Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS

Transkript

1 Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS Innlandet Revisjon IKS Rapport 2014 nr 8 Hedmark Revisjon IKS Rapport 1186/2013 0

2 Forord Denne rapporten er et resultat av selskapskontroll i Eidsiva Energi som er gjennomført på oppdrag av kontrollutvalgene i Hamar, Gausdal, Lillehammer, Ringsaker og Gjøvik kommuner og Hedmark og Oppland fylkeskommuner. Prosjektarbeidet ble utført i perioden november 2013 til juni 2014 av Anne Live Jensvoll, Marit Asbjørnsen, Laila Irene Stenseth og Kristian Lein. De to sistnevnte står som oppdragsansvarlige for prosjektarbeidet. Vi vil takke Eidsiva Energi AS og berørte datterselskaper for samarbeidet i forbindelse med denne selskapskontrollen. I forskrift om kontrollutvalg 15 heter det: "Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten." Rapporten har vært på høring hos Eidsiva Energi AS og uttalelsen fra selskapet er inntatt som vedlegg til rapporten. Rapport med vedlagt høringsuttalelse fra Eidsiva Energi AS ble sendt til de nevnte eierkommunene for uttalelse. Mottatte uttalelser ligger vedlagt rapporten. Lillehammer/Løten, oktober 2014 Laila Irene Stenseth Kristian Lein Oppdragsansvarlig revisor Oppdragsansvarlig revisor 1

3 Innholdsfortegnelse Forord... 1 Sammendrag Innledning Kontrollutvalgets bestilling Problemstillinger Organisering av arbeidet Eidsivakonsernet Metode Kilder for revisjonskriterier Kombinasjon av roller og habilitet Revisjonskriterier Aksjeloven Interne reglementer og retningslinjer Oppsummering Avgrensning Kort om gjennomføring av kontrollen Utvalgte saker beskrivelse av fakta, vurderinger og konklusjoner Generell orientering om styring av konsern Sak 1 Oppkapitalisering av Eidsiva bredbånd AS Sak 2 Fullmakt aksjeinvesteringer Eidsiva Vekst AS Sak 3 Fullmakt til å avholde generalforsamling i datterselskaper Sak 4 Advokattjenester Sak 5 Styreleders habilitet Sak 6 Evaluering av direktør i Eidsiva Vekst AS Sak 7 Evaluering av direktør i Eidsiva Nett AS og Eidsiva Nett Holding AS Sak 8 Evaluering av konsernsjef Hovedkonklusjon Anbefaling Kapittel 5 Etterlevelse av aktuelle regler ved sponsing Oversikt Hva er sponsing? Hvem behandler saker om sponsing? Hvor er nedslagsområdet for Eidsivas sponsevirksomhet?

4 Eidsivas mål med sponsing Sponsorstrategi og utvikling av sponsorprosedyrer Sammenhengen mellom sponsing og regional utvikling i Eidsivakonsernet Generelt om sponsing, relasjonsbygging, samfunnsbygging, etikk og korrupsjon Revisjonskriterier Etisk regelverk Rutiner for Eidsivas sponsorvirksomhet Utvalgte revisjonskriterier Data Oversikt over ramme og fordeling av midler Konkrete sponseobjekter Saker behandlet i sponsorråd Presentasjon av årsmelding for styret Informasjon på Eidsivas hjemmeside Vurderinger Sponsing Annet promoteringsarbeid Konklusjoner Anbefalinger Transparency Internationals anbefalinger og Eidsivas regelverk Om Transparency sine anbefalinger Eidsivas regelverk vs Transparencys anbefalinger Transparency International og vervkombinasjoner Kilder Dokumentoversikt Vedlegg 1: Oversikt over styremedlemmenes/konsernledelsens verv Vedlegg 2: Morselskapet og heleide datterselskaper som er omfattet av selskapskontrollen Vedlegg 3: Utdrag og lenker til veiledere og aktuell litteratur om etikk, korrupsjon, sponsing og samfunnsansvar Vedlegg 4: Høringsuttalelse Eidsiva Energi AS Vedlegg 5: Høringsuttalelse fra eierkommunene

5 Sammendrag Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS i samarbeid utført en forvaltningsrevisjon knyttet til temaene roller, habilitet og sponsing i Eidsiva-konsernet. Revisjonen er bestilt av kontrollutvalgene i Hamar, Lillehammer, Ringsaker, Gjøvik, Gausdal samt Oppland og Hedmark fylkeskommuner. Disse er eiere i Eidsiva Energi AS. Undersøkelsen er en oppfølging av tidligere undersøkelse av Eidsiva Energi AS som ble lagt fram for kontrollutvalgene i mai Undersøkelsen omfatter to hovedproblemstillinger; 1) I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 2) I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstillingen vil vi se på utdeling til - breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag - kulturaktiviteter - fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Enkelte kontrollutvalg har i vedtaket tatt inn at kontrollen skal ta utgangspunkt i aktuelle forhold/case i selskapet. I tillegg har et par av kontrollutvalgene bedt om at dersom revisjonen fant interessante problemstillinger skulle vi vurdere å gå inn i disse. Ett kontrollutvalg ønsket dessuten en gjennomgang av Eidsivas etiske regelverk opp mot Transparency Internationals anbefalinger. Nedenfor oppsummerer vi arbeidet med hovedproblemstillingene. For omtale av Eidsivas regelverk og forholdet til Transparency Internationals anbefalinger, så viser vi til kapittel 6 i rapporten. Revisjonskriterier Revisjonskriterier gir uttrykk for hva praksis vurderes opp mot. Når det gjelder habilitet og roller, er aksjelovens bestemmelse om habilitet, aksjeloven 6-27, og selskapets etiske regelverk sentrale revisjonskriterier. Styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS skal også overholde bestemmelser om rollekonflikter, habilitet og uavhengighet som er nedfelt i Prinsipper for eierstyring og selskapsledelse i Eidsiva Energi AS. Sponsing er ikke lovregulert. Revisjonskriteriene i denne delen er Eidsivas egne skriftlige rutiner for behandling av sponsesaker. Eidsivas etiske regelverk er også relevant. Revisjonen har fulgt opp kontrollutvalgenes bestilling om en case-basert gjennomgang ved at det er gjennomgått åtte case som er vurdert opp mot revisjonskriteriene som benyttes i problemstilling 1. 4

6 Når det gjelder sponsing er det gjennomgått 31 konkrete avtaler som er vurdert opp mot revisjonskriteriene for denne delen av undersøkelsen. Undersøkelsen er gjort av Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS i samarbeid. Hedmark Revisjon har hatt hovedansvaret for problemstilling 1, mens Innlandet Revisjon IKS har hatt hovedansvaret for problemstilling 2 samt gjennomgangen av Transparency Internationals anbefalinger og Eidsivas etiske regelverk. Organisering av Eidsivakonsernet Eidsiva er et konsern. Et konsern karakteriseres ved at morselskapet har bestemmende innflytelse over andre selskap, - kalt datterselskaper. Rettslig sett er de enkelte foretakene innen konsernet selvstendige rettssubjekter. I Eidsiva er konsernsjefen styreleder i de heleide datterselskap av morselskapet. Styret i morselskapet betegnes som konsernstyret og vil i praksis utøve myndighet i saker som omfatter hele konsernet. Sammendrag problemstilling 1 Kombinasjon av roller og habilitet I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? Gjennomføring: Vi har gjennomgått sakspapirer og styreprotokoller for perioden for de selskaper som er omfattet av selskapskontrollen. Selskap / År Antall saker Eidsiva Energi AS Eidsiva Vekst AS Eidsiva Nett Holding AS Eidsiva Nett AS SUM Vi har valgt ut saker som kan være aktuelle for vurdering mot inhabilitetsbestemmelsen i asl 6-27 eller interne regler/instrukser gjeldende for styreleder i konsernstyret eller styreleder i datterselskaper, og konsernsjef eller direktør i datterselskaper. Vi har videre valgt ut åtte konkrete saker som vi har gått nærmere inn i. De åtte utvalgte sakene omfatter til sammen 28 behandlings- og orienteringssaker i de aktuelle styrene. Vi har gjennomført revisjonsbesøk hos økonomi- og finansdirektør 5. mai 2014, samt intervju av direktør og controller i Eidsiva Vekst AS 9. mai I avsluttende møte med konsernsjef og økonomi- og finansdirektør den 10. juni 2014 er øvrige spørsmål avklart. 5

7 Hovedkonklusjon I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke fremkommet signaler om at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer / retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer når det gjelder å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler: Evaluering av direktør Evaluering av konsernsjef og avlønning Anbefaling: Eidsiva bør sørge for at det protokolleres om konsernsjef og / eller direktør har vært til stede eller ikke under behandling av sak som gjelder evaluering av konsernsjef / direktør eller vurdering av vedkommendes lønn. Sammendrag problemstilling 2 - sponsing I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstillingen vil vi se på utdeling til -breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag -kulturaktiviteter -fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Gjennomføring Det er blitt gjennomført intervju av markedsdirektør 31. januar I tillegg var revisjonen hos Eidsiva og fikk en gjennomgang av hvordan det arbeides med sponsorhenvendelser og fikk innsyn i mapper. I forbindelse med, og oppfølging av, det avsluttende møtet med konsernsjef og økonomi- og finansdirektør den 10. juni 2014, ble øvrige spørsmål avklart. Når det gjelder dokumenter har vi hatt tilgang til styreprotokoller i Eidsiva Energi, og de saker som er behandlet i styret i perioden er gjennomgått. Vi har bl.a. fått tilsendt rutiner for Eidsivas sponsorvirksomhet, referater fra møter i sponsorråd og 31 sponsoravtaler som har dannet grunnlaget for vurderingene. Hovedkonklusjon Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. 6

8 Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp ut fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falskt»), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. Anbefalinger Revisjonen anbefaler at Eidsivas kriterier for sponsing gås igjennom og at det vurderes om de er egnet til og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Revisjonen anbefaler at selskapet vurderer hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. Revisjonen anbefaler at beslutningsprosesser gjennomføres i tråd med rutinene for sponsing. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. Revisjonen anbefaler at det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. Det bør vurderes om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. 7

9 1 Innledning 1.1 Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalgene i Hamar, Lillehammer, Ringsaker, Gjøvik, Gausdal samt Oppland og Hedmark fylkeskommuner vedtok på sine møter høsten gjennomføring av en ny selskapskontroll av deler av Eidsiva-konsernet. Undersøkelsen er en oppfølging av tidligere undersøkelse av Eidsiva Energi AS som ble lagt fram for kontrollutvalgene i mai Da var temaene hvilke mål og strategier eierne (altså eierkommunene) hadde satt for sitt engasjement i Eidsiva og om selskapsorganene ivaretok sine oppgaver i henhold til lovverket. Temaet i denne oppfølgende undersøkelsen er knyttet til roller, habilitet og sponsing. 1.2 Problemstillinger Undersøkelsen omfatter to hovedproblemstillinger; 1) I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 2) I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstillingen vil vi se på utdeling til - breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag - kulturaktiviteter - fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Kontrollutvalgene ønsket dessuten at dersom revisjonen undervegs i undersøkelsen ble kjent med andre mulige interessante habilitetssituasjoner eller eventuelle rollekonflikter, skulle vi vurdere å gå inn i disse. Ett av kontrollutvalgene ønsket at en videreføring av selskapskontrollen skulle omfatte vurdering av om Eidsivas etiske regelverk og styrerepresentantenes/ledelsens til dels mange styreverv er i tråd med anbefalinger fra Transparency International 2. Dette er gjort til en del av rapporten (kapittel 6), 1 Oppland Fylkeskommune ,Lillehammer kommune ,Gausdal kommune , Gjøvik kommune , Hedmark Fylkeskommune , Hamar kommune , Ringsaker kommune Transparency International er en global samfunnsorganisasjon som arbeider for å bekjempe korrupsjon. Transparency International Norge utga i 2009 «Beskytt din virksomhet» Håndbok i antikorrupsjonsarbeid for norsk næringsliv. Målet var at håndboken skulle være en praktisk veileder i norske bedrifters utvikling av antikorrupsjonsprogrammer og inneholder en del anbefalinger knyttet til dette. I håndboken vises det til «The Business Principles for Contering Bribery». 8

10 men vil ikke være en vanlig revisjon fordi Transparency International sine anbefalinger ikke kan legges til grunn som revisjonskriterier Organisering av arbeidet Undersøkelsen er gjort av Innlandet Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS i samarbeid. Hedmark Revisjon har hatt hovedansvaret for problemstilling 1, mens Innlandet Revisjon IKS har hatt hovedansvaret for problemstilling 2 samt gjennomgangen av Transparency Internationals anbefalinger og Eidsivas etiske regelverk. 1.4 Eidsivakonsernet Eidsiva Energi AS eies av Oppland og Hedmark fylkeskommuner og 26 kommuner i de to fylkene. Selskapet er blant Norges største energiselskap med betydelig virksomhet innen produksjon, distribusjon og salg av kraft, bredbånd og elsikkerhet. Nettselskapet Eidsiva Nett ivaretar kilometer strømnett i området. Eidsiva har ca kunder og 1000 ansatte fordelt på 30 kontorer og oppmøtesteder i regionen. Omsetningen er på ca. fire milliarder. 4 Konsernets organisasjonsstruktur Eidsiva er et av Norges største energiselskap med 10 avdelingskontorer i Hedmark og Oppland. Eidsiva er et vertikalt integrert, regionalt energikonsern som består av morselskapet Eidsiva Energi AS og seks selskapsorganiserte virksomhetsområder. Det er vedtatt at Eidsiva bredbånd AS (90,1 % eierskap) skal bli et syvende virksomhetsområde høsten Eidsiva Energi AS er morselskapet i Eidsiva konsernet, og ivaretar fellesfunksjoner. Følgende oversikt er hentet fra Eidsivas hjemmeside: 3 Dette gås det nærmere inn på senere i rapporten. 4 Fra Eidsivas hjemmeside 9

11 Virksomheten fordeler seg slik på morselskap og datterselskaper 5 : Eidsiva Energi AS er morselskap i konsernet. Eidsiva Vannkraft AS drifter 44 kraftverk hvor det produseres årlig vel 7,0 Twh. Eidsivas andel av denne kraftproduksjonen er på rundt 3,3 TWh, og selskapet er dermed en av Norges 10 største kraftprodusenter. Eidsiva Nett AS er et av Norges største nettselskaper, og eier og driver regional- og distribusjonsnett i Hedmark og Oppland. Selskapet bruker årlig cirka 650 millioner kroner til løpende drift, vedlikehold, beredskap, fornying og utvidelser av strømnettet. Eidsiva Anlegg AS drifter og vedlikeholder Eidsivas regional- og distribusjonsnett. Selskapet prosjekterer og bygger nye anlegg i tillegg til å rehabilitere de eksisterende. Eidsiva Marked AS kjøper og selger kraft til privat- og bedriftskunder, hovedsakelig i Hedmark og Oppland. Eidsiva Bioenergi AS. Selskapet prosjekterer og bygger ut fjernvarmeanlegg i Hedmark og Oppland, og har som ambisjon å bygge 1 TWh bioenergiproduksjon i Innlandet. Planene innebærer å utnytte Innlandets bioenergiressurser i form av skogsråstoff, returtrevirke og restavfall. Eidsiva Vekst AS er Eidsivakonsernets investeringsselskap og innovative pådriver innenfor nye energiformer og ny teknologi. I tillegg skal Eidsiva Vekst utfordre kjernevirksomheten til videre utvikling og fornying. Selskapet eier blant annet ca 90 prosent av Eidsiva Bredbånd, 68 prosent av Elsikkerhet Norge AS og 24 prosent av Moelven-konsernet. 5 Kilde: Eidsivas årsberetning samt omtale på hjemmeside. 10

12 Styringsstruktur I dokumentet «Styring og kontroll i Eidsiva», siste versjon godkjent 1.januar 2014, framkommer det at konsernstrukturen er organisert med bakgrunn i konsesjonskrav fra NVE og OED. Konsesjonskravene gjelder ikke alle datterselskapene, men Eidsiva har valgt å gjennomføre strukturen for alle virksomhetene for å sikre fokus og tydelige grensesnitt mellom virksomhetene. Morselskapet ivaretar fellesfunksjoner, mens all operativ drift utføres i datterselskapene. Datterselskapene har egne styrer hvor det legges vekt på å rekruttere eksterne medlemmer. For å sikre at konsernet styrer mot felles overordnede mål, er konsernsjefen styreleder i heleide datterselskaper av morselskapet. Som hovedprinsipp skal ett av de øvrige medlemmene i konsernledelsen være nestleder i styrene i datterselskapene. I tillegg sørger instruks for styrer og direktører i datterselskapene for at saker som konsernsjefen mener ikke er i henhold til konsernets ønskede utvikling, kan bringes til konsernstyret for endelig avgjørelse. Eidsivas vedtatte verdier Til Eidsivas visjon - Drivkraft for oss i Innlandet - er det knyttet tre verdier. Eidsiva skal være: Nytenkende i måten kjernevirksomheten utvikles på og ikke minst i arbeidet med å utvikle nye energiformer, videreutvikle vannkraft og bioenergi. Handlekraftig ved å ha finansiell styrke og kompetanse til å gjøre riktige ting til rett tid for å nå eiernes mål. Engasjert ved at Eidsivas ansatte til enhver tid utnytter sin kompetanse til å gjøre riktige ting til rett tid for å nå eiernes mål. Konsernets styrende organer Eiermøte: er et uformelt organ som framgår av Aksjonæravtalen og er opprettet av og for aksjonærene. Eiermøte avholdes normalt to ganger pr. år. Generalforsamling: aksjeeiernes formelle styringskanal og selskapets øverste myndighet. Generalforsamling holdes en gang pr år. I datterselskapene er det styret i Eidsiva Energi AS som utgjør generalforsamlingen. Bedriftsforsamling: velges av generalforsamlingen og består av 20 aksjonærvalgte og ti ansattvalgte medlemmer. Bedriftsforsamlingen skal bl.a. velge valgkomite og konsernstyret samt føre tilsyn med styret og konsernsjef. Bedriftsforsamlingen skal også treffe avgjørelser i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang, og i saker som har vesentlig betydning for organisering/ bemanning. I bedriftsforsamlingen sitter bl.a. en del ordførere som representanter for de ulike eierkommunene. Konsernstyret: Konsernstyret velges av bedriftsforsamlingen. Konsernstyret består av åtte medlemmer med personlige varamedlemmer. To av konsernstyrets medlemmer er ansattvalgte. Konsernstyret velger tre av sine medlemmer til et revisjonsutvalg som skal bidra til en effektivisering 11

13 av styremøtene når det gjelder finansiell rapportering, risikostyring og kontroll. Styret er sammensatt av folk med bred kompetanse uten politiske bindinger til eierkommunene. 6 Konsernets kontrollfunksjoner Internkontroll: Ivaretas av økonomi/finans i morselskapet Eidsiva Energi AS. Økonomi/finans kan kreve at virksomhetsområdene gjennomfører handlinger og leverer den kvalitet som er ønskelig fra konsernets side. Selskapet har controllere som både har rolle som kontrollører og rådgivere. En del av oppgaven er å se at selskapene har etablert hensiktsmessig internkontroll. Investeringskomiteen: Skal bidra til at det utvikles kompetanse og tradisjon for kritisk investeringsanalyse og presentasjon av investeringssaker. Alle styresaker hvor investeringer er over 10 millioner kroner skal behandles av investeringskomiteen. Direktørene kan også legge fram saker under 10 millioner kroner for komiteen. Styresaker under beløpsgrensen forelegges ellers konserncontroller med ansvar for virksomhetsområdet for uttalelse eller medunderskrift. Internrevisjon: er en innleid tjeneste for å sikre fokus utenfra og inn, og for at kun faglige hensyn gjelder i rapporteringen. Intern revisjon skal på vegne av morselskapet primært gjennomføre etterlevelseskontroll. Intern revisjon rapporterer til konsernsjef/økonomidirektør. Det inngås langsiktige avtaler med ekstern leverandør for intern revisjonstjeneste. Pr i dag er det KPMG som utøver internrevisjonstjenester. Ekstern revisjon: Ekstern revisor velges av generalforsamlingen. Revisors rapporter blir fremlagt for konsernets ledelse, styret, bedriftsforsamlingen og generalforsamlingen. Revisor holder årlig møte med konsernstyret uten at konsernsjef/administrasjon til stede og avgir årlig Management letter til alle styrene. I tillegg gjør revisor en særlig gjennomgang av konsernsjef og konsernledelsens økonomiske disposisjoner. PWC er konsernets valgte revisor. Revisjonsutvalget: som det framgår over, er tre av styremedlemmene i Eidsiva Energi valgt av styret til å være revisjonsutvalg. Revisjonsutvalget har egen instruks. Oppgavene til revisjonsutvalget er å bidra til effektivisering av styremøtene ved å gå gjennom saker om finansiell rapportering, risikostyring og kontroll før møtet holdes. I denne sammenheng har revisjonsutvalget et særlig fokus på de oppgaver som er styrets kontrollfunksjon ovenfor administrasjonen. Også bedriftsforsamlingen har en kontrollfunksjon i og med at de fører tilsyn med styret og konsernsjef, jf. forrige side. Fullmakter til administrasjonen Bruk av økonomisk fullmakt forutsetter at investeringen/ salget/ kjøpet/ avtalen/ tilbudet/ forliket m.v. er «av ikke uvanlig art eller stor betydning» for det aktuelle selskap. Sakene må således være en del av ordinær drift og innenfor vedtatt budsjett. Dette gjelder for alle fullmakter, med mindre styret har delegert utvidet fullmakt i saken. 6 Dette var en del av kritikken mot Trønderenergi. 12

14 Alle investeringer over ti millioner kroner skal behandles i Investeringskomiteen før endelig beslutning. For investeringsselskapet EFI foreligger egne regler om behandling av investeringer i egen investeringskomité hvis investeringer er over seks millioner kroner. Investeringer mellom tre og ti millioner kroner kan besluttes uten forutgående behandling i investeringskomiteen, men beslutningsgrunnlaget skal inneholde en kort investeringsanalyse med begrunnelser for investeringen. Alle utbetalinger, unntatt lønnsutbetalinger, skal både attesteres og anvises. Samme person kan ikke både attestere og anvise. Ingen har adgang til å anvise for bestillinger som hovedsakelig er til egen bruk i arbeidssituasjonen. Prinsipper for bruk av fullmakt er at enhver avtale så langt som mulig skal være formalisert, dvs. et krav om skriftlighet. Vi kommer tilbake til konsernets fullmaktsstruktur i kapittel 4.1. Relevante styringsdokumenter På hjemmesiden til Eidsiva ligger en rekke styringsdokumenter. De som vil bli omtalt nærmere i denne rapporten er: Regler for god etisk adferd Styreinstruks konsern Styreinstrukser for datterselskaper Instruks for konserndirektør Instruks for direktører i datterselskaper Fullmaktsstruktur Styring og kontroll i Eidsiva Vi har fått opplyst at styringsdokumentene ble utformet omkring årene og senere er blitt revidert. 7 Endring i kraftmarkedet Nivået for kraftpriser er redusert de siste årene. Dette har påvirket bransjens resultater negativt.. Det innebærer at flere kraftselskaper sliter med lønnsomheten og har varslet oppsigelser og kutt i utbytte til eierkommunene. Dagens næringsliv har i en artikkelserie under overskriften «Kriser i kraft» oppsummert slik 8 : «Offentlig eide (og politisk styrte) kraftselskaper skulle være evigvarende pengemaskiner, men mange ble fristet til høye investeringer utenfor kjernevirksomheten, luftige småkraftprosjekter og omstridt vindkraft utbygging.» Eidsiva har etablert en rullerende utbytteplan med sine eiere. Eidsivas eiere har således oppnådd forutsigbarhet med hensyn til hva de kan forvente som utbytte fra konsernet de nærmeste årene. 7 Opplyst av adv. i Ekrem i epost av 2. januar Blant annet lørdag 29. mars

15 Flere kraftselskaper har vært gransket. Mest omfattende har granskingen av Troms Kraft vært. I granskingsrapporten er det særlig styringen av datterselskapet Kraft og Kultur som har vært i fokus. Det har vært selskapskontroller av bl.a. Trønderenergi og Eidsiva Energi As. Selskapskontroller er noe annet enn gransking. 9 Eidsivas regionale samfunnsrolle Få av eierne har hatt klare individuelle målsettinger med sitt eierskap i Eidsiva. (jf. forrige rapport) 10, men Aksjonæravtalen inneholder både rammer og strategier for konsernet og er derved felles målsettinger for alle eiere. Selskapets formål er i hht. vedtektene 2: a) kraftproduksjon og tilknyttede tjenester i Innlandets hovedvassdrag og i Orklavassdraget. b)nettvirksomhet og detaljsalg av kraft i nåværende nettområde og tilgrensende nettområder, herunder regionalnett i Hedmark og Oppland fylker samt virksomhet innen beslektet infrastruktur i Innlandet. c) fortsettelse av eller inntreden i annen virksomhet som har nær og fordelaktig sammenheng med kraftproduksjon i nevnte vassdrag, og /eller nettvirksomhet eller annen infrastruktur eller detaljsalg i nåværende eller tilgrensende områder. d) produksjon og distribusjon av bioenergi i Innlandet. e) deltagelse i virksomhet som har nær og fordelaktig sammenheng med forannevnte virksomheter. I strategisk plan er vekst og utvikling omtalt, og det framgår bl.a. at «Eidsiva har forutsetninger for å bidra til utviklingen av sitt eget framtidige marked. Vekst i antall kunder og vekst i volum for våre produkter er viktig. Hensikten oppnås ved å bidra til økt bolyst for befolkningen, ved å bidra til nærings- og samfunnsutvikling, og ved kjøp lokalt av produkter og tjenester. Eidsiva skal være en pådriver for vekst i innbyggertallet og etablering av bedrifter og statlige virksomheter i regionen.» Bedriftsforsamlingen drøftet Eidsivas rolle som regional utviklingsaktør 31. august 2011, sak 13/11. Bedriftsforsamlingen ytret her en forventning om Eidsivas pådriverrolle, men også et ønske om å diskutere følgende tema i et senere møte: «Hvilken rolle bør Eidsiva ha i å skape regional vekst?» I følge Eidsivas økonomi- og finansdirektør ble det som en følge av dette møtet bestemt at markedsselskapet årlig skulle utarbeide en «årsrapport for sponsing» til konsernstyret. Bedriftsforsamlingen blir i følge konsernledelsen også orientert om støtte som gis til ulike regionale tiltak. 9 Selskapskontroller bestilles av eierkommunene selv, og er en del av eiernes ordinære oppfølging av selskaper de eier. En selskapskontroll kan bestå av en eierskapskontroll (forvaltning av kommunens eierinteresser) og /eller en forvaltningsrevisjon (systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrenes vedtak og forutsetninger). En selskapskontroll er en del av kommunens ordinære oppfølging av drift og bygger ikke på mistanker om at noe er feil i driften av selskapet. 10 Se rapporten fra selskapskontrollen i Eidsiva Energi AS fra mai 2013 s

16 I bedriftsforsamlingens møte 20. november 2012 ble det i følge protokollen fra møtet gitt innspill på at selskapet bør redegjøre for hvorfor det skal engasjere seg som regional utviklingsaktør og i regional markedsutvikling. Det ble ytret ønske om å få tid til å gå dypere inn i denne diskusjonen i aprilmøtet Saken ble behandlet i bedriftsforsamlingen i april 2013, som sak 5/13. 15

17 2 Metode Prosjektet er gjennomført i samsvar med Norges kommunerevisors standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Kontrollen har tatt utgangspunkt i case i betydning av at konkrete saker er undersøkt. I arbeidet med undersøkelsen er en rekke dokumenter gjennomgått. I oppstartsmøte med Eidsiva Energi AS ble prosjektet presentert og det ble avklart kontaktpersoner for de ulike delene av prosjektet. Revisjonen fikk tilgang til konsernets admincontroll som ga revisjonen elektronisk tilgang til styreprotokoller for selskapene Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS. De dokumentene som er benyttet som underlag i undersøkelsen er kopiert og arkivert. Andre dokumenter har vi bedt om å få tilsendt fra kontaktpersonen i selskapet. Dette gjelder bl.a. Eidsivas rutiner for sponsing. Oversikt over dokumenter som er benyttet i prosjektarbeidet ligger vedlagt. Det har vært kontakt med selskapet underveis i prosessen og det er avholdt et avslutningsmøte med konsernledelsen der enkelte forhold ble avklart før rapporten ble ferdigstilt. Selskapet har hatt anledning til å kommentere faktaopplysninger i rapporten og påpeke forhold det mener er feil. Selskapet er bedt om å opplyse dersom det mente det var andre dokumenter som vi også burde gått inn i, i lys av de problemstillinger saken reiser. I forbindelse med problemstilling 1 er det gjennomført møter med økonomi- og finansdirektør Leif Henning Asla, Eidsiva Energi AS, 5. mai 2014 og med direktør Thor Svegården og controller Arnfinn Leirdal, Eidsiva Vekst AS, 9. mai I forbindelse med problemstilling 2 ble det gjennomført intervju med Maren Kyllingstad 31. januar Revisjonen var hos Eidsiva 6. mars 2014 og fikk se nærmere på hvordan det arbeides med sponsorhenvendelser. Den informasjon som vi fikk muntlig fra sponsorkoordinator ble nedtegnet og oversendt til verifisering. I tillegg har det vært kontakt med ledelsen i Eidsiva med ulike oppfølgingsspørsmål. Alle intervjuer er verifisert gjennom referat som er blitt godkjent av de som er intervjuet. Etter vår oppfatning er de innsamlede dataene tilstrekkelige og relevante i forhold til å svare på problemstillingene. RSK 001 krever at forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres. Kvalitetssikring skal sikre at undersøkelsen og rapporten har nødvendig faglig og metodisk kvalitet. Videre skal det sikres at det er konsistens mellom bestilling, problemstillinger, revisjonskriterier, data, vurderinger og konklusjoner. Denne forvaltningsrevisjonen er kvalitetssikret i samsvar med kravene i RSK

18 3 Kilder for revisjonskriterier Med utgangspunkt i problemstillingene skal det i henhold til Norges kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon settes opp revisjonskriterier. Dette er krav eller standarder som funnene i undersøkelsen skal vurderes opp mot. Kriteriene skal være utledet fra autoritative kilder på det reviderte området. Slike kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak, statlige veiledere og internt vedtatte reglement m.m. 11 I denne selskapskontrollen er det to hovedproblemstillinger som skal besvares. Aktuelle revisjonskriterier hentes fra følgende kilder: Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997 nr 44 Interne dokumenter Eidsiva: Regler for god etisk adferd Eierstyring og selskapsledelse Styreinstruks konsern Styreinstrukser for datterselskaper Instruks for konsernsjef Instruks for direktører i datterselskaper Fullmaktsstruktur Rutiner for sponsing Maler for sponsoravtaler Konkrete og mer detaljerte revisjonskriterier for den enkelte problemstillingen vil bli utledet i kapittel 4.1. og Rsk 001 Standard for forvaltningsrevisjon pkt. 23 og

19 4 Kombinasjon av roller og habilitet Problemstillingen som skal besvares er: I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS 12 og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? 4.1 Revisjonskriterier På bakgrunn av den ovennevnte problemstilling, skal det etableres revisjonskriterier. Disse danner grunnlaget for hva innsamlede data skal vurderes opp mot. Revisjonskriteriene er utledet fra følgende kilder: Lov av nr Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) 6-27 Eidsivas egne interne retningslinjer: o Regler for god etisk adferd i Eidsiva-konsernet o Styreinstruks for Eidsiva Energi AS o Instruks for daglig leder i Eidsiva Energi AS/konsernsjef i Eidsivakonsernet o Instruks for styret i Eidsiva Nett Holding AS o Instruks for daglig leder i Eidsiva Nett Holding AS o Instruks for styret i Eidsiva Nett AS o Instruks for daglig leder i Eidsiva Nett AS o Instruks for styret i Eidsiva Vekst AS o Instruks for daglig leder i Eidsiva Vekst AS o Eierstyring og selskapsledelse i Eidsiva Energi AS For flere av de ovennevnte interne retningslinjer og instrukser foreligger det ulike versjoner som har vært gjeldende i den perioden vår undersøkelse strekker seg over. Vi tar utgangspunkt i den siste versjonen av hvert enkelt dokument. Eldre versjoner omtales kun der disse skiller seg fra den nyeste versjonen på en måte som vil kunne få betydning for våre vurderinger Aksjeloven 6-27 Innledning Den sentrale bestemmelsen om inhabilitet i aksjeloven er 6-27 som lyder: 12 Vi har valgt å utvide problemstillingen til å omfatte både Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS.Eidsiva Nett AS sitt vedtektsfestede formål er å bygge, eie og drive nett for overføring av energi og kommunikasjon. Eidsiva Nett Holding AS sitt vedtektsfestede formål er å eie selskaper innenfor bygging og drift av nett for overføring av energi og kommunikasjon, samt tilknyttet virksomhet. Eidsiva Nett Holding AS eier Eidsiva Nett AS. 18

20 «(1) Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Det samme gjelder for daglig leder. (2) Et styremedlem eller daglig leder må heller ikke delta i en sak om lån eller annen kreditt til seg selv eller som sikkerhetstillelse for egen gjeld.» Hvem som er styremedlemmets og daglig leders «nærstående» reguleres ved legaldefinisjon i aksjeloven 1-5 første ledd som lyder slik: (1) Som noens nærstående menes i denne loven: 1. ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapslignende forhold; 2. slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje; 3. slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt i nr 1; 4. ektefelle til, og en person som bor sammen i et ekteskapslignende forhold med, noen som er nevnt i nr 2; 5. selskap der vedkommende selv eller noen som er nevnt i nr 1 til 4, har slik bestemmende innflytelse som nevnt i 1-3. Dersom daglig leder eller styremedlem er inhabil, kan han ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av saken. Dersom vedkommende deltar til tross for at han er inhabil, kan dette etter forholdene føre til at vedtaket som treffes blir ugyldig. Dette forutsetter at det ikke kan utelukkes at feilen har virket inn på beslutningen som ble truffet. 13 Det antas at ugyldighet ikke kan gjøres gjeldende overfor godtroende tredjemann, jfr. aksjeloven 6-33 og Rt s. 27. Det fremgår direkte av aksjeloven 6-27 at den både gjelder styremedlemmer og daglig leder. For enkelhets skyld, vil vi imidlertid i det følgende kun tale om styremedlemmer. Hensynene bak aksjeloven 6-27 Alle aksjeselskap må ha et styre som skal forvalte selskapet, jfr. aksjeloven 6-1 og Medlemmene i styret fungerer som en slags «tillitsvalgte» for dem som har valgt styret, først og fremst aksjonærene. Et tillitsmannsforhold vil alltid medføre en fare for at tilliten misbrukes. Risikoen ligger blant annet i at styremedlemmet tillegger egne interesser vekt fremfor selskapets. Reglene om inhabilitet er en måte å kontrollere dette på, og skal sikre at selskapets interesser ikke tilsidesettes. 14 Ved fastsettelsen av hvor vidtrekkende inhabilitetsregelen skal være, trekker hensynet til organisasjonsformen og behovet for tillit i hver sin retning. En høy grad av tillit nødvendiggjør en streng inhabilitetsregel. Viktige hensyn knyttet til tillitsmannsorganiseringen tilsier på den annen side en mindre streng regel. 13 Rt s. 503, Rt s. 262, Rt s. 257, Rt s Renner-Fredriksen, s

21 Bakgrunnen for at selskaper plikter å ha et styre er blant annet at det sørger for en effektiv og hensiktsmessig forvaltning av selskapet. Effektiviteten vil reduseres dersom styremedlemmet til stadighet må vike sete på grunn av habilitet. Også andre hensyn tilsier at inhabilitetsregelen ikke bør være for streng. For det første kan inhabilitet rokkere på den maktbalansen styret speiler. For det andre bør en inhabilitetsregel ikke være så streng at regelen fungerer som en sovepute man kan bruke for å unngå å treffe vanskelig avgjørelser. Et tredje poeng er at regelen kan gi styrets avgjørelser et uberettiget skinn av objektivitet dersom man har inntrykk av at inhabilitetsbestemmelsen hindrer enhver lojalitetskonflikt. Det er ikke nødvendigvis slik at habilitet er det samme som objektivitet. 15 Andre regler i aksjeloven som skal hindre lojalitetskonflikter, eksempelvis aksjeloven 6-17 Godtgjørelse fra andre enn selskapet, 6-28 Misbruk av posisjon i selskapet og 17-1 Erstatningsansvar, begrenser også nødvendigheten av en vidtrekkende inhabilitetsregel. Endelig kan det nevnes at uttalelser i lovforarbeidene også taler mot at man skal tolke lovens inhabilitetsbestemmelse slik at den vil ramme vidt. Her er det understreket at habilitetsreglene i aksjeselskaper måtte utformes med atskillig forsiktighet og skulle søkes utformet slik at «den bare rammer i de tilfeller der det styremedlem det gjelder, generelt kan være i en slik situasjon at hensynet til fellesinteressene (selskapsinteressen) ikke kan forutsettes å ville bli tillagt tilbørlig vekt.» 16 Nærmere om vilkårene i aksjeloven 6-27 Inhabilitetsregelen i aksjeloven 6-27 stiller opp en rekke vilkår som alle må være oppfylt for at man skal kunne statuere inhabilitet. Vilkårene må ses i sammenheng, men vil her, for oversiktlighetens skyld, bli gjort rede for hver for seg. Redegjørelsen knytter seg til innholdet i følgende deler av bestemmelsen: «behandling eller avgjørelse» «spørsmål» «særlig betydning for egen del eller for nærstående» «fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse» for styremedlemmet Vilkårene gjengitt i kulepunkt 3 og 4, om «særlig betydning» og «særinteresse» har en spesielt nær sammenheng, og det kan stilles spørsmålstegn ved hvorvidt begge vilkårene har selvstendig betydning. Dette vil bli omtalt nærmere nedenfor. Behandling eller avgjørelse Det følger av ordlyden i bestemmelsen at inhabilitetsregelen både gjelder behandlingen og avgjørelsen av en sak. At behandlingen også er omfattet, innebærer at vedkommende også er 15 Renner-Fredriksen, s Innstilling til lov om aksjeselskaper av 1970 s , gjengitt i Johan Giertsens utredning s. 9 20

22 utelukket fra å delta i forberedelse av saken. 17 Tilstedeværelse på styremøtet under behandlingen av saken der styremedlemmet er inhabilt, er bare tillatt der siktemålet er å avklare hvorvidt styremedlemmet er inhabilt. 18 Spørsmål Det følger videre av ordlyden i bestemmelsen at inhabilitetsregelen gjelder behandling og avgjørelse av «spørsmål». Det stilles ingen begrensninger med hensyn til arten av spørsmål behandlingen eller avgjørelsen knyttes til. Det betyr at et styremedlem kan være avskåret fra å delta i alle spørsmål som tas opp i styremøter, for eksempel spørsmål som knytter seg til avtaler, søksmål, plassering av hovedkontor, nedskjæring av arbeidsstokken, utbytte m.m. 19 Særlig betydning for egen del eller for noen nærstående Bestemmelsen stiller som vilkår at behandlingen eller avgjørelsen av det spørsmål saken gjelder må være av «særlig betydning» for styremedlemmet selv eller for styremedlemmets nærstående. Som nevnt ovenfor, kan det stilles spørsmålstegn ved vilkårets selvstendige betydning all den tid det uansett er avgjørende for habilitetsspørsmålet om styremedlemmet selv har en «fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse» i saken. Man kan vanskelig tenke seg situasjoner hvor styremedlemmet har en slik særinteresse uten at spørsmålet samtidig må anses å være av særlig betydning for vedkommende. 20 På denne måten konsumeres vilkåret om særlig betydning av vilkåret om særinteresse. Bestemmelsens ordlyd er en konsekvens av lovgivers ønske om å presisere at også nærståendes interesser kan medføre inhabilitet. 21 Presiseringen har imidlertid gjort bestemmelsen upresis, og er blitt kritisert i juridisk teori. 22 For våre vurderinger i rapporten, anses det tilstrekkelig å redegjøre for innholdet i kravet om særinteresse nedenfor, samt å foreta en grundigere gjennomgang av i hvilke situasjoner styremedlemmets tilknytning til andre selskaper kan medføre inhabilitet. Fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse for medlemmet Betydningen av vilkåret om særinteresse for medlemmet er klargjort gjennom en kjennelse avgitt av Høyesteretts kjæremålsutvalg 29. juni Her fremgår det at det må foreligge en spesiell interesse, dvs. en interesse som ikke gjelder en større gruppe av organisasjoner eller personer, for at 17 Renner-Fredriksen, s. 584 og Bråthen note Renner-Fredriksen, s. 585 og Bråthen note Renner-Fredriksen, s Riise Haagensen og Hoel Lie, s Ot.prp. nr. 19 ( ) s. 109, sitert i Renner-Fredriksen s Renner-Fredriksen s. 587 og s. 589, Andenæs s HR

23 vilkåret om særinteresse skal være oppfylt. En særinteresse er således det motsatte av en generell interesse. 24 Av lovforarbeidene kan det videre utledes at den spesielle interessen må være en interesse som knytter seg til hensyn som er selskapsfremmed, det vil si at interessen ikke følger av styremedlemmets tilknytning til selskapet. 25 For at en særinteresse skal kunne medføre inhabilitet, stilles det i bestemmelsen i tillegg et krav om at særinteressen må være fremtredende. Dette er tolket dit hen at særinteressen må være av en slik styrke at den er egnet til å virke motiverende for på styremedlemmets standpunkt i saken. 26 Hvorvidt en spesiell interesse er egnet til å påvirke styremedlemmet, vil avhenge av den konkrete saken. Poenget er at det er mindre fare for at selskapsfremmede hensyn vil vektlegges så lenge den spesielle interessen er av begrenset styrke. Vurderingen er med andre ord relativ. 27 Særlig om styremedlemmers/daglig leders tilknytning til andre selskaper Et styremedlems tilknytning til et annet selskap som det skal inngås avtaler med eller lignende, vil kunne ha betydning for habilitetsspørsmålet. Dette fremgår direkte av aksjeloven 6-27 som eksplisitt angir at forhold av særlig betydning for styremedlemmets nærstående, vil ha betydning for habilitetsvurderingen av styremedlemmet selv. Som det fremgår av legaldefinisjonen i aksjeloven 1-5 omfatter begrepet nærstående selskaper der styremedlemmet har en bestemmende innflytelse som nevnt i aksjeloven 1-3. Bestemmende innflytelse vil foreligge der det følger av avtale, eller dersom man som eier av aksjer eller selskapsandeler, har så mange aksjer eller andeler at de representerer flertallet av stemmene i det andre selskapet (dvs minst 50%), eller har rett til å velge eller avsette et flertall av styremedlemmene i det andre selskapet. Det er imidlertid fremdeles avgjørende for inhabilitetsvurderingen om vedkommende styremedlem må anses å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Ulike former for tilknytning, og dets betydning for vilkåret om særinteresse vil gjennomgås i det følgende. Det kan imidlertid innledningsvis påpekes at det i juridisk teori er understreket at vurderingen alltid vil være relativ. Man kan således ikke avgjøre det enkelte tilfellet utelukkende på bakgrunn av styremedlemmets tilknytning til det andre selskapet. Det kan ikke ses bort fra momenter som taler for at han til tross for den særlige interesse eller den nære tilknytning til det andre selskapet, må forutsettes å ville kunne vurdere den konkrete saken forsvarlig ut fra selskapsinteressen. Sakens art vil ha betydning i denne forbindelse. Ved inngåelse av ordinære forretningsavtaler synes det i alminnelighet å skulle mer til for å konstatere inhabilitet enn når det gjelder saker av mer uvanlig karakter Renner-Fredriksen s Ot.prp. nr. 22 ( ) s. 108, NOU 1992:29, Renner-Fredriksen s HR , Renner-Fredriksen s. 592, Aarbakke m.fl. s Renner-Fredriksen s Aarbakke m.fl. s. 524, Renner-Fredriksen s. 597,

24 Styremedlemmet har eierinteresser i annet selskap Dersom styremedlemmet har slike eierinteresser i selskapet det er spørsmål om, at dette selskapet anses som styremedlemmets nærstående i henhold til aksjeloven 1-5, jfr. 1-3, vil vedkommende vanligvis ha en slik økonomisk særinteresse i saken at han vil være inhabil. 29 Men også en eierinteresse som ikke er så stor at selskapet regnes som nærstående, kan medføre inhabilitet. Nærståendebegrensningen skal ikke tolkes antitetisk 30. Samtidig gir grensedragningen en indikasjon på et relevant moment. Det er nærliggende å anta at jo større eierandelen er, desto lettere er det å bli ansett inhabil. 31 Styremedlemmet er styremedlem eller daglig leder i et annet selskap Aksjeloven 6-27 omtaler ikke uttrykkelig betydning av at et styremedlem også er styremedlem eller daglig leder i et annet selskap som styresaken gjelder. Det fremgår av lovforarbeidene og juridisk teori at styreverv eller stilling som daglig leder i det andre selskapet, ikke automatisk medfører inhabilitet. Utgangspunktet er tvert om det motsatte, jfr. NOU 1992:29 s. 154, der det heter: «Spørsmålet om inhabilitetsregelen bør ramme situasjonen med felles styremedlemmer, eller hvor administrerende direktør er styremedlem i det andre selskapet, er drøftet i forarbeidene til den nåværende aksjeloven. Ut fra det foreliggende rettskildemateriale må det være nokså klart at hovedregelen vil være at et styremedlem eller administrerende direktør bare rent unntaksvis vil være inhabil i saker som gjelder et annet selskap hvor vedkommende også er styremedlem, administrerende direktør eller har annen ledende stilling.» Vilkåret om personlig særinteresse i saken kan imidlertid blant annet tenkes å være oppfylt dersom vedkommende i tillegg har en betydelig eierandel i det andre selskapet. Det samme gjelder dersom avtalen kan ha personlige konsekvenser for vedkommende, så som vedkommendes avlønning, forfremmelse til høyere stilling mv. 32 Det fremgår videre av den juridiske teori og lovforarbeidene at det neppe vil bli plass for inhabilitetssynspunkter i forholdet mellom et konsernselskap og andre samarbeidende selskaper innenfor konsernet. 33 I NOU 1992:29 S. 154 forutsettes det at det er bred enighet om at inhabilitetsreglene ikke bør være til hinder for en ordning med felles styremedlemmer innen konsernforhold. Dersom det er tale om heleide datterselskap, følger dette også av at datterselskapets interesser bør være sammenfallende med morselskapets, slik at spørsmålet om inhabilitet ikke vil oppstå Aarbakke m.fl. s Antitetisk tolkning, ved tolkning av lover og andre juridiske kilder det å tolke en bestemmelse slik at forhold som ikke dekkes av ordlyden, behandles annerledes (og ofte motsatt) av forhold som dekkes av ordlyden, jf Renner-Fredriksen s Aarbakke m.fl. s Aarbakke m.fl. s Renner-Fredriksen s

25 4.1.2 Interne reglementer og retningslinjer Innledning Et styremedlem eller daglig leder kan i utgangspunktet ikke erklære seg inhabil uten at det foreligger en slik inhabilitetsgrunn som er angitt i aksjeloven Det er imidlertid antatt i juridisk litteratur at habilitetsreglene kan skjerpes ved vedtektsbestemmelse, men at det antakelig må anses utelukket å fastsette lempeligere regler enn de loven foreskriver. 36 Hverken vedtektene i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Nett AS, Eidsiva Nett Holding AS eller Eidsiva Vekst AS inneholder habilitetsregler. Styrende dokumenter for konsernstyret og styrene i de tre datterselskapene inneholder imidlertid interne regler som har fokus på habilitet og mulige rollekonflikter, lojalitet og uavhengighet. Innholdet i disse reglene vil bli gjort rede for i det følgende. All den tid de interne reglene ikke fremgår av selskapenes vedtekter, får de kun betydning internt i selskapene, dvs. at brudd på reglene ikke kan medføre at eventuelle fattede vedtak kan anses ugyldige med virkning overfor tredjemann. Bestemmelser om uavhengighet og habilitet i styreinstrukser og instrukser for daglig leder Ordlyden i bestemmelsene Instruksene for styrene og de daglige lederne i alle de fire undersøkte selskapene har bestemmelser om uavhengighet og habilitet som ligger nært opp til bestemmelsen i aksjeloven Styreinstruksene i selskapene inneholder følgende bestemmelser om uavhengighet og habilitet: 4. UAVHENGIGHET OG HABILITET Et styremedlem skal ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av en sak - som har betydning for vedkommende eller vedkommendes nærstående, dersom disse har særlige personlige eller økonomiske interesser i saken eller avgjørelsen, eller -når styremedlemmet har en sentral posisjon i selskaper som har en aktuell eller nærliggende interessekonflikt med selskapet -når det for øvrig følger av retningslinjer vedtatt av generalforsamlingen eller bedriftsforsamlingen at et styremedlem skal fratre ved behandlingen eller avgjørelsen av en sak. Dersom et styremedlem anser seg inhabil, skal styrets leder eller styrets sekretær snarest varsles, slik at vararepresentant kan innkalles til behandling av saken. Et styremedlem kan for øvrig ta opp uklare spørsmål i tilknytning til sin eller andre styremedlemmers habilitet i styremøte, hvoretter styret avgjør habilitetsspørsmålet. Overtredelse av habilitetsreglene kan medføre at vedtaket blir ugyldig. 35 Bråthen note Aarbakke m.fl. s

26 Instruksene for konsernsjefen og daglig leder i datterselskapene inneholder også en lignende habilitetsbestemmelse som i all hovedsak er likelydende i de ulike instruksene. Bestemmelsen i instruks for konsernsjefen lyder slik: 6. UAVHENGIGHET OG HABILITET Konsernsjef skal ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av en sak Som har betydning for vedkommende eller vedkommendes nærstående, dersom disse har særlige personlige eller økonomiske interesser i saken eller avgjørelsen, eller Når konsernsjef har en sentral posisjon i selskaper som har en aktuell eller nærliggende interessekonflikt med selskapet. Instruksene i datterselskapene har følgende tillegg i den tilsvarende bestemmelsen i sine styreinstrukser: «Daglig leder skal for øvrig følge de etiske retningslinjer som til enhver tid er gjeldende i konsernet.» Habilitetsreglene i instruksene er, etter sin ordlyd, på flere punkter strengere enn aksjelovens regel. I henhold til instruksen skal styremedlemmer og daglige ledere ikke delta i behandlingen av en sak «som har betydning for vedkommende eller vedkommendes nærstående, dersom disse har særlige personlige eller økonomiske interesser i saken eller avgjørelsen». Denne formuleringen avviker fra loven på følgende punkter: Instruksene har utelatt lovens krav om at «særlig betydning». Instruksene har byttet ut lovens krav om «fremtredende personlig og økonomisk særinteresse» med «særlig personlig eller økonomisk interesse». I henhold til instruksen vil det være tilstrekkelig at en eventuell nærstående har slik interesse i saken som nevnt i kulepunktet ovenfor. Loven krever derimot at det foreligger en særinteresse for styremedlemmet/daglig leder. Videre fremgår det av instruksenes annet kulepunkt at et styremedlem/daglig leder heller ikke skal delta i behandlingen av en sak når vedkommende «har en sentral posisjon i selskaper som har en aktuell eller nærliggende interessekonflikt med selskapet.» Det er her ikke noen forutsetning om at personen vil ha fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken, slik som etter aksjelovens regel. Tolking av bestemmelsene Instruksene er blitt utarbeidet i samarbeid med Eidsivas advokatforbindelse i Advokatfirmaet Mageli ANS. Advokatfirmaet har opplyst at det ikke var tilsiktet at de daglige lederne eller styremedlemmene i konsernet ved instruksene skulle pålegges strengere habilitetsregler enn det som følger av aksjeloven. Bakgrunnen for valg av ordlyd var et ønske om å fremstille habilitetsreglene i en litt enklere form enn den som fremgår av aksjeloven 6-27, som en påminnelse om regelverket. 25

27 Krav om styreinstruks for styrets arbeid og saksbehandling, og innholdet styreinstruksen er regulert i aksjeloven I henhold til bestemmelsens annet ledd skal instruksen blant annet inneholde regler om hvilke saker som skal styrebehandles, daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret, samt regler for innkalling og møtebehandling. Forarbeidene til aksjeloven åpner for at styreinstruksen også kan inneholde regler om taushetsplikt og inhabilitet. Det forutsettes imidlertid at slike regler kun kan gjengi hva som ellers følger av gjeldende rettsregler. Det hitsettes fra NOU 1996:3 s. 58: «Spørsmålet hvorvidt styreinstruksen også kan inneholde regler om inhabilitet og taushetsplikt, har også vært reist i utvalget. Dette er ikke uttrykkelig regulert i gjeldende aksjelov, og spørsmålet er til dels omtvistet, bl. A. fordi det må ses i sammenheng med reglene om de ansattes rett til styrerepresentasjon. Utvalget har på denne bakgrunn ikke tatt noen uttrykkelig regel om forholdet inn i lovutkastet, men forutsetter at en styreinstruks også vil kunne ha bestemmelser om taushetsplikt og inhabilitet som gjengir hva som følger av ellers gjeldende rettsregler.» (Revisjonens understreking.) I juridisk teori er det påpekt at hvorvidt styreinstruksen skal inneholde en gjentakelse av aksjelovens egne regler, f.eks. om inhabilitet, er et hensiktsmessighetsspørsmål. Det er imidlertid understreket at det i tilfelle må påses at reguleringen i styreinstruksen er innenfor de rammer som loven selv fastsetter. 37 Ut fra dette mener vi at inhabilitetsreglene i styreinstruksen ikke skal medføre inhabilitet i andre situasjoner enn de som følger av aksjeloven Vi legger imidlertid til grunn at både styremedlemmene og de daglige lederne ved instruksene pålegges en plikt til å være spesielt oppmerksomme i de situasjonene som rammes av instruksenes ordlyd, men som allikevel ikke nødvendigvis vil medføre inhabilitet etter aksjelovens regel. Regler for god etisk adferd i Eidsiva-konsernet Reglene i Eidsivas etiske regler spenner vidt. Gjennom reglene fremheves betydningen av lojalitet, uavhengighet og nøytralitet på en bredere måte enn det som fremgår av habilitetsreglene i aksjeloven og ovennevnte instrukser for styret og daglig leder. Til forskjell fra disse reglene, omfatter reglene for god etisk atferd også praktiske retningslinjer for hvordan ansatte i selskapet skal opptre i andre situasjoner enn ved behandling av eller avgjørelse av spørsmål, og de gjelder alle ansatte ikke bare styremedlemmer og daglige ledere. Reglene må anses blant annet å ha til formål å motvirke at de ansatte kommer opp i en situasjon hvor det kan stilles spørsmålstegn ved vedkommendes habilitet etter aksjeloven. Enkelte av bestemmelsene må også anses å ha til formål å forhindre at de ansatte kommer opp i situasjoner hvor det kan bli spørsmål om korrupsjon. De etiske reglene er delt inn under hovedoverskriftene «Regler for god personlig adferd», «Regler for god forretningspraksis», «Varsling» og «Etterlevelse og brudd». Av reglene om god personlig adferd framkommer blant annet følgende under overskriften «Habilitet og interessekonflikter»: 37 Aarbakke m.fl. s

28 «Habilitet og interessekonflikter Du skal ikke bruke din stilling til personlig vinning Du skal ikke påvirke eller avgjøre utfallet av en sak mellom Eidsiva og en annen part når du selv eller en av dine nærmeste, for eksempel familie, slekt eller nære venner, er part i saken. Du skal ikke tilby eller ta i mot godtgjørelser, tjenester, provisjoner eller andre fordeler som av andre kan vurderes til å påvirke et forretningsmessig forhold. Eidsiva har nulltoleranse i forhold til korrupsjon. Hvis du er i tvil om habilitet, og ved interessekonflikter, skal du varsle din nærmeste leder, slik at du kan fritas fra videre befatning med saken.» Reglene om habilitet skal sikre uavhengighet. Følgende punkter i reglene for god personlig adferd kan også ha betydning for uavhengighet: «Deltagelse i annen virksomhet Du skal ikke utføre lønnet arbeid eller drive privat næringsvirksomhet som vil være i et slikt omfang at det kan gå ut over dine forpliktelser overfor Eidsiva. Styreverv hvor du ikke er Eidsivas representant, skal alltid godkjennes på nivå med virksomhetsdirektør eller høyere. Dette omfatter ikke frivillige organisasjoner så fremt vervet ikke er lønnet, eller det setter deg i en interessekonflikt. Gaver og sosiale arrangement Du skal ikke tilby eller ta i mot gaver eller delta i arrangementer som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet. Din deltagelse i forretningsforbindelsers arrangementer skal avklares med nærmeste leder. Reiser og overnatting skal alltid dekkes av Eidsiva. Våre arrangementer, hvor for eksempel kunder, leverandører og offentlige tjenestepersoner deltar, skal være preget av nøkternhet og være innenfor rammen av Eidsivas etiske regelverk.» I reglene om god forretningspraksis anses følgende bestemmelser som relevante: 27

29 «..Eidsivas strategi for sponsoraktivitet og tildeling av regionale utviklingsmidler skal være åpen og tilgjengelig. I møter, arrangementer eller i prosjekter med ett eller flere politiske partier skal Eidsivas bidrag være faglige. Eidsiva skal framstå partinøytralt. Dette innebærer blant annet at det aldri skal gis økonomisk støtte eller gaver til politiske partier. Samarbeid med interesseorganisasjoner skal være preget av åpenhet og være innenfor rammen av regler for god etisk atferd. Kjøp av varer og tjenester skal skje på et objektivt og uavhengig grunnlag, også i de deler av virksomheten hvor lov om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse. Retningslinjer i forhold til dette finner du på intranettet.» Prinsipper for Eierstyring og selskapsledelse i Eidsiva Energi AS Reglene i dokumentet Eierstyring og selskapsledelse i Eidsiva Energi AS bygger i sin helhet på Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse. Det fremgår eksplisitt i dokumentet når Eidsiva fraviker anbefalingen. Formålet med anbefalingene, og følgelig også selskapets prinsipper for eierstyring og selskapsledelse, er å sikre en eierstyring og selskapsledelse som klargjør rolledeling mellom aksjeeiere, styre og daglig ledelse utover det som følger av lovgivningen, og på denne måten styrke tilliten til selskapet. 38 I likhet med ovennevnte bestemmelser i Eidsivas regler for god etisk atferd, fremheves betydningen av lojalitet, uavhengighet og nøytralitet her på en bredere måte enn det som fremgår av habilitetsreglene i aksjeloven og ovennevnte instrukser for styret og daglig leder. Det understrekes at brudd på reglene i eierstyringsdokumentet heller ikke nødvendigvis vil medføre inhabilitet. Habilitetsspørsmålet beror fullt ut på en vurdering etter aksjelovens habilitetsbestemmelse. I det følgende skal det gjøres rede for bestemmelsene fra dokumentet som kan anses relevante som revisjonskriterier for problemstilling nr. 1. Uavhengighet for styret I eierstyringsdokumentets pkt. 8 fremgår blant annet følgende om uavhengighet for styret: Styret bør sammensettes slik at det kan handle uavhengig av særinteresser. Alle aksjeeiervalgte medlemmer bør være uavhengig av selskapets daglige ledelse og vesentlige forretningsforbindelser. Minst to av medlemmene bør være uavhengige av selskapets hovedaksjeeiere. Representanter fra den daglige ledelsen skal ikke være medlem av styret i Eidsiva Energi AS. 28

30 Styrets arbeid I eierstyringsdokumentets pkt. 9 fremgår blant annet følgende om styrets arbeid: For å sikre en mer uavhengig behandling av saker av vesentlig karakter hvor styreleder selv er eller har vært aktivt engasjert, bør annet styremedlem lede diskusjonen i slike saker. Bestemmelsen er ikke inntatt i den eldre versjonen av eierstyringsdokumentet. Godtgjørelse til styret I eierstyringsdokumentets pkt. 11 fremgår blant annet følgende om godtgjørelse til styret: Styremedlemmer, eller selskaper som de er tilknyttet, bør ikke påta seg særskilte oppgaver for selskapet i tillegg til styrevervet. Dersom de likevel gjør det, bør hele styret være informert. Honorar for slike oppgaver bør godkjennes av styret. Utvalgte bestemmelser fra konsernets fullmaktsstruktur datert Det kan bli aktuelt å vurdere en eller flere saker opp mot konsernets fullmaktsstruktur. Vi har derfor valgt å ta med et utvalg av bestemmelsene derfra. 1.6 Representasjon i styrende organer Konsernsjefen skal være styrets leder i alle heleide datterselskaper direkte eid av Eidsiva Energi AS, med mindre konsernstyret beslutter annet. Konsernstyret er generalforsamling i disse selskapene. Daglig leder i de heleide datterselskapene som er direkte eid av Eidsiva Energi AS skal representere datterselskapet som eier på generalforsamling i de selskaper der datterselskapet har eierinteresser. Dette gjelder med mindre styret har besluttet annet. Man skal så langt mulig unngå at samme person både sitter i styret i et selskap, og samtidig representerer eier på generalforsamling. Dette kan skje bare etter særlig beslutning av styret i eierselskapet. Enhver som representerer i generalforsamling, må særlig påse at han/hun handler innenfor sine økonomiske fullmakter. Fullmaktsstrukturen inneholder ulike typer fullmakter, herunder: A-fullmakt: Økonomisk fullmakt B-fullmakt: Finans fullmakt C-fullmakt: Personalfullmakt D-fullmakt: Uttalelsesfullmakt I fortsettelsen omtaler vi et utvalg bestemmelser knyttet til A-fullmakt som det kan bli aktuelt å vurdere en eller flere utvalgte saker opp mot. 29

31 2. Økonomisk fullmakt (A-fullmakt) Dette er en fullmakt som primært forplikter selskapet økonomisk i form av en avtale. Dette gjelder kjøp, investeringer, salg, tilbud, reklamasjoner osv. som gir, eller kan gi, selskapet en økonomisk forpliktelse. For konserninterne kjøp, se punkt 2.5. Konsernstyret har tildelt konsernsjef A1 fullmakt. Konsernsjef tildeler de øvrige A-fullmakter. I henhold til instruks til styret i datterselskapene er deres generelle økonomiske fullmakter alltid begrenset tilsvarende A1 fullmakt. 30

32 31

33 Kilde: %20-% %20-%20Sak% %20Vedlegg%206%20-%20Fullmaktsstruktur%20Eidsiva.pdf Oppsummering På bakgrunn av redegjørelsen i punktene ovenfor, kan vi foreta følgende oppsummering av hvilke bestemmelser om habilitet og rollekonflikter styremedlemmer og daglig leder i de fire utvalgte selskapene skal følge: Styremedlemmer og daglig leder i de fire selskapene er, gjennom instrukser til disse, pålagt en plikt til å være spesielt oppmerksomme på habilitetsproblematikk i situasjoner som rammes av instruksenes habilitetsbestemmelser. Hvorvidt styremedlemmene eller daglig leder er inhabile beror på en vurdering etter aksjeloven I tilfeller hvor lovens vilkår anses oppfylt, må vedkommende ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av det angjeldende spørsmålet. Styremedlemmene og daglig leder i de fire selskapene skal også overholde bestemmelser om rollekonflikter, habilitet og uavhengighet i Regler for god etisk adferd i Eidsiva-konsernet. Styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS skal også overholde bestemmelser om rollekonflikter, habilitet og uavhengighet som er nedfelt i Prinsipper for eierstyring og selskapsledelse i Eidsiva Energi AS. Tildeling av fullmakt med bakgrunn i konsernets fullmaktsstruktur, og etter vedtak i det enkelte selskapsstyre avgjør hvilke fullmakter konsernsjef og de enkelte direktører er tildelt. 4.2 Avgrensning Vår kontroll i tilknytning til problemstillingen er avgrenset til å omfatte de forhold vi har blitt kjent med gjennom vårt innsyn i sakspapirer og styreprotokoller i selskapene Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS for perioden I tilknytning til denne selskapskontrollen har vi ikke aktivt innhentet opplysninger om: 32

34 1. Styremedlemmenes, konsernsjef eller direktørers ektefeller eller personer vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold 2. Slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken 3. Slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person nevnt i pkt Ektefelle til, og en person som bor sammen i ekteskapsliknende forhold med noen som er nevnt i pkt Selskap der vedkommende selv eller noen som er nevnt i nr 1 til 4, har slik bestemmende innflytelse som nevnt i asl 1-3 I den grad denne type forhold har blitt kjent for oss gjennom gjennomgang av sakspapirer og protokoller, er forholdet omfattet av vår gjennomgang. Forhold som ikke er omtalt i sakspapirer og/eller protokoller, har således ikke vært omfattet av vår kontroll. 4.3 Kort om gjennomføring av kontrollen Vi har fått innsyn i alle sakspapirer og styreprotokoller for perioden for selskapene som omfattes av kontrollen. Tabell 4.1 Oversikt over antall styresaker Selskap / År Antall saker Eidsiva Energi AS Eidsiva Vekst AS Eidsiva Nett Holding AS Eidsiva Nett AS SUM Vi har gjennomgått alle styresaker med tilhørende sakspapirer. Vi har valgt ut saker som det kan være aktuelt å vurdere opp mot inhabilitetsbestemmelsen i asl 6-27 eller interne regler/instrukser I Eidsiva for styreleder i konsernstyret eller styreleder i datterselskaper, og konsernsjef eller direktør i datterselskaper. Deretter har vi gjennomgått og vurdert de aktuelle sakene og valgt ut åtte konkrete saker som vi har gått nærmere inn i. Fakta, vurderinger og konklusjoner for disse åtte sakene fremkommer i kapittel 4.4, hovedkonklusjon mot problemstillingen fremkommer i kapittel 4.5 og anbefaling fremkommer i kapittel 4.6. Enkelte av de åtte utvalgte sakene er behandlet både datterselskapers styre og konsernstyre. Videre har saker vært opp til behandling flere ganger i det samme styret. Utvalget på åtte konkrete saker som beskrives i kapittel 4.4. nedenfor omfatter derfor til sammen 28 behandlings- og orienteringssaker i de aktuelle styrene. Vi har gjennomført intervju av / revisjonsbesøk hos: Økonomi- og finansdirektør 5. mai 2014, jf. kapittel

35 Direktør og controller i Eidsiva Vekst AS 9. mai 2014, jf. kapitlene og kapittel I avsluttende møte med konsernsjef og økonomi- og finansdirektør den 10. juni 2014 er konkrete spørsmål knyttet til følgende avklart: o Oppkapitalisering av Eidsiva bredbånd AS; styreverv er en del av jobben for ledende ansatte i Eidsiva og ledende ansatte mottar således ikke styregodtgjøring. o Fullmakt til aksjeinvesteringer Eidsiva Vekst AS; herunder deltakelse i emisjon, samt etablering av investeringskomite for Energy Future Invest AS. o Fullmakt til å avholde generalforsamling i datterselskaper; nærmere om pkt 1.6 i fullmaktsstrukturen. o Advokattjenester; ny rapportering til styreleder fremlegges i august o Styreleders habilitet; avklaring av et konkret forhold. 4.4 Utvalgte saker beskrivelse av fakta, vurderinger og konklusjoner I dette kapittelet har vi valgt å ta med generell orientering om styring av konsern, samt Eidsiva konsernets styringsmodell og kombinasjon av roller i kapittel I kapitlene til beskriver, vurderer og konkluderer vi opp mot de åtte konkrete sakene som er valgt ut for nærmere gjennomgang Generell orientering om styring av konsern 39 Et konsernforhold karakteriseres ved at et selskap har bestemmende innflytelse over et eller flere andre selskaper. Det selskapet som har bestemmende innflytelse betegnes som morselskapet, mens de underordnede selskapene betegnes som datterselskaper, se konserndefinisjonen i aksjeloven 1-3, første pkt. Den bestemmende innflytelse har vanligvis grunnlag i aksjeeie. Økonomisk og organisasjonsmessig utgjør et konsernforhold ofte, men ikke nødvendigvis en integrert enhet. Morselskapet leder konsernet under hensyn til hele konsernets interesser. Rettslig sett består imidlertid de enkelte foretakene innenfor et konsern av selvstendige rettssubjekter. De enkelte konsernselskapene hefter for sine forpliktelser med sin egen formue, og morselskapet er som eier ikke rettslig forpliktet til å sørge for at datterselskapenes kreditorer får dekning. I norsk rett er det ikke gitt noen generell definisjon av et konsern, men det fins konserndefinisjoner i flere selskapslover, herunder aksjeloven, selskapsloven og statsforetaksloven. De forskjellige konserndefinisjonene er ikke identiske, men kjernen i konsernbegrepet er det samme; et selskap eller annen type foretak har bestemmende innflytelse over ett eller flere andre selskap eller foretak. Det rettslige grunnlaget for et konsern er at morselskapet har bestemmende innflytelse over datterselskap ved å ha flertallet av stemmene i datterselskapenes generalforsamling. I hvilken grad morselskapet utnytter denne stillingen til å bygge opp et integrert konsern hvor konsernselskapene økonomisk og administrativt behandles som en enhet vil kunne variere. I praksis vil morselskapet vanligvis benytte sin posisjon til å bygge opp en større eller mindre grad av enhetlig organisasjon. 39 Det som fremkommer i dette punket er i stor grad basert på NOU 1996:6, kapittel 2 34

36 Særlig i større konsernforhold med et ikke ubetydelig antall ansatte vil det vanligvis være en forholdsvis høy grad av integrasjon hvor morselskapet utøver en aktiv konsernledelse og hvor konsernets økonomiske ressurser behandles som en enhet. Selskapene i et konsern skal følge aksjelovens bestemmelser, og styringssystemet bygges opp for å etterleve lovens bestemmelser. I praksis vil det etablerte styringssystemet også ivareta behovet for å styre konsernet som en integrert enhet. Det er derfor grunn til å understreke at et konsern ikke bare og heller ikke først og fremst fungerer med grunnlag i rettslige lover. Ofte vil krav og forventninger av ikke-juridisk karakter spille en vel så stor rolle for måten et konsern fungerer på. Morselskapets styre betegnes ofte som konsernstyre. Etter aksjeloven er ikke morselskapets styre tillagt særlige oppgaver, men i praksis vil konsernstyret utøve myndighet i saker som omfatter hele konsernet. Aksjeloven tillegger ikke administrerende direktør i morselskapet spesielle oppgaver. I praksis blir administrerende direktør i morselskapet ofte betegnet som konsernsjef og har hele konsernet som sitt ansvarsområde. Dette kan, men behøver nødvendigvis ikke, være fastsatt i instruks vedtatt av konsernstyret. Konsernsjef vil ha som oppgave å tilrettelegge saker for konsernstyret og ha ansvar for at konsernstyrets vedtak blir gjennomført nedover i konsernet. Konsernsjef vil dessuten ofte bli tillagt selvstendig avgjørelsesmyndighet i saker som ikke er av en slik karakter at de avgjøres av konsernstyret. En viktig oppgave for konsernsjef vil være å ansette lederne for de sentrale datterselskapene eller forretningsområdene, samt lederne for de sentrale stabsområdene. Det er vanligvis konsernsjefen som er konsernets ansikt utad i saker som gjelder hele konsernet eller som ellers er av prinsipiell eller policymessig karakter. Konsernledelsen består av konsernsjefen og hans nærmeste medarbeidere. Dette vil vanligvis være lederne for de sentrale datterselskapene og/eller forretningsområdene, samt lederne for de sentrale stabsområdene. Konsernledelsen har ingen aksjerettslig status, men fungerer som konsernsjefens rådgivere. Konsernledelsen vil imidlertid i praksis være et viktig element i konsernstyringen. Konsernledelsen vil ha viktige oppgaver ved forberedelsen av saker som skal behandles i konsernstyret og formidle impulser fra de enkelte deler av konsernet til konsernsjef og konsernstyret. Videre vil konsernledelsen spille en viktig rolle ved iverksetting av konsernstyrets og konsernsjefens vedtak nedover i konsernet. Videre vil et konsern som regel ha konsernstaber på forskjellige viktige fagområder, så som økonomi som gjerne også omfatter konsernfinansiering, konsernbudsjettering og regnskap, personal- og organisasjon, juridiske saker og eventuelt i tillegg staber for informasjon og forretningsutviklingen. Typisk for stabsfunksjonene er at de utøver fellestjenester for hele konsernet. Eidsivakonsernets styringsmodell og kombinasjon av roller Eidsiva er et vertikalt integrert, regionalt energikonsern som består av morselskapet Eidsiva Energi AS og seks selskapsorganiserte virksomhetsområder. Eidsiva Energi AS er morselskapet i Eidsiva konsernet og ivaretar fellesfunksjoner. All operativ drift utføres av datterselskapene, jf beskrivelse i kapittel 1. Det er ofte slik at et konsern økonomisk og organisatorisk utgjør en integrert enhet, slik Eidsiva konsernet gjør. Videre er det vanlig at morselskapet, Eidsiva Energi AS leder konsernet under hensyn 35

37 til hele konsernets interesser. De enkelte selskapene er som nevnt selvstendige juridiske rettssubjekter. Det er videre ofte slik at styret i morselskapet i konsern omtales som konsernstyre. Dette er også tilfelle for styret i Eidsiva Energi AS. I praksis vil konsernstyret utøve myndighet i saker som har betydning for hele konsernet selv om det ikke etter aksjeloven er tillagt særskilte oppgaver. Dette synes også å være tilfelle for styret i Eidsiva Energi AS. Administrerende direktør i morselskapet er heller ikke tillagt særskilte oppgaver etter aksjeloven, men i praksis er det vanlig at vedkommende blir betegnet konsernsjef og vedkommende har hele konsernet som sitt ansvarsområde. Slik er det også i Eidsivakonsernet. Konsernsjefen er styreleder i heleide datterselskapers styrer, jf. instruks for konsernsjef pkt. 2.1 og instruks for direktører i datterselskaper pkt Dette skal sikre mulighet for enhetlig ledelse av konsernet. Dette er en løsning som benyttes i konsernforhold, og som også anses som en forutsetning for aktiv eierstyring av og helhetlig ledelse av konsernet. Eidsiva Energi AS har for øvrig en konsernstab og en økonomiog finansstab som ivaretar fellesfunksjoner for hele konsernet. Dette er også en ofte benyttet løsning i konsernforhold. Konsernledelsen består normalt av konsernsjefen og hans nærmeste medarbeidere. Det er vanlig at dette er lederne for de sentrale datterselskapene, samt lederne for de sentrale stabsområdene. Dette er også tilfelle for Eidsivakonsernet. Eidsivakonsernet har således valgt en styringsmodell som ofte er benyttet i konsernforhold. I vedlegg 2 ligger en oversikt over styremedlemmene i selskapene som er omfattet av denne selskapskontrollen Sak 1 Oppkapitalisering av Eidsiva bredbånd AS Faktabeskrivelse Bakgrunnen for at denne saken er valgt ut, er for å vurdere om den kan ha særlig betydning for direktør eller hans nærstående, eller at han har fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse av saken, eller om hans interesse utelukkende følger av at han er styremedlem og interesserepresentant for Eidsiva Vekst AS i styret til Eidsiva bredbånd AS. Eidsiva bredbånd AS ble etablert i I intervju har vi fått opplyst at på dette tidspunktet lå utbyggingen av bredbåndinfrastruktur i Hedmark og Oppland langt under landsgjennomsnittet. Det ble derfor i samspill med eierkommunene iverksatt en offensiv utbygging med det formål å etablere en god bredbåndsinfrastruktur på Innlandet. Opparbeidelse av infrastruktur krevde store investeringer, mens kundegrunnlaget kom i ettertid. Det innebar at det tok mange år før investeringen kunne gi positive økonomiske resultater. Etableringen av Eidsiva bredbånd AS har krevd oppkapitalisering undervegs. Bredbåndsutbyggingen medførte at selskapet gikk med underskudd i mange år. Årene 2012 og 2013 er de to første årene hvor Eidsiva bredbånd har gått med reelt overskudd. I den perioden hvor oppkapitaliseringen har foregått, har det vært tre ulike styreledere: 36

38 Morten Lunde ( ) Harald Thoresen ( ) Thor Svegården ( ) Selskapskontrollen retter seg mot årene Oppkapitalisering av Eidsiva bredbånd AS har blitt behandlet i konsernstyresakene 07/2011 og 17/2011 og i styret i Eidsiva Vekst AS i sak 09/2011. I møte i konsernstyret 15. februar 2011, sak 07/2011 ble oppkapitalisering av Eidsiva bredbånd AS behandlet. Saken ble presentert av direktør i Eidsiva bredbånd AS. Saksbehandlere for saken er direktør i Eidsiva bredbånd AS og direktør i Eidsiva Vekst AS. Vedtaket i saken innebar at styret skulle fortsette behandlingen i møte den 24.mars Den 17.mars 2011 behandlet styret i Eidsiva Vekst AS saken, jf. styresak 09/2011. Av styreprotokollen fremkommer det at Eidsiva Bredbånd AS har finansielle utfordringer, herunder at det må etableres eierfinansiering for vedtatte investeringer i 2011, samt renter og avdrag som relaterer seg til investeringen i Ventelo AS. Det planlegges emisjon hvor Eidsiva Vekst AS øker sin eierandel til over 90 %. I vedtaket anbefaler styret at Eidsiva Vekst tilfører Eidsiva bredbånd AS tilstrekkelig kapital, alene eller sammen med øvrige eiere, som dekker selskapets investeringsbehov samt rentekostnader knyttet til Ventelo investeringen i minimum 3 til 5 år. Konsernstyret behandlet oppkapitaliseringen igjen den 24. mars 2011, jf. sak 17/2011. Saken ble presentert av direktør i Eidsiva Vekst AS. Saksbehandlere er konserncontroller i Eidsiva Energi AS og direktør i Eidsiva Vekst AS. Konsernstyret stilte spørsmål ved om tidligere vedtak om kapitalinnskudd i Eidsiva Bredbånd var gjort i full overenstemmelse med konsernets fullmaktsstruktur. Administrasjonen ble bedt om å følge opp forholdet og rapportere til styret i styremøte i juni Forholdet fremkommer ikke av oversikten over oppfølgingspunkter i protokollen fra møtet den 24. mars Det er videre ikke dokumentert at forholdet er fulgt opp og rapportert til styret, men vi har fått opplyst at saken muntlig er presentert for styret. I etterkant av intervju med direktør i Eidsiva Vekst AS har direktør tilbakemeldt at administrasjonen i Eidsiva Vekst AS har gjennomgått vedtakene knyttet til oppkapitaliseringen i Eidsiva bredbånd AS og gir uttrykk for at denne etter deres mening har skjedd i henhold til vedtatt fullmaktsmatrise i Eidsiva konsernet. Administrasjonen i Eidsiva Vekst AS vurderer det derfor slik at alle vedtak er gjort i overensstemmelse med konsernets fullmaktsstruktur. I tilknytning til intervju har direktør for Eidsiva Vekst AS blitt spurt om kombinasjon av rollene som direktør i Eidsiva Vekst AS og styreleder i Eidsiva bredbånd AS. Direktør har gitt uttrykk for at hovedregelen i en konsernmodell er at daglig leder i morselskapet, Eidsiva Vekst AS er styreleder i datterselskapet, Eidsiva bredbånd AS. Han gir uttrykk for at dette er en forutsetning for å kunne utøve et aktivt eierskap, og for å følge opp datterselskapet på en god måte. Økonomien i morselskapet er avhengig av hva som skjer i datterselskapet, og eier her interesse av at datterselskapet skal gå bra. Direktør opplyser videre at Eidsiva Vekst AS følger vedtatte prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse, fordi dette i størst mulig grad vil bidra til god verdiskaping. Større beslutningssaker i de underliggende selskaper blir behandlet i styret i Eidsiva Vekst AS, mens de største investeringene i tillegg blir behandlet av styret i Eidsiva Energi AS i tråd med vedtatt fullmaktsstruktur i Eidsivakonsernet. 37

39 Direktøren presiserte at det oppfattes som uproblematisk at daglig leder i et morselskap sitter i styret i datterselskapet. Som daglig leder i Eidsiva Vekst AS forvalter han arbeidsgivers økonomiske interesser i tråd med prinsipper for god eierstyring. Dette er helt vanlig i konsern, og også nødvendig for å kunne utøve et verdiskapende aktivt eierskap. Direktør peker på at det ville vært et større problem om morselskapet ikke var representert i styret i datterselskapene. Vi har fått opplyst at direktøren ikke mottar styregodtgjøring for styrevervet i Eidsiva bredbånd AS. Styrevervet inngår i hans arbeidsoppgaver og er derved dekket av ordinær lønn, jf. Godgjøring til ledende ansatte i Eidsiva, vedtatt av bedriftsforsamlingen 6. desember For oversikt over roller og kombinasjoner av roller vises det for øvrig til vedlegg 1. Revisors vurdering Det er finnes ingen indikasjoner på at denne saken har særlig betydning for direktør eller hans nærstående, eller at han har fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse av saken. Direktørens interesse følger etter revisors vurdering av at han er styremedlem og interesserepresentant for Eidsiva Vekst AS i styret til Eidsiva bredbånd AS. Denne interessen er ikke selskapsfremmed, og direktøren er etter vår vurdering ikke inhabil, jf. asl Som omtalt i kapittel fremstår løsningen som en ofte benyttet løsning i konsernforhold, og styrevervet er en del av direktørens arbeidsoppgaver. Vi finner grunn til å peke på at konsernstyret i sak 17/2011 stilte spørsmål ved om tidligere vedtak om kapitalinnskudd i Eidsiva bredbånd AS er gjort i overenstemmelse med fullmaktsstrukturen. Administrasjonen ble bedt om å følge opp forholdet og rapportere til (konsern)styret i juni Vi kan ikke se at det er dokumentert at så er skjedd. Vi har fått opplyst at administrasjonen i Eidsiva Vekst AS har gjennomgått vedtakene om oppkapitalisering og at de mener vedtakene skal ha skjedd i samsvar med fullmaktsstruktur. Etter vår vurdering er det uheldig at det ikke fremkommer klart at oppfølgingsoversikten i styreprotokollen at dette konkrete forholdet skal følges opp, og at det ikke fremkommer av styreprotokoll fra møte at slik rapportering faktisk har skjedd. Konklusjon Direktøren for Eidsiva Vekst AS er styreleder i Eidsiva bredbånd AS. Det anses som en del av direktørens arbeidsoppgaver. Direktøren er ikke inhabil, jf. asl Det fremkommer ikke av protokoll fra (konsern)styremøte i juni 2011 at konkret spørsmål fra konsernstyret faktisk er fulgt opp og tilbakerapportert til styret. 40 For øvrig viser vi til NOU 1992:29, s

40 4.4.3 Sak 2 Fullmakt aksjeinvesteringer Eidsiva Vekst AS Faktabeskrivelse Saken relaterer seg til kombinasjon av ulike roller og Eidsivakonsernets oppbygning og styring. Direktør i Eidsiva Vekst AS er også styreleder i Energy Future Invest AS. Data i saken skal bidra til at vi kan vurdere om saken har særlig betydning for direktør eller hans nærstående, eller at han har fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse, eller om hans interesse følger av at han er styremedlem og interesserepresentant for Eidsiva Vekst AS i styret til EFI AS. Saken relaterer seg til sak 24/2013 i styret til Eidsiva Vekst AS. I styreprotokollen fremkommer det at «ved en fornyet gjennomgang av fullmaktsstrukturen, viser det seg at direktøren strengt tatt har gått ut over sine fullmakter ved kjøp av aksjer (emisjon) i rollen som styreleder i Energy Future Invest AS (EFI AS)», jf. også styresak 33/2013. Den samlede investeringen var 20 mill.kr. og Eidsiva Vekst AS sin eierandel i EFI AS er 49,5 %. Eidsiva Vekst AS sin andel av investeringen er således rundt 10 mill.kr. Styret i EFI AS behandlet saken den 19. oktober 2012 og administrasjonen fikk fullmakt til å investere inntil 5 mill.kr. Dette lå innenfor en streng fortolkning av A2 fullmakten (kjøp av aksjer). Den 26. april 2013 ble endelig investeringsramme på 20 mill.kr godkjent av styret i EFI AS. Det ble lagt til grunn det som i ettertid viste seg å være en feiltolkning av fullmaktsstrukturen i Eidsiva konsernet, at A2 fullmakten ga rom for enkeltinvesteringer på inntil 10 mill.kr. Det fremkommer av styreprotokollen at det ble ikke vurdert å løfte saken til Eidsiva Vekst AS sitt styre, selv om det tidsmessig lot seg gjøre. Videre står det at tolkningen av fullmakten har vist seg å ikke være i tråd med intensjonen i Eidsivakonsernets fullmaktsstruktur. Investeringen ligger således utenfor den A2 fullmakten som styreleder i EFI AS/direktør i Eidsiva Vekst AS er tildelt av styret i Eidsiva Vekst AS. Styret i EFI AS har anmodet styret i Eidsiva Vekst AS om at delegering av A1 fullmakt behandles av styret i Eidsiva Vekst AS og at styret også slutter seg til deltakelsen i den aktuelle emisjonen. Styrets vedtak i saken lyder slik: «Styret slutter seg til EFI sin beslutning om deltagelse i emisjonen i Norwegian Crystals». I sak 33/2013 behandles «Direktørens fullmakt i egenskap av styreleder i Elsikkerhet Norge AS, Eidsiva Bredbånd AS og Energy Future Invest AS». Forslaget om A1 fullmakt fra forrige møte ble gjennomgått. Styret drøftet fordeler og ulemper ved utvidet fullmakt som avviker fra konsernets retningslinjer i lys av de konkrete behov som er avdekket og vurdert knyttet til hvert enkelt selskap. Det ble bedt om et omarbeidet forslag hva gjelder EFI AS, mens det ikke ble noen endring vedrørende Elsikkerhet Norge AS. Direktør i Eidsiva Vekst AS og styreleder i Eidsiva Bredbånd AS fikk utvidet fullmakt når det gjelder salg av kapasitet i Eidsiva Bredbånd AS. Styret i Eidsiva Vekst AS fattet følgende vedtak: Styret delegerer en del av A1 fullmakten til direktør i Eidsiva Vekst AS i egenskap av styreleder i Eidsiva Bredbånd AS, slik at han kan inngå kontrakter om salg av kapasitet for inntil 50 millioner kroner, hvorav inngåtte kontrakter med kontraktsverdi over 10 millioner kroner skal rapporteres til styret i ettertid. 39

41 I sak 44/2013 behandlet styret i Eidsiva Vekst AS sak om fullmakt til investeringskomite for kjøp av aksjer i regi av EFI AS. Det fremkommer at styret har bifalt administrasjonens forslag til løsning. En investeringskomite bestående av direktør Eidsiva Bioenergi AS, økonomi- og finansdirektør i Eidsiva Energi AS og controller i Eidsiva Energi AS ble etablert. Styret tildelte investeringskomiteen fullmakt for kjøp av aksjer / deltakelse i emisjon i regi av EFI AS på inntil 10 millioner kroner for Eidsiva Vekst AS sin andel av totalinvesteringen. I tilknytning til intervju med direktør i Eidsiva Vekst AS har vi fått opplyst at det har vært diskusjon om hvordan fullmaktene for aksjekjøp skulle forstås. Direktørene har en fullmakt for investeringer på inntil 10 millioner iht. fullmaktsstrukturen. Virksomheten i EFI AS har som eneste oppgave å investere/emittere i aksjer, slik at det var naturlig å se på emisjon som en normal driftsmessig operasjon som ligger innenfor direktørens fullmakt på 10 millioner kroner. Det ble vurdert slik at aksjekjøp er en investering, og at emisjonen på 20 mill.kr. lå innenfor fullmakten i og med at Eidsiva Vekst AS eier 49,5 % av EFI AS. I diskusjonen knyttet til forståelsen av fullmakten, framkom det imidlertid at fullmakten på 10 mill.kr. gjaldt fysiske investeringer og ikke aksjer. For aksjer var direktørens fullmakt iht. fullmaktsstrukturen begrenset til 3 mill.kr. Den aktuelle emisjonen på 20 milll.kr. er i ettertid godkjent av styret i Eidsiva Vekst AS. Vi har videre fått opplyst at det ble klargjort at direktørene har fullmakt til å kjøpe aksjer for inntil tre millioner kroner i selskaper som eies 100 % av Eidsiva. Når Eidsiva Vekst AS eier 49,5 %, kan adm. dir. godkjenne investeringer på inntil seks millioner kroner 41, se forøvrig fullmaktsstrukturen pkt. 2.3 Investeringer. Revisors vurdering Det er ingen indikasjoner på at saken har særlig betydning for direktør eller hans nærstående, eller at han har fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse. Direktørens interesse følger etter revisors vurdering av at han er styremedlem og interesserepresentant for Eidsiva Vekst AS i styret til EFI AS. Denne interessen er ikke selskapsfremmed, og han er således ikke inhabil, jf. asl Styret har valgt å etablere en investeringskomite som kan innkalles innen rimelig tid. En slik løsning vil etter vår vurdering medføre at beslutninger kan tas tilstrekkelig raskt, samtidig som beslutningen tas av flere personer i fellesskap. Konklusjon Direktørs interesse i saken følger av at han er styremedlem og interesserepresentant for Eidsiva Vekst AS i styret til EFI AS. Interessen er ikke selskapsfremmed, og direktør er ikke inhabil, jf. asl Forutsatt at eierne ikke er solidarisk ansvarlig, dvs at den enkelte hefter i forhold til egen eierandel på 49,5 %. 42 For øvrig viser vi til NOU 1992:29, s For øvrig viser vi til NOU 1992:29, s

42 4.4.4 Sak 3 Fullmakt til å avholde generalforsamling i datterselskaper Faktabeskrivelse Forholdet er behandlet i Eidsiva Vekst AS sitt styre årlig i perioden , jf. sakene 11/2011, 13/2012 og 09/2013. I tilknytning til sak 11/2011 fremkommer det at i henhold til fullmaktsstrukturen i Eidsivakonsernet er styret i Eidsiva Vekst AS generalforsamling for selskapets heleide døtre. Det følger videre av fullmaktsstrukturen i Eidsivakonsernet at administrerende direktør ikke har fullmakt til å representere Eidsiva Vekst AS i selskaper der han er styreleder. Dette må godkjennes av styret. Følgende ble vedtatt: «Styreleder får fullmakt til å representere Eidsiva Vekst AS i generalforsamling i datterselskapene. Fullmakten kan delegeres.» Vi har mottatt dokumentasjon i form av skriftlig fullmakt fra styreleder i Eidsiva Vekst AS til direktør i Eidsiva Vekst AS. Direktøren representerte Eidsiva Vekst AS i generalforsamlingen i Eidsiva bredbånd AS i Generalforsamlingen i Bioterra AS ble gjennomført av styreleder i Eidsiva Vekst AS. Styreleder i selskapet har for øvrig plikt til å være tilstede på generalforsamlingen. I pkt. 1.6 Representasjon i styrende organer i fullmaktsstrukturen står følgende: «Daglig leder i de heleide datterselskapene som er direkte eid av Eidsiva Energi AS skal representere datterselskapet som eier på generalforsamling i de selskaper der datterselskapet har eierinteresser. Dette gjelder med mindre styret har besluttet annet. Man skal så langt mulig unngå at samme person både sitter i styret i et selskap, og samtidig representerer eier på generalforsamling. Dette kan skje bare etter særlig beslutning av styret i eierselskapet.» I intervju med direktøren i Eidsiva Vekst AS har vi fått opplyst at hensikten med bestemmelsen er at noen skal kontrollere styreleders handlinger og se vedkommende i kortene. Dersom en person skal opptre både som styreleder og eier på generalforsamlingen, må det godkjennes spesielt. Det er tilfelle i disse sakene, jf. fremlagte styreprotokoller samt fullmakt. I intervju med direktør i Eidsiva Vekst AS har direktøren presisert at når direktøren i Eidsiva Vekst AS er styreleder i et selskap hvor Eidsiva Vekst AS har investert midler, så er det utøvelse av en og samme rolle, dvs. å være diskusjonspartner og forretningsutvikler sammen med daglig leder i de respektive selskaper. Vi har for øvrig fått opplyst at dette er i tråd med utøvelsen av eierrollen slik den er definert av Norsk Venturekapitalforening 44. I møte den 10. juni 2014 har vi fått opplyst av konsernsjef og styreleder i Eidsiva Vekst AS, at det ble foretatt en konkret vurdering av hvilke typer saker som skulle behandles på generalforsamlingene i Eidsiva bredbånd AS og Energy Future Invest AS, før direktøren fikk fullmakt til å representere Eidsiva Vekst AS i generalforsamlingene. 44 Norsk Venturekapitalforening (forkortes NVCA) er en norsk bransjeorganisasjon for profesjonelle risikokapitalfond, se 41

43 Direktøren mottar for øvrig ikke styrehonorar for styrevervet i datterselskapene. Det er en del av hans jobb, og det inngår således i lønnen. For oversikt over roller og kombinasjoner av roller vises det til vedlegg 1. Revisors vurdering I til knytning til sakene 11/2011, 13/2012 og 09/2013 har direktør i Eidsiva Vekst AS fått fullmakt til å representere eier på generalforsamling i Eidsiva bredbånd AS og Energy Future Invest AS. Etter revisors vurdering er det ikke uvanlig at en person som har en ledende stilling i et selskap, samtidig opptrer som interesserepresentant for det samme selskapet. En interesserepresentasjon vil etter revisors vurdering ikke i seg selv føre til inhabilitet iht. asl Dersom vedkommende skal bli inhabil må det ha en særlig betydning for egen del eller for nærstående 45. Dersom et styremedlem er valgt inn i styret for å ivareta interessene til en aksjonær (her: Eidsiva Vekst AS), vil vedkommende ikke bli inhabil selv om aksjonæren han representerer har en fremtredende interesse i saken 46. Årsaken er at det tale om å ivareta aksjonærinteresser, og ikke personlige interesser, se for øvrig lovforarbeider til aksjeloven, samt NOU 1992:29, s Etter revisors vurdering er direktøren således ikke inhabil iht. asl I pkt. 1.6 Representasjon i styrende organer i fullmaktsstrukturen til Eidsiva konsernet står følgende: «Daglig leder i de heleide datterselskapene som er direkte eid av Eidsiva Energi AS skal representere datterselskapet som eier på generalforsamling i de selskaper der datterselskapet har eierinteresser. Dette gjelder med mindre styret har besluttet annet. Man skal så langt mulig unngå at samme person både sitter i styret i et selskap, og samtidig representerer eier på generalforsamling. Dette kan skje bare etter særlig beslutning av styret i eierselskapet.» Dersom en person skal opptre både som styreleder og som representant for eier på generalforsamlingen, må dette godkjennes spesielt av styret. Det er tilfelle i disse sakene, jf. fremlagte styreprotokoller samt fullmakt. Etter vår vurdering er saken således ikke i strid med fullmaktsstrukturens pkt Konklusjon En interesserepresentasjon vil ikke i seg selv føre til inhabilitet iht. asl Direktøren er ikke inhabil iht. asl Styret har, i samsvar med fullmaktsstrukturens pkt. 1.6, godkjent at direktøren opptrer både som styreleder i selskapene og som eierrepresentant på generalforsamlingene. 45 Jf. Inhabilitet for daglig leder og styremedlem i aksjeselskap og allmennaksjeselskap, kapittel Jf. Aarbakke m.fl. (2. utg.) s , Aarbakke m.fl. (3. utg.) s , Renner-Fredriksen, Styremedlemmers inhabilitet, Tidsskrift for Forretningsjus (TfF) 4/2002 s , Riise Haagensen og Hoel Lie, Inhabilitet for daglig leder og styremedlem i aksjeselskap og allmennaksjeselskap, Bergen 2004 s

44 4.4.5 Sak 4 Advokattjenester Faktabeskrivelse Denne saken omhandler konsernsjefs habilitet. Hans kone er partner i advokatfirmaet Mageli ANS som har deltatt i konkurranse om å levere advokattjenester til Eidsiva konsernet, og som har inngått en ikke-eksklusiv rammeavtale med konsernet. I orienteringssak 37.5/2011 ble konsernstyret orientert om at administrasjonen har tatt initiativet til å engasjere revisor eller en utenforstående konsulent til å gjøre vurderingene i tilknytning til anbud på advokattjenester, og gi anbefaling til styret. Det fremkommer videre at det er styret som skal beslutte valg av advokatforbindelse på grunn av konsernsjefens inhabilitet. I sak 44/2011 behandlet konsernstyret konkurransegrunnlag for kjøp av advokattjenester. Konsernsjef forlot møtet under behandlingen av saken. Saksbehandler er økonomi- og finansdirektør. Av sakspapirene og styreprotokollen fremkommer følgende: Konsernet inngikk i 2006 en avtale om leveranse av juridiske tjenester for årene Avtalen gikk ut ved årsskiftet 2011/2012. Konsernsjefen var og er inhabil i og med at hans kone var og fortsatt er partner i det advokatfirmaet som har hatt avtalen med konsernet. Styret ga derfor signaler om at forberedelse av og gjennomføring av prosessen måtte gjennomføres av en uavhengig konsulent. Ingen fra administrasjonen i konsernet skulle være delaktig i vurderinger av tilbydere eller valg av ny leverandør. Innkjøpsavdelingen i Eidsiva skulle bistå den uavhengige konsulenten i utarbeidelse av konkurransegrunnlag og delta i intervjuer og forhandlinger med tilbydere. Etter en vurdering av uavhengighet både i forhold til konsernet og advokatforbindelser, ble høyesterettsadvokat Helge B. Andresen valgt som konsulent. Revisor sa seg villig til å være med å kvalitetssikre konkurransegrunnlaget og prosessen i samarbeid med valgt konsulent. I saksframlegget beskrives prosedyre og framdrift, samt status for arbeidet. Av protokollen fremkom det at styret fikk fremlagt en liste over aktuelle tilbydere. Kontorer med mer enn fire advokater og omsetning på mer enn 10 mill.kr. ble ansett som aktuelle, noe som innebar at det var fem aktuelle tilbydere i regionen. Det ble påpekt at det var viktig med kompetanse innenfor nettvirksomhetens spesialområder og innen kraftutbygging for å kunne delta i konkurransen. Styret bestemte at konkurranseinnbydelsen også skulle sendes til ett eller flere advokatkontorer i Oslo med spesialkompetanse innenfor de aktuelle fagområdene. I sak 57/2011 behandlet konsernstyret valg av advokatforbindelse. Saksbehandlere var ekstern konsulent (advokat) og Eidsivas innkjøpssjef. Det var også disse som presenterte saken for konsernstyret. Av sakspapirene og styreprotokollen fremkommer følgende: Det var seks advokatfirmaer som fikk tilsendt konkurransegrunnlaget, herav ønsket fem å delta i konkurranse. Alle tilbydere har presentert sine tilbud for ekstern konsulent og innkjøpssjef. Hovedfokus i denne presentasjon var i følge sakspapirene kompetanse. Øvrige tildelingskriterier; tilgjengelighet og kapasitet, samt pris og avtalebetingelser, ble også vektlagt ved presentasjonene. Vedlagt saken følger for øvrig en kort oppsummering om tilbyderne og deres tilbud. 43

45 Av protokollen fremkom det at saken ble presentert av ekstern konsulent og innkjøpssjef. Konsernsjef og økonomi- og finansdirektør forlot møtet under behandling av saken. Ekstern konsulent redegjorde for innkjøpsprosessen og innkomne tilbud. Styret vedtok at det skulle inngås ikke-eksklusive rammeavtaler med advokatfirmaene Mageli og Thommessen i henhold til innleverte tilbud. Styret ba om at følgende rutine ble etablert: 1. Advokat Steinar Mageli er klientansvarlig advokat. 2. De enkelte datterselskaper står fritt til å engasjere de advokater som selskapene til enhver tid vurderer å ha best kompetanse på det aktuelle området som nødvendiggjør advokatbistanden. 3. Så vidt mulig skal morselskapet engasjere andre advokater i advokatfirmaet Mageli enn advokat Ekrem. Konsernsjefen skal under ingen omstendighet engasjere advokat Ekrem. 4. Dersom det oppstår spørsmål knyttet til håndteringen av selve rammeavtalen skal det etableres direkte kontakt mellom styreleder og advokat Mageli som klientansvarlig advokat, uavhengig av hvilken advokat som utfører oppdraget. 5. Nåværende ordning med skriftlige avrop på rammeavtalen skal fortsette. Det skal fremgå hvem som er bestiller av tjenestene. 6. Styret skal få halvårlig spesifisert rapportering om fakturert volum fra advokatforbindelsene. Vi har spurt Eidsiva v/ kontaktperson om hvordan sak 57/2011 er fulgt opp av Eidsiva, jf. e-post av 20. mars I e-post av 25. mars 2014 har vi fått opplyst at saken er fulgt opp slik: 1. Advokat Steinar Mageli er klientansvarlig for Eidsiva konsernet. 2. Datterselskapene velger fritt advokater hos Mageli. 3. Oppdrag for morselskapet rettes til Steinar Mageli som fordeler oppdragene ut på aktuelle advokater. 4. Det har så langt ikke vært nødvendig å opprette kontakt mellom styreleder og klientansvarlig Steinar Mageli. 5. Skriftlige avrop på bestillinger i henhold til avtale sendes oppdragsansvarlig og ansvarlig for operativ oppfølging av avtalen i konsernet (økonomi- og finansdirektør). 6. Det mottas halvårlige (eller oftere) rapporter fra begge advokatforbindelsene. Disse forelegges styreleder. Dette ble første gang foretatt juni 2013, da for hele 2012 og per 31. mai Vi mottar i disse dager oversikt for 2013 og overfor styreleder er neste rapportering 30. juni Den 5. mai 2014 gjennomførte Hedmark Revisjon IKS revisjonsbesøk hos Eidsiva Energi AS ved økonomi- og finansdirektør. Det ble skrevet referat fra revisjonsbesøket, herunder en kort beskrivelse av etablert rutine, samt beskrivelse av gjennomført kontroll. Referatet er gjennomgått og bekreftet av økonomi- og finansdirektøren. 47 I møte ble det opplyst at ny rapportering vil skje i august

46 Kort oppsummering av etablert rutine: Økonomi- og finansdirektør mottar oppdragsbekreftelser pr e-post aktuell advokat hos hhv. advokatfirmaet Mageli ANS og advokatfirmaet Thommessen AS, jf. inngåtte rammeavtaler. Timepris og anslag av omfang fremkommer av oppdragsbekreftelsene. Økonomi- og finansdirektør oppbevarer alle oppdragsbekreftelsene fra hhv. advokatfirmaet Mageli AS og advokatfirmaet Thommesen AS i etablert mappe i Outlook. Han har mottat oppdragsbekreftelser for både mor- og datterselskapene. Det kan forekomme at mottatt faktura kontrolleres opp mot oppdragsbekreftelse. Det ikke etablert spesifikk kontroll for å sikre fullstendighet mht mottatte oppdragsbekreftelser. Vår kontroll gjennomført 5. mai 2014 retter seg mot oppdragsbekreftelser slik disse fremkommer i etablert mappe i Outlook. Hedmark Revisjon IKS tar således forbehold mht til fullstendighet. Rammeavtalene er for øvrig ikke eksklusive og likestilte. Vi har fått opplyst at Steinar Mageli er klientansvarlig hos advokatfirmaet Mageli ANS, og at han fordeler oppdrag på de enkelte advokater. Eidsivas datterselskaper kan henvende seg direkte til advokatene. I tilknytning til revisjonsbesøket fikk vi innsyn i alle dokumentene vi ba om, herunder rammeavtaler og notat fra de to advokatforbindelsene. Vi gjennomgikk et utvalg oppdragsbekreftelser. Kontrollen kan oppsummeres slik: År Advokat Antall avrop Antall kontrollert Kommentarer 2012 Samlet 15 3 Utvalg 20 % 2013 Samlet Utvalg 27 % 2014 Samlet 16 4 Utvalg 25 % SUM Samlet Totalt utvalg 25 % Tabell 2 Oppsummering av kontrollen, begge advokatforbindelser og morselskap og heleide døtre Kontrollen omfattet alle oppdragsbekreftelser i etablert mappe. Vi fant to tilfeller hvor konsernsjefen var bestiller. I disse tilfellene var klientansvarlig Steinar Mageli ansvarlig advokat og det var Steinar Mageli som hadde sendt oppdragsbekreftelse. Dette samsvarer med rutine etablert i styresak 57/2011. Revisors vurdering Konsernstyret og konsernsjefen har vært klare mht at han er inhabil iht. aksjelovens Revisor er enig i styrets og konsernsjefens vurdering. Konsernsjef har ikke deltatt i behandlingen eller avgjørelsen av de aktuelle sakene. Det er innleid ekstern konsulent (advokat) som her vurdert det slik at «det forhold at konsernsjefen er gift med partner i Mageli ikke er til hinder for at Eidsiva inngår avtale med selskapet». Eidsiva Energi AS har således innhentet ekstern konsulent med nødvendig juridisk kompetanse for å vurdere forholdet, og har innrettet seg i forhold til dennes vurdering. 45

47 Vi har følgende kommentarer til styrets krav til etablert rutine: 1. Eidsiva Energi AS v/ økonomi- og finansdirektøren opplyser at Steinar Mageli er klientansvarlig. Gjennom vår kontroll har vi ikke funnet forhold som tilsier at rutinen fravikes på dette punktet. Vi mener således at punktet etterleves. 2. Vi har fått opplyst at datterselskapene fritt kan velge advokat hos advokatfirmaet Mageli ANS. Ved vår kontroll har vi sett dokumentasjon på at ulike advokater fra Mageli og fra Thommessen har hatt oppdrag for datterselskapene. Dette samsvarer etter vår vurdering med styrets krav til etablert rutine. 3. Vi har fått opplyst at oppdrag for morselskapet rettes til klientansvarlig Steinar Mageli. Han fordeler oppdragene på aktuelle advokater. Vår kontroll har ikke avdekket avvik fra styrets krav til rutine. 4. Vi har fått opplyst at det så langt ikke har vært nødvendig å opprette kontakt mellom styreleder og klientansvarlig Steinar Mageli. 5. Vi har fått opplyst at skriftlige oppdragsbekreftelser på bestillinger i henhold til avtale sendes oppdragsansvarlig og ansvarlig for operativ oppfølging av avtalen i konsernet (økonomi- og finansdirektør). Vår kontroll viser at økonomi- og finansdirektør mottar oppdragsbekreftelser fra advokatfirmaet Mageli ANS og advokatfirmaet Thommessen AS på e-post. Oppdragsbekreftelsene gjelder dels morselskap og dels datterselskaper. Mottatte oppdragsbekreftelser oppbevares i etablert mappe i Outlook. Eidsiva bør etter vår mening vurdere om oppbevaring av skriftlige avrop (oppdragsbekreftelser) i Outlook er hensiktsmessig og betryggende. Etter vår vurdering er styrets krav til etablert rutine etterlevd. Vi har ikke gjennomført kontroll for å underbygge at mottatte oppdragsbekreftelser er fullstendige. 6. Vi har fått opplyst at det mottas halvårlige (eller oftere) rapporter fra begge advokatforbindelsene og at disse forelegges styreleder. Dette skjedde første gang i juni 2013, da for hele 2012 og per 31. mai I tilknytning til vår kontroll har vi fått innsyn i rapportene fra advokatene, samt rapportering til styreleder. Vi har fått opplyst at neste rapportering vil skje i august Det er ikke rapportert til styret i løpet av Fra 2013 er det etter vår mening rapportert i samsvar med krav satt av styret. Med bakgrunn i ovenstående er det vår vurdering at Eidsiva Energi AS har etablert en rutine i samsvar med styrets krav. Vi finner grunn til å peke på at: Eidsiva Energi AS bør vurdere om oppbevaringen av oppdragsbekreftelser er hensiktsmessig og betryggende. Eidsiva Energi AS bør vurdere å kontrollere et utvalg mottatte fakturaer i morselskapet opp mot mottatte oppdragsbekreftelser. En slik kontroll, kan sannsynliggjøre fullstendigheten av mottatte oppdragsbekreftelser for Eidsiva Energi AS (morselskapet), jf. forbehold mht fullstendighet. 46

48 Konklusjon Konsernsjefen er inhabil iht. aksjelovens 6-27 og har ikke deltatt under behandlingen av eller avgjørelsen av aktuelle saker. Innleid som konsulent (advokat) har vurdert det slik at «det forhold at konsernsjefen er gift med partner i Mageli ikke er til hinder for at Eidsiva inngår avtale med selskapet». Eidsiva Energi AS har innhentet ekstern konsulent med nødvendig juridisk kompetanse, vedkommende har vurdert forholdet, og Eidsiva har innrettet seg i samsvar med denne vurdering. Eidsiva Energi AS har etablert rutine i samsvar med styrets krav Sak 5 Styreleders habilitet Faktabeskrivelse Sak 12/2013 i konsernstyret omhandler at advokatfirmaet Hjort DA kan komme til å representere en motpart til Eidsivakonsernet i tvist. Styreleder er partner i advokatfirmaet Hjort DA. Styreleder hadde for øvrig meldt forfall til det aktuelle styremøtet. Nestleder i styret orienterte om bakgrunnen for saken, mens konsernsjef var saksbehandler. Det er innhentet juridiske betenkninger fra advokatfirmaet Mageli ANS i form av to notater datert ; heretter benevnt notat en og notat to. Betenkningene er stilet til konsernsjef og utarbeidet av advokatfirmaet Mageli ANS v/ Steinar Mageli. Notat en omhandler aksjelovens regel om inhabilitet, herunder aksjelovens 6-27 og tolkning av lovteksten «Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller noen nærstående at medlemmet må anses å ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i saken.» I notatet peker advokatfirmaet blant annet på at styremedlemmet må ha en særinteresse i saken, og særinteressen må være fremtredende, og av en slik art at spørsmålet må ha særlig betydning for egen del eller for noen nærstående. Det fremkommer videre at lovens ordlyd gir liten veiledning i hva som ligger i begrepet særinteresse. Det pekes på juridisk teori. En særinteresse vil være i konflikt med selskapets interesse. Det er ikke et krav at særinteressen strider mot eller kan stride mot selskapets interesse. Særinteressen må videre være av økonomisk eller personlig art for å virke inhabiliserende. En særinteresse av økonomisk art vil innebære en økonomisk fordel eller ulempe for styremedlemmet, mens en særinteresse av personlig art kan romme mye. Ofte vil en særinteresse av økonomisk og personlig art være sammenfallende. Videre må særinteressen være fremtredende, dvs. den må ha en styrke som er egnet til å virke motiverende på styremedlemmets standpunkt i en sak. Det er ikke mulig å angi hvor tungtveiende særinteressen må være. Notatet omtaler også typesituasjoner. Disse går vi ikke nærmere inn på her. Avslutningsvis omtaler notatet begrepene avgjørelse og behandling, og uttaler at begrepet avgjørelse sjelden vil volde tvil, mens begrepet behandling er noe mer uklart. Det pekes på at dersom et styremedlem er inhabilt, skal det fratre både i forberedelse, diskusjon og avgjørelse av en sak. Notat to omhandler styreleder og problemstilling knyttet til inhabilitet for henne. Her vurderes vilkårene for inhabilitet som samtidig må være oppfylt for at det skal foreligge inhabilitet, jf. notat en. 47

49 I notatet legger Mageli til grunn at styreleder som eier i Hjort DA har en spesiell interesse i saken. Det begrunnes med at saken kan gi gode inntekter og styrket omdømme for Hjort DA. Videre er interessen av personlig art. Dersom styreleder får en direkte andel av inntektene eller reduksjon av kostnadsandel, vil styreleder også ha en økonomisk interesse av saken. Avslutningsvis peker advokatfirmaet Mageli ANS på de mest aktuelle momentene for en vurdering av inhabilitet. De konkluderer med at saken bør opplyses ved hjelp av styreleder. Styreleder må for øvrig fratre ved realitetsbehandlingen av habilitetsspørsmålet. Videre gir Mageli uttrykk for at styret bør protokollere det faktum som er lagt til grunn og de elementer som er vurdert og vektlagt ved avgjørelsen saken. Av styreprotokollen fremkommer det at styret mener styreleder er inhabil i en eventuell sak mot denne motparten, representert ved advokatfirmaet Hjort DA. For øvrig tok styret notatene fra Mageli til etterretning. Revisors vurdering Etter revisors vurdering har styreleder og Eidsiva håndtert saken på en ryddig måte. Styreleder har ikke deltatt verken under behandling eller avgjørelse av saken (vurdering av habilitet). Eidsiva har innhentet juridiske råd i sakens anledning og har forholdt seg til disse. Konklusjon Styreleder og Eidsiva har håndtert saken på en ryddig måte. Eidsiva har innhentet juridiske råd, og har forholdt seg til disse. Styret har konkludert med at styreleder vil være inhabil i denne saken. Revisor slutter seg til denne vurderingen Sak 6 Evaluering av direktør i Eidsiva Vekst AS Faktabeskrivelse Evaluering av direktøren er behandlet i sak 41/2011, sak 26/2012 og sak 28/2013. Det fremkommer av protokollen at evalueringen er gjennomført uten at direktøren var til stede. Revisors vurdering Daglig leder (direktør) vil være inhabil i spørsmål som direkte gjelder fastsettelsen av egen lønn, men er ikke inhabil i spørsmålet dersom han representerer seg selv som selskapets motpart 48. Det reguleres ikke direkte av aksjeloven hvem som fastsetter godtgjørelsen til direktøren, men myndigheten må trolig ligge hos tilsettingsmyndigheten. Det er styret som tilsetter daglig leder dersom ikke vedtektene bestemmer at dette skal gjøres i generalforsamling, jf. asl. 6-2, 2. ledd. Vi er ikke kjent med at vedtektene til Eidsiva Vekst AS inneholder slike bestemmelser, og legger til grunn at det er styret som har tilsettingsmyndigheten. Av dokumentet «Godtgjørelse til ledende ansatte i Eidsiva» fremkommer det at det er konsernsjef som fastsetter godtgjørelse til konsernledelsen etter drøftelse med styreleder. Styret skal orienteres om fastsettelsen i etterkant. Tilsettingsmyndigheten ligger hos det samlede styret, og kan ikke delegeres til enkelte styremedlemmer, styrets leder eller utvalgt innen styret. Loven er ikke til hinder 48 Riise Haagensen og Hoel Lie: Inhabilitet for daglig leder og styremedlem i aksjeselskap og allmennaksjeselskap, s

50 for at enkelte styremedlemmer, eller et utvalg innen styret gis i oppgave å forhandle tilsettingsvilkår for daglig leder (direktør) 49. Etter revisors vurdering vil direktøren være inhabil når det gjelder direkte fastsettelse av egen lønn. Som beskrevet ovenfor fastsettes lønnen av konsernsjef etter drøftelse med styreleder, og ikke i styremøtet. Styret orienteres om fastsettelsen. Evalueringen vil imidlertid ha betydning for direktørens lønn, og kan etter vår vurdering ses som del av forberedelsene til forhandlinger med direktøren. Dette forholdet drar etter vår vurdering i retning av at direktøren er inhabil. Dette begrunnes med at direktøren må anses å være part i saken, og at det kan anses å være en interessemotsetning mellom selskapets interesse i saken og direktørens interesse som part i saken. Evalueringene i de konkrete sakene er for øvrig gjennomført uten at direktøren har vært til stede. Konklusjon Direktør i Eidsiva Vekst AS anses inhabil i evalueringen styret foretar. Direktør og styret har opptrådt korrekt fordi styret har evaluert direktør uten av vedkommende har vært til stede under evalueringen Sak 7 Evaluering av direktør i Eidsiva Nett AS og Eidsiva Nett Holding AS Faktabeskrivelse Evaluering av direktør i Eidsiva Nett AS er gjennomført i sakene 25/2011, 39/2012 og 34/2013. I sakene 25/2011 og 39/2012 går det ikke klart frem om direktøren har vært til stede eller ikke. I sak 34/2013 står det at styret gjennomførte evalueringen uten administrasjonen til stede. Evaluering av direktør i Eidsiva Nett Holding AS er gjennomført i sakene 24/2011, 32/2012 og 24/2013. Eidsiva Nett AS og i Eidsiva Nett Holding AS har samme direktør. I sakene 24/2011 og 24/2013 står det at evalueringen er gjennomført uten at direktør / administrasjon var til stede. Dette fremkommer ikke av protokoll fra sak 32/2012. Revisors vurdering Daglig leder (direktør) vil være inhabil i spørsmål som direkte gjelder fastsettelsen av egen lønn, men er ikke inhabil i spørsmålet dersom han representerer seg selv som selskapets motpart 50. Det reguleres ikke direkte av aksjeloven hvem som fastsetter godtgjørelsen til direktøren, men myndigheten må trolig ligge hos tilsettingsmyndigheten. Det er styret som tilsetter daglig leder dersom ikke vedtektene bestemmer at dette skal gjøres i generalforsamling, jf. asl. 6-2, 2. ledd. Vi er ikke kjent med at vedtektene til Eidsiva Nett Holding AS eller Eidsiva Nett AS inneholder slike bestemmelser, og legger til grunn at det er styret som har tilsettingsmyndigheten. Av dokumentet «Godtgjørelse til ledende ansatte i Eidsiva» fremkommer det at det er konsernsjef som fastsetter godtgjørelse til konsernledelsen etter drøftelse med styreleder. Styret skal orienteres om fastsettelsen i etterkant. Tilsettingsmyndigheten ligger hos det samlede styret, og kan ikke delegeres til enkelte styremedlemmer, styrets leder eller utvalgt innen styret. 49 Aarbakke, Aarbakke, Knudsen, Ofstad og Skåre: Aksjeloven og allmennaksjeloven kommentarutgave, 3. utgave, s Riise Haagensen og Hoel Lie: Inhabilitet for daglig leder og styremedlem i aksjeselskap og allmennaksjeselskap, s

51 Loven er ikke til hinder for at enkelte styremedlemmer, eller et utvalg innen styret gis i oppgave å forhandle tilsettingsvilkår for daglig leder (direktør) 51. Etter revisors vurdering vil direktøren være inhabil når det gjelder direkte fastsettelse av egen lønn. Som beskrevet ovenfor fastsettes lønnen av konsernsjef etter drøftelse med styreleder, og ikke i styremøtet. Styret orienteres om fastsettelsen. Evalueringen vil ha betydning for direktørens lønn, og kan etter vår vurdering ses som del av forberedelsene til forhandlinger med direktøren. Dette forholdet drar etter vår vurdering i retning av at direktøren er inhabil. Dette begrunnes med at direktøren må anses å være part i saken, og at det kan anses å være en interessemotsetning mellom selskapets interesse i saken og direktørens interesse som part i saken. Det fremkommer klart av en del av styreprotokollene at evalueringene har blitt gjennomført uten at direktøren har vært til stede. I øvrige protokoller fremkommer det ikke klart. Konklusjon Konsernsjef fastsetter lønn for direktøren, etter drøftelse med styrets leder. Styret har evaluert direktøren. Det fremkommer ikke klart av alle protokoller at direktøren ikke har vært til stede. Protokollene bør innrettes slik at det er klart om direktøren har vært tilstede eller ikke. Dette begrunnes med at evalueringen kan ses som en forberedelse til forhandling med direktøren, noe som trekker i retning av at direktøren er inhabil i sakene, jf. partsinteresse Sak 8 Evaluering av konsernsjef Faktabeskrivelse I sak 09/2011 (15. februar 2011) gjennomførte konsernstyret den årlige evalueringen av konsernsjef og fastsatte lønnsjustering med virkning fra 1. juli Det fremkommer ikke av protokollen at konsernsjef ikke var til stede under behandlingen og avgjørelsen. I sak 14.08/2012 orienterte styreleder om konsernsjefens nye arbeidsavtale som var underskrevet. Styreleder viste til orientering i forrige styremøte, jf. sak 07/2012. Både sak 07/2012 og sak 14.8/2012 er orienteringssaker. Det er ikke fattet vedtak i tilknytning til sakene. Det fremkommer ikke av protokollene at konsernsjef ikke var til stede under orienteringene. Sak 43/2013 gjelder også evaluering av konsernsjef. Det fremkommer ikke eksplisitt av protokollen i saken at konsernsjefen ikke var til stede under evalueringen. Revisors vurdering Daglig leder (konsernsjef) vil være inhabil i spørsmål som direkte gjelder fastsettelsen av egen lønn, men er ikke inhabil i spørsmålet dersom han representerer seg selv som selskapets motpart 52. Det reguleres ikke direkte av aksjeloven hvem som fastsetter godtgjørelsen til konsernsjef, men myndigheten må trolig ligge hos tilsettingsmyndigheten. Det er styret som tilsetter daglig leder dersom ikke vedtektene bestemmer at dette skal gjøres i generalforsamling eller bedriftsforsamling, jf. asl. 6-2, 2. og 3. ledd. Vedtektene til Eidsiva Energi AS 51 Aarbakke, Aarbakke, Knudsen, Ofstad og Skåre: Aksjeloven og allmennaksjeloven kommentarutgave, 3. utgave, s Riise Haagensen og Hoel Lie: Inhabilitet for daglig leder og styremedlem i aksjeselskap og allmennaksjeselskap, s

52 har ikke bestemmelser som omhandler ansettelse av daglig leder (konsernsjef). Av dokumentet «Godtgjørelse til ledende ansatte i Eidsiva» fremkommer det at det er styret som fastsetter godtgjørelse til konsernsjef. Vi legger til grunn av at det er styret som har tilsettingsmyndighet, og som fastsetter konsernsjefens godtgjørelse. Tilsettingsmyndigheten ligger hos det samlede styret, og kan ikke delegeres til enkelte styremedlemmer, styrets leder eller utvalgte innen styret. Loven er ikke til hinder for at enkelte styremedlemmer, eller et utvalg innen styret gis i oppgave å forhandle tilsettingsvilkår for daglig leder (konsernsjef) 53. I sakene 09/2011 og 43/2013 går det ikke klart frem at konsernsjefen ikke har vært til stede. Vi har oppfattet realitetene slik at han ikke har vært til stede. I sakene 09/2011 og 43/2013 har styret evaluert konsernsjefen og fastsatt lønnsjustering for ham. Etter vår oppfatning er konsernsjefen inhabil når saken gjelder fastsettelse av egen lønn. Det innebærer likevel ikke at han er avskåret fra å representere seg selv som en motpart i saken. Etter vår vurdering burde protokollene vært klare mht. om konsernsjefen har vært tilstede i tilknytning til saken. Dersom konsernsjef har vært til stede under deler av saken, bør protokollen beskrive om han har ivaretatt egne interesser i saken. Oppsummering sakene 09/2011 og 43/2013: Vi mener at konsernsjefen er inhabil når styret behandler og avgjør lønnsfastsettelse for konsernsjefen. Vi mener videre at han er ikke avskåret fra å forhandle om egen lønn og egne tilsettingsvilkår. Sakene 07/2012 og 14.8/2012 er orienteringssaker. Styreleder har, slik vi oppfatter saken, forhandlet og inngått ny arbeidsavtale med konsernsjefen. Vi har videre oppfattet det slik at pensjonsavtalen er endret, mens det ikke er foretatt endringer i lønn. Styreleder har etter vår vurdering orientert styret undervegs, jf. sak 07/2012. Vi legger således til grunn at styreleder har fått i oppgave å forhandle med konsernsjefen om tilsettingsvilkår. Oppsummering sakene 07/2012 og 14.8/2012: Vi mener at styreleder har fått i oppgave fra styret å forhandle med og inngå justert tilsettingsavtale med konsernsjef. Konsernsjef er ikke avskåret fra å ivareta egne interesser, slik han har gjort her. Konklusjon Konsernsjef vil være inhabil når styret behandler og avgjør direkte lønnsfastsettelse for ham. Han er ikke inhabil dersom han representerer seg selv som selskapets motpart. Styreprotokollene burde vært klare mht. om konsernsjefen har vært tilstede i tilknytning til saker som omhandler evaluering av konsernsjef og fastsetting av lønn. Dersom konsernsjef er til stede må det fremkomme at han ivaretar egne interesser og opptrer som styrets motpart. 53 Aarbakke, Aarbakke, Knudsen, Ofstad og Skåre: Aksjeloven og allmennaksjeloven kommentarutgave, 3. utgave, s

53 4.5 Hovedkonklusjon Hovedkonklusjonen trekkes opp mot problemstilling 1, som lyder slik: I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke fremkommet forhold som tilsier at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer / retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer mht. å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler: Evaluering av direktør Evaluering av konsernsjef og avlønning 4.6 Anbefaling Med bakgrunn i konklusjoner i kapittel 4.4 og hovedkonklusjon i kapittel 4.5, har vi følgende anbefaling knyttet til problemstilling 1: Eidsiva bør sørge for at det protokolleres om konsernsjef og / eller direktør har vært til stede eller ikke under behandling av sak som gjelder evaluering av konsernsjef / direktør eller vurdering av vedkommendes lønn. 52

54 Kapittel 5 Etterlevelse av aktuelle regler ved sponsing Problemstillingen som skal besvares er: I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstillingen vil vi se på utdeling til - breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag - kulturaktiviteter - fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner Denne undersøkelsen tar ikke sikte på å gjøre vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse eller virkninger av Eidsivas sponsing, men vi skal se på hvorvidt praksis er i tråd med de føringer selskapet selv har lagt for sponsorvirksomheten. Vi oppfatter at oppdraget er å se på sponsing generelt, og at roller og habilitet er ett element som ønskes undersøkt. 5.1 Oversikt Innledningsvis gis det en oversikt over hvordan sponsing blir, og har blitt, behandlet i Eidsivakonsernet de siste årene Hva er sponsing? «Sponsing er en transaksjon der et foretak betaler, i kontanter eller in natura, for å knytte sitt navn til en aktivitet eller en organisasjon, og mottar til gjengjeld rettigheter og fordeler, f.eks. bruk av den sponsede organisasjonens navn, reklameuttelling i media, arrangementer og publikasjoner, bruk av fasiliteter samt anledninger til å promotere foretakets navn, produkter og tjenester. Det er en forretningstransaksjon som inngår i salgs- og reklamevirksomhet.» 54 Eidsiva har for tiden om lag 180 sponsoravtaler. Sponsoravtaler omtales og inngås som samarbeidsavtaler. Eidsivas sponsing er dels rettet mot breddeaktivitet for barn og unge og dels mot utvalgte organisasjoner som har regional verdi kalt «fyrtårn». Cirka 20 av samarbeidsavtalene er 54 The Business Prinsiples for Countering Bribery Guidance Document framstilt I TI Norges veileder: Beskytt din virksomhet! S

55 fyrtårnavtaler og hver av disse har en verdi på over kr pr. år 55. Verdimessig utgjør fyrtårnavtalene cirka 50% av midlene som brukes til sponsing. Profilering på drakter, hjemmesider, arenaer o.l. er vanlig gjenytelse for Eidsiva i sponsoravtaler. Det samme gjelder billetter til ulike arrangement. Vanlige billetter kan benyttes av ansatte og av kunder. VIP-billetter er først og fremst for ledelse, ansatte i merkevareavdelingen og ansatte med ansvar for kunder innen næringssegmentet Hvem behandler saker om sponsing? Undersøkelsen omfatter ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet. Det er i hovedsak Merkevareavdelingen i Eidsiva Marked AS som arbeider med sponsing i Eidsivakonsernet. 57 Det meste av beslutninger om og oppfølging av sponsoravtaler gjøres i denne avdelingen. Merkevareavdelingen arbeider på vegne av konsernet, 58 og beslutninger om fyrtårnavtaler skal tas av et sponsorråd. Revisjonen har fått opplyst at ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler er sponsorkoordinator, PR- og markedssjef Eidsiva Marked/ leder merkevareavdelingen for Eidsiva Energi AS samt daglig leder i Eidsiva Marked/markedsdirektør for Eidsiva Energi AS. I sponsorrådet sitter økonomi- og finansdirektøren i Eidsiva Energi AS (heretter kalt økonomidirektør), i tillegg til de som er nevnt foran. I og med at «ansvar» er nevnt i problemstillingen, vil også konsernsjefen i Eidsiva Energi AS, som har det overordnede ansvaret, være omfattet. Nåværende sponsorkoordinator og PR- og markedssjef Eidsiva Marked, heretter kalt PR-sjef, ble begge ansatt i løpet av Revisjonen har etterspurt hvilke avtaler de enkelte ansatte ut fra habilitetsvurderinger ikke skal være med å behandle. Vi har mottatt følgende tilbakemelding: NN «behandles internt som inhabil i vurderinger og inngåelse av sponsoravtaler med»: 59 Markedsdirektør: Energiråd Innlandet, Vitensenteret PR-sjef: Ringsaker Idrettsforening 60 Sponsorkoordinator: Hamar olympiske anlegg, Storhamar håndball Økonomidirektør for Eidsiva Energi AS: Hamkam Ut fra interne føringer er det altså enkelte saker som ikke alle kan være med å behandle. 55 Slik Revisjonen forstår det, er beløpsgrensen på kr i utgangspunktet knyttet opp mot hvilke saker som skal behandles i sponsorråd. Markedsdirektøren opplyste under intervju 5. februar 2014 at skillet mellom breddeavtaler og fyrtårn går ved den samme beløpsgrensen. Likevel oppfatter Revisjonen det slik at sponsoravtaler med breddeidrettslag med mange medlemmer og som på denne bakgrunn overstiger kr ,- ikke anses som fyrtårnavtaler. 56 Rutiner for Eidsivas sponsorvirksomhet 57 Det er også noe sponseaktivitet i Eidsiva bredbånd AS, men aktiviteten der er ikke en del av denne undersøkelsen. 58 I oppstartsmøte 19. desember 2013 ble det uttrykt at «Sponsorarbeidet gjøres i Eidsiva Marked AS på vegne av konsernledelsen». 59 Notat fra markedsdirektøren datert 12.februar Sponsorkoordinator har i epost 21. februar 2014 opplyst at Eidsiva ikke har sponsoravtale med Ringsaker idrettsforening, men med Ringsaker IF Ski. 54

56 Hvor er nedslagsområdet for Eidsivas sponsevirksomhet? Eidsivas sponsorvirksomhet er rettet mot kommunene selskapet er engasjert i, dvs. alle eierkommunene i Hedmark og Oppland. I tillegg har selskapet avtale med Kvam idrettslag som er en kommune hvor selskapet har utbyggingsinteresser Eidsivas mål med sponsing Eidsivas begrunnelse for å drive med sponsing er dels markedsføring av selskapet og dels vurderinger om at et bredt og mangfoldig idretts- og kulturliv er med på å gjøre Innlandet til et mer attraktivt sted å bo. Den forretningsmessige begrunnelsen er å bidra til bedre kundetilfredshet og økt markedsandel for Eidsiva. I Eidsiva er det også blitt økt fokus de senere årene på at sponsing skal være en betaling for markedsføring slik at det i avtalene sikres at avtaleparten følger opp med gjenytelser. I versjon 1 av Rutiner for sponsing fra august 2011 var ordlyden at avtalene alltid skal inneholde motytelser fra avtaleparten. I versjon 2 fra januar 2013 var dette blitt endret til «proporsjonale gjenytelser». Når det gjelder den samfunnsmessige begrunnelsen ønsker Eidsivas eiere å skape gode lokalsamfunn som det er attraktivt å bosette seg i. Dette vil være med å styrke grunnlaget for egen virksomhet på sikt. I Eidsivas rutiner for sponsing 61 heter det at «Sponsorvirksomheten er den viktigste relasjonsmarkedsføringen for Eidsiva og gir muligheter for relasjonsbygging og nettverksbygging i Innlandet gjennom aktiviteter og arrangement hvor kunder, forretningsforbindelser og ansatte deltar. Sponsoravtalene er av forretningsmessig betydning for Eidsiva og skal alltid innebære proporsjonale gjenytelser fra dem som blir sponset.» Eidsiva ønsker at sponsorvirksomheten skal ha følgende effekt blant folk i Innlandet 62 (måles gjennom undersøkelser blant kunder): Eidsiva skal oppleves som en positiv bidragsyter Eidsiva skal oppleves å være synlig og tilstede «en av oss» Eidsiva skal oppfattes å være viktig for oss i Innlandet Sponsorstrategi og utvikling av sponsorprosedyrer Sponsing og regionale tiltak ble behandlet av styret 17. juni Totalrammen ble satt til 25 millioner kroner for sponsing og tiltak til regional utvikling samlet. Cirka 12 millioner kroner av dette brukes til samarbeidsavtaler innen idrett og kultur. 63 I Eidsivas dokumenter om sponsing og regional utvikling er det vedtaket fra juni 2008 det vises til og vi oppfatter at det fremdeles i hovedsak er strategien fra 2008 som følges. Det har imidlertid skjedd en utvikling når det gjelder rutiner, åpenhet, habilitet og kvalitetssikring knyttet til sponsing. Denne 61 Rutiner for sponsorvirksomhet, versjon2, januar Framgår av Eidsivas rutiner for sponsorvirksomhet 63 Framgår bl.a. av styresak i EE 58/10. 55

57 utviklingen er blant annet knyttet opp til Eidsivas markeds- og omdømmearbeid. Enkelte milepæler nevnes i det følgende: Som en oppfølging av saken knyttet til prosjektet «Slipp energien løs» gjennomgikk Eidsiva interne rutiner og retningslinjer. Styret ville at det bl.a. skulle gjøres presiseringer i de etiske retningslinjene og at kontrollrutiner ved sponsing skulle gjennomgås og fremmes som egen sak i senere møte. 64 Prosjektet «Slipp energien løs» var imidlertid ikke sponsing eller midler til regional utvikling, men et forretningsmessig prosjekt for å promotere fornybar energi 65. Eidsiva har i løpet av de siste årene styrket budskapet om Eidsiva som drivkraft i Innlandet og dette er blitt innarbeidet som en rød tråd i kommunikasjonen. 66 Synliggjøring av sponsorvirksomheten skal støtte opp under dette og samarbeidsavtalene er ment å bidra til å utvikle Eidsivas omdømme i sin alminnelighet og styrke Eidsivas kundetilfredshet. Styret vedtok i mars at åpenhet rundt disse avtalene er viktig og at informasjon om samarbeidspartnere skulle vurderes på Eidsivas hjemmeside. På styremøtet i Eidsiva Energi AS juni ble Retningslinjer for Eidsivas sponsorvirksomhet lagt fram. Dette medførte at praksisen for sponsing ble skriftliggjort. Styret ble bl.a. orientert om at markedsdirektøren hadde fullmakt til å beslutte i alle saker vedrørende sponsing. Saker over kr skulle behandles i sponsormøter før beslutning ble tatt og det skulle være skriftlig innstilling i forkant av møtet. Det framgikk at ansatte i merkevareavdelingen deltok i sponsormøtene. Styret presiserte i sin behandling av saken at sponsorarbeidet var «markedsføring og profilering med mer og begrepet «støtte» i saken er misvisende». Styret ba videre «administrasjonen å legge til rette for at det blir skrevet protokoller ved samarbeidsavtaler, slik at det i ettertid kan dokumenteres hvem som har deltatt.» 69 Da retningslinjene presentert for styret ble fastsatt i Rutiner for Eidsivas sponsorvirksomhet 70, var sponsormøter erstattet med sponsorråd. Fra 2013 ble økonomidirektøren deltager i dette rådet. Det ble også utarbeidet nye maler for sponsoravtaler. Disse nye avtalemalene inneholder bl.a. punkter om rapportering og det ble vektlagt at gjenytelsen skal være proporsjonal med vederlaget, jf. det som er nevnt over om formålet med sponsing. Samarbeidsavtalene med breddeidrettslag er som regel toårige, mens breddeavtalene knyttet til kulturorganisasjoner samt fyrtårnavtalene som regel er ettårige. Det har blitt utarbeidet årsrapporter for 2012 og 2013 som er blitt vedlagt orienteringer til styret om sponsorvirksomheten. Slik orientering skal i henhold til rutinene gis første kvartal påfølgende år. En offentlig årsrapport om sponsing for 2013 er lagt ut på Eidsivas hjemmeside i mai Sak 42.1/10 65 Opplyst av Eidsiva 66 Bl.a. sak 16/11 hvor Eidsivas arbeid med omdømme var sak på styremøtet. 67 Styresak 16/11 i EE 68 Styresak 31/11 69 Styremøte 17. juni 2011, sak 31/11 70 Versjon 1, August

58 Sammenhengen mellom sponsing og regional utvikling i Eidsivakonsernet I styrevedtak 17. juni 2008 ble det besluttet å bruke cirka 25 millioner kroner til sponsing og regional utvikling samlet. Det er over henvist til at cirka 12 millioner er til idrett og kultur. Dette er de siste par årene redusert til cirka 10 millioner kroner. 71 Hvis en regner med «aktivering av avtalene» og administrasjon av virksomheten, blir summen til sponsing cirka 14 millioner kroner pr år. 72 I styredokument fra 2011 framkommer det at det er avsatt cirka 11 millioner kroner årlig til regional utvikling 73. I presentasjonen av Eidsivas retningslinjer for sponsorvirksomhet til styresak 31/11, framgår det at totalrammen er redusert til 22 millioner kroner årlig. Slik Revisjonen oppfatter det, har midler til sponsing og regional utvikling flere felles trekk. Det kan argumenteres med at begge typer midler har en profileringsside/ forretningsmessig side og en samfunnsside. Eidsiva ønsker å være en aktør i Innlandet som har evne og vilje til å bidra med kapital, nettverk og kompetanse til fornying og videreutvikling av regionen, og derigjennom være en viktig drivkraft for utvikling. Eidsiva arbeider aktivt med tiltak som de mener styrker Innlandet som bo- og arbeidsregion. På sikt vil dette føre til styrking av Eidsivas grunnlag for egen vekst. 74 Eidsiva Energi AS arbeider gjennom Eidsiva Vekst AS med ulike prosjekter som skal bidra til regional utvikling. Til sammen har Eidsiva Vekst i 2013 arbeidet med 14 regionale utviklingsprosjekter. Eidsivakonsernet brukte i 2013 totalt 22,5 millioner kroner på området Regional utvikling, hvorav 4,5 millioner kroner gikk til prosjekter i regi av Eidsiva Vekst, beskrevet i årsrapporten for De prosjektene som framgår av Eidsivas hjemmeside omhandler Universitet i Innlandet, midler til å styrke kompetansen på høgskolene på visse fagområder og dobbeltspor på jernbanen til Lillehammer. Det framkommer at engasjementet er økonomisk og strategisk. Eidsiva Vekst AS innhenter informasjon, analyserer, utreder, koordinerer, driver påvirkning og har dialog med politikere og beslutningstagere på ulikt nivå m.m. 77 Eidsiva Vekst AS sin innsats for regional utvikling gjøres på vegne av Eidsivakonsernet. Resultatene og verdiskapningen kommer primært andre deler av konsernet til gode, men er viktig for å nå de overordnede målene for konsernet. Samarbeidet mellom Eidsiva Vekst og morselskapet reguleres gjennom en avtale om konsernintern leveranse av tjenester Årsmelding om sponsing for 2012 og Saksframstilling til styresak i EE 16/11, samt årsmeldinger 73 Saksframstilling til styresak i EE 16/11 74 Basert på informasjon i årsmeldingen om Regional utvikling for Årsrapport om Regional utvikling for 2013 s I årsrapporten om Regional utvikling for 2013 er det på s. 7 gitt en totaloversikt over Eidsivas engasjement innenfor Regional utvikling. Dette er 1) Sponsing og PR (Eidsiva Marked) 10 millioner kroner, 2) Tiltak innen Regional utvikling (EE) 8 millioner kroner og 3) prosjekter (Eidsiva Vekst) 4,5 millioner kroner. 77 Basert på informasjon i årsmeldingen om Regional utvikling for Årsmelding om Regional utvikling for 2013 s

59 Figur 1 Figuren er hentet fra Eidsivas hjemmeside 8. mai 2014 og viser hvilke prosjekter innen regional utvikling Eidsiva har engasjert seg i gjennom Eidsiva Vekst Både sponsing og regionale utviklingstiltak vil således være med å gjøre Eidsiva synlig og at Eidsiva oppleves som en bidragsyter til at Innlandet skal være et godt sted å bo. Gjennom sponsing får Eidsiva profilering, mens organisasjoner får penger til sin virksomhet. Når det gjelder regionale tiltak forstår vi dette som at det gis støtte til tiltak som ikke nødvendigvis gir avkastning til selskapet på kort sikt, men som er med å legge til rette for bosetting, næringsutvikling og aktivitet i regionen på sikt. På oppstartsmøtet presiserte konsernsjefen at slike regionale tiltak alltid vil ha bakgrunn forventning om inntjening på lang sikt. 79 Begge budsjettdisponeringene kan sies å være ledd i samfunnsbyggingen. Når det gjelder støtte til regionale tiltak som ikke direkte regnes som sponsing, har det ikke vært tilsvarende utvikling knyttet til å få rutiner med kriterier og saksbehandlingsregler som beskrevet for sponsing ovenfor. Beslutning om midler til slike tiltak tas av konsernsjefen når aktuelle saker oppstår. 80 Også på temaet «regional utvikling» er det imidlertid blitt framlagt en rapport til styret for årene 2012 og I rapport fra forrige selskapskontroll ble det uttrykt at Eidsivas arbeid med regional utvikling er blitt drøftet i bedriftsforsamlingen. I møte i bedriftsforsamlingen våren ble Eidsivas rolle i regional utvikling tatt opp på nytt. Bedriftsforsamlingen pekte på at grensen mellom Eidsivas arbeid for å bidra til utvikling med mål om vekst i egen forretningsdrift og politikk var vanskelig, men at avveiningene så langt hadde vært greie. Bedriftsforsamlingen tok saken til orientering. 79 I referat fra oppstartsmøte 19. desember 2013 framgår det at «Konsernsjefen presiserte for øvrig at regionale tiltak ikke er sponsing. De behandles når de blir aktuelle, eksempelvis dobbeltspor, og vil alltid ha bakgrunn i forretningsmessige forhold (forventning om inntjening).» 80 Saksframstilling til styresak i EE, sak 16/11 81 Det samme gjelder temaet klima og miljø. 82 Møte i bedriftsforsamlingen 16. april 2013, sak 5/13. 58

60 Generelt om sponsing, relasjonsbygging, samfunnsbygging, etikk og korrupsjon Før selve undersøkelsen presenteres, mener revisjonen at det er relevant å vise til at sponsing og relasjonsbygging er blitt diskutert i lys av etikk og mulig risiko for korrupsjon i ulike veiledere og litteratur. Det er i vedlegg 3 gitt noen utdrag fra relevante kilder. 5.2 Revisjonskriterier Som det framgår foran har Eidsiva fastsatt rutiner for sin sponsorvirksomhet. Den første versjonen er fra august 2011, mens versjon to er fra januar Versjonen fra 2011 vil være kilden for vurdering av avtaler inngått i 2011 og 2012, mens versjonen fra 2013 vil være kilden for vurdering av avtaler inngått i Imidlertid er disse rutinene i all hovedsak samsvarende når det gjelder de revisjonskriterier vi benytter i denne undersøkelsen. Det framgår av rutinen for sponsorvirksomhet at for behandling av søknader gjelder konsernets regler for god personlig adferd med hensyn til habilitet og interessekonflikter. Disse føringene er tatt inn i Eidsivas etiske regelverk. Eidsivas etiske regelverk ble omarbeidet i og vedtatt av styret mars 24. mars Det etiske regelverket er senere oppdatert på enkelte punkter Etisk regelverk Eidsivas etiske regelverk er presentert under problemstilling 1. For fullstendighetens skyld, refererer vi de delene som er aktuelle for problemstilling 2 her. Habilitet og interessekonflikter Du skal ikke bruke din stilling til personlig vinning Du skal ikke påvirke eller avgjøre utfallet av en sak mellom Eidsiva og en annen part når du selv eller en av dine nærmeste, eksempelvis familie, slekt eller nære venner, er part i saken. 85 Du skal ikke tilby eller ta imot godtgjørelser, provisjoner eller andre fordeler som av andre kan vurderes til å påvirke et forretningsmessig forhold. Eidsiva har null-toleranse for korrupsjon. Ved tvil om habilitet og ved interessekonflikter skal du varsle din nærmeste leder, slik at du kan fritas fra videre befatning med saken. Deltagelse i annen virksomhet Du skal ikke utføre annet lønnet arbeid eller drive privat virksomhet som vil være i et slikt omfang at det kan gå utover dine forpliktelser overfor Eidsiva. 83 Advokatfirmaet Mageli ved adv. Stefan Jørstad var med på å kvalitetssikre interne rutiner knyttet til sponsing. Opplyst i e- post fra adv. Heidi Ekrem i Mageli 3. januar Det oppdaterte etiske regelverket ble utarbeidet på bakgrunn av en behovsanalyse med referanse til andre selskapers etiske regelverk og Transparency Internationals håndbok i antikorrupsjon. 85 I notatet vi fikk oversendt fra markedsdirektøren fra februar 2014 framgår markedsavdelingens egen vurdering av habilitet og interessekonflikter. Dette gjaldt de som pr i dag arbeider med sponsing. 59

61 Styreverv hvor du ikke er Eidsivas representant, skal alltid godkjennes på nivå med virksomhetsdirektør eller over. Dette omfatter ikke frivillige organisasjoner så fremt vervet ikke er lønnet, eller det setter deg i en interessekonflikt. 86 Gaver, sosiale arrangementer Du skal ikke tilby eller ta i mot gaver eller delta i arrangementer som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet. Din deltagelse i forretningsforbindelsers arrangementer skal avklares med nærmeste leder. Reiser og overnatting skal alltid dekkes av Eidsiva Rutiner for Eidsivas sponsorvirksomhet 87 Fra Eidsivas rutiner for sponsing trekker vi her fram følgende punkter: Kriterier for sponsoravtaler Vi støtter aktiviteter med varlighet over tid Barn og unge prioriteres i vår breddeprofilering Våre fyrtårn skal ha spesiell regional verdi og drives med et stort innslag av frivillighet Vi støtter frivillige initiativ fremfor kommersielle arrangement Eidsiva sponser ikke: a) enkeltbegivenheter b) fysiske anlegg eller drift c) enkeltutøvere d) aktiviteter som er det offentliges ansvar Retningslinjer for tildeling Innen breddeidrett gis alle idrettslag som søker den samme behandlingen. Støtten vurderes ut i fra antall registrerte medlemmer i de ulike lagene og utgjør i utgangspunktet 100 kroner pr medlem. Støtten kan variere noe på bakgrunn av den samlede profileringen vi oppnår. Prinsippet om likebehandling gjelder også fyrtårn, men avtalene blir i større grad bestemt av fyrtårnets markedsverdi Det er et mål, men ikke styrende, å ha en jevn geografisk fordeling av sponsormidler innenfor Eidsivas satsningsområde. Beslutningsprosess og administrative rutiner Forespørslene skal behandles raskt og senest innen 3 uker fra mottatt søknad. 86 Siste setning kom med i andre versjon av det etiske regelverket. 87 Ordlyden er ikke på alle punkter fullstendig gjengitt. Et punkt om tildeling av billetter er ikke tatt med i denne oversikten. Punktene som er gjengitt er like i versjon 1 og versjon 2 av rutinen. 60

62 En god del av søknadene håndteres løpende av administrasjonen. Dette gjelder søknader som åpenbart er i henhold til våre retningslinjer og hvor beløpet er under kroner. Alle søknader som overstiger kroner, krever en skriftlig innstilling i forkant av møtet. Det skal føres protokoll fra behandlingen av disse søknadene. 88 Alle svar på søknader skal arkiveres og inngåtte avtaler skal arkiveres både elektronisk og fysisk. Administrasjonen skal følge et internt system for regnskapsmessig periodisering av avtaler og løpende rapportere økonomisk status til konsernet regnskap. Anvisning av sponsormidler er til enhver tid i tråd med konsernets fullmaktsstruktur. Åpenhet og tilgjengelighet Eidsivas strategi for sponsoraktivitet skal være åpen og tilgjengelig. Vi bruker tradisjonelle kanaler og nye elektroniske medier for å synliggjøre vår sponsoraktivitet. På web-siden skal følgende være tilgjengelig: Hvordan søke om sponsormidler fra Eidsiva Kriterier for tildeling av sponsormidler Beslutningsprosess knyttet til søknader Oversikt over alle vi sponser. Oversikten skal oppdateres minimum 1. juni og 1. desember hvert år. Rutinen for Eidsivas sponsorvirksomhet gjøres tilgjengelig for allmennheten på forespørsel og legges for øvrig på vår Intranettside. Det spørres i problemstillingen i hvilken grad reglement, retningslinjer og rutiner følges. Som det framgår over er det en rekke regler, retningslinjer og rutiner. I tillegg til de skriftlige rutinene som er nedfelt, mener Revisjonen at styret i Eidsiva Energi AS i sak 31/11 har gitt føringer om at det skal føres protokoll ved samarbeidsavtaler slik at det i etterkant kan sees hvem som har vært med å behandle sakene. Eidsiva har tatt dette inn i rutinen knyttet til saker over kr som dermed skal behandles i sponsorråd. Eidsiva opererer i rutinen med begrepene «kriterier» og «retningslinjer» i overskriftene. 89 Kriterier er oppfattet som at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falskt» 90 ) 91. Retningslinjer er normalt ikke bindende, men kan være normerende og retningsgivende ved å peke på ønskede og anbefalte handlingsvalg. Juridisk er en tradisjonell definisjon på retningslinjer at de ikke er normer som gir «direkte svar på de rettsspørsmål som skal løses, men som gir anvisning på momenter som kan, eller skal, tas i betraktning ved løsning av spørsmålene, og som undertiden også gir visse antydninger om hvilke vekt 88 I styremøte 17. juni 2011 ba styret om at administrasjonen skulle legge til rette for at det blir skrevet protokoller ved samarbeidsavtaler, slik at det i etterkant kan dokumenteres hvem som har deltatt. Dette er tatt inn i rutinen for saker over kr ,- 89 I presentasjonen av Eidsivas sponsorvirksomhet for styret i sak 31/11 var overskriften på selve dokumentet «Retningslinjer for Eidsivas sponsorvirksomhet». Dette dokumentet er nå kalt «Rutiner for Eidsivas sponsorvirksomhet». 90 Definisjon gitt i «Bokmålsordboka» 91 I forvaltningsrevisjon opereres det med revisjonskriterier. Dette er de krav og forventninger som revisjonsobjektet skal vurderes i forhold til. 61

63 de forskjellige momentene skal tillegges». 92 Når det gjelder beslutningsprosessen som framkommer i rutinen, regulerer disse dels hvem som skal behandling hvilke saker og dels hvordan sakene skal behandles. Regler om saksbehandling og beslutningsprosesser har som regel som et av sine formål å sikre forsvarlig saksbehandling. I og med at Eidsiva har fastsatt rutinene, kan Eidsiva ha hatt andre tanker om forståelsen av de ulike inndelingene og begrepene som er benyttet. Revisjonen mener imidlertid at det i denne revisjonen er naturlig å legge til grunn at kriterier bør inneholde noen kjennetegn som gjør at de enten faller innenfor eller utenfor, mens retningslinjer angir momenter som skal vektlegges. Vi har nedenfor angitt om revisjonskriteriene vi benytter, er omtalt under kriterier eller retningslinjer i Eidsivas rutinedokument. Der de framgår under andre overskrifter, er det ikke angitt noe Utvalgte revisjonskriterier Ut fra de regler, retningslinjer og rutiner som framgår ovenfor, er følgende benyttet som revisjonskriterier i denne undersøkelsen: 1. Barn og unge prioriteres i breddeprofilering- kriterium 2. Eidsiva støtter frivillig initiativ fremfor kommersielle arrangement- kriterium 3. Eidsiva sponser ikke enkeltbegivenheter, fysiske anlegg eller drift, enkeltutøvere og aktiviteter som er det offentliges ansvar -kriterium. 4. Innen breddeidrett behandles like tilfeller likt - retningslinje. 5. Fyrtårnavtaler skal ha «spesiell» regional verdi og drives med stort innslag av frivillighetkriterium. 6. På grunn av inhabilitet skal markedsdirektør ikke behandle saker fra Energiråd Innlandet og Vitensenteret, pr- og markedssjef skal ikke behandle saker om Ringsaker Idrettsforening, sponsorkoordinator skal ikke behandle saker om Hamar olympiske anlegg og Storhamar håndball og økonomidirektør for Eidsiva Energi AS skal ikke behandle saker om Hamkam. 7. Ansatte skal ikke tilby eller ta i mot gaver eller delta i arrangementer som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet etiske retningslinjer. 8. Deltagelse i forretningsforbindelsers arrangementer skal avklares med nærmeste leder. Reiser og overnatting skal alltid dekkes av Eidsiva etiske retningslinjer. 9. Fordelingen mellom fyrtårn og breddeavtaler er ca 50/ Alle saker over kr behandles i sponsorråd. Det skal foreligge skriftlig innstilling i forkant av møtet og det føres protokoll fra disse møtene. 11. Det utarbeides en årsrapport for sponsorvirksomheten hvert år som presenteres for styret i løpet av første kvartal året etter. 12. Eidsivas sponsorstrategi er åpen. Tilgjengelig og vedtatt informasjon ligger på hjemmesiden. 92 Eckhoff: Rettskildelære

64 5.3 Data Oversikt over ramme og fordeling av midler I 2011 var rammen for sponsing og regional utvikling til sammen 22 millioner kroner. Av disse var ca 14 millioner kroner til sponsing. 93 Eidsiva ga støtte gjennom omlag 160 samarbeidsavtaler innen idrett og kultur. 94 Når det gjaldt fyrtårn var det 11 fyrtårn innen idrett og åtte fyrtårn innen kultur som mottok mellom kr og kr Til sammen delte Eidsiva ut kroner til fyrtårn idrett og kultur. 95 Fordelingen mellom fyrtårn og støtte til breddeaktivitet for barn og unge var i 2011 cirka 60/ I 2012 var antall samarbeidsavtaler omlag av avtalene gjaldt idrett og 29 gjaldt kultur. Eidsiva hadde elleve avtaler om fyrtårn idrett (dette inkluderer olympiske anlegg) på mellom og , og sju avtaler om fyrtårn kultur på mellom og kr. Totalsummen til sponsing var fremdeles på cirka 14 millioner. Ut fra informasjonen i årsmeldingen kan det regnes ut at cirka 53% av midlene gikk til fyrtårnene. For 2013 er tallene som følger 98 : Eidsiva hadde 190 sponsoravtaler. 22 av avtalene var fyrtårnavtaler. Oversikten i årsmeldingen gitt til styret viser elleve fyrtårnavtaler knyttet til idrett og sju til kultur 99. Ut fra den informasjonen som framkommer i årsrapporten utgjør fyrtårnene 50%. Cirka 14 millioner kroner gikk til sponsoravtaler av dette er cirka ti millioner kroner til selve summen som avtales i kontrakter. 170 av avtalene gjaldt idrett, mens 28 avtaler gjaldt kultur Konkrete sponseobjekter Revisjonen har gått igjennom 31 sponsoravtaler. Utvalget er gjort ved å plukke ut fra oversikten som lå på Eidsivas nettsted ved oppstarten av undersøkelsen. Disse er fordelt på: 13 avtaler med breddeidrettslag 2 avtaler bredde kultur 4 fyrtårnavtaler innen idrett 3 fyrtårnavtaler innen kultur 3 fyrtårnavtaler vedrørende anlegg 6 avtaler diverse Eidsiva opererer med fire kategorier; bredde idrett, bredde kultur, fyrtårn idrett og fyrtårn kultur. Bakgrunnen for at vi har tatt med to kategorier til, er at enkelte avtaler ikke naturlig falt inn under 93 I vedlegg 4 til sak 16/11 gis det en oversikt over fyrtårn idrett og kultur. 94 Framgår bl.a. av saksframstilling til styresak i EE 16/11 95 Framgår av saksframstilling til styresak i EE 16/11 96 Saksframstilling til styresak i EE 31/11 97 Tallene framgår av årsmeldingen om sponsing for Utregningene er gjort av Revisjonen. 98 Framkommer av årsrapporten om sponsing for Eidsiva har avtale med alle de tre olympiske anleggene i regionen, og dette er samlet under overskriften «Olympiske anlegg». Videre er omfatter «Krafttak for fotball» fire ulike klubber. For at det skal være samsvar mellom oversikten over avtalene og opplysningen om 22 avtaler, må hvert av de olympiske anleggene telle som en avtale, mens «Krafttak for fotball» er én avtale. 63

65 disse kategoriene, og for at det framstillingsmessig i denne rapporten da lettere kan gis oversikt og kommentarer både til de typiske avtalene og til de som er noe mer spesielle. Av hensyn til at kontraktene i utgangspunktet anses som forretningsavtaler og ikke er offentlige, er de ulike avtalene i all hovedsak ikke identifisert. Hvilke organisasjoner Eidsiva sponser er imidlertid offentlig kjent både gjennom at informasjon om dette er tilgjengelig på Eidsivas nettside ( og at det framgår av hjemmesiden til de organisasjonene som sponses. Profilering på hjemmesiden er et av standardvilkårene i avtalene. Når det gjelder summer i avtalene er de ikke tatt med unntatt i de tilfeller hvor summene har betydning for vurderingen vi skal gjøre. Dette innebærer at på breddeidrettsavtaler hvor Eidsiva legger vekt på likebehandling og tar utgangspunkt i kr 100 pr aktive unge medlem, vil summen bli vist for å kunne se om føringen er fulgt opp. Videre vil det bli gjort rede for om avtalene er over kr fordi dette tilsier at sakene ut fra rutinene skal behandles i sponsorrådet. Når det gjelder andre, mer spesifikke, gjenytelser, for eksempel knyttet til VIP-billetter, sponsorobjektenes forpliktelse til å delta på ulike arrangement for Eidsiva, deltagelse i ulike sponsorarrangementer, turer, B2B- arrangementer o.l. er det etter revisjonens oppfatning en del av oppdraget å synliggjøre på et overordnet nivå av hvilken type og i hvilken grad slike vilkår finnes. a) Breddeidrettsavtaler En av avtalene som lå på hjemmesiden var datert 27. mai 2009 og gjaldt for 2009 og Denne er ikke med i den følgende gjennomgangen. Alle avtalene, med unntak av en, er to-årige avtaler. Den siste avtalen er ettårig og den er knyttet opp til idrettskretsen i Hedmark og Oppland innen en idrett og skal sponse de beste ungdomsutøverne innen idretten. Avtalene inngått etter mai 2013 har tatt utgangspunkt i Eidsivas nye mal. To av avtalene er på over kr og disse er undertegnet av markedsdirektøren. Avtalene under kr er undertegnet PR-sjefen eller tidligere ansatte i merkevareavdelingen. En av avtalene under kr gjelder Ringsaker IF ski, og denne er undertegnet av markedsdirektøren. Fem av avtalene oppgir antall medlemmer i klubben som sponses. Bare én av avtalene har opplysninger om hvor mange av de aktive som er under 18 år. En av avtalene som er på kr har ikke oppgitt antall medlemmer. I de fem avtalene som nevner antall medlemmer, framgår følgende: Oppgitt 450 medlemmer: mottar kr , motytelse: bl.a. profilering på drakter i enkelte avdelinger, jakker til trenere, annonse og skilt. Oppgitt 150 registrerte utøvere: mottar kr , motytelse: bl.a. profilering på drakter/dresser, reklame, annonse logo på hjemmeside, omtale som samarbeidspartner der det er naturlig Oppgitt cirka 100 aktive medlemmer: mottar kr ,-, motytelse: bl.a. profilering på dress, skilt, logo på trykksaker, profilering på hjemmeside. 64

66 Oppgitt cirka 800 medlemmer: mottar kr ,-, motytelse: skilt og logo. Oppgitt 320 aktive spillere, cirka 280 under 18 år: mottar kr ,-, motytelse: profilering på drakter, skilt, to sesongkort, to invitasjoner til arrangementer, logo på hjemmeside og arena, sponsor av idrettsskole, hovedsponsor av cup m.m. På de avtalene vi gått igjennom har motytelsene altså vært profileringstiltak. b) Bredde - kultur Her er to avtaler gjennomgått som begge er fra Ingen av avtalene er satt opp på Eidsivas mal for samarbeidsavtaler på under kr med kulturorganisasjoner. Den ene har brukt et oppsett som har likhetstrekk med malen, mens den andre har en noe «friere» form. Den ene avtalen gjaldt et show med fokus på lokale aktiviteter for barn og unge. Denne avtalen gjaldt et show i Eidsivas motytelse var ulike profileringstiltak. Avtalen var på kr og er undertegnet av PR- sjefen. Den andre avtalen var toårig knyttet til et musikktilbud for barn og unge. Eidsiva skulle få profilering på ulike måter, fem billetter til arrangementer og to invitasjoner til en avslutningskonsert. Det var også tatt inn et punkt i avtalen om private konserter for Eidsiva etter nærmere avtale. Avtalen er på under kr og er undertegnet av ansatt i merkevareavdelingen. c) Fyrtårn- idrett Vi har sett på fire avtaler. Alle avtalene er inngått i 2013 etter ny mal og er av ett-års varighet. Samtlige er underskrevet av markedsdirektøren. Avtalene gjelder eliteklubber eller klubber i 1. divisjon innen håndball og fotball. Eidsivas motytelse i kontraktene varierer en del. Enkelte er først og fremst preget profileringselementer ved logo, skilt, draktreklame, gulvreklame, annonser, reklamespoter, samarbeidspartner på hjemmesiden m.m. Som regel har Eidsiva rett til å benytte noen av spillerne til sine arrangementer. Enkelte av avtalene innebærer at spillere og funksjonærer skal stille til salgsrettet aktivitet for Eidsiva før og på kampdag på hjemmekamper. I avtalene er det tatt inn avtalevilkår om billetter til kamper og andre arrangement. I de konkrete avtalene varierer forpliktelsen fra noen VIP-billetter og enkeltbilletter til hver hjemmekamp til ganske 65

67 omfattende opplevelseselementer med flere sesongkort, VIP-kvelder, bespisning under hjemmekamper, reise til bortekamper, adgang til sponsorsamlinger, noen få plasser på vinsmaking, lutefisklag og B2B-arrangement d) Fyrtårn - kultur Her har vi sett på tre avtaler. En er fra 2012, en er fra 2013 og en er fra Undersøkelsen har i utgangspunktet avgrenset seg til avtaler inngått i 2012 og Dette er gjort av hensiktsmessighets grunner ikke fordi det etter dette har skjedd endringer av betydning som gjør en undersøkelse av avtaler inngått i 2014 lite relevante. Da revisjonen ba om innsyn i avtalen vedrørende ett av fyrtårnene, fikk vi oversendt avtale inngått februar Revisjonen ser ingen grunn til ikke å ta denne med i framstillingen. Avtalen fra 2013 og 2014 følger avtalemalen vedtatt i Avtalene er ett-årige og er underskrevet av markedsdirektøren. En avtale gjelder to teaterspill i anledning jubileer. Her er profilering og til sammen 100 billetter det Eidsivas skal få som motytelse. En annen avtale er med Lillehammer kunstmuseum. Deler av denne avtalen gjelder at museet står ansvarlig for et prosjekt kalt «Vann i kunsten» som Eidsiva har interesse av. Eidsiva er som eneste virksomhet profilert på hjemmesiden til museet. Lillehammer kunstmuseum får i overkant av 8 mill. kr. på statsbudsjettet 102. Den siste avtalen vi har sett på er Festspillene i Elverum. Festspillene er knutepunktfestival og får om lag 2,3 millioner kroner over statsbudsjettet. 103 Motytelsen for Eidsiva er dels profilering og dels billetter til vanlige arrangement, avtaler om felles sponsorarrangement og avtaler om spesielle arrangementer for Eidsiva. Billettene er dels oppgitt som et antall billetter til representanter fra Eidsiva (i ett tilfelle tre representanter fra Eidsiva med følge). I tillegg har Eidsiva i en av avtalene rett på at virksomheten som sponses stiller opp for Eidsiva med egne arrangement (enten hos Eidsiva eller hos virksomheten) og billetter og årskort som Eidsiva kan dele ut til sine samarbeidspartnere. e) Fyrtårn -anlegg Revisjonen har sett på avtalene for Lillehammer Olympiapark AS, Hamar Olympiske anlegg AS og Gjøvik olympiske anlegg AS. Revisjonen har vært noe usikker på hvordan disse skal klassifiseres og vi har valgt å lage en egen kategori for disse avtalene. 100 Business to business 101 1) to VIP-billetter og 10 enkeltbilletter til hver hjemmekamp 2) 10 stk sesongbilletter, tre VIP-plasser gjennom sesongen, inntil 25 billetter til utvalgte kamper 3)Bl.a. VIP-kveld, reise på bortekamp, fire VIP årskort til hjemmekamper, to årskort til hjemmekamper, 50 billetter til hjemmekamper, seks adgang sponsorsamlinger ved hjemmekamper, to adgang sponsorsamlinger 4) 10 VIP-billetter med bespisning, 40 sesongkort næringsliv, fire plasser på innenlandstur/bortekamp, fire plasser kick-off, fire plasser lutefisklag, 4 plasser vinsmaking 102 Revidert budsjett 2014 hvor det var oppgitt at vedtaket i 2013 var kr. 103 Revidert budsjett 2014 hvor det var oppgitt at vedtaket i 2013 var kr. 66

68 På disse anleggene varierer samarbeidsavtalene fra ett år til over fire år. De av avtalene som er over kr , er underskrevet av markedsdirektøren. Eidsivas motytelse kan være profilering på ulike måter i anleggene og på hjemmesider, samt annonse. I tillegg kan det være enkelte ytelser knyttet til billetter til arrangementene i anleggene og evt bruk av lokaler. Disse avtalene er for to av anleggene knyttet til medlemskap i laug eller forum; Fjellhallauget ved Gjøvik Olympiske Anlegg og Fakkelforum ved Olympiaparken på Lillehammer. En motytelse i avtalene er at deltagerne i laug/forum har årlige treffpunkter. Treffpunktene vil bla. ha samfunns- og næringsutvikling som tema. I en av avtalene er det bl.a. avtalt at en studietur skal arrangeres årlig. Det framgår ikke av avtalen hvordan utgiftene til studieturen dekkes, men Eidsiva har opplyst at de ikke har noen fast representant i Fjellhallauget og at de normalt ikke deltar på studieturer og andre arrangement som krever overnatting. Hvis de mener det er relevant for Eidsiva å være med, vil Eidsiva dekke regningen. 104 f) Annet Vi har mottatt seks avtaler som vi har klassifisert under kategorien «Annet». Flere av disse avtalene er utgått på dato. Avtalene som gjaldt perioden og ligger det utenfor denne undersøkelsen å gå nærmere inn i. Avtalene gjaldt 1) en sjakkturnering og 2) utgivelse av klimabok Green Earth UB. To avtaler er utgått på dato, men har vært gjeldende i perioden som undersøkes. Den ene av disse gjaldt fra 1. august 2008 til 31. desember Den andre gjaldt 2012 og Begge avtalene er underskrevet av markedsdirektøren. En av avtalene er knyttet opp mot et spillerutviklingstiltak som synes å være et samarbeid mellom en rekke klubber knyttet til et anlegg. Eidsiva skal bl.a. ha reklame på spillerdrakter og arenareklame. Den andre avtalen er inngått i 2011 og gjelder profileringsskilt på en idrettspark. 105 De andre avtalene er inngått i Disse er ikke over kr , er underskrevet av PR-sjefen og er utformet med bakgrunn i avtalemalen fra Avtalene gjelder et kulturarrangement i Gjøvik og en fotballturnering for barn i alderen 6-12 år. Motytelsen på disse arrangementene er profilering av Eidsiva Saker behandlet i sponsorråd Det finnes få referater fra møter i sponsorråd fra før Eidsiva har funnet en protokoll fra 2011 og en protokoll fra I 2013 ble det avholdt fire møter som det er skrevet protokoller fra. Det 104 Opplyst i e-post fra økonomidirektøren 10. juni Ut fra innholdet i avtaleneknyttet til geografi og tidspunkt for inngåelse, kan denne avtalen være en forlengelse av den andre avtalen som er omtalt her. I tilfelle er spillerutviklingsmomentet borte i den nye avtalen, men avtale om arenareklame er fornyet. 106 Sponsorkoordinator opplyste ved dokumentgjennomgang 6. mars 2014 at det ikke var referater fra før Imidlertid har Eidsiva gjort nærmere undersøkelser og funnet en protokoll fra 2011 og en protokoll I tillegg har de funnet sju notater som var saksframstillinger til møter i sponsorrådet. Av protokollen fra første møte i 2013, er det vist til en beslutning tatt i forrige sponsorråd. Ut fra dette kan det se ut til at det er avholdt flere møter i sponsorråd, men at det ikke er ført protokoll fra alle møtene. 67

69 synes å være skriftlig notat/innstilling til de fleste sakene som ble behandlet i sponsorråd i Det er også funnet til sammen sju notater som er saksgrunnlag for saker som ble behandlet før Av de avtalene vi har gått igjennom fra er følgende over kr : Elverum håndball, Festspillene i Elverum, Hamkam, KIL toppfotball, LFH09, Lillehammer kunstmuseum og Storhamar håndball Elite. Av disse finner Revisjonen bare Hamkam som sak i sponsorrådet. Hamkam-avtalen er behandlet i tre møter. I møtet 11. februar 2013 og 16. desember 2013 var økonomidirektør med, mens i møtet 7. februar 2014 framgår det at økonomidirektøren ikke var til stede når beslutningen ble tatt. Det framgår ikke om han var til stede under diskusjonen av saken Presentasjon av årsmelding for styret Eidsiva har laget en rapport om sponsing for årene 2012 og Disse er presentert for styret i Eidsiva Energi AS hhv. 13. juni og 8. mai Informasjon på Eidsivas hjemmeside På Eidsivas hjemmeside ligger informasjon om: Hvordan det kan søkes om sponsormidler og av frister Kriterier for tildeling av sponsormidler Beslutningsprosess Det er informert om at søknadene behandles av sponsorråd som ledes av markedsdirektør. Alle organisasjoner som Eidsiva sponser ligger tilgjengelig på hjemmesiden. 110 Revisjonen tok utskrift av lista på nett 12. desember Da står det i teksten at oversikten var oppdatert pr 15. januar Videre har bl.a. følgende informasjon på hjemmesiden fram til omlag mai : 107 Orienteringssak Orienteringssak Eidsiva har opplyst at rapportene også er lagt ut til møter med bedriftsforsamlingen. Tilsvarende skal være gjort for årsrapport om regional utvikling, samt årsrapport om klima og miljø. 110 En kort periode var siden nede fordi den ble oppdatert. Den er senere flyttet slik at den ikke lenger ligger under «sponsing» på hovedsiden, men til siden althengersammen. 111 Revisjonen har ikke dato for når denne siden ble skiftet ut. 68

70 For å melde deg på tjenesten - send en SMS med kodeord "Idrett" eller "Kultur" til De som blir trukket ut og vinner billetter kontaktes fortløpende. Har du ikke InnlandsSpot? Les mer og bestill her Du kan vinne billetter til flere ulike arrangementer i regionen avhengig av sesong og antall ledige billetter. Tidligere har vi delt ut billetter til bl.a. disse arrangementene/arrangørene: Festspillene i Elverum Gjøvik Fjellhall (diverse arrangement) HamKam Hunderfossen Familiepark Kirsten Flagstad Festival Lillehammer Ishockey Litteraturfestivalen Ringsakeroperaen Storhamar Dragons Vikingskipet (diverse arrangement) Fra omlag mai 2014 har Eidsiva åpnet tjenesten «Billettluka». Følgende informasjon ligger på hjemmesiden pr 29. mai 2014: 69

71 InnlandsSpot er vår mest populære strømavtale, der du som kunde får en rekke fordeler med på kjøpet. Nå lanserer vi enda en eksklusiv fordel gjennom applikasjonen Billettluka! Billettluka er en ny applikasjon der du som er InnlandsSpotkunde enkelt kan få oversikt over, og bestille gratis billetter til idretts- og kulturarrangementer i Innlandet. Appen fungerer både via PC og på mobile plattformer. Vi kan ikke garantere at det bestandig vil være ledige billetter tilgjengelig, men vi kan garantere at vi legger ut ledige billetter fortløpende - så snart vi har mottatt dem fra våre samarbeidspartnere. Slik bestiller du: Gå inn på eidsivaenergi.no/billettluka Velg arrangementet du vil delta på Velg antall billetter Klikk bestill og fyll ut din kontaktinformasjon Du vil motta en bekreftelse på e-post når vi har mottatt din bestilling. Gjennom vårt kundesystem får vi bekreftet om du er InnlandsSpotkunde eller ikke, og du vil få tilsendt en e-post når vi har behandlet din forespørsel. De fleste billetter vi tilbyr vil bli tilsendt pr. post om ikke annet er oppgitt. 5.4 Vurderinger De vurderinger som gjøres nedenfor er knyttet til de føringer, retningslinjer og rutiner Eidsiva selv har satt opp for sin virksomhet og som framgår av de revisjonskriteriene vi har valgt Sponsing 1. Barn og unge prioriteres i breddeprofilering Dette kriteriet setter etter revisjonens oppfatning ikke en skranke mot at støtte kan tildeles enkelte andre grupper, men barn og unge bør være hovedmålgruppen i de aller fleste avtalene for at kriteriet skal være oppfylt. I de breddeavtalene Revisjonen har gått igjennom både når det gjelder idrett og kultur er barn og unge i stort flertall. Når det gjelder idrett, har sponsorkoordinator opplyst at de forsøker å undersøke hvor mange aktive barn og unge som er aktive medlemmer i idrettslaget. Revisjonen har ikke undersøkt nærmere hvilke undersøkelser Eidsiva foretar for å finne antallet barn og unge som danner grunnlag for vurderingen av Eidsivassponsing. 2. Eidsiva støtter frivillig initiativ fremfor kommersielle arrangement 112 Dette kriteriet er ikke utformet som en absoluttregel. Det er derfor ikke mulig å si at praksis strider mot vedtatte kriterier fordi om det finnes samarbeidsavtaler med kommersielle arrangement. 112 Eidsiva er opptatt av at begrepet støtte ikke skal brukes knyttet til sponsing fordi dette er avtaler hvor partenes ytelser skal være proporsjonale. Flere av kriteriene bruker imidlertid begrepet støtte, og dette punktet er sitert fra kriterium 5 i Eidsivas rutiner. 70

72 Revisjonen mener dessuten at frivillige initiativ ikke trenger å være en motsetning til kommersielle arrangement. For eksempel vil Sommerslagere på Gjøvik gård etter revisjonens oppfatning både være et frivillig initiativ og et kommersielt arrangement. Det kan stilles spørsmål ved om kriteriet er tilstrekkelig klart til å være et kriterium. Eidsiva har som nevnt en rekke fyrtårnavtaler med idrettsklubber i eliteserie og 1. divisjon. Dersom det legges til grunn at f.eks. idrettsaktivitet på høyt nivå har forretningsmessig interesse, vil enkelte av fyrtårnavtalene kunne sies i alle fall delvis å være kommersielle arrangement. 3. Eidsiva sponser ikke enkeltbegivenheter, fysiske anlegg eller drift, enkeltutøvere og aktiviteter som er det offentliges ansvar. Dette kriteriet er av Eidsiva utformet som en absolutt regel. Enkeltbegivenheter: Når det gjelder kriteriet om at Eidsiva ikke sponser enkeltbegivenheter, er det et spørsmål hvordan dette skal tolkes. Oversikten viser at Eidsiva sponser enkelte køpper og årlige arrangement. Dette er muligens ikke i strid med interne føringer fordi det gjentas årlig. Ut fra oversikten over avslag kan det likevel se ut til at flere søknader er blitt avslått med begrunnelse «enkeltarrangement» selv om det kan se ut til at det skjer årlig. I og med at vi ikke har gått inn i disse søknadene, kan imidlertid ikke det dokumenteres. Det vi har dokumentasjon på er at det finnes eksempler på at jubileumsforestillinger er sponset. Jubileumsforestillinger må sees som en enkeltbegivenhet. Dette synes ikke å være i tråd med prinsippet om at enkeltbegivenheter ikke sponses. Fysiske anlegg eller drift: På tross av at Eidsiva uttrykker i sine retningslinjer at de ikke sponser fysiske anlegg eller drift, har de avtaler med Gjøvik Olympiske anlegg AS, Hamar Olympiske anlegg AS og Lillehammer Olympiapark AS. Eidsiva har også støttet enkelte mindre anlegg bl.a. en idrettspark (avtalen gjaldt ). Eidsiva har hatt en avtale med Totenhallene, men denne avtalen gjelder vanlig profilering på drakter og spillerutvikling primært på spillere i alderen år. Ut fra størrelsen var dette en fyrtårnavtale. Når det gjelder avtalen med Gjøvik Olympiske Anlegg er den tegnet som medlem i Fjellhallauget. En av selskapets ledere representerer Eidsiva i laugsarbeidet. Støtten til Lillehammer Olympiapark AS er gjennom forumet Fakkelforum. Enkeltutøvere: Revisjonen har ikke funnet eksempler på at Eidsiva støtter enkeltutøvere 113. Aktiviteter som er det offentliges ansvar: Revisjonen ser at det gis sponsorstøtte til en del virksomheter som mottar betydelig støtte over statsbudsjettet. Lillehammer kunstmuseum er en offentlig stiftelse og får om lag 8 millioner kroner på statsbudsjettet. Deler av avtalen innebærer at Eidsiva profileres som kunstmuseets samarbeidspartner. Etter Revisjonens oppfatning ligner dette på andre profileringsavtaler. Dette synes å være i strid med kriteriet om ikke å sponse fysiske anlegg eller drift. 113 Eidsiva er «fadder» til spillere på enkelte elitelag, noe som medfører høytaleropprop av Eidsiva når spilleren presenteres. 71

73 Utover profilering som Kunstmuseets samarbeidspartner, gjelder avtalen prosjektet «Vann i kunsten» hvor Lillehammer kunstmuseum er prosjektansvarlig. Målet er å la ungdom bli kjent med kunstfoto med utgangspunkt i tema vann, kraft og energi og avsluttes med en utstilling under Eidsivas årlige arrangement «Vannslippet». Dette synes å være en avtale om et arbeid som skal gjøres i et felles prosjekt, som etter Revisjonens vurdering ikke er i strid med kriteriet. På lignende måte mottar bl.a. festspillene i Elverum og Ringsakeroperaen støtte over statsbudsjettet. I hvor stor grad det er et offentlig ansvar å støtte opp om kulturlivet, er det politisk ulike oppfatninger om. Revisjonen oppfatter at Eidsivas mener at å støtte aktiviteter som er et supplement til offentlige bidrag ikke er i strid med kriteriet, og at det er forskjell på offentlig støtte og offentlig ansvar. Det offentlige har ansvar for f.eks. skoler og barnehager, men der en organisasjon/aktivitet er delvis finansiert med offentlig støtte og organisasjonen/aktiviteten selv har ansvaret for drift og finansiering, ikke er i strid med kriteriet. Revisjonen har ikke merknader til dette. Generelt når det gjelder dette kriteriet oppfatter revisjonen Eidsiva slik at de avtalene de inngår knyttet til anlegg, enkeltbegivenheter m.m. er spesielt begrunnet og at det er profileringsavtaler. Etter revisjonens vurdering er de fleste samarbeidsavtalene profileringsavtaler i den forstand at penger byttes med ulike profileringstiltak. Det som er ulikt er hvor profileringen framkommer og hva som er utgangspunktet for at samarbeidsavtaler inngås. 4. Innen breddeidrett behandles like tilfeller likt I retningslinjene framgår det at utgangspunktet for breddeidrettslag er kr 100 pr medlem. Eidsivas sponsorsatsing på bredde skal ha hovedvekt på barn og unge og det er derfor aktive medlemmer under 16 år som er utgangspunktet for støtten 114. I en del av sakene er det vanskelig for utenforstående å se hvor mange medlemmer Eidsiva har lagt til grunn og hvor mye undersøkelser som gjøres for å klarlegge antallet. Eidsiva har opplyst at det gjøres undersøkelser. Det framgår også av retningslinjene at støtten kan variere noe på bakgrunn av den samlede profileringen Eidsiva oppnår. I og med at det i få av søknadene er oppgitt antall barn som er aktive medlemmer, er det vanskelig å kontrollere om i hvor stor grad dette utgangspunktet er ivaretatt. Revisjonen ser likevel at i den ene avtalen antall barn under 19 år var opplyst, var sponsingen cirka 125 kr pr barn. Ulike profileringstiltak var motytelse. 5. Fyrtårnavtaler har «spesiell» regional verdi og drives med stort innslag av frivillighet Når det gjelder fyrtårnavtalene innen idrett er det et vilkår at avtalepartneren er i en av de to høyeste divisjonene. Dette er oppfylt i de avtalene vi har sett på. Eidsiva selv har vurdert at klubber/lag som er i de to øverste divisjonene har regional verdi. Hvor stor grad av frivillighet det er i slike toppklubber, er ikke undersøkt. Vi kan derfor ikke konkludere på graden av frivillighet knyttet til fyrtårnavtalene innen idrett. Når det gjelder kultur, er bl.a. litteraturfestivalen på Lillehammer og Festspillene i Elverum fyrtårn. På hjemmesiden til Lillehammer litteraturfestival er det opplyst at de har over 200 frivillige. Festspillene 114 Opplyst av sponsorkoordinator 6. mars

74 i Elverum har ikke profilert frivillighet på sin hjemmeside, og revisjonen vet derfor ikke hvor stor grad av frivillighet det er under dette arrangementet. Revisjonen har ikke grunnlag for å mene at dette kriteriet ikke er oppfylt. 6. Etterlevelse av inhabilitet Som nevnt tidligere er kravet at markedsdirektør ikke skal behandle saker fra Energiråd Innlandet og Vitensenteret, PR-sjef skal ikke behandle saker om Ringsaker Idrettsforening, sponsorkoordinator skal ikke behandle saker om Hamar Olympiske anlegg og Storhamar håndball og økonomidirektør for Eidsiva Energi AS skal ikke behandle saker om Hamkam. Revisjonen har ikke sett at noen som utfra interne vurderinger skal unngå å behandle saker fra enkelte søkere, har underskrevet slike avtaler. Det er ikke skriftlige sakspapirer og protokoller på saker som ikke behandles i sponsorråd, og det er derfor ikke mulig å undersøke hvem som har vært med å behandle sakene. Det er imidlertid grunn til å regne med at avtaler med disse organisasjonene er over kr , og de skal dermed i utgangspunktet behandles i sponsorrådet. Av de fem møtene i sponsorråd fra 2013 og senere som vi har fått referat fra, er det kun Hamkam som er sak hvor en av de som arbeider med sponsoravtaler er uttrykt inhabil fra Eidsivas side. Hamkam-avtalen er behandlet i tre møter. I møtet 11. februar 2013 og 16. desember 2013 framgår det av dokumentene at økonomidirektør var med, mens i møtet 7. februar 2014 framgår det at økonomidirektør ikke var til stede når beslutningen ble tatt. Det framgår ikke om han var til stede under diskusjonen av saken. Vitensenteret ble behandlet på møte 18. oktober Ingen beslutning ble tatt. Markedsdirektøren var til stede på møtet og det framgår ikke at hun ikke deltok ved behandlingen. Avtalen med Storhamar håndball elite er underskrevet av markedsdirektøren. Når det gjelder forberedelse av saken, kan det ikke dokumenteres hvem som har vært med i behandlingen. Revisjonen har etterspurt avtale med Ringsaker idrettsforening, men Eidsiva har opplyst at selskapet ikke har avtale med Ringsaker idrettsforening, men en avtale med Ringsaker IF ski. Denne er underskrevet av markedsdirektøren. Det er ikke dokumentasjon på hvem som har vært med i behandlingen. Dette innebærer at det dels ikke er ført protokoller slik at det er mulig å se hvem som har deltatt i behandlingen. Dels innebærer det at ved enkelte tilfeller har ansatt deltatt ved behandlingen av en sak vedørende sponsorat selv om vedkommende ut fra interne avklaringer ikke skal være med å behandle saken. Det er viktig å understreke at Revisjonen ikke har gjort egne vurderinger av habilitet eller om saksbehandling er i strid med etisk regelverk. Utgangspunktet for konklusjonen er Eidsivas egen vurdering av habilitetsspørsmålet. 73

75 7. Ansatte skal ikke tilby eller ta i mot gaver eller delta i arrangementer som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet Denne revisjonsrapporten har ikke mulighet til å avdekke om det foreligger tilfeller av å tilby eller ta i mot gaver eller delta i arrangementer som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet. Undersøkelsen omfatter bare det som framgår av samarbeidsavtalene. Når det gjelder gaver til kunder i form av billetter ligger dette utenfor problemstillingen i og med denne gjelder om ansatte som arbeider med sponsing følger rutinene. At billetter er positive opplevelser for kunder, innebærer at det må regnes som positive opplevelser for ansatte som har muligheten til å benytte seg av disse. Ansatte har mulighet for å gå på diverse kultur- og sportsarrangement og bl.a. benytte et badeanlegg. Disse fordelene ligger det imidlertid også utenfor prosjektet å gjøre noen vurderinger av. Spørsmålet er da om ansatte som arbeider med sponsing tilbyr eller mottar gaver eller deltar i arrangement som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet. De VIP-billetter som avtales knyttet til fyrtårnavtaler fordeles primært ut blant konsernets ledelse/styre og ansatte i markedsavdelingen, samt ansatte med ansvar for kunder innenfor næringssegmentet 115. Det er dermed ikke gitt at disse billettene benyttes av de som arbeider med sponsing, men de har anledning til å bruke disse billettene. I den grad slike billetter benyttes av markedsavdelingen, vil dette ofte sees som en del av arbeidsoppgavene. Noen avtaler har deltagelse på sponsorarrangement og B2B-arrangement. I tillegg til VIP-billetter finnes det et eksempel på avtaler med mer spesielle vilkår som deltakelse på åpningsseremonier, kick-off, vinsmakerarrangement og rakfisklag. Det finnes eksempler på at det i avtalen er tatt inn at deltagelsen er for et begrenset antall ansatte fra Eidsiva med følge. Etter vår oppfatning vil formålet med å ta slike vilkår inn i avtalene være knyttet til relasjonsbygging. Selve relasjonsbyggingen skal bidra til at nettverk bygges og styrkes. Relasjonsbygging er ment å føre til økt lojalitet og tillit. Slik Revisjonen ser det, er det derfor ved slike arrangementer, hvor hovedformålet må sies å være relasjonsbygging, vanskelig å si at det ikke er egnet til å påvirke objektiviteten og uavhengigheten. Revisjonen legger til grunn at Eidsiva først og fremst er tilbyder av varer, og at det således ikke er samme faresignaler ved slike arrangement som dersom Eidsiva skulle gjøre anskaffelser. 8. Deltagelse i forretningsforbindelsers arrangementer skal avklares med nærmeste leder. Reiser og overnatting skal alltid dekkes av Eidsiva Revisjonen har ikke spurt konkret etter avklaringer knyttet til de ansatte på merkevareavdelingen avklaring med leder. Med så liten avdeling og hvor oppfølging av avtaler er en del av arbeidet, finner ikke Revisjonen grunn til å betvile at deltagelse i nødvendig utstrekning avklares. I en av avtalene er det et avtalevilkår om at reise til bortekamper dekkes. Dette er ikke i samsvar med det etiske regelverket om at reiser alltid dekkes av Eidsiva. Når det gjelder studieturen som også ligger inne i en av avtalene, framgår det ikke av selve avtalen hvem som dekker dette. Eidsiva har opplyst at de dekker regningen dersom noen er med på 115 Framgår av Eidsivas rutiner for sponsorvirksomhet under «Tildeling av billetter». 74

76 studieturer og andre turer som krever overnatting. En slik praksis er i tråd med det etiske regelverket når det gjelder evt deltagelse på studieturen. 9. Fordelingen mellom fyrtårn og breddeavtaler er ca 50/50 Fra 2008 ble det bestemt at fordelingen skulle være ca 50/50. I 2011 var fordelingen ca 60% på fyrtårn og 40% på breddeaktiviteter. I 2012 var fordelingen 53 % på fyrtårn og i 2013 ble 50 % brukt på fyrtårnene. Det virker altså å være noen svingninger på hvor stor andel som brukes på fyrtårn vs bredde, men etter Revisjonens oppfatning er i hovedsak kriteriet fulgt opp. 10. Alle saker over kr behandles i sponsorråd. Det skal foreligge skriftlig innstilling i forkant av møtet og det føres protokoll fra disse møtene Protokoll: Styret i Eidsiva Energi AS vedtok at det skulles føres protokoll slik at det i ettertid var mulig å se hvem som hadde deltatt ved behandlingen. Ut fra styrevedtaket er det ikke skilt mellom saker som behandles i sponsorråd og saker som behandles løpende i merkevareavdelingen. Det kan derfor stilles spørsmål ved om Eidsiva fullt ut har fulgt opp styrets føring på at protokoller skal føres når Eidsiva bare har innført protokollplikt på saker som skal behandles i sponsorråd. Når det gjelder sponsorråd er det referater fra fire møter 2013 og ett møte i Eidsiva har som nevnt foran også funnet sju notater/saksframstillinger skrevet i september og november 2011 og to protokoller/møtereferat fra hhv november 2011 og januar I protokollene framgår det hvem som har vært til stede ved behandlingen. Dette innebærer at det finnes en protokoll fra 2011, en protokoll fra 2012 og fire protokoller i 2013 for saker som har vært behandlet i sponsorrådet. Når det gjelder vedtak som ikke er behandlet i sponsorrådet, er det ikke protokoller. Sammensetning: Rutinen beskriver at sponsorrådet ledes av markedsdirektøren og at øvrige deltagere er fast ansatte i merkevareavdelingen. Økonomidirektøren er fra 2013 også med i sponsorrådet. Dette framkommer ikke av rutinen. Hyppighet: I rutinene framgår at sponsorråd avholdes ca hver fjortende dag. I 2013 ble det avholdt fire møter i sponsorrådet. Dette innebærer at det er relativt stor differanse mellom det som framgår av rutinen og det som var realiteten i Pr. 12. mars 2014 hadde det bare vært ett møte i Saker: Etter rutinen skal alle søknader med beløp over skal behandles av sponsorrådet. Av de avtalene vi har gått igjennom fra er følgende over kr : Elverum håndball, 116 Dokumenter knyttet til sponsorråd ble etterspurt i epost pr. 12. mars Det hadde da vært ett møte i sponsorrådet i Dette gjelder seks notater/protokoller fra november 2011 (fem) og januar 2012 (en). Disse ble funnet etter at selskapet fikk et utkast til rapport for gjennomgang av fakta 75

77 Festspillene i Elverum, Hamkam, KIL toppfotball, LFH09, Lillehammer kunstmuseum og Storhamar håndball Elite. Av disse avtalene er en breddeavtale. Revisjonen er blitt fortalt at slike avtaler behandles av administrasjonen dersom de er en forlengelse av gjeldende avtaler uten spesielle endringer. Når det gjelder de andre avtalene finner Revisjonen bare Hamkam som sak i sponsorrådet. I tilfelle innebærer dette at Eidsiva ikke etterlever sine egne rutiner om at saker over kr skal behandles i sponsorråd, evt. at det ikke er ført protokoll fra behandlingen. Fra før 2013 er bare to referater tilgjengelig. Praksis før 2013 var dermed ikke i tråd med retningslinjene som framkommer av rutinen fra Oppsummert er praksis ikke i tråd med rutinene for sponsorråd, bl.a. når det gjelder antall møter, saker som skulle vært behandlet der og protokollplikten (fram til 2013). 11. Det utarbeides en årsrapport for sponsorvirksomheten hvert år som presenteres for styret i løpet av første kvartal året etter I versjon 1 av rutiner for Eidsivas sponsorvirksomhet fra august 2011 framkommer at det at det skulle lages en årsrapport for sponsevirksomheten som skulle presenteres for styret i løpet av første kvartal påfølgende år. Det ble første gang laget en årsrapport for sponsorvirksomheten for Denne ble behandlet i styret i Eidsiva Energi AS i juni Det er videre laget en årsrapport for 2013 som ble behandlet i styret i Eidsiva Energi AS i mai Revisjonen har ikke oversikt over når årsrapporten for sponsorvirksomhet er sendt styret, men registrerer at styret begge år har mottatt egen årsrapport om sponseaktiviteten. Denne rutinen er dermed i hovedsak fulgt opp, selv om presentasjonen av årsrapporten i styret ikke har vært gjennomført første kvartal. 12. Eidsivas sponsorstrategi er åpen og tilgjengelig og vedtatt informasjon ligger på hjemmesiden På Eidsivas hjemmeside ligger det meste av den informasjonen som ut fra rutinen skal ligge der. Dette gjelder Hvordan det kan søkes om sponsormidler og av frister Kriterier for tildeling av sponsormidler Beslutningsprosess Om beslutningsprosessen står det riktignok bare at søknadene behandles av sponsorråd som ledes av markedsdirektør. Dette gjelder i utgangspunktet bare for saker over kr ,- og er således ikke helt korrekt. Den nærmere rutinen for Eidsivas sponsorvirksomhet skal gjøres tilgjengelig for allmennheten på forespørsel. Det er altså etter Eidsivas egne rutiner ikke nødvendig at denne ligger på hjemmesiden. Det er i tillegg et punkt om at det skal ligge en oversikt over alle Eidsiva sponser på Eidsivas WEBside. Ved oppstart av undersøkelsen fant vi slik oversikt på hjemmesiden. Revisjonen tok utskrift av lista på nett 12. desember Da står det i teksten at oversikten var oppdatert pr 15. januar Ut fra rutinen skulleoversikten oppdateres minimum 1. juni og 1. desember. Oversikten har altså ikke vært oppdatert i henhold til rutinen. 76

78 Ved oppslag på Eidsivas hjemmeside 11. april 2014 kom Revisjonen ikke inn på siden med sponsorobjekter. Senere er det kommet ny underside som viser alle organisasjoner Eidsiva sponser. Dette punktet i rutinen er dermed oppfylt. Oppsummert har Eidsiva liggende på hjemmesiden det som i henhold til sponsorrutinen skal ligge der. Oversikten over hvem Eidsiva har samarbeidsavtaler med, er imidlertid ikke blitt oppdatert i tråd med rutinen Annet promoteringsarbeid Som det framgår foran omtales sponsing og regional utvikling ofte under ett. Omtalen skjer bl.a. i lys av konsernets visjon om å være «Drivkraft for oss i Innlandet». Tiltakene skal bidra til at regionen blir et attraktivt sted å bo, vekst og lønnsomhet, samt nærings- og samfunnsutvikling. Det ligger utenfor problemstillingen å vurdere midler til regional utvikling opp mot kriterier. Revisjonen nøyer seg derfor med å vise til enkelte momenter som er kommet fram under arbeidet med sponsing. Styret i Eidsiva Energi AS vedtok som en oppfølging av saken knyttet til prosjektet «Slipp energien løs», at det skulle fremmes egne saker om konsernets etiske retningslinjer og om kontrollrutinene ved sponsorvirksomhet. 118 Dette er fulgt opp av administrasjonen og slike saker er fremmet. Det framkommer av denne undersøkelsen. Revisjonen har ikke undersøkt om det er etablert saksbehandlings- og kontrollrutiner ved tildeling av midler til lignende prosjekter som «Slipp energien løs». Dersom styret hadde til hensikt å sikre bedre rutiner knyttet til tildeling av midler til lignende prosjekter som «Slipp energien løs», vil dette, etter revisjonens oppfatning, ikke omfattes av den «bestillingen» som ble gjort om å få sak om kontrollrutinene ved sponsorvirksomhet i et senere møte. Når det gjelder midler til regional utvikling (evt. midler til annen næringsutvikling/samfunnsutvikling) er situasjonen pr i dag at det ikke egne retningslinjer som setter krav til utredning i saksbehandlingen, ikke kriterier for tildeling og ikke krav til beslutningsprosessen ellers. Vurderinger og beslutninger om støtte til regional utvikling tas av konsernsjef når aktuelle saker oppstår. 119 Konsernsjefen har imidlertid lagt fram en presentasjon om hva det er gitt støtte til i 2012 på et styremøte i 2013, og tilsvarende i Styresak i EE 42/ I et styredokument til møte 7. desember 2010 var et av vedleggene til sak 58/10 om sponsing og regionale tiltak I dokumentet framkommer det at beslutninger om regional utvikling er tatt av konsernsjef, men det forslås at slik form for regionale tiltak bare skal gis unntaksvis og da gjennom vedtak i konsernstyret. Det framgår av protokollen at denne saken ble trukket fordi den «ikke var tilstrekkelig behandlet av administrasjonen». 120 Eidsiva har som en oppfølging av faktagjennomgangen opplyst at disse årsrapportene også er lagt ut i møter med bedriftsforsamlingen. 77

79 5.5 Konklusjoner Som nevnt er ikke formålet med undersøkelsen å gjøre vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger. 121 Vi gjør i utgangspunktet heller ingen etiske vurderinger, selv om alle disse vinklingene kunne vært mulige i en undersøkelse. Problemstillingen har vært å se på i hvilken grad regler og retningslinjer Eidsiva selv har bestemt for arbeidet med sponsing, følges opp i praksis. Det må bemerkes at Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at undersøkelsen viser at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier Eidsiva stiller opp, følges opp ut fra en naturlig forståelse av kriteriene. Det kan dessuten stilles spørsmål ved om flere av disse kriteriene er egnet som kriterium. Et kriterium, slik vi har brukt begrepet her, innebærer at det skal være noen avgjørende kjennetegn som skiller de som faller innenfor fra de som faller utenfor («skiller sant fra falskt» 122 ), og slike avgjørende kjennetegn er det ikke alle Eidsivas kriterier for sponsoravtaler som har. Når det gjelder beslutningsprosessen er det til dels stor forskjell fra det som framkommer i rutinen om sponsorråd og gjeldende praksis. Dette gjelder bl.a. at ikke alle saker med en verdi over kr er behandlet i sponsorråd og at protokoller bare finnes unntaksvis for saker behandlet i sponsorråd før 2013 (en fra 2011 og en fra 2012). Disse var ikke lagret på en måte som gjorde at de var lett gjenfinnbare. Protokoll finnes ikke på saker under kr Ved et par tilfeller framgår ikke av protokollen at en som av selskapet regnes som inhabil, har fratrådt ved behandling av saken i sponsorrådet. Når det gjelder åpenhet og tilgjengelighet har informasjonen på hjemmesiden ikke vært oppdatert i tråd med rutinen. 5.6 Anbefalinger Revisjonen anbefaler at Eidsivas kriterier for sponsing gås igjennom og at det vurderes om de er egnet til og tilstrekkelig tydelige som kriterier. Revisjonen anbefaler at selskapet vurderer hva som bør være kriterier og hva som være retningslinjer. Revisjonen anbefaler at beslutningsprosesser gjennomføres i tråd med rutinene for sponsing. Dersom beslutningsprosessen som framgår av rutinene ikke er hensiktsmessig, bør det vurderes om rutinene bør endres. Revisjonen anbefaler at det praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtaler som mulig. 121 Det er i mange sammenhenger etterspurt og forutsatt at næringslivet skal bidra i samfunnsbyggingen sammen med offentlig sektor og frivilligheten. Noen ganger vil midler fra privat sektor utløse midler fra offentlig sektor. Bidraget fra næringslivet kan derfor ha stor betydning både for små og større organisasjoner som arbeider for fellesskapet. Revisjonen gjør altså ingen vurderinger av måloppnåelse og samfunnsvirkning. 122 Definisjon gitt i «Bokmålsordboka» 78

80 Det bør vurderes om selskapet har tilfredsstillende prosedyrer og kontroll med oppfølging når det gjelder midler til regional utvikling og prosjekter knyttet til promotering/påvirkningsarbeid. 79

81 6. Transparency Internationals anbefalinger og Eidsivas regelverk 6.1 Om Transparency sine anbefalinger Det finnes flere internasjonale konvensjoner om bl.a. korrupsjon som Norge har undertegnet. Oppdraget til Revisjonen i denne saken er å vurdere Eidsivas regelverk opp mot Transparency International sine retningslinjer. Transparency er en internasjonal organisasjon etablert i 1993 med det formål å kjempe mot korrupsjon. Revisjonen tar utgangspunkt i dokumentet «Beskytt din virksomhet!» utgitt av Transparency International Norge (TI-N) TI-N kaller dette en «Håndbok i antikorrupsjon for norsk næringsliv». Håndbokas definisjon av korrupsjon er definert på samme måte som i straffeloven 276 a) som ble innført i 2003: For korrupsjon straffes den som a) for seg aller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag, eller b) gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag. Bestemmelsen om påvirkningshandel i straffeloven 276 c) lyder : For påvirkningshandel straffes den som a) for seg eller andre krever, mottar eller aksepterer et tilbud om en utilbørlig fordel for å påvirke utføringen av stilling, verv eller oppdrag, eller b) gir eller tilbyr noen en utilbørlig fordel for å påvirke utføringen av stilling, verv eller oppdrag I følge forarbeidene er en fordel alt som den passive parten mener han/hun har interesse av eller kan dra fordel av. Denne definisjonen omfatter både - Økonomiske fordeler som f.eks. penger, gaver, gratisreiser, oppvartning - ikke økonomiske fordeler som heder og ære, medlemskap i eksklusive foreninger, ulike tjenester m.m. Transparencys anbefaleringer er basert «The business Principles for Countering Bribery»- forkortet BPCB. Disse prinsippene er utviklet i regi av Transparency International sammen med flere parter. Prinsippene ble først lansert i 2003, og oppdatert i Formålet er å heve standardene for forretningspraksis i bekjempelsen av bestikkelser. Anbefalingene til TI i håndboka «Beskytt din virksomhet» bygger i hovedsak på BPCB vil også være nyttige for å unngå andre former for korrupsjon Beskytt din virksomhet s

82 Generelt anbefaler Transparency at bedrifter har et etisk regelverk og regler om varsling. Regler om varsling ble dessuten lovfestet i arbeidsmiljøloven i Transparency anbefaler også at foretaket forbyr bestikkelse i enhver form, både direkte og indirekte og bør forplikte seg til å sette i gang et program for å motvirke bestikkelser som et uttrykk for kjerneverdier som integritet og ansvarlighet, men også for å håndtere risikoen for bestikkelser. Risikonivået varierer fra bransje til bransje og fra bedrift til bedrift, men ingen foretak kan føle seg sikre på at de er fri fra risiko. 124 Programmet er helheten av et foretaks innsats for å bekjempe bestikkelser, herunder verdier, etisk regelverk, detaljerte styringsdokumenter og prosedyrer, risikostyring, intern og ekstern kommunikasjon, opplæring og veiledning, internkontroll, tilsyn, overvåking og sikring. Fokusere på de viktigste risikoene: - Identifisere høyrisikoområder -Tilpasse rutinene etter risikotyper- og kilder Skape et miljø med riktig tone og struktur: Et effektivt antikorrupsjonsprogram bør 125 -Ha ledelsesfokus på og signalisere krav til etterlevelse -Utøve nulltoleranse for korrupsjon -Integrere etterlevelse i personalpolitikken Inkludere kontrolltiltak som reduserer risikoen for manglende etterlevelse: -Sørge for kontrollrutiner, protokoller og overvåkingsprogrammer for områder med høy korrupsjonsrisiko Ha rutiner og systemer som understøtter etterlevelse: -Sikre effektiv rapportering til sentrale styringsorganer i bedriften -Integrere etterlevelse av IT-systemer Kommunisere og håndheve: -Gjennomføre obligatorisk opplæring av alle ansatte på alle nivåer -Innføre disiplinære tiltak og motivasjonsordninger Være oppdatert og relevant: rutiner -Innarbeide endringer i lovgivning og regelverk samt finansielle og driftsmessige retningslinjer og -Innarbeide nødvendige endringer i forbudet med inntreden i nye markeder og forretningssegmenter. 124 Sitert fra BPCB på s. 18 i Beskytt din virksomhet 125 Beskytt din virksomhet, s. 19 og 20 81

83 Transparency understreker på s. 20 i veilederen at et vedtatt etisk regelverk ikke under noen omstendighet må «settes til side for å tillate ekstraordinære tiltak fra ledelsens side». Videre heter det at det etiske regelverket er mest effektivt og synlig hvis det får en prominent plass blant bedriftens styringsdokumenter. Det etiske regelverket bør være tilgjengelig på bedriftens eksterne nettsider. Et antikorrupsjonsprogram må understreke at det å betale eller ta imot bestikkelser, direkte eller indirekte, enten for personlig eller forretningsmessig vinning, ikke tolereres og vil medføre disiplinære tiltak, anmeldelse, strafferettslig ansvar og/eller sivilrettslig ansvar for de involverte personene (s. 21). I 2010 gikk administrasjonen i Eidsiva Energi AS igjennom «regler for god etisk og omdømmemessig adferd» og reviderte dette. Revideringen ble gjort på bakgrunn av intern behovsanalyse med referanse til tilsvarende regelverk i andre selskaper. Videre er Transparency Internationals Håndbok i antikorrupsjon for norsk næringsliv blitt benyttet i revisjonsarbeidet. 126 Revideringen medførte blant annet at regelverket ble styrket og mer tydelig på områder som omfatter habilitet og interessekonflikter, regelverk for god forretningspraksis og kommunikasjon. Styret i Eidsiva Energi AS fikk en saksframstilling med forslag til revidert etisk regelverk til møtet 7. desember Styret bestemte at saken skulle sendes til bedriftsforsamlingen og de tillitsvalgte før vedtak i styret. 127 I styremøte 24. mars 2011, sak 19/11, vedtok styret reglene for god etisk adferd i Eidsivakonsernet som gjeldende. Styret forutsatte at administrasjonen tok initiativ til en fast årlig gjennomgang og videreutvikling av regelverket. Realitetsendringer skal behandles av styret. Redaksjonelle endringer kan foretas av administrasjonen. Eidsiva har sitt etiske regelverk på hjemmesiden lett tilgjengelig. Det etiske regelverket er inndelt i flere temaer. Følgende temaer tas opp under overskriften «Regler for god personlig adferd»: Lojalitet, arbeidsmiljø, habilitet og interessekonflikter, deltagelse i annen virksomhet, gaver og sosiale arrangement, bruk av utstyr, regler for god kommunikasjon, kjøp av seksuelle tjenester og rusmidler. Under overskriften «Regler for god forretningspraksis» er det laget underkapitler som gjelder ulike parter: eiere og premissgivere, interesseorganisasjoner, overfor kunder, overfor leverandører og overfor konkurrenter. I tillegg har det etiske regelverket bl.a. en bestemmelse om varsling og en bestemmelse om etterlevelse og konsekvenser ved brudd. Eidsiva har tre ulike varslingskanaler: varsling i linjen, varsling til tillitsvalgt/verneombud og varsling til advokatfirma. Det framgår ikke av det etiske regelverket hvilket advokatfirma det i tilfelle skal varsles til, men det er vist til Eidsivas retningslinjer for varsling, som skal ligge på selskapets intranett. Brudd på etisk regelverk anses som brudd på arbeidsavtalen og kan medføre disiplinære reaksjoner. Avhengig av alvorlighetsgrad kan bruddet medføre oppsigelse, avskjed, omplassering og eventuelt anmeldelse. 126 Prosedyrer og rutiner for styring og kontroll, sak 58/10 (styremøte 7. desember 2010) 127 Vedtak i sak 58/10, møte 7. desember

84 6.2 Eidsivas regelverk vs Transparencys anbefalinger I det følgende sies det litt om momentene i Transparency håndbok Beskytt din virksomhet og Eidsivas regelverk om samme tema. Dette er gjort ved at Transparencys omtale presenteres først (TI:), og deretter hvordan dette momentet er omtalt i Eidsivas etiske regelverk. 1. Bestikkelser TI: Bestikkelse er å tilby, love, gi, akseptere eller be om en fordel for å tilskynde en handling som er ulovlig eller er et tillitsbrudd. Foretaket bør forby alle former for bestikkelser enten de forekommer direkte eller via en tredje part. Foretaket bør også forby sine ansatte å be om, avtale eller akseptere bestikkelser som er ment å gi en fordel til den ansatte eller den ansattes familie, venner, partnere eller bekjentskaper (BPCB.) I Eidsivas etiske regelverk står det skrevet: «Du skal ikke tilby eller ta i mot godtgjørelser, tjenester, provisjoner eller andre fordeler som av andre kan vurderes til å påvirke et forretningsmessig forhold. Eidsiva har null-toleranse i forhold til korrupsjon.» 2. Tilretteleggingsbetalinger TI: I erkjennelsen av at tilretteleggingsbetaling er en form for bestikkelse, bør foretaket arbeide for å identifisere og eliminere denne typen betalinger. Tilretteleggingsbetalinger er små, uoffisielle betalinger som gjøres for å sikre seg eller få fortgang i en rutinemessig eller nødvendig ytelse som man allerede er berettiget til, enten juridisk eller på annen måte (BPCB). Eidsivas etiske regelverk: Den samme bestemmelsen som er sitert over om forbud mot å tilby godtgjørelser, tjenester, provisjoner eller andre fordeler som av andre kan vurderes til å påvirke et forretningsmessig forhold er den bestemmelsen i Eidsivas etiske regelverk som synes å ligge nærmest et forbud mot tilretteleggingsbetalinger. 3. Politiske bidrag TI: Politiske bidrag omfatter alle bidrag som gjøres kontant eller in natura, til støtte for en politisk sak. Bidrag in natura kan være gaver i form av eiendeler eller tjenester, reklame for eller promotering av et politisk parti, kjøp av billetter til innsamlingsarragnementer samt bidrag til forskingsinstitusjoner med tette bånd til et politisk parti. Foretaket og dets ansatte eller agenter bør ikke gi direkte eller indirekte bidrag til politiske partier, organisasjoner eller enkeltpersoner som er engasjert i politikk, for å oppnå en fordel i forbindelse med forretningstransaksjoner. Et politisk bidrag er ikke det samme som en bestikkelse, men er et risikoområde. I Eidsivas etiske regelverk framgår følgende: «Eidsiva skal alene og i samspill med andre, aktivt påvirke rammebetingelsene for konsernet. I møter, arrangementer eller prosjekter med ett eller flere politiske partier skal Eidsivas bidrag være faglige. Eidsiva skal framstå partinøytralt. Dette innebærer blant annet at det aldri skal gis økonomisk støtte eller gaver til politiske partier.» 4. Veldedige gaver TI: «Veldedige gaver er betalinger som gjøres til samfunnsnyttige formål, f.eks. utdanning, sosiale tiltak og liknende. Betalingene gjøres uten betingelser eller forventninger i form av forretninger 83

85 (BPCB). Foretaket bør sikre at veldedige gaver ikke brukes som påskudd for bestikkelser. Foretaket bør redegjøre offentlig for all veldedighet og sponsing. En veldedig gave kan være en gave til en veldedig eller filantropologisk organisasjon, eller en sosial investering i et lokalsamfunn der bedriften har eller er i ferd med å utvikle virksomhet. Veldedige gaver er ikke det samme som en bestikkelse, men er et risikoområde. En gave som gis for å påvirke en avgjørelse i favør av en virksomhet, eller kan oppfattes slik, kan bli ansett som en bestikkelse.» Eidsivas regel om gaver lyder: «Du skal ikke tilby eller ta i mot gaver eller delta i arrangement som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet.» Denne bestemmelsen tar etter Revisjonens oppfatning, først og fremst sikte på andre typer gaver enn veldedige gaver som omhandles i Tis veileder. Revisjonen ser ikke at Eidsivas etiske regler inneholder bestemmelser som konkret omfatter veldedige gaver til samfunnsformål, men som nevnt er det skrevet at det er 0-toleranse i forhold til korrupsjon. 5. Sponsing TI: Sponsing er ikke det samme som en bestikkelse, men er et risikoområde. Korrupsjon kan knyttes til sponsing hvis det foreligger interessekonflikter på betalerens eller mottakerens side. Sponsing kan åpne for gjenytelser. Hvis gjenytelser gis til en eller noen få utvalgte personer og i det skjulte, kan de betraktes som utilbørlige fordeler. Gjenytelser i form av arrangementsbilletter er vanligvis ikke noe problem dersom det er åpenhet rundt dem, dreier seg om små verdier og skatteregler overholdes. Eidsiva har følgende regler om sponsing i sitt etiske regelverk: «Eidsivas strategi for sponsoraktivitet og tildeling av regionale utviklingsmidler skal være åpen og tilgjengelig.» Generelt er rådet i Tis veileder følgende når det gjelder politiske bidrag, veldedige gaver og sponsing: Beslutninger godkjennes på høyt ledelsesnivå Beslutninger dokumenteres Bidrag til organisasjoner, ikke til enkeltpersoner Bidrag understøttes av skriftlige avtaler og kvitteriteringer Man sikrer at det ikke er noen interessekonflikter på betalerens eller mottakerens side, og at betalingene ikke brukes til private formål De ansatte informeres om politiske bidrag, veldedige gaver og sponsing Bedriften informerer om politiske bidrag, veldedige gaver og sponsing eksternt på sine nettsider og/eller i årsberetningen. 6. Gaver, representasjon og utgiftsdekning TI: «Foretaket bør ha forbud mot å tilby eller ta imot gaver, representasjon eller utgiftsdekning i alle tilfeller der dette kan påvirke utfallet av forretningstransaksjoner, eller kan oppfattes slik, og der det ikke er innenfor rimelighetens grenser eller gjøres i god tro.» «Veien fra en julegave til en ren bestikkelse kan ende langt ute på skråplanet. I stadier underveis, og langt ute på skråplanet, finner man gaver og representasjon med økende verdi og frekvens. Bedrifter anbefales å ha detaljerte regler og retningslinjer for gaver, representasjon og utgiftsdekning. Eventuelle verdibegrensninger må settes med omhu, ettersom oppfatningen av om en fastsatt verdi er utilbørlig eller ikke, kan avhenge 84

86 av omstendighetene.» «Verdifulle gaver som mottas i en forretningssammenheng, tilhører bedriften. Mottakeren opptrer på vegne av bedriften og ikke som privatperson. Verdifulle gaver bør rapporteres til overordnet. Bedriften avgjør hvordan gaven skal håndteres.» Tis veileder om representasjon: Representasjon omfatter oppvartning, måltider, mottakelser og billetter til sosiale tilstelninger og underholdnings- eller idrettsarrangementer der formålet er å innlede eller utvikle et forretningsforhold. Det kan være vanskelig å skille mellom representasjon og gaver, spesielt dersom den som representerer ikke er tilstede og ikke opptrer som vertskap. BPCB. Representasjon eller oppvartning i næringslivet kan ha ulike formål og kan oppfattes på ulike måter Så lenge man holder seg innenfor rimelighetens grenser er representasjon akseptabelt som et middel for å: formidle informasjon om vertsbedriften til en kunde styrke eksisterende forretningsforhold skape en anledning for å danne nye forretningsforhold. Representasjon er uakseptabelt dersom målet er at mottakeren skal ta en avgjørelse i favør av vertsbedriften som takk for en hyggelig sammenkomst. Når dette er sagt, er bildet sjelden helt svart/hvitt i forbindelse med representasjon i næringslivet. Følgende faktorer og råd kan være nyttige; -Forretningssammenhenger å spandere lunsj eller middag på en potensiell kunde vil neppe få noen til å heve øyenbrynene, dersom det ikke skjer ofte eller er overdådig. Representasjon må være knyttet til de involverte parters forretningsforhold og ha en reell forretningsagenda. Man skal ikke konstruere en agenda for å rettferdiggjøre representasjon. Forretningsagendaen bør være hovedformålet og innholdet. - Deltagelse av partnere /ektefeller dersom ektefeller inviteres svekkes argumentet om at arrangementet kun er knyttet til forretninger. Det vil uunngåelig skape mistanke om at arrangementet har mer karakter av å være en gave og en utilbørlig fordel. -Oppvarting av forretningspartnere skal bokføres korrekt og ikke skjules som noe annet i regnskapet. Dessuten: -Representasjon bør tilbys og mottas i full åpenhet, skal ikke innebære forpliktelser for mottakeren, og skal ikke forekomme hvis den kan oppfattes som en måte å oppnå en forretningsmessig fordel på. -Representasjon bør være moderat. Kostbar oppvartning kan gi inntrykk av at man forventer noe tilbake. Gratis overnatting, helgeopphold, bruk av firmabiler eller fordeler som gis til mottakerens ektefelle/partner, er vanligvis ikke akseptabelt. Moderat representasjon overfor representanter fra flere bedrifter samtidig reduserer risikoen for at et arrangement kan oppfattes som upassende 85

87 Eidsivas etiske regler lyder: Du skal ikke tilby eller ta i mot gaver eller delta i arrangementer som er egnet til å påvirke din objektivitet og uavhengighet. Din deltagelse i forretningsforbindelsers arrangementer skal avklares med nærmeste leder. Reiser og overnatting skal alltid dekkes av Eidsiva. Våre arrangementer, hvor eksempelvis kunder, leverandører og offentlige tjenestepersoner deltar, skal være preget av nøkternhet og være innenfor rammen av vårt etiske regelverk. 7. Interessekonflikter TI: Interessekonflikter oppstår når en ansatt er aktivt involvert i en bedrifts aktiviteter og beslutninger som også kan gagne egne private interesser eller familiemedlemmers eller venners personlige interesser utenfor bedriften. Det kan skje gjennom økonomiske interesser eller deltidsarbeid hos en konkurrent, leverandør, kunde eller andre forretningspartnere. I Eidsivas etiske regelverk framgår bl.a.: Du skal ikke bruke din stilling til personlig vinning. Du skal ikke påvirke eller avgjøre utfallet av en sak mellom Eidsiva og en annen part når du selv eller en av dine nærmeste, eksempelvis familie, slekt eller nære venner, er part i saken. Reglene for god forretningspraksis overfor kundene krever at «kjøp av varer og tjenester skal skje på et objektivt og uavhengig grunnlag, også i de deler av virksomheten hvor lov om offentlige anskaffelser ikke kommer til anvendelse. 8. Skatteparadiser Revisjonen antar at dette ikke er relevant for Eidsiva. Oppsummering Etter vår oppfatning er mange av punktene som Transparency tar opp i sin veileder «Beskytt din virksomhet» er reflektert i Eidsivas etiske regelverk. Når det gjelder det Transparency kaller «veldedige gaver» er dette omtalt som gaver til samfunnsformål uten noen direkte forventning om forretninger. 128 Eidsivas etiske regelverk har ikke spesielle punkter knyttet til midler til samfunnsformål. Vi vil også nevne at når det gjelder Eidsivas regel om Eidsiva skal framstå partipolitisk nøytralt og ikke gi støtte til politiske partier, omtaler Transparency politiske bidrag som bidrag som gjøres kontant eller in natura, til støtte for en politisk sak. 128 Gaver til samfunnsformål, vil i Eidsiva antagelig enten bli vurdert som midler til regional utvikling eller midler til samfunnsutvikling/påvirkningsarbeid. 86

88 6.3 Transparency International og vervkombinasjoner I bestillingen ble Revisjonen bedt om å se på at det er så mange styreverv hos ledelsen er i tråd med anbefalinger fra Transparency (og interne føringer). Revisjonen kan ikke se at Transparency har regler/anbefalinger om dette i veilederen «Beskytt din virksomhet». Fra konsernledelsen ble det under oppstartsmøtet uttrykt at det var ønskelig at direktørene i datterselskapene hadde styreverv utenfor Eidsivakonsernet. Dette fører til at det blir mer innspill, informasjon og kompetanse i selskapet. Disse styrevervene avklares med konsernsjefen. Det gjøres en vurdering av arbeidsmengde og relevans før noen av direktørene tar på seg nye styreverv. 129 Konsernet er dessuten organisert slik at konsernsjefen og en til fra konsernledelsen sitter i styret i alle datterselskapene. 129 Opplyst under oppstartsintervjuet 19. desember

89 Kilder Henrik Renner-Fredriksen, Styremedlemmers inhabilitet, Tidsskrift for Forretningsjus , sitert fra Magnus Aarbakke, Asle Aarbakke, Gudmund Knudsen, Tone Ofstad og Jan Skåre, Aksjeloven og allmenaksjeloven Kommentarugave, 3. utgave, Oslo 2012 Tore Bråthen, Kommentar til aksjeloven i Norsk lovkommentar nettversjon ( (Sitert 14. februar 2014) Øyvind Kvalnes: Etikk og samfunnsansvar, Universitetsforlaget 2012 Mads Henry Andenæs, Aksjeloven og allmennaksjeloven, 1. utg, Oslo 1998 Thorbjørn Riise Haagensen og Markus Hoel Lie, Inhabilitet for daglig leder og styremedlem i aksjeselskap og allmennaksjeselskap, Tromsø 2004 NOU 1992:29 Lov om aksjeselskaper NOU 1996:3 Ny aksjelovgivning NOU 1996:6 Arbeidstakeres stilling i konsernforhold mv. kapittel 2 Konsern og andre selskapsgrupperinger Ot.prp. nr. 23 ( ) Om lov om aksjeselskaper (aksjeloven) og lov om allmennaksjeselskaper (allmennaksjeloven) Ot.prp. nr. 19 ( ) Om lov om aksjeselskaper HR Rt s. 503 Rt s. 27. Rt s. 262 Rt s. 257 Rt s. 330 Norsk anbefaling for eierstyring selskapsledelse, utarbeidet av Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES), 23. oktober 2012 Rsk 001 Standard for forvaltningsrevisjon, fastsatt av styret i Norsk kommunerevisorforbund 1. februar

90 Dokumentoversikt Eidsiva Energi AS: Sakspapirer og styreprotokoller ( ) Eidsiva Vekst AS: Sakspapirer og styreprotokoller ( ) Eidsiva Nett Holding AS : Sakspapirer og styreprotokoller ( ) Eidsiva Nett AS: Sakspapirer og styreprotokoller ( ) Vedtekter for Eidsiva Energi AS, vedtatt av generalforsamling Regler for god etisk adferd i Eidsivakonsernet, godkjent Styreinstruks for konsernstyret, vedtatt av konsernstyret Instruks for konsernsjef, vedtatt av konsernstyret Instruks for heleide datterselskaper, anbefaling vedtatt av konsernstyret Instruks for daglig leder i heleide datterselskaper, anbefaling vedtatt av konsernstyret Retningslinjer for godtgjørelse til styret og avlønning av ledende ansatte i Eidsiva, vedtatt konsernstyret 4. oktober 2011/Bedriftsforsamling 6. desember 2011 Eidsivakonsernets fullmaktsstruktur, gjeldende fra 6. desember 2011 Eierstyring og selskapsledelse Rutiner for sponsing versjon 1 fra august 2011 og versjon 2 fra januar 2013 Maler for sponsoravtaler Årsrapport for sponsing årene 2012, 2013 Årsrapport for regional utvikling

91 Vedlegg 1: Oversikt over styremedlemmenes/konsernledelsens verv 130 Konsernstyret (styret i Eidsiva Energi AS) Aleksandra Bech Gjørv Styrets leder: Eidsiva Energi AS Styremedlem: Stiftelsen Nils Aas Styremedlem: Advokatfirmaet Hjort DA Varamedlem: Anobe Consulting AS Deltaker med delt ansvar: Advokatfirmaet Hjort DA Reidar Åsgård Styrets leder: Engerdal Energi Holding AS Styrets leder: Beredskaps- og Sikkerhetstjenester AS Styrets leder: Fjellregionen Interkommunale Avfallsselskap AS Nestleder: Eidsiva Energi AS Styrets leder: Elvdals-Bensin AS Innehaver: Reidar Åsgård Sigmund Thue Daglig leder:bøhmergården Sigmund Thue Innehaver:Bøhmergården Sigmund Thue Innehaver:H R Advokat Sigmund Thue Styrets leder:kvikne's Hotel AS Styrets leder:thue Holding AS Styremedlem:Ines AS Styremedlem:Eidsiva Energi AS Forretningsfører:Johan Nygårdsgate 17 B AS Forretningsfører:Thue Holding AS Styremedlem: Lillehammer Foundation For The Arts Kontaktperson: Lillehammer Foundation For The Arts AS Monica Haugan Daglig leder: Haugans Hus AS Styrets leder: Benica AS Styrets leder: Utstillingsplassen Eiendom AS Styremedlem: Stortorget 1 AS Styremedlem: AS Samvirkegården Styremedlem: Haugans Hus AS Styremedlem: Utstillingsplassen Messer AS Styremedlem: Eidsiva Energi AS Styremedlem: Fornebu Hotell AS Varamedlem: Haugans Lotteri AS Varamedlem: Maikens Grøde AS 130 Oppdatert pr 5. mars

92 Kari Broberg Innehaver:Kari Broberg Styrets leder:ko-aks AS Styrets leder:hadelandprodukter AS Styremedlem:Eidsiva Energi AS Styremedlem: Teknologisk Institutt AS Styremedlem:Lena Metall AS Styremedlem:Felleskjøpet Agri Sa Varamedlem:Norske Felleskjøp Sa Svein Håvard Sørum Innehaver: Svein Håvard Sørum Styremedlem: Eidsiva Energi AS Styremedlem: Totens Sparebank Boligkreditt AS Varamedlem: Log AS Varamedlem: Vestfoldmøllene AS Arild Haugstad Styremedlem:Eidsiva Energi AS Styremedlem:Eidsiva Anlegg AS Martin Lutnæs Styremedlem:Eidsiva Energi AS Konsernledelsen Ola Mørkved Rinnan konsernsjef i Eidsiva Energi AS Daglig leder: Eidsiva Energi AS Innehaver: Rinnan Ola Mørkved Styrets leder: Eidsiva Marked AS Styrets leder: Eidsiva Vannkraft AS Styrets leder: Espern Eiendom AS Styrets leder: Eidsiva Bioenergi AS Styrets leder: Eidsiva Anlegg AS Styrets leder: Eidsiva Vekst AS Styrets leder: Avinor AS Styrets leder: Espern AS Styrets leder: Eidsiva Nett Holding AS Styremedlem: Smedvig Eiendom AS Styremedlem: Smedvig Capital AS Styremedlem: Opplandskraft DA Styremedlem: Oppland Energi AS Styremedlem: Broadnet Topholding AS 91

93 Oddleiv Sæle direktør i Eidsiva Vannkraft AS Daglig leder: Eidsiva Vannkraft AS Daglig leder: Opplandskraft DA Daglig leder: Øvre Otta DA Styrets leder: Mesna Kraftselskap DA Styrets leder: Øvre Otta DA Nestleder: Vinstra Kraftselskap DA Nestleder: Kraftverkene i Orkla DA Nestleder: Eidsiva Bioenergi AS Styremedlem: Austri Kvitvola DA Styremedlem: Glommens og Laagens Brukseierforening Styremedlem: Austri Raskiftet DA Varamedlem: Foreningen Til Bægnavassdragets Regulering Varamedlem: Energisenteret DA Varamedlem: Øyberget Besøkssenter AS Varamedlem: Austri Vind DA John Marius Lynne direktør i Eidsiva Bioenergi AS Daglig leder: Eidsiva Bioenergi AS Styrets leder: Trysil Fjernvarme AS Styrets leder: Kongsvinger Bioenergi AS Nestleder: Eidsiva Vannkraft AS Styremedlem: Norsk Energi Varamedlem: Lena Fjernvarme AS Maren Kyllingstad direktør i Eidsiva Marked AS Daglig leder: Eidsiva Marked AS Kontaktperson: Arctic Timber AS Styrets leder: Energiråd Innlandet AS Nestleder: Eidsiva Vekst AS Styremedlem: Plan 1 AS Styremedlem: Vitensenteret Innlandet AS Morten Aalborg direktør i Eidsiva Nett AS og Eidsiva Nett Holding AS Daglig leder:eidsiva Nett AS Daglig leder:eidsiva Nett Holding AS Styremedlem:Elverum Nett AS Kristoffer Lund direktør i Eidsiva Anlegg AS Daglig leder:eidsiva Anlegg AS Innehaver:Kristoffer Lund Nestleder:Eidsiva Marked AS Styremedlem:Elverum Nett AS 92

94 Thor Svegården direktør i Eidsiva Vekst AS Daglig leder: Eidsiva Vekst AS Innehaver: Svegården - Invest Kontaktperson: Bioterra AS Styrets leder: Bioterra AS Styrets leder: Eidsiva Bredbånd AS Styrets leder: Austri Kvitvola DA Styrets leder: Nordkaps Vel A/S Styrets leder: Energy Future Invest AS Styrets leder: Baneservice AS Styrets leder: Elsikkerhet Norge AS Styrets leder: Austri Vind DA Styrets leder: Austri Raskiftet DA Nestleder: Eidsiva Nett Holding AS Styremedlem: Energihuset AS Leif Henning Asla økonomi og finansdirektør i Eidsiva Energi AS Styrets leder:eidsiva Nett AS Styremedlem:Oppland Energi AS Styremedlem:Energihuset AS Varamedlem:Opplandskraft DA Marit Torgersen direktør konsernstab i Eidsiva Energi AS Nestleder:Eidsiva Anlegg AS Styremedlem:Kommunal Landspensjonskasse Gjensidig Forsikringsselskap Styremedlem: Opplandskraft DA 93

95 Vedlegg 2: Morselskapet og heleide datterselskaper som er omfattet av selskapskontrollen EIDSIVA ENERGI AS Ledelsen i Eidsiva Energi AS består av konsernsjef Ola Mørkved Rinnan og selskapets styre (konsernstyret). Selskapets styre består av 131 : Styreleder Alexandra Bech Gjørv Nestleder Reidar Åsgård Styremedlem Sigmund Thue Styremedlem Monica Haugan Styremedlem Kari Broberg Styremedlem Svein Håvard Sørum Styremedlem Arild Haugstad (ansattes representant) Styremedlem Martin Lutnæs (ansattes representant) Morselskapet skal sikre samarbeid og synergier på tvers i konsernet. Stabs- og støttefunksjoner som er vurdert som mest effektivt å etablere felles er organisert i morselskapet Eidsiva Energi. Fellesfunksjonene er inndelt i to hovedområder med hver sin direktør. Dette er konsernstab og økonomi og finans 132. EIDSIVA NETT HOLDING AS Ledelsen i Eidsiva Nett Holding AS består av direktør Morten Aalborg og selskapets styre. Selskapets styre består av 133 : Styreleder Ola Mørkved Rinnan (konsernsjef) Nestleder Thor Svegården (direktør Eidsiva Vekst AS) Styremedlem Kari Ekelund Thørud Styremedlem Odd Håkon Hoelsæter Styremedlem Øivind Torkildsen Styremedlem Åshild Helland Styremedlem Roy Olsen (ansattes representant) Styremedlem Ottar Lied (ansattes representant) Eidsiva Nett Holding AS sitt vedtektsfestede formål er å eie selskaper med virksomhet innenfor bygging og drift av nett for overføring av energi og kommunikasjon, samt tilknyttet virksomhet. EIDSIVA NETT AS 131 Eidsiva Energi AS sitt styre fra 29. september Kilde: Eiermelding Eidsiva Nett Holding sitt styre fra 6. november

96 Ledelsen i Eidsiva Nett AS består av direktør Morten Aalborg og selskapets styre. Selskapets styre består av 134 : Styreleder Leif Henning Asla (økonomi- og finansdirektør) Nestleder Jorun Sinnerud Nilsen Styremedlem Kari Ekelund Thørud Styremedlem Odd Håkon Hoelsæter Styremedlem Øivind Torkildsen Styremedlem Åshild Helland Styremedlem Roy Olsen (ansattes representant) Styremedlem Ottar Lied (ansattes representant) Eidsiva Nett AS eier og driver km strømnett i Eidsivas konsesjonsområde. Kravet til sikker strømforsyning med god nok kapasitet krever store investeringer i opprusting og nybygging. Sammen med vedlikehold av eksisterende nett betyr dette investeringer og driftsutgifter for nær en milliard kroner i året 135. Eidsiva Nett AS sitt vedtektsfestede formål er å bygge, eie og drive nett for overføring av energi og kommunikasjon. Energilovens 4-6. Krav om selskapsmessig skille lyder slik: «I en vertikalt integrert virksomhet som er tillagt systemansvar etter 6-1 eller som har over nettkunder, skal nettvirksomheten skilles fra virksomhet innen produksjon eller omsetning av elektrisk energi. Virksomhetene skal være organisert i selvstendige juridiske enheter. Nettvirksomheten skal ikke selv eie eller eies av enheter med virksomhet innen produksjon eller omsetning av elektrisk energi. Ved sammenslåinger, oppkjøp mv. som utløser konsesjonsplikt etter denne lov hvor både nettvirksomhet og virksomhet innen produksjon eller omsetning av elektrisk energi inngår, kan departementet stille krav om at den vertikalt integrerte virksomheten skal organiseres som nevnt i første ledd.selskapsmessig skille etter første og annet ledd skal gjennomføres innen den frist departementet fastsetter. Departementet kan gi nærmere forskrifter og fastsette vilkår om krav til selskapsmessig skille for konsesjon etter 4-1.» Videre lyder Energilovens 4-7 Krav om funksjonelt skille slik: «Vertikalt integrerte virksomheter som omfattes av 4-6 første ledd, må oppfylle krav om funksjonelt skille fastsatt i eller i medhold av denne bestemmelsen innen den frist departementet fastsetter. Personer i ledelsen i nettvirksomheten kan ikke delta i ledelsen i virksomhet som forestår konkurranseutsatt virksomhet innenfor den vertikalt integrerte virksomheten. Morselskap eller kontrollerende eier skal ikke gi instrukser til nettvirksomheten om den daglige driften eller om avgjørelser vedrørende utbygging eller oppgradering av nettet som ikke går utover fastsatte grenser for nettvirksomhetens økonomiske rammer. Departementet kan gi nærmere forskrifter og fastsette vilkår for konsesjon etter 4-1 om forhold som nevnt i annet og tredje ledd.» 134 Eidsiva Nett AS sitt styre fra 4.desember Kilde: Eiermelding

97 Energilovens bestemmelser om både selskapsmessig og funksjonelt skille er bakgrunnen for at Eidsiva Nett Holding AS ble etablert som eget selskap. Formålet med dette selskapet er å eie selskaper med virksomhet innenfor bygging og drift av nett for overføring av energi og kommunikasjon, samt tilknyttet virksomhet. Eidsiva Nett AS sitt formål er å bygge, eie og drive nett for overføring av energi og kommunikasjon. EIDSIVA VEKST AS Ledelsen i Eidsiva Vekst AS består av direktør Thor Svegården og selskapets styre. Selskapets styre består av 136 : Styreleder Ola Mørkved Rinnan (konsernsjef) Nestleder Maren Kyllingstad (direktør Eidsiva Marked AS) Styremedlem Eli Marie Giske Styremedlem Silvija Seres Styremedlem Trond Norang Lesjø Styremedlem Eskil Nordsveen (ansattes representant) Styremedlem Morten Bjerkan Steinhauer (ansattes representant) Eidsiva Vekst AS er Eidsivakonsernets investeringsselskap og innovative pådriver med et dedikert fokus på nye energiformer og ny teknologi. Eidsiva Vekst skal utfordre, engasjere og bistå kjernevirksomheten i konsernet til videre utvikling og fornying. Eidsiva er i kraft av sin størrelse som næringslivsfaktor i Innlandet og eierskapet en naturlig aktør for regional utvikling. Eidsiva Vekst er tillagt oppgaver for konsernet innen regional utvikling, hvor målet er å styrke Innlandets attraktivitet gjennom positiv nærings- og samfunnsutvikling 137. Eidsiva Vekst har i perioden definert fire strategiske fokusområder 138 : 136 Eidsiva Vekst AS sitt styre fra 15. august Kilde: Eiermelding Kilde: Regional Utvikling Årsrapport