Informasjonshefte for nyansatte ved matematisk institutt, UiO

Transkript

1 Informasjonshefte for nyansatte ved matematisk institutt, UiO juni 2015

2 Velkommen til Matematisk institutt... 3 Hvor finner du oss?... 3 For å komme på plass... 4 Ekspedisjonen... 4 Faks... 5 Post... 5 Internpost... 5 Kopiering... 5 Kopiering til transparenter... 6 Kopiering fra bøker og hefter... 6 Papirstopp... 6 Printere... Error! Bookmark not defined. Økonomi og personal... 7 Lønn... 7 Arbeidstid... 7 Sykdom... 8 Faktura... 7 Reiseregninger... 7 Andre utgifter... 7 Kontaktinformasjon... 8 Adresse... 8 Telefon... 9 Data... 9 Undervisning... 9 Pedagogikkurs Biblioteket Kontoret ditt Sosialt Hvem kan jeg spørre om hjelp? juni 2015

3 Velkommen til Matematisk institutt Dette heftet inneholder litt informasjon for deg som er nyansatt ved matematisk institutt. Det gir deg en oversikt over lokale forhold og hvem du kan kontakte når du lurer på noe. Det kan også være nyttig for deg å lese informasjonen for nyansatte ved universitetet fra sentraladministrasjonen; her får du en mer grundig innføring i mer generelle forhold. Hvor finner du oss? Matematisk institutt ligger på Blindern campus i Niels Henrik Abels Hus. Gateadressen er Moltke Moes vei 35. Fra sentrum kommer du deg enkelt til Blindern ved å ta t-banen nr.3,4 eller 6. Reiseplanleggeren til kan være til god hjelp juni 2015

4 Instituttets ledelse består av: Instituttleder Arne Bang Huseby Kontorsjef Yngvar Reichelt Stedfortreder for instituttleder: Tom Lindstrøm For å komme på plass For å få tildelt kontor må du kontakte kontorsjef Yngvar Reichelt på rom 729. Kontornøkkelen henter du ut i ekspedisjonen. Tilsattkort får du på SiO-senteret Du må være registrert i lønnsystemet for å få tilsattkortet, dette kan i noen tilfeller ta litt tid, da kan du låne et gjestekort i ekspedisjonen. Ekspedisjonen Ekspedisjonen befinner seg i 7. etasje på rom 714. Åpningstiden er mandagfredag kl. 09:00-15:00. Her jobber Anita Smeby og Elisabeth Giil. Du kan nå begge to ved å bruke e-post ekspedisjonen@math.uio.no. Elisabeth Giil Tlf Anita Smeby Tlf juni 2015

5 I ekspedisjonen finner du kontorrekvisita, penner, blyanter og liknende i skapet merket kontorrekvisita. På arkivet finner du skrivepapir og permer. Nøkkel til arkivet finner du på disken i ekspedisjonen. Faks Faksmaskinen står i ekspedisjonen. For å sende faks taster du inn nummeret, plasserer arkene med teksten ned og trykker på den store grønne knappen. Skal du sende mange ark kan det bli problematisk, send helst i flere omganger. Du kan bruke internnummer ved faksing internt på universitetet. For eksterne fakser må du trykke 0 før nummeret. For fakser til utlandet må du også taste to nuller for å komme ut av landet, altså tre nuller totalt før nummeret. For å gjøre jobben enkel for mottageren: bruk alltid faksforsiden som ligger ved siden av maskinen. Sørg også for at fakser som sendes til deg påføres fullt navn, så gjør du det lettere for oss å formidle rett faks til rett person. Fakser kommer på grønt papir og legges i posthyllen din av dem som jobber i ekspedisjonen. Post Du får en egen posthylle på rom 700. Gi beskjed til ekspedisjonen så lager de en til deg. Posten kommer ca. kl hver dag. For å sende post bruker du ferdig frankerte konvolutter som du finner i ekspedisjonen. Brevene legges så i den røde boksen ved utgangen av ekspedisjonen. Denne boksen tømmes hver dag kl Brev på over en kilo bør sendes som pakke siden dette er billigere, spør i ekspedisjonen om hvordan. Pakker er også sporbare, så i tilfeller hvor innholdet er spesielt viktig kan det være lurt å bruke denne sendeformen. Husk å putte de brukte frimerkene fra brevene dine i TUBFRIM-esken på posthyllen, disse blir solgt og overskuddet går til veldedighet. Internpost All post som sendes internt på universitetet skal sendes som internpost. Du finner egne (brune) konvolutter for dette i ekspedisjonen. Disse konvoluttene brukes flere ganger, stryk derfor ut den forrige adressen og fyll ut navn og postboksnummer til den du skal sende til. Internposten legges i samme utboks som den vanlige posten. Kopiering/utskrift Du finner 3 kopimaskiner/skrivere på rom 700. På disse kan du kopiere, skanne og skrive ut. Toppmateren er effektiv hvis du skal kopiere/skanne mange løse ark, men unngå ark med stifter og binders, da går maskinen i stykker. Velg tosidig kopiering så ofte det lar seg gjøre for å spare papir juni 2015

6 Kopiering til transparenter Transparentene legges i materen på venstre side. Denne må trekkes ned. Husk å velge spesielt at maskinen skal hente fra denne skuffen, dette gjør du ved å trykke mer under papirmagasiner og så velge Transparenter. Husk å bruke transparenter laget spesielt for kopimaskin, disse får du i ekspedisjonen. Kopiering fra bøker og hefter Det kan være vanskelig å kopiere fra bøker og hefter som ikke passer inn i A4- størrelse, den enkleste måten å ordne dette på er å stille maskinen inn på autoskalering. Da vil den tilpasse alt til A4 og rotere det riktig. Papirstopp Det er ikke farlig å åpne dørene i kopimaskinen. Slå deg løs til du finner arkene som sitter fast. Dette kan også være litt moro, men vær oppmerksom på at noen deler kan være veldig varme. I blant kan kopimaskinen slå seg vrang og være uvillig til å gjøre noe som helst, da må den restartes med på/av-knappen øverst på venstre side juni 2015

7 Økonomi og personal Personalkonsulent på MN-fakultetet er Therese Ringvold, hun jobber med permisjoner, tilsettinger, lønn og ferier. Bekreftelse på tiltredelse sendes til henne. Mer informasjon rundt lønn, permisjoner og andre praktiske ting rundt ditt ansettelsesforhold finner du her Faktura Når du bestiller varer eller tjenester som skal betales av instituttet er det viktig at du sørger for at ditt eget navn står på fakturaen. Alle fakturaer må merkes med instituttkode og sendes på e-post til følgende adresse: Ikke skriv fakturaopplysninger i e-posten, kun vedlegg blir importert. Tekst i emnet eller innholdsfelt blir ikke lest eller behandlet. Fakturaen må være i et av disse formatene: JPEG, JPG, PDF, PNG, TIFF eller TIF. Du kan lese mer om dette på UiO sine sentrale økonomisider: Reiseregninger Ved refusjon av utgifter i forbindelse med reiser må man fylle ut reiseregning. Reiseregninger skal leveres i HR-portalen: Spør Anita Smeby i ekspedisjonen om hjelp hvis du trenger det. Andre utgifter Om du har hatt utgifter hvor alt dekkes i forhold til en kvittering, så kan du bruke skjemaet Refusjon av utlegg. Skjemaet finner du på samme sted som reiseregninger i HR-portalen. Lønn Lønn utbetales normalt den 15. i måneden. Om dette ikke er mulig på grunn av helligdager vil den bli utbetalt tidligere. I juli og desember blir den utbetalt tidligere. Inntil skattekort er levert blir man trukket 50% i skatt. Skattekortet kan du sende til Lønningsseksjonen (Postboks 1071). Spørsmål om fastlønn bør stilles til Therese Ringvold. Vanitha kan også være behjelpelig, men jobber vanligvis ikke med fastlønn. Arbeidstid Normalarbeidstid i staten er fra som en ytre ramme. Arbeidsuken for vitenskapelig personale er på 37.5 timer pr uke. Lunsj (30 minutter per dag) kommer i tillegg. Det er kjernetid fra 9.00 til hele året, da forventes det at man er til stede. Ferier og annet fravær skal søkes om/rapporteres i HR-portalen: juni 2015

8 HR-portalen kan bare brukes fra en av UiOs maskiner, eller ved å koble til UiO via vpn ( ). Når du skal være bortreist, uavhengig av grunn, er det viktig at du også skriver deg opp i permen på postrommet. På denne måten kan andre, og spesielt ekspedisjonen finne ut av hvor du er. Sykdom Når du er syk må du ringe og si i fra til kontorsjef Yngvar Reichelt ( ) eller til ekspedisjonen ( / ). Dette er spesielt viktig dersom du har undervisning eller møter den angjeldende dagen. I tillegg må du logge deg inn i HR-portalen for å levere egenmelding. Egenmeldinger gjelder for maks 8 dager per sykdomstilfelle og maks 24 dager totalt per år. Utover dette må du levere sykemelding. Sykemeldinger gjelder kun fra den dagen du er hos legen og de leveres til Yngvar. Du kan lese mer om rutiner ved sykdom her Kontaktinformasjon Instituttet har også en egen nettside med personinformasjon om deg. Dersom du søker på ditt eget navn fra instituttets side( ) får du tilgang til denne. Vil du redigere innholdet i siden er det bare å trykke logg inn nederst til høyre på siden. Trenger du hjelp til å redigere siden, ta kontakt med instituttets nettredaktør: nettredaktor@math.uio.no. Alle nye ansatte skal også fotograferes til nettsidene. Dette gjøres hos foto- og tegneavdelingen i Biologibygget. Se detaljer her: Adresse Vær nøye med å oppgi riktig postadresse så du slipper at posten din forsvinner, og det blir mindre jobb for dem som fordeler posten. Riktig postadresse er: Navnet ditt Matematisk institutt Universitetet i Oslo Postboks 1053 Blindern 0316 OSLO Dette er ikke det samme som besøks- og leveringsadressen. Denne skal du bruke når du får pakker levert med bud: juni 2015

9 Navnet ditt Matematisk institutt Universitetet i Oslo Moltke Moes vei 35 Niels Henrik Abels hus (Matematikkbygningen) 7. etasje, ekspedisjonen 0851 Oslo Telefon Når du ringer internt på instituttet bruker du internnummer som er de fem siste sifrene på det vanlige telefonnummeret. USIT har en egen side om telefoner, her finner du bruksanvisninger og annen nyttig informasjon Det kan være lurt å bruke telefonsvareren aktivt til å opplyse folk om hvor du befinner deg, men da er det selvfølgelig viktig å forandre på den når du kommer tilbake. Du kan også bruke telefonsvarertjenesten til sentralbordet, det står forklaring på USIT sine sider. Data Instituttets IT-konsulenter holder til på rom 701, men kontaktes enklest på e-post til drift@math.uio.no. Du kan også finne informasjon på: mn.uio.no/math/tjenester/it/. For å få opprettet brukerkonto må du være registrert i lønnssystemet, dette kan noen ganger ta litt tid. Tilgang på våre maskiner er styrt av grupper, som ansatt har du tilgang på de fleste maskinene i alle etasjer. Hvis du ønsker å få en maskin flyttet, ta kontakt med driftsgruppen. Maskiner som ikke er driftet av instituttet skal benytte trådløs oppkobling. Det kan du lese mer om på USIT sine trådløssider: Undervisning Undervisning involverer gjerne mange mennesker, det er derfor viktig at du følger de rutinene som finnes for at alt skal gå så problemfritt som mulig. Det meste står omtalt på Ta kontakt med studieadministrasjonen på studieinfo@math.uio.no for planlegging og organisering av undervisningen. Alle avdelingene har sine egne undervisningsledere som sitter i undervisningsutvalget mn.uio.no/math/foransatte/organisasjon/undervisningsutvalg/. De er ansvarlige for oppsetting av emner og hvem som foreleser i dem juni 2015

10 Pedagogikkurs Alle ansatte i fast stilling eller i II-stilling med undervisningsplikt, må ha en pedagogisk basiskompetanse for å kunne arbeide ved universitetet. Denne kompetansen må dokumenteres ved tilsetning, eller anskaffes i løpet av de to første årene som ansatt. Med dette som utgangspunkt er det utviklet et pedagogikkurs, som kan gjennomføres i ulik grad etter typen utgangspunkt og stilling. Kollegiet har vedtatt at deltagerne har rett til reduksjon i undervisningsplikten mens kurset pågår. Du må selv skaffe kurslitteraturen, men alt annet er gratis. Det er mulig å følge kurset selv om du innehar den nødvendige kompetansen på forhånd. For mer informasjon, se Biblioteket Du finner biblioteket i det nye læringssenteret i Vilhelm Bjerknes' hus. Biblioteket på nett: Kontoret ditt Utenfor kontordøren din henger det et skilt, hvor du selv kan sette inn ditt eget navn og stillingstittel. Du har selv ansvar for å tømme papiresken på kontoret ditt. Dette gjøres i en papircontainer som finnes i alle etasjer. Hvis du vil klage på rengjøring, ta kontakt med kontorsjefen. Trenger du kontakt med teknisk avdeling for fiksing av låser, lyspærer eller liknende så kan de kontaktes på servicetorget@eiendom.uio.no. Se også nettsidene dere for mer informasjon: Har du mer akutte problemer, ta kontakt med ekspedisjonen. Sosialt Det arrangeres julelunsj hver desember og årsfest hver juni. Her møtes administrativt og vitenskapelig ansatte og masterstudenter. Hver fredag kl spilles det fotball i idrettsbygget. Alle oppfordres til å være med. Både menn og kvinner deltar og det kreves ingen forkunnskaper. Ta kontakt med Yngvar Reichelt (rom 729) for mer informasjon juni 2015

11 Hvem kan jeg spørre om hjelp? Alle nye ansatte skal få utnevnt en kontaktperson, vanligvis en stipendiat som kan hjelpe til med å finne ut av ting. I tillegg kan følgende personer hjelpe: Kontorsjef Yngvar Reichelt er behjelpelig med spørsmål rundt kontorplass, arbeidstid, ferie, sykdom osv , reichelt@math.uio.no Ekspedisjonskontoret i 7. etasje hjelper til med nøkler, faks, kontorrekvisita osv / , ekspedisjonen@math.uio.no Personalkonsulent Therese Ringvold kan svare på spørsmål om lønn, kontrakt osv , therese.ringvold@mn.uio.no IT-konsulentene hjelper deg med dataspørsmål. drift@math.uio.no Studieadministrasjonen kan svare på alle spørsmål om undervisning, romreservasjon, eksamensavvikling osv. studieinfo@math uio.no juni 2015