KVALITET OG TRIVSEL PÅ ARBEIDSPLASSEN. Siri Hunnes Blakstad Telenor Eiendom

Transkript

1 KVALITET OG TRIVSEL PÅ ARBEIDSPLASSEN Siri Hunnes Blakstad Telenor Eiendom 1 1

2 SHAREHOLDER VALUE 1980 Fokus på lønnsomhet og effektivitet UK og US: ideen med kontorlandskapet ble krysset med idealer fra Taylorismen Hierarkisk, corporate culture Arealeffektivitet Store arealer, dype bygg, lite dagslys Cellekontorer til lederne Fotfolket i store åpne arealer med skillevegger (cubicles) Citibank Headquarters, Canary Wharf, Foster and Partners STAKEHOLDER VALUE Fokus på brukeren Arbeidsmiljø, lovverk Medvirkning, demokratiske ideal Typisk fokus i nord-europeiske kontorer Bl.a Norge, Sverige, Nederland og Tyskland har lovbestemmelser om dagslys, arbeidsmiljø, støy etc. Cellekontor / kombikontor Dagslys (cellekontor langs fasaden) Vinduer som kan åpnes Edding. Tyskland

3 FLEKSIBLE KONTOR Digital, Stockholm Fokus på kunnskapsarbeid Deling av kunnskap, interaksjon Fleksibilitet og mobilitet Teknologi gir frihet til å jobbe på ulike steder The Virtual Office, Open office Faste plasser? 1 : x Clean desk, drop in, hotelling, free address Ulike aktivitetssoner, variasjon Ericsson HVA MED I DAG? 3

4 TRENDER INNEN KUNNSKAPSARBEID One third of our UK staff has a boss overseas Tim Caiger Oracle Globalisering og virtuelle team på tvers av geografiske og kulturelle grenser. Transparens og samfunnsansvar Energikrav og behov for bærekraftige løsninger utfordrer mobilitet og infrastruktur. Demografiske endringer vi er yrkesaktive lengre Arbeid fritidsbalanse Nye samarbeidsformer, prosjekter og samarbeid: skiftende konstellasjoner TRENDER INNEN TEKNOLOGI Fleksibilitet (eks trådløst og follow me print ) og støtte til mobilitet er forventet og mainstream i dag Brukere har forventninger om å kunne utføre arbeid på ulike steder Konnektivitet: Bedre tilkoblingsmuligheter og båndbredde Audio / video over alt Uavhengig av klient ulike teknologier for å koble seg på Brukervennlig og enkelt over tid! Telepresence hos Cisco, CA 4

5 EGEN MOBIL: 1999: 59% 2010: 97% Microsoft, Schiphol Amsterdam Anytime, anyplace, any device 5

6 UNIFIED COMMUNICATION AND COLLABORATION En pakke for ulike typer kommunikasjon og samarbeid Integrerte tale, data, tekst, video og konferanse løsninger Lagring, gjenfinning og deling av informasjon Når som helst, hvor som helst og med ulike tjenere Holde oversikt over kontakter, deres aktiviteter, arbeidssted og tilgjengelighet TRENDER INNEN KONTORLØSNINGER Mer fleksible arbeidsarealer og lokasjoner, medarbeidere kan arbeide fra en rekke ulike geografiske lokasjoner Mer rom for interaksjon og samhandling. Kontoret som møtested Ulike spesialiserte rom og funksjoner for å støtte opp under varierte arbeidsoppgaver i løpet av arbeidsdagen Gi signaler om hvordan vi ønsker at medarbeiderne skal arbeide og samarbeide Økt fokus på kontoret som merkevare og verdibygging Fokus på service og tjenester Google CA 6

7 TELENOR FORNEBU, VISJON: Nordens fremste arbeidsplass for nyskapende virksomhet Month 0000 Innflytting Ved innflytting, dimensjonert for 7500 ansatte, med 6000 arbeidsplasser kvadratmeter kontorareal 204 arbeidssoner i kontorarealene I tillegg 220 møterom, Expo og mange servicetilbud 7

8 FORNEBU KONTORLØSNINGER Åpen arbeidsplassutforming inndelt i soner med medarbeidere Fleksible lokaler - stort sett uten faste plasser. Det er enkelt å flytte enheter internt på bygget Hver arbeidssone har et servicerom med multifunksjonsmaskin og rekvisita/post, flere samtalerom, sofagruppe og minikjøkken, som er en sosial møteplass med kaffeautomat. Whiteboard på veggen til å notere på Vi bruker papir, men lagrer elektronisk Mange alternative møteplasser i tillegg til møterommene 8

9 FORNEBU ER PLANLAGT ETTER TELENORS ARBEIDSPLASSMODELL FORNYET SATSING PÅ ARBEIDSPLASSMODELLEN Arbeid er en tilstand ikke et sted Fra meg og mitt til oss og vårt Arbeidsplassmodellen ble først utviklet for hovedkontoret på Fornebu Fornyet satsing og justering 2010/2011 Implementert helt / delvis i profilbyggene og store administrasjonsbygg i Norge og internasjonalt Vi mener at Telenors medarbeidere jobber bedre dersom de kan benytte informasjons- og kommunikasjonsteknologi for å jobbe fleksibelt Vi har fleksible, åpne kontorløsninger Godt areal er ikke et privilegium kun for ledere, men deles Ledelsen er synlig. Det er transparent og åpent Fleksibiliteten og åpenheten gjør at vi lettere kan dele informasjon og jobbe sammen 9

10 MÅL: Gi støtte til arbeidsprosesser og bruk av ny teknologi Bidra til forbedret arbeidsmiljø Øke arealeffektiviteten Bidra til større grad av standardisering JUSTERTE LØSNINGER ER TESTET I PILOTER: Ringer i vann et tydeligere skille mellom aktive og roligere funksjoner Stillesoner for konsentrasjon (egne regler gjelder i stillesonene, ingen telefon, ikke ta kontakt) Flere og bedre lydisolerte og dempede multirom utstyrt for wow, for samtaler / småmøter og for lengre telefonsamtaler. Ny møblering og utstyr Interne prosjektrom (møterom som bookes kun av dem som sitter i sonen) Touch down: Arbeidsplasser for folk på farten store brede bord med flere arbeidsplasser Opprette steder for arbeid i fellesarealer WowPods i fellesarealer 10

11 VIRKSOMHETSTILPASSEDE ARBEIDSPLASSLØSNINGER Løsninger som støtter opp under ulike aktiviteter og behov Arbeidsprosesser må ligge til grunn Støtte ulike typer arbeid Hva er arbeid? Vet dere hva deres brukere gjør når de arbeider? Hvor gjør de det? "Considering only your working time in the building in which you are officially based, please estimate what percentage of that time you spend on the following activities Avg. Median Individual time (time spent working alone including telephone calls not using a speakerphone). Collaborative time (working with colleagues, informal meetings and ad-hoc meetings). Formal meetings (including speakerphone teleconferences and video conferencing). Other. 11

12 "During a typical week, what percentage of your time do you spend working in the following locations? Avg. Median 0 At a work desk in the building where you are officially based. Somewhere else nearby in your group s area (work zone) (excluding any formal meeting rooms). In formal meeting rooms in the building where you are officially based. Working elsewhere in the building where you are officially based. In another office building (belonging to your organisation OR to a different organisation such as a customer or supplier). Working in transit (including in cafes, on transport, in hotel rooms). Working at home. Other. HVA VET VI OM KVALITET OG TRIVSEL? FUNN FRA KUNNEarbeidsplassen Norsk undersøkelse Spørreundersøkelse 1100 respondenter, 12 case-studier, intervjuer, observasjoner, tidsbruksstudier Åpne løsninger, faste plasser Noen funn: Bedret informasjonsdeling med dem man arbeider sammen med (66% mener nye lokaler er "bedre" eller mye bedre ) Mer uformell kontakt Enklere opplæring Vanskeligere å utføre konsentrasjonsoppgaver (65%) Mer problemer med støy (i noen av casene) I forhold til egne oppfatninger går produktiviteten ned, men de rapporterer samtidig om at det bidrar til at gruppen / teamet produserer mer Stor variasjon mellom de ulike casene! 12

13 Figure 5: Self-assessed productivity HVORDAN ARBEIDER VI NÅ MED VIRKSOMHETSTILPASSEDE KONTORLØSNINGER I TELENOR? Strategic alignement: Forankring i Telenors verdier og visjoner Governance: En del av styrende dokumenter, ansvar i sentrale fagmiljø i konsernet Framstilling og kommunikasjon av arbeidsplassmodellen Opplæring / formidling til brukere og ledere Verktøykasse for implementering Opplegg for evaluering og stadig forbedring Nøkkel- og normtall for areal Implementering og piloter, også internasjonalt Stadig teknologiutvikling 13

14 STRATEGIC ALIGNEMENT: THE TELENOR WAY 14

15 PRINSIPPER PRINSIPP 1. FUNKSJONSBASERTE ARBEIDSPLASSER En variert meny med ulike funksjoner, møblering og teknologi (utstyr) skal støte opp om ulike behov og brukssituasjoner gjennom arbeidsdagen Medarbeidere skal kunne velge det arbeidsstedet som er best egnet til de ulike oppgavene som skal utføres For individet gir dette valgfrihet Dynamikkfaktor, arbeidsstedsfleksibilitet og clean desk er forutsetninger for at de funksjonsbaserte arbeidsplassene skal fungere 15

16 Individuelt arbeid & ad-hoc samtaler Strukturer samhandling, prosjekt workshop Formelt møte Fokusert individuelt arbeid Ad hoc samtale, video Ad hoc, uformelt møte Arbeidsplass i åpen sone Prosjektrom Møte rom Arbeidsplass i stillesone Multirom Kaffebar Funksjonsbaserte arbeidsplasser Brukssituasjoner og ulike arbeidssteder i løpet av en arbeidsdag PRINSIPP 2. ARBEIDSSTEDSFLEKSIBILITET Våre medarbeidere skal kunne jobbe fra ulike lokasjoner. Derfor må det legges til rette: I bygningene Med teknologi og utstyr Organisasjon og ledelse Medarbeidere skal kunne velge det arbeidsstedet som er mest effektivt og formålstjenelig for den oppgaven som skal løses Arbeid også i fellesarealer Innenfor arbeidssonen betyr arbeidsstedsfleksibilitet at medarbeiderne velge mellom ulike funksjoner 16

17 PRINSIPP 3 CLEAN DESK Clean desk innebærer at alle rydder arbeidsplassen sin for personlige eiendeler og dokumenter ved arbeidsdagens slutt. Personlige skap sørger for muligheter for lagring, men det er begrenset plass i disse. Informasjon lagres digitalt Clean desk er en forutsetning for å kunne bruke bygget fleksibelt Renholdsvennlig. Inneklima Informasjonssikkerhet Mindre papir og ting gjør det enklere å flytte enheter mellom ulke soner og arbeidssteder. PRINSIPP 4. DYNAMIKKFAKTOR Dynamikkfaktor betyr at alle medarbeidere ikke har en egen arbeidsplass, men velger seg et sted å sitte etter hvilke arbeidsoppgaver som skal utføres. Dette betyr at det er færre arbeidspulter enn medarbeidere. Ved innflytting la vi på Fornebu til grunn en dynamikkfaktor på 1,2 Det vil si at det er 12 medarbeidere på 10 arbeidsplasser. Fleksibel bruk er et effektivt verktøy for høy arealeffektivitet og lavere kostnader, samtidig som målsetningen om et godt arbeidsmiljø opprettholdes Dynamikkfaktoren kan variere mellom ulike enheter i forhold til arbeidsprosesser og oppgaver 17

18 100% 80% Del av kapasitet som kommer f ra bruk av touchdown og stillesone, 23% 50% Opptatt, men ikke i bruk 20% I bruk Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Arbeidssone. Bruksmønster, observasjoner for en uke. Sonen har høy dynamikkfaktor (1,45) GUIDELINES: BRUKSSITUASJONER OG FUNKSJONSMENY 18

19 Arbeidsplass I åpen sone Arbeidsplass I stillesone Touchdown Multirom Sosial sone Service rom Prosjekt rom Møterom Kaffebar / restaurant Brukssituasjoner vs funksjoner Individuelt arbeid Fokusert individuelt arbeid Ad hoc samtale Strukturert samhandling Formelt møte Opplæring Informasjonsmøte FUNKSJONER I ARBEIDSSONEN 19

20 FUNKSJONER I FELLESAREAL EVALUERING OG STADIG FORBEDRING 20

21 EVALUERING AV PILOTER Analy sis of of fice layouts Occupancy rates FØR - ETTER Usability Walkthrough Surv ey, web Of f ice env ironement KPI and benchmarks area and workplaces Activ ities and worklocations + Interv juer og observ asjoner IMPLEMENTERING - OGSÅ INTERNASJONALT 21

22 GRAMEEN PHONE, DHAKA Totalt ca m2, hvorav m2 administrativt areal (inkluderer fellesarealer) Auditoriom 2stk, GP Expo, NOC, prayer rooms og kantine for 450 mennesker Det er 2276 arbeidspulter inklusive touch downs (project tables) Det er for tiden en dynamikkfaktor på 1,12 GRAMEEN PHONE, PLANLØSNING 22

23 45 00 Month