Styring og kontroll i Eidsiva

Transkript

1 Konsernpolicy Styring og kontroll i Eidsiva Policyeier Operativeier Fagansvarlig Ola Mørkved Rinnan Leif Henning Asla Leif Henning Asla Dokumentnr: Godkjent:

2 Innhold 1 Innledning Type styringsdokumenter Konsernets styrende organer Roller og ansvar Eiere og eiermøter Generalforsamling Bedriftsforsamling Valgkomité Konsernstyret Styreutvalg Ekstern revisor Organisering av virksomheten Selskapsstyring som styringsprinsipp Roller og ansvar Konsernsjef Konsernledergruppen Styret i datterselskaper Direktør datterselskaper Felles stabs- og støttefunksjoner Lederforum Konsernstyring Investeringskomiteèn Internrevisjon Kontrollkomite Prosess for planlegging og oppfølging av virksomheten Langsiktige planer Finansiell virksomhetsplan 10 årig Strategisk plan 5 årig Handlingsplaner og målekort - årlig Rapportering

3 1 Innledning Dette dokumentet gir et sammendrag av hvordan Eidsiva styres. Dokumentet beskriver i hovedsak hvordan konsernet er organisert, hvilke fora som er etablert for å styre konsernet, prinsipper og de viktigste prosessene som ligger til grunn for styring av konsernet, og hvordan målstyringen skal skje. Konsernet er underlagt ytre rammer fastsatt av lovgivning, konsernets eiere og konsernstyret. Disse rammene er dokumentert i lover og forskrifter, vedtekter, aksjonæravtale, instrukser, eierstyringsdokument og etisk regelverk. Dokumentene er ikke omtalt her, men ligger tilgjengelig på intranett og internett. De ytre rammene som ikke er lover og forskrifter vedtas og/eller godkjennes av eierne, generalforsamling, bedriftsforsamling og/eller konsernstyret. Interne rammer er de rammer konsernsjef ønsker Eidsiva skal jobbe etter. De viktigste områdene Eidsiva skal ha en felles tilnærming til operativ handling på er valgt ut, og det er på disse områder utarbeidet policyer. Hovedmålsettingen med policyene er å trekke opp interne rammer som ansatte i Eidsiva skal følge i det daglige. Dette skal sikre fokus på de viktigste områdene/prosessene og en ensartet måte å tilnærme seg problemstillingene på i Eidsiva. De interne rammene besluttes av konsernsjef. 2

4 1.1 Type styringsdokumenter Konsernet har følgende styringsdokumenter: 1. Ytre rammer for styring i konsernet: Rammer for styring er lover og forskrifter som konsernet er underlagt. I tillegg kommer eierstyring, vedtekter og instrukser som konsernet må styre etter, og som besluttes av konsernstyret, bedriftsforsamlingen eller generalforsamlingen. Etisk regelverk gir rammer for ønsket adferd i konsernet. Etisk regelverk utarbeides i en intern prosess i konsernet, og regelverket godkjennes av konsernstyret. Dokumentet «Regler for god etisk adferd i Eidsiva,» vedtas av konsernstyret og godkjennes av Bedriftsforsamlingen. Dette dokumentet gir ansatte føringer på ønsket adferd i konsernet. 2. Interne rammer for styring i konsernet: Dokumentet, «Styring og kontroll i Eidsiva,» er konsernsjefens beskrivelse av intern styring i Eidsiva. 3. Policy: Konsernpolicy vedtas av konsernsjef og er overordnede føringer som gjelder for alle selskaper i konsernet hvor Eidsiva har kontrollerende innflytelse enten gjennom eierskap og/eller avtaler. Så langt mulig og hensiktsmessig skal policyene også gjelde for selskaper hvor Eidsiva har eierandel 50 prosent eller lavere. Operativ eier er ansvarlig for at det til enhver tid foreligger en oppdatert policy. 4. Retningslinjer: Retningslinjer er beskrivelser og maler på hvordan funksjoner, prosesser og oppgaver skal gjennomføres. Fagansvarlig er ansvarlig for at retningslinjer etableres og fungerer på en god måte i henhold til aktuell policy. 0. Eksterne rammer -Lover og forskrifter - Etisk adferd, Eierstyring og selskapsledelse - Aksjonæravtale, vedtekter og instrukser 1. Interne rammer - Styring og kontroll i Eidsiva 2. Policy Fullmakter HR og personellsikkerhet Innkjøp Forsikring Finans, valuta og kraftprisposisjoner Finansiell og operasjonell rapportering Informasjonssikkerhet og IKT Klima og miljø 3. Retningslinjer Risikostyring og internkontroll Informasjon Investering og prosjektstyring 3

5 2 Konsernets styrende organer 2.1 Roller og ansvar Eiere og eiermøter Konsernets eiere har undertegnet en aksjonæravtale med varighet til og med Aksjonæravtalen regulerer mange forhold omkring strategi, prosesser og rammer i konsernet. Aksjonæravtalen er i sin helhet aksjonærenes strategidokument for sitt eierskap i Eidsiva Energi AS. Aksjonæravtalen viser til eiermøter, som et uformelt organ opprettet av og for aksjonærene. Eiermøtet har nedsatt et eget utvalg som skal forberede saker for eiermøtene. Eiermøtene kommer i tillegg til Generalforsamling og Bedriftsforsamling. Selskapet har et særlig ansvar for aksjonæravtalens revisjoner, og at den praktiseres i konsernet Generalforsamling Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i Eidsiva Energi AS. Generalforsamling avholdes minimum en gang per år innen utgangen av juni. Generalforsamlingens oppgaver følger av aksjeloven Bedriftsforsamling Bedriftsforsamlingen velges av Generalforsamlingen. Bedriftsforsamlingen består av 30 medlemmer: 20 aksjonærvalgte og 10 ansattvalgte. Det avholdes normalt tre-fire møter i løpet av året. Bedriftsforsamlingens hovedoppgaver er å velge konsernstyret, føre tilsyn med styret og konsernsjef og fastsette godtgjørelse til styret. Bedriftsforsamlingen skal treffe avgjørelser i saker som gjelder investeringer av betydelig omfang i forhold til selskapets ressurser, rasjonalisering eller omlegging av driften som vil medføre større endring eller omdisponering av arbeidsstyrken. 4

6 Bedriftsforsamlingen skal avgi uttalelser til generalforsamlingen om styrets forslag til årsregnskap og styrets forslag om anvendelse av overskudd eller dekning av tap. Bedriftsforsamlingens oppgaver følger av allmennaksjelovens Valgkomité Valgkomite velges av Bedriftsforsamlingen. Komitéen består av seks medlemmer fra Bedriftsforsamlingen. Valgkomiteens hovedoppgave er å foreslå kandidater til konsernstyret og å foreslå godtgjørelse til bedriftsforsamlingen, konsernstyret, revisjonsutvalget og valgkomiteen Konsernstyret Konsernstyret velges av Bedriftsforsamlingen. Konsernstyret består av åtte medlemmer, og har 3 varamedlemmer som møter i prioritert rekkefølge. Minst 40 prosent av konsernstyrets aksjonærvalgte medlemmer skal være kvinner/menn. To av konsernstyrets medlemmer er ansattvalgte. Det avholdes normalt 6-8 konsernstyremøter i året, etter en møteplan som inneholder faste saker som konsernstyret skal behandle årlig. Det er utarbeidet egen instruks av og for konsernstyret Styreutvalg Konsernstyret har opprettet tre underutvalg. Utvalgene er saksforberedende og rådgivende for konsernstyret og har ikke besluttende myndighet eller selvstendig ansvar. Utvalgene består av tre medlemmer valgt av og blant konsernstyrets medlemmer; to aksjonærvalgte og en tillitsvalgt. Konsernstyret har utarbeidet instrukser for alle de tre utvalgene. Revisjonsutvalget er opprettet for å effektivisere styremøtene i tilknytning til gjennomgang av finansiell rapportering, risikostyring og kontroll. Revisjonsutvalget skal først og fremst vurdere konsernets finansielle rapportering og følge opp ekstern revisors uavhengighet. Revisjonsutvalget møtes normalt før hvert konsernstyremøte. Kompensasjons- og lederutviklingsutvalget skal bistå konsernstyret i arbeidet med ansettelsesvilkår for Eidsiva Energis konsernsjef, og hovedprinsipper og strategi for kompensasjon og lederutvikling av konsernledelsen. Utvalget skal avholde minimum to møter årlig. Utvalg for personellsikkerhet og etikk skal bistå konsernstyret i administrasjon og utøvelse av tilsynsansvar knyttet til HMS og forvaltningsansvar knyttet til etikk. Utvalget skal avholde minimum to møter årlig Ekstern revisor Ekstern revisor velges av og rapporterer til Generalforsamlingen. Revisors rapporter blir fremlagt til konsernets ledelse, styret og bedriftsforsamlingen. Revisor skal årlig avholde møte med konsernstyret uten at konsernsjef eller administrasjon er tilstede. Revisor avgir årlig Management letter til alle styrene. Dette oppsummerer de funn og erfaringer revisjonen har gitt. I tillegg gjør revisor en særlig gjennomgang av konsernsjef og konsernledelsens økonomiske disposisjoner. Generalforsamlingen har engasjert ekstern revisor til å foreta avtalte kontrollhandlinger retter mot etterlevelse av nøytralitet i Eidsiva Netts samhandling med øvrige virksomheter i konsernet. 5

7 3 Organisering av virksomheten Eidsivakonsernet er et vertikalintegrert energikonsern, organisert med et morselskap som holdingselskap. Morselskapet ivaretar fellesfunksjoner, som er vurdert mest effektivt at utføres samlet for konsernets virksomhet. Fellesfunksjonene er delt inn i Konsernstab og Økonomi/finans. All operativ drift utføres i datterselskapene. Datterselskapene er samlet i virksomhetsområder. Disse er Vannkraft, Nett, Anlegg, Marked, Bioenergi, Bredbånd og Vekst. 3.1 Selskapsstyring som styringsprinsipp Konsernstrukturen er organisert med aksjeselskaper med bakgrunn i konsesjonskrav fra NVE og OED. Dette er videreført for alle virksomhetene for å sikre fokus og tydelige grensesnitt mellom virksomhetene. Det er ikke ønskelig å begrense aksjeselskapsstrukturen til kun å gjelde virksomheter med konsesjoner. Selskapene har alle egne, selvstendige styrer hvor det legges vekt på å rekruttere eksterne medlemmer, både av hensyn til kompetanse og for å gjøre styrefunksjonen reell og selvstendig. Selskapene er ansvarlige for oppnådde resultater, og for at aktivitetene foregår innenfor rammene som er lagt gjennom styringsdokumenter, strategier, budsjetter, fellesprosesser, instrukser og øvrige føringer fra konsernet. Målstyringen er tilpasset det enkelte selskap, men er samtidig koordinert for alle selskapene i forhold til konsernstyringen (4K). For å sikre at konsernet styrer mot felles overordnede mål, er konsernsjef styreleder i heleide datterselskaper av morselskapet. Som hovedprinsipp skal en av de øvrige medlemmene av konsernledelsen være styrets nestleder. I tillegg sørger instruks for styrene og direktører i datterselskaper for at saker som av konsernsjef oppfattes ikke å være i henhold til konsernets ønskede utvikling, kan bringes til konsernstyret for endelig avgjørelse. 3.2 Roller og ansvar Konsernsjef Konsernsjef ansettes av konsernstyret. Konsernsjef er konsernets øverste administrative leder, og har ansvaret for konsernledergruppen. Som følge av selskapsorganiseringen av Eidsiva, er også konsernsjef styreleder i alle datterselskaper som er direkte eid av Eidsiva Energi AS. Stedfortreder for konsernsjef er direktør konsernstab eller økonomi- og finansdirektør, avhengig av sak. Dersom kun en er til stede, er vedkommende konsernsjefens stedfortreder. Konsernsjef eller en av stedfortrederne skal alltid være tilgjengelig. 6

8 Styret har utarbeidet instruks for konsernsjef Konsernledergruppen Konsernledergruppen består av direktørene for virksomhetsområdene, og direktør for konsernstab og økonomi- og finansdirektør som begge er direkte underlagt konsernsjef som direktør i Eidsiva Energi AS. Konsernledergruppen er ikke et selvstendig besluttende organ, men et rådgivende organ for konsernsjef i forhold til saker på tvers i konsernet, eller temaer som er konsernanliggende. Konsernledermøter avholdes normalt en gang per uke Styret i datterselskaper Styret i datterselskaper skal være sammensatt av representanter fra konsernet og eksterne personer. Representantene fra konsernet er normalt tilknyttet konsernledergruppen. De eksterne representantene skal være valgt inn på grunn av kompetanse og erfaring for å styrke styrenes totale kompetanse, og for å få innspill og korrektiver fra personer utenfor konsernet. Styrene har arbeidsoppgaver og ansvar i henhold til aksjeloven, men gjennom egen instruks for styrene i datterselskaper kan konsernsjef løfte saker fra datterselskaper til konsernstyret hvis utfallet av styrebeslutninger i datterselskaper vurderes ikke å være den beste løsning for konsernet sett under ett. Styrene i heleide datterselskaper velges av generalforsamlingen som er konsernstyret. Det avholdes normalt fire-seks styremøter per år Direktør datterselskaper Datterselskapene er de operative enhetene for konsernets forskjellige virksomheter. Direktør er datterselskapets øverste leder. Direktøren har beslutningsmyndighet for alle saker som ikke er av uvanlig art, men begrenset til de fullmakter selskapsstyret har besluttet. Direktøren skal sikre at konsernets styrende dokumenter er styrende for datterselskapene, og at retningslinjer følges. Direktør ansettes av selskapets styre etter orientering av konsernsjef til konsernstyret Felles stabs- og støttefunksjoner Funksjoner som er vurdert mest effektivt å etablere felles, er organisert i morselskapet Eidsiva Energi AS. Fellesfunksjonene er inndelt i to hovedområder med hver sin direktør: Konsernstab Økonomi/finans Konsernstab og Økonomi/finans kan kreve at virksomhetsområdene gjennomfører handlinger og kvalitet som er ønskelig fra konsernets side. Konsernstab leverer tjenester til virksomhetene som det er enighet om at konsernet og virksomhetene har behov for. Tjenestene avtales med virksomhetene med hensyn til volum, kvalitet og pris. Økonomi/finans utfører de oppgaver selskapene og konsernet er pålagt å ha etter lov og forskrifter, eller etter beslutning i konsernstyret, Bedriftsforsamling eller Generalforsamling. Avdelingen har dessuten ansvar for intern kontroll og internrevisjon på vegne av konsernsjef. 7

9 3.2.6 Lederforum Lederforum er konsernets forum for alle ledere og andre medarbeidere i strategiske posisjoner. Forumet avholdes to-tre ganger per år, og er konsernsjefens arena for å kommunisere felles informasjon, diskutere aktuelle saker og sikre en felles kulturutvikling Konsernstyring. Controllerne har en todelt rolle som både kontrollør og rådgiver. Kontrolloppgaven er både å bidra til at beslutninger er i henhold til selskapenes egne planer, at selskapene har etablert hensiktsmessig internkontroll og at selskapenes styringsprinsipper etterleves. Konsernstyring har administrativt ansvar for oppfølging av intern revisjon. Rådgiveroppgaven er å bistå virksomhetsområdene i oppgaver der fagkompetansen til controllerne er etterspurt Investeringskomiteèn Investeringskomiteen skal bidra til at det utvikles kompetanse og tradisjon for kritisk investeringsanalyse og presentasjon i investeringssaker. Komiteen skal uttale seg om hvorvidt saksfremstillingen, herunder vurdering av risiko og lønnsomhet, gir et tilfredsstillende finansielt grunnlag for beslutning. Alle styresaker som er investeringer over 10 millioner kroner for Eidsivas andel, også i datterselskaper, skal behandles i Investeringskomiteen. Komiteen avgir uttalelse før saken behandles i styret. Direktørene kan også legge frem saker under 10 millioner kroner for komiteen. Styresaker under beløpsgrensen forelegges ellers konserncontroller med ansvar for virksomhetsområdet for uttalelse eller medunderskrift Internrevisjon Etterlevelseskontroll i Eidsiva er en innleid tjeneste. Ekstern kontroll er valgt for å sikre fokus utenfra og inn, og for å sikre at kun faglige hensyn gjelder i rapporteringen. Det inngås langsiktige avtaler med ekstern leverandør for intern revisjonstjenester. Internrevisjon rapporterer til økonomi- og finansdirektør og konsernsjef via konsernstyring. I tillegg blir rapporteringen fremlagt Konsernstyret og Bedriftsforsamlingen Kontrollkomite Kontrollkomiteen er en intern kontrollkomitee som er opprettet for å påse at virksomhetsområdene etterlever konsernets interne retningslinjer og kvaliteten på dette arbeid. Komiteen består av konsernsjef, økonomi- og finansdirektør og controllerne. Ved behov kan også ansvarlig revisor for både ekstern og intern revisjonen innkalles. Vurderingene foretas av controllerne i avdeling Konsernstyring. Controllerne gjør vurderingene for de virksomhetsområdene de har oppfølgingsansvar for. Vurderingen forelegges komiteen til gjennomgang og vurdering. Resultatet av gjennomgangen skal presenteres for virksomhetsområdene for uttalelse og oppfølging. Avvik som framkommer i gjennomgangen skal følges opp i driftsrapportering til styrene. 8

10 4 Prosess for planlegging og oppfølging av virksomheten 4.1 Langsiktige planer Finansiell virksomhetsplan 10 årig Finansiell virksomhetsplan er konsernets analyse av resultatutvikling, eiendeler, gjeld, egenkapital og likviditet i et langt perspektiv minimum 10 år. Virksomhetsplanen skal kunne simulere på endringer i de viktigste parameterne for konsernets økonomiske utvikling Finansiell virksomhetsplan legges til grunn som styrets strategiske plan i aksjonæravtalens bestemmelser om verdijustert egenkapital: Dersom selskapets verdijusterte egenkapitalandel overskrider 50 prosent av verdijustert totalkapital justert for styrets strategiske plan, skal egenkapitalen reguleres med utbetaling til eierne. Finansielle virksomhetsplaner skal utarbeides både for konsernet og for hvert av virksomhetsområdene Strategisk plan 5 årig Konsernet utarbeider 5-årige rullerende strategiske planer. Tilsvarende prosesser gjøres i datterselskaper. Planprosessen skal gjennomføres koordinert mellom konsern og datterselskap med underliggende, majoritetseide selskaper. Prosess med revidering av strategi skal foregå kontinuerlig, men en oppdatert plan skal legges fram på siste styremøte for året sammen med oppdatert målekort (KPI er) for virksomhetene. Konsernsjef og direktører for virksomhetene har hovedansvaret for denne prosessen. Prosessen koordineres av konsernet Strategidokumentet organiseres i seks segmenter som er forskjellig i tid og innhold: Historikk hva har vi vært gode på/mindre suksessfulle. Fremtidsbilder og trender hva vil våre ytre rammebetingelser være. Analyse av dagens situasjon SWOT-analyse. Mål og fokus Vår visjon og misjon, våre overordnede mål, vårt operative fokus, og våre strategiske og operative risikoer. Målekort og tiltaksplaner. Organisering av virksomheten i lys av valgt strategi. 4.2 Handlingsplaner og målekort - årlig Det skal utarbeides handlingsplaner for områder som sikrer gjennomføring av strategiene. Handlingsplanene skal følges opp og revideres fortløpende i konsernledergruppen og i virksomhetsområdenes ledergrupper. Handlingsplanene skal angi arbeidsoppgaver, framdriftsplan, ansvarlige og status. Eidsivas målstyringssystem omtales som 4K, og er en tilpasset utgave av Balansert Målstyring. Målekort skal etableres for alle virksomhetsområder med KPI er basert på utarbeidede strategier. Styringssystemet bygger på at lønnsomhet 9

11 og konkurransekraft avgjøres av både finansielle og ikke-finansielle faktorer. Det fokuserer på de verdier bedriften utvikler i egen organisasjon og i markedet. De fire målområdene er Kompetanse og motivasjon, Kvalitet, Kunder og Kroner. Styringsparametere for målområdene er basert på konsernets overordnede mål og strategier. Økonomidirektør og økonomisjefene i virksomhetsområdene har ansvaret for rapporteringen. 4.3 Rapportering Rapportering gjennomføres kvartalsvis. Dette skal omfatte både driftsrapport og økonomirapport med innhold som beskrevet i policy for «Finansiell og operasjonell rapportering». Rapporteringen skal gjennomgås både i konsernledermøtene og i konsernstyremøter. For virksomhetene i ledergruppemøter og styremøtene. Risikovurderinger foretas på et overordnet nivå for hele konsernet i tilknytning til strategiarbeidet, både i konsernet og i datterselskapene. I tillegg skal alle virksomhetene ha foretatt en tilsvarende vurdering av både strategisk-, operativ-, rapportering- og etterlevelsesrisiko. Disse skal samles i et felles dokument for hver virksomhet etter mal utarbeidet for konsernet, og legges frem for styrene. Direktør i virksomhetsområdene har ansvaret for risikovurderingene i samarbeid med konsernets risikorådgiver. 10