbake de utlånte korttidshjelpemidlene og på å kjøre ut og montere tilsvarende hjelpemidler fra Nav. Mye unødvendig dobbeltarbeid for Bodø kommune, og vanskelig å forstå for brukerne. I og med at Bodø Industri heller ikke har et datasystem som gir god oversikt, må det brukes mye ressurser på å hente inn hjelpemidler igjen når lageret tømmes. Ut over dette imøtekommes denne utfordringen ved at Bodø Industri tar imot brukte hjelpemidler fra Nav som de bruker ressurser på å sette i stand, for så å fylle på korttidlageret. Lagerbeholdningen blir på denne måten stadig større, og lageret mer ressurskrevende å drive, 3 av 6

4 uten at vi har hjelpemidlene til disposisjon når vi har behov. Slik systemet er i dag, har kommunen liten eller ingen innflytelse på omfang og innhold i korttidslageret. Ved å ha et samkjørt styringssystem, og en velfungerende formidlingstjeneste, vil det ikke være behov for at kommunen skal sitte med et stort og omfattende korttidslager. Teamet skal sørge for god logistikk rundt levering og henting av hjelpemidler. Det blir åpen ekspedisjon der innbyggerne selv får mulighet til å hente og bringe. Der dette ikke er mulig, vil teamet administrere utkjøringen ved å lage kjørelister til sjåførene etter avtale med brukerne. Også her ligger det gode muligheter for en mer effektiv drift enn i dag. Dette var en kortfattet versjon av rapporten samt noe utdypning av momenter som peker mot en mer effektiv drift. Bodø Industri AS «Ny struktur for transport og reparasjon av tekniske hjelpemidler» (sept. 2014). Bodø Industri utarbeidet et tilleggsnotat datert hvor det heter: «Dersom Bodø kommune skulle velge å si opp samarbeidsavtalen vil vi selvsagt rette oss etter det. Det er da ønskelig at vi får en tidsfrist for avslutning som gjør at Bodø kommune får etablert alternativ løsning slik at ikke brukerne blir skadelidende i en overgangsfase. Bodø Industri trenger også tid for å avvikle personellavtaler, selge 3 spesialtilpassede varebiler, samt starte planlegging av alternativ drift og bruk av lokaler med tilpassede fasiliteter». Deretter behandles saken i de politiske organer og endelig i bystyret Avtalen blir sagt opp i slutten av desember samme år. I punkt 3 i vedtaket står det: «Arbeidsoppgaver som Rehabiliteringstjenesten i det videre arbeid ikke kan løse selv legges ut på begrenset anbud». Iverksettelsen av bystyrets vedtak - oppstart april Vi forholder oss til rapporten som ligger til grunn, samt bystyrets vedtak. Det fremgår av bystyresaken: «I den grad dagens samarbeid med Bodø Industri av ulike grunner ikke kan videreføres som en konsekvens av den prosess som det nå legges opp til, legges det til grunn at begge parter må gis tilstrekkelig med tid for å avvikle dagens samarbeid og få på plass nye løsninger». Arbeidet tok opp i seg at rapportens anbefalinger måtte legges til grunn. Det står ikke i motsetning til bystyresaken. Vi planla med sikte på å være i stand til å ha etablert et operativt hjelpemiddelteam fra 1.jan 2016, ved avtalens utløp. Vi planla videre at det skulle være en implementeringsfase i november og desember Vi hadde videre fokus på disse områder: 1. Gerica. 4 av 6

5 I omsorgstjenesten har vi et journalverktøy som heter Gerica. Gerica inneholder en hjelpemiddelmodul som aldri har vært tatt i bruk. Dette har vært lite effektivt og vi har hatt liten oversikt over de kommunale hjelpemidlene og hva den enkelte bruker hadde. Vi gjorde avtale med Tieto (leverandør av Gerica) om innprogrammering /lagerstyring hjelpemidler i slutten av oktober Kravspesifikasjon rengjøring av hjelpemidler. I samarbeid med Innkjøpskontoret arbeidet vi med anbud/kravspesifikasjon rengjøring av hjelpemidler her ønsket vi denne oppgaven lagt ut som et begrenset anbud. 3. Anbud/kravspesifikasjon leasing av varebiler. Det er utarbeidet forslag til kravspesifikasjon. 4. Bemanning/krav til kompetanse. Vi fikk innspill fra Hjelpemiddelsentralen når det gjaldt hvilken kompetanse vi måtte imøtekomme i framtiden mht. velferdsteknologi og elektronikk. Vi etterspør også kompetanse innen logistikk. Vi bestemte at gruppeleder skulle være ergoterapeut. 5. Utlysning av stillinger. Det forelå etter utlysning ca 70 søknader til de utlyste stillingene. Gruppeleder er tilsatt med forbehold. 6. Møte med Bodø Industri for å informere om status, samt diskutere implementering og overgang. 7. Økonomi. Hjelpemiddelbudsjettet består hovedsakelig av avtalen med Bodø industri og de ambulerende vaktmestrene. For 2015 er totalbudsjettet på ca 4,2 mill kr. For 2014 var merforbruket 1,6 mill kr ifølge økonomikontoret. Vi har utarbeidet et budsjettforslag som innebærer en drift i balanse og i henhold til budsjett. Effektiviseringsprosenten er høy, svært høy. Vi anser budsjettforslaget som romslig, og som tar høyde for mindre uforutsette hendelser. Budsjett-forslaget er forelagt økonomikontoret og det foreligger en egen mailutveksling hvor vi har imøtekommet og kommentert de momenter som økonomikontoret har fokusert. Budsjett Hjelpemiddelteam 3309 HJELPEMIDDELTEAM Budsjett LØNN LØNN LØNN FASTE STILLINGER LØNN VIKAR I TILLEGG TIL FAST LØNNSUTBET LØNN BODØ KOMMUNALE PENSJONSKASSE LØNN ARBEIDSGIVERAVGIFT DRIFTSUTGIFTER DRIFTSUTGIFTER KJØP AV ARBEIDSTØY DRIFTSUTGIFTER ANDRE DRIFTSUTGIFTER DRIFTSUTGIFTER TELEFON DRIFTSUTGIFTER REISE- OG OPPHOLDSUTG. ANSATTE (OPPG.PL) DRIFTSUTGIFTER KILOMETERGODTGJØRELSE av 6

6 DRIFTSUTGIFTER DRIVSTOFF DRIFTSUTGIFTER AVGIFTER TRANSPORTMIDLER DRIFTSUTGIFTER FORSIKRING TRANSPORTMIDLER DRIFTSUTGIFTER STRØM DRIFTSUTGIFTER HUSLEIE/LEIE AV LOKALER DRIFTSUTGIFTER VERKTØY OG REDSKAPER DRIFTSUTGIFTER KJØP/LEIE AV TRANSPORTMIDLER DRIFTSUTGIFTER KJØP/LEIE /LEASING AV PERSONBILER UTEN MVA-KOMPENSASJON/FRADRAG INNGÅENDE MVA DRIFTSUTGIFTER KJØP AV TJENESTER FRA ANDRE (PRIVATE) SUM Merknader; Forslaget innebærer 6 ansatte inkl. dagens 2 ambulerende vaktmestrene. Mindre investeringer i forhold til oppstart. Dobling/leasing fra 2 til 4 biler. Rengjøring av hjelpemidler - erfaringstall fra Drammen kommune tilsier. Budsjett utarbeidet med bistand fra økonomikontoret. Dette notatet er utarbeidet av avdelingsleder Mona Olsen Ørnes og virksomhetsleder Sverre Rasch. 6 av 6