Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 19. mars 2013 kl i møterom 3 (4.etasje) SAKSLISTE ORIENTERINGER: Samhandlingsreformen ved kommunalsjef Tjøtta Johnsen SAK 03/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 utsatt fra SAK 04/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE SAK 05/13 OPPFØLGING FINANSOMRÅDET SAK 06/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON FASTE POSTER Nytt fra revisor Nytt fra sekretær: Planlegging av møtene i 2013, reglement for kontrollutvalget EVENTUELT REFERATER Farsund, den. 12. mars 2013 Bjørn Pedersen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf /e-post willy.gill@asekretariat.no Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 03/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2012 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering.

3 Farsund kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2012 Forslag Agder Sekretariat

4 Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Farsund kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2011 ble behandlet i kontrollutvalget 7. mai Sentralt ved behandlingen av regnskapet var regnskapsføring av swapsjoner. Kontrollutvalget avgav en omfattende og grundig uttalelse til kommunestyret med følgende konklusjon: 1. KU anbefaler kommunestyret å presisere overfor administrasjonen at informasjonsutvekslingen mellom administrasjonen og revisjonen må bli bedre. 2. Etter KUs oppfatning brøt ikke rådmannen finansreglementet ved inngåelse av swapsjonene i 2007 og Agder Sekretariat 2

5 Kontrollutvalgets årsmelding for KU anbefaler kommunestyret å følge opp revisjonens forbehold ved å anse avtalene som avsluttet i 2011 og sørge for at dette fremkommer i regnskapet. 4. Kommunestyret anbefales å presisere for administrasjonen at de må følge finansreglementets bestemmelser om rapportering til kommunestyret. 5. KU anbefaler at finansreglementet revideres og kvalitetssikres før behandling i kommunestyret. 6. Departementets retningslinjer for investeringsbudsjett forutsettes innarbeidet i 2012 som anført. Kommunestyret fulgte ikke opp kontrollutvalgets merknad nr. 3 ved behandlingen av årsregnskapet. Kommunestyret vedtok for øvrig å be Fylkesmannen gjennomføre lovlighetskontroll av vedtaket. Fylkesmannen opphevet i november Farsund kommunestyrets regnskapsvedtak. Administrasjonen foretok deretter nødvendige korreksjoner i tråd med anbefalingene fra revisor og kontrollutvalget. Korrigert regnskap ble fremlagt for kontrollutvalget i møte den 11. desember 2012 og utvalget avgav følgende uttalelse til regnskapet: Kontrollutvalget kan anbefale kommunestyret å godkjenne Farsund kommunes korrigerte årsregnskap for 2011 datert Planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Agder Sekretariat 3

6 Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Planlegging av forvaltningsrevisjon. I møte 15. november 2011 bestilte kontrollutvalget en overordnet analyse. Analysen forelå høsten 2012 og ble brukt som grunnlag for utvelgelse av prosjekter ved utarbeidelse av forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Forslag til plan ble behandlet i kontrollutvalgets møte og ble deretter sendt videre til kommunestyret for endelig behandling. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon i uprioritert rekkefølge: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 6 Offentlige anskaffelser Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 7 Likestilling Undersøke kommunens arbeid med å redusere bruken av deltidsstillinger i henhold til vedtatte mål og strategier for kommunen. 9 Budsjettstyring og kontroll - Undersøke kommunens rutiner for budsjettering og budsjettkontroll for enhetene i helse- og omsorgssektoren. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 16 NAV Farsund Undersøke om kommunens tjenestetilbud blir ivaretatt etter etableringen av NAV. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Utover arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon, har det ikke blitt gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter i Rapporten Vedlikehold av kommunale bygg som ble utarbeidet i 2011, ble ved en feil ikke sendt til kommunestyret for endelig behandling. Saken er nå sendt til kommunestyret med tilbakemeldingsfrist 1. juli Planlegging og gjennomføring av selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Planlegging av selskapskontroll. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har i 2012 utarbeidet forslag til Plan for selskapskontroll for perioden , og dette forslaget ble behandlet i kontrollutvalget Agder Sekretariat 4

7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Følgende selskaper er prioritert i planforslaget: 1. Lister bompengeselskap AS 2. Q43 Q Fire Tre AS Planforslaget er sendt til kommunestyret for endelig behandling. Gjennomføring av selskapskontroll. Rapport fra selskapskontroll i Brannvesenet Sør IKS ble behandlet av kontrollutvalget i møte den Rapporten inneholdt anbefalinger til både kommune og selskap. Kontrollutvalget Farsund kontrollutvalg har fem faste medlemmer. Følgende medlemmer er valgt for perioden : Faste medlemmer Bjørn Pedersen, leder Kirsti Mathiassen Martin Reinertsen, nestleder Harald Skaar Anne Bente Aunevik Kjærre Varamedlemmer Morten Løwer Odd Harald Reve Hilde Tobiassen Årsland Jan R. Aase Marie Ann Salvesen Marthe Beate Edvardsen Magne Havaas Møter og saker I løpet av 2012 har det vært avholdt 9 møter og behandlet 20 saker i tillegg til referatsaker. Den mest arbeidskrevende saken for kontrollutvalget i 2012 har vært kommunens årsregnskap for Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Dato Ansvarlig Tema Rådmann Generell informasjon, oppfølging av kontrollutvalgets merknader til regnskapet for 2010, oppfølging av vedtak Kommunalsjef Helse/omsorg Organisering, økonomi, utfordringer, samhandlingsreformen Kommunalsjef Teknisk Organisering, økonomi, utfordringer Kommunalsjef Oppvekst Organisering, økonomi, utfordringer og kultur Rådmann, økonomisjef Årsrapport med regnskap fra skatteoppkrever Årsregnskap Revisjonen Rapport fra selskapskontroll i Brannvesenet Sør IKS Rådmann, økonomisjef Korrigert årsregnskap 2011 Agder Sekretariat 5

8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2012 Ressurser til kontrollutvalget Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn 2013 i sitt møte den og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Kontrollutvalget opplever at det stilles nødvendige ressurser til disposisjon til kontroll og tilsyn. Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 6

9 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 04/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

10 Møte nr. 01/13 Dato: kl Sted: Rådhuset, Formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder fra kl Kirsti Mathiassen, medlem Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder Andre til stede: Økonomisjef Anita Ore (orientering) Revisor Monica Nilsen Utvalgssekretær Willy Gill Forfall: Anne Bente Aunevik Kjærre, medlem Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERINGER: Årsrapport fra Skatteoppkreveren i Farsund for 2012 ved økonomisjef Anita Ore SAK 01/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE SAK 02/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SAK 03/13 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2012 utsatt neste møte FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/13 Innkalling til representantskapet i Kommunerevisjonen Vest Ref. 02/13 Protokoll fra møte i representantskapet i Kommunerevisjonen Vest Ref. 03/13 Årsrapport fra Skatteoppkreveren i Farsund for 2012 Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1

11 Møtebok Farsund kontrollutvalg ORIENTERINGER: Årsrapport fra Skatteoppkreveren i Farsund for 2012 ved økonomisjef Anita Ore I tillegg orienterte om rapport fra Riksrevisjonen som avdekket feil ved enkeltberegninger, jf. avisoppslag. Dette gjaldt kun et fåtall saker som oppstod ved manuelle korrigeringer. Konklusjon: Kontrollutvalget tok orienteringen til etterretning. SAK 01/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Leder Bjørn Pedersen tiltrådte møtet. SAK 02/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Monika Nilsen presenterte forslag til plan for selskapskontroll. Sekretær opplyste at Agder Sekretariat vil forsøke å samordne gjennomføring selskapskontrollene med øvrige kommuner og fylkeskommunen. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Farsund kommune , der følgende selskaper prioriteres: 2

12 Møtebok Farsund kontrollutvalg 1. Lister bompengeselskap AS 2. Q43 Q Fire Tre AS Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av en plan for selskapskontroll og denne planen skal vedtas av kommunestyret minst en gang i løpet av valgperioden. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper (aksjeselskaper og interkommunale selskaper), herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. I forrige periode ble det gjennomført selskapskontroll i følgende selskaper i regi av Farsund kontrollutvalg: Farsund og Lyngdal Renovasjonsselskap AS 2011 Brannvesenet Sør IKS 2012 Konklusjon: Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Farsund kommune foreslått følgende prioritering av eierskapskontrollen for planperioden : Q43 Q Fire Tre AS Lister bompengeselskap AS Prioriteringen er basert på selskapenes tjenestetilbud til kommunens innbyggere, selskapenes samfunnsmessige ansvar, kommunens eierandel, økonomisk gevinst- og tapspotensial og kommunens motiv for eierskapet. 3

13 Møtebok Farsund kontrollutvalg Forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Farsund kommune , der følgende selskaper prioriteres: Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Flere attestasjoner for tiden. Forventer ferdig regnskap på fristen. Nytt fra sekretær: Planlegging av neste møte: Årsrapport, oppfølging finans, jf vedtak fra , (finansreglementene), bestilling av årlig gjennomgang av finansforvaltningen, reglement for kontrollutvalget, orientering om samhandlingsreformen. Tema for ønsket orientering om samhandlingsreformen: Hvilke krav stiller samhandlingsreformen til kommunen Hvordan ligger kommunen an Situasjonen for de deler av reformen som allerede er iverksatt - utskrivning av ferdigbehandlede, gjeninnleggelser etc. Administrasjonen inviteres til å redegjøre om Samhandlingsreformen i møtet 19. mars EVENTUELT Spørsmål fra leder om status for plan for forvaltningsrevisjon. Utvalgssekretær orienterte om at saken er oversendt kommunen for endelig behandling i kommunestyret. REFERATER Ref. 01/13 Innkalling til representantskapet i Kommunerevisjonen Vest Ref. 02/13 Protokoll fra møte i representantskapet i Kommunerevisjonen Vest Ref. 03/13 Årsrapport fra Skatteoppkreveren i Farsund for 2012 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 4

14 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 05/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 05/13 OPPFØLGING AV FINANSOMRÅDET Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen , Nummerert brev nr. 9 - Finans 2. Kommunestyre , sak om revisjon av Finansreglement i henhold til ny forskrift 3. Kommunaldepartementet , Ny finansforskrift med merknader 4. Kommunerevisjonen/KPMG juni 2008, kvalitetskontroll av finansreglementet 5. Farsund kommune , nytt finansreglement 6. Gabler Wassum , uavhengig vurdering av forslag til nytt finansreglement 7. Gabler Wassum , godkjenning/kvalitetssikring av finansreglement 8. Fylkesmannen i Vest-Agder , vedr. oppfølging av ny forskrift om finansforvaltning 9. Farsund kommune , svar på brev fra Fylkesmannen 10. Farsund kommune , oppdatert finansreglement Bakgrunn for saken: I sak 20/12 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Sekretær fremskaffer historikk for endring og behandling av kommunens finansreglement i inneværende og forrige valgperiode. Deretter fremlegges sak for kontrollutvalget om dette. De ulike finansreglementene med tilhørende behandling i kommunestyret fremlegges nå for utvalget. I tillegg fremlegges på nytt nummerert brev nr. 9 som omtaler forhold på finansområdet som kan være aktuelle for kontrollutvalget å følge opp videre. Noen av punktene som er omtalt har fått sin avklaring, mens det for andre punkter kan være aktuelt med videre oppfølging. Det gjelder blant annet punkt 7 som gjelder kontroll med kommunens finansforvaltning. Ny finansforskrift. Før jeg sier noe om Farsund kommunes finansreglementer i forrige og inneværende valgperiode, og den politiske behandlingen av disse, vil jeg knytte noen kommentarer til den nye finansforskriften som ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 9. juni Forskriften trådte i kraft 1. juli Den nye forskriften regulerer kravene til kommunens reglement, rutiner og rapportering på området, og den tydeliggjør ansvarsdelingen mellom lokalpolitikere og administrasjonen. Forskriften slår fast at kommunen skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i løpet av valgperioden. Den presiserer også at kommunens finansreglement må samsvare med egen kunnskap på feltet. I tillegg stilles det noe mer detaljerte krav til innhold i reglementet, og kravene til rapportering er styrket. Administrasjonssjefen skal minst to ganger årlig legge fram rapporter om status for finansforvaltningen for kommunestyret. Videre er

15 også kravene til de administrative rutinene for å vurdere og å håndtere risiko særlig presisert i den nye forskriften. Kommunestyret skal på sin side påse at en uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene og at disse rutinene er etablert og etterleves. 5 i forskriften gjelder kvalitetssikring av reglementet og den lyder som følger: Kommunestyret og fylkestinget skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i denne forskrift. Vurderingen skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret og fylkestinget. 8 i forskriften gjelder rutiner for finansforvaltningen og den lyder som følger: Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og denne forskrift, og at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Det skal herunder etableres rutiner for vurderingen og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Finansreglementet valgperioden : Kommunens finansreglement ble revidert i 2010 og godkjent av kommunestyret Reglementet ble vurdert av uavhengig instans. Reglementet ble endret av kommunestyret i forbindelse med behandling av regnskapsrapport for mai Forslag til endring av reglementet ble lagt fram i møtet. Så langt jeg kjenner til ble ikke endringen kvalitetssikret/vurdert av uavhengig instans. Nedenfor følger utskrift av protokollen fra kommunestyret : PS 11/49 Regnskapsrapport for mai 2011 Administrasjonens forslag til vedtak: Farsund kommunestyre tar regnskapsrapporten med finansforvaltning til orientering. Behandling i Kommunestyret : Rådmannen fremmet i møte følgende tilleggsforslag: Farsund kommunestyre vedtar å endre Finansforvaltningsreglementet ved å føye til ordet renteopsjoner i pkt. 3.2, slik at hele punktet nå lyder: 3. 2 Lånetyper Det gis anledning til å ta opp obligasjonslån og sertifikatlån. Ellers gjelder reglene i kommuneloven. Avdrag plassert på avdragsfond kan plasseres på mellomlang sikt med lav risiko i henhold til forskrifter om plassering. Porteføljen kan ta i bruk rentebytteavtaler (renteswaps)), renteopsjoner og fremtidige renteavtaler (FRA) på samlet gjeldsportefølje. Bruk av andre ikke-rentebærende finansielle instrumenter tillates ikke. Administrasjonens forslag enstemmig vedtatt. Rådmannens tilleggsforslag enstemmig vedtatt.

16 Finansreglementet valgperioden : Kommunenes finansreglement ble endret av kommunestyret i møte den Endringsforslaget fra administrasjonen ble fremlagt som referat i kommunestyrets møte. Kommunestyret vedtok følgende endring i punkt 3.1.: Kommunen bør ikke ha hele sin gjeldsportefølje på samme rentevilkår. Dette eksponerer kommunen for stor renterisiko. Rådmannen/administrasjonssjefen har fullmakt til å vurdere hvilke rentebindinger som til enhver tid er gunstigst for kommunen. I utgangspunktet bør kommunen har 1/3 av sine lån bundet på lang sikt (minst 3 år), 1/3 på kort sikt (under 1 år) og 1/3 på p.t. (flytende) rente. Minimum 1/3 av kommunens gjeld skal normalt ha bundet rente. Den del av porteføljen som har bundet rente bør ikke komme til forfall samtidig. Det vil til enhver tid være mulig å binde nye lån for kortere eller lengre tid dersom effektiv lånerente er mindre enn 3,5 %. Så langt jeg kjenner til ble ikke endringen kvalitetssikret/vurdert av uavhengig instans. Jeg er ikke gjort kjent med øvrige endringer av finansreglementet eller vurderinger foretatt av uavhengig instans etter Kontroll med kommunens finansforvaltning. Kommunerevisjonen Vest peker i sitt oppsummeringsbrev om finans på at finansreglementet punkt 1.5 sier at kommunerevisjonen reviderer finansforvaltningen ved utgangen av hvert år i forbindelse med årsoppgjøret ellers i kommunen. Dette oppdraget er ifølge revisjonen ikke nærmere spesifisert i noen avtale Revisjonen foreslår at årlig kontroll av finansforvaltningen skjer i samsvar med ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk økonomisk informasjon. Denne standarden krever at revisjonen planlegger og gjennomfører kontrollhandlinger for å kunne avgi en uttalelse med høy, men ikke absolutt sikkerhet for at det ikke foreligger vesentlige feil eller mangler ved kommunens finansforvaltning. De valgte handlinger avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoen for vesentlige mangler. Med utgangspunkt i kommunens finansreglement, forskriftens og kommunelovens krav, vil revisjonen årlig kontrollere om gjeldende bestemmelser og rutiner for finansforvaltningen etterleves. Revisjonen foreslår videre at arbeidet rapporteres skriftlig i en egen rapport til kommunestyret. Vurderinger: Kontrollutvalget bes om å vurdere manglende uavhengig vurdering av endringer foretatt i finansreglementet og For øvrig anbefales det at kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen. I tillegg bes kontrollutvalget ta stilling til om det er øvrige forhold vedrørende finans som bør følges opp videre.

17 Forslag til vedtak:

18 Farsund kommune Reglement for finansforvaltning Vedtatt i Farsund kommunestyre i møte den Revidert av k.st med siste endring i k.st. møte

19 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 FORMÅL, MÅLSETTING, LOVHJEMLER OG RISIKO FORMÅL MÅLSETTING OG LOVHJEMLER ETISKE RETNINGSLINJER FULLMAKT RAPPORTERING REVISJON AV REGLEMENTET RAMMER OG RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV LEDIG LIKVIDITET OG ANDRE MIDLER BEREGNET PÅ DRIFTSFORMÅL 5 RAMMER FOR PLASSERINGER OG REGLER FOR FORVALTNING RAMMER OG RETNINGSLINJER FOR FORVALTNING AV GJELDSPORTEFØLJEN OG ØVRIGE FINANSIERINGSAVTALER RENTEVILKÅR LÅNETYPER LÅNEOPPTAK GENERELT RAMMER OG RETNINGSLINJER FOR PLASSERING OG FORVALTNING AV LANGSIKTIGE FINANSIELLE AKTIVA LANGSIKTIGE FINANSIELLE AKTIVA.... 7

20 1 Formål, målsetting, lovhjemler og risiko 1.1 Formål Kommunens strategi for finansforvaltning skal ivareta grunnprinsippet i kommunelovens formålsbestemmelse om optimal utnyttelse av kommunens tilgjengelige ressurser for å kunne gi et best mulig tjenestetilbud. 1.2 Målsetting og lovhjemler Kommunens rammebetingelser følger av Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 52, og forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning av 1. april Kommuner og fylkeskommuner skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og på en slik måte at kommunen har midler til å dekke sine løpende forpliktelser. 1.3 Etiske retningslinjer Ved vurdering av selskap det skal investeres i, legges selskapets hovedaktiviteter til grunn. Det skal ikke investeres i selskapet som har vesentlig andel i virksomheten innen produksjon av våpen, alkohol, tobakk og pornografi eller som strider mot generelle oppfatninger av menneskerettigheter. 1.4 Fullmakt Innenfor de generelle retningslinjer delegeres følgende fullmakter til rådmannen/administrasjonssjefen: Gjennomføre den løpende forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Gjennomføre opptak av nye lån, herunder valg långiver/finansieringskilde, rentevilkår, avdragstid innenfor gitte maksimaltid og øvrige betingelser. Gjennomføre refinansiering av eksisterende lån. Inngå avtaler om kjøp og salg av rentesikringsinstrumenter. Gjennomføre forvaltningen av langsiktige finansielle aktiva, herunder inngå avtaler om aktiv forvaltning. Velge kommunens bankforbindelse etter forutgående konkurranseutsettelse. 1.5 Rapportering Formannskap og kommunestyret gis en skriftlig rapport over status og utvikling for porteføljene (gjeldsportefølje og plasseringsportefølje) i forbindelse med tertialrapporteringen. Reglement for finansforvaltning Side 3 av 7 Vedtatt av Farsund kommunestyre den

21 Rapporteringen skal inneholde en beskrivelse og vurdering av: a) Aktiva Sammensetning av aktiva Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva Vesentlige markedsendringer Endringer i risikoeksponering Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser b) Passiva Sammensetning av passiva Løpetid for passiva Verdi, samlet og fordelt på de ulike typer passiva Vesentlige markedsendringer Endringer i risikoeksponeringer Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet Markedsrenter og egne rentebetingelser Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet lukkes normalt umiddelbart og senest til neste tertialrapport, med mindre kommunestyret samtykker i en lengre periode for å begrense eller unngå muligheter for tap. Det må i tilfelle av at man derved påtar seg en økt risiko for tap, komme tydelig frem for kommunestyret før et eventuelt samtykke om utsatt frist gis. Det må også fremgå hvor lang en eventuell utsettelse strekker seg. Eventuelle avvik mellom de posisjoner som er gjort før dette reglementet vedtas, og tidligere foretatte investeringer, trenger ikke lukkes før de lukkes ut fra de forutsetninger man inngikk investeringene ut fra. Kommunerevisjonen reviderer forvaltningen ved utgangen av hvert år i forbindelse med årsoppgjøret ellers i kommunen. Skal kommunen bruke eksterne forvaltere, må egne rapporteringsrutiner vedtas. 1.6 Revisjon av reglementet Reglementet skal hvert år senest i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet, gjennomgås med tanke på kvalitetssikring og forbedringer av kommunestyret, herunder de delegasjonsfullmakter som ligger i reglementet. Reglement for finansforvaltning Side 4 av 7 Vedtatt av Farsund kommunestyre den

22 2 Rammer og retningslinjer for forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet på driftsformål Formålet med likviditetsforvaltningen er og til enhver tid ha tilstrekkelig ledig likviditet til å dekke kommunens betalingsforpliktelser. Samtidig at ledig likviditet har en markedstilpasset avkastning i forhold til slike midlers krav om sikkerhet og tilgjengelighet. Rammer for plasseringer og regler for forvaltning. Rådmannen/administrasjonssjefen gis fullmakt til å plassere kommunens ledige likviditet og andre midler beregnet på drifts- og kapitalformål. Det tillates ikke å ta valutarisiko med denne type likviditet. Overskuddslikviditet kan plasseres i: a. Omsettelige sertifikater og obligasjoner utstedt eller garantert av den norske stat, norske kommuner og fylkeskommuner og norske finansinstitusjoner. b. Innskudd i norske finansinstitusjoner og utenlandske finansinstitusjoner etablert i Norge. Finansinstitusjonen skal ha en forvaltningskapital på minimum NOK 1 MRD, og kommunes samlete innskudd i finansinstitusjonen skal ikke overstige 1 % av institusjonens forvaltningskapital. c. Pengemarkeds- og obligasjonsfond i norske kroner og som kun investerer i papirer/plasseringer som er nevnt under a) og b) over, som tillates markedsført i Norge av Kredittilsynet. Kommunens eierandel i et slikt fond skal ikke overstige 10 % av fondets forvaltningskapital Reglement for finansforvaltning Side 5 av 7 Vedtatt av Farsund kommunestyre den

23 3 Rammer og retningslinjer for forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler Formålet med forvaltningen er å sikre en lavest mulig finansieringskostnad, stabil finansiering og god likviditet. 3.1 Rentevilkår Kommunen bør ikke ha hele sin gjeldsportefølje på samme rentevilkår. Dette eksponerer kommunen for stor renterisiko. Rådmannen/administrasjonssjefen har fullmakt til å vurdere hvilke rentebindinger som til enhver tid er gunstigst for kommunen. I utgangspunktet bør kommunen ha 1/3 av sine lån bundet på lang sikt (minst 3 år), 1/3 på kort sikt (under 1 år) og 1/3 på p.t. (flytende) rente. Minimum 1/3 av kommunens gjeld skal normalt ha bundet rente. Den del av porteføljen som har bundet rente bør ikke komme til forfall samtidig. Det vil til enhver tid være mulig å binde nye lån for kortere eller lengre tid dersom effektiv lånerente på nytt lån er mindre enn 3,5%. 3.2 Lånetyper Det gis anledning til å ta opp obligasjonslån og sertifikatlån. Ellers gjelder reglene i kommuneloven. Avdrag plassert på avdragsfond kan plasseres på mellomlang sikt med lav risiko i henhold til forskrifter om plassering. Porteføljen kan ta i bruk rentebytteavtaler (renteswaps), renteopsjoner, og fremtidige renteavtaler (FRA) på samlet gjeldsportefølje. Bruk av andre ikke-rentebærende finansielle instrumenter tillates ikke. 3.3 Låneopptak Rådmannen/administrasjonssjefen velger lånetype, långiver og øvrige vilkår basert på tilbud innhentet fra minst tre aktører. For ordinære lån bør man innhente tilbud fra minst 3 långivere. Rådmannen/administrasjonssjefen gis fullmakt til å godkjenne rente- og avdragsvilkår. 3.4 Generelt Avdragstiden på kommunens gjeldsportefølje må oppfylle minimumskravene i kommunelovens 50 nr. 7, dvs gjenstående løpetid for kommunens samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for kommunens anleggsmidler ved siste årsskifte. Kortere avdragstid kan brukes i kommunen. Kommunen bør i utgangspunktet samle sine lån i så stor grad det er mulig. Det synes lite hensiktsmessig å ha mange lån med samme vilkår hos den samme långiver. For å sanere små lån kan disse nedbetales dersom det innenfor budsjetterte rente og avdragsutgifter er budsjettmessig dekning for dette. Dette gjelder også ekstraordinært innbetalte Husbanklån. Rådmannen/administrasjonssjefen gis fullmakt til enhver tid å velge å refinansiere lån av hensyn til den strategiske finansforvaltningen. Rådmannen/administrasjonssjefen gis fullmakt til å undertegne lånedokumentene. Rådmannen/administrasjonssjefen er ansvarlig for at alle lånedokumenter med tilhørende dokumentasjon arkiveres og oppbevares på en forsvarlig måte. Reglement for finansforvaltning Side 6 av 7 Vedtatt av Farsund kommunestyre den

24 4 Rammer og retningslinjer for plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva 4.1 Langsiktige finansielle aktiva. Langsiktige finansielle aktiva er midler som ikke skal benyttes til drifts- eller investeringsformål i regnskaps- og budsjettåret. I Farsund er dette nærmere definert som vårt Kraftfond og kan også være det tilhørende Bufferfondet som vil variere i størrelse. Formålet med forvaltningen er å gi en best mulig avkastning over tid. Risikoen ved plasseringen skal tillegges betydelig vekt. Det skal ikke foretas plasseringer som samlet sett påfører kommunen vesentlig finansiell risiko sett i forhold til investeringstiden. Til forvaltningen av disse midlene kan følgende instrumenter, plasseringer, benyttes: Kraftfond/Bufferfond - Pengemarkedet/bank 20 % - Obligasjoner 40 % - Utenlandske aksjer/fond 20 % - Norske aksjer/fond 20 % Lavere risikoprofil kan benyttes i perioder hvor det vurderes hensiktsmessig ut fra formålet med forvaltningen. Eksempelvis kan man i perioder ha pengene plassert i pengemarkedet i stedet for aksjefond. Dette gjelder ikke motsatt vei over de angitte grenser. I perioder, kan også bankplassering innenfor forsvarlige rammer benyttes. Begrensninger i fordeling av investeringen på de ulike aktivaklassene. Pengemarked/bank, det skal minimum benyttes 3 ulike fonds og eller bankplasseringer. Ingen enkeltfond kan overstige 20% av totalt Kraftfond uten at dette har sammenheng med innkjøp i fond i korte perioder pga størrelse/gebyrer, som igjen reduseres til maksimal andelsregelen her etter en relativ kort periode maksimalt 3 mnd. Obligasjoner, det skal normalt minst plasseres i 4 ulike obligasjonstyper, og ingen enkeltobligasjon kan utgjøre mer enn 20% av totalt Kraftfond. Maksimal løpetid for obligasjoner er 10 år. Det kan plasseres direkte i sertifikater og obligasjoner, men da må risiko maksimalt være at utsteder har en vurdert rating på BBB- eller bedre. Slike direkteinvesteringer må ikke utgjøre mer enn 5% av Kraftfond. For obligasjonsfond eller sammensatte obligasjonsprodukter, kan det tas større risiko, men maksimal investering pr utsteder/produkt må ikke overstige 5 mill kr. Det kan tas valutarisiko dersom obligasjonens innretning inkluderer å spekulere i valutakurser. Maksimal grense for slike plasseringer er 2 mill kr. Utenlandske aksjer/fond, Plasseringer skal gjøres i fond. Det skal plasseres i minst to ulike fondsprodukter, og maksimalt plassering i ett enkelt fond er 10% av totalt Kraftfond. Norske aksjer/fond, Plassering skjer gjennom fond. Normalt skal det plasseres i minst tre ulike fond, og maksimal plassering i ett fond er 10% av Kraftfond. Reglement for finansforvaltning Side 7 av 7 Vedtatt av Farsund kommunestyre den

25 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 06/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon Bakgrunn for saken: Forslag til plan ble behandlet i kontrollutvalgets møte og ble deretter sendt videre til kommunestyret for endelig behandling. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Farsund kommune er disse prosjektene foreslått i uprioritert rekkefølge: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 6 Offentlige anskaffelser Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser. 7 Likestilling Undersøke kommunens arbeid med å redusere bruken av deltidsstillinger i henhold til vedtatte mål og strategier for kommunen. 9 Budsjettstyring og kontroll - Undersøke kommunens rutiner for budsjettering og budsjettkontroll for enhetene i helse- og omsorgssektoren. 11/12 Tilpasset opplæring og spesialundervisning Vurdere om elever mottar et forsvarlig tilbud om tilpasset opplæring i grunnskolen og se på kommunens bruk av spesialundervisning. 16 NAV Farsund Undersøke om kommunens tjenestetilbud blir ivaretatt etter etableringen av NAV. Vurderinger: For å komme raskest mulig i gang med forvaltningsrevisjon i 2013, er det fornuftig med en bestilling allerede nå. En naturlig videre saksgang er at kontrollutvalget bestiller en prosjektplan for det prosjektet som ønskes gjennomført. Prosjektplanen vil sette rammene for gjennomføringen av prosjektet og drøfting omkring hva utvalget konkret ønsker svar på, vil være sentralt ved utarbeidelse av prosjektplanen.

26 Forslag til vedtak: 1. Under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av plan for forvaltningsrevisjon , bestiller kontrollutvalget fra Kommunerevisjonen Vest forvaltningsrevisjon av følgende område: 2. Prosjektplan for gjennomføring av prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget til godkjenning innen så snart som mulig. 3. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om prosjektet etter behov. 4. Prosjektet skal gjennomføres innenfor de disponible budsjettrammer for 2013.