Kort om presentasjonen

Transkript

1 SELSKAPSKONTROLL I EIDSIVA ENERGI AS - Del II Om roller, habilitet og sponsing Rapport på høring til eiere 2. september 2014 v/laila Irene Stenseth, Hedmark Revisjon IKS Kristian Lein, Kort om presentasjonen Bestilling og hovedproblemstillinger Metode og kilder for revisjonskriterier Roller og habilitet Konklusjon for utvalgte saker Hovedkonklusjon og anbefaling Etterlevelse av aktuelle regler ved sponsing Vurderinger Konklusjoner Anbefalinger 2 1

2 Bestilling og problemstillinger Bestilling Hovedproblemstillinger: 1. I hvilken grad etterlever styremedlemmer og daglig leder i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS og Eidsiva Nett AS aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer/retningslinjer? (Hedmark Revisjon IKS) 2. I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstillingen vil vi se på utdeling til () a) breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag b) kulturaktiviteter c) fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede» arrangementer/organisasjoner 3 Metode og kilder for revisjonskriterier Metode Standard for forvaltningsrevisjon (RSK001) Utgangspunkt i case, jf. utvalgte saker Dokumentgjennomgang Kommunikasjon, intervjuer og møter Høring Revisjonskriterier Lov om aksjeselskaper Interne dokumenter jf. s

3 Roller og habilitet utvalgte saker Kort om styring av konsern Kort om Eidsivakonsernets styringsmodell Sak 1 Oppkapitalisering av Eidsiva Bredbånd AS Konklusjon: «Direktør i Eidsiva Vekst AS er styreleder i Eidsiva Bredbånd. Det anses som en del av direktørens arbeidsoppgaver. Direktøren er ikke inhabil, jf. asl Det fremkommer ikke av protokoll fra (konsern)styremøte i juni 2011 at konkrete spørsmål fra konsernstyret faktisk er fulgt opp og tilbakerapportert til styret.» 5 Roller og habilitet utvalgte saker Sak 2 Fullmakt aksjeinvesteringer Eidsiva Vekst AS Konklusjon: «Direktørs interesse i saken følger av at han er styremedlem og interesserepresentant for Eidsiva Vekst AS i styret til EFI AS. Interessen er ikke selskapsfremmed, og direktør er ikke inhabil, jf. asl 6-27.» Sak 3 Fullmakt til å avholde GF i datterselskaper Konklusjon: «En interesserepresentasjon vil ikke i seg selv føre til inhabilitet iht. asl Direktøren er ikke inhabil iht. asl Styret har, i samsvar med fullmaktstrukturen pkt. 1.6 godkjent at direktøren opptrer både som styreleder i selskapene og som eierrepresentant på generalforsamlingene.» 6 3

4 Roller og habilitet utvalgte saker Sak 4 Advokattjenester - Konklusjon: «Konsernsjefen er inhabil iht. aksjelovens 6-27 og har ikke deltatt under behandlingen av eller avgjørelsen av aktuelle saker. Innleid konsulent (advokat) har vurdert at «det forhold at konsernsjefen er gift med partner i Mageli ikke er til hinder for at Eidsiva inngår avtale med selskapet». Eidsiva Energi AS har innhentet ekstern konsulent med nødvendig juridisk kompetanse, vedkommende har vurdert forholdet, og Eidsiva har innrettet seg i samsvar med denne vurdering. Eidsiva Energi AS har etablert rutine i samsvar med styrets krav.» Sak 5 Styreleders habilitet Konklusjon: «Styreleder og Eidsiva har håndtert saken på en ryddig måte. Eidsiva har innhentet juridiske råd, og forholdt seg til disse. Styret har konkludert med at styreleder vil være inhabil i denne saker. Revisor slutter seg til denne vurderingen.» 7 Roller og habilitet utvalgte saker Sak 6 Evaluering av direktør i Eidsiva Vekst AS Konklusjon: Direktør i Eidsiva Vekst AS anses inhabil i evalueringen styret foretar. Direktør og styret har opptrådt korrekt fordi styret har evaluert direktør uten at vedkommende har vært tilstede under evalueringen.» Sak 7 Evaluering av direktør i Eidsiva Nett AS og Eidsiva Nett Holding AS Konklusjon: «Konsernsjef fastsetter lønn for direktøren, etter drøftelser med styrets leder. Styret har evaluert direktøren ikke klart av alle protokoller at direktøren ikke har vært tilstede. Protokollene bør innrettes slik at det er klart om direktøren har vært tilstede eller ikke kan ses som forberedelse til forhandling trekker i retning av at direktøren er inhabil i sakene, jf. partsinteresse.) 8 4

5 Roller og habilitet utvalgte saker Sak 8 Evaluering av konsernsjef Konklusjon: «Konsernsjef vil være inhabil når styret behandler og avgjør direkte lønnsfastsettelse for ham. Han er ikke inhabil dersom han representerer seg selv som styrets motpart. Styreprotokollene burde vært klare mht. om konsernsjefen har vært tilstede i tilknytning til saker som omhandler evaluering av konsernsjef og fastsetting av lønn. Dersom konsernsjef er tilstede må det fremkomme at han ivaretar egne interesser og opptrer som styrets motpart.» 9 Hovedkonklusjon og anbefaling Roller og habilitet Hovedkonklusjon: «I tilknytning til denne selskapskontrollen har det ikke fremkommet forhold som tilsier at styremedlemmer og daglig leder (konsernsjef/direktør) i Eidsiva Energi AS, Eidsiva Vekst AS, Eidsiva Nett Holding AS og Eidsiva Nett AS ikke etterlever aktuelle bestemmelser om habilitet og rollekonflikter i lovverk og interne reglementer / retningslinjer. I tilknytning til selskapskontrollen har det fremkommet signaler om at det er forbedringspotensialer mht. å klargjøre om daglig leder (konsernsjef og direktør) har vært til stede når styrene har behandlet saker som omhandler: Evaluering av direktør Evaluering av konsernsjef og avlønning Anbefaling: «Eidsiva bør sørge for at det protokolleres om konsernsjef og / eller direktør har vært til stede eller ikke under behandling av sak som gjelder evaluering av konsernsjef / direktør eller vurdering av vedkommendes lønn.» 10 5

6 Eidsiva - sponsing Problemstillingen I hvilken grad etterlever ansatte med ansvar for tildeling av sponsormidler og medlemmer av sponsorrådet aktuelle reglementer, retningslinjer og rutiner? Under denne problemstillingen vil vi se på utdeling av breddeaktivitet med tildeling til vanlige idrettslag kulturaktiviteter fyrtårnavtaler som er rettet mot «toppede arrangementer/organisasjoner 12 6

7 Avgrensninger og rammer Oppdraget; ikke effektiviteten, hensiktsmessigheten, nytten osv. ved sponsing, men «regeletterlevelsen» Begrenset tid Begrenset med penger 13 Sponsing ikke lovregulert Hvordan vil bedriften bruke penger? Hvordan vil bedriften markedsføre seg? Hva vil bedriften støtte? (Assosiere seg med/profilere seg på - Dette er opp til selskapet MEN: En grense mot korrupsjon og inhabilitet (vennskap og kjennskap, «gutteklubben Grei») Ingen gransking: bygger ikke på noen mistanke om at noe er galt 14 7

8 Hva skulle da være de autoritative kildene? Vi tok utgangspunkt i Eidsivas egne regler, rutiner og prosedyrer for sponsevirksomhet Rutiner for sponsing (mål, rammer, kriterier, retningslinjer, beslutningsprosess, administrative rutiner, tildeling av billetter og åpenhet og tilgjengelighet) Eidsivas etiske regler Eidsivas oppfatning om hvordan de ville praktisere egne inhabilitetsregler 15 Sponsing i Eidsiva Merkevareavdelingen er en del av Eidsiva Marked som arbeider med sponsing. I avdelingen arbeider en sponsorkoordinator og pr- og markedssjef (begge ansatt i 2013). Eidsiva Marked ledes av markedsdirektør som sitter i Eidsivas ledergruppe. Økonomi- og finansdirektør ble med i sponsorrådet i

9 Utvikling i sponsorarbeidet Strategi 2008 Åpenhet styresak mars 2011 Skriftlige retningslinjer for sponsing styresak juni 2011 Protokoller for å dokumentere hvem som har deltatt styresak juni 2011 Retningslinjene blir til «rutiner» og sponsormøter til sponsorråd august 2011 Nye maler for sponsoravtaler fra Ny versjon av retrningslinjene. Årsrapporter 2011, 2012 og Støtte til regional utvikling Ikke direkte en del av rapporten, men gitt en kort presentasjon, sett i lys av sponsorarbeidet. Midler til regional utvikling har ikke tilsvarende rutiner, saksbehandlingsregler o.l. som sponsing. Beslutning om tildeling av midler tas av konsernsjef når aktuelle saker oppstår. Årsrapport til styret 2012 og

10 Noen tall om sponsing Ca 14 mill til sponsing hvert av årene 2011: 160 samarbeidsavtaler. 11 fyrtårnavtaler. 2012: 180 samarbeidsavtaler. 18 fyrtårnavtaler. 2013: 190 samarbeidsavtaler. 22 fyrtårnavtaler. Fyrtårnavtaler er avtaler over kr Samarbeidsavtalene Vi tok utgangspunkt i 31 avtaler: 13 avtaler breddeidrettslag 2 avtaler bredde kultur 4 fyrtårnavtaler innen idrett 3 fyrtårnavtaler innen kultur 3 «fyrtårnavtaler» anlegg 6 avtaler - diverse 20 10

11 Samarbeidsavtalene forts. Hvem Eidsiva har avtaler med, er tilgjengelig på nett. Selve avtalene er ikke offentlige, men vi har gitt den informasjonen som er nødvendig for å belyse data i avtalene opp mot problemstillingene kontrollutvalgene har bestilt. I rapporten er det oppgitt summer på noen avtaler, enkelte om de er over eller under kr I andre typer avtaler er det omtalt mer spesielle avtalepunkter, men ikke sum. 21 Vurderinger 1. Barn og unge prioriteres i breddeprofilering Synes oppfylt. Framgår ikke alltid av avtalene hvor mange barn som «telles» med. Uklart som kriterium. 2. Eidsiva støtter frivillige initiativ framfor kommersielle arrangement. Uklart som kriterium; eks: «Sommerslagere på Gjøvik gård»

12 Vurderinger forts. 3. Eidsiva sponser ikke enkeltbegivenheter, fysiske anlegg eller drift, enkeltutøvere og aktiviteter som er det offentliges ansvar Eidsiva sponser noen enkeltarrangementer, f.eks jubileumsforestillinger Eidsiva sponser olympiske anlegg og en idrettspark (også delvis avtalen med Lillehammer kunstmuseum) Ikke funnet at Eidsiva sponser enkeltutøvere Aktiviteter som er det offentliges ansvar: sponser flere arrangement som mottar støtte over statsbudsjettet, men sponser ikke skoler o.l. 23 Vurderinger forts. 4. Innen breddeidrett behandles like tilfeller likt Noe vanskelig å vurdere fordi antall barn som regel ikke er oppgitt. 5. Fyrtårnavtaler har spesiell regional verdi og drives med stort innslag av frivillighet Regional verdi idrett: de to høyeste divisjonene. Ikke undersøkt grad av frivillighet Litteraturfestivalen på Lillehammer og Festspillene i Elverum - ok 24 12

13 Vurderinger forts. 6. Etterlevelse av egen inhabilitetsføring Avtaler er ikke underskrevet av noen «inhabile» Få protokoller i sponsorråd, men tre protokoller omhandler Hamkam. I to av protokollene er det oppgitt at økonomidirektør var tilstede. I protokoll fra 7. februar 2014 framgår det av protokollen av økonomidirektør ikke var tilstede. En sak vedr. vitensenteret står i protokollen at markedsdirektør var tilstede i møtet Avtale med Storhamar håndball ingen oversikt over behandlingsprosedyren 25 Vurdering forts. 7. Ansatte skal ikke tilby/motta gaver eller delta i arrangement som er egnet til å påvirke objektivitet og uavhengighet Flere arrangement er ment for å bygge relasjoner og føre til økt lojalitet og tillit. 8. Deltagelse i arrangement avklares med nærmeste leder. Reiser og overnatting dekkes av Eidsiva I hovedsak: ok 26 13

14 Vurdering forts. 9. Fordeling mellom fyrtårn og breddeavtaler er 50/50 Noe svingninger, men i hovedsak ok. 10. Alle saker over kr behandles i sponsorråd. Det skal være skriftlig innstilling og protokoll Protokoller fra ett møte i 2011, ett møte i 2012 og fire møter i Ut fra rutinen skal sponsorråd holdes ca hver fjortende dag. Av de 31 sakene vi gikk igjennom, skulle sju vært behandlet i sponsorråd. Bare en av disse er behandlet i sponsorråd. 11. Årsrapport for sponsorvirksomhet presenteres for styret Ok. 27 Vurderinger forts. 12. Sponsorstrategi er åpen og tilgjengelig og vedtatt informasjon ligger på hjemmesiden I hovedsak ok. I rutinene står det at rutinen skal gjøres tilgjengelig for almennheten på forespørsel. Denne trenger derfor ikke ligge på hjemmesiden. Oversikten over hvem Eidsiva har samarbeidsavtale med har ikke vært oppdatert i tråd med rutinen

15 Konklusjoner- sponsing Revisjonen mener det er positivt at Eidsiva har skriftliggjort rutiner for behandling av saker og kriterier for sponsoravtaler. Revisjonen mener at etterlevelsen varierer. Ikke alle kriterier følges Ikke alle kriterier er kanskje egnet som kriterier Sponsorråd brukes ikke slik som fastsatt i rutinen og følger ikke føringen fra styret om protokoll Finnes eksempler på at det ikke framgår av protokoll at person som etter Eidsivas egen vurdering er inhabil, har fratrådt behandlingen Informasjon på hjemmesiden har ikke vært oppdatert i tråd med rutinen 29 Anbefalinger-sponsing Kriteriene bør gjennomgås. Beslutningsprosessene som framgår av rutinen bør følges (evt. endres hvis de ikke er hensiktsmessige) Det bør praktiseres så stor grad av åpenhet knyttet til sponsoravtalene som mulig Det bør vurderes om selskapet har tilfredsstillende prosedyre og kontroll med oppfølging av midler til regionalutvikling og promoteringsprosjekter/påvirkningsarbeid 30 15

16 Selskapets høringsuttalelse Gjennomgangen har vært nyttig og det som er tatt opp i rapporten vil bli vurdert. Styret slutter seg til at det protokollføres i hvem som er tilstede i styremøter. Problemstillingen om sponsing krever godt innblikk i og forståelse av selskapets formål med denne aktiviteten. Dette kan være vanskelig å sette seg inn i for utenforstående. Kontrollen har enkelte avvikende syn på etterlevelse av rutiner og retningslinjer i forhold til det selskapet praktiserer. Eidsiva vil ha en gjennomgang og vurdere behov for endringer. 31 Høringsuttalelse - eiere Ringsaker kommune (v/ rådmann) Ingen kommentarer til faktagrunnlaget Grundig drøfting av problemstillinger Oversiktlig og systematisk rapport Tilfreds med at rapport ikke avdekker habilitetsproblematikk eller rollekonflikter Hamar kommune Behandlet i formannskapet Ingen kommentarer til rapporten som er tatt til etterretning Lillehammer kommune (v/ordfører) Grundig rapport, belyser de problemstillinger som KU ene har vært opptatt av, ingen merknader Gausdal kommune (v/ordfører) Grundig rapport, belyser de problemstillinger som KU ene har vært opptatt av, ingen merknader Gjøvik kommune (v/ordfører) Tilfreds med grundighet Ingen alvorlige brudd på habilitets- eller rolleforventninger 32 16

17 Høringsuttalelse - eiere Hedmark fylkeskommune (v/fylkesordfører) Fremgår av rapport at grundig arbeid Selskapet håndterer habilitets- og rollekonflikter i samsvar med lovverk og interne reglementer /-retningslinjer Varierende etterlevelse av retningslinjer for sponsing Forutsetter at praksis bringes i tråd med retningslinjer Oppland Fylkeskommune Høring ved Oppland fylkeskraft AS jf. eierfunksjon Ryddig rapport som tar opp problemstillinger på en god måte Støtter anbefalingene i rapporten 33 Spørsmål - problemstilling 1 Ringsaker KU: Hva ligger i begrepet ikke-eksklusive rammeavtaler Ikke eksklusiv betyr at avtalen ikke gir enerett Gjøvik KU: Spørsmål vedrørende innleid konsulent jf. advokattjenester Firma oppløst Hamar KU: Aktivitetene til Eidsiva Vekst AS Eidsiva/Virksomhetene/Eidsiva-Vekst/ Ringsaker og Hamar KU: Totalt omfang av kjøp av advokattjenester fra Eidsiva konsern 2012: 8,4 mill. Eidsiva Energi AS 2012: 1,4 mill

18 Takk for oppmerksomheten! 18