Informasjonshefte: Ny ved matematisk institutt, UiO

Transkript

1 Informasjonshefte: Ny ved matematisk institutt, UiO (vil du bli sprek kan du gå trappene til 12 etasje i Nils Henrik Abels hus) 1 5. januar 2016

2 Velkommen til Matematisk institutt... 3 Hvor finner du oss?... 3 For å komme på plass... 4 Ekspedisjonen... 4 Faks... 5 Post... 5 Internpost... 5 Kopiering/utskrift... 5 Kopiering til transparenter... 6 Kopiering fra bøker og hefter... 6 Papirstopp... 6 Makuleringsmaskin... 6 Økonomi og personal... 7 Faktura... 7 Reiseregninger... 7 Andre utgifter... 7 Lønn... 7 Arbeidstid... 7 Sykdom... 8 Kontaktinformasjon... 8 Personside... 8 Adresse... 8 Telefon... 9 Data... 9 Undervisning... 9 Pedagogikkurs... 9 Biblioteket Kontoret ditt Sosialt Hvem kan jeg spørre om hjelp? januar 2016

3 Velkommen til Matematisk institutt Dette heftet inneholder litt informasjon for deg som er nyansatt ved matematisk institutt. Det gir deg en oversikt over lokale forhold og hvem du kan kontakte når du lurer på noe. Det kan også være nyttig for deg å lese informasjonen for nyansatte ved universitetet fra sentraladministrasjonen; ansatte/ansettelsesforhold/starte- og- slutte/ny/, her får du en mer grundig innføring i mer generelle forhold. Hvor finner du oss? Matematisk institutt ligger på Blindern campus i Niels Henrik Abels Hus. Gateadressen er Moltke Moes vei 35. Fra sentrum kommer du deg enkelt til Blindern ved å ta t-bane nr.3, 4 eller 6. Reiseplanleggeren til kan være til god hjelp januar 2016

4 Instituttets ledelse består av: Instituttleder Arne Bang Huseby Kontorsjef Yngvar Reichelt Stedfortreder for instituttleder: Tom Lindstrøm For å komme på plass For å få tildelt kontor må du kontakte kontorsjef Yngvar Reichelt på rom 729. Kontornøkkelen henter du ut i ekspedisjonen. Utstedelse av tilsattkort foregår på SiOsenteret på Blindern og kan normalt skje første arbeidsdag. Ved behov kan du låne et upersonlig utlånskort i ekspedisjonen. Ekspedisjonen Ekspedisjonen befinner seg i 7. etasje på rom 714. Åpningstiden er mandagfredag kl. 09:00-15:00. Her jobber Anita Smeby og Elisabeth Giil. Du kan nå begge to ved å bruke e-post ekspedisjonen@math.uio.no. Elisabeth Giil Tlf Anita Smeby Tlf januar 2016

5 I ekspedisjonen finner du kontorrekvisita som penner, blyanter, kritt og liknende i skapet merket kontorrekvisita. På arkivet finner du skrivepapir og permer. Nøkkel til arkivet finner du på disken i ekspedisjonen. Faks Faksmaskinen står i ekspedisjonen. For å sende faks taster du inn nummeret, plasserer arkene med teksten ned og trykker på den store grønne knappen. Skal du sende mange ark kan det bli problematisk, send helst i flere omganger. Du kan bruke internnummer ved faksing internt på universitetet. For eksterne fakser må du trykke 0 før nummeret. For fakser til utlandet må du også taste to nuller for å komme ut av landet, altså tre nuller totalt før nummeret. For å gjøre jobben enkel for mottageren: bruk alltid faksforsiden som ligger ved siden av maskinen. Sørg også for at fakser som sendes til deg påføres fullt navn, så gjør du det lettere for oss å formidle rett faks til rett person. Fakser kommer på grønt papir og legges i posthyllen din av dem som jobber i ekspedisjonen. Post Du får en egen posthylle på rom 700. Gi beskjed til ekspedisjonen så lager de en til deg. Posten kommer ca. kl hver dag. For å sende post bruker du ferdig frankerte konvolutter som du finner i ekspedisjonen. Brevene legges så i den røde boksen ved utgangen av ekspedisjonen. Denne boksen tømmes hver dag kl Brev på over 2 kilo må sendes som pakke, spør i ekspedisjonen om hvordan. Pakker er også sporbare, så i tilfeller hvor innholdet er spesielt viktig kan det være lurt å bruke denne sendeformen. Husk å putte de brukte frimerkene fra brevene dine i TUBFRIM-esken på posthyllen, disse blir solgt og overskuddet går til veldedighet. Internpost All post som sendes internt på universitetet skal sendes som internpost. Du finner egne (brune) konvolutter for dette i ekspedisjonen. Disse konvoluttene brukes flere ganger, stryk derfor ut den forrige adressen og fyll ut navn og postboksnummer til den du skal sende til. Internposten legges i samme utboks som den vanlige posten. Kopiering/utskrift Instituttet har begynt å bruke pullprint, dvs. at du må logge inn med tilsattkortet ditt på kopimaskinene for å få hentet utskrifter Du finner tre multifunksjonsskrivere på rom B700. På disse kan du kopiere, skanne og skrive ut. Toppmateren er effektiv hvis du skal kopiere/skanne mange løse ark, men unngå ark med stifter og binders, da går maskinen i stykker. Velg tosidig kopiering så ofte det lar seg gjøre for å spare papir. Les mer om IT-tjenester på instituttets hjemmesider: januar 2016

6 Kopiering til transparenter Transparentene legges i materen på venstre side. Denne må trekkes ned. Husk å velge spesielt at maskinen skal hente fra denne skuffen, dette gjør du ved å trykke mer under papirmagasiner og så velge Transparenter. Husk å bruke transparenter laget spesielt for kopimaskin, disse får du i ekspedisjonen. Kopiering fra bøker og hefter Det kan være vanskelig å kopiere fra bøker og hefter som ikke passer inn i A4- størrelse, den enkleste måten å ordne dette på er å stille maskinen inn på autoskalering. Da vil den tilpasse alt til A4 og rotere det riktig. Papirstopp Det er ikke farlig å åpne dørene i kopimaskinen. Slå deg løs til du finner arkene som sitter fast. Dette kan også være litt moro, men vær oppmerksom på at noen deler kan være veldig varme. I blant kan kopimaskinen slå seg vrang og være uvillig til å gjøre noe som helst, da må den restartes med på/av-knappen på høyre fremside. Finner du ikke ut av det kontakter du enten ekspedisjonen eller IT-drift. Bytter du tonere på en maskin er det viktig at den brukte toneren legges opp i emballasjen til den nye, og settes i hyllen ved siden av kopimaskinene. Makuleringsmaskin Denne står inne på samme rom som multifunksjonsskriverne. Dra ut øverste skuff og legg ned i alle arkene du vil makulere og lukk skuffen. Skuffen vil nå være låst til makuleringen er ferdig. Blir posen full vil det lyse et rødt lys på displayet, åpne da nederste dør og press papiret ned, eller bytt pose. Trykk på start-knappen igjen for å fortsette makuleringen. Maskinen tar stifter, men ikke mer enn 20 ark som er stiftet sammen januar 2016

7 Økonomi og personal Personalkonsulent på MN-fakultetet er Therese Ringvold, hun jobber med permisjoner, tilsettinger, lønn og ferier. Bekreftelse på tiltredelse sendes til henne. Mer informasjon rundt lønn, permisjoner og andre praktiske ting rundt ditt ansettelsesforhold finner du her ansatte/ansettelsesforhold Faktura Når du bestiller varer eller tjenester som skal betales av instituttet er det viktig at du sørger for at ditt eget navn står på fakturaen. Alle fakturaer må merkes med instituttkode og sendes på e-post til følgende adresse: Du kan lese mer om hvordan sende faktura på UiO sine sentrale økonomisider: Reiseregninger Ved refusjon av utgifter i forbindelse med reiser må man fylle ut reiseregning. Reiseregninger skal leveres i HR-portalen. Se mer utfyllende informasjon på de sentrale nettsidene: Anita Smeby i ekspedisjonen er den som er ansvarlig for reiseregninger ved instituttet, og alle reiseregninger skal gå via henne. Andre utgifter Om du har hatt utgifter hvor alt dekkes i forhold til en kvittering, så kan du bruke skjemaet Refusjon av utlegg. Skjemaet finner du på samme sted som reiseregninger i HR-portalen. Lønn Les om det her: Arbeidstid Les om det her: Når du skal være bortreist, uavhengig av grunn, er det viktig at du også skriver deg opp i permen på postrommet. På denne måten kan andre, og spesielt ekspedisjonen, finne ut av hvor du er januar 2016

8 Sykdom Les mer om det her: Kontaktinformasjon Personside Instituttet har en egen nettside med kontaktinformasjon som hele tiden skal være oppdatert med alle ansatte. For å få din egen personside må nettredaktør ved instituttet opprette den for deg. Ta kontakt med nettredaktøren(e) når du har fått tildelt et brukernavn. Bruk gjerne e-post: Les mer her for hvordan redigere din egen personside her: Husk å legge ut bilde av deg selv (eller send det til nettredaktøren). Fotograf Geir Holm på MN-fakultetet tar ansattbilder om du skulle behøve det. Han holder til i første etasje i Østfløyen i Fysikkbygget, innenfor glassveggen, rom Ø162a. Adresse Vær nøye med å oppgi riktig postadresse så du slipper at posten din forsvinner, og det blir mindre jobb for dem som fordeler posten. Riktig postadresse er: Navnet ditt Matematisk institutt Universitetet i Oslo Postboks 1053 Blindern 0316 OSLO Dette er ikke det samme som besøks- og leveringsadressen. Denne skal du bruke når du får pakker levert med bud: Navnet ditt Matematisk institutt Universitetet i Oslo Moltke Moes vei 35 Niels Henrik Abels hus (Matematikkbygningen) 7. etasje, ekspedisjonen 0851 Oslo 8 5. januar 2016

9 Telefon Når du ringer internt på instituttet bruker du internnummer som er de fem siste sifrene på det vanlige telefonnummeret. USIT har en egen side om telefoner, her finner du bruksanvisninger og annen nyttig informasjon Det kan være lurt å bruke telefonsvareren aktivt til å opplyse folk om hvor du befinner deg, men da er det selvfølgelig viktig å forandre på den når du kommer tilbake. Du kan også bruke telefonsvarertjenesten til sentralbordet, det står forklaring på USIT sine sider. Data Instituttets IT-konsulenter holder til på rom 701, men kontaktes enklest på e-post til Du kan også finne informasjon på: mn.uio.no/math/tjenester/it/. For å få opprettet brukerkonto må du være registrert i lønnssystemet, dette kan noen ganger ta litt tid. Tilgang på våre maskiner er styrt av grupper, som ansatt har du tilgang på de fleste maskinene i alle etasjer. Hvis du ønsker å få en maskin flyttet, ta kontakt med driftsgruppen. Maskiner som ikke er driftet av instituttet skal benytte trådløs oppkobling. Det kan du lese mer om på USIT sine trådløssider: Undervisning Undervisning involverer gjerne mange mennesker, det er derfor viktig at du følger de rutinene som finnes for at alt skal gå så problemfritt som mulig. Det meste står omtalt her: kontakt med studieadministrasjonen på studieinfo@math.uio.no for planlegging og organisering av undervisningen. Alle avdelingene har sine egne undervisningsledere som sitter i undervisningsutvalget: De er ansvarlige for oppsetting av emner og hvem som foreleser i dem. Pedagogikkurs Alle ansatte i fast stilling eller i II-stilling med undervisningsplikt, må ha en pedagogisk basiskompetanse for å kunne arbeide ved universitetet. Denne kompetansen må dokumenteres ved tilsetning, eller anskaffes i løpet av de to første årene som ansatt. Med dette som utgangspunkt er det utviklet et pedagogikkurs, som kan gjennomføres i ulik grad etter typen utgangspunkt og stilling. Kollegiet har vedtatt at deltagerne har rett til reduksjon i 9 5. januar 2016

10 undervisningsplikten mens kurset pågår. Du må selv skaffe kurslitteraturen, men alt annet er gratis. Det er mulig å følge kurset selv om du innehar den nødvendige kompetansen på forhånd. For mer informasjon, se Biblioteket Du finner biblioteket i det nye læringssenteret i Vilhelm Bjerknes' hus. Biblioteket på nett: Kontoret ditt Ved siden av kontordøren din henger det et skilt, hvor du selv kan sette inn ditt eget navn og stillingstittel. Du har selv ansvar for å tømme papiresken på kontoret ditt. Dette gjøres i en papircontainer som finnes i alle etasjer. Hvis du vil klage på rengjøring, ta kontakt med kontorsjefen. Trenger du kontakt med teknisk avdeling for fiksing av låser, lyspærer i tak eller liknende så kan du sende inn en driftsmelding via følgende nettsider: Har du mer akutte problemer, ta kontakt med ekspedisjonen. Sosialt Det arrangeres julelunsj hver desember og årsfest hver juni. Her møtes administrativt og vitenskapelig ansatte og masterstudenter. Hver fredag kl spilles det fotball i idrettsbygget. Alle oppfordres til å være med. Både menn og kvinner deltar og det kreves ingen forkunnskaper. Ta kontakt med Yngvar Reichelt (rom 729) for mer informasjon januar 2016

11 Hvem kan jeg spørre om hjelp? Alle nyansatte skal få utnevnt en kontaktperson som kan hjelpe til med å finne ut av ting. I tillegg kan følgende personer hjelpe: Kontorsjef Yngvar Reichelt er behjelpelig med spørsmål rundt kontorplass, arbeidstid, ferie, sykdom osv , reichelt@math.uio.no Ekspedisjonskontoret i 7. etasje hjelper til med nøkler, faks, kontorrekvisita osv / , ekspedisjonen@math.uio.no Personalkonsulent Therese Ringvold kan svare på spørsmål om lønn, kontrakt osv , therese.ringvold@mn.uio.no IT-konsulentene hjelper deg med dataspørsmål. drift@math.uio.no Studieadministrasjonen kan svare på alle spørsmål om undervisning, romreservasjon, eksamensavvikling osv. studieinfo@math uio.no januar 2016